Em 13/03/2020, a Coordenação de Produção e Comunicação – CPROD solicitou aquisição de licenças de uso da solução de videoconferência LifeSize.
1 ANÁLISE DE VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO
Em 13/03/2020, a Coordenação de Produção e Comunicação – CPROD solicitou aquisição de licenças de uso da solução de videoconferência LifeSize.
Informava o demandante que o Tribunal de Justiça da Bahia utiliza a solução de videoconferência em nuvem do fabricante Lifesize conforme o Contrato nº 27/18-AQ, que se originou na necessidade de acelerar as audiências criminais em virtude de as pessoas privadas de liberdade serem mantidas em estabelecimentos penais distantes das varas competentes para a instrução criminal; sobretudo, aquelas em regime disciplinar diferenciado, que se enquadram nos ditames da legislação de regência, o que causava dificuldade para a coleta presencial da prova oral.
O projeto teve como escopo a aquisição de 100 (cem) licenças de software e serviços e 70 (setenta) equipamentos de acesso, denominados Codecs, os quais foram instalados nas unidades com maior demanda para viabilizar o acesso às salas virtuais e às gravações.
Posteriormente, foi celebrado o Termo de Cessão de Uso nº 001/2018, através do qual a Secretaria de Administração Penitenciária do Estado da Bahia – SEAP realizou a cessão de 50 kits de videoconferência da marca Aver. Entretanto, esse termo não contemplou o necessário fornecimento de licenças adicionais para viabilizar a utilização desses equipamentos na solução de videoconferência acima indicada.
Informava a CPROD que, naquela data, eram realizadas 15 a 20 audiências por dia, totalizando em mais de 1412 horas de gravação, parte delas utilizando os codecs Lifesize, parte com os Aver cedidos pela SEAP e o resto em computadores normais, com auxílio de webcams.
Afirmava, ainda, existirem equipamentos em estoque, não sendo utilizados por falta de licenças, e estarem pendentes de atendimento solicitações de diversos setores para instalar a solução de videoconferência, a exemplo da sustentação oral pelo segundo grau, projeto de depoimento especial, audiências remotas e usos administrativos, entre outras aplicações. No entanto, mesmo levando em conta a possibilidade de serem utilizados computadores normais, ainda não era possível viabilizar essas instalações por falta de licenças.
Mais recentemente, em 23/06/2020, a CPROD registrou no processo uma alteração da demanda inicial.
Pouco depois de encaminhado o Documento de Oficialização da Demanda, a pandemia de Covid-19 alterou profundamente a situação inicialmente prevista. A solução de videoconferência, então em uso apenas em áreas específicas, passou a ser uma necessidade geral, abrangendo não apenas outras atividades judicantes como também reuniões de outras áreas em decorrência do regime de teletrabalho instituído pelo Decreto Judiciário nº 211/2020.
Essa eventualidade não ocorreu apenas no TJBA. No mundo todo, numerosas atividades presenciais precisaram ser substituídas por reuniões à distância. Sensíveis a essa situação emergencial, diversas empresas optaram por flexibilizar suas políticas de licenciamento para atender à emergência. Assim, a Lifesize, prestadora dos serviços que o TJBA utiliza atualmente, abriu temporariamente o acesso aos seus recursos para usuários ilimitados, independentemente da quantidade de usuários que tivesse sido licenciada para cada contratante específico.
Com base nessa decisão que teve abrangência internacional, a utilização da solução de videoconferência pelo PJBA cresceu muito além da necessidade de 300 licenças que fora estimada na elaboração do DOD.
No novo despacho, a CPROD ponderava que, mesmo considerando, no futuro, a possibilidade de redução da taxa de contágios e a eventual disponibilização massiva de uma vacina ou de medicamentos adequados , possibilitando o controle da doença, não parece provável que a totalidade das atividades judiciais e administrativas retorne ao regime presencial, posto que a generalização do uso de recursos de videoconferência, forçada pela pandemia, colocou em evidência diversas vantagens que dela se derivam.
Tanto o teletrabalho quanto a realização de procedimentos judiciais à distância já estavam regulamentados desde algum tempo atrás e a experiência acumulada nestes meses provavelmente resultará em que boa parte dessas atividades continuem sendo realizadas remotamente, mediante recursos de videoconferência, tanto na área de teletrabalho (home office) quanto na realização de interrogatórios, audiências e outros atos processuais.
Com base nessas considerações, a CPROD reavaliou a necessidade inicialmente apresentada, passando a estimar a necessidade atual em 800 (oitocentas) licenças.
Adicionalmente, considerando o tempo transcorrido e levando em conta que o Contrato nº 27/18, não prorrogável, vencerá em 22/05/2021, a CPROD solicitou incorporar à demanda a renovação das 100 licenças originalmente adquiridas – já contemplado esse quantitativo adicional na estimativa de 800 licenças –, e também a manutenção dos 70 equipamentos (codecs), com a ressalva de que tais serviços só deverão ser iniciados ao vencimento desse contrato.
Posteriormente, durante a elaboração destes Estudos Preliminares, incorporou-se, pela via dos integrantes demandantes, a necessidade de uma licença especialmente diferenciada, com maior número de conexões simultâneas, para possibilitar as sessões virtuais do Tribunal Pleno, cujo número de integrantes ultrapassa as 50 conexões permitidas nas demais licenças.
Ainda durante a elaboração destes Estudos Preliminares, foi expressado pela unidade demandante que o crescimento explosivo da demanda de serviços remotos provavelmente tornaria insuficientes as 800 licenças, sendo aconselhável registrar diversas opções que mais facilmente pudessem adequar-se à demanda de serviços.
Finalmente, transcorridos mais alguns meses da demanda inicial, constata-se um crescimento ainda maior das atividades desenvolvidas em regime de teletrabalho e atendimento remoto, t ornando-se necessária a aquisição de assinaturas de videoconferência e gravação em nuvem em proporção à utilização atual e prevista, estimada pela unidade demandante – CPROD – em 1500 (mil e quinhentos) usuários.
1.1.1 Equipe de Planejamento da Contratação
Integrante | Nome | Unidade | Matrícula | Telefone | |
Demandante Titular | Xxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx | CPROD | 968.544-8 | 3372-1710 | |
Demandante Suplente | Xxxxxxxx Xxxxxxx | CPROD | 902.151-5 | 3372-1715 | |
Administrativo Titular | Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx | SETIM | 968.638-0 | 3372-5546 | |
Técnico Titular | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx | CPROM | 968.705-0 | 3372-1560 | |
Técnico Suplente | Mônica Valéria Caldas de Aguiar Brito | CPROM | 500.423-3 | 3372-1550 |
1.1.2 Responsável pela Unidade Demandante
Nome | Unidade | Matrícula | Telefone | |
Xxxxxxxx Xxxx xx Xxxx | CPROD | 903.214-2 | 3372-1519 |
1.1.3 Responsável pela Unidade Técnica
Nome | Unidade | Matrícula | Telefone | |
Xxxxxxxx xx Xxxxx Xxxxx | CPROM | 969.353-0 | 3372-1547 |
1.2 Definição e Especificação dos Requisitos da Demanda
Conforme definidos no Documento de Oficialização da Demanda e nas demandas adicionais posteriormente incorporadas pela Equipe de Planejamento, conforme sintetizado na contextualização destes estudos, os requisitos essenciais são os seguintes:
1 – Contratação imediata dos seguintes itens:
◦ 1 (uma) subscrição de Multiconexão em Nuvem + Gravação de Chamadas para 1500 (mil e quinhentos) usuários simultâneos, limitada a 50 usuários por VMR.
1 (uma) subscrição de Multiconexão em Nuvem para usuário individual com direito a 300 conexões por VMR, gravação ilimitada e streaming ao vivo até 1.000 visualizações, para uso exclusivo do Tribunal Pleno.
◦
2 – Vigência diferida do seguinte item:
◦ 70 (setenta) assinaturas DSS – Device Software Subscription para dispositivos Lifesize Icon 400 mic pod (atualização, suporte e substituição dos codecs), devendo entrar em vigor em 22/05/2021, data de expiração do Contrato nº 27/18.
Embora a assinatura de 100 usuários hoje em vigor expire igualmente em 22/05/2021, não é possível garantir que esse vencimento origine a necessidade de novo licenciamento, posto que o quantitativo de 1500 usuários já envolve certo excedente para crescimento futuro. Entretanto, caso as demandas ultrapassem esse quantitativo, poderá ser feito aditivo a qualquer momento, respeitando o limite legal de 25% do valor contratado.
Embora o serviço de videoconferência possa ser prestado com base em soluções de diversos fabricantes, a CPROD entende como imprescindível dar continuidade à plataforma Lifesize pelas seguintes razões:
1. Apenas a Lifesize, empresa fabricante, pode proporcionar suporte especializado, manutenção com peças originais e download de correções e atualizações do software embarcado nos codecs.
2. Todas as gravações realizadas até o presente encontram-se armazenadas na nuvem Lifesize. Embora o Edital que deu origem à Ata de Registro de Preços exigisse a manutenção dessas gravações durante um mês após expiração do contrato para viabilizar a recuperação e migração para outro ambiente, o TJBA não dispõe, atualmente, de recursos adequados para realizar essa migração em tempo hábil.
1.2.1 Soluções Disponíveis no Mercado de TIC
Uma solução de videoconferência compreende as tecnologias de recepção e transmissão de sinais de áudio e vídeo de usuários em diferentes locais para comunicação em tempo real.
Existem basicamente dois tipos de sistemas de videoconferência:
• Sistemas dedicados
o Possuem todos os componentes necessários:
▪ Câmera de vídeo.
▪ Microfones omnidirecionais.
▪ Console que contém todas as interfaces elétricas, o computador de controle e o codec, que executa a compressão digital de áudio e vídeo.
▪ Monitor de TV com alto-falantes ou um projetor.
• Sistemas baseados em computador
o São complementos de software para computadores normais, também acessíveis através de notebooks, telefones celulares e tablets.
o A utilização em computadores desktop precisa do acréscimo de webcam e/ou microfone. Esse acréscimo não é necessário em notebooks, celulares e tablets, que via de regra já possuem esses recursos incorporados ao hardware.
Contudo, a tendência atual é integrar esses recursos utilizando protocolos que possam ser acessados por qualquer desses dispositivos. Assim, boa parte dessas soluções operam indistintamente em equipamentos dedicados e computadores ou celulares, mediante a instalação do software correspondente.
As videoconferências acontecem de duas maneiras distintas: ponto a ponto ou com multiponto. O cenário ponto a ponto é o mais simples, onde uma pessoa ou grupo está conectado a outro.
Nas chamadas de vídeo multiponto, em que três ou mais locais estão conectados, todos os participantes podem ver e ouvir uns aos outros, além de ver qualquer conteúdo compartilhado.
Nesse cenário, os fluxos de informações digitais de voz, vídeo e conteúdo são processados por um programa de software independente e central. Combinando o tráfego de vídeo e voz do participante individual, o programa reenvia um fluxo de dados coletivo de volta aos participantes da reunião na forma de imagens de áudio e vídeo em tempo real.
O programa de software que cria a “sala virtual de reuniões” e o hardware de processamento digital em que reside são chamados de Unidade de Controle Multiponto (MCU, da sigla em inglês).
Alternativamente à aquisição dos equipamentos próprios para o controle multiponto, é possível contratar a infraestrutura como serviço. Os serviços de videoconferência baseada em nuvem – entre eles, o Lifesize – podem ser utilizados sem o hardware local exigido por outros sistemas de videoconferência.
1.2.2 Contratações Públicas Similares
Em oportunidade da contratação inicial, em 2017, foram consideradas as seguintes contratações de aquisição de solução de videoconferência, relativamente similares aos serviços demandados pelo TJBA.
Órgão | Secretaria de Administração Penitenciária e Ressocialização do Estado da Bahia – SEAP/BA |
Pregão Eletrônico | 14/2017 |
Objeto | Aquisição de 70 (Setenta) sistemas de videoconferência CODEC e de 70 (Setenta) televisores para as salas de videoconferência. |
Órgão | Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão |
Pregão Eletrônico | 52/2017 |
Objeto | Registro de Preço para aquisição de soluções de videoconferência incluindo equipamentos, serviços de instalação e suporte técnico e treinamento. |
Órgão | Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe |
Pregão Eletrônico | 83/2016 |
Objeto | Registro de Preços para Eventual Aquisição de Equipamentos de Videoconferência (Codec), Placas de Captura USB com entrada de vídeo composto e supervídeo, Conversor de Vídeo HDMI para Vídeo Composto, Splitter HDMI, Pedestal de chão (suporte) móvel, com rodas, para TV/Monitor, Conectores RCA e Cabos HDMI. |
Órgão | Justiça Federal em Pernambuco – JFPE |
Pregão Eletrônico | 41/2016 |
Objeto | Permitir a expansão da rede de videoconferência através da aquisição complementar para proporcionar maior resiliência e disponibilidade a solução já implantada e em funcionamento, a fim de proporcionar a maximização de suas funcionalidades, possibilitando que reuniões, treinamentos e audiências ocorram em paralelo em todas as subseções. |
Órgão | Justiça Federal no Rio Grande no Norte – JFRN |
Pregão Eletrônico | 25/2016 |
Objeto | Equipamentos de videoconferência. |
Órgão | Fundação Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – Fundação IBGE |
Pregão Eletrônico | 90/2016 |
Objeto | Aquisição de solução de videoconferência em HD. |
Entretanto, apenas a licitação efetuada pelo Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão, acima mencionada, é coincidente com a solução adquirida pelo TJBA, que foi diretamente embasada no registro de preços resultante da mesma.
Derivou dessa licitação a Ata de Registro de Preços nº 127/2017, à qual aderiram o Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso, contratos nº 104/2018, e o Tribunal de Justiça do Estado da Bahia, contrato nº 27/2018-AQ.
Não encontramos, até o momento, novas contratações públicas que envolvam os mesmos produtos.
1.2.3 Outras Soluções Disponíveis
Existem, no mercado, diversos fornecedores de soluções similares, podendo apontar-se, entre outros, Avaya Spaces, Cisco Webex e Yealink Meeting Server.
No âmbito do Poder Judiciário, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) desenvolveu o Sistema Nacional de Videoconferência com o objetivo de proporcionar maior facilidade, agilidade e eficiência na rotina de trabalho dos magistrados brasileiros. Porém, esse projeto não está ainda maduro para substituir integralmente as soluções comerciais de videoconferência.
Recentemente, diante da ocorrência da pandemia de corona vírus, o CNJ celebrou um convênio com a empresa Cisco para disponibilização do sistema Cisco Webex, o que permite supor que a solução própria acima indicada não esteja ainda madura para utilização em larga escala.
1.2.4 Portal do Software Público Brasileiro
Não foram encontrados sistemas para realização de videoconferências no catálogo do Portal do Software Público Brasileiro.
1.2.5 Alternativa no Mercado de TIC
Conforme indicado no item 1.2.3, existe uma solução desenvolvida pelo CNJ mais ainda não se apresenta madura o suficiente para ser implantada em larga escala. Quanto ao convênio assinado com a Cisco, ele possibilita a disponibilização gratuita do Webex para todos os tribunais, porém apenas durante o período da pandemia.
Por outra parte, conforme será detalhado em tópico oportuno, não existe possibilidade atual de migrar o acervo de gravações já existente para a plataforma Cisco e o caráter transitório da disponibilização do Webex obrigaria a fazer uma nova migração ao término do convênio.
Finalmente, cabe apontar que, embora o serviço de videoconferência possa ser ofertado por diversos players, apenas a Lifesize está habilitada a prestar suporte especializado aos equipamentos (codecs) já adquiridos.
1.2.6 Modelo Nacional de Interoperabilidade – MNI
Não se aplica por não se tratar do desenvolvimento de uma solução própria ou customizada.
1.2.7 Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil
Não se aplica por não envolver processos de autenticação via certificação digital. Embora o controle de acesso aos sistemas de processo eletrônico utilize certificados ICP Brasil, o controle do registro e recuperação dos vídeos depende apenas da autenticação do usuário credenciado via senha pessoal registrada no site da Lifesize.
1.2.8 Modelo de Requisitos Moreq-Jus
Não se aplica por não se tratar do desenvolvimento de uma solução própria ou customizada.
1.2.9 Análise dos Custos Totais da Demanda
A demanda não apresenta outros custos que os diretamente envolvidos na contratação.
1.2.10 Escolha e Justificativa da Solução
A solução a ser licitada envolve o fornecimento de assinaturas anuais dos seguintes componentes:
◦ Lifesize Cloud Enterprise for Medium Business
Solução de multiconexão em nuvem com número de VMRs ilimitado e capacidade para até 50 conexões por VMR, para H.323, SIP, Voz e Skype for Business, criptografia segura, hospedada em nuvem.
Abrangência: 1500 usuários.
◦ Lifesize Record and Share Unlimited Video Library Enterprise
Solução de gravação em nuvem com armazenamento ilimitado, com capacidade de gravação via terminais de videoconferência e aplicativos móveis, com disponibilização de portal para gerenciamento e download dos vídeos gravados.
Abrangência: 1500 usuários.
◦ Lifesize Icon 400 micpod DSS – Device Software Subscription
Subscrição de dispositivo Lifesize Icon 400 micpod com direito a suporte e atualização automática de software, pareamento com Lifesize Service e substituição avançada de hardware para terminal de videoconferência não baseado em PC, composto por Codec, câmera, microfone, controle remoto e cabos, com resolução de 1080p60 fps, câmera com zoom ótico de 3x e digital de 2x, entrada de compartilhamento e saída de vídeo HDMI, 01 entrada e 01 saída de áudio, menu em português, microfone de mesa alimentado pelo codec e implantação de Nat/firewall, SSH, HTTP, SNMP, tensão bivolt.
Abrangência: 70 dispositivos.
A esses itens, já presentes na solicitação original, agregou-se posteriormente mais um, destinado a viabilizar a realização de sessões virtuais do Tribunal Pleno. Essa modalidade não existia na contratação de origem, mas tornou-se imprescindível quando as sessões presenciais se viram inviabilizadas pela pandemia de corona vírus. Não havendo previsão contratual, posto que as licenças já adquiridas suportam apenas 50 conexões por VMR e o número de desembargadores é superior a esse limite, a Lifesize disponibilizou uma licença temporária em decorrência da situação excepcional já descrita na contextualização destes estudos. Para regularizar essa situação, a licença precisa ser substituída pela seguinte assinatura:
◦ Lifesize Host Enterprise
Solução de multiconexão em nuvem com capacidade para até 300 conexões por VMR para H.323, SIP, Voz, criptografia segura, gravação ilimitada e streaming ao vivo para até 1.000 visualizações.
Abrangência: 1 usuário
1.2.10.2Justificativa da Solução
A opção pela contratação de serviços de videoconferência em ambiente de nuvem apresenta as seguintes vantagens:
◦ Menor custo e menor complexidade de configuração e manutenção.
◦ Alta disponibilidade, posto que os serviços em nuvem operam com altos índices de redundância.
◦ Flexibilidade e escalabilidade, ajustando-se facilmente às oscilações da demanda de serviços.
Havendo, no mercado, diversos prestadores de serviços relativamente equivalentes, caberia realizar uma licitação aberta, sem indicação de marca (ao menos, no referente às aplicações de videoconferência e recursos de armazenamento em nuvem, posto que a garantia dos equipamentos de hardware só pode ser prestada com segurança pelo fabricante).
Entretanto, analisando a viabilidade dessa abertura, verificou-se que a necessidade de preservação das gravações já realizadas constitui um sério empecilho, posto que se trata, em sua maior parte, de depoimentos anexos a processos judiciais, cuja conservação é obrigatória por constituírem elementos de prova.
Consta na Proposta Comercial anexa ao Contrato nº 27/18-AQ que “Após o término do contrato, caso o TJBA não consiga fazer a renovação dos serviços de videoconferência dos itens 1 e 2, estes serviços serão interrompidos, mas o TJBA terá 30 dias para fazer o download dos vídeos gravados no portal do fabricante”.
Entretanto, transcorridos três anos de uso, esse compromisso revelou-se insuficiente. Existem, ao presente, aproximadamente 24.000 arquivos de vídeo e, embora o sistema possibilite o download, essa operação só pode ser realizada individualmente para cada arquivo, o que, mesmo considerando a tolerância de 30 dias, seria impraticável no tempo remanescente até o final do contrato.
Por outra parte, não existe na nuvem um repositório unificado que possa ser migrado para outro ambiente sem perder, na mudança, os vínculos que associam cada arquivo à movimentação processual correspondente. Assim, mesmo que o download de todos os arquivos pudesse ser realizado em tempo hábil, ainda seria necessário reconstruir manualmente todos os vínculos.
Consequentemente, ao menos para esta contratação, foi decidido restringir a licitação à marca Lifesize. Porém, não se trata de um caso de Inexigibilidade de Licitação, posto que os equipamentos e serviços Lifesize são comercializados no Brasil por diversos fornecedores credenciados.
Cabe destacar que não se trata de uma contratação de serviços customizados, posto que, conforme prática habitual nas grandes empresas multinacionais, a Lifesize não celebra contratos individualmente pactuados, preferindo comercializar seus equipamentos e serviços como produtos predefinidos sob condições específicas às quais o cliente deve aderir. Essa prática possibilita o estabelecimento de padrões de preços e serviços uniformes e gestão centralizada independentemente das fronteiras e das práticas específicas dos diversos órgãos contratantes.
Assim, tanto os equipamentos quanto os serviços são identificados por denominações comerciais e códigos numéricos, frequentemente denominados part numbers, que identificam condições e dimensões predefinidas de contratação. Esses part numbers indicam o nível, o quantitativo e a duração dos serviços, tendo, habitualmente, preços mais baixos nos pacotes de maior duração ou com maior número de usuários. Daí não existir um preço unitário fixo p or licença, posto que o mesmo depende da dimensão do pacote adquirido.
Da mesma maneira, não é possível adquirir separadamente os serviços que integram um mesmo pacote. Por exemplo, não existem part numbers específicos para suporte, atualização e garantia de hardware. Aliás, não existe manutenção de hardware nos codecs. Contratando uma subscrição ativa, os equipamentos cobertos são permanentemente atualizados via internet. Apresentando defeitos, a Lifesize tenta uma solução remota mediante acesso internet ou substituição/atualização do software e, se constatada a impossibilidade de eliminação das falhas, o equipamento inteiro é substituído por um novo, enviado diretamente pelo fabricante. Todos esses serviços integram a assinatura DSS – Device Software Subscription, único recurso de manutenção disponível para esse tipo de equipamentos.
No caso, pretende-se adquirir subscrições para 1500 usuários, sendo estas, conforme cotações oportunamente efetuadas, as que melhor relação custo/benefício oferecem para a dimensão da demanda do PJBA.
Levando em conta que a utilização atual já passa de 1000 usuários e que ainda apresenta tendência de crescimento, a aquisições de subscrições com menor número de usuários obrigaria a adquirir com preços por usuário proporcionalmente mais altos. Já a opção por assinaturas de 2000 ou mais usuários envolveria preços por usuário ainda mais baixo s mas não apresentaria vantagens porque boa parte dos usuários licenciados não teriam utilização efetiva.
Finalmente, considerando que o pacote de 1500 usuários ultrapassa ligeiramente a utilização atual, ele incluirá uma margem de crescimento, permitindo incorporar novas atividades e absorver a demanda adicional que seria gerada ao vencer o licenciamento dos 100 usuários do contrato atual.
Ainda, caso o crescimento da demanda ultrapasse o máximo de 1500 usuários, existirá a possibilidade de realizar aditamento quantitativo até o máximo de 25% definido pela Lei 9433/2005, sendo o licenciamento dos usuários adicionais precificado proporcionalmente ao pacote base inicialmente adquirido.
Conforme a política de licenciamento do fabricante, isto significa que as assinaturas de 100, 175, 250 ou 375 usuários não serão faturadas ao preço normal com que seriam fornecidas em forma avulsa e sim, proporcionalmente ao preço da assinatura de 1500 usuários, considerando-se que a aquisição inicial dá direito ao contratante a similar nível de desconto nas assinaturas adicionais.
1.2.10.3Alinhamento da Solução
A demanda se enquadra no Plano Estratégico Institucional para o período 2015-2020 atendendo aos seguintes objetivos:
• “Garantir a infraestrutura de TIC apropriada às atividades judiciais, extrajudiciais e administrativas”.
• “Garantir a disponibilidade de sistemas essenciais de Tecnologia da Informação e Comunicação”.
Mais especificamente, a demanda está contemplada no seguinte objetivo do Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação:
• “Implementar a videoconferência e a gravação de audiência no TJBA”.
A implementação desse objetivo está amparada nos seguintes dispositivos legais:
• Lei federal nº 11.900/2009: “realização de interrogatório e outros atos processuais por sistema de videoconferência”.
• Lei federal nº 13.105/2015, art. 236 §3º: “prática de atos processuais por meio de videoconferência ou outro recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real”.
• Lei federal nº 13.994/2020: “conciliação não presencial no âmbito dos Juizados Especiais Cíveis” Atende, ainda, às seguintes disposições do Conselho Nacional de Justiça:
• Resolução 105/2010: “documentação dos depoimentos por meio do sistema audiovisual e realização de interrogatório e inquirição de testemunhas por videoconferência”.
• Resoluções 113, 114 e 118/2020: “regime de Plantão Extraordinário para uniformizar o funcionamento dos serviços judiciários, com o objetivo de prevenir o contágio pelo novo Corona Vírus”.
Tratando-se, inicialmente, de dar continuidade a serviços contemplados no Contrato nº 27/18-AQ, cuja vigência só expirará em 2021, a demanda não foi prevista no Plano de Contratações do exercício 2020. Consequentemente, foi preciso submeter as novas necessidades a consideração da Presidência do TJBA, constando a correspondente autorização à fl. 19 do presente processo administrativo.
◦ Garantir a continuidade dos serviços de vídeo audiência e depoimento especial após a expiração do Contrato nº 27/18-AQ.
◦ Garantir a continuidade dos serviços de suporte e manutenção dos equipamentos Lifesize após a expiração do Contrato nº 27/18-AQ.
◦ Possibilitar a realização não presencial de outros atos processuais estabelecendo meio seguro e confiável de coleta de prova oral por videoconferência.
◦ Possibilitar a realização não presencial de ações administrativas em regime de teletrabalho.
◦ Possibilitar o aproveitamento dos equipamentos Aver que estão ainda em estoque por falta de licenças.
◦ Possibilitar a expansão dos recursos de videoconferência a todas as comarcas, reduzindo os custos com deslocamento e diárias de magistrados e servidores.
◦ Acelerar o rito processual.
1.2.10.5Relação entre a Demanda Prevista e a Contratada
Conforme manifestação da CPROD às fls. 13 a 15 do presente processo administrativo, o quantitativo de licenças de videoconferência e armazenamento em nuvem constante no DOD não era mais suficiente, indicando a área demandante a necessidade de 800 licenças e o relatório do sistema, 879 usuários registrados. Contudo, o crescimento da demanda experimentado nos últimos meses sugere uma previsão de entre 1000 e 1500 usuários.
Após consulta ao fabricante, verificamos que essas licenças são comercializadas em pacotes para determinado número de usuários, conforme as tabelas abaixo reproduzidas:
Tabela 1 – Solução de Multiconexão em Nuvem
Tabela 2 – Solução de Gravação de Chamadas de Videoconferência
Levando em conta que, ao menos até o vencimento do contrato atual, o TJBA já dispõe de uma subscrição para 100 usuários simultâneos, a área demandante considera o pacote de 1500 usuários suficiente para atender a demanda atual.
Assim, conforme fundamentado na Justificativa da Solução, pretende-se, em ambos os itens de utilização generalizada (videoconferência e armazenamento em nuvem) adquirir assinaturas de 1500 usuários com opção a, caso o crescimento da demanda ultrapasse esse quantitativo, solicitar aditamento contratual para aquisição de assinaturas adicionais de 100, 175, 250 ou 375 usuários.
Quanto aos itens restantes, apenas o Tribunal Pleno ultrapassa o máximo de 50 conexões simultâneas que caracteriza as assinaturas acima listadas bastando para atender essa necessidade uma assinatura individual do plano Host, que admite até 300 conexões simultâneas.
Finalmente, quanto às assinaturas de atualização, suporte e substituição dos codecs, a demanda restringe-se aos 70 equipamentos já existentes, não havendo manifestação da área demandante no sentido de aumentar esse quantitativo, posto que, excetuando algumas aplicações específicas, a solução é satisfatoriamente acessada através de computadores desktop e dispositivos móveis.
Com base em informações prestadas pela área demandante, espera-se que a contratação em estudo possibilite a realização e o registro de atividades remotas nas seguintes áreas do Poder Judiciário:
▪ Unidades de Primeiro Grau.
▪ Sessões do 2º Grau (Decreto nº 244 de Março de 2020).
▪ Turmas Recursais dos Juizados Especiais (Decreto nº 245 de Março de 2020).
▪ Varas do Sistema Estadual dos Juizados Especiais Cíveis.
▪ CEJUSCs.
▪ Núcleo de Prevenção e Tratamento do Superendividamento (Decreto nº 276 de Maio de 2020).
▪ Reuniões Administrativas.
▪ Treinamentos e Webinários.
Cabe apontar que, na previsão de atendimento da demanda, distinguem-se, ao menos, dois momentos: 1 – Vigência imediata dos seguintes itens:
◦ 1 (uma) subscrição de Multiconexão em Nuvem + Gravação de Chamadas para 1500 (mil e quinhentos) usuários simultâneos, limitada a 50 usuários por VMR.
1 (uma) subscrição de Multiconexão em Nuvem para usuário individual com direito a 300 conexões por VMR, gravação ilimitada e streaming ao vivo até 1.000 visualizações, para uso exclusivo do Tribunal Pleno.
◦
2 – Vigência diferida do seguinte item:
◦ 70 (setenta) assinaturas DSS – Device Software Subscription para dispositivos Lifesize Icon 400 mic pod (atualização, suporte e substituição dos codecs), devendo entrar em vigor em 22/05/2021, data de expiração do Contrato nº 27/18.
1.2.10.6Adequação do Ambiente do Órgão
Tratando-se, essencialmente, de serviços a serem prestados fora do ambiente do Tribunal de Justiça e considerando que, excetuando os equipamentos já adquiridos, a solução será usada em computadores e equipamentos móveis já existentes, na sua grande maioria pertencentes aos usuários dos serviços, não se identifica a necessidade de adequações no ambiente do órgão.
Apenas excepcionalmente, caso seja preciso utilizar a solução em comarcas que não contem com circuitos de comunicação com largura de banda suficiente, pode ser preciso aumentar a capacidade desses circuitos. No entanto, levando em conta que a aplicação opera com fluxo de dados muito compactado, essa dificuldade é pouco provável.
1.2.11 Orçamento Estimado
Conforme fundamentado no Anexo C – Memória de Cálculos, o valor estimado da contratação é de 1.482.410,22 (um milhão, quatrocentos e oitenta e dois mil, quatrocentos e dez reais e vinte e dois centavos).
2 SUSTENTAÇÃO DO CONTRATO
2.1 Recursos Materiais e Humanos
Todos os recursos de processamento e armazenamento farão parte do serviço de nuvem. Apenas os dispositivos de acesso serão de responsabilidade do TJBA. Não se espera que essa responsabilidade exija aquisição de novos equipamentos, posto que não há necessidade prevista de mais codecs que os já existentes e todas as unidades já contam com computadores de mesa. Apenas, em alguns casos, pode ser necessária a distribuição sob demanda de webcams e/ou microfones para possibilitar a participação ativa nas sessões de videoconferência.
Para viabilizar o acesso fora das instalações do Poder Judiciário, todos os magistrados já contam com notebooks com câmeras e microfones incorporados e o s servidores que ocasionalmente precisem utilizar o serviço o farão com seus próprios equipamentos (notebooks, celulares ou tablets).
Quanto aos recursos humanos, a área demandante já conta com técnicos capacitados.
2.2 Descontinuidade do Fornecimento
Tratando o presente processo do licenciamento de serviços de videoconferência e armazenamento em nuvem, a serem prestados exclusivamente pelo fabricante, não há expectativa razoável de descontinuidade do fornecimento, a não ser a inexecução das condições contratadas, em cujos casos deverão ser iniciadas as ações legais cabíveis.
Fornecidas as licenças, a responsabilidade pela continuidade dos serviços passará a ser do fabricante, sem prejuízo da responsabilidade solidária da contratada, caso seja constatada qualquer irregularidade na execução.
A equipe técnica do TJBA deverá acompanhar todos os serviços realizados pela contratada e solicitar o repasse do conhecimento necessário à manutenção do pleno funcionamento da solução.
Nos casos de falência ou descontinuidade dos serviços pelo fabricante, caberá ao contratante adotar imediata análise para substituição da solução por outra disponível no mercado.
2.3 Transição Contratual
A CONTRATADA deve, em conformidade com o parágrafo único do artigo 111 da Lei nº 8.666/93, promover transição contratual e repassar para o CONTRATANTE e/ou para a nova CONTRATADA todos os dados, documentos e elementos de informação utilizados na execução dos serviços, bem como garantir a possibilidade de a qualquer momento, o contratante recuperar para outro ambiente os dados armazenados no serviço de nuvem.
2.4 Estratégia de Independência Tecnológica
Os terminais de videoconferência em uso no TJBA são compatíveis com padrões de codificação e decodificação de fluxos de dados de áudio e vídeo já consolidados no mercado, o que possibilitará a interoperabilidade com equipamentos de outros fabricantes, além do total funcionamento com outro serviço de videoconferência em nuvem. O mesmo ocorre com o acesso através de dispositivos convencionais (computadores desktop, notebooks, celulares e tablets) que utilizam igualmente protocolos de comunicação de padrão aberto.
Entretanto, a dificuldade de recuperação dos arquivos armazenados no serviço de nuvem, já relatada no item 1.2.10.2, precisa ser encarada tempestivamente para viabilizar a independência tecnológica em contratações futuras.
Nesse aspecto, cabe ressaltar que, associado à implantação do PJe Mídias, do CNJ, está em elaboração um projeto de contratação de nuvem privada para armazenar todas as gravações, incluindo tanto as de videoconferência quanto às que forem geradas nas audiências presenciais, depoimento remoto, depoimento sem dano etc. Essas gravações serão armazenadas em repositório único, localizado em serviço de nuvem privada a ser oportunamente contratado e passível de
migração para outro serviço de nuvem ou para dispositivos de armazenamento local sem que seja preciso fazer, individualmente, o download de cada registro e a respectiva vinculação ao processo correspondente.
Levando em conta que o ambiente de nuvem da Lifesize só habilita o download de arquivos individuais e não retêm no download os vínculos definidos nos processos, será imprescindível que os próprios usuários realizem a migração dos seus arquivos. Para viabilizar essa migração, o contrato do futuro ambiente de nuvem deverá coexistir com a contratação da nuvem Lifesize durante o tempo suficiente para que todos os arquivos sejam transferidos e os vínculos nos processos sejam associados aos novos endereços. Essa tarefa exigirá uma ação coordenada entre a SETIM e as unidades judiciárias conjuntamente regulamentada pelas Corregedorias e a Presidência do Tribunal de Justiça.
Posteriormente, reunidas todas as gravações na nuvem privada, futuras migrações serão possíveis em forma automatizada e sem intervenção dos usuários porque, nessa estrutura, todas as gravações farão parte de um único ambiente, passível de ser transferido para armazenamento local ou para um novo serviço de nuvem sem perda da sua estrutura nem dos vínculos processuais, ficando assim garantida a independência tecnológica.
3 ESTRATÉGIA PARA A CONTRATAÇÃO
3.1 Natureza do Objeto
O objeto possui características comuns e usuais encontradas no mercado de TIC, cujos padrões de desempenho e qualidade podem ser objetivamente definidos.
3.2 Parcelamento do Objeto
Existem no objeto três parcelas: serviços de videoconferência, armazenamento em nuvem e manutenção dos co- decs. Porém, todas elas devem ser necessariamente do mesmo fabricante e são comercializadas pela mesma rede de re- vendas e integradoras.
3.3 Adjudicação do Objeto
Considerando que se trata de produtos complementares, do mesmo fabricante e comercializados pela mesma rede de revendas e integradoras, não há vantagens potenciais que justifiquem a licitação em lotes separados. Portanto, a adjudicação poderá ser integral, em lote único.
3.4 Modalidade e Tipo de Licitação
Levando em conta que se trata de serviços comuns, sugere-se licitar pelo menor preço, na modalidade Pregão Eletrônico.
3.5 Classificação e Indicação Orçamentária
◦ Unidade Orçamentária: 02.04.601 – FAJ
◦ Unidade Gestora: 0004 – SETIM
◦ Projeto/Atividade: 2002/2034/2035
◦ Elemento de Despesa: 3.3.90.40
◦ Subelemento: 40.02/40
◦ Fonte: 113/120/313/320
3.6 Vigência da Prestação de Serviço
A vigência do contrato deverá estender-se desde a data da sua assinatura até o fim das subscrições fornecidas, podendo o licenciamento ser prorrogado por sucessivos períodos mediante termo de aditamento e entrega de novas subscrições.
Levando em conta que existirão, ao menos, duas datas diferentes de início dos serviços – a que corresponde às subscrições de videoconferência, cuja entrega está vinculada à data de assinatura do contrato, e a referente ao suporte dos codecs, cuja vigência só poderá começar em 22/05/2021, após o vencimento do contrato anterior, nº 27/18 – o novo contrato deverá permanecer em vigor até o vencimento da última subscrição fornecida.
3.7 Equipe de Apoio à Contratação (Art. 16, VII)
Visando à continuidade e fluência do processo, sugere-se que a Equipe de Apoio à Contratação seja integrada pelos mesmos servidores que foram designados para compor a Equipe de Planejamento da Contratação.
3.8 Equipe de Gestão da Contratação (Art. 16, VIII)
Conforme definido à fl. 14 do presente processo administrativo, a Equipe de Gestão da Contratação será assim conformada:
Gestor do contrato:
• Nome: Xxxxxxxx Xxxx xx Xxxx
• Matrícula: 903.214-2
• Telefone: 0000-0000
Fiscal Titular:
• Nome: Xxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx
• Matrícula: 968.544-8
• Telefone: 0000-0000
• E-mail: xxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
Fiscal Suplente:
• Nome: Xxxxxxxx Xxxxxxx Sampaio
• Matrícula: 902.151-5
• Telefone: 0000-0000
• E-mail: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
4 ANÁLISE DE RISCOS
A análise dos riscos deverá adotar a matriz de exposição ao risco a seguir, objetivando classificá-los e fornecer subsídio para o plano de resposta ao risco.
Risco | Exposição | Estratégia | Ação | Responsável |
Atraso na entrega das licenças pelo fornecedor | Médio | Aceitação | Intimar o fornecedor e aplicar as sanções previstas no contrato. | Gestor e fiscais do contrato |
Link de internet insuficiente em comarcas em que exista viabilidade pelo provedor | Baixo | Eliminação | Requisitar do prestador de serviços de comunicação de dados a ampliação da capacidade dos links de internet. | Gestor do contrato |
Link de internet insuficiente em comarcas em que não exista viabilidade pelo provedor | Médio | Mitigação | Experimentar a conexão via dados móveis (3G, 4G). | Gestor e fiscais do contrato |
Insuficiência das assinaturas contratadas | Baixo | Eliminação | Solicitar aditamento do contrato para fornecimento de assinaturas adicionais. | Gestor do contrato |
Indisponibilidade temporária do acesso à Internet | Médio | Aceitação | Remarcar a audiência ou reunião. | Usuários |
Encerramento abrupto do contrato. | Baixo | Aceitação | Promover uma nova contratação. | Gestor do contrato |
Indisponibilidade do serviço enquanto se processa a nova contratação. | Baixo | Mitigação | Disponibilizar temporariamente serviços alternativos gratuitos como Meet e Zoom. | CPROD |
Indisponibilidade dos arquivos em nuvem na expiração do contrato | Alto | Eliminação | Migrar as gravações com a necessária antecedência. | Usuários |
Falta de adesão dos usuários para realizar a migração | Alto | Eliminação | Regulamentar as tarefas de migração por Ato Conjunto do Tribunal e Corregedorias da Justiça. | SETIM Presidência Corregedorias |
Anexo A
Lista de Potenciais Fornecedores
Fornecedor
Nome: Konvergente
Sítio: xxxx://xxxxxxxxxxx.xxx.xx/
1 Telefone: (00) 00000-0000
E-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx Contato: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx e Xxxxx Nome: Videobrax
2 Telefone: (00) 00000-0000
Contato: Xxxxxx Xxx
Nome: Videoconferência Brasil
3 Telefone: (00) 00000-0000
E-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Contato: Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx
Anexo B
Contratações Públicas Similares
Já analisadas no item 1.2.2 destes Estudos Preliminares.
Anexo C
Memória de Cálculos
Para subsidiar a formação dos preços referenciais, foram consultadas as empresas Hopetech, Konvergente, Mesotelecom,
Osbs, Seal Telecom, Xxxxxxxx.xxx, Tes, Videobrax e Videoconferencia Brasil (VCBR). A empresa Xxxxxxxx.xxx respondeu
negativamente. As empresas Konvergente, Videobrax e Videoconferencia Brasil enviaram cotações, aqui analisadas.
Além das cotações, foram pesquisadas contratações similares, mas apenas a Ata de Registro de Preços nº 127/2017, do Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão, registra produtos relativamente similares, reproduzidos sem alterações nos contratos nº 104/2018, do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso, e nº 27/2018-AQ, do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia, ambos celebrados com base na mesma ARP.
Nenhuma dessas contratações pode ser comparada ao processo em estudo. Realizadas antes de que a atual pandemia de corona vírus precipitasse a migração dos órgãos públicos e privados para o regime de teletrabalho, apenas os pacotes básicos de 100 usuários constam nos preços contratados.
Carecendo de referências comparáveis e não possuindo um dimensionamento confiável da demanda, que tem crescido muito durante a instrução do processo, foram realizadas consultas com diversas opções de licenciamento. Portanto, constam nas cotações mais itens que os que efetivamente serão licitados. Para facilitar a consulta, os itens das propostas a licitar estão destacados em amarelo no arquivo de propostas recebidas.
Konvergente | VCBR | Videobrax | |||
1 | Lifesize Cloud Enterprise for Medium Business – Up to 1500 employees – 1 yr Solução de multiconexão em nuvem com número de VMRs ilimitado e capacidade para até 50 (cinquenta) conexões por VMR, para H.323, SIP, Voz e Skype for Business, criptografia segura. Abrangência: 1500 usuários Vigência: 12 (doze) meses. Part Number: 3000-0000-03003000-0000-0118 | 877.778,45 | 737.765,93 | 990.000,00 | 868.514,79 |
2 | Lifesize Host Enterprise – 1 yr Solução de multiconexão em nuvem com capacidade para até 300 conexões por VMR para H.323, SIP, Voz, criptografia segura, gravação ilimitada e streaming ao vivo para até 1.000 visualizações. Abrangência: 1 usuário Vigência: 12 (doze) meses. Part Number: 3000-0000-1215 | 2.116,00 | 1.932,15 | 4.200,00 | 2.749,38 |
3 | Lifesize Record and Share Unlimited Video Library Enterprise 1500 – 1 yr Solução de gravação em nuvem com armazenamento ilimitado, com capacidade de gravação via terminais de videoconferência e aplicativos móveis, com disponibilização de portal para gerenciamento e download dos vídeos gravados. Abrangência: 1500 usuários Vigência: 12 (doze) meses. Part Number: 3000-0000-05053000-0000-0119 | 239.073,45 | 201.729,46 | 200.000,00 | 213.600,97 |
4 | Lifesize Icon 400 micpod DSS – Device Software Subscription – 1 device – 1 yr Subscrição de dispositivo Lifesize Icon 400 micpod com direito a suporte e atualização automática de software, pareamento com Lifesize Service e substituição avançada de hardware para terminal de videoconferência não baseado em PC, composto por Codec, câmera, microfone, controle remoto e cabos, com resolução de 1080p60 fps, câmera com zoom ótico de 3x e digital de 2x, entrada de compartilhamento e saída de vídeo HDMI, 01 entrada e 01 saída de áudio, menu em português, microfone de mesa alimentado pelo codec e implantação de Nat/firewall, SSH, HTTP, SNMP, tensão bivolt. Abrangência: 1 dispositivo Vigência: 12 (doze) meses. Part Number: 1000-2100-11753000-0000-0596 | 484.291,50 | 311.269,70 | 397.074,05 | 397.545,08 |
Despesa Global Estimada ⇨ | 1.482.410,22 | ||||
Anexo D
Documentos Anexos
◦ Declaração pública da Lifesize autorizando o acesso ilimitado aos seus serviços de videoconferência.
◦ Relatório de utilização das aplicações Lifesize pelo Tribunal de Justiça.
◦ “Lifesize Terms of Service” (Contrato padrão dos serviços Lifesize).
◦ “Lifesize Cloud Extreme Support Service Level Agreement” (Acordo de Nível de Serviços Lifesize Cloud Extreme Support).
◦ “Lifesize Device Software Subscription Brochure” (Regras de suporte de software para dispositivos, incluindo a substituição do hardware nos casos previstos pela Lifesize).
◦ Pedidos de cotação.
◦ Propostas recebidas.
◦ Termo de Referência.