ORDEM DE SERVIÇO Nº 014, DE 15 DE JULHO DE 2022.
ORDEM DE SERVIÇO Nº 014, DE 15 DE JULHO DE 2022.
Regulamenta as atividades e os procedimentos de responsabilidade do gestor de contrato inerente à frota de veículos próprios e fiscais de contratos e serviços de abastecimento, manutenção da Frota Oficial, serviços de veículos locados e transporte administrativo por aplicativo do Município de Porto Alegre nos contratos firmados pela Administração Direta e Indireta, exclusivamente gerenciados pela Unidade de Frota da Diretora de Gestão do Patrimônio da Secretaria Municipal de Administração e Patrimônio (UF-SMAP).
O PREFEITO MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, no uso das atribuições legais;
Considerando o disposto na Lei nº 12.827, de 6 de maio de 2021, que ordena sobre a modernização da gestão e fiscalização de contratos administrativos no âmbito da Administração Pública Municipal;
considerando o disposto na Ordem de Serviço nº 7, de 10 de novembro de 2020, que dispõe sobre as normas e os procedimentos a serem adotados pelos Fiscais de Contratos e pelos Fiscais de Serviços nos contratos firmados pela Administração Direta e Indireta do Município de Porto Alegre;
considerando a natureza particular dos serviços de frota, a fim de garantir a observância dos princípios da legalidade, eficiência e economicidade, dentre outros;
considerando a necessidade de efetuar o devido controle e a busca da eficiência na execução dos contratos firmados pelo Município para a realização de manutenções e a prestação de serviços de gerenciamento, controle e fornecimento de combustíveis, lubrificantes, filtros, serviços de borracharia e lavagem de veículos da Frota Oficial, bem como na gestão dos contratos de veículos locados e de transporte administrativo por aplicativo; e
considerando a necessária padronização dos procedimentos a serem adotados pelos Fiscais dos Contratos e pelos Fiscais de Serviços dos serviços de frota, na execução dos objetos contratados;
D E T E R M I N A:
Art. 1º A Unidade de Frota da Diretora de Gestão do Patrimônio da Secretaria Municipal de Administração e Patrimônio (UF-SMAP) é o órgão responsável por gerenciar, fiscalizar e acompanhar as etapas da execução dos contratos de manutenção e de abastecimento inerentes à frota de veículos próprios do Município de Porto Alegre, à frota de veículos locados e a gestão do serviço de transporte por aplicativo.
§ 1º Nas contratações para os serviços de abastecimento, manutenção e veículos locados, ficará a cargo do fiscal de contrato o gerenciamento e a fiscalização no âmbito de seu respectivo órgão, apoiado pelo fiscal de serviço, ambos designados em portaria por cada órgão usuário.
§ 2º Nas contratações de serviços de transporte por aplicativo, os agentes públicos da UF-SMAP designados por portaria exercerão a função de fiscal de contrato, enquanto a fiscalização do serviço ficará a cargo dos fiscais de serviço designados por cada órgão usuário.
§ 3º Esta Ordem de Serviço será aplicada para os contratos no âmbito da Administração Direta e Indireta exclusivamente gerenciados pela UF-SMAP.
Art. 2º A UF-SMAP disponibilizará anualmente treinamento referente à gestão e à fiscalização contratual de frota, com conteúdo teórico e prático para os servidores que desempenharem as funções de fiscal de contratos e fiscal de serviços.
Art. 3º Será designado pela SMAP por meio de portaria o agente público que irá exercer a função de gestor de contrato inerente à frota de veículos próprios do Município de Porto Alegre no que se refere aos contratos de manutenção, abastecimento, veículos locados e nos serviços de transporte por aplicativo, nomeado nos termos do art. 7º da Lei Municipal nº 12.827, de 6 de maio de 2021.
Seção I Contratos de Abastecimento
Art. 4º São responsabilidades dos agentes públicos designados pela SMAP por meio de portaria como gestores de contrato relacionados à frota do Município de Porto Alegre, no que concerne aos contratos de abastecimento complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827, de 2021 e Ordem de Serviço nº 07, de 10 de novembro de 2020:
I – observar e fazer cumprir as legislações pertinentes e relativas à matéria;
II – responsabilizar-se pelo encaminhamento do planejamento e encaminhamento do Pregão Eletrônico para contratação dos serviços;
III – fiscalizar e acompanhar os serviços contratados sustando, quando necessário, a execução dos serviços, total ou parcialmente, bem como diligenciando para que sejam aplicadas à empresa as penalidades previstas em cláusula contratual;
IV – constatar que as solicitações de providências à empresa estão sendo
cumpridas;
V – instruir processos eletrônicos individualizados, por meio do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) encaminhando-os aos respectivos órgãos usuários para a devida prestação de contas mensais tão logo seja disponibilizado a documentação pela empresa contendo relação dos respectivos serviços executados no período a que se referem, bem como com todas as certidões necessárias e as respectivas notas fiscais/faturas da empresa;
VI – responsabilizar-se pelo processo de renovação contratual, bem como Termos Aditivos e Apostilamentos quando necessários.
Art. 5º São responsabilidades dos agentes públicos designados por meio de Portaria como fiscais de contrato de abastecimento no âmbito de seu respectivo órgão, complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827, de 2021 e Ordem de Serviço nº 07 de 2020:
I – responsabilizar-se dentro do órgão pelo encaminhamento da emissão do PL (pedido de liberação de recursos) e do prévio empenho para realização das despesas em tempo hábil para o início da prestação de serviços da contratada, bem como nas renovações contratuais e PLs na virada do ano;
II – responsabilizar-se em manter saldo compatível com as necessidades do órgão e monitorar o saldo de empenho disponível no sistema, para que não haja suspensão dos abastecimentos por insuficiência de recursos;
III – promover a otimização e a racionalização do uso do combustível no âmbito interno do órgão;
IV – manter rigorosamente atualizado o cadastro de veículos do órgão junto à UF-
SMAP;
V – encaminhar processo pelo sistema SEI para a UF-SMAP com documentação atualizada do veículo e Cadastro de Bens Patrimoniais (CBP) que comprove que o veículo está alocado no órgão demandante, quando for necessário cadastrar um veículo no sistema de abastecimento;
VI –encaminhar o processo pelo sistema SEI para a UF-SMAP, solicitando que o cartão de abastecimento seja bloqueado no sistema de abastecimento, indicando a partir de quando o veículo sairá de circulação, quando ocorrer a baixa patrimonial de um veículo;
VII – responsabilizar-se pelo cadastramento dos condutores que abastecem os veículos da frota do município, atentando para que seu cargo seja compatível com a função de dirigir veículos oficiais ou que tenha a liberação do titular da pasta nos moldes do Decreto nº 20.813, de 27 de novembro de 2020;
VIII – receber, acompanhar e responsabilizar-se dentro do âmbito do órgão pelos processos eletrônicos individualizados abertos e encaminhados pela UF-SMAP, por meio do sistema SEI, com as notas fiscais/faturas da empresa, para a devida prestação de contas;
IX – atentar para que o pagamento das Notas Fiscais ocorra antes de seu vencimento para que não ocorra o bloqueio do abastecimento do órgão;
X – receber, analisar e conferir os relatórios da medição dos serviços prestados e, ainda, contestar as inconformidades detectadas, solicitando para a UF-SMAP as correções eventualmente necessárias;
XI – atestar a nota fiscal/fatura, confirmando a despesa, e encaminhar o respectivo pagamento nos prazos estabelecidos no instrumento contratual;
XII – transmitir, por escrito, todas as comunicações referentes ao contrato aos agentes envolvidos dentro do órgão, a fim de que produza efeitos;
XIII – solicitar, com tempo hábil necessário, para a UF-SMAP, a emissão de cartões para veículos que foram cadastrados na frota do órgão;
XIV – devolver para a UF-SMAP os cartões confeccionados para veículos que deixaram de fazer parte da frota do órgão;
XV – atribuir aos condutores dos veículos da frota do órgão, total responsabilidade pelo uso, guarda e conservação dos cartões de abastecimento;
XVI – conferir os dados dos cartões de abastecimento da frota do órgão e solicitar à UF-SMAP a substituição daqueles que por ventura apresentarem qualquer defeito;
XVII – monitorar o uso do cartão de abastecimento, bem como seus registros no sistema da contratada, a fim de assegurar que o cartão está sendo utilizado exclusivamente pelo veículo a que se destina de forma adequada;
XVIII – informar para a UF-SMAP qualquer estorno de empenho emitido em favor da empresa contratada, a fim de manter o saldo atualizado no sistema;
XIX – exercer a fiscalização da execução do contrato, documentando as
ocorrências;
XX – comunicar formalmente para a UF-SMAP qualquer irregularidade constatada na prestação do serviço contratado do órgão;
XXI – zelar pelo uso adequado do Sistema de Gestão de Abastecimento.
Art. 6º São responsabilidades dos agentes públicos designados por meio de Portaria como fiscais de serviço de abastecimento no âmbito de seu respectivo órgão, complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827, de 2021 e Ordem de Serviço nº 07 de 2020:
I – responsabilizar-se pelo recolhimento do Comprovante de Abastecimento das transações realizadas;
II – receber, analisar e conferir os relatórios da medição dos serviços prestados e, ainda, contestar as inconformidades detectadas, solicitando ao fiscal do contrato as correções eventualmente necessárias;
III – conferir os dados dos cartões de abastecimento da frota do órgão e solicitar ao fiscal de contrato a substituição daqueles que por xxxxxxx apresentarem qualquer defeito;
IV – monitorar o uso do cartão de abastecimento, bem como seus registros no sistema da contratada, a fim de assegurar que o cartão está sendo utilizado exclusivamente pelo veículo a que se destina de forma adequada;
V – exercer a fiscalização da execução do contrato, documentando as ocorrências; VI – zelar pelo uso adequado do Sistema de Gestão de Abastecimento.
Art. 7º Aos condutores de veículos, servidores que abastecem os veículos oficiais do Município de Porto Alegre, compete:
I – responsabilizar-se pela senha individual e cartão de abastecimento, nunca o deixando no estabelecimento que ocorreu o abastecimento;
II – responsabilizar-se pelo pagamento no estabelecimento credenciado pela empresa contratada, não deixando em hipótese alguma pendência no pagamento sem comunicar ao fiscal de contrato imediatamente e tratando de liquidar a dívida o mais rápido possível;
III – abastecer apenas os combustíveis liberados no sistema de abastecimento para o veículo de sua responsabilidade, zelando para que o combustível mais adequado seja utilizado;
IV – abastecer o veículo com, no máximo, a capacidade de seu tanque conforme manual de fábrica;
V– conferir os dados do cupom fiscal e comprovante do cartão, verificando se a litragem e os valores são os mesmos nos dois, sendo que em caso de divergência, exigir imediatamente a correção imediata;
VI – informar a indicação do hodômetro de forma correta e precisa, especialmente no momento do abastecimento, caracterizando-se como fraude qualquer tipo de adulteração no dado;
VII – assegurar-se, ao chegar ao estabelecimento, antes de abastecer o veículo, que o local está fornecendo abastecimento à frota pública do município de Porto Alegre;
VIII – permanecer no posto e entrar em contato com o seu fiscal de contrato ou fiscal de serviço ante qualquer tipo de inconsistência, falha ou erro durante o pagamento do abastecimento;
IX – repassar a seus superiores quaisquer problemas ocorridos no momento do abastecimento, no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis, sendo que, depois de ultrapassado esse prazo, o condutor será responsável pelo pagamento do abastecimento ao estabelecimento onde houver a pendência;
X – preencher corretamente os boletins de tráfego dos veículos que conduzem.
Parágrafo único. Caso não consiga contato imediato com seu fiscal de contrato ou fiscal de serviço, deve-se acioná-lo por meio de e-mail ou outro meio idôneo utilizado pelo órgão, a fim de registrar o ocorrido, sendo que a solução do gestor deve dar-se-á no primeiro dia útil após o registro.
Seção II Contratos de Manutenção
Art. 8º São responsabilidades dos agentes públicos designados pela SMAP por meio de portaria como gestores de contrato relacionados à frota do Município de Porto Alegre, no que concerne aos contratos de manutenção complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827, de 2021 e Ordem de Serviço nº 07, de 2020:
I – observar e fazer cumprir as legislações pertinentes e relativas à matéria;
II – responsabilizar-se pelo encaminhamento do planejamento e do Pregão Eletrônico para contratação dos serviços;
III – fiscalizar e acompanhar os serviços contratados sustando, quando necessário, a execução de serviços contratados, total ou parcialmente, bem como diligenciando para que sejam aplicadas à empresa as penalidades previstas em cláusula contratual;
IV – constatar que as solicitações de providências à empresa estão sendo
cumpridas;
V – instruir processos eletrônicos individualizados, encaminhando-os aos respectivos órgãos usuários para a devida prestação de contas mensais tão logo seja disponibilizado a documentação pela empresa contendo relação dos respectivos serviços executados no período a que se referem, bem como com todas as certidões necessárias e as respectivas notas fiscais/faturas da empresa;
VI – responsabilizar-se pelo processo de renovação contratual, bem como Termos Aditivos e Apostilamentos quando necessários.
Art. 9º São responsabilidades dos agentes públicos designados por meio de Portaria como fiscais de contrato de manutenção no âmbito de seu respectivo órgão, complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827, de 2021 e Ordem de Serviço nº 07, de 2020:
I – responsabilizar-se dentro do órgão pelo encaminhamento da emissão do PL e do prévio empenho para realização das despesas em tempo hábil para o início da prestação de serviços da contratada, bem como nas renovações contratuais e PLs na virada do ano;
II – responsabilizar-se em manter saldo compatível com as necessidades do órgão de sua responsabilidade e monitorar o saldo de empenho disponível no sistema, para que não haja suspensão dos serviços por insuficiência de recursos;
III – manter rigorosamente atualizado o cadastro de veículos/equipamentos do órgão junto à UF-SMAP;
IV – promover a otimização e a racionalização do uso da manutenção no âmbito interno do órgão;
V – quando necessário cadastrar um veículo e/ou equipamento no sistema de manutenção, encaminhar processo para a UF-SMAP com a documentação atualizada do veículo e Cadastro de Bens Patrimoniais (CBP) que comprove que o veículo está alocado no órgão demandante;
VI – quando ocorrer a baixa patrimonial de um veículo, encaminhar o processo pelo sistema SEI para a UF-SMAP, solicitando o descadastramento no sistema de manutenção, indicando a partir de quando o veículo sairá de circulação;
VII – realizar a aprovação e a recusa de orçamentos, atentando para o mínimo de 3 (três) orçamentos por manutenção, para os valores máximos e descontos mínimos previstos no instrumento contratual;
VIII – autorizar e responsabilizar-se pela execução e aprovação do pagamento de Ordens de Serviço;
IX – acompanhar as informações de manutenções realizadas nos veículos lotados no seu departamento, unidade ou centro de custo;
X – conferir as notas fiscais decorrentes das manutenções;
XI – avaliar, em conjunto com o fiscal de serviços, a necessidade de manutenção
do veículo;
XII – encaminhar o bem somente a estabelecimentos credenciados indicados pela empresa contratada;
XIII – responsabilizar-se em exigir do estabelecimento credenciado prazo e qualidade previstos para a execução do serviço, demandando a empresa contratada e a UF- SMAP quando da sua inobservância;
XIV – responsabilizar-se em conjunto com o fiscal de serviço pela verificação, ao final da execução do serviço, na retirada do bem, dos serviços realizados e as condições gerais do veículo, com base no relatório/checklist;
XV – responsabilizar-se em conjunto com o fiscal de serviço em atestar se a manutenção do veículo foi realizada conforme o esperado;
XVI – solicitar ao estabelecimento credenciado, quando for o caso, que refaça os serviços ou substitua os itens que estejam em desconformidade com o descrito no orçamento aprovado;
XVII – responsabilizar-se em conjunto com o fiscal de serviço em encaminhar o veículo ao estabelecimento credenciado para execução de serviços ou substituição de itens em garantia;
XVIII – receber, acompanhar e responsabilizar-se dentro do âmbito do órgão pelos processos eletrônicos individualizados abertos e encaminhados pela UF-SMAP, por meio do sistema SEI, para a devida prestação de contas com as notas fiscais/faturas da empresa, Ordens de Serviço e relatório, para a devida prestação de contas;
XIX – atentar para que o pagamento das Notas Fiscais ocorra antes de seu vencimento para que não ocorra a cobrança de juros ou bloqueio do serviço do órgão;
XX – receber, analisar e conferir os relatórios da medição dos serviços prestados e, ainda, contestar as inconformidades detectadas, solicitando para a UF-SMAP correções eventualmente necessárias;
XXI – atestar a nota fiscal/fatura confirmando a despesa e encaminhar o respectivo pagamento, nos prazos estabelecidos no instrumento contratual;
XXII – informar à UF-SMAP, toda e qualquer irregularidade encontrada no processo de manutenção do bem (orçamentos, preços praticados, prazo de atendimento, etc.);
XXIII – receber, analisar e conferir os relatórios da medição dos serviços prestados, e ainda, contestar as inconformidades detectadas;
XIV – zelar pelo fiel cumprimento das regras previstas no instrumento contratual, buscando os resultados previstos e trazendo benefícios e economicidade para o órgão.
Art. 10. São responsabilidades dos agentes públicos designados por meio de portaria como fiscais de serviço de manutenção no âmbito de seu respectivo órgão, complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827, de 2021 e na Ordem de Serviço nº 07, de 2020:
I – acompanhar as informações de manutenções realizadas nos veículos lotados no seu departamento, unidade ou centro de custo;
II – conferir as notas fiscais decorrentes das manutenções; III – avaliar a necessidade de manutenção do veículo;
IV – fiscalizar se o estabelecimento credenciado está cumprindo com as condições exigidas em contrato;
V – encaminhar o bem somente a estabelecimentos credenciados indicados pela empresa contratada;
VI – solicitar e acompanhar o preenchimento do relatório/checklist no ato de entrada/saída do veículo no estabelecimento credenciado, visando registrar/documentar condições gerais do bem;
VII – responsabilizar-se em exigir do estabelecimento credenciado prazo e qualidade previstos para a execução do serviço, demandando à empresa contratada e a UF- SMAP quando da sua inobservância;
VIII – responsabilizar-se pela verificação, ao final da execução do serviço, na retirada do bem, dos serviços realizados e as condições gerais do veículo, com base no relatório/checklist;
IX – atestar se a manutenção do veículo foi realizada conforme o esperado;
X – solicitar ao estabelecimento credenciado, quando for o caso, que refaça os serviços ou substitua os itens que estejam em desconformidade com o descrito no orçamento aprovado;
XI – encaminhar o veículo ao estabelecimento credenciado para execução de serviços ou substituição de itens em garantia;
XII – receber, analisar e conferir os relatórios da medição dos serviços prestados e, ainda, contestar as inconformidades detectadas, solicitando à UF-SMAP correções eventualmente necessárias;
XIII – exercer a fiscalização da execução do contrato, documentando as
ocorrências;
XIV – zelar pelo uso adequado do Sistema de Gestão de Manutenção.
Art. 11. É responsabilidade dos condutores de veículos, informar ao fiscal de contrato e/ou ao fiscal de serviço a necessidade de manutenção do veículo;
Seção III
Contratos de Veículos Locados
Art. 12. São responsabilidades dos agentes públicos designados por meio de portaria como fiscais de contrato de veículo locado no âmbito de seu respectivo órgão, complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827, de 2021 e Ordem de Serviço nº 07, de 2020:
I – responsabilizar-se dentro do órgão pelo encaminhamento da emissão do PL e do prévio empenho para realização das despesas em tempo hábil para o início da prestação de serviços da contratada, bem como nas renovações contratuais e PLs na virada do ano;
II – manter rigorosamente atualizado no sistema SIGFROTA, ou outro sistema que venha a substituí-lo, o cadastro do veículo objeto do contrato;
III – responsabilizar-se pela atualização do cadastro do motorista no sistema SIGFROTA, ou outro sistema que venha a substituí-lo;
IV – responsabilizar-se pelo processo de pagamento mensal do contrato;
V – transmitir, por escrito, todas as comunicações referentes ao contrato aos agentes envolvidos dentro do órgão, a fim de que produza efeitos;
VI – exercer a fiscalização da execução do contrato, documentando as
ocorrências;
VII – comunicar formalmente para a UF-SMAP qualquer irregularidade constatada na prestação do serviço contratado sob sua responsabilidade.
Art. 13. São responsabilidades dos agentes públicos designados por meio de portaria como fiscais de serviço de veículo locado no âmbito de seu respectivo órgão, complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827, de 2021 e Ordem de Serviço nº 07, de 2020:
I – registrar a efetividade do motorista designado para o veículo locado no sistema SIGFROTA, ou outro sistema que venha a substituí-lo;
II – registrar a quilometragem realizada para o veículo locado no sistema SIGFROTA, ou outro sistema que venha a substituí-lo;
III – manter sob sua guarda os boletins de tráfego, conforme tabela de temporalidade.
Seção IV
Contrato de serviço de transporte por aplicativo
Art. 14. São responsabilidades dos agentes públicos designados pela SMAP por meio de portaria como fiscais de contrato de transporte por aplicativo, complementarmente ao disposto na Lei nº 12.827 de 2021 e Ordem de Serviço nº 07, de 2020:
I – instruir processos eletrônicos individualizados, por meio do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) encaminhando-os aos respectivos órgãos usuários para a devida prestação de contas mensais tão logo seja disponibilizado a documentação pela empresa contendo relação dos respectivos serviços executados no período a que se referem, bem como com todas as certidões necessárias e as respectivas notas fiscais/faturas da empresa;
II – administrar o cadastro de usuários, com a inclusão da Secretaria ou Órgão no sistema contratado;
III – liberar usuários para utilização dos serviços;
IV – informar mensalmente aos fiscais de contrato os custos dos serviços de transporte por aplicativo das respectivas Secretarias e Órgão, bem como eventuais inconformidades;
V – atuar como fiscalizador da utilização dos serviços de táxi nas Secretarias e Órgãos, tomando, sempre que necessário, as medidas administrativas cabíveis para garantir a melhor utilização do sistema;
VI – verificar gastos abusivos e fora das orientações contidas nesta Ordem de Serviço, indicando providências saneadoras, bem como apuração de responsabilidade para posterior aplicação de eventuais sanções.
Art. 15. São responsabilidades dos agentes públicos designados por meio de portaria como fiscais de serviço de transporte por aplicativo no âmbito de seu respectivo órgão, complementarmente ao disposto na Lei 12.827 de 2021 e Ordem de Serviço nº 07, de 2020:
I – responsabilizar-se, dentro do órgão, pelo encaminhamento da emissão do PL e do prévio empenho para realização das despesas em tempo hábil para o início da prestação de serviços da contratada, bem como nas renovações contratuais e PLs na virada do ano;
II – atestar a nota fiscal/fatura confirmando a despesa e encaminhar o respectivo pagamento, nos prazos estabelecidos no instrumento contratual;
III – responsabilizar-se pelo processo de pagamento mensal do contrato, acompanhando relatórios e gastos mensais;
IV – responsabilizar-se pelo acompanhamento e gestão do saldo disponível; V – realizar a permissão e o cadastro dos usuários;
VI – transmitir, por escrito, todas as comunicações referentes ao contrato aos agentes envolvidos dentro do órgão, a fim de que produza efeitos;
VII – exercer a fiscalização da execução do contrato, documentando as
ocorrências;
VIII – comunicar formalmente para a UF-SMAP qualquer irregularidade constatada na prestação do serviço contratado sob sua responsabilidade.
Art. 16. O servidor que deixar de atender o estabelecido na presente Ordem de Serviço se sujeita a responsabilização administrativa nos termos da lei.
Art. 17. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação. PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, 15 de julho de 2022.
Xxxxxxxxx Xxxx, Prefeito de Porto Alegre.