Versão 2019
Manual de procedimentos de gestão de obras da UFES
Manual de Fiscalização de Contratos e Serviços
Versão 2019
Manual de Gestão e Fiscalização de Serviços
Este manual detalha os procedimentos gestão e fiscalização de serviços envolvendo a Diretoria de Segurança e Logística da Superintendência de Infraestrutura da Universidade Federal do Espírito Santo.
Equipe de Gestão
Reitor
Reinaldo Centoducatte
Vice-reitora
Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx
Chefe de Gabinete
Xxxxx Xxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxxxx
Superintendente
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx
Chefe da Divisão da Gestão Administrativa
Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx
Diretor de Planejamento Físico
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Diretor de Obras Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Diretor de Manutenção Equipamentos e Edificações
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Diretor de Segurança e Logística
Xxxxxx Xxxx xxx Xxxxxx
Diretoria de Infraestrutura de Maruípe
Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxxxxx
Diretoria Setorial de Infraestrutura de São Mateus
Erivelton Xxxxxxx Xxxx
Diretoria Setorial de Infraestrutura de Alegre
Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxx
Elaborado por Xxxxxx Xxxx xxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx
Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxx Xxxxx
Revisão
Xxxxxxx Xxxxxxx Pelição Xxxxxx xxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
SUMÁRIO
2. FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 7
2.1. No caso de empresas regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) 8
2.2. No caso de cooperativas 10
2.3. Diretrizes gerais da fiscalização administrativa 11
2.3.1. Fiscalização inicial (no momento em que a prestação de serviços é iniciada): 11
2.3.2. Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento da fatura): 13
2.3.4. Fiscalização procedimental 14
2.3.5. Fiscalização por amostragem 14
A fiscalização técnica dos contratos deve avaliar constantemente a execução do objeto e, se for o caso, poderá utilizar o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), conforme modelo previsto no Anexo I deste manual, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, sempre que a contratada:
a) não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas;
b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
A utilização do IMR não impede a aplicação concomitante de outros mecanismos para a avaliação da prestação dos serviços.
Durante a execução do objeto, fase do recebimento provisório, o fiscal técnico designado deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para requerer à contratada a correção das faltas, falhas e irregularidades constatadas.
O fiscal técnico do contrato deverá apresentar ao preposto da contratada a avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.
O preposto deverá apor assinatura no documento, tomando ciência da avaliação realizada.
comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.
Na hipótese de comportamento contínuo de desconformidade da prestação do serviço em relação à qualidade exigida, bem como quando esta ultrapassar os níveis mínimos toleráveis previstos nos indicadores, além dos fatores redutores, devem ser aplicadas as sanções à contratada de acordo com as regras previstas no ato convocatório.
É vedada a atribuição à contratada da avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada de que trata o item.
O fiscal técnico poderá realizar a avaliação diária, semanal ou mensal, desde que o período escolhido seja suficiente para avaliar ou, se for o caso, aferir o desempenho e qualidade da prestação dos serviços.
Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período mensal, o fiscal técnico do contrato deverá apurar o resultado das avaliações da execução do objeto e, se for o caso, a análise do desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizados em consonância com os indicadores previstos no ato convocatório, que poderá resultar no redimensionamento de valores a serem pagos à contratada, registrando em relatório a ser encaminhado ao gestor do contrato.
2. FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
A fiscalização administrativa, realizada nos contratos de prestação de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, poderá ser efetivada com base em critérios estatísticos, levando-se em consideração falhas que impactem o contrato como um todo e não apenas erros e falhas eventuais no pagamento de alguma vantagem a um determinado empregado.
Na fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, nas contratações com dedicação exclusiva dos trabalhadores da contratada exigir-se-á, dentre outras, as comprovações especificados abaixo.
2.1. No caso de empresas regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)
a) no primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar a seguinte documentação:
• Relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinada pela contratada;
• Exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços.
b) entrega até o dia trinta do mês seguinte ao da prestação dos serviços ao setor responsável pela fiscalização do contrato dos seguintes documentos, quando não for possível a verificação da regularidade destes no Sistema de Cadastro de Fornecedores (Sicaf):
• Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND);
• Certidões que comprovem a regularidade perante as Fazendas Estadual, Distrital e Municipal do domicílio ou sede do contratado;
• Certidão de Regularidade do FGTS (CRF);
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).
c) entrega, quando solicitado pela Administração, de quaisquer dos seguintes documentos:
• Extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração contratante;
• Cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
• Cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;
• Comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale- alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado;
• Comprovantes de realização de eventuais cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos por lei ou pelo contrato.
d) entrega de cópia da documentação abaixo relacionada, quando da extinção ou rescisão do contrato, após o último mês de prestação dos serviços, no prazo definido no contrato:
• Termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados, quando exigível pelo sindicato da categoria;
• Guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referentes às rescisões contratuais;
• Extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado;
• Exames médicos demissionais dos empregados dispensados.
a) recolhimento da contribuição previdenciária do INSS em relação à parcela de responsabilidade do cooperado;
b) recolhimento da contribuição previdenciária em relação à parcela de responsabilidade da Cooperativa;
c) comprovante de distribuição de sobras e produção;
d) comprovante da aplicação do Fundo Assistência Técnica Educacional e Social (Fates);
e) comprovante da aplicação em Fundo de reserva;
f) comprovação de criação do fundo para pagamento do 13º salário e férias; e
g) eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as sociedades cooperativas.
2.3. No caso de sociedades diversas, tais como as Organizações Sociais Civis de Interesse Público (Oscip’s) e as Organizações Sociais, será exigida a comprovação de atendimento a eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as respectivas organizações.
Sempre que houver admissão de novos empregados pela contratada, os documentos elencados na alínea “a” do subitem 2.1 acima deverão ser apresentados.
Os documentos necessários à comprovação do cumprimento das obrigações sociais trabalhistas elencados nos subitens 2.1, 2.2 e 2.3 acima poderão ser apresentados em original ou por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por servidor da Administração.
A Administração deverá analisar a documentação solicitada na alínea “d” do subitem
2.1 acima no prazo de 30 (trinta) dias após o recebimento dos documentos, prorrogáveis por mais 30 (trinta) dias, justificadamente.
Em caso de indício de irregularidade no recolhimento das contribuições previdenciárias, os fiscais ou gestores de contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra deverão oficiar à Receita Federal do Brasil (RFB).
Em caso de indício de irregularidade no recolhimento da contribuição para o FGTS, os fiscais ou gestores de contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra deverão oficiar ao Ministério do Trabalho.
O descumprimento das obrigações trabalhistas ou a não manutenção das condições de habilitação pelo contratado poderá dar ensejo à rescisão contratual, sem prejuízo das demais sanções.
A Administração poderá conceder um prazo para que a contratada regularize suas obrigações trabalhistas ou suas condições de habilitação, sob pena de rescisão contratual, quando não identificar má-fé ou a incapacidade da empresa de corrigir.
Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período mensal, o fiscal administrativo deverá verificar a efetiva realização dos dispêndios concernentes aos salários e às obrigações trabalhistas, previdenciárias e com o FGTS do mês anterior, dentre outros, emitindo relatório que será encaminhado ao gestor do contrato.
2.3. Diretrizes gerais da fiscalização administrativa.
Além das disposições acima citadas, a fiscalização administrativa deverá observar, ainda, as seguintes diretrizes:
2.3.1. Fiscalização inicial (no momento em que a prestação de serviços é iniciada):
a) No momento em que a prestação de serviços é iniciada, deve ser elaborada planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela
conterá informações sobre todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão ou entidade, divididos por contrato, com os seguintes dados: nome completo, número de inscrição no CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos, sua especificação e quantidade (vale-transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências e horas extras trabalhadas.
b) A fiscalização das Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) será feita por amostragem. Todas as anotações contidas na CTPS dos empregados devem ser conferidas, a fim de que se possa verificar se as informações nelas inseridas coincidem com as informações fornecidas pela empresa e pelo empregado. Devem ser observadas, com especial atenção, a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração (corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações), além de demais eventuais alterações dos contratos de trabalho.
c) O número de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no contrato administrativo.
d) O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT).
e) Devem ser consultadas eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-alimentação gratuito).
f) Deve ser verificada a existência de condições insalubres ou de periculosidade no local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos adicionais aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPI).
g) No primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar a seguinte documentação, devidamente autenticada:
• relação dos empregados, com nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), e indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;
• CTPS dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinadas pela contratada;
• exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços; e
• declaração de responsabilidade exclusiva da contratada sobre a quitação dos encargos trabalhistas e sociais decorrentes do contrato
2.3.2. Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento da fatura):
a) Deve ser feita a retenção da contribuição previdenciária no valor de 11% (onze por cento) sobre o valor da fatura e dos impostos incidentes sobre a prestação do serviço.
b) Deve ser consultada a situação da empresa junto ao SICAF.
c) Serão exigidos a Certidão Negativa de Débito (CND) relativa a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), caso esses documentos não estejam regularizados no Sicaf.
d) Exigir, quando xxxxxx, comprovação de que a empresa mantém reserva de cargos para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social, conforme disposto no art. 66-A da Lei nº 8.666, de 1993.
a) Devem ser evitadas ordens diretas da Administração dirigidas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao
preposto da empresa. Da mesma forma, eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados devem ser dirigidas ao preposto.
b) Xxxx e qualquer alteração na forma de prestação do serviço, como a negociação de folgas ou a compensação de jornada, deve ser evitada, uma vez que essa conduta é exclusiva do empregador.
c) Conferir por amostragem, diariamente, os empregados terceirizados que estão prestando serviços e em quais funções, e se estão cumprindo a jornada de trabalho.
2.3.4. Fiscalização procedimental
a) Observar a data-base da categoria prevista na CCT. Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos, devendo ser verificada pelo gestor do contrato a necessidade de se proceder a repactuação do contrato, inclusive quanto à necessidade de solicitação da contratada.
b) Certificar de que a empresa observa a legislação relativa à concessão de férias e licenças aos empregados.
c) Certificar de que a empresa respeita a estabilidade provisória de seus empregados (cipeiro, gestante, e estabilidade acidentária).
2.3.5. Fiscalização por amostragem
a) A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados, que verifiquem se as contribuições previdenciárias e do FGTS estão ou não sendo recolhidas em seus nomes.
b) A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados terceirizados os extratos da conta do FGTS, os quais devem ser entregues à Administração.
c) O objetivo é que todos os empregados tenham tido seus extratos avaliados ao final de um ano (sem que isso signifique que a análise não possa ser realizada mais de uma vez em um mesmo empregado), garantindo assim o “efeito surpresa” e o benefício da expectativa do controle.
d) A contratada deverá entregar, no prazo de 15 (quinze) dias, quando solicitado pela Administração, por amostragem, quaisquer dos seguintes documentos:
• extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração contratante;
• cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
• cópia dos contracheques assinados dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários; e
• comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale- alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei, Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado.
ANEXO I
MODELO DE INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADO (IMR)
(Avaliação da qualidade dos serviços)
MODELO
Indicador | |
Nº + Título do Indicador que será utilizado | |
Item | Descrição |
Finalidade | |
Meta a cumprir | |
Instrumento de medição | |
Forma de acompanhamento | |
Periodicidade | |
Mecanismo de Cálculo | |
Início de Vigência | |
Faixas de ajuste no pagamento | |
Sanções | |
Observações | |
Exemplo de Indicador | |
Nº 01 Prazo de atendimento de demandas (OS). | |
Item | Descrição |
Finalidade | Garantir um atendimento célere às demandas do órgão. |
Meta a cumprir | 24h |
Instrumento de medição | Sistema informatizado de solicitação de serviços - Ordem de Serviço (OS) eletrônica. |
Forma de acompanhamento | Pelo sistema. |
Periodicidade | Mensal |
Mecanismo de Cálculo | Cada OS será verificada e valorada individualmente. Nº de horas no atendimento/24h = X |
Início de Vigência | Data da assinatura do contrato. |
Faixas de ajuste no pagamento | X até 1 - 100% do valor da OS De 1 a 1,5 - 90% do valor da OS De 1,5 a 2 - 80% do valor da OS |
Sanções | 20% das OS acima de 2 - multa de XX 30% das OS acima de 2 - multa de XX + rescisão contratual |
Observações | |