TERMO DE REFERÊNCIA
TERMO DE REFERÊNCIA
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO - OUTSOURCING DE IMPRESSÃO
1. APRESENTAÇÃO
1.1 O presente Termo de Referência tem por objetivo disponibilizar o conjunto de elementos necessá- rios e suficientes, com nível de precisão adequada, para caracterizar contratação, assegurar a viabilidade técnica e possibilitar a avaliação dos custos, a definição dos métodos e o prazo de execução.
2. OBJETO
2.1 Contratação de empresa especializada para prestação de serviços continuados de outsourcing de impressão, locação e instalação de equipamentos multifuncionais, em linha de fabricação, novos e de primeiro uso, para impressões, cópias e digitalizações, monitorados através de software de gerenciamento via rede insti- tucional com o controle dos processos envolvidos, e fornecimento de suprimentos com prestação de serviços técnicos de manutenção dos equipamentos.
3. JUSTIFICATIVA
3.1 A contratação de serviços de impressão, cópias e digitalização tem como objetivo prover à empresa um modelo eficiente e eficaz, capaz de atender a todas as demandas de impressão, cópia e digitalização de do- cumentos, através da instalação de equipamentos e do fornecimento de suprimentos, exceto papel, evitando desperdícios e descontinuidade dos serviços ocasionados pela falta de insumos e de serviços técnicos de manu- tenção.
3.2 Transferência dos processos de logística de suprimentos e peças para a CONTRATADA, gerando a eliminação dos processos de trabalho envolvidos para aquisição deles, resultando em maior disponibilidade da atual força de trabalho interna dedicada para as atividades fins da empresa.
3.3 Redução de investimentos iniciais com a aquisição de equipamentos.
3.4 Redução de custos com os insumos/consumíveis/kit de manutenção, visto que estes são fornecidos com menores preços, em decorrência da economia de escala gerada pelas compras efetuadas em grandes quan- tidades realizadas pelo prestador de serviços.
3.5 Redução na contratação de manutenção e assistência técnica de equipamentos, que passam a ser de responsabilidade do prestador do serviço de outsourcing.
3.6 Redução de forma drástica das interrupções do serviço de impressão, através da implantação e aplicação do Acordo de Níveis de Serviço (SLA) aqui definidos.
3.7 Redução de gerência de estoque, das compras e do condicionamento de insumos/consumíveis/kit de manutenção.
3.8 Otimização dos tramites administrativos e legais decorrentes dos processos de licitação para aqui- sição de insumos/consumíveis/kit de manutenção, estes que devem obedecer à legislação pertinente à licitação regente no setor público.
3.9 Impressão em papel no formato A3 e modo policromático, resultando em ganho de qualidade na produção de documentos em setores estratégico da empresa.
3.10 Permitir a criação de centros de custos, para a contabilização e controle das impressões na Em- presa, propiciando a melhoria da gestão de impressões e equipamentos.
3.11 Geração de relatórios gerenciais a partir de informações da utilização dos equipamentos, páginas impressas produzidas por equipamentos e usuários da empresa.
3.12 Atualização tecnológica dos equipamentos e softwares de controle e gerenciamento.
3.13 Se houver uma diminuição na quantidade de impressão, a contratada realizará o redimensiona- mento adequado do contrato. Isso significa que o contrato será ajustado de acordo com a nova demanda, refle- tindo a redução nos serviços de impressão necessários.
4. DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS
4.1. A prestação de serviço compreende:
4.1.1. Locação, disponibilização e instalação, nas dependências do Conselho Regional de Educação Física da 22ª Região, de multifuncionais de segmento corporativo/empresarial, em linha de fabricação, novos e de primeiro uso, que ofereçam as funções de cópia, impressão e digitalização.
4.1.2. Logística para fornecimento, coleta e descarte de suprimentos e consumíveis, não sendo permitido o estoque nas dependências da CONTRATANTE.
4.1.3. Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas, através da disponibilização de sistemas de in- formação, possibilitando contabilização, bilhetagem, emissão de relatórios com os registros de páginas impressas, copiadas e digitalizadas por centro de custo e/ou usuário, incluindo nome dos arquivos im- pressos. Inclui também softwares para gerenciamento, licenciados para a CONTRATADA, ou de sua propriedade, devendo ser instalado e configurado em servidor indicado pela CONTRATANTE.
4.1.4. Gestão de Suporte, atendendo aos chamados de suporte ao uso dos equipamentos, realização de aten- dimento gerado por chamados da CONTRATANTE e troca de equipamentos defeituosos.
4.1.5. Reposição de suprimentos, exceto papel.
4.1.6. Monitoramento e Gerenciamento proativo no parque de equipamentos instalados, visando a presta- ção de serviços técnicos de manutenção preventiva e reposição de suprimentos, realizados através de ferramentas especificas de gerenciamento, com o objetivo de manutenção da disponibilidade dos equipamentos e a redução de chamados reativos.
4.1.7. A solução de gerenciamento deverá permitir a atualização de firmwares bem como ajustes e configu- rações do equipamento de forma remota.
4.1.8. A instalação, desinstalação e substituição dos equipamentos, além da configuração dos softwares ne- cessários à utilização, gerenciamento e bilhetagem daqueles, exceto pela instalação/distribuição de drivers e clientes nas estações dos usuários será responsabilidade da CONTRATADA.
4.1.9. Após término do contrato, a CONTRATADA deverá em 5 (cinco) dias recolher todos os equipamentos utilizados durante a prestação do serviço decorrente do contrato.
4.3. Todos os funcionários da CONTRATADA deverá utilizar equipamentos de proteção individual e/ou cole- tivos, conforme legislação e estarem equipados de ferramentas apropriadas à função que exercem e às tarefas que estiverem executando. Também devem portar crachá e trabalhar uniformizados.
4.4. O técnico da CONTRATADA não poderá realizar nenhum atendimento dentro das dependências do CREF22 sem estar acompanhado de um colaborador indicado pelo Fiscal do Contrato.
4.5. A contratada deverá dispor de funcionário na função de líder de equipe, responsável pelo gerencia- mento da produção, pela emissão de relatórios de contabilização da produção, pelo atendimento de primeiro nível, suporte aos usuários, treinamento e registro de chamadas quando solicitado.
4.6. São atribuições e responsabilidades da CONTRATADA os atendimentos em todos os equipamentos dis- ponibilizados para atender esta contratação que vierem apresentar problemas técnicos, bem como efe- tuar a troca de suprimentos, monitoração do funcionamento, revisões técnicas periódicas e confecção de relatórios gerenciais, podendo, se for o caso, substituir os equipamentos com problemas por outros de mesma capacidade e configuração ou superior.
4.7. Após a implantação da solução, a CONTRATADA deverá prestar o serviço contínuo de manutenção pre- ventiva e reposição dos suprimentos consumíveis, a fim de manter a qualidade do serviço de impressão no melhor nível possível. Os quadros integrantes do item 12 – ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO listam atividades e serviços que possuem medição de nível de serviço, bem como suas respectivas métricas.
4.8. A CONTRATANTE fornecerá móveis adequados para a alocação dos equipamentos.
4.9. Os componentes necessários para a instalação e funcionamento devem ser fornecidos juntamente com cada equipamento, quando da instalação dos equipamentos por parte da CONTRATADA, sem ônus para a CONTRATANTE.
4.11. O Demonstrativo para Faturamento das páginas impressas deverá ser gerado com base nas informações coletadas nos medidores dos equipamentos, ou seja, faturamento com base nas páginas efetivamente impressas, estando acondicionado ao previsto no item 4.10
4.12. Os equipamentos devem ser fornecidos com todos os drivers necessários compatíveis ao seu perfeito funcionamento em todas as suas funcionalidades observando-se a compatibilidade com as versões 32 e 64 bits dos sistemas operacionais Windows 7 e versões posteriores, Windows Server 2008 e superio- res, Linux Ubuntu 12.4 LTS e versões posteriores, macOS 12.0 (arquitetura Intel e ARM) ou posterior.
4.13. Quando da solicitação por parte da CONTRATANTE para a realização de instalação, desinstalação, rema- nejamento e realocação de equipamentos durante a vigência contratual, a CONTRATADA deverá execu- tar os serviços no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis após a solicitação, limitadas a 3 (três) movimen- tações por ano sem custo ao CONTRATANTE.
4.14. Na fase de implantação, a CONTRATADA deverá designar 1 (um) líder e 1 (um) funcionário técnico res- ponsável para implantação e acompanhamento do funcionamento da solução até sua implementação plena da proposta oferecida. A CONTRATADA deverá comprovar que, pelo menos um dos técnicos pos- sua certificação comprovada pelo fabricante dos equipamentos ofertados.
4.15. Os serviços devem ser prestados de forma contínua, sem interrupção, em horário comercial e nas de- pendências da CONTRATANTE.
4.16. A CONTRATADA fica obrigada a recolher todos os suprimentos, consumíveis, peças e resíduos retirados dos equipamentos e proceder ao descarte conforme orientação dos respectivos fabricantes e/ou legislação incidente.
5. QUANTIDADE DE EQUIPAMENTOS
Item | Especificação | quantidade |
01 | Multifuncional Policromática Departamental – A3 | 02 |
Multifuncional Policromática Departamental – A4 | 1 |
5.1 Serão 02 impressoras Multifuncional Policromática Departamental – A3 e 01 Multifuncional Policromática Departamental – A4, para atender a quantidade total da franquia estabelecida na tabela do item 6.3.
6. MODELO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
6.1. O modelo de prestação de serviço do presente objeto é de FRANQUIA MENSAL + EXCEDENTE DE IM- PRESSÃO.
6.2. Consiste na fixação de um valor fixo que abrange o fornecimento do equipamento e uma quantidade mínima de páginas, sendo cobrado o excedente quando ultrapassada a franquia.
6.3. Nesta modalidade, a remuneração é baseada em um valor mensal fixo que dará ao Contratante o direito a uma quantidade limitada de impressões e, caso haja necessidade de mais impressões, paga-se por impressões excedentes.
TIPO DE IMPRESSÃO | Franquia de Impressão Mensal |
Cópias e Impressões Policromáticas | 3.500 páginas |
Cópias e Impressões Monocromáticas | 5.500 páginas |
7 CARACTERISTICA DOS EQUIPAMENTOS
7.1 As características apresentadas visam demonstrar as funcionalidades mínimas desejadas. A CONTRATADA poderá definir características superiores às estabelecidas, visando o melhor atendimento e maior disponibi- lidade.
7.1 Os equipamentos disponibilizados para a CONTRATANTE devem estar em linha de fabricação, podendo ser novos e de primeiro uso.
7.2 Os equipamentos citados no ETP (Estudo Técnico Preliminar) não declaram explicitamente a capacidade de impressão nos tamanhos personalizados das Carteiras de Identidade dos Profissional. Desta forma, a conformidade só poderá ser atestada mediante a comprovação da capacidade de impressão nos termos descritos de forma nativa ou com a utilização de adaptadores de bandeja. Ademais, é necessário atestar a conformidade dos recursos de Gerenciamento de Páginas Impressas.
7.3 A apresentação de Xxxxxxx nos casos de equipamentos citados no ETP servirá para verificar a capaci- dade de impressão nos tamanhos personalizados das Carteira de Identidade Profissional, ou seja, as empresas que ofertarem modelos de equipamentos já citados no ETP, não estarão dispensados de apre- sentação de amostra.
7.4 A apresentação de amostras está limitada a demonstrar funcionalidade específicas, particularmente a impressão personalizada (66x216mm para carteira de Graduado e 68x211mm para carteira provisio- nado), bem como a solução de “Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas”
7.5 TIPO I: MULTIFUNCIONAL POLICROMÁTICA
7.5.1 Função Imprimir:
7.5.1.1 Tecnologia de impressão policromática a Laser ou LED;
7.5.1.2 Capacidade de impressão frente e verso automático (Duplex);
7.5.1.3 Resolução mínima de impressão de 1200 x 1200 dpi;
7.5.1.4 Velocidade mínima de impressão em preto de 20 ppm (páginas por minuto) em formato A4;
7.5.1.5 Uma bandeja de entrada com capacidade para 500 folhas de papel tamanho A3, A4 e gramatura 75g/m3;
7.5.1.6 Duas bandejas de entrada com capacidade para 100 folhas de papel tamanho A3, A4 e gramatura 75g/m3
7.5.1.7 Uma bandeja de saída com capacidade mínima de 250 folhas de papel com tamanho A3 e gramatura 75 g/m3;
7.5.1.8 Capacidade para impressão em papéis nos tamanhos A3, A4, Carta, Ofício e especialmente o tamanho personalizado 216 x 66 mm (tamanho da cédula profissional do CREF22 desdobrada) e 211 x 68 mm (tamanho da cédula de provisionado do CREF22);
7.5.1.9 Parágrafo Único: Na impossibilidade de impressão nativa no tamanho personalizado previsto acima, será tolerada a utilização de um redutor de bandeja que viabilize a alimentação do papel pela impres- sora, CONFORME ANEXO E.
7.5.1.10 Capacidade de impressão em papéis com gramaturas entre 60 e 216g/m2;
7.5.1.11 Capacidade de impressão em papel sulfite, reciclado, envelopes e, principalmente, papel moeda (uti- lizado pelas cédulas profissionais do CREF22)
7.5.1.12 Capacidade de proteção de documentos confidenciais através de senha;
7.5.1.13 Compatibilidade com as linguagens de descrição de página (linguagem de impressão) PCL5, PCL6, TIFF, JPEG, HP-GL, Adobe Post Script 3 (PS3);
7.5.2 Função Digitalizar
7.5.2.1 Digitalização de documentos nos tamanhos A3, A4, Carta e Ofício, em passagem única;
7.5.2.2 Alimentador Automático de documentos (ADF) para 130 folhas A4 com gramatura de 75g/m3;
7.5.2.3 Velocidade mínima de digitalização em preto ou em colorido de até 80 páginas por minuto em formato A4;
7.5.2.4 Capacidade de digitalizar em tamanho A3 na mesa digitalizadora e no ADF;
7.5.2.5 ADF com capacidade para digitalizar papéis com gramatura de até 80 g/m3;
7.5.2.6 ADF com capacidade de leitura frente e verso automático (Duplex);
7.5.2.7 Resolução óptica real mínima (não interpolada) de 600 x 600 dpi;
7.5.2.8 Profundidade de cores de 24bits e 256 tons de cinza;
7.5.2.9 Capacidade de envio de imagens e documentos digitalizados para compartilhamento de rede e FTP;
7.5.3 Função Copiar:
7.5.3.1 Capacidade de seleção de copias em cores e tons de cinza;
7.5.3.2 Capacidade de Ampliação/Redução de 50 a 400%;
7.5.3.3 Funcionamento autônomo para cópias, independente de conexão ao servidor de impressão.
7.6 REQUISITOS MÍNIMOS
7.6.1 Painel Touch de, no mínimo, 5 polegadas;
7.6.2 Volume de impressão médio mensal recomendado de pelo menos 9.000 páginas.
7.6.3 Conectividade através de interface de rede Gigabit Ethernet 10/100/1000 Mbps Base T com conector RJ-45, USB 2.0 ou superior, Wi-fi 802.11n/g/b/a, Wi-fi Direct e Bluetooth (iBeacon), AirPrint;
7.6.4 A Conectividade USB deverá ser compatível tanto para conexão local a um computador como para impressão direta a partir de dispositivos de armazenamento externo (pendrives e HDD/SSDs)
7.6.5 Mesmo fabricantes para todos os equipamentos;
7.6.6 Os equipamentos deverão obrigatoriamente fazer a geração de arquivos digitalizados em formato PDF e PDF/A “pesquisável nativo”, independente da orientação do papel na entrada para digitalização;
7.6.7 Na digitalização de documentos, o equipamento deverá ter a função de remoção de páginas em branco.
7.6.8 Na digitalização de documentos, gerando como saída, arquivos de documentos no formato PDF e PDF/A “pesquisável nativo”, o equipamento deve ter performance compatível para digitalização de pelo menos 10 páginas por minuto, gerando arquivo com tamanho máximo de 1.500 kbytes, na reso- lução 300 DPI;
7.6.9 Suporte aos protocolos TCP/IP, DHCP, SMB/CIFS, LPD/LPR, FTP e SNMP;
7.6.10 Capacidade de Contabilização de impressões e digitalizações;
7.6.11 Fonte de Alimentação para operação em 120 e 230 VAC com variação de +/- 10%, sendo aceito con- versor de voltagem externo;
7.6.12 O equipamento deverá possuir modo de economia de energia.
7.6.13 Interface do usuário em idioma português do Brasil, ou com a devida tradução;
7.6.14 O equipamento deve ser totalmente compatível com as versões 32 e 64bits dos sistemas operacionais Windows 7 e versões superiores, Windows Server 2008 e versões posteriores, Linux Ubuntu 12.04 LTS e versões posteriores, macOS 12.0 (arquitetura Intel e ARM) ou posterior.
7.6.15 O equipamento deve vir acompanhado com todos os cabos e manuais (em português do Brasil) neces- sários para instalação, configuração e utilização do equipamento;
7.6.16 Os equipamentos substituídos deverão ser equivalentes aos modelos de produção;
7.6.17 Todos os consumíveis (inclusive aqueles entendidos como Kit de Manutenção, fusores, rolos, toners, cartuchos, cilindros, reveladores), peças e acessórios deverão ser originais do fabricante do equipa- mento (primeiro uso), não sendo admitidos, em hipótese alguma, produtos remanufaturados, simila- res, compatíveis, reenvasados e/ou recondicionados (já utilizados). Em caso de necessidade de com- provação, a CONTRATANTE poderá exigir comprovante fiscal da compra.
7.6.18 Os serviços de reposição de componentes de manutenção operacional preventiva (fusores, revelado- res, cilindros e peças que tenham necessidade de substituição pelo desgaste de uso) serão executados exclusivamente pelos profissionais da empresa CONTRATADA, devendo respeitar os prazos de atendi- mento descritos neste documento.
7.6.19 Todos os custos necessários para a prestação dos serviços objeto da licitação, além de impostos e encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, taxas, fretes e seguros, bem como Assistên- cia técnica, peças, materiais de consumo (toner/revelador/cilindro/lâmina de limpeza/exceto papel) e quaisquer outros elementos que incidam ou venham a incidir sobre o objeto licitado será por conta da contratada.
7.6.20 Nenhum equipamento poderá ter sua utilização interrompida devido a falta de toner ou cartucho.
7.7 PRÁTICAS DE SUSTENTABILIDADE
7.7.1 É requerida aderência às diretrizes governamentais para promoção do desenvolvimento nacional sus- tentável, orientados pelo Decreto Lei 7746, de 5 de junho de 2012 art. 4º parágrafos I, III e V, e art. 5º, garantindo a observância do princípio constitucional da isonomia, já que são atendidos por vários fa- bricantes do mercado de tecnologia da informação.
7.7.2 Na assinatura do contrato, os modelos de equipamentos ofertados deverão estar registrados no EPEAT (Eletronic Product Environment Assessment Tools) da Agência de Proteção Ambiental (EPA), nas cate- gorias Silver ou Gold, no site: xxxx://xxxxx.xxx, comprovando que o equipamento atinge as exigências para o controle do impacto ambiental em seu processo de fabricação.
7.7.3 Na ausência do comprovante anterior, o licitante deverá apresentar comprovante do FABRICANTE de regularidade perante o Cadastro Técnico Federal junto ao IBAMA, certificação de regularização ambi- ental junto ao órgão ambiental competente, comprovação de qualidade Certificação ISSO 14001 (Ge- renciamento Ambiental) do FABRICANTE.
8 FORMA DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS
8.1 Alocação e instalação dos equipamentos:
8.1.1 Os equipamentos a serem alocados na prestação dos serviços deverão ter ativas e configuradas todas as funcionalidades disponibilizadas pelo fabricante, sendo que a para isto, a CONTRATADA deverá pro- videnciar todas as licenças que possibilitam o acesso completo às funcionalidades, sem custo adicional ao contrato.
8.1.2 Os equipamentos deverão funcionar em rede, permitindo que qualquer usuário do CREF22 na Sede possa, a qualquer momento, direcionar suas impressões para qualquer um dos equipamentos.
8.1.3 Todos os equipamentos deverão possuir recurso de contabilização de volumes de impressão pelo pró- prio hardware, independente do software de gestão, de modo que permita a confirmação dos quanti- tativos informados nos relatórios para que o Fiscal de Contrato do CREF22 possa realizar auditoria do relatório mensal.
8.1.4 Todas as despesas envolvidas para a execução da presente contratação correrão por conta da CON- TRATADA, inclusive as despesas com transporte, seguro, embalagem, as de envio e retorno de profis- sionais técnicos para execução dos serviços, retirada e devolução dos equipamentos para realização de assistência técnica dentro ou fora das dependências da CONTRATANTE, sem qualquer ônus adicio- nal.
8.1.5 Os equipamentos deverão ser instalados no local definido pela CONTRATANTE (vide Anexo F) e caso sejam necessários transformadores e/ou estabilizadores para garantia do correto funcionamento, os mesmos deverão ser fornecidos pela CONTRATADA.
8.1.6 A entrega deverá ser agendada com a CONTRATANTE com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, sob risco de não ser autorizada.
8.1.7 As entregas deverão ser efetuadas em horário comercial (vide item 4.2).
8.1.8 O fornecimento fora das especificações e características descritas neste Termo de Referência importará na não aceitação do objeto, o que deverá ser corrigido no prazo de 5 (cinco) dias úteis, sem prejuízo da aplicação de penalidade.
8.1.9 A desembalagem e instalação dos equipamentos e componentes deverá ser realizada pela CONTRA- TADA. A verificação quanto ao estado dos equipamentos após o transporte e eventuais danos ocorri- dos será de exclusiva responsabilidade da CONTRATADA e deverão ser reparadas pela CONTRATADA, sem qualquer solidariedade por parte da CONTRATANTE
8.1.10 A CONTRATADA será responsável pela execução dos serviços e seu acompanhamento diário no tocante a qualidade e Níveis de Serviço alcançados com vistas a efetuar eventuais ajustes e correções, evitando a aplicação das penalidades.
8.1.11 Tendo em vista a proteção à saúde do usuário, bem como a necessária confiabilidade dos equipamen- tos, os modernos propostos devem atender às normas internacionais de segurança à saúde da IEC (International Electrotechinical Comission) reconhecidas para aplicação no Brasil pela ABNT (Associa- ção Brasileira de Normas Técnicas).
8.2 Reposição de Suprimentos e Consumíveis
8.2.1 Após a instalação da solução, a CONTRATADA deverá realizar de forma contínua e sem interrupções todos os procedimentos de aquisição, recebimento, estocagem, transporte, distribuição e substituição dos suprimentos (exceto papel), estabelecendo um nível de estoque suficiente para garantir os níveis de serviço acordados.
8.2.2 Os tonalizadores dos equipamentos devem ser repostos antes de seus términos por completo, de forma que não haja parada do equipamento.
8.3 Manutenção preventiva e corretiva
8.3.1 Visando manter os equipamentos em perfeito estado de funcionamento e prolongar a vida útil deles, a CONTRATADA deverá realizar periodicamente o serviço de manutenção preventiva. Este serviço é composto de limpeza externa do equipamento, limpeza interna, limpeza do caminho do papel, do rolo de coleta, da área do cartucho, bandeja para papel, recipiente de resíduos etc.
8.3.2 A CONTRATADA também deverá prestar o serviço contínuo de manutenção corretiva, reinstalação de equipamentos e substituição dos equipamentos após detecção e comunicação de problema por parta da CONTRATANTE, obedecendo aos prazos constantes no item 13 - ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO. A requisição de serviço deverá ser comunicada pela equipe responsável por administrar o contrato na CONTRATANTE por intermédio de Abertura de Chamados de Suporte Técnico na Central de Atendi- mento da CONTRATADA.
8.3.3 A CONTRATANTE irá considerar o serviço efetivamente concluído quando a equipe responsável por administrar o contrato receber a confirmação pelo usuário da conclusão chamado. O chamado rejei- tado pela equipe será reaberto quantas vezes forem necessários, não cabendo ônus pelos reclamados.
8.3.5 Os serviços de manutenção deverão ser prestados através de pessoal do quadro técnico da CONTRA- TADA, no local onde os equipamentos estão instalados e durante o horário comercial. As manutenções devem ser realizadas de modo a causar o mínimo de interferência no ambiente e na rotina de seus ocupantes ou usuários. Os ambientes devem ser mantidos em perfeitas condições de higiene e segu- rança após a conclusão dos serviços. Deve ser efetuada limpeza geral do ambiente, caso ele tenha sido afetado pela atuação do técnico da CONTRATADA.
8.4 Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas
8.4.1 Este serviço compreende o gerenciamento e monitoramento dos processos de impressão, cópia e di- gitalização, através de sistema de gestão. A CONTRATADA deverá operar o aplicativo, porém possibili- tando acesso total ao aplicativo por parte do Fiscal de Contrato do CREF22.
8.4.2 A CONTRATANTE proverá o espaço necessário para o funcionamento dos equipamentos, bem como as instalações de rede lógica e elétrica.
8.4.3 A instalação do sistema de gerenciamento deverá ser realizada pela CONTRATADA no ambiente tec- nológico da CONTRATANTE, acompanhado pela equipe técnica da CONTRATANTE.
8.4.4 O sistema de gerenciamento deve possuir a capacidade de envio de dados referentes à bilhetagem de todos os equipamentos controlados ao ambiente da CONTRATADA se necessário for.
8.4.5 A CONTRATADA se responsabilizará por executar configurações de rede de forma a permitir a comu- nicação entre o sistema de gerenciamento com o ambiente externo (ambiente tecnológico da CON- TRATADA) para fins de envio de informação de controle e bilhetagem.
8.4.6 A CONTRATANTE deverá fornecer os endereços de IP dos servidores que se comunicarão com o sis- tema de gerenciamento instalado no ambiente indicado pela CONTRATANTE
8.4.7 Ficará a cargo da CONTRATADA todo e qualquer custo derivado da aquisição de licenças de uso, atua- lização e suporte de software, perfazendo o sistema operacional, sistema de banco de dados, sistema de bilhetagem, sistema de controle de ativos e demais softwares utilizados na solução pela CONTRA- TADA, previamente aprovados pela CONTRATANTE.
8.4.8 A CONTRATADA deverá arcar com todas os custos para instalação, atualização e manutenção dos ser- vidores de impressão e demais softwares integrantes da solução de outsourcing de impressão.
8.4.9 O sistema deve permitir que as seguintes informações acerca dos trabalhos de impressão sejam regis- tradas no banco de dados:
8.4.9.1 Usuário que realizou a impressão.
8.4.9.2 Nome do documento e extensão do arquivo que originou a impressão;
8.4.9.3 Diferenciação entre documentos impressos e copiados;
8.4.9.4 Número de páginas impressas/copiadas, necessariamente especificando o número de páginas colori- das e monocromáticas
8.4.9.5 Data de Hora da impressão/cópia
8.4.9.6 Características da impressão/cópia: simplex/duplex, monocromática/colorida e formato do papel.
8.4.9.7 Custo da impressão/cópia (em reais)
8.4.10 O sistema de gerenciamento deve possuir capacidade de integração com Microsoft Active Directory (AD), de forma que seja possível realizar a carga de usuários a partir do AD para a base de dados do sistema de gerenciamento.
8.4.11 O sistema de gerenciamento deve permitir a criação de centros de custos (grupos de usuários) e vin- culação de usuários aos mesmos com base em dados provenientes do AD.
8.4.12 O sistema de gerenciamento deverá ser capaz de:
8.4.12.1 Realizar inventário automático dos equipamentos, informando marca e modelo
8.4.12.2 Informar a quantidade de toner restante em cada equipamento e alertar quando a quantidade de che- gar a um nível determinado previamente configurado.
8.4.12.3 Fornece relatórios de contabilização e de custos por usuários, centro de custos, equipamentos e por período aferido
8.4.12.4 Mostrar a localização dos equipamentos utilizados na solução CONTRATADA, instalados na rede, com possibilidade de agrupar por gerência administrativa e por área.
8.4.12.5 Capturar contadores físicos dos equipamentos automaticamente.
8.4.12.6 Permitir a exportação de dados tratados no sistema em layout a ser definido pela CONTRATANTE nos formatos CSV e XLS.
8.4.12.7 Quando o software de gerenciamento não for do mesmo fabricante do equipamento, o Licitante de- verá apresentar a comprovação de homologação de funcionamento do software em seus equipamen- tos.
8.5 MEDIÇÃO DE CONSUMO E FATURAMENTO
8.5.1 Mensalmente, após a aprovação da fiscalização do contrato, a CONTRATADA deverá faturar os serviços prestados no mês correspondente.
8.5.3 Até 3 (três) dias úteis após o dia 20 de cada mês, a CONTRATADA deverá expedir demonstrativo com a medição da quantidade de impressões realizadas a partir da última medição, descontando as falhas ocorridas, bem como os descontos devidos. O Demonstrativo deverá ser encaminhado ao Fiscal do Contrato para aprovação do faturamento.
8.5.4 O faturamento mensal ocorrerá para:
• Quantidade de páginas policromáticas impressas
• Quantidade de páginas Monocromáticas impressas
8.5.5 Para fins de contabilidade da Franquia, a cada impressão em A3 contabilizará 2 (duas).
8.5.7 Os valores a serem faturados corresponderão a franquia de impressão (de acordo com a tabela do item 6.2), somados ao quantitativo de impressões excedentes, quando houver. Não haverá remuneração referente às páginas digitalizadas, pois os custos de digitalização incidem somente sobre a infraestru- tura de rede e mão-de-obra próprios do CREF22.
8.5.8 Semestralmente, nos meses de Abril e Outubro, deverá ser feita a Compensação Semestral, visando o equilíbrio entre as impressões excedentes e as sobras de impressão entre os meses. Nos meses em questão, a LICITANTE deverá contabilizar o volume real de impressões excedentes no período. Caso o somatório dos valores excedentes pagos ao longo do semestre seja superior ao valor calculado na to- talização semestral, a diferença entre os valores deverá ser descontada do faturamento do último mês do semestre. O cálculo da Compensação Semestral está devidamente descrito no Documentos de Boas Práticas, orientações e vedações para contratação de serviços de Outsourcing de Impressão, vincu- lado à Portaria MP/STI nº 20, de 14 de junho de 2016 e disponível em. xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx- maisbrasil/guia-de-outsourcing-de-impressao1
8.5.9 No primeiro faturamento deverá ser considerado a proporcionalidade do período, compreendendo a data do início efetivo do serviço até o dia 20 do primeiro mês de faturamento. Da mesma forma, a última fatura considerará os dias proporcionais a partir do último faturamento até o término do con- trato.
8.6 DESCRITIVO DO SOFTWARE OCR PARA GERAR PDF PESQUISÁVEL
8.6.1 O arquivo final do OCR deverá ser armazenado em um servidor de arquivos (repositório) e neste ser- vidor da CONTRATANTE será́ criada uma pasta compartilhada para onde serão enviados os arquivos digitalizados processados pelo OCR. Versões de softwares de OCR para instalação na estação de traba- lho do usuário não serão aceitos.
8.6.2 O software utilizado não pode ser de versão freeware, trial, demonstração ou similar, este deve ser legalizado com comprovação de compra via nota fiscal ou licenciamento, se as licenças não forem de- finitivas devem ter prazo de validade de no mínimo o tempo de duração do contrato, caso o contrato seja renovado estas licenças devem ser renovadas de maneira automática sem custos adicionais a CONTRATANTE cobrindo o tempo adicional de contrato e assim sucessivamente.
8.6.3 O software deve permitir indexação do documento via painel do multifuncional no momento da digi- talização do documento.
8.6.4 Ao usuário deve ser permitido nomear o documento no momento da captura.
8.6.5 O software de OCR deve funcionar independentemente das estações de trabalho dos usuários ou ser- vidores de rede, não é, portanto, permitida a instalação de software cliente nos computadores dos usuários ou servidores de rede, para seu pleno funciona mento.
8.6.6 O software de OCR não poderá ter limites no número de digitalizações, de maneira que a CONTRA- TANTE tem o direito de produzir as digitalizações necessárias e sem custos adicionais. De forma alguma em momento posterior a CONTRATADA poderá́ cobrar por qualquer digitalização realizada via software contratado.
8.6.7 O software deve salvar o documento digitalizado em compartilhamentos de rede compatíveis com SMB/CIFS.
8.6.8 Requisitos mínimos:
• Tipo de arquivo de saída: PDF pesquisável;
• Resolução: Mínima de 300dpi;
• Modos de cor: Preto e branco, Tons de cinza, Cor;
• Destino de digitalização: SMB/CIFS.
9 VISITA TÉCNICA
9.1 Objetivando o desenvolvimento da elaboração de proposta comercial especifica, atendendo os requisi- tos mínimos exigidos descritos neste termo de referência, em consequência abarcando com as necessi- dades e Indispensabilidades de serviços especializados e continuados de outsourcing de impressão para o Conselho Regional de Educação Física da 22ª Região (CREF22), a LICITANTE poderá realizar visita téc- nica nas instalações do CREF22, onde será acompanhada por funcionários, de segunda à sexta, das 09:00 horas às 12:00 horas, devendo o agendamento ser efetuado previamente pelo e-mail licita- xxx@xxxx00.xxx.xx. Depois de realizada a visita, o Representante da Licitante receberá um atestado de realização de visita técnica, conforme modelo ANEXO B. O atestado deverá, obrigatoriamente, ser apre-
sentado na fase de habilitação. A LICITANTE poderá́ optar por apresentar declaração de que não realizou
visita técnica por considerar que possui total conhecimento do serviço a ser prestado e que nada impe- dirá de que faça a proposta conforme as especificações do edital.
9.2 O prazo para visita iniciar-se-á no dia útil seguinte ao da publicação do Edital, estendendo-se até 02 (dois) dias úteis antes da data prevista para a abertura da licitação.
10 HABILITAÇÃO
Habilitação jurídica
10.1- Pessoa física: cédula de identidade (RG) ou documento equivalente que, por força de lei, tenha validade para fins de identificação em todo o território nacional
10.2- Empresário individual: inscrição no Registro Público de Empresas Mercantis, a cargo da Junta Comercial da respectiva sede;
10.3- Microempreendedor Individual - MEI: Certificado da Condição de Microempreendedor Individual - CCMEI, cuja aceitação ficará condicionada à verificação da autenticidade no sítio xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-x-xxxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxx;
10.4- Sociedade empresária, sociedade limitada unipessoal – SLU ou sociedade identificada como empresa individual de responsabilidade limitada - EIRELI: inscrição do ato constitutivo, estatuto ou contrato social no Registro Público de Empresas Mercantis, a cargo da Junta Comercial da respectiva sede, acompanhada de documento comprobatório de seus administradores
10.5- Sociedade empresária estrangeira: portaria de autorização de funcionamento no Brasil, publicada no Diário Oficial da União e arquivada na Junta Comercial da unidade federativa onde se localizar a filial, agência, sucursal ou estabelecimento, a qual será considerada como sua sede, conforme Instrução Normativa DREI/ME n.º 77, de 18 de março de 2020.
10.6- Sociedade simples: inscrição do ato constitutivo no Registro Civil de Pessoas Jurídicas do local de sua sede, acompanhada de documento comprobatório de seus administradores;
10.7- Filial, sucursal ou agência de sociedade simples ou empresária: inscrição do ato constitutivo da filial, sucursal ou agência da sociedade simples ou empresária, respectivamente, no Registro Civil das Pessoas Jurídicas ou no Registro Público de Empresas Mercantis onde opera, com averbação no Registro onde tem sede a matriz
10.8- Sociedade cooperativa: ata de fundação e estatuto social, com a ata da assembleia que o aprovou, devidamente arquivado na Junta Comercial ou inscrito no Registro Civil das Pessoas Jurídicas da respectiva sede, além do registro de que trata o art. 107 da Lei nº 5.764, de 16 de dezembro 1971.
10.9- Os documentos apresentados deverão estar acompanhados de todas as alterações ou da consolidação respectiva.
Habilitação fiscal, social e trabalhista
10.10- Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas ou no Cadastro de Pessoas Físicas, conforme o caso;
10.11- Prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional, mediante apresentação de certidão expedida conjuntamente pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), referente a todos os créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União (DAU) por elas administrados, inclusive aqueles relativos à Seguridade Social, nos termos da Portaria Conjunta nº 1.751, de 02 de outubro de 2014, do Secretário da Receita Federal do Brasil e da Procuradora-Geral da Fazenda Nacional.
10.12- Prova de regularidade com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
10.13- Prova de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, mediante a apresentação de certidão negativa ou positiva com efeito de negativa, nos termos do Título VII-A da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943;
10.14- Prova de inscrição no cadastro de contribuintes [Estadual/Distrital] ou [Municipal/Distrital] relativo ao domicílio ou sede do fornecedor, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual;
10.15- Prova de regularidade com a Fazenda [Estadual/Distrital] ou [Municipal/Distrital] do domicílio ou sede do fornecedor, relativa à atividade em cujo exercício contrata ou concorre;
10.16- Caso o fornecedor seja considerado isento dos tributos [Estadual/Distrital] ou [Municipal/Distrital] relacionados ao objeto contratual, deverá comprovar tal condição mediante a apresentação de declaração da Fazenda respectiva do seu domicílio ou sede, ou outra equivalente, na forma da lei.
10.17- O fornecedor enquadrado como microempreendedor individual que pretenda auferir os benefícios do tratamento diferenciado previstos na Lei Complementar n. 123, de 2006, estará dispensado da prova de inscrição nos cadastros de contribuintes estadual e municipal.
Qualificação Econômico-Financeira
10.18- Certidão negativa de insolvência civil expedida pelo distribuidor do domicílio ou sede do licitante, caso se trate de pessoa física, desde que admitida a sua participação na licitação (art. 5º, inciso II, alínea “c”, da Instrução Normativa Seges/ME nº 116, de 2021), ou de sociedade simples;
10.19- Certidão negativa de falência expedida pelo distribuidor da sede do fornecedor - Lei nº 14.133, de 2021, art. 69, caput, inciso II);
10.20- Balanço patrimonial, demonstração de resultado de exercício e demais demonstrações contábeis dos 2 (dois) últimos exercícios sociais, comprovando:
10.20.1- índices de Liquidez Geral (LG), Liquidez Corrente (LC), e Solvência Geral (SG) superiores a 1 (um);
10.20.2- As empresas criadas no exercício financeiro da licitação deverão atender a todas as exigências da habilitação e poderão substituir os demonstrativos contábeis pelo balanço de abertura; e
10.20.3- Os documentos referidos acima limitar-se-ão ao último exercício no caso de a pessoa jurídica ter sido constituída há menos de 2 (dois) anos.
10.20.4- Os documentos referidos acima deverão ser exigidos com base no limite definido pela Receita Federal do Brasil para transmissão da Escrituração Contábil Digital - ECD ao Sped.
10.21- Caso a empresa licitante apresente resultado inferior ou igual a 1 (um) em qualquer dos índices de Liquidez Geral (LG), Solvência Geral (SG) e Liquidez Corrente (LC), será exigido para fins de habilitação capital mínimo OU patrimônio líquido mínimo de 10% do valor total estimado da contratação.
10.22- As empresas criadas no exercício financeiro da licitação deverão atender a todas as exigências da habilitação e poderão substituir os demonstrativos contábeis pelo balanço de abertura. (Lei nº 14.133, de 2021, art. 65, §1º).
10.23- O atendimento dos índices econômicos previstos neste item deverá ser atestado mediante declaração assinada por profissional habilitado da área contábil, apresentada pelo fornecedor.
Qualificação Técnica
10.24- Declaração de que o licitante tomou conhecimento de todas as informações e das condições locais para o cumprimento das obrigações objeto da licitação;
10.25- A declaração acima poderá ser substituída por declaração formal assinada pelo responsável técnico do licitante acerca do conhecimento pleno das condições e peculiaridades da contratação
10.26- Comprovação de aptidão para execução de serviço de complexidade tecnológica e operacional equivalente ou superior com o objeto desta contratação, ou com o item pertinente, por meio da apresentação de certidões ou atestados, por pessoas jurídicas de direito público ou privado, ou regularmente emitido(s) pelo conselho profissional competente, quando for o caso.
10.27- A LICITANTE deverá comprovar qualificação técnica através da apresentação de Xxxxxxxx(s) de Capacidade Técnica, contemplando a prestação dos serviços de outsourcing de impressão incluindo o fornecimento de suprimentos (menos papel), com uso de software de gerenciamento de impressões, com quantitativo de no mínimo 50% dos equipamentos a serem contratados e por um período mínimo de 12 (doze) meses ininterruptos.
10.28- Será admitida, para fins de comprovação de quantitativo mínimo, a apresentação e o somatório de diferentes atestados executados de forma concomitante.
10.29- Os atestados de capacidade técnica poderão ser apresentados em nome da matriz ou da filial do fornecedor.
10.30- O fornecedor disponibilizará todas as informações necessárias à comprovação da legitimidade dos atestados, apresentando, quando solicitado pela Administração, cópia do contrato que deu suporte à contratação, endereço atual da contratante e local em que foi executado o objeto contratado, dentre outros documentos.
10.31- Caso admitida a participação de cooperativas, será exigida a seguinte documentação complementar:
10.32- A relação dos cooperados que atendem aos requisitos técnicos exigidos para a contratação e que executarão o contrato, com as respectivas atas de inscrição e a comprovação de que estão domiciliados na localidade da sede da cooperativa, respeitado o disposto nos arts. 4º, inciso XI, 21, inciso I e 42,
§§2º a 6º da Lei n. 5.764, de 1971;
10.33- A declaração de regularidade de situação do contribuinte individual – DRSCI, para cada um dos cooperados indicados;
10.34- A comprovação do capital social proporcional ao número de cooperados necessários à prestação do serviço;
10.35- O registro previsto na Lei n. 5.764, de 1971, art. 107;
10.36- A comprovação de integração das respectivas quotas-partes por parte dos cooperados que executarão o contrato; e
10.37- Os seguintes documentos para a comprovação da regularidade jurídica da cooperativa: a) ata de fundação; b) estatuto social com a ata da assembleia que o aprovou; c) regimento dos fundos instituídos pelos cooperados, com a ata da assembleia; d) editais de convocação das três últimas assembleias gerais extraordinárias; e) três registros de presença dos cooperados que executarão o contrato em assembleias gerais ou nas reuniões seccionais; e f) ata da sessão que os cooperados autorizaram a cooperativa a contratar o objeto da licitação;
10.38- A última auditoria contábil-financeira da cooperativa, conforme dispõe o art. 112 da Lei n. 5.764, de 1971, ou uma declaração, sob as penas da lei, de que tal auditoria não foi exigida pelo órgão fiscalizador.
10.39- O Atestado de Capacidade Técnica deverá ser expedido por pessoa jurídica de direito público ou privado, devidamente assinado, carimbado e em papel timbrado da empresa ou órgão tomador do serviço, no qual fique comprovado que tenha prestado serviço compatível em quantidade e características técnicas com o objeto da licitação.
10.40- O Atestado de Capacidade Técnica deverá referir-se a serviços prestados no âmbito de sua atividade econômica principal ou secundária especificadas no contrato social vigente.
10.41- O Atestado deverá conter as seguintes informações mínimas:
a) Nome, cargo e telefone da pessoa que assina;
b) Quantitativos da prestação dos serviços;
c) Descrição dos serviços prestados;
d) Redação clara, sucinta e objetiva que demonstre de forma inequívoca o atendimento ao objeto da requisição.
10.42 - Poderão ser realizadas inspeções e diligências para apoiar/comprovar as informações contidas no Ates- tado de Capacidade Técnica entregue pelas licitantes, nos termos do Capítulo VI da Lei n° 14.133/2021. Além disso, poderão ser solicitadas cópias de documentos complementares, como contratos, notas fiscais e notas de empenho, para respaldar as informações fornecidas.
11 PROPOSTA
11.1Será́ considerada vencedora a LICITANTE que apresentar a proposta de MENOR VALOR GLOBAL, con- forme ANEXO A – MODELO DE PROPOSTA FINANCEIRA.
11.2Por se tratar de um modelo de contratação por franquia de uso mensal, o VALOR UNITÁRIO correspon- derá ao valor mínimo de faturamento.
11.3A proposta deverá atender aos requisitos mínimos descritos neste Termo de Referência. A não obser- vância das especificações implicará na desclassificação da proposta.
11.4Os preços ofertados devem incluir materiais fornecidos, mão de obra, encargos sociais, encargos fiscais, garantias, ferramentas, equipamentos, softwares, transporte, administração, lucros e quaisquer outras despesas necessárias para a prestação do serviço licitado, na forma descrita nesse termo de referência.
11.5A LICITANTE deverá apresentar sua PROPOSTA conforme o ANEXO A - MODELO DE PROPOSTA FINAN- CEIRA.
11.5.1 Informar o valor em reais, na coluna “A – Valor Unitário”, na coluna “B – Valor Mensal” e Coluna C “Valor Total 48 Meses” para: 1) Impressão monocromática (PRETO), e Impressão policromática (COLO- RIDA).
11.5.2 Informar o valor em reais, na coluna “A – Valor Unitário”, na coluna “B – Valor Mensal” e na Coluna C “Valor Total 48 Meses” para: 2) Excedente Anual Esperado - Monocromático, e 3) Excedente Anual Esperado - Policromático.
11.6Os preços informados NÃO poderão exceder os preços auferidos como médios nas cotações efetuadas pelo CREF22, conforme item 17.1 deste Termo.
11.7Os cálculos deverão ser feitos sem arredondamento e com 2 (duas) casas decimais. 11.8Não há valor de impressão diferenciado por Tipo de Equipamento.
11.9Não devem ser apresentados valores referentes à impressão de páginas em formato A3 porque, para fins de faturamento, o pagamento das páginas impressas no formato A3 será computado como 2 (duas) páginas no formato A4.
Validação da Proposta
11.10 Para fins de comprovação do atendimento às especificações, a proposta da CONTRATADA será submetida, pela equipe técnica da CONTRATANTE, a testes para validação de adequação às especifica- ções e avaliação de desempenho dos equipamentos e softwares, tais como:
11.11 Verificação das características técnicas dos equipamentos e softwares de acordo com as docu- mentações apresentadas;
11.12 Acompanhamento da implantação do ambiente de testes que será realizado pela CONTRATADA, incluindo a instalação e configuração dos equipamentos e softwares;
11.13 Testes de impressão de documentos diversos e arquivos em diferentes formatos contendo: do- cumentos de texto, planilhas, apresentações, imagens, páginas de internet, manuais técnicos de cada equipamento;
11.14 Teste de impressão de cédula profissional em papel moeda com tamanho personalizado de 216 x 66mm
11.15 Testes de digitalização de documentos diversos, gerando como saída, arquivos de imagem no padrão JPG e documentos no formato PDF, PDF/A pesquisável, com a geração de arquivo de 10 páginas com um tempo inferior a 60 segundos e com o máximo de tamanho de 1.500 kbytes do arquivo, na resolução de 300 DPI;
11.16 Avaliação da conformidade do software de gerenciamento e contabilização dos serviços de im- pressão realizados nos testes, com vistas ao atendimento do item 7.4 do Termo de Referência.
12 DA GARANTIA DA CONTRATAÇÃO
12.1Não será exigida a garantia.
13 ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO
13.1A gestão do contrato será efetuada por um conjunto de indicadores ou métricas que estabelecem e mensuram os níveis de qualidade, desempenho e disponibilidade dos serviços da CONTRATADA. Este conjunto de indicadores forma o Acordo de Nível de Serviço, o qual deve ser cumprido pela CONTRA- TADA.
13.2Caso a CONTRATADA não cumprir os prazos máximos definidos neste Acordo de Nível de Serviço, a CON- TRATANTE aplicará o desconto correspondente na fatura mensal.
13.3Os descontos por não cumprimento dos prazos máximos serão aplicados a cada item do acordo con- forme suas respectivas métricas, descritos nos QUADROS abaixo deste Termo de Referência.
13.4A percentagem do(s) desconto(s) será(ão) aplicada(s) ao valor total da fatura mensal.
13.5Os descontos, por descumprimento do Acordo de Nível de Serviço aplicados no mês, serão somados e acumulados, não podendo ultrapassar o limite de 30% (trinta por cento) do valor total da fatura mensal.
13.6Os critérios para definição e aferição de qualidade mínima exigida para as impressões e cópias, foram estabelecidos em conformidade com as indicações de soluções para problemas a serem evitados pelos fabricantes, e estão descritos no QUADRO 7 - Tabela de Qualidade de Impressão, constante neste Termo de Referência;
13.7Cada métrica das atividades de serviço possuem um tipo de aferição, uma unidade de medida e uma quantidade, tempo - hora(s) e dia(s) relacionada com a unidade de medida. A CONTRATANTE considerará como período de implantação e ajustes técnicos e administrativos dos serviços objetos da licitação, os primeiros 60 (sessenta) dias de contrato. Até o final deste período será flexibilizado o alcance das metas de níveis de serviços, desde que os índices alcançados sejam cumpridos em pelo menos 80% (oitenta por cento) das metas estabelecidas. Se ao final dos primeiros sessenta dias alguma das metas relativas aos indicadores não for atingida ou superada, a CONTRATANTE aplicará as penalidades previstas no con- trato.
13.8Os valores das métricas referentes ao mês de referência deverão constar no relatório mensal de serviços a ser apresentado pela CONTRATADA à CONTRATANTE.
13.9Esta forma de distribuição irá garantir à CONTRATADA, o dimensionamento e estratégia de logística ne- cessária ao cumprimento dos Acordos de Nível de Serviço.
13.10 Serviços e suas respectivas métricas
Apresentamos, a seguir, os tipos de serviços contemplados por este Acordo de Nível de Serviço, a se- rem prestados pela CONTRATADA cujas métricas sendo permanentemente avaliadas pela CONTRA- TANTE.
13.11 Implantação da Solução
Após a assinatura do contrato, ambas as partes devem tomar as providências para a implantação da solução de serviços de impressão. Nesta etapa, a CONTRATADA deverá colher todas as informações necessárias, em conjunto com a CONTRATANTE para a implantação da solução e construir o plano de implantação que deverá conter pelo menos as seguintes informações:
a) Localização dos equipamentos nas instalações da Empresa, indicando exatamente o local para cada equipamento.
b) Prazos de entrega dos equipamentos;
c) Prazos para instalação de softwares
13.12 A partir da assinatura do contrato, a Contratada terá o prazo de 20 dias para implementação da solução por completo, devendo os equipamentos, bem como sistemas e serviços, instalados, confi- gurados e funcionais, pronto para uso.
As atividades são listadas no QUADRO 1. Os prazos indicados levam em consideração apenas a realiza- ção da atividade relacionada e os descontos por não cumprimento dos prazos máximos.
QUADRO 1 – Atividades ou Serviços de Implantação da Solução
Item | Atividade ou Serviço | Métrica | Prazo Máximo | Desconto |
1 | Construção e apresentação, por parte da CONTRATADA, do Plano de Implanta- ção à CONTRATANTE | Prazo: em dias, após assinatura do Contrato | 3 | 2% |
2 | Ajustes e aprovação do plano de im- plantação em comum acordo por ambas as partes | Prazo: em dias, após a conclusão do item anterior ou respostas de- finitivas dos questionamentos in- terpostos sobre o produto entre- gue no item acima | 3 | 2% |
3 | Instalação, testes e implantação da solu- ção de impressão completa | Prazo: em dias, após assinatura do contrato | 15 | 2% |
13.13 Manutenção preventiva e Reposição de Suprimentos
Após a implantação da solução, a CONTRATADA deverá prestar serviço contínuo de manutenção pre- ventiva e reposição de suprimentos, como tonalizadores e afins, a fim de manter a qualidade do serviço de im- pressão no melhor nível possível
O QUADRO 2 lista as atividades ou serviços e suas respectivas métricas, prazos máximos e descontos por não cumprimento dos prazos máximos.
QUADRO 2 – Atividades ou Serviços de Manutenção Preventiva e Reposição de Suprimentos
Item | Atividade ou Serviço | Métrica | Prazo Máximo | Desconto |
4 | Manutenção preventiva dos equipamen- tos, a fim de evitar problemas. Estão in- cluídas aqui tarefas como limpeza ex- terna, limpeza interna, limpeza do cami- nho do papel, rolo de coleta, da área do tonalizador | Frequência Mínima | De três em três meses | 1% |
5 | Reposição de tonalizadores | Frequência | 1% | |
6 | Retirada dos suprimentos ou peças vazias já utilizadas ou defeituosas das depen- dências da CONTRATANTE | Frequência | Nas substituições dos su- primentos ou manuten- ções | 1% |
13.14 Manutenção Corretiva e Reinstalação e Substituição dos Equipamentos
Após a implantação da solução, a CONTRATADA deverá prestar serviço contínuo de manutenção cor- retiva, reinstalação de equipamentos e substituição de equipamentos após detecção e comunicação de proble- mas por parte da CONTRATANTE. O problema deverá ser comunicado pela equipe responsável por administrar o contrato na CONTRATANTE por intermédio de Abertura de Chamados de Suporte Técnico na Central de Atendi- mento da CONTRATADA
A CONTRATANTE irá considerar o problema efetivamente concluído quando a equipe responsável por administrar o contrato receber a confirmação pelo usuário da conclusão do chamado. O chamado rejeitado pela equipe será reaberto quantas vezes forem necessárias, não cabendo ônus pelos reclamados. Os prazos serão definidos em relação ao instante da comunicação do problema.
O QUADRO 3 lista as atividades ou serviços e suas respectivas métricas, prazos máximos e descontos por não cumprimento dos prazos máximos.
QUADRO 3 - Atividades ou Serviços de Manutenção Corretiva, Reinstalação e Substituição de Equipamentos
Item | Atividade ou Serviço | Métrica | Prazo Máximo | Desconto |
7 | Mudança de local e reinstalação de equipamen- tos | 3 | 2% | |
8 | Reposição de Suprimentos utilizados até o fim, devido a falha no serviço de reposição contínua antes do término | Prazo: em horas úteis | 2 | 1% |
9 | Atendimento de chamados de manutenção cor- retiva de qualquer equipamento pertencente à solução | Prazo: em horas úteis | 8 | 1% |
10 | Reestabelecimento do perfeito funcionamento do software de gerenciamento da solução de bi- lhetagem em caso de falha | Prazo: em horas úteis | 4 | 1% |
11 | Reestabelecimento das perfeitas condições de funcionamento do equipamento de cópia/im- pressão/digitalização em manutenção corretiva | Prazo: em dias úteis após atendimento ao chamado | 1 | 2% |
1 O nível dos suprimentos deve ser constantemente verificado através de softwares de gerenciamento da solução.
2 Prorrogável pelo mesmo período mediante prévia justificativa da CONTRATADA e aceitação da CONTRATANTE
12 | Substituição de equipamentos em manutenção por outro com características semelhantes ou melhores em perfeito estado de funcionamento | Prazo: em dias úteis após o término do prazo estabelecido no item an- terior | 1 | 2% |
13.15 Instrução e Treinamento
A CONTRATANTE deverá informar à empresa CONTRATADA uma lista de técnicos que deverão ser trei- nados a fim de realizar a operação do software de gerenciamento e bilhetagem, de acordo com o item 8.4 deste Termo de Referência, bem como a operação correta dos equipamentos e prestar suporte básico à solução como, por exemplo, retirada de papel preso, troca dos tonalizadores, realimentação de papel, configuração das estações de trabalho etc.
O QUADRO 4 lista as atividades ou serviços e suas respectivas métricas, prazos máximos e descontos por não cumprimento dos prazos máximos.
QUADRO 4 – Atividades ou Serviços de Instrução e Treinamento
Item | Atividade ou Serviço | Métrica | Prazo Máximo | Desconto |
13 | Promoção de instrução e treinamento técnico, ar- cando com todas as des- pesas ao pessoal de ope- ração indicado pela CON- TRATANTE | Periodicidade do Treinamento | – No período entre assinatura do con- trato e a implantação da solução; – Quando da introdução de equipa- mentos e/ou softwares atualizados e diferentes na solução; – Quando da requisição da CONTRA- TANTE, limitada a 3 (três) vezes por ano | 2% |
13.16 Relatórios e Estudos
A realização de estudos e emissão de relatórios e dados estatísticos são de suma importância para a administração do contrato, para avaliação dos serviços e para tomada de decisões. Com base nos dados, pode- se atestar o nível de serviço, avaliando se as exigências deste Acordo de Nível de Serviço são condizentes com o órgão em questão e com a qualidade de serviço desejada. Os relatórios dever ser construídos após a solicitação da CONTRATANTE.
O QUADRO 5 lista as atividades ou serviços e suas respectivas métricas, prazos máximos e descontos por não cumprimento dos prazos máximos.
QUADRO 5 – Atividades ou Serviços de Relatórios e Estudos
Item | Atividade ou Serviço | Métrica | Prazo Máximo | Desconto |
14 | Emissão de relatórios e quantidades de impres- sões/cópias, globalmente, por setor, por equi- pamento, por usuário, entre outros, para fins de faturamento mensal | Prazo: em dias úteis | 3 dias após o en- cerramento do Pe- ríodo de Referên- cia (dia 20 de cada mês) | 2% |
15 | Emissão de relatórios e quantidades de impres- sões/cópias, globalmente, por setor, por equi- pamento, por usuário, entre outros, a qualquer tempo, quando da solicitação da Equipe Téc- nica da CONTRATANTE | Prazo: em dias úteis | 3 dias após a soli- citação | 2% |
16 | Emissão de relatórios sobre manutenções rea- lizadas, com informações de data, equipa- mento, tipo de manutenção, peças trocadas, tempo de atendimento ao chamado, tempo para resolução do problema etc. | Prazo: em dias úteis | 3 | 2% |
17 | Realização de estudo, propor diretrizes e reali- zar apresentação, palestras e formulação de cartilhas de conscientização do usuário com o objetivo de evitar desperdício no serviço de impressão corporativa | Prazo: em dias úteis | 5 | 2% |
18 | Emissão de relatórios diversos com quaisquer informações requisitadas pela CONTRATANTE relacionadas com o serviço prestado. | Prazo: em dias úteis | 3 | 2% |
13.17 Atualização Tecnológica
A CONTRATADA deverá realizar a atualização tecnológica de todos os equipamentos disponibilizados, visando sempre manter o melhor desempenho, eficiência e eficácia dos equipamentos com a realidade de ne- cessidades requeridas pelos usuários. Aplicações e soluções de software que se comunicarão com os equipamen- tos estão em constante desenvolvimento e a cada dia exigem mais dos periféricos que as utilizam. Além dos equipamentos, é necessário que se mantenha atualizado o sistema de gestão do serviço e de bilhetagem.
O QUADRO 6 lista as atividades ou serviços e suas respectivas métricas, prazos máximos e descontos por não cumprimento dos prazos máximos.
QUADRO 6 – Atividades ou Serviços de Atualização Tecnológico
Item | Atividade ou Serviço | Métrica | Prazo Máximo | Desconto |
19 | Substituição dos equipamentos utilizados na solução que estejam fora de linha de produção por outros equipamentos dos modelos mais recentes lançados pela fabri- cante cujas especificações sejam iguais ou superiores às dos equipamentos substituí- dos | Frequência | Quando da informação da CONTRATADA de novo equipamento; Quando da requisição da CONTRATANTE | 2% |
20 | Atualização do sistema de gestão à versão estável mais atual disponibilizado pelo de- senvolvedor do sistema | Frequência | Sempre que houver atua- lização do sistema | 1% |
21 | Atualização do sistema operacional dos ser- vidores à versão estável mais atual disponi- bilizado pelo desenvolvedor do sistema, previamente autorizado pela Gerência de TI | Frequência | Sempre que houver atua- lização do sistema | 1% |
13.18 Qualidade de impressão
Os critérios abaixo servem como parâmetro para definição e aferição de qualidade mínima exigida para as impressões e cópias contendo algumas das principais indicações de problemas a serem evitados
QUADRO 7 – Tabela de Qualidade de Impressão
Descrição do Problema | Exemplo para aferição |
Caracteres com impressão embaçada ou escura | |
Texto inclinado ou deformado |
Impressão com caracteres distorcidos | |
Texto impresso com margens deslocadas | |
Impressão fosca, desbotada ou muito clara | |
Impressão com sombreamento ou fundo cinza | |
Texto com linhas ou listras verticais ou horizontais | |
Fotos ou imagens com linhas ou listras verticais ou horizontais | |
Manchas, partículas ou outras marcas de toner | |
Papel amassado, enrugado, enrolado ou ondulado |
13.19 Considerações
13.19.1 As horas úteis são definidas de acordo com o horário de funcionamento da CONTRATANTE.
13.19.2 As metas de indicadores estabelecidos neste modelo poderão, mediante acordo entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA, ser ajustados, sempre objetivando a otimização dos recursos e melhoria contínua dos serviços de impressão, com os princípios do interesse público.
13.19.3 A assistência técnica dos equipamentos será de responsabilidade da CONTRATADA, inclusive no to- cante aos custos, e será executada “on-site”, em qualquer das unidades administrativas da CONTRA- TANTE, nos quais estiverem instalados os equipamentos.
13.19.4 A CONTRATADA deverá disponibilizar número de telefone, sistema informatizado e e-mail para Aber- tura de Chamados de Suporte Técnico na Central de Atendimento da CONTRATADA e fornecer Proto- colo de Atendimento por intermédio de um sistema de gerenciamento de incidentes, com possibili- dade de acompanhamento online ou por outro meio (e-mail) por parte da CONTRATANTE, possibili- tando obter informações em tempo real sobre o andamento do chamado técnico.
13.19.5 Para efeitos de cumprimento do Acordo de Nível de Serviço estabelecido, considera-se prazo para so- lução de problemas o período compreendido entre o horário da Abertura do Chamado feito pela CON- TRATANTE e o horário de Término da Solução (quando o equipamento estiver em condições normais de operação. No caso de estar disponível apenas o e-mail como forma de Abertura de Chamados de Suporte Técnico, será considerado horário da Abertura de Chamado o exato momento do envio do e- mail.
13.19.6 A CONTRATADA deverá disponibilizar para os técnicos de campo meio físico (papel) e/ou documento eletrônico para o registro e controle dos atendimentos. Todos os profissionais da CONTRATADA, ao iniciar qualquer atividade de manutenção, substituição de insumos, consumíveis ou atendimento de chamado, deverão registrar nos referidos meios de registro minimamente as seguintes informações:
• Horário de chegada e saída na empresa;
• Tipo de Procedimento a ser realizado e/ou realizado;
• Identificação do equipamento sujeito ao procedimento;
• Registro do número de chamado;
• Nome e assinatura do técnico responsável.
As informações constantes nos meios de registro (papel e documento eletrônico) serão confrontadas com as informações do sistema informatizado de abertura e registro de chamados, relatórios e notas de prestação de serviço da CONTRATADA
13.19.7 A CONTRATADA deverá emitir um Relatório de Atendimento Técnico para cada chamado de suporte técnico atendido e concluído, no qual constem os horários de chamado, de início de atendimento e conclusão dos serviços, o número de Protocolo de Atendimento, vem como a identificação dos equi- pamentos que apresentaram defeito, serviços executados, o responsável pelo serviço e quaisquer ou- tras anotações pertinentes. O Relatório de Atendimento Técnico deverá ser rubricado pelo Colabora- dor da Gerência de TI que estiverem acompanhando a execução do serviço.
14 ENTREGA DE AMOSTRA PARA AVALIAÇÃO
14.1Critérios e Procedimentos de Avaliação e Testes da Solução de Impressão e Digitalização.
14.1.1 Após cumprida a etapa de entrega dos documentos, posterior à seção pública do pregão eletrônico, a empresa mais bem classificada, antes da sua habilitação, deverá submeter os equipamentos ofertados em sua proposta à Avaliação Técnica a fim de verificar se há conformidade com a especificação técnica mínima exigida no Termo de Referência, bem como avaliar o desempenho requerido para atender a execução dos serviços.
14.1.2 Após a observação dos documentos de habilitação entregues, em um prazo máximo de até 10 (dez) dias, a LICITANTE deverá fornecer os equipamentos bem como o hardware configurado para geração de PDF e PDF/A pesquisável nativo e do software ofertado para fazer a gestão de Impressão e bilheta- gem. A avaliação técnica deverá ser finalizada em, no máximo, 03 (três) dias. A LICITANTE é responsável por disponibilizar toda a infraestrutura (hardware e software) necessária à execução da avaliação téc- nica, incluindo os equipamentos ofertados e o servidor do software.
14.1.3 O Conselho Regional de Educação Física da 22ª Região – CREF22, na qualidade de CONTRATANTE dis- ponibilizarão local, a rede lógica e a rede elétrica para realização da avaliação técnica. Esta apresenta- ção deverá ser iniciar em até 10 (dez) dias após o término da etapa de disputa e deverá ser finalizada em até 03 (três) dias úteis após o seu início. A execução deste teste de ensaio deverá ser realizada na sede do CREF22, localizada na Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx, xx 000, Xxxxx X, Xxxxx 000/000, Xxxxx Xxxxx, Xxxxxxx/XX, da LICITANTE ou CLIENTE, desde que sediados na Cidade de Vitória, no horário de 09:00 às 12:00, de segundas as sextas-feiras.
14.1.4 Testes de Validação das especificações e avaliação de desempenho dos equipamentos e softwares:
a) Verificação das características técnicas dos equipamentos e dos softwares de acordo com as do- cumentações apresentadas;
b) Teste de impressão de documentos diversos e arquivos em diferentes formatos contendo: docu- mentos de texto, planilhas, apresentações, imagens, páginas de internet, manuais técnicos de cada equipamento e impressão de cédula em papel moeda;
c) Teste de digitalização de documentos diversos, gerando como saída arquivos de imagem no pa- drão JPG e documentos no formato PDF ou PDF/A pesquisável nativo, independente da orientação do papel na entrada para digitalização, com geração de arquivo de 10 páginas com um tempo inferior a 60 segundos, máximo de tamanho de arquivo de 1.500 kbytes, na resolução de 300 DPI;
d) O software OCR deve funcionar independentemente das estações de trabalho dos usuários ou servidores de rede, não é, portanto, permitida a instalação de software cliente nos computadores dos usuários ou servidores de rede, para seu pleno funcionamento (especificado no item 8.6 deste Termo de Referência);
e) Avaliação da conformidade do software de gerenciamento e contabilização dos serviços de im- pressão realizados nos testes, com vistas ao atendimento do item 8.4, deste Termo de Referência
14.1.5 A Avaliação Técnica será realizada pelo CREF22;
14.1.6 O resultado da Avaliação Técnica levará em consideração a especificação técnica do hardware, o fun- cionamento da solução embarcada do hardware e o funcionamento do sistema de gestão de impressão de acordo com as especificações técnicas do Termo de Referência e capacidade técnica da empresa.
14.1.7 Após a conclusão da Avaliação Técnica, será emitido “Parecer de Avaliação Técnica”, pela equipe res- ponsável, o qual será encaminhado ao Pregoeiro, em caso de conformidade para aceitação da proposta ou se for de inconformidade para recusa da proposta, respectivamente, e demais fins previstos no Edital.
15 VERIFICAÇÃO AO CUMPRIMENTO DAS FASES DE IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO
15.1O início e cumprimento das fases de implantação da solução de outsourcing de impressão serão atesta- das da seguinte forma:
a) Início: Início da fase de implantação da solução. Durante a verificação da fase de início da solução, será conferida a instalação e o perfeito funcionamento dos equipamentos, servidores e softwares, verificando a inexistência de defeitos aparentes e incorreto funcionamento, e
b) Atendimento: no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, após a ciência do início da fase de implan- tação, será procedida a completa conferência nos serviços e seus respectivos níveis de aferição de qualidade, verificando o atendimento aos critérios de verificação dos requisitos avaliados na fase de implantação da solução.
15.2A prestação dos serviços fora das especificações e características descritas neste Termo de Referência importará na sua não aceitação, estando submetidos aos prazos para cumprimento para cada item acor- dado, respeitando a contagem temporal. Em caso de não cumprimento do prazo estipulado, haverá a aplicação de desconto sobre o valor da fatura mensal, podendo incidir o acúmulo de descontos, con- forme descrito nos quadros de atividades e serviços. O acúmulo de aplicação de descontos não poderá totalizar o montante superior a 30% do valor total da fatura no mês.
15.3A emissão do Termo de Atendimento total da fase de implantação não exclui a responsabilidade civil da CONTRATADA em manter o pleno funcionamento da solução, em caso de disparidade das especificações contidas neste termo e ou posteriormente comprovadas pela CONTRATANTE.
15.4Os serviços recusados serão considerados como não entregues.
15.5Verificação do início da implantação – Quando do início da fase de implantação, o fiscal do contrato emitirá o Termo de Ciência ao Início da Fase de Implantação, após conferência do atendimento aos critérios avaliativos dos itens relacionados ao serviço.
15.6Verificação de Total atendimento – A fase de implantação da solução somente será considerada conclu- ída após aprovação e emissão do Termo de Ciência de total atendimento à fase de implantação da solu- ção de outsourcing de impressão. O fiscal do contrato emitirá o termo de ciência específico somente aos haver a comprovação do atendimento a todos os itens avaliativos relacionados à fase.
15.7A emissão do Termo de Ciência de total atendimento 1ª fase de implantação da solução atestará a con- clusão da fase de implantação da solução, após, serão considerados para fins de fiscalização do contrato, a aplicação da contabilização dos critérios dispostos nos itens pertinentes a atividade e serviços deste termo de referência. Caso os serviços da solução não sejam executados, serão aplicados os descontos aos itens ligados direta e indiretamente, conforme os quantitativos descritos nos quadros de atividades e serviços.
16 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
16.1A CONTRATADA obrigar-se-á a:
a) Formalizar a indicação de Preposto da empresa e substituto eventual como seu representante legal incluindo nome, cargo, números de telefone, endereços eletrônicos para, em tempo integral durante o período de vigência do contrato, sem ônus adicional, administrar, acompanhar, super- visionar e controlar todo e qualquer assunto relativo aos serviços contratados, respondendo por todos os atos e fatos gerados ou provocados pelos seus funcionários.
b) Cumprir fielmente as obrigações assumidas em contrato, iniciando e prestando os serviços no prazo estipulado, na forma de nas condições pactuadas, em estrita conformidade com as especi- ficações, prazos e condições estabelecidas nos termos contratuais e na sua proposta.
c) Participar de reuniões com o Fiscal do Contrato para alinhamento de expectativas contratuais e entrega de documentos relativos aos serviços contratados.
d) Agendar a entrega de equipamentos ou materiais no ambiente da CONTRATANTE, a fim de que seja designado pessoal para acompanhar a entrega.
e) Xxxxxx seus funcionários devidamente identificados quando da execução de qualquer serviço nas dependências da CONTRATANTE referente ao objeto contratado observando as normas de segu- rança (interna e de conduta).
f) Entregar os bens, objetos da contratação, devidamente protegidos e embalados contra danos de transporte e manuseio, contendo manuais e guias de instalação (impressos e por meio eletrônico), itens, acessórios de hardware e software necessários ao perfeito funcionamento dos equipamen- tos.
g) Desembalar, instalar, configurar e realizar todos os testes necessários à verificação do perfeito funcionamento da solução ofertada.
h) Providenciar a imediata correção das deficiências apontadas pelo CREF22 quando à execução dos serviços contratados.
i) Reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o objeto contra- tado em que se verificares vícios, erros ou incorreções, sob pena de sofrer sanções por inexecução contratual.
j) Executar fielmente o objeto de acordo com as normas legais e recomendações técnicas
k) Xxxxxxxx o objeto contratado nos prazos estabelecidos, nas condições e preços consignados em sua proposta comercial devendo estar inclusos todos os custos, impostos, taxas e demais encargos pertinentes à formação do preço.
l) Responder pelos danos de qualquer natureza que venham a sofrer seus empregados, terceiros ou a CONTRATENTE, em razão de acidentes, ou de ação, ou de omissão dolosa ou culposa de seus empregados.
m) Manter, durante a vigência do Contrato, todas as condições de habilitação e qualificação para con- tratar com a Administração Pública, apresentando sempre que exigido os comprovantes de regu- laridade.
n) Ter pleno conhecimento de todas as condições e peculiaridades inerentes aos serviços a serem executados, não podendo invocar posteriormente desconhecimento para cobrança de serviços extras.
o) Obter todo e qualquer tipo de licença junto aos órgãos fiscalizadores para o perfeito e efetivo fornecimento da solução ofertada, sem ônus adicional para o contrato.
p) Arcar com todas as despesas referentes à prestação dos serviços, tais como frete, seguro, taxas, transporte e embalagens, bem como os encargos trabalhistas, previdenciários, comerciais e salá- rios dos seus empregados, para entrega do serviço no prazo estipulado.
q) Cumprir com as normas de segurança e medicina do trabalho durante possível estadia dos seus profissionais nas instalações da CONTRATANTE.
r) Comunicar por escrito, quaisquer anormalidades verificadas relacionadas aos bens e serviços for- necidos à CONTRATANTE e prestar os devidos esclarecimentos sempre que solicitado.
s) A contratada deverá aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem nos serviços em até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato.
t) Arcar com todas as despesas, diretas ou indiretas, encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais decorrentes do cumprimento das obrigações assumidas no contrato, sem qualquer ônus à CONTRATANTE.
u) Sujeitar-se a ampla e irrestrita fiscalização e prestando todos os esclarecimentos solicitados
v) Certificar-se que possui todos os requisitos legais e autorizações necessárias para a execução dos serviços na forma proposta neste Termo de Referência.
w) Xxxxxx o mais rigoroso sigilo sobre quaisquer dados, informações documentos e especificações que a ela venham a ser confiados ou que venha a ter acesso em razão dos serviços prestados, não podendo, sob qualquer pretexto, revelá-las, divulgá-los, reproduzi-los ou deles dar conhecimento a quaisquer terceiros.
16.2Deveres e responsabilidades da CONTRATANTE
a) Permitir o acesso do pessoal da CONTRATADA ao local da prestação de serviço e aos equipamentos de TI, obedecidas as regras e normas de segurança da CONTRATANTE.
b) Prestar informações e os esclarecimentos pertinentes ao serviço que venham a ser solicitados pe- los profissionais da CONTRATADA ou a seu Preposto.
c) Aplicar à CONTRATADA as sanções administrativas regulamentares e contratuais cabíveis.
17 DO PREÇO ESTIMADO
17.1O valor global estimado para essa contratação é de R$ 199.713,60. Conforme especificado abaixo:
Item | Especificação | quantidade |
01 | Multifuncional Policromática Departamental – A3 | 02 |
Multifuncional Policromática Departamental – A4 | 1 |
GRUPO | |||||||
# | Item de Faturamento Mensal | Unid. de Medida | Quantidade | A – Valor Unit | A - Valor Mensal. | B-Valor Anual | C- Valor 48 meses |
1 | Franquia de 5.500 páginas por mês monocromáticas e Franquia de 3.500 páginas por mês Poli- cromáticas | Página Impressa em papel A4 | 1 | R$ 3.715,70 | R$44.588,40 | R$ 178.353,60 | |
2 | Excedente mensal monocromá- tico | Página Im- pressa em pa- pel A4 | 1.000 | R$ 0,09 | R$ 90,00 | R$ 1.080,00 | R$ 4.320,00 |
3 | Excedente Mensal Policromático | Página Im- pressa em pa- pel A4 | 1.000 | R$ 0,355 | R$ 355,00 | R$4.260,00 | R$ 17.040,00 |
VALOR GLOBAL (estimado) | R$ 199.713,60 | ||||||
18 PENALIDADES
Sem prejuízo das cláusulas habituais de penalidade, acrescentam-se as seguintes:
18.1Sem prejuízo da faculdade de rescisão contratual, a CONTRATANTE poderá aplicar sanções de natureza moratória e punitiva à CONTRATADA, diante do não cumprimento das cláusulas contratuais.
18.2O valor da multa poderá ser descontado da garantia contratual.
18.3O valor resultante da aplicação de descontos sobre a incidência de descumprimento de prazo estipulado de itens de atividades e serviços poderá ser descontado da garantia contratual.
18.4Se os valores das faturas e da garantia forem insuficientes, fica a CONTRATADA obrigada a recolher a importância devida no prazo de 15 (quinze) dias, contados da solicitação da CONTRATANTE.
18.5Caso o valor da garantia seja utilizado no todo ou em parte para o pagamento da multa, essa deve ser complementada no prazo de até 10 (dez) dias úteis, contado da solicitação do CONTRATANTE.
18.6A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a gravidade da conduta da CONTRATADA observando o princípio da proporcionalidade.
18.7As multas não têm caráter indenizatório e seu pagamento não exime a CONTRATADA da obrigação de reparar os danos, perdas ou prejuízos que venham a causar ao ente público.
19 PAGAMENTO
19.1Somente serão pagos os serviços efetivamente prestados.
19.2A CONTRATANTE analisará o Relatório de Atendimentos comparativamente com os resultados e serviços entregues. Havendo algum desconto ou sanção a serem aplicados, a CONTRATANTE notificará a CON- TRATADA sobre o desconto a ser aplicado à nota fiscal ou fatura para pagamento dos serviços. Assim, a CONTRATADA emitirá e apresentará a nota fiscal ou fatura já constando os descontos devidos em função do não atendimento de níveis de serviço contratados.
19.3A CONTRATADA emitirá Nota Fiscal de Serviços após a autorização do Fiscal de Contrato.
19.4Caso o objeto não seja fielmente executado e/ou apresente alguma incorreção, será considerado como não aceito e o prazo de pagamento será contado a partir da data de regularização.
19.5Ao emitir a Nota Fiscal de Serviços eletrônica, a CONTRATADA informará xxxxxxxx@xxxx00.xxx.xx no campo e-mail do Tomador de Serviço com vistas a permitir o monitoramento dos documentos fiscais emitidos. Deverá constar no campo Discriminação do Serviço, o serviço executado, o Nº do Contrato e os dados bancários para depósito.
19.6As Notas Fiscais de Serviços e as certidões de regularidade serão apresentadas em formato eletrônico (PDF) através do envio para o e-mail xxxxxxxx@xxxx00.xxx.xx com cópia ao Fiscal do Contrato.
19.7As Notas Fiscais deverão ser emitidas e encaminhadas à CONTRATANTE até o ÚLTIMO dia útil do mês de REALIZAÇÃO dos serviços.
19.8O pagamento será efetuado no prazo máximo de 30 (trinta) dias contados da apresentação da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) acompanhada dos documentos de regularidade discriminados no Contrato
19.9Caso a fatura contenha divergência com relação ao estabelecido no instrumento contratual, a CONTRA- TANTE ficará obrigada a comunicar a CONTRATADA o motivo da não aprovação. A devolução da Fatura, devidamente regularizada pela CONTRATADA deverá ser efetuada em até 2 (dois) dias úteis da data de comunicação.
19.10 A CONTRATANTE se reserva o direito de descontar do pagamento os eventuais débitos da CON- TRATADA, inclusiva os relacionados com multas, danos e prejuízos contra terceiros.
20 FISCAL DO CONTRATO
20.1A fiscalização do contrato ficará a cargo da Xxxxxx Xxxxxx, em seus impedimentos devido a férias ou licença, fica nomeado Xxxxx Xxxxxxx como substituto.
21 VIGÊNCIA E EFICÁCIA
14.1 A vigência de 48 meses, renováveis até o limite máximo decenal previsto no Art. 107 da Lei Federal 14.133/21
21.1Por se tratar de um objeto essencial para operação da Autarquia, a exigência de equipamentos de novos e de primeiro uso é interessante no que tange ao entendimento de equipamentos fornecidos nestas condições estão menos suscetíveis a problemas nos durante uma vigência prolongada do contrato
6.4. Feitas estas ponderações, especifica-se que a contratação deste objeto deverá ser realizada com vigên- cia de 48 meses, renováveis até o limite máximo decenal previsto no Art. 107 da Lei Federal 14.133/21.
6.5. Na hipótese por renovação do contrato ao término da vigência de 48 meses, deverá ser realizado estudo sobre a necessidade de troca dos equipamentos por outros novos e de primeiro uso com características os mais semelhantes possíveis ao especificado neste Estudo Técnico Preliminar e no Termo de Referên- cia, sob o entendimento do risco de manter equipamentos possivelmente defasados tecnologicamente e já bastante desgastados pelo tempo de uso.
22 DISPOSIÇÕES GERAIS
22.1A LICITANTE tem 3 (três) dias a partir do aviso eletrônico de recebimento (e-mail) como prazo para assi- natura do contrato e a prestação da garantia contratual
22.2As características e descrições dos serviços e dos equipamentos apresentadas neste Termo de Referência visam demonstrar as funcionalidades e serviços minimamente desejados. A CONTRATADA poderá definir equipamentos com características e descrições superiores às mínimas estabelecidas, abrangendo tam- bém à prestação dos serviços, visando ao melhor atendimento, desde que previamente comunicadas a CONTRATANTE, estando em comum acordo.
23 DA ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
22.1 Os recursos destinados à contratação dos serviços de que trata o objeto serão oriundos da dotação orçamentária constante no orçamento do CREF22/ES, exercício 2024:
22.1.1 As despesas decorrentes da contratação do objeto desta licitação, correrão à conta dos recur- sos:
1) Conta: 6.2.2.1.01.01.050
Descrição: Serviços de Informática
Vitória-ES, 14 de junho de 2024.
DA APROVAÇÃO Aprovo este Termo de Referência e a Justificativa constante nos termos supracitados, ressaltando que todos os preceitos legais pertinentes deverão ser obedecidos, em especial as diretrizes supracitadas
SETOR REQUISITANTE
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX PRESIDENTE CREF 22
ANEXO A
MODELO DE PROPOSTA FINANCEIRA
AO CONSELHO REGIONAL DE EDUCAÇÃO FÍSICA DA 22ª REGIÃO – [Nº DA LICITAÇÃO]
Proposta Comercial que faz a empresa [RAZÃO SOCIAL DA LICITANTE], com sede [ENDEREÇO COM- PLETO], inscrita no CNPJ-MF sob nº [00.000.000/0000-00] e Inscrição Estadual nº [000.000], neste ato represen- tada pela sua/sua representante legal Sr.(a) [XXXXXXXXXXXXXX], CPF nº [000.000.000-00] conforme abaixo.
Informamos, abaixo, proposta de preço, conforme especificações e quantitativos estabelecidos nos anexos do edital nº [0000000/0000] para prestação de serviços continuados de Outsourcing de Impressão, sendo:
ESPECIFICAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS
Item | Especificação | quantidade |
01 | Multifuncional Policromática Departamental – A3 | 02 |
Multifuncional Policromática Departamental – A4 | 1 |
ESPECIFICAÇÃO DO VALOR OFERTADO
GRUPO | ||||||
# | Item de Faturamento Mensal | Unidade de Medida | Quantidade | A - Valor Unitário | B- Valor Mensal | C – Valor Total 48 Meses |
1 | Franquia de 5.500 pá- ginas por mês mono- cromáticas e Franquia de 3.500 páginas por mês Policromáticas | Página Im- pressa em pa- pel A4 | 01 | R$ | R$ | R$ |
2 | Excedente Anual Espe- rado - Policromático | Página Im- pressa em pa- pel A4 | 1000 | R$ | R$ | R$ |
Excedente Anual Espe- rado – Monocromá- tico (PRETO) | Página Im- pressa em pa- pel A4 | 1000 | R$ | R$ | R$ | |
VALOR GLOBAL (período de 48 meses) | R$ | |||||
PRAZO DE ENTREGA: CONFORME EDITAL VALIDADE: 60 dias
PAGAMENTO: CONFORME EDITAL LOCAL DE ENTREGA: CONFORME EDITAL
Nome do Representante Legal
Dados Bancário: Banco Agência: C/C: Responsável pela Assinatura do Contrato: Telefone: E-mail: Data:
ANEXO B
ATESTADO DE REALIZAÇÃO DE VISTA TÉCNICA
Declaro, sob as penas da Lei, que a empresa , ins-
crita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, CNPJ nº
com sede na
, pro intermédio do seu representante, o(a) Sr(a). , infra- assinado, portador(a) da Carteira de Identidade nº , visitou as dependências do Conselho Regional de Educação Física da 22ª Região e tomou conhecimento do ambiente onde será realizada a prestação de serviços continuados de Outsourcing de Impressão, objeto da licitação nº .
Vitória, de de
Assinatura do Representante da Empresa
ANEXO C
TERMO DE CIÊNCIA AO INÍCIO DA FASE DE IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO DE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO
PROCESSO: EDITAL: BEM ENTREGUE:
Nº CONTRATO:
Termo de ciência ao início da fase de implantação da solução de Outsourcing ao Conselho Regional de Educação Física – 22ª Região em favor da CONTRATADA
O Fiscal do Contrato certifica que acompanhou o início da fase de implantação da solução de Outsour- cing de Impressão, item integrante do cronograma de atividades e serviços abarcados pelo objeto contratual.
Durante a verificação da solução, foram conferidas a instalação e o perfeito funcionamento dos equi- pamentos, servidores e softwares, constatou-se a inexistência de defeitos aparentes e funcionamento incorreto.
Vitória, de de
Fiscal / Suplente
Ciente:
CONTRATADA
IMPRESSÃO
PROCESSO: EDITAL: BEM ENTREGUE:
Nº CONTRATO:
Termo de ciência ao início da fase de implantação da solução de Outsourcing ao Conselho Regional de Educação Física – 22ª Região em favor da CONTRATADA
O Fiscal do Contrato certifica que que procedeu a completa conferência nos serviços e seus respectivos níveis de aferição de qualidade prestados pela empresa
, inscrita no CNPJ nº
_
Atesta que, após conferência, constatou-se a entrega da solução, estando adequada ao objeto contra- tual e declara ainda o total atendimento aos critérios de verificação dos requisitos avaliativos da fase de implan- tação da solução.
Vitória, de de
Fiscal / Suplente
Ciente:
CONTRATADA
I. MODELO PARA CÉDULAS PROFISSIONAIS DE GRADUADOS
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II. MODELO PARA CÉDULAS PROFISSIONAIS DE PROVISIONADOS
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Sede | Endereço | Multifuncional A3 e A4 |
ESPÍRITO SANTO | Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx, xx 000, Xxxxx X, Xxxxx 000/000, Xxxxx Xxxxx, Xxxxxxx/XX | 3 unidades |
TOTAL DE EQUIPAMENTOS | 3 unidades | |