Contract

1. Objetivo

Estabelecer um Procedimento padrão para a desocupação de imóveis administrados e locados.

2. Responsabilidade

✓ Desocupação: Receber o Aviso Prévio de Desocupação e conduzir a desocupação;

✓ Vistoria: Realizar a vistoria de desocupação;

✓ Contas a Receber: Tratar do acionamento das garantias do Contrato de Locação, quando aplicável;

✓ Cobrança: Tratar da inadimplência do Contrato de Locação, quando aplicável;

✓ Administração de Bens: Tratar a desocupação junto ao Proprietário e calcular e enviar o Doc Final ao Locatário.

3. Procedimento

3.1 Aviso Prévio de Desocupação

O Locatário formaliza o Aviso Prévio de Desocupação junto à área de Desocupação através de e-mail, ou pessoalmente. Quando o Xxxxx Xxxxxx é entregue pessoalmente, uma via protocolada é entregue ao Cliente e quando o recebimento é por e-mail, a área de Desocupação acusa o recebimento do mesmo. Em ambos o caso o Locatário é informado que o período mínimo para desocupar o imóvel é de 30 (trinta) dias a partir do Aviso Prévio.

A área de Desocupação entrega ou envia ao Locatário o Informativo de Desocupação (RQCR-060), com as informações e orientações pertinentes à desocupação do imóvel e registra no Sistema Imobiliar o Aviso Prévio, conforme segue:

✓ Código Imóvel: Informar o código do imóvel;

✓ Clicar no botão “Tarefas do Contrato”.

Imobiliar / Locação / Cadastros / Contrato de Locação

✓ Clicar no botão “Novo”;

✓ Alocado para: Selecionar o Gerente de Contas do imóvel;

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 1/14

✓ Assunto: Informar Xxxxx Xxxxxx;

✓ Categoria: Selecionar a opção “Aviso Prévio”;

✓ Texto: Registrar as informações do Xxxxx Xxxxxx, principalmente quanto a data de recebimento;

✓ Prioridade: Selecionar a opção “Normal”;

✓ Data de Previsão: Informar o prazo de 48h (quarenta e oito horas) a partir da data de envio (criação da tarefa) para a área de Administração de Bens informar o Proprietário;

✓ Situação: Selecionar a opção “Em Progresso”;

✓ Clicar em “Lembrar em” (campo opcional);

✓ Lembrar em (campo opcional): Informar a data e horário em que o Sistema sinaliza o lembrete da tarefa pendente. Esta data é compatível com a data de previsão;

✓ Texto Lembrete (campo opcional): Informação para o lembrete, na data prevista;

✓ Clicar no botão “Confirmar”.

A área de Administração de Bens verifica os registros de Avisos Prévios através do Relatório de Tarefas do Sistema Imobiliar, conforme segue:

✓ Selecionar a opção “Contrato de Locação;

✓ Selecionar a opção “Todos de um Assessor”;

✓ Selecionar o Gerente de Contas do imóvel;

✓ Categoria: Selecionar a opção “Aviso Prévio”;

✓ No Período: Selecionar a data de início e final da pesquisa;

✓ Clicar no botão “Visualizar”.

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 2/14

Imobiliar / Locação / Relatórios / Tarefas

A área de Administração de Bens comunica formalmente o Proprietário quanto ao recebimento do Aviso Prévio. Caso o mesmo não retorne dando ciência da informação recebida em até 2 (dois) dias úteis, uma nova comunicação é enviada através de outro meio (carta registrada, e-mail, telefonema, etc.). A formalização do Aviso Prévio junto ao Proprietário, bem como o retorno deste, é registrada na tarefa do Sistema Imobiliar.

A área de Administração de Bens mantém a tarefa de Aviso Prévio aberta no Sistema Imobiliar, alterando o campo “Data de Previsão” para a data prevista para início efetivo da desocupação. A tarefa é concluída apenas quando o processo de desocupação inicia efetivamente. Caso o Locatário não desocupe no período previsto, ou cancele a desocupação, o Proprietário é informado novamente quanto ao assunto, com o devido registro na mesma tarefa.

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 3/14

IMPORTANTE: Quando o Locatário comunica sobre a desocupação e o Contrato de Locação ainda está por prazo determinado, o Aviso Prévio é dispensado e o mesmo é informado quanto à incidência de multa contratual para desocupação do imóvel.

3.2 Desocupação do Imóvel

O Locatário contata a área de Desocupação informando que o imóvel está desocupado e nas mesmas condições mencionadas na Vistoria Inicial e solicita o agendamento da vistoria de desocupação.

A área de Desocupação solicita à área de Vistorias o agendamento da vistoria de desocupação através do controle gerencial Solicitação de Vistoria, localizada no diretório de rede K:\SETOR DE APOIO\SETOR\Vistorias\Solicitar Vistoria e também registra esta informação na tarefa do Sistema Imobiliar, conforme já mencionado, alterando os campos conforme segue:

✓ Assunto: Informar “Desocupação”;

✓ Categoria: Selecionar a opção “Desocupação”;

✓ Texto: Registrar as informações quanto à solicitação da vistoria, contatos e novo endereço do Locatário;

✓ Data de Previsão: Informar o prazo de 48h (quarenta e oito horas) a partir da data de envio (criação da tarefa) para a área de Administração de Bens informar o Proprietário.

Imobiliar / Locação / Cadastros / Contrato de Locação

A área de Desocupação emite o Termo de Recebimento de Chaves e Desocupação (RQCR-058) e encaminha o mesmo por e-mail para as áreas de Vistoria e Administração de Bens.

Também é registrada em uma tarefa específica do Sistema Imobiliar o novo endereço do Locatário. O registro é executado conforme já mencionado, alterando os campos conforme segue:

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 4/14

✓ Assunto: Informar “Novo Endereço”;

✓ Categoria: Selecionar a opção “Novo Endereço”;

✓ Texto: Registrar os contatos (e-mail e telefone) e novo endereço do Locatário;

✓ Data de Previsão: Selecionar a data de inclusão do registro;

✓ Situação: Selecionar a opção “Concluído”.

IMPORTANTE: A Tarefa é aberta e encerrada no mesmo momento por tratar-se apenas de um registro, sem necessidade de ação posterior.

A área de Vistorias agenda e realiza a vistoria de desocupação conforme descrito no Procedimento Vistoria de Imóveis Administrados e Locados (PQCR-13).

Quando há solicitações do Locatário para negociação de itens da vistoria de desocupação, o Vistoriador registra esta informação na tarefa do Sistema Imobiliar e a área de Desocupação faz a negociação junto ao Proprietário, com o apoio da área de Administração de Bens, quando necessário. Todas as informações pertinentes a esta negociação são registradas na tarefa de desocupação do Sistema Imobiliar, conforme segue:

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 5/14

Tão logo a vistoria de desocupação é concluída, a área de Vistorias registra na tarefa do Sistema Imobiliar todas as informações pertinentes à mesma, conforme segue:

A área de Vistorias envia o Kit de Desocupação, com o Termo de Recebimento de Chaves e Desocupação devidamente assinado pelo Locatário e Vistoriador, para a área de Desocupação, formalizando o recebimento do imóvel. As chaves e controles de acesso ao imóvel são enviados para área de Administração de Bens.

A área de Desocupação registra na tarefa do Sistema Imobiliar o encerramento do processo de desocupação, conforme segue:

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 6/14

A área de Desocupação envia o Kit de Desocupação para a área e Arquivo, com o registro na tarefa do Sistema Imobiliar, conforme segue:

✓ Assunto: Informar “Kit de Desocupação”;

✓ Categoria: Selecionar a opção “Arquivo”;

✓ Texto: Registrar o envio do Kit para arquivo;

✓ Data de Previsão: Informar o prazo de 48h (quarenta e oito horas) a partir da data de envio.

3.2.1 Desocupação de Box Avulso

A área de Desocupação, ao ser informada pelo Locatário quanto a desocupação do box, verifica se o Contrato de Locação está vigorando por prazo indeterminado. Caso não esteja, o Cliente é informado sobre a incidência de multa contratual para que a desocupação seja efetivada.

O Locatário entrega as chaves e controles de acesso recebidos na locação para a área de Desocupação e assina o Termo de Recebimento de Chaves. A área de Desocupação registra esta informação na tarefa do Sistema Imobiliar, conforme já mencionado e encerra o processo.

As chaves e controles de acesso do box são enviados para área de Administração de Bens.

3.3 Disponibilização para Nova Locação

A área de Administração de Bens recebe as chaves do imóvel e trata as sugestões de manutenção, quando há, conforme definido no Procedimento, Sugestão de Manutenção em Imóveis para Locação (PQCR-50). Esta área também negocia junto ao Proprietário as novas condições de locação (valor de locação, garantias, etc.) e estas informações são registradas no Sistema Imobiliar, conforme segue:

✓ Assunto: Informar “Novo Valor de Locação”;

✓ Categoria: Selecionar a opção “Assessor”;

✓ Texto: Registrar as informações pertinentes à nova locação;

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 7/14

✓ Data de Previsão: Informar a mesma data de abertura;

✓ Situação: Selecionar a opção “Concluído”.

Imobiliar / Comercialização / Consulta Imóveis

Quando o Proprietário tem somente um imóvel sendo administrado pela Imóveis Crédito Real (ICR), a área de Administração de Bens cancela o pagamento dos encargos relativos ao mesmo. Esta solicitação de cancelamento é enviada para a área Fiscal de Locação, que providencia o envio de uma Carta de Comunicação de Desocupação à Administrador do condomínio, quando a mesma não é a própria ICR.

Quando o Proprietário solicita que a ICR continue pagando os encargos do imóvel desocupado, a área de Administração de Bens mantem o débito existente e faz o acerto destas despesas na conferência mensal do saldo devedor, com a geração de um Doc de Pagamento para ressarcimento do valor pelo Proprietário.

Tendo o Proprietário outros imóveis administrados e locados junto à ICR, as despesas de encargos do imóvel desocupado são abatidas dos recebíveis do mesmo, relativo aos demais aluguéis.

As chaves do imóvel desocupado são enviadas pela área de Administração de Bens para a área de Comercialização de Locação, liberando-o para nova locação. A movimentação das chaves entre estas áreas ocorre conforme definido na Instrução de Trabalho Controle e Movimentação de Chaves de Imóveis para Locação (ITCR-09) e disponibilização do imóvel na comercialização, conforme descrito no Procedimento Comercialização de Imóveis para Locação (PQCR-42).

3.4 Emissão e Envio de Doc Final de Pagamento

A área de Administração calcula o Doc final de pagamento, tão logo a desocupação é finalizada. Para tanto, é gerado o Extrato de Conta Corrente do Imóvel do Imóvel no Imobiliar, conforme segue:

✓ Clicar na aba “Extrato de Imóvel”;

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 8/14

✓ Período dos Lançamentos:

• Intervalo de Datas: Informar o Intervalo de Datas que deseja o relatório;

• Competência de Lançamento: Informar mês e ano que deseja o relatório;

✓ Imóvel: Informar o Código do Imóvel;

✓ Clicar no botão “Visualizar”.

Imobiliar / Locação / Relatórios / Extrato de Conta Corrente

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 9/14

A área de Administração verifica os lançamentos e conciliação para geração do Doc Final. Quando a garantia do Contrato de Locação é Fiança Locatícia Crédito Real, é realizado o cálculo de restituição da Fiança, bem como é calculado o valor de correção da Caução, quando esta é a garantia.

Para cálculo do Doc Final, são considerados os seguintes itens:

✓ Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) pró-rata;

✓ Devolução de condomínio atual;

✓ Diferenças de condomínio;

✓ Devolução de Seguro (conforme o período de vigência);

✓ Água consumida;

✓ Gás consumido;

✓ Restituição da Caução, quando há;

✓ Restituição de Fiança Crédito Real, quando há;

✓ Multa de desocupação (quebra de Contrato).

Os valores a restituir ou cobrar são lançados e calculados no Doc Final e este é emitido e enviado ao Locatário a partir do Sistema Imobiliar, conforme segue:

✓ Clicar na aba “Locação – Imóvel”;

✓ Código: Informar código do imóvel;

✓ Clicar no botão “Buscar”.

Imobiliar / Financeiro / Lançamento em C. Corrente / Lançamentos

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 10/14

XXXXXXXX, XXXXXXXXXX, 000, XX 1 box 25

24112

Quando há devolução de valores ao Locatário, a área de Administração de Bens faz uma programação de ressarcimento, preferencialmente por depósito em conta, junto à área de Contas a Pagar.

Após o 5º (quinto) dia útil do Doc Final sem quitação, a área de Contas a Receber envia, automaticamente, a pendência para o Escritório Jurídico iniciar o processo de cobrança da inadimplência.

Para imóveis locados com garantia do Contrato de Locação por Título de Capitalização, a área de Contas a Receber fornece ao Locatário adimplente, uma Carta de Liberação para resgate do Título junto à empresa Seguradora.

No caso de IPTU pago à vista, a área Fiscal de Locação calculadas as parcelas restantes e o débito é lançado na conta corrente do Proprietário.

3.5 Imissão de Posse

Quando o Locatário não cumpre o processo de desocupação da forma mencionada e se nega a negociar extrajudicialmente a mesma, a área de Desocupação aciona o Escritório Jurídico que inicia o processo de desocupação judicial. No dia e horário definido pelo órgão judicial aplicável, um Representante da ICR, um Chaveiro e o Proprietário, caso o mesmo assim solicite, comparecem ao imóvel para acompanhar a Imissão de Posse1, junto ao Oficial de Justiça.

Quando a emissão de posse se dá com móveis ou pertences do Locatário no imóvel, a área de Desocupação também providencia uma Empresa para executar a mudança e contrata loca um depósito para guarda dos itens.

Depois da retomada do imóvel, o Escritório Jurídico envia as chaves do mesmo e o Termo de Imissão de Posse para a área de Desocupação, que registra as informações na tarefa do Sistema Imobiliar e solicita a vistoria de desocupação, conforme já descrito, considerando o tipo de garantia do Contrato de Locação.

1 Imissão de Posse: Ato pelo qual, mediante Mandado Judicial, o Proprietário retoma a posse direta do imóvel.

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 11/14

3.6 Acionamento da Garantia do Contrato de Locação

Quando o Locatário não executa os reparos necessários no imóvel, detectados na vistoria de desocupação, a área de Desocupação aciona a garantia do Contrato de Locação.

3.6.1 Contrato de Locação com Garantia de Fiadores

Depois de realizada a vistoria de desocupação e havendo a necessidade de reparos no imóvel, a área de Desocupação contata o Locatário e busca a negociação dos mesmos. Não havendo a concordância do Cliente quanto à execução dos reparos, os Fiadores são acionados na busca de uma negociação extrajudicial para finalização do Contrato de Locação.

Não havendo um acordo com os Fiadores quanto à execução dos reparos, a área de Desocupação solicita para a área de Administração e Bens e, quando aplicável, para o Proprietário, a autorização para realizar uma Vistoria por Ata Notarial1. A Ata Notarial é aplicável apenas aos casos em que o Proprietário tem interesse em uma cobrança judicial dos reparos.

1 Ata Notarial: Documento com fé pública, que é realizado por Tabelionato onde são descritas as condições do imóvel, com visita ao local juntamente com Vistoriador. Deve ser informada ao Cartório qual a forma que a descrição é feita.

A área de Desocupação envia um telegrama, com cópia, aos Fiadores, formalizando o convite e informando a data do evento de Vistoria por Ata Notarial.

IMPORTANTE: Todo o procedimento de desocupação judicial é realizado, preferencialmente, no prazo máximo de 10 (dez) dias, a contar do dia da Imissão de Posse ou entrega das chaves para a ICR e registrado no Sistema Imobiliar.

3.6.2 Contrato de Locação com Garantia de Fiança Locatícia Crédito Real

A área de Desocupação providencia 3 (três) orçamentos para execução dos reparos necessários, identificados na vistoria de desocupação. Estes orçamentos são encaminhados para a área de Gestão de Fiança, que autoriza os reparos.

3.6.3 Contrato de Locação com Garantia de Seguro Fiança

A área de Desocupação encaminha para a área de Contas a Receber o Kit de Desocupação, bem como a Vistoria de Desocupação, com a descrição dos reparos necessários e 3 (três) orçamentos para execução do serviço. Esta documentação é encaminhada pela área de Contas a Receber para a Seguradora.

3.6.4 Contrato de Locação com Garantia de Caução

A área de Desocupação verifica junto à área de Contas a Receber o valor da caução e utiliza o mesmo para efetuar os reparos necessários no imóvel, apontados na vistoria de desocupação. O Locatário fornece uma Autorização para que a ICR utilize o valor caucionado nos reparos do imóvel desocupado.

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 12/14

3.6.5 Contrato de Locação com Garantia de Cartas de Fiança

A área de Desocupação verifica junto à área de Contas a Receber o que está previsto na Carta de Fiança quanto as cobertura de reparos e o garantidor é acionado para tratar dos reparos necessários detectados na vistoria de desocupação do imóvel.

3.6.6 Contrato de Locação sem Garantia

A área de Desocupação informa o Proprietário quanto aos reparos necessários detectados na vistoria de desocupação do imóvel para que o mesmo execute os serviços.

IMPORTANTE: As informações pertinentes às tratativas de desocupação, considerando qualquer uma das garantias, ou ausência da mesma, são registradas na tarefa de desocupação do Sistema Imobiliar.

4. Anexos

4.1 Registros

✓ Informativo de Desocupação (RQCR-060)

✓ Tarefa do Sistema

✓ Relatório de Tarefas – Contrato de Locação

✓ Vistoria Inicial

✓ Solicitação de Vistoria

✓ Termo de Recebimento de Chaves e Desocupação (RQCR-058)

✓ Carta de Comunicação de Desocupação de Imóvel

✓ Vistoria de Desocupação

✓ Doc de Locação (Final)

✓ Extrato de Conta Corrente do Imóvel

✓ Contrato de Locação

✓ Carta de Liberação de Título de Capitalização

4.2 Documentos Externos

✓ Aviso Prévio de Desocupação

✓ Título de Capitalização

✓ Telegrama

✓ Mandado Judicial

✓ Termo de Imissão de Posse

✓ Ata Notarial

✓ Orçamento de Fornecedor

✓ Autorização para Uso da Caução

✓ Carta de Fiança

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 13/14

5. Alterações

Revisão	Data	Alteração
00	28/07/06	Implantação do Procedimento
01	18/08/06	Foi criado o Informativo de Desocupação para esclarecimentos do processo ao inquilino. Anexo.
02	17/11/06	Inclusão da Observação3 / Adequação dos registros como anexos
03	06/12/06	Adequação e inclusão de registros da qualidade
04	15/03/07	Liberação de chaves para a Comercialização no momento da entrega de chaves na desocupação, a fim de agilizar a locação.
05	15/07/07	Alteração dos Anexos
06	30/05/08	Adequação de todo o processo de desocupação (Contratação das obras e aprovação feitas diretamente pelo inquilino).
07	01/09/08	Alteração do item 4.2
08	15/06/09	Revisão do RQCR_060 - Informativo de Desocupação
09	29/10/09	Inclusão do item Registros do Procedimento e revisão do procedimento.
10	21/06/11	Revisão geral do documento. Incluído o item de desocupação judicial. Incluído o item Anexos. Excluído o item de Registros do Procedimento. Alterado o lay-out
11	10/10/11	Inclusão da verificação de Carta de Habite-se e Laudo de PPCI
12	09/01/13	Revisão geral do Procedimento. Inclusão e atualização das telas do Sistema.
13	17/09/13	Alteração de logomarca (cabeçalho)
14	05/02/14	Inclusão de itens das Locações Industriais
15	08/12/15	Revisão geral do documento.
16	08/12/17	Inclusão da tarefa de registro do novo endereço do Locatário. Alteração do fluxo de entrega das chaves e controles de acesso ao imóvel, após a desocupação. Inclusão do item que trata da Desocupação de Box Avulso. Alteração do fluxo de acionamento dos Fiadores, quando da desocupação do imóvel sem execução dos reparos necessários.

Documento Controlado
Elaboração: Xxxxxxx Xxxxxxxx	Aprovação: Xxxxxxx Xxxxx	Data: 08/12/17	Pág.: 14/14