Normas para Contratações de Terceiros (Due Diligence)
Normas para Contratações de Terceiros (Due Diligence)
Objetivo
As normas para contratações de terceiros têm como objetivo estabelecer diretrizes e
procedimentos para a devida diligência na contratação de fornecedores, prestadores de serviços, consultores e outros terceiros, a fim de garantir que sejam selecionados parceiros comerciais éticos e em conformidade com as políticas e regulamentações aplicáveis.
Princípios
As normas para contratações de terceiros são baseadas nos seguintes princípios:
a) Integridade: A empresa deve selecionar terceiros que demonstrem integridade, honestidade e ética nos negócios.
b) Conformidade: A empresa deve assegurar que os terceiros selecionados estejam em conformidade com todas as leis, regulamentações e políticas aplicáveis, incluindo leis anticorrupção, antissuborno, antitruste, trabalhistas, ambientais, e outras pertinentes.
c) Avaliação de Riscos: A empresa deve realizar uma avaliação de riscos apropriada ao selecionar terceiros, levando em consideração sua reputação, histórico de negócios, envolvimento em casos de corrupção ou outros ilícitos, e outros fatores relevantes.
d) Contratos e Acordos por Escrito: A empresa deve estabelecer contratos e acordos por escrito com os terceiros selecionados, incluindo cláusulas específicas de conformidade, confidencialidade, e outros termos pertinentes.
e) Monitoramento Contínuo: A empresa deve monitorar continuamente a conformidade dos terceiros com as normas e políticas aplicáveis, por meio de revisões periódicas, auditorias, relatórios e outras medidas apropriadas.
Procedimentos
As normas para contratações de terceiros incluem os seguintes procedimentos:
a) Due Diligence Pré-Contratação: A empresa deve realizar uma due diligence pré-contratação, que pode incluir a verificação dos antecedentes, histórico de negócios, reputação,
compliance com leis e regulamentações, e outros fatores relevantes dos terceiros.
b) Contratos e Acordos por Escrito: A empresa deve estabelecer contratos e acordos por escrito com os terceiros selecionados, que devem incluir cláusulas específicas de conformidade, confidencialidade, e outros termos pertinentes.
c) Treinamento e Conscientização: A empresa deve fornecer treinamento e conscientização aos funcionários envolvidos na contratação de terceiros, destacando a importância do
cumprimento das normas e políticas de contratações de terceiros.
d) Monitoramento Contínuo: A empresa deve monitorar continuamente a conformidade dos terceiros com as normas e políticas aplicáveis, por meio de revisões periódicas, auditorias, relatórios e outras medidas apropriadas.
e) Ações Corretivas: Caso sejam identificadas irregularidades ou não conformidades por parte dos terceiros, a empresa deve tomar as ações corretivas apropriadas, que podem incluir as seguintes medidas:
• Solicitar esclarecimentos e documentação adicional aos terceiros em relação às não conformidades identificadas.
• Implementar medidas de mitigação de riscos, como alterações contratuais ou revisão de cláusulas específicas.
• Realizar auditorias adicionais ou investigações mais detalhadas para entender a extensão das não conformidades identificadas.
• Rescindir contratos ou encerrar relacionamentos com terceiros que não estejam em conformidade com as normas e políticas aplicáveis, de acordo com os termos
contratuais e as leis aplicáveis.
• Notificar autoridades competentes, quando necessário, em caso de suspeita de atividades ilícitas por parte de terceiros.
Responsabilidades
As responsabilidades relacionadas às contratações de terceiros devem ser claramente definidas e atribuídas, incluindo:
A alta administração da empresa, que é responsável por aprovar a contratação de terceiros e garantir a conformidade com as normas e políticas aplicáveis.
Os departamentos ou funcionários responsáveis pela realização da due diligence pré-contratação,
estabelecimento de contratos e acordos por escrito, treinamento e conscientização, monitoramento contínuo e ações corretivas.
Os próprios terceiros contratados, que são responsáveis por cumprir com as políticas, regulamentações e cláusulas contratuais estabelecidas.
Treinamento e Conscientização
A empresa deve fornecer treinamento e conscientização regulares aos funcionários envolvidos na contratação de terceiros, destacando a importância do cumprimento das normas e políticas de contratações de terceiros, bem como a identificação de riscos e ações corretivas apropriadas.
Revisão e Atualização
As normas para contratações de terceiros devem ser revisadas periodicamente para garantir sua efetividade e atualizadas de acordo com mudanças nas leis, regulamentações, políticas internas e riscos identificados.
Confidencialidade
Os funcionários envolvidos na contratação de terceiros devem manter a confidencialidade das informações obtidas durante o processo de due diligence e tratá-las de acordo com as políticas internas de proteção de dados e confidencialidade.