Instruções para formalização de convênios e contratos

Instruções para formalização de convênios e contratos

Primeiramente, verificar qual é o tipo de documento que está sendo proposto: convênio (acordo) ou contrato.

O convênio é um instrumento que disciplina as obrigações e as regras que devem reger as relações de dois ou mais partícipes que tenham interesse em atingir um objeto comum, mediante a formação de uma parceria. Os convênios possibilitam transferência de recursos de uma instituição externa para o ICB.

O contrato é um documento para formalizar uma prestação de serviço, em que a USP se compromete a realizar serviço de interesse da contratante, mediante o recebimento de uma remuneração.

Procedimentos:

O docente responsável deve:

1. Preparar um Plano de trabalho e determinar qual tipo de documento está propondo. O Plano de trabalho deve discriminar as atividades que serão realizadas no âmbito do convênio e as obrigações de cada uma das partes. A minuta deve estar em consonância com a Minuta.

2. Verificar no sítio xxx.xxxxx.xxx.xx toda documentação necessária ou consultar a Comissão/Setor responsável pelo tipo de convênio proposto para obter a minuta correta e auxílio para preparação prévia da documentação.

3. Apresentar a proposta para aprovação na primeira instância, conforme as exigências específicas de cada tipo de convênio.

4. TAXA DE “OVERHEAD” – Quando o convênio/contrato previr transferência de recursos, incidirão as seguintes taxas:

Reitoria – Fundo de Recolhimento de Taxas de Convênios, 5% sobre os valores pagos aos docentes e 2,5% sobre os valores de custeio e pagamento de terceiros.

Unidade – 7,5% Departamento e 7,5% ICB/Administração (se for exclusivamente de pesquisa, o ICB dá isenção).

Unidade – Cursos: 5% Departamento e 5% ICB/Administração.

Caso haja Fundação envolvida (FUSP), também haverá a taxa de administração.

Os convênios estão divididos em várias modalidades, descritas a seguir:

1. Convênio de cooperação nacional (acadêmica, técnica, científica): para realização de atividades conjuntas (pesquisa, projetos e outras atividades). Pode ter implicações financeiras ou não (inclusive FAPESP, FINEP, CNPQ, MCT).

2. Convênio para estágio de estudante de graduação: Exigência para realização de estágio curricular obrigatório para alunos de graduação. Para esta modalidade, o ICB só aceita convênio com Instituições de Ensino Superior (IES) pública.

3. Contrato com empresas e órgãos públicos (prestação de serviço): possibilita realizar análises e outros procedimentos para empresas e órgãos externos ou realização de atividades de pesquisa, sob demanda.

4. Convênio para realização de cursos: para formalizar cursos de extensão, especialização e atualização, com participação de outras entidades.

5. Convênio e acordo de cooperação internacional: para intercâmbio e cooperação no âmbito internacional.

6. Convênio de dupla titulação de doutoramento (co-tutela): para dupla titulação de doutoramento entre a USP e uma IES estrangeira. Modelo específico de convênio de cooperação internacional.

Cada tipo de convênio tem uma tramitação diferenciada. Verifique os procedimentos para cada um:

CONVÊNIO DE COOPERAÇÃO NACIONAL

Objetivo: parceria para realização de atividades conjuntas (pesquisas, projetos, atividades similares). Podendo ter repasse de verbas (inclusive FINEP, CNPQ, FAPESP, MCT).

Obs: cada projeto é objeto de um convênio; não é possível estabelecer um convênio amplo para englobar vários projetos.

Convênios de

cooperação nacional

Conselho do

Departamento

Congregação

Sistema e-

convenios

Reitoria

Assinatura

Caso haja participação de outra(s) unidade(s) da USP no convênio, o processo tem que transitar (aprovação dos Colegiados) pelas unidades.

Parceiros: empresas, institutos de pesquisa e Instituições de Ensino, agências de fomento, órgãos públicos.

Documentos para iniciar o processo:

▪ Plano de trabalho;

▪ Minuta aprovada pela entidade parceira;

▪ 2 pareceres (um interno e um externo ao Departamento), com ênfase na análise de: forma de participação do docente; retorno acadêmico e científico ao Departamento/ICB; questões financeiras envolvidas; indicação de uso da

marca ICB/USP em material de divulgação resultante da atividade do convênio.

▪ Aprovação do CD com justificativa sobre a conveniência e importância do Convênio.

Obs: é obrigatório que o docente responsável tenha credenciamento CERT caso o convênio tenha implicações financeiras.

Setor responsável do ICB:

Setor de Convênios – Assistência Financeira

(caso envolva repasse de verbas) OU

Setor de Convênios e Estágios – Assistência Acadêmica

(caso não envolva repasse de verbas)

CONVÊNIO PARA ESTÁGIO DE ESTUDANTE DE GRADUÇÃO

Objetivo: regularizar a realização de estágios curriculares obrigatórios de alunos de graduação.

Obs: Nessa modalidade, o ICB aceita apenas proposta de convênio com IES públicas.

Convênios de

estágio de estudantes

Conselho do

Departamento

Comissão de

Graduação

Congregação

Sistema e-

convênios

Diretoria ICB

Assinatura

Parceiros: Instituições de Ensino Superior públicas.

Documentos para iniciar o processo:

▪ Plano de trabalho;

▪ Minuta aprovada pela entidade parceira.

obs: cada aluno que for realizar estágio no ICB terá que assinar um Termo de compromisso de estágio.

Setor responsável do ICB:

Setor de Convênios e Estágios – Assistência Acadêmica

(caso não envolva repasse de verbas)

CONTRATO – “USP CONTRATADA”

Objetivo: estabelecer um contrato em que a USP se compromete a realizar um serviço de interesse do contratante, mediante o recebimento de uma remuneração.

Contrato

Conselho do

Departamento

Congregação

Sistema e-

convênios

Reitoria

Assinatura

Parceiros: empresas, institutos de pesquisa, laboratórios.

Documentos para iniciar o processo:

▪ Plano de trabalho;

▪ Contrato aprovado pela entidade parceira;

▪ 2 pareceres (um interno e um externo ao Departamento), com ênfase na análise de: forma de participação do docente; retorno acadêmico e científico ao Departamento/ICB; questões financeiras envolvidas; indicação de uso da

marca ICB/USP em material de divulgação resultante da atividade do convênio.

▪ Aprovação do CD com justificativa sobre a conveniência e importância do Convênio

Obs: é obrigatório que o docente responsável tenha credenciamento CERT.

Setor responsável do ICB:

Setor de Convênios – Assistência Financeira

(caso envolva repasse de verbas)

CONVÊNIO PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE EXTENSÃO

Objetivo: possibilitar a gestão administrativa e financeira de cursos de extensão.

Convênios para

realização de cursos de extensão

Conselho do

Departamento

Comissão de

Cultura e Extensão

Congregação

Sistema e-

convênios

Pro-Reitoria de

Cultura e Extensão

Assinatura

Obs: cada curso é objeto de um convênio; não é possível estabelecer um convênio amplo para englobar vários projetos.

Parceiros: Instituições de Ensino Superior públicas, Sociedades Científicas, órgãos públicos, agências de fomento.

Documentos para iniciar o processo:

▪ Plano de trabalho;

▪ Minuta aprovada pela entidade parceira;

▪ Aprovação do CD com justificativa sobre a conveniência e importância do Convênio.

Obs: é obrigatório que o docente responsável tenha credenciamento CERT.

Setor responsável do ICB:

Comissão de Cultura e Extensão Universitária

CONVÊNIO E ACORDO DE COOPERAÇÃO INTERNACIONAL

Objetivo: possibilitar e formalizar projetos e atividades com instituições estrangeiras, além de facilitar o intercâmbio de alunos e docentes.

Parceiros: Universidades, Institutos de Pesquisa e órgãos internacionais.

Convênios

internacionais

Comissão de

Relações

Internacionais

Congregação

Sistema e-

convênios

Diretoria

Assinatura

Documentos para iniciar o processo:

▪ Plano de trabalho;

▪ Minuta aprovada pela entidade parceira;

Setor responsável do ICB:

Comissão de Relações Internacionais do ICB

CONVÊNIO DE DUPLA TITULAÇÃO DE DOUTORAMENTO (CO-TUTELA)

Objetivo: para formalizar a dupla titulação de doutoramento entre a USP e uma IES estrangeira. Trata-se de um tipo específico de convênio de cooperação internacional.

Convênio de Dupla

Titulação

Comissão Coordenadora

do Programa

Comissão de Pós-

Graduação

Comissão de Relações

Internacionais

Congregação

Sistema e-convênios

Pro-Reitoria de Pós-

Graduação

Diretoria

Assinatura

Parceiros: Universidades, Institutos de Pesquisa e órgãos internacionais.

Documentos para iniciar o processo:

▪ Plano de trabalho;

▪ Minuta aprovada pela entidade parceira;

OBS: Preferencialmente, deve-se já ter um aluno interessado em realizar o duplo doutoramento.

Setor responsável do ICB:

Comissão de Relações Internacionais e Comissão de Pós-Graduação

Observação: Todos os convênios passam por aprovação na Reitoria. Após aprovação da Congregação, são enviados eletronicamente (sistema E-Convênios) para a Reitoria. Após análise prévia acadêmica, financeira e jurídica, são enviados para aprovação da COP e PG (também Agência de Inovação, se for pertinente). Após todas as aprovações, são assinados pelo Reitor e enviados à Unidade ou, caso exista a designação, são assinados pelo Diretor da unidade.

Após as assinaturas do Diretor/Reitor são encaminhados para assinatura na instituição parceira.