Contract
1. Bem/Serviço a ser contratado/adquirido
Contratação de serviços de auxiliar de biblioteca (CBO 3711-05) conforme descrito na tabela abaixo:
Tabela 1
Grupo 1 – Item 1 | ||||||
Item | Postos de Trabalho | CBO | Quantidade de postos | Quantidade de profissionais por posto | Quantidade total de profissionais | Carga Horária Semanal |
1 | Auxiliar de Biblioteca | 3711-05 | 6 | 1 | 6 | 30 horas |
TOTAL | 6 | |||||
CATSER: 00001694-2 Sigeo: 15101.2022.233302 Placon 2022: Serviços de auxiliar de Biblioteca | ||||||
2. Necessidade da contratação e Resultados pretendidos
— A contratação justifica-se pelo grande número de atividades de natureza auxiliar das atividades desenvolvidas pelo bibliotecário na seleção, aquisição, processamento técnico de materiais e atendimento ao usuário, dentre outras, conforme detalhado no Anexo I do Termo de Referência, e a inexistência de inter-relação dessas atividades auxiliares com as atribuições de cargos efetivos do quadro de servidores do TST.
— O serviço terceirizado de apoio administrativo de Auxiliar de Biblioteca é de natureza contínua e impacta na distribuição das tarefas operacionais (níveis técnico e auxiliar) e gerenciais (privativas de bibliotecários). Dessa forma, a contratação é essencial para que os bibliotecários fiquem dedicados a atividades compatíveis com a complexidade do cargo de Analista Judiciário, Área Apoio Especializado, Especialidade Biblioteconomia;
— As tarefas que serão executadas pelos auxiliares de biblioteca são rotinas previamente estabelecidas e, por isso, não será necessário destacar prestador exclusivamente para exercer a supervisão das atividades. Essa interpretação tem amparo no art. 8º da Instrução Normativa nº 02/2008 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e, por isso, a coordenação do trabalho ficará a cargo dos profissionais bibliotecários que atuarão junto aos auxiliares.
— Em relação às implicações da contratação na qualidade dos serviços prestados por esta Coordenadoria, ressalta-se a celeridade na resposta às demandas do público, bem como a otimização dos processos de trabalho com vistas ao aprimoramento dos produtos e serviços oferecidos, de modo a auxiliar com eficiência os servidores, juízes convocados e Ministros do Tribunal Superior do Trabalho para que cumpram com efetividade as metas estabelecidas no Planejamento Estratégico.
3. Indicação do alinhamento da contratação/aquisição com os planejamentos do TST, quando houver.
A presente contratação está alinhada ao “Objetivo Estratégico Perspectiva Processos internos” no que se refere ao aperfeiçoamento dos processos de trabalho com foco na cultura orientada para resultados.
A contratação dos serviços de auxiliar de biblioteca faz parte do conjunto de contratações previstas no Plano de Contratações do TST – PLACON 2022, item 14 desse documento, sob o título de serviços de auxiliar de biblioteca e há previsão orçamentária para a despesa (15101.2022.233302) no sistema SIGEO-JT.
Os serviços de auxiliar de biblioteca se tornaram imprescindíveis para o bom funcionamento da Biblioteca e a oferta dos atuais produtos e serviços, pois esta contratação absorve as tarefas operacionais auxiliares e permite que os Analistas e Técnicos judiciários se ocupem de atividades compatíveis com a complexidade de seus cargos.
4. Requisitos da contratação/aquisição
Na Constituição Federal;
Nas determinações das Leis n.º 8.078/1990, 8.666/1993 e 9.784/1999; No Decreto nº 9.507/2018;
Na Instrução Normativa n.º 05/2017 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e suas atualizações;
Na Resolução nº 169/2013 do CNJ e suas atualizações; Nos preceitos de direito público;
Supletivamente, nos princípios da teoria geral dos Contratos e nas disposições direito privado.
O serviço terceirizado de auxiliar de biblioteca é de natureza continuada. Há necessidade de atendimento ininterrupto aos usuários e auxilio das atividades da CDOC durante o horário de funcionamento da Biblioteca.
As atividades de natureza auxiliar em uma biblioteca jurídica demandam conhecimentos básicos especializados e, por isso, exigem formação específica para ocupação dos postos de auxiliar de biblioteca. A empresa precisará comprovar que possui qualificação técnica para a prestação dos serviços mediante apresentação de atestado ou declaração de capacidade técnica.
A empresa deve possuir ou instalar escritório no Distrito Federal durante a vigência do contrato, uma vez que há necessidade de instalação e manutenção do ponto biométrico, fornecimento periódico de uniformes e exigência de comunicação ágil para cobertura dos postos de trabalho no prazo máximo de 2 horas nos casos de atrasos ou ausências do empregado.
Não foi identificada convenção coletiva de trabalho específica para a categoria auxiliar de biblioteca nas contratações anteriores e, por isso, foram levantados os valores de referência para formação do salário e vale-alimentação seguindo contratações similares de outros Tribunais.
5. Relação entre a demanda prevista e a quantidade de cada item
A contratação prevê 6 postos de auxiliar de biblioteca, com carga horária de 30 horas semanais por posto. O quantitativo de postos considera a existência de atividades auxiliares operacionais em todas as Seções da Coordenadoria de Documentação, a saber: Seção de Referência, Circulação e Disseminação - SRCD, Seção de Processos Técnicos - SPTEC, Seção de Biblioteca Digital - SBD, Seção de Desenvolvimento de Coleções- SDCOL.
Os serviços deverão ser prestados de segunda a sexta-feira, entre 7h e 19 horas, com atendimento ininterrupto aos usuários, devendo alocar os postos de trabalho em horários diferenciados, conforme necessidade da Coordenadoria de Documentação.
Os serviços serão prestados nas dependências da Biblioteca do TST, situado ao Setor de Administração Xxxxxxx Xxx, Xxxxxx 0, Xxxx 0, Xxxxx X, xxxxx xxxxxxxx, Xxxxxxxx-XX, podendo também haver deslocamento para a unidade do TST localizada no SAAN – Setor de Armazenamento e Abastecimento Norte, Brasília-DF. Ademais, há necessidade de deslocamento com transporte do TST para retirada e devolução de materiais em bibliotecas parceiras do Distrito Federal.
Não será necessário destacar prestador exclusivamente para exercer a supervisão das atividades, pois as tarefas a serem executadas pelos auxiliares de biblioteca são rotinas previamente estabelecidas. Desse modo, a notificação direta para a execução das tarefas ficará a cargo dos profissionais bibliotecários que atuarão junto aos auxiliares, conforme art. 5, II, da Instrução Normativa nº 05/2017 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão:
II- exercer o poder de mando sobre os empregados da contratada, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto da contratação previr a notificação direta para a execução das tarefas previamente descritas no contrato de prestação de serviços para a função específica, tais como nos serviços de recepção, apoio administrativo ou ao usuário.
6. Levantamento de mercado
Foi realizado um levantamento de preços de contratos de auxiliar de biblioteca em outros Tribunais, quais sejam: Superior Tribunal da Justiça, Tribunal Regional Federal 1ª Região e Tribunal de Contas da União.
6.1 Justificativa da escolha do tipo de solução a contratar
A contratação por posto de trabalho considera a ausência de cargo compatível com a execução das atividades de Auxiliar de Biblioteca no plano de cargos e salários do TST e a necessidade de atendimento ininterrupto aos usuários e o funcionamento da Biblioteca no horário das 7h às 19h.
6.2 Estimativa preliminar dos preços
Constatou-se que os valores do contrato atual, com vencimento em 08/08/2022, estão abaixo da média praticada no mercado. Observados abaixo os valores praticados no mercado, a estimativa é que a despesa gire em torno de R$ 34.275,84 mensal e aproximadamente R$ 411.000,00 por ano.
O valor mensal dos serviços de acordo com a 4ª repactuação a partir de 14/7/2021 é de R$ 31.275,84, e o valor proposto por empregado é de R$5.212,64, totalizando, anualmente R$ 375.310,08.
A tabela abaixo apresenta os valores aplicados em contratações similares em outros órgãos.
Órgão | Vigência estimada | Salário estimado do auxiliar | Valor estimado do vale- alimentação unitário | Quantidade de postos de trabalho | Valor estimado do contrato |
Superior Tribunal da Justiça | 11/2021 a 07/2023 | R$ 2.410,11 | R$ 38,00 | 12 | R$ 1.309.195,66 |
Tribunal Regional Federal 1ª | 07/2020 a | R$ 2.369,41 | R$ 38,00 | 4 | R$ 611.114,96 |
Região | 01/2023 | ||||
Tribunal de Contas da União | 03/2022 a | R$ 2.455,78 | R$ | 8 (auxiliar de biblioteca); | R$ 1.539.205,08 |
03/2023 | 1 (coord. de serviços); 8 | ||||
(auxiliar de educação); 4 | |||||
(auxiliar de conservação | |||||
e restauro) | |||||
Tribunal Superior do | 08/2021 a | R$ 2.170,92 | R$ 29,50 | 6 | R$ 375.310,08 |
Trabalho | 08/2022 |
7. Descrição da Solução como um todo
A contratação exige que as seguintes tarefas e rotinas auxiliares sejam realizadas:
— Auxiliar na seleção e aquisição de documentos para incorporação ao acervo e descarte de itens do acervo: verificar se as obras selecionadas para compra estão em duplicidade; verificar os títulos solicitados para empréstimo, junto a outras bibliotecas; consultar o sistema antes de adquirir novos títulos, verificando se os mesmos já não existem no acervo ou se não foram recentemente solicitados; pesquisar o número do ISBN ou outros dados relacionados, na
internet, dos livros que porventura não o possuam no material consultado para a seleção; elaborar lista do material selecionado (título, autor, edição, editora, ano e ISBN) em suas respectivas tabelas;
— Conferir documentos adquiridos: conferir os livros previamente separados, página por página, verificando erros de paginação, folhas faltantes ou qualquer outro defeito material que dificulte a leitura da obra; separar os livros que eventualmente apresentem falhas, os quais serão encaminhados para troca, mediante termo próprio; conferir paginação, impressão e encadernação dos títulos adquiridos;
— Elaborar periodicamente lista das publicações disponíveis para permuta ou doação;
— Magnetizar documentos do acervo: inserir fitas magnéticas nos livros para controle de saída do material; testar o material submetido a processo de magnetização;
— Cadastrar documentos a serem inseridos no acervo: cadastrar em sistema próprio materiais recebidos pela biblioteca
— Etiquetar documentos do acervo: colocar etiquetas de código de barras e lombada e realizar a liberação dos documentos bibliográficos no sistema da biblioteca.
— Auxiliar nos serviços de remanejamento do acervo: deslocar material bibliográfico para outro espaço na biblioteca e, quando necessário, para outras unidades do TST; manter o acervo em ordem e de acordo com sistema de classificação adotado pela biblioteca;
— Auxiliar na organização e remanejamento de acervos localizados nos gabinetes de Ministros;
— Auxiliar na guarda de documentos no acervo: recolocar os livros devolvidos e consultados nas estantes na ordem de classificação; retirar livros das cabines de estudo; revisar classificação dos livros nas estantes; deslocar material bibliográfico para outro espaço na biblioteca quando necessário; colocar na ordem de classificação o material bibliográfico; realizar a sinalização das estantes; recolher material deixado pelos usuários nas salas e cabines de estudo; organizar e armazenar os materiais não convencionais para posterior consulta e empréstimo;
— Inspecionar cabines e salas de leitura e prepará-las para os próximos usuários;
— Controlar o acesso às cabines, salas de estudo e uso de escaninho;
— Identificar e encaminhar as publicações que necessitam de encadernação ou restauração para o setor responsável, com vistas à preservação do acervo
— Auxiliar na desinfecção, higienização e acondicionamento de material bibliográfico do acervo;
— Realizar pequenos reparos nas publicações, tais como colocação e retiradas de etiquetas, confecção de caixas de acondicionamento;
— Orientar os usuários na preservação do acervo;
— Auxiliar no inventário do acervo: conferir a ordenação dos livros nas estantes, obedecendo à classificação em CDU (Classificação Decimal Universal); revisão nas estantes, a fim de localizar possíveis documentos fora da ordem de classificação (CDU); auxiliar na retirada de livros danificados para retirada do acervo; auxiliar na leitura de códigos de barra de material bibliográfico;
— Auxiliar no atendimento ao usuário nas formas presencial e a distância: orientar os usuários na utilização das bases de dados; explicar aos usuários o funcionamento do sistema de classificação utilizado pela Biblioteca e a localização dos materiais físicos nas estantes; informar aos usuários as normas de funcionamento e convivência da Biblioteca;
— Auxiliar no serviço de empréstimo, devolução, renovação e reserva do material do acervo: efetuar o empréstimo de livros no sistema; verificar pelo sistema se o usuário tem privilégio de empréstimo, se está sem infrações, sem itens em atraso, multas e dentro do limite de itens que podem ser emprestados. Feito o empréstimo, desmagnetizar material para liberação do material; fazer devolução e reserva de documentos bibliográficos no sistema;
— Atualizar dados de usuários cadastrados no sistema; confeccionar cartão de acesso para bibliotecas conveniadas;
— Operar equipamentos de reprografia, scanner e vídeo na biblioteca: auxiliar na pesquisa de materiais de multimídia; auxiliar na reprodução de documentos para atender às necessidades do expediente da biblioteca e as necessidades dos usuários;
— Auxiliar nos serviços de coleta e devolução de materiais bibliográficos nas bibliotecas sediadas no Distrito Federal, utilizando os serviços de infraestrutura do Tribunal; coletar material solicitado por ministros em bibliotecas conveniadas; devolver material bibliográfico solicitado em outras bibliotecas;
— Auxiliar na distribuição da Revista do TST; separar e etiquetar as Revistas do TST para distribuição da cota institucional; fazer a distribuição das publicações da Revista do TST nas diversas unidades do Tribunal;
— Efetuar digitação de planilhas de entrada de dados nos sistemas utilizados pela Biblioteca;
— Digitalizar e revisar documentos bibliográficos para serem inseridos na página da Internet da Biblioteca;
— Entregar nas unidades do Tribunal documentos bibliográficos e correspondências relacionadas com as atividades desenvolvidas pela Biblioteca;
— Auxílio na preparação da divulgação de sumários impressos e na página da biblioteca na Internet, de periódicos e de novas aquisições da Biblioteca;
— Auxiliar na organização de arquivos administrativos e outras atividades correlatas ao serviço de auxiliar de biblioteca;
— Verificar e responder mensagens eletrônicas (e-mail e chat) com solicitações enviadas ao atendimento ao público da biblioteca;
— Auxiliar na divulgação de livros e periódicos da biblioteca;
— Formatar e digitalizar documentos para disponibilização na Biblioteca Digital do Tribunal Superior do Trabalho;
— Operar programas de tratamento de imagens e reconhecimento textual de material digitalizado;
— Conferir documentos digitais (integridade do texto, falta de páginas, inconsistências que dificultem a leitura ou a pesquisa textual etc.);
— Realizar processamento e conversão de documentos digitais ou digitalizados para adequação aos padrões utilizados pela Biblioteca;
— Preencher dados para importação de documentos em lote na Biblioteca Digital do Tribunal Superior do Trabalho;
— Preencher dados e atualizar planilhas de controle de documentos e atividades;
— Inserir documentação padronizada no acervo da Biblioteca Digital do Tribunal Superior do Trabalho.
8. Parcelamento/Agrupamento de itens
Não se aplica.
9. Contratações correlatas ou interdependentes
Nº do Processo | Objeto |
6000037/2021-00 | Serviços de auxiliar de arquivo, encadernação e restauração de livros e documentos. |
10. Providências para adequação do ambiente do órgão
Não se aplica.
11. Vigência
O prazo de vigência do contrato será de 12 (doze) meses, contados da data da sua assinatura, e poderá ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos até o limite de sessenta meses, com fundamento no art. 57, inciso II da Lei 8.666/93.
O contrato poderá ser prorrogado quando comprovadamente vantajoso para a Administração, desde que haja autorização formal da autoridade competente e observados os seguintes requisitos:
a) Os serviços tenham sido prestados regularmente;
b) A Administração mantenha interesse na realização dos serviços;
c) O valor do contrato permaneça economicamente vantajoso para a Administração; e
d) A contratada manifeste expressamente interesse na prorrogação.
A vantagem econômica para prorrogação do contrato estará assegurada, sendo dispensada a realização de pesquisa de mercado, se:
a) Os reajustes dos itens envolvendo a folha de salários estiverem baseados em convenção, acordo coletivo da categoria ou em decorrência de lei;
b) Os reajustes envolvendo insumos (exceto quanto a obrigações decorrentes de acordo ou convenção coletiva de trabalho e de lei) e materiais forem efetuados com base no Índice Nacional de Preços ao Consumidor – IPCA/IBGE.
12. Declaração da viabilidade ou não da contratação
A contratação dos serviços de auxiliar de biblioteca faz parte do conjunto de contratações previstas no Plano de Contratações do TST – PLACON 2022 sob o título de serviços de auxiliar de biblioteca e há previsão orçamentária para a despesa (15101.2022.233302) no sistema SIGEO-JT;
ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR
13. Análise de Riscos da Contratação
GERENCIAMENTO DE RISCOS DO PROCESSO DE TRABALHO - Prorrogação do contrato | ||||||||||||||||||
Objetivo do Processo de Trabalho: Contratação de serviços de auxiliar de biblioteca. PE-037/2017. REAL JG SERVIÇOS GERAIS EIRELI | ||||||||||||||||||
IDENTIFICAÇÃO DO RISCO | ANÁLISE QUALITATIVA DO RISCO | CONTROLES EXISTENTES | RISCO RESIDUAL | DIRETRIZ PARA RESPOSTA | ||||||||||||||
Nº | RISCO | DATA DE IDENTIFICAÇÃO | PROBABI LIDADE | IMPACTO | NÍVEL DO RISCO | CONTROLE 1 | CONTROLE 2 | CONTROLE 3 | ||||||||||
CAUSA | EVENTO | CONSEQUENCIA | DESCRIÇÃO | EFICÁCIA | DESCRIÇÃO | EFICÁCIA | DESCRIÇÃO | EFICÁCIA | ||||||||||
1 | Extrapolação do prazo estabelecido no cronograma da contratação | Atraso na conclusão dos trâmites para a nova contratação | Prorrogação excepcional do contrato vigente | mar/22 | BAIXA - 2 | MÉDIO - 3 | MÉDIO (6) | Acompanhamento do cronograma pela CLCON | SATISFATÓRIO | 0,4 | Acompanhamento do prazo para elaboração do ETP e TR pela CMLOG | SATISFATÓRIO | 0,4 | Acompanhamento do cronograma pela unidade demandante | FRACO | 0,8 | 6,0 | Não se faz necessário adotar medidas especiais de tratamento, exceto manter os controles já existentes. |
2 | Impugnação do edital de licitação | Descompasso nas exigências aos fornecedores ou descumprimento das fases previstas na licitação | Atraso na contratação | Fase de seleção do fornecedor | MUITO BAIXA - 1 | ALTO - 4 | MÉDIO (4) | Analisar fundamentos da impugnação e realizar a correação | MEDIANO | 0,6 | 4,0 | Não se faz necessário adotar medidas especiais de tratamento, exceto manter os controles já existentes. | ||||||
3 | Licitação deserta | Exigências e requisitos da demanda sem licitante interessado | Atraso na contratação | Fase de seleção do fornecedor | MUITO BAIXA - 1 | ALTO - 4 | MÉDIO (4) | Identificação de potenciais fornecedores | MEDIANO | 0,6 | Pesquisar experiência de outros órgãos públicos | MEDIANO | 0,6 | 4,0 | Não se faz necessário adotar medidas especiais de tratamento, exceto manter os controles já existentes. | |||
4 | Redução e/ou suspensão de atividades da Contratada | Interrupção ou diminuição da prestação de serviços nos postos contratados | Diminuição ou impossibilidade de execução das atividades dos postos de trabalho | Fase de gestão contratual | MUITO BAIXA - 1 | ALTO - 4 | MÉDIO (4) | Adequação ou glosa do pagamento | MEDIANO | 0,6 | Intensificar a comunicação com a Empresa | MEDIANO | 0,6 | Apenar os casos de descumprimento não justificados | FRACO | 0,8 | 4,0 | Não se faz necessário adotar medidas especiais de tratamento, exceto manter os controles já existentes. |
5 | Contratação de empresa incapaz de executar a prestação de serviço | Empresa sem qualificação técnica adequada para a prestação dos serviços | Não obtenção do objeto contratado e descumprimento de obrigações contratuais | Fase de gestão contratual | MUITO BAIXA - 1 | MUITO ALTO - 5 | MÉDIO (5) | Contratar de maneira emergencial outro fornecedor | MEDIANO | 0,6 | Providenciar nova licitação para escolha de outro fornecedor | SATISFATÓRIO | 0,4 | Incluir exigência de qualificação técnica como condição de habilitação | SATISFATÓRIO | 0,4 | 5,0 | Não se faz necessário adotar medidas especiais de tratamento, exceto manter os controles já existentes. |
6 | Descumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciária e FGTS | Contratada deixar de cumprir as exigências trabahistas, previdenciais e de FGTS dos postos de trabalho | Responsabilização do Tribunal | Fase de gestão contratual | MUITO BAIXA - 1 | MUITO ALTO - 5 | MÉDIO (5) | Atuação responsável e comprometida por parte da Comissão de Fiscalização | FORTE | 0,2 | Aplicar sanções à empresa | MEDIANO | 0,6 | 5,0 | Não se faz necessário adotar medidas especiais de tratamento, exceto manter os controles já existentes. | |||
Página 9
14. Cópia da página do PLACON da contratação de serviços de auxiliar de biblioteca
Brasília, 12 de abril de 2022.
Xxxxxx
Assinado de forma digital por Xxxxxx
DN: cn=Xxxxxx, o=TST, ou=CDOC, xxxxxxxxxxxx.xxxxx@xxx.xxx.xx, c=BR Dados: 2022.04.12 12:56:43 -03'00'
XXXXXX XXXXX XX XXXXX/ C053739
Xxxxxxx Xxxxx
Assinado de forma digital por Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx
Xxxxxxxx Xxxxx
DN: cn=Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx, o=Tribunal Superior do Trabalho, ou=CDOC,
xxxxxxxxxxxxxx.xxxxx@xxx.xxx.xx, c=BR Dados: 2022.04.12 12:57:53 -03'00'
XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXX/C038993
Bernardes
Assinado de forma digital por Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxx
DN: cn=Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, o=Tribunal Superior do Trabalho, ou=CDOC,
xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, c=BR Dados: 2022.04.12 13:08:38 -03'00'