SUMÁRIO
CARTILHA DO GESTOR DE CONTRATO E ATA
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO 03
1. LICITAÇÃO 04
1.1 Vinculação ao instrumento convocatório 04
2. DO TERMO CONTRATUAL 05
2 1. Formalização 05
2 2. Alterações contratuais 05
2 3. Reajuste de Preços 08
2 4. Termo de Apostilamento e Termo Aditivo 08
2 5. Prorrogação da Vigência do Contrato 09
3. O GESTOR DE CONTRATO 10
3 1. Definição 10
3 2. Previsão legal 10
3 3. Designação do gestor 10
3 4. Perfil do gestor 11
3 5. Atribuições do gestor de contrato 11
3 6. Principais rotinas da gestão contratual 13
3 7. Responsabilização do gestor de contrato 14
3 8. Índice de legislações aplicáveis 14
4. EXECUÇÃO DO CONTRATO 15
4 1. Recebimento e ateste 15
4 2. Glosa e retenção de valores 16
4 3. Contratos de prestação de serviço com cessão de mão de obra 16
4 4. Inexecução 17
5. O GESTOR DE ATA 19
5 1. Validade de uma ata 19
6. AUDESP 20
6.1. Fase 4 - Licitações e contratos 20
7. DICAS DA CONTROLADORIA 21
REFERÊNCIAS 22
2
Cartilha do Gestor de Contrato e Ata
APRESENTAÇÃO
A Lei de Licitações e Contratos, Lei Federal no 8.666/93, prevê em seus artigos que o Administrador Público deve organizar e implantar em órgãos públicos um sistema de gestão de contratos, compreendendo o gerenciamento, o acompanhamento e a fiscalização da execução até o recebimento do objeto.
Dessa forma, diversos esforços têm sido efetuados pela Administração Pública no sentido de orientar e auxiliar os seus servidores na execução de suas funções cotidianas, sobretudo no que se refere às instruções necessárias à execução de todo o ciclo de contratação de fornecedores de produtos, mercadorias ou serviços.
Dentro desse ciclo, o trabalho do gestor de contratos é fundamental para o bom funcionamento dos serviços públicos municipais, contribuindo para que mercadorias, serviços e obras sejam entregues de acordo com o que foi contratado.
Reconhecendo a complexidade e importância dessa tarefa apresentamos essa Cartilha de Gestor de Contratos, documento que tem por objetivo servir de guia de referência para os gestores da Administração Pública do Município de Osasco. Evidentemente, o conteúdo da presente Xxxxxxxx não inibe ou inviabiliza a utilização, por parte dos gestores, de formas e estilos particulares de gerenciamento que propiciem melhor eficácia, eficiência e efetividade na utilização dos recursos públicos sob a responsabilidade de cada órgão ou entidade, dentro dos limites legais.
A competente atuação dos gestores é essencial para que as diversas áreas dos órgãos e entidades da Administração Pública possam exercer plenamente suas respectivas atribuições, contribuindo, assim, para o cumprimento de suas missões.
A presente Cartilha é um documento dinâmico que permite atualizações frequentes, cuja periodicidade de revisão variará conforme a ocorrência de avanços na legislação e nos processos gerenciais aplicados à Administração Pública, bem como por propostas dos gestores, que serão os verdadeiros mensageiros para seu constante aperfeiçoamento.
1. LICITAÇÃO
Licitação é o procedimento realizado pela Administração Pública que visa à contratação de um serviço ou à aquisição de um determinado bem, necessário à atividade desenvolvida pelo Poder Estatal, por meio da escolha da oferta mais vantajosa.
Embora a regra seja a realização de licitação, a legislação prevê as seguintes exceções à sua realização:
Inexigibilidade de Licitação – ocorre nos casos em que houver a impossibilidade de competição, como por exemplo fornecedor exclusivo (art. 25 da Lei 8.666/93).
Dispensa de licitação – ocorre nos casos que seria possível a competição, porém a própria lei dispensa tal procedimento (art. 17, II e 24 da Lei 8.666/93).
Há também a possibilidade do uso do Sistema de Registro de Preços, que é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços de produtos, ou de prestação de serviços, para contratações futuras. Nesse sistema, mediante assinatura de Ata de Registro de Preços, os pedidos podem ser requisitados de acordo com a necessidade, respeitando as condições anteriormente acordadas em ATA.
Para todas as possibilidades de contratação acima, a Administração deve nomear um gestor, o qual terá por responsabilidade garantir que o material e/ou serviço entregue esteja em conformidade com o termo de referência e contrato.
1.1. VINCULAÇÃO AO INSTRUMENTO CONVOCATÓRIO
Um dos princípios fundamentais das licitações públicas, elencado pela Lei 8.666/93, é a vinculação ao instrumento convocatório. A partir deste que se originam os deveres e obrigações contratuais firmadas no momento da licitação.
O gestor deve estudar o edital e seu termo de referência ou memorial descritivo e atentar para os seguintes aspectos:
condições de entrega e prazos;
especificações dos serviços ou materiais e seus quantitativos;
recebimentos, provisórios e definitivos, de obras e serviços;
saldo do empenho do contrato e quantitativo de atas;
reportar ao seu superior hierárquico, em tempo hábil, a necessidade de aditivos e apostilamentos;
anotar e reportar eventuais ocorrências;
reportar, à chefia imediata, via relatório circunstanciado, a necessidade de apuração de possíveis infrações contratuais que possam resultar na aplicação de penalidades à contratada.
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2. DO TERMO CONTRATUAL
2.1. FORMALIZAÇÃO
A contratação deve ser formalizada, obrigatoriamente, por meio do termo de contrato, nos seguintes casos:
licitações realizadas nas modalidades tomada de preço e concorrência;
dispensa ou inexigibilidade de licitação, cujos preços estejam compreendidos nos limites destas duas modalidades de licitação;
contratações de qualquer valor das quais resultem obrigações futuras, por exemplo: entrega futura ou parcelada do objeto, assistência técnica, garantia técnica, serviços a serem prestados, etapas a serem cumpridas.
Nos demais casos, o termo de contrato é facultativo, podendo ser substituído pelos instrumentos hábeis, como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço. A administração também pode dispensar o termo de contrato nas compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos, das quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica.
2.2. ALTERAÇÕES CONTRATUAIS
As alterações contratuais deverão ser previamente justificadas, por escrito, contendo informações sobre o acréscimo ou supressões pretendidas, quer em relação ao valor quer em relação aos quantitativos, devidamente autorizadas por autoridade competente e formalizadas por meio de termo de aditamento, conforme artigo 21 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações. O objeto do contrato, no caso de obras e serviços, será recebido provisoriamente pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes dentro de quinze (15) dias da comunicação escrita do contratado, se outro não tiver sido o prazo estipulado no referido ajuste, segundo o artigo 22 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações.
O objeto do contrato, no caso de obras e serviços, será recebido definitivamente por servidor ou comissão designada pela autoridade competente mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação ou vistoria, não excedente a noventa dias, comprovada a adequação do objeto aos termos contratuais, conforme artigo 23 do Decreto Municipal 11750/2018 e alterações.
Os contratos poderão ser alterados desde que haja interesse da Administração, e para atender ao interesse público. Para que as alterações sejam consideradas válidas devem ser justificadas por escrito e previamente autorizadas pela autoridade competente para celebrar o contrato. As alterações podem ser unilaterais ou por acordo entre as partes.
2.2.1. ALTERAÇÕES UNILATERAIS
A alteração unilateral pode ocorrer nas seguintes situações:
alteração qualitativa: quando a Administração necessitar modificar o projeto ou as especificações para melhor adequação técnica aos seus objetivos;
alteração quantitativa: quando for necessária a modificação do valor do contrato em razão do acréscimo ou diminuição nos quantitativos do seu objeto, nos limites permitidos em Lei.
2.2.2. ALTERAÇÕES POR ACORDO ENTRE AS PARTES
Podem ocorrer, por exemplo:
quando for conveniente substituir a garantia efetuada para execução do contrato;
quando for necessária a modificação do regime de execução da obra ou serviços ou do fornecimento;
quando for necessária modificação da forma de pagamento, por imposição de circunstâncias que surgirem após a assinatura do contrato, devendo ser mantido seu valor inicial atualizado;
quando for necessário restabelecer as relações inicialmente pactuadas, objetivando a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato.
2.2.3. ACRÉSCIMOS E SUPRESSÕES
A Administração pode alterar o contrato quando forem necessários acréscimos ou supressões nas compras, obras ou serviços, desde que respeitados os seguintes limites:
para compras, obras ou serviços: acréscimos ou supressões de até 25% do valor atualizado do contrato;
para reforma de edifício ou equipamento: acréscimos até o limite de 50% do valor atualizado do contrato.
Independentemente dessas possibilidades, muitas alterações poderiam ser evitadas se houvesse adequado planejamento para compras e serviços.
O gestor deverá informar a data em que iniciará a alteração do contrato. De acordo com a Lei 8.666/93, o contratado é obrigado a aceitar, nas mesmas condições do contrato original, acréscimos ou supressões, respeitados os limites admitidos.
Diante da necessidade de acrescer ou suprimir quantidade de algum item do contrato, a Administração deve considerar o valor inicial atualizado do item para calcular o acréscimo ou a supressão pretendida.
Os prazos de execução do objeto contratado poderão ser aumentados ou diminuídos proporcionalmente aos acréscimos ou supressões que por acaso ocorrerem.
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2.2.4. EQUILÍBRIO ECONÔMICO-FINANCEIRO
O equilíbrio econômico-financeiro consiste na manutenção das condições de pagamento inicialmente estabelecidas no contrato, a fim de que se mantenha estável a relação entre as obrigações do contratado e a retribuição da Administração, para a justa remuneração da obra, serviço ou fornecimento.
O reequilíbrio econômico-financeiro do contrato se justifica nas seguintes ocorrências:
fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, retardadores ou impeditivos da execução do que foi contratado;
caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe, configurando álea econômica (probabilidade de perda concomitante à probabilidade de lucro) extraordinária e extracontratual.
Para que possa ser autorizado e concedido o reequilíbrio econômico-financeiro do contrato, normalmente pedido pelo contratado, deverá ser verificado:
os custos dos itens constantes da proposta contratada com a planilha de custos que acompanha o pedido de reequilíbrio;
a ocorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, que justifiquem as modificações do contrato para mais ou para menos.
O reequilíbrio econômico-financeiro não está vinculado a qualquer índice, ocorre quando for necessário o restabelecimento da relação econômica que as partes pactuaram inicialmente.
2.2.5. REPACTUAÇÃO
A repactuação é uma forma de manutenção do equilíbrio econômico-financeiro de contrato utilizada para serviços contínuos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra ou predominância de mão de obra, por meio da análise da variação dos custos contratuais.
Deve estar prevista no edital com data vinculada à apresentação das propostas, para os custos decorrentes do mercado, e com data vinculada ao acordo, à convenção coletiva ou ao dissídio coletivo ao qual o orçamento esteja vinculado, para os custos decorrentes da mão de obra.
2.3. REAJUSTE DE PREÇOS
Em contratos com prazo de duração igual ou superior a um ano, é admitida cláusula com previsão de reajuste de preços.
O reajuste dos preços contratuais só pode ocorrer quando a vigência do contrato ultrapassar 12 (doze) meses, contados a partir da data limite para apresentação da proposta e está vinculado a índice previamente definido no contrato.
2.4. TERMO DE APOSTILAMENTO E TERMO ADITIVO
2.4.1. TERMO DE APOSTILAMENTO
Apostilamento é instrumento para formalização de modificações de condições contratuais que decorrem de cláusulas já previstas em contrato. Ao apostilar um título, não se cria um direito, apenas se reconhece a existência de um direito já existente.
O apostilamento pode ser feito no verso da última página do termo de contrato ou juntado por meio de outro documento ao termo de contrato e pode ser utilizada nos seguintes casos:
variação do valor contratual decorrente de reajuste previsto no contrato;
compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento;
empenho de dotações orçamentárias suplementares até o limite do seu valor corrigido;
podem ser decorrentes, ainda, de mudanças internas do órgão ou entidade que não afetem a relação entre contratada e contratante, como por exemplo, a mudança da fonte de recursos designada no contrato;
no caso de alterações formais do instrumento contratual também é possível a adoção do apostilamento, como na retificação do CNPJ ou do endereço da empresa contratada;
demais casos que não alterem as bases contratuais.
2.4.2. TERMO ADITIVO
O termo “aditivo” é usado para todo acréscimo ou supressão de objeto, serviços, prorrogações de prazos e para outras alterações do contrato. O termo aditivo deve ser numerado sequencialmente, por exemplo: 1º Termo Aditivo ao Contrato nº XX/202X; 2º Termo aditivo ao Contrato nº XX/202X, e assim sucessivamente.
Todos os aditivos, seja de alteração de valor ou de prorrogação de prazo de execução, devem ser previamente analisados pela área técnica e jurídica, com as devidas justificativas formalizadas e quantificação dos serviços aditados.
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Quando for assinado termo aditivo que implique em alteração do prazo de execução de obra, o cronograma físico-financeiro deverá ser refeito de acordo com o novo prazo de execução.
Ao firmar termo aditivo, que implique em aumento de prazo e/ou valor da obra, o gestor do contrato, sob pena de responsabilização, deve exigir que a contratada, na data da assinatura do termo aditivo apresente, se necessário, o reforço de valor e/ou prorrogação do prazo da garantia contratual, de forma a compatibilizá-la com as novas condições.
Os prazos de início de etapas de execução, de conclusão e de entrega admitem prorrogação, mantidas as demais cláusulas do contrato e assegurada a manutenção de seu equilíbrio econômico-financeiro, desde que ocorra algum dos seguintes motivos, devidamente autuados em processo (artigo 57, § 1º da Lei Federal nº 8.666/93):
alteração do projeto ou especificações, pela Administração;
superveniência de fato excepcional ou imprevisível, estranho à vontade das partes, que altere fundamentalmente as condições de execução do contrato;
interrupção da execução do contrato ou diminuição do ritmo de trabalho por ordem e no interesse da Administração;
aumento das quantidades inicialmente previstas no contrato, nos limites permitidos por esta Lei;
impedimento de execução do contrato por fato ou ato de terceiro reconhecido pela Administração em documento contemporâneo à sua ocorrência;
omissão ou atraso de providências a cargo da Administração, inclusive quanto aos pagamentos previstos de que resulte, diretamente, impedimento ou retardamento na execução do contrato, sem prejuízo das sanções legais aplicáveis aos responsáveis.
Toda prorrogação de prazo deverá ser justificada por escrito e previamente autorizada pela autoridade competente para celebrar o contrato.
2.5. PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DO CONTRATO
De acordo com o art. 20 do Decreto 11.750/2018, observado o limite de 60 (sessenta) meses, os contratos de prestação de serviços executados de forma continuada, mantidas as condições avençadas, poderão ser prorrogados por prazos iguais ou inferiores ao originalmente pactuado, desde que:
justificada a necessidade dos serviços e da prorrogação do prazo;
o contratado tenha cumprido satisfatoriamente suas obrigações;
pesquisa prévia revele que os preços são compatíveis com os de mercado.
3. O GESTOR DE CONTRATO
3.1. DEFINIÇÃO
O Gestor de Contrato é um representante da Administração Pública especialmente designado para atuar na organização das atividades relacionadas à fiscalização técnica e administrativa, além de verificar se execução do objeto está ocorrendo conforme previsão contratual.
Assim sendo, deve agir de forma proativa e preventiva, observar o cumprimento, pela contratada, das regras previstas no instrumento contratual, buscar os resultados esperados, trazer benefícios e economia para os órgãos e entidades da Administração Pública.
3.2. PREVISÃO LEGAL
A execução do contrato será acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração, designado por meio de portaria e pertencente à Secretaria demandante, conforme o artigo 1º do Decreto 11485/2017 e o artigo 18 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações.
O gestor deverá adotar as providências necessárias para o fiel cumprimento das cláusulas contratuais. As decisões e providências que ultrapassarem a sua competência deverão ser encaminhadas a seus superiores, em tempo hábil, para a adoção das medidas cabíveis.
3.3. DESIGNAÇÃO DO GESTOR
A designação do gestor poderá recair sobre o titular da unidade que tenha conhecimento técnico do objeto do contrato, ou em servidor capacitado para tal, sendo necessária a sua indicação no próprio instrumento contratual ou formalizada por meio de portaria definindo suas atribuições e competências para dar ciência à Contratada.
A Lei 8.666/93 atribui ao gestor autoridade para acompanhar sistematicamente o desenvolvimento do contrato, o que lhe possibilita corrigir, no âmbito da sua esfera de ação e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distorções existentes.
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3.4. PERFIL DO GESTOR
A Lei 8.666/93 não faz referência expressa ao perfil do gestor do contrato. Todavia, em face da importância de seu papel, o servidor designado deverá ser dotado de certas qualificações, tais como:
gozar de boa reputação ética-profissional;
possuir conhecimentos específicos do objeto a ser fiscalizado;
não estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicância ou processo administrativo disciplinar;
não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera do governo;
não haver sido responsabilizado por irregularidades junto ao seu órgão de origem;
não haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração Pública, capitulados no Título XI, Capítulo I, do Código Penal Brasileiro, na Lei no 7.492/1986 e na Lei 8.429/1992.
3.5. ATRIBUIÇÕES DO GESTOR DE CONTRATO
A eficiência de um contrato está diretamente relacionada com o acompanhamento de sua execução. O gestor do contrato tem grande responsabilidade pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento, pela contratada, das regras técnicas, científicas ou artísticas previstas no instrumento contratual.
Conforme preconiza o artigo 66 da Lei 8.666/93, o contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas estabelecidas e as normas constantes nesta lei, respondendo cada qual pelas consequências de sua inexecução total ou parcial.
As competências do gestor de contrato estão no Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações, e no Decreto Municipal 11.485/2017, conforme descritas abaixo:
anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados;
certificar nos autos a entrega dos bens ou prestação dos serviços e os encaminhar à Secretaria de Finanças para o pagamento;
verificar a conformidade dos documentos fiscais emitidos em relação ao constante nos instrumentos contratuais e certificar as respectivas notas fiscais e faturas de serviços emitidas;
rejeitar, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o instrumento contratual, cujas ressalvas ou justificativas deverão ser devidamente formalizadas no processo administrativo e comunicadas ao contratado;
obter as autorizações das autoridades competentes bem como realizar os atos preparatórios ao empenho que venha a suportar o pagamento decorrente da aquisição dos bens ou serviços;
promover consulta prévia junto ao órgão gerenciador, quando da necessidade de contratação, a fim de obter a indicação do fornecedor, os respectivos quantitativos e os valores a serem praticados, encaminhando, posteriormente, as informações sobre a contratação efetivamente realizada;
assegurar-se, quando do uso da Ata de Registro de Preços, que a contratação a ser procedida atenda aos seus interesses, sobretudo quanto aos valores praticados, informando ao órgão gerenciador eventual desvantagem quanto à sua utilização;
xxxxx, após receber a indicação do fornecedor, pelos demais atos relativos ao cumprimento, pelo mesmo, das obrigações contratualmente assumidas, e também, em coordenação com o órgão gerenciador, pela aplicação de eventuais penalidades decorrentes do descumprimento de cláusulas contratuais;
informar ao órgão gerenciador, quando de sua ocorrência, a recusa do fornecedor em atender às condições estabelecidas em Edital, firmadas na Ata de Registro de Preços, as divergências relativas à entrega, às características e origem dos bens licitados e a recusa do mesmo em assinar contrato para fornecimento ou prestação de serviços;
manter registro das ocorrências relacionadas à Ata de Registro de Preços, determinando o saneamento das irregularidades verificadas;
representar às autoridades competentes, caso as providências à regularização não sejam de sua alçada;
durante a execução do objeto contratual, juntar ao processo de licitação os documentos que lhe forem pertinentes;
realizar inspeções in loco quando da entrega do objeto contratual, bem como elaborar relatório circunstanciado com fotografias da inspeção, que deverá ser juntado ao respectivo processo administrativo a fim de atestar o fiel cumprimento do contrato.
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3.6. PRINCIPAIS ROTINAS DA GESTÃO CONTRATUAL
As principais rotinas da gestão de contrato são:
Planejamento: processo de identificação dos riscos, estratégias e atividades necessárias para otimizar a gestão e fiscalização, objetivando o cumprimento eficiente do contrato.
Gestão documental: organização e gerenciamento de toda documentação relativa à contratação e execução do contrato, sendo que os documentos pertinentes devem ser autuados no processo administrativo.
Gestão orçamentária e financeira: acompanhamento tempestivo do saldo financeiro, atentando para as fases de empenho, liquidação e pagamento das despesas.
Recebimento de bens e serviços: emitir ordens de serviço, receber o objeto contratual, realizar medições, atestar as notas e encaminhar o processo para a realização dos pagamentos.
Fiscalização: atividade exercida de modo sistemático para verificação do cumprimento das disposições contratuais, técnicas, legais e administrativas. O gestor deve verificar a forma de execução do objeto e confirmar o cumprimento das obrigações, por meio de instrumentos de controle que mensurem: o respeito aos prazos; a qualidade; a adequação dos serviços prestados ao estabelecido em contratos; o cumprimento das demais obrigações contratuais; os resultados alcançados; os recursos humanos empregados e formação profissional exigidas; a satisfação do usuário.
Registro de ocorrências: deve fazer parte da rotina do gestor, registrando todos os eventos verificados na execução contratual, em ordem cronológica e com juntada de documentos no processo administrativo. Ao registrar e reportar a sua chefia imediata todas as ocorrências, o gestor de contrato se resguarda de eventuais responsabilizações.
Gestão de prazos: acompanhamento tempestivo dos prazos importantes para efetiva entrega do objeto, prazos de execução, prazos de respostas, prazos de vigência de documentos e principalmente o da duração contratual.
Encerramento do contrato: ao fim do contrato, deve-se verificar e regularizar eventuais pendências e dar conhecimento para os interessados.
3.7. RESPONSABILIZAÇÃO DO GESTOR DE CONTRATO
O Gestor do Contrato poderá ser responsabilizado por irregularidades na execução, caso seja demonstrado que não houve o fiel acompanhamento da execução contratual ou ação dolosa que acarrete prejuízo ao erário público.
Em razão dos atos que praticar ou deixar de praticar, a responsabilização poderá ocorrer nas esferas administrativa, civil e penal.
Responsabilização Administrativa: decorre do descumprimento dos deveres ou da violação de proibições por ação ou omissão, fundamentalmente às situações descritas nos artigos 3º, 4º, 5º e 6º da Lei Complementar 138/2005.
Responsabilização Civil: disposta, principalmente, nos artigos 186 e 927 do Código Civil, é a ação ou omissão voluntária, negligência ou imprudência que provoque dano ao patrimônio de terceiro, havendo obrigação de reparação.
Responsabilização Penal: no caso de prática de conduta definida em lei como crime.
Na aplicação dessas penalidades, serão consideradas a natureza e a gravidade da infração cometida, bem como os danos que dela provierem para o serviço público. Ainda que independentes entre si, as sanções administrativas poderão cumular-se com as sanções civis e penais.
3.8. ÍNDICE DE LEGISLAÇÕES APLICÁVEIS
Para que o gestor de contrato possa exercer as suas atribuições com maior conformidade com a legislação recomendamos a leitura dos seguintes instrumentos:
Decreto nº 11.750/2018 – Dispõe sobre os procedimentos de licitação e de celebração de contratos, atas de registro de preços e equivalentes, pela Administração Municipal, regulamenta a aplicação de penalidades e dá outras providências;
Decreto nº 11.485/2017 – Determina observância quanto a necessidade de realização de inspeção in loco no recebimento do objeto dos contratos firmados com o Poder Público Municipal, conforme recomendação expressa do Ministério Público Estadual;
Decreto de execução orçamentária anual.
Lei Complementar Municipal nº 389/2020 e alterações - Disciplina e estabelece a arquitetura organizacional e administrativa da estrutura de pessoal da hierarquia superior da Administração Direta do Executivo Municipal de Osasco e constitui diretrizes gerais obrigatórias para as demais leis que tratarem do tema;
Lei Federal nº 8.666/1993 – Lei de Licitações e Contratos;
Lei Complementar Federal nº 123/2006 – Estatuto Nacional da Microempresa e da EPP; Lei Federal nº 14.133/2021 – Nova Lei de Licitações e Contratos.
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4. EXECUÇÃO DO CONTRATO
Após a celebração do contrato é autorizada a execução, competindo ao gestor acompanhar e fiscalizar o cumprimento das obrigações estabelecidas no termo de referência e no termo de contrato.
A experiência ensina que, quanto maior o rigor na fiscalização, mais eficiente a sua execução.
4.1. RECEBIMENTO E ATESTE
4.1.1 RECEBIMENTO
A atividade de recebimento é condição prévia e essencial para o pagamento das aquisições e/ou serviços, pois representa a confirmação, pela unidade demandante, de que o objeto do contrato foi integralmente executado. O recebimento será realizado com obediência às regras previstas no edital e contrato firmado.
Conforme artigo 73 da Lei 8.666/93, executado o contrato, o seu objeto será recebido:
I – em se tratando de obras e serviços:
a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado;
b) definitivamente, por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais.
II - em se tratando de compras ou de locação de equipamentos:
a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação;
b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação.
4.1.2. ATESTE DE NOTAS FISCAIS
Previamente ao ateste, deve o responsável verificar se o bem foi entregue, a obra executada ou o serviço prestado em conformidade com o contrato. A análise dos documentos que integram a cobrança da prestação dos serviços será realizada pelos gestores dos contratos. O ateste do documento fiscal é a formalização, pelo Gestor, de sua concordância com a efetiva e adequada prestação/fornecimento, comprovando, para fins administrativos, seu aval com o prosseguimento do documento fiscal para a realização do pagamento da despesa.
Quando houver qualquer irregularidade que impeça o ateste dos serviços/objetos recebidos, o fornecedor/prestador deve ser de imediato notificado para as correções devidas.
Após ateste, e lançamento no Sistema SmarAPD para geração da BRM, os documentos de cobrança devem ser encaminhados à Secretaria de Finanças, conforme Decreto de Execução Orçamentária vigente.
4.2. GLOSA E RETENÇÃO DE VALORES
Trata-se de um desconto de valores na nota fiscal da Contratada, determinado pelo gestor do contrato, quando:
a contratada não produzir resultados;
deixar de executar ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas;
deixar de utilizar materiais e/ou recursos humanos exigidos para a execução dos serviços, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
Durante a execução do contrato o gestor do contrato deve, por meio de relatórios, comunicar falhas ocorridas que poderão ensejar ressalva, retenção ou glosa de valores.
4.3. CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO COM CESSÃO DE MÃO DE OBRA
Nos contratos de prestação de serviços continuados que envolvam alocação de pessoal é necessário rígido controle com a finalidade de verificar se a contratada está em dia com suas obrigações com terceiros, evitando, assim, que a Prefeitura passe a arcar com os encargos devidos pela contratada. A fim de se evitar tal problemática, é necessária atenção na exigência de documentos e nos procedimentos de fiscalização.
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4.4. INEXECUÇÃO
A inexecução total ou parcial do contrato pode acarretar a sua rescisão com as consequências estabelecidas no próprio contrato e previstas em lei ou regulamento.
4.4.1. PENALIDADES APLICÁVEIS À CONTRATADA
A Administração deve prever no contrato a aplicação de sanções administrativas por inexecução total ou parcial do objeto. A aplicação de penalidades não impede a Administração de rescindir o contrato, e de aplicar cumulativamente ao contratado advertência, multa, suspensão temporária ou declaração de inidoneidade.
De acordo com o artigo 61 do Decreto 11.750/2018 e alterações, podem ser aplicadas ao contratado as seguintes sanções:
advertência;
multa;
suspensão temporária de participação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a 02 (dois) anos;
declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a autoridade que aplicou a penalidade;
impedimento de licitar e contratar.
Além das penalidades citadas, o contratado fica sujeito às demais sanções civis e penais previstas em lei.
Para validade da aplicação das penalidades, é indispensável que seja assegurado ao contratado o direito à ampla defesa e ao contraditório, no prazo de 5 (cinco) dias úteis contado da data de juntada do aviso de recebimento (AR) ou do protocolo da notificação aos autos. As penalidades deverão estar motivadas em processo administrativo. A pena a ser imposta à contratada, pela autoridade competente, resultará sempre de documento detalhado e fundamentado, do qual constará a cláusula contratual não cumprida.
Conforme o artigo 76 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações, o gestor responsável pelo acompanhamento e fiscalização da execução do objeto do contrato, quando verificar conduta irregular atribuída à pessoa física ou jurídica, inclusive seus representantes, que seja parte em contrato firmado com a Administração, representará ao Secretário da pasta correspondente apresentando a descrição dos fatos.
4.4.2. RESCISÃO
São motivos para rescisão do contrato:
o não cumprimento ou cumprimento irregular de cláusulas contratuais, especificações, projetos ou prazos;
a lentidão do seu cumprimento, levando a Administração a comprovar a impossibilidade da conclusão da obra, do serviço ou do fornecimento, nos prazos estipulados;
o atraso injustificado no início da obra, serviço ou fornecimento;
a paralisação da obra, do serviço ou do fornecimento, sem justa causa e prévia comunicação à Administração;
a subcontratação total ou parcial do seu objeto, a associação do contratado com outrem, a cessão ou transferência, total ou parcial, da execução do objeto, bem como a fusão, cisão ou incorporação da contratada, quando não admitida no ato convocatório e no contrato;
o desatendimento das determinações regulares da autoridade designada para acompanhar e fiscalizar a sua execução, assim como as de seus superiores;
o cometimento reiterado de faltas na sua execução;
a decretação de falência ou a instauração de insolvência civil; a dissolução da sociedade ou o falecimento do contratado;
a alteração social, a modificação da finalidade ou da estrutura da empresa, que prejudique a execução do contrato;
razões de interesse público de alta relevância e amplo conhecimento, justificadas e determinadas pela máxima autoridade da esfera administrativa a que está subordinada a Administração, e exaradas no processo administrativo a que se refere o contrato;
a supressão, por parte da Administração, de obras, serviços ou compras, acarretando modificação do valor inicial do contrato além do limite permitido;
a suspensão de sua execução, por ordem escrita da Administração, por prazo superior a 120 (cento e vinte) dias, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, ou ainda por repetidas suspensões que totalizem o mesmo prazo, independentemente do pagamento obrigatório de indenizações pelas sucessivas e contratualmente imprevistas desmobilizações e mobilizações, e outras previstas, assegurando ao contratado, nesses casos, o direito de optar pela suspensão do cumprimento das obrigações assumidas até que seja normalizada a situação;
o atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela Administração, decorrentes de obras, serviços ou fornecimento, ou parcelas deste, já recebidos ou executados, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o direito de optar pela suspensão do cumprimento de suas obrigações até que seja normalizada a situação.
Cartilha do Gestor de Contrato e Ata
5. O GESTOR DE ATA
Adiante, estão relacionadas as atribuições do Gestor de Ata: realizar estudo técnico para levantamento do quantitativo; controlar o saldo do quantitativo;
manter-se alinhado aos gestores de departamentos para obtenção de informações referente ao quantitativo, para aquisições de bens e serviços;
atuar na gestão da Xxx juntamente com o Secretário e Gestor de Contrato, para verificação da dotação orçamentária para suportar a despesa da Ata, bem como, acompanhar o saldo do empenho durante a execução contratual, possibilitando os ajustes, as suplementações ou transferências que se fizerem necessárias;
verificar se a entrega de materiais, execução de obras ou a prestação de serviços será cumprida;
no recebimento, conferir não só o quantitativo, mas também descritivo dos itens e marcas dos produtos definidos na proposta;
tirar fotografia de todas as inspeções realizadas e juntar ao processo;
atestar as notas fiscais e encaminhar para a Secretaria de Finanças para providências, respeitando os prazos previstos;
estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na execução e informar à SECOL ocorrências que possam gerar dificuldades à conclusão do objeto contratado;
manter o processo organizado, devendo arquivar no processo todos os documentos relevantes e inerentes à execução, em ordem cronológica, numerar as folhas, rubricá-las e registrar os fatos no processo;
fazer a gestão das mercadorias recebidas, para que não haja falta de produtos no departamento;
controlar o prazo de vigência da Ata.
5.1. SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS E A VALIDADE DE UMA ATA
O prazo de validade da ata de registro de preços não poderá ser superior a um ano.
Durante a vigência da ata, havendo necessidade do objeto licitado, basta ao órgão ou entidade tomar as medidas necessárias para formalizar a requisição.
A vantagem do sistema de registro de preços é evitar o fracionamento da despesa, pois a escolha da proposta mais vantajosa já foi precedida de licitação nas modalidades concorrência ou pregão, não restritas a limite de valores para contratação.
A existência de preços registrados não obriga a Administração a firmar as contratações que deles poderão advir, ficando-lhe facultada a utilização de outros meios, respeitada a legislação relativa a licitações.
Contudo, é assegurado ao beneficiário do registro preferência em igualdade de condições.
6. AUDESP
O projeto Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos é uma iniciativa do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCE/SP no aperfeiçoamento do controle de gestão governamental que objetiva, através do concurso da tecnologia da informação, aprimorar os procedimentos de coleta de dados e informações dos órgãos fiscalizados, buscando maior agilidade nos trabalhos, aumento da qualidade dos dados e como consequência natural, o cumprimento da missão constitucional de fiscalizar e controlar as contas públicas paulistas com o máximo grau de eficiência e eficácia, em benefício da sociedade.
O sistema Audesp está dividido em cinco fases:
FASE
1 e 2
FASE 3
DADOS CONTÁBEIS, PEÇAS DE
PLANEJAMENTO E A PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAIS
ATOS DE PESSOAL
FASE 4
FASE 5
LICITAÇÕES E CONTRATOS
TERCEIRO SETOR
6.1. FASE 4 - LICITAÇÕES E CONTRATOS
O Audesp fase IV se tornou obrigatório em agosto de 2016, sendo que todas as licitações, os contratos e sua execução devem ser lançados no sistema.
O Audesp fase IV está dividido em sete módulos, sendo eles: 1) Licitação; 2) Ajustes; 3) Execução; 4) Exigências de obras; 5) Documentos fiscais; 6) Termo aditivo; e 7) Declaração negativa.
O gestor é responsável pelo acompanhamento dos módulos 2 e 6 e pelo preenchimentos dos módulos 3, 4, 5 e 7.
Cartilha do Gestor de Contrato e Ata
7. DICAS DA CONTROLADORIA
Destacamos a seguir quais são os principais apontamentos realizados pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo para que os gestores tenham especial atenção.
Gestão de contratos:
não acompanhamento do cronograma de execução em conformidade com o contrato, inclusive os prazos de entrega e/ou instalação de equipamentos;
não apresentação de Anotação de Responsabilidade Técnica - ART em se tratando de execução de obras;
não apresentação do Livro de Ordem em se tratando de execução de obras;
atraso na entrega de materiais em relação ao cronograma estabelecido;
atraso na Emissão de Ordem de Serviços;
inexistência de placa de identificação de obras;
relatórios de gestores sem assinatura
REFERÊNCIAS
Decreto nº 7.892/2013. Sistema de registro de preços. Decreto nº 11.485/2017 - Necessidade de inspeção in loco. Decreto nº 11.750/2018 e atualizações – Gestor de contratos. Decreto de execução orçamentária anual.
Lei nº 8.666/1993 - Lei de licitações e contratos. Lei nº 10.406/2002 - Código civil.
Lei nº 10.520/2002 - Pregão.
Lei Complementar nº 138/2005 - Deveres e proibições dos servidores públicos municipais.
Cartilha do Gestor de Contrato e Ata
ELABORAÇÃO DA CARTILHA
Controladoria Geral do Município de Osasco
EQUIPE TÉCNICA
Subcontroladoria de Estudos, Normatização e Integridade Maurici do Nascimento Marinho
Subcontroladoria Patrimonial, Operacional e de Gestão Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx xxx Xxxxxx
COORDENAÇÃO TÉCNICA
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
COORDENAÇÃO GERAL
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
CONTROLADORA GERAL DO MUNICÍPIO DE OSASCO
Novembro/2021
CONTATOS
xxxxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xx.xxx.xx (00) 0000-0000