ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA
ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA
1. OBJETO
1.1. Contratação de plataforma de assinaturas digitais e eletrônicas pelo período de 12 (doze) meses, para atendimento ao Comitê de Bacias Hidrográficas Lagos São João (CBHLSJ).
2. JUSTIFICATIVA
2.1. A contratação em tela justifica-se pelos seguintes fatores:
• Com as restrições de deslocamento e a necessidade de distanciamento social durante a pandemia de COVID-19, a assinatura de documentos presenciais tornou-se impossível, sendo necessário encontrar meios seguros e com validade jurídica para garantir a manutenção das atividades do CBHLSJ;
• A Região Hidrográfica VI (RH VI) abrange trezes municípios e a dispersão geográfica dos membros do Comitê dificulta a assinatura de documentos presenciais. As plataformas de assinatura eletrônica eliminam as barreiras físicas, possibilitando a assinatura de documentos a qualquer hora e qualquer parte do mundo;
• As plataformas de assinatura eletrônica são projetadas com rigorosos padrões de segurança e conformidade legal. Utilizando criptografia avançada e mecanismos de autenticação robustos, essas plataformas asseguram a integridade dos documentos assinados, garantindo sua validade jurídica;
• A transição para a assinatura eletrônica não apenas reduz custos associados a impressão, envio postal e armazenamento físico, mas também contribui para práticas mais sustentáveis.
2.2. A estimativa anual de documentos assinados é de 400 (quatrocentos).
3. DO ORÇAMENTO
3.1. O orçamento para a contratação do serviço objeto deste Termo de Referência está previsto no contrato de Gestão nº 61/2022 – CBHLSJ, e em seu Plano Plurianual de Investimentos da Região Hidrográfica VI.
3.2. Para efeito do contrato a ser celebrado, o valor máximo a ser pago será de R$ 1.933,33 (hum mil novecentos e trinta e três reais e trinta e três centavos).
3.3. Dotação Orçamentária:
FONTE: FUNDRHI – Subconta Lagos São João - Ações de Diretoria
4. DO PRAZO DE VIGÊNCIA DO CONTRATO
4.1. O contrato a ser celebrado, bem como a licença de uso da plataforma, terá vigência de 12 (doze) meses a contar da data da emissão da ordem de início de serviço, podendo ser prorrogado por igual período se houver interesse da CONTRATANTE.
5. DO PRAZO DE INÍCIO DO SERVIÇO
5.1. O início do serviço dar-se-á em 48 (quarenta e oito) horas a partir da emissão da Ordem de Início de Serviço.
6. DO REAJUSTE
6.1. O valor do contrato a ser celebrado poderá ser reajustado ao fim do período de 12 (doze) seguindo o percentual do IPCA (Índice de Preço ao Consumidor) aplicado pelo INEA ao Plano de Trabalho do Contrato de Gestão nº 61/2022, caso haja interesse da CONTRATANTE em prorrogação de prazo.
7. DAS ALTERAÇÕES
7.1. O contrato de serviço poderá ser alterado com acréscimo ou supressão de até 25% (vinte e cinco por cento) do valor atualizado conforme disposto no Capítulo II – Dos Contratos – Seção I – Da formalização e da Execução dos Contratos – Resolução INEA nº 160/2018.
8. ESPECIFICAÇÃO TÉCNICAS DO SERVIÇO
8.1. O processo de assinatura deve garantir sua validade jurídica, de acordo com o disposto na Medida Provisória 2.200-2/2001, art. 10, §2º;
8.1.1. A força da validade jurídica deve ser garantida pela utilização dos seguintes pontos de autenticação, entre outros:
a) Selfie;
b) WhatsApp ou SMS;
c) E-mail;
d) Documento Oficial.
8.2. O serviço de assinatura eletrônica deverá permitir a assinatura de documentos eletrônicos, de forma personalizável, permitindo a escolha do tipo de assinaturas.
8.2.1. A personalização e controle no fluxo de assinaturas deve permitir a definição de:
8.2.1.1. Signatários e partes envolvidas no processo de assinatura;
8.2.1.1.1. O número de signatários e de assinaturas por documento será ilimitado.
8.2.1.2. Data limite para coleta de assinaturas;
8.2.1.3. Controle de campos de assinatura, sendo possível a personalização de quais campos de assinatura será preenchido e sua disposição no documento.
8.3. A gestão de documentos assinados e a assinar deverá ser feita por plataforma/sítio eletrônico de protocolo HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) em nuvem, de modo a proteger integridade e confidencialidade dos dados transmitidos.
8.3.1. A plataforma, atendido o disposto no item anterior 8.2, deve:
8.3.1.1. Possibilitar o armazenamento de toda a documentação definida pela CONTRATANTE, sem limite de espaço de armazenamento em nuvem, durante o tempo de vigência contratual;
8.3.1.2. permitir no mínimo 5 usuários simultaneamente;
8.3.1.3. oferecer criptografia para os arquivos nela armazenados;
8.3.1.4. apresentar (i) o histórico de documentos assinados, respectivos signatários e datas de assinaturas e (ii) os documentos pendentes de assinatura e respectivos signatários, mostrando quais as assinaturas coletadas e a coletar;
8.3.1.5. permitir a criação de pastas/subpastas e/ou identificadores/tags para documentos, de forma a permitir separação/classificação de documentos de acordo com critérios da CONTRATANTE, tais como departamentos e/ou setores;
8.3.1.5.1. O sistema deverá permitir a mudança de (i) local de arquivos entre pastas e subpastas, a critério da CONTRATANTE e (ii) nome, permitindo à CONTRATANTE renomear documentos do jeito que lhe for mais conveniente;
8.3.1.5.2. As pastas/subpastas devem ser passíveis de compartilhamento e concessão de permissões específicas para grupos de usuários definidos pela CONTRATANTE;
8.3.1.6. Permitir a visualização, monitoramento e gestão do processo de assinatura de documentos, sendo possível visualizar em qual etapa o tal processo se encontra e quais os passos já superados e ainda pendentes para a assinatura do documento;
8.3.1.7. Apresentar ferramenta de relatório para o usuário, a fim de verificar quais os quantitativos de (i) documentos assinados durante o mês e (ii) documentos para serem assinados;
8.3.1.8. O uso da plataforma tida como ideal não pode exigir conhecimentos técnicos de tecnologia de informação, por exemplo. Os sistemas de autenticação eletrônica e digital devem ser o mais intuitivo possível;
8.4. O serviço deve possibilitar a assinatura de no mínimo 400 (quatrocentos) documentos durante o período de vigência contratual, não sendo permitido a limitação de capacidade de armazenamento na plataforma;
8.5. A assinatura da documentação deverá gerar, ao final de seu processo, documento contendo a versão digital do(s) documento(s) assinado(s) com mecanismo de validação para assinaturas nele(s) constante(s), a fim de verificar se as assinaturas ainda se encontram válidas e vigentes e foram geradas através do sistema;
8.5.1. O mecanismo de validação poderá ser por QR-Code, link para sítio eletrônico externo, código de barras ou token numérico/alfanumérico;
8.5.2. A alteração da documentação definida para assinatura deve ser passível de verificação por meio de hashs criptográficos, para fins de determinação de integridade dos dados;
8.6. O serviço deve permitir, ao menos, assinatura de documentos com extensões .pdf, .doc e
.docx.
9. DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
9.1. O valor total do contrato poderá ser pago em parcela única ou dividido em 12 (doze) parcelas iguais;
9.2. O pagamento será realizado em até 10 (dez) dias úteis após apresentação da Nota Fiscal/Fatura, mediante atesto de um dos fiscais do contrato;
9.3. A Nota Fiscal/Fatura emitida obrigatoriamente deverá vir acompanhada das certidões negativas da Receita Federal/Previdência Social e FGTS emitidas e válidas na data do pagamento da prestação do serviço, em conformidade com a legislação vigente, sendo condicionante para a efetivação do pagamento.
9.3.1. No corpo das Notas Fiscais deve constar:
9.3.1.1. Nº do Contrato de Serviço;
9.3.1.2. Nome do projeto
9.3.1.3. Dados Bancários.
9.4. O pagamento será realizado por meio de transferência bancária (PIX, TED ou DOC) ou por boleto, única e exclusivamente em nome da CONTRATADA.
10. DA FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
10.1. A CONTRATANTE irá nomear um fiscal do contrato designado para acompanhar a sua execução dentro dos termos contratados, dispondo de autoridade para determinar a adoção das medidas necessárias à regularização de faltas constatadas.
11. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
11.1. Prestar o serviço em estrita conformidade com as disposições do Termo de Referência e com os termos da proposta de preços.
11.2. Realizar o serviço sem custo adicional para a CONTRATANTE.
11.3. Não transferir a outrem, no todo ou em parte, o objeto deste ato.
11.4. Manter, durante a execução do serviço, todas as condições de idoneidade exigidas neste Ato Convocatório.
11.5. Executar fielmente o objeto dentro do melhor padrão de qualidade, de forma que os serviços a serem executados mantenham todas as especificações técnicas e qualidades exigidas, cumprindo todas as especificações estabelecidas na proposta de preços e documentos apresentados ao CONTRATANTE.
11.6. Refazer, sem custo para o CONTRATANTE, todo e qualquer procedimento, se verificada incorreção e constatado que o erro é da responsabilidade da CONTRATADA.
11.7. Responsabilizar-se por todas as quaisquer despesas decorrentes de impostos, despesas com mão-de-obra, encargos sociais, trabalhista, previdenciários, fiscais e comerciais, taxas, seguros e outras despesas que incidam direta ou indiretamente na execução dos serviços objeto deste termo de referência.
11.8. Fornecer todos os subsídios para realização das atividades propostas, desde materiais e reagentes necessários até combustível para executar os serviços durante o prazo de vigência do contrato, sem qualquer ônus adicional ao CONTRATANTE.
11.9. Prestar o serviço em estrita observância as leis de trânsito, assim como a condução dos veículos de forma segura e responsável.
12. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
12.1. Pagar a importância correspondente aos serviços dentro das condições estabelecidas no contrato celebrado.
12.2. Acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, através de funcionário(a) especialmente designado que anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com o contrato;
12.3. Nomear fiscais para o contrato;
12.4. Considerar todos os procedimentos e princípios estabelecidos pela Resolução INEA n° 160/2018, de 11 de dezembro de 2018, e suplementarmente, pela Lei Federal nº 14.133/2021.
13. DAS RESPONSABILIDADES
13.1. Durante a execução dos serviços contratados, assume a CONTRATADA integral responsabilidade pelos danos que causar à CONTRATANTE ou a terceiros, por si ou por seus sucessores e representantes na execução dos serviços, isentando o CONTRATANTE de toda e qualquer reclamação que possa surgir em decorrência dos mesmos;
13.2. A CONTRATADA assumirá integral e exclusivamente todas as responsabilidades no que diz respeito às obrigações fiscais, bem como dos demais encargos que xxxxxxxxxx xxxxxx a incidir sobre o objeto deste contrato.
14. DAS PENALIDADES E SANÇÕES ADMINISTRATIVAS
14.1. A CONTRATADA, no caso de inexecução total ou parcial do contrato, atraso na execução do objeto contratado, exceto por motivo de força maior ou caso fortuito, devidamente comprovado e justificado, atos ilegais ou irregulares praticados durante a seleção das propostas visando frustrar seus objetivos, ficará sujeita à aplicação das seguintes penalidades:
a) Advertência, em virtude do descumprimento de obrigações de pequena monta, podendo a Administração, no caso de haver o cometimento reiterado das faltas ensejadoras desta sanção, aplicar outras mais severas;
b) Multa de mora de 1% (um décimo por cento) ao dia, incidente sobre o valor total da respectiva nota fiscal, em virtude de atraso no cumprimento das obrigações estabelecidas, aplicada até o limite de cinco dias;
c) Multa de 10% (dois por cento), sobre o valor integral da nota fiscal, em razão de inexecução total, ou sobre o valor remanescente, no caso de inexecução parcial.
d) Suspensão temporária de participação em seleção de propostas e impedimento de contratar com a CONTRATANTE por 02 (dois) anos.
14.2. A multa a que alude o item 14.1. não impede a CONTRATANTE de rescindir unilateralmente o contrato e aplique outras sanções previstas.
14.3. Poderá a Administração considerar inexecução total ou parcial do contrato, para imposição da penalidade pertinente, o atraso superior a 05 (cinco) dias do indicado para entrega do objeto.
14.4. Administração, para imposição das sanções, analisará as circunstâncias do caso e as justificativas apresentadas pela contratada, sendo-lhe assegurada a ampla defesa e o contraditório.
14.5. As sanções previstas poderão ser aplicadas concomitantes, facultada a defesa prévia do interessado, no respectivo processo, no prazo de 05 (cinco) dias úteis.
14.6. As multas poderão ser cumuladas e serão descontadas dos valores devidos à contratada, se houver, ou cobradas judicialmente.
14.7. A CONTRATANTE poderá rescindir o contrato a qualquer momento, quando verificado que o fiscal da obra autorizou ou deixou que a empresa contratada para execução da obra fez qualquer alteração no projeto ou na planilha orçamentária sem prévia autorização da CONTRATANTE.
15. DO ENCERRAMENTO DO CONTRATO
15.1. O encerramento do contrato dar-se-á por edição pela CONTRATANTE do Termo de Recebimento do Objeto conforme disposto no Capítulo II – Dos Contratos – Seção I – Da Formalização e da Execução dos Contratos – Art. 29 da Resolução nº 160/2018.
16. DA RESCISÃO CONTRATUAL
16.1. Este contrato estará automaticamente rescindido no caso de extinção, cancelamento, suspensão ou encampação do Contrato de Gestão n° 61/2022 firmado entre a CONTRATANTE e o INEA - Instituto Estadual do Ambiente. Na ocorrência do previsto neste item, as partes deverão apurar os valores da fase do projeto até então executado, não cabendo a CONTRATANTE qualquer indenização a título de perdas e/ou lucros neste caso.
§ 1° A rescisão operar-se-á, também de pleno direito e imediatamente, quando a Contratada infringir quaisquer das cláusulas contratuais.
§ 2° A rescisão não eximirá a CONTRATADA da responsabilidade pelo cumprimento das obrigações contratuais contados até a data da efetiva apresentação de relatórios.
§ 3° As partes acordam que ocorrendo à rescisão aludida no item 16.1., não será devida indenização para qualquer das partes.
§ 4° A CONTRATANTE poderá rescindir o presente contrato em qualquer tempo, mediante notificação prévia de 30 (trinta) dias de antecedência caso entenda que a CONTRATADA não cumpriu alguma determinação do presente termo ou tenha descumprido a contrapartida que lhe cabe.
17. DISPOSIÇÕES FINAIS.
Quaisquer dúvidas poderão ser esclarecidas pelo e-mail da Comissão Permanente de Licitação: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx