Contract
PEDIDO DE MANUTENÇÃO - ESCOLAS | ||
Versão 03/2020 | Data de Emissão 28/09/2020 | Processo Solicitar Pedidos de Manutenção - Escolas |
1. INFORMAÇÕES DO PROCESSO Descrição do processo
Processo de solicitação de manutenção em escolas estaduais através do programa “Minha Nova Escola” lançado em 2019, pela atual gestão.
Importante salientar que esse tipo de contrato é único e exclusivamente para Manutenção da Edificação. Serviços caracterizados como “Reforma ou Ampliação” não deverão ser realizados através de Atas de Registro de Preço. Os mesmos deverão seguir o rito normal de licitação para “Reforma ou Ampliação”.
Objetivo
Facilitar e controlar as manutenções necessárias nas escolas estaduais de Santa Catarina, mantendo assim o bem público por mais tempo em condições de uso para o cidadão.
Responsável
Nome | Setor | Telefone | |
Eng. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Superintendente | SIE/SOC | (00) 0000 0000 | |
Xxxxx xx Xxxxxx Milanese Diretora DFOC | SIE/DFOC | (00)0000-0000 |
Interessados
Diretoria de Fiscalização de Obras Civis e Hidráulicas; Secretaria de Estado da Educação (SED); Professores e Diretores da Escolas Estaduais; Empresa Contratada; Coordenadores Regionais e Fiscais da Secretaria de Estado da Infraestrutura e Mobilidade (SIE).
Atores envolvidos
Fiscais de Obras Civis da SIE; Coordenadores Regionais da SIE; Gestores da SED; Diretores das Escolas Estaduais, Empresa Contratada.
Recursos tecnológicos (sistemas e integrações)
SICOP; SGPE; SIGEF; Excel
Legislação, normativas e outras referências
Lei 8.666/1993; Lei Complementar 741/2019;
Indicadores de performance
Prazos dos trâmites de solicitar manutenção até medição da OS; Número de OS; Valor e percentual medido por cada Ata de Registro de Preço.
Definições
SICOP – Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas SGPE- Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos
SIGEF – Sistema Integrado de Planejamento e Gestão Fiscal
SED/GEOPE/FINC - Setor Infraestrutura Financeiro da Secretaria de Estado da Educação NF – Nota Fiscal
DOCS – Documentos OS – Ordem de Serviço
DFOC – Diretoria de Fiscalização de Obras Civis
2. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
DIRETOR(A) DA ESCOLA – SED
1. Cadastrar Pedido 05
2. Encaminhar para Análise do Coordenador 06
COORDENADOR(A) REGIONAL – SED
3. Analisar Pedido 07
“Indeferir”
4. Preencher uma justificativa de cancelamento do pedido (SICOP) 07
5. Cancelar pedido (SICOP) 08
6. “Deferir”
7. Solicitar OS ou Cancelar Pedido 08
COORDENADOR(A) REGIONAL – SIE
8. Analisar pedido da OS (SICOP) 08
“Para Adequações”
9. Apontar explicitamente as adequações necessárias (SICOP) 08
“Indeferir”
10. Preencher a justificativa de cancelamento do pedido (SICOP) 08
11. Cancelar pedido (SICOP) 09
“Deferir”
12. Emitir OS (SICOP) 11
FISCAL – SIE
13. Verificar serviços solicitados (SICOP) 11
“Serviços que não configuram manutenção”
14. Cancelar pedido (SICOP) 11
“Serviços que configuram manutenção”
15. Levantar quantitativos dos serviços. 12
16. Inserir serviços e quantitativos 12
17. Solicitar Emissão de OS (SICOP) 12
18. Confirmar execução dos serviços 13
“Serviços Pendentes”
19. Notificar a Empresa contratada 13
“Serviços Executados”
20. Cadastrar medição da OS executada 13
21. Salvar PDF do relatório de medição em “Conferência” 13
22. Validar a medição com a contratada 14
“Medição não validada”
23. Verificar a necessidade de correção 14
“Medição validada”
24. Alterar status da medição para “Definitivo” 14
25. Salvar PDF do relatório de medição em “Definitivo” 14
26. Solicitar assinatura da medição, NF e Documentos da Contratada 14
27. Conferir Documentos e NF recebida 15
28. Abrir processo digital 15
29. Anexar medição assinada e documentos recebidos 16
30. Tramitar processo para SED/GEOPE/FINC 16
CONTRATADA – EMPRESA EXECUTORA
31. Iniciar execução da OS 16
32. Finalizar execução da OS 17
33. Informar fiscal do término das atividades 17
“Serviços pendentes”
34. Refazer serviço(s) 17
35. Assinar medição, emitir NF e documentos solicitados 18
36. Enviar documentos para o Fiscal 18
“Erro na NF”
37. Adequar NF e reenviar – SED 18
GESTOR – SED
38. Conferir documentos e NF recebida 18
“Erro na NF”
39. Solicitar correções da NF 18
40. Solicitar nova assinatura do Fiscal 19
“NF e Docs aceitos”
41. Realizar cadastro no SIGEF 19
42. Realizar pagamento da NF 19
Diretor(a) da Escola – SED
1. Cadastrar Pedido de Manutenção
Para cadastrar um pedido de manutenção no Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas - SICOP é preciso primeiramente realizar a vinculação do bem público (Escola) ao CPF do solicitante. Foi desenvolvido um “Manual do Diretor” com todo passo a passo para vincular o bem público e fazer o pedido de manutenção pelo SICOP. Sugere-se seguir o manual disponível no próprio sistema em “Manuais do SICOP”, conforme imagem abaixo.
Fonte: Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas/ SICOP, 2019
Logado no SICOP, no sub-menu “Manutenção” inserir um novo pedido de manutenção. Após preencher os dados solicitados, no campo “Descrição” preencha em tópicos todos os serviços de Manutenção a serem realizados, informando seus quantitativos. Exemplo:
• Troca de Portas de Madeira/Sala de aula – 10 unidades
• Troca de Lâmpadas Fluorescente Tubular T8 40W/Refeitório – 30 unidades
• Limpeza de caixa d’água 3.000 litros – 2 unidades
Para serviços em que o Diretor não consiga mensurar o quantitativo, sugere-se informar da seguinte forma:
• Pintura muro frontal – Aproximadamente de 30 à 40m²
• Correção de vazamento no Banheiro Masc. – Não foi possível mensurar
Na aba “Fotos” inserir o máximo de imagens possíveis com adequada resolução para melhor compreensão da manutenção solicitada, pois as mesmas serão avaliadas pelo Coordenador e Fiscal do Contrato.
NOTA: Importante salientar que esse tipo de contrato é único e exclusivamente para Manutenção da Edificação. Serviços caracterizados como “Reforma ou Ampliação” não deverão ser realizados através de Atas de Registro de Preço. Os mesmos deverão seguir o rito normal de licitação para “Reforma ou Ampliação”.
2. Encaminhar para Análise do Coordenador - SED
Na aba “Pedido”, no campo “Parecer” preencher com informações pertinentes ao encaminhamento do Pedido. Exemplo:
Exemplo 01 - “Encaminho este pedido de manutenção para Análise, pois a situação demanda urgência, tendo em vista a necessidade de segurança dos alunos.”
Exemplo 02 - “Encaminho este pedido de manutenção para Análise, pois os problemas apontados estão comprometendo o funcionamento desta unidade Escolar.”
Em caso de dúvidas, problema com senha, login ou qualquer outro problema no sistema entrar em contato com o Suporte do SICOP:
• E-mail: xxxxxxx@xxxxx.xx.xxx.xx
• Telefone: (00) 0000-0000
Coordenador(a) Regional - SED Para analisar um pedido de manutenção no SICOP é preciso primeiramente vincular o bem público (Escola) ao CPF do coordenador regional. Foi desenvolvido um “Manual do Coordenador” com todo passo a passo para vincular o bem público e fazer análise do pedido de manutenção pelo SICOP. Sugere-se seguir o manual disponível no próprio sistema em “Manuais do SICOP”, conforme
imagem abaixo.
Fonte: Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas/ SICOP, 2019
3. Analisar Pedido
Logado no SICOP, buscar os pedidos na situação de “Pedido em análise pelo coordenador SED”. Deverá ser avaliada a necessidade dos serviços solicitados de acordo com a Descrição e as Fotos cadastradas no Pedido.
“Indeferir”
4. Preencher uma justificativa de cancelamento do pedido (SICOP)
Caso o Coordenador decida pelo indeferimento do pedido, o mesmo deverá preencher uma justificativa de cancelamento descrevendo os motivos.
5. Cancelar pedido (SICOP)
O pedido deve ser cancelado diretamente no SICOP. O Diretor da Escola receberá um e-mail informando que o pedido foi cancelado juntamente com a justificativa elaborada.
“Deferir”
6. Solicitar elaboração da OS (SICOP)
Caso o Coordenador decida pelo deferimento do pedido, o mesmo deverá solicitar a Elaboração da OS diretamente no SICOP. Neste momento o status do pedido no sistema será alterado para “Em Elaboração de OS”.
Coordenador (a) Regional - SIE
7. Analisar pedido da OS (SICOP)
O Coordenador Regional da SIE deverá analisar o pedido de OS juntamente com o quantitativo levantado pelo fiscal.
“Para adequações”
8. Apontar explicitamente as adequações necessárias (SICOP)
Caso haja adequações a serem feitas, o Coordenador Regional deverá apontar explicitamente os itens que precisam de correção. Neste momento o status do pedido no sistema será alterado para “Em Adequações”.
“Indeferir”
9. Preencher uma justificativa de cancelamento do pedido (SICOP)
Caso o Coordenador Regional decida pelo indeferimento do pedido, o mesmo deverá preencher uma justificativa de cancelamento descrevendo os motivos.
10. Cancelar pedido (SICOP)
O pedido deve ser cancelado diretamente no SICOP. O Diretor da Escola receberá um e-mail informando que o pedido foi cancelado juntamente com a justificativa elaborada.
“Deferir”
11. Emitir OS (SICOP)
No campo “Parecer” deve-se preencher com as informações de acordo com o encaminhamento definido, emitindo assim a OS Exemplo:
“Encaminho esta Ordem de Serviço para execução imediata. Solicito que os serviços de capina sejam realizados primeiro tendo em vista que está prejudicando a utilização das atividades escolares”
Na emissão da OS, deve ser observado se o e-mail da contratada preenchido automaticamente pelo SICOP está correto. O e-mail que o SICOP associa é o mesmo informado quando o cadastro da empresa é realizado. Por isso, se o e-mail estiver errado a empresa não receberá a OS Caso haja a identificação de algum erro no e-mail da empresa, o próprio fiscal poderá alterar e corrigir essa informação.
Segue o passo a passo para esta correção:
No Menu esquerdo clique em: Tabela de Apoio> Gerais > Contratados > Digitar o nome ou razão social da empresa contratada > Consultar > No “Resultado da Consulta” Clique no Ícone verde no canto direito.
Fonte: Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas/ SICOP, 2019
Fonte: Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas/ SICOP, 2019
Abrirá o Cadastro de Pessoa Jurídica. Clique novamente no Ícone verde no canto direito.
Fonte: Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas/ SICOP, 2019
Realizar a correção do e-mail da contratada e salvar.
Fonte: Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas/ SICOP, 2019
Fiscal - SIE
12. Verificar serviços solicitados
Cabe ao fiscal verificar os serviços listados pelo diretor se de fato se configuram como manutenção ou como reforma.
“Serviços que não configuram manutenção”
13. Cancelar Pedido
Para os casos em que se verificar que os serviços solicitados não se configuram como manutenção, o fiscal terá a prerrogativa de cancelar a solicitação feita pelo diretor, justificando os motivos. O pedido deve ser cancelado diretamente no SICOP. O Diretor da Escola receberá um e- mail informando que o pedido foi cancelado juntamente com a justificativa elaborada.
“Serviços que configuram manutenção”
14. Levantar quantitativos dos serviços
Para levantamento dos quantitativos do pedido de manutenção, o fiscal precisará avaliar o tipo de serviço solicitado. Dependendo da complexidade (Exemplo: reparo de trincas ou fissuras, vazamentos, etc.) deverá verificar in loco o quantitativo de cada insumo, pois como técnico é de responsabilidade do mesmo a inserção correta dos serviços com suas quantidades.
Para casos em que os serviços forem simples de mensurar (exemplo: substituição de lâmpadas, portas, etc.) a verificação in loco torna-se opcional para o fiscal, podendo apenas validar por e-mail ou por telefone com o Diretor da Escola, caso haja alguma dúvida nas informações já cadastradas no pedido.
15. Inserir serviços e quantitativos - SICOP
Verificar se a Ata de Registro de Preço cadastrada atende a necessidade de todos os serviços solicitados. Inserir os serviços com os quantitativos levantados. Caso haja algum serviço que não esteja contemplado na Ata ou que o fiscal julgue ser um serviço que configure “Reforma ou Ampliação”, deve-se informar no campo “Observação” que determinado serviço não será executado expondo seus motivos.
16. Solicitar emissão da OS
Após levantar o quantitativo o fiscal deverá solicitar ao Coordenador da SIE para emissão da OS. Neste momento o status do pedido no sistema será alterado para “Em análise pelo Coordenador SIE”.
17. Confirmar Execução dos Serviços
O fiscal poderá fazer a confirmação da execução dos serviços de duas maneiras:
1) Conferir in loco a execução e a qualidade dos serviços, fazendo o registro fotográfico da manutenção finalizada para poder cadastrar no SICOP na fase da medição. Dependendo da complexidade dos serviços é aconselhável que esta opção seja a adotada pelo fiscal.
2) Solicitar ao Diretor(a) que envie por e-mail as fotos dos serviços executados para verificação da qualidade dos mesmos. As fotos recebidas devem estar legíveis e com boa resolução pois serão anexadas ao SICOP na fase de medição. Vale ressaltar que esta confirmação deverá ser adotada apenas em casos onde os serviços contratados são mais simples de mensurar (exemplo: substituição de lâmpadas, portas, etc.).
18. Notificar Contratada
Em casos de serviços pendentes ou mal executados e que necessitam de correções, o fiscal deverá notificar a contratada por e-mail, especificando quais serviços estão pendentes ou que precisam ser refeitos, estipulando um prazo máximo para finalização. Fica a cargo do fiscal apresentar imagens de tais serviços para melhor compreensão e embasamento da notificação.
Após a finalização e correção dos serviços, a contratada informará o fiscal via e-mail. A confirmação desses serviços pendentes deve ser feita pelo fiscal da mesma forma como já exposto no item acima “Confirmar execução dos serviços”.
19. Cadastrar medição da OS executada – SICOP
O fiscal deverá cadastrar a medição no sistema e mantê-la com status de “Conferência” até a validação com a contratada, pois este status permite que a medição seja alterada caso necessite de algum ajuste ou correção na mesma. Lembrando que em uma única medição pode ter uma ou mais OS Por exemplo, no mês de fevereiro pode ter duas OS que foram concluídas, uma da Escola X e outra da Escola Y (de municípios diferentes ou iguais). Na medição do mês correspondente deve- se incluir todas OS finalizadas naquele período.
20. Salvar PDF do relatório de medição em “Conferência” – SICOP
O fiscal deverá salvar em PDF o relatório da medição com status de “Conferência”.
21. Validar a medição com a contratada
A validação da medição é realizada por e-mail. O fiscal deverá enviar para empresa contratada a medição com status de “Conferência” em PDF solicitando o aceite dos serviços e quantidades medidas. Caso a contratada não concorde com alguma informação, deverá justificar o motivo da recusa. Se a mesma estiver de acordo, deverá dar o aceite por e-mail.
22. Verificar a necessidade de correção
Caso a contratada solicite alguma alteração justificada, cabe ao fiscal analisar se a correção solicitada é pertinente ou não, se está ou não de acordo com o que foi executado. Se o fiscal julgar necessário fazer qualquer alteração, deverá alterar a medição que está em “Conferência”.
Caso entenda que não é legítima a solicitação apresentada pela contratada, o fiscal tem total autonomia para dar prosseguimento ao trâmite de pagamento, informando a contratada por e-mail o motivo de recusa.
23. Alterar Status da Medição para “Definitivo” – SICOP
Somente após as validações e correções, o fiscal deve alterar o status da medição para “Definitivo”.
24. Salvar PDF do relatório de medição em “Definitivo”
O fiscal deverá salvar em PDF o relatório da medição “Definitivo”.
25. Solicitar assinatura da medição, NF e Documentos da Contratada
O fiscal deverá enviar para a contratada via e-mail a medição Definitiva em PDF, solicitando a assinatura da empresa, NF (preferencialmente digital) e documentos. O fiscal deverá encaminhar também para empresa o checklist do financeiro da SED, com todas especificações na emissão da NF e dos documentos que a empresa precisa apresentar para liquidação da mesma. O checklist da SED encontra-se em anexo a este documento.
Quando constar na medição mais de uma OS finalizada em municípios diferentes, o fiscal deverá solicitar para a empresa uma NF por município.
26. Conferir Documentos e NF recebida
Após o recebimento dos documentos, o fiscal deverá verificar se os mesmos estão de acordo com o checklist da SED. Caso haja alguma inconsistência nas informações ou algum documento faltante, o mesmo deverá solicitar providências a contratada.
27. Abrir Processo SGPE
Para esta ação o fiscal deverá ter acesso ao SGPE, caso não tenha deverá solicitar acesso via e-mail xxxxxxxxxxx@xxx.xx.xxx.xx com os seguintes dados:
1)Nome COMPLETO
2) CPF
3) E-mail institucional (na falta, informe e-mail pessoal)
4) Órgão, Setor e cidade de lotação
5) Informar se é servidor, comissionado, terceirizado ou estagiário
Logado no SGPE, deve-se abrir o novo “Cadastro de Documento Digital” em Menu > Cadastro de Documento Digital. Preencher os seguintes campos conforme orientação abaixo:
• ÓRGÃO: SIE
• ASSUNTO: 2254 (Nota Fiscal)
• CLASSE: 2254 (Nota Fiscal)
• SETOR DE COMPETÊNCIA: Unidade de origem da certificação da nota (O setor na qual o fiscal está vinculado)
• INTERESSADO: Nome da empresa (contratada).
• DETALHAMENTO: Preencher conforme sequência abaixo (Abreviados)
⮚ Número da Medição
⮚ Número do Contrato (MN)
⮚ Número da Nota Fiscal (NF)
⮚ Competência (MÊS/ANO)
⮚ Objeto da Obra - Serviços de Manutenção EEB. Xxxxxx - Endereço Rua xxxx, n° 000
• MUNICÍPIO: Escolher o Município
• CONTROLE DE ACESSO: Público
28. Anexar medição assinada e documentos recebidos
Uma vez que o documento digital foi aberto, o fiscal deve inserir a medição e os documentos recebidos pela contratada e assinar digitalmente a medição e a NF.
Os arquivos devem ser inseridos separadamente com nome correspondente para cada tipo de documento. Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
MEDIÇÃO:
⮚ Tipo de documento: 15 – Relatórios;
⮚ Nome: Medição nº XXX
NOTA FISCAL:
⮚ Tipo de documento: 67 – Nota Fiscal;
⮚ Nome: Nota Fiscal – OS nº XXX
CERTIDÕES NEGATIVAS DE DÉBITO:
⮚ Tipo de documento: 40 – Certidão;
⮚ Nome: Certidões Negativas
29. Tramitar processo para SED/GEOPE/FINC – SPGE
A tramitação deve ser feita ao Financeiro da SED para conferência dos documentos e pagamento da NF. Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Motivo tramitação: 30 – Para pagamento;
o Encaminhamento: Segue a medição nº XXX, os docs e NF para pagamento da OS XXX.
o Marcar a opção Gerar peça de tramitação na pasta digital;
o Marcar a opção Requer minha assinatura.
o Tarefa: Encaminhar para outro setor;
o Setor: SED/GEOPE/FINC - Setor Infraestrutura Financeiro;
o Usuário: Não precisa especificar.
Contratada – Empresa Executora
30. Iniciar execução da OS
A contratada receberá a OS via e-mail e deverá iniciar os serviços imediatamente após seu recebimento. Caso tenha alguma dúvida sobre os serviços solicitados, deverá entrar em contato com o fiscal via e-mail para maiores esclarecimentos.
31. Finalizar execução da OS
A contratada deverá executar os serviços solicitados finalizando totalmente a OS emitida. Não deverá deixar restos de materiais ou equipamentos na escola, fazendo a devida limpeza necessária.
32. Informar fiscal do término das atividades
Após a conclusão total dos serviços, a contratada deverá informar o fiscal via e-mail sobre o término das atividades para que o mesmo possa fazer a confirmação dos serviços executados e posteriormente a medição da OS
“Serviços Pendentes”
33. Refazer serviço(s)
Caso o fiscal identifique a necessidade de se refazer ou fazer um determinado serviço, o mesmo deverá notificar a contratada via e-mail justificando tal necessidade, especificando o tipo de serviço e estipulando uma data máxima para conclusão das pendências.
Após ser notificada a contratada deverá iniciar a execução ou correções dos serviços dentro do prazo estabelecido e informar por e-mail ao fiscal quando os mesmos estiverem finalizados.
34. Assinar medição. Emitir NF e documentos solicitados
Após a conclusão dos serviços, o fiscal enviará para a contratada a medição da OS em PDF com status de “Conferência” para que a mesma confira se os serviços medidos estão de acordo com o que foi executado. Caso a contratada tenha alguma divergência deverá justificar e informar o fiscal via e-mail. Fica a cargo do fiscal verificar se é pertinente a justificativa apresentada e alterar ou não a medição.
Uma vez que a contratada concorde com os serviços medidos pelo fiscal, a mesma deverá dar o aceite via e-mail, informando que está de acordo com a medição.
Após esta validação o fiscal alterará o status da medição para “Definitivo” e enviará um novo arquivo em PDF com a medição final solicitando a assinatura da contratada. Juntamente com a medição definitiva o fiscal encaminhará também para empresa o checklist do financeiro da SED, com todas especificações na emissão da NF (preferencialmente digital) e dos documentos que a empresa precisa apresentar para liquidação da mesma. Este checklist encontra-se em anexo a este documento
Quando constar na medição mais de uma OS finalizada em municípios diferentes, a empresa deverá emitir uma NF por município.
35. Enviar documentos para o Fiscal
A contratada deve enviar para o fiscal via e-mail a medição assinada juntamente com todos os documentos solicitados em arquivos SEPARADOS. É imprescindível que a contratada cumpra rigorosamente todos os documentos e informações solicitados no checklist para que o fluxo do processo flua mais rapidamente sem retrabalhos.
O fiscal ficará responsável por conferir e enviar os documentos apresentados pela contratada juntamente com a medição assinada para a Secretaria da Educação por meio digital via SGPE, afim de que a mesma liquide a nota.
Caso o fiscal identifique alguma pendência nos documentos, o mesmo solicitará a correção para contratada.
“Erro na NF”
36. Adequar NF e reenviar
Caso a Secretaria da Educação identifique erro na (s) NF. ou inconsistência de informações, a mesma entrará em contato com a contratada para solicitar as correções antes da liquidação. A contratada deverá corrigir e enviar diretamente para o financeiro da SED via e-mail – xxxxx@xxx.xx.xxx.xx
Gestor(a) – SED
37. Conferir documentos e NF recebida.
O financeiro da SED deverá conferir as informações apresentadas nas NF, se estão de acordo com o que foi solicitado no checklist.
“Erro na NF”
38. Solicitar correções da NF
Caso o financeiro da SED identifique erro nas NF ou alguma inconsistência, o mesmo deverá entrar em contato com a contratada para solicitar as correções necessárias.
39. Solicitar nova assinatura do Fiscal
Após o recebimento da NF corrigida, a SED deverá inserir o documento no SGPE e solicitar a assinatura digital do fiscal.
“NF e Docs Aceitos”
40. Realizar cadastro no SIGEF
O financeiro da SED deverá alimentar o SIGEF, realizado os procedimentos de certificação da nota fiscal, liquidação, entre outros necessários.
41. Realizar pagamento da NF
Finalmente, o financeiro da SED realizará a preparação de pagamento e ordem bancária para o pagamento da nota fiscal da contratada.
3. ANEXO
⮚ Diagrama do Processo
⮚ Checklist financeiro/SED – Documentos padrões.
4. HISTÓRICO DE REVISÕES
Versão nº | Responsável | Data | Síntese da Revisão |
01/2020 | Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxx | 13/01/2020 | Primeira versão da IT do processo |
02/2020 | Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxx | 31/08/2020 | Ajuste no mapeamento em função da nova implementação do usuário Coordenador Regional SIE. |
03/2020 | Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx | 28/09/2020 | Ajuste na sigla de tramitação do processo de pagamento para a SED: SED/GEOPE/FINC |
PEDIDO DE MANUTENÇÃO - ESCOLAS INSTRUÇÃO DE TRABALHO - ANEXO | ||
Versão 03/2020 | Data de Emissão 28/09/2020 | Processo Solicitar Pedidos de Manutenção - Escolas |
Checklist financeiro/SED – Documentos padrões
NOTA FISCAL
1. Preferencialmente digital;
2. Caso conste na medição mais de uma O.S finalizada em diferentes municípios, deve-se emitir uma
N.F por município;
3. As informações do tomador de serviço na N.F devem estar de acordo com o Contrato. Serão os dados da Secretaria de Estado da Educação ou do Fundo Estadual de Educação, conforme abaixo:
Secretaria de Estado da Educação - SED CNPJ: 82.951.328/0001-58
Endereço: Xxx Xxxxxxx Xxx, 000 - Xxxxxx. Florianópolis SC. XXX 00000-000
Fundo Estadual de Educação – FEDUC CNPJ: 20.859.947/0001-60
Endereço: Xxx Xxxxxxx Xxx, 000 - Xxxxxx. Xxxxxxxxxxxxx XX. XXX 00000-000
4. A N.F deve ter o valor exato da medição.
Se for mais de uma nota, o somatório das mesmas precisará estar de acordo com o valor final da medição;
5. Deve constar na N.F:
✓ Nº Contrato; ✓ Nº Medição - Mês/ano ✓ Descrição dos serviços | ✓ Valor material - R$ ✓ Valor mão de Obra - R$ ✓ Dados bancários (Banco, Agência e Conta para depósito) |
EXEMPLO:
Contrato MN XXX/2020 - 1° Medição - Mês fevereiro de 2020
Serviço de manutenção na Escola XXX – Município XXX. Material: R$ 12.413,15 - Mao de obra R$ 7.439,73 Conta para deposito: BANCO XXX / AG XXX / C.C XXXXX / Favorecido XXXX
6. No caso de não retenção de ISS e/ou INSS, deve-se justificar na descrição da N.F com a devida base legal;
CERTIDÕES NEGATIVAS
Devem ser encaminhas as seguintes Certidões Negativas válidas: