INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 05 Gestão de Contratos Origem: DAF - Diretoria Administrativa e Financeira Macro processo:Processo: Gerir Suporte OperacionalGerir Contratos Esta Instrução Substitui a: 04 Revisão n.: 05 Unidade Gestora: UJUR – Unidade...
INSTRUÇÃO NORMATIVA | INS | 11 | 05 | ||
Gestão de Contratos | |||||
Origem: | DAF - Diretoria Administrativa e Financeira | ||||
Macro processo: Processo: | Gerir Suporte Operacional Gerir Contratos | ||||
Esta Instrução Substitui a: | 04 | ||||
Revisão n.: | 05 | ||||
Unidade Gestora: | UJUR – Unidade Jurídica | ||||
Resolução de Aprovação: | 121/2018 | ||||
Em vigor a partir de: | 01/06/2018 | 10 | Páginas | ||
Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas em Rondônia
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Sumário
3. REFERENCIAL DO PADRÃO NORMATIVO 2
4.3. Contratação de baixa complexidade 2
5.1. Das obrigações do gestor de contrato 2
5.2. Dos direitos do gestor do contrato 3
5.3. Do perfil do gestor do contrato 3
5.4. Da qualificação do gestor do contrato 3
5.5. Da responsabilidade do gestor do contrato 3
1. OBJETIVO
Normatizar as atividades e diretrizes para gestão de contratos celebrados pelo SEBRAE/RO com terceiros.
2. UNIDADES ENVOLVIDAS
Todas as unidades do SEBRAE/RO.
3. REFERENCIAL DO PADRÃO NORMATIVO
Regulamento de Licitações e de Contratos do SistemaSEBRAE.
4. DEFINIÇÕES
No âmbito do SEBRAE/RO, ficam assim entendidos os seguintes termos:
4.1. Gestor do contrato
Gestor do Contrato é o representante do SEBRAE/RO designado formalmente pelo Gerente da Unidade, de acordo com o Anexo D, que será responsável por supervisionar, gerir e acompanhar a execução do contrato, fazendo cumprir integral e pontualmente todas as disposições e objetos constantes das cláusulas convencionadas.
4.1.1. O empregado designado Gestor do Contrato é também a autoridade competente para identificar inconsistências no cumprimento e na execução do termo celebrado, estando obrigado a tomar as providências necessárias à correção das falhas e exigir da empresa contratada o fiel cumprimento das condições convencionadas.
4.1.2. O Gestor do Contrato será preferencialmente do espaço ocupacional de Analista para qualquer tipo de contrato.
4.1.3. Poderão ser designados como Gestor de Contrato também os colaboradores do espaço ocupacional de Assistente II, para contratos de baixa complexidade, visando inclusive o seu aprimoramento profissional.
a) Quando o gestor do contrato for assistente II os seus atos serão supervisionados por um analista ou pelo gerente da Unidade.
4.1.4. Poderá ainda o Gerente assumir pessoalmente a gestão do contrato, devendo certificar formalmente a assunção tal condição, na forma do Anexo E.
4.2. Instrumento Contratual
Instrumento contratual é o instrumento jurídico que regula o acordo de vontade das partes, podendo ser formalizado por Contrato, Ata de Registro de Preços, Autorização de Fornecimento, Ordem de Fornecimento.
4.3. Contratação de baixa complexidade
São aquelas contratações de produtos ou serviços de pronta entrega que não demandam um acompanhamento periódico.
4.4. Gestão do contrato
É o conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta eficiente e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do bem ou serviço.
5. PROCEDIMENTOS
5.1. Das obrigações do gestor de contrato
São obrigações do gestor do contrato:
5.1.1. Ler atentamente o instrumento contratual, bem como todos os seus anexos;
5.1.2. Receber o objeto contratado, conferindo e atestando a sua conformidade com o previsto em contrato;
5.1.3. Buscar, obrigatoriamente, no caso de dúvidas quanto ao atesto, auxílio junto às áreas competentes;
5.1.4. Zelar pelas questões relativas à prorrogação do instrumento contratual em prazo hábil e nunca fora do período da vigência, evitando a descontinuidade do fornecimento, reunindo as justificativas competentes;
5.1.5. Providenciar a abertura de novo processo de aquisição e/ou a prestação de serviços, com antecedência mínima necessária aos cumprimentos dos prazos normativos e regulamentares, para que não haja prejuízos ao SEBRAE/RO;
5.1.6. Cuidar das alterações contratuais de interesse do SEBRAE/RO, que deverão ser formalizadas e devidamente fundamentadas;
5.1.7. Registrar, quando houver necessidade, no respectivo processo todas as ocorrências observadas durante a execução do contrato, podendo, para tanto, utilizar-se, para comunicação, dos Anexos A, B e E, e-mail e outros documentos;
5.1.8. Receber e analisar as justificativas da empresa contratada, dando o devido encaminhamento Interno.
5.1.9. Dar conhecimento ao responsável pela gerencia da unidade sobre o fiel cumprimento da gestão do contrato.
5.1.10.Conhecer de forma plena e minuciosa o contrato gerido e todas as suas disposições;
5.1.11.Implantar medidas com vistas a sanar eventuais falhas identificadas durante a execução do contrato, consultada a Unidade Jurídica - UJUR;
5.1.12.Assegurar o cumprimento integral das obrigações de cada uma das partes envolvidas;
5.1.13.Guardar os documentos e demais instrumentos que possibilitem promover a supervisão, gestão e o acompanhamento da execução contratual de forma eficiente e eficaz;
5.1.14.Providenciar o encerramento formal do contrato, quando da finalização da execução total do seu objeto, conforme Anexo C, informando a Unidade de Finanças - UFI o encerramento contratual e solicitando a baixa do saldo financeiro.
a) Nos casos de menor complexidade, de acordo com a avaliação da UFI, poderá esta, proceder ao encerramento do
contrato, fazendo constar a posição financeira final do Contrato, dispensando- se a devolução do processo ao Gestor para tal providência.
5.2. Dos direitos do gestor do contrato
5.2.1. Solicitar assessoramento técnico e/ou jurídico, sempre que necessário, à melhor gestão e compreensão do contrato e do objeto contratado;
5.2.2. Dispor de capacitação e dos recursos mínimos necessários, por ele requisitados, para uma boa gestão do contrato;
5.2.3. Ter o apoio, sempre que solicitado, de seus superiores para as intervenções internas, no âmbito do SEBRAE/RO, e externas junto à empresa fornecedora com vistas a assegurar o pleno cumprimento das cláusulas contratuais.
5.3. Do perfil do gestor do contrato
5.3.1. Na condição de Gestor do Contrato, o empregado designado deverá manter um perfil imparcial, diligente, proativo e preventivo.
5.4. Da qualificação do gestor do contrato
5.4.1. É necessário à Gestão de Contrato que o empregado designado, participe de um curso de Gestão de Contratos ofertado pela UCSEBRAE ou, ainda, que apresente certificação externa em Gestão de Contratos.
5.5. Da responsabilidade do gestor do contrato
5.5.1. O gestor do contrato responderá:
a) Pela omissão ou inexatidão na execução contratual;
b) Pela falta de comunicação às chefias superiores, em tempo hábil, de fatos cuja solução ultrapasse a sua competência, para adoção das medidas cabíveis;
c) Pela emissão indevida da autorização de pagamento ao contratado quando não cumpridas todas as etapas contratadas e/ou condições contratuais pactuadas;
d) Xxxx exercício irregular de suas atribuições e obrigações podendo ser responsabilizado civil, penal e administrativamente.
5.6. Da gestão por indicadores
5.6.1. Os indicadores são instrumentos de decisão gerencial e de monitoramento da gestão e tem como função primária informar os tomadores de decisão se determinado contrato está realmente atendendo ao objetivo proposto, nas condições e parâmetros previamente definidos.
5.6.2. O gestor, sempre que possível, deverá realizar a gestão por indicadores, pautada na obtenção de um diferencial mínimo relativo aos seis indicadores gerais descritos abaixo:
a) Atendimento – O atendimento pela contratada é satisfatório, seus funcionários estão capacitados e há monitoramento do contratado pelo fornecedor;
b) Prazo – As entregas do contrato ocorrem no prazo pactuado;
c) Satisfação – A satisfação do SEBRAE (gestor do contrato e usuário final) é validada por método formal com posterior reunião de relacionamento, do gestor do contrato e responsável pela contratada, para avaliação do desempenho apurada, e pactuação de eventuais ações de melhorias;
d) Falhas – Não há falhas no fornecimento ou quando existentes são prontamente corrigidas pela contratada sem prejuízo ao SEBRAE;
e) Qualidade – A qualidade da entrega é realizada dentro dos requisitos do contrato, não há registro de recusas, multas ou advertências á contratada;
f) Sustentabilidade – O fornecedor demostra que realiza ações para redução do impacto ambiental, derivado de seu contrato.
6. DISPOSIÇÕES FINAIS
6.1. Compete aos empregados e dirigentes do SEBRAE/RO cumprir e fazer cumprir o que determina esta Instrução Normativa.
6.2. Os Anexos constantes desta INS visam apenas a facilitação a implementação do aqui contido, devendo ser complementados e/ou substituídos sempre que se fizer necessário.
6.3. É facultada a aplicação do disposto nesta Instrução Normativa, no todo ou em parte, às relações jurídicas estabelecidas com entidades estrangeiras.
6.4. O gestor, sempre que possível, deverá informar ao fornecedor os valores e princípios organizacionais do SEBRAE/RO, sobre a prática da erradicação do trabalho infantil, degradante ou forçado, da responsabilidade socioambiental e da saúde e segurança no trabalho.
6.5. O gestor, sempre que possível, deverá incentivar que os fornecedores apresentem produtos e/ou serviços de baixo impacto ambiental e que desenvolvam políticas de sustentabilidade socioambiental.
6.6. Os casos omissos deverão ser deliberados pela DIREX.
6.7. Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua aprovação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a INS 11.04, aprovada pela Resolução n. 18/2017.
7. GLOSSÁRIO DE TERMOS
DIREX | Diretoria Executiva do SEBRAE |
DAF | Diretoria de Administração e Finanças |
UFI | Unidade de Finanças |
UJUR | Unidade Jurídica |
8. HISTÓRICO DE REVISÕES
DATA | N. | DESCRIÇÃO / ALTERAÇÃO |
09/05/2014 | 00 | Implantação |
29/09/2015 | 01 | Alteração da Unidade Gestora; Revisão Redacional; Alteração da redação do subitem 4.1.1; Alteração da redação do item 5.1 e subitens 5.1.4 e 5.1.9; Alteração da redação das alíneas c e i do subitem 5.5.1; Inclusão do item 6.2, com renumeração dos subsequentes. |
14/12/2015 | 02 | Alteração da redação da alínea h do subitem 5.5.1, passando a prever, de forma expressa a possibilidade de utilização de outros meios de comunicação além dos anexos A, B e E. |
13/09/2016 | 03 | Alteração do Anexo C. Inclusão do item 5.7 |
01/02/2017 | 04 | Alteração do Item 4.1; Inclusão dos itens 4.1.2 e 5.1.9.1; Alteração do Anexo D, Inclusão do Anexo E e Renumeração do Antigo Anexo E, que passa a ser Anexo F. |
21/05/2018 | 05 | Alteração nos itens 4.1.2; 4.2; 4.3; inclusão dos itens 4.1.3 e 4.1.4; 4.4; Readequação geral da numeração. |
9. ANEXOS
Modelos de Formulários e/ou Relatório que apoiam na Gestão de Contratos:
Anexo A – Ata de Reunião; Anexo B – Advertência;
Anexo C – Termo de encerramento de contrato;
Anexo D – Termo de Designação de Gestor de Contrato; Anexo E – Termo de Assunção de Gestão de Contrato Anexo F – Relatório de Falhas/Não conformidade
APROVADO |
Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Diretor Superintendente Xxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxx Diretor Técnico Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Diretor Administrativo e Financeiro |
INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 05
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Anexo A Ata de Reunião
Data | Hora Inicial | Hora Término | Local |
Participantes | |
Objetivo da Reunião:
Pauta:
Anotações:
Decisões: | |||
Assunto | Ação | Responsável | Prazo |
1. | |||
2. | |||
3. | |||
4. |
Anexo B
CARTA [UNIDADE] n º Porto Velho - RO, dd/mm/aaaa Sr./Sra.
[NOME COMPLETO]
Representante
[NOME DA EMPRESA]. PORTO VELHO - RO
Prezado(a) Senhor(a),
Informamos a existência de problemas na execução do Contrato de Prestação de Serviços nº , celebrado com essa empresa. Por reiteradas vezes por meio das correspondências CARTA [UNIDADE] n º, foi solicitado execução de maneira aceitável.
Elencamos abaixo as inexecuções vinculadas às cláusulas contratuais, conforme histórico apresentado a seguir:
a. ;
b. ;
c. ;
d. .
Sendo assim, informamos que será aplicada a penalidade de ADVERTÊNCIA a essa empresa, com amparo na cláusula [no. da cláusula] do referido instrumento contratual, em função do descumprimento dos [listar os incisos/parágrafos/cláusulas ].
Em atendimento ao princípio do contraditório e ampla defesa, fica estabelecido o prazo de 5 (cinco) dias úteis contados a partir da ciência desta ADVERTÊNCIA, para a apresentação da justificativa do não cumprimento condições contratuais.
Gerente / [UNIDADE] Gestor do Contrato
Anexo C
Termo de encerramento de contrato
Contrato n.º:
Objeto:. Processo n.°:
Modalidade:
Vigência:de / / a / / .
Tendo em vista a execução total do objeto contratado, declaramos que os serviços prestados pela empresa
,foram executados dentro das normas e condições estabelecidas, respeitando os padrões de qualidade exigidos, fato pelo qual consideramos encerradas as atividades pactuadas no referido instrumento, não existindo nenhuma obrigação contratual pendente.
Assim, declaramos a quitação total e o recebimento definitivo do objeto contratual, ressalvado fato superveniente conhecido após a emissão deste.
Porto Velho - RO, de de .
Gestor: Unidade: | Gerente: Unidade: |
Anexo D
Termo de Designação de Gestor de Contrato
Em cumprimento aos dispositivos da Instrução Normativa Sebrae nº 11, eu, (nome do Gerente) gerente da Unidade (nome da Unidade), no uso de minhas atribuições funcionais, designo o Analista (nome do analista), para supervisionar, gerir e acompanhar a execução do Contrato nº (número do contrato) firmado com (nome do contratado) para (informar o objeto do contrato), fazendo cumprir integral e pontualmente, todas as disposições e objeto constantes das cláusulas contratuais convencionadas.
, / /
Local Data
Assinatura do Gerente da Unidade
Assinatura do Gestor
Anexo E
Termo de Assunção de Gestor de Contrato
Em cumprimento aos dispositivos da Instrução Normativa Sebrae nº 11, eu, (nome do Gerente) gerente da Unidade (nome da Unidade), no uso de minhas atribuições funcionais assumo a condição de Gestor do Contrato nº (número do contrato) firmado com (nome do contratado) para (informar o objeto do contrato), passando a supervisionar, gerir e acompanhar a execução do referido Contrato, fazendo cumprir integral e pontualmente, todas as disposições e objeto constantes das cláusulas contratuais convencionadas.
, / /
Local Data
Assinatura do Gerente da Unidade
Anexo E
Relatório de falhas/Não conformidades
Fornecedor: | Contrato No.: | ||
Gestor do contrato: | Data: | Assinatura | |
Responsável Técnico do Fornecedor: | Data: | Assinatura | |
Período de análise | Início: | Final: | |
Lista de falhas/não conformidades | |||
Tipo da Falha/Não conformidade | Solução proposta | Tempo de execução da solução | |
Observações: | |||
Conclusões: | |||