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GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E FINANÇAS

1.ANEXO I - TERMO DE REFERÊNCIA

1. OBJETO

TERMO DE REFERÊNCIA
Pregão N° Xx/2015	Registro de preços para a contratação de empresa especializada para prestação de serviços de Solução Global para implantação, operação e gestão de serviços de atendimento telefônico, através do fornecimento de teleatendimento ativo e receptivo, na forma humana e eletrônica, disponibilizando instalações físicas, mobiliário, pessoal, treinamento, telefonia, equipamentos, aplicativos (hardware e software) e os demais recursos necessários à prestação dos serviços, conforme especificação técnica e condições comerciais, descritos e especificados no Anexo I, deste instrumento convocatório.	Data do Pregão: Xx/xx/2015
Responsável: xxxxxxxxxxxxx

Ítem	Unidade	Quantidade serviço/ mês	Quantidade serviço/ ano	Descrição
1	Unidade			PA I - Essa PA utilizará operador TIPO I para 06 horas de atendimento conforme item 7.1.1 deste Termo de Referência
2	Unidade			PA II - Essa PA utilizará operador TIPO I para 12 horas de atendimento conforme item 7.1.2 deste Termo de Referência
3	Unidade			PA III - Essa PA utilizará operador TIPO I para 18 horas de atendimento conforme item 7.1.3 deste Termo de Referência
4	Unidade			PA IV - Essa PA utilizará operador TIPO I para 24 horas de atendimento conforme item 7.1.4 deste Termo de Referência
5	Unidade			PA V - Essa PA utilizará operador TIPO I para 06 horas de atendimento – Home Office, conforme item 7.1.5 deste Termo de Referência
6	Unidade			PA VI - Essa PA utilizará operador TIPO I para 12 horas de atendimento – Home Office, conforme item 7.1.6 deste Termo de Referência
7	Unidade			PA VII - Essa PA utilizará operador TIPO I para 18 horas de atendimento – Home Office, conforme item 7.1.7 deste Termo de Referência
8	Unidade			PA VIII - Essa PA utilizará operador TIPO I para 24 horas de atendimento – Home Office, conforme item 7.1.8 deste Termo de Referência
9	Unidade			PA IX - Essa PA utilizará operador TIPO II para 06 horas de atendimento - Enfermeiro
10	Unidade			PA X - Essa PA utilizará operador TIPO II para 12 horas de atendimento - Enfermeiro
11	Unidade			PA XI - Essa PA utilizará operador TIPO II para 24 horas de atendimento - Enfermeiro
12	Unidade			PA XII - Essa PA utilizará operador TIPO II para 06 horas de atendimento - Farmacêutico
13	Unidade			PA XIII - Essa PA utilizará operador TIPO II para 12 horas de atendimento - Farmacêutico
14	Unidade			PA XIV - Essa PA utilizará operador TIPO II para 24 horas de atendimento - Farmacêutico
15	Unidade			PA XV - Essa PA utilizará operador TIPO II para 6 horas de atendimento - Psicologia
16	Unidade			PA XVI - Essa PA utilizará operador TIPO II para 12 horas de atendimento - Psicologia
17	Unidade			PA XVII - Essa PA utilizará operador TIPO II para 24 horas de atendimento - Psicologia
18	Unidade			PA XVIII - Essa PA utilizará operador TIPO II para 06 horas de atendimento – Assistente Social
19	Unidade			PA XIX - Essa PA utilizará operador TIPO II para 12 horas de atendimento – Assistente Social
20	Unidade			PA XX - Unidade de Posição de Atendimento/Hora com operador bilíngue, (PA logada, disponível para atendimento ou em atendimento com operador devidamente capacitado para a função) no ambiente da CONTRATADA.
21	Unidade			PA XXI - Essa PA utilizará operador TIPO I para 12 horas de atendimento, para recebimento de ligações de deficientes auditivos e de fala conforme item 7.1.21 deste Termo de Referência
22	Unidade			PA XXII - Essa PA é composta somente da infra-estrutura de atendimento sem a alocação de operador, para 12 horas de atendimentos
23	Unidade			PA XXIII - Essa PA é composta somente da infra-estrutura de atendimento sem a alocação de operador, para 24 horas de atendimento
24	Hora/Homem			Desenvolvimento de URA e integração CTI para a prestação de serviços por meio eletrônico conforme item 16.5.21 deste termo de referência
25	Ligações			Ligações atendidas utilizando os recursos da URA desenvolvidos para a realização de atendimento eletrônico

2. JUSTIFICATIVA

O grande desafio na administração pública atualmente é assegurar os direitos de cidadania aos usuários de serviços sob responsabilidade do Estado. Nesse contexto, a disponibilização de informações sobre o acesso aos serviços públicos vem constituindo-se em uma estratégia para maior efetividade na execução de políticas públicas.

Em face das limitações da atual rede de atendimento, e considerando o constante aumento qualitativo e quantitativo da demanda de serviços, torna-se imprescindível a ampliação da rede de canais de atendimento remoto ao cidadão, assim como sua unicidade, a fim de garantir a assertividade e excelência no atendimento, bem como fácil acesso do cidadão às informações e atendimentos ofertados pelo Governo do Estado de Minas Gerais.

A continuidade da disponibilização de serviços por meio de uma central de atendimento telefônico ao cidadão é uma estratégia que promove, nitidamente, melhoria para a gestão pública e principalmente para os cidadãos, a citar:

• Excelência no atendimento;

• Foco no cidadão;

• Maior acessibilidade;

• Garante a integração e compartilhamento informacional;

• Proporciona ganho de escala, em decorrência da centralização;

• Absorve atividades de atendimento de diversas Instituições;

• Obtém melhor aproveitamento dos recursos tecnológicos envolvidos;

• Intenso controle de qualidade realizado diariamente;

• Mapeamento das principais demandas recorrentes da população;

• Formação de banco de dados;

• Serve como termômetro de satisfação dos cidadãos atendidos em tempo real;

• Fortalece a imagem institucional, disponibilizando um serviço de alta qualidade e desempenho;

• Maior controle financeiro dos gastos públicos;

• Tomada de decisões fundamentadas em dados estatísticos e visão global do processo;

• Possibilita ao Governo maior eficiência na solução dos problemas apresentados pela população;

• Eliminação de esforços duplicados.

Este tipo de atividade envolve diversos recursos de ordem humana e tecnológica. Assim, com a terceirização dos serviços para empresas especializadas no ramo, que ofereçam soluções completas e otimizadas, o Governo garante modernas ferramentas para o fortalecimento de uma política de gestão de qualidade total, garantindo mais eficácia, eficiência e efetividade no atendimento ao cidadão.

3. CARACTERÍSTICAS DA LICITAÇÃO

1. Modalidade

• Pregão Eletrônico

2. Tipo

• Menor preço

3. Forma e Regime de Execução

• Os serviços têm natureza contínua e serão prestados sob a forma de execução indireta, no regime de empreitada por Ata de Registro de Preço.

4. Fundamentação Legal

Este pregão será regido pela Lei Federal nº. 10.520, de 17 de julho de 2002, Lei Estadual nº. 14.167, de 10 de janeiro de 2002, Lei Complementar Federal nº. 123, de 14 de dezembro de 2006, pelos Decretos 44.786/08 e 44.787/08 e subsidiariamente pela Lei Federal nº. 8.666/93, e suas alterações posteriores e pelas condições estabelecidas pelo presente edital.

4. ABRANGÊNCIA DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

1. O objeto contido neste Termo de Referência deverá atender a usuários de serviços públicos ou administrativos disponibilizados pelo Governo do Estado de Minas Gerais.

5. LOCAL DA PRESTAÇÂO DOS SERVIÇOS

1. Os serviços, objeto deste Termo de Referência, deverão ser prestados em instalações da empresa Contratada, contemplando estruturas operacionais e tecnológicas próprias, e deverá localizar-se em Belo Horizonte, onde está situada a Xxxx xx Xxxxxxx xx Xxxxxx xx Xxxxx Xxxxxx ou em sua região metropolitana, visando uma melhor e mais rápida comunicação Contratada/Contratante e, também, uma maior agilidade na solução dos possíveis problemas administrativos, técnicos, operacionais e comerciais.

2. Integram a região metropolitana de Belo Horizonte, os municípios de Baldim, Betim, Brumadinho, Caeté, Capim Branco, Confins, Contagem, Esmeraldas, Florestal, Ibirité, Igarapé, Itaguara, Itatiaiuçu, Jaboticatubas, Juatuba, Lagoa Santa, Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxx, Matozinhos, Nova Lima, Nova União, Xxxxx Xxxxxxxx, Raposos, Ribeirão das Neves, Rio Acima, Rio Manso, Sabará, Santa Luzia, São Joaquim de Bicas, São José da Lapa, Sarzedo, Taquaraçu de Minas e Vespasiano.

6. PRAZO E VIGÊNCIA

1. O Contrato terá vigência de 12 (doze) meses, contados a partir de sua publicação, podendo ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos, até 60 meses;

2. A Contratada ou a Contratante comunicará, com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias sobre o termo do período contratual em curso de que não quer a renovação ou a continuação do contrato;

6.3 O inicio do atendimento deverá ocorrer no prazo máximo de 60 (sessenta) dias corridos contados a partir da data de publicação do contrato

7. DETALHAMENTO DO OBJETO

1. PA I - Essa PA utilizará operador TIPO I para 06 horas de atendimento;

2. PA II - Essa PA utilizará operador TIPO I para 12 horas de atendimento;

3. PA III - Essa PA utilizará operador TIPO I para 18 horas de atendimento;

4. PA IV - Essa PA utilizará operador TIPO I para 24 horas de atendimento;

5. PA V - Essa PA utilizará operador TIPO I para 06 horas de atendimento – Home Office;

6. PA VI - Essa PA utilizará operador TIPO I para 12 horas de atendimento – Home Office;

7. PA VII - Essa PA utilizará operador TIPO I para 18 horas de atendimento – Home Office;

8. PA VIII - Essa PA utilizará operador TIPO I para 24 horas de atendimento – Home Office;

9. PA IX - Essa PA utilizará operador TIPO II para 06 horas de atendimento – Enfermeiro - Ambiente CONTRATADA

10. PA X - Essa PA utilizará operador TIPO II para 12 horas de atendimento – Enfermeiro - Ambiente CONTRATADA

11. PA XI -Essa PA utilizará operador TIPO II para 24 horas de atendimento – Enfermeiro - Ambiente CONTRATADA

12. PA XII - Essa PA utilizará operador TIPO II para 6 horas de atendimento - Farmacêutico - Ambiente CONTRATADA

13. PA XIII - Essa PA utilizará operador TIPO II para 12 horas de atendimento - Farmacêutico - Ambiente CONTRATADA

14. PA XIV - Essa PA utilizará operador TIPO II para 24 horas de atendimento - Farmacêutico - Ambiente CONTRATADA

15. PA XV - Essa PA utilizará operador TIPO II para 6 horas de atendimento - Psicologia - Ambiente CONTRATADA

16. PA XVI - Essa PA utilizará operador TIPO II para 12 horas de atendimento - Psicologia - Ambiente CONTRATADA

17. PA XVII - Essa PA utilizará operador TIPO II para 24 horas de atendimento - Psicologia - Ambiente CONTRATADA

18. PA XVIII - Essa PA utilizará operador TIPO II para 06 horas de atendimento – Assistente Social - Ambiente CONTRATADA

19. PA XIX - Essa PA utilizará operador TIPO II para 12 horas de atendimento – Assistente Social - Ambiente CONTRATADA

20. PA XX - Unidade de Posição de Atendimento/Hora com operador bilíngue - fluência em Inglês ou Espanhol, (PA logada, disponível para atendimento ou em atendimento com operador devidamente capacitado para a função) no ambiente da CONTRATADA.

21. PA XXI - Essa PA utilizará operador TIPO I para 12 horas de atendimento, para recebimento de ligações de deficientes auditivos e de fala, sendo equipada com todos os recursos de hardware e software necessários para o recebimento de chamadas de aparelho telefônico de texto (terminal telefônico para deficientes auditivos);

22. PA XXII - Essa PA é composta somente da infra-estrutura de atendimento sem a alocação de operador, para 12 horas de atendimentos. – Ambiente CONTRATADA

23. PA XXIII - Essa PA é composta somente da infra-estrutura de atendimento sem a alocação de operador, para 24 horas de atendimento- Ambiente CONTRATADA

24. Desenvolvimento de URA e integração CTI para a prestação de serviços por meio eletrônico conforme item 16.5 deste termo de referência

25. Ligações atendidas utilizando os recursos da URA desenvolvidos para a realização de atendimento eletrônico de acordo com o item 16.5 deste termo de referência

8. MODELO DE ATENDIMENTO

O call center funcionará de maneira híbrida, disponibilizando, em um mesmo ambiente, operações com diversos graus de complexidade e/ou dimensionamento

8.1 Atendimento “Multi-Perfil”

Trata-se de atendimentos de forma genérica distribuídos a um grupo de operadores que trabalharão de forma compartilhada para diversos tipos de serviços, possibilitando aglutinar em uma única célula serviços que guardam entre si afinidades de informações comuns, sistemas e procedimentos. O atendimento multi-perfil pode ser feito para diversos órgãos por um mesmo atendente, desde que os assuntos guardem afinidade entre si.

8.2 Atendimento “Dedicado”

8.2.1 Os serviços que apresentarem elevados graus de complexidade e/ou segurança, assim definidos a critério da Contratante, serão prestados por um grupo dedicado de PA´s.

8.2.2 O atendimento dedicado poderá inclusive ser diferenciado e definido para cada tipo de serviço na árvore de voz.

9. FORMAS DE ATENDIMENTO DOS SERVIÇOS

1. Teleatendimento Receptivo

Atendimento humano e eletrônico, compreendendo:

• Atendimento das ligações recebidas;

• Resposta às demandas, com base em informações padronizadas, disponíveis na Central de Atendimento;

• Registro e encaminhamento de solicitações (tratadas pela central de atendimento), pedidos de serviços/informações, sugestões e reclamações, prestando os esclarecimentos previamente definidos pela Contratante, por meio de respostas padronizadas disponíveis na base de conhecimento do sistema de registro de atendimento;

• Retorno ao cidadão por meio de serviço de mensageria eletrônica (atendimento à dúvidas de fale-conosco, chat-online, SMS ou Whatsapp).

• Registro em sistema de atendimento das ocorrências que não tiverem soluções imediatas, cujas informações necessárias não estejam disponíveis no momento, ou onde o procedimento da Contratante recomende o registro de ocorrência às áreas competentes para o tratamento e solução.

1. O serviço de atendimento receptivo eletrônico deverá ser atendido pela URA (Unidade e Resposta Audível); Deve ser prevista a capacidade de atendimento de até 50 ligações simultâneas.

2. O serviço de atendimento receptivo humano deverá ser efetuado em 02 (dois) níveis de serviços, ou seja:

• Primeiro Nível: serviço realizado pelos operadores por meio de consultas ao sistema de atendimento e à base de informações e conhecimentos disponíveis na Central de Atendimento (scripts e respostas padronizadas);

• Segundo Nível: serviço a ser realizado por técnicos da Contratante, com finalidade de tratar as dúvidas decorrentes registradas no atendimento. Tais dúvidas somente serão encaminhadas para a operação, sendo registradas e encaminhadas por meio do Sistema de Registro de Atendimento. O Segundo Nível também registrará tais respostas na Base de Conhecimento do sistema, para utilização em futuros atendimentos sobre o mesmo tema.

2. Teleatendimento Ativo

Ligações realizadas pela Contratada, autorizadas pela Contratante, com a finalidade de:

• Responder ao usuário:

• Questionamentos/reclamações ao Governo do Estado de Minas Gerais;

• Orientações, de acordo com protocolos assistenciais;

• Uma demanda pendente, decorrente de dúvidas esclarecidas pelo Segundo Nível.

• Confirmar/remarcar eventuais atendimentos agendados;

• Atender interesses da Contratante de caráter extraordinário ou emergencial junto à população (eventos, consultas públicas, campanhas, alertas referentes aos projetos e programas do Governo);

• Realizar Pesquisa de Satisfação sobre os serviços públicos ofertados pelo Estado de Minas Gerais ou sobre o próprio serviço de tele atendimento;

• Divulgar os resultados das pesquisas realizadas;

• Efetuar ligações ativas para realizar a cobrança e/ou renegociação de dívidas;

• Efetuar ligações ativas para auxiliar uso de sistema on line para solicitação de financiamento;

• Realizar ação de atualização cadastral;

• Realizar de ligações ativas para confirmação da presença do cidadão/beneficiário ao local onde será prestado o serviço público por ele requisitado e previamente agendado, bem como para informar soluções respondidas pelos Contratantes, cujas respostas não puderam ser prestadas no momento do atendimento, tendo em vista o disposto no item acima.

1. Deverão ser utilizadas soluções tecnológicas (inclusos os respectivos hardwares e discadores) a serem disponibilizadas pela CONTRATADA capazes de redirecionar ou gerar ligações para cada operador livres nos atendimentos receptivos e ativos respectivamente, eliminando assim tempos gastos com espera e discagem manual.

9.2.1.1 O Discador deverá estar disponível para uso em todas as PAs de atendimento e a forma de geração das chamadas será definida pela CONTRATANTE de acordo com a necessidade. Sendo necessário ter a opção de uso do discador preditivo e powerdialer permitindo trabalhar num modelo blended.

2. Toda a capacidade eventualmente ociosa deverá estar disponível para realização de campanhas e atividades ativas de acordo com as necessidades da Contratante.

3. A CONTRATADA deverá, após a finalização de cada campanha realizada por meio do teleatendimento ativo, elaborar relatórios gerenciais detalhados contendo os resultados alcançados, incluindo a produtividade por operador, bem como a análise qualitativa e quantitativa do mailing utilizado.

9.2.4 O mailing a ser utilizado será fornecido pela Contratante. O formato deve ser definido entre a Contratante e Contratada

10. HOME OFFICE

10.1 O serviço de Home Office deverá contar com a mesma infraestrutura e equipamentos do ambiente da Contratada, especificados pela NR-17, do Ministério de Trabalho e Emprego e pelo item 15 deste Termo de Referência.

10.1.1 A Contratada deverá enviar técnico para avaliar a infraestrutura do ambiente Home Office e, caso não seja compatível, adequar as instalações de forma a atender aos requisitos pedidos.

10.2 O monitoramento do serviço de Home Office deverá poder ser realizado da mesma forma que é feito no ambiente de trabalho, conforme especificado neste Termo de Referência.

10.3 Todos os indicadores desse contrato devem ser atendidas pelas PAs Home Office.

10. Roteiros de Atendimento (Scripts)

Será de responsabilidade da Contratada o levantamento dos serviços a serem prestados por meio da Central de Atendimento Telefônico, os quais serão homologados pela Contratante.

A Contratada deverá agendar reuniões, quantas forem necessárias, com a Contratante para realizar levantamentos necessários à modelagem dos processos de atendimento; As reuniões serão realizadas nas sedes das instituições no município de Belo Horizonte.

Os procedimentos de atendimento devem ser registrados por meio de fluxogramas (Procedimentos Operacionais Padrão) e devem ser disponibilizados para consulta dos atendentes, de forma a subsidiá-los na prestação do atendimento.

Após as discussões, a Contratada elaborará minutas de roteiros, que deverão ser entregues à Contratante para análise e validação das Unidades Administrativas responsáveis pelos serviços públicos objeto da informação. Após validados os roteiros de atendimento, a Contratante irá reenviá-los para a Contratada, que deverá disponibilizá-los a seus atendentes em prazo definido previamente (cronograma) nas reuniões de levantamento e discussão.

1. Metodologia

Os trabalhos de levantamento, discussão, elaboração e implementação de procedimentos de atendimentos e definição de roteiros de atendimento seguirão a seguinte metodologia, e serão de responsabilidade da CONTRATADA:

• Elaboração de Projeto;

• Definição de cronograma;

• Definição dos Processos de Atendimento;

• Processo de Modelagem;

• Geração e envio das informações sobre os serviços para validação da Contratante

• Treinamento dos atendentes no script modelado.

10. HORÁRIO DE ATENDIMENTO

1. Os serviços prestados deverão obedecer ao seguinte horário de funcionamento:

1. Unidade de Resposta Audível (URA): disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, 07 (sete) dias por semana, incluindo feriados locais e nacionais;

2. Atendimento Receptivo Humano:

1. De segunda a domingo, no horário de 07:00 às 22:00; e

2. Vinte e quatro horas por dia, 07 (sete) dias por semana, em casos de serviços solicitados pela Contratante;

3. Teleatendimento Ativo: de segunda a sexta-feira, no horário de 09:00 às 21:00 horas e aos sábados das 09:00 às 16:00 horas;

12.1.3.1 A Contratante poderá, para contatos internos, definir outros horários para o funcionamento do teleatendimento ativo.

4. Apoio ao Atendimento(Back office) : de segunda a sexta-feira, no horário de 07:00 às 19:00 horas.

10. PLANOS DE SUCESSÃO

A Contratada deverá apresentar Plano de Sucessão Inicial e Final, conforme abaixo descrito.

1. O Plano de Sucessão Inicial consistirá no planejamento das estratégias para a absorção dos serviços, com garantia do padrão de qualidade do atendimento e deverá conter:

• Prazo de Mobilização: prazo para início do atendimento, não superior a 60 (sessenta) dias corridos após a publicação do contrato; O início do atendimento envolve a montagem de toda a infraestrutura necessária para o atendimento contida nesse termo de referência. As integrações relativas ao CTI não serão objeto desse prazo inicial de implantação.

2. O Plano de Sucessão Final deverá conter os procedimentos a serem utilizados para repasse de conhecimentos e serviços à sua sucessora, ao final do contrato, de forma a garantir a qualidade dos serviços, sem impacto nos resultados, por ocasião da sucessão, tais como:

• Relatórios estatísticos e gerenciais utilizados durante o período em que o contrato esteve vigente;

• Tipos e materiais de treinamentos utilizados para capacitação e reciclagens dos serviços;

• Fluxogramas, procedimentos operacionais padrão e roteiros de atendimento (scripts) atualizados

• Fornecimento de dados de produtividade, no mínimo, dos 12 (doze) últimos meses da operação, tais como: número de ligações recebidas, tempo médio de espera, tempo médio de atendimento, nível de serviço e demais indicadores previstos no ítem 18 do Termo de Referência.

• Fornecimento dos nomes, matrícula, CPF dos atendentes para que os seus acessos sejam excluídos dos sistemas da CONTRATANTE.

10. PLANO DE OCUPAÇÃO

1. A implantação dos serviços deverá contemplar a execução de toda a infra-estrutura física e tecnológica, bem como a contratação e treinamento dos recursos humanos necessários para o início da operação , no prazo máximo acordado.

2. Durante a implantação dos serviços, a Contratada deverá absorver, com o auxílio e orientação da Contratante, os conhecimentos necessários para a assunção dos serviços.

3. A equipe de profissionais alocados à prestação dos serviços de operação deverá contemplar as funções de Operadores, Monitores, Supervisores, Back-office, Analista de Qualidade, Analista de Tráfego, Coordenador e Gerente;

4. Proporcionalidade da ocupação dos cargos:

• 01 (um) Supervisor, a cada turno, dedicado para cada grupo de até 30 (trinta) PA’s, sem possibilidade de compartilhamento entre as operações de cada Contratante que participou desse Registro de Preços ou outros contratos da CONTRATADA.

• 01 (um) Monitor para cada grupo de até 40 (quarenta) PA’s, podendo ser compartilhado entre as Contratantes que participarem desse Registro de Preços;

• 01 (um) BackOffice para cada grupo de até 60 (sessenta) PA’s, podendo ser compartilhado entre as Contratantes que participarem desse Registro de Preços;

• 01 (um) Coordenador para cada 10 (dez) supervisores, podendo ser compartilhado entre as Contratantes que participarem desse Registro de Preços;

• 01 (um) Analista de Qualidade para cada 100 PA´s (Posições de Atendimento), podendo ser compartilhado entre as Contratantes que participarem desse Registro de Preços;

• 01 (um) Analista de tráfego para cada 100 PA´s (Posições de Atendimento), podendo ser compartilhado entre as Contratantes que participarem desse Registro de Preços

• 01 (um) técnico de informática exclusivo para atendimento às operações desse registro de preços não podendo ser compartilhado com outros contratos da CONTRATADA para atendimento no período de 07:00hs às 16:00hs

• 01 (um) Gerente, podendo ser compartilhado entre as Contratantes que participarem desse Registro de Preços.

5. Quando o cálculo das proporcionalidades dos cargos citadas no subitem 14.4 não for número inteiro, o valor obtido deverá ser arredondado para o numeral inteiro posterior sempre que a divisão pelo número de operadores apresentar resultado igual ou superior a 0,5 e para o numeral inteiro anterior sempre que a divisão apresentar resultado inferior a 0,5;

6. A Contratada deverá informar à Contratante o quantitativo e as escalas dos Tipos de Posições de Atendimentos . Essa escala será validada pela Contratante.

14.7 A CONTRATADA deverá apresentar o plano de ocupação com os horários de trabalho e profissionais alocados para aprovação da CONTRATANTE, de acordo com o perfis estabelecidos no ítem 14. Esse plano de ocupação deverá conter os nomes dos profissionais.

14.8 O Plano de ocupação deve ser apresentando como um organograma onde seja possível visualizar de forma gráfica todos os profissionais alocados. Esse plano deve ser atualizado a cada substituição dos profissionais

14.9 Um atendente ou o profissional alocado em determinada função de trabalho de forma para a CONTRATANTE, deve ser substituída no prazo máximo de 05 dias úteis independente do motivo a pedido da CONTRATANTE.

10. INFRA-ESTRUTURA PARA PRESTAÇÂO DOS SERVIÇOS NO AMBIENTE DA CONTRATADA

1. Instalações Físicas:

1. As instalações físicas deverão ter capacidade de abrigar posições de atendimento suficientes para atender plena e regularmente a execução do contrato.

• A Contratada deverá prever crescimento em suas instalações físicas, para futuras expansões dos serviços.

• Tal previsão deverá estar consubstancia em um relatório semestral, que apresente o resultado de uma análise entre o volume de ligações recebidas e efetivamente atendidas por: atendente, operações específicas e por skills, neste último para o caso de atendimentos dedicados de uma operação específica.

2. A Contratada será responsável por todas as instalações físicas, incluindo nesta relação os serviços de manutenção e toda a estrutura necessária para o bom andamento da operação;

3. O ambiente para a prestação do serviço deverá ser refrigerado, confortável e acusticamente isolado com as características tecnológicas e de mobiliários discriminadas neste Termo de Referência, e estará sujeito a vistoria e aprovação prévia da Contratante;

4. Os acessos aos ambientes e estruturas físicas da Contratada, por onde houver tráfego de quaisquer informações relativas aos usuários dos serviços públicos e/ou administrativos, deverão ser totalmente restritos;

5. As entradas deverão ser equipadas com sistema automático de controle de acesso;

6. O acesso às demais instalações físicas da Contratada onde serão realizados os serviços deverá ser permitido somente às pessoas autorizadas.

7. A Contratada deverá disponibilizar em suas instalações físicas os seguintes ambientes devidamente mobiliados, a saber:

• Site de operação: ambiente físico atendendo a NR-17 do Ministério do Trabalho e Emprego e seu Anexo II, constando de:

• Mobiliário, constituído de: cadeiras com ajustes do encosto e altura do assento; mesas com apoios acolchoados para os braços, ajustes da altura do teclado e do vídeo independentes, descanso para os pés flexíveis e Posições de Atendimento instaladas separadamente em boxes, com tratamento acústico;

• Fones de cabeça que atendam à NR 17 inclusive para atendentes que estejam em treinamento para acompanhamento de um atendimento

• Cabos de interligação fone/amplificador flexíveis tipo chato, devendo ter 2000mm de comprimento, sendo parte deste tamanho espiralado (80mm) e tendo uma proteção (recapeamento) especial nas 2 (duas) extremidades (Fones e Amplificadores), de maneira a torná-los mais resistentes;

• Amplificadores que possuam reostato para controle de volume de recepção; recepção independente de transmissão; tecla de sigilo para monitorização de chamadas com led sinalizador que indique o uso do sigilo (que interrompa apenas a transmissão); nível de ruído transmitido ao operador, através da cápsula recepção, não superior ao limite de 85 dB (A); peso máximo de 150g para os conjuntos compostos de fone, conector/amplificador e cabo.

• Microcomputadores, monitores de vídeo LCD, teclados e mouses ópticos, sendo que o hardware deverá ter no mínimo as seguintes especificações:

Processador - Intel i3 ou AMD A8r ou similar

Memória RAM - 4GB

Placa Mãe - Compatível com processador, memória, interfaces, disco rígido e periféricos

Vídeo - Placa de vídeo OnBoard 128 MDS

Tipo de monitor (modelo, tamanho, etc) - LCD 17’

Áudio: On board – entrada para microfone e saída de áudio

Interfaces : On board - Placa de video, rede e som on board.

Disco rígido : no mínimo HD 500GB

Alto-falante : Padrão do gabinete

Periféricos (tipo de mouse e teclado) : USB ou PS2

• Cada microcomputador deve ser acessado por meio de login e senha que deverá ser único e identificado com o nome do usuário

• Sala de treinamento: capacidade para no mínino 50 (cinqüenta) cadeiras tipo universitária, contendo no mínimo 25 (vinte e cinco) microcomputadores (seguindo as especificações mínimas acima) com acesso à internet.em cada microcomputador.

• A sala de treinamento deve ter recursos de multimídia, datashow, quadro branco e uma mesa com cadeira para o instrutor, sendo que tais recursos devem estar disponíveis em rede a um microcomputador com as mesmas especificações do ponto acima

• A sala de treinamento poderá estar localizada em espaço diferente onde funcionará o atendimento restrito à regra do ítem 5.

• Sala de descompressão: equipada com sofás, mesas com cadeiras para refeições, fornos de microondas, geladeiras, bebedouros, televisão e computadores com acesso a Internet livre ou espaço equivalente para atendimento às regras da NR17;

• Sala para equipe de monitores, equipada com os mesmos recursos de uma PA e uma impressora a laser.

• Sala para coordenação: ambiente mobiliado devidamente apropriado à função com microcomputadores seguindo as especificações mínimas acima;

• Guarda-Volumes: área reservada para guardar objetos dos operadores contemplando armário de aço individual com chaves;

• Banheiros: com instalações para Portadores de Necessidades Especiais - PNE;

• Sala para reunião: equipada com mesa para, no mínimo, 20 (vinte) posições e cadeiras, um microcomputador com acesso à internet, data show ligado ao microcomputador e sistema de sonorização com mínimo de duas acústicas caixas que consigam propiciar áudio para todo o ambiente; Essa sala poderá ser compartilhada com outros Contratantes da empresa.

• Centro de Processamento de Dados: ambiente devidamente dimensionado para receber equipamentos de suporte técnico operacional;

• Deverão ser disponibilizados ramais e aparelhos telefônicos utilizando a rede de telefonia da CONTRATADA para atender aos ambientes onde se fizer necessário, inclusive sala de reuniões.

• Deverão ser disponibilizadas Posições de Atendimento a serem utilizadas pela Contratante para monitoramento e acompanhamento da operação conforme proporcionalidade abaixo:

• 1 PA para cada até 35 (trinta e cinco) Posições de Atendimento. Essa proporcionalidade será calculada para cada contrato gerado individualmente. Essa PA deve ser equipada com microcomputador, com as mesmas configurações acima, com acesso à internet e telefone. Essa PA deve estar alocada na área onde estão as PAs da operação de cada Contratante

Para as PAs de médico e enfermeiros para 24h de atendimento, caso houver, devem ser disponibilizados, em área segregada da operação:

• Área de repouso para plantão

• 2 sofás reclináveis ou  um bicama para que a equipe possa repousar durante a madrugada de plantão.

8. A Contratada deverá atender às seguintes exigências:

• Implantar sistema de controle de acesso físico de forma a permitir a geração de histórico sobre os horários de entrada e de saída de cada colaborador/profissional da Contratada e visitantes aos ambientes restritos das operações;

• O sistema de controle de acesso físico deverá ser capaz de identificar, autorizar ou rejeitar os acessos das pessoas às instalações;

• Prover recursos de fiscalização de forma a impedir a entrada e uso de telefones móveis (celulares e/ou rádio), câmeras fotográficas, gravadores e outros equipamentos que permitam a captura de imagens ou gravação de sons;

• Para acesso de visitantes ao ambiente da central de atendimento reservado a este contrato, deverá haver prévia autorização dos colaboradores da Contratante responsáveis pela gestão da operação, bem como o registro dos dados pessoais do visitante;

15.1.9 A Contratada deverá garantir a existência de procedimentos, de execução própria ou não, para manutenção da infra-estrutura física (predial, móveis, acústica, ventilação, iluminação e higiene), que atenda as normas técnicas e requisitos legais.

10. TELEFONIA

1. A contratação dos serviços de telecomunicação incluindo links de voz e dados será de responsabilidade da Contratante para uso pelas PAs

2. O PABX IP será de responsabilidade da Contratada para uso das PAs em seu ambiente.

3. Características do PABX IP:

1. O equipamento a ser fornecido será uma Central Privada de Comutação Telefônica (CPTC) do tipo PABX/IP (Servidor VOZ), equipada com consoles de operadores, head-sets, tarifador/bilhetador, Unidade de Resposta Audível – URA, Discador Automático, Distribuidor automático de chamadas - DAC, Gravador digital, módulo de relatórios, módulo de CTI e documentação técnica;

2. O PABX/IP deverá ser de arquitetura modular de forma que não haja bloqueio na comunicação dos diferentes módulos;

3. O PABX/IP terá que suportar gerenciamento e administração através de terminais locais e de forma centralizada utilizando-se de acessos remotos na rede LAN/WAN;

4. A contratada deverá fornecer o rack, onde serão armazenados os switches, o sistema telefônico IP (PABX/IP) e o equipamento (modem/cable-modem/roteador) da concessionária que fará a conexão com rede pública;

5. Deverá ser baseado em processador Intel ou similar;

6. O equipamento deverá possuir sistema de ventilação otimizado para a ventilação do(s) chassis;

7. O sistema deverá ser híbrido, permitindo o uso de interfaces TDM;

8. O sistema deverá possuir software modular, de forma que possua comandos para que processos sejam terminados ou re-iniciados sem que seja necessário o re-boot do equipamento;

9. O sistema deverá possuir arquitetura flexível e modular com processamento distribuído;

10. O sistema deverá permitir a instalação de módulos remotos através do protocolo IP. Os módulos remotos deverão possuir todas funcionalidades dos módulos locais e deverão ser gerenciados por uma única interface e poderão ser acessados pela CONTRATANTE;

11. O sistema deverá utilizar o protocolo IP para o transporte de mídia entre os módulos e compressão de voz baseada em GSM, XXXX, XXXX, X000;

12. Deverá possuir backup local para o software do sistema e configurações. Cada módulo deverá ser capaz de manter o backup individualmente de cada módulo;

13. O PABX/IP deverá possuir memória de massa em disco rígido, para recarga automática do sistema, quando necessário;

14. O PABX/IP terá que apresentar alta disponibilidade com duplicação de equipamentos HOT STAND-BY (Servidor de Balanceamento - Protocolo para manutenção de alta disponibilidade em redes), objetivando maior segurança, no modo ativo-passivo, alternando entre os módulos em até 10 segundos em caso de falha, ou seja, caso haja problemas no equipamento principal do PABX/IP, o equipamento backup deverá continuar o processamento normal de forma ininterrupta e sem intervenção humana;

15. Deverá possuir o protocolo SIP para os ramais IP;

16. Os postos de atendimento deverão utilizar telefone digital ou softphone, o qual deverá suportar as funções telefônicas de um aparelho telefônico digital, e as áreas de retaguarda e coordenação deverão utilizar ramais IP conectados a rede LAN;

17. A contratada deverá fornecer todas as atualizações de software durante o período da garantia

18. A interligação com a central pública deverá obedecer aos padrões da concessionária local;

19. Nas interligações com a rede pública, a central deverá permitir discagem direta a ramal (DDR), através de todas as linhas-tronco bidirecionais. A central deverá também permitir a facilidade (DDR), sem o uso de "hardware" externo adicional;

20. O plano de numeração dos ramais deverá ser fechado, composto 04 (quatro) a 06 (seis) dígitos

21. Os equipamentos oferecidos deverão ter todos os circuitos necessários ao seu perfeito funcionamento na configuração indicada no item, permitindo, quando solicitado, acesso a redes privadas e públicas de telefonia;

22. A contratada deverá garantir a implementação dos novos serviços e a compatibilização do PABX/IP com as facilidades de XXXX x X0 (X0X), conforme padrão a ser definido pela ANATEL, por simples ampliação ou complementação do hardware e/ou software, sem a necessidade de substituição dos equipamentos já instalados;

23. Deverá ser compatível com tecnologia digital na conexão com a rede pública;

24. O equipamento deverá suportar a conexão de terminais multimídia com velocidades de comunicação variáveis entre 64Kbits através de ramais ISDN (RDSI) ou X0 (X0X);

25. O sistema deverá implementar a seleção e acesso a Rota de Menor Custo ("LCR - Least Cost Route"). Entende-se por Rota de Menor Custo à capacidade do sistema de permitir e bloquear o acesso de cada usuário às rotas principais e alternativas, bem como estabelecer prioridade de ocupação de rotas;

26. A Rota de Menor Custo deverá ser utilizada para qualquer tipo de tronco, inclusive troncos RDSI, E1, IP e celular GSM, CDMA e G3;

27. Incorporação de todo o hardware e software necessários ao perfeito funcionamento das facilidades exigidas;

28. O PABX/IP deverá possibilitar que uma interligação com outro sistema do mesmo tipo seja feita por meio de uma rede IP, através da simples inclusão de um gateway interno;

16.3.28.1 O PABX deverá ter placas exclusivas dedicadas às operações desse registro de preços para a integração VOIP

29. A interligação entre sistemas do mesmo tipo via rede IP deverá prover todas as facilidades existentes na interligação feita pelas linhas de entroncamento tradicionais – transparência de facilidades em rede;

30. O PABX/IP deverá possuir sistema de categorização de ramais, quanto ao acesso às linhas externas, nas seguintes categorias:

• Acesso Restrito: Exclusivamente a ramais internos (bloqueio de chamadas locais, LDN, LDI e Celular);

• Acesso exclusivamente a tráfego local (bloqueio de acesso a LDN, LDI e Celular);

• Acesso a tráfego local e LDN, mediante discagem do código de acesso (bloqueio de acesso a LDI e Celular);

• Acesso irrestrito – Possibilidade de realizar chamadas locais, LDN, LDI e Celular, mediante discagem de código de acesso.

31. O equipamento deverá possuir uma porta padrão Ethernet, que possibilite o acesso via telnet, SSH e HTTP para configuração remota do sistema;

32. Suporte de facilidade de ramais celulares GSM, integrados nativamente via protocolo SIP;

33. Suporte de ramais Wi-Fi baseados no padrão SIP;

34. O PABX/IP deverá possuir as seguintes facilidades para todos os usuários:

• Transferência de chamada para a supervisão;

• Interligação automática entre ramais;

• Interligação da rede pública com os ramais, segundo suas classes de serviços;

• Interligação dos ramais com a rede pública, segundo suas classes de serviços;

• Transferência das chamadas de entrada e saída;

• Possibilidade de música de espera com arquivos do tipo “Wave, MP3 e GSM” para chamadas retidas pelo operador e quando em processo de consulta e transferência entre ramais;

• Possibilidade de qualquer ramal do sistema ser habilitado ou desabilitado para efeito de estabelecimento de chamadas externas, segundo sua categorização;

• Repetição do último número externo discado;

• Sinalização acústica ou visual de uma segunda ligação, interna ou externa, dirigida á ramais;

• Nome do usuário interno;

• Permitir transbordo de ligações para outros grupos;

• Criar grupos de ramais.

• Capturar chamadas do seu grupo;

• A quantidade de chamadas na fila em espera deverá ser discriminada em tela, bem como as informações do primeiro da fila, para cada tipo de chamada (interna, externa);

• Permitir sinalização visual de alarmes;

4. Sistema de bilhetagem dos ramais

• O sistema de tarifação deverá permitir monitoração de custos em todos os níveis e análise do desempenho do sistema através de relatórios a serem disponibilizados;

• Todos os relatórios deverão ser apresentados em português, tanto legendas como conteúdo;

1. Deverá dispor de programa de identificação das chamadas efetuadas através dos troncos unidirecionais e bidirecionais, com emissão de relatórios programáveis, contendo os seguintes parâmetros:

• Número do assinante chamado em ligação urbana, DDD e DDI (quando houver sinalização);

• Número do ramal que originou a chamada;

• Data de início da chamada;

• Hora de início da chamada;

• Duração da chamada;

• Custo da chamada;

• O sistema de bilhetagem deverá efetuar as coletas dos bilhetes em tempo real de todas as chamadas.

• O bilhete deverá ser gravado em memória não volátil, oferecendo segurança e confiabilidade a seu usuário. Ocorrendo queda de energia, os dados referentes aos bilhetes deverão ser preservados com total integridade;

2. O sistema de tarifação e bilhetagem deverá permitir:

• Geração de relatórios unificados de chamadas originadas em diversos serviços (DDD, DDI, celular);

• Agendamento da emissão e impressão automática de relatórios;

• Emissão de relatórios em diversos formatos de arquivo, como xls (Excel-xlsx), pdf e txt.;

• Envio de relatórios via e-mail;

• Relatórios mensais estatísticos por ramal, conta, centro de custo, contato, número discado;

• Acesso on-line dos relatórios por instituição e SEPLAG.

5. Unidade de Resposta Audível (URA)

1. Deverá ser disponibilizada uma URA, com recursos para a criação de menus dinâmicos para divulgação de mensagens de interesse da Contratante;

16.5.1.1 A URA deve permitir no primeiro menu de opções, o item de contato com o atendente;

16.5.1.2 A opção de contatar o atendente constará de todas as subdivisões da URA;

2. Deverá haver a possibilidade mínima de atendimento simultâneo de ligações através de entroncamento digital, atender a quantidade de PA´s até o limite definido neste Termo de Referencia e deverá possuir os seguintes recursos:

3. Deverão ser disponibilizadas portas de URA em número suficiente para o atendimento, conforme a demanda;

4. A URA deverá ter agilidade na alteração dos menus de atendimento e nas informações prestadas de acordo com a necessidade da Contratante; Essas alterações devem ser realizadas em até 5 dias úteis a partir da solicitação da Contratante.

16.5.5 A URA deverá permitir a integração com base de dados

16.5.6 A URA deverá possibilitar ao usuário do serviço que disque um determinado número de cifras. Podendo ser utilizada em ações como reprodução de novas frases, tomadas de decisões, consultas em banco de dados padrão SQL, consultas em mainframe via gateway de acesso; Os serviços a serem disponibilizados para atendimento eletrônico pela URA serão definidos pela Contratante e desenvolvidos pela Contratada. A Contratada receberá por horas efetivamente gastas para desenvolvimento dos serviços a serem disponibilizados conforme item 24 do ítem 1 - Objeto

16.5.7 A URA deverá permitir compatibilidade e ter a capacidade de interagir via TCP-IP Socket e com banco de dados relacional através de consultas SQL. Deverão estar disponíveis, no mínimo, os drives para banco de dados ORACLE, MS SQL SERVER, INFORMIX, MYSQL e POSTGRESQL;

16.5.8 integração CTI com outros sistemas deverão ser desenvolvidos e /ou atualizados pela Contratada, sempre que solicitado pela contratante, dentro de um prazo acordado entre as partes e de acordo com a complexidade de cada caso;

16.5.9 Permitir acesso remoto às tarefas de operação/configuração/supervisão a partir de qualquer máquina que esteja na rede da plataforma;

16.5.10 Ao atender a uma ligação deverá dirigir o usuário chamador diretamente para a hierarquia de menus e sub-menus interativos do serviço correspondente ao número de acesso chamado;

16.5.11 A URA deverá permitir a criação de menus com opção de voltar ao início ou a um nível anterior do menu;

16.5.12 A URA deverá permitir a emissão de relatórios estatísticos referentes a um período contendo, no mínimo:

• Quantidade de ligações recebidas;

• Quantidades de ligações por opção de menu (assunto);

• Tempo médio de navegação.

16.5.13 A URA deverá apresentar mensagens síncronas, ou seja, toda mensagem deverá ser apresentada ao usuário a partir do seu início, com exceção da música para chamadas em espera ou estacionadas;

16.5.14 Deverá possuir dispositivo de manutenção remota via rede (LAN e WAN) TCP/IP;

16.5.15 A URA deverá possuir recurso “cut thru”, ou seja, quando for detectada uma discagem do usuário durante o diálogo, o prompt de voz será interrompido de imediato, e a execução desviada para o passo seguinte;

16.5.16 A URA deverá permitir que cada linha seja totalmente independente da outra, permitindo que cada linha execute uma aplicação diferente da outra;

16.5.17 Caso a URA seja externa ao PABX/IP, a conexão da mesma deverá ser conectada via protocolo IP;

16.5.18 A URA deverá possuir as facilidades de integração mínimas: envio de FAX, síntese TTS, transferência para serviço DAC, transferência para ramal e sincronismo de tela;

16.5.19 O acesso deverá ser realizado através de rede local ou remota, utilizando TCP/IP sem limitações de número conexão por licença da URA;

16.5.20 As chamadas transferidas para o DAC deverão receber simultaneamente ao recebimento do áudio, os dados de identificação do cliente em seu PC. Estes dados serão apresentados por uma aplicação da Contratante, que os receberá da URA, através do aplicativo CTI que deverá ser nativo da URA; A integração será faturada por meio de horas de desenvolvimento conforme ítem 24 da tabela do objeto desse termo de referência.

16.5.21 As gravações de mensagens serão de responsabilidade da Contratada as quais deverão ser submetidas à apreciação e aprovação da Contratante.

16.5.22 – A URA deverá possuir recurso para informar ao cidadão quanto tempo falta para ele ser atendido. A informação sobre quanto tempo falta para ser atendido deve ser atualizada de acordo com o tempo restante para atendimento a cada 30s e informada ao cidadão.

16.5.23 Qualquer integração entre a CENTRAL PABX, URA e CTI da CONTRATADA e aplicações da CONTRATANTE serão precificadas por horas de desenvolvimento conforme ítem 24 da tabela do ítem 1- Objeto.

6. DAC - Distribuidor Automático de Chamadas

1. Deverá estar integrado ao PABX/IP de forma a compartilhar o entroncamento deste com o Sistema Telefônico Fixo Comutado (STFC)

2. A chamada deverá ser roteada através de critérios como o dia da semana, a(s) hora(s) de um dia ou para um determinado grupo de operadores de teleatendimento, bem como pela identificação da origem da chamada (região ou número), inclusive para dias não úteis;

3. O DAC deverá apresentar os processos de supervisão e relatórios de forma on-line e histórica, sendo que os dados históricos do sistema deverão ser armazenados em um banco de dados, o qual deverá ser externo ao equipamento;

4. Deverá transferir chamadas para as PAs segundo um algoritmo que evite a sobrecarga das mesmas e minimize o tempo de espera do atendimento;

5. Deverá permitir a formação de até 1.000 grupos de PA, sendo que cada grupo pode atender a um ou mais números de acesso distintos;

6. Deverá permitir a configuração de, pelo menos, 100 números de acessos distintos (0800, 0300, etc.);

7. Deverá ser possível a criação de grupos de transbordo, responsáveis pelo atendimento de chamadas destinadas a outros grupos, no caso destes estarem sobrecarregados;

8. O equipamento deverá permitir transparência total na operação de ramais e nas operações que são peculiares as centrais de relacionamentos, possibilitando assim a utilização de todos os recursos e facilidades do PABX dentro do DAC;

9. O sistema deverá possuir um algoritmo para distribuição automática das chamadas com base no tempo livre, ou seja, considera-se que a próxima PA a ser alocada deverá ser a PA com maior tempo livre desde seu último atendimento;

10. Deverá permitir o tratamento automático de ligações telefônicas (voz ou fax), permitindo originar, receber, armazenar e recuperar mensagens e reenviá-las às unidades da Contratante, bem como gerenciá-las por meio de qualquer telefone com acesso a RTPC, com sinalização multifreqüencial;

11. Possuir a facilidade de “echo”, que faz ecoar os dígitos enviados pelos usuários sob a forma de sinais sonoros;

12. Permitir a localização e repasse de dados recuperados em sistemas de informações externos ao sistema de teleatendimento, a partir da identificação do número de telefone de origem e parâmetros digitados pelo usuários, para as posições de atendimento, através de protocolo TCP/IP, devendo a Contratada implementar a comunicação entre os sistemas da Contratante e o sistema de teleatendimento proposto;

13. Permitir a transferência da preferência de atendimento das PA´s para a URA, através de dispositivo eletrônico (hardware e software), programado e disponível para os operadores;

14. Possibilitar que os supervisores realizem a programação de horários de atendimento, por posição, bloqueios e liberação de operadores de teleatendimento por interação na tela de administração do supervisor, através de clicks do mouse;

15. Permitir a indicação da ausência do Operador de teleatendimento na posição de atendimento;

16. Permitir que a linha telefônica seja liberada automaticamente quando o usuário desligar antecipadamente, quando houver queda de ligação ou terminar a consulta;

17. O sistema discador deverá ser utilizado para automatizar a geração das chamadas, sendo controlado pelo aplicativo, dispensando a PA da realização das chamadas manualmente, em realização de chamadas na solução DAC;

18. A solução deverá reservar recurso PA antes da geração da chamada, buscando garantir a conversação por parte da PA na chamada gerada;

19. Deverá ser possível a emissão de modelos de relatórios da campanha efetuada no DAC;

20. Deverá ser disponibilizada uma interface amigável, para possibilitar o acompanhamento das campanhas pela supervisora do DAC, em ambiente WEB;

21. Os dados estatísticos das chamadas saintes associados aos telefones de uma campanha deverão ser armazenados em um banco de dados e permanecer por um período de até (01) um ano;

22. Neste aplicativo a criação das campanhas deverá ser feita em arquivo texto de lote;

23. Gerenciar todas as posições receptivas e ativas, grupos e troncos, gerando relatórios em tempo real, histórico e integrado com informações de monitoramento do sistema de operação da Central de Atendimento;

24. Ter a capacidade de transferir para o Operador de teleatendimento ou supervisor a chamada telefônica e a tela com as informações já introduzidas pelo cliente, função CTI, simultaneamente, sem que seja necessário informar novamente os dados já introduzidos;

25. A plataforma de atendimento deverá ter capacidade de entrada de no mínimo 25 feixes E1 e sendo superior a quantidade necessária para suportar o tráfego de PA´s do Edital, disponibilizados para atendimento humano e quando não houver operadores de teleatendimento disponíveis, a plataforma deverá colocar o cliente em fila de espera, ouvindo mensagens institucionais previamente gravadas. Durante o período de espera deverão ser veiculadas mensagens de conscientização e informação conforme orientação da Contratante.

26. Ser baseado em tecnologia VoIP, devendo a Contratada implementar sistema de acesso remoto nas dependências da Contratante, com disponibilidade de informações “on-line” das chamadas e também um ramal remoto IP do DAC;

7. Software do Supervisor e Monitor

1. O Software do Supervisor e Monitor é ferramenta essencial para o desenvolvimento das atribuições de supervisão e monitoração e deverá possuir os seguintes recursos:

• Ativar e desativar a posição de supervisão;

• Ativar e desativar o estado de pausa;

• Bloquear e desbloquear a posição de supervisão;

• Ativar e desativar a posição de operador;

• Bloquear e desbloquear a posição de operador;

• Ajustar o skill do operador de forma individual ou para todo um grupo de operadores

• Colocar a chamada em música de espera;

• Transferir a chamada;

• Realização de monitoração em tempo real a partir da tela da supervisão;

• Possuir todas as facilidades de um ramal individual do PABX/IP;

• Consulta a ramais do PABX/IP;

• Visualizar interface gráfica acessada via navegador (browser) WEB, destinado à supervisão “on-line” das Posições de Atendimento, sendo esta interface destinada aos administradores do sistema e supervisores do DAC.

2. Permitir a supervisão remota em tempo real do desempenho do sistema via acesso web browser, possibilitando assim ao supervisor acompanhar o atendimento fora do seu ambiente de trabalho; e

• Número de agentes logados;

• Número de agentes disponíveis;

• Número de agentes em pausa;

• Número de agentes ocupados;

• Número de agentes em pós-atendimento;

• Número de chamadas em espera;

• Maior tempo de espera;

• Número de chamadas entrantes no período;

• Número de chamadas atendidas;

• Número de chamadas abandonadas;

• Tempo médio de atendimento (TMA);

• Tempo médio de desistência (TMD);

• Tempo médio de espera (TME);

• Maior tempo de atendimento;

• Percentual de nível de serviço;

• Percentual de chamadas abandonadas após o tempo máximo de espera estabelecido pela Contratante

• Identificação da chamada.

3. Possuir independência em relação ao sistema operacional, ou seja, multiplataforma o software do supervisor deverá funcionar em estações de trabalho com qualquer tipo de sistema operacional instalado, tais como Windows Millenium, Windows NT (3.5 ou superior),Windows 2000, Windows XP ou versões Windows superiores ou Linux;

4. Permitir supervisionar entre outros dados os estados dos agentes como “atendimento”, “livre”, “pós-atendimento”, pausa e os tipos de pausa;

5. Apresentar em uma janela ao supervisor quando de uma consulta à chamada atual atendida por uma PA o número do assinante que está sendo atendido pela PA e a identificação do Grupo DAC que redirecionou a chamada atual atendida;

6. A janela principal do aplicativo da supervisora deverá apresentar, no mínimo, os seguintes tópicos: usuário e a data e hora em que o mesmo efetuou o login, grupo supervisionado, posições disponíveis e menu para configurações e cadastros;

7. Apresentar, no mínimo, o número e o nome da posição de atendimento, a data e a hora do login do Operador de tele-atendimento, quantidade de chamadas referentes às posições de atendimento, quantidades de operadores de teleatendimento logados e o tempo médio de atendimento de forma individual;

8. Todas as posições de supervisores deverão possuir a possibilidade de efetuar login e logout de agentes do DAC;

9. Resgatar chamadas através de seleção do número de origem, matricula ou qualquer dado de identificação do operador, período de tempo ou tipo da ligação, ativa ou receptiva;

10. Possibilitar a configuração do tempo máximo de atendimento de uma chamada;

11. A tela da supervisão deverá apresentar na forma de gráficos e em tempo real as seguintes informações:

12. Eixo Y - Escalas de chamadas

13. Eixo X - Chamadas entrantes, chamadas atendidas, chamadas abandonadas durante o dia de atendimento e no intervalo de cada hora.

14. Eixo Y - escala de nível de serviço e nível de serviço contratual;

15. Eixo X - nível de serviço alcançado durante o dia de atendimento;

16. Gráfico em forma de pizza os números de agentes logados, agentes livres, agentes em conversação e agentes em pausa;

17. Gráfico em forma de pizza enumerando as pausas e os tipos de pausa.

16.7.17.1 O sistema para gerenciamento da operação deve ser disponibilizado para acesso no ambiente da CONTRATANTE por meio da web. Deverão ser disponibilizados dois usuários por contrato.

16.7.17.1.1 Não será permitido o uso de sistema via acesso remoto ou emulação com software semelhante

16.7.17.1.2 O acesso deverá ser por meio do browser em sua versão mais atualizada , utilizando protocolos de comunicação http ou https e mediante endereço eletrônico a ser disponibilizado pela contratada

8. Software do Operador

1. O Software do operador é ferramenta essencial para o desenvolvimento das suas atribuições e deverá possuir os seguintes recursos:

• Transferência e consulta entre as Posições de Atendimento, supervisora e a qualquer ramal do PABX/IP;

• Transferência e consulta, entre cada Posição de Atendimento, de uma chamada em curso;

• Possibilidade de colocar a chamada em espera (música de espera padrão), enquanto efetua alguma consulta a sua supervisora ou a um ramal do PABX/IP;

• Possibilidade de colocar a chamada em espera (mudo), enquanto efetua alguma consulta a sua supervisora ou a um ramal do PABX/IP;

• Deverá possuir identificador do número chamador;

• Permitir a verificação dos registros das últimas chamadas, entrantes e/ou saintes, internas e/ou externas, realizadas ou recebidas pela PA. Estes registros deverão estar disponíveis em janela, que serão acessadas através do menu de visualização da PA;

• Permitir que ao entrar uma chamada DAC ou não DAC, seja aberta uma página WEB no navegador padrão, seguida do telefone chamador;

• O operador deverá possuir todas as facilidades disponíveis em um ramal do PABX;

• Possuir independência em relação ao sistema operacional, ou seja, o software do console de atendimento deverá funcionar em estações de trabalho com qualquer tipo de sistema operacional instalado, tais como Windows 9X, Windows NT (3.5 ou superior), Windows 2000, Windows XP ou Linux, dentre outros sistemas operacionais de mercado;

• Deverá dispor de um sistema de atualização automática do aplicativo, desobrigando a necessidade de reinstalação de software nas estações de trabalho dos operadores;

• A interface do software de console de atendimento deverá possuir, no mínimo, recursos de barra de menus e botões em ambiente gráfico amigável;

• Possibilidade de efetuar audioconferência de no mínimo 3 pessoas.

2. A barra de menus deverá possibilitar, no mínimo:

• Permitir estabelecer conexão com servidor e controlar uma posição de Xxxxx;

3. A interface do software de console de atendimento deverá possuir botões, no mínimo, com as seguintes funções:

• Efetuar login e logout;

• Verificar estado do operador (livre ou em pausa);

• Intercalar com o supervisor;

• Desviar chamadas para outro ramal e/ou PA;

• Permitir ao operador retornar uma chamada não atendida;

• Incluir ramal em conferência;

• Colocar chamada em estacionamento;

• Colocar / retirar de música de espera;

• Finalizar atendimento;

• Iniciar / Finalizar gravação;

• Atender chamada;

• Conferência;

• Transferir chamada;

• Capturar chamada;

• Deverá possuir uma agenda telefônica a ser apresentada na janela principal do software, além de possuir ferramentas de busca;

• A Contratada deverá disponibilizar todos os recursos de multimídia para a perfeita execução dos serviços dispostos neste objeto.

9. Relatório em Tempo Real

1. O sistema de PABX/IP deverá disponibilizar os seguintes relatórios, em tempo real:

• Status dos operadores de teleatendimento e supervisores;

• Dados estatísticos dos grupos DAC. (Número de chamadas atendidas e realizadas, número de chamadas abandonadas, tempo médio de atendimento, tempo médio de espera e nível de eficiência, maior tempo em atendimento, tempo médio de desistência, maior tempo em espera, quantitativo de agentes em pós-atendimento, quantitativo de chamadas na fila de atendimento e maior tempo de atendimento);

• Dados estatísticos dos serviços de URA. (Número de chamadas atendidas na URA, número de chamadas atendidas por opção menu, tempo médio de navegação);

• Todos os dados citados acima deverão ser apresentados também em um display (tela) visível para todo o ambiente operacional e gerencial, com recursos de alarmes visuais e sonoros.

10. Relatórios Históricos

1. O sistema de PABX/IP deverá disponibilizar os seguintes relatórios históricos:

• Os dados estatísticos do sistema para módulo de relatórios e dados estatísticos deverão ser armazenados por um ano on-line em um banco de dados externo ao equipamento;

• Ao configurar a emissão de um relatório, o usuário deverá possuir condições de selecionar os formatos adicionais de arquivo para serem emitidos: Texto (txt), Rich Text Format (.rtf), Excel (.xls) e Adobe (.pdf);

• Deverá ser possível emitir uma lista de emissão de relatórios, apresentando informações sobre os relatórios já emitidos, emissões programadas, relatórios sendo emitidos ou ainda notificação de erro de emissão;

• Deverá ser possível efetuar agendamento para emissão de relatório informando a data e hora que se deseja emitir;

2. Para fins gerenciais, visando o acompanhamento do desempenho do sistema, deverão ser disponibilizados relatórios estatísticos do DAC, os quais deverão apresentar as seguintes informações por chamadas:

• Estatística por Xxxxxxx, Xxxx, Dia e Xxx;

• Dispositivo/Agentes de Estatística por Xxxx, Dia e Mês;

• Tráfego, Recebidas/Xxxxxxx, Atendidas, Xxxx;

• Fila de Espera.

• Lista Abandonadas em Fila,

• Lista Abandonadas Antes da Fila,

• Lista de Transbordo e Transferência;

• Agentes:

• Resumo Quantitativo Atendimento,

• Atendimento (Médias),

• Distribuição de Tempo Logado,

• Estatística de Atendimento,

• Logins/Bloqueios/Monitoração,

• Lista de Chamadas Externas Geradas,

• Lista Chamadas Recebidas (DAC),

• Lista de chamadas Recebidas (não DAC);

11. Modelos de Relatórios:

• Quantitativo de chamadas efetivadas por agente;

• Quantitativo de chamadas Realizadas por agente;

• Quantitativo de chamadas por número de telefone;

• Estatística de chamadas atendidas e geradas, quantitativo de tempo de login no sistema por agente;

• Eventos Por agente;

• Login/logout;

• Login/logout/pausa;

• Campanha listagem de agentes;

• Campanha por equipe totalizada;

• Por campanha, agente e totalizador;

• Por campanha totalizada;

• Serviço desempenho por intervalo de tempo;

• Transferências por serviço;

• Relatório de chamadas DDD;

• Listas chamadas abandonadas;

• Listas chamadas atendidas;

• Relatório de chamadas Callback;

• Estatística de chamadas na URA;

• Porcentagem de chamadas transferidas para o Nível II, tanto da PA ativa quanto de chamadas da receptiva.

16.11.1 – A CONTRATADA deverá disponibilizar acesso ao sistema de gerenciamento dos dados em tempo real do PABX IP. Deverá ser disponibilizado 2 acessos Web por órgão.

16.11.1.1 – O sistema deve permitir a extração dos dados em formato csv

16.11.2 Deve ser disponibilizado a base de dados do PABX para uso pela Contratante. Essas informações devem ser atualizadas em tempo real em intervalos de 20 s. Essa forma de acesso deverá ser acordada entre a Contratante e Contratada.

• Não será permitido o uso de sistema via acesso remoto ou emulação com software semelhante

• O acesso deverá ser por meio do browser em sua versão mais atualizada , utilizando protocolos de comunicação http ou https e mediante endereço eletrônico a ser disponibilizado pela contratada

• Para acesso ao sistema não deverá ser necessário a liberação de Portas, fixação de IP ou instalação de arquivos no computador da CONTRATANTE.

12. Sistema de Discador Automatizado

1. O sistema discador deverá ser utilizado para automatizar a geração das chamadas, sendo controlado pelo aplicativo, dispensando a PA da realização das chamadas manualmente, em realização de chamadas na solução DAC;

2. A solução deverá reservar recurso PA antes da geração da chamada, buscando garantir a conversação por parte da PA na chamada gerada; Deverá ser possível a emissão de modelos de relatórios da campanha efetuada no DAC;

3. Deverá ser disponibilizada uma interface amigável, para possibilitar o acompanhamento das campanhas pela supervisora do DAC em ambiente WEB;

4. Na geração da chamada através do Discador, a PA deverá receber um dado associado à chamada gerada com informação de qual campanha esta associada na chamada;

5. Os dados estatísticos das chamadas saintes associados aos telefones de uma campanha deverão ser armazenados em hardware e permanecer por um período de até 01 (um) ano. Após esse período ficará armazenado em mídia segura, para ser restaurado quando necessário;

6. Neste aplicativo a criação das campanhas deverá ser feita em arquivo texto e lote.

13. Sistema de Gravação Digital de Voz

1. O Sistema de Gravação Digital do Atendimento deverá ser para uso da Contratante e terá as seguintes características:

• O sistema deverá gerar a gravação da voz durante todo o xxxxxxxxxxx.xx colaborador.

• . O arquivo de voz gerado deverá ser compatível com o Windows Media Player

• Permitir o gerenciamento remoto em tempo real das gravações via acesso WEB, possibilitando assim o acompanhamento do status das gravações fora do ambiente de trabalho;

• Não será permitido o uso de sistema via acesso remoto ou emulação com software semelhante

• O acesso deverá ser por meio do browser em sua versão mais atualizada , utilizando protocolos de comunicação http ou https e mediante endereço eletrônico a ser disponibilizado pela contratada

• Para acesso ao sistema não deverá ser necessário a liberação de Portas, fixação de IP ou instalação de arquivos no computador da CONTRATANTE.

• Possuir independência em relação ao sistema operacional, ou seja, o sistema de gravação deverá funcionar em estações de trabalho com qualquer tipo de sistema operacional instalado, tais como Windows Millenium, Windows NT (3.5 ou superior), Windows 2000, Windows XP ou Linux;

• Permitir o acesso a 30 usuários simultaneamente pela Contratante para monitorar as ligações

• A consulta aos arquivos das gravações armazenadas no banco de dados deverá possuir, no mínimo, os seguintes filtros de consulta: data inicial, data final, grupo, PA, localidade (DDD), numero registrado, prefixo, ramal, descrição, origem ou destino das gravações;

• Deverá ser possível realizar o download das gravações realizadas para reprodução em kit multimídia;

• Capacidade de gravação integral das conversações dos Operadores de teleatendimento e Supervisores no momento de atendimento;

• Capacidade de gravação de voz das posições de atendimento e supervisores;

• As gravações deverão ser efetuadas full-time, com o prévio conhecimento dos respectivos interlocutores e armazenadas por um período mínimo de 90 (noventa) dias on-line e por prazo indeterminado off-line (backup), e deverão ficar sob a custódia da Contratada. Quando solicitado a CONTRATADA deverá disponibilizar as ligações gravadas para entrega à CONTRANTE.

• Gravação das ligações ativas realizadas

• O sistema deverá ter 98 % de disponibilidade mensal

• O sistema deverá apresentar-se todo em idioma português

10. CONECTIVIDADE

1. A Contratante ficará responsável pela disponibilização do link de dados necessário para acesso à internet e aos sistemas da Contratante.

1. O acesso a quaisquer sites da rede mundial de computadores somente será liberado após prévia discussão e homologação por parte da Contratante em conjunto com a SEPLAG.

10. PLANO DE CONTINGÊNCIA

1. É de extrema importância que os serviços, não sofram descontinuidade. Assim, é exigido que a Contratada providencie e disponibilize planos de contingência para as seguintes situações:

1. Contingência quanto as Instalações Físicas (Site Alternativo): A Contratada deverá disponibilizar site alternativo de contingenciamento, sem ônus para a Contratante, para ser ativado em um prazo máximo de 5 (cinco) dias, contados da data de verificação da situação da contingência, com capacidade para prestação de, no mínimo, 40% (quarenta por cento) da demanda de serviços, mantendo os mesmos padrões de qualidade no atendimento originalmente contratado

18.1.1.1 O Site de Contingência deverá estar localizado em Belo Horizonte, onde está situada a Xxxx xx Xxxxxxx xx Xxxxxx xx Xxxxx Xxxxxx ou em sua região metropolitana, visando uma melhor e mais rápida comunicação Contratada/Contratante e, também, uma maior agilidade na solução dos possíveis problemas administrativos, técnicos, operacionais e comerciais.

2. Para contingência de energia elétrica do Site Principal a Contratada deverá disponibilizar sistemas de no-break e/ou grupo gerador de emergência com capacidade para manter todo o site operante por no mínimo 8 (oito) horas;

3. Manter quadro mínimo de 50% (cinqüenta por cento) das PAs contratadas para cada horário, em caso de greve dos atendentes da CONTRATADA, visto que se trata de serviço essencial à população, sob pena de multa diária de 2% (dois por cento) do faturamento mensal, limitado a 10% (dez por cento);

4. Demais condições: a Contratada deverá disponibilizar estrutura com todos os recursos tecnológicos necessários à prestação dos serviços contratados, redundantes, tais como: No-break, PABX/DAC, linhas de comunicação, servidores de rede e de banco de dados, garantindo com isso a prestação dos serviços contratados de forma continuada em situações de causas fortuitas ou força maior, como incêndio, alagamento, panes em sistemas de processamento e comunicação, entre outros;

5. O backup do atendimento deverá ser mantido com cópias de segurança interna e externa, de todas as informações registradas em função dos atendimentos realizados, por meio do teleatendimento receptivo, na forma humana e eletrônica, bem como dos contatos efetuados por meio do teleatendimento ativo, especialmente na forma humana. As cópias de segurança (back-up) externa deverão ser armazenadas em ambiente distinto do Centro de Processamento de Dados – CPD que irá gerar o back-up;

18.1.6 Durante o período de contingência, a Contratada deverá disponibilizar as informações sobre o desempenho da operação no formato e periodicidade acordados com a Contratante.

10. INDICADORES DE DESEMPENHO

1. Às PAs de atendimento telefônico receptivo serão aplicados os seguintes indicadores e metas.

1. Nível de Serviço (NS)

• Descrição do Indicador: Representa o percentual de ligações que deverão ser atendidas dentro da meta determinado pela Contratante. Mensura o Nível do Serviço de atendimento do call center e é calculado através da razão entre o total de chamadas atendidas em até 30 (trinta) segundos(após distribuição da URA para atendimento humano

CA30

CA – CAb

Fórmula: NS (%) =

Em que: CA30 = total de chamadas atendidas em até 30 segundos

CA = total de chamadas atendidas

CAb = total de chamadas abandonadas

• Peso: 2

• Procedimento de Avaliação:

A apuração dos dados para cálculo do NS deverá ser automática, por meio de captura de dados disponibilizados pelo sistema de gestão de demandas telefônicas.

Caso a contratada não atinja a meta de NS, para fins de abono da penalização, devem ser satisfeitas concomitantemente as condições abaixo:

1. O percentual de Pausa não seja superior a 15% (quinze) do tempo logado, ou seja, 11,84% (Pausas NR 17 do MTE) acrescidas de 3,16 pontos percentuais (ou seja, 27% a mais no percentual de pausas legais);

2. O TMA esteja dentro da meta acordada entre Contratante e Contratada, sendo que se o acordo não estiver firmado, seja tomada a média dos 80% menores TMAs mensais praticados por cada contratante que participa da Central Única LIG Minas, desde a entrada dessa operação até data da contratação;

3. A Taxa de Absenteísmo da operação não seja superior a 5% da quantidade de operadores para os tipos de PAs contratadas.

Caso algum dos critérios acima não seja satisfeito, o não atingimento da meta de NS do dia em que houve perda não será abonado.

Identificado o percentual de NS, aplicar-se-á a nota de abono, conforme os critérios abaixo, para o dia:

	PA’s > 96,16%	94,16% < PAs < 96,16%	92,16% < PAs < 94,16%	90,16% < PAs < 92,16%	88,16% < PAs < 90,16%	PAs < 88,16%
NS < 65%	8	6	4	2	2	0
65% < NS < 70%	8	6	4	4	2	2
70% < NS < 75%	10	8	6	6	4	4
75% < NS < 80%	10	8	8	6	6	6
80% < NS < 85%	10	10	10	8	8	8
NS > 85%	10	10	10	10	10	10

* O percentual de PAs disponíveis devem ser calculado em relação a 95% das PAs logadas, tendo

em vista que o absenteísmo (item 19.1.1, número 3) não pode ser superior a 5%.

• Meta: O percentual mínimo a ser alcançado para o NS é de 85% (oitenta e cinco por cento) das chamadas atendidas em 30 (trinta) segundos a ser apurado a cada intervalo de 15 (quinze) minutos, por dia e por mês.

• Faixas de Pontuação:

ITEM	DESCRIÇÃO DO ITEM	PESO	PERIODICIDADE DA AVALIAÇÃO	PONTUAÇÃO
01	Representa o percentual de ligações que deverão ser atendidas dentro da meta determinado pela Contratante.	2	Mensal	NS < 65% 0 pts 65% < NS < 70% 2 pts 70% < NS < 75% 4 pts 75% < NS < 80% 6 pts 80% < NS < 85% 8 pts NS > 85% 10 pts

Cálculo da nota: Para fins de aplicação da nota acima será feita a média dos NS dos intervalos de 15 (quinze) minutos do dia. Dessa forma, será obtida a nota do dia de acordo com o quadro acima.

Para o cálculo da nota do NS mensal será feita a média das notas diárias.

2. Índice de Qualidade do Atendimento (IQA)

• Descrição do Indicador: é a avaliação da qualidade dos serviços prestados pelos operadores de teleatendimento aos usuários

• Peso: 4

• Procedimento de Avaliação:

O IQA será apurado ao longo de um mês e consolidado ao final desse período;

A Contratada deverá realizar, no mínimo, 15 (quinze) monitorias de ligações, por operador/mês de acordo com o número total de PAs contratadas.

As monitorias deverão ser realizadas em sistema de acesso web, por monitores dedicados à cada operação, mas rotativos, no qual constarão campos correspondentes aos itens a serem avaliados para serem marcados, sendo que esses itens e seus respectivos pesos serão propostos pela Contratada e validados pela Contratante;

O acesso ao sistema acima deverá ser por meio do browser em sua versão mais atualizada, utilizando protocolos de comunicação http ou https e mediante endereço eletrônico a ser disponibilizado pela contratada

Os contratantes terão acesso a esse sistema da monitoria por meio de login e senha que permitam analisar as monitorias realizadas (homologações) e realizar as contestações da Contratante. O acesso será de no mínimo 4 usuários por contrato decorrentes desse registro de preços.

O IQA que deverá ser garantido pela Contratada é de, no mínimo, 95% por mês, mas apresentado semanalmente, indicando os percentuais de inconformidades, tanto por grupo de itens quanto por itens;

Os resultados do IQA deverão ser consolidados e disponibilizados em relatório no sistema de monitoria, tanto quantitativa quanto qualitativamente;

Os resultados do IQA serão validados pela Contratante, mediante avaliação das monitorias realizadas pela Contratada.

A escolha das ligações para a realização de monitorias será por meio de metodologia a ser disponibilizada pela CONTRATANTE.

O procedimento de avaliação e homologação das ligações será o seguinte:

1. Os ciclos de avaliação serão de 10 dias corridos, contendo 5 ligações por operador em cada ciclo

• As ligações devem ser avaliadas dentro do período do ciclo, sendo que a data da avaliação deve ser, no máximo, 03 três dias após a data da ligação (ex.: se a ligação avaliada é do dia 02 do mês a data da avaliação deve ser, no máximo, 05), sendo que a realização de ligações de fora da data do ciclo ensejará a aplicação do item “ADERÊNCIA AO PROCEDIMENTO”

2. Considerando o disposto acima, tem-se que, na medida em que os ciclos terminam no dia 10, 20 ou 30 (ou 31 , 28 ou 29 nos casos de fevereiro) do mês, se esses dias terminarem em uma sexta-feira ou em um feriado (inclusive para ponto facultativo decretado para a Instituição-Membro do Comitê Gestor), a avaliação poderá ser estendida para o 1º dia útil subsequente.

3. Cada operador deverá ter sempre 15 ligações por mês, sendo que caso o operador estiver ausente (férias ou licenças) ou for desligado, as ligações faltantes devem ser completadas por operador que o substituir.

4. Se no mês de avaliação operador desligado, em férias/licenças não for reposto durante todos os três ciclos, não será permitido o registro de monitorias no sistema de outros operadores para completar o número de 15 ligações. Nesse caso, será dado nota 0 a todas as 15 monitorias.

5. Se no mês de avaliação operador desligado, em férias/licenças não for reposto durante dois ciclos consecutivos e houver reposição do mesmo, no tempo de serem monitoradas avaliações em um ciclo, será permitido que sejam feitas 15 (quinze) avaliações do novato, dentro do ciclo que esse último começou a trabalhar.

6. Caso haja falta de operador em apenas um ciclo e não tenha sido possível a reposição dentro do mês em avaliação, será permitido o encaminhamento de mais 5 (cinco) registros para complementar as 15 ligações (das ligações do ciclo), desde que justificado a impossibilidade de reposição em 05 (cinco) dias úteis.

7. Após o fim do prazo, os órgãos e entidades devem realizar as homologações no sistema de monitoria, no prazo de 05 (cinco) dias úteis após o fim das avaliações da Contratada

• Homologações feitas fora desse prazo não serão consideradas, sendo as notas de avaliação da contratada consideradas, para fins de cálculo do IQA e de faturamento.

8. Caso o sistema de monitoria apresente problemas ou esteja indisponível, deve a Contratada providenciar as devidas correções em tempo hábil à correta execução dos ciclos avaliatórios sendo que, se necessário, os prazos devem ser dilatados.

9. Ao final dos 3 (três) ciclos, deverá ser extraído do sistema o relatório de ocorrências, o qual será o parâmetro para a reunião de fechamento do IQA.

10. Somente as ligações onde houve discordância entre a Contratante e a Contratada serão alvo de discussão no dia da reunião de fechamento do IQA.

Devem ser homologadas, pela Contratante, pelo menos 1/3 das ligações. Ligações homologadas além desse número devem ser consideradas. As ligações a serem homologadas serão escolhidas pela Contratante.

Operadores que obtiverem nota abaixo de 75% no IQA deverão, se solicitado pela Contratante, passar por curso de reciclagem, cujo conteúdo deverá ser ministrado e proposto pela Contratada, tendo como referência o material trabalhado no treinamento inicial.

Caso um operador apresente três não conformidades graves em um mesmo ciclo de avaliação ou obtenha nota abaixo de 75% no IQA em dois meses consecutivos, poderá ser solicitada, pela Contratante, a retirada do operador da operação.

• Meta: 95% de media das notas de monitoria

• Faixas de Pontuação:

ITEM	DESCRIÇÃO DO ITEM	PESO	PERIODICIDADE DA AVALIAÇÃO	PONTUAÇÃO
01	É a avaliação da qualidade dos serviços prestados pelos operadores de teleatendimento aos usuários	4	Mensal	IQA < 75% 0 pts 75% < IQA < 80% 2 pts 80% < IQA < 85% 4 pts 85% < IQA < 90% 6 pts 90% < IQA < 95% 8 pts IQA > 95% 10 pts

3. Tempo Médio de Atendimento (TMA)

Descrição do Indicador: Mensura o tempo médio de atendimento geral para cada SKILL da CONTRATANTE.. O objetivo desse indicador é controlar o tempo de atendimento para que seja possível atender aos cidadãos com qualidade, presteza, cortesia e agilidade. É calculado pela razão entre o volume total de speaking time (minutos falados) das PAs em atendimento do SKILL dado em segundos e o total de chamadas atendidas nas mesmas PAs, sendo o resultado dado em segundos. Será considerado apenas o tempo de atendimento, não sendo considerados os tempos em disponibilidade(aguardando ligações) ou de qualquer pausa:

Fórmula: TMA (segundos) = TTA

TCA

Onde: TTA = Tempo Total de Atendimento nas PAs

TCA = Total de chamadas Atendidas nas PAs

• Peso: 2

• Procedimento de Avaliação:

Serão apurados os TMA`s das operações por 3(três) meses, e a média do TMA mensal aferido nesse período servirá como base de cálculo da meta TMA .

Caso ocorram alterações propostas pela CONTRATANTE que venham a impactar o TMA das operações, ou se o TMA do SKILL aumentar acima do pactuado, ao longo do período contratual, a CONTRATADA poderá solicitar a revisão do TMA previsto.

A partir do dia em que foi identificado o aumento do TMA esse indicador será abonado até ocorrer a pactuação de um novo TMA mediante comprovação da CONTRATADA.

Impacto neste indicador, decorrentes de impactos sistêmicos ou alterações de processos do CONTRATANTE deverão ser desconsiderados para efeito de penalização. O abono da penalização somente será efetuado caso a CONTRATADA comprove que as alterações tiveram impactos significativos no TMA.

• Meta: As metas serão estabelecidas por órgãos.

• Faixas de Pontuação:

ITEM	DESCRIÇÃO DO ITEM	PESO	PERIODICIDADE DA AVALIAÇÃO	PONTUAÇÃO
01	A Contratante acompanhará o cumprimento do TEMPO MEDIO DE ATENDIMENTO (TMA) estabelecido neste Termo de Referência.	2	Mensal	TMA > 120% 0 pts 115% < TMA < 120% 2 pts 110% < TMA < 115% 4 pts 105% < TMA < 110% 6 pts 100% < TMA < 105% 8 pts TMA < 100% 10 pts

4. Índice de Atendimentos Registrados (IAR)

• Descrição do Indicador: Este indicador mede a efetividade no registro dos atendimentos realizados pela central de atendimento. Espera-se que toda chamada recebida pela central seja devidamente registrada indicando o tipo de contato realizado e o serviço demandado pelo usuário

• Peso: 2

• Procedimento de Avaliação:

Deverá ser indicado pela CONTRATANTE um sistema para registro de todos os atendimentos e chamadas recebidas pela Central de Atendimento

Caberá aos operadores o registro de todos os chamados sejam eles trotes, falhas de comunicação transferências e atendimentos propriamente ditos.

Os atendimentos deverão ser corretamente registrados de acordo com o serviço demandado pelos usuários do 155

Ao fim do período avaliatório, o quantitativo de chamadas recebidas será comparado com o quantitativo de registros corretos realizado no sistema.

A razão entre esses dois números configura o Índice de Atendimentos Registrados:

IAR = Total de Ligações Registradas / Total de Ligações Recebidas

Caso o sistema para registro dos atendimentos fique indisponível por um período de tempo, por qualquer motivo, as ligações não registradas durante aquele período serão abonadas.

• Meta: 90% dos atendimentos realizados registrados na ferramenta indicada pela Contratante.

• Faixas de Pontuação:

ITEM	DESCRIÇÃO DO ITEM	PESO	PERIODICIDADE DA AVALIAÇÃO	PONTUAÇÃO
01	A Contratante acompanhará o cumprimento do ÍNDICE DE ATENDIMENTOS REGSITRADOS (IAR) estabelecido neste Termo de Referência.	2	Mensal	IAR < 70% 0 pts 70% < IAR < 75% 2 pts 75% < IAR < 80% 4 pts 80% < IAR < 85% 6 pts 85% < IAR < 90% 8 pts IAR > 90% 10 pts

2. Às PAs de atendimento telefônico ativo serão aplicados os seguintes indicadores e metas

1. Índice de Qualidade do Atendimento (IQA)

• Descrição do Indicador: é a avaliação da qualidade dos serviços prestados pelos operadores de teleatendimento aos usuários.

• Peso: 5

• Procedimento de Avaliação: Tal como para as chamadas receptivas

• Meta: Xxx como para as chamadas receptivas

• Faixas de Pontuação: pelo menos 95% de media das notas de monitoria

ITEM	DESCRIÇÃO DO ITEM	PESO	PERIODICIDADE DA AVALIAÇÃO	PONTUAÇÃO
01	A Contratante acompanhará o cumprimento do ÍNDICE DE QUALIDADE DO ATENDIMENTO (IQA) estabelecido neste Termo de Referência.	7	Mensal	IQA < 75% 0 pts 75% < IQA < 80% 2 pts 80% < IQA < 85% 4 pts 85% < IQA < 90% 6 pts 90% < IQA < 95% 8 pts IQA > 95% 10 pts

2. Taxa de Sucesso da Ligação(TSL)

• Descrição do Indicador: é o percentual em relação ao número total de chamadas ativas realizadas consideradas como realizadas com sucesso. Considera-se chamada realizada como sucesso o contato efetivado com a pessoa indicada no mailing

• Peso: 3

• Procedimento de Avaliação:

O percentual de sucesso das chamadas será apurado por meio de sistema a ser disponibilizado pela CONTRATADA para a verificação do cumprimento do indicador.

• Meta: 70% das chamadas ativas realizadas com sucesso

• Faixas de Pontuação:

ITEM	DESCRIÇÃO DO ITEM	PESO	PERIODICIDADE DA AVALIAÇÃO	PONTUAÇÃO
01	A Contratante acompanhará o cumprimento da TAXA DE SUCESSO DAS LIGAÇÕES (TSL) neste Termo de Referência.	3	Mensal	TSL < 30% 0 pts 30% < TSL < 35% 2 pts 35% < TSL < 40% 4 pts 40% < TSL < 45% 6 pts 45% < TSL < 50% 8 pts TSL > 50% 10 pts

3. Às PAs de atendimento de mensageria – fale conosco – serão aplicados os seguintes indicadores e metas:

1. Índice de Atendimento e Qualidade ao Cidadão (IAQC)

• Descrição do Indicador: trata-se de uma média ponderada dos fatores tempo de resposta e qualidade do atendimento. Para tal, serão considerados dois índices para o cálculo do IAQC. O IAC – Índice de Atendimento ao Cidadão, cujo peso será 50% do IAQC e o IQC – Índice de Qualidade ao Cidadão, que representará 50% do indicador

• Peso: 10

• Procedimento de Avaliação:

A fórmula de cálculo adotada para o IAQC mensal será:

IAQC = 0,5IAC + 0,5IQC

Com relação aos dois indicadores componentes da formula, o Índice de Atendimento ao Cidadão – IAC mensura o nível de relacionamento do Estado com seus diversos públicos, especialmente os cidadãos, mas também os próprios servidores públicos e fornecedores por meio dos seus canais eletrônicos. São avaliados critérios de tempo de resposta para as demandas do xx.xxx.xx e encaminhadas diretamente ao Fale Conosco da instituição. Considera-se o prazo de até dois dias úteis para resposta.

A Avaliação de Qualidade trata-se de uma pesquisa que se destina a dimensionar o grau de satisfação dos cidadãos com a qualidade dos serviços prestados pelo Fale Conosco. A pesquisa é respondida por meio de um link enviado, simultaneamente, a resposta. Considera-se, para fins de cálculo do Índice de Qualidade ao Cidadão – IQC, apenas as repostas avaliadas pelo cidadão durante o período de análise.

A fórmula de cálculo dos componentes mensais considera:

IAC mensal = (total de demandas respondidas no prazo) / (total de demandas) x 100

IQC = (total de demandas avaliadas positivamente) / (total de demandas avaliadas)* x 100

*são consideradas para fins de cálculo a resposta Sim para a pergunta: sua demanda foi atendida?

Os dois relatórios são produzidos pela equipe da CONTRATANTE e são encaminhados aos responsáveis e interessados de cada instituição por email.

Por fim, a fórmula de cálculo do IAQC global para o ano de 2014 será:

Fórmula: ∑ IAQC (mensal) / (Número de meses em que a instituição teve demanda avaliada*) x 100

 *Nos meses em que a instituição não possuir demandas avaliadas será considerado o valor do IAC isoladamente, para fins de cálculo.

• Meta: 90%

• Faixas de Pontuação:

ITEM	DESCRIÇÃO DO ITEM	PESO	PERIODICIDADE DA AVALIAÇÃO	PONTUAÇÃO
01	A Contratante acompanhará o cumprimento do ÍNDICE DE ATENDIMENTO E QUALIDADE AO CIDADÃO (IAQC) estabelecido Neste Termo de Referência.	00	Xxxxxx	XXX < 80% 0 pts 80% < IQA < 83% 2 pts 83% < IQA < 85% 4 pts 85% < IQA < 87% 6 pts 87% < IQA < 90% 8 pts IQA > 90% 10 pts

19. AVALIAÇÃO e FATURAMENTO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS

A) Avaliação dos serviços

19.1 A Contratante realizará avaliação semanal dos serviços contratados, conforme item 18, consolidando os resultados mensalmente. Os resultados apurados serão confrontados com os resultados avaliados pela Contratada, em reunião mensal dessa com cada Contratante, na qual será discutida a pontuação aplicada pela Contratante, conforme tabela de penalidades do item 21, cabendo recurso às penalidades que serão aplicadas;

19.1.1 A reunião de avaliação de resultados deverá ocorrer uma semana antes do fechamento da fatura dos serviços prestados no mês em análise;

19.1.2 Para a reunião deverão participar representantes da Contratante e equipe da Contratada, ambos devidamente aptos a discutir e decidir sobre a pontuação atribuída que por xxxxxxx xxxxxx a impactar o faturamento dos serviços prestados

19.2 A Contratada será pontuada com nota entre 0 (zero) e 10 (dez) pontos mensais, não cumulativos, os quais serão atribuídos pelo atingimento de determinado percentual dos indicadores de desempenho definidos no item 19, conforme descrição e pontuação apresentadas no item 21;

19.3 O cálculo da Nota de Avaliação das PAs de Atendimento Telefônico Receptivo será efetuado pela Contratante, conforme abaixo:

Nota de Avaliação (NA)

(NOTA do NS x 2) + (NOTA do IQA x 4) + (NOTA do TMA x 2) + (NOTA do IAR x 2)

10

19.4 O cálculo da Nota de Avaliação das PAs de Atendimento Telefônico Ativo será efetuado pela Contratante, conforme abaixo:

Nota de Avaliação (NA)

(NOTA do IQA x 5) + (NOTA do TMA x 2) + (NOTA do TSL x 3)

10

19.5 O cálculo da Nota de Avaliação das PAs de Atendimento de Mensageria (faleconosco) será efetuado pela Contratante, conforme abaixo:

Nota de Avaliação (NA) = NOTA IAQC

19.6 Para as PAs de Atendimento a Mensageria, não será aplicado o SLA de Nível de Serviço (NS).

19.7 A nota inicial no primeiro dia do mês será de 0 (zero) que poderá chegar até 10 (dez) pontos;

19.8 Dos pontos obtidos, a Contratante verificará o percentual de desconto a ser aplicado ao faturamento da Contratada, para o mês apurado, conforme tabela de avaliação apresentada no item 21.

19.9 A nota de avaliação será gerada por tipo de atendimento realizado pelas PAs (atendimento telefônico, mensageira eletrônica ou atendimento ativo) e somente serão aplicados os descontos em relação à quantidade de PAs que estão envolvidas naquele atendimento.

20. TABELA DE DESCONTOS

1. Sempre que a Nota de Avaliação atingir valor inferior a 9 (nove), a Contratada deverá deduzir percentual do valor a ser faturado, conforme total de pontos atingidos, segundo planilha abaixo:

ITEM	NOTA DE AVALIAÇÃO (NA)	PENALIDADES
01	NA ≥ 9,00	Sem desconto sobre o valor a ser faturado pela Contratada
02	8,50 ≤ NA < 9,00	Desconto de 0,75% sobre o valor a ser faturado no mês da infração
03	8,00 ≤ NA < 8,50	Desconto de 2,00% sobre o valor a ser faturado no mês da infração
04	7,50 ≤ NA < 8,00	Desconto de 4,5% sobre o valor a ser faturado no mês da infração
05	7,00 ≤ NA < 7,50	Desconto de 9,00% sobre o valor a ser faturado no mês da infração
06	NA < 7,00	Desconto de 10,00% sobre o valor a ser faturado no mês da infração

2. O percentual de desconto será aplicado sobre o valor contratado.

3. Independente dos descontos sobre o valor do contrato, a Contratante poderá aplicar à Contratada sanções administrativas previstas na legislação correlata.

20. FATURAMENTO DOS SERVIÇOS

21.1 Pela execução dos serviços ora contratados a CONTRATADA receberá por serviços efetivamente prestados conforme fórmula abaixo:

Faturamento = Percentual de realização de PAs x Valor contratado – (Percentual de desconto de acordo com o ítem xxx deste termo de referência x valor contratado)

Onde:

Percentual de realização de PAs = quantidade de PAs entregues/quantidade PAs contratadas

Valor contratado = valor unitário da PA x quantidade de PA

Percentual de desconto = tabela de descontos prevista no ítem 20 deste termo de referência.

20. PESQUISA DE SATISFAÇÃO

1. É a avaliação da qualidade dos serviços prestados pela Contratada e que objetiva aferir a percepção dos usuários quanto ao atendimento recebido;

2. A Pesquisa de Satisfação deverá ser realizada de forma eletrônica por meio da Unidade de Resposta Audível – URA;

1. A URA para a realização da pesquisa deverá ter a possibilidade de gravação de até 3 perguntas contendo cada uma até 5 opções de respostas.

3. A URA deverá informar, em 100,00% das ligações atendidas, que ao final do atendimento o cidadão será encaminhado para a Pesquisa de Satisfação;

4. A Pesquisa de Satisfação realizada pela Unidade de Resposta Audível (URA) será produzida pela Contratada e validada pela Contratante;

5. A Contratada deverá fornecer relatório da Pesquisa de Satisfação à Contratante sempre que solicitado e também deverá ser disponibilizado seu acesso via web.

20. FISCALIZAÇÃO

1. O acompanhamento e a fiscalização deste Contrato será de responsabilidade da Contratante que nomeará servidor(es) para acompanhar a execução dos serviços contratados, cabendo a este(s) anotar(em) em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a prestação dos serviços, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.

2. A Contratante se reserva o direito de rejeitar no todo ou em parte os serviços prestados, se em desacordo com as especificações fornecidas neste TR e na legislação referente a contratos com a Administração Pública, e exigir a substituição de qualquer empregado ou preposto da contratada que, a seu critério, venha a prejudicar o bom andamento dos serviços.

3. A fiscalização de que trata esta Cláusula, não exclui nem reduz a responsabilidade da Contratada pelos danos causados à Contratante ou a terceiros, decorrentes de ato ilícito na execução do Contrato, ou por qualquer irregularidade e, na ocorrência desta, não implica em co-responsabilidade da Contratante.

20. RECURSOS HUMANOS

24.1 Operador Tipo I

1. Perfil

• Escolaridade mínima: Ensino Médio Completo;

• Capacidade de digitação mínima de 100 toques por minuto;

• Conhecimento básico de Internet

• Conhecimentos básicos em Sistemas Operacionais Windows e/ou Linux;

• Boa fluência verbal, clareza e objetividade tanto na linguagem escrita quanto na falada, boa dicção e audição;

• Capacidade comportamental para obedecer a normas e procedimentos rotineiros;

• Conhecimento básico em Word, Excel e Outlook

2. Atribuições básicas

• Realizar o teleatendimento receptivo, retorno das chamadas e teleatendimento ativo, obedecendo aos procedimentos padronizados, a partir de consultas à base de conhecimento e aos bancos de dados disponibilizados;

• proceder ao atendimento observando técnicas de atendimento/scripts;

• Atualização e/ou inclusão de dados dos usuários nos sistemas da Contratada;

• Prestar esclarecimentos e orientações aos usuários da Central da Atendimento e ao pessoal da Contratada, expressando-se com clareza e objetividade, tanto na linguagem escrita como na falada, atuando, inclusive, como ouvidoria;

• Responder pelo cumprimento e qualidade de atendimento;

• Agir com calma e tolerância frente às situações que fujam aos procedimentos previamente estabelecidos e nos quais foi treinado;

• Executar quaisquer outras atividades inerentes ao serviço de atendimento.

• Consultar o Supervisor ou Agente de Apoio, em caso de dúvidas ou ausência de informações.

24.2 Operador Tipo II

24.2.1 Perfil

• Escolaridade mínima: Nível superior concluído em áreas correlatas às da prestação dos serviços.conforme item 7 do termo de referência.

• Para a formação medicina será exigido pelo menos 6 meses de experiência em Programa de Saúde da Família ou vivência em operação de acompanhamento a distancia ( call center )

• Para a formação Enfermagem será exigido pelo menos 6 meses de experiência em PSF ou vivencia em operação de acompanhamento a distancia ( call center )

• Para as demais formações nível superior concluído

• Conhecimento básico de Internet;

• Conhecimentos básicos em Sistemas Operacionais Windows e/ou Linux;

• Boa fluência verbal, clareza e objetividade tanto na linguagem escrita quanto na falada, boa dicção e audição;

• Capacidade comportamental para obedecer a normas e procedimentos rotineiros;

• Conhecimento básico em Word, Excel e Outlook.

• Dinamismo na busca de soluções para melhoria da qualidade dos serviços.

• Capacidade comportamental para agir com calma e tolerância, não se desestabilizando frente a situações que fujam da sua rotina de trabalho, inclusive comportamental para obedecer a procedimentos rotineiros;

• Dinamismo na busca de soluções para melhoria da qualidade dos serviços.

24.2.2 Atribuições básicas

• Realizar o teleatendimento receptivo, retorno das chamadas e teleatendimento ativo, obedecendo aos procedimentos padronizados, a partir de consultas à base de conhecimento e aos bancos de dados disponibilizados;

• Proceder ao atendimento observando técnicas de atendimento/scripts;

• Atualização e/ou inclusão de dados dos usuários nos sistemas da Contratada;

• Prestar esclarecimentos e orientações aos usuários da Central da Atendimento e ao pessoal da Contratada, expressando-se com clareza e objetividade, tanto na linguagem escrita como na falada, atuando, inclusive, como ouvidoria;

• Responder pelo cumprimento e qualidade de atendimento;

• Agir com calma e tolerância frente às situações que fujam aos procedimentos previamente estabelecidos e nos quais foi treinado;

• Executar quaisquer outras atividades inerentes ao serviço de atendimento.

• Consultar o Suporte Supervisor ou Agente de Apio , em caso de dúvidas ou ausência de informações.

24.3 Supervisor

24.3.1 Perfil

• Deverá estar com mais da metade do curso de ensino superior concluído e em andamento; técnicas de relacionamentos interpessoais; experiência profissional na função de no mínimo 2 (dois) anos;

• Amplo domínio de microinformática, Windows e Office (Word, Excel e Access);

• Amplo conhecimento de Internet;

• Conhecimentos em indicadores de performance de Central de Atendimento ativo e receptivo (nível de serviço, taxa de abandono, produtividade, taxa de conversão das ligações ativas etc.);

• Conhecimentos para elaborar e interpretar relatórios operacionais e gerenciais;

• Conhecimentos para elaborar os roteiros de argumentações (“scripts”);

• Boa redação;

• Raciocínio lógico, matemático;

• Bom relacionamento interpessoal;

• Conhecimentos básicos em tecnologia relacionada a centrais de atendimento (sistemas de gerenciamento de centrais de atendimento, sistemas de relatórios, sistemas de gravação, sistemas de discagem automática);

• Boa fluência verbal, boa dicção e audição;

• Clareza e objetividade tanto na linguagem escrita quanto na falada;

• Habilidades de gerenciamento, monitoração, organização, controle, liderança, solução de problemas, desenvolvimento de equipe e relacionamento interpessoal;

• Maturidade emocional para agir com calma e tolerância, não se desestabilizando frente a situações que fujam da sua rotina de trabalho inclusive comportamental para obedecer a procedimentos rotineiros;

• Dinamismo na busca de soluções para produtividade e melhoria contínua da qualidade dos serviços;

• Disciplina e assiduidade;

• Habilidade para ouvir, identificar problemas, interpretar dados e informações para que sejam identificadas as necessidades reais e encaminhamento de soluções adequadas;

• Desejável ter conhecimento de Normas ISO 9001:2000, das Normas PROBARE – Selo de Ética e Norma de Maturidade.

24.3.2 Atribuições básicas

• Reportar-se ao Coordenador da central de atendimento, para fins de gestão da operação do atendimento;

• Organizar e distribuir as tarefas diárias entre os operadores responsáveis pelo teleatendimento receptivo;

• Organizar e distribuir as tarefas entre os operadores responsáveis pelos serviços de retorno das solicitações e teleatendimento ativo;

• Efetuar a escuta sistemática dos atendimentos, através de varredura aleatória das Posições de Atendimento, objetivando a manutenção da disciplina no ambiente de atendimento;

• Elaboração de relatórios de acompanhamento dos serviços executados;

• Supervisionar as chamadas e os diálogos de atendimento humano, estabelecidos entre os cidadãos e operadores;

• Interceptar a ligação e efetuar o atendimento quando houver necessidade, devido a possíveis dificuldades dos operadores;

• Instruir, orientar e treinar os operadores quanto a melhor forma de atendimento a casos rotineiros e a casos especiais, inclusive aperfeiçoar e atualizar scripts;

• Comunicar imediatamente ao Coordenador qualquer problema relativo ao plano de ocupação das Posições de Atendimento;

• Analisar e atestar o relatório de frequência (controle do horário de chegada e saída dos operadores, descansos, escalas, etc.);

• Consolidar as escalas de férias dos operadores sob sua responsabilidade

• Monitoramento das sugestões e reclamações relatadas pelos cidadãos, para posterior encaminhamento ao Gerente;

• Coordenação da realização de ativo para complementação de dados cadastrais dos cidadãos;

• Acompanhamento da produtividade da central de atendimento (ativo e receptivo);

• Esclarecimento de dúvidas dos operadores;

• Identificação de necessidade de treinamentos, capacitações e reciclagens de operadores;

• Solicitação de materiais e recursos de expediente para o pleno funcionamento do setor;

• Promoção das substituições e/ou contratações que se façam necessárias;

• Planejar, organizar, controlar, acompanhar e orientar a avaliação periódica de desempenho dos operadores e das atividades e projetos da sua área de atuação;

• Estimular o auto-desenvolvimento, capacitar, motivar, integrar e envolver as pessoas sob o seu comando para a execução dos processos e alcance dos resultados estabelecidos.

24.4 Monitor

24.4.1 Perfil

• Escolaridade mínima: Estar com mais da metade do curso de ensino superior concluído e em andamento;

• Amplo domínio de microinformática, Windows e Office (Word, Excel e Access);

• Amplo conhecimento de Internet;

• Domínio da língua portuguesa escrita e falada

• Experiência mínima de 2 (dois) anos nas atividades de atendimento;

• Boa fluência verbal, boa dicção e audição;

• Raciocínio lógico, matemático;

• Clareza e objetividade tanto na linguagem escrita quanto na falada;

• Capacidade de avaliação e síntese; comportamento ético;

• Amplo conhecimento das tecnologias e dos processos de atendimento em uso;

• Facilidade em avaliar desempenho;

• Habilidades de monitoração, organização, controle, liderança, solução de problemas, desenvolvimento de equipe e relacionamento interpessoal;

• Maturidade Emocional para agir com calma e tolerância, não se desestabilizando frente a situações que fujam da sua rotina de trabalho;

• Desejável ter conhecimento de Normas ISO 9001:2000, das Normas PROBARE – Selo de Ética e Norma de Maturidade.

24.4.2 Atribuições básicas

• Efetuar escuta sistemática das gravações de atendimento dos operadores, preenchendo relatórios de avaliação, a serem definidos em conjunto pela Contratada e a Contratante;

• Promover a avaliação individual e periódica dos operadores;

• Elaborar, avaliar e propor cursos, treinamentos e reciclagens visando o aprimoramento e procedimentos do serviço de atendimento.

• Efetuar a escuta sistemática dos atendimentos, através de varredura aleatória das Posições de Atendimento, objetivando a manutenção da disciplina no ambiente de atendimento;

• Supervisionar as chamadas e os diálogos de atendimento humano, estabelecidos entre os cidadãos e os operadores;

• Preenchimento das avaliações de qualidade e desempenho dos atendimentos;

• Realizar o controle e arquivamento de documentos e arquivos lógicos;

• Elaborar relatórios das atividades desenvolvidas.

24.5 BackOffice

24.5.1 Perfil

• O BackOffice deverá ter Ensino Médio Completo

• Amplo domínio de microinformática, software de produtividade (MS Office) e Internet;

• Experiência mínima de 2 (dois) ano nas atividades de atendimento;

• Conhecimento básico de métodos, processos e ferramentas de gestão organizacional;

• Boa fluência verbal, boa dicção e audição;

• Bons conhecimentos de português, clareza e objetividade na linguagem oral e escrita;

• Capacidade de síntese;

• Dinamismo na busca de soluções para melhoria da qualidade dos serviços;

• Desejável ter conhecimento de Normas ISO 9001:2000, das Normas PROBARE – Selo de Ética e Norma de Maturidade.

24.5.2 Atribuições básicas

• Controlar o arquivamento e organização de documentos

• Registro de protocolos, entrega de requisições e documentos no RH ( auxílio creche, pedidos de vale-transporte, etc)

• Acompanhamento de demandas feitas ao RH

Marcação de férias

• Atualização, impressão e recolhimento de assinaturas da folha de ponto dos operadores.

• Consolidação de quaisquer tipos de levantamentos estatísticos solicitados pela coordenação/gerência . (Ex: levantamento de operadores que irão folgar na escala de um feriado; levantamento de quantidade de operadoras grávidas na operação; entre outros ).

• Efetuar a entrega ou a retirada de quaisquer tipos de documentação nas unidades de apoio da operação como RH e Monitoria de Qualidade.

24.6 Coordenador

24.6.1 Perfil Profissional

• Escolaridade mínima: Ensino superior completo, com experiência mínima de 3 (três) anos nas atividades de gestão e coordenação de equipes de tele-atendimento;

• Amplo domínio de microinformática, Windows e Office (Word, Excel e Access);

• Conhecimento amplo de métodos de aplicação e avaliação, processos e ferramentas de gestão organizacional e da qualidade;

• Amplo conhecimento de Internet;

• Domínio técnico de métricas de call center;

• Capacidade de síntese e interpretação;

• Capacidade de aplicar técnicas e dinâmicas de capacitação organizacional;

• Conhecimentos e experiência em didática;

• Dinamismo na busca de soluções para melhoria dos processos e serviços;

• Xxxxxxxxxx apresentar as seguintes habilidades e atitudes:

• Percepção: capacidade para perceber e analisar situações, em sua totalidade;

• Controle emocional: capacidade para manter controle do comportamento e das atitudes, quando diante de situações conflitantes;

• Liderança: habilidade para conduzir a equipe e elaborar atividades motivacionais, de forma a atender às necessidades de trabalho, em sua área de atuação;

• Assimilação: capacidade para adquirir novos conhecimentos e recorrer às experiências adquiridas, anteriormente, adequando-as às novas situações;

• Iniciativa: disposição para agir e solucionar, por si ou recorrendo aos seus superiores hierárquicos, as situações que fujam de sua rotina de trabalho;

• Responsabilidade: capacidade para responder pelos resultados das atividades, bem como pelas atitudes, controle e desempenho de sua equipe;

• Habilidade interpessoal: capacidade de administrar conflitos, dar e receber feedback, bem como apresentar facilidade de comunicação, de argumentação e de relacionamento social;

• Estabilidade emocional: capacidade para agir com calma e tolerância, não se desestabilizando frente às situações que fujam de sua rotina de trabalho;

• Enquadramento às normas: capacidade para adaptar-se às normas e regulamentos pré - estabelecidos;

• Autoconfiança: capacidade para agir com firmeza e segurança em situações que exija tomada de decisão;

• Flexibilidade: capacidade para agir de forma receptiva às orientações, posicionando-se em consonância ao que é esperado pelos seus superiores hierárquicos;

• Organização: capacidade para organizar e racionalizar as atividades de sua área de atuação e conduzir reuniões;

• Comunicação: capacidade para expressar-se com clareza e objetividade, tanto por meio da linguagem escrita quanto falada;

• Atenção concentrada: capacidade para responder, de forma adequada, às diversas estimulações advindas do meio, simultaneamente;

• Discrição: ter discernimento para manter-se reservado em circunstâncias que assim o exigir;

• Postura: capacidade para adequar-se, demonstrando atitudes e comportamentos socialmente aceitos;

• Criatividade: capacidade para propor idéias e sugestões inovadoras;

• Comprometimento: engajar-se à visão, missão, objetivos, metas e diretrizes dos Contratantes, cujas operações estejam sob sua responsabilidade;

• Desejável ter conhecimento de Normas ISO 9001:2000, das Normas PROBARE – Selo de Ética e Norma de Maturidade.

24.6.2 Atribuições básicas

• Responder pela gestão do contrato, atuando como o elemento de ligação entre a Contratada e a Contratante;

• Cuidar das questões administrativas relacionadas aos empregados da Contratada;

• Gerenciar, coordenar, avaliar e orientar, tecnicamente, as atividades de planejamento, controle e execução, na sua área de atuação;

• Elaborar os relatórios gerenciais solicitados;

• Estabelecer padrões de atendimento, para garantir a excelência dos serviços, a serem submetidos para análise da Gerência;

• Analisar os dados gerenciais de atendimento e propor soluções e alterações de métodos, procedimentos/rotinas e sistemas informatizados, visando garantir um elevado grau de satisfação dos cidadãos;

• Acompanhar e conferir as medições de serviços realizadas e consolidar em relatório a ser apresentado à Contratante;

• Avaliar o desempenho, identificar necessidades e promover ações objetivas de realinhamento de metas e qualidade dos serviços;

• Realizar reuniões periódicas, com toda a equipe de Supervisores, para fins de coordenação dos esforços, de alinhamento da estratégia e dos objetivos, de motivação e de capacitação profissional dos profissionais participantes, facilitando o constante desenvolvimento e aperfeiçoamento da equipe de Supervisores;

• Participar de reuniões de coordenação dos esforços, alinhamento da estratégia e dos objetivos, motivação e de capacitação profissional dos colaboradores de nível gerencial e operacional, e atuar, junto com os representantes da Contratante acompanhando os resultados obtidos, no que tange aos aspectos qualitativo e quantitativo;

• Garantir a qualidade e coerência das respostas recebidas dos atendimentos especializados;

24.7 Analista de Qualidade

24.7.1 Perfil

• Escolaridade mínima: Ensino superior completo.

• Ter experiência mínima de 3 (três) anos em operações e qualidade em centrais de atendimento;

• Experiência em ferramentas de gestão de força de trabalho para dimensionamento de centrais de atendimento;

• Amplo domínio de microinformática; Windows e Office (Word, Excel e Access);

• Amplo conhecimento de Internet;

• Dinamismo na busca de soluções para melhoria da qualidade dos serviços;

• Capacidade de comunicação e expressão correta da língua portuguesa escrita e falada;

• Capacidade analítica, interpretativas e sintéticas;

• Desejável ter conhecimento de Normas ISO 9001:2000, das Normas PROBARE – Selo de Ética e Norma de Maturidade.

24.7.2 Atribuições básicas

• Acompanhamento do calendário de eventos, sazonalidades e afins;

• Realizar pesquisas nos meios de comunicação a respeito dos serviços prestados pela central de atendimento;

• Monitorar a freqüência e tipo de questionamento para atualizar os scripts;

• Organizar e manter atualizado o manual de qualidade dos serviços;

• Disponibilizar relatórios e informações gerenciais e de suporte operacional para consulta on-line, via web;

• Elaborar relatórios, incluindo gravações de atendimento em número suficiente para análise dos serviços prestados pela central de atendimento;

• Realizar auditoria de qualidade das bases de conhecimento e scripts da central de atendimento.

• Adoção de procedimentos para correta classificação das solicitações entrantes;

• Controle do envio e retorno das solicitações sem solução no nível da Contratada às Instituições do Governo;

• Modelar os processos e efetuar o levantamento das informações que irão compor os roteiros de atendimento (scripts) de novas operações;

• Realizar auditoria periódica de qualidade das bases de conhecimento, scripts, cadastro de chamadas e demais tabelas do ambiente de banco de dados da central de atendimento. Os resultados dessa auditoria deverão ser confrontados com as análises da monitoria e dos analistas de qualidade de tráfego.

• Analisar os sistemas informatizados que irão alimentar a nova operação;

• Criar modelos de entidade e relacionamento para sustentação operacional na comunicação e atualização de dados;

• Compilar questionamentos para geração de scripts;

• Adequação e retro alimentação dos roteiros de atendimento (scripts) no banco de dados.

24.8 Analista de Tráfego

24.8.1 Perfil

• Escolaridade mínima: Ensino superior completo;

• Ter experiência mínima de 5 (cinco) anos em operações e análise de trafego na área de centrais de atendimento;

• Experiência em ferramentas de gestão de força de trabalho para dimensionamento de centrais de atendimento;

• Capacidade de planejamento e estabelecimento de pontos de verificação e controle dos serviços sob sua responsabilidade;

• Capacidade de comunicação e expressão correta da língua portuguesa escrita e falada;

• Amplo domínio de microinformática; Windows e Office (Word, Excel e Access);

• Amplo conhecimento de Internet;

• Dinamismo na busca de soluções para melhoria da qualidade dos serviços;

• Capacidade analítica, interpretativas e sintéticas;

• Conhecimentos na área de dimensionamento, organização, controle, sistemas de acompanhamento e avaliação do tráfego, solução de problemas inclusive em situações de emergência/não previstas;

• Possuir raciocínio lógico matemático;

• Desejável ter conhecimento de Normas ISO 9001:2000, das Normas PROBARE – Selo de Ética e Norma de Maturidade.

24.8.2 Atribuições básicas

• Executar análise de dados e manutenção de modelos;

• Analisar a evolução de todos os relatórios gerados pela área;

• Interface com usuário para apresentação de resultados e ações estratégicas da área;

• Construção de curvas de chamadas;

• Elaboração de escalas de trabalho e folgas, construção e acompanhamento intra-diário, diário e mensal da assertividade do “Forecast” (curvas de previsões);

• Acompanhar a aderência a escala de trabalho;

• Monitorar a central de atendimento em tempo real, promovendo ajustes imediatos para correção do desvio de performance;

• Acompanhamento de ligações da central de atendimento, visando aumento da produtividade;

• Analisar, acompanhar e avaliar o trafego dos troncos de entrada/saída de telefonia da central de atendimento, repassando aos representantes da Contratante diariamente informações da performance e disponibilidade dos mesmos.

• Conhecimentos na área de dimensionamento, organização, controle, sistemas de acompanhamento e avaliação do tráfego, solução de problemas inclusive em situações de emergência/não previstas.

24.9 Gerente

24.9.1 Perfil

• Escolaridade mínima: Ensino superior completo e, , Conhecimentos avançados de informática;

• Experiência profissional comprovada de 02 (dois) anos em Coordenação e/ou Gerência de operações de Teleatendimento;

• Desejável ter conhecimento de Normas ISO 9001:2000, das Normas PROBARE – Selo de Ética e Norma de Maturidade.

24.9.2 Atribuições básicas

• Elaborar planos de trabalho, de forma a definir e estabelecer, com a equipe de Supervisores e Coordenadores da Contratada, a seqüência lógica das atividades e das estratégias de atuação;

• Dimensionar os recursos humanos, materiais e financeiros a serem alocados na prestação dos serviços contratados;

• Acompanhar, com a Equipe de Supervisão e Coordenação da Contratada, o resultado obtido, no que tange aos aspectos qualitativo e quantitativo, verificando o perfeito funcionamento das equipes envolvidas na execução dos serviços contratados;

• Estabelecer e rever procedimentos, com a Equipe de Supervisão e Coordenação da Contratada, definindo estratégias e competências de atuação, de forma a propor medidas de racionalização, visando à maximizar o aproveitamento dos recursos empregados;

• Acompanhar e avaliar, na sua área de atuação, os resultados atingidos, comparando-os com as metas estabelecidas;

• Gerenciar, coordenar, avaliar e orientar, tecnicamente, as atividades de planejamento, controle e execução, na sua área de atuação, acompanhando os resultados, visando à atender a demanda e o grau de satisfação dos cidadãos, promovendo a otimização e a maximização da efetividade dos serviços prestados;

• Realizar reuniões periódicas, com toda a equipe de Supervisores e Coordenadores, para fins de coordenação dos esforços, de conscientização dos objetivos, de motivação e de capacitação profissional dos profissionais participantes, facilitando o constante desenvolvimento e aperfeiçoamento da equipe de Supervisores;

• Elaborar, avaliar e propor cursos, treinamentos, reciclagens, manuais administrativos e técnicos, visando ao aprimoramento dos métodos e dos procedimentos utilizados pelas equipes envolvidas nas atividades.

24.10 Técnico em Informática

24.10.1 Perfil:

• Experiência de três anos na atividade, Ensino médio completo e no mínimo curso técnico ou profissionalizante em área relacionada à atividade.

• Conhecimentos em língua portuguesa (excelente em leitura e muito bom em escrita e comunicação oral) e língua inglesa (bom em leitura, escrita e comunicação oral).

• Conhecimentos em sistemas operacionais: Essencial: Windows/Linux – instalação e configuração do sistema operacional, incluindo, entre outros, dispositivos de hardware, serviços de rede, impressão e softwares aplicativos como leitores de e-mail, navegadores, editores de texto e planilhas;

• Desejável: Conhecimentos básicos/intermediários sobre serviços, protocolos e ferramentas diversas como: – Linux/Solaris: ssh, scp, dns, nslookup, host, tar, dhcp, ftp, telnet, icmp, smtp, pop, imap, nfs, ntp, samba, sar, top, prstat, ps, grep, vi, entre outros; e Windows: regedit, nslookup, ping, ipconfig, gerenciador de tarefas, visualizador de eventos, registro de DLLs, instalação/desinstalação de aplicativos, configurações de segurança, entre outros. Conhecimentos em rede de computadores:

• Essencial: Conceitos básicos sobre arquitetura de redes locais (LANs) e Internet. Ex.: protocolos, meio físico, equipamentos, ferramentas e serviços. Conceitos básicos de segurança – vírus, cavalo de tróia, spyware, software anti-virus, filtro de spam, firewall, proxy, criptografia e certificados digitais. Desejável: Conhecimentos básicos/intermediários em shell script, awk e perl.

24.10.2 Atribuíções:

• Atendimento de chamados para resolução de problemas de hardware e software dos computadores

• Instalação de softwares

• Configuração dos computadores

• Análise de problemas apresentados pelos computadores

24.11 Instrutor

24.11.1 Perfil

• Deverá estar com mais da metade do curso de ensino superior concluído e em andamento;

• Experiência em aplicação de treinamentos de no mínimo 1 (um) ano;

• Domínio da língua portuguesa oral e escrita;

• Fluência, clareza e objetividade;

• Sensibilidade social;

• Boa dicção e audição;

• Raciocínio lógico;

• Dinamismo na busca de soluções para melhoria da qualidade dos serviços;

• Capacidade de agir com calma e tolerância frente a situações adversas.

24.11.2 Atribuições básicas

• Preparar e ministrar atividades teóricas e práticas conforme item 25 deste Termo de Referência;

• Orientar, acompanhar e avaliar o aprendizado da equipe de atendimento;

• Preparar equipamentos e materiais necessários à realização das tarefas pelos participantes e treinados;

• Colaborar no processo de seleção de candidatos;

• Emitir pareceres técnicos, fornecer dados e elaborar relatórios pertinentes às suas funções.

20. PLANO DE TREINAMENTO E PROGRAMAS DE CAPACITAÇÃO

1. A Contratada apresentará para conhecimento, análise e prévia aprovação, pela Contratante, em xxxxx, xxxxxx, xx 00 (xxxxx) dias corridos, contados a partir da data de do Contrato, um Plano de Treinamento, Desenvolvimento e Capacitação dos Profissionais a serem alocados na execução dos serviços contratados;

2. Dentre as ações e exames de admissão, a Contratada deverá submeter os atendentes a exame com fonoaudióloga, de forma a garantir a correta comunicação nos atendimentos;

3. Os treinamentos, reciclagem e aperfeiçoamento contínuo dos operadores e supervisores, relativos às técnicas de atendimento telefônico, posturas profissionais, capacitação, riscos da atividade e outros, previstos na Portaria N° 09 do M.T.E., de 30 de março de 2007 que aprova o Anexo II da NR-17 – Trabalho em Teleatendimento, são responsabilidade da Contratada e deverão ser ministrados por instrutores especializados, custeados integralmente por essa;

4. Os instrutores escolhidos pela Contratada, após o treinamento, serão submetidos a avaliação sobre o conteúdo ministrado. Serão considerados aptos para ministrarem o treinamento os instrutores que obtiverem aproveitamento mínimo de 80%, além de assiduidade de 90% durante os dias de treinamento que deverá ser comprovada por uma lista diária de presença devidamente assinada pelos participantes do curso;

5. Para os operadores responsáveis para atendimento deficientes auditivos e de fala a Contratada será responsável por realizar o treinamento de técnicas de atendimento, operação do hardware e software, bem como nos requisitos que se fizerem necessários para a realização desse atendimento.

1. Quando houver a troca de operadores responsáveis pelo atendimento aos deficientes auditivos e de fala, a Contratada será responsável pelo treinamento desses novos operadores nas técnicas de atendimento, operação do hardware e software, bem como nos requisitos que se fizerem necessários para a realização desse atendimento.

6. O treinamento inicial será coordenado por funcionários da Contratante com acompanhamento de pessoal específico da Contratada, denominado ‘Multiplicador’. O Multiplicador é responsável por captar os serviços e ministrar o curso para as turmas futuras, por meio de material que deverá ser constante e previamente validado por técnicos da Contratante, responsáveis pelos serviços que serão informados na Central;

7. A cada nova operação integrada, caberá à instituição do Governo responsável, o treinamento específico (planejamento, instrutores e originais do material didático) dos novos operadores, cabendo à Contratada todos os demais recursos, inclusive reprodução dos materiais de treinamento aos treinandos e disponibilização de multiplicadores e local adequado;

8. O referido Plano de Treinamento, Desenvolvimento e Capacitação deverá prever ainda a realização obrigatória de reciclagens, com intervalo de, no máximo, 02 (dois) meses;

9. A Contratada poderá utilizar-se de outras formas de treinamento, adotando, por exemplo, os recursos de e-learning e de rich media, desde que autorizada pela Contratante;

10. Os cursos de treinamento inicial e aperfeiçoamento contínuo dos profissionais contratados, de reciclagem, relativos às técnicas de atendimento telefônico e posturas profissionais específicas ao teleatendimento e, por fim, de capacitação sobre os riscos da atividade (Portaria n° 09 do M.T.E., de 30 de março de 2007, que aprova o Anexo II da NR-17), deverão ser realizados por instrutores especializados da Contratada;

11. A Contratante disponibilizará, para cada segmento específico, o treinamento inicial para os profissionais da Contratada, que, a partir desse momento, terá a responsabilidade de multiplicar esses conhecimentos para seus colaboradores durante toda a execução do contrato, nos termos do item 25.4.;

12. Programas de Capacitação

1. O programa de capacitação dos novos profissionais é parte integrante do processo seletivo que deverá ser executado pela Contratada. O treinamento inicial deverá conter metodologia e conteúdo programático referente às atividades de uma Central de Atendimento. Sua aplicação será de acordo com perfis de cargos definidos e deverá abordar, no mínimo, os seguintes assuntos:

• Contextualização sobre Central de Atendimento;

• Comunicação falada e escrita – técnicas e habilidades;

• Padrões de Atendimento Telefônico;

• Legislação vigente sobre teleatendimento e Código de Ética do setor;

• Sigilo profissional;

• Conhecimentos básicos sobre a Contratante e seus produtos.

• Para os operadores responsáveis para atendimento aos portadores de deficiência auditiva e de fala, a Contratada será responsável por realizar o treinamento de técnicas de atendimento, operação do hardware e software, bem como nos requisitos que se fizerem necessários para a realização desse atendimento.

2. O conteúdo do programa de capacitação dos operadores e supervisores, referente aos produtos, sistemas, serviços e os procedimentos para o desenvolvimento das atividades, serão fornecidos pela Contratante aos multiplicadores da Contratada, ficando estes encarregados de treinar os operadores e supervisores.

3. A Contratada, deverá ministrar treinamentos relativos a reciclagem para todos os operadores e supervisores. O programa de reciclagem deverá prever, no mínimo, 1 (uma) hora semanal de treinamento para cada profissional e deve levar em consideração as deficiências encontradas durante os monitoramentos realizados.

4. A Contratada deverá comunicar à Contratante a necessidade identificada de reciclagem dos operadores em produtos, serviços e sistemas, para que a Contratante providencie o repasse das informações necessárias aos instrutores da Contratada, que atuarão na disseminação dos conteúdos.

5. A realização das atividades de capacitação de pessoal, independentemente de solicitação da Contratante, é obrigatória principalmente nos seguintes casos:

• Novos serviços e sistemas para atendimento;

• Disseminação, atualização de roteiros de atendimento (Scritps) de novas informações;

• Demandas sazonais;

• Ação corretiva, quando observada não conformidade no atendimento prestado pelo operador;

• Ação preventiva para equalização e reforço do aprendizado, rotineiramente.

• Entrada de novos operadores

1. A Contratada poderá, se julgar necessário, estabelecer conteúdo e carga horária para as atividades de capacitação de pessoal citadas.

6. Os custos decorrentes da implementação do programa de capacitação (treinamento e reciclagem) serão de responsabilidade da Contratada. A execução do programa de capacitação não poderá, sob nenhuma hipótese, prejudicar a execução dos serviços ou dos indicadores de contrato.

7. A Contratada deverá disponibilizar instalações fora do ambiente de trabalho para capacitação de pessoal administrativo e de operação;

8. A Contratada deverá preservar todas as informações relativas aos treinamentos e reciclagens, de forma a permitir acesso à Contratante, a qualquer tempo, dos seguintes dados:

• Agenda mensal dos treinamentos;

• Cursos/treinamentos e reciclagens realizadas, avaliações dos treinamentos, treinandos e instrutores;

• Metodologia para identificação das necessidades de reciclagens;

• Carga horária dos treinamentos e reciclagens;

• Avaliação do aproveitamento;

• Ações corretivas/ajustes, nos casos de aproveitamentos insatisfatórios;

• Relação contendo a qualificação de todos os profissionais alocados na operação.

9. A Contratada deverá possuir procedimentos para, periodicamente, realizar acompanhamento e avaliação de desempenho, de forma a garantir a contínua adequação dos colaboradores às necessidades dos serviços realizados e identificar necessidades de reciclagem. O acompanhamento do desempenho deverá incluir, no mínimo, a avaliação da qualidade e produtividade dos colaboradores, através de serviço sistematizado de monitoria, além da atividade de retorno (feedback) aos colaboradores sobre a sua atuação em relação ao desempenho e possíveis pontos de melhoria.

10. A avaliação de desempenho dos operadores deverá ser realizada por meio das monitorias, visando garantir a qualidade dos serviços. Após a monitoria, o Supervisor, em conjunto com os Monitores, tanto da própria Contratada quanto da Contratante, deverá repassar o feedback ao operador. No final do período determinado (semanal, quinzenal ou mensal) será realizada a consolidação dos dados e apresentação dos resultados para o operador, expondo suas potencialidades, necessidades de melhoria no atendimento e definindo sua meta individual.

13. Dentro do Programa de Capacitação, a Contratada deverá estimular o feedback e a motivação, cujas definições estão abaixo descritas;

1. Feedback é um processo de ajuda para mudanças de comportamento, no qual, geralmente, um superior apresenta ao funcionário o retorno de suas ações, destacando elogios e apontando pontos para melhoria. Fornece informações sobre como a atuação da pessoa que está recebendo o retorno afeta outras pessoas e tem como principal objetivo direcionar as próximas ações. A expressão feedback é traduzida como retro alimentação ou realimentação;

14. A formação inicial dos operadores deverá ser constituída por uma carga horária mínima de 40 (quarenta) horas / aula, por profissional;

15. Após o processo de treinamento, a Contratada deverá submeter os operadores a uma avaliação básica elaborada pela Contratante para teste de conhecimento. Serão considerados aptos aqueles que obtiverem aproveitamento mínimo de 70% da avaliação, além de assiduidade de 90% durante os dias de treinamento que deverá ser comprovada por uma lista diária de presença devidamente assinada pelos participantes do curso;

16. A Contratante poderá acompanhar todos os treinamentos e reportar ao gerente da operação quaisquer problemas identificados;

17. Todos os operadores destinados à execução dos serviços contratados deverão estar previamente aptos e tecnicamente capacitados.

20. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

1. A Contratada deverá possuir procedimentos para segurança da informação, de forma a garantir a integridade, privacidade e confidencialidade dos seus dados, dos dados dos Cidadãos e da Contratante. A segurança da informação deverá incluir procedimentos para controle do acesso à informação, procedimentos para proteção de dados e voz e procedimentos para realização de troca de dados;

2. A Contratada deverá contar com sistemas de segurança tais como: firewall baseado em hardware, controle de acesso por senha / police (sistema de segurança) aos sistemas de trabalho e software anti-virus em sua rede de dados, de modo a garantir a confidencialidade das informações disponibilizadas. Deverá haver implementação de firewall em todas as conexões externas / Servidores;

3. A Contratada deverá ainda prover segurança, por meio da utilização de identificação individual (ID) de todos os profissionais alocados na prestação dos serviços contratados, definindo um userid e senha pessoal e intransferível. Tal senha deverá ser trocada, no máximo, a cada 30 (trinta) dias;

4. O login de todos os profissionais da Contratada aos sistemas deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a identificação da userid e senha;

5. Em caso de três tentativas incorretas de acesso, a conta deverá ser automaticamente bloqueada, bem como não deverá ser permitida duplicidade de login;

6. Os profissionais com acesso ao ambiente de operação deverão assinar contrato de trabalho que contenha Termo de Confidencialidade. Para os colaboradores casuais e prestadores de serviços que não estejam cobertos por um contrato existente, deverá ser exigida a assinatura em Acordo de Confidencialidade, antes de obter acesso às instalações de operação;

7. O Termo ou Acordo de confidencialidade, nos casos acima citados, deverão conter cláusulas específicas sobre responsabilização e sigilo das informações e senhas. Deverá também ser expresso, claramente, a penalidade e o processo disciplinar formal caso sejam divulgadas informações confidenciais, mesmo após o término do contrato de trabalho;

8. Todos os acessos físicos e lógicos deverão ser imediatamente bloqueados em caso de suspeita de conduta indevida por parte do profissional;

9. Os empregados da Contratada que estiverem de férias ou afastados, por qualquer motivo, deverão ter todos os seus acessos aos sistemas suspensos até o devido retorno;

10. Na estrutura de rede da Contratada, utilizada para a prestação dos serviços contratados, não poderão ocorrer desenvolvimento ou testes de quaisquer aplicativos;

11. A Contratada deverá realizar manutenção de backups (cópias de segurança) de todas as informações registradas referentes aos registros (logs) dos atendimentos realizados mensalmente. Ao final do Contrato, as mídias referentes aos dois últimos backups realizados serão entregues à Contratante;

12. A rede utilizada pelos funcionários deverá permitir acesso restrito à internet, limitada a sites previamente definidos pela Contratante, com a participação da área de segurança. As estações utilizadas para acessar recursos da Contratante deverão permitir apenas a sua utilização por pessoas autorizadas a esse fim;

13. Nas Estações de Trabalho ou Posições de Atendimento – PA’s, utilizadas pelos Operadores, não poderá haver drive de disco flexível, habilitado, que permita o acesso à gravação e à leitura;

14. A Contratada deverá utilizar sistema interno de segurança (circuito integrado de TV) que permita a gravação de todas as imagens, mesmo sob baixa ou nenhuma luminosidade (natural ou artificial), para a monitoração de todos os pontos dos ambientes físicos que serão utilizados para a prestação dos serviços contratados. As imagens, em tempo real, poderão ser, mediante solicitação da Contratante, distribuídas na Intranet, com acesso liberado mediante usuário e senha personalizada;

15. À Contratada cabe ainda fornecer meios on-line para auditoria dos acessos efetuados a partir das estações que estão na rede de serviços, bem como, gerar registros detalhados, por usuário, contendo no mínimo: nome completo, função ou cargo, ID, horário ou período de permanência, data e motivo, identificando os acessos a todos os ambientes utilizados para a prestação dos serviços contratados e repassá-los, aos representantes da Contratante, mensalmente, até o quinto dia útil do mês subseqüente.

20. ÉTICA E RESPONSABILIDADE SÓCIO-AMBIENTAL

1. A Contratada garante que todas as informações disponibilizadas pela Contratante serão utilizadas exclusivamente para fins deste objeto e mantidas em sigilo absoluto;

2. Toda informação originária da prestação dos serviços de teleatendimento e das Instituições envolvidas deverá ser disponibilizada somente pelos responsáveis da Contratante e a quem esses determinarem, não cabendo divulgação ou mesmo apontamentos, por qualquer meio de anotação, que propiciem exposição de informação alheia e reutilização danosa;

3. A Contratada deverá colaborar em quaisquer procedimentos de investigação decorrentes do uso indevido das informações disponibilizadas para a execução das atividades, ou de conduta inadequada de seus profissionais no relacionamento com os cidadãos;

4. A Contratada deverá implementar políticas visando a conscientização e sensibilização de seus funcionários para a utilização adequada dos recursos utilizados na geração dos serviços objeto deste contrato, tais como papéis, toner, cartuchos, lápis, canetas, pastas, etc., com vistas a reduzir a geração de resíduos que impactam o meio ambiente;

20. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
    
    

    1. Efetuar a prestação dos serviços de acordo com as especificações deste Termo de Referência;

2. Cumprir rigorosamente os prazos pactuados;

3. Providenciar a correção das irregularidades apontadas pela Contratante quanto à prestação do serviço, no prazo por ela determinado;

4. Observar rigorosamente as legislações trabalhistas responsabilizando-se pelos salários, encargos sociais, previdenciários, securitários, taxas, impostos e quaisquer outros que incidam ou venham a incidir sobre seu pessoal;

1. Respeitar os pisos salariais determinados em dissídios, convenções e acordos trabalhistas conforme determina a lei.

5. Manter atualizados, durante toda a execução do contrato, os documentos apresentados, sobre pena de suspensão do pagamento;

6. Apresentar em anexo às Notas Fiscais todas as comprovações de cumprimento das obrigações tributárias e sociais legalmente exigíveis;

7. Responsabilizar-se por todos e quaisquer danos e/ou prejuízos que vier causar à Contratante ou a terceiros;

8. Possuir em suas instalações físicas ambientes para descanso do pessoal da operação, copa/cozinha e ambiente para refeições de acordo com as normas técnicas do Ministério do Trabalho e Emprego, com adequada luminosidade, ventilação, aclimatação, higiene e segurança;

9. Substituir, de imediato, a qualquer tempo e por determinação da Contratante, os empregados de sua equipe de trabalho que não atingirem os indicadores de desempenho do item 18 por 3 (três) vezes consecutivas ou num período de 10 (dez) meses, ou por falta disciplinar decorrente de destrato ao cidadão ou a qualquer representante da Contratante;

10. Alocar somente pessoas de alta qualificação técnica e experiência na prestação dos serviços;

11. Dispor os operadores em suas respectivas PA´s (Posições de Atendimento) devidamente equipadas, conforme descrito no edital, de forma a atender as necessidades do trabalho, considerando os índices de produtividade determinados pelos relatórios gerenciais gerados pelos sistemas de tele-atendimento;

12. Possuir em seu quadro de pessoal um profissional de psicologia para o devido atendimento;

13. Responsabilizar-se pela disseminação das informações recebidas da Contratante aos componentes da equipe de trabalho, cuidando para que espelhem seu real conteúdo e intenção. Os disseminadores da Contratada serão os supervisores, o coordenador, o analista de tráfego e o analista de qualidade, podendo ainda, caso queira, indicar outros empregados de seu quadro de funcionários;

14. Não utilizar e nem permitir que terceiros ou empregados seus utilizem, fora das condições e ambiente de trabalho, as informações geradas e armazenadas relativas aos atendimentos realizados aos cidadãos, bem como aquelas relativas a normas e procedimentos determinados pela Contratante, ou qualquer outra obtida em decorrência do serviço, zelando pelo sigilo e guarda das informações recebidas e/ou geradas pelos cidadãos;

15. Cumprir as metas de atendimento estabelecidas, somente alterando-as mediante prévia e expressa autorização da Contratante, após análise gerencial dos dados. As metas deverão ser formalizadas e assinadas pelas partes;

16. Apresentar à Contratante sugestões e novas técnicas surgidas no mercado de tele atendimento, visando sempre melhorar o elevado nível da qualidade dos serviços contratados;

17. Emitir e disponibilizar, com periodicidade a ser definida pela Contratante, em idioma português, os relatórios diários, semanais e mensais relativos às atividades, execução, controles e gestão dos serviços contratados disponibilizando/remetendo-os via internet, de forma “on line”, para os destinatários designados pela Contratante e realizar reuniões semanais para ajustes e tomadas de decisões;

18. Fazer cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho, responsabilizando-se por qualquer acidente que venha a ocorrer em decorrência da execução dos serviços contratados;

19. Cumprir rigorosamente os horários de funcionamento do teleatendimento receptivo e ativo bem como fazer cumprir os horários das jornadas de trabalho dos empregados;

20. Garantir as facilidades necessárias e o acesso de servidores da Contratante indicados pela Contratante em suas dependências, para a realização dos serviços de auditoria nos serviços contratados;

21. Dar ciência imediata e oficializar por escrito à Contratante qualquer interrupção, indisponibilidade ou anormalidade constatada na execução dos serviços e nos suportes (hardwares e softwares), em especial fatos operacionais, utilizados para a realização dos mesmos;

22. Prestar, obrigatória e imediatamente, esclarecimentos às solicitações requeridas pela Contratante, documentando-as;

23. Corrigir às suas expensas imperfeições ou omissões nos serviços executados, submetendo as informações e resultados à apreciação de representantes da Contratante, para averiguações periódicas, conforme determinado pela Administração Pública;

24. Responsabilizar-se pelas despesas decorrentes da instalação, manutenção, reposição e aquisição de novas versões de equipamentos e softwares necessários para instalação e execução dos serviços em suas instalações;

25. Disponibilizar locais e recursos necessários para a realização dos treinamentos, seja por parte da Contratada, seja por parte da Contratante;

26. Produzir, editar e disponibilizar para uso no teleatendimento mensagens necessárias ao atendimento pela URA;

27. Somente permitir e disponibilizar acesso nos sistemas aplicativos, base de dados, sistemas de gestão do atendimento e relatórios operacionais e gerenciais do teleatendimento da Contratante, aos funcionários da equipe de trabalho autorizados formalmente pela contratante, observando, rigorosamente, a classificação por restrição;

28. Apresentar mensalmente, no último dia do mês corrente, a nota fiscal/fatura referente aos serviços prestados;

29. Cumprir todas as exigências, determinações e especificações do Termo de Referência, independente de em qual item estejam dispostas, bem como aquelas determinadas por legislações municipais, estaduais e federais e normas e regulamentos sindicais e da categoria;

30. Manter durante a vigência do contrato, no mínimo, as condições especificadas, determinadas e exigidas no Termo de Referência;

31. A Contratada deverá disponibilizar ambiente exclusivo em suas dependências, para eventuais visitas dos representantes da Contratante, responsáveis pelo acompanhamento e fiscalização dos serviços licitados;

32. A Contratada deverá reparar, corrigir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o serviço executado, quando for verificado vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução.

20. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

1. Definir políticas e padrões dos serviços de tele-atendimento;

2. Exercer controle, administração e gestão do contrato, além da aferição, acompanhamento e controle por indicadores e metas de desempenho do cumprimento das diretrizes determinadas;

3. Realizar o treinamento inicial e de aperfeiçoamento contínuo dos multiplicadores da equipe da Contratada, nos procedimentos e normas estabelecidos para os serviços e informações disponibilizados pelo Governo aos usuários da Central de Atendimento, bem como providenciar o repasse à Contratada de toda e qualquer alteração de conteúdo e/ou procedimento, mesmo que transitório, que impacte no atendimento. Os multiplicadores determinados serão os responsáveis pelo repasse das informações e dos serviços aos operadores;

4. Disponibilizar 01 (um) servidor que atuará como suporte no período de transição da operacionalização dos serviços de tele-atendimento;

5. Realizar constantemente a avaliação dos serviços prestados pela Contratada de modo a garantir o elevado nível de qualidade dos mesmos, requerendo da mesma providências imediatas para manutenção preventiva, manutenção corretiva, substituição e troca dos itens, serviços, softwares, equipamentos, móveis, instalações físicas, recursos humanos e outros necessários à realização dos serviços contratados, considerando:

• A postura, presteza, agilidade, entendimento e clareza nas respostas e no encaminhamento de solicitações e entendimento do assunto;

• O nível de serviço e os índices de avaliação da performance determinados pela Contratante;

• O estado das instalações físicas (edificação, móveis, equipamentos e hardwares) destinadas ao tele-atendimento, no ambiente da Contratada;

6. Determinar a substituição de imediato e a qualquer tempo dos empregados da Contratada que não atenderem às exigências do contrato e aos requisitos e padrões de qualidade necessários ao adequado desempenho das suas funções, nos termos do item 28.9. deste Termo de Referência;

7. Acompanhar o contrato e avaliar os aspectos técnicos e operacionais dos serviços, por meio de fiscalização, monitoria do serviço, escuta das gravações das ligações, auditoria e outros que se fizerem necessários para garantir a qualidade dos serviços prestados;

8. Prestar todas as informações necessárias à Contratada para a execução dos serviços;

9. Pagar no vencimento as faturas apresentadas pela Contratada;

10. Notificar a Contratada, por escrito, fixando-lhe prazo para corrigir defeitos ou irregularidades encontradas na prestação dos serviços;

11. Providenciar junto à Empresa de Telefonia a disponibilização dos links de voz E1 necessários ao tele atendimento, ficando a cargo da Contratada a responsabilidade pelas solicitações e acompanhamento das manutenções necessárias, registrando e informando todos os fatos à Contratante;

12. Arcar com o pagamento das contas das ligações telefônicas entrantes e saintes, bem como todas as despesas de links de voz E1;

13. A Contratante ficará responsável pelo fornecimento dos mailings para realização de chamadas ativas;

20. DOS CUSTOS ESTIMADOS

1. A planilha abaixo foi elaborada tendo por base a pesquisa de mercado efetuada pela Administração.

20. RESCISÃO

1. A rescisão deste contrato poderá ocorrer nas seguintes hipóteses:

• Administrativamente, a qualquer tempo, por ato unilateral e escrito da Contratante, nos casos enumerados nos incisos I a XII e XVII a XVIII do art. 78 da Lei 8.666/93, atualizada pela Lei 9.854, de 27.10.99;

• Amigavelmente, formalizada em autorização escrita e fundamentada da Contratante, mediante aviso prévio por escrito, de 90 dias ou de prazo menor a ser negociado pelas partes à época da rescisão;

• Judicialmente, nos termos da legislação.

2. A rescisão também poderá ocorrer, quando a Contratada:

• Não prestar garantia suficiente para garantir o cumprimento das obrigações contratuais;

• Motivar a suspensão dos serviços por parte de autoridades competentes. Neste caso, a Contratada responderá por eventual aumento de custos daí decorrentes e por perdas e danos que a Contratante, como conseqüência, venha a sofrer;

• Deixar de comprovar sua regularidade fiscal, inclusive contribuições previdenciárias e depósitos do FGTS, para com seus funcionários;

• Vier a ser declarada inidônea por qualquer órgão da Administração Pública;

• Vier a ser atingida por protesto de título, execução fiscal ou outros fatos que comprometam a sua capacidade econômico-financeira;

• Utilizar em benefício próprio ou de terceiros informações sigilosas às quais tenha acesso por força de suas atribuições contratuais.

3. Os casos de rescisão contratual serão formalmente motivados nos autos do processo, assegurado o contraditório e a ampla defesa;

4. As responsabilidades imputadas à Contratada, por prejuízos decorrentes de ações delitivas perpetradas contra a Contratante, não cessam com a rescisão do contrato;

5. A rescisão acarretará, de imediato:

• Execução da garantia, para ressarcimento, à Contratante, dos valores das multas aplicadas ou de quaisquer outras quantias ou indenizações a ele devidas;

• Retenção dos créditos decorrentes do contrato, até o limite dos prejuízos causados à Contratante.

20. DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

As despesas decorrentes da contratação, objeto deste Termo de Referência, correrão à conta da seguinte dotação orçamentária dos órgãos participantes do Registro de Preços.