Contract
Universidade Federal da Bahia | Sistema de Desenvolvimento Institucional PO - Procedimento Operacional | ||
Unidade Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento | |||
Processo | Identificação PO/PROPLAN/CCCONV/NAE/06 | Versão 05 | Nº de folhas 1 de 13 |
Glossário de Siglas e Termos
AAI – Assessoria de Acordos Internacionais
CCCONV – Coordenação de Convênios e Contratos Acadêmicos da PROPLAN
CCF – Coordenação de Contabilidade e Finanças da PROAD COORC – Coordenação de Orçamento da PROPLAN/CCCONV DOAP – Despesas Operacionais e Administrativas do Projeto
D.O.U – Diário Oficial da União
GRU – Guia de Recolhimento da União
Instrumento jurídico - Documento produzido entre partes que gera efeito jurídico, como acordos, contratos, convênios, termos e congêneres.
NAC – Núcleo de Acompanhamento e Controle da PROPLAN/CCCONV
NAE – Núcleo de Análise e Elaboração da PROPLAN/CCCONV
Parceiro - Instituição que repassa recursos financeiros à UFBA, como: concedente, financiador, contratante e doador
PROAD – Pró-Reitoria de Administração da UFBA
PROPLAN – Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento da UFBA
RCO - Relatório de cumprimento de objeto
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
I. OBJETIVO
Formalizar acordos de cooperação entre a UFBA e Instituições Internacionais.
I. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Resolução CONSUNI 06/2013 - Dispõe sobre as relações entre a UFBA e suas Fundações de Apoio nos termos da Lei nº 8.958, de 20 de dezembro de 1994, e do Decreto 7.423, de 31 de dezembro de 2010.
Resolução CONSUNI 01/2021 - Dispõe sobre as relações entre a Universidade Federal da Bahia - UFBA e Fundações de Apoio, nos termos da Lei nº 8.958, de 20 de dezembro de 1994, Decreto nº 7.423, de 31 de dezembro de 2010, Decreto nº 8.240, de 21 de maio de 2014 e Decreto nº 8.241, de 21 de maio de 2014.
II. RESPONSABILIDADES
⮚ AAI: realiza análise documental e técnica do processo; faz a tradução da minuta do acordo internacional e anexa ao processo as duas versões (português e no idioma do parceiro); elabora parecer sobre a pertinência do acordo e o encaminha eletronicamente à CCCONV; assina e solicita ao Parceiro a assinatura do acordo internacional; anexa o instrumento jurídico, assinado por todos os envolvidos, ao processo e encaminha ao NAE.
⮚ CCCONV: identifica a solicitação e encaminha o processo ao NAE.
⮚ CCF: emite contrato de fechamento de câmbio (modelo do Banco do Brasil); identifica e atesta o ingresso do recurso na Conta única do Tesouro Nacional; envia a solicitação para a CO para a liberação do crédito; registra o empenho.
⮚ CO: libera o crédito para a Unidade acadêmica indicada, após a autorização do Pró-Reitor da PROPLAN.
⮚ Coordenação do projeto: elabora projeto/plano de trabalho; submete o projeto para aprovação da Congregação da Unidade/órgão equivalente; emite RCO ao final do projeto e anexa ao processo.
⮚ Congregação da Unidade/órgão equivalente: analisa o projeto.
⮚ Fundação de apoio: comunica expressamente à Unidade, por e-mail, o seu interesse e a sua capacidade de realização do projeto; presta contas ao NAP de acordo PO/PROPLAN/CCCONV/23 – Prestação de Contas da Fundação de apoio, ou PO/PROPLAN/CCCONV/25 – Prestação de contas em projetos tripartites.
⮚ NAC: acompanha a execução do projeto de acordo com os procedimentos operacionais 10 a 22 da CCCONV.
⮚ NAE: cadastra o projeto no SIPAC (módulo projeto e convênios); encaminha, quando couber, o processo para Procuradoria Federal junto à UFBA; analisa o parecer jurídico; encaminha o processo eletrônico com despacho solicitando ciência e assinatura do instrumento jurídico pelo Reitor; publica o acordo internacional no D.O.U e envia cópia do extrato da publicação para: Unidade de origem do projeto, Coordenador do projeto, CCF (quando houver recurso financeiro), e CO (quando houver recurso financeiro); anexa ao processo o extrato da publicação no D.O.U.
⮚ Parceiro: assina o acordo internacional e o encaminha à AAI; realiza a operação de pagamento.
⮚ Procuradoria Federal junto à UFBA: elabora o parecer jurídico e o encaminha eletronicamente ao NAE.
⮚ Reitor (a): assina o instrumento jurídico e emite despacho de encaminhamento à AAI.
⮚ Relatoria do processo: elabora parecer circunstanciado e encaminha à Congregação.
⮚ Unidade: indica relator do processo na Congregação; cadastra o processo no SIPAC (módulo de protocolo) e o encaminha eletronicamente à AAI; encaminha uma Solicitação de Crédito à CCF para inclusão da informação sobre a entrada do recurso; encaminha a solicitação de empenho à CCF.
III. PROCEDIMENTOS
Este procedimento pressupõe um contato prévio entre a unidade da UFBA interessada e a organização internacional, para cumprimento das rotinas acadêmicas.
Para a realização de projetos com recursos executados por fundação de apoio, também deverá ser seguido o PO/PROPLAN/CCCONV/NAE/03 (Procedimento de contratação de Fundação de Apoio por Dispensa de Licitação), que se desenvolve de forma paralela a este PO.
1. Coordenação do Projeto elabora projeto/plano de trabalho.
Quando for o caso, Coordenação do projeto acorda com a Fundação de Apoio o valor dos Despesas Operacionais e Administrativas do Projeto - DOAP da Fundação. A DOAP não é uma taxa genérica, mas uma previsão baseada em custos efetivos para o projeto.
2. Fundação de Apoio comunica expressamente à Unidade, por e-mail, o seu interesse e a sua capacidade de realização do projeto.
3. Unidade indica relator do processo na Congregação.
4. Relatoria do processo elabora parecer circunstanciado e encaminha à Congregação.
O parecer deve observar os assuntos e itens do art.12, III da Resolução CONSUNI 01/2021.
5. Coordenação do Projeto submete o projeto para aprovação da Congregação da Unidade/órgão equivalente.
Quando o projeto for com Fundação de Apoio, o projeto deve preencher os seguintes critérios:
a) necessidade de manter 2/3 de partícipes da UFBA como membros do projeto, conforme determina o Art. 4º, inciso I da Resolução 06/2013 do CONSUNI;
b) aprovação dos valores das bolsas, quando for o caso;
c) indicação de que os recursos financeiros serão executados por Fundação de Apoio.
d) Parecer circunstanciado do relator do projeto.
6. Congregação da Unidade/órgão equivalente analisa o projeto.
Projeto aprovado?
Não🡪 Fim do procedimento Sim🡪 Continua procedimento
A ata de aprovação deve constar:
a) aprovação da contratação de FUNDAÇÂO de Apoio por dispensa de licitação, Arts. 1-A e 1-B da Lei 8.958/94;
b) observação de que o projeto atende a determinação do Art. 4º, I da Resolução 06/2013 do CONSUNI, que prevê dois terços de partícipes da UFBA como membros do projeto;
c) aprovação dos valores das bolsas, quando for o caso.
7. Unidade cadastra o processo no SIPAC (módulo de protocolo) e o encaminha eletronicamente à AAI.
O processo deverá ser cadastrado no SIPAC com o seguinte Assunto: 001 – Relação Interinstitucional e assunto detalhado: Acordo Internacional.
No processo devem ser cadastrados, individualmente, os seguintes documentos na forma e ordem abaixo descritas:
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |||
a) | Ofício do Diretor da Unidade, em atenção ao AAI. | Ofício | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Cópia Simples | Direção da unidade | ||
b) | Edital, se for o caso. | Edital | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Documento Original | Servidor do setor | ||
c) | Plano de Trabalho encaminhado pelo parceiro | Projeto | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Documento Original | Servidor do setor | ||
d) | Minuta do acordo internacional | Minuta de acordo | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Documento original | Servidor do Setor | ||
e) | Parecer Circunstanciado | Parecer | Ostensivo | Anexar documento | Cópia Simples | Servidor do Setor | ||
e) | Formulário de cadastramento da proposta no sistema do parceiro (quando | Formulário | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Documento original | Servidor do Setor | ||
Elaborado por Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxx; Xxxxxxx Xxxxxx; Xxxxxx Xxxxx | Aprovado por Xxxxx Xxxxxxxx | Data 24/08/2021 |
for o caso) | ||||||
f) | Despacho de encaminhamento à AAI | Despacho | Ostensivo | Escrever documento | ----- | Servidor do Setor |
8. AAI realiza análise documental e técnica do processo.
O processo está em conformidade?
Não🡪 Solicita ajustes das inconsistências à Unidade. Sim🡪 Continua o procedimento
9. AAI faz a tradução da minuta do acordo internacional e anexa ao processo as duas versões (português e no idioma do parceiro), seguindo as orientações abaixo:
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Minuta do acordo internacional em português | Minuta de Acordo | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Documento original | Servidor do Setor |
b) | Minuta do acordo internacional no idioma do parceiro | Minuta de Acordo | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Documento original | Servidor do Setor |
10. XXX, através do assessor, elabora parecer sobre a pertinência do acordo e o encaminha eletronicamente à CCCONV (unidade de destino: 12.01.05.04 – Setor de Xxxxxxxxx/PROPLAN), seguindo a orientação abaixo:
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Parecer | Parecer | Ostensivo | Escrever documento | Cópia Simples | Assessor |
b) | Despacho de encaminhamento à CCCONV | Despacho | Ostensivo | Escrever documento | ----- | Servidor do Setor |
11. CCCONV identifica a solicitação e encaminha o processo ao NAE.
12. NAE cadastra o projeto no SIPAC (módulo projeto e convênios).
13. NAE encaminha, quando xxxxxx, o processo para Procuradoria Federal junto à UFBA, para análise do acordo internacional e elaboração do parecer jurídico.
14. Procuradoria Federal elabora o parecer jurídico e o encaminha eletronicamente ao NAE, conforme instruções abaixo:
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Parecer Jurídico | Parecer | Ostensivo | Anexar Documento | Cópia Simples | Servidor do setor |
Elaborado por Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxx; Xxxxxxx Xxxxxx; Xxxxxx Xxxxx | Aprovado por Xxxxx Xxxxxxxx | Data 24/08/2021 |
Digital | ||||||
b) | Despacho de encaminhamento ao NAE | Despacho | Ostensivo | Escrever documento | ----- | Servidor do Setor |
15. NAE analisa o parecer jurídico.
Parecer favorável?
Não🡪 Emite despacho no SIPAC (módulo de protocolo) com as pendências a serem sanadas e envia à Unidade de origem para ciência do Coordenador do Projeto.
Com conversão em diligência🡪 Corrige o problema e emite despacho à Procuradoria Federal junto à UFBA para novo parecer.
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Nova Minuta do acordo | Minuta de Acordo | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Documento original | Servidor do Setor |
b) | Despacho de pendências | Despacho | Ostensivo | Escrever no SIPAC | ------------ | Servidor do setor |
Com ressalva🡪 Corrige o problema, anexa nova minuta e continua o procedimento.
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Nova Minuta do acordo | Minuta de Acordo | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Documento original | Servidor do Setor |
Sim🡪 Continua o procedimento
16. NAE encaminha o processo eletrônico com despacho solicitando ciência e assinatura do instrumento jurídico pelo Reitor.
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Despacho de encaminhamento ao Reitor | Despacho | Ostensivo | Escrever no SIPAC | ------------ | Servidor do setor |
É imprescindível que no despacho conste o número da página que a minuta a ser assinada se encontra no processo. |
17. Reitor assina o instrumento jurídico e emite despacho de encaminhamento à AAI.
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Despacho de encaminhamento à AAI | Despacho | Ostensivo | Escrever no SIPAC | ------------ | Servidor do setor |
18. AAI assina e solicita ao Parceiro a assinatura do acordo internacional.
19. Parceiro assina o acordo internacional e o encaminha à AAI.
20. AAI anexa o instrumento jurídico, assinado por todos os envolvidos, ao processo e encaminha ao NAE.
Esta etapa será necessária sempre que a assinatura do instrumento jurídico ocorrer em ambiente externo ao processo no SIPAC (módulo de protocolo).
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Acordo Internacional | Acordo | Ostensivo | Anexar documento digital | Cópia simples | Servidor do setor |
b) | Despacho de encaminhamento ao NAE | Despacho | Ostensivo | Escrever no SIPAC | ------------ | Servidor do setor |
21. XXX publica o acordo internacional no D.O.U. e envia cópia do extrato da publicação para:
a. Unidade de origem do projeto;
b. Coordenador do projeto;
c. CCF - Coordenação de Contabilidade e Finanças (quando houver recurso financeiro); e
d. CO - Coordenação de Orçamento (quando houver recurso financeiro)
22. NAE anexa ao processo o extrato da publicação no D.O.U, conforme instruções abaixo:
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | Extrato da publicação no D.O.U | Publicação do Diário Oficial | Ostensivo | Anexar documento digital | Documento original | Servidor do setor |
23. Parceiro realiza a operação de pagamento.
No caso de recursos que ingressam diretamente na Fundação de Apoio, seguir normas especificas e pular as etapas 20 a 26 deste PO.
24. CCF emite contrato de fechamento de câmbio (modelo do Banco do Brasil).
O conteúdo do ofício é a solicitação da conversão do recurso da moeda de origem para a moeda de destino.
O ofício é enviado pela seção financeira da CCF para o Banco do Brasil a seção de receitas (SCRP) verifica a entrada do recurso para posterior solicitação de crédito por parte das unidades.
25. CCF, através do SIAFI, identifica e atesta o ingresso do recurso na Conta única do Tesouro Nacional.
Quando da conversão da GRU em Documento de Arrecadação (RA), deve-se informar à Unidade Acadêmica que está sendo contemplada pelo crédito para que possam acompanhar.
26. Unidade encaminha uma solicitação de crédito à CCF para inclusão da informação sobre a entrada do recurso.
27. CCF envia a solicitação para a COORC para a liberação do crédito.
28. COORC libera o crédito para a Unidade acadêmica indicada, após a autorização do Pró-Reitor da PROPLAN.
29. Unidade encaminha a solicitação de empenho à CCF.
30. CCF registra o empenho.
Quando procedidos todos os trâmites, ocorrem os processos de liquidação e pagamento.
31. NAC acompanha a execução do projeto de acordo com os procedimentos operacionais 10 a 22 da CCCONV.
O acompanhamento abrange:
Inclusão/exclusão de membro na equipe executora: PO/PROPLAN/CCCONV/10
Inclusão/exclusão de membro na equipe executora – Projetos TRIPARTITE: PO/PROPLAN/CCCONV/11
Solicitação de Remanejamento de recursos financeiros: PO/PROPLAN/CCCONV/12
Solicitação de Remanejamento de recursos financeiros – Projetos TRIPARTITE: PO/PROPLAN/CCCONV/13
Solicitação de Termo Aditivo: PO/PROPLAN/CCCONV/14
Solicitação de Termo Aditivo de PRAZO: PO/PROPLAN/CCCONV/15
Solicitação de Termo Aditivo – Projetos TRIPARTITE: PO/PROPLAN/CCCONV/16 Termo de Doação dos Bens de Projeto acadêmico para UFBA: PO/PROPLAN/CCCONV/17 Emissão de GRU e fatura: PO/PROPLAN/CCCONV/18
Utilização de saldo de aplicação financeira: PO/PROPLAN/CCCONV/19 Termo de apostilamento: PO/PROPLAN/CCCONV/20
Atualização de cronograma de desembolso: PO/PROPLAN/CCCONV/21 Distrato de contrato: PO/PROPLAN/CCCONV/22
32. Coordenação do Projeto emite RCO ao final do projeto e anexa ao processo, conforme instruções abaixo:
Ordem dos documentos | Tipo | Natureza | Forma de documento | Conferência | Assinante | |
a) | RCO | Relatório de Cumprimento de Objeto | Ostensivo | Anexar Documento Digital | Cópia simples | Coordenador do Projeto |
33. Fundação de Apoio presta contas ao NAP de acordo PO/PROPLAN/CCCONV/23 – Prestação de Contas da Fundação de apoio, ou PO/PROPLAN/CCCONV/25 – Prestação de contas em projetos tripartites.
Fim do Processo
IV. FORMULÁRIOS E MODELOS CORRELATOS
Não se aplica.
V. FLUXOGRAMAS Etapa 1.
Etapa 2.
Etapa 3.
Etapa 4.
VI. CONTROLE DE REVISÕES
Revisão | Data | Histórico das Revisões | Item(ns) Revisado(s) | Revisado por |
05 | 05/05/2023 | Alteração do Código CONARQ de acordo com a tabela/2020 | 1/21 | Xxxxxx Xxxxx |
04 | 24/08/2021 | Adequação à Resolução CONSUNI 01/2021 | 5/33 | Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx |
03 | 20/07/2020 | Adequação do processo à assinatura digital dos documentos e atualizações levantadas pela CCF | 11 /30 | Xxxxxx Xxxxx |
02 | 03/09/2019 | Procedimentos em conformidade com o UFBAPEN | Todos | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx |
01 | 27/05/2015 | Procedimentos | 6 / 22 | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx |
00 | 06/03/2014 | Elaboração do documento | Todos | Túlio Fabrinne Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx |
Data | Nome | Órgão | |
Aprovado para uso | 05/10/2020 | Xxxxx Xxxxxxxx | CCCONV |
Em aprovação | Xxxxxxx Xxxx | Pró-reitor PROPLAN | |
31/10/2019 | Xxxxx Xxxxxxxx | CCCONV | |
06/03/2014 | Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx | PROPLAN | |
Revisado | 05/05/2023 | Xxxxxx Xxxxx Pena | SUPAD |
24/08/2021 | Xxxxxx Xxxxx Xxxx e Xxxxx Xxxxxxxx | SUPAD - CCCONV | |
10/09/2020 | Xxxxx Xxxxxxxx | PROPLAN/CCCONV | |
20/07/2020 | Xxxxxx Xxxxx Pena | SUPAD | |
23/09/2019 | Xxxxxx Xxxxx | SUPAD | |
Túlio Fabrinne | PROPLAN/CCCONV | ||
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxx | PROPLAN/CCCONV/NAE |
Xxxxxxx Xxxxxx | PROPLAN/CCCONV/NAE | ||
27/05/2015 | Xxxxx Xxxxxxxx | PROPLAN/CCCONV | |
Xxxxxx Xxxx | SUPAD | ||
30/10/2013 | Xxxxxx Xxxxxxx | Gabinete do Reitor | |
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx | PROAD/CCF | ||
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx | PROPLAN/Assessoria | ||
Xxxxx Xxxxxxxx | PROPLAN/CCCONV | ||
Elaborado | 28/10/2013 | Xxxxxxx Xxxxxxx | SUPAD |
Xxxxx Xxxxxxx | XXXXX |