DA COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO - CA

DA COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO - CA

Da Estrutura Administrativa

Art. 10. A Coordenadoria de Administração possui a seguinte composição:

I - Supervisão de Licitações e Disputas Eletrônicas - SULIDE

a) Comissão Permanente de Licitação;

II - Divisão de Execução Orçamentária e Financeira - DEOF;

III - Divisão de Contratações e Gestão Contratual - DICGC;

a) Serviço de Planejamento e Contratos;

b) Serviço de Fiscalização Documental;

c) Serviço de Registro de Preços;

IV - Divisão de Engenharia e Arquitetura - DEA;

V - Núcleo de Manutenção e Serviços Gerais – NUMASG:

a) Seção de Logística – SELOG.

Das Atribuições

Da Coordenadoria

Art. 11. Compete à Coordenadoria de Administração planejar, organizar, gerenciar e monitorar as atividades relacionadas a aquisições, contratações e gestão contratual; patrimônio, almoxarifado e serviços gerais; gestão socioambiental; logística, manutenção e infraestrutura; e execução orçamentária e financeira dos recursos destinados à Unidade.

Do Coordenador

Art. 12. São atribuições específicas do Coordenador de Administração:

I - Planejar, organizar, dirigir e monitorar as atividades realizadas pela Coordenadoria;

II - Propor políticas e diretrizes relativas a sua área de atuação em nível local, alinhadas ao Planejamento Estratégico Institucional;

III - Propor a homologação de pregão, assim como a adjudicação e a homologação de outras modalidades de licitação, conforme o caso;

IV - Propor abertura de processo para a aquisição de bens ou contratação de serviços por licitação, mediante adesão a ata de registro de preços, dispensa ou inexigibilidade de licitação, após devidamente instruído pela área competente, atendendo aos prazos previstos no calendário de contratações, conforme o caso;

V - Propor ao Secretário Estadual a alienação de bens móveis;

VI - Propor a instauração dos processos administrativos visando a apuração de infrações em desfavor de licitantes e contratados;

VII - Propor a aplicação de penalidades ou o arquivamento de processo administrativo instaurado em desfavor de licitantes e contratados;

VIII - Realizar reuniões periódicas para ajustes e alinhamento dos procedimentos da Coordenadoria;

IX - Promover a capacitação e a motivação dos servidores de sua Coordenadoria;

X - Exercer o controle de frequência dos chefes dos setores vinculados à Coordenadoria;

XI - Gerir as questões administrativas da Coordenadoria;

XII - Fazer a avaliação dos chefes dos setores vinculados à Coordenadoria;

XIII - Manter o Procurador-Chefe e o Secretário Estadual informados sobre todas e quaisquer necessidades e ocorrências relevantes, referentes a todos os setores sobre sua responsabilidade;

XIV - Coordenar as ações decorrentes do planejamento estratégico relativas a setores da Coordenadoria;

XV - Confeccionar, quando solicitado, informações, pesquisas, relatórios ou estatísticas;

XVI - Fazer o levantamento de dados para o Painel de Contribuição da PR/DF;

XVII - Elaborar e encaminhar ao Secretário Estadual e ao Procurador-Chefe o planejamento anual dos trabalhos da Coordenadoria;

XVIII - Atualizar semestralmente o manual de rotinas da Coordenadoria; e

XIX - Desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade, quando determinadas pela

chefia imediata.

Da Supervisão de Licitações e Disputas Eletrônicas

- SULIDE -

Art. 13. À Supervisão de Licitações e Disputas Eletrônicas compete:

I - Planejar, organizar, supervisionar e monitorar as licitações e cotações eletrônicas no âmbito da PR/DF;

II - Orientar as Unidades Administrativas Vinculadas sobre os procedimentos licitatórios e disputas eletrônicas;

III - Elaborar os editais das licitações realizadas no âmbito da PR/DF;

IV - Revisar tecnicamente os processos de licitação, antes de ser submetido à decisão do ordenador de despesas; e

V - Planejar, organizar, supervisionar e monitorar as atividades desenvolvidas pela Comissão Permanente de Licitação, pelas Comissões Especiais e Licitação e pela equipe de pregão.

Da Comissão Permanente de Licitação

- CPL -

Art. 14. A Comissão Permanente de Licitação e às Comissões Especiais de Licitação compete:

I - Conduzir os processos licitatórios nas modalidades concorrência, tomada de preços, convite, concurso e leilão;

II - Providenciar a publicação dos atos previstos na legislação pertinente;

III - Receber e examinar os pedidos de esclarecimentos e impugnações ao instrumento convocatório e sobre eles deliberar;

IV - Julgar as fases de habilitação e classificação de propostas;

V - Realizar as diligências que entender necessárias em qualquer fase do procedimento licitatório;

VI - Adjudicar o objeto, quando não houver recurso;

VII - Encaminhar o processo administrativo, devidamente instruído, à autoridade

competente, para decisão acerca da homologação e, em caso de recurso, da adjudicação do objeto da licitação;

VIII - Receber recurso e sobre eles se manifestar, mediante juízo de reconsideração de seus atos ou mantença da decisão, prestar informações e submeter o processo à autoridade superior para decisão;

IX - Atestar a regularidade da fase externa da licitação, antes de submeter o processo ao ordenador de despesas;

X - Desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade, quando determinadas pela chefia imediata.

Art. 15. Ao Presidente da Comissão Permanente de Licitação e aos Presidentes das Comissões Especiais de Licitação compete:

I - Representar a Comissão nos assuntos de sua competência;

II - Planejar, organizar, supervisionar, monitorar e executar as atividades da Comissão; e

III - Presidir as sessões de licitação.

Art. 16. Ao pregoeiro compete:

I - Conduzir, com o auxílio da equipe de apoio, as licitações na modalidade pregão;

II - Presidir as sessões de pregão, assim como as de contratação via cotação eletrônica;

III - Receber, examinar e decidir, com apoio do setor requisitante do objeto e do responsável pela elaboração do edital, sobre pedidos de esclarecimentos e impugnações ao instrumento convocatório;

IV - Providenciar a publicação dos atos previstos na legislação pertinente;

V - Realizar as diligências que entender necessárias em qualquer fase do procedimento licitatório;

VI - Decidir sobre habilitação, aceitação de proposta e adjudicação do objeto do pregão;

VII - Exercer juízo prévio de admissibilidade do recurso, podendo reconhecer a procedência do pedido, caso em que reformará o ato recorrido ou, mantendo a decisão, prestar informações, submetendo o processo à autoridade superior para decisão do recurso;

VIII - Encaminhar o processo devidamente instruído à autoridade superior e propor a homologação;

IX - Conduzir a sessão pública na internet;

X - Verificar a conformidade da proposta com os requisitos estabelecidos no instrumento convocatório;

XI - Dirigir a etapa de lances;

XII - Verificar e julgar as condições de habilitação;

XIII - Indicar o vencedor do certame;

XIV - Adjudicar o objeto, quando não houver recurso;

XV - Conduzir os trabalhos da equipe de apoio;

XVI - Atestar a regularidade da fase externa da licitação, antes de submeter o processo ao ordenador de despesas.

Da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira

- DEOF -

Art. 17. A Divisão de Execução Orçamentária e Financeira incumbe:

I - Planejar, organizar, supervisionar e monitorar as atividades do seu âmbito de atuação;

II - Processar as respectivas anulações;

III - Proceder à apuração e manter posição atualizada dos saldos orçamentários, bem como das despesas para inscrição em “Restos a Pagar”;

IV - Fornecer as informações necessárias à elaboração da proposta de programação e reprogramação orçamentária da Unidade, assim como para subsidiar a tomada de contas anual do Ministério Público Federal;

V - Efetuar e controlar os empenhos de todas as despesas no âmbito da Unidade;

VI - Prestar informações em processos relativos às despesas de consumo, serviços ou bens de capital;

VII - Alimentar e manter atualizados sistemas informatizados institucionais, bem como relatórios e planilhas para acompanhamento e controle de despesas e execução orçamentária;

VIII - Registrar, controlar, instruir e acompanhar os processos de suprimentos de fundos e orientar tecnicamente os supridos;

IX - Emitir Guias de Recolhimento da União - GRU, para ressarcimento de valores, expedindo orientações, conforme a necessidade, bem como acompanhar o efetivo recolhimento;

X - Manter atualizado o rol de responsáveis, em sistema próprio;

XI - Efetuar análise, correção, registros, lançamentos, atualização, bem como proceder aos envios necessários, dentro da sua esfera de atribuição, em sistemas informatizados, conforme o caso;

XII - Acompanhar a tramitação de projetos de lei de créditos orçamentários enviados ao Congresso Nacional;

XIII - Acompanhar, a partir da tramitação de projetos de lei no Congresso Nacional, o sistema inerente ao Orçamento - Sistema Integrado de Administração Financeira - até o término do exercício financeiro;

XIV - Consultar regularidade fiscal de pessoas jurídicas/físicas;

XV - Realizar a conformidade de operadores;

XVI - Publicar mensalmente as contas públicas;

XVII - Auxiliar na elaboração do Relatório Anual de Gestão;

XVIII - Cadastrar usuários nos sistemas Rede SERPRO e SIAFI;

XIX - Apresentar mensalmente a GFIP/SEFIP;

XX - Encaminhar às empresas o comprovante anual de retenção de tributos;

XXI - Elaborar anualmente a DIRF;

XXII - Controlar arquivos referentes aos Processos Administrativos;

XXIII - Desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade, quando determinadas pela chefia imediata.

Da Divisão de Contratações e Gestão Contratual

- DCGC -

Art. 18. À Divisão de Contratações e Gestão Contratual compete:

I - Planejar, organizar, supervisionar e monitorar a execução das atividades relacionadas à contratação de bens e serviços, bem como a gestão e fiscalização destes;

II - Propor ao Coordenador de Administração a adoção de políticas e diretrizes no âmbito da Unidade Administrativa de Gestão do Ministério Público Federal, visando ao aprimoramento e à padronização das atividades mencionadas no inciso anterior;

III - Zelar pela instrução dos processos administrativos relacionados às contratações;

IV - Prestar apoio e orientação técnica às unidades requisitantes na elaboração de termos de referência e projetos básicos para subsidiar as contratações;

V - Elaborar, em conjunto com a área requisitante, termos de referência e projetos básicos para subsidiar as contratações;

VI - Encaminhar à autoridade competente, mediante relatório fundamentado, o processo administrativo devidamente instruído, para decisão sobre a contratação direta ou licitação;

VII - Realizar o acompanhamento das contratações, desde a identificação da necessidade até a entrega do objeto;

VIII - Desenvolver e propor modelos, métodos e processos de trabalho pertinentes a sua área de atuação;

IX - Exercer as atividades relacionadas à gerência de registro de preços;

X - Zelar pela instrução dos processos administrativos relacionados às contratações diretas;

XI - Elaborar minutas de contratos, aditivos, apostilas e outros instrumentos similares;

XII - Analisar a vantagem econômica das renovações contratuais, realizando ou orientando os responsáveis pela respectiva pesquisa de mercado e instrução processual;

XIII - Orientar e prestar suporte técnico aos fiscais de contratos;

XIV - Promover a gestão documental dos contratos no âmbito da Unidade Administrativa de Gestão e das Unidades Administrativas Vinculadas;

XV - Acompanhar e monitorar, com os respectivos fiscais, os prazos contratuais de responsabilidade da Unidade Administrativa de Gestão e das Unidades Administrativas Vinculadas;

XVI - Expedir ou receber representações e comunicações sobre infrações praticadas por

licitantes e contratados;

XVII - Propor ao Coordenador de Administração, de ofício ou por provocação do fiscal do contrato, a instauração de processo administrativo em face de licitantes e contratados;

XVIII - Praticar os atos necessários à instrução dos processos administrativos;

XIX - Encaminhar notificação às empresas ou pessoas físicas envolvidas para o exercício do contraditório e ampla defesa em processos de apuração de infração contratual, mantendo o controle de prazos e o registro e acompanhamento dos processos de aplicação de penalidades;

XX - Encaminhar relatório conclusivo com proposta de arquivamento ou aplicação de penalidades administrativas;

XXI - Registrar, nos sistemas pertinentes, as sanções aplicadas; e

XXII - Providenciar a publicação dos atos previstos na legislação pertinente.

Do Serviço de Fiscalização Documental Art. 19. Compete ao Serviço de Fiscalização Documental:

I - Receber a nota fiscal/fatura com todos os documentos necessários ao atesto, no caso dos contratos que envolvam mão de obra residente, após devidamente protocolados na Seção de Comunicações Administrativas;

II - Analisar a documentação comprobatória do cumprimento das obrigações e encargos trabalhistas e sociais, bem como os documentos fiscais apresentados pela empresa contratada, preenchendo formulário para conferência de documentos (Anexo IV), que deverá constar no processo de pagamento;

III - Verificar os comprovantes de pagamento (SEFIP, GFIP, GPS e GRF) que demonstrem a regularidade da empresa contratada junto ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS e à Previdência Social;

IV - Verificar as folhas de pagamento, que deverão ser distintas, e o respectivo resumo geral, relacionando todos os segurados alocados na prestação de serviços, na forma prevista no artigo 225, do regulamento da Previdência Social, inciso I da Instrução Normativa RFB nº 971, de novembro de 2009;

V - Fiscalizar a entrega de benefícios aos empregados, solicitando os documentos que

comprovem fornecimento de vale-transporte, vale-refeição e demais benefícios quando, por xxxxxxx, previstos no contrato ou na convenção coletiva de trabalho;

VI - Fiscalizar os registros obrigatórios na Carteira de Trabalho dos funcionários prestadores de serviço no Órgão, certificando se o valor do salário é o mesmo constante da planilha de preços aprovada pela Administração;

VII - Fiscalizar o fiel e imediato cumprimento das normas estabelecidas na convenção ou acordo coletivo de trabalho da categoria, independentemente da repactuação do contrato;

VIII - Atestar a regularidade da documentação apresentada pela empresa contratada, no verso da primeira via das notas fiscais/faturas, conjuntamente com o atesto do gestor do contrato, observado o prazo necessário para a conferência dos documentos e encaminhamento dos mesmos à Divisão Orçamentária e Financeira, a fim de que possa ser cumprido o prazo para pagamento estabelecido no contrato;

IX - Oficiar a empresa contratada quando houver necessidade de substituição de nota fiscal/fatura ou de algum documento necessário ao atesto, informando os dados corretos a constar no documento, determinando prazo para o saneamento das questões levantadas;

X - Informar à Chefia da DICGC a ocorrência de qualquer irregularidade relativamente aos itens sob sua competência, para que sejam tomadas as providências cabíveis, anexando quando for o caso, a documentação comprobatória;

XI - Responder pelos encargos financeiros gerados pelo atraso injustificado no atesto da nota fiscal/fatura, sob sua responsabilidade, em que der causa, conforme apurado em processo administrativo próprio;

XII - Verificar, na hipótese de rescisão contratual, o pagamento pela empresa contratada das verbas rescisórias ou a comprovação de que os empregados serão realocados em outras atividades de prestação de serviços, sem que ocorra a interrupção do contrato de trabalho;

XIII - Verificar, quando ocorrer a alteração da empresa prestadora de serviços terceirizados, a existência, na convenção coletiva de trabalho da categoria, de dispositivo de incentivo à continuidade dos empregados na Administração Pública e comunicar a empresa que terá o contrato encerrado, em tempo hábil, para que esta possa notificar o sindicato laboral;

XIV - Verificar se o documento fiscal apresentado contém os dados exigidos nas normas que regem o tema; e

XV - Exigir a apresentação de certidões negativas de débito da Fazenda Nacional, Estadual e Municipal, do INSS e do FGTS, ou do SICAF.

Do Serviço de Planejamento e Contratos Art. 20. Compete Serviço de Planejamento e Contratos:

I - Controlar os prazos de vencimento dos contratos;

II - Elaborar, em conjunto com a área requisitante, termos de referência e projetos básicos para subsidiar as contratações;

III - Realizar ou orientar os responsáveis pela pesquisa de mercado e instrução processual de novas contratações;

IV - Promover e instruir procedimentos para prorrogação dos contratos;

V - Analisar a vantagem econômica das renovações contratuais, realizando ou orientando os responsáveis pela respectiva pesquisa de mercado e instrução processual;

VI - Promover e instruir procedimentos para reequilíbrio econômico-financeiro dos contratos;

VII - Promover os procedimentos de repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro dos contratos;

VIII - Promover e instruir procedimentos para rescisão contratual e aplicação de sanções administrativas;

IX - Alimentar bancos de dados exigidos e relacionados à administração geral dos contratos;

X - Atualizar os procedimentos administrativos relacionados às contratações de acordo com a legislação vigente;

XI - Prestar assistência aos Fiscais de Contrato, dirimindo dúvidas e concedendo a devida orientação;

XII - Elaborar e aperfeiçoar os contratos administrativos;

XIII - Colher assinaturas em contratos, termos aditivos e apostilas;

XIV - Providenciar publicação dos contratos, termos aditivos e decisões, observando os prazos legais;

XV - Providenciar elaboração minuta de portaria designando o Fiscal de cada contrato;

XVI - Dar suporte à chefia nos processos de negociação contratual;

XVII - Encaminhar aos Fiscais de Contratos e à Seção de Fiscalização Documental os documentos necessários ao fiel acompanhamento e fiscalização da execução dos serviços contratados;

XVIII - Consultar o Gestor de Contrato e a empresa Contratada sobre o interesse na prorrogação do contrato, com antecedência mínima de 150 (cento e cinquenta) dias do término de sua vigência;

XIX - Comunicar o interesse, o desinteresse ou a impossibilidade de prorrogação contratual à Coordenadoria de Administração, com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias do término da vigência do contrato;

Do Serviço de Registro de Preços Art. 21. Compete ao Serviço de Registro de Preços:

I - Acompanhar a vigência das Atas de Registro de Preços da PR/DF e das Atas às quais a PR/DF aderir;

II - Controlar o quantitativo registrado e baixado nas Atas de Registro de Preços, informando eventuais saldos e indicando a necessidade de se iniciar novo registro de preços às áreas interessadas com antecedência mínima de 150 dias do término de vigência da Ata;

III - Fazer os encaminhamentos necessários para as adesões, solicitadas ou recebidas, pela PR/DF, às Atas de Registro de Preços;

IV - Efetuar controle sobre os quantitativos autorizados para adesões às Atas de Registro de Preços da PR/DF, conforme limites estabelecidos na legislação;

V - Encaminhar a autoridade competente ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades por descumprimento do pactuado na Ata de Registro de Preços;

VI - Encaminhar ao setor competente, para negociação, eventuais pedidos de reequilíbrio dos preços registrados;

VII - Adotar os procedimentos visando o remanejamento de cotas, encaminhando o pedido para autorização da autoridade competente;

VIII - Consultar outros órgãos sobre o interesse de participação em licitações para Registro de Preços da PR/DF, confirmando junto aos mesmos os seus quantitativos e a sua concordância com o objeto a ser licitado e com o termo de referência ou projeto básico.

Da Divisão de Engenharia e Arquitetura

- DEA -

Art. 22. À Divisão de Engenharia e Arquitetura compete:

I - Planejar, organizar, supervisionar e monitorar, com o apoio e a orientação técnica da Secretaria de Engenharia e Arquitetura, a execução das atividades de obras, projetos e serviços de engenharia, de arquitetura e de manutenção das instalações prediais necessárias à construção e à conservação da estrutura física, às reformas e às ampliações e à manutenção das instalações prediais das Unidades Administrativas de Gestão, das Unidades Administrativas Vinculadas e dos imóveis sob sua administração;

II - Elaborar termo de referência ou projeto básico para subsidiar a contratação de serviços atribuídos à área;

III - Fiscalizar e acompanhar as obras e serviços atribuídos à área;

IV - Analisar e elaborar projetos de engenharia e de arquitetura atribuídos à área;

V - Realizar o acompanhamento e a fiscalização das atividades de manutenção, reforma e ampliação das instalações prediais atribuídos à área;

VI - Vistoriar imóveis destinados à locação, à reforma, à aquisição e à cessão da PR/DF;

VII - Colaborar com a instrução dos processos administrativos relacionados às contratações de sua área;

VIII - Elaborar propostas e realizar estudos para alteração de leiautes, visando a otimização do uso do espaço das instalações da PR/DF;

IX - Atuar no acompanhamento das coberturas de apólice de seguro da PR/DF;

X - Desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade, quando determinadas

pela chefia imediata.

Do Núcleo de Manutenção e Serviços Gerais

- NUMASG -

Art. 23. Ao Núcleo de Manutenção e Serviços Gerais compete:

I - Planejar, organizar, supervisionar e monitorar a execução:

a) Da programação do adicional priorizado onde são adquiridos bens de capitais, materiais não inclusos no custeio básico, e serviços não continuados de pequeno valor;

b) De contratos de fornecimento não continuados, como: café, açúcar e adoçante, carimbo, chaveiro, combustível, em conjunto com a DICGC;

c) Das licitações feitas pelo Sistema de Licitações Conjuntas, em conjunto com DICGC e os órgãos participantes;

d) Das atividades da Seção de Logística, em conjunto com o Chefe da Seção e servidores;

e) Das atividades dos serviços de reprografia e digitalização, em conjunto com os servidores da seção;

II - Auxiliar os diversos setores da PR/DF nos processos licitatórios de aquisição;

III - Providenciar e monitorar o fornecimento de insumos para o serviço de copeiragem.

Do Serviço de Reprografia e Digitalização

- SRD -

Art. 24. Compete ao Serviço de Reprografia e Digitalização, sob demanda:

I - Efetuar cópias de documentos e autos administrativos, judiciais ou extrajudiciais para atender às demandas internas e externas da PR/DF, conforme normas de autorização e sigilo de documentos;

II - Encadernar documentos;

III - Triturar papéis e outros materiais inservíveis;

IV - Digitalizar documentos e autos administrativos, judiciais ou extrajudiciais para atender às demandas internas e externas da PR/DF, conforme normas de autorização e

sigilo de documentos;

V - Efetuar o controle e registro dos serviços prestados.

Da Seção de Logística

- SELOG -

Art. 25. À Seção de Logística incumbe planejar, organizar, supervisionar e controlar as atividades relativas ao material de consumo e ao material permanente no âmbito da PR/DF e ainda:

I - Planejar e promover a aquisição de material de consumo e bens permanentes, atendendo a critérios de sustentabilidade, economicidade e padronização;

II - Gerir o material de consumo disponível no almoxarifado, assim como os materiais permanentes constantes do patrimônio da PR/DF, propondo, quando cabível, o desfazimento, em observância aos critérios de sustentabilidade e padronização;

III - Manter o material de consumo disponível no almoxarifado, assim como os materiais permanentes em estoque adequadamente acondicionados; e

IV - Controlar os registros patrimoniais e contábeis dos bens imóveis afetados ao Ministério Público Federal, no âmbito da PR/DF.

Art. 26. Aos fiscais de contrato da PR/DF, designados por portaria, compete:

I - Acompanhar “in loco” a execução do objeto do contrato;

II - Orientar, estabelecendo diretrizes, dando e recebendo informações sobre a execução do contrato;

III - Determinar a correção e readequação das faltas cometidas pelo contratado e informar à Administração, por meio da Divisão de Contratações e Gestão Contratual, quando as medidas corretivas ultrapassarem sua competência.

IV - Interditar, paralisando a execução do contrato quando constatar que esteja em desacordo com o pactuado;

V - Comunicar seus afastamentos em virtude de férias, licenças ou outros motivos, para, evitando prejuízos, interrupções e/ou suspensão das atividades de fiscalização.

VI - Elaborar registro próprio e individualizado para o contrato, em que conste o controle do saldo residual e as informações das determinações necessárias à regularização das

faltas, falhas ou defeitos observados.

VII - Armazenar em pasta eletrônica cópia do termo contratual e todos os seus aditivos, apostilamentos e planilha de custos e formação de preços atualizada, se existentes, com outros documentos capazes de dirimir dúvidas, a respeito do cumprimento das obrigações assumidas pelas partes, e que o auxilie no acompanhamento da execução dos serviços contratados;

VIII - Cumprir as normas que regem a fiscalização dos contratos administrativos e, no que couber, o Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos Administrativos do Ministério Público Federal.