Contract

Relatório de Auditoria Interna	Nº 006/2018/FEL
Diretor-Geral: Sr Diretor. Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx: Gestão de Contratos Auditor: Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx de Auditoria: janeiro de 2018 à julho de 2018

A Auditoria Interna do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande de Sul, cumprindo a atribuição estabelecida no Decreto nº 3.591, de 06 de setembro de 2000 alterado pelo Decreto nº 4.304 de 16 de julho de 2002 e em atendimento ao Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT/2017 aprovado pela Resolução do Conselho Superior nº 99, de 13 de dezembro de 2016 e ao PAINT/2018 aprovado conforme Resolução N.º 118, de

29 de dezembro de 2017, apresenta, para apreciação e conhecimento, o Relatório de Auditoria Interna nº 006/2018. As recomendações expedidas visam à adequação dos controles internos administrativos e devem ser avaliadas e ponderadas pela autoridade competente.

Macroprocesso: Administração Tema: Gestão e Fiscalização de Contratos

Ação Nº 06 do PAINT/2018

Objetivo:

1. Verificar o cumprimento dos normativos internos;

2. Verificar o cumprimento da legislação vigente;

3. Verificar os controles internos existentes;

4. Verificar a Gestão de Contratos; e

5. Verificar se é realizada a fiscalização de contratos.

Metodologia:

1. Conferência física dos processos, sendo que o tamanho da amostra foi estabelecido com base no critério da relevância e da vulnerabilidade.

2. Foram analisados os contratos 12/2015 (23365.000001.2015-13) serviços de limpeza; 01/2014 (Contrato CIEE-RS); 111/2016 (23365.000344.2016- 51) obra de conclusão do Bloco A; 110/2016 (23365.000367.2016-65) construção de banheiros no bloco B; 38/2016 (23365.000034.2016-36) trailer lanchonete, de um total de 26 contratos que estavam em vigor no início dos trabalhos desta auditoria, sendo o contrato mais antigo datado de 2013. A seguir as seguintes constatações.

ACHADOS DE AUDITORIA

Constatação 1

Constatou-se que foram pagos bolsa-auxílios incorretos aos bolsistas T.V, K.N.D, M.L.W, e M.M.R. Estes eram alunos de nível médio, mas receberam valores de nível superior. O contrato firmado com o CIEE-RS, Contrato 01/2014 previa em sua cláusula 5.1 que:

O estudante de nível superior perceberá bolsa de estágio de R$ 520,00 (quinhentos e vinte reais) e o de nível médio perceberá bolsa de 290,00 (duzentos e noventa reais), equivalentes a 30 (trinta) horas semanais, conforme o disposto na Orientação Normativa n° 7 de 30/10/2008.

Quanto ao bolsista T.V: Recebeu 364 reais em setembro/2015, após 520 reais de outubro de 2016 até julho deste mesmo ano, recebendo o último pagamento ainda em agosto de 2016 no valor de 528,67 reais. O correto seria receber 203 reais em setembro/2015, e de outubro a julho 290 reais, e em agosto receber o proporcional de recesso remunerado, tendo como base os 290 reais cabíveis. Recebeu, portanto, efetivamente 6.092,67 reais de bolsa auxilio incluso o recesso, sendo 3.397,83 reais o valor aproximado que lhe seria cabível, logo recebeu 2.694,84 reais a mais.

Quanto ao bolsista M.L.W: Recebeu 502,67 reais em janeiro/2017, após 520 reais em fevereiro de 2017 até janeiro de 2018. De fevereiro de 2018 em diante, pelo que consta em seu contrato, teve seu valor reajustado para 290 reais. Xxxxxxxx recebeu efetivamente até janeiro de 2018, o valor de 6.742,67 reais sendo que o correto seria ter recebido 3.760,33 reais. Logo recebeu 2.982,34 reais a mais.

Quanto ao bolsista M.M.R: Recebeu 520 reais de setembro de 2016 a dezembro de 2016. Recebeu efetivamente 2.080,00 reais sendo que o correto seria ter recebido 1.160,00 reais. Logo recebeu 920,00 reais a mais.

Quanto ao bolsista K.N.D: Recebeu 520 reais de janeiro de 2017 a abril deste mesmo ano. Em maio de 2017 recebeu 416 reais. Recebeu efetivamente

2.496,00 reais sendo que o correto seria ter recebido 1.392,00 reais. Logo recebeu 1.104,00 reais a mais.

Concluindo, foram pagos além do devido aproximadamente 7.701,18

reais.

Constatação 2

Em decorrência dos valores de bolsa auxílio pagos de forma incorreta, as taxas percentuais administrativos incidentes sobre a bolsa auxílio (2,2% sobre o valor da bolsa), pagas pelo Campus Feliz a Contratada (CIEE), também estão inexatas.

Abaixo segue a decorrência por nota fiscal

A NF n° 2016/5785 atestada/paga para o período de janeiro a maio de 2016, cujo valor foi de R$ 133,08 e por conter o aluno T.V recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 25,30 sendo o valor que seria correto o de R$ 107,78.

Na NF n° 2016/6724 atestada/paga para o mês de junho de 2016, cujo valor foi de R$ 34,32 e por conter o aluno T.V recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de 29,26.

Na NF n° 2016/9072 atestada/paga para o mês de julho de 2016, cujo valor foi de R$ 34,32 e por conter o aluno T.V recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 29,26.

Observa-se que possivelmente as notas fiscais atestadas/pagas ao CIEE do ano de 2015, que tenham contido os pagamentos ao bolsista T.V (por ele ter estagiado em 2015), provavelmente estarão com os valores mensais acrescidos incorretamente em aproximadamente R$ 5,06.

Na NF n° 2016/11540 atestada/paga para o mês de setembro de 2016, cujo valor foi de R$ 34,32 e por conter a bolsista M.M.R recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 29,26.

Na NF n° 2016/14016 atestada/paga para o período de outubro a dezembro de 2016, cujo valor foi de R$ 90,78 e por conter a bolsista M.M.R

recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 15,18 no que ser refere a esta bolsista. Mas por conter também a Bolsista K.N.D recebendo valores de bolsa incorretos, recebendo bolsa proporcionalmente no mês de novembro, e recebendo integralmente o mês de dezembro de 2016, diminuiria ainda o valor em mais R$ 4,46 referente a novembro e R$ 5,06 referente a dezembro, sendo o valor correto da nota fiscal o de R$ 66,08.

Na NF n° 2017/1370 atestada/paga para o mês de janeiro de 2017, cujo valor foi de R$ 29,36 e por conter os bolsistas K.N.D e M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 10,12 sendo o valor que seria correto o de R$ 19,24.

Na NF n° 2017/2578 atestada/paga para o mês de fevereiro de 2017, cujo valor foi de R$ 22,88 e por conter os bolsistas K.N.D e M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 10,12 sendo o valor que seria correto o de R$ 12,76.

Na NF n° 2017/3723 atestada/paga para o mês de março de 2017, cujo valor foi de R$ 31,27 e por conter os bolsistas K.N.D e M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 10,12 sendo o valor que seria correto o de R$ 21,15.

Na NF n°2017/4862 atestada/paga para o mês de abril de 2017, cujo valor foi de R$ 34,32 e por conter os bolsistas K.N.D e M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em 10,12 sendo o valor que seria correto o de R$ 24,20.

Na NF n° 2017/6149 atestada/paga para o mês de maio de 2017, cujo valor foi de R$ 26,31 e por conter os bolsistas K.N.D e M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 6,97 sendo o valor que seria correto o de R$ 19,34.

Na NF n° 2017/7666 atestada/paga para o mês de junho de 2017, cujo valor foi de R$ 22,88 e por conter o bolsista M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 17,82.

Na NF n° 2017/9266 atestada/paga para o mês de julho de 2017, cujo valor foi de R$ 22,88 e por conter a bolsista M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 17,82.

Na NF n° 2017/10480 atestada/paga para o mês de agosto de 2017, cujo valor foi de R$ 22,88 e por conter o bolsista M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 17,82.

Na NF n° 2017/11840 atestada/paga para o mês de setembro de 2017, cujo valor foi de R$ 22,88 e por conter a bolsista M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 17,82.

Na NF n° 2017/14181 atestada/paga para o mês de outubro de 2017, cujo valor foi de R$ 22,88 e por conter a bolsista M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 17,82.

Na NF n° 2017/14968 atestada/paga para o mês de novembro de 2017, cujo valor foi de R$ 22,88 e por conter a bolsista M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 17,82.

Na NF n° 2017/14973 atestada/paga para o mês de dezembro de 2017, cujo valor foi de R$ 22,88 e por conter a bolsista M.L.W recebendo valores incorretos, foi majorada em R$ 5,06 sendo o valor que seria correto o de R$ 17,82.

Ressalta-se ainda que o estagiário(a) M.L.W recebeu valores incorretos ainda em janeiro de 2018, onde possivelmente a nota fiscal atestada/paga deste mês possa estar com o valor majorado.

Portanto conforme o levantamento dos pagamentos das taxas ao CIEE efetuados em 2016 e 2017, foram pagos R$ 148,05 a mais do que deveria.

Constatação 03.

Constatou-se que o bolsista M.M.R teve seu contrato iniciado em setembro de 2016 e findou-se em dezembro de 2016, conforme Termo de Compromisso de Estágio, e conforme relatado pela Diretora do DAP em resposta a e-mail enviado pela auditoria. Tal bolsista recebeu ainda valores de bolsa estágio referentes ao Câmpus Feliz de janeiro de 2017 até agosto de 2017, por

mais 8 meses sem mais possuir vínculo de estágio. Tais valores foram restituídos por GRU conforme anexos recebidos.

Porém, a constatação é referente a fragilidade dos controles internos do setor que detectaram somente após 8 meses desembolsados.

Causa

Inobservância da Cláusula n° 5.1 do referido Contrato onde informa:

O estudante de nível superior perceberá bolsa de estágio de R$ 520,00 (quinhentos e vinte reais) e o de nível médio perceberá bolsa de R$ 290,00 (duzentos e noventa reais), equivalente a 30 (trinta) horas semanais, conforme o disposto na Orientação Normativa n° 7 de 30/10/2008.

Manifestação do Gestor

Em 13 de julho de 2018:

“Em anos anteriores o IFRS Campus Feliz contratava estagiários tanto de ensino superior como de ensino médio, porém em determinado momento passou a contar apenas com estagiários de ensino médio, o que causou um equívoco nos documentos enviados ao CIEE.

As Cartas de Aceite enviadas pelo setor de Gestão de Pessoas à empresa informam o grau de escolaridade dos estagiários a serem contratados e o valor referente ao salário. Em todas as cartas de aceite o grau de escolaridade dos contratados apontados em auditoria constam corretamente como sendo de alunos do ensino médio, o equívoco ocorreu apenas no valor digitado erroneamente. Ademais, juntamente com a Carta de Aceite a empresa recebia o Atestado de Matrícula do estagiário. Desta forma, destaca-se que os contratos de estágio passaram por todas as instâncias, sem exceção, e infelizmente em nenhum momento o erro foi detectado.

Cabe frisar, ainda, que, conforme descrito, não houve qualquer tipo de má-fé de minha parte, quanto menos fui beneficiada por este equívoco. Os apontamentos referentes aos pagamentos de estagiários apresentados pela auditoria foram identificados em janeiro de 2018, ocasião em que todos os contratos vigentes foram prontamente ajustados e regularizados.

Anexo I, como exemplo uma carta de aceite e atestado de matrícula.”

Análise da Auditoria Interna

Em 16 de julho de 2018:

A gestão relata que não houve má-fé nos pagamentos realizados de forma inexata, informando que os valores foram digitados erroneamente. Informa que houve um período em que contou apenas com bolsistas de ensino médio. Que de certa forma, a fiscalização do contrato não detectou o erro no momento, apenas posteriormente em janeiro de 2018. Que mesmo informando ao CIEE o grau de escolaridade dos bolsistas, também o CIEE de certa forma, não verificou que conforme o contrato celebrado, e conforme as informações recebidas pela gestão de pessoas (que enviou as cartas de aceite), onde os bolsistas eram de ensino médio, não vislumbraram que os valores informados para a percepção da bolsa não se referiam a determinada escolaridade.

De tal modo, a auditoria interna possui competência para analisar os controles internos do órgão a qual está vinculada. Portanto a análise levará em conta apenas os controles internos do IFRS, sem levar em conta as possíveis falhas de controle da Contratada, além de excluir também por parte da Auditoria, qualquer apuração de nexo causal entre o dano e a ação ou omissão que ficará a cargo de decisão do Gestor.

Entende-se que o controle mensal do contrato foi deficitário, bem como houve erro da Concedente do estágio. Esta incorreção aconteceu em todos os contratos dos estudantes de ensino médio coletados na amostra. Corrobora com a tese de falha na fiscalização, o fato do bolsista M.M.R ter recebido 8 bolsas auxílios (janeiro a agosto de 2017) após ter seu vínculo já encerrado. Neste caso, porém, houve a devolução/ressarcimento dos valores. Também a fiscalização é imprecisa em cada relatório mensal onde não atentou em toda vez que redigia tal relatório sobre tais valores inexatos.

Já, quanto a Concedente, favorece o entendimento de que errou pelo fato da falha não ter sido ocasionada por informações imprecisas por parte dos bolsistas ou da Contratada, mas teve como fato gerador por parte da Contratante/Concedente que informava os valores incorretos em cada ofício (carta de aceite) enviado ao CIEE referente a aprovação de bolsista para estágio.

Nestes ofícios enviados, eram informados o nome do bolsista aprovado, o curso, as atividades a serem desenvolvidas, a indicação do supervisor de estágio, o valor da bolsa auxílio (de forma incorreta), o auxílio transporte dentre outros.

Com exceção do bolsista M.L.W que teve seu contrato renovado e ajustado em 2018, os demais bolsistas não estão mais presentes na instituição. Não há evidências juntadas pelos fiscais ou concedente, nem no passado nem no presente, de que houve sequer a tentativa de acordo/contato para uma possível devolução por parte dos bolsistas. Nem tampouco devolução de parte das taxas pagas a mais. Também a gestão não informa se irá realizar alguma melhoria ou ajuste nos controles internos, nem também se irá tentar requestar os valores pagos a maior das bolsas e também nas taxas administrativas.

RECOMENDAÇÃO 1

Recomendamos que a gestão adote medidas que venham a fortalecer os controles internos referentes a fiscalização dos contratos e que avalie se há possibilidade de reembolso dos valores, bem como a conveniência e a economicidade para uma possível apuração dos fatos constatados com base no que a legislação determina.

Constatação 4

Constatou-se que a obra de construção dos banheiros do bloco B processo n° 23365.000367.2016-65 iniciou sem aprovação da licença ambiental e com o projeto básico sub-elaborado, o que determinou na demora da expedição do Alvará pelo município, sendo este um dos motivos descritos na justificativa para o aditamento n° 01/2017 e 02/2017.

Também como exemplo, não constou a fossa séptica na planilha orçamentária, ainda que tal tenha sido prevista no projeto.

O projeto básico que compreende planilha orçamentária, projetos, memorial descritivo dentre outros, não estava atualizado, nem integrado entre seus componentes, senão vejamos:

Na folha 230 do memorial descritivo da construção dos banheiros do bloco B em seu segundo parágrafo consta que “os serviços serão executados respeitando-se estas especificações técnicas e o memorial descritivo” sendo possível o emprego de materiais equivalentes, desde que possua as mesmas características, propriedades e desempenho dos materiais especificados.

1) O barracão referente a instalação provisória prevista no memorial descritivo determinava que seria elaborado em “madeira compensada 6mm pintados tinta esmalte, cobertura em fibrocimento de 6mm”. Na planilha orçamentária, instrumento que auxilia a subsidiar a elaboração do preço da obra, consta orçado para este barracão, “madeira compensada de 8mm”, onde certamente esta diferença entre a medida do item no memorial com a da planilha, possuirá influência no preço orçado da obra para mais.

2) Memorial descritivo informa na folha n°235 que a contratada deveria “fornecer e instalar divisórias em granito cinza andorinha, com espessura de 20mm, acabamento polido”. Na planilha orçamentária consta “divisória em madeira aglomerada envernizada”. E conforme observação presencial, foi constatado que foram instalados divisória em madeira aglomerada.

3) Na folha n°242 do memorial descritivo, tem-se o desenho das portas internas dos banheiros, com suas medidas, e em sua descrição técnica o seguinte: Fechadura de embutir com maçaneta, alavanca e tarjeta livre/ocupado. As portas não possuem maçanetas. Na folha n° 244 também há menção acerca da tarjeta “livre/ocupado” em outra figura. Porém, tal dispositivo inexiste nas atuais portas instaladas, conforme vistoria in loco.

4) Em vistoria realizada por esta auditoria em abril de 2018, constatou-se ainda ausência de dispenser para papel higiênico e papel toalha constante na folha n° 253 do memorial descritivo.

5) A Planilha orçamentária estipulada após a fase final de lances, descreve 14 janelas tipo maximar para vidros inteiros de abrir. Foram encontradas

8 no local, conforme vistoria realizada em abril de 2018. Cada janela tem um custo unitário na planilha orçamentária de R$ 144,50. Tem ainda um preço unitário de mão de obra de R$ 43,52 por cada janela. Portanto ao se atestar a nota fiscal de acordo com a medição que tem por base a planilha orçamentária, há um valor de R$ 867,00 (06 unidades) mais R$ 261,12 (06 unidades mão de obra) que a empresa em princípio obtém livre para si, a menos que tenha sido acordado, ou havido alteração no objeto, exercidos pelos responsáveis, mas em princípio não há evidências.

6) O memorial descritivo na folha n° 249 estabelece um modelo de bacia e assento sanitário para pessoas portadoras de deficiência, diferente do instalado e igual as demais bacias sanitárias convencionais. Ainda estabelece lavatório com coluna suspensa para pessoas portadoras de necessidades especiais que também não foram instaladas.

Causa

Atraso na conclusão da obra. Ausência de itens. Projeto básico elaborado de forma limitada em face do que dispõe o inciso IX do art. 6° da Lei 8.666/1993.

Manifestação do Gestor

Em 13 de julho de 2018:

“Resposta do Fiscal C. F:

Xxx, este servidor ainda estava lotado na Reitoria quando ocorreu tal a denúncia anônima e a consequente paralisação das obras. Assim que o servidor se apresentou ao Campus Feliz providenciou toda documentação para obtenção do referido Alvará, inclusive se deslocando as suas custas à municipalidade até a obtenção do documento que foi prontamente entregue ao DAP na mesma data de sua assinatura. O projeto básico e memoriais não são de autoria do servidor.

Sobre as janelas:

Xxxxxxx, ocorre que com as modificações de projeto durante o andamento das obras foi efetuada uma sala, que seria futuramente para apoio na

administração do Campus, conforme expresso desde o primeiro dia da chegada deste servidor ao Campus, que impossibilitava a colocação das janelas na situação de projeto. Foi definido então que as janelas, atenderiam a arquitetura do Campus, estando sempre a Norte ou Sul. Tais aberturas agora tem as mesmas áreas do projeto original, o que lhes confere o mesmo custo, mas estão dispostas tal como as demais salas do Campus.

Para maiores detalhes acerca deste assunto existe um relatório solicitado pelo DAP e encaminhado à Reitoria/DPO e segue anexo no formato “pdf”.

Sobre a folha 249:

Sim. Ocorre que com as adaptações extras, que sequer iremos contabilizar, trata-se de item que continua atendendo às normas e não é representativo frente ao executado neste contrato.”

Resposta do servidor E. M:

Todos os projetos elaborados por mim, de 05/12/2011 a 26/07/2016 período em que fiquei lotado no Campus Feliz, foram aprovados pela Prefeitura Municipal e receberam juntamente com as vias do projeto aprovado o Alvará de Construção, que significa autorização para construir.

A licença ambiental é necessária se houver necessidade de supressão vegetal, neste caso o conceito de “supressão vegetal” é muito subjetivo, e está relacionado as espécies e porte da vegetação, e nunca foi solicitada pela prefeitura, supostamente, por a área de aproximadamente 6 ha, que era uma área de pastagem, ter sido desapropriada pela própria prefeitura para a construção de uma escola e não para a formação de uma reserva florestal.

Não existe “projeto básico sub-elaborado”, o projeto licitado é um projeto executivo, contendo todos os elementos para ser edificado, recebeu a denominação de projeto básico, que segundo a lei 8.666/1993 é o projeto suficiente para se entender a obra e licitá-la, visando a evitar que qualquer alteração do projeto, que eventualmente seja necessária ser incluída após a licitação, seja objeto de reivindicação de aditivo por parte da vencedora da

licitação. Ainda, reitero que o “projeto básico sub-elaborado” foi aprovado pela prefeitura e obteve o Alvará de Construção.

A fossa foi retirada da planilha orçamentária devido ao valor total do orçamento ter sido maior que a verba disponível para a obra, e não retiramos o projeto da fossa por ser parte integrante do projeto aprovado, devendo esta ser executada futuramente por aditivo contratual ou nova contratação.

As divergências entre o memorial descritivo e planilha orçamentária não deveriam ocorrer, mas todo trabalho é passível de falhas, principalmente quando o tempo para revisá-lo é curtíssimo devido as datas limites para emissão de empenhos, nos editais sempre solicito informar que no caso de divergências entre a planilha e o memorial prevalece as informações da planilha, visto que lá se encontram os itens realmente orçados, nossa reitoria procede de maneira contrária, e nosso edital também o fez no item 7.20, é ilógico , exemplificando, pois se na planilha consta uma torneira plástica com seu respectivo preço e o memorial consta uma torneira revestida com ouro como podemos exigi-la se não foi orçada.

Caso estas falhas sejam relevantes na formação do preço final os licitantes devem consultar o contratante para dirimir as dúvidas, como na aba das licitações do site do campus Feliz não consta nenhuma consulta quanto as divergências dos elementos do projeto básico licitado, temos a demonstração que as pequenas falhas apontadas pela auditoria interna são irrelevantes.

As instalações provisórias representam 2% do valor total do orçamento, e a diferença de preço da chapa de madeira 6 e 8 mm assim como o peso da chapa compensada no custo destas instalações são irrelevantes, mesmo assim como prescreve o Edital, o memorial deve prevalecer, assim o custo seria irrelevantemente menor.

As maçanetas especificadas, a princípio, deveriam ter sido colocadas nas portas.

Se os dispensers não estão orçados, não devem ser colocados, houve falha no memorial.

Considerações da direção:

Após visita da patrulha ambiental e notificação recebida, fizemos contato com o antigo engenheiro, X. M, que havia informado que estava tudo certo para a licitação (declaração emitida em 3 de outubro de 2016). O referido servidor insistiu com a mesma informação, salientando que não se tratava de mata nativa. Desde a data de recebimento da visita e consequentemente do recebimento da notificação, foram agendadas três reuniões na prefeitura municipal de Feliz e uma no Ministério Público da cidade de Feliz (e-mails anexos).

Nestas reuniões foram amplamente debatidos os assuntos relacionados ao licenciamento ambiental do Campus por conta da descoberta de que não estávamos regularizados neste quesito.

Nas três reuniões agendadas pela Direção de Administração e Planejamento (com a servidora G., da prefeitura; com alguns servidores do departamento de meio ambiente da prefeitura mais a terceirizada contratada pela prefeitura para este assunto; e ainda, na reunião com a promotora C., do Ministério Público da Feliz) muitos tópicos foram esclarecidos no que diz respeito aos itens que deveriam ser atendidos e à forma de protocolar esta solicitação junto à prefeitura, bem como os esclarecimentos à respeito das possibilidades de ali em diante.

Assim, após recebimento do formulário de licenciamento ambiental do Município de Feliz, fornecido pela servidora G., do departamento de meio ambiente da prefeitura municipal de Feliz, contatamos o engenheiro fiscal C. F, na época da reitoria (e-mail anexo) e o Comando da Polícia Ambiental de Montenegro para informações acerca do momento em que as obras poderiam ser retomadas.

Recebemos um retorno com nome e possíveis soluções apresentadas pelo engenheiro C.F, no entanto, aguardamos por mais de um mês e nenhum retorno foi recebido do referido engenheiro fiscal, apesar de termos inclusive ido na prefeitura por conta e encaminhado formulário específico ao servidor (e-mail anexo).

Após conclusão sobre os itens a serem regularizados que foram solicitados na notificação a nós expedida, a Direção de Administração e Planejamento procedeu com a confecção dos laudos necessários para o protocolo de licenciamento ambiental de todo o Campus Feliz junto à prefeitura através de um processo de dispensa de licitação (processo número 233650000812017-61). Decisão tomada após ampla leitura de toda a documentação e legislação afins.

Menciono aqui, mais uma vez, que todas estas ações caracterizam a busca da Direção de Administração e Planejamento pelo licenciamento ambiental conforme previu a notificação, a qual de fato hoje já é uma realidade e todo o campus encontra-se licenciado ambientalmente.

Assim, todas as circunstâncias acabaram por propiciar que tivéssemos esta importante regularização do campus Feliz junto aos órgãos de controle ambiental, o que vai ao encontro de toda a regularidade e adequação das ações que são previstas por essa gestão desde o seu princípio.

Salientamos aqui que optamos por buscar por todas as adequações por ser esta causa ambiental associada a causa social oriunda da possível continuidade do crescimento de uma escola que tanto colabora com a educação de qualidade nesta região. Educação essa que vem sendo fortemente sucateada e que encontra em alguns esforços pontuais seus pequenos braços de crescimento.

Sobre o projeto básico “sub-elaborado” informamos que, antes do início da obra, 16/09/2016 (anexo), todos os documentos foram enviados ao Diretor de planejamento e Obras da Reitoria, ao futuro fiscal C. F e a pró-reitora de administração e planejamento, para conferência. Não houve qualquer comentário por parte destes sobre os documentos ou necessidade de mais documentos.

Conforme contrato:

5.1. Para garantir o cumprimento do presente Contrato, a CONTRATANTE se obriga a:

5.1.3. Fiscalizar a execução dos serviços através de representantes da CONTRATANTE, devidamente nomeados, com atribuições específicas, a quem compete também verificar se há o registro no Diário de Obras das ocorrências relacionadas com a execução do Contrato, identificando as irregularidades e solicitando a regularização das mesmas, submetendo à Autoridade Competente da CONTRATANTE o que ultrapassar a sua competência, em tempo hábil, para adoção das medidas convenientes.

Ainda sobre as atribuições dos fiscais, se havia alguma dúvida em relação à fiscalização de obras da parte do fiscal, informamos que foi insistentemente solicitado que o mesmo se inscrevesse em curso de capacitação (anexo) e o mesmo reiterou que não necessitava e/ou que procuraria outro curso afim. A direção do Campus jamais recebeu qualquer comprovação de curso similar.

Quando iniciada a licitação, o Responsável Técnico, além da ART, emite documento informando que os quantitativos constantes na planilha orçamentária são compatíveis com o projeto de engenharia da obra referenciada (anexo). A equipe diretiva, por não ser da área técnica, não possui o “know how “ para visualizar quaisquer inconsistências técnicas, razão pela qual reiteramos que todos os documentos foram enviados previamente ao fiscal e a DPO (reitoria), e-mail anexo.

Os fiscais foram informados, além de constar em contrato, que todas as alterações deveriam constar no diário de obras e se houvesse qualquer dúvida os membros da equipe diretiva deveriam ser consultados (documentos e e-mails anexos). Há inclusive e-mail do fiscal administrativo cobrando o fiscal técnico sobre isto (anexo).

Sobre as ausências mencionadas, foram verificadas também pelos membros da equipe diretiva e informadas por e-mail (anexo). Como não foram sanadas solicitou-se a presença de engenheiros da reitoria para conferência. Os referidos engenheiros diagnosticaram as mesmas pendências diagnosticadas pela direção, conforme pode ser visto em relatório encaminhado pelos dois engenheiros após a visita (anexo).

Ainda, conforme o contrato, que é de leitura obrigatória pelos fiscais, relembramos que é necessário:

6.36. Aprovar previamente junto ao Fiscal do contrato, quaisquer alterações/modificações que forem necessárias nos projetos durante a execução da obra. Nos casos omissos ou divergentes sobre especificações, desenhos e demais documentos, prevalecerá a interpretação do fiscal.

A equipe diretiva não foi questionada sobre qualquer alteração no projeto ou objeto do certame.

Ainda conforme contrato:

21.1 O objeto desta licitação terá acompanhamento, controle, fiscalização e avaliação por representante da CONTRATANTE, devidamente nomeado, com atribuições específicas, a quem compete também verificar se há o registro no Diário de Obras das ocorrências relacionadas com a execução do Contrato, identificando as irregularidades e solicitando a regularização das mesmas, submetendo à Autoridade Competente da CONTRATANTE o que ultrapassar a sua competência, em tempo hábil, para adoção das medidas convenientes.

6. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

6.14. Abrir e manter um “Diário de Obras” para o registro das comunicações e das ocorrências entre a CONTRATADA e o IFRS, onde serão anotadas, inclusive, as falhas detectadas e as ocorrências de quaisquer fatos que, a critério da Fiscalização, exijam medidas corretivas pelas partes, além das ocorrências diárias no desenvolvimento dos trabalhos e demais informações técnicas.

Caso houvesse qualquer desconhecimento em relação ao contrato salientamos que a lei 8666/93 menciona:

Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

§ 1º O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.

§ 2º As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.

Por fim, relembramos aqui ainda que, conforme contrato ainda cabe à contratada:

6.2. Elaborar e entregar o projeto de “as built”, registrando todas as alterações realizadas no projeto original, fazendo as correções necessárias após a avaliação da fiscalização. Ao final da obra o projeto deverá ser entregue impresso, devidamente assinado pelo fiscal da CONTRATANTE e pelo responsável técnico da obra por parte da CONTRATADA, e também CD-ROM contendo os arquivos do projeto em formato “.dwg”.

1.1. No caso de divergência de informações entre os desenhos de execução dos projetos e as especificações deverá ser consultada a FISCALIZAÇÃO.

Análise da Auditoria Interna

Em 23 de julho de 2018:

Considerando os esclarecimentos da gestão, bem como dos fiscais, e também de nova inspeção in loco onde foi verificado que alguns itens foram solucionados (exemplo: a colocação de espelhos), e que a gestão está ainda em tratativas com a empresa e que esta até o momento não se tem furtado em resolver os ajustes que ainda porventura faltem.

Considerando que a área dos vidros e da abertura (janelão) é a mesma caso fossem instaladas as 06 janelas suprimidas.

Considerando ainda que o fiscal E.M informa que não houve projeto sub- elaborado. Mas ao final de sua manifestação afirma que o memorial descritivo contém falhas. Concorda também que há divergências entre memorial e planilha orçamentária. Considerando que a gestão informa que tais alterações da obra não foram registradas nos diários de obra.

Dadas estas considerações, a auditoria interna entende que seria de fundamental importância que cada componente (memorial descritivo, planilha orçamentária, projeto executivo e etc) fossem revisados e comparados antes de iniciar os procedimentos licitatórios, afim de evitar as divergências, e outros erros primários como por exemplo o documento Memorial Descritivo como sendo da obra do bloco B, folha 31 do processo n° 23365.000367.2016-65, quando é na verdade do Bloco A, conforme se depreende na leitura da folha seguinte, n° 32 deste processo. Com a concordância entre si, minimiza-se possíveis divergências durante o certame, durante a execução e por final no momento do recebimento definitivo.

Ainda assim, considerando que é razoável haver pequenas diferenças entre o que está no projeto com o executado, é importante que sejam utilizados os meios informados no contrato, bem como na própria legislação, qual seja, o diário de obras a fim de que os ajustes sejam registrados. O diário de obras é um instrumento que deve ser utilizado de forma abrangente, técnica e com informações precisas.

Esses fatos podem inclusive constar como elementos a serem discutidos quando na elaboração do gerenciamento dos riscos dos novos futuros contratos. Sugerimos ao gestor que adote medidas que visem a fortalecer os controles internos quando na fase da elaboração dos editais e projetos de obras,

bem como da fiscalização de tais contratos com foco na gestão de riscos.

Constatação 5

Na obra de conclusão do Bloco “A” processo n° 23365.000344.2016-51 parte dos informes nos diários de obras não encontram respaldo nos documentos acessórios. Na folha n° 18 do diário, datada do dia 18/05/2017 é informado a presença de dois operários. Porém nas folhas pontos referentes a data acima, existem 03 folhas pontos, registrando a presença de 03 trabalhadores, inclusive registrando presença no dia 18/05/2017.

No diário do dia 26/06/2017 é informado a presença de 06 trabalhadores. No dia 27/06/2017 é informado 8 trabalhadores. Mas somente 3 holerites referentes ao mês de junho são juntados ao processo.

Causa

Falta de controle, de registro e de informações para tomada de decisão. Descumprimento do art. 4° da Resolução n° 1.024, de 21 de agosto de 2009 referentes ao diário de obras.

Manifestação do Gestor

Em 13 de julho de 2018: Resposta do Fiscal C.F:

Havia dois contratos sendo executados pela mesma prestadora de serviços neste momento. Tal equívoco pode ser em decorrência de remanejamento de pessoal de uma frente para outra, o que impossível da fiscalização estar ciente.

Considerações da direção:

Trata-se de item de responsabilidade dos fiscais.

Análise da Auditoria Interna

Em 17 de julho de 2018:

A gestão informa que o item é de responsabilidade dos fiscais. O fiscal informa que pode ter ocorrido um equívoco em função de remanejamento de pessoal de uma obra para outra.

Para questões de boas práticas, e visando sempre a melhoria na Gestão e na gestão dos recursos e materiais, é salutar que haja acompanhamento dos assuntos referentes a fiscalização dos serviços e obras.

RECOMENDAÇÃO 2

Recomendamos ao gestor que adote medidas que visem a importância e a efetividade (ao invés de superficial) do preenchimento de documentos de exclusividade dos fiscais ou gestores de contratos, tais como diários de obras, relatórios mensais e etc.

Constatação 6

O Termo Aditivo n° 01/2017 do contrato n° 111/2016, referente a obra de conclusão do Bloco “A” prorrogou o prazo de vigência do contrato e de execução do objeto em 120 dias sem haver motivação legal.

A solicitação para o aditamento do contrato n° 111/2016, contida primeiramente na folha 385 do referido processo, lista 4 motivos, sendo todos referentes a adaptação/construção de duas salas de aula. Na folha n° 442 deste processo, há autorização motivada do projeto básico, para acréscimo de duas salas. Como não foi possível a hipótese de alteração no objeto, em vista da insuficiência de fundos, não deveria ter sido levada adiante o aditamento, inclusive com a prorrogação exclusiva e única do prazo. Não há menção em cláusula do termo aditivo n° 01/2017, sobre a alteração no objeto. Ressalta-se que a Procuradoria se manifestou a favor do aditamento (quando na fase de análise da viabilidade) tomando por base exclusivamente “os elementos que constam, até a presente data, dos autos do processo administrativo em epígrafe”.

Até o momento constava nos autos que haveria alteração no objeto a ser executado, motivo pelo qual haveria motivação/base para se prorrogar o prazo de execução e vigência em 120 dias conforme os dispostos no art. 57, §1°, incisos I e IV, art. 65, inciso I, alínea “a” da Lei 8.666/93 que foram mencionadas no T.A como base para o aditamento.

No §1°, incisos I e IV do art. 57 da lei de licitações temos alguns dos motivos que permitem a prorrogação do prazo, sendo que tais dispositivos constam no termo aditivo como motivo para prorrogação:

I - alteração do projeto ou especificações, pela Administração;

IV - aumento das quantidades inicialmente previstas no contrato, nos limites permitidos por esta Lei;

De fato, não ocorreu nenhuma das duas situações permitidas no disposto acima.

E não ocorre no art. 65, inciso I, alínea “a” da Lei 8.666/93 usada também no termo aditivo como motivo para prorrogação:

Art. 65. Os contratos regidos por esta Lei poderão ser alterados, com as devidas justificativas, nos seguintes casos:

I - unilateralmente pela Administração:

a) quando houver modificação do projeto ou das especificações, para melhor adequação técnica aos seus objetivos;

Causa

Desconformidade com as hipóteses de prorrogação de prazo e de alteração contratual contidas na Lei de licitações.

Manifestação do Gestor

Em 13 de julho de 2018:

Resposta do Fiscal engenheiro C. F:

Na medida que se verificou a disposição do novo corredor de acesso do bloco A ao bloco B, fechando um belo jardim e auditório a céu aberto para o também novo palco (que não constavam no projeto original nesta disposição e dimensões), a administração solicita ao servidor que efetue um projeto de duas novas salas, com planilhas de quantitativos e memoriais descritivos para solicitar verba complementar relativa a este contrato, no que é prontamente atendida. Tal verba não foi aprovada por instância superior. Assim sendo, a administração acreditava que Lei 8.666/93 no seu citado artigo 65 seria respeitada.

O problema foi que o fato de aguardar esta liberação ocasionou o atraso na entrega dos dois contratos (banheiros e bloco A).

Neste interim, foi solicitado pela administração ao prestador de serviços, que pela qualidade de seus serviços e melhor preço, havia ganho uma concorrência para efetuar uma pequena reforma no Laboratório de Química do Campus, que este desse início a tais serviços enquanto se aguardava a verba complementar do contrato do bloco A para execução das duas salas.

Os serviços nos banheiros e bloco A foram conclusos e prontamente divulgados na página do Facebook da Instituição, havendo somente discordância dos burocratas da administração com relação aos novos projetos e serviços executados. Obviamente que os quase 60 m² extras obtidos somente no contrato dos banheiros com o mesmo custo não se comentam, tampouco a mesma situação do novo corredor que fecha o jardim e palco do contrato do bloco A.

Considerações da direção:

A confecção de projeto para duas salas de aula/auditório e planilhas afins em nada tem a ver com o prazo de execução da obra em andamento. As duas solicitações foram feitas conjuntamente apenas para que o setor jurídico da instituição recebesse o processo para análise uma única vez. Jamais se pensou em prorrogar prazo de contrato vigente por conta de um TED (Termo de execução descentralizada), visto que não há qualquer garantia de que este orçamento da TED será aprovado.

Conforme contrato:

3.5. Os pedidos de prorrogação solicitados pela contratada deverão se fazer acompanhar de relatório circunstanciado e de novo cronograma físico- financeiro adaptado às novas condições propostas. Esses pedidos serão analisados e julgados pela fiscalização do CONTRATANTE.

Sobre alterações de projeto e possíveis benefícios oriundas destas não compreendemos em que aspecto uma “suposta otimização” pode gerar ausências, mas se assim for, a equipe diretiva gostaria de visualizar no diário de obra tais otimizações e as mesmas ali não constam.

Ainda, na Lei nº 8.666 de 21 de Junho de 1993

Art. 70. O contratado é responsável pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do contrato, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalização ou o acompanhamento pelo órgão interessado.

Análise da Auditoria Interna

Em 18 de julho de 2018:

Na Justificativa contida na folha 443 do processo n° 23365.000344.2016- 51, com ausência de data, é afirmado que “não há mudança no projeto que constitui o objeto original do contrato”, e a Lei afirma que deve haver mudança no projeto, que pode ocorrer de forma quantitativa ou qualitativa.

Ainda, os possíveis recursos pleiteados, que porventura poderiam se efetivar após o pleito e a demonstração da necessidade da alteração no objeto, não se efetivaram. A auditoria não sabe se o aditamento foi feito antes da negativa dos recursos, ou se após. Em ambos os casos a auditoria entende que a administração não deveria ter ido adiante com o aditamento do contrato, sem ter ainda a definição dos recursos ou já tendo a definição negativa.

Logo é razoável que deva haver certeza quanto há existência de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações, se não na elaboração do novo projeto, ao menos antes de adir a alteração contratual. A modificação no projeto, com alterações no objeto, ao ser aditada em contrato presume que haverá a existência dos recursos necessários, portanto sendo cabível o aditamento e a prorrogação de prazo em face das novas realizações a serem efetivadas advindas da modificação no projeto.

Constatação 7

Constatou-se que o setor financeiro efetuou pagamentos das notas fiscais n° 65 (conclusão do bloco A) e n° 66 (banheiros bloco B), sendo que foram atestadas sem aposição da data de recebimento dos serviços pelo fiscal do contrato, portanto estando de forma incompleta.

Ainda segundo informações do setor financeiro, estas notas foram “atestadas” para pagamento em meados de março de 2018, quando o setor efetivamente recebeu as notas fiscais. A nota fiscal n° 65 foi emitida pela empresa em 19/12/2017 e a nota n° 66 foi emitida em 20/12/2017. Logo constata- se que foram atestados o recebimento das obras constantes nas notas fiscais somente em março de 2018 (carece de comprovação, a menos que o setor possua algum controle que venha confirmar que receberam as notas pelo fiscal apenas nesse período), sendo, porém, emitidos os Termos de Recebimento Definitivo da conclusão do bloco A em 22/01/2018, e dos banheiros do bloco B em 19/01/2018, ambos atestando o completo recebimento da obra. Se realmente for o caso do ateste das notas fiscais ter-se dado em março, ocorre então uma divergência com os Termos de Recebimento Definitivo, que informam o mês de janeiro, como a real data do recebimento.

Causa

Não observância de um dos atributos extrínsecos dos documentos utilizados como base para o momento da liquidação da despesa (liquidação para posterior pagamento) onde é devido que tal documento-base contenha o nome completo do recebedor, a assinatura do recebedor que atesta o serviço/produto mais aposição da data.

Divergência nos documentos ao informar a real data de recebimento da obra, se em janeiro ou em março. Implicações nas datas contratuais referentes a entrega do objeto onde a prorrogação da execução do contrato seria até 23/11/2017.

Manifestação do Gestor

Em 13 de julho de 2018:

Resposta do Fiscal C. F:

Na verdade, em fins de dezembro e início de janeiro, a fiscalização técnica do Campus Feliz acreditava que a obra estava finalizada, necessitando somente algumas mínimas adaptações, como em qualquer outra obra efetuada pelo IFRS.

Ocorre que a administração não satisfeita com os resultados obtidos pela fiscalização solicita visita de engenheiros da Reitoria para verificação dos serviços. Obviamente que tal visita incita um relatório acerca de algumas modificações (citado no último parágrafo da Constatação 4) e se mostra bastante satisfeita com os resultados apresentados pelo gestor técnico do contrato.

Segundo a opinião deste servidor, trata-se claramente da falta de experiência com que a administração verifica tais contratos, onde, por um lado vê com excesso de zelo as disposições normativas, e por outro, com total desrespeito ao servidor fiscal que tem formação e experiência, e assegura que o contratado foi executado seguindo a boa prática da Engenharia.

Considerações do setor financeiro e da direção:

Apesar de não ser atribuição do setor de contratos e/ou da direção de administração e planejamento do Campus sempre foi questionada a fiscalização quanto à necessidade de prorrogação de prazo da obra e também quanto `a entrega dos termos de recebimento dentro do prazo hábil. As tentativas eram sempre enfáticas e o retorno sempre foi dado com bastante atraso, conforme pode ser visto nos e-mails anexos.

A administração do Campus sempre exige e sempre exigiu tudo conforme contrato e sempre bem amparada na legislação vigente, todas as constatações podem ser vistas nos e-mails anexos, alguns e-mails trocados bem depois da data mencionada como concluída a obra e bem depois também da liberação para emissão das notas fiscais. Nestes e-mails o próprio fiscal informa que vai solicitar as providências de regularização à empresa (anexo).

As trocas de e-mails mostram ainda que apenas no dia 8 de maio a documentação fora considerada completa, inclusive pelo fiscal técnico (anexo).

No dia 15/03/2018, o Diretor Giovani encaminhou o e-mail em anexo, orientando o setor de contratos a encaminhar as notas fiscais nº 65 e 66 e demais documentos ao setor financeiro e quando questionado sobre a data de ateste, o referido diretor propôs que fosse colocada a data do dia 15/03. Após este e-mail, as notas foram encaminhadas ao setor financeiro e apropriadas no mesmo dia, conforme NS´s em anexo.

Além disso, as servidoras do setor financeiro fizeram a anotação na planilha de controle (anexo), para terem documentado na planilha o dia em que as notas chegaram no setor, uma vez que as mesmas foram entregues sem o devido registro na planilha do setor pois não foram entregues pelos fiscais, como deveria ser.

Análise da Auditoria Interna

Em 20 de julho de 2018:

Considerando as respostas da gestão e do fiscal, além dos e-mails trocados entre as partes, percebe-se que tem havido falhas na comunicação entre si, e uma possível falta de informação por parte da fiscalização. Mas também percebe-se que o setor financeiro possui bons controles de registro sobre o recebimento das notas fiscais. E que preencheu a data na nota fiscal possuindo fundamentação da gestão, de forma referendada.

A fiscalização ao receber as notas fiscais, deveria averiguar o objeto, no mínimo com um tempo mais breve, salvo possíveis exceções, justificativas, visto que recebeu as notas no dia 19 e 20 de dezembro de 2017. Caso as notas fiscais apresentassem erros, ou mesmo o objeto estivesse incompleto durante a medição, estes deveriam ser comunicados à Contratada para os devidos ajustes. Também enquanto não houvesse sido elaborado o relatório de medição,

bem como a análise da documentação, não deveria ser dado o ateste definitivo. Por mais necessário que seja uma etapa, não se pode subjugar uma em face de outra. Primeiro deveria realizar-se as medições, possíveis ajustes, juntada da documentação acessória juntamente com a nota fiscal para efetuar o relatório da fiscalização, e então referendar o termo de recebimento.

Pelo que se presume no relato dos e-mails (juntados pela gestão na resposta a constatação) a fiscalização em março, ainda não tinha elaborado o relatório de acompanhamento do contrato, mas já tinha atestado o recebimento definitivo do objeto.

A recomendação da constatação n° 02 também estende-se a esta constatação.

Constatação 8

No processo n° 23365.000001.2015-13 referente aos serviços de limpeza ocorreu o seguinte: No relatório mensal de acompanhamento do contrato n° 12/2015, é informado para o mês de fevereiro de 2016 o valor de serviços recebidos na ordem de 13.803,90. Com isto o indicador n° 02 (acerca da presença de colaboradores), informa o percentual de 88,67%. Portanto conforme dispõe no contrato foram pagos 98% do valor mensal, sendo pagos efetivamente 13.527,82.

No entanto, no mês de março também há informado no relatório mensal 88,67% no indicador n° 02, e que deveria ser pago 98% do valor mensal. Mas o pagamento foi integral sem haver o desconto, sendo pago 13.803,90. Este mesmo fato ocorre nos relatórios mensais de abril 2016 e maio de 2016.

Já no relatório de outubro de 2017, não foram encontrados no processo, a cópia dos controles de frequência de ponto, sendo que foram atestadas no indicador n° 02 (referente a frequência dos colaboradores) com o percentual de 100%, e portanto pago 100% do valor dos serviços.

No relatório mensal de março, abril e maio de 2016 foi informado erroneamente 88,67% no indicador n° 02, apenas tendo glosa no relatório de fevereiro de 2016, conforme e-mail enviado para empresa em 09/03/2016 (Anexo II).

Causa

Descumprimento da cláusula contratual, item 11.3 que estabelece indicadores para mensurar o número de colaboradores em efetivo serviço, para aferir os valores a serem pagos por estes serviços.

Manifestação do Gestor

Em 13 de julho de 2018:

Não houve.

Análise da Auditoria Interna

Em 18 de julho de 2018:

Não se sabe se por descuido ou lapso, ou por qual motivo a gestão não respondeu a constatação acima.

A princípio, os relatórios referentes aos meses de março, abril e maio de 2016 que informam 88,67% no indicador n° 2, foram informados possivelmente de forma errônea, não foram editados na hora de preencher, pois é o que indica, visto as folhas ponto estarem praticamente isentas de faltas por parte dos terceirizados.

Porém no relatório de outubro de 2017, com a falta da documentação referente ao controle de ponto, tenha ocorrido da forma como a auditoria constatou primariamente, então a fiscalização foi imperfeita na aferição do indicador n° 02, situação que pode ter ocasionado prejuízos financeiros, pois o Câmpus pagou pela totalidade do serviço pactuado, mas pode ter recebido uma porção inferior ao que pagou.

RECOMENDAÇÃO 3

Recomendamos a gestão que averigue o fato acima (ausência do controle de ponto que subsidie o percentual de 100% informado no relatório de acompanhamento mensal de outubro de 2017) a fim de alcançar a conformidade contratual.

Constatação 9

Após a verificação in loco no estoque de materiais de limpeza do Câmpus, com a presença da fiscal do contrato (servidora M.S), e da colaboradora da empresa terceirizada (responsável pelo estoque dos materiais), constatou-se que não foram encontrados alguns produtos de limpeza que constam na planilha de insumos de limpeza mensal do processo n°23365.000001.2015-13. Conforme relato da colaboradora, alguns produtos (itens) não são utilizados por serem substituídos por outros similares e outros por não terem função com a realidade do Câmpus.

É o caso do item 5 (cloro) que é substituído pela água sanitária com 2,5% de cloro ativo (item 1). O alvejante (item 3) também é substituído pela água sanitária (item 1). O desodorizante sanitário sólido (item 8) não é utilizado bem

como os sacos para aspirador de pó (item 21) e por isso não foram fornecidos pela terceirizada. Portanto alguns destes itens possuem a mesma função, e outros não são utilizados. Destaca-se que estes itens possuem valores unitários que compõe o preço/mensal base e global, e, portanto, se são inúteis ou estão com a sua funcionalidade repetida, poderiam ser atualizados com a realidade do câmpus para as novas contratações, diminuindo assim a estimativa de preço/mensal e global do contrato.

Causa

Contrato contendo itens não utilizados, mas compondo o preço mensal/global estimado, prejudicando com isto o que estabelece o art. 3° da Lei 8.666, no quesito referente a vantagem:

Art. 3o A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

Manifestação do Gestor

Em 13 de julho de 2018:

Resposta da fiscal de contrato:

Como fiscal do contrato concordo com o apontamento do auditor, destaco que o pedido de materiais ocorre de acordo com a demanda do campus, quando solicitado pela colaboradora, tendo itens que são solicitados a mais e outros a menos do que consta na planilha de insumos de limpeza mensal de acordo com a necessidade do campus.

Análise da Auditoria Interna

Em 26 de julho de 2018:

Tanto a gestão, como a fiscalização do contrato, concordam que é possível haver uma atualização acerca dos itens que compõe ou compunham tal contrato de acordo com a demanda e a realidade do campus. É salutar que haja um bom planejamento, controle e também que se tenha um canal de

comunicação entre os fiscais de contrato (que estão muitas vezes na ponta, averiguando os serviços, mais próximos da realidade) com os responsáveis pelas licitações e contratos, para haver o máximo de congruência possível entre o que será comprado/contratado com o que realmente será executado ou utilizado.

RECOMENDAÇÃO 4

Recomendamos que seja estabelecido um canal de comunicação conjunto entre o setor de licitações/contratos, fiscais de contratos, almoxarifado e patrimônio que vise a troca e registro de informações a fim de haver permanente ajuste e atualização das compras e serviços.

CONCLUSÃO

De modo geral, considerando o escopo do trabalho, o setor analisado junto ao Campus Feliz atende razoavelmente aos princípios constitucionais e demais dispositivos legais. A fim de melhorar os controles internos as constatações que mereceram recomendação por esta auditoria interna devem ser analisadas por parte da gestão administrativa da entidade.

A adoção das recomendações contidas neste Relatório de Auditoria Interna é de exclusivo interesse da gestão, uma vez que a Auditoria Interna é um órgão de assessoramento técnico e não possui natureza vinculante. Ainda, o atendimento das recomendações refletirá no comprometimento da gestão com o fortalecimento dos controles internos e com o acolhimento das disposições legais.

Destacamos que as recomendações emitidas neste relatório serão acompanhadas posteriormente pela Auditoria Interna. No entanto isso não impede que o gestor venha a se manifestar a cerca deste relatório anteriormente ao acompanhamento da Auditoria Interna.

Este relatório não tem a intenção de esgotar as possibilidades de inconsistências que podem ser observadas, mas sim servir como orientação para as boas práticas da administração pública.

Feliz, 01 de agosto de 2018.

Xxxxx Xxxxxx Auditor Interno

Recebido em    /   /2018.