CONTRATO Nº 19/2022
CONTRATO DE ARMAZENAMENTO DE DOCU- MENTOS ARQUIVÍSTICOS - FUNDO DOCUMENTAL ANALÓGICO, QUE ENTRE SI CELEBRAM BANRI- SUL ARMAZÉNS GERAIS S/A – BAGERGS E O INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL – IPE PREV..
CONTRATO Nº 19/2022
O Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul – IPE Prev, Autarquia Previ-
denciária Estadual, com sede nesta Capital, na Av. Xxxxxx xx Xxxxxxxx, n° 1945, inscrita no CNPJ/MF sob o n° 92.829.100/0001-43, neste ato representado por seu Diretor-Presidente, Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, RG: 6024898014, CPF: 000.000.000-00, domiciliado em Porto Alegre/RS, doravante denominado CONTRATANTE, e, de outro lado BANRISUL ARMAZENS GERAIS SA, pessoa jurídica de direito privado, com sede na Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, 000, Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxx/XX, inscrito no CNPJ sob o nº 92.721..232.0001-57, CEP: 92.410-040, representado neste ato por seu Diretor-Presidente, Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx, RG nº 1067176022, CPF nº 000.000.000-00, residente e domiciliado na Xxx Xxxxx xx Xxx, xx 000, xxxx 000, Xxxxxx Xxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxx/XX, doravante denominado CONTRATADO, para a prestação dos serviços referidos na Cláusula Primeira - Do Objeto, de que trata o processo administrativo eletrônico nº 22/0000-0000000-0, em decorrência do art. 75, inciso IX, da Lei 14.133/2021, mediante as cláusulas e condições que se seguem:
CLÁUSULA PRIMEIRA - DO OBJETO
1.1. O objeto do presente instrumento é a contratação de empresa prestadora de serviços téc- nicos auxiliares e continuados de arquivos, especificamente armazenagem de arquivos físicos, incluindo a logística de transporte (coleta), a organização (separação e mapeamento), a pes- quisa física e envio por e-mail, a digitalização por demanda, a pesquisa e o envio de documen- tos físicos, e a fragmentação de documentos, nos termos do artigo 75, inciso IX, da Lei nº 14.133/21 e nas condições estabelecidas no Anexo - Termo de Referência.
1.2. Este contrato vincula-se à proposta comercial, independentemente de transcrição.
CLÁUSULA SEGUNDA - DO PREÇO
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2.1. O preço total referente à execução dos serviços contratados é de R$ 3.107.522,00 (três milhões, cento e sete mil, quinhentos e vinte e dois reais), entendido este como preço justo e suficiente para a total execução do presente objeto durante todo o prazo contratual, conforme descrito na Tabela 3, reproduzida abaixo. Por sua vez, os custos são compostos por valores mensais, conforme descrição na Tabela 1, e por parcela referente ao pagamento único, descri- ta na Tabela 2, como se lê abaixo:
Tabela 1 | |||
Pagamento Mensal | Preço | Quantidade Prevista | Valor |
Digitalização, por demanda da pesquisa, A4 até 300 dpi PeB preparação nível 3(***)- por imagem | R$ 0,28 | 35 mil imagens | R$9.800,00 |
Digitalização, por demanda da pesquisa, documen- tos históricos – por imagem | R$ 2,40 | 500 imagens | R$1.200,00 |
Guarda de caixa box (unidade) 54x37x26 cm - unidade(mês) | R$ 1,98 | 900 caixas | R$1.782,00 |
Guarda de caixa Padrão Ipê - unidade(mês) | R$ 1,40 | 12.500 caixas | R$17.500,00 |
Guarda de gabinete de aço - unidade | R$ 15,84 | 250 gabinetes | R$3.960,00 |
Envio por e-mail de pesquisas - unidade | R$ 3,50 | 500 processos | R$1.750,00 |
Pesquisa física de documentos nas caixas arma- zenadas - unidade | R$ 4,50 | 500 processos | R$2.250,00 |
Pesquisa física de caixas armazenadas - unidade | R$ 3,50 | 500 processos | R$1.750,00 |
Expurgo (com certificado) caixa A4 - unidade | R$ 5,48 | 40 caixas | R$219,20 |
Transporte para envio de pesquisa física de arqui- vo 5 dias úteis (****) – unidade semanal | R$ 130,00 | 4 processos | R$520,00 |
Transporte para envio de pesquisa física de arqui- vo até 24horas (****) – unidade | R$ 150,00 | 4 processos | R$600,00 |
Sala (15-20m2), acomodar 01 servidor do IPÊ, 01 vaga estacionamento, condomínio incluído, vigilân- cia e portaria. | R$2.600,00 | 1 sala | R$2.600,00 |
Valor Total: | R$43.931,20 | ||
Tabela 2 | |||
Pagamento Único | Preço | Quantidade Prevista | Valor |
Mapear documentos, retirar dos gabinetes de aço, indexar, gerar índice para pesquisa e acomodar em | R$ 4,00 | 52 mil docu- mentos | R$208.000,00 |
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nova caixa - unidade | |||
Mapear caixa, indexar e gerar índice para pesquisa - unidade | R$ 2,00 | 15 mil caixas | R$30.000,00 |
Fornecimento de caixas Box- unidade | R$ 7,50 | 900 caixas | R$6.750,00 |
Transporte/Coleta para transferência do acervo caixa padrão IPE - unidade | R$ 12,80 | 15 mil caixas | R$192.000,00 |
Transporte/Coleta para transferência do acervo caixa Box - unidade | R$ 16,00 | 150 caixas | R$2.400,00 |
Transporte/Coleta para transferência de acervo gabi- nete de aço - unidade | R$ 130,00 | 250 gabinetes | R$32.500,00 |
Valor Total: | R$471.650,00 |
Tabela 3 | |||||
Projeção de despesas para 5 anos de contrato | |||||
0000 | 0000 | 0000 | 2026 | 2027 | 2028 |
R$ 439.312,00 | R$ 527.174,40 | R$ 527.174,40 | R$ 527.174,40 | R$ 527.174,40 | R$ 87.862,40 |
R$ 471.650,00 | |||||
Valor Total: R$ 3.107.522.00 | |||||
2.2 Os valores descritos acima somente serão cobrados em caso de efetiva utilização, poden- do não ser utilizados na sua totalidade ou chegar a nem mesmo ser utilizadas.
2.3. No valor acima estão incluídas todas as despesas ordinárias diretas e indiretas decorren- tes da execução do objeto, inclusive tributos e/ou impostos, encargos sociais, trabalhistas, pre- videnciários, fiscais e comerciais incidentes, taxa de administração, frete, seguro e outros ne- cessários ao cumprimento integral do objeto da contratação.
CLÁUSULA TERCEIRA - DO RECURSO FINANCEIRO
3.1. As despesas decorrentes do presente contrato ocorrerão por conta do seguinte recurso financeiro:
Unidade Orçamentária: 40.01.001
Projeto: 3040
Natureza Despesa: 3.3.90.40.4016
Recurso: 8500
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CLÁUSULA QUARTA – DO PRAZO CONTRATUAL E LOCAL DE PRESTAÇÃO DOS SER- VIÇOS
4.1. O prazo de duração do contrato é de 05 (cinco) anos, contados a partir da data definida na ordem de início dos serviços, conforme cláusula 14 do Anexo – Termo de Referência.
4.2. A expedição da ordem de início dos serviços somente se efetivará a partir da publicação da súmula do contrato no Diário Oficial do Estado.
4.3. Os serviços objeto desta contratação serão realizados nas instalações do CONTRATADO, de segunda a sexta-feira, em horário comum de expediente, conforme cláusula 7.1 do Anexo – Termo de Referência.
4.3.1. O CONTRATADO deverá disponibilizar o transporte e equipe para a remoção dos arqui- vos do Instituto em três endereços, especificados na cláusula 4.1.1 do Anexo – Termo de Refe- rência, a saber:
a) Edifício Sede do IPE Prev – Xxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxxxx, xx 0000, xxxxxx Xxxxx xx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxx;
b) Subsolo do Teatro do IPE – Rua Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxx, bairro Praia de Belas, Porto Alegre; fundos do Edifício Sede;
c) Edifício Regente (fundos), Xxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx, xxxxxx xx xx 000, Centro Histórico, Por- to Alegre.
4.3.2. A coleta e transporte poderão ser realizados aos finais de semana, conforme acordado entre CONTRATANTE e CONTRATADO, conforme cláusula 4.1.7 do Anexo – Termo de Refe- rência.
4.4. O prazo de duração do presente contrato é adstrito ao aceite definitivo do objeto, podendo ser prorrogado em situações devidamente fundamentadas e aceitas pela Administração até o prazo máximo de dez anos, com base no art. 107 da Lei Federal nº 14.133/2021, desde que haja autorização formal da autoridade competente e observados os seguintes requisitos:
4.4.1. os serviços tenham sido prestados regularmente;
4.4.2. a Administração mantenha interesse na realização do serviço; e
4.4.3. o valor do contrato permaneça economicamente vantajoso para a Administração.
4.5. O CONTRATADO não tem direito subjetivo a prorrogação contratual.
CLÁUSULA QUINTA – DA GARANTIA
5.1. Será solicitada Garantia de Cumprimento do Contrato:
a) A garantia poderá ser realizada em uma das seguintes modalidades:
I - caução em dinheiro ou Título da Dívida Pública, devendo este ter sido emitido sob a forma
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escritural, mediante registro em sistema centralizado de liquidação e de custódia autorizado pelo Banco Central do Brasil e avaliados pelos seus valores econômicos, conforme definido pelo Ministério da Fazenda;
II - Seguro-garantia; III - fiança bancária;
b) O CONTRATADO, no prazo de 10 (dez) dias a contar da assinatura do contrato, prestará garantia no valor correspondente a 5% do valor total contratado, que será liberada após a exe- cução do objeto da avença, conforme disposto no art. 100 da Lei Federal nº 14.133/2021, des- de que cumpridas as obrigações contratuais.
b.1) O prazo para apresentação da garantia poderá ser prorrogado por igual período a critério do CONTRATANTE.
c) A inobservância do prazo fixado para apresentação da garantia, inclusive dos previstos nos itens “j” e “p”, acarretará a aplicação de multa de 0,07% (sete centésimos por cento) do valor total do contrato por dia de atraso, até o máximo de 2% (dois por cento).
d) O atraso na apresentação da garantia autoriza a Administração a promover a extinção do contrato por descumprimento ou cumprimento irregular de suas cláusulas, conforme dispõe o inciso I do artigo 137 da Lei Federal nº 14.133/2021.
e) O número do contrato deverá constar dos instrumentos de garantia a serem apresentados pelo garantidor.
f) Quando da abertura de processos para eventual aplicação de penalidade, a fiscalização do contrato deverá comunicar o fato à entidade garantidora paralelamente às comunicações de solicitação de defesa prévia ao CONTRATADO, bem como as decisões finais da instância ad- ministrativa.
g) A entidade garantidora não é parte interessada para figurar em processo administrativo ins- taurado pelo CONTRATANTE com o objetivo de apurar prejuízos e/ou aplicar sanções ao CONTRATADO.
h) A validade da garantia, qualquer que seja a modalidade escolhida, deverá abranger um perí- odo de mais 3 (três) meses após o término da vigência contratual.
i) A perda da garantia em favor da Administração, em decorrência de rescisão unilateral do con- trato, far-se-á de pleno direito, independentemente de qualquer procedimento judicial e sem prejuízo das demais sanções previstas no contrato.
j) A garantia deverá ser integralizada no prazo máximo de 10 (dez) dias, sempre que dela forem deduzidos quaisquer valores ou quando houver alteração para acréscimo de objeto.
k) A garantia assegurará, qualquer que seja a modalidade escolhida, o pagamento de:
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I - prejuízo advindo do não cumprimento do objeto do contrato e do não adimplemento das de- mais obrigações nele previstas;
II - prejuízos causados ao CONTRATANTE ou a terceiro, decorrentes de culpa ou dolo durante a execução do contrato;
III - as multas moratórias e punitivas aplicadas pelo CONTRATANTE ao CONTRATADO;
l) A garantia em dinheiro deverá ser efetuada em favor do CONTRATANTE, em conta específi- ca no Banco do Estado do Rio Grande do Sul, com atualização monetária.
m) No caso de alteração do valor do contrato, ou prorrogação de sua vigência, a garantia deve- rá ser ajustada à nova situação ou renovada, no prazo máximo de 10 (dez) dias, seguindo os mesmos parâmetros utilizados quando da contratação.
n) O CONTRATANTE fica autorizado a utilizar a garantia para corrigir quaisquer imperfeições na execução do objeto do contrato ou para reparar danos decorrentes da ação ou omissão do CONTRATADO, de seu preposto ou de quem em seu nome agir.
n.1) A autorização contida neste subitem é extensiva aos casos de multas aplicadas depois de esgotado o prazo recursal.
o) A garantia prestada será retida definitivamente, integralmente ou pelo saldo que apresentar, no caso de rescisão por culpa do CONTRATADO, sem prejuízo das penalidades cabíveis.
p) Se o valor da garantia for utilizado total ou parcialmente em pagamento de qualquer obriga- ção, o CONTRATADO obriga-se a fazer a respectiva reposição no prazo máximo de 10 (dez) dias, contados da data em que for notificado.
q) O CONTRATANTE não executará a garantia na ocorrência de uma ou mais das seguintes hipóteses:
I - caso fortuito ou força maior;
II - alteração, sem prévia anuência da entidade garantidora, das obrigações contratuais;
III - descumprimento das obrigações pelo CONTRATADO decorrentes de atos ou fatos pratica- dos pela Administração;
IV - atos ilícitos dolosos praticados por servidores da Administração.
r) Caberá à própria Administração apurar a isenção da responsabilidade prevista nos itens III e IV do item anterior, não sendo a entidade garantidora parte no processo instaurado pela Admi- nistração.
s) Para efeitos da execução da garantia, os inadimplementos contratuais deverão ser comuni- cados pelo CONTRATANTE ao CONTRATADO e/ou à entidade garantidora, no prazo de até 3 (três) meses após o término de vigência do contrato.
t) Não serão aceitas garantias que incluam outras isenções de responsabilidade que não as
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previstas neste Edital.
u) Será considerada extinta a garantia:
I - com a devolução da apólice, título da dívida pública, carta de fiança ou autorização para o levantamento de importâncias depositadas em dinheiro a título de garantia, acompanhada de declaração do CONTRATANTE, mediante termo circunstanciado, de que o CONTRATADO cumpriu todas as cláusulas do contrato;
II - no prazo de 03 (três) meses após o término da vigência do contrato, exceto quando ocorrer comunicação de sinistros, por parte da Administração, devendo o prazo ser ampliado de acordo com os termos da comunicação.
v) O CONTRATADO é responsável pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, na forma do art. 120 da Lei federal nº 14.133/2021.
CLÁUSULA SEXTA – DO PAGAMENTO
6.1. O pagamento deverá ser efetuado mediante a apresentação de Nota Fiscal ou da Fatura pelo CONTRATADO, que deverá conter o detalhamento dos serviços executados.
6.2. Deverão ser destacados preços unitários, conforme o escopo dos serviços e as quantida- des descritas na cláusula 2.1.
6.2.1. O pagamento se dará mensalmente, de acordo com medição do número de documentos transportados, organizados, enviados, digitalizados e expurgados, no período em sua totalida- de por unidade, vencendo todo dia 05 de cada mês a partir do mês subsequente à data da a- presentação da nota fiscal pelo CONTRATADO.
6.2.2. As medições deverão ser apresentadas pelo CONTRATADO todo dia 20 (vinte) de cada mês e conferidas pela CONTRATANTE, o qual, depois do aceite, deverá autorizar a emissão da respectiva nota fiscal no prazo máximo de 5 (cinco) dias após a apresentação das medições por parte do CONTRATADO.
6.3. O documento fiscal deverá ser do CONTRATADO e, nos casos em que a emissão for de outro estabelecimento da empresa, o documento deverá vir acompanhado das certidões nega- tivas relativas à regularidade fiscal.
6.3.1 Quando o documento for de outro estabelecimento localizado fora do Estado, será exigi- da também certidão negativa relativa à Regularidade Fiscal junto à Fazenda Estadual do Rio Grande do Sul independente da localização da sede ou filial do CONTRATADO.
6.4. A protocolização somente poderá ser feita após a prestação dos serviços por parte do CONTRATADO.
6.5. O pagamento será efetuado por serviço efetivamente prestado e aceito.
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6.5.1. A glosa do pagamento durante a execução contratual, sem prejuízo das sanções cabí- veis, só deverá ocorrer quando o CONTRATADO:
6.5.1.1. não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar as atividades com a qualidade mínima exigida no contrato; ou
6.5.1.2. deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
6.6. Caso o serviço não seja prestado fielmente e/ou apresente alguma incorreção será consi- derado como não aceito e o prazo de pagamento será contado a partir da data de regulariza- ção.
6.6.1 O recebimento mensal dos serviços se dará mediante a autorização para emissão da nota fiscal dos serviços executados.
6.6.2 No caso de ocorrências que necessitem de correção no trabalho executado, o CONTRA- TADO terá um prazo máximo de 30 (trinta) dias para correção dos problemas apontados. O recebimento definitivo não cessa os direitos do CONTRATANTE quanto à garantia dos serviços.
6.7. Na fase da liquidação da despesa, deverá ser efetuada consulta ao CADIN/RS para fins de comprovação do cumprimento da relação contratual estabelecida nos termos do disposto no artigo 92, inciso XVI, da Lei federal nº 14.133/2021.
6.7.1. Constatando-se situação de irregularidade do CONTRATADO junto ao CADIN/RS, será providenciada sua advertência, por escrito, para que, no prazo de 15 (quinze) dias, regularize sua situação ou, no mesmo prazo, apresente sua defesa.
6.7.2. Persistindo a irregularidade, o CONTRATANTE poderá adotar as medidas necessárias à rescisão contratual nos autos do processo administrativo correspondente, assegurada ao CONTRATADO a ampla defesa.
6.8. Os pagamentos a serem efetuados em favor do CONTRATADO, quando xxxxxx, estarão sujeitos à retenção, na fonte, dos seguintes tributos:
6.8.1. Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas - IRPJ, Contribuição Social sobre o Lucro Lí- quido - CSLL, Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social - COFINS, e Contribui- ção para os Programas de Integração social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público
- PIS/PASEP, na forma da Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, conforme determina o art. 64 da Lei federal nº 9.430/1996;
6.8.2. Contribuição Previdenciária, correspondente a onze por cento, na forma da Instrução Normativa RFB nº 971, de 13 de novembro de 2009, conforme determina a Lei federal nº 8.212/1991;
6.8.3. Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza - ISSQN, na forma da Lei Complementar
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federal nº 116/2003, combinada com a legislação municipal e/ou distrital sobre o tema.
6.9. As empresas dispensadas de retenções deverão entregar declaração, anexa ao documen- to de cobrança, em duas vias, assinadas pelo representante legal, além de informar sua condi- ção no documento fiscal, inclusive o enquadramento legal.
6.10. O CONTRATANTE poderá reter do valor da fatura do CONTRATADO a importância devi- da, até a regularização de suas obrigações contratuais.
CLÁUSULA SÉTIMA - DA ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA
7.1. Os valores do presente contrato não pagos na data prevista serão corrigidos até a data do efetivo pagamento, pro rata die, pelo Índice de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA, do Siste- ma Nacional de Índices de Preços ao Consumidor – SNIPC, ou outro que venha a substituí-lo.
CLÁUSULA OITAVA – DO REAJUSTE
8.1 O contrato será reajustado, observado o interregno mínimo de um ano, a contar da data limite para apresentação da proposta.
8.1.1. Nos reajustes subsequentes ao primeiro, o interregno mínimo de um ano será contado a partir dos efeitos financeiros do último reajuste.
8.2. O valor do contrato será reajustado, em consequência da variação do IPCA (Índice de Pre- ços ao Consumidor Amplo) do Sistema Nacional de Índices de Preços ao Consumidor – SNIPC, de acordo com a fórmula abaixo:
R = P0 x [(IPCAn / IPCA0)-1]
Onde:
R = parcela de reajuste;
P0 = Preço inicial do contrato no mês de referência dos preços ou preço do contrato no mês de aplicação do último reajuste;
IPCAn = número do índice IPCA referente ao mês do reajuste;
IPCA0 = número do índice IPCA referente ao mês da data da proposta, último reajuste.
CLÁUSULA NONA – DAS OBRIGAÇÕES
9.1. As partes devem cumprir fielmente as cláusulas avençadas neste contrato, respondendo pelas consequências de sua inexecução parcial ou total.
CLÁUSULA DÉCIMA – DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATADO
10.1. Executar os serviços conforme a todas as especificações contidas no Anexo - Termo de
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Referência, com a alocação dos empregados necessários ao perfeito cumprimento das cláusu- las contratuais, além de fornecer os materiais e equipamentos, ferramentas e utensílios neces- sários previstos.
10.2. Manter durante toda a vigência do contrato, em compatibilidade com as obrigações as- sumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na contratação, devendo comunicar ao CONTRATANTE a superveniência de fato impeditivo da manutenção dessas condições.
10.3. Utilizar empregados habilitados e com conhecimentos básicos dos serviços a serem exe- cutados, em conformidade com as normas e determinações em vigor.
10.4. Reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, no prazo fixado pelo fiscal do contrato, os serviços efetuados em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou dos materiais empregados.
10.5. Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes da execução do objeto, ficando o CONTRATANTE autorizado a descontar da garantia, caso exigida no edital, ou dos pagamen- tos devidos ao CONTRATADO, o valor correspondente aos danos sofridos.
10.6. Apresentar os empregados devidamente uniformizados e identificados por meio de cra- chá, além de provê-los com os Equipamentos de Proteção Individual - EPI, quando for o caso.
10.7. Apresentar ao CONTRATANTE, quando for o caso, a relação nominal dos empregados que adentrarão o órgão para a execução do serviço.
10.8. Atender às solicitações do CONTRATANTE quanto à substituição dos empregados aloca- dos, no prazo fixado pela administração, nos casos em que ficar constatado descumprimento das obrigações relativas à execução do serviço.
10.9. Orientar seus empregados quanto à necessidade de acatar as normas internas da Admi- nistração.
10.10. Orientar seus empregados a respeito das atividades a serem desempenhadas, alertan- do-os a não executar atividades não abrangidas pelo contrato.
10.11. Manter preposto nos locais de prestação de serviço, aceito pela Administração, para representá-lo na execução do contrato, quando couber;
10.12. Responder nos prazos legais, em relação aos seus empregados, por todas as despesas decorrentes da execução do serviço e por outras correlatas, tais como salários, seguros de acidentes, indenizações, tributos, vale-refeição, vale-transporte, uniformes, crachás e outras que venham a ser criadas e exigidas pelo Poder Público.
10.13. Fiscalizar regularmente os seus empregados designados para a prestação do serviço, a fim de verificar as condições de execução.
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10.14. Comunicar ao CONTRATANTE qualquer anormalidade constatada e prestar os esclare- cimentos solicitados.
10.15. Arcar com as despesas decorrentes de qualquer infração cometida por seus emprega- dos quando da execução do serviço objeto deste contrato.
10.16. Realizar os treinamentos que se fizerem necessários para o bom desempenho das atri- buições de seus empregados.
10.17. Treinar seus empregados quanto aos princípios básicos de postura no ambiente de tra- balho, tratamento de informações recebidas e manutenção de sigilo, comportamento perante situações de risco e atitudes para evitar atritos com servidores, colaboradores e visitantes do órgão.
10.18. Coordenar e supervisionar a execução dos serviços contratados.
10.19. Administrar todo e qualquer assunto relativo aos seus empregados.
10.20. Assumir as responsabilidades e tomar as medidas necessárias ao atendimento dos seus empregados acidentados ou acometidos de mal súbito, por meio do preposto.
10.21. Instruir seus empregados quanto à prevenção de acidentes e de incêndios.
10.22. Responsabilizar-se por todas as obrigações trabalhistas, sociais, previdenciárias, tributá- rias, comerciais e as demais previstas na legislação específica, cuja inadimplência não transfe- re responsabilidade ao CONTRATANTE.
10.23. Relatar ao CONTRATANTE toda e qualquer irregularidade verificada no decorrer da prestação dos serviços.
10.24. Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de 14 anos; nem permitir a utilização do trabalho do me- nor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre.
10.25. Arcar com o ônus decorrente de eventual equívoco no dimensionamento dos quantitati- vos de sua proposta, devendo complementá-los, caso o previsto inicialmente em sua proposta não seja satisfatório para o atendimento ao objeto, nos termos da Lei federal nº 14.133/2021.
10.26. Guardar sigilo sobre todas as informações obtidas em decorrência do cumprimento do contrato.
10.27. O CONTRATADO deverá, se for o caso, apresentar Programa de Integridade, nos ter- mos da Lei Estadual nº 15.228, de 25 de setembro de 2018 e do seu Regulamento.
10.28 Deverão a CONTRATANTE e CONTRATADO observar a Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, denominada Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, no tocante à manutenção, acesso, uso e tratamento dos processos e in- formações dos beneficiários:
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10.29 O CONTRATADO é responsável pelos danos decorrentes da violação às normas da Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados, bem como com as normas complementares editadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
10.30 Cumprir e fazer cumprir todas as normas regulamentares sobre Medicina e Segurança do Trabalho, obrigando seus empregados a trabalhar com equipamentos individuais adequados, obedecendo rigorosamente, em todas as etapas da execução do contrato, os protocolos de segurança determinados pela OMS – Organização Mundial da Saúde e Ministério da Saúde, no combate à COVID-19.
10.31 Os serviços contratados deverão ter garantia técnica contra erros de execução pelo pra- zo de 12 (doze) meses, após o término dos respectivos serviços, conforme Cláusula nº 20 do Anexo – Termo de Referência.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA – DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE
11.1. Exercer o acompanhamento e a fiscalização dos serviços, por servidores designados para esse fim, anotando em registro próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis.
11.2. Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pelo contratado, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta.
11.3. Notificar o CONTRATADO por escrito da ocorrência de eventuais imperfeições no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção.
11.4. Pagar o CONTRATADO o valor resultante da prestação do serviço, no prazo e condições estabelecidas no Edital e seus anexos.
11.5. Efetuar as retenções tributárias devidas sobre o valor da fatura de serviços do CONTRA- TADO, nos termos da legislação vigente.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA – DAS SANÇÕES
12.1. Sem prejuízo da faculdade de rescisão contratual, o CONTRATANTE poderá aplicar san- ções de natureza moratória e punitiva ao CONTRATADO, diante do não cumprimento das cláu- sulas contratuais.
12.2. Com fundamento no artigo 7º da Lei federal nº 10.520/2002, ficará impedida de licitar e contratar com o Estado e será descredenciado do cadastro de fornecedores, pelo prazo de até 5 (cinco) anos, garantida a ampla defesa, sem prejuízo da rescisão unilateral do contrato e da aplicação de multa, o CONTRATADO que:
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12.2.1. apresentar documentação falsa;
12.2.2. ensejar o retardamento da execução de seu objeto;
12.2.3. falhar na execução do contrato;
12.2.4. fraudar a execução do contrato;
12.2.5. comportar-se de modo inidôneo;
12.2.6. cometer fraude fiscal.
12.3. Configurar-se-á o retardamento da execução quando o CONTRATADO:
12.3.1. deixar de iniciar, sem causa justificada, a execução do contrato após 7 (sete) dias con- tados da data da ordem de serviço;
12.3.2. deixar de realizar, sem causa justificada, os serviços definidos no contrato por 3 (três) dias seguidos ou por 10 (dez) dias intercalados.
12.4. A falha na execução do contrato estará configurada quando o CONTRATADO descumprir as obrigações e cláusulas contratuais, cuja dosimetria será aferida pela autoridade competente, de acordo com o que preceitua o item 12.9.
12.5. Para os fins do item 12.2.5, reputar-se-ão inidôneos atos tais como os descritos nos arts. 337-F, 337-I, 337-J, 337-K, 337-L e no art. 337-M, §§ 1º e 2º, do Capítulo II-B, do Título XI da Parte Especial do Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940 (Código Penal).
12.6. O CONTRATADO que cometer qualquer das infrações discriminadas no item 12.2 ficará sujeito, sem prejuízo da responsabilidade civil e criminal, às seguintes sanções:
12.6.1. multa:
12.6.1.1. compensatória de até 10% sobre o valor total atualizado do contrato nos casos de inexecução, execução imperfeita ou em desacordo com as especificações e negligência na execução do objeto contratado, e nos casos de descumprimento de cláusula contratual ou norma de legislação pertinente;
12.6.1.2. moratória de até 0,5% por dia de atraso injustificado sobre o valor da contratação, até o limite de 30 dias.
12.6.2. impedimento de licitar e de contratar com o Estado e descredenciamento no cadastro de fornecedores, pelo prazo de até cinco anos.
12.7. As multas compensatórias e moratória poderão ser aplicadas cumulativamente, sem pre- juízo da aplicação da sanção de impedimento de licitar e de contratar.
12.8 A aplicação de qualquer das penalidades previstas realizar-se-á em processo administrati- vo que assegurará o contraditório e a ampla defesa, observando-se o procedimento previsto na Lei federal nº 14.133/2021.
12.9. O valor da multa poderá ser descontado das faturas devidas ao CONTRATADO.
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12.9.1. Se o valor a ser pago ao CONTRATADO não for suficiente para cobrir o valor da multa, a diferença será descontada da garantia contratual, se houver
12.9.2. Se os valores das faturas e da garantia forem insuficientes, fica o CONTRATADO obri- gada a recolher a importância devida no prazo de 15 (quinze) dias, contados da comunicação oficial.
12.9.3. Esgotados os meios administrativos para cobrança do valor devido pelo CONTRATADO ao CONTRATANTE, o débito será encaminhado para inscrição em dívida ativa.
12.9.4. Caso o valor da garantia seja utilizado no todo ou em parte para o pagamento da multa, essa deve ser complementada no prazo de até 10 (dez) dias úteis, contado da solicitação do CONTRATANTE.
12.10. A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a gravida- de da conduta do infrator, o caráter educativo da pena, bem como o dano causado à Adminis- tração, observado o princípio da proporcionalidade.
12.11. A aplicação de sanções não exime o CONTRATADO da obrigação de reparar os danos, perdas ou prejuízos que venha a causar ao ente público.
12.12 O contrato, sem prejuízo das multas e demais cominações legais previstas no instrumen- to, poderá ser rescindido unilateralmente, por ato formal da Administração, nos casos enume- rados no artigo 137, incisos I ao V e VIII e IX da Lei Federal nº 14.133/2021.
12.13. As sanções previstas nesta Cláusula não elidem a aplicação das penalidades estabele- cidas na Lei federal nº 12.846/2013, conforme o disposto no seu art. 30 ou nos arts. 337-E a 337-P, Capítulo II-B, do Título XI da Parte Especial do Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940 (Código Penal).
CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA – DA RESCISÃO
13.1. O presente Contrato poderá ser rescindido nas hipóteses previstas no art. 137 da Lei fe- deral nº 14.133/2021, com as consequências indicadas no art. 139 da mesma Lei, sem prejuízo da aplicação das sanções previstas.
13.2. Os casos de rescisão contratual serão formalmente motivados, assegurando-se ao CON- TRATADO o direito à prévia e ampla defesa.
13.3. O CONTRATADO reconhece os direitos do CONTRATANTE em caso de rescisão admi- nistrativa, nos termos da Lei Federal nº 14.133/2021.
13.4. O termo de rescisão, sempre que possível, será precedido:
13.4.1. levantamento dos eventos contratuais já cumpridos ou parcialmente cumpridos;
13.4.2. relação dos pagamentos já efetuados e ainda devidos;
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13.4.3. indenizações e multas.
CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA – DAS VEDAÇÕES
14.1. É vedado ao CONTRATADO:
14.1.1. caucionar ou utilizar este Contrato para qualquer operação financeira;
14.1.2. interromper a execução dos serviços sob alegação de inadimplemento por parte do CONTRATANTE, salvo nos casos previstos em lei.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA – DAS ALTERAÇÕES
15.1 Eventuais alterações contratuais reger-se-ão pela disciplina do art. 124 da Lei federal nº 14.133/2021.
15.2 O CONTRATADO é obrigado a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem necessários, até o limite de 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato.
15.3. As supressões resultantes de acordo celebrado entre as partes contratantes poderão ex- ceder o limite de 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA – DOS CASOS OMISSOS
16.1. Os casos omissos serão decididos pelo CONTRATANTE, segundo as disposições conti- das na Lei Federal nº 14.133/2021, na Lei federal nº 10.520/2002 e demais normas aplicáveis.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉTIMA – DAS DISPOSIÇÕES ESPECIAIS
17.1. Se qualquer das partes relevar eventual falta relacionada com a execução deste contrato, tal fato não significa liberação ou desoneração a qualquer delas.
17.2. No caso de ocorrer greve de caráter reivindicatório entre os empregados do CONTRATA- DO ou de seus subcontratados, cabe a ele resolver imediatamente a pendência.
17.3. As partes considerarão cumprido o contrato no momento em que todas as obrigações aqui estipuladas estiverem efetivamente satisfeitas, nos termos de direito e aceitas pelo CON- TRATANTE.
17.4. Haverá consulta prévia ao CADIN/RS, pelo órgão ou entidade competente, nos termos da Lei nº 10.697/1996, regulamentada pelo Decreto nº 36.888/1996.
17.5. O presente contrato somente terá eficácia após publicada a respectiva súmula.
CLÁUSULA DÉCIMA OITAVA - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
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18.1. Fica eleito o Foro de Porto Alegre, como o competente para dirimir quaisquer questões advindas deste contrato, com renúncia expressa a qualquer outro.
E, assim, por estarem as partes ajustadas e acordadas, lavram e assinam este contrato, em 03 (três) vias de iguais teor e forma, na presença de 02 (duas) testemunhas, para que produza seus jurídicos efeitos.
Porto Alegre, de de .
CONTRATANTE: CONTRATADO:
_ _
Instituto de Previdência do Estado BANRISUL ARMAZENS GERAIS SA Do Rio Grande do Sul – IPE Prev
Testemunha 1:
Testemunha 2:
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TERMO DE REFERÊNCIA
PARA A CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS
VISANDO A EXECUÇÃO DE ATIVIDADES TÉCNICAS AUXILIARES E CONTINUADAS DE ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS FÍSICOS
DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
PORTO ALEGRE 2022
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SUMÁRIO
1 DO OBJETO 3
2 JUSTIFICATIVA 3
3 ESTIMATIVA DE DESPESA 5
4 ESCOPO DOS SERVIÇOS 5
4.1 DA LOGÍSTICA DE TRANSPORTE 6
4.2 DA ORGANIZAÇÃO (separação e mapeamento) 7
4.3 DA ARMAZENAGEM FÍSICA 9
4.4 DA DIGITALIZAÇÃO POR DEMANDA 11
4.5 DA PESQUISA FÍSICA E ENVIO DE DOCUMENTOS (FÍSICOS) 11
4.6 FRAGMENTAÇÃO DE DOCUMENTOS (EXPURGO) 12
5 REQUISITOS LEGAIS 12
6 REQUISITOS OPERACIONAIS 13
7 LOCAL E HORÁRIO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS 14
8 INSUMOS 14
9 DO SIGILO E DA PROTEÇÃO DE DADOS 14
10 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA 14
11 REQUISITO DE EQUIPE TÉCNICA E OPERACIONAL 15
12 METODOLOGIAS, FERRAMENTAS E TECNOLOGIAS 16
13 RECURSOS MATERIAIS, SUPRIMENTOS E EPI’s 16
14 PRAZO DE ENTREGA DOS SERVIÇOS 16
15 PREÇO E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO 16
16 RECEBIMENTO DOS SERVIÇOS 17
17 FISCALIZAÇÃO 17
18 OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE 18
19 OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 18
20 GARANTIA 19
ANEXO A - CRONOGRAMA DO TRANSPORTE 20
ANEXO B – TABELA DE PREÇOS 20
ANEXO C – PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA O ARMAZENAMENTO, UTILIZAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO, POR DEMANDA, DO ACERVO DA REDE FERROVIÁRIA 22
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1 DO OBJETO
O presente Termo tem como objetivo descrever os requisitos para a contratação de empresa prestadora de serviços técnicos auxiliares e continuados de arquivos, especificamente armazenagem de arquivos físicos, incluindo a logística de transporte (coleta), a organização (separação e mapeamento), a armazenagem física, a pesquisa física e envio por e-mail, a digitalização por demanda, a pesquisa e o envio de documentos físicos, e a fragmentação de documentos.
2 JUSTIFICATIVA
O Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul, autarquia da categoria especial, possui autonomia administrativa, financeira, patrimonial e de gestão de recursos humanos e, pela autonomia nas suas decisões, é gestor único do Regime Próprio de Previdência Social do Estado do Rio Grande do Sul – RPPS/RS. A Autarquia, fundada em 1931, gerencia benefícios previdenciários de mais de 200 mil cidadãos.
O volume de atendimentos se reflete na produção de documentos, sendo que, apenas no setor de benefícios de pensão, existem mais de 80 mil processos físicos ocupando uma área de aproximadamente 200 m², incluindo as habilitações com cotas ativas, as pensões extintas, os processos indeferidos, processos de restabelecimento, de revisão entre outros. Outro importante acervo é o arquivo de assentamentos dos funcionários aposentados, pensionistas e aposentados por invalidez da extinta Rede Ferroviária Federal S/A (RFFSA), transferido da União, por intermédio da Inventariança da Extinta Rede Ferroviária Federal S/A - RFFSA e o Departamento de Órgãos Extintos (DEPEX) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para o Estado do Rio Grande do Sul1.
1 Extrato do Acordo de Cooperação Técnica nº 001/2014, assinado entre a União e o Estado do Rio Grande do Sul, publicado no D.O.U de 13/11/2014.
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O acervo de mais de 38 mil pastas compreende mais de 300 metros lineares, aproximadamente 50 m², e estão, atualmente, depositados no subsolo anexo do Edifício Sede do IPE Prev.
No Setor de contabilidade, o Instituto mantém um arquivo ocupando uma área de 40 m² no 11º andar do Edifício Sede. De igual ou aproximada dimensão, está o arquivo da área de recursos humanos, o qual exige a guarda da documentação de pessoal por longo período de tempo, como assentamentos funcionais, controle de efetividade, normativas do órgão, registros de movimentações e de folha de pagamento, políticas de quadros de pessoal, entre outros documentos.
No ano de 2021, o Instituto abriu o seu último expediente administrativo em suporte analógico (papel), tendo assim migrado cem por cento da sua produção documental para aplicações digitais, principalmente por meio do uso do sistema de Processos Administrativos e-Gov (PROA). Além da utilização e tramitação de documentos nato2 digitais, o IPE Prev vem adotando, desde 2015, a digitalização de documentos3.
Em 2021 o Instituto retomou a digitalização dos processos físicos de pensão, remanescentes da transição físico/digital, o que, no entanto, não autoriza a eliminação dos arquivos físicos por razões técnicas e legais. A geração em escala dos representantes digitais dos documentos originais (digitalização) tem como principal objetivo facilitar o acesso às informações dos beneficiários que se encontram em processos físicos.
O IPE Prev, portanto, necessita de espaço para a guarda de seus arquivos, de modo a garantir a segurança e a conservação, por meio de um acondicionamento adequado aos padrões de qualidade. Além do alto custo de manutenção desses espaços e da valorização das áreas ocupadas, existem os riscos, assim como vulnerabilidades do ponto de vista da proteção de dados e informações pessoais e sensíveis dos cidadãos beneficiários.
2Documento produzido ou recebido, originariamente, em meio digital.
3 Documento produzido ou recebido, originariamente, em suporte analógico (papel) e convertido em digital.
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Diante do exposto, faz-se necessária a contratação de um serviço de armazenamento de arquivos que possa resultar em maior segurança para os arquivos e informações, uma vez que, a partir da centralização de todo o fundo documental, e de sua reorganização, o Instituto poderá melhor atender as demandas dos usuários da informação, respeitados os requisitos legais e técnicos que visam à gestão documental, dever do Estado.
3 ESTIMATIVA DE DESPESA
A estimativa de despesas deverá ser estabelecida na forma do art. 23 da Lei 14.133, de 1º de abril de 2021, constando no expediente administrativo da contratação, após análise de preços junto ao mercado.
4 ESCOPO DOS SERVIÇOS
Estão no escopo do projeto os seguintes serviços:
1. Logística de transporte |
2. Organização (separação e mapeamento) |
3. Armazenagem física |
4. Pesquisa e envio de documentos físicos |
5. Pesquisa física e envio por email |
6. Digitalização por demanda |
7. Fragmentação de documentos (expurgo) |
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4.1 DA LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
4.1.1 A CONTRATADA deverá disponibilizar o transporte e equipe para a remoção dos arquivos do Instituto em três endereços4:
• Edifício Sede do IPE Prev – Xxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxxxx, xx 0000, xxxxxx Xxxxx xx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxx;
• Subsolo do Teatrodo IPE – Rua Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxx, bairro Praia de Belas, Porto Alegre; fundos do Edifício Sede;
• Edifício Regente (fundos), Xxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx, xxxxxx xx xx 000, Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx.
4.1.2 A retirada de arquivos dos edifícios deverá ser realizada sob a coordenação da CONTRATANTE.
4.1.3 O veículo para transporte deverá ser caminhão, do tipo baú, com carroceria fechada, em dimensões adequadas às normas de circulação no centro da Cidade de Porto Alegre.
4.1.4 A CONTRATANTE deverá providenciar o agendamento de vaga para estacionamento, junto à Empresa Pública de Transportes de Porto Alegre, EPTC.
4.1.5A CONTRATADA deverá, no recebimento dos arquivos, em suas dependências, disponibilizar equipe para organizar e identificar os materiais a serem armazenados, conforme metodologia que possibilite a recuperação ágil das informações quando necessário.
4.1.6A CONTRATADA e a CONTRATANTE poderão definir, em comum acordo, o cronograma do transporte, elencando estratégias e prioridades
4Ver também, no Anexo A – Cronograma do Transporte, a descrição dos arquivos, as quantidades e os prazos estimados para a coleta.
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4.1.7 A coleta e transporte poderá ser realizado aos finais de semana, conforme acordado entre CONTRATANTE e CONTRATADA.
4.1.8 Para a manutenção da integridade dos documentos, o limite para empilhamento de caixas deverá ser de até no máximo três, como forma de evitar a abertura de caixas.
4.2 DA ORGANIZAÇÃO (separação e mapeamento)
4.2.1 A organização importa na manutenção ou correção da ordem original de caixas e pastas, a partir do recebimento dos acervos, nas dependências da CONTRATADA.
4.2.2 A CONTRATADA adotará o método de classificação definido pela CONTRATANTE para as partes de acervo que não possuam identificada a sua ordenação, como pastas, envelopes e materiais avulsos.
4.2.3 A identificação de assuntos dos documentos deverá ser feita pela CONTRATANTE, como forma de subsidiar as operações por parte da CONTATADA.
4.2.4 ACONTRATANTE poderá solicitar à CONTRATADA a substituição dos materiais de acondicionamento originais por caixas e materiais novos, respeitado o Princípio da Economicidade, em casos que se justifique pela razão da conservação de acervos de maior importância.
4.2.5 A CONTRATADA deverá empregar os cuidados necessários para a conservação dos documentos.
4.2.6 A CONTRATADA deverá realizar a identificação e o mapeamento das partes do acervo, conforme metodologia que possibilite a pesquisa e o acesso ágil às informações, respeitadas as delimitações das séries e sub séries definidas pela CONTRATANTE.
4.2.7 A CONTRATADA deverá dispor de instrumentos de controle gerencial que possibilite a identificação e localização dos acervos, podendo ser definidos um ou mais dos seguintes critérios para a recuperação da informação:
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nome do requerente |
nome do setor |
nome do beneficiário |
número da matrícula |
número do processo de habilitação |
série documental |
assunto do processo |
número do processo SPI |
número de fichas |
data do documento |
Local de arquivamento (na CONTRATADA) nº de armazém, nº corredor, nº da caixa, etc. |
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4.3 DA ARMAZENAGEM FÍSICA5
4.3.1 A CONTRATADA deverá dispor de local adequado com área exclusiva de armazenagem, com garantia da manutenção da proveniência dos documentos; os ambientes de trabalho devem estar livres de agentes contaminadores que possam ameaçar, danificar ou comprometer a integridade dos documentos, sendo vedado fumar, comer ou beber no local de guarda de documentos.
4.3.2 A CONTRATADA deverá dispor de local para o armazenamento de todos os arquivos físicos da CONTRATANTE, de forma a garantir a segurança das informações, a preservação dos documentos e a acessibilidade dos acervos.
4.3.3 A CONTRATADA deverá dispor de estrutura predial condizente com as normas de segurança contra sinistros, tais como enchentes, inundações, destelhamentos, incêndios, etc.
4.3.4 A estrutura das instalações para armazenamento de documentos deve ser em alvenaria, situada em local com vias de acesso pavimentadas, distante de rios, fora de rota aérea, distante de aeroportos, heliportos e helipontos com infraestrutura de fornecimento de água, energia elétrica e tratamento de esgoto, em consonância com as normas de edificação e segurança municipal e do Corpo de Bombeiros.
4.3.5 O local de guarda deve estar visivelmente sinalizado com o nome do órgão CONTRATANTE, para que não se misturem a outros documentos.
4.3.6 O espaço de armazenamento nos depósitos deve ser utilizado exclusivamente para a guarda, com ambiente distinto e apropriado para a execução de outras eventuais atividades técnicas auxiliares.
5Esta seção tem como referência a Portaria da Unidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo de nº 1 de 4 de dezembro de 2018, a qual dispõe sobre as diretrizes para a contratação de serviços arquivísticos visando à execução de atividades técnicas auxiliares.
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4.3.7 A CONTRATANTE reserva-se ao direito de efetuar, a seu critério, auditorias nas instalações serviços executados para avaliar a sua conformidade com as especificações técnicas do serviço contratado.
4.3.8 A CONTRATADA deve dispor de recursos de segurança e proteção aos documentos, sendo provido de, no mínimo, vigilância patrimonial ininterrupta do local de arquivo; monitoramento 24 horas através de circuito interno de tv (CFTV), que possibilite a gravação de imagens, permitindo em qualquer circunstância acesso às imagens de, pelo menos, os últimos 6 meses; possuir: sistema de detecção e combate a incêndio, conforme Norma da ABNT e exigência do Corpo de Bombeiros, brigada de incêndio, conforme legislação vigente, Plano de Gerenciamento de Riscos: Salvaguarda e Emergência, sistema de para-raios e seguro do serviço prestado no caso de perda dos documentos arquivados por acidente, intempérie, furto ou roubo.
4.3.9 Todas as informações produzidas pela CONTRATADA durante o trabalho de guarda, controle e tratamento técnico, incluindo bases de dados, são propriedade intelectual ou física da CONTRATANTE, não podendo ser vendidas, cedidas, reutilizadas ou doadas pela CONTRATADA.
4.3.10 A CONTRATADA deve fornecer profissional especializado na área arquivística e equipe capacitada para o desenvolvimento dos trabalhos e em número adequado para cumprir os prazos do contrato, com coordenação adequada em todas as fases de execução.
4.3.11 A CONTRATADA deve atender, de imediato, às solicitações da CONTRATANTE quanto às substituições de funcionários considerados inadequados ou inábeis para a prestação dos serviços.
4.3.12 Os funcionários da empresa CONTRATADA devem identificar-se sempre que acessar as dependências da CONTRATANTE, aceitando todas as regras e procedimentos técnicos e de segurança estabelecidos.
4.3.13A CONTRATADA deverá disponibilizar, em suas dependências e, de preferência, junto ao acervo da CONTRATANTE, uma sala com estrutura necessária para o tratamento documental por parte da CONTRATANTE.
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4.3.14A CONTRATADA deverá dispor de bens móveis na sala de tratamento documental, bem como garantir uma vaga de estacionamento para veículo da CONTRATANTE.
4.4 DA DIGITALIZAÇÃO POR DEMANDA
4.4.1 A CONTRATADA deverá realizar a digitalização de documentos e processos, quando requisitado pela CONTRATANTE.
4.4.2 A CONTRATANTE realizará os pedidos por email, indicando os dados dos documentos ou processos requeridos.
4.4.3 A CONTRATADA, no prazo máximo 3 dias, contados a partir do dia subsequente ao da solicitação, deverá retornar os documentos solicitados digitalizados, em cópia ao email de solicitação.
4.4.4 A CONTRATADA, depois de realizada a digitalização do documento, deverá arquivar os documentos originais no mesmo local de origem, respeitando a ordenação de modo a manter o arquivo físico íntegro.
4.4.5 A digitalização do acervo da Rede Ferroviária, por se tratar de documentos antigos, cuja fragilidade do suporte exige maior cuidado no manuseio, considerando os aspectos de conservação, deverá obedecer aos critérios e requisitos técnicos descritos no Anexo C – Padrões técnicos mínimos para o armazenamento, utilização e digitalização, por demanda, do acervo da Rede Ferroviária.
4.5 DA PESQUISA FÍSICA E ENVIO DE DOCUMENTOS (FÍSICOS)
4.5.1 A CONTRATANTE poderá requerer o envio de documentos e processos físico, nestes casos, a CONTRATANTE deverá realizar o desarquivamento, com o registro de retirada no sistema de controle, e realizar a entrega na Sede da CONTRATANTE, no prazo máximo de 5dias, contados a partir do dia subsequente ao da solicitação.
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4.5.2 A comunicação de solicitação entre CONTRATANTE e CONTRATADA deverá se dar por e- mail, ficando a CONTRATANTE responsável pela devolução à CONTRATADA após cumprida a atividade com uso de documento.
4.5.3 As demandas urgentes deverão ser atendidas, com o envio pela CONTRATADA, dos documentos da CONTRATANTE, em até 24 horas, de segunda à sexta feira, excluindo feriados e finais de semana.
4.6 FRAGMENTAÇÃO DE DOCUMENTOS (EXPURGO)
4.6.1 A CONTRATANTE após realizar o preenchimento da listagem de eliminação, tendo como base a Tabela de Temporalidade de Documentos, deverá encaminhar ao Arquivo Público do Estado, via PROA, a listagem para aprovação da eliminação. Após a aprovação pelo APERS, é publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial do Estado. Passados 45 dias, subsequentes à data da publicação do Edital, a CONTRATANTE deverá indicar à CONTRATADA as caixas a serem separadas para a eliminação.
4.6.2 A CONTRATADA realizará a eliminação por fragmentação, sendo o procedimento acompanhado presencialmente pelo responsável da eliminação da CONTRATANTE.
5 REQUISITOS LEGAIS
5.1 Deverão a CONTRATADA e CONTRATANTE atender, no que couber, a seguinte legislação:
a) Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
b) Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
c) Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012 - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
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d) Lei Federal nº 13.709 de 2018 – Lei Geral de Proteção de Xxxxx Xxxxxxxx.
e) Lei Federal nº 14.133 de 01º de abril de 2021 - Lei de Licitações e Contratos Administrativos.
f) Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020 - Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
g) Lei Estadual nº 15.612, de 6 de maio de 2021 - Dispõe sobre o processo administrativo no Estado do Rio Grande do Sul.
h) Decreto Nº 52.808, de 18 de Dezembro de 2015. (publicado no DOE n.º 242, de 21 de dezembro de 2015) Reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS.
i) Decreto Estadual nº 55.008, de 23 de janeiro de 2020 - Dispõe sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA – no âmbito do Poder Executivo Estadual.
j) Decreto Estadual nº 55.439, de 12 de agosto de 2020 - Dispõe sobre a Política de Relacionamento do Estado com o Usuário de serviços públicos.
k) Decreto nº 55.987 de 07 de julho de 2021 - Institui a Política Estadual de Proteção de Dados Pessoais do Poder Executivo Estadual, em conformidade com a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD.
6 REQUISITOS OPERACIONAIS
6.1 A CONTRATADA deverá fornecer todos os equipamentos necessários à execução dos serviços deste projeto, tais como: scanners, estações de captura de imagens, estações de controle de qualidade, carrinhos para transporte de documentos, caixas de acondicionamento, material de expediente, computadores, servidores de BD, e todos os meios materiais necessários à prestação
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dos serviços contratados.
6.2 Os equipamentos a serem fornecidos pela CONTRATADA devem ser em número suficiente para atender as especificações técnicas, demandas e prazos estabelecidos pela CONTRATANTE.
7 LOCAL E HORÁRIO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
7.1 Os serviços objeto desta contratação serão realizados nas instalações da CONTRATADA, de segunda a sexta-feira, em horário comum de expediente.
8 INSUMOS
a) Plano de Classificação de Documentos do IPE Prev;
b) Tabela de Temporalidade do IPE Prev;
c) Mapeamento e Manualização dos processos da área de Benefícios do IPE Prev;
d) Normativas e regulamentos internos.
9 DO SIGILO E DA PROTEÇÃO DE DADOS
9.1 Todas as informações e documentos relacionados à execução do projeto serão consideradas sigilosas, obrigando-se a CONTRATADA e seus empregados a manter o mais completo e absoluto sigilo sobre quaisquer dados, materiais, pormenores, informações, especificações técnicas da outra parte, de que venha a ter conhecimento ou acesso, ou que lhe venham a ser confiadas, sejam relacionados ou não com a prestação dos serviços, e não poderá, sob qualquer pretexto, reproduzir, divulgar, revelar ou dar conhecimento a terceiros estranhos a esta contratação, sob as penas da Lei.
9.2 Deverão a CONTRATANTE e a CONTRATADA observar a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, denominada Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, no tocante à manutenção, acesso, uso e tratamento dos processos e informações dos beneficiários.
10 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA
10.1 Poderão participar empresas que possuam objeto social compatível com o objeto contratado e que atendam a todos os requisitos do Edital e as qualificações abaixo:
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10.2 A CONTRATADA deverá apresentar atestado de capacidade técnica que comprove a realização de serviços prestados pela mesma, em quantidade e condições compatíveis com o objeto da contratação;
10.3 Declaração de Conhecimento do Local onde se encontram os arquivos da CONTRATANTE, emitida e assinada pela empresa CONTRATADA que obrigatoriamente deverá compor a documentação da empresa por ocasião da assinatura do CONTRATO.
10.4 Declaração da licitante, elaborada em papel timbrado e subscrita por seu representante legal, de que se encontra em situação regular perante o Ministério do Trabalho, nos termos do Decreto n.º 4.358/02, bem como assegurando a inexistência de impedimento legal para licitar ou contratar com a Administração.
10.5 Declaração da CONTRATADA de que seus processos de tratamento de dados pessoais estão em conformidade com a Lei Federal nº 13.709/2018, bem como com as normas complementares editadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
11 REQUISITO DE EQUIPE TÉCNICA E OPERACIONAL
11.1 Será de inteira e exclusiva responsabilidade da empresa CONTRATADA a disponibilização da equipe técnica e operacional necessária à execução dos serviços. A equipe técnica e operacional deverá aportar conhecimentos específicos e agregar valor e qualidade às atividades.
11.2 A CONTRATADA deverá possuir, em seu quadro permanente, cujo vínculo deverá ser comprovado pela assinatura de carteira de trabalho e previdência social (CTPS), os seguintes profissionais, com as suas respectivas qualificações comprovadas no prazo de até 20 dias antes da assinatura do contrato:
⎯ Profissional gerente ou coordenador do setor de armazenamento de arquivos;
⎯ Assistentes e auxiliares treinados e capacitados para a execução dos procedimentos operacionais inerentes ao processo de digitalização: utilização de scanners de produção, operação em computadores, utilização de softwares de edição de imagens, controle da qualidade de digitalização e indexação dos documentos.
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11.3 Deverá ser designado pela CONTRATADA um preposto, o qual deverá exercer o supervisionamento permanente dos serviços em todas as etapas, ser o contato direto com a CONTRATANTE, tomar decisões em conjunto com a equipe técnica, e responder pela execução de todos os serviços prestados.
12 METODOLOGIAS, FERRAMENTAS E TECNOLOGIAS
12.1 Será de inteira e exclusiva responsabilidade da CONTRATADA a metodologia, o fornecimento das ferramentas e tecnologias a serem utilizadas na execução dos serviços.
13 RECURSOS MATERIAIS, SUPRIMENTOS E EPI’s
13.1 É de responsabilidade única da CONTRATADA fornecer todos os recursos materiais e suprimentos necessários, observando as quantidades e qualidades necessárias para garantir a execução dos serviços; a CONTRATADA também se responsabilizará pelo fornecimento dos Equipamentos de Proteção Individual – EPI, para a proteção da equipe técnica.
14 PRAZO DE ENTREGA DOS SERVIÇOS
14.1 O contrato terá o prazo de 5 anos, prorrogáveis por igual período.
15 PREÇO E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
15.1 Deverão ser destacados preços unitários, conforme o escopo dos serviços e as quantidades descritas no Anexo B – Tabela de Preços.
15.2 O pagamento se dará mensalmente, de acordo com medição do número de documentos transportados, organizados, enviados, digitalizados e expurgados, no período em sua totalidade por unidade, vencendo todo dia 5 de cada mês a partir do mês subsequente à assinatura do contrato.
15.3 As medições deverão ser apresentadas pela CONTRATADA todo dia 20 (vinte) de cada mês e conferidas pela CONTRATANTE, o qual, depois do aceite, deverá autorizar a emissão da respectiva nota fiscal no prazo máximo de 5 (cinco) dias após a apresentação das medições por parte da CONTRATADA.
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16 RECEBIMENTO DOS SERVIÇOS
16.1 O recebimento (mensal) dos serviços se dará mediante a autorização para emissão da nota fiscal dos serviços executados.
16.2 No caso de ocorrências que necessitem de correção no trabalho executado, a CONTRATADA terá um prazo máximo de 30 (trinta) dias para correção dos problemas apontados. O recebimento definido não cessa os direitos da CONTRATANTE quanto à garantia dos serviços.
17 FISCALIZAÇÃO
17.1 A execução dos serviços será fiscalizada por designado da CONTRATANTE, com competências para:
17.2 Solicitar da CONTRATADA e de seus prepostos, ou obter da Administração da CONTRATANTE, tempestivamente, todas as providências necessárias ao bom andamento dos serviços.
17.3 Emitir pareceres em todos os atos da Administração, relativos à execução do Contrato e, em especial, na aplicação de sanções, alterações e repactuações do Contrato.
17.4 Documentar as ocorrências havidas em registro próprio, firmado juntamente com o preposto da CONTRATADA, quando for o caso.
17.5 Não permitir que mão de obra envolvida na prestação dos serviços execute tarefas em desacordo com as pré-estabelecidas.
17.6 É vedado à Administração e ao seu representante, exercer poder de mando sobre os empregados da CONTRATADA, devendo se reportar, apenas, aos prepostos e aos responsáveis por ela indicados.
17.7 Atestar a realização dos serviços nos processos de pagamento das faturas emitidas pela CONTRATADA dos serviços prestados.
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18 OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
18.1 Comunicar oficialmente à CONTRATADA, em tempo hábil, sobre quaisquer falhas na prestação de serviços, em qualquer fase ou etapa – garantindo a reparação integral dos serviços nestes casos, referendados na garantia firmada pela CONTRATADA.
18.2 Efetuar a conferência das medições dos serviços no prazo máximo de 03 (três) dias após a solicitação por parte da CONTRATADA, emitindo autorização para emissão da respectiva nota fiscal.
18.3 Efetuar o pagamento pelo serviço executado à CONTRATADA, de acordo com as condições estabelecidas neste Contrato.
19 OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
19.1 Executar o serviço discriminado de acordo com este Termo de Referência.
19.2 Fornecer todo insumo e/ou material necessário à perfeita execução dos serviços ora contratados, conforme especificado no Termo de Referência. O material a ser empregado deverá ser de primeira qualidade.
19.3 Substituir, sempre que exigido pela CONTRATANTE e independentemente de justificativa por parte desta, qualquer empregado cuja atuação, permanência e/ou comportamento sejam julgados prejudiciais, inconvenientes ou insatisfatórios à disciplina da CONTRATANTE ou ao interesse do serviço público.
19.4 Não transferir a outrem, no todo ou em parte, o objeto do presente Contrato.
19.5 Manter-se, durante toda a execução deste Contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas.
19.6 Observar toda a legislação elencada no item 5 (Requisitos Legais) deste Termo de Referência.
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20 GARANTIA
20.1 Os serviços contratados deverão ter garantia técnica contra erros de execução pelo prazo de 12 (doze) meses, após o término dos respectivos serviços.
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ANEXO A - CRONOGRAMA DO TRANSPORTE | |||
LOCAL | ARQUIVOS | QUANTIDADES | Tempo estimado de execução. |
1º Edifício Regente, Xxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx, xxxxxx xx xx 000, Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx. | Recursos humanos, pensões, bens patrimoniais, contabilidade. | 4.800 caixas (10 arquivos de aço com gavetas) | 45 dias. |
2º Edifício Sede – Xxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxxxx, xx 0000, xxxxxx Xxxxx xx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxx. | Recursos humanos, pecúlio, arquivos dos gabinetes e outros. | 2.450 caixas (41 arquivos de aço com gavetas) | |
3º Subsolo do Teatro do IPE – Rua Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxx, bairro Praia de Belas, Porto Alegre; fundos do Edifício Sede. | pecúlio, recursos humanos, Rede Ferroviária e pensões. | 7.750 caixas (170 arquivos de aço) | |
TOTAL | 15.000 caixas | ||
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ANEXO C – PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA O ARMAZENAMENTO, UTILIZAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO, POR DEMANDA, DO ACERVO DA REDE FERROVIÁRIA
Forma de envio de documentos: | |
Resolução mínima: | 300 dpi |
Formatos: | PDF, JPEG, TIFF e PNG. |
Tamanhos: | A4, Ofício, Carta, outros. |
Captura: | Frente e verso |
Tonalidade: | Monocromático (p&b) e Tons de Cinza |
Tipo de Scanner: | Fotográfico |
Manuseio: | Uso de luvas de algodão ou similar |
Orientações gerais | 1- Proibir o consumo de alimentos e bebidas junto aos arquivos e documentos. 2- Adotar cuidados no acondicionamento envolvendo a retirada, a devolução e o manuseio dos dossiês e peças, devendo esse manuseio ser realizado com a utilização de luvas de algodão ou similar que não agrida o suporte material papel. 3- A exposição à luminosidade também deve ser evitada, limitando-se ao máximo o tempo necessário para a digitalização, quando demandado esse serviço. 4- Cuidados com a higienização do local, bem como com a limpeza e controle de pragas e insetos deverão ser adotados. |
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Nome do arquivo: Contrato 19 2022 - Bagergs - v15 - TR.pdf Autenticidade: Documento íntegro
DOCUMENTO ASSINADO POR DATA CPF/CNPJ VERIFICADOR TIPO ASSINATURA
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx
03/03/2023 15:14:15 GMT-03:00 26741180087 Assinatura válida
Assinatura válida
Assinatura válida
Conforme MP nº 2.200-2/2001 de 24/08/2001, o documento eletrônico assinado digitalmente tem comprovação pela cadeia da ICP-Brasil com a assinatura qualificada ou com a assinatura avançada pela cadeia xxx.xx regulada pela Lei nº 14.063 de 23/09/2020. Para conferir a autenticidade do documento informe
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