Manual do Usuário Versão 1.0 17/02/2012
Manual do Usuário Versão 1.0 17/02/2012
GESPRO – Gestão de Programas e Projetos Gestão de Compras e Contratos
ORG – Gestão de Estrutura Organizacional
Prefeitura Municipal de Petrópolis – PMP Secretaria de Administração e de Recursos Humanos
Departamento de Licitações, Compras e Contratos Adm inistrativos
2012
Página 1
Índice
1. ORG - Gestão de Estrutura Organizacional
2
1.2.2 Roteiro para Cadastramento de Técnicos 4
16
1. ORG - Gestão de Estrutura Organizacional
1.1 Objetivo do Módulo
Oferecer mecanismos para a manutenção da estrutura organizacional das Unidades Organizacionais da instituição que utiliza o sistema e de instituições relacionadas, seus cargos, técnicos e perfis para fins de acesso ao sistema e controle tramitação de documentos.
1.2 Atividades
A tela abaixo indica as atividades disponíveis no módulo de ORG - Gestão de Estrutura Organizacional.
Por meio delas, podemos consultar e atualizar informações de técnicos e da estrutura organizacional disponível para fins de tramitação de documentos relacionados aos módulos do sistema implantados.
Figura 1
1.2.1 Técnicos
Esta atividade é utilizada para permitir a manutenção de informações referentes aos técnicos que utilizam o sistema para fins de tramitação de documentos eletrônicos.
Ao clicar na Atividade "Técnicos", na aba de atividades da interface inicial, o usuário poderá visualizar no lado direito da tela uma lista de técnicos cadastrados no sistema (os técnicos cadastrados são usuários para fins deste documento), conforme ilustrado na figura abaixo:
Figura 2
Barra de Opções
técnicos
Endereços
Residenciais,
Incluir
novo
Incluir
novo
endereço para o técnico
telefone para o técnico
Dados cadastrais de
Ao clicar na Ação de "Edição", representada pelo ícone , o usuário poderá alterar as informações do técnico cadastrado no sistema, tendo acesso aos dados cadastrais do mesmo, além de telefones e endereços a ele associados.
Note que o endereço de e-mail informado será utilizado no sistema como o LOGIN do usuário, validado contra a base de dados impedindo duplicidade.
As telas a seguir ilustram a manutenção e cadastramento de endereço e de telefone, para o técnico selecionado, a partir da tela da figura anterior.
Figura 3
Figura 4
1.2.2 Roteiro para Cadastramento de Técnicos
a) Um usuário de perfis “ORG - Organograma“ ou “ADM - Administrador do Sistema” deve acessar a atividade “Técnicos”, na árvore de Atividades;
b) Demais técnicos da instituição deverão ser cadastrados, também por usuários do Perfil “ORG - Organograma“.
c) Cada um dos técnicos cadastrados deverá ser associado a Cargo criado a partir de acesso à opção Instituição, ilustrada abaixo no item 1.2.3 Instituição. Tal Cargo deve ser criado e associado à Unidade Organizacional à qual pertencerá o Técnico a ser cadastrado;
d) Na primeira associação do Técnico a um cargo numa Unidade Organizacional, o técnico será considerado usuário do sistema e a ele será enviado um e-mail com as orientações de acesso.
1.2.3 Instituição
Esta atividade é utilizada para permitir o cadastramento e a manutenção de informações relativas à estrutura organizacional da instituição, objetivando auxiliar na tramitação de documentos eletrônicos no sistema.
Por meio desta opção, o sistema permitirá ainda a manutenção de informações sobre perfis técnicos utilizados no sistema, bem como que os técnicos sejam associados a tais perfis para fins de tramitação de documentos eletrônicos. A figura abaixo ilustra esta opção:
Figura 5
1.2.3.1 Criando uma nova Instituição
O GESPRO armazena informações segundo um padrão no qual as mesmas são mantidas na forma de documentos. Tais documentos são armazenados em conjunto com suas revisões. Eles possuem, ainda, um fluxo de trabalho, para sua "Elaboração" e "Aprovação", passando então a "existir" para o sistema. Uma Instituição no Organograma, por exemplo, é representada por um documento, que possui diversas fases e pode possuir várias revisões, até que tenha sido criada.
Os dados do organograma da Instituição que se deseja criar serão armazenados no banco de dados e estarão disponíveis na forma de um documento, que possui tramitações a partir de sua criação até que seja aprovado. Isto permite que sejam mantidas "Revisões" para cada documento existente no banco de dados.
Inicialmente, uma Instituição é representada por um documento que é cadastrado ao clicar o link realçado na figura abaixo:
Figura 6
Um registro correspondente à nova Instituição será criado no GESPRO, na forma de um documento, que poderá então ser Editado para que os seus dados sejam complementados. Tal documento ficará disponível para o usuário que o criou, na fase “Em Elaboração”.
Ao clicar o link de criação de uma nova Instituição, a tela a seguir será apresentada ao usuário:
Figura 7
Ao clicar no botão “SIM”, será apresentada a tela a seguir, para confirmação:
Figura 8
Caso existam revisões já aprovadas para o organograma da Instituição que se deseja alterar, será
exibida uma tela conforme o exemplo a seguir, e um ícone será apresentado ao lado da última revisão aprovada. Ao clicar no ícone, seguirá uma tela anterior pedindo confirmação ao usuário para a criação de uma nova revisão do Organograma.
Figura 9
A tela exibida contendo os dados de uma nova revisão de um Organograma de uma Instituição
está ilustrada abaixo:
Figura 10
Os dados deverão ser preenchidos conforme as abas disponíveis, devendo-se inserir dados da Instituição, das Unidades Organizacionais relacionadas às Unidades Gestoras e assim sucessivamente.
Caso não se possua todas as informações necessárias num primeiro momento, o formulário poderá ser fechado, salvando-se os dados preenchidos até o momento. Neste caso, o documento que representa o Organograma da Instituição sendo criada estará no estado “Em Elaboração”, disponível para edição. Os dados na nova Instituição são acessados a partir da tela a seguir:
Figura 11
O ícone não está disponível no exemplo, pois o documento ainda não foi submetido a nenhuma tramitação. Quando houver tramitação, segue-se o padrão de mostrar o ícone de tramitações e permitir a sua visualização.
Ao clicar no ícone , o documento contendo dados da Instituição acima, revisão 3, "Em Elaboração", poderá ser impresso.
O fluxo relacionado ao documento de Instituição está ilustrado na figura abaixo:
Figura 10
1.2.3.2 Editando dados de uma Instituição
Ao escolher a Atividade Instituição, no Grupo de Atividades ORG - Organograma, na aba de Atividades do sistema, o usuário poderá acessar a tela abaixo. Ao clicar no ícone , o usuário poderá editar a versão atual do Organograma da Instituição para fins de tramitação de documentos.
Figura 12
Na aba de Histórico, assim como nas demais, será exibida a barra de ações relativas ao fluxo de trabalho do documento (workflow), na qual o usuário indicará a tramitação do documento. Caso as informações não estejam corretamente preenchidas, será mostrado o ícone . Caso as
informações estejam corretas, o ícone será exibido, permitindo a tramitação do documento. A
figura abaixo ilustra a edição do documento, destacada a Barra de Ações relativas à tramitação do documento:
Lembre-se de que a opção de edição para a revisão “Em Elaboração” do Organograma somente será possível até a aprovação da versão atual, quando a tela passará a não mais exibir o ícone de edição , passando a ser necessária a criação de uma nova revisão para edição. O sistema utiliza a última versão aprovada em seu dia a dia, até que a versão em “Elaboração” seja aprovada.
Barra de Ações
Figura 13
Cada aba da tela a seguir permite a manutenção de um conjunto lógico de informações, conforme ilustrado nas figuras a seguir. A aba de Instituição, ilustrada na figura abaixo, é exibida para a manutenção de informações cadastrais sobre a Instituição. Esta possui as diversas Unidades Organizacionais, que participarão de processos para fins de sistema e cujas informações poderão ser editadas em abas seguintes.
Figura 14
A aba de Unidades Organizacionais, ilustrada na figura abaixo, mostra a disposição hierárquica das Unidades Organizacionais da Instituição, cadastrada anteriormente.
Figura 15
Ao clicar o ícone , será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção de informações cadastrais sobre a Unidade Organizacional escolhida. O botão de novo, no canto superior direito da tela serve para inclusão de nova Unidade Organizacional, estando disponível em todas as abas por padrão.
Figura 16
A aba de Cargos a seguir, ilustrada pela figura a seguir, permite a seleção de um cargo para edição ou a inclusão de um novo cargo para a Unidade Organizacional.
Inclusão de Cargo numa Unidade Organizacional
Figura 17
Ao clicar o ícone , será exibida a tela ilustrada na figura abaixo, onde é permitida a manutenção de informações cadastrais sobre os cargos disponíveis para cada Unidade Organizacional. Permite também a indicação de se tratar ou não de cargo de chefia. Tal indicação auxiliará na tramitação de documentos eletrônicos no sistema.
Figura 18
A aba de Técnicos a seguir, ilustrada pela figura abaixo, permite a seleção de um técnico para um determinado Cargo na Unidade Organizacional. Alguns cargos podem permitir somente um técnico, de acordo com parametrização do sistema para certos clientes, como por exemplo, Coordenadoria Geral e Diretor de Projeto, quando for o caso. Os demais deverão permitir associação de mais de um técnico.
Figura 19
Ao clicar o ícone , será exibida a tela ilustrada na figura abaixo, onde é permitida a associação de um técnico a um Cargo, numa Unidade Organizacional, indicando também a situação do mesmo.
Figura 20
Ao clicar no link que mostra o nome de um técnico, ilustrado na figura abaixo, será exibida uma tela idêntica àquela exibida ao se editar um técnico a partir da tela inicial do sistema, da atividade "Técnicos". Estas telas estão ilustradas a seguir:
Figura 21
Figura 22
A aba de Perfis Técnicos a seguir, ilustrada pela figura abaixo, permite apenas a visualização de perfis disponíveis para associar a um determinado técnico no sistema. Tal restrição ocorre porque o usuário que está atualizando o Organograma não tem necessariamente acesso aos Perfis Técnicos (ou Grupos de Usuários) disponíveis no sistema. Alguns Perfis Técnicos, tais como _Todos, são inclusive pré-gerados e não são editáveis.
Figura 23
A aba de Perfis dos Técnicos a seguir, ilustrada pela figura abaixo, permite associar um determinado perfil técnico a um técnico já associado a um cargo numa Unidade Organizacional.
Figura 24
Ao clicar o ícone , será exibida a tela ilustrada na figura abaixo, onde é permitida a vinculação de um perfil para um técnico de um cargo existente numa Unidade Organizacional. Podem ser vinculados vários perfis a um mesmo técnico, editando-se o campo Situação ressaltado abaixo.
Figura 25
2. Controle de Versão
Data | Versão | Descrição | Autor |
17/02/2012 | 1.0 | Versão inicial contendo descrição geral de funcionalidades do módulo, de suporte ao GESPRO | Xxxxxxx Xxxxxxxxx |