Superior Tribunal de Justiça
O que deve conter?
Superior Tribunal de Justiça
Secretaria de Controle Interno
Documento de Oficialização da Demanda – DOD
1. Necessidade da contratação
2. Alinhamento entre a contratação da solução e os planos estratégicos institucionais - PEI - PETI - PDTI
3. Resultados pretendidos
Análise da Viabilidade da Contratação
4. Requisitos da Contratação
5. Levantamento da demanda
6. Pesquisa de mercado
7. Escolha e justificativa da
solução mais adequada
8. Justificativas para o parcelamento
ou não da solução
9. Providências para a adequação do ambiente do órgão
10. Indicação do orçamento estimado
11. Declaração de viabilidade ou não da contratação
Plano de Sustentação
12. Estratégia de independência do Tribunal em relação à contratada
13. Estratégia para transição e encerramento contratual
14. Estratégia para continuidade em eventual interrupção de contrato
15. Recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio
Estratégia da Contratação
16. Modelo de execução e gestão do contrato
Análise de Riscos
17. Análise de Riscos
Você sabia que um dos objetivos da Secretaria de Controle Interno - SCI - é a orientação das áreas quanto aos procedimentos a serem observados nas contratações e na
gestão contratual? Essa atividade privilegia a regular gestão dos recursos públicos. Com essa finalidade, a SCI e a Coordenadoria de Auditoria em Tecnologia da Informação - CAUT - apresentam o seu primeiro Guia de Consulta Rápida, um material informativo direcionado aos gestores responsáveis pelo planejamento da contratação de solução de TI. Este material, orientado pela legislação vigente e pelo Guia de Boas Práticas em Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação, v. 1.0, lançado pelo Tribunal de Contas da União -TCU, traz orientações sobre
os principais documentos e procedimentos a serem adotados na fase dos Estudos Técnicos Preliminares de uma contratação na área
de TI. Esperamos que este material possa auxiliar efetivamente nesta etapa precedente à elaboração do Termo de Referência.
SCI-STJ
guia de consulta rápida
estudos técnicos preliminares
contratação de soluções em TI
Coordenadoria de Auditoria em Tecnologia da Informação
1. Necessidade da contratação
1. Necessidade da contratação
Definição:
É a justificativa para a contratação da solução, que surge em decorrência de uma demanda que precisa ser atendi- da. É a base para definição dos demais temas do estudo preliminar.
O que fazer?
Identificar o problema e definir a real necessidade que ele gera, além de es- pecificar o que se deseja alcançar com a contratação.
Riscos:
a) Contratação de uma so- lução inadequada;
b) Várias alterações contratuais;
2. Alinhamento entre a contratação da solução e os planos estratégicos do Tribunal -PEI – PETI- PDTI
c) Frustração na contratação.
2. Alinhamento entre a contratação da solução e os planos estratégicos do Tribunal -PEI – PETI- PDTI
Definição:
Alinhamento da contratação com os objetivos estabelecidos nos planos es- tratégicos do Tribunal.
O que fazer?
Relacionar a contratação pretendida com o alcance dos objetivos propostos nos planos estratégicos.
Riscos:
a) Soluções desalinhadas com os planos estratégicos;
b) Mau uso de recursos públicos;
3. Resultados pretendidos
c) Contratação sem agregar valor ao negócio da instituição.
3. Resultados pretendidos
Definição:
São os benefícios diretos que o órgão almeja com a contratação. É importan- te ressaltar que os resultados pretendi- dos configuram propostas feitas pela área requisitante.
O que fazer? Especificar quais os resultados pretendi- dos com a contratação da solução, em termos de negócio com apoio da área de tecnologia da informação.
Riscos:
a) Incerteza quanto aos re- sultados pretendidos;
b) Dimensionamento e definição
4. Requisitos da Contratação
inadequados da solução.
4. Requisitos da Contratação
Definição:
São as condições indispensáveis que a solução contratada deve ter para atender à necessidade de contratação, incluin- do padrões mínimos de qualidade para possibilitar a seleção da proposta mais vantajosa. Deve-se considerar projetos si- milares realizados por outras instituições e os padrões de mercado.
O que fazer?
1. Definir os requisitos indispensáveis (requisitos funcionais, requisitos não funcionais, requisitos externos);
2. Justificar os requisitos definidos;
3. Buscar aderência a pa- drões do mercado;
4. Definir requisitos que não limitem a competição e não deixem o órgão dependente da contratada;
5. Considerar sempre o aten- dimento à necessidade da contratação e proximidade com os resultados pretendidos;
6. Identificar os normativos que devem ser observados pela solução contratada para o alcance dos objetivos esperados.
Riscos:
a) Estabelecimento de requisitos desvinculados da necessi- dade da contratação;
b) Estabelecimento de requisitos que limitem a competição;
c) Dependência excessi- va da contratada;
5. Levantamento da demanda
d) Definição de requisitos e de elementos contratuais que propiciem a ingerência do órgão.
5. Levantamento da demanda
Definição:
É a verificação da demanda existente a fim de estimar a quantidade adequada dos itens da solução.
O que fazer?
1. Utilizar séries históricas de contra- tos anteriores como parâmetro;
2. Levantar a demanda existente;
3. Buscar técnicas apropriadas para estimar a quantidade necessária ao alcance do resultado pretendido.
Riscos:
a) Excesso ou falta de produtos para atender a necessidade;
b) Aditivos contratuais decorrentes da falta de planejamento;
c) Perda do efeito de eco- nomia de escala;
6. Pesquisa de mercado
e) Comprometimento inade- quada do orçamento.
6. Pesquisa de mercado
Definição:
É o levantamento das soluções exis- tentes no mercado (público e privado), que atendam aos requisitos estabeleci- dos pela equipe de planejamento.
O que fazer?
1. Identificar como é feita a implantação da solução de TI pelas empresas;
2. Identificar a existência da
solução em órgão público;
3. Verificar se é possível o parce- lamento da solução de TI;
4. Realizar análise do Custo
Total da solução;
Riscos:
a) Utilização de apenas uma solução do mercado para basear os requisitos;
I. Direcionamento da licitação;
II. Preço ofertado acima dos oferecidos no mercado.
b) Licitação deserta.
c) Proximidade inadequada entre ser- vidores da equipe de planejamento e com as empresas do mercado.
7. Escolha e justificativa da solução mais adequada
7. Escolha e justificativa da solução mais adequada
Definição:
São os argumentos favoráveis à esco- lha da solução, com base na análise dos cenários e na pesquisa de merca- do.
O que fazer?
1. Identificar possíveis cenários da
solução para atender a demanda;
2. Avaliar os cenários quanto aos aspectos de eficiência, eficácia, economicidade, padronização e práticas de mercado;
4. Levar em conta para a escolha da solução, além do custo, aspectos referentes à garantia, manutenção, insumos e aquisição de ativos.
3. Justificar o porquê da escolha da solução identificando os benefícios a serem alcançados.
Riscos:
a) Dependência excessi- va da contratada
b) Adoção de uma solu- ção inadequada
I. Problemas na implantação;
8. Justificativas para o parcelamento ou não da solução.
II. Descontinuidade da solução.
8. Justificativas para o parcelamento ou não da solução
Definição:
É a avaliação e justificativa, técnica e econômica, da possibilidade do parce- lamento da Solução de TI.
O que fazer?
1. Planejar a contratação da solução em sua totalidade;
2. Descrever tudo que será necessário para que a solução contratada atenda a demanda, evitando depen- dência excessiva com a contratada;
3. Avaliar e justificar se é técnica e economicamente viável parcelar a solução de TI.
Riscos:
a) Contratação de uma so- lução incompleta;
b) Contratação, posterior, de parte
da solução por inexigibilidade;
c) Diminuição da competi- tividade na licitação;
9. Providências para adequação do ambiente do órgão
d) Parcelamento inade- quado da solução
9. Providências para adequação do ambiente do órgão
Definição:
São ajustes necessários para viabilizar a utilização da solução.
O que fazer?
De acordo com a natureza da solução alguns aspectos devem ser observa- dos na realização das adaptações:
1. Infraestrutura tecnológica,
elétrica e de ar-condicionado;
2. Espaço físico e logística;
3. Estrutura organizacional;
4. Acesso aos sistemas de informação;
5. Capacitação dos funcio- nários da contratada;
6. Impacto ambiental;
7. Impacto na equipe da área requisitante e na equipe da TI;
8. Impacto de mudanças de processos de trabalho;
9. Quaisquer outras providências necessárias relativas à implantação e à continuidade da solução.
Riscos:
a) Contratação prejudicada por conta de falhas na comunicação entre as unidades envolvidas para o funcio- namento /implantação da solução;
b) Estrutura funcional inadequada para o gerenciamento do contrato;
c) Execução inadequada do objeto;
10. Indicação de orçamento estimado
d) Atraso no alcance dos resultados pretendidos.
10. Indicação de orçamento estimado
Definição:
Indicação do custo unitário e global da solução escolhida.
O que fazer?
1. Buscar o maior número de preços possível;
2. Consultar mercado pú- blico e privado;
3. Levar em consideração todo o período de vigência do contrato, indicando o custo anual;
4. Anexar ao processo de contra- tação o memorial de cálculo das estimativas de preços.
Riscos:
a) Estimativa de preços sem embasamento;
11. Declaração da viabilidade ou não da contratação
b) Sobrepreço na contratação.
11. Declaração da viabilidade ou não da contratação
Definição:
É a fase final dos estudos técnicos, na qual a equipe de planejamento declara se a contratação é viável ou não, base- ando-se nas análises e justificativas realizadas previamente.
O que fazer?
Elaborar, de acordo com todas as aná- lises do estudo preliminar, um parecer informando sobre a viabilidade da con- tratação, consignando a existência de orçamento disponível para a contrata- ção, inclusive naquelas que se esten- dam por vários exercícios.
Riscos:
a) Indisponibilidade orçamentária;
12. Estratégia de independência do Tribunal em relação à contratada
b) Ocorrência de ato antieconômico.
12. Estratégia de independência do Tribunal em relação à contratada
Definição:
Documento que contemple como ocor- rerá a forma de transferência do co- nhecimento tecnológico e os direitos de propriedade intelectual da solução para o Tribunal.
O que fazer?
1. Definir os procedimentos que serão utilizados para a
transferência de conhecimento (reuniões, treinamentos, material e documentos disponibilizados,
cronograma para a transferência);
2. Incluir estes procedimentos no modelo de execução do contrato.
Riscos:
a) Dependência excessiva com relação à contratada;
13. Estratégia para transição e encerramento contratual
b) Desconhecimento dos processos de trabalho e tecnologias utilizadas pelo contratado.
13. Estratégia para transição e encerramento contratual
Definição:
Ações necessárias para garantir com segurança a transição contratual.
O que fazer?
1. Estabelecer procedimentos
para encerramento contratual,
2. Definir como e quando serão feitas as entregas das versões finais dos produtos e docu- mentação correspondente
3. Estabelecer procedimentos
para a transição dos contratos, levando-se em conta transferência do conhecimento e tecnologia.
Riscos:
14. Estratégia para continuidade em eventual interrupção de contrato
a) Interrupção do serviço.
14. Estratégia para continuidade em eventual interrupção do contrato
Definição:
Definir mecanismos que permitam a continuidade do fornecimento da Solução em eventual interrupção con- tratual.
O que fazer?
1. Levantar os principais ativos e
processos organizacionais.
2. Levantar situações de interrupção contratuais
3. Elaborar planos de continui- dade que preveja as ações necessárias para garantir a continuidade da solução.
Riscos:
a) Prejuízo financeiro;
b) Perda de dados importan- tes para o negócio;
15. Recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio
c) Fracasso na contratação.
15. Recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio
Definição:
Identificar os recursos materiais e hu- manos necessários à continuidade do negócio.
O que fazer?
Analisar a demanda com vistas a identificar dentre os ativos e proces- sos organizacionais do órgão aqueles que serão fundamentais para a conti- nuidade do negócio.
Riscos:
16. Modelo de gestão e execução do objeto
a) Prejuízo na continuida- de da contratação.
16. Modelo de gestão e execução do objeto
Definição:
Como o contrato deverá ser executa- do e acompanhado para alcançar o resultado pretendido.
O que fazer?
1. Definir critérios de julgamento com base nos estudos realizados;
2. Definir responsabilidades da
contratada e contratante;
3. Definir etapas necessárias para
o contrato gerar resultado;
4. Definir produtos a serem
entregues em cada etapa
5. Definir cronograma de
execução e pagamento;
6. Definir métodos de mensura- ção dos serviços prestados;
7. Definir critérios para avaliação;
8. Definir modelos formais
de comunicação a serem
utilizados com a contratada;
9. Definir modelo de acompanha- mento e fiscalização do contrato;
10. Estabelecer sanções correspon- dentes à desconformidade. Multas genéricas não são eficazes.
11. Definir como ocorrerá a transferên- cia de conhecimentos (processos de trabalho e tecnologias);
12. Definir forma de pagamento.
Riscos:
a) Definição inadequada dos
termos contratuais;
b) Dependência excessiva com relação a contratada;
c) Dificuldades da contratada
para executar o contrato;
d) Pagamentos indevidos por serviços não prestados
17. Análise de Riscos
e) Qualidade baixa nos ser- viços prestados.
17. Análise de Riscos
Definição:
É o estudo detalhado dos riscos re- lativos à contratação e à gestão do contrato, bem como a descrição das ações para mitigar esses riscos. Esse tratamento dos riscos deve ocorrer durante todo o processo de contra- tação.
O que fazer?
Para cada risco identificado:
1. Descrever o risco;
2. Estimar a probabilidade de ocorrência do risco (alta, média ou baixa);
3. Estimar o impacto caso o risco se materialize em um evento (alto, médio ou baixo);
4. Definir as ações necessárias para mitigar a probabilidade de ocorrência ou impacto, caso o risco se concretize;
5. Definir os responsáveis por
cada ação de mitigação;
6. Definir os períodos de execução
das ações de mitigação;
7. Considerar as lições aprendidas com outras contratações.
Riscos:
a) Análise de risco imprecisa
b) Desconsideração de ris- cos relevantes.
Referência: Guia de Boas Práticas em Contratação de Soluções de Tecnolo- gia da Informação, v. 1.0, Tribunal de Contas da União -TCU.