TERMO DE REFERÊNCIA
TERMO DE REFERÊNCIA
UNIDADE REQUISITANTE: Secretaria Municipal de Desenvolvimento Econômico
RESPONSÁVEL: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
1 - DO OBJETO
Autorização de uso de espaço público para realização, organização e exploração da área da Arena de Shows, durante a realização da XX EXPOFEMI 2024, no período de 24 de fevereiro a 03 de março de 2024, em conformidade com este Termo de Referência.
A empresa contratada fará a exploração do evento, agenciamento de shows, instalação de estruturas, sonorização, iluminação, gerador de energia, banheiros químicos, serviços de limpeza e segurança, e demais despesas referentes a taxas, como o ECAD, alvarás e licenças para a realização do evento.
2 - APRESENTAÇÃO
No ano de 1982 com o envolvimento e participação de toda a comunidade Xanxerense, foi criada a FEMI - FESTA DO MILHO, em homenagem a colheita do milho da comunidade de pesqueiro. A 1ª edição, foi realizada de 30 de abril a 09 de maio de 1982 e vem sendo realizada a cada dois anos no Parque de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxxxx.
Consolidada e reconhecida em todo o Estado de Santa Catarina passou a se chamar Festa Estadual do Milho.
No ano de 2008, a Feira passa a ser chamada de EXPO-FEMI, deixando de ser somente uma festa e passando a ser uma feira de negócios e agronegócios com a participação de todos os setores da economia, mobilizando o município de Xanxerê, Santa Catarina e demais estados do Sul, demonstrando ao público em geral toda potencialidade desta região. Com o objetivo de a cada nova edição oferecer uma melhor infraestrutura e oportunizar aos expositores e patrocinadores a realização de excelentes negócios nos setores agropecuário, industrial, comercial, prestação de serviços e também no entretenimento, no próximo ano estaremos realizando a 20ª edição da Festa Estadual do Milho -
EXPO FEMI 2024. A 20ª edição da EXPO FEMI será realizada de 24 de fevereiro a 03 de março de 2024, no Município de Xanxerê, Estado de Santa Catarina.
3 – DO VALOR E DO APORTE FINANCEIRO
3.1. O Município efetuará aporte financeiro até o valor máximo de R$ 450.000,00 (quatrocentos e cinquenta mil reais), sendo que o proponente vencedor será considerado aquele que ofertar menor valor de aporte pelo Município.
3.2. O aporte financeiro será pago ao proponente vencedor, ao final da Expofemi 2024, após a emissão de nota fiscal em favor do Município devidamente certificada pelo fiscal do contrato, mediante depósito bancário, cujos dados deverão constar na nota fiscal.
3.3. O valor do aporte financeiro é baseado no valor das atrações musicais/shows disponibilizados para os dias gratuitos, sendo efetuada média de preços dos artistas elencados na lista disponibilizada na relação constante no item 4.3.
3.4. A concessão será remunerada através da exploração da bilheteria para os dias cobrados, a comercialização de bebidas e a obtenção de patrocínios pela contratada.
3.5. DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
Reduzido da despesa 112 – fonte 300 – elemento 33903999
4 – DAS ATRAÇÕES
4.1 O licitante deverá apresentar obrigatoriamente junto ao anexo da proposta a relação de shows de artistas/grupo musical que irão compor as atrações artísticas diárias constantes da programação oficial especificamente para os 09 (nove) dias de apresentação no local denominado arena de shows.
4.2. Os shows apresentados pela proponente deverão ser escolhidos dentre aqueles que compõem as listas abaixo, elaborada pela CCO – Comissão Central organizadora, a partir da votação popular, plataforma de streaming e indicações da comissão de shows e comissão central organizadora.
4.3. Relação dos Artistas para os 09 (nove) dias da programação:
4.3.1. Relação artistas gênero sertanejo
Nº de ordem | Artistas |
01 | Ana Castela |
02 | Xxxx e Xxxxxxxxx |
03 | Mateus & Xxxxx |
04 | Xxxxx Xxxxxxx e Xxxxxxx |
05 | Leonardo |
06 | Xxxxxxx Xxxx |
07 | Xx Xxxx & Xxxxxxxxx |
08 | Xxxxxxxx e Xxxxxxx |
09 | Xxxxxxxxxxx e Xororó |
10 | Xxxxxxxxx x Xxxxxxx |
11 | Xxxx Xxxxxxx |
12 | Xxxxx x Xxxxxx |
13 | Marcos & Belutti |
14 | Xxxxxx Xxxxx |
15 | Xxxxxx Xxxxxxx |
16 | Xxxxxx Xxxxxx |
17 | Xxxxxx |
18 | Clayton e Romario |
19 | Xxxx Xxxxxxxxx |
20 | Maiara e Maraísa |
21 | Xxxxxx Xxxxxx |
4.3.2. Relação artistas gênero rock e pagode
Nº de ordem | Artistas |
01 | Capital Inicial |
02 | Nenhum de Nós |
03 | Dazaranha |
04 | Reação em Cadeia |
05 | Ira |
06 | Raça Negra |
07 | Tiaguinho |
08 | Menos é Mais |
4.3.3. Relação artistas gênero religioso
Nº de ordem | Artistas |
01 | Xxxxxxxxxxx |
02 | Ton Carli |
03 | Voz da Verdade |
04 | Xxxxxxxx e Suelen |
05 | Casa Worship |
06 | Ministério Morada |
07 | Xxxxxxx Xxx |
08 | Grupo Kemuel |
09 | Xxxxxxxx Xxxxx |
10 | Luma Elpidio |
4.4. O licitante deverá apresentar proposta contemplando 05 (cinco) dias de shows com cobrança de ingressos para a apresentação no local denominado arena de shows da seguinte forma:
4.4.1. Os shows com cobrança de ingressos deverão ser realizados preferencialmente nos dias 24 de fevereiro de 2024, 25 de fevereiro de 2024, 01 de março de 2024, 02 de março de 2024 e 03 de março de 2024, com no mínimo uma apresentação de artista/grupo por dia, sendo que deverão ser selecionados os artistas/grupo musical elencados na relação constante do item 4.3.1, dos quais 02 destes deverão estar entre os 06 primeiros colocados na referida lista;
4.5. O licitante deverá apresentar proposta contemplando 04 (quatro) dias de shows sem cobrança de ingressos da seguinte forma:
4.5.1. Para o dia 27/02/2024 – Dia do Aniversário do Município - o licitante deverá apresentar uma atração artística de no mínimo 01 (um) artistas/grupo
musical dentre aqueles constantes da lista do item 4.3.1., acrescido obrigatoriamente de mais um show sertanejo de renome nacional, não sendo obrigatório que este segundo show esteja elencado nas listas de sugestões deste edital, caso em que dependerá de aprovação da Comissão Central Organizadora;
4.5.2. Apresentar 01 (um) atração religiosa, preferencialmente, no dia 28 de fevereiro de 2024 (quarta-feira), dentre aquelas citadas na relação constante do item 4.3.3;
4.5.3. Nos demais dias gratuitos, ou seja, preferencialmente, nos dias 26 de fevereiro de 2024 (segunda-feira) e 29 de fevereiro de 2024 (quinta-feira) é obrigatória a apresentação de uma das atrações citadas nas listas constantes nos itens 4.3.1 e 4.3.2., e no outro dia deverão ser ofertadas duas bandas, sendo que uma delas deverá ensaiar e acompanhar a apresentação dos artistas premiados no Festival Municipal da Canção denominado “Canta Xanxerê”.
4.6. O licitante deverá apresentar, ainda, 01(um) atração/espetáculo para o público infantil, sem cobrança de ingressos para o dia 27 de fevereiro de 2024 (terça à tarde);
4.7. Na configuração apresentada, o licitante está ciente que disponibilizará pelo menos 04 (quatro) dias de forma gratuita ao público, preferencialmente os dias 26/02, 27/02, 28/02 e 29/02 e 05 (cinco) dias com cobrança de ingressos preferencialmente os dias 24/02, 25/02, 01/03, 02/03 e 03/03, podendo ser alteradas estas datas, de acordo com a disponibilidade dos artistas apresentados na proposta, mediante aprovação da Comissão Central Organizadora.
4.8. O licitante OBRIGATORIAMENTE, deverá apresentar junto à proposta, DECLARAÇÃO DE DISPONIBILIDADE de data do show do artista com a proponente/licitante do certame, afirmando disponibilidade de data para a realização e apresentação do evento (apresentar dentro do envelope da proposta).
5 - DO PLANO ESTRATÉGICO
5.1 O licitante deve apresentar Plano Estratégico para a XX Edição da EXPOFEMI 2024, no que tange a área denominada de Arena de Shows, dispondo sobre Infraestrutura composto por:
a) Memorial descritivo e detalhado da Infraestrutura do local denominado de ARENA DE SHOWS, com indicação de quantitativos para os seguintes itens: Palco Principal (obrigatório), Camarotes, Alas Vip´s e Backstage (facultativo, fica a critério da proponente explorar ou não esses espaços) e demais atividades inerentes ao espaço denominado de Arena de Shows, devidamente assinado por engenheiro ou arquiteto com ART e registro no CREA/CAU, o qual será submetido à aprovação da Comissão Central Organizadora – CCO.
6 – DAS CONDIÇÕES PARA ASSINATURA DO CONTRATO
6.1 Apresentar no prazo de até 05 (cinco) dias após ser convocado pelo Setor de Licitações e Contratos, como condição para assinatura do mesmo em conformidade com o item 4:
a) memorial descritivo, e,
b) cronograma detalhado das atividades.
7 - DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATADO
7.1 Promover e organizar a XX edição da EXPOFEMI 2024 na área denominada ARENA DE SHOWS, realizando os investimentos necessários e obedecendo aos parâmetros definidos neste Edital, no presente TERMO DE REFERÊNCIA e na sua proposta, assumindo todos os riscos financeiros na contratação de SHOWS NACIONAIS PARA APRESENTAÇÃO NO PALCO PRINCIPAL.
7.2 Apresentar até 30 (trinta) dias antes da feira:
a) Memorial descritivo e detalhado da Infraestrutura do local denominado de ARENA DE SHOWS, com indicação de quantitativos para os seguintes itens: Palco Principal (obrigatório), Camarotes, Alas Vip´s e Backstage (facultativos), pontos de alimentação e demais atividades inerentes ao espaço denominado de Arena de Shows, devidamente assinado por engenheiro ou arquiteto com ART e registro no CREA/CAU;
b) A ART – Anotação de Responsabilidade técnica de toda a estrutura de tendas, palco, montagem, deverá ser apresentada em no máximo 03 (três) dias antes do evento.
c) Comprovação que o proponente possui profissional de engenharia ou arquitetura, com inscrição regular no respectivo conselho fiscalizador da profissão (CREA/CAU), em seu quadro de funcionários ou com contrato de prestação de serviços, devidamente reconhecido em cartório, no qual conste que o profissional está vinculado à empresa na data prevista para entrega da proposta e pelo prazo de execução dos serviços.
7.2.1. A contratada deverá fornecer ao contratante, relatório detalhado de visitantes, separando pagantes e não pagantes em cada dia da Expofemi 2024, o qual deverá ser apresentado juntamente com a nota fiscal para fins de pagamento do aporte financeiro do município.
7.2.2 Apresentar até 30 (trinta) dias antes da feira o projeto de estrutura de palco e da tenda de shows devidamente aprovados no Corpo de Bombeiros, que deverá ser executado contendo no mínimo as seguintes descrições:
7.2.2.1 – PAVILHÃO
Deverá ser montado no parque de exposições 01(um) pavilhão autoportante no tamanho de 60m x 40m sendo em formato retangular 02(dois) águas ou oval em estrutura de alumínio atendendo NBR vigente e deverá respeitar a altura mínima (8m pé direito) sem atrapalhar o público que ficara na área descoberta acima do talude (conforme CROQUI ANEXO);
O pavilhão também deverá ter todo o PPCI e ARTS necessárias para liberação junto corpo de bombeiros militar, além de todos os equipamentos de PPCI instalados no pavilhão (luz de emergência, extintores, placas além de toda parte elétrica);
Todas as lonas usadas em pirâmides e tendas deverão ser anti chamas com laudos em anexo.
7.2.2.2 – PALCO, CAMARINS
Palco base com medidas não inferiores a 16m x 14m profundidade e 1,8 m de altura do chão, além de 03(três) camarins com no mínimo ar condicionado e
mobília, o qual deverá ser montado em octanorme nos fundos do palco com cobertura 10 x 10m em piramidal, atendendo também o PPCI APROVADO PELO CORPO DE BOMBEIROS.
7.2.2.3 – TABLADO
Tablado liso na frente do palco sendo um total de 900 m².
7.3 A promoção e organização do evento na Arena de Shows envolve dentre outros aspectos, os seguintes:
a) Obter e disponibilizar para a Comissão Central Organizadora – CCO, as licenças e autorizações para a realização dos Shows, como, por exemplo: Corpo de Bombeiros, Polícia Militar, Polícia Civil, ECAD, Secretaria da Defesa Civil, arcando com os custos necessário para este fim;
b) Mobilizar profissionais experientes em realização de eventos, de forma a definir os preparativos para o evento, com ampla estrutura logística e de apoio;
c) Preparar a Arena de Shows, incluindo a contratação, instalação, montagem dos equipamentos e toda a infraestrutura e logística para a execução e operacionalização do evento, com prazo mínimo de antecedência de 24 horas antes da abertura oficial da feira;
d) Preparar e montar pontos de comercialização de bebidas na área denominada de arena de shows para atender o público;
e) É permitido ao Contratado dentro da Arena de shows a exploração publicitária do espaço e comercialização de bebidas, ficando obrigado o Contratado a disponibilizar à municipalidade a exploração de mídia e divulgação dos patrocinadores oficiais da XX EXPOFEMI nos telões instalados, de forma gratuita.
f) Os patrocinadores oficiais da XX EXPOFEMI são aqueles selecionados pelo Município de Xanxerê através de edital de patrocínio, os quais serão anunciados na abertura e fechamento dos shows, conforme a cota de patrocínio.
g) É vedado ao licitante anunciar patrocinadores na abertura de shows que não sejam os patrocinadores oficiais indicados pela CCO.
h) O licitante vencedor poderá explorar a publicidade no espaço, ressaltando que não poderá competir com a publicidade dos patrocinadores da EXPOFEMI 2024, cuja divulgação deverá ser feita nos espaços pertinentes da arena de shows, sem custos adicionais.
7.4 Permitir que o Município utilize o Palco Principal da Arena de Shows com toda a infraestrutura, de forma gratuita, quando necessário para pronunciamentos ou outras atividades definidas pela CCO.
7.5 Disponibilizar espaço adequado e acessível aos PcD’S para melhor visualização dos shows na Arena de Shows, de preferência na frente do palco.
7.6 Disponibilizar intérprete de libras no palco, com transmissão da imagem do intérprete em telão visível ao público durante todo o show.
8. DA ESTRUTURA MÍNIMA PARA REALIZAÇÃO DO EVENTO NA ARENA DE SHOWS
8.1 A Contratada, no que se refere a estrutura deverá:
8.1.2 Responsabilizar-se pela produção artística de todos os shows, incluindo todas as despesas com transporte aéreo e terrestre, excesso de bagagem, alimentação, equipe técnica, abastecimento dos camarins, etc.
8.1.3 Disponibilizar venda de ingressos antecipados.
8.1.4 disponibilizar de equipe de bilheteria e porteiros para venda e recebimento dos ingressos.
8.1.5 Dispor de transporte e guarda dos valores arrecadados com a venda de ingressos nas bilheterias durante o período de 24 de fevereiro a 03 de março de 2024.
8.1.6 Montar e explorar, sendo seu interesse, os camarotes, alas VIP’S, Backstage, incluindo o fornecimento de bebidas e espaço publicitário.
8.1.7 Admitir o acesso ao parque de exposições, sem cobrança de ingresso, das pessoas portadoras de credenciais emitidas pelo Contratado, sendo 2.600 (dois mil e seiscentos), com validade para todo o período da feira.
8.1.8 Fornecer e equipar os camarins dos artistas.
8.1.9 Comercializar as bebidas restritas a área da arena de shows a ser determinada pela Comissão Central Organizadora – CCO.
8.1.9.1 Os valores de comercialização de bebidas nos espaços denominados de Ala Vip, Camarotes, Backstage terão seus preços determinados pela Comissão Central Organizadora – CCO.
8.1.9.2 O Contratado deverá adquirir as bebidas junto ao vencedor de Concorrência Pública de exclusividade para o evento, observando-se os valores definidos pela Concorrência.
8.1.9.3 A comercialização das bebidas no espaço denominado de Arena de Shows deverá ser realizada por pessoas uniformizadas e credenciadas junto à Comissão Central Organizadora – CCO.
8.1.10 No tocante aos ingressos:
a) Contratar sistema eletrônico para venda de ingressos;
b) Fornecer equipamentos para emissão de ingressos eletrônicos nos pontos de venda com código de barras, com logomarcas e informações personalizadas;
c) Emitir 2.600 (dois mil e seiscentos) códigos de barras para credenciais de acesso ao evento para a Comissão Central.
d) Instalar e operar as catracas necessárias para leitura e controle de acesso ao Parque de Exposições, com disponibilização de painel digital instalado no Parque de Exposições demonstrando de forma simultânea (em todas as entradas) a entrada e saída de pessoas;
e) Disponibilizar e fornecer sistema para geração de relatórios diários para a Comissão Central Organizadora, da venda dos ingressos em tempo real;
f) Confeccionar ingressos, utilizando tecnologia à prova de clonagem, falsificação e numerados sequencialmente.
8.11 Providenciar e apresentar ART – Anotações de Responsabilidade Técnica, referente às montagens de palco e demais estruturas.
8.12 Disponibilizar toda infraestrutura (lonas, iluminação, sonorização e demais que se fizerem necessárias) para locais denominados de: ALA VIP, CAMAROTES E BACKSTAGE, com a devida ART.
8.13 Disponibilizar e contratar as suas custas toda a estrutura do PALCO, SOM E LUZ (palco coberto, grades, barricadas, camarim, iluminação, telões, e demais que se fizeram necessárias conforme o rider técnico do artista), com a devida ART.
8.14. Fornecimento de Geradores; (Compatível com os equipamentos a serem instalados no Palco).
8.15. Fornecimento de segurança necessária para o local (arena de shows e bilheteria) no período de montagem a desmontagem, assim como em todos os
dias de shows, devendo o pessoal ser identificado e registrado na Polícia Federal;
8.16. Fornecimento de brigadistas em número suficiente para a estrutura da Arena de Shows, de acordo com a Lei Estadual nº 15.124/2010;
8.17. A relação de seguranças, em número suficiente para a estrutura da Arena de Shows e Bilheteria, deve ser informada à Comissão de Segurança da Feira, por escrito, em até 24 horas antes da abertura da feira, constando nome, CPF e registro perante a Polícia Federal de cada segurança;
8.18. Fornecimento de banheiros químicos, masculinos e femininos e para cadeirantes em toda a área interna de shows em número suficiente para atender a estimativa de público;
8.19. Fornecimento de limpeza no local denominado de arena de shows, incluso nesta área, camarins, camarotes, ala vip, backstage e pista e banheiros químicos.
9. DA COMERCIALIZAÇÃO DOS INGRESSOS
9.1 A proponente vencedora deverá observar os seguintes valores máximos para comercialização dos ingressos, devendo disponibilizá-los até no máximo no mês de janeiro de 2024:
- R$ 30,00 (trinta reais) para ingresso geral comprado até o final do mês de dezembro de 2023.
- R$ 35,00 (trinta reais) para ingresso geral comprados até o dia 15 de janeiro de 2024.
- R$ 40,00 (quarenta reais) para ingresso geral comprado depois de 15 de janeiro de 2024;
- R$ 45,00 (quarenta e cinco reais) para ingresso geral comprado depois de 15 fevereiro de 2024;
- Passaporte para todos os dias no valor de R$ 150,00 (Cento e Cinquenta Reais) – ingresso geral;
- R$ 100,00 (cem reais) para ingresso área VIP;
- Passaporte para todos os dias no valor de R$ 350,00 (trezentos e cinquenta reais) – área VIP;
- R$ 100,00 (cem reais) para ingresso ao BACKSTAGE (sem consumação ou open food)
- Passaporte para todos os dias no valor de R$ 500,00 (quinhentos reais) –
BACKSTAGE (sem consumação ou open food);
- R$ 8.000,00 (oito mil reais) Camarote para 12 (doze) pessoas – (sem consumação ou open food);
9.2. A licitante deverá disponibilizar entrada gratuita nos finais de semana (dia 24 e 25/02/2024 e dias 02/03 e 03/03/2024), para o público que ingressar no parque de Exposições até as 14h, após às 14h será cobrado o ingresso em seu valor integral.
9.3. Disponibilizar a comercialização de meio ingresso, acesso ao parque com direito a assistir aos shows para as pessoas definidas na legislação.
9.4. A empresa deverá manter as vendas dos ingressos por sistema on-line (incluindo o pagamento das taxas) em no mínimo 03 (três) pontos de venda física na cidade de Xanxerê, SC.
9.5. A proponente vencedora deverá fornecer pulseiras de identificação para menores de 12 (doze) anos, as quais devem conter informações com dados dos pais e número de telefone para contato.
9.6. A licitante deverá dar livre acesso à Comissão Central Organizadora à área Vip e Backstage (sem consumação), desde que, apresente-se com a devida credencial.
10 - DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE:
10.1 Supervisionar a realização das apresentações no local denominado Arena De Shows;
10.2 Acompanhar e fiscalizar a execução dos serviços, por meio dos servidores designados como Representantes Administrativos, nos termos do art. 67 da Lei 8.666/93;
10.2 Prestar informações e esclarecimentos que venham a ser solicitadas pelo contratado;
10.3 Fornecer segurança no Parque de Exposições Rovilho Bortoluzzi, exceto para a área arena de shows;
10.4. A Comissão Central Organizadora poderá realizar Mídia/divulgação por rádio, televisão, jornais, outdoors, flyers, etc. a seu encargo e custo, cujo material deverá obrigatoriamente ser previamente aprovado pela municipalidade;
10.5 Fornecimento e instalação de câmeras de vídeo nas bilheterias para monitoramento do ambiente;
10.6 Disponibilizar estrutura física para bilheterias nos portões do Parque de Exposições;
10.7 Disponibilizar lonas para cobertura das catracas nos portões.
11 – INFORMAÇÕES ADICIONAIS
11.1. Apresentar atestado de capacidade técnica comprovando experiência de promoção e organização de evento de entretenimento com público de no mínimo
20.000 (vinte mil) pessoas;
11.2. Declaração formal assinada pelo representante legal da empresa, afirmando que providenciará as ART’s da arena de shows, autorização do ECAD e demais licenças necessárias.
11.3 Apresentar certificado de registro no Ministério do Turismo, como empresa organizadora de eventos, em atendimento ao disposto na Lei Federal nº 11.771/2008 na forma do artigo 21 e 22;
12 – INFORMAÇÕES SOBRE O OBJETO: Xxxxxx Xxxxxx – (00) 0000-0000 –
email: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.xxx.xx
13 – FISCAL DO CONTRATO: Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx (00) 0000-0000. Xxxxxxx, 06 de novembro de 2023.
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Secretário Municipal de Desenv. Econômico | Xxxxx Xxxxxxxxxx Prefeito Municipal |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx | |
Fiscal do Contrato