PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE TIC 1

Para garantir a completude do Planejamento Estratégico Institucional é necessária a construção do Planejamento de TIC do órgão. Segundo Rezende (2003), o “planejamento estratégico das organizações privadas e públicas deve ser complementado pelo planejamento de sistemas de informação, conhecimentos e informática”.

O Planejamento de TIC pode ser entendido como um processo gerencial administrativo, de identificação e organização de pessoal, aplicações e ferramentas baseadas em tecnologia da informação (recursos de TIC), necessários para apoiar a instituição na execução de seu plano de negócios e no cumprimento de seus objetivos institucionais.

Para isso, a área de TIC deve possuir estratégias que promovam ações estruturantes para suportar as metas e objetivos definidos no Planejamento Estratégico do órgão. É necessária, portanto, a elaboração de um documento estratégico relacionado à TIC, de forma a estabelecer diretrizes e metas que orientem a construção do Planejamento de TIC do órgão.

O planejamento de TIC serve para declarar os objetivos e iniciativas estratégicas da área de TIC, alinhando as soluções de tecnologia da informação com as metas da organização. Constitui-se, ainda, em importante complemento ao planejamento estratégico institucional, compreendendo diretrizes e ações transversais, isto é, que suportam objetivos de negócio de todas as áreas da instituição, bem como objetivos estruturais e regimentais dos órgãos da Justiça do Trabalho.

No planejamento de TIC, deve-se identificar as oportunidades de soluções de tecnologia da informação para aprimorar os negócios da organização, definir planos de ação de curto, médio e longo prazos e identificar as arquiteturas de dados e de infraestrutura que melhor atendam às suas necessidades, determinando com qualidade o que e quanto se precisa adquirir e fazer, e para quê.

Estes itens permitirão à Administração obter propostas mais vantajosas, eliminando desperdícios, evitando fraudes e reduzindo gastos para a Justiça do Trabalho.

1.1 Planejamento de TIC - Contexto

1.1.1 Elementos do processo

1.1.1.1 Planejamento Estratégico de TIC

1.1.1.2 Plano Diretor de TIC

1.1.1.3 Plano de Contratações de TIC

1.1.1.4 Planejamento Estratégico Institucional

1.1.1.5 Planejamento das Contratações de TIC

2 MCTI - Modelo de Contratação de Solução de TIC

Descrição

Com o objetivo de atender às disposições contidas no art. 6º, I, do Decreto-Lei n. 200, de 25 de fevereiro de 1967, e à necessidade de fazer cumprir o princípio constitucional da eficiência, a Administração deve implantar processos de planejamento de seus atos administrativos. Para isso, são utilizados os instrumentos de planejamento como, por exemplo, Planejamento Estratégico Institucional (PEI) e Planejamento Estratégico de TIC (PETIC).

Um dos principais, mais complexos e mais frequentemente utilizados atos administrativos é a contratação. Contratar é o ato de celebrar contrato, acordo de vontades que tem, por fim, criar, modificar ou extinguir um direito, sob determinadas condições. O contrato é, portanto, o documento em que se registra esse acordo ou convenção.

O ato da Administração Pública de contratar bens e serviços com a iniciativa privada está elencado no Decreto- Lei n. 200/67. Tal Decreto, em seu art. 10, § 7º, afirma que:

Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento, coordenação, supervisão e controle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da máquina administrativa, a Administração procurará desobrigar-se da realização material de tarefas executivas, recorrendo, sempre que possível, à execução indireta, mediante contrato, desde que exista, na área, iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execução.

Assim sendo, contratar é necessário e planejar este complexo e importante ato administrativo é imperativo para atender ao interesse público, minimizando assim a possibilidade de desperdício de recursos públicos, utilizando-os de forma mais efetiva.

Para as contratações relacionadas à Tecnologia da Informação foi desenvolvido o Modelo de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação – MCTIC, baseado nas fases e processos descritos na IN 4/2010 e na Resolução CNJ 182/2013.

O Modelo de Contratação de Solução de TI é dividido em três grandes fases: PCTI – Planejamento da Contratação de TI; SFTI

– Seleção do Fornecedor de TI; e GCTI – Gerenciamento do Contrato de TI. Contendo um total de 69 atividades, divididas da seguinte forma: 40 (quarenta) para a fase de PCTI – Planejamento da Contratação de TI; 07 (sete) para a fase de SFTI – Seleção de Fornecedores de TI; e 22 (vinte e dois) para a fase de GCTI – Gestão de Contratos de TI.

2.1 Modelo de Contratação de Soluções de TI (MCTI)

2.1.1 Elementos do processo

2.1.1.1 Documento de Oficialização da Demanda

Descrição

Documento que contém o detalhamento da necessidade da Área Demandante da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação a ser contratada.

Referência: Resolução nº 182/2013 do CNJ, Art. 2º, X.

Ações de apresentação

Documento que contém o detalhamento da necessidade da Área Demandante da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação a ser contratada.

Referência: Resolução nº 182/2013 do CNJ, Art. 2º, X.

2.1.1.2 Planejamento da Contratação

2.1.1.3 Termo de Referência / Projeto Básico

Descrição

As contratações de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação deverão ser precedidas de encaminhamento do Projeto Básico ou Termo de Referência, pela Área Demandante, em consonância com os Estudos Preliminares da SETIC elaborados pela Equipe de Planejamento da Contratação.

Referência: Resolução nº 182/2013 do CNJ, Art. 18.

2.1.1.4 Seleção do Fornecedor

2.1.1.5 Contrato

Descrição

Considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada.

Referência: Lei 8666/93, Art. 2º, Parágrafo único.

2.1.1.6 Gerenciamento do Contrato

3 MCTI - Planejamento da Contratação de TI

Descrição

Conforme exigência do art. 12, §5º da Res. CNJ nº 182/2013, toda demanda por solução de TIC deve ser iniciada com a elaboração do Documento de Oficialização da Demanda – DOD. Assim como qualquer demanda por solução de TIC, o Planejamento da Contratação de TIC se inicia com a elaboração do DOD e o seu envio à área de Tecnologia da Informação pela Área Demandante. Em seguida, envia-se o DOD para a Área Administrativa, a fim de indicar o

integrante administrativo. Nessa etapa, chamada de Iniciação do PCTI, é consolidado o DOD e é instituída a equipe de planejamento da contratação.

Em seguida, os seguintes processos são executados para a elaboração dos Estudos Preliminares: a análise de viabilidade da contratação, o plano de sustentação, a estratégia da contratação e a análise de riscos, sendo que este último permeia todas as etapas do planejamento da contratação.

Vale ressaltar que a elaboração dos Estudos Preliminares é obrigatória independentemente do tipo de contratação, inclusive nos casos de: I – inexigibilidade;

II – dispensa de licitação ou licitação dispensada; III – criação ou adesão à ata de registro de preços;

IV – contratações com uso de recursos financeiros de organismos internacionais; e

V – termos de cooperação, convênios e documentos afins com uso de recursos financeiros de instituições nacionais.

O processo análise de viabilidade da contratação tem por objetivo realizar uma análise detalhada sobre a viabilidade, ou não, da demanda gerada na fase de iniciação e se encerra com a produção do documento de análise de viabilidade da contratação.

O processo plano de sustentação tem como principal atividade a geração do documento plano de sustentação, o qual visa garantir a continuidade do negócio, enquanto este for necessário à administração pública.

Após a produção da análise da viabilidade e do plano de sustentação, deverá ser realizado o processo de estratégia da contratação. Este processo visa à definição de critérios técnicos, obrigações contratuais, responsabilidades e definições de como os recursos humanos e financeiros serão alocados para atingir o objetivo da contratação.

Paralelamente, na análise de riscos, são identificadas e analisadas as ameaças que comprometem o sucesso da contratação, bem como da execução contratual. Para cada ameaça descrita, são definidos os respectivos procedimentos de mitigação, tratamento e/ou contingenciamento, conforme o caso.

A análise de riscos deve ser finalizada somente após o término dos demais processos que compõem o planejamento da contratação, uma vez que todos os documentos produzidos nestas etapas são insumos para a execução da referida análise.

É importante destacar que é imprescindível a realização do planejamento, independentemente de prosseguir-se com a fase de seleção do fornecedor, uma vez que “planejar” é dever constitucional da administração pública.

ENTRADAS

Documento de Oficialização da Demanda.

SAÍDAS

· Análise de viabilidade da contratação;

· Plano de sustentação;

· Análise de risco;

· Estratégia da contratação;

· Termo de referência ou projeto básico.

3.1 MCTI - Planejamento da Contratação de Soluções de TI (PCTI)

3.1.1 Elementos do processo

3.1.1.1 Iniciação

Descrição

O processo de iniciação tem a finalidade de validar o documento de oficialização da demanda, conforme exigência do art. 12, §5º da Res. CNJ nº 182/2013.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

Processo

3.1.1.2 Análise de Riscos

Descrição

O processo de análise de riscos tem a finalidade de produzir o documento análise de riscos. Essa é uma exigência dos arts. 13, 17 e 18, §2º, da Res. CNJ nº 182/2013.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

Processo

3.1.1.3 Consolidar Informações

Descrição

Objetivo: Consolidar todas as informações levantadas nas etapas anteriores.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Análise de Viabilidade, Plano de Sustentação, Estratégia da Contratação e Análise de Riscos.

Saída: Estudo Técnico Preliminar.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deve compilar todas as informações levantadas nas etapas anteriores e produzir o Estudo Técnico Preliminar

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

3.1.1.4 Xxxxxxxx ETP

Descrição

Objetivo: Analisar o Estudo Técnico Preliminar elaborado pela Equipe de Planejamento da Contratação.

Responsável: Área Demandante da Solução.

Entrada: Estudo Técnico Preliminar.

Saída: Estudo Técnico Preliminar aprovado ou reprovado.

Descrição: A área demandante deve analisar o Estudo Técnico Preliminar e aprová-lo ou reprová-lo. Neste último caso, o processo de Iniciação será invocado para que um novo ETP seja elaborado.

Executantes

Área Demandante da Solução

3.1.1.5 Elaboração de TR/PB

Descrição

Este é o último processo da fase de planejamento da contratação. Nele será elaborado o Termo de Referência ou Projeto Básico.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

Processo

3.1.1.6 Análise de Viabilidade da Contratação

Descrição

O processo de análise de viabilidade da contratação tem a finalidade de produzir o documento análise de viabilidade da contratação. Essa é uma exigência dos arts. 13, 14 e 18,

§2º, da Res. CNJ nº 182/2013.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

3.1.1.7 Plano de Sustentação

Descrição

O processo de elaboração do plano de sustentação tem a finalidade de produzir o documento plano de sustentação. Essa é uma exigência dos arts. 13, 15 e 18, §2º, da Res. CNJ nº 182/2013.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

3.1.1.8 Estratégia da Contratação

Descrição

O processo de elaboração da estratégia tem a finalidade de produzir o documento estratégia da contratação. Essa é uma exigência dos arts. 13, 16 e 18, §2º, da Res. CNJ nº 182/2013.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

4 PCTI - Iniciação

Descrição

O processo começa com o envio do DOD para a Área de TIC, unidade responsável por verificar os requisitos do documento, dentre eles a sua compatibilidade com o Plano de Contratação, o PDTIC, o Planejamento Estratégico de TIC e Planejamento Estratégico Institucional. Caso seja detectada alguma inconsistência, poderão ser solicitadas diligências para a correção de erros à área demandante.

Realizadas as correções, o DOD é reenviado à Área de TIC. Novamente serão verificados os seus requisitos e, caso necessário, devolver-se-á à Área Demandante da Solução para correções.

Esta interação entre as áreas Demandante e de TIC pode ser caracterizada como uma análise prévia das necessidades de negócio, e sofrerá tantas iterações quantas forem necessárias até que se obtenha um DOD satisfatoriamente consolidado.

Cabe ressaltar que se deve evitar o trâmite desnecessário de documentos, promovendo a cooperação sensata e produtiva entre as áreas.

Uma vez consolidado o DOD, a Área de TIC deverá indicar o Integrante Técnico da Equipe de Planejamento da Contratação e, após, encaminhar o DOD à autoridade máxima competente pela Área Administrativa.

A autoridade máxima competente pela Área Administrativa, qual seja, o Diretor-Geral Administrativo, deverá analisar o DOD e verificar sua conformidade com os documentos de planejamento, tais como PEI, PETIC, PDTIC e PCTIC. Havendo conformidade, deverá indicar o integrante administrativo, instituindo, em seguida, a equipe de planejamento da contratação, por meio de portaria a ser expedida pela autoridade máxima do órgão, no caso o Presidente ou a quem este delegar. Caso a demanda não esteja prevista nos mencionados documentos, notadamente no Plano de Contratações, a autoridade administrativa deverá comunicar o fato ao Diretor da SETIC, o qual remeterá ao Comitê de Governança de TIC (CGOVTIC) o respectivo DOD para deliberação acerca da oportunidade e conveniência da inclusão da demanda no Plano de Contratação atual ou futuro. Após esta deliberação e juntada do parecer da CPI, o Diretor da SETIC remeterá o pedido à autoridade competente do órgão, que deliberará sobre a continuidade ou não do processo de contração. Em caso de decisão favorável, a informação deverá ser retornada à autoridade administrativa para que atualize os documentos de planejamento afetados e indique o integrante administrativo. Caso contrário, a demanda será arquivada.

ENTRADAS

N.A.

SAÍDAS

• Documento de Oficialização da Demanda;

• Portaria com nomeação da equipe de planejamento da contratação.

4.1 PCTI - Iniciação

4.1.1 Elementos do processo

4.1.1.1 Elaborar DOD

Descrição

Objetivo: Alterar o Documento de Oficialização da Demanda para que ele possua o conteúdo mínimo para dar continuidade ao processo.

Responsável: Área Demandante da Solução.

Entrada: Sugestões para alteração do DOD.

Saída: Documento de Oficialização da Demanda alterado.

Descrição: Receber o Documento de Oficialização da Demanda enviado pela área de Tecnologia da Informação, com a indicação das correções necessárias, e realizar a alterações pertinentes.

Executantes

Área Demandante da Solução

4.1.1.2 A

4.1.1.3 Verificar Requisitos do DOD

Descrição

Objetivo: Verificar se o Documento de Oficialização da Demanda foi preenchido corretamente.

Responsável: Autoridade da Área de TIC.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.

Saída: Sugestões para alteração do DOD.

Descrição: A área de TIC verificará se o DOD elaborado pela área Demandante atendeu ao conteúdo mínimo necessário para dar sequência à demanda. No DOD enviado pela área Demandante, deverão estar presentes os seguintes elementos:

I – alinhamento da demanda ao Planejamento Estratégico de TIC, ao Planejamento Estratégico Institucional, ao PDTIC e ao Plano de Contratação de TIC, conforme exigido pela Res. CNJ 182/2013,

art. 12, §5º, inc. I;

II – necessidade da solicitação, com a descrição sucinta da solução de TIC pretendida, conforme exigido pela Res. CNJ 182/2013, art. 12, §5º, inc. I;

III – explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da solução de TIC, conforme exigido pela Res. CNJ 182/2013, art. 12, §5º, inc. II;

IV – indicação do Integrante Demandante para composição da Equipe de Planejamento da Contratação, conforme exigido pela Res. CNJ 182/2013, art. 12, §5º, inc. III. Vale frisar que o Integrante

Demandante não será da SETIC, salvo quando o objeto a ser contratado for específico para atendimento às demandas da área de Tecnologia da Informação e Comunicação.

V – Caso a demanda não esteja prevista no Plano de Contratação, informar o prazo para elaboração e conclusão dos estudos preliminares, devendo tomar como base a estimativa de esforço para a elaboração de estudos técnicos anteriores.

Se a demanda não estiver prevista explicitamente no Plano de Contratações do exercício corrente ou no PDTIC, de todo modo os demais requisitos serão checados, o integrante técnico será indicado adequadamente, e o DOD deverá ser encaminhado à autoridade competente da Área Administrativa, com ressalva ao referido fato.

Observação: Não faz parte do escopo desta atividade a verificação do mérito da contratação, somente do conteúdo e da forma como o Documento de Oficialização da Demanda foi redigido pela área demandante da solução.

Executantes

Autoridade da Área de TIC

4.1.1.4 Indicar Integrante Técnico

Descrição

Objetivo: Indicar o integrante técnico da equipe de planejamento da contratação.

Responsável: Autoridade da Área de TIC.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.

Saída: Documento de Oficialização da Demanda atualizado.

Descrição: A autoridade competente deverá indicar um servidor da área de Tecnologia da Informação para ser o integrante técnico da equipe de planejamento da contratação. Essa é uma exigência do art. 12, §7º da Res.

CNJ nº 182/2013.

Executantes

Autoridade da Área de TIC

4.1.1.5 Alterar DOD

Descrição

Objetivo: Alterar o Documento de Oficialização da Demanda para que ele possua o conteúdo mínimo para dar continuidade ao processo.

Responsável: Área Demandante da Solução.

Entrada: Sugestões para alteração do DOD.

Saída: Documento de Oficialização da Demanda alterado.

Descrição: Receber o Documento de Oficialização da Demanda enviado pela área de Tecnologia da Informação, com a indicação das correções necessárias, e realizar a alterações pertinentes.

Executantes

Área Demandante da Solução

4.1.1.6 A

4.1.1.7 Analisar DOD

Descrição

Objetivo: Analisar o Documento de Oficialização da Xxxxxxx e decidir sobre o prosseguimento da contratação.

Responsável: Autoridade da Área Administrativa.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda; e Plano de Contratações de TIC.

Saída: Documento de Oficialização da Demanda analisado.

Descrição: Receber o DOD, enviado pela área de Tecnologia da Informação, analisar seu conteúdo e verificar sua conformidade com os instrumentos de planejamento.

Nesse ponto, deve-se fazer a checagem da existência de previsão da referida demanda no Plano de Contratações, no PDTIC, no Planejamento Estratégico de TIC e/ou no Planejamento Estratégico Institucional. Caso não haja inconsistências, a autoridade da Área Administrativa indicará o integrante administrativo e nomeará a equipe de planejamento. Em não havendo previsão para a aquisição no Plano de Contratações do corrente ano, será o documento submetido à autoridade máxima do órgão para deliberação. Se esta última julgar a aquisição conveniente e oportuna, devolverá o documento à autoridade administrativa para que se prossiga com os trâmites da contratação e seja a nova solicitação incluída nos mencionados planos. Do contrário, a demanda será arquivada.

Executantes

Autoridade da Área Administrativa

4.1.1.8 Parecer sobre a contratação

Descrição

Objetivo: Parecer sobre a inclusão da demanda no Plano de Contratação de TIC, conforme exigido pelo art. 7,

§2º da Resolução nº 182 do CNJ, bem como do art. 50 do Regulamento Geral do TRT13.

Responsável: Comitê de Governança de TIC.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda; e Plano de Contratações de TIC.

Saída: Parecer sobre a Contratação.

Descrição: Cumpre ao Comitê de Governança de TIC proferir parecer sobre a conveniência e oportunidade de incluir, ou não, a nova demanda no Plano de Contratação de TIC vigente, sugerindo, em caso positivo, a forma de realocação de outras demandas já priorizadas. Esse parecer servirá de subsídio para a decisão a ser tomada pela Autoridade Competente do Órgão.

Executantes

Comitê de Governança de TIC

4.1.1.9 Deliberar sobre a contratação

Descrição

Objetivo: Decidir sobre a continuidade do processo de satisfação da demanda, caso ela não esteja prevista nos documentos de planejamento do órgão, conforme exigido pelo art. 12, §7º, inciso II da Resolução nº 182 do CNJ.

Responsável: Autoridade Competente do Órgão.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda; e Plano de Contratações de TIC.

Saída: Documento de Oficialização da Demanda.

Descrição: Cumpre à autoridade máxima do órgão decidir acerca da continuidade ou não do processo de aquisição da demanda, caso não haja previsão para ela nos instrumentos de planejamento. Na hipótese de continuidade, deverá notificar a área administrativa para que sejam atualizados os documentos de planejamento afetados e proceda-se aos trâmites para a aquisição.

Executantes

Autoridade Competente do Órgão

4.1.1.10 Indicar Integrante Administrativo

Descrição

Objetivo: Indicar o integrante administrativo da equipe de planejamento da contratação.

Responsável: Autoridade da Área Administrativa.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.

Saída: Documento de Oficialização da Demanda.

Descrição: Indicar um servidor da área administrativa para ser o integrante administrativo da equipe de planejamento da contratação. Essa é uma exigência do art. 12, §7º, III, da Res. CNJ nº 182/2013.

Executantes

Autoridade da Área Administrativa

4.1.1.11 Instituir Equipe de Planejamento da Contratação

Descrição

Objetivo: Instituir equipe do planejamento da contratação.

Responsável: Autoridade da Área Administrativa.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.

Saída: Portaria com a nomeação da equipe de planejamento da contratação, conforme Modelo de Documento II-A.

Descrição: Instituir a equipe de planejamento da contratação composta pelos integrantes técnico, demandante e administrativo indicados pelas respectivas áreas. Será instituída uma Equipe de Planejamento da Contratação para cada processo de contratação.1 A instituição da equipe deverá ser feita em documento próprio contendo os dados de cada um dos integrantes. Essa é uma exigência dos art. 12, §7º, IV, art. 13 e da art. 18 da Res. CNJ nº 182/2013.

Executantes

Autoridade Competente do Órgão

4.1.1.12 Analisar consulta sobre a coparticipação

Descrição

Objetivo: Xxxxxxxx consulta sobre a coparticipação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Questionamento do órgão gerenciador da coparticipação.

Saída: Decisão sobre contratação por meio da coparticipação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá analisar o pedido do órgão gerenciador da contratação sobre a coparticipação deste Regional. Esta análise deve levar em consideração o plano de contratação de TIC vigente.

Referência: Decreto nº 7.892/2013, arts. 5º e 6º.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

4.1.1.13 Realizar instrução preparatória à coparticipação

Descrição

Objetivo: Realizar instrução preparatória para dar continuidade à coparticipação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Questionamento do órgão gerenciador da coparticipação.

Saída: Instrução preparatória à coparticipação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá realizar a instrução preparatória à coparticipação em atas de registro de preços, submetendo-a, em seguida, à Autoridade Competente para aprovação.

A instrução preparatória será consubstanciada por meio de DOD, que deverá conter, pelo menos, a estimativa de consumo, local de entrega e, quando couber, cronograma de contratação e respectivas especificações ou termo de referência ou projeto básico, adequado ao registro de preços do qual pretende fazer parte.

Referência: Decreto nº 7.892/2013, arts. 5º e 6º.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

4.1.1.14 Deliberar sobre coparticipação

Descrição

Objetivo: Decidir sobre a coparticipação deste Tribunal em outra contratação desde que tenha havido consulta prévia por parte do órgão responsável por tal contratação.

Responsável: Autoridade Competente do Órgão.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda e Plano de Contratações de TIC.

Saída: Documento de Oficialização da Demanda.

Descrição: Cumpre à autoridade máxima do órgão decidir acerca da coparticipação deste Tribunal em contratação coordenada por outro órgão da APF.

Faz-se necessário a consulta a este Regional por parte do órgão coordenador da contratação para que, com base do Plano de Contratações e no DOD, a autoridade competente deste Tribunal possa deliberar sobre o assunto. Em caso de aceite, o órgão que fez a consulta deve ser comunicado do interesse deste Regional em ser copartícipe da referida contratação.

Executantes

Autoridade Competente do Órgão

5 PCTI - Análise de Viabilidade

Descrição

A análise de viabilidade da contratação inicia-se com a definição dos requisitos da solução de tecnologia da informação, seguida pela especificação destes requisitos.

Estas informações compõem o conteúdo do documento chamado Análise de Viabilidade. Concluída a especificação de requisitos, é necessária a indicação das soluções que atendem aos requisitos definidos. Deve-se realizar também a análise e comparação dos custos totais de propriedade – TCO, das soluções identificadas. Deste conjunto de soluções, deve ser escolhida uma solução específica. Esta escolha deve ser devidamente justificada. Além disso, há de se

avaliar ainda se existem necessidades de adequação no ambiente que devem ser satisfeitas para viabilizar a contratação.

As informações devem ser consolidadas no documento Análise de Viabilidade da Contratação.

Obs.:A Análise de Viabilidade da Contratação deverá ser realizada nas prorrogações contratuais, ainda que de contratos assinados anteriormente à publicação da Resolução CNJ 182/2013;

ENTRADAS

• Documento de Oficialização da Demanda.

SAÍDAS

• Especificação de requisitos;

• Solução de tecnologia da informação escolhida;

• Justificativa para escolha da solução de tecnologia da informação;

• Análise de viabilidade.

5.1 PCTI - Análise de Viabilidade

5.1.1 Elementos do processo

5.1.1.1 Definir Requisitos

Descrição

Objetivo: Definir requisitos de negócio, de capacitação, legais, de manutenção, temporais, de segurança, sociais, ambientais e culturais.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda.

Saída: Especificação de requisitos.

Descrição: A atividade deve começar com a avaliação do Documento de Oficialização da Demanda e o levantamento das seguintes informações:

a) Demandas dos potenciais gestores e usuários da solução de tecnologia da informação;

b) Soluções disponíveis no mercado; e

c) Análise de projetos similares realizados por outras instituições.

O levantamento e a avaliação explicitados acima devem servir de base para a definição e especificação dos seguintes requisitos:

• De negócio: Independem de características tecnológicas e definem as necessidades dos serviços e os aspectos funcionais da solução de TI;

• De capacitação: Definem a necessidade de treinamento presencial ou a distância, carga horária e entrega de materiais didáticos;

• Legais: Definem as normas às quais a solução de tecnologia da informação deverá respeitar;

• De manutenção: Independem de configuração tecnológica e definem a necessidade de serviços de manutenção preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa;

• Temporais: Define a data limite para entrega da solução de tecnologia da informação contratada;

• De segurança: Com o apoio da área de Tecnologia da Informação; e

• Sociais, ambientais e culturais: Definem requisitos que a solução de Tecnologia da Informação deve atender para respeitar necessidades específicas relacionadas a costumes, idiomas e ao meio ambiente.

Assim que a definição de requisitos for realizada, as informações geradas deverão ser repassadas à área de Tecnologia da Informação para que esta especifique os requisitos tecnológicos.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.2 Especificar Requisitos

Descrição

Objetivo: Especificar, quando aplicáveis, os requisitos tecnológicos com base nos requisitos definidos na atividade anterior.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: DOD, Especificação de requisitos.

Saída: Especificação de requisitos.

Descrição: Da mesma forma que a atividade anterior, a atividade especificar requisitos começa com a avaliação do Documento de Oficialização da Demanda e o levantamento das seguintes informações:

a) Demandas dos potenciais gestores e usuários da solução de Tecnologia da Informação;

b) Soluções disponíveis no mercado e seus respectivos fornecedores; e

c) Análise de contratações similares realizados por outros órgãos ou entidades públicas.

De posse das informações acima e dos requisitos definidos na atividade anterior (PCTIP2.1), deverão ser feitas as seguintes especificações, quando aplicáveis:

I. De arquitetura tecnológica: Composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade, linguagem de programação, interface, dentre outros;

II. De projeto e de implementação: Estabelecem o processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos, forma de gestão, de documentação, dentre outros;

III. De implantação: Definem o processo de disponibilização da solução em ambiente de produção, dentre outros;

IV. De garantia e manutenção: Definem a forma como será conduzida a manutenção e a comunicação entre as partes envolvidas;

V. De capacitação: Que definem o ambiente tecnológico dos treinamentos a serem ministrados, perfil do instrutor, dentre outros;

VI. De experiência profissional da equipe que projetará, implementará e implantará a Solução de Tecnologia da Informação: Definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação dessa experiência, dentre outros;

VII. De formação da equipe que projetará, implementará e implantará a Solução de Tecnologia da Informação: Definem cursos acadêmicos e técnicos, formas de comprovação dessa formação, dentre outros;

VIII. De metodologia de trabalho;

IX. De segurança da informação; e

X. Demais requisitos aplicáveis.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.3 Identificar Soluções

Descrição

Objetivo: Identificar as diferentes soluções que atendam aos requisitos especificados nas atividades anteriores.

Responsáveis: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entradas: DOD, especificação de requisitos, soluções de TIC disponíveis na Administração Pública Federal e no Portal do Software Público Brasileiro, Soluções de Mercado, Soluções Aderentes aos Padrões e-Ping, ICP-Brasil, e-Arq, MoReq-Jus, Orçamento Estimado.

Saída: Soluções de Tecnologia da Informação.

Descrição: Deverão ser identificadas diferentes soluções que atendam aos requisitos especificados nas atividades anteriores, considerando:

1 Disponibilidade de solução similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública;

2 Soluções existentes no Portal do Software Público Brasileiro (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx);

3 Capacidade e alternativas do mercado, inclusive a existência de software livre ou software público;

4 Observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico – e-PING e Modelo de Acessibilidade de Governo Eletrônico – e-MAG;

5 Aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, quando houver necessidade de utilização de certificação digital;

6 A observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas pelo MoReq-Jus – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (MoReq-Jus), regulamentado pela Resolução n. 91, de 29 de setembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ.

7 A observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas no Modelo Nacional de Interoperabilidade (MNI) do Poder Judiciário;

8 Orçamento estimado.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.4 Avaliar Soluções

Descrição

Objetivo: Obter uma análise comparativa dos custos totais de propriedade das soluções identificadas.

Responsáveis: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Soluções de Tecnologia da Informação.

Saída: Análise custo total de propriedade (TCO).

Descrição: Receber a lista de soluções identificadas na atividade anterior e, para cada uma delas, calcular o TCO. Em seguida elaborar uma análise comparativa das soluções em termos de TCO. Esta análise servirá como instrumento para escolha da solução e posterior justificação desta escolha.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.5 Escolher Solução

Descrição

Objetivo: Escolher a solução de Tecnologia da Informação que será contratada.

Responsáveis: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Soluções de Tecnologia da Informação, análise TCO.

Saída: Solução de Tecnologia da Informação escolhida.

Descrição: Receber a lista de soluções identificadas na atividade anterior, juntamente com a análise comparativa do TCO e escolher a opção mais adequada aos objetivos da contratação.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.6 Justificar Solução Escolhida

Descrição

Objetivo: Justificar a solução escolhida na atividade anterior.

Responsáveis: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Solução de Tecnologia da Informação escolhida, análise TCO.

Saída: Justificativa para escolha da solução de TIC.

Descrição: Justificar a solução escolhida na atividade anterior:

• Descrição sucinta, precisa, suficiente e clara da Solução de TIC escolhida, indicando os bens e serviços que a compõem;

• Alinhamento em relação às necessidades; e

• Identificação dos benefícios a serem alcançados com a solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade.

Esta justificativa servirá de insumo para a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.7 Avaliar Necessidades de Adequação

Descrição

Objetivo: Avaliar as necessidades de adequação para execução contratual.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Solução de TIC escolhida, especificação de requisitos, ativos e processos organizacionais.

Saída: Necessidades de adequação.

Descrição: A avaliação das necessidades de adequação para a execução contratual deverá abranger:

a) Infraestrutura tecnológica;

b) Infraestrutura elétrica;

c) Logística;

d) Espaço físico;

e) Mobiliário;

f) Outros que se apliquem.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.8 Consolidar Informações

Descrição

Objetivo: Consolidar as informações para a geração do documento análise de viabilidade da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: DOD, Especificação de requisitos, Soluções de TIC, Solução de TIC escolhida, Justificativa para escolha da solução de TIC, Necessidades de adequação, Análise TCO.

Saída: Análise de viabilidade da contratação.

Descrição: Deve-se consolidar as informações geradas no processo de Análise de viabilidade da contratação, com o objetivo de gerar um documento único que demonstre a viabilidade da contratação. Este documento deve conter, pelo menos, e sempre que possível e necessário, os seguintes itens:

• Especificação dos requisitos;

• Identificação e avaliação das soluções disponíveis;

• Estimativa orçamentária;

• Solução escolhida e respectiva justificativa;

• Necessidades de adequação do ambiente; e

• Outros aplicáveis.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.9 Análise de Viabilidade

Descrição

Referência: Resolução nº 182/2013 do CNJ

Art. 14. O documento Análise de Viabilidade da Contratação deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – a definição e a especificação dos requisitos, a partir da avaliação do Documento de Oficialização da Demanda e do levantamento:

a) das soluções disponíveis no mercado de Tecnologia da Informação e Comunicação e seus respectivos fornecedores; e

b) de contratações similares realizadas por outros órgãos ou entidades da Administração Pública.

II – identificação das diferentes Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação que atendam aos requisitos, considerando:

a) a disponibilidade de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública;

b) as soluções existentes no Portal de Software Público Brasileiro (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx);

c) a capacidade e as alternativas do mercado de TIC, inclusive a existência de software livre ou software público;

d) a observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas no Modelo Nacional de Interoperabilidade (MNI) do Poder Judiciário;

e) a aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), quando houver necessidade de utilização de certificação digital, observada a legislação sobre o assunto;

f) a observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-Jus);

g) o orçamento estimado que expresse a composição de todos os custos unitários resultantes dos itens a serem contratados, elaborado com base em pesquisa fundamentada de preços, como os praticados no mercado de Tecnologia da Informação e Comunicação em contratações similares realizadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, entre outros pertinentes.

5.1.1.10 Avaliar Análise de Viabilidade

Descrição

Objetivo: Avaliar o documento de Análise de viabilidade da contratação para fins de aprovação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Análise de viabilidade da contratação.

Saída: Análise de viabilidade da contratação aprovada.

Descrição: Analisar o documento de Análise de viabilidade da contratação. A aprovação do documento se dará por meio das assinaturas da equipe de planejamento da contratação. Caso não haja aprovação, o documento é submetido à autoridade administrativa competente para que decida pelo arquivamento do processo ou pela realização de nova fase de análise de viabilidade.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.11 Deliberar sobre Análise de Viabilidade

Descrição

Objetivo: Deliberar sobre a viabilidade da contratação de TIC.

Responsável: Autoridade Competente do Órgão.

Entrada: Análise de viabilidade da contratação.

Saída: Resultado da análise de viabilidade da contratação.

Descrição: Uma vez que a equipe de planejamento da contratação reprove o documento de Análise da Viabilidade da Contratação de TIC, este será submetido à Autoridade Competente do Órgão para deliberação. A referida autoridade pode solicitar novos estudos sobre a viabilidade da contratação, prosseguir para a próxima etapa do processo de contratação ou cancelá-la.

Executantes

Autoridade Competente do Órgão

5.1.1.12 Iniciação

5.1.1.13 Analisar o valor da contratação

Descrição

Objetivo: Verificar o valor da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Análise de viabilidade da contratação.

Saída: Análise de viabilidade da contratação aprovada.

Descrição: Verificar o valor da contratação. Caso a contratação seja inferior a R$ 176.000,00, a equipe poderá seguir diretamente para a consolidação das informações, elaborando o Termo de Referência. Caso a contratação seja igual ou superior a R$ 176.000,00, a equipe deve seguir para a próxima etapa do trabalho, que é a elaboração do Plano de Sustentação.

Referência: Art. 1º, inciso II, alínea "a", do Decreto nº 9.412, de 18 de Junho de 2018.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.14 Elaboração do TR/PB

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

5.1.1.15 Plano de Sustentação

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

6 PCTI - Plano de Sustentação

Descrição

Para elaborar o plano de sustentação é preciso identificar os recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio.

Deve-se definir ações de contingência para garantir a continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação em eventual interrupção contratual, bem como as atividades a realizar em caso de eventual transição contratual e encerramento do contrato. Também é necessário definir e descrever uma estratégia de independência do órgão ou entidade contratante com relação à contratada. Todas estas informações compõem o artefato Plano de sustentação.

O Plano de Sustentação deverá ser aprovado e assinado pela equipe de planejamento da contratação.

ENTRADAS

• Documento de Oficialização da Demanda;

• Análise de Viabilidade.

SAÍDAS

• Plano de Sustentação.

6.1 PCTI - Plano de Sustentação

6.1.1 Elementos do processo

6.1.1.1 Definir Recursos Materiais e Humanos

Descrição

Objetivo: Identificar os recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio.

Responsável: Equipe de planejamento da contratação.

Entrada: Documento de oficialização da demanda, ativos e processos organizacionais e análise de viabilidade.

Saída: Recursos materiais e humanos.

Descrição: Analisando a demanda devem ser identificados, dentre os ativos e os processos organizacionais do órgão aqueles recursos materiais e humanos que serão fundamentais para a continuidade do negócio da instituição.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

6.1.1.2 Definir Atividades de Transição e Encerramento do Contrato

Descrição

Objetivo: Estabelecer procedimentos que devem ser seguidos em uma eventual transição contratual e no encerramento do contrato.

Responsável: Equipe de planejamento da contratação.

Entrada: Documento de oficialização da demanda e Análise de Viabilidade.

Saída: Atividades de transição e encerramento do contrato.

Descrição: Analisando a demanda, deve ser elaborado procedimento para:

a) entrega de versões finais dos produtos e da documentação;

b) transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da Solução;

c) devolução de recursos;

d) revogação de perfis de acesso;

e) eliminação de caixas postais;

f) outros que se apliquem.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

6.1.1.3 Elaborar Estratégia de Independência

Descrição

Objetivo: Estabelecer diretrizes que minimizem dependência da contratante em relação à contratada.

Responsável: Equipe de planejamento da contratação.

Entrada: Documento de Oficialização da Demanda e Análise de Viabilidade.

Saída: Estratégia de independência.

Descrição: Baseado em uma análise da demanda, definir:

a) Forma de transferência de conhecimento tecnológico;

b) Direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da Solução de TIC sobre os diversos documentos e produtos produzidos ao longo do contrato, incluindo a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos não vierem a pertencer à Justiça do Trabalho e/ou ao TRT da 13ª Região de primeiro e segundo graus.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

6.1.1.4 Consolidar Informações

Descrição

Objetivo: Consolidar as informações para a geração do documento Plano de Sustentação.

Responsável: Equipe de planejamento da contratação.

Entrada: Ativos e processos organizacionais, DOD, Análise de Viabilidade, recursos humanos e materiais, estratégia de continuidade de fornecimento, atividades de transição e encerramento do contrato, estratégia de independência.

Saída: Plano de sustentação.

Descrição: Devem-se consolidar as informações geradas no processo plano de sustentação, com o objetivo de gerar um documento único contendo, pelo menos, e sempre que possível e necessário, os seguintes itens:

I – Recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio;

II – Continuidade do fornecimento da solução de Tecnologia da Informação em eventual interrupção contratual;

III – Atividades de transição contratual e encerramento do contrato;

IV – Estratégia de independência do órgão ou entidade com relação à contratada.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

6.1.1.5 Avaliar Plano de Sustentação

Descrição

Objetivo: Avaliar o plano de sustentação. Responsável: Equipe de planejamento da contratação. Entrada: Plano de sustentação.

Saída: Plano de sustentação aprovado.

Descrição: O objetivo desta atividade é realizar uma verificação no conteúdo descrito no documento plano de sustentação e avaliar a sua aplicabilidade.

Conteúdo mínimo do plano de sustentação, sempre que possível e necessário:

I – recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio;

II – continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação em eventual interrupção contratual;

III – atividades de transição contratual e encerramento do contrato, que incluem:

a) a entrega de versões finais dos produtos e da documentação;

b) a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da Solução de Tecnologia da Informação;

c) a devolução de recursos;

d) a revogação de perfis de acesso;

e) a eliminação de caixas postais;

f) outras que se apliquem.

IV – estratégia de independência do órgão ou entidade contratante com relação à contratada, que contemplará, pelo menos:

a) forma de transferência de conhecimento tecnológico; e

b) direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da Solução de Tecnologia da Informação sobre os diversos documentos e produtos produzidos ao longo do contrato, incluindo a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos não vierem a pertencer à Administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo Federal.

Caso o Plano de sustentação não esteja em conformidade com as especificações encontradas citadas acima ele deverá ser corrigido pelos respectivos integrantes técnico e demandante responsáveis e ser submetido à nova avaliação para aprovação.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

6.1.1.6 Plano de Sustentação

Descrição

Referência: Resolução nº 182/2013 do CNJ

Art. 15. O documento Sustentação do Contrato deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – os recursos materiais e humanos necessários à continuidade do objeto contratado;

II – a continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação em eventual interrupção contratual;

III – as atividades de transição contratual e de encerramento do contrato, que incluem, no mínimo a:

a) entrega de versões finais dos produtos alvos da contratação;

b) transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação;

c) devolução de recursos materiais;

d) revogação de perfis de acesso;

e) eliminação de caixas postais.

6.1.1.7 Elaborar Estratégia de Continuidade

Descrição

Objetivo: Definir mecanismos que permitam a continuidade do fornecimento da solução em eventual interrupção contratual.

Responsável: Equipe de planejamento da contratação.

Entrada: Documento de oficialização da demanda, ativos e processos organizacionais e Análise de Viabilidade.

Saída: Estratégia de continuidade de fornecimento.

Descrição: Baseado em uma análise da demanda, dos ativos e dos processos organizacionais do órgão, deve- se detectar, no tempo, situações de interrupção contratual e, para cada uma delas, descrever ações necessárias para dar continuidade ao fornecimento da solução de Tecnologia da Informação.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7 PCTI - Estratégia da Contratação

Descrição

A estratégia da contratação será elaborada a partir da Análise de viabilidade da contratação e do Plano de sustentação. O processo de elaboração da estratégia da contratação se inicia com a indicação da solução de tecnologia da informação a ser contratada.

A Estratégia da contratação deve conter os termos contratuais, indicando todas as responsabilidades da contratada, os critérios técnicos de julgamento das propostas que serão apresentadas na fase de seleção do fornecedor, o orçamento detalhado e uma estimativa do impacto econômico-financeiro que a contratação causará na contratante.

Nestas definições, deve-se levar em consideração princípios como oportunidade e conveniência e a manutenção do equilíbrio financeiro do futuro contrato.

A estratégia da contratação deverá ser aprovada e assinada pela equipe de planejamento da contratação.

ENTRADAS

• Análise de viabilidade da contratação;

• Plano de sustentação.

SAÍDAS

• Estratégia da contratação.

7.1 PCTI - Estratégia da Contratação

7.1.1 Elementos do processo

7.1.1.1 Definir a Natureza do Objeto

Descrição

Objetivo: Definir a natureza do objeto da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Plano de sustentação e análise de viabilidade da contratação.

Saída: Natureza do objeto da contratação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir a natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.2 Definir o Parcelamento do Objeto

Descrição

Objetivo: Definir o parcelamento do objeto da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Plano de sustentação e análise de viabilidade da contratação.

Saída: Parcelamento do objeto da contratação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir o parcelamento do objeto com a demonstração da viabilidade ou não da divisão do bem e/ou serviço a ser contratado.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.3 Definir a Adjudicação do Objeto

Descrição

Objetivo: Definir a adjudicação do objeto da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Plano de sustentação e análise de viabilidade da contratação.

Saída: Adjudicação do objeto da contratação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir a adjudicação do objeto com a indicação e justificativa da forma escolhida, demonstrando se o objeto pode ser adjudicado a uma ou a várias empresas, se por itens ou por grupo de itens.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.4 Definir a Modalidade e o Tipo de Licitação

Descrição

Objetivo: Definir a modalidade e o tipo de licitação da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Plano de sustentação e análise de viabilidade da contratação.

Saída: Modalidade e tipo de licitação da contratação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir a modalidade e o tipo de licitação com a indicação e a justificativa para as escolhas.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.5 Definir a Classificação Orçamentária

Descrição

Objetivo: Definir a classificação orçamentária da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Plano de sustentação e análise de viabilidade da contratação.

Saída: Classificação orçamentária da contratação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir a classificação orçamentária com a indicação da fonte de recurso do orçamento do órgão previsto para atender a necessidade de contratação de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação demandada.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.6 Definir a Vigência dos Bens/Serviços Contratados

Descrição

Objetivo: Definir a vigência dos bens/serviços da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Plano de sustentação e análise de viabilidade da contratação.

Saída: Vigência dos bens/serviços da contratação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir a vigência com a indicação do prazo de garantia dos bens e/ou da prestação dos serviços contratados.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.7 Definir as Equipes de Apoio e Gestão da Contratação

Descrição

Objetivo: Definir as equipes de apoio e gestão da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Plano de sustentação e análise de viabilidade da contratação.

Xxxxx: Equipes de apoio e gestão da contratação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir a Equipe de Apoio à Contratação com a indicação de seus integrantes e a Equipe de Gestão da Contratação com a indicação de seus integrantes.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.8 Consolidar Informações

Descrição

Objetivo: Consolidar as informações para a geração do documento estratégia da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Natureza do objeto, parcelamento do objeto, adjudicação do objeto, modalidade e o tipo de licitação, classificação orçamentária, vigência, equipes de apoio e gestão da contratação.

Saída: Estratégia da contratação.

Descrição: Consolidar as informações geradas no processo estratégia da contratação e gerar o documento estratégia da contratação, o qual deverá conter:

• A natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado;

• O parcelamento do objeto com a demonstração da viabilidade ou não da divisão;

• A adjudicação do objeto com a indicação e justificativa da forma escolhida, demonstrando se o objeto pode ser adjudicado a uma ou a várias empresas, se por itens ou por grupo de itens;

• A modalidade e o tipo de licitação com a indicação e a justificativa para as escolhas;

• A classificação orçamentária com a indicação da fonte de recurso do orçamento do órgão previsto para atender a necessidade de contratação de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação demandada;

• A vigência com a indicação do prazo de garantia dos bens e/ou da prestação dos serviços contratados;

• A Equipe de Apoio à Contratação com a indicação de seus integrantes;

• A Equipe de Gestão da Contratação com a indicação de seus integrantes.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.9 Avaliar Estratégia da Contratação

Descrição

Objetivo: Avaliar o documento estratégia da contratação gerado no processo anterior.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Estratégia da contratação.

Saída: Estratégia da contratação aprovada ou reprovada.

Descrição: Neste processo, a equipe de planejamento da contratação deverá avaliar a estratégia da contratação. Em caso de não conformidade, a estratégia da contratação deverá ser encaminhada ao responsável para correção dos itens específicos. Após a correção, o documento deve ser reavaliado.

Referências: Art. 16 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

7.1.1.10 Estratégia da Contratação

Descrição

Referência: Resolução nº 182/2013 do CNJ

Art. 16. O documento Estratégia para a Contratação deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – a natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado;

II – o parcelamento do objeto com a demonstração da viabilidade ou não da divisão;

III – a adjudicação do objeto com a indicação e justificativa da forma escolhida, demonstrando se o objeto pode ser adjudicado a uma ou a várias empresas, se por itens ou por grupo de itens;

IV – a modalidade e o tipo de licitação com a indicação e a justificativa para as escolhas;

V – a classificação orçamentária com a indicação da fonte de recurso do orçamento do órgão previsto para atender a necessidade de contratação de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação demandada;

VI – a vigência com a indicação do prazo de garantia dos bens e/ou da prestação dos serviços contratados;

VII – a Equipe de Apoio à Contratação com a indicação de seus integrantes; e VIII – a Equipe de Gestão da Contratação com a indicação de seus integrantes.

8 PCTI - Análise de Riscos

Descrição

A análise de riscos deverá ser elaborada pela equipe de planejamento da contratação. Para isso, devem ser identificados os riscos que possam comprometer o sucesso da contratação e da gestão contratual e os riscos de a solução não vir a alcançar os resultados que atendam às necessidades da contratante.

Para cada risco identificado devem ser relacionados os potenciais danos que a ocorrência do evento relacionado ao risco pode provocar, bem como sua probabilidade.

Para cada risco, também devem ser definidas as respectivas ações de prevenção e contingência, bem como seus responsáveis.

A análise de riscos será aprovada e assinada pela equipe de planejamento da contratação.

Vale ressaltar que a análise de riscos da contratação permeia todas as fases do processo de planejamento da contratação e deverá ser consolidada no documento final Análise de Riscos.

Ademais, como referência à elaboração de uma Análise de Riscos adequada, sugere-se a leitura do Guia de boas práticas em contratação de soluções de tecnologia da informação: riscos e controles para o planejamento da contratação, do Tribunal de Contas da União, nos seguintes itens:

• Item 4.7 – Controles;

• Item 6.1.12 – Análise de Riscos;

• Item 7 – Riscos e sugestões de controles internos relativos ao processo de planejamento das contratações como um todo;

• Apêndice D – Síntese dos Riscos identificados e as respectivas sugestões de controles internos.

ENTRADAS

• Especificação de requisitos;

• Solução de tecnologia da informação escolhida;

• Justificativa para escolha da solução de tecnologia da informação;

• Análise de viabilidade do planejamento de contratação;

• Atividades de transição e encerramento do contrato;

• Estratégia de independência;

• Estratégia de contratação;

• Plano de sustentação.

SAÍDAS

• Riscos que comprometem o sucesso da contratação;

• Riscos de a solução não atender as necessidades;

• Relação risco x probabilidade;

• Relação risco x danos potenciais;

• Ações para reduzir ou eliminar as chances;

• Ações de contingência;

• Análise de riscos.

8.1 PCTI - Análise de Riscos

8.1.1 Elementos do processo

8.1.1.1 Identificar Riscos

Descrição

Objetivo: Identificar os riscos que comprometem o sucesso da contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Documento de oficialização da demanda, análise de viabilidade, plano de sustentação, estratégia da contratação.

Saída: Riscos que comprometem o sucesso da contratação.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá identificar os principais riscos que possam vir a comprometer o sucesso da contratação ou que emergirão caso a contratação não seja realizada.

Referências: Art. 17 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

8.1.1.2 Identificar Probabilidade de Ocorrência

Descrição

Objetivo: Definir a probabilidade de ocorrência de cada evento relacionado aos riscos identificados.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação. Entrada: Riscos que comprometem o sucesso da contratação. Saída: Relação risco x probabilidade.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá a mensurar as probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado na atividade anterior.

Referências: Art. 17 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

8.1.1.3 Definir Ações de Prevenção

Descrição

Objetivo: Definir as ações a serem tomadas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos identificados.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Riscos que comprometem o sucesso da contratação, relação risco x probabilidade.

Saída: Ações para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos relacionados aos riscos identificados.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir as ações a serem tomadas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos relacionados aos riscos identificados nas atividades anteriores.

Referências: Art. 17 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

8.1.1.4 Definir Ações de Contingência

Descrição

Objetivo: Definir as ações que devem ser executadas após a ocorrência dos eventos relacionados aos riscos.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Relação risco x danos potenciais.

Saída: Ações de contingência.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir as ações de contingência a serem tomadas caso os eventos correspondentes aos riscos identificados se concretizem.

Referências: Art. 17 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

8.1.1.5 Definir responsáveis pelas ações preventivas e de contingência

Descrição

Objetivo: Definir os responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Relação de riscos, risco x probabilidade, risco x danos potenciais e plano de contingência.

Saída: Responsáveis pelas ações preventivas e de contingência.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir os responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência.

Referências: Art. 17 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

8.1.1.6 Consolidar Informações

Descrição

Objetivo: Consolidar as informações para a geração do documento Análise de riscos.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Relação de riscos, risco x probabilidade, risco x danos potenciais e plano de contingência.

Saída: Análise de riscos.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá consolidar as informações geradas no processo análise de riscos e gerar o documento Análise de Riscos, o qual deverá conter:

• Identificação dos principais riscos que possam comprometer o sucesso do processo de contratação;

• Identificação das possibilidades de ocorrência e dos danos potenciais de cada risco identificado;

• Definição das ações a serem tomadas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência do evento;

• Definição das ações de contingência a serem tomadas caso o risco se concretize;

• Definição dos responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência.

Referências: Art. 17 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

8.1.1.7 Avaliar Análise de Risco

Descrição

Objetivo: Avaliar o documento análise de riscos gerados na atividade anterior.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Análise de riscos.

Saída: Análise de riscos aprovada ou reprovada.

Descrição: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá avaliar o documento Análise de riscos gerados na atividade anterior. Caso não seja aprovada, devem ser realizadas novamente as atividades necessárias para prover os devidos ajustes no documento, visando sua aprovação em nova análise.

Referências: Art. 17 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação.

8.1.1.8 Análise de Riscos

Descrição

Referência: Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Art. 17. O documento Análise de Riscos deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – a identificação dos principais riscos que possam vir a comprometer o sucesso da contratação ou que emergirão caso a contratação não seja realizada;

II – a mensuração das probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado;

III – a definição das ações previstas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos relacionados a cada risco;

IV – a definição das ações de contingência a serem tomadas caso os eventos correspondentes aos riscos se concretizem; e

V – a definição dos responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência.

9 PCTI - Elaboração de TRPB

Descrição

As contratações de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação deverão ser precedidas de encaminhamento do Projeto Básico ou Termo de Referência em consonância com os Estudos Técnicos Preliminares elaborados pela Equipe de Planejamento da Contratação.

O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá conter os elementos necessários, suficientes e com detalhamento e precisão adequados para caracterizar o objeto, vedadas as especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias que comprometam, restrinjam ou frustrem o caráter competitivo da licitação.

O Projeto Básico ou Termo de Referência, bem como os Estudos Técnicos Preliminares, assinados pela Equipe de Planejamento da Contratação, deverão ser submetidos à Área Administrativa, que por sua vez os encaminharão às demais áreas do órgão envolvidas no processo administrativo de contratação.

ENTRADAS

• Especificação de requisitos;

• Solução de tecnologia da informação escolhida;

• Justificativa para escolha da solução de tecnologia da informação;

• Análise de viabilidade do planejamento de contratação;

• Atividades de transição e encerramento do contrato;

• Estratégia de contratação;

• Plano de sustentação;

• Análise de riscos.

SAÍDAS

• Termo de Referência ou Projeto Básico.

9.1 Elaboração de TR/PB

9.1.1 Elementos do processo

9.1.1.1 Definir Objeto

Descrição

Objetivo: Definir o objeto da contratação Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação. Entrada: Estudo Técnico Preliminar da Contratação.

Saída: Seção Definição do Objeto do Termo de Referência.

Descrição: Definição do objeto da contratação de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou a realização do fornecimento.

Referências: Art. 18 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

9.1.1.2 Fundamentar Contratação

Descrição

Objetivo: Fundamentar a contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Estudo Técnico Preliminar da Contratação.

Saída: Seção Fundamentação da Contratação do Termo de Referência.

Descrição: Fundamentação da contratação dispondo, entre outros elementos pertinentes, sobre:

· a motivação da contratação;

· os objetivos a serem alcançados por meio da contratação;

· os benefícios diretos e indiretos resultantes da contratação;

· o alinhamento entre a contratação e o Planejamento Estratégico do órgão ou de Tecnologia da Informação e Comunicação;

· a referência aos Estudos Preliminares da SETIC realizados, apontando para o documento ou processo administrativo de contratação que contém os referidos estudos;

· a relação entre a demanda prevista e a quantidade de bens e/ou serviços a serem contratados, acompanhada dos critérios de medição utilizados, e de documentos e outros meios probatórios;

· a análise de mercado de Tecnologia da Informação e Comunicação com o levantamento das soluções disponíveis e/ou contratadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, seus respectivos valores, bem como a definição e a justificativa da escolha da solução;

· a natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado;

· o parcelamento ou não dos itens que compõem a Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, desde que se mostre técnica e economicamente viável, com vistas a ampliar a competitividade sem perda de economia de escala, bem como a forma de adjudicação da contratação;

· a forma e o critério de seleção do fornecedor com a indicação da modalidade e o tipo de licitação escolhidos, bem como os critérios de habilitação obrigatórios, os quais deverão ser estabelecidos, no mínimo, de acordo com os princípios da legalidade, razoabilidade e competitividade;

· as informações acerca do impacto ambiental decorrente da contratação;

· a conformidade técnica e legal do objeto com a indicação das normas técnicas e legais, caso existam, as quais a Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação deverá estar aderente;

· as obrigações contratuais que o órgão e a empresa contratada deverão observar.

Referências: Art. 18 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

9.1.1.3 Detalhar Especificação Técnica do Objeto

Descrição

Objetivo: Detalhar a especificação técnica do objeto.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Estudo Técnico Preliminar da Contratação.

Saída: Seção Especificação Técnica do Termo de Referência.

Descrição: Especificação técnica detalhada do objeto necessária para gerar os resultados pretendidos com a contratação, contendo os seguintes elementos mínimos:

a) o modelo de execução e de gestão do contrato, contendo a forma como será executado e gerido desde o início até o seu encerramento, propondo a descrição:

1) dos papéis a serem desempenhados pelos principais atores do órgão e da empresa envolvidos na contratação;

2) da dinâmica de execução com a definição de etapas, logística de implantação, cronogramas, entre outros pertinentes;

3) dos instrumentos formais de solicitação de fornecimento dos bens e/ou de prestação de serviços;

4) da forma de acompanhamento do atendimento aos prazos de garantia ou aos níveis mínimos de serviços exigidos;

5) da forma de comunicação e acompanhamento da execução do contrato entre o órgão e a empresa contratada;

6) da forma de recebimento provisório e definitivo, bem como de avaliação da qualidade dos bens e/ou serviços entregues;

7) da forma de pagamento dos bens e/ou serviços recebidos definitivamente;

8) da transferência de conhecimento de modo a minimizar a dependência técnica com a empresa contratada, incluindo os casos de interrupção, transição e encerramento do contrato;

9) dos direitos de propriedade intelectual e autorais dos produtos gerados por ocasião da execução do contrato, quando aplicáveis;

10) da qualificação técnica ou formação dos profissionais envolvidos na execução do contrato; e

11) das situações que possam caracterizar descumprimento das obrigações contratuais estabelecidas, para fins de definição dos percentuais das multas a serem aplicadas, observados os princípios da legalidade, razoabilidade e proporcionalidade.

Referências: Art. 18 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

9.1.1.4 Definir Requisitos Técnicos

Descrição

Objetivo: Detalhar os requisitos técnicos. Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação. Entrada: Estudo Técnico Preliminar da Contratação.

Saída: Seção Requisitos Técnicos Específicos do Termo de Referência.

Descrição: Detalhar os requisitos técnicos específicos a serem atendidos pelos bens e/ou serviços a serem entregues.

Referências: Art. 18 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

9.1.1.5 Definir Modelos

Descrição

Objetivo: Definir os modelos a serem utilizados na contratação.

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Estudo Técnico Preliminar da Contratação.

Saída: Seção Modelos (Templates) do Termo de Referência.

Descrição: Especificar a proposta de modelos (templates) a serem utilizados na contratação.

Referências: Art. 18 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

9.1.1.6 Consolidar Informações

Descrição

Objetivo: Consolidar as informações levantadas nas etapas anteriores

Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação.

Entrada: Estudo Técnico Preliminar da Contratação.

Saída: Termo de Referência ou Projeto Básico.

Descrição: Consolidar as informações levantadas nas etapas anteriores e gerar o Termo de Referência ou Projeto Básico da contratação.

Referências: Art. 18 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

9.1.1.7 Analisar Termo de Referência/Projeto Básico

Descrição

Objetivo: Analisar o Termo de Referência ou Projeto Básico.

Responsável: Área Demandante da Solução.

Entrada: Estudo Técnico Preliminar e Termo de Referência ou Projeto Básico.

Saída: Termo de Referência ou Projeto Básico aprovado ou reprovado.

Descrição: Com base nas informações disponíveis no Termo de Referência ou Projeto Básico e no Estudo Técnico Preliminar, a área demandante da solução deverá aprovar ou reprovar o TR/PB. Em caso de aprovação, o TR/PB deverá ser assinado. Caso contrário, deverá ser revisado.

Referências: Art. 18 da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Autoridade da Área Demandante

9.1.1.8 Deliberar sobre o prosseguimento da contatação

Descrição

Objetivo: Deliberar sobre o prosseguimento da contratação.

Responsável: Autoridade Competente do Órgão.

Entrada: Termo de Referência ou Projeto Básico.

Saída: Termo de Referência ou Projeto Básico aprovado ou reprovado.

Descrição: A documentação gerada na fase dos Estudos Preliminares, bem como o Projeto Básico ou Termo de Referência, deverão ser submetidos ao titular da Área Demandante que, após a aprovação, deverá encaminhar à autoridade competente do órgão para deliberação sobre o prosseguimento ou não da contratação pretendida.

Referências: Art. 13, § 1º da Resolução nº 182/2013 do CNJ.

Executantes

Autoridade Competente do Órgão

10 SFTIC- Seleção de Fornecedor

10.1 Seleção de fornecedor SETIC

Executantes

Diretor Geral

10.1.1 Elementos do processo

10.1.1.1 Encaminhar o TR/PB para o Processo de aquisições do TRT13

Descrição

Objetivo: O Setor de contratos de TIC encaminha o TR/PB para o processo de aquisição de bens e serviços comuns.

Entrada: TR/PB aprovado

Saída: TR/PB aprovado

Descrição: A seção de contratos de TIC encaminha o TR/PB para o processo de aquisição de bens e serviços comuns na atividade 23 , na qual o núcleo de licitações do TRT13 é responsável.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

10.1.1.2 Apoiar Tecnicamente o pregoeiro ou a Comissão de Licitação na resposta aos questionamentos técnicos

Descrição

Objetivo: Apoiar Tecnicamente o pregoeiro ou a Comissão de Licitação na resposta aos questionamentos técnicos.

Entrada: Questionamentos Técnicos dos Licitantes sobre a contratação

Saída: Respostas aos questionamentos técnicos

Descrição: A Equipe da seção de contratos de TIC responde aos questionamentos técnicos dos licitantes a respeito do objeto da contratação e os encaminha para o núcleo de licitações do TRT13.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

10.1.1.3 Apoiar Tecnicamente o Pregoeiro ou a Comissão de Licitação na análise e julgamento das propostas

Descrição

Objetivo: Apoiar Tecnicamente o Pregoeiro ou a Comissão de Licitação na análise e julgamento das propostas .

Entrada: Dúvidas técnicas sobre a proposta dos licitantes

Saída: Respostas às dúvidas técnicas.

Descrição: A equipe da Seção de contratos de TIC apoia o Pregoeiro ou a comissão de licitação nas dúvidas técnicas a respeito do julgamento das propostas.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

10.1.1.4 Apoiar Tecnicamente a análise e julgamento de recursos

Descrição

Objetivo : Apoiar Tecnicamente a análise e julgamento de recursos.

Entrada : Recursos Técnicos.

Saída : Respostas aos recursos técnicos

Descrição : A seção de Contratos de TIC apoia o pregoeiro ou a comissão de licitação na elaboração das respostas aos recursos técnicos.

Executantes

Equipe de Planejamento da Contratação

10.1.1.5 Destituir Equipe de Planejamento da Contratação

Descrição

Objetivo: Destituir Equipe de Planejamento da Contratação

Entrada: contrato assinado ou empenho

Saída: Equipe de planejamento da contratação destituída

Descrição: No uso de suas atribuições o diretor geral destitui a equipe de planejamento da contratação após a assinatura do contrato.

Executantes

Diretor Geral

10.1.1.6 Nomear Gestor e Fiscais do Contrato

Descrição

Objetivo: Nomear o Gestor e os Fiscais do Contrato.

Entrada: Portaria de destituição da equipe de planejamento da contratação, contrato assinado.

Saída: Portaria de nomeação do gestor e fiscais do contrato.

Descrição:

• O Diretor Geral no uso de suas atribuições nomeia o gestor do contrato , fiscal técnico, fiscal demandante , fiscal administrativo e os respetivos substitutos.

• Os membros da equipe de gestão do contrato podem ser os mesmos servidores que realizaram o planejamento da contratação.

• Os papéis de fiscais não poderão ser acumulados pelo mesmo servidor, salvo quanto aos papéis de Fiscal Requisitante e Técnico.

Executantes

Diretor Geral

10.1.1.7 Encaminhar o Contrato para a seção de contratos de tic

Descrição

Objetivo : Encaminhar o Contrato para a equipe .

Entrada: Portaria de nomeação da equipe de gestão e fiscalização do contrato, contrato assinado. Saída: Contrato assinado.

Descrição: O Diretor Geral encaminha o contrato à seção de contratos de TIC para as devidas providências.

Executantes

Diretor Geral

11 GCTI - Gestão da Contratação de TIC

Descrição

A Gestão do Contrato tem início com uma reunião inicial para consolidação de uma base de conhecimentos que servirá a todos os demais processos da fase.

Durante a execução contratual, a Contratante encaminha Ordens de Serviço ou de Fornecimento de Bens à Contratada ou procede conforme definido no Modelo de Execução e de Gestão do Contrato. Paralelamente, deve ocorrer o processo de Monitoramento da Execução. Esse processo é o mais amplo processo do MCTI.

Próximo ao encerramento do contrato, é verificada a existência de interesse na renovação desse enlace administrativo e encaminhada, em caso afirmativo de renovação, documentação necessária para aditivá-lo. Todavia, no caso de assinatura de contrato com novo fornecedor, é providenciada a execução do processo de transição contratual. É importante observar que, durante essa fase, o Gestor do Contrato deverá, com base na documentação contida no Histórico de Gestão do Contrato e nos princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, encaminhar à Área Administrativa, com pelo 4 (quatro) meses de antecedência do término do contrato, documentação explicitando os motivos para tal aditamento. Finda a execução do contrato, temos o processo Encerramento do Contrato, com a elaboração do Termo de Encerramento do Contrato.

É importante destacar ainda que “os softwares resultantes de serviços de desenvolvimento deverão ser catalogados pelo contratante e, sempre que aplicável, disponibilizados no Portal do Software Público Brasileiro”.

11.1 MCTI - Gerenciamento do Contrato de Solução de TI (GCTI)

11.1.1 Elementos do processo

11.1.1.1 Início da Gestão Contratual

Executantes

Equipe de Gestão da Contratação

Processo

11.1.1.2 Monitoramento da Execução Contratual

Executantes

Equipe de Gestão da Contratação

Processo

11.1.1.3 Encaminhar Documentação para Aditivo

Descrição

Objetivo: Encaminhar a documentação necessária para o aditivo do contrato.

Responsável: Equipe de Gestão da Contratação.

Entrada: Histórico de Gestão do Contrato.

Saída: Pedido de Aditivo Contratual e Análise de Viabilidade atualizada.

Descrição: Próximo ao encerramento do contrato, é verificada a existência de interesse na prorrogação desse enlace administrativo e encaminhada, em caso afirmativo, documentação necessária para aditivá-lo. No caso de aditamento contratual, o Gestor do Contrato deverá, com base na documentação contida no Histórico de Gestão, nos princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação e em uma versão atualizada da Análise de Viabilidade, encaminhar à Área Administrativa, com pelo menos 120 (cento e vinte) dias de antecedência do término do contrato, documentação explicitando os motivos para tal aditamento.

Em caso de aditivo ao contrato, basta proceder a uma nova pesquisa de preço, para comprovar a manutenção da vantajosidade e da economicidade da solução escolhida. Portanto, é dispensada a elaboração de um novo Termo de Referência ou Projeto Básico.

Referências:

• Lei 8666/93 Art. 57, inciso II;

• Art. 36 da IN 04/2014;

• Anexo IX da IN 05/2017.

Executantes

Equipe de Gestão da Contratação

11.1.1.4 Realizar Transição Contratual

Descrição

Objetivo: Realizar a transição contratual.

Responsável: Equipe de Gestão da Contratação.

Entrada: Modelos de Execução e de Gestão do contrato.

Descrição: A transição contratual deve ser cuidadosamente planejada, de modo a minimizar o risco da descontinuidade de serviços ou de fornecimento de bens, observando-se, conforme o caso, a manutenção dos níveis dos serviços. O prazo de transição deve ser suficientemente planejado, de forma que não haja interrupção dos serviços e/ou do fornecimento dos bens. Deve-se utilizar os Modelos de Execução e de Gestão do contrato como insumo para a execução deste processo.

Devem ser executados procedimentos específicos que assegurem a continuidade dos serviços, quando se tratar de serviços contínuos ou de substituição da Contratada.

Deve-se também atentar, quando necessário, para os seguintes procedimentos:

1. manutenção dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio por parte da Administração;

2. devolução de recursos;

3. entrega das versões finais dos produtos e da documentação;

4. revogação de perfis de acesso;

5. eliminação de caixas postais;

6. transferência final de conhecimento sobre a execução e a manutenção da solução de Tecnologia da Informação;

7. demais procedimentos específicos da contratação.

Referências: IN 04/2014, art. 35

Executantes

Equipe de Gestão da Contratação

11.1.1.5 Encerrar Contrato

Descrição

Objetivo: Encerrar contrato.

Responsável: Equipe de Gestão da Contratação.

Entrada: Contrato e Modelo de Gestão.

Saída: Termo de Encerramento do Contrato.

Descrição: A atividade de Encerramento do Contrato é formalizada pela assinatura do artefato Termo de Encerramento do Contrato. Para isso, o Gestor do Contrato deve preparar e apresentar tal termo ao Preposto ou ao Representante Legal da Contratada, observando o adequado tratamento dos aspectos legais da contratação. Este termo deve ser assinado pelos representantes legais da Contratante e da Contratada.

Os requisitos para o encerramento formal do contrato devem estar definidos no próprio Contrato e incluídos no Modelo de Gestão do contrato.

Recomenda-se uma análise das lições aprendidas, resultando em recomendações de melhoria nos processos para o melhor planejamento e realização de futuras contratações.

No caso de rescisão antecipada, a Administração poderá assumir o objeto do contrato e os recursos da Contratada necessários à sua execução, reter créditos e executar judicialmente garantias e multas devidas.

Executantes

Equipe de Gestão da Contratação

11.1.1.6 Encaminhar Instrumento de Fornecimento de Bens ou Serviços

Descrição

Objetivo: Encaminhar instrumento de fornecimento de bens ou serviços.

Responsável: Equipe de Gestão da Contratação.

Entrada: Avaliação do bem ou serviço contratado.

Saída: Instrumento de fornecimento de bens ou serviços.

Descrição: Neste processo, o Gestor do Contrato encaminha, formalmente, as demandas por meio das Ordens de Serviço ou de Fornecimento de Bens, ou conforme definido no Modelo de Execução e de Gestão do Contrato, ao Preposto da Contratada. A requisição a ser encaminhada deverá conter:

a) a definição e a especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos;

b) o volume de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos, segundo as métricas definidas;

c) o cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos; e

d) a identificação dos responsáveis pela solicitação do bem ou serviço na Área Demandante da Solução.

Vale observar que a IN 4/2014 em seu art.33, parágrafo único, estabelece que “o encaminhamento das

demandas deverá ser planejado, visando garantir que os prazos para entrega final de todos os bens e serviços que compõem a Solução de Tecnologia da Informação, satisfeitas as condições do art. 19 desta norma, estejam compreendidos dentro do prazo de vigência contratual”.

Cabe ao Gestor do Contrato e aos Fiscais avaliar a oportunidade e conveniência da emissão das Ordens de Serviço ou de Fornecimento de Bens, considerando as condições definidas durante a fase de Planejamento da Contratação, especialmente no Estudo Técnico Preliminar da Contratação, no Termo de Referência ou Projeto Básico, e em consonância com o Cronograma de Execução Física e Financeira do Contrato (ver art. 23 da IN 4/2014).

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PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE TIC 1

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