Aspectos relevantes da nova Ordem de Serviço sobre Fiscalização de Contratos e do Decreto de Adiantamento de Importância
II Encontro sobre Fiscalização
de Contratos e Ordenação de
Despesa
II Encontro Sobre Fiscalização de Contratos
e Ordenação de Despesa
Painel 2
Aspectos relevantes da nova Ordem de Serviço sobre Fiscalização de Contratos e do Decreto de Adiantamento de Importância
Aspectos relevantes da nova Ordem de Serviço sobre
Fiscalização de Contratos
FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
ORDEM DE SERVIÇO Nº 05/2023: Dispõe sobre as normas e os procedimentos a serem adotados pelos Gestores de Contratos, Fiscais de Contratos e pelos Fiscais de Serviços nos contratos firmados pela Administração Centralizada, Autarquias e Fundação do Município de Porto Alegre.
Revoga a Ordem de Serviço nº 07/2020.
Pasta
Gestor de Contratos
Fiscal de Contratos
Fiscal de Serviços
• Um gestor de Contratos, no mínimo.
• Um fiscal de contrato
titular e um suplente.
• Um fiscal de contrato titular e um suplente, no mínimo.
DESIGNAÇÕES
• Relatar as ocorrências em SEI
específico vinculado ao SEI da
contratação;
• Deliberações alheias à função de
fiscalização de contrato: titular
da pasta.
OS 07/2020
• Relatar as ocorrências em SEI
específico vinculado ao SEI da contratação, obrigatoriamente;
• Deliberações alheias à função de
fiscalização de contrato: gestor de contrato ou titular da pasta.
OS 05/2023
OCORRÊNCIAS
Os fiscais devem confirmar a despesa preferencialmente em documento padrão do SEI.
OS 07/2020
Os fiscais de contrato devem confirmar a despesa obrigatoriamente em documento padrão do SEI.
OS 05/2023
CONFIRMAÇÃO DA DESPESA
CONFIRMAÇÃO DA DESPESA – SERVIÇOS EM GERAL
CONFIRMAÇÃO DA DESPESA – SERVIÇOS COM CMO
CONFIRMAÇÃO DA DESPESA – OBRAS
PONTOS DE ATENÇÃO – CONFIRMAÇÃO DA DESPESA
A confirmação da despesa deverá ser assinada OBRIGATORIAMENTE por fiscal de contrato designado EM PORTARIA;
Todos os itens relacionados no formulário devem ser linkados aos anexos constantes no processo;
A estrutura do formulário no padrão SEI não pode sofrer alterações. Caso existam itens não previstos no contrato em verificação, indicar “não se aplica”;
Os itens previstos em contrato, e não enviados pela contratada, devem constar na confirmação da despesa, com a justificativa do fiscal, concomitantemente, deve ser enviada notificação à empresa para continuidade da tramitação.
Não devem contar documentos incluídos no processo SEI sem o correspondente anexo, em razão de que prejudica
a verificação da documentação e a adequada correspondência das datas de rec1e7b%imento da empresa e tramitação do expediente. Exemplos nas imagens abaixo.
EXEMPLOS – PROCESSOS SEI
OS 07/2020
• Os processo de pagamento devem ser encaminhados para a CGM 15 dias antes do prazo para recolhimento do
INSS.
• Os prazos devem ser observados rigorosamente.
OS 05/2023
RETENÇÃO PARA A PREVIDÊNCIA SOCIAL
EXEMPLO DE NOTA FISCAL COM RETENÇÃO
EXEMPLO DE NOTA FISCAL COM RETENÇÃO
• Ler e armazenar o Termo de Referência no servidor da
PROCEMPA;
• Digitalizar a documentação recebida da empresa e salvá- la no servidor da PROCEMPA.
OS 07/2020
• Ter conhecimento do Termo de Referência; (pasta da
PROCEMPA)
• Digitalizar a documentação recebida da empresa e anexá-la em processo SEI vinculando ao processo da
contratação.
OS 05/2023
FUNÇÕES DE FISCAIS DE CONTRATO
Exigir dos terceirizados o correto preenchimento da folha ponto.
OS 07/2020
Exigir da contratada o correto preenchimento da folha ponto.
OS 05/2023
FUNÇÕES DE FISCAIS DE SERVIÇO
5
Dar Ordem de
Início dos serviços.
6
Verificar a garantia
contratual.
FUNÇÕES DO FISCAL DE CONTRATOS
1
Exigir o extrato do
FGTS nas rescisões.
4
Acompanhar e
executar diligências do Programa de Integridade.
2
Exigir a comprovação da qualificação de profissionais.
3
Atender Solicitação
de Ação Corretiva - SAC no prazo estabelecido.
7
Exigir os recibos de
entrega dos EPIs.
SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA - SAC
SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA - SAC
SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA - SAC
O processo de pagamento deve estar instruído, rotineiramente, contemplando todos os itens/documentos estipulados em contrato e nas normativas vigentes;
A fiscalização do contrato deverá avaliar/conferir a documentação apresentada pela empresa, e, existindo inconsistência ou ausência de documentos, emitir imediatamente notificação para a empresa contratada;
A SAC deve ser entendida como último recurso para cumprimento da obrigação de quitação do serviço prestado, e não como um padrão de trabalho;
O Fiscal de Contrato, ao receber o formulário SAC, terá até 30 dias para providenciar, junto à empresa, através de notificação formal, a correção de eventuais não conformidades nas documentações exigidas, sem prejuízo ao pagamento dos serviços prestados e atestados;
O prazo de 30 dias para atendimento é improrrogável. Dessa forma, a SAC é considerada não atendida após o decorrer desse período; no entanto, o fiscal deve tomar todas as medidas cabíveis para regularização das pendências;
As equipes da DDP ou DCM-CGM/SMTC emitirão Nota de Controle Interno (NCI) caso não ocorra o atendimento completo de 2 (duas) SACs.
PONTOS DE ATENÇÃO - SAC
5
Dar Ordem de
Início dos serviços.
6
Verificar a garantia
contratual.
FUNÇÕES DO FISCAL DE CONTRATOS
1
Exigir o extrato do
FGTS nas rescisões.
4
Acompanhar e
executar diligências do Programa de Integridade.
2
Exigir a
comprovação da qualificação de profissionais.
3
Atender
Solicitação de Ação
Corretiva - SAC no prazo estabelecido.
7
Exigir os recibos de
entrega dos EPIs.
CGM
Diligências do Programa de Integridade
FISCAL DE CONTRATO
PROGRAMA DE INTEGRIDADE
IRREGULARIDADES NA EXECUÇÃO CONTRATUAL
IRREGULARIDADE
NOTIFICAÇÃO
Descumprimento do contrato, inexecução integral ou parcial, má qualidade, atrasos, descumprimento legal.
Relato dos fatos ocorridos e as inconsistências, indicação das cláusulas contratuais infringidas, intenção de aplicação de sanções correspondentes, definição de prazo para regularização ou recurso.
SEI específico, do tipo: “CONTRATAÇÃO -
SANÇÃO
LICITAÇÃO: Sanções Administrativas” relacionado ao expediente da contratação, publicação da sanção.
LIQUIDAÇÃO DA DESPESA
Verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, após a execução do objeto.
Segundo estágio da despesa pública.
Corresponde à instrução completa do processo de pagamento e a respectiva confirmação da despesa pelo fiscal do contrato.
PROCESSO DE PAGAMENTO - PRAZOS
10
DIAS ÚTEIS
Liquidação da
Despesa
A contar do
recebimento
da Nota Fiscal
7
DIAS ÚTEIS
Verificação da
Conformidade
A contar do
envio do SEI
de pagamento
A P A
M E N T A L
CARTILHAS
CARTILHAS
ITEM | DESCRIÇÃO | RESPONSÁVEL PELA ASSINATURA | |
Início da Contratação | Indicação de Fiscal de Contrato e de Serviço | Modelo definido no Anexo I da OS 005/2023 a ser utilizado pelo gestor de contrato para indicar os fiscais de contrato e de serviço | Gestor de Contrato |
Início da Contratação | Designação de Gestor de Contratos, Fiscal de Contrato e Fiscal de Serviço | Modelo definido no Anexo II da OS 005/2023 a ser utilizado pelo titular da pasta para designar o gestor de contrato, os fiscais de contrato e de serviço | Titular da Pasta |
Início da Contratação | Ofício de Boas Vindas | Modelo definido no Anexo VIII da OS 005/2023 a ser utilizado pelo titular da pasta e fiscal de contrato para envio à contratada | Titular da Pasta e Fiscal de Contrato |
Início da Contratação | Lista de Verificações | Modelo definido no Anexo V da OS 005/2023 a ser utilizado pelo fiscal de contrato | Fiscal de Contrato |
SEI REFERENCIAL - 22.0.000132262-5
ITEM | DESCRIÇÃO | RESPONSÁVEL PELA ASSINATURA | |
Execução Contratual - ateste | Formulário de Efetividade | Modelo definido no Anexo XII da OS 005/2023 a ser utilizado pelo fiscal de serviço para a indicação da efetividade dos terceirizados | Fiscal de Serviços |
Execução Contratual - ateste | Listagem de Funcionários | Modelo definido no Anexo VII da OS 005/2023 a ser utilizado pela contratada | Empresa Contratada |
Execução Contratual - pagamento | Formulário SEI a ser utilizado pelo fiscal de contrato, designado por Portaria, para confirmar a despesa de serviços com cessão de mão de obra | Fiscal de Contrato | |
Execução Contratual - pagamento | Folha Ponto | Modelo definido no Anexo XI da OS 005/2023 a ser utilizado pelas empresas que não tenham folha ponto pré-estabelecida | Empresa Contratada |
SEI REFERENCIAL - 22.0.000132262-5
ITEM | DESCRIÇÃO | RESPONSÁVEL PELA ASSINATURA | |
Execução Contratual - ocorrências | Formulário de Acompanhamento de Execução Contratual | Modelo definido no Anexo III da OS 005/2023 a ser utilizado pelo fiscal de contrato. | Fiscal de Contrato |
Execução Contratual - ocorrências | Notificação | Modelo definido no Anexo IX da OS 005/2023 a ser utilizado pelo fiscal de contrato para notificar a empresa nos casos de descumprimento contratual e para informar a intenção de aplicação de sanções; utilizar formulário SEI | Fiscal de Contrato |
Execução Contratual - ocorrências | Formulário de Prorrogação Contratual | Modelo definido no Anexo X da OS 005/2023 a ser utilizado pelo fiscal de contrato antes do término da vigência contratual | Fiscal de Contrato |
Conclusão dos Serviços | Termo Circunstanciado | modelo definido no Anexo IV da OS 005/2023 a ser utilizado pelo gestor de contrato e fiscal de contrato quando da conclusão dos serviços/obra | Gestor de Contrato e Fiscal de Contrato |