Contract
Agenciamento
1. ESCOPO TECNICO DE AGENCIAMENTO DE CARGA
Neste documento são apresentadas todas as informações pertinentes ao entendimento do serviço a ser prestado para Agenciamento de Carga.
1.1. Descrição
Prestação de serviços de agenciamento de transportes internacionais aéreos e marítimos
– de importação e exportação.
1.2. Objetivo
O presente escopo tem por objeto a prestação de serviços de agenciamento de transportes internacionais de cargas da HELIBRAS, tais como kits de helicópteros e peças soltas, pelo modal aéreo e marítimo, tanto de importação como de exportação, conforme características contidas nas autorizações de embarque que serão transmitidos à CONTRATADA conforme estipulado entre as partes.
1.3. Escopo dos Serviços
- A futura CONTRATADA deverá realizar o gerenciamento de cargas internacionais de importação e exportação de/para as origens e destinos listados na PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO e eventuais novas rotas que podem ser acrescidas no futuro.
- Os valores para os transportes devem ser estipulados previamente na PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO e seguidos para todos os futuros
HELICÓPTEROS DO BRASIL S/A – HELIBRAS - Todos os direitos reservados
embarques, conforme os KPIs listados no Item 10 deste documento.
2. RESPONSABILIDADES DA HELIBRAS
As responsabilidades são as relacionadas regularmente para a contratante de serviço dessa natureza e serão estabelecidas em contrato entre as partes, podendo, neste escopo serem especificadas as seguintes:
a) Fornecer as informações técnicas necessárias à execução do serviço;
b) Descrever com clareza e precisão os trabalhos a serem executados, com a antecedência necessária para realização dos mesmos;
c) Enviar toda Instrução de Embarque (SI) para as importações e solicitações para exportações por meio oficial, por escrito, não sendo válida a instrução feita de maneira verbal;
d) Efetuar os pagamentos dos serviços ora contratados, no prazo e condições estabelecidas em Contrato;
e) Permitir e facilitar o acesso dos funcionários da CONTRATADA às instalações e infraestrutura onde os trabalhos serão executados.
3. RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA
Para a prestação dos serviços caberá à empresa vencedora do BID, que será nomeada CONTRATADA, as responsabilidades abaixo:
a) Cumprir o Contrato do modo estabelecido neste instrumento e seus anexos;
b) Contratar pessoal especializado e capacitado para a execução dos serviços do contrato;
c) Disponibilizar estrutura in-house na Helibras – telefone celular, computador, sistemas e qualquer outros recursos necessários para dois funcionários trabalhando em dois turnos de 6-21hrs seguindo carga de trabalho e feriados conforme calendário da CONTRATADA. Durante o período de férias dos funcionários, o fornecedor vencedor precisa disponibilizar funcionário substituto.
d) Disponibilizar estrutura nos portos e aeroportos no Brasil e em todas as origens/destinos internacionais para atendimento da Helibras;
e) Disponibilizar atendimento para modalidades H24 e AOGs nos feriados e finais de semana, 7/7, 24hrs/24hrs (hot line);
f) Supervisionar seus funcionários no cumprimento do horário e nos trabalhos realizados;
g) Garantir que as instruções de embarque para importações enviadas pela HELIBRAS sejam seguidas assegurando:
• Que as cargas embarcadas sejam exatamente as descritas na instrução;
• Que as cargas de importação sejam devidamente pesadas nas origens;
• Que as embalagens em madeira estejam devidamente fumigadas de acordo com as exigências da Legislação Brasileira;
• Que os documentos originais (HAWB; Invoice original assinada; Packing List, DG declaration e certificado de fumigação) acompanhem o embarque;
h) Providenciar a devida etiquetagem das cargas de importação nas origens, incluindo etiqueta com logo OEA;
i) Envio dos Pré-alertas para cargas de importação com antecedência acordada com HELIBRAS;
j) A CONTRATADA assume o compromisso de realizar o serviço dentro do prazo estabelecido na PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO. Na sua impossibilidade, a CONTRATADA deve comunicar à HELIBRAS com máxima antecedência;
k) Entregar à HELIBRAS no prazo por ela determinado, desde que seja razoável, e quando por ela solicitado, os documentos relativos aos processos de embarque determinados no requerimento;
l) A CONTRATADA assume perante a XXXXXXXX a obrigação de excluí-la de imediato de todo passivo de qualquer processo que seja ajuizado por empregados ou colaboradores da CONTRATADA ou em decorrência de fiscalização de órgão governamental, inclusive relacionadas a acidente de trabalho, isentando a HELIBRAS de qualquer ônus ou responsabilidade, considerando a inexistência de qualquer vinculo trabalhista entre a HELIBRAS e o pessoal da CONTRATADA;
m) A CONTRATADA assume perante a HELIBRAS a obrigação de medir, monitorar de forma mensal e cumprir todos os KPIs (indicadores chaves de desempenho) estabelecidos conforme prazos indicados na PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO e KPIs do Item 10 deste documento;
n) Apresentar mensalmente os KPIs, intercalando apresentação presencial na HELIBRAS e via conferencia;
o) Caso a CONTRATADA não atinja as metas de prazos estabelecidas nos KPIs, incorrerá no pagamento da multa a CONTRATANTE conforme descrito no Item 10 deste documento;
p) A CONTRATADA assume perante a HELIBRAS a obrigação de cumprir integralmente todas as orientações contidas no Shipping Policy da CONTRATANTE, disponível no endereço eletrônico abaixo quando aplicáveis ao agenciamento de transporte xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxx_xxx/XXX_000/xxxx_000/xxxxxxxx-xxxxxxxx- policy.pdf
q) A CONTRATADA deverá elaborar após assinatura do contrato uma Instrução de Trabalho com descrição detalhada de todos os procedimentos para os processos de importação e exportação, em acordo com todos os pontos descritos nesse documento e com posterior aprovação pela HELIBRAS e se comprometerá a seguir sempre todos esses procedimentos;
r) Para processos de importação a CONTRATADA deve solicitar o tratamento TC4 ou TC1 caso seja solicitado na Instrução de embarque pela HELIBRAS ou via e-mail;
s) Para processos de importação a CONTRATADA não deve enviar embarques com tratamento de carga TC2 sem o prévio consentimento da HELIBRAS;
t) A CONTRATADA se responsabiliza por declarar os valores de transporte internacional declarados nos conhecimentos de transporte de importação e exportação no sistema SISCOSERV uma vez que esses serviços serão contratados e pagos pela HELIBRAS para empresa no Brasil e a contratação do serviço no exterior será realizada pela contratada.
u) A CONTRATADA poderá ceder ou transferir, total ou parcialmente o presente Contrato, conforme entender necessário para o cumprimento de suas obrigações, inclusive subcontratando terceiros para a realização dos serviços aqui descritos desde receba
aprovação por escrito da Xxxxxxxx. Porém, o contrato de serviço será sempre entre Xxxxxxxx e a CONTRATADA, a qual será responsável pelas empresas parceiras.
4. MÃO-DE-OBRA
A mão-de-obra requerida para o serviço deverá ser qualificada para a execução das atividades descritas no escopo, sendo necessário o envio de documentação comprobatória de qualificação junto à área requisitante.
5. PREÇOS E CONDIÇOES DE PAGAMENTO
a) O valor a ser pago pela execução dos serviços objeto deste Contrato deve ser descrito na PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO e terá validade conforme definido nesta RFP. Após este período, os valores poderão ser revistos, caso haja aumento do valor praticado no mercado e em comum acordo entre as partes;
b) A taxa de câmbio utilizada para conversão e pagamento dos serviços prestados será PTAX do BACEN do dia anterior à emissão da cobrança ou nota fiscal sem qualquer acréscimo;
c) A CONTRATADA emitirá a nota fiscal conforme realização dos embarques e a mesma deve ser aprovada pela HELIBRAS;
d) O pagamento da fatura de serviços da CONTRATADA será efetuado em até 60 (sessenta) dias após a sua data da emissão em consonância ao cronograma de pagamentos anual da CONTRATANTE, conforme descrito no calendário de pagamentos da Helibras, parte anexa do contrato entre as partes;
e) Os pagamentos serão realizados através de depósito bancário, conforme estipulado no contrato entre as partes.
6. TRIBUTOS
a) A CONTRATADA será responsável por todos os tributos e despesas decorrentes deste Contrato incidentes sobre os serviços a serem prestados. Eventuais tributos devidos sobre o frete ou serviços tomados do exterior, incluindo, mas não se limitando a, Imposto
de Renda Retido na Fonte (IRRF), PIS-Importação, COFINS-Importação, ISS- Importação e CIDE, deverão ser comunicados à CONTRATANTE assim que conhecidos afins de que a CONTRATANTE tome ciência ainda antes que seja processado o serviço e tenha o acordo prévio da CONTRATANTE.
b) Os valores comerciais levam em conta todos os impostos, considerando as alíquotas de ISS, PIS e COFINS válidas durante a apresentação da proposta. Caso quaisquer alíquotas sofram alterações durante a vigência do Contrato, as novas alíquotas deverão ser aplicadas somente aos valores remanescentes.
7. GARANTIAS
a) É expressamente vedado à empresa participante o uso do nome, marca ou logotipo da Helibras em seus bens, impressos e outros quaisquer que sejam sem prévio consentimento.
b) No transporte de cargas da HELIBRAS, a CONTRATADA se responsabiliza pela integridade dos volumes, no manuseio e transporte.
8. PROPOSTA COMERCIAL
Os preços devem ser preenchidos na PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO, a qual está sendo enviada juntamente com essa RFP. A planilha deve ser preenchida e enviada por email para xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx, conforme as orientações abaixo.
a) Definições da planilha nomeada “PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO”.
- A planilha é composta por 4 abas: Importação Aerea, Importação Marítima, Exportação Aerea e Exportação Marítima: somente as células da planilha sem sombreamento devem
ser preenchidas informando o preço, taxas ou informações solicitadas com base nas rotas e pesos das cargas;
-Como referencia para obtenção de preços, a média de processos é:
- Importação aérea: 79 embarques/mês sendo 84% de cargas com menos de 30 kgs;
- Exportação aérea: 25 embarques/mês, sendo 80% cargas com menos de 30 kgs;
- Nenhum campo extra deve ser adicionado;
- Nenhum campo sombreado deve ser modificado;
- As tarifas de frete constantes nessa planilha não são aplicáveis para cargas de dimensões excepcionais (over-dimensions). Caberá a CONTRATADA enviar cotação e lead time para Helibras no prazo máximo de 6 horas uteis para carga aérea e 72 horas corridas para carga marítima dependendo do fuso horário após o recebimento da instrução de embarque e aguardar aprovação da Helibras.
b) ABA DA PLANILHA NOMEADA IMPORTAÇÃO AEREA:
- Informar as taxas e frete conforme pesos.
- A moeda considerada deve ser a determinada na planilha e a mesma exibida futuramente nos Conhecimentos de Transporte: EUR para origens Europa, CHF origem Suiça, GBP Reino Unido e USD para as demais origens/países e USD para todas exportações;
- As taxas na origem que não foram discriminadas na planilha deverão ser incluídas na Coluna “Other Fees”;
- Aeroporto de destino: os preços devem ser informados para os aeroportos de Guarulhos e Viracopos. Por esse motivo todas as rotas estão duplicadas.
- TRANSIT TIME:
- Para importações será considerado da data de envio da Instrução de embarque pela Helibras até o ETA do voo/navio no aeroporto/porto de destino no Brasil. Será considerado o fuso horário do país de origem para esse cálculo, conforme será determinado na Instrução de Trabalho entre as partes posteriormente;
- O prazo de pick-up deve ser incluído no transit time total, mas deve ser indicado separadamente na coluna J, do momento de recebimento da SI até a carga estar disponível no warehouse da CONTRATADA;
- Entende-se por pick-up dedicado o pick-up realizado no mesmo dia da solicitação da SI. Deve ser utilizado somente quando solicitado pela Helibras, em casos de urgência.
Informar na coluna M o prazo do pick up dedicado, o qual não deve ser somado no transit time total.
- Os prazos para as prioridades devem ser:
- Até 24 horas para H24 (somente algumas origens)
- Até 48 horas para AOG
- Até 96 horas para RUSH
- Até 168 horas para ROUTINE
- Caso for constatado que os prazos acima não serão seguidos, modificar nos campos de prazo (colunas AN, BH, CD, CW e DS), informando qual seria o melhor prazo possível;
- Para colunas de direct flight, informar se existe voo direto para a tarifa mencionada. A preferência da Xxxxxxxx é para vôos diretos.
- Para colunas de frequência de vôo, colocar um “x” nos dias da semana que possuem voo.
- Para embarques de importação consolidados na origem (Linhas 10 a 13) será considerado a soma dos custos de pick-up de todas as cargas e o valor de frete para o aeroporto de origem. A empresa participante deve informar as taxas para essa categoria consolidada.
- Todos os custos no destino (BRASIL) devem somados e incluídos na coluna DU (destination charges), em USD.
c) ABA DA PLANILHA NOMEADA IMPORTAÇÃO MARITIMA:
- Informar as taxas e frete conforme tipo de contêiner.
- A moeda considerada deve ser a determinada na planilha e a mesma exibida futuramente nos Conhecimentos de Transporte.
- Na coluna de frequência de navio (coluna BA), informar a quantidade de embarques por mês.
- Na coluna de transit time, informar o prazo em dias, desde o recebimento da instrução de
embarque até o dia de chegado do navio no porto de Santos no Brasil.
d) ABA DA PLANILHA NOMEADA EXPORTAÇÃO AÉREA:
- Informar as taxas e frete conforme pesos.
- A moeda considerada deve ser a determinada na planilha e a mesma exibida futuramente nos Conhecimentos de Transporte
- Para exportações o prazo de entrega será calculado da data de Conclusão de Transito ou desembaraço pela RFB até dia de chegada do voo no aeroporto de destino no exterior. Assim, informar os prazos nas colunas nomeadas Transit time (colunas AE e AW) de acordo com as categorias (routine e AOG).
- Para colunas de direct flight, informar se existe voo direto para a tarifa mencionada. A preferência da Xxxxxxxx é para vôos diretos.
- Para colunas de frequência de vôo, colocar um “x” nos dias da semana que possuem voo.
- Incluir todas as taxas no destino na coluna Delivery Costs DAP (coluna AZ).
e) ABA DA PLANILHA NOMEADA EXPORTAÇÃO MARITIMA:
- Informar as taxas e frete conforme tipo de contêiner.
- A moeda considerada deve ser a determinada na planilha e a mesma exibida futuramente nos Conhecimentos de Transporte.
- Na coluna de frequência de navio (coluna DE), informar a quantidade de embarques por mês.
- Nas colunas de BB a BE informar o cálculo do valor all in considerando-se as premissas informadas.
- Na coluna de transit time, informar o prazo em dias. Para exportações o prazo de entrega será calculado da data de Conclusão de Transito ou desembaraço pela RFB até dia de chegada do navio no porto de destino no exterior.
f) Premissas comerciais para participação no BID
• Os preços deverão ser enviados na moeda que constará no Conhecimento de Transporte – aéreo ou marítimo, discriminados também na PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO;
• O valor da cotação deve incluir todos os impostos aplicáveis;
• O custo mensal deve englobar todas as despesas necessárias para a prestação do serviço solicitado, incluindo os custos com os funcionários in-house;
• O prazo de pagamento será de 60 dias da data da emissão da Nota Fiscal (conforme calendário de pagamento da Helibras).
9. QUALIFICAÇÕES E REGULARIDADES
• A empresa deve seguir os requisitos do OEA, conforme Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil número 1.598/2015 e suas alterações.
• Será um diferencial as empresas que possuírem a certificação OEA.
10. DEFINIÇÃO DE INDICADORES E REPASSES DE CUSTOS EXTRAS
1) PRAZOS:
a) Os embarques devem ser realizados dentro dos prazos conforme determinados na “PLANILHA MODELO DE PRECOS DE AGENCIAMENTO”.
A contagem do prazo para processos de importação se dá a partir da data e hora em que a CONTRATADA receber a instrução de embarque (SI) da Helibras até o dia de chegada ao aeroporto de destino no Brasil e carga disponível para o registro da DI. Para exportações o prazo será considerado da data e horário de liberação da carga pela RFB até o dia de chegada do voo no aeroporto de destino final.
Caso haja, após o recebimento da SI para importação, a solicitação da Helibras para alteração no nível de serviço indicado na SI, a contagem de tempo se dará a partir da data
e hora em que a CONTRATADA receber a solicitação para alteração do nível de serviço da Helibras até a chegada ao aeroporto de destino no Brasil definido pela Helibras.
Caso após o recebimento da SI a CONTRATADA identifique que a carga não se encontre fisicamente disponível para coleta ou entrega, a CONTRATADA deverá informar imediatamente a pessoa responsável pela SI na HELIBRAS e a contagem de tempo será considerada somente a partir do momento que a carga estiver disponível.
Os KPI’s devem ser alcançados conforme planilha abaixo, caso contrário serão cobradas multas:
Descrição | Taxa mínima de sucesso/mês (% por processo) | Valor multa |
H24 | 99% | 2.000,00 BRL por mês |
AOG | 98% | 1.500,00 BRL por mês |
Rush | 98% | 1.000,00 BRL por mês |
Routine | 95% | 500,00 BRL por mês |
2) CONFERÊNCIA FÍSICA DA CARGA E DOCUMENTOS
- TRATAMENTO DE CARGA: No transporte de importação de cargas da HELIBRAS a CONTRATADA se responsabiliza por requisitar à companhia aérea o tratamento TC1 ou TC4, conforme instruções da HELIBRAS. As Partes concordam que a CONTRATADA irá reembolsar a HELIBRAS por eventuais custos extras de armazenagem nas instalações do aeroporto onde o embarque tenha sido recebido (ou seja, os montantes de armazenagem
efetivamente pagos pela não obtenção do tratamento TC4, excluindo os gastos que teriam sido incorridos caso a carga tivesse sido transferida de acordo com o tratamento TC4), que a CONTRATANTE vier a efetivamente desembolsar, decorrente de um erro da CONTRATADA. Os custos extras serão repassados para CONTRATADA via Claim enviado pela HELIBRAS, devendo ser pago no prazo de 30 dias.
- PESO: A CONTRATADA se responsabiliza por pesar todas as cargas que serão embarcadas para o Brasil e utilizar o peso confirmado para informação no conhecimento de transporte internacional. No caso de divergência com os valores declarados no Packing List a CONTRATADA deve informar a Xxxxxxxx e enviar o ticket de pesagem junto com o pre alerta para prosseguir com o embarque. Caso a divergência esteja muito alta será necessário uma conferência mais minuciosa para verificar se não houve alguma troca de carga ou informação incorreta nos documentos da importação. Caso a carga chegue no aeroporto no Brasil com divergência de peso ou qualquer outra divergência e isso gere custos extras os mesmos deverão ser pagos pela CONTRATADA via Claim enviado pela HELIBRAS, devendo ser pago no prazo de 30 dias.
- TROCA DE VOLUMES OU EMBARQUES EM DESACORDO COM A INSTRUÇÃO DE
EMBARQUE ENVIADA PELA HELIBRAS: A CONTRATADA deve realizar o embarque exatamente conforme solicitado na Instrução de Embarque enviada pela Helibras, com exatamente as invoices listadas e seus correspondentes volumes com as dimensões informadas na instrução e documentos. Caso seja realizado o embarque não conforme ou houver perda de volumes todos os custos extras gerados por esse erro serão cobrados via envio de Claim pela Helibras para CONTRATADA no prazo de 30 dias.
- FUMIGAÇÃO: A CONTRATADA deve identificar na ORIGEM das importações se as caixas ou pallets fornecidos pelo exportador estão devidamente carimbadas e com certificado de Fumigação conforme as exigências Legislação Brasileira (Instrução Normativa Mapa nº 32/2015). Caso seja identificado irregularidades a carga não deve ser embarcada e a Xxxxxxxx deve ser informada imediatamente. No caso da carga chegar no aeroporto brasileiro e a sua embalagem for declarada como condenada pelo MAPA a
CONTRATADA deverá arcar com todos os custos para realização da fumigação e custos extras de armazenagem na zona primaria e reexportação e providenciar a imediata devolução da caixa para origem conforme exigência do MAPA. Os custos extras serão repassados para CONTRATADA via Claim enviado pela HELIBRAS, devendo ser pago no prazo de 30 dias.
11. ANEXO