Termo de Referência para Contratação de Consultor(a) para atuar na área de Secretariado do IABS – Escritório de Brasília

Termo de Referência para Contratação de Consultor(a) para atuar na área de Secretariado do IABS – Escritório de Brasília

(Recursos mistos de investimento – próprios e de projetos)

DADOS GERAIS

Dados Gerais: Contratação de Consultor(a) para atuar na área de secretariado executivo da diretoria do IABS – escritório Brasília - Atividades Gerais: Registro de reuniões formais do IABS, controle de agenda e de pautas das reuniões da Diretoria e Núcleos Decisores do IABS, elaboração de atas, marcação de reuniões, além de outras demandas específicas da diretoria incluindo interlocuções com outros escritórios do IABS nos estados e países.

Descrição Resumida do IABS: Criado em 2003, o Instituto Brasileiro de Desenvolvimento e Sustentabilidade (IABS) é uma Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP). Seu objetivo permanente é contribuir para o bem-estar social, o desenvolvimento sustentável e a redução das desigualdades em níveis local, regional, nacional e internacional. Para suas ações, considera a integridade e qualidade socioambiental, o desenvolvimento e o fortalecimento institucional, a defesa do patrimônio natural e cultural, a melhoria da qualidade de vida e a garantia do acesso a tais benefícios às gerações presentes e futuras. Devido à grande demanda por projetos que traduzam o conhecimento técnico e a capacidade institucional acumulados durante os últimos 18 anos, o IABS busca assessoria para as Diretorias, a fim de dar vazão às principais demandas de novosprojetos, bem como as demandas institucionais.

OBJETIVO(S) DA CONTRATAÇÃO

Contratação de Serviço Especializado para gestão geral das reuniões e demandas gerais da diretoria do IABS no escritório de Brasília, com interlocução com os outros escritórios do IABS. Atendimento às demandas específicas no âmbito de projetos e demandas institucionais em andamento, apoio à assessoria e as diretorias do instituto e outras atividades institucionais.

JUSTIFICATIVA E ENQUADRAMENTO DO SERVIÇO

O IABS se consolida numa estratégia de diversificação e fortalecimento de frentes de atuação e consolidação de parcerias estratégicas. Com a finalidade de dar continuidade a algumas das frentes estratégicas do Instituto, se busca fortalecer as estratégias de programas voltados ao campo, cidade e a integração entre esses meios, resultado de um replanejamento e organização de informações necessárias às próximas etapas da instituição. Desta forma, se busca dar vazão a demandas específicas de forma que fique centralizado numa pessoa responsável, como apoio na elaboração de atas e registros do IABS, seguindo todos os tramites necessários as etapas de construção das etapas formais nessas demandas de registros.

ATIVIDADES
Descrição
1. Atender e gerir as ligações recebidas pelas linhas institucionais, incluindo PABX e celulares, interfone e e-mail. 2. Receber e distribuir correspondências ou encomendas recebidas e enviadas pelo IABS para seus respectivos destinatários. 3. Dar suporte de atendimento e administrativo aos diretores do IABS. 4. Gerir estoques, reposições e aquisições dos materiais de escritório do almoxarifado e camisetas do IABS que sejam relativos as demandas dos diretores do IABS (junto com departamento financeiro). 5. Apoiar e organizar as reuniões de rotina da Diretoria do IABS; demandas prévias, durante e pós reuniões. 6. Incluindo registros formais de atas e relatórios informativos, envio de pautas, recolher assinaturas, lista de presença e outras demandas relacionadas, sempre em alinhamento com a Diretoria do IABS. 7. Organizar a agenda da diretoria do IABS, incluindo e retirando marcações conforme demanda, assim como solicitar reserva das salas físicas para as reuniões presenciais alinhando com a equipe da cozinha para organização conforme preenchido no check-list de reuniões do IABS. 8. Atuar como ponto de contato entre a diretoria e os colaboradores internos e externos. 9. Administrar agenda e programar reuniões e compromissos da diretoria. 10. Fazer as organizações de viagem dos diretores, compilando informações de diversos setores a fim de sistematizar e organizar os materiais e informações das viagens. 11. Digitar, enviar e arquivar documentos gerados na execução de seus trabalhos.
PRODUTOS
Descrição	Valor
Relatório de atividade mensal. As prioridades para realização das atividades serão definidas pela Diretoria Executiva e Assessoria ao longo de cada mês.	R$2.240,00
RESPONSABILIDADES
• Mapear as demandas sob a orientação da equipe da assessoria e diretoria do IABS, as fontes de informações relevantes, planejando e traçando estratégias para a execução de suas atividades. • Agir em relação a qualquer assunto referente a esse serviço como assessor fiel do IABS e resguardar os legítimos interesses deste e os termos de confidencialidade acordados em quaisquer contatos com terceiros. • Manter canais de comunicação com o IABS, com vistas a viabilizar uma perfeita execução dos serviços contratados, dando preferência ao meio de comunicação eletrônico (e-mail), podendo, entretanto, se utilizar de outros meios desde que adequados aos objetivos contratados. • Tomar conhecimento e respeitar as regras do IABS relativas aos procedimentos administrativos e financeiros cabíveis para a plena execução das demandas institucionais. • Tomar conhecimento e seguir as orientações do IABS relativas aos procedimentos de arquivamento e gestão de informações, documentos, mídias e outros relacionados com as atividades do projeto e institucionais. • Informar ao IABS quaisquer problemas que possam acontecer, administrativa ou financeiramente, que a empresa contratada não consiga resolver. Assistir e intermediar toda e qualquer solicitação no âmbito administrativo ou financeiro com o IABS. • Participar de reuniões, de acordo com as demandas, com a equipe de coordenação do IABS para apresentação das atividades desenvolvidas e ações previstas; visando a apreciação da Diretoria quanto

ao cumprimento de suas metas. • Responsabilizar-se pelo conteúdo final dos serviços e sua qualidade técnica. • Conservar os documentos e registros relacionados com as atividades contratadas por um período de 7 (sete) anos após a conclusão do trabalho contemplado no respectivo contrato.
PRÉ-REQUISITOS
Conhecimento na área de secretariado, recepção, gestão de estoques, gestão de agendas física e eletrônica. Boa organização, facilidade de diálogos interpessoais, domínio da língua portuguesa para redação de documentos institucionais. Estar sediada(o) em Brasília-DF. Disponibilidade para início imediato. Disponibilidade para viagens e deslocamentos internos. Contratação por Xxxxxx Xxxxxxxx.
OUTRAS INFORMAÇÕES
Insumos disponibilizados: - Espaço físico e condições para o desenvolvimento do trabalho na sede do IABS em Brasília DF; - Apoio técnico-metodológico da equipe do IABS e seus parceiros para organização das diversas ações executivas do Instituto; - Equipamentos e meios de apoio ao trabalho previamente estabelecidos com a equipe de coordenação; - Despesas de deslocamento e logística para atividades do IABS realizadas fora da cidade sede, mediante prévia autorização da equipe de coordenação do IABS.
Regras de aprovação do(s) produto(s): Os produtos serão avaliados pela Diretoria do IABS após a sua entrega formal e terá um prazo de 05 (cinco) dias úteis para avaliá-los, contados da data do respectivo recebimento.
Supervisor direto do serviço pelo IABS: Poliana Xxxxxxxx Xxxxxxx de Xxxxx – Diretora de Desenvolvimento de Pessoas
Período de Vigência do contrato: maio/22 a dezembro/22	Data de vigência: 01 de maio de 2022
REMUNERAÇÃO
Valores pagos mediante a apresentação e aprovação de cada produto previsto e emissão da nota fiscal.