Administração de Parceiros Comerciais e Representantes Legais PC 005/20
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1. Objetivo
Este procedimento tem o objetivo de estabelecer as diretrizes para a gestão dos Parceiros Comerciais e de Representantes Legais que agem em nome da De Nadai.
2. Área de aplicação
Todos os Profissionais De Nadai responsáveis e com autonomia para contratação de Parceiros Comerciais e Representantes Legais.
3. Definições
I. De Nadai – Compreende as empresas De Nadai Alimentação Ltda, Convida Refeições Ltda e Convida Alimentação Eireli;
II. Profissionais – Compreende todos os empregados, funcionários, colaboradores, gestores e administradores da De Nadai;
III. DDI - Due Diligence de Integridade – Processo de análise de Fornecedor, Parceiro Comercial e Representante Legal, quanto ao risco de infração ao Código de Conduta da De Nadai e à Legistação;
IV. Parceiro Comercial – É todo agente, pessoa física ou jurídica, que atua comercialmente em nome da De Nadai, seja na prospecção de serviços, consultores e outros assemelhados;
V. Representante Legal – É todo agente, pessoa física ou jurídica, com autonomia para representar a De Nadai ou seus Administradores de forma legal, junto a Clientes, Órgãos Públicos e mercado em geral;
Parceiro Comercial e Representante Legal - Enquadram-se nessa categoria as seguintes empresas:
Consultores de vendas, agentes, consultores de negócios;
Advogados e empresas de advocacia que tenham atuação externa (advogados que prestam consultorias exclusivamente internas não são considerados parceiros comerciais para efeito desse procedimento);
Empresas consorciadas ou joint ventures;
Revendas exclusivas ou quando uma revenda fizer a venda de um produto especial diretamente a um cliente conhecido;
Despachantes;
Imobiliárias;
Contador ou empresas externas de controladoria;
Consultorias que prestam e interagem com agentes públicos (ex.: para obter ou renovar licenças, alvarás ou outras obrigações legais, tanto para a empresa quanto para seus colaboradores, no exercício das suas atividades.
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4. Descrição das atividades
Parceiros Comerciais e Representante Legal, representam considerável risco de Compliance para qualquer organização. Assim, é de grande importância a atuação de forma ética e imparcial de todos os envolvidos, desde a escolha do parceiro, sua contratação, monitoramento e relacionamento.
Todos envolvidos na negociação devem estar cientes das suas responsabilidades profissionais, dos riscos inerentes e do cumprimento integral do Código de Conduta da De Nadai.
Qualquer relacionamento comercial só poderá ser iniciado após o contrato estar totalmente aprovado pelas áreas pertinentes.
Durante o relacionamento com o Parceiro Comercial, a verificação da efetividade dos serviços, com a finalidade de aprovar seus respectivos pagamentos, torna-se obrigatória para o contratante. O acompanhamento regular do contrato pelo Gestor da Área competente também é obrigatório e, diante de qualquer sinal de alerta, o Gerente de Compliance deve ser informado.
5. DDI - Due Diligence de Integridade
A Área contratante será a Área responsável pelo processo de levantamento das informaçãoes iniciais (Questionário Inicial), preenchimento do relatório de Due Diligence de Integridade, coleta de informações complementares, e levantamento de referencias comerciais.
Todo o material coletado do Parceiro Comercial e/ou Representante Legal deve ser passado para análise e aprovação do Gerente de Compliance De Nadai, que o fará com base em critérios objetivos. Sempre que não se chegar a conclusão por meio de critérios objetivos, a análise deverá ser levada ao Comitê de Ética, que será responsável pelo parecer final sobre tal Parceiro/Representante.
Com base nos critérios estabelecidos da Due Diligence, o novo Parceiro deve ter seu risco potencial classificado
Na aprovação da Due Diligence, o responsável por essa etapa deve fazer as seguintes verificações:
Se a pessoa que assinou a Due Diligence é autorizada para tal;
Se a Due Diligence foi preenchida adequadamente (todos campos preenchidos); e
Se a Due Diligence foi feita com a exatidão esperada (verificar se os documentos correspondentes são coerentes; verificar se as pesquisas foram feitas adequadamente – Google, Serasa, Jucesp, Tribunal de Justica, entre outras).
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Aprovado ou não, o documento deve ser assinado e mantido como registro.
A Due Diligence tem validade de 2 (dois) anos. Vencido o prazo, todo o processo precisa ser repetido. Independente deste prazo de validade, o Gerente de Compliance pode solicitar nova avaliação de tal parceiro, podendo ser repetido quantas vezes julgar necessário.
6. Cláusula de Contrato
Cabe ao Departamento Jurídico definir as cláusulas padrão para inserção nos contratos dos Parceiros Comerciais e Representante Legal.
Nenhum contrato com Parceiro Comercial ou Representante Legal poderá ser assinado sem que haja cláusula explícita e resolutiva quanto ao respeito ao Código de Conduta De Nadai.
O Contratante deve assegurar que as condições comerciais acordadas com o Parceiro/Representante sejam adequadas e em sintonia com as práticas do mercado, principalmente, com relação às comissões e condições de pagamento.
7. Acompanhamento do Parceiro – Efetividade
É responsabilidade da Área contratante acompanhar o dia a dia do Parceiro Comercial e/ou Representante Legal, com o objetivo de assegurar que tenham atitudes condizentes com as expectativas da De Nadai quanto ao respeito ás leis e cumprimento do Código de Conduta.
A Área Contratante é responsável, ainda, por:
a. Gestão dos trabalhos realizados;
b. Conferência da materialidade, conforme o contrato;
c. Registro e arquivo de documentos;
d. Gestão de faturamento e coleta de aprovação conforme alçada defina pela De Nadai.
e. Garantir que o pagamento está conforme contratado;
f. A periodicidade (data do pagamento) deve estar de acordo com o contrato;
g. A referência bancária deve ser a mesma da indicada no contrato;
h. Outros documentos pertinentes. Ex.: pedido de compras e assinaturas com as devidas aprovações.
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8. Registros
Registro | Armazenamento | Retenção | Responsável pela Elaboração | Responsável pela Aprovação |
Questionário Inicial | Rede – Gerente de Compliance | 5 anos | Responsável pela duediligence | Diretoria |
Questionário da due diligence e classificação de riscos | Rede – Gerente de Compliance | 5 anos | Responsável pela duediligence | Diretoria |
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Anexo I- Questionário Inicial
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Anexo II - Questionário da due diligence
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