Contract
CONFERIR O FATURAMENTO DOS CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS | |||
Proposto por: Diretor da Divisão de Conferência do Faturamento de Contratos de Prestação de Serviços e Gestão da Xxxxx Xxxxxxxxx (DICOV) | Analisado por: Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DECOP) | Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral Contratos e Licitações (DGCOL) | |
IMPORTANTE: sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.
1 OBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos para conferir o faturamento dos contratos de prestação de serviços, verificando sua conformidade com exigências legais e contratuais, objetivando o visto das notas fiscais e seu posterior encaminhamento para pagamento.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta rotina administrativa (RAD) se aplica à Divisão de Faturamento de Contratos de Prestação de Serviços e Gestão da Conta Vinculada da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/DICOV), passando a vigorar a partir de 05/05/2022.
3 DEFINIÇÕES
TERMO | DEFINIÇÃO |
Agente Administrativo de Contrato | Servidor da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL) que atua auxiliando, sem vínculo hierárquico, o gestor e o fiscal, no que tange às questões administrativas e financeiras do contrato de prestação de serviços. |
Atestar | Confirmar que houve a execução do objeto previsto no contrato, convênios e outros ajustes. |
Arquivo com extensãoPortable Document Format (PDF) | O PDF é uma extensão de arquivo universal que preserva as fontes, imagens, gráficos e o layout de qualquer documento de origem, independentemente do aplicativo e da plataforma usados para criá- lo, gerado pelo software Adobe Acrobat Reader. |
Documento de referência | Expressão genérica que compreende o Termo de Referência e o Projeto Básico. |
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGCOL-023 | Revisão: 01 | Página: 1 de 25 |
TERMO | DEFINIÇÃO |
Fiscal de contrato | Servidor indicado pela unidade demandante da contratação e designado pelo diretor-geral, para atuar na equipe de planejamento da contratação, caso necessário, bem como para fiscalizar a execução do contrato, sendo responsável pelas anotações das ocorrências em registro próprio. |
Gestor de contrato | Servidor indicado pela unidade demandante e designado pelo diretor-geral para coordenar e participar do planejamento da contratação, incluindo a elaboração do Estudo Técnico Preliminar, da Análise de Risco e do Documento de Referência, bem como para atuar no gerenciamento do curso do contrato. |
Memorando de Início | Documento emitido pelo gestor/fiscal determinando a data de início da execução contratual. |
Preposto | Representante da empresa contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato. |
Sistema de Contratos e Atos Negociais (SISCAN) | Sistema informatizado em uso pela DGCOL/DECAN e pela DGCOL/DECOP que possibilita o controle dos contratos, facilitando a supervisão, a execução e fiscalização dos serviços prestados, visando melhorias para a proposição de medidas preventivas e corretivas na execução desses contratos. |
Processo Administrativo Eletrônico (SEI) | Sistema informatizado de produção, gestão de documentos e controle de processos administrativos eletrônicos no PJERJ. |
Unidade Demandante (UD) | Unidade que detém o conhecimento para identificar a necessidade da contratação e a definição de seu objeto. |
Visto | Ratificação, por parte do chefe de serviço responsável pelo faturamento, quanto aos valores do ajuste, por aposição de assinatura eletrônica em despacho eletrônico. |
4 REFERÊNCIAS
• Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;
• Consolidação de Leis do Trabalho;
• Convenções coletivas, normas técnicas e legislações, de acordo com a natureza do objeto;
• Lei nº 287/1979 – Aprova o Código de Administração Financeira e Contabilidade Pública do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências;
• Lei Federal nº 8.666/1993 – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências;
• Lei nº 13.467/2017 – Altera a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1º de maio de 1943, e as Leis nos 6.019, de 3 de janeiro de 1974, 8.036, de 11 de maio de 1990, e 8.212, de 24 de julho de 1991, a fim de adequar a legislação às novas relações de trabalho;
• Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) - que regula as atividades de tratamento de dados pessoais com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
• Lei Federal nº 14.133/2021- Lei de Licitações e Contratos Administrativos;
• Resolução CNJ nº 169/2013 - Dispõe sobre a retenção de provisões de encargos trabalhistas, previdenciários e outros a serem pagos às empresas contratadas para prestar serviços, com mão de obra residente nas dependências de unidades jurisdicionadas ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ);
• Ato Normativo TJ nº 19/2020 – Institui e implanta o Sistema Eletrônico de Informação – SEI como meio oficial e obrigatório de informações, documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito do Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro;
• Ato Normativo TJ nº 03/2019 – Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a licitação na modalidade pregão, nas formas presencial e eletrônica, e dá outras providências;
• Resolução TJ/OERJ nº 19/2021 - Altera a Resolução nº 03, de 09 de fevereiro de 2021;
• Instrução Normativa MPOG nº 02/2008 – Dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não;
• Instrução Normativa MPOG nº 05/2017 – Dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.
5 RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Diretor da Divisão de Conferência do Faturamento de Contratos de Prestação de Serviços e Gestão da Conta Vinculada (DICOV) | • Revisar a instrução dos processos de faturamento dos contratos que envolvam mão de obra alocada e, se necessário, conduzir a complementação da instrução; • monitorar os prazos de tramitação dos processos de faturamento e a quantidade de faturas liberadas no prazo padrão na Planilha de Controle de Faturas Liberadas – DICOV. |
Chefes dos Serviços de Conferência do Faturamento de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/SEFAB/SEFAC/ SEFAD) | • Acompanhar e controlar os saldos de empenhos, relacionados ao faturamento, solicitando reforço quando necessário; • atender a representantes de empresas contratadas, prestando os esclarecimentos necessários acerca do faturamento de contratos de prestação de serviços; • receber documentos pertinentes a faturamento, verificando sua conformidade com exigências legais e contratuais; • encaminhar documentos de faturamento às unidades organizacionais, com o fim de atestação de execução de serviços prestados; • elaborar planilha totalizadora com os valores apurados para faturamento, apontando eventuais divergências; • visar às notas fiscais apresentadas, encaminhando-as para pagamento; • registrar no Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato (REMAC) as irregularidades na sua esfera de competência; • dar apoio à instrução dos pedidos de bloqueio de crédito de sentenças trabalhistas, quando couber. |
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Equipe do Serviço de Gestão da Conta Vinculada da Diretoria- Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/SECOV) | • receber e instruir processos referentes ao provisionamento de encargos trabalhistas e aos pedidos de liberação de valores das contas-depósito vinculadas e promover a sua instrução técnica; |
Agente Administrativo de Contrato | • Auxiliar o gestor, o fiscal e o chefe do Serviço de Conferência do Faturamento de Prestação de Serviços (SEFAB/SEFAC/SEFAD) nas questões administrativas e financeiras dos contratos. |
Fiscal de contrato | • Conferir e atestar a nota fiscal do serviço/material emitida pela contratada, certificando (atestando), por despacho eletrônico, a efetiva realização do respectivo objeto, na quantidade e na qualidade previstas no contrato; • encaminhar a nota fiscal à DICOV, em tempo hábil, para a conferência da documentação anexada e do pagamento, com vistas a evitar a incidência de multas. |
6 CRITÉRIOS GERAIS – RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
6.1 O valor dos serviços prestados pelas empresas contratadas é devido após seu adimplemento.
6.2 Em todas as contratações, o faturamento observa os termos do Documento de Referência/Contrato.
6.3 No faturamento dos contratos que envolvam mão de obra alocada vinculada às empresas, deve-se observar, ainda, o período mensal, com emissão da nota fiscal a partir do 1º dia útil do mês subsequente ao da prestação dos serviços, considerando as informações dos serviços executados no mês anterior.
6.4 No corpo da nota fiscal devem constar o período de execução dos serviços, o mesmo CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) constante no contrato, bem como o número do termo contratual ao qual se referem os serviços prestados.
6.5 Nos casos de faturamento com prestação de serviço em diversos municípios, quando é necessária a emissão de uma nota fiscal por município, as notas fiscais são autuadas em blocos, obedecendo a quantidade definida pela Divisão de Conferência e Liquidação da Despesa da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DILID) conforme a peculiaridade do contrato.
6.5.1 No processo de faturamento onde houver o bloco de notas fiscais de maior relevância, chamado de processo principal, é anexado o FRM-DGCOL-023-01 – Checklist para Instrução do Faturamento de Contratos de Prestação de Mão de Obra e os demais documentos necessários para a conferência da fatura.
6.5.2 Nos demais processos que compõem o faturamento mensal, são anexadas as certidões de regularidade fiscal da empresa, o REMAC do fiscal e o despacho de autuação.
6.5.3 Ao enviar os processos, a unidade remetente não deve mantê-los abertos no sistema SEI, de forma que os processos de fatura só permaneçam abertos em uma única unidade de cada vez, para que seja garantida a possibilidade de sobrestamento dos processos em eventual necessidade.
6.6 A atestação da nota fiscal deve ser feita por dois servidores, em atendimento ao art. 90,
§ 3º, da Lei Estadual nº 287/1979. Deve ser realizada por aqueles designados como fiscal, fiscal substituto, gestor e gestor substituto, e, na ausência de um destes, por um servidor da respectiva diretoria, desde que devidamente justificado, a contar da autuação, no prazo de 08 (oito) dias.
6.6.1 A atestação é instrumentalizada nos autos do processo eletrônico de fatura, em 01 (um) único despacho no SEI, assinado por 02 (dois) servidores, com a declaração de que os serviços, aos quais se referem o documento, foram prestados, conforme texto a seguir: “Declaro que foram prestados satisfatoriamente os serviços a que se refere(m) o(s) documentos(s) digital(ais) nº (link das notas fiscais).”.
6.7 No caso dos processos de contratos com prestadores de serviço residentes, tanto de faturamento único, quanto os processos chamados de principal (notas fiscais por município), onde constam todos os documentos a serem conferidos, os autos são
remetidos do fiscal ao SECOV para os procedimentos relativos à retenção para a conta vinculada, conforme definidos na RAD-DGCOL-021 - Acompanhar Conta Vinculada dos Contratos de Prestação de Serviços Continuados e posteriormente encaminhados ao Serviço de Conferência do Faturamento.
6.8 O Serviço de Conferência do Faturamento recebe os processos de faturas com as notas fiscais já atestados pelo fiscal e ele, ou o seu substituto, visa a nota fiscal por meio de aposição de assinatura eletrônica no despacho de encaminhamento do processo para prosseguimento.
6.9 O prazo para instrução dos processos no Serviço de Conferência do Faturamento é de 09 (nove) dias.
6.10 O prazo acima não deve exceder 13 (treze) dias na DICOV, quando se tratar dos autos a que se referem o item 6.7, entre a data do recebimento do processo pelo SECOV e a liberação para pagamento.
6.11 No ato da atestação, o fiscal deve juntar aos autos os seguintes documentos autenticados digitalmente, caso não sejam assinados no SEI, observada a sua pertinência em relação à natureza do contrato:
a) Planilha de Medição dos Serviços;
b) Relação de Ocorrências do Mês do Faturamento (FRM-DGCOL-005-10);
c) Relação Mensal de Identificação de Prestadores de Serviço/Levantamento de Satisfação (FRM-DGCOL-005-09);
d) Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato – REMAC (FRM-DGCOL- 005-07 ou FRM-DGCOL-005-12), pertinente à natureza do serviço contratado;
e) demais documentos previstos no respectivo Documento de Referência.
6.12 A DICOV monitora os prazos de tramitação dos processos de faturamento e a quantidade de faturas liberadas no prazo padrão na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento, na Planilha de Controle de Faturas Liberadas – DICOV e na Planilha de Consolidação das Faturas Liberadas no Mês.
6.13 Os processos de compra de material que contenham serviços a serem faturados, após os procedimentos de competência do Departamento de Patrimônio e Material da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DEPAM), são enviados à DICOV para o faturamento da parte relativa aos serviços.
6.14 Quando a contratação tiver a previsão de horas-extras, o valor dessas horas e do reembolso de alimentação e transporte a ser pago aos profissionais vinculados às empresas contratadas é devido após a execução dos serviços, cabendo ao PJERJ reembolsá-lo às empresas posteriormente, desde que previsto no Documento de Referência e cumpridos os requisitos desta rotina.
6.15 As horas extras e os reembolsos são solicitados para o atendimento dos serviços extraordinários realizados pelas empresas contratadas, com base nas ordens de serviços (OSs) ou documento que confirme a efetiva execução do serviço, que ficam arquivados na unidade demandante do contrato, para o caso de eventuais fiscalizações.
6.16 Nos contratos com previsão de pernoites, o valor desses pernoites devido a prestadores de serviço vinculados às empresas contratadas é por estas adiantado aos profissionais que viajam, com base nas OSs ou documento que confirme a efetiva execução do serviço, cabendo ao PJERJ reembolsá-lo às empresas posteriormente, desde que previsto no Documento de Referência e cumpridos os requisitos desta Rotina.
6.17 Caso haja substituição do prestador de serviço para o qual foi requerida a atribuição de pernoites, cabe à unidade organizacional (UO) responsável pela substituição proceder, com a empresa contratada, aos ajustes operacionais relativos ao ressarcimento.
6.18 As solicitações de reembolso de pernoites são recebidas mensalmente ou quinzenalmente, a critério do fiscal do contrato, considerando as viagens realizadas no período anterior.
6.19 Quando a viagem não for realizada em transporte próprio do Tribunal de Justiça, a DICOV deve verificar se foi anexada aos autos do processo a autorização expressa do
diretor da UO solicitante do pernoite para realização da viagem, visando ao reembolso da passagem.
6.20 O Serviço de Conferência do Faturamento solicita às empresas, periodicamente, o extrato de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) dos colaboradores, por amostragem, objetivando conferir se os valores foram pagos conforme previsão contratual.
7 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
7.1 O Serviço de Conferência do Faturamento recebe a nota fiscal/fatura por e-mail e confere se a documentação foi enviada em arquivos separados no padrão necessário para a autuação do processo eletrônico, ou seja, em formato PDF, e agrupados por assunto, conforme abaixo:
• Faturas de contratos de serviço COM mão de obra residente:
1. fatura/nota fiscal;
2. planilha de faturamento;
3. certidões (CND/CNDT e FGTS) juntas em um só arquivo (mês anterior);
4. guias e comprovantes de pagamento do FGTS e INSS (mês anterior);
5. relação SEFIP (mês anterior);
6. relação nominal dos profissionais ATIVOS alocados na prestação dos serviços no mês de referência e SUBSTITUTOS (quando houver);
7. folha analítica ou contracheque (mês do faturamento);
8. comprovação do pagamento dos salários (listagem bancária ou comprovante de depósito ordenado conforme folha analítica);
9. comprovante de crédito do auxílio refeição/alimentação (mês do faturamento);
10. comprovante de crédito do auxílio transporte (mês do faturamento), contendo a identificação dos respectivos profissionais, a data do crédito e o valor. Caso não seja possível um comprovante específico somente com os profissionais do TJ, juntar relação em formato Excel com as informações acima.
• Faturas de contratos de serviço SEM mão de obra residente:
1. fatura/nota fiscal;
2. planilha de faturamento;
3. certidões (CND/CNDT e FGTS) juntas em um só arquivo (mês anterior);
4. guias e comprovantes de pagamento do FGTS e INSS (mês anterior).
7.2 Na ausência de qualquer arquivo citado no item 7.1 ou o não atendimento ao padrão estabelecido para o envio do documento, o Serviço de Conferência do Faturamento comunica à contratada, por correspondência eletrônica, para complementação ou correção do padrão.
7.2.1 Sanadas as pendências, o Serviço de Conferência do Faturamento junta o e-mail à documentação e encaminha, por mensagem eletrônica, a nota fiscal e os documentos ao Serviço de Registro e Autuação da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SERAU), solicitando a autuação por meio do SEI, com posterior remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura e juntada do Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato – REMAC (FRM-DGCOL-005-07 ou FRM-DGCOL-005-12), de acordo com a natureza do objeto contratual.
7.2.2 Excepcionalmente, a critério do chefe de serviço, a documentação recebida da empresa pode ser autuada no SEI diretamente pelo serviço responsável.
7.2.3 Os documentos dos quais constem informações relacionadas à pessoa identificada ou identificável, que possam ser enquadrados como dados pessoais na forma prevista no art. 5º da Lei no. 13.709/2018, devem ser autuados na modalidade restrito.
7.2.4 Após a autuação e o recebimento pelo SERAU do número do processo de fatura, o Serviço de Conferência do Faturamento lança as informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento e confere se há saldo de empenho suficiente.
7.2.5 Verifica se o SERAU copiou a empresa no e-mail onde consta o número do processo de fatura. Caso não tenha sido copiada, envia e-mail à empresa informando o número.
7.3 Nos faturamentos que necessitam de medição prévia do serviço prestado, o gestor/fiscal do contrato, após verificar se os serviços executados ou materiais e peças adquiridos tem correlação com o objeto do contrato, tendo em vista que a listagem de materiais, peças e serviços constante do documento de referência é exemplificativa, recebe a nota fiscal, autua e atesta conforme item 6.6, juntando aos autos:
a) original da solicitação da prestação do serviço ou da compra de material ou peças;
b) Atestado de Conformidade de Material;
c) relação do material a ser adquirido, com emissão de até 06 (seis) meses, conforme verificação do saldo no estoque do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), instruída pelo DEPAM;
d) cópia da nota fiscal da empresa que executou o serviço ou da empresa da qual a contratada adquiriu os materiais ou peças, acompanhada das certidões de regularidade fiscal da contratada perante o INSS, FGTS e da CNDT;
e) cotação dos preços dos materiais ou dos serviços.
7.3.1 O mês de competência do processo de faturamento de material será o mês referente à data do Atestado de Conformidade de Material emitido pelo gestor/fiscal, e não a data da nota fiscal de material.
7.3.2 Os processos de pagamentos das notas fiscais de materiais de exercícios anteriores não devem ultrapassar mais de 30 (trinta) dias sobrestados nos serviços, nos casos em que permanecem no setor aguardando o acréscimo de mais notas para a realização do pedido de empenho.
7.4 Nos casos de faturamento de horas extras, alimentação e transporte, o fiscal deve, no ato da atestação, juntar aos autos o FRM-DGCOL-005-09 – Relação Mensal de Identificação de Prestadores de Serviço/Levantamento de Satisfação, devidamente autenticado.
7.5 Quando se tratar de faturamento de pernoites, o fiscal deve, no ato da atestação, anexar aos autos o FRM-DGCOL-023-03 – Relação para Pagamento de Pernoites, devidamente autenticado.
7.6 Após a atestação do fiscal, o processo é devolvido ao SECOV para proceder a retenção (quando se tratar de fatura com mão de obra) ou ao Serviço de Conferência do Faturamento (quando se tratar de serviço sem mão de obra).
7.7 O Serviço de Conferência do Faturamento recebe, do SECOV ou do fiscal, o processo já atestado e com o REMAC preenchido, confere, em todos os contratos, os seguintes documentos:
a) informações necessárias na nota fiscal:
• CNPJ igual ao do contrato;
• indicação do número do contrato e período em que os serviços foram prestados.
b) alíquota do ISS conforme o contrato e lista anexa à Lei Complementar nº116/03;
c) Certidão Negativa de Débito – CND, podendo ser apresentada por meio da Certidão Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, conforme Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751, de 2 de outubro de 2014;
d) Certificado de Regularidade do FGTS – CRF;
e) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT;
f) comprovação da execução dos serviços (relação das ordens de serviço – OS nos casos de instalação ou comprovações do pagamento das horas extras).
7.7.1 Confere, apenas nos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, os seguintes documentos:
1. se consta na nota fiscal informação sobre a incidência do INSS;
2. guias de recolhimento do FGTS e comprovante de pagamento;
3. guias de recolhimento do INSS e comprovante de pagamento;
4. relação de Trabalhadores (RE) constantes no arquivo SEFIP (específico para este contrato);
5. planilha de cálculo com a dedução de valores relativos a não ocupação dos postos de trabalho, em decorrência de faltas, férias, licenças ou posto vago;
6. relação nominal dos profissionais ativos alocados na prestação dos serviços no mês de referência e substitutos (quando houver);
7. folha analítica ou contracheque;
8. comprovação do pagamento dos salários (listagem bancária ou comprovante de depósito ordenado conforme folha analítica);
9. comprovante de crédito do auxílio refeição/alimentação;
10. comprovante de crédito do auxílio transporte, com a identificação do nome, a data da disponibilização e o valor, caso não seja possível um comprovante específico, junta a relação em formato Excel com as informações.
7.8 Confere ainda nos autos do faturamento, conforme a pertinência da natureza do contrato:
a) a consistência entre os valores faturados e os valores contratados;
b) o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, por meio do SISCAN;
c) os apontamentos realizados pelo gestor/fiscal na Relação de Ocorrências do Mês do Faturamento - FRM-DGCOL-005-10;
d) a planilha de medição do gestor/fiscal;
e) a regularidade no atesto da nota fiscal;
f) em caso de reembolso de horas extras, se o reembolso ao profissional está de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e/ou com o Acordo Coletivo da Categoria;
7.8.1 Nos contratos de prestação de serviço sem mão de obra, são observados apenas os itens “a”, “d” e “e”.
7.8.2 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos ao fiscal para retificação ou ratificação.
7.8.3 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores ou ainda se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, junta-se o e- mail no processo de fatura e sobresta no setor até a complementação da documentação ou ratificação dos dados pela empresa.
7.8.4 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede à atualização destes documentos por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho. No caso da impossibilidade de emissão da certidão no respectivo sítio, deve ser anexado aos autos a comprovação da tentativa.
7.9 O Serviço de Conferência do Faturamento junta no processo o Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato – REMAC (FRM-DGCOL-005-08 ou FRM-DGCOL-005- 13), de acordo com a natureza do objeto contratual, e o FRM-DGCOL-023-01 – Checklist para Instrução do Faturamento de Contratos com Mão de Obra, no caso de processo com prestadores de serviços residentes e elabora:
a) a Planilha de Conferência de Faturamento e a Planilha de Controle de Saldo Contratual, conforme o caso, anexando-a no processo de faturamento e mantém a original arquivada eletronicamente no setor;
b) despacho para pagamento informando o número do empenho a debitar, a necessidade do recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço) e a retenção do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), os dois últimos, quando couber.
7.9.1 No caso de constarem observações no REMAC por parte do órgão fiscal, deve ser enviada, por e-mail, uma cópia do formulário à empresa e à Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral
de Licitações e Contratos (DGCOL/DICON) para ciência, juntando a mensagem eletrônica no processo SEI.
7.10 Lança os dados do processo de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho, e lança a data de saída do processo na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
7.11 O chefe de serviço confere o processo de fatura, verifica se os dados foram lançados no sistema, assina o REMAC, quando for o caso, visa a nota fiscal por aposição de assinatura eletrônica no despacho de remessa e o encaminha para:
a) a Divisão de Gestão Financeira da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DIGEF), por meio da DICOV, os processos principais de fatura, para os procedimentos relativos à conta vinculada e posterior remessa à DILID.
b) a DILID, para pagamento das demais faturas que não se enquadram na alínea
a.
8 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE KITS INDIVIDUAIS E DEPRECIAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
8.1 A contratada envia, por e-mail, ao fiscal a relação nominal dos profissionais com a quantidade de kits fornecidos e os comprovantes de recebimento assinados ou os comprovantes de entrega dos itens que sofrem depreciação.
8.2 O fiscal, após efetuar a conferência de toda documentação, junta as comprovações, preenche o FRM-DGCOL-023-02 – Formulário para entrega de Kits Individuais ou apresenta as informações de quantitativo de itens depreciados no período, transforma o bloco de documentos em PDF, autua e encaminha ao Serviço de Conferência do Faturamento.
8.3 O serviço checa os quantitativos conforme a pertinência da natureza do contrato, bem como:
a) a consistência entre o valor a ser faturado e o valor contratado do kit entregue ou dos itens que sofrem depreciação;
b) o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, por meio do SISCAN.
8.4 Não havendo divergências, comunica a contratada, por e-mail, para emitir a nota fiscal com o valor total da conferência, junta o e-mail no processo e devolve ao fiscal para que aguarde o recebimento da nota fiscal e das certidões do INSS, do FGTS e a CNDT.
8.5 O fiscal deve instruir o processo, atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e devolver ao Serviço de Conferência do Faturamento no prazo e na forma prevista no item 6.6.
8.6 O Serviço de Conferência do Faturamento confere os documentos previstos no item
7.7 de 1 a 10 e no item 7.8 alíneas “a”, “b”, “d” e “e”.
8.7 Segue a partir do item 7.10.
9 ATUALIZAR FATURAMENTO APÓS ALTERAÇÃO CONTRATUAL
9.1 O Serviço de Conferência do Faturamento recebe do agente administrativo o processo eletrônico após a alteração contratual para ciência do termo aditivo/apostilamento e providências necessárias.
9.2 Verifica o termo aditivo/apostilamento com:
a) os dados lançados no SISCAN;
b) as planilhas individuais e totalizadoras do contrato;
c) saldo de empenho atualizado; e
d) a data de vigência da alteração.
9.3 Nos casos em que a data de vigência da alteração é retroativa, o Serviço de Conferência do Faturamento elabora xxxxxxxx xx xxxxxxx, xx xxxxx xxxxxx xx 00 (xxxxxx) dias úteis, a contar da data do recebimento do processo da DICON, apurando a diferença dos valores dos meses anteriores e a encaminha à contratada para ciência e providências quanto à emissão de nota fiscal abarcando a diferença computada.
9.4 Na hipótese de a alteração gerar uma diferença a favor do Tribunal, o serviço responsável encaminha e-mail à empresa solicitando que ela providencie o desconto do valor apurado no próximo faturamento.
9.5 Quando o contrato tiver a previsão de verbas provisionadas, a equipe deve proceder à atualização das respectivas planilhas de controle de saldo contratual.
9.6 Dá ciência no processo e devolve à DICON ou encaminha conforme despacho do agente administrativo, se for o caso.
10 CADASTRAR A MOVIMENTAÇÃO DOS PRESTADORES DE SERVIÇO NO SISCAN
10.1 No caso de movimentação de colaboradores dentro do contrato (mudança de posto ou alteração de cargo), a atualização do SISCAN fica à cargo do Serviço de Conferência do Faturamento, já no caso de entrada ou saída de colaborador no contrato, a atualização do SISCAN é de responsabilidade do SECOV.
10.1.1 A falta de comunicação das contratações à DICOV pode acarretar glosa no faturamento do valor correspondente ao colaborador não cadastrado no SISCAN ou com informações de lotação desatualizadas, bem como pode inviabilizar a criação pela DGTEC do login do colaborador.
10.2 O Serviço de Conferência do Faturamento recebe mensagem eletrônica da empresa contratada contendo o Formulário para Cadastro de Prestadores de Serviços no SISCAN (FRM-DGCOL-011-06) preenchido, contendo a informação da data prevista para a contratação, confere se na mensagem eletrônica consta o e-mail do fiscal/gestor comprovando a autorização para a contratação e encaminha ao SECOV em prosseguimento, nas hipóteses de entrada e saída de colaborador.
10.3 Já nos casos de movimentação de colaboradores, o Serviço de Conferência do Faturamento recebe o e-mail do fiscal ou da empresa com a solicitação da mudança de posto ou alteração do cargo e procede as alterações necessárias no sistema.
10.4 Havendo divergência no quantitativo de vagas disponíveis, o Serviço de Conferência do Faturamento comunica imediatamente ao fiscal/gestor.
11 INDICADOR
NOME | FÓRMULA | PERIODICIDADE |
Percentual de faturas liberadas no prazo padrão (SECOV+Serviço de Conferência do Faturamento) | (Quantidade de faturas liberadas no prazo padrão/quantidade de faturas liberadas no mês)x100 | Mensal |
12 GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
12.1 As informações deste processo de trabalho são geridas pela UO e mantidas em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão da informação documentada apresentada a seguir:
IDENTIFICAÇÃO | CÓDIGO CCD* | RESPON- SÁVEL | ACESSO | ARMAZE- NAMENTO | RECUPE- RAÇÃO | PROTEÇÃO | RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) | DISPOSIÇÃO |
Planilha de Controle de Faturas Liberadas – DICOV | 0-0-3b | Chefe de Serviço | Irrestrito | Pasta eletrônica | Unidade Organizaci onal/Mês | Backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Consolidação das Faturas Liberadas no Mês | 0-0-3b | Chefe de Serviço | Irrestrito | Pasta eletrônica | Unidade Organizaci onal/Mês | Backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento | 0-0-3b | Chefe de Serviço | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto/ Contrato | Backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Controle de Saldo Contratual | 0-5-2-1c | Chefe de Serviço | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto/ Contrato | Backup | 5 anos | Eliminação na UO |
Legenda:
Notas:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.
a) Eliminação na UO – procedimentos – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais.
b) DGCOM/DEGEA – procedimentos – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.
c) Os dados lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses dados cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
13 Anexos
• Anexo 1 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Prestação de Serviços;
• Anexo 2 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Kits Individuais e Depreciações de Equipamentos;
• Anexo 3 – Fluxo do Procedimento Atualizar Faturamento após Alteração Contratual;
• Anexo 4 – Fluxo do Procedimento Cadastrar a Movimentação dos Prestadores de Serviços no SISCAN.
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ANEXO 1 – FLUXO DO PROCEDIMENTO RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGCOL-023 | Revisão: 01 | Página: 20 de 25 |