Contract

CONTROLAR E ATUALIZAR AS MINUTAS-PADRÃO DE EDITAIS E TERMOS CONTRATUAIS

Proposto por:

Equipe do Departamento de Licitações e Formalização de Ajustes (DELFA)

Analisado por:

Diretor do Departamento de Licitações e Formalização de Ajustes (DELFA)

Aprovado por:

Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL)

IMPORTANTE: sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos gerais para controlar e atualizar as estruturas básicas padronizadas de editais e termos de contrato, concernentes à modalidade licitatória pregão.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta rotina administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Licitações e Formalização de Ajustes, da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/DELFA), e prevê orientações às unidades organizacionais (UO) que mantêm interface com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 09/09/2022.

3 DEFINIÇÕES

TERMO	DEFINIÇÃO
Anexos do edital	Documentos integrantes do edital, que reúnem informações necessárias à consecução do procedimento licitatório.
Edital	Ato que comunica ao público externo a abertura de competição segundo requisitos e condições de participação estabelecidos pela Administração.
Minuta de ato convocatório	Redação do ato convocatório que será submetida à apreciação para posterior aprovação da Assessoria Jurídica da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/ASJUR).
Minuta-padrão	Modelo de documento disponibilizado como ponto de partida para a confecção de minutas de editais e anexos, que contém referências que auxiliam a manutenção da regularidade dos textos finais, a fim de conferir segurança e celeridade na análise jurídica.
Sistema de Licitações (SISLIC)	Sistema informatizado em uso pelo DELFA e pela Secretaria dos Órgãos Julgadores de Licitação (DGCOL/SECOJ) que registra dados referentes a licitações, inclusive os que ocorrem no julgamento dos certames, para obtenção de relatórios e medições de tempo do ciclo licitatório, para fins de registro de atos nos procedimentos licitatórios, dos contratos formalizados.

Base Normativa

Ato Executivo nº 2.950/2003

Código:

RAD-DGCOL-020

Revisão:

Página:

1 de 8

4 REFERÊNCIAS

• Lei Federal nº 10.520/2002 - Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns;

• Lei Federal nº 8.666/1993 - Institui normas para licitações e contratos da Administração Pública;

• Lei Estadual nº 5.427/2009 - Estabelece normas sobre atos e processos administrativos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro;

• Ato Normativo nº 03/2019 – Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a licitação na modalidade pregão, nas formas presencial e eletrônica, e dá outras providências;

• Ato Normativo TJ nº 10/2018 - Estabelece o processo de contratação de Tecnologia da Informação e Comunicações (TIC) do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências;

• Lei Federal nº 14.133/2021- Lei de Licitações e Contratos Administrativos;

• Resolução TJ/OE RJ nº 03/2021 - Aprova a Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO

RESPONSABILIDADE

Diretor do Departamento de Licitações e Formalização de Ajustes da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/DELFA

• Coordenar as atividades necessárias ao controle, atualização e utilização das minutas-padrão de editais e termos contratuais;

• analisar as propostas de minutas-padrão no âmbito do DELFA;

• autorizar, nos casos concretos, as necessárias adaptações à contratação pretendida, conforme estabelece o parágrafo 3º, do artigo 68, do Ato Normativo nº 03/2019.

FUNÇÃO

RESPONSABILIDADE

Diretores de divisão e chefes de serviço do DELFA

• Assessorar o diretor do DELFA nas atividades de análise, controle, atualização e utilização das minutas-padrão, nas suas respectivas áreas de atuação;

• incentivar as equipes sob sua coordenação a manter-se vigilantes em relação às legislações ou determinações e entendimentos vindos da Administração Superior, que possam afetar a estrutura básica das minutas-padrão.

Chefe do Serviço de Atos Convocatórios, da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/SEATO)

• Manter atualizadas no SISLIC as minutas-padrão de edital.

Chefe do Serviço de Formalização de Ajustes, da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/SEFOR)

• Manter atualizadas no SISLIC as minutas-padrão de termos contratuais.

Integrantes da Equipe do DELFA

• Manter a vigilância em relação às legislações ou determinações e entendimentos vindos da Administração Superior, que possam afetar a estrutura básica das minutas- padrão;

• praticar o uso consciente e cuidadoso das minutas-padrão, considerando nos casos concretos os aspectos singulares da contratação pretendida e a eventual necessidade de promover-se adaptações na minuta em elaboração.

Equipe da ASJUR

• Analisar e encaminhar as minutas-padrão para aprovação do Presidente do TJERJ, de acordo com o parágrafo 2º, do artigo 68, do Ato Normativo nº03/2019.

Diretor-Geral da Diretoria Geral de Contratos e Licitações (DGCOL)

• Encaminhar as minutas-padrão para análise e aprovação pela Administração Superior do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), conforme estabelece no Ato Normativo nº03/2019.

6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 As estruturas básicas padronizadas de editais e termos de contrato, concernentes à modalidade licitatória pregão, são de responsabilidade do DELFA que mantém

atualizados os modelos disponíveis no SISLIC e em outros sistemas, que venham futuramente a ser utilizados nos processos de trabalho para a realização de pregões.

6.2 A manutenção e utilização das minutas-padrão de editais e termos contratuais não afasta a possibilidade de promoverem-se, nos casos concretos, as necessárias adaptações à contratação pretendida, incluindo-se atualizações quanto à legislação e às determinações e entendimentos vindos da Administração Superior, do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE-RJ), do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), das normas técnicas pertinentes, das orientações da ASJUR, da DGCOL, dentre outras.

6.3 O DELFA identifica no SISLIC todas as minutas de edital e termos contratuais, nas quais constam o código, o nome da minuta e a data da última atualização.

6.4 As minutas-padrão contêm um sistema de cores para facilitar o ajuste do edital e seus anexos pelos profissionais do DELFA, considerando o tipo de contratação pretendida.

6.5 Os itens das minutas-padrão, destacados em vermelho, devem ser preenchidos, adotados ou excluídos pelos profissionais do DELFA, de acordo com as peculiaridades do objeto da licitação e critérios de oportunidade e conveniência, cuidando-se para que sejam reproduzidas as mesmas definições dos demais instrumentos da licitação, para que não conflitem.

6.6 Alguns itens das minutas-padrão recebem notas explicativas, que são suprimidas após a finalização da minuta de edital e anexos nos casos concretos.

6.7 Os profissionais do DELFA, ao elaborar as minutas e demais anexos de uma licitação, mantêm o cabeçalho das minutas-padrão utilizadas, a fim de que o revisor, ao examinar o documento, esteja certo de que os modelos utilizados são a versão mais recente. Após a revisão da versão final do texto, os profissionais do DELFA excluem as notas e identificações da minuta-padrão.

7 CICLO DO CONTROLE, ATUALIZAÇÃO E UTILIZAÇÃO DAS MINUTAS-PADRÃO

7.1 O DELFA verifica a necessidade de alteração da minuta-padrão, diante de casos concretos, mudanças na legislação, identificação de melhorias, determinações e novos

entendimentos da Administração Superior ou diante de quaisquer outros fatos que impactem às contratações pretendidas.

7.2 Redige a proposta de alteração da minuta em questão, com as devidas justificativas, e, por e-mail, encaminha às demais áreas do DELFA para ciência e eventuais considerações.

7.3 A direção do DELFA analisa a proposta e define se a alteração é cabível e, ainda, se deve ser aplicada apenas a determinados casos concretos, conforme estabelece o parágrafo 3º, do artigo 68, do Ato Normativo 03/2019, ou se a alteração deve ser amplamente utilizada nas minutas elaboradas.

7.3.1 Caso a alteração deva ser utilizada apenas no caso concreto, o DELFA elabora a minuta de edital e seus anexos com a adaptação necessária e alerta a ASJUR nos autos do processo licitatório sobre a mudança realizada, com a devida justificativa.

7.3.2 Caso a alteração deva ser incorporada às minutas-padrão, o DELFA identifica no SISLIC as minutas a serem alteradas, prepara as propostas, realçando em cores as mudanças no texto, e encaminha para análise da ASJUR.

7.4 A ASJUR analisa as alterações propostas e, no caso descrito no item 7.3.2 encaminha a proposta de nova minuta-padrão para o diretor-geral da DGCOL, para fins de encaminhamento e aprovação pela Administração Superior do PJERJ.

7.4.1 Caso a proposta seja aprovada pela Administração Superior do PJERJ, a ASJUR autoriza o DELFA a prosseguir com a atualização das minutas no SISLIC.

7.4.2 Caso a proposta não seja aprovada, a ASJUR informa ao DELFA, que encerra a solicitação de alteração da minuta-padrão em questão.

7.5 O DELFA recebe a autorização da ASJUR e a encaminha aos diretores de divisão, para que sejam cientificados e promovam as devidas atualizações nas minutas-padrão.

7.6 O SEATO e/ou o SEFOR acessam as minutas-padrão a serem atualizadas no SISLIC e promovem as devidas adaptações, observando o que segue abaixo:

a) toda minuta deve estar identificada por seu código, e data da última atualização;

b) as alterações que impliquem mudanças em normas e procedimentos devem ser brevemente descritas e justificadas na planilha ‘Quadro de melhorias das minutas- padrão de editais do PJERJ’.

c) as minutas devem utilizar sistema de cores, para facilitar o ajuste dos documentos ao tipo de contratação pretendida, com destaque aos itens ou às cláusulas que devem ser removidas ou mantidas em cada caso, devendo-se utilizar “notas explicativas”, quando pertinente;

d) a cada atualização da minuta-padrão, um arquivo PDF da versão substituída deve ser gerado e arquivado em pasta própria, para consulta futura e manutenção do histórico de revisões.

7.6.1 Comunicam à equipe sobre as alterações realizadas e a nova versão da minuta-padrão, alertando para sua efetiva utilização.

7.7 SEATO disponibiliza a nova minuta-padrão no Portal de Licitações.

8 GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

8.1 As informações deste processo de trabalho são geridas pela UO e mantidas em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão da informação documentada apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO

CÓDIGO CCD*

RESPONSÁ- VEL

ACESSO

ARMAZE- NAMENTO

RECUPERA- ÇÃO

PROTE- ÇÃO

RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE

- PRAZO DE GUARDA NA UO**)

DISPOSIÇÃO

Minutas-padrão

0-1a

DELFA

Irrestrito

Pasta eletrônica

Código/ Nome

Condições apropriadas

3 anos

DGCOM/ DEGEA

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.

Notas:

a) Eliminação na UO - procedimento – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais.

b) DGCOM/DEGEA – procedimentos– Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.

c) Os dados lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses dados cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 - Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

9 ANEXO

• Anexo 1 – Fluxo do Procedimento Ciclo do controle, atualização e utilização das minutas-padrão.

CONTROLAR E ATUALIZAR AS MINUTAS-PADRÃO DE EDITAIS E TERMOS CONTRATUAIS

ANEXO 1 – FLUXO DO PROCEDIMENTO CICLO DO CONTROLE, ATUALIZAÇÃO E UTILIZAÇÃO DAS MINUTAS-PADRÃO