Manuais de Gestão
Manuais de Gestão
Contratos
Coordenação|Diretoria de Gestão do Conhecimento
Elaboração|Coordenadoria de Processos e Normas
Versão|Setembro 2013
Sumário
1. Apresentação
2. Contextualização do IF-SC
3. Contextualização da área organizacional
4. Competências e atribuições
5. Relação dos processos desenvolvidos
6. Detalhamento dos processos
7. Áreas correlatas no IF-SC
8. Contatos de referência
9. Cronograma anual de atividades
10. Anexos e Apêndices
1. Apresentação
2. Contextualização do IF-SC
3. Contextualização da área organizacional
A Constituição Federal de 1988, em seu art. 37, dispõe sobre a obrigatoriedade de todos os órgãos da administração pública brasileira direta e indireta de todos os entes federados em realizar licitação:
Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte:
XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações. (grifo nosso)
O referido artigo foi regulamentado pela Lei 8.666/93, conhecida como a “Lei Geral de Licitações” ou “Estatuto das Licitações”, que disciplina as licitações e contratos da administração pública.
Em 2002 houve a promulgação da Lei 10.520/2002, “Lei do Pregão”, criando esta nova modalidade de licitação, podendo ser realizado nas formas presencial e eletrônica.
O pregão eletrônico foi regulamentado, no âmbito da União, pelo Decreto 5450/2005 que tornou obrigatória a sua utilização para os órgãos do Governo Federal na aquisição de bens e serviços comuns.
A gestão de compras no IF-SC se dá de forma mista: parte centralizada no Departamento de Compras e no Departamento de Contratos da Reitoria e parte descentralizada nas Coordenadorias de Compras dos campi.
Por determinação legal e do controle externo e interno, todas as aquisições e contratações do IF-SC dar-se-ão de forma conjunta entre os campi e a Reitoria.
Conforme a Instrução Normativa 01/2009 do IF-SC, todos os processos serão previstos em cronogramas anuais e/ou semestrais elaborados em reuniões trimestrais do Grupo de Trabalho de Compras - envolvendo a Pró-Reitoria de Administração, o Departamento de Compras e as Coordenadorias de Compras - onde ficam estabelecidos prazos para envio de pedidos, orçamentos e a formalização do processo licitatório e são tratadas questões referentes a legislação e orientações da auditoria externa e interna, bem como determinados procedimentos padrões entre todos os campi.
Dessa forma, os processos licitatórios são formalizados com a participação de todos os campi havendo um campus responsável pela montagem; os demais devem cumprir os prazos determinados para o envio dos pedidos e orçamentos.
A execução do pregão eletrônico pode se dar no Departamento de Compras ou nas Coordenadorias de Compras.
As dispensas de licitação e inexigibilidades de licitação são realizadas diretamente pelos campi, com autorização prévia da Pró-Reitoria de Administração.
Os pregões eletrônicos que utilizam o Sistema de Registro de Preços (SRP) têm suas atas administradas pelo Departamento de Contratos, exceto nos casos muito específicos e previamente autorizados. Os processos que obrigam a formalização de contratos são administrados exclusivamente pelo Departamento de Contratos.
4. Competências e atribuições
ATRIBUIÇÕES DO CHEFE DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS
•Decidir sobre as formas de aquisição e contratação;
•Desenvolver políticas de padronização e eficiência para os processos licitatórios;
•Estabelecer as competências e cronogramas de atividades da Coordenadoria de Licitações;
•Decidir sobre eventuais problemas decorrentes de licitação, para os quais não haja consenso entre os servidores envolvidos;
•Determinar as datas, locais e servidores para execução dos processos licitatórios;
•Elaborar e executar processos licitatórios de obras de engenharia com o apoio da Comissão de Licitações;
•Visitar periodicamente os campi para acompanhar e/ou repassar informações aos servidores sobre os processos licitatórios e a legislação pertinente;
•Capacitar os servidores envolvidos nas áreas de Compras para utilização do Sistema SIASG e sobre a legislação cabível bem como repassar as orientações do Controle Externo e Interno;
•Assessorar a Administração do IF-SC em todos os assuntos concernentes às licitações, bem como no planejamento das aquisições e contratações da Instituição.
ATRIBUIÇÕES DA COORDENADORIA DE LICITAÇÕES
•Formalização de processos licitatórios da Reitoria;
•Execução de processos licitatórios;
•Publicação de editais no DOU, Internet e Intranet;
•Convocação de empresas para retirada de notas de empenho;
•Xxxxxxxx, interpretar e aplicar a legislação vigente para processos licitatórios;
•Fiscalizar o cumprimento do cronograma de licitações definidos nas reuniões do grupo de trabalho de Xxxxxxx;
•Analisar, do ponto de vista técnico-jurídico, os processos e editais formalizados pelos campi;
•Dirimir dúvidas das Coordenadorias de Compras e da Administração quanto à aplicação da legislação administrativa, com emissão de parecer;
•Propiciar maior contato com os campi através de e-mail, telefone etc.
•Interpretar e aplicar a legislação de licitações, contratos, direito administrativo para garantir o efetivo cumprimento destas na formalização e execução dos processos licitatórios;
•Manter atualizados quanto à legislação e sua interpretação os servidores envolvidos na área de licitações;
•Visitar periodicamente os campi para acompanhar e/ou repassar informações aos servidores sobre os processos licitatórios e a legislação pertinente;
•Assessorar o Departamento de Compras e as Coordenadorias de Compras do IF-SC nos assuntos concernentes a licitações, dispensas e inexigibilidades.
ATRIBUIÇÕES DO DEPARTAMENTO DE CONTRATOS
•Elaborar, publicar e administrar as atas de registro de preços;
•Controlar saldos e emitir autorizações de fornecimento para sistema de registro de preços;
•Elaborar, analisar e formalizar contratos através da Coordenadoria de Contratos.
ATRIBUIÇÕES DO CHEFE DO DEPARTAMENTO DE CONTRATOS
• Analisar e elaborar as minutas e modelos de contratos;
• Analisar o valor e a repactuação de contratos;
• Realizar capacitação e reunião trimestral com os fiscais de contratos;
• Desenvolver uma gestão conjunta e contratos de obras de engenharia com a COENGE;
• Realizar gestão conjunta dos contratos (verificação dos relatórios dos fiscais/documentação da empresa);
• Elaborar instruções normativas: contratos, obras e sistema de registro de preços (SRP)
• Elaborar parecer/consultoria sobre contratos;
• Definição metas de produtividade dos contratos e SRP em reuniões mensais;
• Encaminhar a aplicação de penalidades sobre a execução dos contratos e
SRP com parecer para Reitoria;
• Difundir as atividades e procedimentos sobre os contratos e SRP nos campi e Reitoria.
ATRIBUIÇÕES DO COORDENADOR DE CONTRATOS
• Realizar a gestão de contratos: prazos/ fiscalização conjunta/ notificação empresas;
• Analisar os aditivos de prazos;
• Elaborar pesquisas de mercado para renovações contratuais;
• Verificar e controlar as pastas e documentos: portarias dos fiscais, seguros, medições, termos de recebimento etc.
• Realizar controle e consultoria sobre medições de contratos;
• Formalizar os contratos, termos de rescisão e aditivos;
• Publicar os contratos na Internet;
• Gerir os e-mail da Coordenadoria de Contratos;
• Assessorar o Chefe do Departamento de Contratos.
ATRIBUIÇÕES DO COORDENADOR DE REGISTRO DE PREÇO
• Realizar a gestão das atas de registro de preços;
• Elaborar o cronograma de prazos do SRP: solicitações, empenhos;
• Encaminhar a solicitação de nova licitação ao Departamento de Compras;
• Receber os memorandos e autorizações de fornecimento (AF's);
• Publicar as atas de registro de preços e empenhos/AF´s na Internet/Intranet;
• Controlar as atas de SRP – separação de pastas; ordenação dos memorandos, empenhos, AF's;
• Prestar as informações aos campi e Reitoria sobre pedidos, prazos etc;
• Assessorar o Chefe do Departamento de Contratos.
ATRIBUIÇÕES DOS SETORES DE COMPRAS (CAMPI)
• Assessorar os servidores dos campi no planejamento de aquisições e contratações, elaboração de pedidos, justificativas e orçamentos;
•Compilar, analisar e determinar retificações nos pedidos enviados pelas áreas e pelos campi;
•Elaborar, acompanhar e executar processos licitatórios e editais de licitação do IF- SC;
•Divulgar as orientações e procedimentos práticos para aquisições determinados em nível institucional aos servidores dos campi;
•Participar das reuniões trimestrais do Grupo de Trabalho de Compras;
•Cumprir e divulgar os prazos definidos cronogramas de licitações estabelecidos nas reuniões do grupo de trabalho de Xxxxxxx;
•Controlar saldos e elaborar pedidos periódicos para emissão das autorizações de fornecimento para sistema de registro de preços;
•Orientar os servidores e/ou encaminhar suas dúvidas sobre a interpretação e aplicação das Leis 8.666/93, 10.520/2002 e demais legislações correlatas;
•Orientar os servidores sobre a adequação das recomendações do controle Interno e Externo para os processos de licitação;
•Assessorar o Departamento de Compras e as Coordenadorias de Compras do IF-SC nos assuntos concernentes a licitações, dispensas e inexigibilidades.
5. Relação dos processos desenvolvidos
CONTRATOS
1.Fiscalização mensal de contratos 2.Fiscalização diária de contratos 3.Gestão de contratos
6. Detalhamento dos processos
Encaminhar a NF (original) para pagamento ao DOF. Encaminhar cópia da NF, medição e os Anexos I e II para a Coordenadoria de Contratos. | ||||
Elaboração: CPN | ||||
TERMINOLOGIA:
• CPN – Coordenadoria de Processos e Normas
• DOF – Departamento de Orçamento e Finanças
• NF - Nota Fiscal
• Atestar - é o ato realizado pelo fiscal do contrato, que consiste na confirmação de que todas as obrigações do fornecedor/prestador do serviço foram executadas. O atesto é feito no verso do documento de cobrança (Nota Fiscal) emitido pelo fornecedor
• Medição - Registrar o valor da Nota Fiscal no Sistema SIASG para fins de pagamento dos serviços prestados.
LEGISLAÇÃO
-Lei nº 8.666/93 – Lei Geral de Licitação
-Lei nº 10.520/2002 – Lei do Pregão
-Decreto nº 5.450/2005 – Regulamento do Pregão Eletrônico
-Decreto nº 3.931/2001 – Regulamento do Sistema de Registro de Preços
-Decreto nº 2.271/97 – Contratação de Serviço Terceirizado para a Administração Pública
-Instrução Normativa nº 02/2008 - Contratação de Serviços Continuados (MPOG)
-Instrução Normativa nº 04/2008 - Contratação de Bens e Serviços de TI (MPOG)
-Anexos I e II da IN 02/2008 – Formulários utilizados pelos fiscais de contratos para verificação dos serviços prestados e documentação das empresas contratadas (serviços terceirizados).
FLUXOGRAMA:
(Fiscal ou Substituto)
Controlar os prazos para recebimento da Nota Fiscal (NF) de pagamento de serviços prestados.
(Fiscal ou Substituto)
Receber e conferir as NFs e a documentação comprobatória de pagamentos do INSS/FGTS/Salário/
Aux. Transporte/Aux. Refeição.
(Fiscal ou Substituto)
Registrar os documentos comprobatórios encaminhados ao DOF junto com a NF.
(Fiscal ou Substituto)
Incluir a medição da NF no Sistema SIASG e encaminhá-la ao DOF.
(Fiscal ou Substituto)
Atestar a NF recebida no verso da mesma, conferindo o valor da NF com a planilha de custos e/ou termo aditivo de repactuação.
(Fiscal ou Substituto)
Encaminhar a NF (original) para pagamento ao DOF. Encaminhar cópia da NF, medição e os Anexos I e II para a
Coordenadoria de Contratos.
(Fiscal ou Substituto)
Encaminhar o memorando ao Departamento de Contratos sobre irregularidades na execução do contrato para a abertura de
processo administrativo de penalização da empresa.
Anexo II e Anexo III | ||||
Contatar formalmente preposto sobre irregularidades na execução do contrato. | ||||
Relatar ao Dept. de contratos os problemas apresentados na execução do contrato. | ||||
Elaboração: CPN | Responsável: DEPARTAMENTO DE CONTRATOS | |||
TERMINOLOGIA:
• CPN – Coordenadoria de Processos e Normas
• Preposto – Representante da empresa contratada junto ao órgão contratante
LEGISLAÇÃO
Lei nº 8.666/93 – Lei Geral de Licitação Lei nº 10.520/2002 – Lei do Pregão
Decreto nº 5.450/2005 – Regulamento do Pregão Eletrônico
Decreto nº 3.931/2001 – Regulamento do Sistema de Registro de Preços Decreto nº 2.271/97 – Contratação de Serviço Terceirizado para a Administração Pública
Instrução Normativa nº 02/2008 - Contratação de Serviços Continuados (MPOG) Instrução Normativa nº 04/2008. - Contratação de Bens e Serviços de TI (MPOG)
FLUXOGRAMA:
(Fiscal ou substituto)
Fiscalizar a execução do objeto contratual observando uniforme, crachá,ponto dos colaboradores, além de materiais necessários à execução dos serviços, qualidade dos serviços, cumprimento dos horários e possíveis substituições.
(Fiscal ou substituto)
Contatar formalmente preposto sobre irregularidades na execução do contrato.
(Fiscal ou substituto)
Relatar ao Dept. de contratos os problemas apresentados na execução do contrato.
(Fiscal ou substituto)
Preencher o formulário de fiscalização de contratos.
E-mail/telefone/ ofício | ||||
Providenciar pesquisas de mercado para renovação contratual. | ||||
Solicitar a análise contábil nas planilhas de custos ao DOF. | ||||
Enviar resultado da análise ao Departamento ou Coordenadoria de Contratos*. | ||||
Encaminhar processos administrativos de aplicação de penalidades das contratadas à Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria. | ||||
Encaminhar para assinatura da Reitora, todos os contratos e aditivos a serem firmados. | ||||
Publicar todos os contratos e aditivos firmados (DOU e Internet). |
Fazer o cronograma de todos os contratos e aditivos firmados. | ||||
Orientar os fiscais de contratos na execução do objeto contratual. | Visita aos campi/ E-mail / telefone | |||
Elaboração: CPN | Responsável: DEPARTAMENTO DE CONTRATOS | |||
OBSERVAÇÕES:
• De acordo com a complexidade/especificidade do contrato será definido como atribuição do Departamento de Contratos ou da Coordenadoria de Contratos.
TERMINOLOGIA:
• CPN – Coordenadoria de Processos e Normas
• Cronograma - consiste em uma previsão de pagamento dos contratos firmados com terceiros pelo Governo Federal, através de seus órgãos. O Objetivo do cronograma é o lançamento das parcelas previstas em contrato, no Sistema SIASG, bem como sua “ativação” automática na conta contábil integrada ao Sistema SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira).
• DOF - Departamento de Orçamento e Finanças
• Fiscal de contratos - Servidor designado para acompanhar a execução de um ou alguns contratos terceirizado(s). É o responsável pela “medição” dos serviços prestados e o “atesto” das notas fiscais mensais de pagamento para fins de liquidação;
• Gestor de Contratos - Servidor designado para gerenciar todos os contratos firmados pela administração. No IF-SC este profissional é responsável pelo processo de renovação contratual, encaminhamento do processo para análises contábeis e jurídicas, elaboração de contratos e de termos aditivos, fazer os cronogramas de pagamento junto ao sistema SIASG, dar suporte aos fiscais, etc.
• PGF/AGU - Advocacia-Geral da União
• Sistema SIASG/INCON - Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais
LEGISLAÇÃO
• Lei nº 8.666/93 – Lei Geral de Licitação
• Lei nº 10.520/2002 – Lei do Pregão
• Lei 9.784 – Processo Administrativo
• Decreto nº 5.450/2005 – Regulamento do Pregão Eletrônico
• Decreto nº 7.892/2013 – Regulamento do Sistema de Registro de Preços
• Decreto nº 2.271/97 – Contratação de Serviço Terceirizado para a Administração Pública
• Instrução Normativa nº 02/2008 - Contratação de Serviços Continuados (MPOG)
• Instrução Normativa nº 04/2008 - Contratação de Bens e Serviços de TI (MPOG)
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Formalizar o contrato.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Elaborar e analisar a Minuta de Contrato. Quando for o caso, após o envio pelos campi.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Preparar a celebração de aditivos (prazo, repactuações, supressões, acréscimos).
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Controlar o recebimento das garantias e seguros solicitados na licitação.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Controlar o recebimento do contrato nos prazos.
F
.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Providenciar pesquisas de mercado para renovação contratual.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) ormalizar contatos diversos com empresas contratadas
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Controlar prazos e execução dos contratos firmados pelo IF-SC.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Assessorar a Administração em assuntos relativos a Contratos e aplicação/interpretação da legislação e determinações das auditorias interna e externa.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Solicitar a análise contábil nas planilhas de custos ao DOF.
(DOF)
Realizar análise contábil das planilhas.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Encaminhar os pedidos de aditivos para apreciação jurídica PGF/AGU.
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Convocar empresa para assinatura contrato.
FLUXOGRAMA:
(DOF) Enviar resultado da análise ao Departamento ou Coordenadoria de Contratos*. | ||
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Emitir pareceres sobre contratos. | ||
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Encaminhar das contratadas à Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria. | ||
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Encaminhar para assinatura da Reitora, todos os contratos e aditivos a serem firmados. | ||
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Publicar todos os contratos e aditivos firmados (DOU e Internet). | ||
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Fazer o cronograma de todos os contratos e aditivos firmados. | ||
(Departamento ou Coordenadoria de Contratos) Orientar os fiscais de contratos na execução do objeto contratual. | ||
(4) Contratação no Pregão por Sistema de Registro de Preços (SRP) | ||||
Pregoeiro encaminhar planilha à Coordenadoria de Registro de Preço. | ||||
Assinar a documentação e devolvê-la à Coordenadoria de registro de Preço. | ||||
E-mail ou SEDEX | ||||
Receber a Declaração de Concordância e conferir assinatura e carimbo com CNPJ do fornecedor. | ||||
Publicar a planilha de saldos na intranet. | ||||
Intranet | ||||
Publicar a Ata de RP no site do IFSC. | ||||
OBSERVAÇÃO:
TERMINOLOGIA:
• AF – Autorização de Fornecimento
• AS – Autorização de Serviço
• Ata SRP – Ata de Registro de Preço
• CPN – Coordenadoria de Processos e Normas
• DOF – Departamento de Orçamento e Finanças
• DOU – Diário Oficial da União
• NE – Nota de Empenho
• PROAD – Pró-reitoria de Administração
• SIASG - Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais
LEGISLAÇÃO
• Lei nº 8.666/93 – Lei Geral de Licitação
• Lei nº 10.520/2002 – Lei do Pregão
• Decreto nº 5.450/2005 – Regulamento do Pregão Eletrônico
• Decreto nº 7.892/2013 – Regulamento do Sistema de Registro de Preços
• Decreto nº 2.271/97 – Contratação de Serviço Terceirizado para a Administração Pública
• Instrução Normativa nº 02/2008 - Contratação de Serviços Continuados (MPOG)
• Instrução Normativa nº 04/2008. - Contratação de Bens e Serviços de TI (MPOG)
Sim
Não
FLUXOGRAMA:
(Campi)
Pregoeiro encaminhar planilha à Coordenadoria de Registro de Preço.
(Coordenadoria de Registro de Preço) Elaborar ata de Registro de Preços e encaminhá-la para a revisão ao Chefe do Departamento de Contratos para análise.
Documentação ok?
(Chefe Departamento de Contratos) Devolver à Coordenadoria de Registro de Preço para as devidas correções.
Não
Sim
(Chefe Departamento de Contratos) Enviar documentação ao Diretor de
Administração.
(Chefe Departamento de Contratos) Revisar a documentação.
(Diretor de Administração) Revisar a documentação e devolvê-la à
Coordenadoria de Registro de Preço para prosseguimento do processo ou para as devidas correções, caso necessário.
(Coordenadoria de Registro de Preço) Realizar retificações na documentação, caso necessário, e encaminhá-la ao Gabinete da Reitoria para a assinatura do Reitor.
(Gabinete da Reitoria)
Assinar a documentação e devolvê-la à Coordenadoria de registro de Preço.
(Coordenadoria de Registro de Preço) Convocar as empresas para assinatura da Declaração de Concordância e encaminha a Ata de RP assinada pelo Reitor em formato digital para conhecimento do
Fornecedor.
(Coordenadoria de Registro de Preço) Receber a Declaração de Concordância e conferir assinatura e carimbo com CNPJ do fornecedor.
(Coordenadoria de Registro de Preço) Publicar a planilha de saldos na intranet.
(Coordenadoria de Registro de Preço)
Publicar no DOU a Ata de RP após o recebimento de todas as declarações de concordância dos fornecedores.
(Coordenadoria de Registro de Preço) Publicar a Ata de RP no site do IFSC.
(Coordenadoria de Registro de Preço) Liberar ata no SIASG para viabilizar o Empenho.
(Áreas Requerentes) Elaborar os pedidos periódicos.
(Setores de Compras)
Receber e compilar os pedidos das áreas e solicitar empenho ao COF (quando nos Campi) ou ao DOF(quando na Reitoria).
(PROAD ou Reitor)
Devolver COF/DOF para as devidas correções.
Não
Documentação correta e empenho aceito?
Sim
(PROAD ou Reitor) Assinar os empenhos e enviá-los à
Coordenadoria de SRP.
(PROAD ou Reitor) Avaliar emprenho.
(COF/DOF)
Realizar o empenho e encaminhar para assinatura dos ordenadores de despesas na Reitoria (PROAD ou Reitor).
Sim
Não
(Coordenadoria de Registro de Preço) Baixar os saldos da planilha de controle.
(Coordenadoria de Registro de Preço ou Almoxarifado dos Campi) Emitir AF ou AS e encaminhar à empresa.
(Coordenadoria de Registro de Preço)
Enviar por e-mail AF ou AS ao grupo de e-mail almoxarifado e patrimônio.
(Setores de Compras)
Controlar os saldos das Atas de SRP no site do IFSC.
(Setores de Almoxarifado e Patrimônio e Chefes do Departamentos de Administração) Fiscalizar o cumprimento das obrigações previstas em edital e encaminhar irregularidades à Assessoria Técnica do Gabinete.
(5) Processo Administrativo para Aplicação de Penalidades às Contratadas | ||||
- Termo de referência e ata SRP - Contrato - CCT | ||||
Encaminhar comunicação formal à contratada e solicitar a regularização. | ||||
•Nos casos de não regularização, encaminhar memorando ao Departamento de Contratos com a documentação comprobatória (relato dos fatos e comprovante de contatos com a contratada). | Memorando e Correspondências e informações trocadas com a contratada | |||
Elaboração: CPN | ||||
TERMINOLOGIA:
• CPN – Coordenadoria de Processos e Normas
• PE – Pregão Eletrônico
• SRP – Sistema de Registro de Preços
• CCT – Contrato Coletivo de Trabalho
LEGISLAÇÃO
Não
Sim
Não
Sim
(Fiscal de contrato) Encaminhar comunicação formal à empresa e solicitar a regularização.
(Fiscal de contrato)
Identificar os possíveis problemas na execução do contrato: inexecução (total ou parcial), falta de material, atraso de pagamento, não apresentação de documentos obrigatórios, ausência de colaboradores e baixa qualidade do serviço.
Parecer favorável à contratada?
Sim
Não
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Arquivar processo e informar ao Departamento de Contratos.
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Notificar a contratada sobre parecer e aguardar recurso.
(Reitor)
Emitir parecer e devolver documentação à Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria.
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Providenciar processo de penalização da contratada.
(Pró-Reitor de Administração)
Conferir a documentação comprobatória e encaminhar à Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria.
(Departamento de Contratos) Verificar a conformidade do questionamento com as obrigações contratuais e encaminhar memorando ao Pró-Reitor de Administração.
FLUXOGRAMA:
Relatório favorável à contratada?
Sim
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria)
Não Notificar contratada e Departamento de Contratos sobre resultado do relatório final e arquivar processo.
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Aplicar penalidades e arquivar o processo.
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Analisar defesa, emitir parecer técnico administrativo e enviá-lo ao Reitor.
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Compilar o pedido de penalização da contratada e abrir processo.
(Fiscal de contrato)
Nos casos de não regularização, encaminhar memorando ao Departamento de Contratos com a documentação comprobatória (relato dos fatos e comprovante de contatos com a contratada).
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Notificar a contratada sobre abertura de processo e aguardar defesa.
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Notificar contratada e Departamento de Contratos sobre resultado do relatório final e das penalidades que serão aplicadas.
(Assessoria Executiva do Gabinete da Reitoria) Analisar recurso e emitir relatório final.
Nomear fiscal de contrato e suplente. | ||||
Montar pasta de fiscalização e mantê-la atualizada. | Edital do Pregão, contrato, acordo de níveis de serviços, planilha de custos, termos aditivos, termos de supressão, apostilamento, CCT com publicação anual. | |||
Executar fiscalização dos serviços conforme legislação, acompanhando e aplicando o acordo de níveis e emitindo relatórios ao Departamento de Contratos. | Edital, Contrato, Art. 67 da Lei 8.666, | |||
Acompanhar as alterações que impliquem a alteração dos valores do contrato, tais como CCT das categorias, termos aditivos de prazo (renovação), termo de valor (repactuação) e termo de apostilamento. | ||||
Elaboração: CPN | ||||
TERMINOLOGIA:
• CCT – Contrato Coletivo de Trabalho
• CPN – Coordenadoria de Processos e Normas
• NF – Nota Fiscal
• Pasta de Fiscalização – É composta com os seguintes documentos:
1. Cópia do Edital referente aos serviços a erem fiscalizados;
2. Cópia do contrato;
3. Planilhas de custos;
4. Documentação dos dos colaboradores da contratada - cópia CTPS, exames admissionais, demais documentos exigidos no contrato (CNH, diplomas, etc.);
5. Documentos de revisão de contrato trabalhista;
6. Documentação comprovante de substituição de uniformes e EPIs;
7. Cópia de Nota Fiscais e do controle dos pontos;
8. Documentações e e-mails enviados ao Preposto;
9. Cópias dos relatórios feitos.
• Preposto – representante da empresa contratada junto ao órgão contratante;
LEGISLAÇÃO
(Diretor Geral/Reitor)
Nomear fiscal de contrato e suplente.
(Fiscal/Suplente)
Montar pasta de fiscalização e mantê-la atualizada.
FLUXOGRAMA:
(Fiscal/Suplente)
Acompanhar as alterações que impliquem a alteração dos valores do contrato, tais como CCT das categorias, termos aditivos de prazo (renovação), termo de valor (repactuação) e termo de apostilamento.
(Fiscal/Suplente)
Executar fiscalização dos serviços conforme legislação, acompanhando e aplicando o acordo de níveis e emitindo relatórios ao Departamento de Contratos.
7. Áreas correlatas no IF-SC
Pró-Reitoria de Administração
Assessoria da Pró-Reitoria de Administração Diretoria de Administração
Departamento de Orçamento e Finanças – DOF Departamento de Compras
Departamento de Contratos Coordenadoria de Licitações Coordenadoria de Contratos Coordenadoria de Registro de Preço
8. Contatos de referência
Pró-Reitora de Administração - (00) 0000-0000
Diretor de Administração – (00) 0000-0000
Chefe do Departamento de Compras – (00) 0000-0000
Chefe do Departamento de Orçamento e Finanças – (00) 0000-0000 Chefe do Departamento de Contratos – (00) 0000-0000 Coordenador de Licitações – (00) 0000-0000
Coordenador de Registro de Preço – (00) 0000-0000 Coordenadora de Contratos – (00) 0000-0000
9. Cronograma anual de atividades
- Reunião do Grupo de Trabalho de Compras – trimestralmente: definição do cronograma de licitações, atualização da legislação, recomendações do controle interno e externo e determinações da Reitoria.
- Capacitação dos servidores – no mínimo uma vez ao ano: são reuniões e palestras sobre os procedimentos e legislação, atualização da legislação, recomendações do Controle Interno e Externo, determinações da Reitoria e demais esclarecimentos conforme demanda dos campi.
- Auditoria Externa – no mínimo uma vez por ano: providenciar relatório de todas as licitações realizadas no ano, contendo valores e empresas contratadas.
- Auditoria Interna – conforme cronograma da Unidade de Auditoria Interna: providenciar relatório, cópia de processos e demais esclarecimentos.
10. Anexos e Apêndices
- Portaria de designação de fiscal de contrato – Anexo I
- Formulário padrão de pedido geral – Xxxxx XX
- Formulário padrão de pedido periódico – Anexo III
- Memorando para aplicação de penalidades – Anexo V
- IN 01/2009 – Documento digital
- Manual do pregão eletrônico do IFSC - Documento digital
Portaria nº xx/200x
Anexo I
Florianópolis, xx de xxxxxxx de 200x.
O Diretor-Geral do Campus xxxxxxxx do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina, no uso de suas prerrogativas legais estabelecidas pelo Regimento Interno e pela Portaria nº 359 de 14 de Maio de 2007 da Direção Geral.
RESOLVE:
Nomear o servidor XXXX XXXX XX XXXXX, CPF nº xxx.xxx.xxx-xx, como fiscal do contrato dos serviços de xxxxxxxx do Campus xxxxxxxxxxxxxx, e seu substituto, o servidor XXXX XXXX XX XXXXX, CPF nº xxxxxxxxxxxxxxx.
Publique-se Cumpra-se
Nome
Diretor-Geral do Campus XXXX
CIENTE:
XXXX XXXX XX XXXXX
(Fiscal)
XXXX XXXX XX XXXXX
(Substituto)
Anexo II
PEDIDO Nº XX/2009 DATA: XX/XX/2009
MATERIAL CONSUMO/PERMANENTE XXXXXXXXXXXX IDENTIFICAÇÃO DO GRUPO DE MATERIAL/SERVIÇO: SERVIÇO XXXXXXXXXXXXXX
Local: Campus XXXXXXX
Consuelo A. Xxxxxxx Xxxxxx
Reitora do IF-SC
Assinatura
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Diretor-Geral do Campus XXXXXX
ITEM | UN | QTDE | Código SIDEC | ESPECIFICAÇÃO | Valor Unit. | Valor Total | Previsão Entrega |
• | |||||||
• | |||||||
VALOR TOTAL DO PEDIDO: | R$ | ||||||
JUSTIFICATIVA:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
OBSERVAÇÕES: - prazo de entrega diferenciado
- garantia/instalações/
- observações sobre local de entrega/horários/contatos
- observações gerais que considerar pertinente
*** Preencher os campos de valores (unitário e total) somente se já tiver os valores em mãos; caso contrário não é obrigatório.
*** Previsão de entrega deve considerar se a entrega será mensal, bimestral, semestral, diária etc...
*** Preencher a planilha de pesquisa de mercado (com os três orçamentos) para definição do preço estimado.
Anexo III
Memorando xxx/20xx (C0NTROLE MEMO CAMPUS/PRÓ-REITORIA SOLICITANTE)
Florianópolis, xx de xxxxxxxxxx de 20XX.
DE: (DO CAMPUS/PRÓ-REITORIA SOLICITANTE)
PARA: DEPARTAMENTO DE CONTRATOS
REF: Solicitação de Empenhos.
Solicita-se emissão de empenho, referente ao Registro de Preços PE XX/2009, para a empresa abaixo relacionada, com as seguintes quantidades:
(Os dados da empresa podem ser copiados da tabela de saldos da intranet)
EMPRESA | FERRAMENTAS BOPNAMARCK LTDA - ME |
ENDEREÇO | Xxx Xx.Xxxxxxxx Xxxxxxx, 000 - Xxxx Xxxxxxxx - Xxx Xxxxx-XX XXX - 00000-000. |
CNPJ | 07.418.701/0001-94 |
(A tabela abaixo deve ser copiada da intranet, apresentando somente os itens que serão solicitados, alterado-se as quantidades e preço total de acordo com a quantidade a ser adquirida. O modelo não pode ser alterado e deverá manter o número do item do pregão que está tabela da intranet).
Campus/Pró-Reitoria solicitante: xxxxxxxx | ||||||
ITE M | UNID. | QTD. | ESPECIFICAÇÃO | Preço Uni- tário | Preço To- tal | Empenho |
50. | Unid. | 4 | BROCA TIPO N DE AÇO RÁPIDO DIN 338 Ø 2,00 mm – ENVIAR CERTIFICADO GARANTIA DA MATÉRIA PRIMA | 1,96 | 7,84 | |
93. | Unid. | 2 | FRESA TOPO DE METAL DURO Ø 5,00mm HAS- TE CILÍNDRICA DIN 844N | 44,01 | 88,02 | |
Total: 854,91 | ||||||
Atenção: Caso o recurso a ser utilizado para o pedido não for do orçamento regular, favor fazer constar aqui os dados de onde deve sair o recurso, nome e número do processo, portaria....
Exemplo: Observação: para este empenho devem ser utilizado os recursos do Proeja, portaria n°...
(COLOCAR ESTA OBSERVAÇÃO EM DESTAQUE)
Deverá ser emitido UM MEMORANDO POR FORNECEDOR, não será aceito memorando contendo mais de um fornecedor.
Atenciosamente,
(NOME E ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELO MEMORANDO)
CARGO E CAMPUS
Anexo IV
Memorando nº XXXX/2009 Florianópolis, 21 de Outubro de 2009.
DE: XXXXXXXXXXXXXXX
PARA: Pró-Reitoria de Administração
Assunto: Processo Administrativo PE XX/2009 (Sanção à empresa)
Magnífica Reitora,
Solicitamos que seja aberto, com urgência, Processo Administrativo para aplicação de sanções à empresa participante do Pregão Eletrônico XX/2009, com fulcro nos arts. 7º da Lei. 10.520/2002 e 28 do Dec. 5.450/2005, pelos fatos que seguem, todos comprovados na Ata do referido Pregão disponível em xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx.
EMPRESA: | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
CNPJ: | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
ENDEREÇO: | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
TELEFONE: | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
SANÇÃO APLICÁVEL SUGERIDA: | Verificar se é reincidente, o prejuizo causado ao Campus etc... |
MOTIVOS: | Justicativa detalhada : Ex: No dia xxxxxx foi encaminhada a autorização de fornecimento (anexo I) no valor de R$xxxx, juntamente com a Nota de Empenho n° xxxx (anexo II). Decorridos xxx dias, contatou-se a empresa (anexo III) por e-mail e não houve regularização da situação. Xxxxxxxxxxxxx |
Dessa forma, solicitamos que, após a abertura do Processo Administrativo para a referida empresa e decorrido o prazo para defesa, sejam aplicadas as sanções que V. Magnificência entender justa, de forma a evitar que esta empresa volte a prejudicar e atrasar os processos licitatórios de nossa Instituição, infringindo os dispositivos legais citados.
Respeitosamente,
XXXXXXXXXXXXX
De acordo Data: / / Chefe do Depto. de Administração
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SANTA CATARINA
PRO-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL DIRERORIA DE GESTÃO DO CONHECIMENTO
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MANUAL DE GESTÃO DE COMPRAS E CONTRATOS Nº 1 – 2010/2
--- Créditos Institucionais ---
Comitê Gestor de Processos Institucionais:
Xxxxxxx Xxxxxxxx Bevilcaqua, Xxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx e Xxxxx, Xxxx Xxxxx Xxxxx e Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxxx.
Colaboradores:
Xxxxx xx Xxxxx Xxxxxxx, Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxx e servidores das áreas de compras e contratos dos campi.
--- Créditos Técnicos ---
Capa
Xxxx Xxxxx Xxxxx
Projeto Gráfico
Departamento de Marketing e Jornalismo
Diagramação
Xxxx Xxxxx Xxxxx
Manual de Gestão/ Manual de Compras e Contrato/ Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia de Santa Catarina – nº 1 (2010) Florianópolis: Diretoria de Gestão do Conhecimento. xx pág.
Instituto Federal Educação Ciência e Tecnologia . Reitoria
– Pro-Reitoria de Desenvolvimento Institucional – Diretoria de Gestão do Conhecimento.