Contract

	APOIAR A EXECUÇÃO ADMINISTRATIVA DOS CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
	Proposto por: Diretor da Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DICON)	Analisado por: Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DECOP)	Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG)

IMPORTANTE: sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para auxiliar os gestores e fiscais no que tange às questões administrativas e financeiras dos contratos de serviços.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta rotina administrativa (RAD) se aplica à Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DICON), passando a vigorar a partir de 01/02/2021.

3 DEFINIÇÕES

TERMO	DEFINIÇÃO
Agente Administrativo de Contrato	Servidor da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) que atua na fase de execução para conferir as informações referentes ao cumprimento das obrigações contratadas, para fins de pagamento.
Atestar	Confirmar que houve a execução do objeto previsto no contrato
Arquivo com extenção Portable Document Format (PDF)	O PDF é uma extensão de arquivo universal que preserva as fontes, imagens, gráficos e o layout de qualquer documento de origem, independentemente do aplicativo e da plataforma usados para criá- lo, gerado pelo software Adobe Acrobat Reader.
Documento de referência	Expressão genérica que compreende o projeto básico quando se tratar de licitação nas modalidades previstas na Lei Federal nº 8.666/93 ou Termo de Referência para aquisição de bens e serviços comuns previstos na Lei Federal nº 10.520/02.
Fiscal de contrato	Servidor representante da unidade demandante, com conhecimento necessário e suficiente para fiscalizar a execução física do contrato, responsável pelas anotações das ocorrências em registro próprio. É o “agente de campo” do contrato, como representante da Administração (Lei Federal nº 8.666/93, art. 67).

Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-026 Revisão: 25 Página: 1 de 54

TERMO	DEFINIÇÃO
Gestor de contrato	Servidor representante da unidade demandante, ou aquele que o diretor-geral designar, com o conhecimento necessário e suficiente para planejar a contratação, sendo responsável pela elaboração do respectivo documento de referência e o gerenciamento do curso do contrato, elaborar ou ratificar o plano de trabalho/documento de referência.
Memorando de Início	Documento emitido pelo gestor/fiscal determinando a data de início da execução contratual.
Preposto	Representante da empresa contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal perante o contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder às questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual.
Sistema de Contratos e Atos Negociais (SISCAN)	Sistema informatizado em uso pelo Departamento de Contratos e Atos Negociais da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/DECAN) e pelo Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DECOP) que controla os contratos, supervisiona a execução e fiscalização dos serviços visando sempre a melhorias, e ainda propõe medidas preventivas e corretivas para a execução desses contratos.
Sistema de Controle de Órgãos Fiscais (SISFISCAL)	Sistema que permite a consulta e o lançamento, pelos fiscais, dos dados dos contratos de sua competência.
Sistema de Protocolo Administrativo Eletrônico (E- PROT)	Sistema informatizado de protocolo, que registra o andamento de expedientes e de processos administrativos no PJERJ e a sua movimentação.
Sistema Integrado de Gestão Fiscal (SIGFIS)	O Sistema Integrado de Gestão Fiscal – SIGFIS é o sistema que informatiza as etapas do controle das contas públicas (começando pelo fluxo de dados entre os órgãos fiscalizados e o TCE), subsidia o planejamento e programação das inspeções e permite a realização de pesquisas sobre os atos de gestão dos responsáveis pelos órgãos jurisdicionados.
Unidade Demandante (UD)	Unidade que solicita a contratação e que detém o conhecimento administrativo do objeto (serviços, obras ou compras).

TERMO	DEFINIÇÃO
Visto	Ratificação, por parte do agente administrativo, quanto aos valores do ajuste, por aposição de assinatura eletrônica em despacho eletrônico.
Processo Administrativo Eletrônico (SEI)	Sistema informatizado de produção, gestão de documentos e controle de processos administrativos eletrônicos no PJERJ.

4 REFERÊNCIAS

• Lei nº 287/79 – Aprova o Código de Administração Financeira e Contabilidade Pública do Estado do Rio de Janeiro e dá Outras Providências;

• Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;

• Lei Federal nº 8.666/93 – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências;

• Consolidação de Leis do Trabalho;

• Lei nº 13.467/17 – Altera a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1o de maio de 1943, e as Leis nos 6.019, de 3 de janeiro de 1974, 8.036, de 11 de maio de 1990, e 8.212, de 24 de julho de 1991, a fim de adequar a legislação às novas relações de trabalho;

• Convenções coletivas, normas técnicas e legislações, de acordo com a natureza do objeto;

• Instrução Normativa MPOG nº 02/08 - Dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não;

• Instrução Normativa MPOG nº 05/17 – Dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;

• Ato Normativo TJ nº 03/2019 – Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a licitação na modalidade pregão, nas formas presencial e eletrônica, e dá outras providências;

• Resolução CNJ 169 de 31/01/2013- Dispõe sobre a retenção de provisões de encargos trabalhistas, previdenciários e outros a serem pagos às empresas contratadas para prestar serviços, com mão de obra residente nas dependências de unidades jurisdicionadas ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ);

• Ato Normativo TJ nº 19/20 de 27/07/2020 – Institui e implanta o Sistema Eletrônico de Informação – SEI como meio oficial e obrigatório de informações, documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito do Tribunla de Justiça do Rio de Janeiro;

• Instrução Normativa n° 73/20 de 05/08/2020 do Ministério da Economia – Dispõe sobre procedimentos para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO	RESPONSABILIDADE
Diretor-Geral da Diretoria- Geral de Logística (DGLOG)	• Analisar tecnicamente e juridicamente os pedidos de alteração, prorrogação, revisão e repactuação/ reajuste contratual.
Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DECOP)	• Revisar a instrução dos pedidos de alteração, prorrogação, revisão e repactuação/reajuste contratual e, se necessário, conduzir a complementação da instrução.

FUNÇÃO	RESPONSABILIDADE
Diretor da Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DICON)	• Indicar o agente administrativo de contrato responsável pelo novo contrato; • elaborar relatórios sintéticos de contratos de serviços em execução, centralizando dados e informações para apoio ao Departamento; • analisar a instrução processual dos pedidos de alteração, prorrogação, revisão e repactuação/ reajuste contratual.
Chefes dos Serviços de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços Equipe I (DGLOG/SECOA) Equipe II (DGLOG/SECOB) Equipe III (DGLOG/SECOC) Equipe IV (DGLOG/SECOE) Equipe V (DGLOG/SECOF)	• Atuar como agente administrativo de contrato, conforme preceituado na RAD-DGLOG-005 – Ciclo de Formação e Execução de Contratos Administrativos; • manter atualizadas, mediante sistema informatizado, as informações relativas à execução de contratos de serviços; • receber documentos pertinentes a faturamento e promover a sua instrução técnica; • encaminhar documentos de faturamento às unidades organizacionais, com o fim de atestação de execução de serviços prestados; • receber e dar andamento a pedidos de alterações, prorrogações, revisões e reajustes, verificando os pressupostos e documentos necessários à lavratura dos respectivos termos aditivos; • solicitar às empresas contratadas a apresentação de dados e documentos para a correta instrução de procedimentos contratuais; • receber e dar andamento aos pedidos de bloqueio de crédito de sentenças trabalhistas; • prestar informações à Procuradoria Geral do Estado (PGE) a respeito dos contratos de serviços. • manter vigilância em relação ao prazo de vigência do contrato, indagando à unidade demandante sobre as providências adotadas para o caso de prorrogação do contrato ou elaboração de novo documento de referência.
Agente Administrativo de Contrato	• Auxiliar o gestor e o fiscal nas questões administrativas e financeiras dos contratos.

FUNÇÃO	RESPONSABILIDADE
Fiscal de contrato	• Fiscalizar a execução de contrato; • zelar pelo fiel cumprimento do contrato; • elaborar, de forma concisa e clara, o relatório de acompanhamento mensal do contrato; • conferir e atestar a nota fiscal do serviço/material emitida pela contratada, certificando (atestando), por despacho eletrônico, a efetiva realização do respectivo objeto, na quantidade e na qualidade previstas no contrato; • encaminhar a nota fiscal ao gestor, em tempo hábil, para a conferência da documentação anexada e do pagamento, com vistas a evitar a incidência de multas.
Gestor de contrato	• Elaborar os projetos básicos ou termos de referência com a colaboração das unidades técnicas e especialistas, sempre que necessário; • encaminhar ao diretor-geral da unidade demandante os pedidos de reajuste, repactuação, revisão, alteração e prorrogação do contrato, observando a periodicidade necessária para os pedidos, bem como sobre os limites legais de acréscimos e supressões, e os prazos de duração e vigência dos contratos; • solicitar ao DECOP, em prazo compatível com a complexidade da contratação, a eventual prorrogação do contrato, de modo a viabilizar a tempestiva lavratura do termo aditivo correspondente ou a elaboração de novo documento de referência, sem desnaturar o objeto original; • encaminhar ao diretor-geral da unidade demandante, até o mês de novembro de cada exercício, os pedidos de emissão de notas de empenho para os contratos que permanecerão em vigor no exercício seguinte; • acompanhar o saldo dos empenhos efetuados, solicitando o seu reforço quando necessário, desde que haja prévia aprovação da despesa, bem como acompanhar o saldo contratual, mantendo o agente administrativo e o diretor- geral da unidade demandante informados acerca de pagamentos eventualmente pendentes;

FUNÇÃO

RESPONSABILIDADE

• no início do exercício financeiro, encaminhar ao agente administrativo, com ciência do diretor-geral da unidade demandante, pedido de reforço de empenho ou de emissão de novo empenho, para fazer face às despesas correntes; • até o dia 15 de dezembro de cada ano, informar à DGLOG ou à Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF), as obrigações financeiras não liquidadas no exercício, visando à obtenção de reforço, cancelamento e/ou inscrição de saldos de empenho na conta de restos a pagar.

6 CRITÉRIOS GERAIS – RECEBER CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

6.1 A unidade demandante indica o fiscal, o gestor e os seus substitutos, cuja designação deve ocorrer antes da emissão do Memorando de Início do contrato (Modelo exemplificativo no anexo 1).

6.2 Nos contratos que envolvam prestadores de serviço residentes, nos quais a medição do serviço é feita com base na mão de obra disponibilizada, a DGLOG encaminha à DICON, por e-mail, o FRM-DGLOG-026-07 – Ficha de Identificação de Prestador de Serviço, apresentada pelo fiscal do contrato, para lançamento no SISCAN. Após o lançamento, as fichas são descartadas.

6.3 O fiscal deve verificar se o profissional apresentado atende ao perfil profissiográfico para a vaga em questão, em conformidade com o respectivo documento de referência.

6.4 Nos demais contratos que envolvam prestadores de serviço residentes, em que a medição é realizada com base em outras unidades de medida, o cadastramento é realizado pelo próprio fiscal do contrato no SISFISCAL.

7 RECEBER CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

7.1 A DICON recebe da Divisão de Instrução e Análise Contratual da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DIANC), por e-mail, os seguintes documentos referentes ao novo contrato:

a) documento de referência e anexos afins;

b) planilha vencedora.

7.2 O diretor da DICON analisa a documentação enviada pela DIANC e escolhe, para apoiar o gestor e o fiscal do novo contrato, o agente administrativo responsável e seu substituto, levando-se em consideração a complexidade e o quantitativo de contratos de cada equipe. Após, encaminha mensagem eletrônica para o serviço correspondente, com os documentos e a indicação.

7.3 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os arquivos eletrônicos e cria a pasta eletrônica do contrato. Nesta pasta, além dos anexos do e-mail encaminhado pela DIANC, são salvos ainda os seguintes documentos:

a) Termo de Contrato;

b) Memorando de Xxxxxx;

c) Ata de Reunião Inaugural;

d) Portaria de Indicação do Gestor e Fiscal (cópia da publicação).

7.3.1 Os documentos citados acima que compõem a pasta eletrônica do contrato são cópias, os originais são anexados ao Processo Administrativo de Contratação e Execução de Contratos.

7.4 O agente administrativo agenda e promove reunião inaugural, presencial ou virtual com o representante da empresa, com o gestor e o fiscal designados para o contrato.

7.5 Na reunião inaugural são tratados, essencialmente, os seguintes assuntos:

a) entendimento comum do objeto do contrato;

b) esclarecimento dos canais de comunicação, telefones e e-mails, da contratada, do gestor e fiscal do contrato e do agente administrativo;

c) ciência, ao gestor e ao fiscal do contrato, do Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato (REMAC) pertinente à natureza do serviço contratado;

d) esclarecimento à contratada sobre os documentos que xxxxxxx ser apresentados no momento do faturamento, constantes no Checklist para Apresentação do Faturamento (FRM-DGLOG-026-01), bem como a forma de entrega dos documentos;

e) indicação do preposto da contratada;

f) ciência à contratada do início da execução do contrato, por meio do memorando de início emitido pelo gestor do contrato.

7.5.1 A reunião é registrada na Ata da Reunião Inaugural Presencial/Virtual, que é encaminhada por e-mail aos participantes para validação.

7.5.2 Na Ata da Reunião Inaugural deve constar o nome e a matrícula do gestor, fiscal, agente administrativo e seus respectivos substitutos.

7.5.3 O serviço responsável deve enviar eletronicamente a Ata de Reunião Inaugural Presencial/Virtual (FRM-DGLOG-005-06) à DICON para que seja encaminhada à DGLOG solicitando a publicação da portaria designando gestor/fiscal/agente e seus substitutos, caso a portaria ainda não tenha sido publicada. Após, a ata é anexada ao processo principal.

7.6 O gestor/fiscal emite o Memorando de Início em 02 (duas) vias, sendo uma entregue à empresa contratada na Reunião Inaugural e a outra, anexada ao processo principal.

7.6.1 Se emitido posteriormente à reunião, o fiscal responsável pelo contrato envia por e-mail à contratada.

7.6.2 O serviço responsável encaminha o processo principal ao DELFA para cadastramento no SIGFIS.

7.6.3 Após o recebimento do processo principal, o serviço responsável pelo contrato lança os dados referentes à contratação no SISCAN, digitaliza o Memorando de Início e arquiva em pasta eletrônica.

7.7 O processo principal é sobrestado no SEI na DICON.

8 CRITÉRIOS GERAIS – CONFERIR FATURAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

8.1 O valor dos serviços prestados pelas empresas contratadas é devido após seu adimplemento.

8.2 No faturamento dos contratos que envolvam prestadores de serviços vinculados às empresas deve-se observar o período mensal, com emissão da nota fiscal a partir do 1º dia útil do mês subsequente ao da prestação dos serviços, respeitando o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) constante no contrato e considerando os serviços prestados no mês anterior.

8.3 Nos demais serviços, o faturamento observa os termos do Documento de Referência/Contrato.

8.4 No corpo da nota fiscal devem constar o mês de execução dos serviços, bem como o número do termo contratual ao qual se referem os serviços prestados.

8.5 Nos casos de faturamento com prestação de serviço em diversos municípios, as notas fiscais são encaminhadas à autuação em blocos de no máximo 5 (cinco) notas.

8.5.1 Em cada bloco, são anexadas as certidões de regularidade fiscal da empresa e o despacho de autuação.

8.5.2 O Checklist para Apresentação do Faturamento (FRM-DGLOG-026-01), devidamente autenticado, e os documentos devem ser anexados ao bloco de maior valor.

8.5.3 Os processos de fatura devem ser devolvidos todos juntos, nos casos de contratos que possuam mais de um processo de faturamento.

8.5.4 Ao enviar os processos, a unidade remetente não deve mantê-los abertos no sistema SEI, de forma que os processos de fatura só permaneçam abertos em uma única

unidade de cada vez, para que seja garantida a possibilidade de sobrestamento dos autos em eventual necessidade.

8.6 A atestação deve ser feita por dois servidores, em atendimento ao art. 90, § 3º, da Lei Estadual nº 287/79, entre aqueles designados como fiscal, fiscal substituto, gestor e gestor substituto, e na ausência de um destes por um servidor da respectiva diretoria, desde que devidamente justificado, a contar da autuação, no prazo de:

a) 08 (oito) dias: fatura principal (com documentação) dos contratos com prestadores de serviço residentes;

b) 09 (nove) dias: demais faturas.

8.6.1 A atestação deve ser feita mediante despacho assinado eletronicamente com o seguinte texto padronizado: “Declaro que foram prestados os serviços a que se refere o presente documento”.

8.7 Os autos são devolvidos ao Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato e a nota fiscal deve ser visada por aposição de assinatura eletrônica, pelo agente administrativo ou seu substituto, quando for o caso, a contar do recebimento do processo, em:

a) 08 (oito) dias: fatura principal (com documentação) dos contratos com prestadores de serviço residentes;

b) 09 (nove) dias: demais faturas.

8.8 Os prazos acima não devem exceder 16 (dezesseis) e 18 (dezoito) dias, respectivamente, entre a data da autuação e a liberação para pagamento.

8.9 No ato da atestação, o fiscal deve juntar aos autos os seguintes documentos, observada a sua pertinência em relação à natureza do contrato:

a) Planilha de Medição dos Serviços;

b) Relação de Ocorrências do Mês do Faturamento (FRM-DGLOG-005-12), devidamente autenticada;

c) Relação Mensal de Identificação de Prestadores de Serviço/Levantamento de Satisfação (FRM-DGLOG-005-07), devidamente autenticada;

d) Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato – REMAC (FRM-DGLOG-005- 04-01 ou FRM-DGLOG-005-10-01), pertinente à natureza do serviço contratado, devidamente preenchido e autenticado;

e) Extrato de FGTS e INSS dos colaboradores, por amostragem, de 06 (seis) em 06 (seis) meses, objetivando que, ao final do contrato, todos tenham tido seus extratos avaliados;

f) demais documentos previstos no respectivo Documento de Referência.

8.10 A DICON monitora os prazos de tramitação dos processos de faturamento e a quantidade de faturas liberadas no prazo padrão na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento e Planilha de Controle de Faturas Liberadas no Prazo Padrão.

8.11 Os processos de compra de material que contenham serviços são, após os procedimentos de competência do Departamento de Patrimônio e Material da Diretoria- Geral de Logística (DGLOG/DEPAM), enviados à DICON para os procedimentos de faturamento dos serviços.

9 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

9.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a nota fiscal/faturamento por e-mail e confere, de acordo com o Checklist para Apresentação do Faturamento (FRM-DGLOG-026-01) referente ao contrato, os seguintes documentos:

a) regularidade fiscal da contratada – certidões do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social), do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);

b) guias do INSS e do FGTS de competência anterior à prestação de serviço;

c) relação do arquivo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) do mês anterior à prestação dos serviços;

d) comprovação de disponibilização do vale-refeição e do vale-transporte aos prestadores de serviços;

e) comprovação bancária de pagamento dos salários;

f) folha analítica ou contracheque;

g) planilha demonstrativa de cálculos do valor faturado;

h) comprovação da prestação dos serviços.

9.1.1 Os itens “b”, “c”, “d”, “e” e “f” só se aplicam aos contratos que contenham em seu escopo prestação de serviços com mão de obra, independente da unidade de medida.

9.2 Autua a(s) nota(s) fiscal(is) e os demais documentos por meio do Processo Administrativo Eletrônico - SEI, elabora despacho de remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura e juntada do Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato, de acordo com a natureza do objeto contratual.

9.2.1 Os documentos anexados devem estar em formato PDF e agrupados por assunto (ex: nota fiscal, certidões, guias, relação SEFIP, comprovação de vale refeição, comprovação de vale transporte, relação bancária, folha analítica) observada a sua pertinência em relação à natureza do contrato.

9.2.2 A despeito da autuação, na ausência de qualquer documento previsto no FRM-DGLOG- 026-01 do contrato, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.

9.2.3 Após a autuação, lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

9.3 Nos faturamentos que necessitam de medição prévia do serviço prestado, a nota fiscal, com os documentos pertinentes, é autuada, instruída e atestada pelo fiscal do contrato, e posteriormente encaminhada à DICON.

9.4 O fiscal e o seu substituto devem atestar a (s) nota (s) fiscal (is) e devolver o faturamento ao agente administrativo (verificar item 8.6):

a) em até 8 (oito) dias, quando se tratar da fatura principal dos contratos com prestadores de serviço residentes;

b) em até 9 (nove) dias, as demais faturas.

9.5 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os autos do gestor/fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

9.6 Verifica nos autos do faturamento, conforme a pertinência da natureza do contrato:

a) a consistência entre os valores faturados e os valores contratados;

b) o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, por meio do SISCAN;

c) a relação do pagamento de salário e benefícios dos prestadores de serviço;

d) a relação SEFIP dos prestadores de serviço;

e) os apontamentos realizados pelo gestor/fiscal na Relação de Ocorrências do Mês do Faturamento - FRM-DGLOG-005-12;

f) os documentos de rescisão trabalhista, se aplicável;

g) planilha de medição do gestor/fiscal;

h) a validade das certidões de regularidade fiscal;

i) a regularidade no atesto da nota fiscal;

j) guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS referente às rescisões contratuais.

9.6.1 Os itens “b”,“c”, “d”, “e”,“f” e “g” são aplicáveis aos contratos com prestadores de serviço residentes.

9.6.2 Nos contratos de prestação de serviço sem mão de obra, são observados apenas os itens “a”, “g”, “h” e “i”.

9.6.3 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos ao fiscal para retificação ou ratificação.

9.6.4 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores ou ainda se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de

Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, até a complementação da documentação ou ratificação dos dados pela empresa.

9.6.5 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora Planilha de Conferência de Faturamento e despacho para pagamento informando o empenho a debitar, o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço) e a retenção do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), os dois últimos, quando couber.

9.7 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede à atualização destes documentos por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho. No caso da impossibilidade de emissão da certidão no respectivo sítio, deve ser anexado aos autos a comprovação da tentativa.

9.8 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.

9.9 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

9.10 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal por aposição de assinatura eletrônica no despacho de remessa e o encaminha para a:

a) DICOV, para os procedimentos de retenção de verbas trabalhistas e rescisórias, quando se tratar de fatura principal (com documentação) dos contratos com prestadores de serviço residentes;

b) Divisão de Conferência e Liquidação da Despesa da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DILID), para pagamento das demais faturas que não se enquadram na alínea a.

10 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS/ AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E PEÇAS

10.1 O gestor/fiscal do contrato, após verificar se os serviços executados ou materiais e peças adquiridos tem correlação com o objeto do contrato, tendo em vista que a

listagem de materiais, peças e serviços constante do documento de referência é exemplificativa, recebe o faturamento, autua e atesta conforme item 8.6, juntando aos autos:

a) original da solicitação da prestação do serviço ou da compra de material ou peças;

b) atestado de recebimento do serviço ou dos materiais ou peças;

c) relação do material, com emissão de até 06 (seis) meses, a ser adquirido para verificação no estoque do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), devidamente instruída pelo DEPAM;

d) nota fiscal da empresa contratada, bem como cópia da nota fiscal da empresa que executou o serviço ou da empresa da qual a contratada adquiriu os materiais ou peças, devidamente acompanhada das certidões de regularidade fiscal da contratada perante o INSS, FGTS e da CNDT;

e) cotação dos preços dos materiais ou dos serviços.

10.2 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato recebe o processo, lança a data de autuação e devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento e confere nos autos de faturamento:

a) a consistência entre a nota fiscal dos serviços executados ou materiais e peças adquiridos, e a correlação destes com a documentação autuada pelo fiscal do contrato;

b) a consistência entre os valores faturados e os limites contratados.

10.2.1 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos ao fiscal para retificação ou ratificação.

10.2.2 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores, ou ainda se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de

Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, até a complementação da documentação, ou ratificação dos dados pela empresa.

10.2.3 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede à atualização destes documentos por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.

10.3 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora:

a) a (s) Planilha(s) de Conferência de Faturamento e Controle de Saldo Contratual de Serviços Especializados ou de Materiais e Peças, conforme o caso, anexando-as aos autos do processo de faturamento, permanecendo a(s) original(is) arquivada(s) eletronicamente no setor;

b) despacho para pagamento informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.

10.4 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.

10.5 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

10.6 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal por aposição de assinatura eletrônica no despacho de remessa e o encaminha à DILID para pagamento.

11 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE UNIFORMES

11.1 A contratada envia por e-mail ao fiscal a relação nominal dos profissionais com a quantidade de kits de uniformes fornecidos e os comprovantes de recebimento devidamente assinados.

11.2 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação das entregas, ou ainda se constatada divergência nessas informações, o fiscal comunica à contratada, por e-mail, para complementação da documentação ou retificação dos dados.

11.3 O fiscal, após efetuar a conferência de toda documentação, junta as comprovações, preenche o FRM-DGLOG-026-02 – Relação de Quantitativo de Kits de Uniforme Entregue no Período, transforma o bloco de documentos em PDF e o encaminha, por e-mail, ao Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato.

11.4 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, confere os quantitativos conforme a pertinência da natureza do contrato, bem como:

a) a consistência entre o valor a ser faturado e o valor contratado do kit de uniformes entregues;

b) o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, por meio do SISCAN.

11.5 Não havendo divergências, autoriza a contratada a emitir a nota fiscal com o valor total dos kits de uniformes efetivamente entregues e as certidões do INSS, do FGTS e a CNDT, que devem ser encaminhadas por e-mail.

11.6 Constatada alguma divergência nessas informações, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços comunica a contratada ou o fiscal, por e-mail, para complementação da documentação ou retificação dos dados.

11.7 Recebe a nota fiscal e as certidões, abre o processo pelo SEI, lança o respectivo processo e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento e elabora despacho de remessa ao fiscal.

11.8 O fiscal deve autenticar o FRM-DGLOG-026-02 – Relação de Quantitativo de Kits de Uniformes Entregues no Período constante do processo eletrônico.

11.9 O fiscal e o seu substituto devem atestar a nota fiscal e devolver o faturamento ao Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, em até 9 (nove) dias, conforme item 8.6.

11.10 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato lança a data de devolução do processo na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

11.11 Se constatada irregularidade na atestação da nota fiscal ou na autenticação FRM- DGLOG-026-02, os autos são devolvidos para o fiscal para regularização.

11.12 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede às respectivas atualizações por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.

11.13 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, elabora a Planilha de Conferência de Faturamento de Uniformes, Planilha de Controle de Saldo Contratual de Uniformes e despacho para pagamento, informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.

11.14 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.

11.15 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo do Faturamento.

11.16 O agente administrativo confere as informações do processo de faturamento, visa a nota fiscal por aposição de assinatura eletrônica no despacho de remessa e o encaminha à DILID para pagamento.

12 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE SERVIÇOS DE INSTALAÇÃO

12.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a nota fiscal/faturamento por e-mail e confere, de acordo com FRM-DGLOG-026-01, os seguintes documentos:

a) regularidade fiscal da contratada – certidões do INSS, do FGTS e CNDT;

b) relação das ordens de serviço (OSs) dos serviços executados;

c) planilha demonstrativa de cálculos do valor faturado.

12.2 Autua a(s) nota(s) fiscal(is) e os demais documentos pelo SEI, elabora despacho de remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura por 02 (dois) servidores, conforme item 8.6.

12.3 A despeito da autuação, na ausência de qualquer documento previsto no FRM-DGLOG- 026-01, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.

12.4 Após a autuação lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

12.5 O fiscal e o seu substituto devem atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e devolver o faturamento ao agente administrativo em até 9 (nove) dias, conforme o item 8.6.

12.6 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os autos do fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

12.7 Verifica nos autos do faturamento, conforme a pertinência da natureza do contrato, a consistência entre o valor faturado e o valor contratado dos serviços de instalação.

12.8 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos a ele(s) para retificação ou ratificação.

12.8.1 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores ou ainda se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato, conforme item 9.6.4.

12.9 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede à atualização destas por meio dos sítios eletrônicos da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.

12.10 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora Planilha de Conferência de Faturamento, Planilha

de Controle de Saldo Contratual – Quantitativo, Planilha de Controle de Saldo Contratual – Valores e despacho para pagamento informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.

12.11 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.

12.12 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

12.13 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal por aposição de assinatura eletrônica no despacho de remessa e o encaminha à DILID para pagamento.

13 CRITÉRIOS GERAIS PARA A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE HORAS EXTRAS, ALIMENTAÇÃO E TRANSPORTE

13.1 O valor das horas extras e do reembolso de alimentação e transporte a ser pago aos profissionais vinculados às empresas contratadas é devido após a execução dos serviços, cabendo ao PJERJ reembolsá-lo às empresas posteriormente, desde que previsto no Documento de Referência e cumpridos os requisitos desta rotina.

13.2 As horas extras e os reembolsos são solicitados para o atendimento dos serviços extraordinários realizados pelas empresas contratadas, com base nas ordens de serviços (OSs) ou documento que confirme a efetiva execução do serviço, que ficam arquivados na unidade demandante do contrato, para o caso de eventuais fiscalizações.

14 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE HORAS EXTRAS, ALIMENTAÇÃO E TRANSPORTE

14.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a nota fiscal/faturamento por e-mail e confere, de acordo com FRM-DGLOG-026-01, devidamente autenticado, os seguintes documentos:

a) regularidade fiscal da contratada – certidões do INSS, do FGTS e CNDT;

b) comprovações do pagamento das horas extras, vale alimentação e vale transporte;

c) planilha demonstrativa de cálculos do valor faturado.

14.2 Autua a(s) nota(s) fiscal(is) e os demais documentos pelo SEI, elabora despacho de autuação e remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura por 02 (dois) servidores, conforme item 8.6.

14.3 A despeito da autuação, na ausência de qualquer documento previsto no FRM-DGLOG- 026-01, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.

14.4 Após a autuação, lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

14.5 O fiscal deve, no ato da atestação, juntar aos autos o FRM-DGLOG-005-07 - Relação Mensal de Identificação de Prestadores de Serviço/Levantamento de Satisfação, devidamente autenticado.

14.6 O fiscal e o seu substituto devem atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e devolver o faturamento ao Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços em até 9 (nove) dias, conforme item 8.6.

14.7 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, recebe os autos do fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

14.8 Verifica nos autos do faturamento, conforme a pertinência da natureza do contrato:

a) o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, por meio do SISCAN;

b) se o reembolso das horas extras ao profissional está de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e/ou com o Acordo Coletivo da Categoria;

c) se o reembolso do vale transporte e do vale refeição obedece ao Documento de Referência.

14.8.1 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda, se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos a eles para retificação ou ratificação.

14.8.2 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores, ou ainda, se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato, conforme item 9.6.4.

14.9 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede às respectivas atualizações por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.

14.10 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora:

a) as Planilhas de Conferência de Faturamento de Horas Extras, Alimentação e Transporte e de Controle de Saldo Contratual de Despesas Acessórias, anexando-as aos autos do processo de faturamento, permanecendo as originais arquivadas eletronicamente no setor;

b) despacho para pagamento, informando o empenho a debitar e os recolhimentos do INSS e ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.

14.11 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.

14.12 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

14.13 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal por aposição de assinatura eletrônica no despacho de remessa e o encaminha à DILID para pagamento.

15 CRITÉRIOS GERAIS PARA A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE PERNOITES

15.1 O valor de pernoites devido a prestadores de serviço vinculados às empresas contratadas é por estas adiantado aos profissionais que viajam, cabendo ao PJERJ reembolsá-lo às empresas posteriormente, desde que previsto no Documento de Referência e cumpridos os requisitos desta Rotina.

15.2 Os pernoites são pagos para atender às despesas de viagens, com base nas OSs ou documento que confirme a efetiva execução do serviço.

15.3 Caso haja substituição do prestador de serviço para o qual foi requerida a atribuição de pernoites, cabe à UO responsável pela substituição proceder, com a empresa contratada, aos ajustes operacionais relativos ao ressarcimento.

15.4 As solicitações de reembolso de pernoites são recebidas mensalmente ou quinzenalmente, a critério do fiscal do contrato, considerando as viagens realizadas no período anterior.

15.5 Quando a viagem não for realizada em transporte próprio do Tribunal de Justiça, a DICON deve verificar se foi anexada aos autos do processo a autorização expressa do diretor da UO solicitante do pernoite, para realização da viagem, visando ao reembolso da passagem.

16 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PAGAMENTO DE PERNOITES

16.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a nota fiscal/faturamento por e-mail e confere, de acordo com FRM-DGLOG-026-01, devidamente autenticado, os seguintes documentos:

a) regularidade fiscal da contratada – certidões do INSS, do FGTS e CNDT;

b) comprovações do pagamento dos pernoites;

c) planilha demonstrativa de cálculos do valor faturado.

16.1.1 Autua a(s) nota(s) fiscal(is) e os demais documentos pelo SEI, elabora despacho de autuação e remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura por 02 (dois) servidores, conforme item 8.6.

16.1.2 A despeito da autuação, na ausência de qualquer documento previsto no FRM- DGLOG-026-01, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.

16.2 Após a autuação, lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

16.3 O fiscal e o seu substituto devem atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e devolver o faturamento ao agente administrativo em até 9 (nove) dias, conforme item 8.6.

16.3.1 O fiscal deve, no ato da atestação, anexar aos autos o FRM-DGLOG-026-03 – Relação para Pagamento de Pernoites, devidamente autenticado.

16.4 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os autos do fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

16.5 Verifica, nos autos do faturamento, o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, pelo SISCAN.

16.5.1 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos a eles para retificação ou ratificação.

16.5.2 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores, ou ainda, se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato, conforme item 9.6.4.

16.5.3 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede às respectivas atualizações por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.

16.6 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora:

a) as Planilhas de Conferência de Faturamento de Pernoites e de Controle de Saldo Contratual de Despesas Acessórias, anexando-as aos autos do processo de faturamento, permanecendo as originais arquivadas eletronicamente no setor;

b) despacho para pagamento, informando o empenho a debitar e os recolhimentos do INSS e do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.

16.7 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.

16.8 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.

16.9 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal por aposição de assinatura eletrônica no despacho de remessa e o encaminha à DILID para pagamento.

17 CONDIÇÕES GERAIS PARA PRORROGAR PRAZO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

17.1 A cláusula de prorrogação deve ter previsão no termo contratual.

17.2 A prorrogação do prazo contratual para a prestação de serviços de natureza continuada deve observar o limite de 60 (sessenta) meses conforme determina o artigo 57, inciso II da Lei nº 8.666/1993.

17.3 Os contratos somente são prorrogados antes de expirado o seu prazo de vigência, e deverão ser submetidos à aprovação da Assessoria Jurídica da DGLOG, desde que preenchidos, cumulativamente, a cada prorrogação, os seguintes requisitos:

a) relatório da unidade demandante que indique que os serviços tenham sido prestados regularmente;

b) manifestação de interesse da unidade demandante na continuidade dos serviços, o que será devidamente motivado e justificado por escrito;

c) comprovação de que o valor do contrato permanece economicamente vantajoso para o Tribunal;

d) manifestação prévia e expressa de concordância da contratada com a prorrogação;

e) comprovação de que a contratada mantém as condições iniciais de habilitação.

17.3.1 A vantajosidade econômica para a prorrogação de contratos de serviços terceirizados de natureza continuada deve ser precedida de análise entre os preços contratados e aqueles no mercado, de modo a concluir que a continuidade da contratação é mais vantajosa que a realização de uma nova licitação, sem prejuízo de eventual negociação com a contratada para adequação dos valores àqueles encontrados na pesquisa de mercado.

17.3.2 Para a realização da análise de preços, a unidade demandante deve utilizar o formulário TEMP-DGLOG-DECAN-002 - Cotação de Preços para a Contratação de Serviços.

17.3.3 A vantajosidade econômica para prorrogação dos contratos de prestação de serviços continuados com mão de obra alocada estará assegurada, sendo dispensada a realização de pesquisa de mercado, nas seguintes hipóteses:

I. houver previsão contratual de que as repactuações dos itens envolvendo a folha de salários serão efetuadas com base em acordo, convenção, dissídio coletivo de trabalho ou em decorrência de lei;

II. houver previsão contratual de que os reajustes dos itens envolvendo insumos, materiais e equipamentos serão efetuados com base em índices oficiais de preços, previamente definidos no contrato, que guardem a maior correlação possível com o segmento econômico em que estejam inseridos tais insumos

ou materiais ou, na falta de qualquer índice setorial, o IPCA (Índice de Preços ao Consumidor)/IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) (Ato Normativo TJ nº 03/2019).

17.3.4 O gestor do contrato, excepcionalmente e de forma motivada, diante das especificidades do termo contratual, da competitividade do certame, da adequação da pesquisa de preços que fundamentou o valor de referência da licitação, da realidade de mercado, bem como da eventual ocorrência de circunstâncias atípicas no setor da contratação, poderá decidir, no caso concreto, pela realização da pesquisa de preços.

17.4 A DICON auxilia o gestor no monitoramento dos prazos, por intermédio da Planilha de Acompanhamento dos Prazos Contratuais.

17.5 A indagação prévia sobre o interesse em prorrogar o contrato deve ser encaminhada à empresa com a antecedência de 250 dias.

17.6 Com antecedência de 180 dias do término do contrato, a DICON indaga ao gestor sobre o interesse em prorrogar, e ratifica, com a empresa contratada, a indagação anterior.

17.6.1 Nos contratos de serviços não continuados, que tenham por escopo o fornecimento de bens ou utilidades, ou a prestação de serviços específicos em um período pré- determinado, a DICON indaga ao fiscal sobre a execução do objeto com antecedência de 100 dias do término do contrato.

17.7 O gestor deve instruir os autos com a pesquisa de mercado, indicando quais foram as fontes pesquisadas, bem como indicar a metodologia aplicada.

17.8 Nos contratos com prestadores de serviço residentes, a pesquisa de mercado é realizada pela Assessoria de Análise de Custos do DECAN, caso o gestor entenda necessário (item 17.3.3).

17.9 Para fins de anuência aos valores da prorrogação, a planilha totalizadora de cálculo encaminhada à contratada pode ser assinada com a identificação do subscritor

representante da empresa ou ter seu valor total mencionado por ele, na respectiva correspondência eletrônica.

17.10 Eventuais diligências do TCE sobre prorrogação dos contratos devem ser remetidas ao gestor para manifestação ou ciência, conforme teor da diligência.

18 PRORROGAR PRAZO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

18.1 Com a antecedência de 250 dias do término do contrato, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, indaga previamente à empresa sobre o interesse em prorrogar.

18.1.1 Se a prorrogação não interessar à empresa contratada, comunica ao gestor/fiscal, via

e-mail, indagando o procedimento a ser adotado tendo em vista a resposta negativa.

18.2 Faltando 180 dias para o término do contrato, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, encaminha correspondência eletrônica ao gestor de contrato, para que se manifeste sobre a prorrogação e informe se há procedimento para nova contratação em trâmite.

18.2.1 A DICON monitora os prazos de deflagração das prorrogações por meio da Planilha de Controle do Prazo de Indagação das Prorrogações na DICON.

18.2.2 Caso haja procedimento visando a uma nova contratação, deve ser encaminhado e- mail à Assessoria de Custo do DECAN indagando se o contrato que está sendo licitado segue o mesmo valor do contrato a ser prorrogado.

18.2.3 Se o valor da nova licitação for menor, e o objeto dela for o mesmo do contrato que está sendo prorrogado, o órgão fiscal deve ser questionado para explicar a diferença verificada entre os dois processos.

18.3 Concomitantemente, aos 180 dias do término do contrato, encaminha carta à empresa contratada por e-mail, para que em 48 horas, ratifique o interesse na prorrogação do contrato.

18.3.1 No caso de contratações com prazo inferior a 12 meses, a deflagração deve ocorrer na metade do prazo contratual.

18.3.2 Em se tratando de contratos de receita, a indagação deve observar o prazo de 100 dias antes do término do contrato.

18.3.3 Se a prorrogação contratual não interessar ao gestor do contrato de prestação de serviço, junta resposta ao processo principal e encaminha para ciência do DECAN.

18.3.4 Se a empresa contratada não ratificar o interesse na prorrogação, comunica ao gestor/fiscal, via e-mail, indagando o procedimento a ser adotado tendo em vista a desistência da empresa.

18.4 Havendo interesse mútuo em prorrogar o contrato, encaminha os autos principais ao gestor para instrução.

18.5 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe e analisa a instrução do processo principal, verificando, além dos documentos citados no item 17.3, quando for o caso:

a) pesquisa de mercado;

b) quadro comparativo das pesquisas.

18.5.1 Havendo qualquer pendência na instrução devolve o processo principal ao gestor/fiscal e/ou à Assessoria de Análise de Custos da DGLOG (DGLOG/ASANC) para a correção.

18.5.2 Elabora as planilhas de cálculo da prorrogação autenticando-as.

18.5.3 Após a revisão e autenticação das planilhas, os dados são lançados no histórico do contrato do SISCAN, com o apontamento “pendente de autorização e formalização”.

18.6 Encaminha as planilhas de cálculo por e-mail à empresa contratada, para anuência dos valores do contrato para a prorrogação.

18.7 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, deve sobrestar o processo eletrônico no SEI, enquanto aguarda a resposta da contratada.

18.8 Elabora informação sobre a prorrogação e instrui o processo principal com:

a) mensagens eletrônicas de indagação acerca da prorrogação encaminhadas ao gestor e à empresa contratada;

b) resposta da contratada de anuência da prorrogação e dos valores do contrato;

c) planilhas de cálculo dos valores;

d) certidões de regularidade fiscal da contratada (INSS e FGTS), CNDT e SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores);

e) informação sobre a prorrogação.

18.9 Lança os dados referentes ao andamento da prorrogação no SISCAN.

18.10 O agente administrativo analisa a instrução e a informação de prorrogação e encaminha ao diretor da DICON.

18.11 O diretor analisa a instrução e a informação e encaminha o processo principal ao DECOP.

18.12 As unidades envolvidas neste processo de trabalho devem dar início ao cumprimento de todos os procedimentos exigidos para a realização de uma nova prorrogação contratual, com as antecedências mínimas previstas no quadro abaixo, antes do término do prazo de vigência do contrato, de modo a viabilizar a tempestiva lavratura do termo correspondente e se evitar a solução de continuidade na prestação dos serviços em razão da extinção do ajuste:

PRAZO DAS UOs
DEFLAGRAÇÃO DA PRORROGAÇÃO PELA DICON – 180 DIAS DO MARCO FINAL DO CONTRATO
AÇÃO	QUEM	PRAZO
INSTRUÇÃO DOS AUTOS	GESTOR/FISCAL	50 DIAS
ANÁLISE PRELIMINAR DA INSTRUÇÃO	DECOP/DICON	15 DIAS
SANEAMENTO DO PROCESSO E CUMPRIMENTO DE EXIGÊNCIAS	GESTOR/FISCAL	15 DIAS
ANÁLISE E INSTRUÇÃO FINAL DA PRORROGAÇÃO	DECOP/DICON	15 DIAS
ANÁLISE	DGLOG	5 DIAS
ANÁLISE E ENCAMINHAMENTO À ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR PARA AUTORIZAR	DGPCF	10 DIAS
AUTORIZAÇÃO	ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR	10 DIAS
EMISSÃO DE NAD E NOTA DE EMPENHO	DGPCF	10 DIAS
ELABORAÇÃO DE MINUTA DE TERMO ADITIVO	DELFA	10 DIAS
EXAME E APROVAÇÃO DA MINUTA DE TERMO ADITIVO	ASJUR/DGLOG	10 DIAS
CONVOCAÇÃO DA EMPRESA	DELFA	10 DIAS
COLHEITA DA ASSINATURA DO PRESIDENTE	ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR	5 DIAS
PUBLICAÇÃO DO TERMO NO DJERJ E LANÇAMENTO NO SIGFIS/TCE	DELFA	5 DIAS
TEMPO RESERVA PARA EVENTUAL DILIGÊNCIA	DELFA	10 DIAS
TOTAL	180 DIAS

18.13 A DICON monitora os prazos de instrução interna e liberação das prorrogações por meio da Planilha de Controle do Prazo de Instrução das Prorrogações da DICON, Planilha de Controle do Prazo de Liberação das Prorrogações e da Planilha de Acompanhamento dos Prazos Contratuais.

18.14 Durante a execução do contrato, a critério do agente administrativo, e ao fim de cada prorrogação, deve ser preenchido e mantido atualizado, o Formulário de Análise da Execução Contratual (FRM-DGLOG-026-05), devidamente autenticado, onde deve ser relatado qualquer problema verificado no curso da contratação, bem como medidas para aprimorar a sua execução quando da elaboração de um novo Termo de Referência.

18.15 Em caso de contrato que vai completar 60 meses, última prorrogação permitida pela Lei nº 8.666/93, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato encaminha o Termo de Ciência da Última

Prorrogação (FRM-DGLOG-026-04) no processo principal para o gestor/fiscal solicitando as providências necessárias para elaborar a nova contratação em tempo hábil.

18.15.1 O Termo de Ciência da Última Prorrogação deve ser encaminhado no prazo de até 60 (sessenta) dias após o início da última prorrogação, autenticado pelo agente administrativo responsável pelo contrato, para ciência do fiscal e do Diretor Geral da área.

19 CONDIÇÕES GERAIS PARA REPACTUAR/REAJUSTAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

19.1 O pedido de repactuação/reajuste deve observar o prazo de 1 (um) ano da data do orçamento a que a proposta se referir.

19.1.1 Considera-se como data do orçamento a data do acordo, convenção, dissídio coletivo de trabalho ou equivalente vigente à época da apresentação da proposta, quando a variação dos custos for decorrente da mão de obra e estiver vinculada às datas-bases destes instrumentos, os quais necessariamente tenham estipulado o salário vigente à época da apresentação da proposta.

19.2 Novos reajustes ou repactuações devem observar o interregno mínimo de 1 (um) ano, a contar da data de início dos efeitos financeiros do último reajuste ou repactuação aprovados e concedido pelo Tribunal.

19.3 O pedido de repactuação deve estar instruído com os documentos jurídico-normativos a que se referir, comprovando que as variações dos custos efetivamente ocorridas causaram desequilíbrio econômico-financeiro ao contrato, com a devida justificativa e acompanhado de planilha com a demonstração analítica da variação dos componentes de custo do contrato, conforme o acordo, convenção, dissídio coletivo de trabalho ou equivalente, devidamente homologado e registrado, vedada a inclusão, por ocasião da repactuação, de qualquer item de custo não previsto nos componentes apresentados originalmente.

19.4 Os reajustes e repactuações a que a contratada faz jus não se operam automaticamente, já que dependem de solicitação expressa da contratada, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contado:

a) da homologação da Convenção Coletiva de Xxxxxxxx, quando se tratar de mão de obra;

b) da divulgação do índice do IPCA, quando se tratar de serviços.

19.4.1 Para a concessão de repactuação, o prazo de 30 (trinta) dias previsto acima somente começa a fluir a partir do registro do acordo, dissídio ou convenção coletiva na Secretaria de Relações do Trabalho do Ministério da Economia.

19.4.2 Caso a contratação se baseie em mais de uma convenção coletiva ou dissídio, o prazo só começa a contar após a homologação da última convenção/dissídio.

19.4.3 Caso não seja observado o prazo fixado no item anterior, a alteração dos valores somente surtirá efeitos a partir da data em que efetivamente for veiculado o requerimento, decaindo o direito de crédito da contratada quanto ao período transcorrido.

19.4.4 Caso os reajustes e as repactuações não sejam solicitados ou ressalvados durante a vigência do contrato, serão objeto de preclusão com a assinatura da prorrogação contratual ou com o encerramento do termo contratual.

20 REPACTUAR/REAJUSTAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

20.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe, por e-mail, a solicitação de reajuste/repactuação, e analisa o interregno mínimo para o pleito.

20.2 Os pedidos de reajuste/repactuação devem ser, imediatamente após o seu recebimento, encaminhados para análise do agente administrativo, para verificar se há atipicidade, divergência ou ausência de informações na solicitação, em prazo exíguo.

20.2.1 Se houver algum fator que demande um tempo maior para análise, o processo deve ser tratado como prioridade, sendo implementadas as ações de controle para evitar o seu envelhecimento ou a perda do prazo.

20.2.2 Havendo qualquer pendência na instrução do pedido, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços comunica a contratada, por e- mail, para complementação da documentação ou retificação dos dados.

20.2.3 Após a certificação pelo agente administrativo, no processo, da data em que a solicitação foi encaminhada pela contratada, o Serviço registra o pedido na Planilha de Controle de Prazos de Reajuste/Repactuação.

20.3 Quando se tratar de contratação que envolva mão de obra e se basear em mais de uma convenção coletiva ou dissídio, a solicitação da repactuação pode ser autuada após o encaminhamento integral pela contratada de todas as convenções/dissídios, ou após o encaminhamento parcial pela contratada das convenções/dissídios já homologados.

20.4 As solicitações de reajustes e repactuações devem estar acompanhadas dos seguintes itens:

I – No caso das repactuações:

a) documentos indispensáveis à comprovação da alteração dos preços de mercado de cada um dos itens da planilha, quando for o caso;

b) novo acordo ou convenção coletiva de trabalho, devidamente registrados, sentença normativa ou lei, que fundamentam o pedido de repactuação;

c) demonstração da alteração dos custos, por meio de apresentação das planilhas analíticas de composição de custos e formação de preços;

d) documentos que comprovem que a contratada já arca com os custos decorrentes das disposições do novo acordo ou convenção coletiva.

II – No caso de reajustes:

a)índices oficiais de preços previstos no termo contratual;

b)demais documentos e planilhas que demonstrem o efetivo desequilíbrio econômico-financeiro do contrato.

20.5 Elabora as planilhas de cálculo da repactuação/reajuste, autenticando-as.

20.5.1 As planilhas são revisadas e autenticadas pelo revisor.

20.5.2 Encaminha as planilhas de cálculo por e-mail à empresa contratada, para anuência dos novos valores do contrato, sobrestando o processo eletrônico no SEI, enquanto aguarda a resposta da contratada.

20.6 Elabora informação sobre a repactuação/reajuste e instrui o processo principal com:

a) o pedido de repactuação/reajuste da contratada e documentos em anexo;

b) resposta de anuência da contratada quanto aos novos valores;

c) planilhas de cálculo dos novos valores;

d) certidões de regularidade fiscal da contratada (INSS e FGTS) e CNDT;

e) informação sobre a repactuação/reajuste.

20.7 Lança os dados referentes à repactuação/reajuste no SISCAN.

20.8 O agente administrativo analisa a instrução e a informação e encaminha ao diretor da DICON.

20.9 O diretor analisa a instrução e a informação e encaminha o processo principal ao DECOP.

21 ALTERAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

21.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe do gestor/fiscal pedido de alteração do contrato de prestação de serviço, devidamente instruído e motivado.

21.2 Analisa o pedido e a instrução, à luz das determinações contidas no artigo 65 da Lei nº 8.666/1993.

21.3 Havendo qualquer pendência na instrução, junta aos autos e o encaminha ao gestor/fiscal para a regularização.

21.4 Elabora as planilhas de cálculo da alteração, autenticando-as.

21.4.1 As planilhas são revisadas e autenticadas pelo revisor.

21.5 Encaminha as planilhas de cálculo por e-mail à empresa contratada, para anuência dos novos valores do contrato, sobrestando o processo eletrônico no SEI, enquanto aguarda a resposta da contratada.

21.6 Elabora informação sobre a alteração e instrui o processo principal com os seguintes documentos:

a) pedido de alteração do gestor/fiscal;

b) resposta da anuência da contratada quanto aos valores da alteração;

c) planilhas de cálculo dos novos valores;

d) certidões de regularidade fiscal da contratada (INSS e FGTS) e CNDT;

e) informação sobre a alteração.

21.7 Lança os dados referentes à alteração no SISCAN.

21.8 O agente administrativo analisa a instrução e a informação e encaminha ao diretor da DICON.

21.9 O diretor analisa a instrução e a informação e encaminha o processo principal ao DECOP.

21.10 Eventuais diligências do TCE sobre alterações contratuais devem ser remetidas ao gestor para manifestação ou ciência, conforme o teor da diligência.

21.11 Para que a alteração seja formalizada com a antecedência necessária, sugere-se que os pedidos sejam feitos com 90 (noventa) dias antes do início da alteração, conforme tabela abaixo:

PRAZO DAS UOs
PEDIDOS DE ALTERAÇÃO PELO GESTOR/ FISCAL – 90 DIAS DE ANTECEDÊNCIA
AÇÃO	QUEM	PRAZO
INSTRUÇÃO	DICON	15 DIAS
ANÁLISE	DECOP	4 DIAS
ANÁLISE	DGLOG	4 DIAS
ANÁLISE EMPENHO	DGPCF	28 DIAS
ANÁLISE	DELFA	8 DIAS
ANÁLISE	DGLOG	4 DIAS
FORMALIZAÇÃO TERMO	DELFA	15 DIAS
ASSINATURA DO TERMO LIBERAÇÃO	DELFA	6 DIAS
PUBLICAÇÃO DO TERMO	DELFA	6 DIAS
TOTAL	90 dias

22 REVISAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

22.1 Observada a necessidade de revisar o contrato, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora as planilhas de cálculo da revisão, autenticando-as.

22.1.1 Se a revisão for requerida pela contratada, o pedido deve estar instruído com os documentos jurídico-normativos a que se referir, acompanhado de planilha com a demonstração analítica da variação de custo.

22.1.2 Havendo qualquer pendência na instrução do pedido, caso a revisão tenha sido requerida pela contratada, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.

22.1.3 As planilhas são revisadas e autenticadas pelo revisor.

22.2 Encaminha as planilhas de cálculo por e-mail à contratada, para anuência dos novos valores do contrato, sobrestando o processo eletrônico no SEI, enquanto aguarda a resposta da contratada.

22.3 Elabora informação sobre a revisão e instrui o processo principal com:

a) o documento jurídico-normativo em que se baseou a revisão;

b) o pedido de revisão da contratada e documentos em anexo, se houver;

c) resposta de anuência da contratada quanto aos valores da revisão;

d) planilhas de cálculo dos novos valores;

e) certidões de regularidade fiscal da contratada (INSS e FGTS) e CNDT;

f) informação sobre a revisão.

22.4 Lança os dados referentes à revisão no SISCAN.

22.5 O agente administrativo analisa a instrução e a informação e encaminha ao diretor da DICON.

22.6 O diretor analisa a instrução e a informação e encaminha o processo principal ao DECOP.

23 INDICADOR

NOME	FÓRMULA	PERIODICIDADE
Percentual de Cumprimento do Prazo de Instrução Interna dos Pedidos de Reajuste– Repactuação.	(Quantidade de prazos cumpridos/quantidade de contratos) x 100	Mensal
Percentual de Faturas Liberadas no Prazo Padrão	(Quantidade de faturas liberadas no prazo padrão / quantidade de faturas liberadas no mês) x 100%	Mensal
Percentual de Contratos de Prestação de Serviços que são Substituídos por Novas Contratações dentro do Prazo Legal	(Quantidade de contratações substituídas dentro do prazo legal / quantidade de contratações finalizadas no período) x 100%	Mensal
Percentual de Cumprimento do Prazo de Instrução da Prorrogação - Fiscal	(Quantidade de prazos cumpridos/quantidade de contratos) x 100	Mensal

NOME	FÓRMULA	PERIODICIDADE
Percentual de Cumprimento do Prazo de Instrução Interna das Prorrogações	(Quantidade de prazos cumpridos/quantidade de contratos) x100	Mensal

24 GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

24.3 As informações deste processo de trabalho são geridas pela UO e mantidas em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão da informação documentada apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO	CÓDIGO CCD*	RESPON- SÁVEL	ACESSO	ARMAZE- NAMENTO	RECUPE- RAÇÃO	PROTEÇÃO	RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**)	DISPOSIÇÃO
Processo administrativo de contratação e execução de contrato	0-0-4b	Agente Administrativo	Irrestrito	Armário	Por número de processo	Condições Apropriadas	1 dia	DGCOM/ DEGEA***
Planilha de Controle de Faturas liberadas no prazo padrão	0-0-3b	UO	Irrestrito	Pasta	Unidade Organizaci onal/Mês	Condições apropriadas	1 ano	Eliminação na UO
Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento	0-0-3b	Agente Administrativo	Irrestrito	Pasta eletrônica	Objeto/ Contrato	Backup e Condições apropriadas	1 ano	Eliminação na UO
Planilha de Controle de Saldo Contratual de Serviços Especializados	0-5-2-1c	Agente Administrativo	Irrestrito	Pasta eletrônica	Objeto/ Contrato	Backup e Condições apropriadas	5 anos	Eliminação na UO
Planilha de Controle de Saldo Contratual de Materiais e Peças	0-5-2-1c	Agente Administrativo	Irrestrito	Pasta eletrônica	Objeto / Contrato	Backup e Condições apropriadas	5 anos	Eliminação na UO
Planilha de Controle de Saldo Contratual de Uniformes	0-5-2-1c	Agente Administrativo	Irrestrito	Pasta eletrônica	Objeto / Contrato	Backup e Condições apropriadas	5 anos	Eliminação na UO
Planilha de Controle de Saldo Contratual de Despesas Acessórias	0-5-2-1c	Agente Administrativo	Irrestrito	Pasta eletrônica	Objeto / Contrato	Backup e Condições apropriadas	5 anos	Eliminação na UO
Planilha de Controle de Saldo Contratual – Quantitativo	0-5-2-1c	Agente Administrativo	Irrestrito	Pasta eletrônica	Objeto / Contrato	Backup e Condições apropriadas	5 anos	Eliminação na UO
Planilha de Controle de Saldo Contratual – Valores	0-5-2-1c	Agente Administrativo	Irrestrito	Pasta eletrônica	Objeto / Contrato	Backup e Condições apropriadas	5 anos	Eliminação na UO
Planilha de Controle dos Términos dos Contratos	0-6-2-2g	DGLOG/ DICON	Irrestrito	Pasta Eletrônica	Assunto	Backup e Condições Apropriadas	1 ano	Eliminação na UO

IDENTIFICAÇÃO	CÓDIGO CCD*	RESPON- SÁVEL	ACESSO	ARMAZE- NAMENTO	RECUPE- RAÇÃO	PROTEÇÃO	RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**)	DISPOSIÇÃO
Planilha de Controle do Prazo de Instrução das Prorrogações da DICON	0-6-2-2g	DGLOG/ DICON	Irrestrito	Pasta Eletrônica	Assunto	Backup e Condições Apropriadas	1 ano	Eliminação na UO
Planilha de Acompanhamento dos Prazos Contratuais	0-6-2-2g	DGLOG/ DICON	Irrestrito	Pasta Eletrônica	Assunto	Backup e Condições Apropriadas	1 ano	Eliminação na UO
Planilha de Controle do Prazo de Liberação das prorrogações	0-6-2-2g	DGLOG/ DICON	Irrestrito	Pasta Eletrônica	Assunto	Backup e Condições Apropriadas	1 ano	Eliminação na UO
Planilha de Controle do Prazo de Indagação das Prorrogações na DICON	0-6-2-2g	DGLOG/ DICON	Irrestrito	Pasta Eletrônica	Assunto	Backup e Condições Apropriadas	1 ano	Eliminação na UO
Planilha de Controle do Prazo do Reajuste	0-6-2-2g	DGLOG/ DICON	Irrestrito	Pasta Eletrônica	Assunto	Backup e Condições Apropriadas	1 ano	Eliminação na UO
Planilha de Controle de Prazo de Liberação das Prorrogações	0-6-2-2g	DGLOG/ DICON	Irrestrito	Pasta Eletrônica	Assunto	Backup e Condições Apropriadas	1 ano	Eliminação na UO

Legenda:

Notas:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.

a) Eliminação na UO – procedimentos – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais.

b) DGCOM/DEGEA – procedimentos – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.

c) Os dados lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses dados cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

25 ANEXOS

• Anexo 1 – Modelo exemplificativo Memorando de Xxxxxx;

• Anexo 2 – Fluxo do Procedimento de Receber Contrato de Prestação de Serviços;

• Anexo 3 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Prestação de Serviços;

• Anexo 4 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Serviços Especializados/Aquisição de Materiais e Peças;

• Anexo 5 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Uniformes;

• Anexo 6 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Serviços de Instalação;

• Anexo 7 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Horas Extras, Alimentação e Transporte;

• Anexo 8 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Pagamento de Pernoites;

• Anexo 9 – Fluxo do Procedimento Prorrogar Prazo de Contrato de Prestação de Serviço;

• Anexo 10 – Fluxo do Procedimento Repactuar/Reajustar Contrato de Prestação de Serviço;

• Anexo 11 – Fluxo do Procedimento Alterar Contrato de Prestação de Serviço;

• Anexo 12 – Fluxo do Procedimento Revisar Contrato de Prestação de Serviço.

ANEXO 1 – MODELO EXEMPLIFICATIVO MEMORANDO DE INÍCIO

MEMORANDO DE INÍCIO

Número do

Processo:

Número da Licitação:

Número do Contrato:

Fiscal do Contrato:

Pelo presente, comunico à empresa                            que o contrato de                               (descrever o objeto) terá início em           .

Fiscal do Contrato:
Matrícula:
Assinatura, carimbo:	Data:
De acordo.
Contratada:
Representante Legal:
CPF:
Assinatura:	Data:

ANEXO 2 – FLUXO DO PROCEDIMENTO RECEBER CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-026 Revisão: 25 Página: Pág 44 de 54

ANEXO 3 – FLUXO DO PROCEDIMENTO RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

ANEXO 4 – FLUXO DO PROCEDIMENTO DE RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS/AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E PEÇAS

ANEXO 5 – FLUXO DO PROCEDIMENTO RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE UNIFORMES

ANEXO 6 – FLUXO DO PROCEDIMENTO DE RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE SERVIÇOS DE INSTALAÇÃO

ANEXO 7 – FLUXO DO PROCEDIMENTO RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE HORAS EXTRAS, ALIMENTAÇÃO E TRANSPORTE

ANEXO 8 – FLUXO DO PROCEDIMENTO RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PAGAMENTO DE PERNOITES

ANEXO 9 – FLUXO DO PROCEDIMENTO PRORROGAR PRAZO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

ANEXO 10 – FLUXO DO PROCEDIMENTO REPACTUAR/REAJUSTAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

ANEXO 11 – FLUXO DO PROCEDIMENTO ALTERAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

ANEXO 12 – FLUXO DO PROCEDIMENTO REVISAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO