MANUAL DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
COORDENAÇÃO DE CONTRATOS
Este trabalho é resultado da participação em diversos cursos visando o aprimoramento do setor de contratos. Nele também está um arrazoado das práticas diárias desenvolvidas na execução das tarefas pelos diferentes agentes, desde estagiários, passando pelos diversos servidores envolvidos.
Essas rotinas uma vez organizadas em manual e fluxo têm fulcro no enquadramento aos princípios legais, especialmente as Leis 10.520/02 e 8666/93 e subsidiariamente o atendimento aos modelos traçados pela Advocacia Geral da União.
O objetivo é, normatizar os procedimentos para que as práticas uma vez descritas possam consolidar-se como processo formal do setor e, além disso, serem melhoradas através do refinamento dos processos e da convergência das atividades com os demais setores.
Com essa finalidade, os responsáveis pelos setores de contratos desta Universidade e Hospital Universitário, apresentam este Manual de Normas, Procedimentos, Rotinas e Fluxo de Processos.
Xxxxxx Xxxxx (Coordenação de Contratos/ SINFRA/UFAL) e Xxxxxx Xxxxxx (Assessoria de Contratos/ HUPAA/UFAL)
Maceió, xx/xx/xx Memo. n° xxxx/2012
Ref.: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO Nº xxxxxx
Ao Diretor Geral
Senhor xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Designado por Vossa senhoria para a tarefa de FISCAL DE CONTRATO, referente à contratação da empresa , para execução da obra
, venho com fulcro no art. 67 S1°, da Lei n° 8.666/93, solicitar a contratação de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, posto que, pelas características do empreendimento, é indispensável esse nível de assessoria.
Observo que o objeto apresenta características xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, e cabe à Administração Pública tomar medidas preventivas de resguardo da segurança.
Embora a empresa contratada tenha responsabilidade técnica, compete a este fiscal, por força da lei, conferir todos os elementos e especificações do contrato. Como a questão estrutural exige conhecimento especifico – e é fundamental nesse mérito - , impõe-se a participação de profissional especialmente contratado.
Em diligências feitas junto à área de serviços e ao setor de RH deste órgão, não se identificou, dentro o quadro, profissional com a habilitação exigida, o que gera solução do art. 67, caput, da Lei n° 8.666 (contratação).
Recomendação de Sindicância
Maceió, Alagoas
Memo. DADM-FC n° xxxx/2012
Ref.: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
Dra xxxxxxxxxxxxxxxxx Diretora Geral
Senhora Diretora,
Designados por Vossa Senhoria para a tarefa de FISCAL DE CONTRATO, referente à contratação da empresa , licitada para a prestação do serviço de , cumprimos o dever de informar o seguinte:
a) No exame periódico da documentação, observamos indícios que sugerem falsificação das seguintes certidões:
Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
Recomendamos, assim que Vossa Senhoria determine a instauração de SINDICÂNCIA de natureza investigatória, que é o expediente legitimo in casu.
Recomendação de rescisão de contrato
Maceió, Alagoas
Memo. DADM-FC n° xxxx/2012
Ref. : FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
Sra. Xxxxxxxxxxxxxxxxx Diretora Geral
Designado por Vossa Senhoria para a tarefa de FISCAL DE CONTRATO, referente à contratação da empresa , licitada para realizar , venho informar o seguinte:
a) O contrato refere-se ao serviço de limpeza do edifício
b) Na cláusula 17, está estabelecida, a obrigação de a empresa contratada “retirar das instalações do prédio, diariamente, o lixo recolhido pelas equipes de faxina”. O corre que as embalagens com lixo – inclusive resíduos de alimentos – têm ficado no prédio, junto à garagem, por até cinco dias causando desconforto pelo mau cheiro que exala e atraindo ratos e baratas, que nos últimos três meses, passaram a freqüentar com desenvoltura recinto, espalhando-se pela portaria, corredores e gabinetes.
c) O preposto da empresa foi formalmente notificado XX vezes, conforme documentos anexados. Em nenhuma ocasião, a contratada dignou-se a responder; muito menos, qualquer providencia foi tomada.
d) Como derradeira tentativa, este fiscal marcou data e hora para a vistoria conjunta do local (comprovante anexo), mas, novamente, o representante da empresa foi silente. Não compareceu.
e) Questionados os empregados da empresa, informaram que estão instruídos a concentra o lixo nas proximidades da garagem, lá deixando-o por alguns dias, para que o caminhão da empresa possa, em menor número de viagens, levar o maior número de volumes. E explicaram eu nenhuma orientação em sentido contrário lhes foi passada.
f) A leitura da cláusula contratual leva a concluir que, efetivamente, a empresa está descumprindo os termos da sua obrigação e, assim
procedendo, causa prejuízo, constrangimento e incômodos à administração, funcionários e administrados que transitam no prédio.
Caracterizada, portanto, a situação prevista no art. 78 da Lei n° 8.666/93, o fato enseja seja promovida, pelo devido processo legal, a RESCISÃO DO CONTRATO.
Recomenda-se, então, as providências previstas no parágrafo único do art. 78 da lei em tela.
À consideração de Vossa Senhoria.
MODELO DE COMUNICAÇÃO COM O PREPOSTO
Maceió,xx/xxxxxxx/xxxx Ofício. DADM-FC n° xxxx/2012
Ref.: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
Sr.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Preposto da empresa xxxxxxxxxxxxxx Prezado Senhor
Em vistoria às obras de reforma do edifício , contratadas por esta Superintendência, verificamos as situações abaixo que, ao que tudo indica, estão em desconformidade com os termos do contrato. Vejamos:
i. A laje do primeiro piso apresenta. Na sua estrutura , enquanto, pelo projeto, deve ser.
ii. A parede de fundo do hall de recepção, onde será instalado mural de azulejos, mostra-se em ângulo que não corresponde Nessa posição, a incidência de luz ficará parcialmente prejudicada
iii. O material utilizado no piso dos lavatórios do primeiro andar não corresponde às especificações técnicas contidas no
Com isso, a empresa incide no descumprimento do que preceitua a cláusula
Diante aos fatos aqui postos, solicitamos que sejam em xx (xxx) dias, tomadas as providências para estabelecer o perfeito cumprimento dos termos contratuais.
MODELO DE COMUNICAÇÃO COM SETORES DA ADMINISTRAÇÃO
Maceió,
Memo. DADM-FC n° xxxx/2012
Ref. : FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO Sr. ADMINISTRADOR
Chefe do Departamento de Serviços Gerais Prezado Senhor
Como FISCAL DO CONTRATO relacionado a , que esta sendo executado pela empresa , solicitamos a Vossa Senhoria providências no sentido de no dia de de , instalar.....
Observando que essa medida é compromisso contratual da administração, conforme cláusula O não cumprimento retardará a execução do contrato, além de gerar encargos adicionais que terão que ser suportados pelo erário.
Em caso de dúvida na parte operacional, queira, por gentileza manter contato com este serviço de fiscalização, que oferecerá os esclarecimentos adicionais ou, se for o caso, encaminhará ao preposto da empresa para o exame conjunto.
MODELO DE COMUNICAÇÃO COM TERCEIROS
Maceió,
Ofício. DADM-FC n° XXXX/2012
Ref.: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO DE OBRA PÚBLICA
Senhor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Comandante do Corpo de Bombeiros
Como FISCAL DO CONTRATO nº xx/xxxx, firmado pela Ufal, com empresa
, solicitamos os préstimos de Vossa Senhoria no sentido de designar quadros técnicos dessa corporação para realizar vistoria de apoio nas obras da rua
Ocorre que, em diligência de fiscalização, que executamos por determinação do Exmo. Superintendente do SINFRA, verificamos que . Em primeiro momento, a situação pareceu-nos riscos para Como medida preventiva, parece-nos indispensável o exame por quadro de profissionais.
Neste sentido, rogamos a atenção do apoio, que atende, em primeira mão, a segurança pública e aos interesses da Administração.
MODELOS DE REGISTROS
Abertura do documento
Em data de -- /--/ , nesta cidade de Maceió-AL, faço a abertura do presente LIVRO
DE REGISTROS, referente ao serviço de fiscalização do contrato de conservação e
limpeza firmado pelo Hospital Universitário com a empresa
_, conforme ato de nomeação n° , de --/--/---- .
O presente LIVRO passa a conter os registros de vistoria, diligências, comunicações e providências.
Em arquivo próprio são mantidos os documentos originais referidos no presente documento.
Visita às instalações da empresa
Registro que em data de ---/---/---, visitei as instalações da empresa , onde, às hr min, fui recebido pelo o preposto Sr. xxxxxxxxxxxxxxx.
Na ocasião, conheci o sistema de controle do material; tive acesso ao depósito de equipamentos utilizados no serviço; verifiquei as condições de manuseio e transporte de produtos tóxicos; e constatei as condições dos uniformes e materiais de segurança dos empregados.
Verifico que os itens estão de acordo com as especificações técnicos do contrato. Na oportunidade, dei ciência ao preposto de que, a qualquer contato referente à parte operacional, deverá reporta-se ao FISCAL nomeado pela Administração.
Serviço irregular
---/---/----
Fiscalizando a execução das tarefas dos empregados, na parte relacionada à limpeza dos sanitários, verifiquei, na manhã do dia , no 5° andar do prédio que
A situação está em desacordo com as condições do contrato conforme estabelecem as cláusulas - e
Encaminhei, então, expediente ao preposto da empresa, solicitando as seguintes providências:
.........................
.........................
Documento original nesse sentido encontra-se arquivado na pasta “COMUNICAÇÕES
”.
Providências da empresa
/ /
Registro que na data de ---/---/--- recebi do proposto da empresa, que deu-me ciência do recebimento da correspondência enviada em data de , a que se refere o REGISTRO N° 03, e esclareceu a tomada das seguintes providências:
...................
................
No dia ---/---/---, fiz diligência, constatando que, efetivamente, as falhas apontadas foram supridas pela empresa.
Não vislumbro, nesta etapa, dano substancial à Administração, ficando o episódio, no entanto, registrando para efeitos jurídicos no caso de reincidência.
Solicitação de material
---/---/---
Consigno que solicitei pelo Memorando n° , encaminhamento ao Senhor
, a cedência de um computador portátil tipo , tendo em vista que o equipamento disponibilizado não está a atender as necessidades das operações de controle. Trata-se de um equipamento antigo, com programa desatualizado (Modelo
) e que não permite a sua utilização em trabalhos de campo.
O acompanhamento do contrato exige equipamentos do tipo , capaz de
A Solicitação encontra-se arquivada na pasta .
Ofício nº ---/2011 ---/UFAL.
Maceió/ AL, --- de agosto de 2011.
À Empresa
nome da empresa
Aos cuidados do (a) nome da pessoa responsável na contratada Endereço completo da empresa
NOTIFICAÇÃO
A união, por intermédio do Hospital Universitário Prof. Xxxxxxx Xxxxxxx, da Universidade Federal de Alagoas, neste ato representada pelo Diretor Geral do HUPAA, Sr., vem NOTIFICAR nome da empresa a ser notificada, já qualificada no Contrato nº / , acerca dos seguintes fatos:
Fatos | Referência contratual | Referência legal |
Assim fica a empresa notificada para, querendo, apresentar defesa no prazo máximo de 05 (cinco) dias corridos, a contar da data do recebimento desta notificação, dirigida ao Diretor Geral do Hospital Universitário na Av. Xxxxxxxx Xxxx Xxxx, S/N – Tabuleiro dos Martins, CEP 57.072-900 – Maceió/AL, sala da Secretaria Geral, telefone 00 0000-0000, tendo em conta a possível aplicação de sanções administrativas, conforme disposições contidas na Seção
I, capítulo IV, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e da Lei nº 10.520, de
17 de julho de 2002 e seus regulamentos, sem prejuízo da rescisão do contrato, nos termos do art. 77 e seguintes da Seção V, do Capítulo III, do mesmo diploma legal.
Diretor Geral /UFAL
Nota explicativa:
1. A Advocacia Geral da União alerta que cabe ao Fiscal do Contrato manter em registro próprio, regularmente atualizado, todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, nos termos do § 1º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993. Esse expediente permitirá que se solicite à Contratada, de forma clara e precisa, os esclarecimentos e providências indispensáveis ao adequado acompanhamento contratual.
2. A AGU alerta que esta etapa pode ser suprimida , na hipótese do fato infracional estar comprovadamente consumado e não haver necessidade de solicitação de providências.
2.1 Neste caso, a autoridade competente do órgão, mediante informações prestadas pelo Fiscal do Contrato, por escrito, poderá, de plano, notificar a Contratada acerca dos fatos, tendo em vista a possível aplicação de penalidade.
NORMAS, PROCEDIMENTOS E FLUXOS DE PROCESSOS