GOVERNANÇA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ARTEFATO PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS DE TIC

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃO SECRETARIA DE COORDENAÇÃO E GOVERNANÇA DAS EMPRESAS ESTATAIS DIRETORIA DE ORÇAMENTO DE ESTATAIS

COORDENAÇÃO-GERAL DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO DE ESTATAIS

BRASÍLIA - 2018

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃO

SECRETARIA DE COORDENAÇÃO E GOVERNANÇA DAS EMPRESAS ESTATAIS

UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA

Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx

Secretário Reitora

Xxxxx Xxxxx

Diretor do Departamento de Orçamento de Estatais

Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx

Diretor do Centro de Apoio ao Desenvolvimento

Tecnológico – CDT

Coordenador-Geral de Gestão da Informação de Estatais Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxxx Coordenador do Laboratório de Tecnologias da Tomada de Decisão – LATITUDE

EQUIPE TÉCNICA

Natal Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx – SEST

Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx – SEST

EQUIPE TÉCNICA

Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxx (Pesquisador Sênior)

Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx (Pesquisador Sênior) Xxxx Xxxx Xxxxxx (Pesquisador Sênior)

Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxxxxxx (Pesquisador Sênior) Xxxx Xxxxxxx xx Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Glauber Xxxx Xxxxx xx Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx xxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx dos Reis Lisboa Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxx e Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxx

Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx da Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx

HISTÓRICO DE VERSÕES

15/03/2018 | Versão 1.0

Descrição: Inclusão dos artefatos, definição do processo, adequação do passo-a- passo, objetivos e capa ao processo.

Autor: Xxxx Xxxx Xxxxxx e Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxx x Xxxxx. Revisor: Natal Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx e Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 5

VISÃO GERAL 5

2.1. Objetivo 5

2.2. Justificativa 5

PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS DE TIC 6

3.1. Definição 6

3.2. Passo a passo 6

ARTEFATOS 7

4.1. Documentos 7

4.1.1 Documentos 9

4.1.2 Documentos 10

4.1.3 Documentos 12

4.1.4 Documentos 13

4.1.5 Documentos 14

4.1.6 Documentos 16

4.1.7 Documentos 17

4.1.8 Documentos 18

4.1.9 Documentos 19

4.1.10 Documentos 20

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 21

5.1. Documentos 21

Em observância às normas e diretrizes de Tecnologia da Informação (TIC) do Poder Executivo Federal, disseminadas pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (SETIC/MP), na condição de Órgão Central do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) e, conforme preconiza o Decreto Presidencial nº 7.579, de 11 de outubro de 2011, o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), como Órgão Setorial integrante do SISP, vincula-se aos preceitos definidos pelo Sistema relativamente à governança e gestão de tecnologia da informação.

Diante do tema e também em decorrência de orientação do TCU, conforme Acórdão 3051/2014 a SEST deve atuar no desenvolvimento de ações que promovam a disseminação da cultura de Governança de TIC nas Empresas Estatais, para facilitar o cumprimento dos objetivos definidos e exigidos no planejamento estratégico, como também na racionalização de recursos e retorno financeiro/operacional.

VISÃO GERAL

2.1. Objetivo

Identificar e apontar os passos necessários, de acordo com as práticas listadas em literatura e conhecimento prático, para o Processo de Gestão de Contratos de TIC nas diferentes Empresas Estatais.

2.2. Justificativa

A SEST, institucionalmente, como órgão de Coordenação e Governança das Empresas Estatais, deve promover e orientar a Governança de TIC dessas entidades. As iniciativas nesse sentido devem ser planejadas e priorizadas a partir do alinhamento dos investimentos de TIC aos objetivos estratégicos das organizações.

PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS DE TIC

3.1. Definição

O Processo de Gestão de Contratos de TIC visa gerenciar os serviços de TIC prestados por todos os tipos de fornecedores para atender aos requerimentos da Estatal.

Nesse sentido, este processo define práticas para selecionar fornecedores, gerir os relacionamentos e contratos de TIC e monitorar o desempenho dos fornecedores para efetividade e conformidade na prestação dos serviços.

3.2. Passo a passo

Para implantação do Processo de Gestão de Contratos de TIC, é preciso executar as seguintes atividades:

1 - Selecionar fornecedores utilizando os critérios estabelecidos pela Estatal.

2 - Realizar com o fornecedor as atividades especificadas no contrato firmado entre os fornecedores e Estatal.

3 - Selecionar, monitorar e analisar os processos.

4 - Selecionar, monitorar e analisar os contratos de TIC com os fornecedores. 5 - Identificar e avaliar o relacionamento com os fornecedores.

6 - Gerenciar relacionamento com fornecedores e contratos de TIC. 7 - Gerenciar os riscos dos contratos de TIC com os fornecedores.

8 - Monitorar o desempenho dos fornecedores de acordo com as métricas definidas pela Estatal.

9 - Monitorar a conformidade dos contratos de TIC da Estatal.

ARTEFATOS

4.1. Documentos

Os modelos dos documentos para o Processo de Gestão de Contratos de TIC estão disponíveis para download no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxx, conforme lista a seguir:

Estabelecer Condições de Contratação

Edital de Contratação de TI

Nome:

Edital de Contratação de TI

Objetivo:

Estabelecer condições de contratação aos possíveis fornecedores interessados na prestação de serviço à Estatal.

Definir a Forma de Prestação de Serviço

Termo de Referência (Projeto Base)

Nome:

Termo de Referência (Projeto Base)

Objetivo:

Caracterizar a obra ou serviço objeto de licitação, elaborado com base nas indicações de estudos técnicos preliminares, que assegurem viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo do mesmo e a definição de métodos e prazos de execução.

Definir Métricas e Indicadores

Indicadores e Métricas para Aferir Resultados

Nome:

Indicadores e Métricas para Aferir Resultados

Objetivo:

Definir métricas e indicadores a serem utilizados no processo de gerência do contrato.

Definir o Serviço a Ser Prestado

Ordens de Serviço (ou de Fornecimento de Bens)

Nome:

Ordens de Serviço (ou de Fornecimento de Bens)

Objetivo:

Definir e especificar concretamente os serviços a serem realizados segundo as métricas definidas e os serviços realizados.

Definir Plano para Controlar o Processo de Contratação

Nome:

Plano de Gerenciamento de Contrato de TIC

Objetivo:

Plano de Gerenciamento de Contrato de TIC

Definir processos, responsáveis e ferramentas para acompanhar o processo de contratação e manter o controle das ações necessárias para que os serviços contratados sejam prestados sem prejuízos.

Especificar Informações de Interesse para a Contratada

Comunicações à Contratada

Nome:

Comunicações à Contratada

Objetivo:

Especificar/caracterizar informações necessárias para a contratada.

Registrar Serviços Prestados e/ou Bens Entregues

Termo de Recebimento Provisório

Nome:

Termo de Recebimento Provisório

Objetivo:

Declarar formalmente quais serviços foram prestados e/ou bens entregues, para posterior análise de qualidade.

Registrar Adequação de Serviços Prestados e/ou Bens Entregues

Termo de Recebimento Definitivo

Nome:

Termo de Recebimento Definitivo

Objetivo:

Declarar formalmente que os serviços prestados e/ou bens entregues atendem aos requisitos estabelecidos no contrato.

Registrar Rejeição à Serviços Prestados e/ou Bens Entregues

Termo de Rejeição

Nome:

Termo de Rejeição

Objetivo:

Declarar formalmente à contratada que os serviços prestados e/ou bens entregues foram avaliados, mas não serão recebidos por estarem em desacordo com os requisitos estabelecidos no contrato.

Avaliar o Desempenho dos Fornecedores

Relatório de Desempenho do Fornecedor/Contratada

Nome:

Relatório de Desempenho do Fornecedor/Contratada

Objetivo:

Avaliar o desempenho dos fornecedores das Estatais de forma contínua e promover o desenvolvimento de parceiros com relacionamentos sustentáveis.

4.1.1 Edital de Contratação de TI

EDITAL N° <número do edital>

O <Estatal> levam ao conhecimento dos interessados que, na forma da <Base regulatória e normativa> e de outras normas aplicáveis ao objeto deste certame, farão realizar <Modo de Contratação> mediante as condições estabelecidas neste Edital.

DO OBJETO

DA DESPESA E DOS RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS

DA PARTICIPAÇÃO

DA PROPOSTA

DA CLASSIFICAÇÃO DAS PROPOSTAS

DA NEGOCIAÇÃO

DA DEMONSTRAÇÃO DOS SERVIÇOS

DA HABILITAÇÃO

DO RECURSO

DA HOMOLOGAÇÃO

DO INSTRUMENTO CONTRATUAL

DAS SANÇÕES

DOS ESCLARECIMENTOS E DA IMPUGNAÇÃO AO EDITAL

DISPOSIÇÕES FINAIS

DOS ANEXOS

Aprovado em de de .

Observações:

O Edital deve observar o XIV da LEI Nº 13.303, DE 30 DE JUNHO DE 2016: nas contratações visando ao cumprimento do disposto nos artigos 3º, 4º, 5º e 20 da Lei no 10.973, de 2 de dezembro de 2004, observados os princípios gerais de contratação dela constantes;

4.1.2 Termo de Referência (Projeto Base)

1. Objeto

2. Justificativa

3. Forma de Prestação de Serviços ou Execução do projeto

4. Metodologia de Avaliação

5. Descrição de Tarefas

6. Obrigações da Contratada

7. Obrigações da Contratante

8. Medidas Acauteladoras

9. Controle de Execução do Contrato

10. Das Infrações e Sanções

11. Da Vigência do Contrato

Aprovado em de de .

Observações:

Um projeto básico, é o conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução.

Deve conter os seguintes elementos:

• Desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global da obra e identificar todos os seus elementos construtivos com clareza;

• Soluções técnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulação ou de variantes durante as fases de elaboração do projeto executivo e de realização das obras e montagem;

• Identificação dos tipos de serviços a executar e de materiais e equipamentos a incorporar à obra, bem como suas especificações que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter competitivo para a execução;

• Informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos construtivos, instalações provisórias e condições organizacionais para a obra, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução;

• Subsídios para a montagem do plano de licitação e gestão da obra, compreendendo a sua programação, a estratégia de suprimentos, as normas de fiscalização e outros dados necessários em cada caso;

• O orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliado.

4.1.3 Indicadores e Métricas para Aferir Resultados

Indicadores e Métricas e para Aferir os Resultados <Sigla da estatal>

1. Introdução

2. Conceitos e Definições

3. Xxxxxx

4. Ferramentas, Técnicas e Metodologias

5. Métricas e Indicadores

Aprovado em de de .

<nome completo da autoridade máxima da Estatal

Observações:

A finalidade desse documento é fornecer um ponto de referência sobre as métricas e indicadores a serem usados na gerencia de contratos. É imprescindível definir os indicadores e métricas a serem usados nesse processo.

Para isso, faz-se necessário descrever os conceitos inerentes a esses processos de medição e definir marcos e ferramentas para aplicar as métricas e indicadores.

Sobre tudo, é imprescindível listar as métricas e indicadores a serem usados, definindo como eles serão empregados e qual a formula de seus cálculos.

4.1.4 Ordens de Serviço (ou de Fornecimento de Bens)

Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens

Controle de Versões

Versão	Data	Autor	Notas da Revisão

1. Identificação

2. Especificação dos Produtos/Serviços e Volumes

3. Cronograma

4. Datas e Prazos

5. Acordo

<Identificação e assinaturas de responsáveis das partes.>

Aprovado em de de .

Observações:

As ordens de fornecimento ou serviço nada mais são do que comandos concretos expedidos pela Administração para que o contratado realize os fornecimentos em quantidade, prazo e local definidos no edital, em razão das demandas efetivas que precisam ser satisfeitas. Deve conter, no mínimo:

• A definição e a especificação dos serviços a serem realizados;

• O volume de serviços solicitados e realizados segundo as métricas definidas;

• Os resultados ou produtos solicitados e realizados;

O cronograma de realização dos serviços, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos; a avaliação da qualidade dos serviços realizados e as justificativas do avaliador;

A identificação dos responsáveis pela solicitação, pela avaliação da qualidade e pela atestação dos serviços realizados, os quais não podem ter nenhum vínculo com a empresa contratada;

4.1.5 Plano de Gerenciamento de Contrato de TIC

Plano de Gerenciamento do Contrato de TI <Sigla da estatal>

Controle de Versões

Versão	Data	Autor	Notas da Revisão

1. Objetivo do Plano de Gerenciamento do Contrato de TI

2. Gerenciamento do Contrato de TI

2.1. Processo (s) do Contrato de TI

2.2. Documentos Padronizados de Problemas

2.3. Responsabilidades do Contrato de TI

Membro da Equipe	Responsabilidades

2.4. Ferramentas Usadas

Ferramenta	Descrição	Quando aplicar	Responsavel

Aprovado em de de .

<nome completo da autoridade máxima da Estatal

Observações:

A gerencia do Contrato tem por objetivo acompanhar o processo de contratação, garantindo a documentação plena do que foi acordado e mantendo controle de todas as ações necessárias para que os serviços contratados sejam prestados sem prejuízos futuros.

Para que uma boa gerencia de contratos aconteça, é necessário planejar detalhadamente as atividades do processo.

O planejamento deve ser completo e eficiente. O gerenciamento do contrato correto deve atender ao cumprimento de normas e regulamentações, controlar os riscos do contrato e os limites das operações.

A boa gerencia do contrato deve ter como finalidade:

• Possibilitar o cumprimento do contrato;

• Atender o objeto do contrato

• Evitar litígios;

• Minimizar dúvidas;

• Reduzir a necessidade de demandas judiciais;

• Manter clima favorável entre partes contratantes e contratadas.

4.1.6 Comunicações à Contratada Comunicações à Contratada da <Sigla da estatal> Controle de Versões

Versão	Data	Autor	Notas da Revisão

1. Quadro de Comunicações

QUADRO DE INFORMAÇÕES

Qu al info rma ção

ua l pr o p ós it o

Qu em é o res po nsá vel

Qu em apr ova ou vali da

Que m deve ser cons ulta do

Quem deve ser infor mado

Quand o e Qual periodi cidade

Onde serão armazen adas

Tem plate

Proced imento

melhor es prática s

Proc esso

Área de conhec imento

Come ntário s

2. Registro das partes interessadas

Código	Informação	Interessado

Aprovado em de de .

Observações:

A comunicação entre as partes (Contratante e Contratada) será feita por carta, entregue contra recibo ou pelo correio com aviso de recepção na sede das mesmas, ou através de e-mail e ou qualquer outro mecanismo. As partes devem definir como será e seguir o protocolo definido.

4.1.7 Termo de Recebimento Provisório

Termo de Recebimento Provisório

1. Identificação

2. Especificação dos Produtos/Serviços e Volumes Recebidos

3. Data

De Acordo

<Identificação e assinaturas de responsáveis das partes.>

Aprovado em de de .

Observações:

O Termo de Recebimento Provisório é uma declaração formal de que os serviços foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos Critérios de Aceitação.

4.1.8 Termo de Recebimento Definitivo

Termo de Recebimento Definitivo

1. Identificação

2. Especificação dos Produtos/Serviços e Volumes Recebidos

3. Data

De Acordo

<Identificação e assinaturas de responsáveis das partes.>

Observações:

Aprovado em de de .

O Termo de Recebimento Definitivo é uma declaração formal de que os serviços prestados ou bens fornecidos atendem aos requisitos estabelecidos no contrato.

4.1.9 Termo de Rejeição

Termo de Rejeição

1. Identificação

2. Especificação dos Produtos/Serviços e Volumes Rejeitados

3. Data

De Acordo

<Identificação e assinaturas de responsáveis das partes.>

Aprovado em de de .

Observações:

O Termo de Rejeição declara formalmente a Contratada que os serviços prestados ou os bens fornecidos foram devidamente avaliados, mas não serão recebidos, por estarem em desacordo com os requisitos estabelecidos no contrato abaixo referenciado, de acordo com os motivos expressos no contrato para que o contrato de TI seja rejeitado.

A estatal rejeitará, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o contrato de TI.

4.1.10 Relatório de Desempenho do Fornecedor/Contratada Relatório de Desempenho do Fornecedor/Contratada

1. Identificação

2. Desempenho do Fornecedor/Contratada

3. Nota de Desempenho Final

Observações:

Aprovado em de de .

O objetivo deste relatório é avaliar o desempenho dos fornecedores das estatais de forma contínua e promover o desenvolvimento dos parceiros com relacionamentos sustentáveis.

Os principais critérios a serem observados para a avaliação do desempenho dos fornecedores convergem para:

• Preço/custo do fornecimento;

• Qualidade dos produtos; •

• Tempo/prazo/velocidade de entrega;

• Confiabilidade e;

• Flexibilidade do fornecedor.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

5.1. Documentos

- Planejamento Estratégico da Secretaria 2015-2018.

- Guia de Comitê de TIC do SISP (Versão 2.0 – 2016).

- Guia do PDTIC do SISP (Versão 2.0 Beta – 2015).

- Guia de Gerenciamento de Projetos do SISP (Versão 1.0 MGP-SISP – 2011).

- Guia de Metodologia de Gerenciamento de Portfólio de Projetos do SISP (Versão 1.0 MGPP-SISP – 2013).

- Guia de Processo de Software do SISP (Versão 1.0 PSW-SISP – 2012).

- Guia de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação (GovTIC) do SISP (Versão 2.0 – 2017).

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