Versão Atualizada em Responsável: 2 Fevereiro/2020 George Andrew Moor Kerr
POLÍTICA DE SELEÇÃO E CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS
Versão | Atualizada em | Responsável: |
2 | Fevereiro/2020 | Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxx |
1. OBJETIVO
A Presente Política de Contratação de Terceiros (“Política”) visa estabelecer as regras gerais para os processos de contratação de terceiros e obrigações básicas que devem ser adotadas por fornecedores CG INVESTIMENTOS BRAZIL LTDA (“Gestora”).
Esta Política trata sobre as diretrizes para as contratações de terceiros e é pautada nas boas práticas comerciais e de gestão, sendo um complemento às normas e políticas internas da Gestora, inclusive o Código de Ética e Manual de Controles Internos.
Esta Política é elaborada em conformidade com o Código ANBIMA de Regulação e Melhores Práticas para Administração de Recursos de Terceiros, bem como demais normas regulatórias e autorregulatórias aplicáveis.
O responsável por esta Política e pela sua execução é o diretor da área de compliance e risco da Gestora, Sr. Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxx (“Área de Compliance” e “Diretor de Compliance”, respectivamente).
2. DEFINIÇÃO
Para os fins da presente Política, considera-se terceiro qualquer pessoa natural, empresa individual (pessoa jurídica) ou sociedade empresária (sociedade anônima, limitada, etc.) que comercialize e forneça produtos e materiais, ou que preste serviço de qualquer natureza diretamente à Gestora ou aos seus clientes, sendo aplicável também a eventuais subcontratados (em conjunto “Terceiros”, indistintamente e, individualmente "Terceiro").
3. APLICABILIDADE
Os processos aqui descritos se aplicam a todas as seleções e contratações de Terceiros pela Gestora e devem ser direcionados para assegurar que os respectivos contratos sigam os requisitos aqui estabelecidos.
As normas aqui contidas se aplicam a todos os sócios, administradores, empregados, funcionários, trainees e estagiários da Gestora (em conjunto os “Colaboradores” e, individualmente, o “Colaborador”).
4. PRINCÍPIOS DE APLICAÇÃO E NORMAS DE CONDUTA
Os seguintes princípios devem orientar a implementação dos procedimentos previstos nesta Política:
1) Risco: as análises e procedimentos de due diligence descritos nesta Política representam um processo de identificação, avaliação e tentativa de atenuação de risco. Não existe um processo que possa proteger completamente a Gestora de riscos decorrentes da contratação de Terceiros. O objetivo deve ser avaliar amplamente estas ações e abordar os aspectos que parecem apresentar um risco material para a Gestora.
2) Flexibilidade: embora esta Política estabeleça determinadas regras, procedimentos e fatores de risco, elas não podem ser aplicadas indiscriminadamente, devendo seguir um enfoque com base no risco. A identificação, avaliação e atenuação de riscos deve ser realizada de forma suficientemente flexível para se adaptar às realidades enfrentadas pela Gestora e as especificidades de cada contratação. O Diretor de Compliance tem flexibilidade para aplicar os procedimentos de due diligence com base em seus critérios e avaliações de risco. Caso uma situação particular apresente um risco adicional, os Colaboradores devem consultar o Diretor de Compliance.
3) Monitoria contínua: o processo de monitoria e supervisão dos Terceiros é constante e continua mesmo após o término do processo formal de due diligence e a contratação do Terceiro.
5. CORRETORAS
Na seleção de corretoras, a Gestora deverá realizar análise criteriosa e objetiva dos aspectos qualitativos da empresa, buscando o melhor interesse para os investidores.
Devem ser avaliadas, principalmente, as questões societárias, o histórico da instituição e dos sócios e diretores, capacidade operacional e de execução e o custo.
Serão levadas em consideração as taxas de corretagem, devolução e os serviços apresentados. Adicionalmente, a Gestora poderá exigir o fornecimento de documentos que comprovem a qualificação técnica da corretora, além de outros documentos que a Área de Compliance entenda serem pertinentes para a avaliação.
O Diretor de Compliance manterá uma lista de corretoras aprovadas com base nos critérios estabelecidos pela Gestora. O trader executará ordens exclusivamente com corretoras constantes referida lista, exceto se receber a autorização prévia do Diretor de Compliance para usar outra corretora. O Diretor de Compliance atualizará a lista de corretoras aprovadas conforme as novas relações forem estabelecidas ou relações existentes forem terminadas ou modificadas.
A equipe de gestão e o Diretor de Compliance devem rever o desempenho de cada corretora e considerar, entre outros aspectos, a qualidade e o custo das execuções, acordos de soft dollar e potenciais conflitos de interesse.
Para mais informações sobre a política da Xxxxxxx em relação aos acordos de soft dollar, vide o Manual de Compliance da Gestora, disponível em seu website.
Os acordos de soft dollar firmados pela Gestora estarão disponíveis aos seus clientes mediante solicitação prévia, a qual poderá ser feita pelo endereço eletrônico: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.
6. PROCESSO DE DUE DILIGENCE
Buscando mitigar o risco na contratação de Terceiros, a Gestora realiza processo de due diligence junto a todos os Terceiros, por meio do qual analisa informações sobre a qualificação técnica, reputação e demais dados relevantes do Terceiro.
Além disso, o nível de diligência a ser adotado pela Gestora em relação a cada Terceiro varia em função dos riscos associados à respectiva contratação, os quais são determinados considerando o tipo de Terceiro envolvido, os serviços a serem prestados, o alcance e o custo do contrato e a identificação de qualquer red flag (conforme item 7 desta Política).
Para tal fim, a Xxxxxxx deve reunir e arquivar informação suficiente para avaliar os riscos associados a cada Terceiro, incluindo, no mínimo:
a) Uma descrição da justificativa comercial da contratação;
b) As qualificações e a reputação do Terceiro;
c) As relações do Terceiro com agentes públicos, como, por exemplo, a participação de agente público no capital social do Terceiro, a publicidade de tal relação etc.; e
d) A razoabilidade da remuneração proposta ao Terceiro.
Em relação à alínea “d” acima, a Gestora poderá aplicar requisitos adicionais em relação ao processo de seleção, como o estabelecimento de número mínimo de propostas ou cotações.
Caberá aos membros da Área de Compliance verificar e documentar cada etapa do processo de due diligence dos Terceiros, as quais são detalhadas abaixo.
6.1. Identificação de potencial relação
Ao identificar a possível relação com um Terceiro, o membro da Área de Compliance responsável deverá preencher um formulário de justificativa da respectiva relação comercial (“Formulário de Justificativa”), incluindo informações básicas sobre o Terceiro e a relação proposta, no intuito de avaliar a adequação da relação e da remuneração proposta.
O membro da Área de Compliance responsável, então, iniciará o processo de due diligence do Terceiro, através do encaminhamento do Formulário de Justificativa ao Diretor de Compliance.
6.2. Due diligence preliminar
Após os procedimentos acima, o Diretor de Compliance deverá:
i) Revisar as informações do Terceiro fornecidas no Formulário de Justificativa;
ii) Avaliar se há, contra o Terceiro e/ou seus sócios e diretores, sanções aplicadas pelas autoridades governamentais pertinentes e/o se o Terceiro e/ou seus
sócios e diretores constam em listas de restrições de órgãos como a Organização das Nações Unidas – ONU, Office of Foreign Assets Control – OFAC etc;
iii) Questionar ao Terceiro se algum de seus sócios, diretores, funcionários ou colaboradores a qualquer título, ou qualquer pessoa a eles vinculada, exerce função pública; e
iv) Realizar e documentar uma busca online em relação ao Terceiro, seus sócios e diretores, registrando qualquer elemento ou informação que possa suscitar dúvidas em relação à reputação do Terceiro, ou que indique a existência de relação entre o Terceiro, seus sócios ou seus diretores, com agentes públicos.
6.3. Classificação quanto ao risco
A partir das informações obtidas através da busca prevista na alínea “iv” do item 6.2 acima, os membros da Área de Compliance deverão realizar uma avaliação preliminar de cada Terceiro, no intuito de atribuir o nível de risco a ele associado, que poderá ser “baixo”, “médio” ou “alto”. A partir do nível de risco atribuído, a Área de Compliance determinará o nível da diligência a ser empregada na avaliação e supervisão do Terceiro, conforme os procedimentos descritos no item 6.4 e 7 abaixo.
A Gestora aplicará os seguintes critérios para classificação do Terceiro conforme o nível de risco a ele associado, sem limitação:
a) Tipo de serviço a ser prestado pelo Terceiro;
b) Valor da remuneração proposta;
c) Existência de relações conhecidas do Terceiro e/ou de seus sócios e diretores com órgãos e/ou agências governamentais, empresas públicas e/ou agentes públicos;
d) Verificação de red flags, conforme item 7 abaixo;
e) Nível de regulação aplicável ao mercado dos serviços e/ou produtos objeto da contratação; e
f) Se o Terceiro, em decorrência dos serviços a serem contratados, terá poderes de agir em nome da Xxxxxxx.
6.4. Due diligence baseada em risco
A partir da classificação de risco atribuída, os procedimentos de diligência adicionais para avaliação do Terceiro serão definidos pelos membros da Área de Compliance, em caso de Terceiro de baixo risco, e pelo Diretor de Compliance, em caso de Terceiros de alto ou médio risco.
Caso sejam identificadas red flags em relação ao Terceiro, em qualquer momento do processo de due diligence, a Área de Compliance deverá avaliar a importância dessas red flags para solicitar ao Terceiro qualquer informação ou providência adicional que seja considerada pertinente.
6.4.1. Baixo risco
Caso o Terceiro seja considerado de baixo risco e não sejam identificadas red flags em relação a ele, a Área de Compliance solicitará, como único requisito adicional para a aprovação, que o Terceiro comprove o cumprimento da legislação anticorrupção, o que poderá ser feito mediante inclusão, no contrato a ser firmado entre as partes, do compromisso de cumprimento da referida legislação anticorrupção por parte do Terceiro.
6.4.2. Médio risco
Para os Terceiros que apresentem risco médio, o Diretor de Compliance poderá determinar as seguintes etapas adicionais, sem limitação, para aprovação da contratação:
i) Solicitar a comprovação do cumprimento da legislação anticorrupção, nos termos do item 6.4.1 acima;
ii) Solicitar o preenchimento de um questionário de due diligence;
iii) Solicitar uma ou mais das seguintes providências (com base não apenas no nível de risco atribuído, mas também a partir das respostas do Terceiro ao questionário de due diligence):
a. Comprovar as referências comerciais fornecidas pelo Terceiro;
b. Solicitar um relatório comercial sobre o Terceiro;
c. Realizar buscas, em bancos de dados públicos, de registros corporativos, relatórios de crédito, pedidos de recuperação judicial ou falência e litígios envolvendo o Terceiro;
d. Realizar uma visita na sede o Terceiro ou, não sendo viável a visita, obter evidências da legitimidade das operações do Terceiro;
e. Solicitar a uma empresa especializada a preparação de relatório básico de
due diligence sobre o Terceiro; e/ou
f. Realizar uma entrevista com o Terceiro ou seu representante.
6.4.3. Alto risco
Para os Terceiros cujo risco seja considerado alto, o Diretor de Compliance poderá solicitar, além das etapas adicionais previstas no item 6.4.2 acima, a elaboração, por empresa especializada, de relatório avançado de due diligence sobre o Terceiro.
6.5. Aprovação ou reprovação da contratação
Após a realização do processo de due diligence, o Diretor de Compliance deverá aprovar ou reprovar o Terceiro. Esta aprovação é pré-requisito para que possa ser estabelecida uma relação comercial com o Terceiro.
Para deliberar sobre a aprovação ou não do Terceiro, o Diretor de Compliance avaliará:
a) Toda a informação e documentação sobre o Terceiro obtidas durante o processo de
due diligence;
b) Os riscos envolvidos na relação proposta com o Terceiro; e
c) As red flags identificadas durante o processo de due diligence, incluindo a medidas tomadas pelo Terceiro para sanar ou atenuar as respectivas red flags.
Caberá sempre ao Diretor de Compliance tomar a decisão final sobre a aprovação ou reprovação do Terceiro.
6.6. Requisitos mínimos do contrato
A Área de Compliance deverá garantir que todas as contratações de Terceiros sejam firmadas por meio de contratos escritos que:
a) Descrevam de forma específica os serviços que serão prestados e todas as condições de pagamento;
b) Incluam disposições adequadas em relação ao cumprimento das normas anticorrupção, incluindo a proibição de pagamentos indevidos, direito de auditoria, direito de término do contrato e obrigações de treinamento; e
c) Incluam salvaguardas apropriadas de segurança da informação.
A Área de Compliance deverá garantir que o Terceiro não inicie a prestação dos serviços contratados antes da (1) avaliação por meio do processo de due diligence; (2) aprovação do Diretor de Compliance; e (3) celebração do contrato.
7. RED FLAGS
No processo de seleção e contratação de Terceiros, a Gestora deverá verificar a ocorrência de circunstâncias que sinalizam risco de práticas de corrupção por parte do Terceiro. Tais circunstâncias são denominadas red flags. A presença de red flags sugere a necessidade de maior escrutínio e salvaguardas contra possíveis violações causadas pelo Terceiro.
A seguir, segue lista não exaustiva das principais red flags a que a Gestora deve estar atenta:
i) A remuneração do Terceiro é excessiva em comparação com os parâmetros de mercado;
ii) O Terceiro prevê, nos instrumentos contratuais, de forma vaga e imprecisa os serviços a serem prestados;
iii) O Terceiro atua preponderante em linha de negócios distinta daquela para a qual está sendo contratado;
iv) O Terceiro apresenta reputação ruim ou duvidosa, ou antecedentes negativos;
v) O Terceiro é um agente público atualmente ou o foi no passado, ou é controlado por um agente público;
vi) O Terceiro tem uma relação pessoal ou familiar próxima ou uma relação comercial com um agente público ou seus familiares;
vii) O Terceiro foi sugerido por um agente público, especialmente se o agente público exerce cargo em órgão ou agência governamental a que a Gestora e seus negócios estejam sujeitos;
viii) O Terceiro se opõe às declarações de cumprimento da legislação anticorrupção nos contratos;
ix) O Terceiro solicita termos contratuais não usuais ou formas de pagamento que podem acarretar problemas em relação ao cumprimento da legislação local, como o pagamento em dinheiro, em moeda estrangeira, em conta bancária offshore, ou ainda o Terceiro está localizado em outra jurisdição (offshore);
x) O Terceiro solicita o pagamento urgente ou antes do prazo previsto, de forma inesperada;
xi) O Terceiro efetua pagamentos de valores além daqueles especificados em contrato, sem motivo razoável;
xii) A due diligence revela que o Terceiro é uma “sociedade fantasma” ou possui alguma outra estrutura corporativa pouco transparente e incomum;
xiii) O Terceiro apresenta como qualificação unicamente a sua influência sobre agentes públicos;
xiv) O Terceiro requer sigilo em relação à sua identidade ou, caso seja uma pessoa jurídica, à identidade dos sócios, diretores e/ou colaboradores;
xv) Os registros contábeis do Terceiro são pouco transparentes; e
xvi) A transação envolve um país conhecido por pagamentos corruptos ou outras tratativas financeiras ilícitas.
Em regra, qualquer fato verificado pela Gestora que possa por em dúvida se o Terceiro está efetivamente oferecendo a contratação de um serviço necessário a um preço de mercado é uma red flag. Caso o processo de due diligence identifique qualquer red flag, uma investigação mais apurada poderá ser determinada. A constatação de uma red flag após a contratação do Terceiro deverá ser informada ao Diretor de Compliance para que avalie o caso e tome as medidas que entender cabíveis.
8. MONITORAMENTO
Após a contratação dos Terceiros, a Área de Compliance realizará o acompanhamento e a supervisão de suas atividades, devendo estar sempre atenta a eventuais sinais de alerta ou de descumprimento às políticas internas da Gestora e à legislação e regulamentação aplicável.
8.1. Supervisão baseada em risco
A Gestora realizará supervisão baseada em risco dos Terceiros contratados, com a finalidade de destinar maior atenção aos Terceiros que demonstrem maior probabilidade de apresentar falhas em sua atuação ou representem potencialmente um dano maior para os investidores e para a integridade do mercado financeiro e de capitais.
Para os Terceiros classificados como sendo de baixo risco, a Área de Compliance realizará a supervisão por meio das seguintes medidas:
i) Solicitar a justificativa e a documentação pertinente antes de efetuar o pagamento de qualquer despesa requerida pelo Terceiro;
ii) Verificar se todos os encargos, tarifas ou despesas de qualquer natureza estão previstos em contrato ou na legislação;
iii) Observar a existência de questões não usuais ou excessivas, conforme os parâmetros de mercado, em relação à execução do contrato;
iv) Verificar a existência de fundados indícios de que o Terceiro realizou ou realizará pagamentos potencialmente considerados ilícitos e, em caso positivo, notificar o Diretor de Compliance para que tome as medidas cabíveis.
Adicionalmente, a Gestora realizará, a cada 36 (trinta e seis) meses, a reavaliação da classificação de risco desses Terceiros e o respectivo processo de due diligence pertinente.
Para os Terceiros classificados como sendo de médio ou alto risco, além das medidas descritas acima, a Área de Compliance também deverá:
i) Solicitar periodicamente comprovações de cumprimento das leis anticorrupção;
ii) Reunir-se periodicamente com o Terceiro para discutir o desempenho dos serviços contratos e as expectativas da Gestora em relação ao desempenho, devendo o teor das discussões ser formalizado em ata;
iii) Quando aplicável, tendo em vista os riscos específicos associados ao Terceiro, abordar o cumprimento das leis anticorrupção em sessões periódicas de treinamento com o Terceiro; e
iv) Quando aplicável, tendo em vista os riscos específicos associados ao Terceiro, exercer o direito de auditar os livros, registros e atividades comerciais do Terceiro.
As medidas acima descritas deverão ser realizadas, no mínimo, a cada 24 (vinte e quatro) meses, para os Terceiros considerados de médio risco, e a cada 12 (doze) meses para os Terceiros considerados de alto risco. Na mesma periocidade, será realizada a reavaliação da classificação de risco desses Terceiros e o respectivo processo de due diligence pertinente.
9. VIOLAÇÕES E SANÇÕES APLICÁVEIS
É de responsabilidade de todos os Colaboradores (próprios e de Terceiros) comunicar qualquer violação e suspeita de violação aos requisitos desta Política. As comunicações de violação e suspeita de violação, identificadas ou anônimas, podem ser feitas diretamente ao Diretor de Compliance.
As sanções decorrentes do descumprimento dos princípios estabelecidos nesta Política serão definidas e aplicadas pelo Diretor de Compliance, a exclusivo critério desta, garantido ao Colaborador, contudo, amplo direito de defesa.
Poderão ser aplicadas, entre outras, penas de advertência, suspensão, desligamento ou demissão por justa causa, se aplicável, nos termos da legislação vigente no País à época do fato, sem prejuízo do direito da Gestora de pleitear indenização pelos eventuais prejuízos suportados, perdas e danos e/ou lucros cessantes, por meio das medidas legais cabíveis.
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