NORMA DE PROCEDIMENTO – FAPES Nº 014/2018
NORMA DE PROCEDIMENTO – FAPES Nº 014/2018
Tema: | |||||
Emitente: | Fundação de Amparo à Pesquisa e Inovação do Espírito Santo - FAPES | ||||
Versão: | 1.0 | Aprovação: | 31/07/2018 | Vigência: | |
1. OBJETIVOS
1.1. Orientar e padronizar o fluxo de atividades para realização de celebração de parcerias estratégicas interinstitucionais da FAPES.
1.2. Estabelecer procedimentos para a celebração de parcerias e cooperações.
2. ABRANGÊNCIA
2.1 Fundação de Amparo à Pesquisa e Inovação do Espírito Santo – FAPES e entidades e órgãos públicos e privados, além de organizações da sociedade civil potenciais parceiras da Fapes.
3. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
3.1. Legislação Federal
3.1.1. Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014 (estabelece o regime jurídico das parcerias entre a administração pública e as organizações da sociedade civil);
3.1.2. Lei nº 8.958, de 20 de dezembro de 1994 (dispõe sobre as relações entre as instituições federais de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e as fundações de apoio, e dá outras providências);
3.1.3. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 (institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências);
3.1.4. Lei nº 13.243, de 11 de janeiro de 2016 (dispõe sobre estímulos ao desenvolvimento científico, à pesquisa, à capacitação científica e tecnológica e à inovação e altera algumas leis);
3.1.5. Lei nº 10.973, de 2 de dezembro de 2004 (dispõe sobre incentivos à inovação e à pesquisa científica e tecnológica no ambiente produtivo e dá outras providências);
3.1.6. Lei nº 4.320, de 17 de Março de 1964 (institui normas gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal);
3.1.7. Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000 (estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências);
3.1.8. Lei de Diretrizes Orçamentárias vigente;
3.1.9. Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007 (estabelece normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse);
3.1.10. Decreto nº 8.726, de 27 de abril de 2016 (regulamenta a Lei nº 13.019/2014);
3.1.11. Decreto nº 9.283, de 7 de fevereiro de 2018 (regulamenta a Lei nº 13.243/2016);
3.1.12. Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986 (dispõe sobre a unificação dos recursos de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislação pertinente e dá outras providências);
3.1.13. Portaria Interministerial nº 424, de 30 de dezembro de 2016 (estabelece normas para execução do disposto no Decreto nº 6.170/2007).
3.2. Legislação Estadual
3.2.1. Lei Complementar nº 289, de 23 de junho de 2004 (cria a Secretaria de Estado de Ciência e Tecnologia);
3.2.2. Lei Complementar Nº 642, de 15 de outubro de 2012 (dispõe sobre medidas de incentivos à inovação e à pesquisa científica e tecnológica, em ambientes produtivos);
3.2.3. Lei Complementar nº 731, de 13 de dezembro de 2013 (Lei da Fundação de Amparo à Pesquisa e Inovação do Espírito Santo);
3.2.4. Decreto Estadual nº 2.737-R, de 19 de abril de 2011 (dispõe sobre as normas relativas às transferências voluntárias de recursos financeiros do Estado mediante convênios);
3.2.5. Decreto Estadual 2.738-R, de 19 de abril de 2011 (Disciplina a celebração de convênios, contratos de repasse e outros instrumentos congêneres no âmbito da Administração Pública Estadual em que o Estado é beneficiário de recursos financeiros).
3.2.6. Decreto Estadual nº 3.541-R, de 12 de março de 2014 (Alterado pelo Decreto nº 3.636-R, de 19 de agosto de 2014.
Obs.: Outras legislações que sejam aplicáveis a depender do objeto da parceria.
4. DEFINIÇÕES
4.1. Conselho Científico-Administrativo – CCAF: órgão deliberativo e normativo, composto pela Diretoria Executiva da FAPES, representante de Instituição Estadual de Ensino Superior, Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação e pesquisadores representantes da comunidade técnico-cientifica das grandes áreas do conhecimento;
4.2. Diretoria Executiva – DIREX: composta pelos Diretores Presidente, Administrativo-Financeiro e Técnico-científico e de Inovação da FAPES;
4.3. Diretoria Técnico-cientifica e de Inovação – DITEC;
4.4. Diretoria Administrativo-financeira – DIRAF;
4.5. Gerências Técnicas (GETEC): compreende as Gerências de Formação e Capacitação Técnico-cientifica (GECAP), de Pesquisa e Difusão Científica e Tecnológica (GEPED) e de Inovação e Desenvolvimento (GEINOV);
4.6. Gerência de Gestão Orçamentária e Financeira – GEPOF;
4.7. Assessoria Jurídica – ASJUR;
4.8. Núcleo de Parcerias Estratégicas Interinstitucionais – NUPAR;
4.9. ASDIPRE: Assessoria da Presidência;
4.10. Procuradoria Geral do Estado – PGE;
4.11. Diário Oficial do Estado do Espírito Santo – DIO-ES;
4.12. CT&I: Ciência, Tecnologia e Inovação; 4.13. TC: Termo de Cooperação; 4.14. PT: Plano de Trabalho. |
5. UNIDADES FUNCIONAIS ENVOLVIDAS 5.1. Conselho Científico-Administrativo da FAPES– CCAF; 5.2. Diretoria Executiva – DIREX; 5.3. Diretoria da Presidência – DIPRE; 5.4. Diretoria Técnico-cientifica e de Inovação – DITEC; 5.5. Diretoria Administrativo-financeira – DIRAF; 5.6. Gerência Técnica: Gerências de Formação e Capacitação Técnico-cientifica (GECAP), de Pesquisa e Difusão Científica e Tecnológica (GEPED) e de Inovação e Desenvolvimento (GEINOV); 5.7. Gerência de Gestão Orçamentária e Financeira – GEPOF; 5.8. Assessoria Jurídica – ASJUR; 5.9. Núcleo de Parcerias Estratégicas Interinstitucionais – NUPAR; 5.10. Procuradoria Geral do Estado – PGE; 5.11. Diário Oficial do Estado do Espírito Santo – DIO-ES. |
6. PROCEDIMENTOS 6.1. Fluxograma |
6.2. Descrição das Atividades e Procedimentos
O processo de celebração de parcerias decorre do sucesso de um processo que o antecede, o de prospecção de parcerias. Considerando-se o início da relação entre parceiros, esses processos até se sobrepõem pois ambos estão contidos num conjunto maior denominado de tramitação de processos de parcerias. O ‘ponto divisor’ entre um e outro é justamente o momento de celebração da parceria que corresponde, a grosso modo, à assinatura/firmatura dos documentos interinstitucionais.
A tramitação em si, e dos processos de prospecção e de celebração, exigem conhecimento acerca das diretrizes institucionais sob as quais se assenta a discussão de potenciais parcerias, e habilidade frente à discussão de possível cooperação institucional o que encontra-se descrito na NORMA DE PROCEDIMENTO – FAPES Nº 002/2018, INSTRUÇÃO DE SERVIÇO 028/2018.
Da mesma forma que no processo de prospecção de parcerias, na celebração devem ser consideradas as interações institucionais bem como as dimensões conceituais, atitudinais e procedimentais1, que perpassam todo o processo desde a prospecção, passando pela celebração e pela execução e acompanhamento, até a finalização da parceria.
As atividades decorrentes da celebração de parcerias, abaixo descritas, requerem procedimentos que, para além de simples tarefas e expressões atitudinais de interação, refletem a adoção concreta de registros em instrumentos oficiais de gestão e o constante aprimoramento desses instrumentos, organização de dados, informações para pronta-resposta e acompanhamento das parcerias e elaboração de relatórios finalísticos. Num geral, incluem afazeres que constituem materialidade dos processos e podem ser assim exemplificados:
• Prover registros de dados e informações em atas e planilhas;
• Realizar despachos e instruções processuais, bem como anexar documentação e materiais diversos em processos físicos;
• Sistematizar dados sobre as demandas, gerando relatórios de status, parciais e final,
• Padronizar e readequar instrumentos para sistematização das informações coletadas; e
• Outros.
Segue abaixo, a descrição das atividades desenvolvidas na etapa de celebração de parcerias, que, até protagonizar-se como atividade principal deste processo, segue um fluxo de tramitação cujos apontamentos são bem semelhantes ao do processo de prospecção de parcerias, apenas com algumas especificidades.
6.2.1 Do Recebimento Oficial e Institucionalização da Demanda pela Parceria
O processo de celebração de parcerias tem como prerrogativa etapas que vão desde o recebimento oficial da demanda (item 1 no fluxograma acima) até a validação do processo de parceria por parte da Ditec (item 8).
Para que isto ocorra há uma tramitação que envolve:
1 Conceituação de dimensão conceitual, atitudinal e procedimental segundo Xxxxx Xxxx (1986).
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- a Dipre (recebimento da demanda);
- a Ditec (indicação do acompanhamento técnico do objeto de parceria);
- o Nupar (reunião com Getec, Gepof para informações sobre a parceria proposta, institucionalização da demanda, e instrução processual);
- a Gepof (disponibilidade orçamentária e financeira);
- a Diraf (conhecimento e andamento processual);
- a Ditec (avaliação sistêmica e parecer técnico-institucional).
Chamamos atenção para o item 4 do fluxograma “Reunião com parceiro (presencial ou à distância) e outros setores da Fapes”, onde tem-se buscado, já na fase de prospecção/aproximação que a área técnica (Getec/Fapes) e a área financeira (Gepof/Fapes) sejam envolvidas na discussão acerca do que está sendo proposto, de modo que aspectos técnicos e administrativo-financeiros sejam abordados e trabalhados para a efetivação da parceria dentro das normas da Fapes.
Após apreciação e validação da Ditec, o fluxo segue para aprovação da Direx e deliberação do CCAF.
6.2.2 Da Aprovação e Deliberação da Parceria pela Direx e pelo CCAF
Validado na Ditec, o processo segue para aprovação do andamento de parceria por parte da Direx – Diretoria Executiva (item 9 no fluxograma) – e encaminhamento para deliberação desta pauta junto ao CCAF – Conselho Científico-Administrativo da FAPES (item 10.2).
Na Direx, para encaminhamento decisório, o processo deve estar consubstanciado, contendo minimamente dados relativos a(o):
• Instituição proponente/prospectada;
• Justificativa de envolvimento da FAPES na parceria proposta, com base nas atribuições da mesma e demais critérios definidos pela FAPES (pool de prospecção de parcerias descritos na NORMA DE PROCEDIMENTO – FAPES Nº 002/2018- INSTRUÇÃO DE SERVIÇO NO. 28/2018);
• Demais critérios para adesão da FAPES ao objeto da parceria proposto (vinculação à projetos e planos de governo, vinculação com políticas e ações públicas relevantes, estímulo à PD&I, articulação entre agentes de CT&I, aproximação universidade-empresa, redes interinstitucionais de pesquisa, internacionalização, outros);
• Formato da parceria (convênio, acordo de cooperação técnica, acordo de cooperação técnica-financeira, adesão, outras formas);
• Valores disponibilizados ou solicitados;
• Período previsto de vigência da parceria;
• Objeto a ser pactuado (projeto de pesquisa, cota de bolsas, apoios, projetos de inovação, etc);
• Resultados esperados (avanços científicos, tecnológicos e de inovação, capacitação de recursos humanos, subsídios à ações e políticas públicas, outras);
• Preferencialmente, os dados acima devem estar contidos em instrumentos minutados para a efetivação de parcerias, a saber: Termo de Cooperação e
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Plano de Trabalho ou equivalentes, e com outros anexos, se forem julgados necessários.
A parceria proposta é discutida nas instâncias da Direx e do CCAF e, tendo-se formalmente o seu aceite nesse Conselho, é registrada em Ata de Reunião (seja ordinária ou extraordinária).
Em caso de não aprovação, o processo retorna ao Nupar (item 10.1/subitens 10.1.1 e 10.1.2) e o parceiro é comunicado, informado acerca da decisão e, nesse sentido, ou ajusta-se o processo para retomada da pretensa parceria, ou encerra-se o processo com um despacho conclusivo, encaminhando-o para arquivamento.
Em caso de aprovação dessas instâncias (item 10.2 e item 11) informa-se ao parceiro dando-lhe a saber sobre a decisão positiva para a celebração de parceria.
Do ponto de vista de procedimento/documentação, esta etapa envolve:
1- O encaminhamento do processo da DIREX para o CCAF, já contendo a documentação inserida durante a prospecção/aproximação da parceria (Norma de Procedimento – Fapes Nº 002/2018 – Instrução de Serviço 028/2018);
2- Uma apresentação da parceria, ou por parte da Diretoria da Fapes, normalmente o Diretor Técnico, ou por parte da instituição proponente;
3- Atas das reuniões da Direx e do CCAF deliberando pela efetivação ou não da parceria proposta. No caso do Conselho, a decisão é finalizada através de ato administrativo (Asdipre);
4- Juntada de material ao processo físico, e encaminhamento ao Nupar.
A mesma Asdipre comunica aos demais setores da Fapes (item 12 do fluxograma), a deliberação pela parceria.
6.2.3 Da Revisão Final e Juntada da Documentação, alinhamento e providências visando à Formalização da Parceria
Efetivado o ato administrativo do CCAF e ajuntado os respectivos materiais, o processo é encaminhado ao NUPAR para revisão documental final e encaminhamentos com relação à efetivação da parceria que ocorrerá mediante a assinatura dos instrumentos da parceria (termo de cooperação ou correlato, termo de adesão, e plano de trabalho).
A revisão final envolve também o parceiro, especialmente em caso de ajuste da documentação e dos instrumentos da parceria, importando destacar que esses instrumentos já haviam sido minutados, anexados ao processo, e sendo discutidos; entretanto, nessa fase do processo de celebração de parceria é fundamental que as instituições potenciais parceiras e seus representantes e envolvidos no processo confirmem os dados dos instrumentos a serem assinados juntamente com seus anexos, e para que dialoguem sobre os próximos passos à luz das dinâmicas institucionais próprias.
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Também importa destacar que a ‘revisão’ implica uma passível análise e consultas a outros setores da Fapes.
A etapa final, antes da firmatura do Acordo é a organização de documentação (principal e complementar) em tantas vias quanto forem os parceiros. Isto condiz com uma criteriosa juntada de material, certidões de regularidade, documentação de representantes das instituições, formalização de declaração de contrapartida financeira, etc.
6.2.4 Da Firmatura do Acordo de Parceria
Após revisada a documentação, prepara-se para a firmatura do acordo de parceria (item 14), que é a assinatura do Acordo ou congênere por parte da Fapes e o envio desta ao parceiro, ou assinatura por ambos in loco. O instrumento do Acordo é acompanhado de um plano de trabalho, em que assinam todos os partícipes envolvidos, algumas vezes, entendendo-se corresponsabilidades a co-executantes e intervenientes.
6.2.5 Da Deflagração de Acompanhamento da Parceria e Execução do Objeto de Pactuação Interinstitucional
A firmatura de parceria, via de regra, deflagra um ou vários processos de acompanhamento da parceria em si, e do(s) objeto(s) de pactuação.
Inicialmente e ao longo de todo o processo haverá um acompanhamento administrativo-financeiro referente aos recursos firmados e após, decorrente da contratação desses projetos ou afins, gestão de orçamentos e supervisão da prestação de contas financeiras realizados pela Gepof (itens 15 e 16), dentre outros procedimentos do setor.
Concomitantemente, haverá um processo de acompanhamento das tratativas interinstitucionais, observando-se prazos, custos, responsáveis, periodicidade de reencontro para replanejamento ou afim – isto sempre realizado pelo Nupar (item 17.1).
Por outro lado, há que se considerar outro processo: o de acompanhamento técnico da execução do objeto de pactuação, geralmente referente a gestão de projetos (advindos ou não de chamamento público) e suas respectivas execuções, que é acompanhado por área técnica da Fapes (item 17.2), sendo pertinente informar:
• Parceria Internacional – Nupar
• Parcerias Federais e com Iniciativa Privada - Getec
• Parceria Estadual – Nupar Estadual
Esses processos sinérgicos de acompanhamento de parceria terão momentos de avaliação, relatórios e afins, garantindo registros, tanto em favor da memória institucional, quanto para pronta-informação ao parceiro.
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6.2.6 Dos Registros de Gestão do Nupar
Desde o início, mas sobretudo após a celebração de parceria, procede-se a registros de gestão, em geral, com vistas a futuro controle de andamento (produtos/prazos) e produção de informações em planilhas, relatórios de status, parciais e final, e apresentações em geral.
A celebração de qualquer parceria serve como insumo para constante revisão de paradigmas de conceitos, atitudes e procedimentos adotados pelo Nupar para basilar sua existência enquanto Unidade Administrativa da Fapes, e, portanto, atualizar instrumentos, rever conceitos, melhorar relatórios, etc.
7. INFORMAÇÕES ADICIONAIS
8. ASSINATURAS
ELABORAÇÃO | DATA: 30 de julho de 2018 | VERSÃO: 1.0 |
SERVIDORES | Xxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Bottécchia Senn Chefe do Núcleo de Parcerias Estratégicas Interinstitucionais – NUPAR Xxxxx xx Xxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxx Assessora Especial – Coordenadora das Parcerias Estaduais – Nupar Estadual | |
APROVAÇÃO | Xxxx Xxxxxxx Xxx Xxxxxx Diretor Presidente – FAPES | |
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