TERMO DE REFERÊNCIA
TERMO DE REFERÊNCIA
1. OBJETO:
Contratação de empresa especializada na locação de equipamentos de impressão e fornecimento de serviços que compreenda a instalação de impressoras multifuncionais, software para gerenciamento, monitoramento e controle de processos envolvidos com a impressão de documentos além de todos os consumíveis, toda a manutenção e reparo necessário para o pleno funcionamento dos equipamentos e serviços, exceto papel, nas unidades de atendimento do fundo municipal de saúde.
2. LOCAL PARA INSTALAÇÃO:
As impressoras deverão ser instaladas nos endereços da Prefeitura Municipal de Sideropolis.
3. ESPECIFICAÇÕES DOS EQUIPAMENTOS
3.1 Multifuncional Mono A4 (tipo 1) ( hospital )
• Equipamento de tecnologia laser com funções de impressora, copiadora e scanner que funcione em rede e faça duplex na cópia e na impressão e no alimentador, nova em linha de fabricação.
• Ciclo de impressão no mínimo 50 mil páginas mês;
• Velocidade de impressão de 35 páginas por minuto
• Memória padrão 512
• Scanner de rede
• Bandeja padrão para 250 folhas
• Alimentador duplex para 50 folhas
• Cópias até 999 sem interrupções
• Os componentes da multifuncional que necessitam ser trocados deverão ter um ciclo de durabilidade de no mínimo 90.000 páginas ( cilindro e revelador e fusão )
• Tonner para no mínimo 12 mil páginas
• Apresentar software de nível administrativo para acesso ao status do equipamento prestando informações tais : contadores de páginas , nível de consumo de toner.
• Permitir configurações remota total via web
• Envio dos contadores via e-mail
3.2 Multifuncional Mono A4 (tipo 2) ( postos de saúde )
• Equipamento de tecnologia laser com funções de impressora, copiadora e scanner, fax que funcione em rede e faça duplex na cópia e na impressão e no alimentador,
• Ciclo de impressão no mínimo 5 mil páginas mês
• Velocidade de impressão de 30 páginas por minuto
• Memória padrão 256
• Scanner de rede
• Bandeja padrão para 250 folhas
• Alimentador duplex para 35 folhas
• Cópias até 99 sem interrupções
• Tonner para no mínimo 6 mil páginas
• Permitir configurações remota total via web
4. DAS QUANTIDADES ESTIMADAS E VALORES, LOCAIS DE ENTREGA E INSTALAÇÃO
( Em anexo)
5. DA MANUTENÇÃO E SERVIÇOS
5.1 Disponibilização de equipamentos de impressão e cópias, sendo todos de um único fabricante, conforme características mínimas abaixo relacionadas.
5.2- As características aqui apresentadas visam demonstrar as funcionalidades mínimas desejadas. A contratada poderá definir características superiores às mínimas estabelecidas, visando o melhor atendimento global.
5.3- Os equipamentos deverão obrigatoriamente ser de um único fabricante, visando reduzir a complexidade do parque, padronização de drivers de impressão, facilitar a operação dos equipamentos e treinamento de usuários;
5.4- A exigência de equipamentos novos e de primeiro uso também se aplica às reposições futuras, tal como substituição de equipamento removido para manutenção, excetuando-se o equipamento que retorne a contratante após manutenção externa.
5.5 Dispor de assistência técnica própria especializada, não podendo ser terceirizada;
5.6 A Contratada deverá atender aos pedidos de manutenção preventiva e corretiva de forma ON-SITE (no local), onde o equipamento locado estiver apresentando defeito, no prazo máximo de 3 (três) horas, conforme horário de funcionamento do mesmo, sendo de sua responsabilidade todo material necessário ao perfeito funcionamento dos equipamentos;
5.7 Os equipamentos devem ser mantidos em perfeito estado de funcionamento, sendo que para tanto as manutenções preventivas e corretivas não podem implicar em qualquer ônus para a Prefeitura;
5.8 Caso a manutenção preventiva ou corretiva exija troca de peças que não tenham reposição imediata e/ou caso seja necessária a retirada do equipamento, inclusive por indisponibilidade de peças, a contratada deverá providenciar a instalação de outro equipamento com as mesmas especificações, facultado à empresa a reposição da impressora consertada, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas;
5.9 Cabe à contratada a instalação de todos os suprimentos, acessórios, componentes ou outros materiais que exijam conhecimento técnico;
5.9.1 A emissão dos relatórios de cópias/impressões fica a cargo do contratado, sendo necessário o deslocamento do mesmo até as unidades públicas onde existam impressoras locadas;
5.9.2 Haverá o abatimento do valor das cópias/impressões falhadas ou rasuradas pelas impressoras, que serão apresentadas no momento que a empresa vencedora emitir os relatórios de cópias/impressões.
6 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA
a) A licitante deverá apresentar Atestado de Capacidade Técnica emitidos por empresa juridica de direito pública ou privado, que comprove aptidão para desempenho de atividade pertinente, com fornecimento de solução equivalente ao objeto da licitação.
b) A licitante deverá apresentar os Diplomas Técnicos das capacitações e treinamentos realizados por seus técnicos e com os períodos de vigência válidos, para a marca e modelo dos equipamentos que representarem no certame em voga.
6.1 Empresa participante tenha matriz ou sede a uma distância máxima de 50 km do município para que possa atender as exigências do edital;
6.2- Fazem parte do escopo da manutenção, todas e quaisquer reparações .É de responsabilidade da CONTRATADA a orientação e o treinamento dos usuários para a correta utilização dos equipamentos.
6.4. O tempo de solução será de no máximo 3 hs.
6.5- Faz parte do escopo dos serviços a realização de testes e eventuais adaptações necessárias para homologação das impressões dos sistemas corporativos da Secretaria Municipal de Educação.
7 DA GARANTIA
7.1 A Contratada deverá oferecer garantia total, incluindo troca de equipamentos defeituosos e assistência técnica;
7.2 A Contratada será responsável pela garantia do produto ofertado de acordo com as normas exigidas (incluindo troca de equipamentos defeituosos e assistência técnica).
8. DO PRAZO E FORMA DE ENTREGA E INSTALAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS
8.1 Os equipamentos deverão ser entregues e instalados sem nenhum custo adicional,
inclusive com estabilizadores fornecidos pela contratada;
8.2 A empresa vencedora deve se adaptar aos tipos de tomadas existentes nos prédios que receberão os equipamentos;
8.3 A empresa vencedora deverá arcar com todos os custos diretos e indiretos oriundos da manutenção incluindo, transporte e peças, serviços de manutenção preventiva, corretiva e reposição de peças, bem como todo material de consumo necessário ao perfeito funcionamento dos equipamentos, exceto o fornecimento de papel que caberá ao contratante;
8.4 O prazo de entrega e instalação dos equipamentos é de no máximo 10 (dez) dias úteis após homologação do certame.
9. DA FISCALIZAÇÃO E CONTROLE DE CÓPIAS
9.1 A execução será acompanhada por um servidor responsável técnico da Prefeitura.
10. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
10.1 A empresa contratada deverá disponibilizar de equipamentos de impressão e de cópias, conforme características relacionadas neste termo de referência, para cada modelo.
10.2 Todas as características dos equipamentos descritas neste termo, demonstram as características mínimas desejadas pela Prefeitura de Siderópolis, sendo que a contratada poderá oferecer características superiores.
10.3 Além de TODA manutenção e reparo dos equipamentos serem por conta da contratada, cabe ainda à mesma, treinar e capacitar os funcionários desta prefeitura para o melhor uso dos equipamentos.
10.4 O tempo de reparo para qualquer problema em qualquer um dos equipamentos não poderá exceder 3 (três) horas, contados a partir do contato do setor responsável.
10.5 Previsão de estoque mínimo de 1 (um) mês de suprimentos por equipamento, nas dependências de cada setor onde exista impressora locada.
10.6 A empresa contratada será responsável pelo recolhimento e descarte correto de suprimentos, equipamentos, resíduos sólidos, líquidos poluentes e o pó do tonner que é uma mistura de carbono com estireno, acrilato, resina de poliéster e outros polímeros. Esse pó não é considerado uma substância tóxica, contudo, por conta do tamanho extremamente reduzido de suas partículas, pode causar irritação no aparelho respiratório em pessoas expostas a ele por um longo período.
10.7 Realizar a leitura dos equipamentos mensalmente, a leitura será todo dia 20 de cada mês, a contratante pagará a contratada somente o número de paginas impressas e/ou copiadas durante o período do dia 20 ao dia 19 de cada mês para fins de faturamento. As cópias dos cartões de leitura, com registro do medidor inicial e final, e o números de cópias/impressões tiradas, deverão ser entregues juntamente com a nota fiscal ao setor de compras.
11. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
São obrigações da contratante:
11.1 Exigir o cumprimento de todos os compromissos assumidos pelo fornecedor, nos termos do edital, do termo de referência e do contrato.
11.2 Pagar o valor resultante do fornecimento do objeto ao fornecedor, na forma estabelecida neste termo de referência.
11.3 Notificar o fornecedor, por escrito, sobre imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas no objeto fornecido, para que seja substituído.
11.4 Indicar os locais e horários em que deverá ser entregue o objeto.
11.5 Permitir ao funcionário da Contratada ao local da entrega, observadas as normas de segurança.
12. DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
12.1 O pagamento correspondente à prestação de serviços será efetuado mensalmente em até 30 (trinta) dias, mediante apresentação da Nota Fiscal e certidões de INSS e FGTS atualizadas.
Parágrafo Primeiro – Os preços de cada serviço, consignados no Anexo I, serão fixos, e não poderão ser reajustados, pelo período de 12 (doze) meses, após este período os preços poderão ser reajustados utilizando-se o IGPM ou outro índice que o substitua acordado entre as partes.
12.2 Serão pagos os serviços efetivamente solicitados e devidamente realizados e atestados.
12.3 A aprovação da Nota Fiscal Eletrônica se dará mediante o “CERTIFICO” pelo responsável do Setor de Xxxxxxx, autorizado para o recebimento, devidamente assinado, datado e com aposição do respectivo carimbo funcional, depois de devidamente conferida à quantidade e valor.
12.4 Na Nota Fiscal Eletrônica deverá constar necessariamente o número e a data de assinatura deste contrato.
12.5 O prazo de pagamento previsto no item acima, só vencerá em dia de expediente normal, na cidade de Siderópolis-SC, postergando-se, em caso negativo, para o primeiro dia útil.
13. DO PRAZO DE VIGÊNCIA
12 (doze) meses a partir da assinatura do contrato, podendo ser prorrogada.
A CONTRATADA deverá entrar em contato com o Setor de Compras da Prefeitura Municipal de Siderópolis, imediatamente após assinatura de contrato para iniciar os serviços.
14. SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DAS IMPRESSORAS
Para o gerenciamento do ambiente de impressão o software da CONTRATADA deverá cumprir com os seguintes critérios:
14.1 Software de nível administrativo para acesso ao status do(s) equipamento(s), informando o contador do equipamento e o nível do toner.
14.2 Possibilidade de operar o software para gerenciamento do equipamento com coleta de informações via rede TCP/IP com possibilidade de configuração remota do sistema do equipamento através do software.
14.3 Envio de informação via e-mail, de dados como: nível e final do toner.
14.4 Envio dos contadores dos equipamentos através de arquivo CSV ou XML, e PDF identificando o modelo, endereço IP, impressões monocromáticas, impressões color e digitalizações.Quantidade de copias a cores, Preta e branca e envio/recepção.
14.5 Os equipamentos deverão liberar as impressões para os usuários através de senha.
14.6 O Software deverá permitir acesso remoto a demais próprios da Prefeitura para configurações e consultas que se fizerem necessárias, para tanto a CONTRATADA deverá instalar o software em todos os locais externos ao Paço Municipal.
14.7 A empresa fornecedora deverá possuir software de monitoramento de hardware de todo o parque de equipamentos instalado com as seguintes características:
• Sistema completamente baseado em WEB, podendo ser acessado via dispositivos móveis como tablet e smartphones.
• Obrigatoriamente deverá estabelecer conexão segura com protocolo HTTPS para acesso e envio de informações ao servidor de hospedagem garantindo a segurança do tráfego.
• O sistema deverá suportar conexão proxy para tráfego de informações para WEB, ou nos casos em que não houver, que possa trabalhar sem proxy.
• Sistema obrigatoriamente deverá possuir um ambiente onde a contratada forneça login e senha para acesso autenticado dos administradores ou dos usuários, mantenedores do contrato, ao dashboard onde apresentará toda a base de hardwares instalados e suas informações.
• Deverá apresentar eventos de hardware com sinalizadores em seu Dashboard.
• O sistema deverá apresentar contadores de hardware de scanner, cópias, Impressões coloridas e impressões pretas e brancas separadamente.
• Deverá apresentar um extrato diário de contadores de cada hardware instalado.
• Deverá ser possível gerar relatórios em nível de administrador ou usuário em PDF para conferência ou consulta a partir do acesso por login e senha, em qualquer dia durante o contrato podendo definir data inicial e data final para a consulta.
• Deverá fornecer gráficos de evolução de impressões mês a mês.
• Deverá fornecer contador por hardware separadamente.
• Deverá fornecer acesso à abertura de chamados pelo administrador ou pelo usuário (conforme acertado em contrato) via WEB onde poderá necessariamente ser acompanhado o seu status referente à solicitação de atendimento com níveis de urgência (Alta, Média, Baixa). Registros de atendimentos e histórico dos atendimentos em sua base de dados.
• Sistema deverá apresentar o equipamento e seu número de série atrelado ao setor que está instalado para melhor administração do contrato.
• O usuário ou administrador poderá interagir com o ambiente web para acesso a gráficos de evolução e comparativos entre equipamentos podendo verificar as demandas de cada setor.
• Deverá apresentar impressoras com status de alerta, impressoras com status de alerta recorrente, impressora com falha de comunicação.
• Deverá apresentar o total de impressoras
• Deverá apresentar o total de páginas impressas no dia
• Deverá apresentar o total de páginas impressas no mês
• Deverá apresentar hora e data da última consulta ao hardware juntamente com o contador de páginas impressas, o IP da impressora cadastrada e o setor.
• Deverá apresentar os defeitos e falhas mais comuns como, papel preso, status do painel do equipamento, local do papel preso, entre outros.
• Deverá apresentar o histórico de alertas do hardware por equipamento.
• O sistema deverá ser hospedado obrigatoriamente em um servidor externo não utilizando infraestrutura interna do órgão público, sendo somente permitida a instalação de um agente para envio das informações ao servidor web externo.
• Se existir algum agente, este deverá ser instalado como serviço e não como aplicativo não necessitando que um usuário permaneça em login ON para seu funcionamento.
• Deverá suportar plataforma Windows 32bits e 64bits.