P R O C E S S O D E
Guia básico Aquisição de bens/Contratação de serviços
Faculdade de Medicina/UFMG
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P R O C E S S O D E
A Q U I S I Ç Ã O / C O N T R A T A Ç Ã O F M U F M G
SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA
Prioriza as aquisições/contratações
A partir dos itens registrados no PAC pelos setores requisitantes, a Superintendência Administrativa realizará, ouvidos os setores e conjuntamente com a Diretoria e a Seção de Contabilidade da FMUFMG, a priorização das aquisições/contratações propostas para o exercício financeiro.
Serão considerados aspectos como pertinência e proporcionalidade da solicitação, adequação do pedido ao planejamento estratégico da Faculdade, além da disponibilidade orçamentária/financeira prevista para o exercício em questão.
Nesta etapa serão agrupados os itens comuns (arquitetura e engenharia, tecnologia da informação, mobiliário, consumo, entre outros) e estudadas as possibilidades de contratação (modalidades de licitação) de acordo com os itens solicitados visando à economicidade e eficiência dos processos de compras.
Informa setor requisitante sobre prazo para requisição de compras
Definidas as prioridades, a Superintendência Administrativa entrará em contato com o Setor Requisitante para que este formalize a demanda de aquisição/contratação conforme cronograma de compras.
SETOR REQUISITANTE
Inicia no SEI o processo "Licitação: Pedido de Material ou Serviço"
Todo processo de compras deverá ser instruído no Sistema Eletrônico de Informações (SEI-UFMG), acessível em xxx.xxxx.xx/xxx.
Ao acessar o sistema, no menu lateral esquerdo clicar em iniciar processo
Ao lado de escolha o tipo do processo verificar se aparece a bolinha vermelha para possibilitar a busca por todos os tipos de processo.
Na caixa de texto digitar pedido, localizar o processo Licitação: Pedido de Material ou Serviço e clicar sobre ele
Na tela seguinte, em especificação preencher breve descrição do que será adquirido ou contratado.
Em interessados, selecionar o setor solicitante, ou seja, aquele setor que apresentou a demanda ao setor requisitante na ocasião de elaboração do plano anual de contratações (PAC).
Clicar em salvar.
Inclui no processo SEI o documento interno "Pedido de Material ou Serviço"
Com o processo aberto em tela, clicar na opção incluir documento
Na tela gerar documento, verificar se aparece a bolinha vermelha para possibilitar a busca por todos os tipos de documento.
Na caixa de texto digitar pedido, localizar o documento Pedido de Material ou Serviço e clicar sobre ele.
Na tela seguinte clicar em confirmar dados
O SEI imediatamente abrirá uma nova janela para edição do pedido. Caso isso não aconteça, verificar se o navegador bloqueou a pop up de edição.
O pedido de material ou serviço deverá ser preenchido conforme as seguintes instruções.
IDENTIFICAÇÃO
1. Unidade solicitante: Será sempre a FACULDADE DE MEDICINA
2. Dpto/Setor solicitante: Corresponderá ao SETOR REQUISITANTE, aquele que registrou a demanda no PGC
3. Interessado: Corresponderá ao SETOR SOLICITANTE, aquele que apresentou ao setor requisitante a demanda pela aquisição/contratação
4. Responsável pelo pedido: Corresponderá à pessoa vinculada ao SETOR REQUISITANTE que apresentou a demanda pela aquisição/contratação
5. Fone: Deverá ser informado o telefone de contato do responsável pelo pedido, ou seja, da pessoa vinculada ao SETOR REQUISITANTE
6. E-mail: Deverá ser informado o e-mail de contato do responsável pelo pedido, ou seja, da pessoa vinculada ao SETOR REQUISITANTE
ITENS DO PEDIDO
1. Item: O pedido poderá contemplar um ou mais itens previstos no PAC, desde que respeitado o mesmo grupo (material ou serviço). Sendo assim, para referências posteriores, preencher essa célula com numerais cardinais em ordem crescente (1, 2, 3...).
2. Cód.CATMAT/CATSER: Para cada item do pedido, preencher com o código CATMAT/CATSER, obtido a partir do Catálogo de Materiais e Serviços do Governo Federal. Esse código deverá ser o mesmo informado quando da elaboração do PAC, que poderá ser consultado no site do Setor de Compras da FMUFMG > Menu Planejamento anual de contratações (PAC) FM/UFMG > Arquivo Lista de itens constantes do PAC Faculdade de Medicina.
Importante! Caso seja identificado que a descrição do catálogo CATMAT/CATSER não corresponde fielmente ao que se deseja adquirir/contratar, enviar uma mensagem ao Setor de Compras da FMUFMG <xxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx > solicitando as instruções pertinentes para catalogação do item.
3. Cód. PAC: Informar a que número de item do PAC corresponde o item descrito no pedido de compras. Esse dado poderá ser consultado no site Setor de Compras da FMUFMG > Menu Planejamento anual de contratações (PAC) FM/UFMG > Arquivo Lista de itens constantes do PAC Faculdade de Medicina.
4. Qtdd.: Informar a quantidade total de cada item que se pretende adquirir ou contratar.
5. Unid.: Informar a unidade de medida referente a cada item que se pretende adquirir ou contratar. Ex.: unidade, caixa, metro...
6. DESCRIÇÃO (Material/Marca/Embalagem): Informar a descrição do item a ser adquirido ou contratado.
7. Valor unit.: Informar o valor médio unitário do item considerando os valores constantes dos orçamentos.
8. Valor total por item: Informar o valor médio total por item considerando os valores constantes dos orçamentos.
9. Valor total do pedido: Informar o valor total estimado do pedido, que deverá corresponder à soma dos valores totais de cada item.
10. Material para estoque?: Informar se trata de material de estoque para possibilitar o planejamento e melhor organização do Setor de Almoxarifado da FMUFMG.
ENTREGA E JUSTIFICATIVAS
1. Declaração PAC: Só poderão ser adquiridos materiais e contratados serviços constantes do PAC referente ao exercício em andamento. O setor requisitante deve assinalar essa declaração, observando se preencheu corretamente o campo 3 constante da seção anterior, ITENS DO PEDIDO.
2. Local de entrega: A entrega deverá ser realizada preferencialmente no Setor de Almoxarifado da FMUFMG. Caso a indicação de entrega seja diferente, deve-se justificar no campo Observações.
3. Observações: Justificar o motivo da entrega não ser realizada no Setor de Almoxarifado da Faculdade de Medicina. Nesse caso, informar inclusive o contato da pessoa responsável pela entrega dos materiais/serviços constantes do pedido.
4. Justificativa da necessidade: Justificar a necessidade de aquisição/contratação do item ou itens, evidenciando o problema identificado e a real necessidade que ele gera, bem como o que se almeja alcançar com a contratação. Recomenda-se usar a mesma justificativa constante do ETP Digital (tratado mais a frente neste manual).
5. Justificativa do quantitativo: Justificar o quantitativo solicitado, observando que as quantidades a serem adquiridas devem considerar consumo e provável utilização, devendo a estimativa ser obtida, a partir de fatos concretos (Ex: série histórica do consumo - atendo-se a eventual ocorrência vindoura capaz de impactar o quantitativo demandado, criação de órgão, acréscimo de atividades, necessidade de substituição de bens atualmente disponíveis, etc). Recomenda-se usar a mesma justificativa constante do ETP Digital (tratado mais a frente neste manual). Deverão acompanhar a justificativa as memórias de cálculo e documentos que lhe dão suporte.
Preenchidos todos os campos do pedido, salvar e assinar eletronicamente o documento.
Inclui no processo SEI o documento externo "Estudo" referente ao ETP Digital
Nesta etapa o setor requisitante deverá incluir ao processo no SEI como documento externo (PDF) o ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR (ETP) elaborado eletronicamente através do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG).
Importante! Quando se tratar de material de arquitetura, engenharia ou tecnologia da informação e comunicações o ETP será de responsabilidade do Setor de Arquitetura e Engenharia e do Centro de Informática em Saúde, respectivamente. Nesse caso, pede-se entrar em contato com a Superintendência Administrativa solicitando a elaboração do documento enviando email para xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx .
Para elaborar o ETP, acessar o portal do Comprasnet e realizar login (perfil Governo) com seu usuário (CPF) e senha cadastrados previamente (mesmo CPF e senha de acesso do Sistema PGC).
Em Serviços do Governo clicar na opção fase interna e será aberta uma nova aba para acesso ao ETP Digital.
Na nova janela aberta, digitar 1/2021 no campo de pesquisa e aguardar o sistema retornar o ETP de nº1/2021.
Clicar na opção criar um ETP a partir deste e você será direcionado para a tela de edição do ETP.
Com exceção da seção anexos todas as demais seções do documento são de preenchimento obrigatório e deverão seguir as orientações conforme abaixo.
Em informações básicas informar o número do processo administrativo criado no SEI.
Para navegar entre as seções a serem preenchidas, clicar no botão indicado pela seta vermelha conforme imagem abaixo.
Em todas as seções foram disponibilizados textos de orientação os quais deverão ser substituídos pelo texto final que comporá o estudo técnico preliminar.
Na seção área requisitante clicar na opção editar (indicada pelas setas vermelhas na imagem abaixo) para incluir os nomes dos setores e das pessoas responsáveis pela solicitação.
Sempre deverão ser indicados dois nomes, com exceção de quando se tratar do mesmo setor/pessoa.
· O primeiro nome referente ao setor SOLICITANTE, que corresponderá àquele que apresentou a demanda ao setor requisitante. Ex.: Colegiado de Graduação em Radiologia > Luciene das Graças Mota.
· O segundo, referente ao setor REQUISITANTE, que corresponderá ao setor autorizado a realizar lançamentos no PGC e requisições de compras e seu titular. Ex.: Centro de Graduação > Xxxxx Xxxxx Xxxxxx.
Na seção Planejamento em Equipe de planejamento e fiscalização, preencher o quadro com a indicação de um servidor para compor a equipe de planejamento e um servidor para compor a equipe de fiscalização do contrato (podendo, eventualmente, ser a mesma pessoa).
Na seção declaração de viabilidade, escolher a situação que se enquadrar na solicitação e preencher a justificativa de acordo com as seguintes orientações.
Contratações Gerais
Declarar expressamente se a contratação é viável e razoável (ou não), justificando com base nos elementos colhidos durante os Estudos Preliminares.(inciso XIII, art. 7º, IN 40/2020)
De acordo com o art. 7º, §2º, este campo é obrigatório.
Contratações de TIC
Registrar a declaração da viabilidade da contratação, contendo a justificativa da solução escolhida, levando em consideração os estudos realizados na análise comparativa de soluções, aspectos econômicos e qualitativos, registrados ao longo do Estudo Técnico Preliminar (Inciso V, art. 11, da IN SGD/ME nº 1/2019).
Na seção responsáveis, clicar em adicionar
Realizar o preenchimento conforme tela abaixo, informando CPF, Nome, Cargo/Função e clicar em adicionar
Clicar na opção visualizar para verificar se todo o ETP foi preenchido corretamente
Estando tudo em acordo com o que deverá ser contratado, clicar em concluir.
Após confirmar a conclusão, clicar novamente na opção visualizar e teclar CTRL+P para salvar o ETP em formato PDF para inclusão no processo administrativo gerado anteriormente no SEI.
Importante! A publicação do ETP é responsabilidade do Setor de Compras que realizará a divulgação do estudo técnico preliminar em momento oportuno.
Inclui no processo SEI como documentos externos os orçamentos de referência
Conhecendo as características técnicas mínimas exigidas para o que se deseja adquirir ou contratar, cabe ao setor requisitante realizar pesquisa de preços, de forma detalhada, considerando, inclusive, preços praticados em outros entes governamentais. Essa estimativa constituirá o principal critério para escolha da proposta mais vantajosa para a Administração. A pesquisa de mercado deverá ser realizada de acordo com os critérios contidos na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 73, DE 5 DE AGOSTO DE 2020 , que dispõe sobre os procedimentos relacionados à realização da pesquisa de preços.
Havendo impedimento justificado na obtenção dos orçamentos os quais exige a legislação de compras, para não causar eventuais prejuízos à Faculdade de Medicina, recomenda-se a realização da pesquisa de preços pelo Painel de Preços do Ministério da Economia (manual disponível aqui).
Ao acessar o Painel de Preços, escolher entre as opções analisar preços de materiais e analisar preços de serviços.
Na tela seguinte, no menu lateral esquerdo, aplicar os filtros de acordo com o item que se deseja adquirir/contratar. Neste exemplo foram preenchidos os filtros ano da compra (2020) e código material CATMAT (467578).
Clicar em avançar análise
Na tela seguinte, clicar em gerar relatório resumido
O preço médio do item é exibido na tela seguinte. Conferir se a descrição do item é compatível com o que se pretender adquirir/contratar. Clicar na opção exportar em PDF
Pode-se então salvar o arquivo obtido pelo Painel de Preços e incluí-lo no processo SEI em substituição a possíveis orçamentos não obtidos junto a fornecedores do mercado.
Inclui no processo SEI demais documentos pertinentes ao tipo de contratação
Envia o processo para a Superintendência Administrativa (MEDICINA-SAD)
Assinado o pedido de material e incluídos os documentos externos (ETP e orçamentos), clicar na opção enviar processo .
Em unidades localizar e selecionar a opção MEDICINA-SAD e clicar em enviar.
SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA
Confere objeto do processo
Nesta etapa a Superintendência Administrativa confere se o pedido de aquisição/contratação é compatível com o indicado no PAC e a necessidade identificada previamente para o setor de acordo com a priorização definida em conjunto com a Diretoria da Faculdade de Medicina.
Estando de acordo, envia o processo para análise e orientação do Setor de Compras (MEDICINA- SCO).
SETOR DE COMPRAS
Define a modalidade de licitação e pede complemento de documentação ao requisitante se necessário
Descrição
Considerando as especificidades do objeto a ser contratado, o Setor de Compras nesta etapa definirá a modalidade de licitação e, se for o caso, pedirá ao setor requisitante a complementação de documentos como projeto básico, termo de referência, entre outros possíveis necessários à sequência do processo de compras.
Após complementação e instrução adequadas, o processo seguirá para manifestação sobre a viabilidade orçamentária.
SEÇÃO DE CONTABILIDADE
Emite análise de viabilidade orçamentária
Nesta etapa, cabe à Seção de Contabilidade emitir, junto à Diretoria da Faculdade de Medicina, declaração do ordenador de despesas de viabilidade orçamentária e financeira para contratação dos materiais/serviços objetos do processo de compras, em acordo com a lei orçamentária anual, compatível com o plano plurianual e com a lei de diretrizes orçamentárias.
SETOR DE COMPRAS
Conduz o processo de licitação
A partir da análise de viabilidade orçamentária, o Setor de Compras dará sequência ao processo licitatório, comunicando-se com o setor requisitante e os demais envolvidos sempre que necessário.
Nesse curso, o setor requisitante poderá acompanhar todas as etapas da compra consultando o andamento do processo no SEI.
SETOR REQUISITANTE
Avalia a proposta do fornecedor e devolve o processo para o Setor de Xxxxxxx (MEDICINA-SCO)
Nesta etapa o setor requisitante, consultado o solicitante, deverá avaliar a proposta do fornecedor, definindo se o produto/serviço tal como oferecido atende às necessidades da Administração.
Essa manifestação deverá ser expressa em um despacho constante do processo de compras no SEI para que seja possível a homologação do resultado do procedimento licitatório e finalmente a contratação do produto/serviço.
SETOR DE COMPRAS
Solicita emissão de empenho
Estando o material/serviço ofertado pelo fornecedor vencedor em acordo com o solicitado pelo setor requisitante, o Setor de Compras poderá solicitar à Seção de Contabilidade a emissão de empenho para entrega do material/execução do serviço de acordo com os prazos especificados no processo licitatório.
SEÇÃO DE CONTABILIDADE
Emite nota de empenho
A partir da solicitação do Setor de Compras, a Seção de Contabilidade procederá à emissão de empenho para entrega do material/execução do serviço de acordo com os prazos especificados no processo licitatório.
Envia processo para Setor de Almoxarifado (MEDICINA-SALM)
Após a emissão e envio do empenho ao fornecedor, caberá ao Setor de Almoxarifado o acompanhamento do cumprimento pelo fornecedor do prazo previsto para entrega do produto/realização do serviço.
SETOR DE ALMOXARIFADO
Comunica entrega do produto/Prestação do serviço
Em regra, todo objeto contratado (material ou serviço) deverá ser recebido/acompanhado pelo Setor de Almoxarifado da Superintendência Administrativa da Faculdade de Medicina, com exceção dos materiais e serviços de obra e engenharia, cuja entrega pode ser realizada diretamente no setor de Arquitetura e Engenharia.
Excepcionalmente em função da especificidade do objeto contratado a entrega do produto/serviço poderá ser negociada com o fornecedor para que aconteça diretamente no Setor Requisitante. Essa exceção deverá estar expressa no pedido de material ou serviço, documento integrante do processo de compras.
Recebido o produto/serviço, o Setor de Almoxarifado deverá comunicar o Setor Requisitante para o prosseguimento do processo.
SETOR REQUISITANTE
Envia processo para Setor Requisitante
Após a emissão e envio do empenho ao fornecedor, caberá ao Setor Requisitante o acompanhamento do cumprimento pelo fornecedor do prazo previsto para entrega do produto/realização do serviço.
Acompanha entrega do produto/Prestação do serviço
Em regra, todo objeto contratado (material ou serviço) deverá ser recebido/acompanhado pelo Setor de Almoxarifado da Superintendência Administrativa da Faculdade de Medicina, com exceção dos materiais e serviços de obra e engenharia, cuja entrega pode ser realizada diretamente no setor de Arquitetura e Engenharia.
Excepcionalmente em função da especificidade do objeto contratado a entrega do produto/serviço poderá ser negociada com o fornecedor para que aconteça diretamente no Setor Requisitante. Essa exceção deverá estar expressa no pedido de material ou serviço, documento integrante do processo de compras.
Recebido o produto/serviço, o Setor Requisitante deverá dar prosseguimento ao processo.
Inclui no processo SEI como documento externo a nota fiscal emitida pelo fornecedor
Nesta etapa, estando o produto/serviço em acordo com o contratado, o setor requisitante deverá incluir no processo SEI como documento externo (PDF) a nota fiscal emitida pelo fornecedor.
Inclui no processo SEI o documento interno "Formulário de Ateste de Material ou Serviço"
Incluída a nota fiscal, o setor requisitante deverá incluir no processo SEI como interno o documento do tipo "Formulário de Ateste de Material ou Serviço", editar de acordo com os dados da nota fiscal e assinar eletronicamente o documento.
Envia processo para a Seção de Contabilidade (MEDICINA-SCT)
Realizado o ateste, o setor requisitante deverá enviar o processo para a Seção de Contabilidade, que procederá à verificação dos documentos incluídos e estando tudo de acordo providenciará a liquidação do empenho e o pagamento da despesa.
SEÇÃO DE CONTABILIDADE
Realiza pagamento do fornecedor
Nesta etapa, a Seção de Contabilidade providenciará junto à Diretoria da FMUFMG a autorização para pagamento, realizará o pagamento ao fornecedor e enviará o processo para conformidade da Superintendência Administrativa.
SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA
Realiza conformidade de registro de gestão
Nesta etapa, a Superintendência Administrativa verificará se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial possuem documentos hábeis que comprovem as operações realizadas no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI). Estando os registros em conformidade com os documentos, será incluído no processo do SEI o despacho de conformidade de gestão.