ÍNDICE
Contratos e Regras de Negociação
ÍNDICE
1. CONTRATOS 4
1.1. INTRODUÇÃO 4
1.2. INCLUINDO CONTRATO 4
1.2.1. ABA ENVOLVIDOS 5
1.2.2. ABA GARANTIAS 6
1.2.3. ABA OBSERVAÇÕES 6
1.2.4. ABA VALOR CONTRATO 7
1.3. SEÇÃO ACOMPANHAMENTOS 7
1.4. SEÇÃO COMPROMISSOS 8
1.5. SEÇÃO TIME SHEET 8
1.6. SEÇÃO OBJETOS 9
1.7. SEÇÃO GARANTIAS 10
1.8. SEÇÃO ENVOLVIDOS 10
1.9. SEÇÃO VÍNCULOS 10
1.10. SEÇÃO DOCUMENTOS (GED) 11
1.11. SEÇÃO E-MAIL 11
1.12. SEÇÃO FINANCEIRO 12
1.13. SEÇÃO NEGOCIAÇÕES 12
1.14. SEÇÃO REEMBOLSÁVEIS 13
1.15. SEÇÃO REGRAS DE COBRANÇA 14
1.16. SEÇÃO REGRAS DE PAGAMENTO 14
1.17. SEÇÃO OBSERVAÇÕES 15
2. REGRAS DE NEGOCIAÇÃO 15
2.1. COMO ACESSAR CP-PRO MAIS - REGRAS DE NEGOCIAÇÃO 15
2.2. INCLUIR REGRA 16
2.3. REGRAS DE COBRANÇA 17
2.3.1. O QUE AS REGRAS TÊM EM COMUM ENTRE SI? 17
2.3.1.1. O CABEÇALHO DA REGRA 17
2.3.1.2. CONFIGURAÇÕES DOS MOVIMENTOS FINANCEIROS 18
2.3.2. POR ATO (TAREFA CONCLUÍDA) 19
2.3.2.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA 20
2.3.2.2. EXECUÇÃO DA REGRA 21
2.3.3. EVENTUAL (AVULSO) 22
2.3.3.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA 22
2.3.3.2. EXECUÇÃO DA REGRA 22
2.3.4. POR ÊXITO 23
2.3.4.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA 23
2.3.4.2. EXECUÇÃO DA REGRA 24
2.3.5. POR FASE 24
2.3.5.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA 24
2.3.5.2. EXECUÇÃO DA REGRA 25
2.3.6. POR VALOR FIXO (MENSAL OU PARTIDO) 25
2.3.6.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA 26
2.3.6.2. EXECUÇÃO DA REGRA 26
2.3.7. POR HORAS TRABALHADAS (TIME SHEET) 27
2.3.7.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA 27
2.3.7.2. EXECUÇÃO DA REGRA 29
2.3.8. POR LOTE 30
2.3.8.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA 30
2.3.8.2. EXECUÇÃO DA REGRA 31
2.4. REGRAS DE PAGAMENTO 31
2.4.1. PERCENTUAL FIXO 34
2.4.1.1. EXECUÇÃO DA REGRA 35
2.5. EXECUÇÃO DAS REGRAS 35
2.5.1. REGRAS DE COBRANÇA 36
2.5.1.1. CONDIÇÕES GERAIS PARA LISTAR REGRAS NA TELA DE EXECUÇÃO 36
2.5.1.2. ATO (TAREFA CONCLUÍDA) 36
2.5.1.3. EVENTUAL – AVULSO 37
2.5.1.4. ÊXITO 37
2.5.1.5. FASE 38
2.5.1.6. FIXO (MENSAL OU PARTIDO) 38
2.5.1.7. HORA TRABALHADA (TIME SHEET) 39
2.5.1.8. LOTE 39
2.5.2. REGRAS DE PAGAMENTO 41
2.5.2.1. CONDIÇÕES GERAIS PARA LISTAR REGRAS NA TELA DE EXECUÇÃO 41
2.5.2.2. PERCENTUAL FIXO 41
2.6. MOVIMENTOS FINANCEIROS LANÇADOS POR REGRAS JÁ EXECUTADAS 41
2.6.1. DESCRIÇÃO E OBSERVAÇÕES DOS MOVIMENTOS FINANCEIROS GERADOS PELAS REGRAS 42
2.6.1.1. REGRAS DE COBRANÇA 42
2.6.1.2. REGRAS DE PAGAMENTO 43
2.6.2. SOLICITAÇÕES DE LANÇAMENTO 43
2.7. DESFAZER EXECUÇÃO/DESABILITAR/ALTERAR/EXCLUIR REGRAS 43
2.7.1. DESFAZER A EXECUÇÃO 43
2.7.2. DESABILITAR REGRA 44
2.7.3. ALTERAR REGRA 44
2.7.4. EXCLUIR REGRA 44
1. CONTRATOS
1.1. INTRODUÇÃO
No módulo Contratos 🡪 submódulo Pastas deverão ser cadastrados todos os contratos nos quais o escritório ou departamento jurídico for o gestor.
Desta maneira, deverão ser cadastrados contratos de honorários, de Trabalho, Estágio, Compra e Xxxxx, enfim, qualquer contrato onde o escritório for contratante ou contratado e ainda podem ser cadastrados contratos que o escritório cuide da gestão somente e não é parte.
Esta segunda possibilidade é comum quando escritórios de advocacia cuidam dos contratos de trabalho de seus clientes ou de qualquer outro contrato. Este é um serviço que vem sendo bem aceito por Empresas.
1.2. INCLUINDO CONTRATO
No módulo Contratos 🡪 submódulo Pastas, clique no botão “Incluir” para cadastrar um novo contrato.
• Número do contrato 🡪 será sugerido um número sequencial que poderá ter ou não um prefixo de acordo com as configurações realizadas no CP-Pro Mais. O ideal é que este número corresponda ao número da pasta física do contrato, caso exista;
• Tipo do contrato 🡪 deve ser selecionado o tipo deste contrato, ou seja, se é um contrato de honorários, de trabalho, estágio, compra e venda, etc.;
• Situação do contrato 🡪 os contratos poderão ser cadastrados desde o início da sua negociação e assim, este campo será muito útil para identificar sua situação. Além dos itens sugeridos no software poderão ser cadastradas outras situações, entretanto somente as situações sugeridas pelo programa irão alterar a cor dos contratos visualizados na lista de pesquisa, todas as demais serão visualizadas na cor preta;
PRETO – Em elaboração e Em negociação AZUL – Fechado
VERDE - Vigente LARANJADO – Suspenso
VERMELO – Cancelado e Não fechado CINZA – Encerrado e Prazo findo
• Gestor atual 🡪 deverá ser selecionado o Escritório Associado que estiver responsável pelo contrato;
• Responsável atual 🡪 é um contato, pessoa física necessariamente, que responde pelo Escritório Associado no que diz respeito ao contrato que está sendo cadastrado;
• Data de assinatura 🡪 deve ser cadastrada a data de assinatura do contrato formal, ou, mesmo que o contrato não seja formal, pode ser inserida a data em que o contrato foi “fechado” de fato, seja por uma mensagem de e-mail ou uma conversa;
• Início da vigência 🡪 é a data em que efetivamente o contrato começou a vigorar e pode ser diferente da data de assinatura do contrato, sendo anterior ou posterior;
• Final da vigência 🡪 caso o contrato tenha um prazo determinado deverá ser preenchida a sua data final de vigência. E caso seja um contrato de prazo indeterminado, esta data não deverá ser preenchida e automaticamente será exibido um texto “Final da vigência indeterminado”;
• Foro para discussão 🡪 deverá ser selecionada uma cidade que foi eleita como foro para discussões referentes ao contrato;
• Contratante principal 🡪 é o contato, pessoa física ou jurídica, que figura como contratante;
• Responsável do contratante principal 🡪 é um contato, pessoa física necessariamente, que responde pelo contratante principal, que mesmo sendo uma pessoa física pode não ser o contato que trata de assuntos referentes a este contrato;
• Contratado principal 🡪 é o contato, pessoa física ou jurídica, que figura como contratado;
• Responsável do contratado principal 🡪 é um contato, pessoa física necessariamente, que responde pelo contratado principal, que mesmo sendo uma pessoa física pode não ser o contato que trata de assuntos referentes a este contrato.
1.2.1.ABA ENVOLVIDOS
Além dos envolvidos já mencionados acima, é possível incluir quantos outros envolvidos se fizer necessário na aba Envolvidos, bastando para isso clicar no botão “Incluir...” e depois preencher o nome do envolvido, sua posição e seu responsável. Caso já tenha sido cadastrada mais de uma negociação no contrato será possível selecionar a negociação a qual o envolvido se relaciona.
1.2.2.ABA GARANTIAS
Em Garantias é possível indicar se no contrato há garantias sendo dadas.
Não é uma prática muito usual contratos de honorários possuírem garantias, entretanto, outros tipos de contrato, como de aluguéis, por exemplo, é bastante comum haver garantias.
Para incluir uma ou mais garantias em um contrato basta clicar no botão “Incluir...” que será aberta uma tela na qual é possível digitar um texto ou então clicar no link “Selecionar descrição...” e acessar uma lista de garantias previamente cadastradas.
Nesta tela de descrições de garantias é possível pesquisar descrições já cadastradas, incluir novas e após localizar a descrição desejada, basta clicar duas vezes sobre ela, ou no botão “Selecionar e Fechar” que a descrição selecionada será copiada para a tela anterior “Incluindo garantia no contrato” e após isso, ainda é possível complementar a descrição.
1.2.3.ABA OBSERVAÇÕES
Esta aba possui um campo texto livre para digitação do usuário de qualquer observação pertinente ao contrato.
1.2.4.ABA VALOR CONTRATO
Na aba “Valor Contrato” é possível incluir um valor para o contrato, assim como uma regra de atualização para o mesmo.
Em um contrato de compra e venda, o valor do contrato é bastante simples de ser visualizado, entretanto em um contrato de honorário por hora trabalhada, por exemplo, o valor que se espera para ser inserido nesta aba não é exatamente um valor de retorno periódico deste contrato, mas sim um valor que o contrato representa para o escritório, para no caso de haver uma fusão entre 2 escritórios ser possível mensurar o valor de cada um deles.
Para maiores informações sobre “Atualização Monetária”, consulte o manual de Processos do CP-Pro Mais.
Após o preenchimento das 4 abas, basta clicar em “Salvar e Xxxxxx”, para que o contrato seja salvo ou em “Salvar e Novo”, caso queira que uma nova tela de cadastro de contrato seja exibida após salvar o contrato que acabou de ser cadastrado.
Clicando no botão “Cancelar”, a tela será fechada e o contrato não será salvo.
Nota: caso no processo de cadastramento de um contrato, em uma das telas de pesquisa de pessoas, por exemplo, tenha sido cadastrada uma nova pessoa, e ao fim o cadastro do contrato seja cancelado, a pessoa cadastrada permanecerá salva na Agenda de Contatos do CP-Pro Mais.
1.3. SEÇÃO ACOMPANHAMENTOS
Para incluir um andamento relacionado a um contrato, acesse o módulo “Contratos”, selecione o contrato desejado, clique na seção “Acompanhamentos” e, na parte inferior da tela, clique no botão “Incluir”.
• Contrato/Negociação 🡪 virá sugerida a Negociação geral do contrato e caso exista mais de uma negociação no contrato será possível selecionar qualquer uma delas;
• Data 🡪 é a data em que ocorreu o fato relatado no andamento;
• Hora 🡪 é a hora do fato;
• Confidencial 🡪 caso esta opção seja marcada, por default este andamento não será listado em relatórios. Poderá ser listado caso o usuário tenha permissão para listar os andamentos confidenciais;
• Tipo 🡪 é uma classificação do andamento;
• Subtipo 🡪 é uma segunda classificação do andamento e está vinculada ao Tipo;
• Descrição 🡪 campo texto livre para que o fato seja relatado, nele é possível selecionar uma descrição previamente cadastrada;
• Observação 🡪 campo texto livre para que observações sobre o andamento sejam cadastradas;
• Manter informações 🡪 esta opção é útil quando se quiser cadastrar mais de um andamento com o mesmo teor, ou de teor parecido. Ela deve ser selecionada e posteriormente salvar o andamento pelo botão “Salvar e Novo”, pois assim será aberta nova tela de cadastro já com as opções do andamento anterior preenchidas.
No canto inferior direito da seção há ainda outros 2 botões “Alterar...” e “Excluir”, sendo que somente estarão habilitados se já houver pelo menos um andamento cadastrado.
1.4. SEÇÃO COMPROMISSOS
Para incluir um compromisso vinculado a um contrato, acesse módulo “Contratos”, selecione o contrato desejado, clique na seção “Compromisso” e no botão “Incluir“
• Solicitante 🡪 virá sugerido o usuário logado no CP-Pro Mais;
• Responsável 🡪 virá sugerido o responsável pelo Gestor do contrato;
• Vínculos 🡪 virá sugerida a “Negociação geral” do contrato.
Para maiores informações sobre compromissos acesse o manual da Agenda do CP-Pro Mais.
1.5. SEÇÃO TIME SHEET
Para incluir uma hora trabalhada vinculada a um contrato, acesse o módulo “Contratos”, selecione o contrato desejado, clique na seção “Time Sheet” e no botão “Incluir“.
Tipo de vínculo 🡪 virá sugerido e somente leitura a opção “Negociação de contrato”; Vínculos 🡪 virá sugerida a “Negociação geral” do contrato.
Para maiores informações sobre horas trabalhadas acesse o manual do Time Sheet do CP-Pro Mais.
1.6. SEÇÃO OBJETOS
Em Objetos é possível indicar quais são os objetos do contrato.
Para incluir um ou mais objetos em um contrato basta clicar no botão “Incluir...” que será aberta uma tela para inclusão do objeto:
• Contrato/Negociação 🡪 virá sugerida a Negociação geral do contrato e caso exista mais de uma negociação no contrato será possível selecionar qualquer uma delas;
• Tipo do Objeto 🡪 é necessário selecionar um dos tipos de objetos pré-definidos, que são os itens do CP-Pro Mais passíveis de vínculo a Negociações: Marcas e Patentes, Contratos, Processos e Serviços;
• Descrição 🡪 é possível digitar um texto ou então clicar no link “Selecionar descrição...” e acessar uma lista de objetos previamente cadastrada.
Nesta tela de descrições de objetos é possível pesquisar descrições já cadastradas, incluir novas e após localizar a descrição desejada, basta clicar duas vezes sobre ela, ou no botão “Selecionar e Fechar” que a descrição selecionada será copiada para a tela anterior “Incluindo objeto no contrato” e após isso, ainda é possível complementar a descrição.
1.7. SEÇÃO GARANTIAS
Veja item “Aba Garantias” deste manual.
As garantias não estão vinculadas a Negociações, mas sim diretamente ao contrato.
1.8. SEÇÃO ENVOLVIDOS
Veja item “Aba Envolvidos” deste manual.
Em Envolvidos há algumas regras especiais de vínculo e visualização:
• Envolvidos Principais 🡪 pessoas incluídas diretamente no cadastro de um contrato ou negociação em seu cabeçalho, ou seja, não foram incluída na aba Envolvidos (Negrito);
• Envolvidos Diretos 🡪 pessoas incluídas diretamente no cadastro de um contrato através da aba Envolvidos, ou incluídas pela seção Envolvidos após o cadastro inicial de um contrato ou negociação (Preto sem negrito);
• Envolvidos Indiretos 🡪 pessoas vinculadas indiretamente a uma negociação através do cadastro de Regras de Negociação (Cinza).
1.9. SEÇÃO VÍNCULOS
Ao clicar no botão localizado no canto inferior direito da tela “Vincular...” será exibida uma tela para seleção dos vínculos que poderão ser Processos, Serviços e Contratos.
Após selecionar os vínculos a tela será exibida como abaixo e caso um vínculo seja selecionado nesta tela e depois clicado o botão “Desvincular” será exibida uma mensagem:
Caso o usuário clique em “Sim”, o vínculo será desfeito. Se clicar em “Não” a mensagem é fechada e o vínculo permanece.
1.10. SEÇÃO DOCUMENTOS (GED)
Para maiores informações sobre arquivos anexados acesse o manual de Documentos (GED) do CP-Pro Mais.
1.11. SEÇÃO E-MAIL
Nesta seção dentro de Contratos, o usuário logado poderá visualizar todos os e-mails que estão vinculados ao contrato selecionado e que necessariamente ele seja um envolvido no e-mail, ou seja, se estiver como
remetente, destinatário ou envolvido vinculado manualmente no e-mail. Os usuários do grupo “Administradores” poderão ver todos os e-mails, independente de ser um envolvido ou não.
Para maiores informações sobre e-mails acesse o manual de Integração do CP-Pro Mais com Microsoft Outlook.
1.12. SEÇÃO FINANCEIRO
Para maiores informações sobre financeiro acesse o manual do Financeiro do CP-Pro Mais.
1.13. SEÇÃO NEGOCIAÇÕES
Automaticamente um contrato gera uma negociação que possuirá as mesmas informações do contrato no caso dos campos coincidentes e no caso dos demais campos eles ficarão em branco.
A Descrição desta negociação virá preenchida com o texto: “Negociação geral”, que poderá ser alterado a qualquer momento, assim como os demais campos cujo conteúdo foi herdado do contrato.
Para incluir uma negociação, selecione o contrato desejado, acesse a seção “Negociações” e clique no botão “Incluir”.
• Número do contrato 🡪 campo somente leitura que vem preenchido com o número do contrato onde a negociação está sendo inserida;
• Número da negociação 🡪 campo somente leitura que vem preenchido com o número da negociação que será sempre composto pelo número do contrato / seqüencial automático com 3 dígitos. Sendo que a negociação com o número /000 será sempre a “Negociação geral” do contrato que é gerada automaticamente no cadastro de um contrato;
• Situação 🡪 virá sugerida de acordo com o que foi selecionado no contrato. Será a mesma lista de situações de contratos e poderá ser alterada independente do que estiver selecionada no contrato;
• Responsável Xxxxxx 🡪 virá sugerido o mesmo responsável do contrato, entretanto cada negociação poderá ter o seu. Assim como no contrato só pode ser selecionada uma pessoa física como responsável;
• Responsável Contratante 🡪 virá sugerido o mesmo responsável do contrato, entretanto cada negociação poderá ter o seu. Assim como no contrato só pode ser selecionada uma pessoa física como responsável;
• Responsável Contratado 🡪 virá sugerido o mesmo responsável do contrato, entretanto cada negociação poderá ter o seu. Assim como no contrato só pode ser selecionada uma pessoa física como responsável
• Início da Vigência 🡪 virá sugerida a data inicial da vigência do contrato, caso exista. Do contrário o campo virá em branco;
• Final da Vigência 🡪 virá sugerida a data final da vigência do contrato, caso exista. Do contrário o campo virá em branco (enquanto a data final da vigência estiver em branco haverá um texto abaixo do campo informando “Final da Vigência Indeterminado”);
• Descrição 🡪 campo texto livre indicado para ser preenchido com algo que identifique facilmente a diferenciação de uma negociação em relação a outra;
• Destinatário de Xxxxxxx/Cobrança 🡪 Virá sugerido o contratante principal, selecionado no contrato e poderá ser alterado. É a pessoa para quem todos os movimentos financeiros cadastrados para a negociação ou para seus vínculos serão apropriados;
• Centro de Custo 🡪 campo para indicar a classificação no centro de custo que movimentos financeiros cadastrados manualmente na negociação deverão possuir.
Notas: Um contrato pode ter uma ou mais negociações.
Uma pasta de processo, de serviço ou de contrato pode ser vinculada apenas a uma negociação/contrato. Uma negociação pode ser vinculada a várias pastas de processos, serviços e contratos.
Se um contrato possuir uma data início da vigência selecionada, nenhuma das negociações poderá ter data início da vigência anterior a ela.
Se um contrato não possuir uma data início da vigência selecionada e uma negociação a tiver, não será possível incluir uma data início para o contrato posterior à data da negociação.
Se um contrato possuir uma data final da vigência selecionada, nenhuma das negociações poderá ter data final da vigência posterior a ela.
Se um contrato não possuir uma data final da vigência selecionada e uma negociação a tiver, não será possível incluir uma data final para o contrato anterior à data da negociação.
1.14. SEÇÃO REEMBOLSÁVEIS
Ao clicar no botão localizado no canto inferior direito da tela “Selecionar Categorias” será exibida uma tela para seleção de categorias do DRE que deverão ser sugeridas como reembolsáveis quando movimentos financeiros forem cadastrados nas próprias negociações ou em seus vínculos (pastas).
Clicando no botão “Excluir Todas” será exibida uma mensagem:
Caso o usuário clique em “Sim”, todas as categorias selecionadas de todas as negociações serão removidas da tela. Se clicar em “Não” a mensagem é fechada e as categorias permanecem selecionadas.
Nota: Caso após selecionar categorias para uma negociação, o usuário clique novamente no botão de seleção e escolha novamente a mesma negociação e selecione outras categorias e salve, as categorias anteriormente selecionadas não serão mantidas, ou seja, ao selecionar novas categorias para uma negociação sempre há uma substituição pela nova seleção de categorias.
1.15. SEÇÃO REGRAS DE COBRANÇA
Veja item “Regras de Cobrança” deste manual.
1.16. SEÇÃO REGRAS DE PAGAMENTO
Veja item “Regras de Cobrança” deste manual.
1.17. SEÇÃO OBSERVAÇÕES
Veja item “Aba Observações” deste manual.
Notas: Andamentos, Compromissos, Horas Trabalhadas (time sheet), Objetos, Envolvidos (na seção), Vínculos (processos, serviços e outros contratos), Movimentos Financeiros, Categorias do DRE Reembolsáveis, Regras de Cobrança e Regras de Pagamento são vinculados às Negociações e não aos Contratos diretamente.
Caso em um Contrato exista somente 1 Negociação, este relacionamento entre os itens acima e a Negociação nem é percebida pelo usuário, pois a única Negociação virá sempre sugerida e somente leitura.
As Garantias, Documentos (GED) e Observações continuam relacionados diretamente ao Contrato.
2. REGRAS DE NEGOCIAÇÃO
O objetivo das Regras de Negociação é executar regras de cobrança e regras de pagamento, referentes aos contratos/negociações do escritório para gerar movimentos financeiros a partir delas.
2.1. COMO ACESSAR CP-PRO MAIS - REGRAS DE NEGOCIAÇÃO
Para executar o CP-Pro Mais - Regras de Negociação:
• Acesse o módulo Financeiro 🡪 submódulo Regras de Negociação;
• Na sua área de trabalho (desktop), acesse o ícone CP-Pro Mais - Regras de Negociação;
• Acesse o menu Iniciar 🡪 Programas 🡪 CP-Pro Mais 🡪 CP-Pro Mais - Regras de Negociação.
Independente de qual das 3 maneiras tiver sido escolhida para acessar o submódulo, será aberta uma tela de login e senha para identificação do usuário.
O login e senha de acesso às Regras de Negociação são os mesmos informados para acesso ao CP-Pro Mais. O acesso ao CP-Pro Mais - Regra de Negociação é restrito aos usuários do CP-Pro Mais que tiverem essa permissão concedida no Controle de Acessos.
Caso seja informado que seu login não possui direito de acesso, entre em contato com a pessoa do escritório/departamento responsável por conceder acessos ao software e informe sobre suas necessidades de acesso.
É possível conceder acesso somente ao submódulo Regras de Negociação.
2.2. INCLUIR REGRA
Uma regra pode ser incluída pelo CP-Pro Mais - Regras de Negociação, através do botão Incluir...
localizado no canto inferior direito da tela.
Ou pelo módulo Contratos, no CP-Pro Mais, na seção Regras de Cobrança ou Regras de Pagto através do botão Incluir... também localizado no canto inferior direito da tela:
2.3. REGRAS DE COBRANÇA
2.3.1.O QUE AS REGRAS TÊM EM COMUM ENTRE SI?
2.3.1.1. O CABEÇALHO DA REGRA
• Número do contrato 🡪 se a regra estiver sendo incluída a partir do módulo Contratos, o número do contrato virá preenchido e não poderá ser alterado. Se a regra estiver sendo incluída a partir do módulo Regras de Negociação, o número do contrato deverá ser selecionado pelo usuário após clicar no ícone da “pastinha”;
• Contrato/Negociação 🡪 se a regra estiver sendo incluída a partir do módulo Contratos, o campo Contrato/Negociação virá habilitado e serão exibidos os números das negociações do contrato onde a inclusão estiver sendo feita. Se a regra estiver sendo incluída a partir do Módulo Regras de Negociação, o campo Contrato/Negociação só será habilitado após o preenchimento do número do contrato e serão listadas para seleção somente as negociações do contrato anteriormente selecionado;
• Tipo da regra 🡪 serão listadas as 07 Regras de Cobrança que existem atualmente no CP-Pro Mais: a) Por Valor Fixo (Mensal ou Partido); b) Eventual (Avulso); c) Por Lote; d) Por Horas Trabalhadas (Time Sheet); e) Por Ato (Tarefa concluída); f) Por Fase; g) Por Êxito. Após o usuário selecionar o tipo de Regra de Cobrança que irá cadastrar, os campos de Configurações da Regra irão aparecer de acordo com cada tipo;
• Nome da regra 🡪 é um campo de texto livre no qual o usuário deverá cadastrar um nome para a regra que está sendo incluída. Inicialmente virá sugerida a Descrição da Negociação onde a regra está sendo cadastrada.
Exemplos de nomes: Processos cíveis; Empresarial - processos, análise de contratos e pareceres; Gerenciamento dos Contratos; etc.
2.3.1.2. CONFIGURAÇÕES DOS MOVIMENTOS FINANCEIROS
• Gestor da Regra 🡪 o Gestor da Regra é Escritório proprietário do movimento financeiro e virá preenchido com o Gestor atual do contrato no momento da inclusão da regra e não poderá ser alterado. Ainda que o Gestor do contrato seja alterado posteriormente, o Gestor da regra não será automaticamente alterado. Caso o usuário deseje fazer a troca do gestor na regra, o campo estará habilitado para alteração aparecendo somente o Gestor da regra e o Gestor atual do contrato independente de quantos Escritórios existem cadastrados no CP-Pro Mais;
• Conta corrente 🡪 de acordo com o Gestor da regra (Escritório proprietário do movimento financeiro) serão listadas as contas correntes a ele vinculadas (Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Financeiro 🡪 Contas Correntes). O usuário deverá selecionar uma conta para compor o movimento financeiro de receita que será gerado pela regra;
• Dia para vencimento 🡪 o usuário deverá selecionar o dia do mês para vencimento do(s) movimento(s) financeiro(s) gerado(s) pela regra. Em algumas regras este campo levará em consideração a data base informada em “Configurações da Regra”, como ocorre no tipo Fixo (Mensal ou Partido): se for selecionado o dia 10 e a data base da configuração da regra for 01/01/2011, mesmo que a execução da regra seja realizada em 01/12/2010 a primeira parcela será apenas para 10/01/2011. No caso da regra Eventual (Avulso) este campo ficará desabilitado;
• Forma de pagamento 🡪 O usuário deverá selecionar a forma de pagamento para ser inserida no(s) movimento(s) financeiro(s) gerado(s) pela regra;
• Plano de contas (DRE) 🡪 O usuário deverá selecionar a categoria do Plano de contas para ser inserida no(s) movimento(s) financeiro(s) gerado(s) pela regra. Ex: Receita Operacional Bruta/Honorários de Clientes/Ato; Receita Operacional Bruta/Honorários de Clientes/Fixo(Mensal); Receita Operacional Bruta/Honorários de Clientes/Hora Trabalhada;
• Centro de custo 🡪 O usuário deverá selecionar a(s) categoria(s) do centro de custo para serem inseridas no(s) movimento(s) financeiro(s) gerado(s) pela regra, caso não sejam usadas as categorias dos processos, serviços e negociações que originaram os movimentos. Na seleção do centro de custo é possível definir rateios entre centros de custo diferentes:
Caso antes da execução da regra não seja possível identificar o centro de custo dos movimentos é possível selecionar uma categoria Sintética. Ex: Escritório, Escritório/Cível, etc. Mas uma categoria sintética só poderá ser selecionada se a configuração que permite o cadastro de movimentos financeiros em categorias sintéticas estiver selecionada.
Em Ferramentas 🡪 Opções 🡪 Financeiro 🡪 Configurações gerais (tela abaixo) é possível definir que o(s) centro(s) de custo(s) selecionado(s) acima serão usados nos movimentos financeiros gerados na execução da regra, ignorando os centros de custos vinculados às unidades de custeio que irão dar origem aos movimentos gerados.
Caso esta opção não esteja selecionada, serão utilizados os centros de custo dos itens que geraram o movimento, caso existam, conforme a tabela abaixo.
Regras | Regra de uso do centro de custo das Unidades de Custeio |
Por Ato (Tarefa concluída) | De onde teve andamento (processos, serviços e na própria negociação onde se encontra a Regra). |
Eventual (Avulso) | Do item vinculado à negociação (processos e serviços) ou na própria negociação onde se encontra a Regra, caso a negociação não tenha vínculos. |
Por Êxito | De onde teve andamento (processos, serviços e na própria negociação onde se encontra a Regra). |
Por Fase | De onde teve andamento (processos) |
Por Valor Fixo (Mensal ou Partido) | Da própria negociação onde se encontra a Regra |
Por Horas Trabalhadas (Time Sheet) | De onde teve hora trabalhada (processos, serviços e na própria negociação onde se encontra a Regra). |
Por Lote | Dos itens contabilizados na Regra (processos e serviços) |
Se a tabela acima for ser verificada, ou seja, se não for para usar o centro de custo da regra, existe a possibilidade de processos, serviços e negociações não terem o centro de custo vinculado a eles e, neste caso, o centro de custo definido na regra será usado somente para classificar os valores das pastas que não possuem o centro de custo vinculado a elas e para o restante do valor continuam sendo verificados os centros de custo das pastas.
2.3.2.POR ATO (TAREFA CONCLUÍDA)
2.3.2.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA
Quais atos serão cobrados:
Será visualizada a lista de tipos/subtipos de andamentos do tipo ato que foram cadastrados em
Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Tipo/Subtipo de Andamento/Compromisso/Tarefa.
Ao selecionar um tipo de ato os seus subtipos serão automaticamente selecionados e poderão ser desmarcados. Cada tipo/subtipo de ato selecionado irá aparecer na tabela abaixo desta seleção para que sejam cadastrados seus valores por tipo de integrante.
Caso um tipo de ato seja selecionado na regra ele só será cobrado se no andamento o tipo for inserido sem subtipo.
Caso a seleção seja de um tipo/subtipo, a cobrança ocorrerá somente se o subtipo for selecionado no andamento.
Quais valores serão cobrados por cada tipo de integrante em cada ato:
Serão sugeridos para cada tipo/subtipo o valor por integrante salvo na tabela de manutenção dos tipos/subtipos em Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Tipo/Subtipo de Andamento/Compromisso/Tarefa. Os valores sugeridos poderão ser alterados e sua alteração não será salva na tabela de manutenção dos tipos/subtipos, onde são cadastrados os Valores Referência, mas somente na tabela de valores/ato por tipo de integrante na regra que está sendo inserida.
Para os usuários que utilizam o Time Sheet há uma configuração em Ferramentas 🡪 Opções 🡪 Time Sheet na qual pode ser determinado que seja gerado um andamento com o mesmo tipo/subtipo de cada tarefa concluída caso este tipo/subtipo tenha sido configurado (em Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Tipo/Subtipo de Andamento/Compromisso/Tarefa) como Andamento (Ato) e Tarefa. O andamento gerado terá como executores todos os participantes de todas as horas trabalhadas vinculadas à tarefa. O campo Quem executou o ato só é visível em andamentos do tipo ato. Caso o tipo/subtipo da tarefa não seja também um tipo/subtipo de andamento, ao marcar uma tarefa concluída, será aberta uma janela de andamento para que o tipo/subtipo seja selecionado.
2.3.2.2. EXECUÇÃO DA REGRA
A verificação desta regra é feita nos andamentos com tipo/subtipo selecionados na configuração da regra. No momento da execução da regra de cobrança serão verificados todos os andamentos que ainda não tenham feito parte da execução desta regra de cobrança e que tenham sido cadastrados na própria negociação ou em um processo, serviço ou contrato vinculado a ela no mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
A unidade de custeio da solicitação de lançamento gerada pela execução desta regra serão os itens onde houve andamentos do tipo ato cobrados na regra.
O mês/ano de competência das solicitações de lançamento geradas por esta regra será igual ao mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
Nota:
Caso um ato tenha sido gerado a partir de uma tarefa concluída do time sheet e esta tarefa possua horas trabalhadas de 2 ou mais participantes, independente do número de horas trabalhadas por cada participante, o ato será cobrado através de uma média aritmética entre os valores de cada executor.
A mesma forma de cálculo será usada para atos cadastrados manualmente na seção acompanhamentos com mais de 1 executor.
Executor 1 = R$ 100,00 (Valor do Ato para cobrança) Executor 2 = R$ 200,00 (Valor do Ato para cobrança) Executor 3 = R$ 400,00 (Valor do Ato para cobrança)
Como cada um dos participantes será responsável por 1/3 do ato, independente do número de horas que cada um trabalhou, caso o ato seja oriundo de uma tarefa, o cálculo será o seguinte:
R$ 100,00 / 3 = 33,33
R$ 200,00 / 3 = 66,67
R$ 400,00 / 3 = 133,33
Valor do ato = 233,33
2.3.3.EVENTUAL (AVULSO)
2.3.3.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA
Valor total a ser cobrado:
É o valor total, independente do parcelamento.
Número de parcelas:
É o número de parcelas que o valor total deverá ser dividido. A divisão do valor total será sempre em partes iguais inicialmente.
Ex: Se o valor total for R$ 900,00 e o número de parcelas 3, automaticamente o software fará a divisão 900,00/3 = R$ 300,00 cada parcela. Entretanto o usuário poderá alterar o valor das parcelas desde que a soma delas seja o valor total a ser cobrado.
Data base:
É a data da primeira parcela. Caso haja mais de uma parcela, a partir da segunda a data de vencimento será no mesmo dia da Data base dos meses subsequentes.
Assim como os valores das parcelas, as datas das parcelas também poderão ser alteradas, bastando clicar sobre elas e editá-las.
Valor Restante:
Caso os valores das parcelas sejam alterados e sua soma não coincida com o Valor total a ser cobrado este Valor Restante será diferente de 0,00 (positivo ou negativo). Só será possível salvar uma regra se o Valor Restante for igual a 0,00.
2.3.3.2. EXECUÇÃO DA REGRA
A verificação desta regra é feita na própria regra, ou seja, não é necessário nenhum vínculo com pastas ou cadastro de andamentos ou horas trabalhadas. Após seu cadastro ela ficará disponível para execução imediata.
A regra de cobrança Eventual (Avulso) só poderá ser executada uma única vez e já lançará todas as parcelas cadastradas.
A unidade de custeio da solicitação de lançamento gerada pela execução desta regra serão os itens vinculados à negociação (processos, serviços ou contratos) ou ainda a própria negociação caso não haja nada vinculado a ela.
O mês/ano de competência das solicitações de lançamento geradas por esta regra serão todos iguais ao mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
2.3.4.POR ÊXITO
2.3.4.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA
Quais êxitos serão cobrados:
Será visualizada a lista de tipos/subtipos de andamentos do tipo êxito que foram cadastrados em
Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Tipo/Subtipo de Andamento/Compromisso/Tarefa.
Ao selecionar um tipo de êxito os seus subtipos serão automaticamente selecionados e poderão ser desmarcados.
Caso um tipo de êxito seja selecionado na regra, ele só será cobrado se no andamento o tipo for inserido sem subtipo.
Caso a seleção seja de um tipo/subtipo, a cobrança ocorrerá somente se o subtipo for selecionado no andamento.
Valor Fixo:
Cada tipo/subtipo de êxito selecionado irá aparecer na tabela abaixo desta seleção para que sejam cadastrados seus valores. Serão sugeridos para cada tipo/subtipo os seus valores salvos na tabela de manutenção dos tipos/subtipos em Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Tipo/Subtipo de Andamento/Compromisso/Tarefa.
Os valores sugeridos poderão ser alterados e sua alteração não será salva na tabela de manutenção dos tipos/subtipos, onde são cadastrados os Valores Referência, mas somente na tabela de valores/êxito na regra que está sendo inserida.
Percentual sobre um valor do processo:
Além da cobrança pelo valor do tipo/subtipo de andamento do tipo êxito é possível cobrar um percentual sobre outros valores cadastrados em pastas de processos que serão verificados quando um andamento do tipo/subtipo êxito for cadastrado.
Poderá ser selecionado qualquer um dos valores do processo que são listados na aba Valores e que podem ser configurados no CP-Pro Mais - Administrativo 🡪 Configurações 🡪 Personalização de campos existentes 🡪 Processos 🡪 Valores da Pasta.
Podem ser selecionados dois valores, pois no momento da execução da regra se o primeiro estiver em branco o segundo será verificado e utilizado se existir.
Deverá ser definido, ainda, se o valor a ser usado é o valor base ou valor atualizado.
Adiantamento:
Ainda é possível definir o recebimento de um valor fixo a título de adiantamento do valor/percentual que será cobrado no êxito, momento em que o adiantamento será descontado.
Nota: Caso não haja nenhum andamento do tipo êxito e tenha havido um adiantamento, o valor do adiantamento não será descontado em momento algum.
2.3.4.2. EXECUÇÃO DA REGRA
A verificação desta regra é feita nos andamentos com tipo/subtipo selecionados na regra. No momento da execução da regra de cobrança serão verificados todos os andamentos do tipo êxito, que ainda não tenham feito parte da execução desta regra de cobrança no mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Xxxxxx e que tenham sido cadastrados em um processo vinculado à negociação.
Já o valor do adiantamento será lançado imediatamente após a inclusão da regra na primeira execução da mesma, ou seja, exceto no adiantamento, primeiro será verificado se há um andamento e depois que for confirmada a sua existência será verificada a cobrança se com valor fixo (quando for diferente de zero) e/ou percentual sobre um valor do processo.
A unidade de custeio da solicitação de lançamento gerada pela execução desta regra serão os processos, serviços contratos ou a própria negociação onde houve andamentos do tipo êxito cobrados na regra.
O mês/ano de competência das solicitações de lançamento geradas por esta regra será igual ao mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
2.3.5. POR FASE
2.3.5.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA
Quais fases serão cobradas:
Será visualizada a lista de fases de processos cadastradas em Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Fase do Processo.
Deverão ser selecionadas as fases que serão cobradas em sua entrada e/ou saída.
Será sugerido para cada fase selecionada o valor ao entrar e ao sair da fase presente na tabela de manutenção dos tipos/subtipos de andamentos do tipo fase em Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Tipo/Subtipo de Andamento/Compromisso/Tarefa.
Os valores sugeridos poderão ser alterados na tabela de valores/fase na regra que está sendo inserida sem que essas alterações sejam salvas na tabela de manutenção dos tipos/subtipos, onde são cadastrados os Valores Referência.
Se uma fase deve ser cobrada somente ao entrar nela, basta deixar o valor ao sair igual a 0,00.
Ao inserir um andamento do tipo fase aparecerão dois novos campos com a fase atual e a nova fase, para que o usuário diga qual será a nova fase e automaticamente o processo terá a fase alterada.
2.3.5.2. EXECUÇÃO DA REGRA
A verificação desta regra é feita nos andamentos com tipo/subtipo selecionados na regra.
No momento da execução da regra de cobrança serão verificados todos os andamentos do tipo fase (entrando ou saindo), que ainda não tenham feito parte da execução desta regra de cobrança no mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras e que tenham sido cadastrados em um processo vinculado à negociação.
A unidade de custeio da solicitação de lançamento gerada pela execução desta regra serão as pastas de processos onde houve andamentos do tipo fase cobrados na regra.
O mês/ano de competência das solicitações de lançamento geradas por esta regra será igual ao mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
2.3.6.POR VALOR FIXO (MENSAL OU PARTIDO)
2.3.6.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA
Valor mensal a ser cobrado:
É o valor fixo mensal que será gerado para ser cobrado.
Data base:
Indica a partir de quando a cobrança iniciará.
Se a Negociação tiver uma Data início de vigência cadastrada ela será sugerida aqui na data base, mas poderá ser alterada. Ex: O contrato inicia hoje, 01/08/2011, mas acordei com o cliente que ele só começará a pagar em 01/01/2012.
Número de lançamentos futuros ou Data final:
Indica quantas parcelas de receita serão lançadas e até quando.
Se a negociação tiver uma Data final da vigência cadastrada esta data será sugerida na data final e o número de parcelas será calculado automaticamente. A data final poderá ser alterada ou excluída e incluído um número de parcelas.
Se a negociação não tiver uma Data final da vigência cadastrada a data final virá em branco e o usuário poderá selecionar uma data final ou definir o número de cobranças que serão lançadas e a data final será automaticamente calculada.
Tipo de lançamento da solicitação:
Inclusão única de todos os lançamentos – somente se esta opção estiver selecionada é que os campos
Número de lançamentos futuros ou Data final ficarão habilitados.
Este tipo de lançamento indica que a regra será executada somente uma vez e que nesta execução serão lançadas todas as cobranças de uma única vez.
Inclusão mensal do valor fixo sem data final – esta opção desabilita os campos Número de lançamentos futuros ou Data final.
Este tipo de lançamento indica que a regra poderá ser executada mensalmente e que em cada execução lançará somente 1 cobrança.
Nota: O número de lançamentos e a data final somente ficarão habilitados para preenchimento após a seleção de uma negociação no cabeçalho da regra, pois de acordo com a data final da vigência da negociação é que estes 2 campos poderão ter restrições de cadastro, já que não será possível definir que a data final dos lançamentos da regra será posterior à data final de vigência da negociação onde a regra será cadastrada.
2.3.6.2. EXECUÇÃO DA REGRA
A verificação desta regra é feita na própria regra, ou seja, para esta regra ser executada não é necessário que a Negociação tenha nenhum vínculo (processos, serviços e/ou contratos).
Inclusão única de todos os lançamentos – será listada somente 1 vez para execução e no momento da sua execução todas as cobranças serão lançadas de uma única vez e a regra não poderá ser executada novamente
Inclusão mensal do valor fixo sem data final – será listada sempre que ainda não tiver sido executada no mês/ano de competência selecionado na tela de execução de regras e lançará somente uma cobrança por vez.
A unidade de custeio da solicitação de lançamento gerada pela execução desta regra será sempre a negociação, pois este tipo de regra prevê uma prestação de serviço continuada e todas as solicitações podem ser lançadas de uma única vez na execução da regra.
Se Inclusão única de todos os lançamentos: os meses/anos de competência das solicitações de lançamento geradas por esta regra deverão ser para a primeira solicitação o mês/ano competência correspondente ao mês anterior da data base e para as demais solicitações os meses subsequentes. Ex: se a data base for 12/08/2011 e o nº de lançamentos forem 3:
1ª solicitação – mês ano de competência 07/2011 2ª solicitação – mês ano de competência 08/2011 3ª solicitação – mês ano de competência 09/2011
Se Inclusão mensal do valor fixo sem data final: o mês/ano de competência da solicitação de lançamento gerada por esta regra será o mesmo selecionado na tela de execução de regras.
2.3.7.POR HORAS TRABALHADAS (TIME SHEET)
2.3.7.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA
Tabela para sugestão de valores:
Virá sugerida a tabela referência de horas trabalhadas que foi cadastrada em Ferramentas 🡪 Manutenção
🡪 Time Sheet🡪 Tabela de Valores.
Será possível alterar esta tabela para qualquer outra já existente.
De acordo com a tabela selecionada como sugestão serão preenchidos os valores por hora de cada tipo de integrante e será possível que o usuário altere qualquer dos valores, sem que isso influencie no valor da tabela usada como sugestão. A alteração dos valores será salva somente para esta Regra que está sendo inserida e só valerá para ela.
Obs.: Sempre que quiser aproveitar os valores da tabela por tipo de integrante crie uma tabela nova em Ferramentas 🡪 Manutenção 🡪 Time Sheet🡪 Tabela de Valores ou altere uma tabela já existente neste local, pois os valores alterados em uma regra só serão visualizados naquela regra.
Considerar horas trabalhadas com data
A validade de uma regra será incluída por mês/ano de competência e não será de preenchimento obrigatório se houver somente uma regra por hora trabalhada vinculada à negociação. A partir da segunda,
necessariamente a primeira terá que ter validade final e a segunda terá que ter pelo menos a validade inicial, que tem que ser o mês seguinte da validade final da regra anterior.
Caso não seja definida a validade da regra, todas as horas não lançadas no financeiro terão seu valor recalculado de acordo com a tabela de valor/hora da regra.
Caso seja inserida uma validade, somente as horas com data dentro do período da validade da regra terão seu valor recalculado de acordo com a tabela de valor/hora da regra.
Ainda será possível definir se:
Os valores alterados manualmente na aprovação de uma hora também serão substituídos pelo valor da regra.
Para as horas que serão aprovadas após a inclusão desta regra e que possuírem data dentro do período da validade da regra será permitido alterar seu valor na aprovação da hora.
Na lista de horas trabalhadas há uma coluna contendo informações de como o valor foi calculado, ou seja, se foi calculado pelo valor da tabela da regra, do destinatário da fatura, da pasta, do cliente ou manualmente ao alterar a hora.
Valor mensal máximo:
Caso seja combinado que haverá um limite de valor para pagamento mensal independente do número de horas trabalhadas no período, deve-se marcar esta opção e definir o valor limite. Ao executar a regra, caso o valor da soma das horas trabalhadas ultrapasse o valor limite, o movimento de receita que será gerada é igual ao valor limite e a diferença entre a soma dos valores das horas trabalhadas e do valor limite será mencionada na observação do movimento de receita gerado.
Valor total máximo:
Igualmente ocorre no valor máximo mensal o valor máximo total é um valor-limite que a soma dos valores das horas não poderá ultrapassar. Neste caso, se houver um valor máximo total, serão somadas todas as receitas geradas na execução desta regra até que a soma chegue ao valor total máximo: a partir deste momento nenhuma nova execução da regra irá gerar receita (movimento financeiro).
Valor fixo mínimo:
Esta opção permite determinar um valor mínimo de cobrança mesmo que nenhuma hora seja trabalhada no período. Caso seja selecionado que até 10h trabalhadas será cobrado valor de 1.000,00, somente a partir de 10h e 1 minuto é que haverá cobrança por hora e somente do número de horas a partir de 10.
Serão verificadas as horas em ordem de cadastro (ID da hora trabalhada) para se chegar até o número mínimo para cobrança fixa e caso este número seja ultrapassado será cobrado o valor fixo + o valor por hora das horas que ultrapassaram o número mínimo.
Notas:
Regras para recalcular horas trabalhadas vinculadas à negociação e a pastas vinculadas a negociações que possuem regra de cobrança por hora.
Se o período da regra:
Aumentar 🡪 o recálculo será feito com a tabela da regra somente no período que foi incluído na regra;
Aumentar 🡪 o recálculo será feito com a primeira tabela da hierarquia (pasta, destinatário da fatura e cliente da pasta) somente no período que foi excluído na regra e que anteriormente estava compreendido;
Regra incluída: 01/11 a 11/12 Alteração: 01/10 a 06/12
Recalcula os períodos: 01/10 a 12/10 e 02/12 a 06/12 com a tabela da regra Regra incluída: 01/11 a 11/12
Alteração: 03/11 a 10/11
Recalcula os períodos: 01/11 a 03/11 e 10/11 a 01/12 com a tabela da hierarquia
Regra incluída: ------- a -------
Alteração a 02/12
Recalcula os períodos: a partir de 03/12 com a tabela da hierarquia
Ao desabilitar ou excluir uma regra, é como se a regra fosse alterada e excluído todo o período em que compreendia horas trabalhadas, ou seja, recalcula todas as horas do período que anteriormente era compreendido pela regra.
Quais horas são recalculadas? Não disponíveis para aprovação Disponíveis para aprovação
Aprovadas (sem alteração manual do valor na aprovação)
Aprovadas (com alteração manual do valor na aprovação dependendo da configuração da regra) Disponíveis para o financeiro
Quais horas NUNCA são recalculadas? Lançadas no financeiro
Quais horas não são recalculadas?
Aprovadas (com alteração manual do valor na aprovação dependendo da configuração da regra)
Aprovadas (sem alteração manual do valor na aprovação dependendo da configuração de ferramentas/opções/time sheet)
Disponíveis para o financeiro (dependendo da configuração de ferramentas/opções/time sheet)
Se não tiver uma regra de cobrança por hora vigente em uma negociação, ao acessar uma pasta vinculada à negociação, o campo de tabela deverá estar habilitado e vazio.
Ou seja, ele somente estará desabilitado nos meses/anos em que houver uma regra por hora vigente.
Ao alterar o destinatário de uma fatura em uma negociação ou a tabela do contato, ou valores na tabela do contato, tem que perguntar se recalcula e recalcula todas as horas que levaram em consideração a tabela do destinatário, ou seja, vinculadas a pastas com negociação sem regra por hora ou que a hora não esteja em período de uma regra de cobrança.
2.3.7.2. EXECUÇÃO DA REGRA
A verificação desta regra é feita nas horas trabalhadas disponíveis para o financeiro que tenham data correspondente ao mês/ano de competência selecionado para execução da regra.
A unidade de custeio da solicitação de lançamento gerada pela execução desta regra serão os processos, serviços contratos ou a própria negociação onde houve horas trabalhadas cobrados na regra.
O mês/ano de competência das solicitações de lançamento geradas por esta regra será igual ao mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
2.3.8.POR LOTE
2.3.8.1. ABA CONFIGURAÇÕES DA REGRA
Considerar:
É possível considerar somente pastas de processos, somente pastas de serviços, ou pastas de processos e serviços.
Além disso, o usuário deverá definir se serão analisadas as pastas novas, ou seja, com data de cadastro (Ex: se eu cadastro em outubro uma pasta de processo distribuído em janeiro, esta pasta entrará na execução cujo mês de competência seja outubro, já que é comum escritórios assumirem processos já distribuídos em meses anteriores) no período de competência da execução da regra ou pastas que estejam com o status ativo, no caso de processos, e em andamento, no caso de serviços no momento da execução da regra.
Ainda é possível definir se os valores relacionados às faixas lançados no momento seguinte será um valor único a ser cobrado pelo lote de pastas ou se será um valor para cada pasta, ou seja, que deverá ser multiplicado pelo número de pastas.
Quantidade:
É a faixa de número de pastas que deverão ser analisadas para cobrança.
Podem ser incluídas várias faixas de quantidade de pastas com valores diferentes.
Se o número de pastas for menor ou maior do que o número de pastas contido em todas as faixas cadastradas, a regra de cobrança não gerará solicitação de lançamento de movimentos financeiros de cobrança.
Valor a ser cobrado:
É o valor que será cobrado pelo lote de pastas ou por cada uma delas.
Ex: se eu configurei na quantidade de 1 até 100, somente pastas de processos e ativas e irei executar a regra hoje, dia 01/08/2011 em relação ao mês de competência 07/2011.
Valor de 1.000,00 a ser cobrado pelo lote 🡪 O CP-Pro Mais irá localizar que eu tenho hoje 60 pastas de processos ativas, logo está dentro da faixa de 0 a 100 e cobrará um valor de 1.000,00.
Valor de 50,00 a ser cobrado por cada pasta 🡪 O CP-Pro Mais irá localizar que eu tenho hoje 60 pastas de processos ativas, logo está dentro da faixa de 0 a 100 e cobrará um valor de 50,00 x 60 = 3.000,00
Valor fixo:
Esta opção só ficará disponível se o Valor a ser cobrado for por cada pasta.
Corresponde a um valor fixo que será cobrado além do valor do resultado da multiplicação entre valor por pasta x número de pastas (novas ou ativas).
Comumente este valore é usado para uma manutenção mensal do acompanhamento dos processos, além do valor individual de cada um deles.
2.3.8.2. EXECUÇÃO DA REGRA
A verificação desta regra é feita nos processos e serviços que estejam vinculados à negociação no momento da execução da regra.
Caso a regra seja de pastas novas, o mês/ano de competência escolhido na execução da regra é o período de verificação das pastas com a data de cadastro no período e que ainda não tenham feito parte da execução de uma regra de cobrança no mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
Caso a regra seja de pastas ativas/em andamento sugerimos que seja executada sempre no último dia do mês (ou do período de cobrança), pois serão analisadas as pastas com este status no momento da execução da regra. Esta regra só pode ser executada uma vez em cada mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
A unidade de custeio da solicitação de lançamento gerada pela execução desta regra serão os processos, serviços computados na contagem de pastas (processos e serviços) cobrados na regra.
O mês/ano de competência das solicitações de lançamento geradas por esta regra será igual ao mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
2.4. REGRAS DE PAGAMENTO
Perfil para Base de Cálculo
Para compor a Base de Cálculo (Aba Configurações dos Movimentos Financeiros 🡪 Perfil para Base de Cálculo) será possível configurar adições e subtrações de valores de movimentos financeiros, ou seja, se for utilizado em uma subtração o valor de um movimento de receita, será pego deste movimento somente o valor e não seu sinal e ele será subtraído da base de cálculo.
Nome:
É o nome da adição/subtração.
Ex: Honorários quitados; Xxxxxx não reembolsados.
Tipo de Movimento:
No caso de uma adição só poderão ser usados movimentos do tipo receita.
Já no caso de uma subtração poderão ser usados valores de movimentos do tipo gasto e/ou receita.
DRE:
Deverá ser selecionada uma categoria do DRE, para definir em qual categoria deverá estar o movimento o qual será usado seu valor para compor a base de cálculo.
Serão considerados os movimentos que fazem parte das categorias filho, caso a categoria selecionada for uma categoria pai/sintética (aquela que possui outras categorias dentro dela).
Centro de Custo:
Deverá ser selecionada a categoria do Centro de Custo na qual está o movimento que terá seu valor usado para compor a base de cálculo.
Serão considerados os movimentos que fazem parte das categorias filho, caso a categoria selecionada for uma categoria pai/sintética (aquela que possui outras categorias dentro dela).
Movimentos não quitados:
Podem ser considerados todos os movimentos não quitados que ainda não foram usadas para calcular a base de cálculo nesta regra ou somente os não quitados há x dias, ou seja, que estão inadimplentes há x dias.
Movimentos quitados:
Todos os movimentos já quitados que não foram usados para calcular a base de cálculo nesta regra podem ser considerados.
Pode-se, também, utilizar somente os quitados com atraso de x dias e que foram utilizados como subtração em outra execução desta regra.
Ex: Pode ser que haja uma subtração dos Valores de reembolsos vencidos há x dias e ainda não pagos e por este motivo o valor deste movimento de receita será usado para subtrair na base de cálculo. Entretanto, quando este reembolso for pago, se for verificado que anteriormente ele foi subtraído da base, agora ele deverá ser adicionado, compensando assim a subtração anterior.
Considerar mês/ano de competência ao executar a regra
Ainda é possível definir que só serão listados os movimentos quitados cujo mês de competência seja anterior ao atual.
Ex: Tenho dois honorários já quitados, um referente a outubro e outro a novembro. O dia de hoje é 01/11. Se esta opção estiver selecionada somente o movimento referente a outubro será levado em consideração para compor a base de cálculo.
Ou ainda que a data de cadastro, vencimento, pagamento ou emissão do movimento esteja compreendida no mês/ano selecionado na tela de execução de Regras.
Nota: Caso tenha sido configurado para utilizar somente os movimentos não quitados e seja selecionado um período de quitação, naturalmente a base de cálculo será nula.
Classificação dos movimentos de gastos:
No caso dos movimentos de gastos, é possível considerar somente os reembolsáveis, somente os não reembolsáveis ou todos.
Esta opção terá grande utilidade quando na base de cálculo forem descontados dos honorários os gastos não reembolsáveis.
Multiplicar o resultado por:
É possível multiplicar o resultado do movimento localizado de acordo com os critérios anteriores para se chegar à base de cálculo.
Ex: Se eu quero usar um movimento de receita de honorários, mas gostaria de descontar 16% a título de gastos com impostos, basta multiplicar o resultado por 0,84.
2.4.1.PERCENTUAL FIXO
Deverá ser definido um percentual da base de cálculo e as pessoas que serão remuneradas com este percentual.
Caso seja selecionada mais de uma pessoa (qualquer contato da Agenda é possível), o percentual da base será dividido em partes iguais entre as pessoas.
Ex: 25% da base de cálculo para 2 pessoas. Cada pessoa ficará com 12,25%.
Há uma opção que define que se a base de cálculo for negativa, as pessoas remuneradas terão o lançamento de um movimento de receita, ou seja, ao invés de receberem do escritório ficarão devendo, serão cobradas.
Normalmente este movimento de receita será descontado em um pagamento futuro.
2.4.1.1. EXECUÇÃO DA REGRA
O mês/ano de competência das solicitações de lançamento geradas por esta regra será igual ao mês/ano de competência selecionado na tela de execução de Regras.
2.5. EXECUÇÃO DAS REGRAS
Para executar uma regra de negociação é necessário acessar o CP-Pro Mais - Regras de Negociação e clicar no botão localizado no canto inferior esquerdo da tela denominado Executar Regras.
Será exibida uma tela para filtrar regras e após filtrá-las, bastará clicar no botão Executar.
Após a execução das regras será exibida uma tela contendo o status da execução.
2.5.1.REGRAS DE COBRANÇA
A execução de uma Regra de Cobrança consiste em gerar uma Solicitação de Lançamento de Movimento do tipo Receita vinculada a processos, serviços, contratos e negociações onde o evento gerador do movimento foi executado ou diretamente à negociação (Ex.: fixo mensal) onde a regra foi cadastrada no caso de não haver um evento que tenha gerado o movimento.
2.5.1.1. CONDIÇÕES GERAIS PARA LISTAR REGRAS NA TELA DE EXECUÇÃO
Somente serão listadas as Regras que estejam vinculadas a negociações cujo período de vigência esteja compreendido no mês/ano competência selecionado E que estejam vinculadas a negociações de contratos onde tanto a negociação quanto o contrato estejam com situação Vigente no momento da execução das regras.
Será verificado também se a regra foi desabilitada e, neste caso, não será listada.
Nota: Em uma versão futura do CP-Pro Mais haverá um histórico de alteração da situação do contrato e de suas negociações. Quando houver este recurso para listar uma regra somente serão listadas as Regras que estejam vinculadas a negociações cujo período de vigência esteja compreendido no mês/ano competência selecionado E que estejam vinculadas a negociações de contratos onde tanto a negociação quanto o contrato estejam com situação Vigente no mês/ano competência selecionado para execução das regras.
2.5.1.2. ATO (TAREFA CONCLUÍDA)
• Quando será listada na tela de execução?
Sempre. Mesmo que já tenha sido executada no mês/ano competência selecionado deverá ser listada.
• O que será analisado na execução da regra?
Serão analisados os atos, cuja data do andamento seja no mês/ano de competência selecionado na tela de execução da regra e que ainda não tenham sido listados em uma outra execução desta regra para este mês/ano de competência selecionado.
Se ao executar a regra aparecer a mensagem abaixo, certifique-se que: há andamentos do tipo Ato no mês/ano de competência da execução da regra, se o tipo e o subtipo do andamento são os mesmos selecionados na regra, se o processo ou serviço que possui o andamento está vinculado à negociação onde a regra foi cadastrada e/ou se o executor do ato possui um tipo de integrante vinculado a ele.
2.5.1.3. EVENTUAL – AVULSO
• Quando será listada na tela de execução? Quando ainda não tiver sido executada.
• O que será analisado na execução da regra?
Regra executada uma única vez e só analisa se já foi executada ou não.
Regra executada uma única vez e analisa se já foi executada ou não a regra e se a competência (mês/ano) da execução da regra é a mesma ou superior a data início da negociação.
2.5.1.4. ÊXITO
• Quando será listada na tela de execução?
Sempre. Mesmo que já tenha sido executada no mês/ano de competência selecionado deverá ser listada.
• O que será analisado na execução da regra?
Serão analisados os êxitos, cuja data do andamento seja no mês/ano de competência selecionado na tela de execução da regra e que ainda não tenham sido listados em uma outra execução desta regra para este mês/ano de competência selecionado.
Será analisado o adiantamento, caso exista, na primeira execução da regra e depois não será analisado mais.
Se ao executar a regra aparecer a mensagem abaixo, certifique-se que: há andamentos do tipo Êxito no mês/ano de competência da execução da regra, se o tipo e o subtipo do andamento são os mesmos selecionados na regra, se o processo ou serviço que possui o andamento está vinculado à negociação onde a regra foi cadastrada e/ou se o valor configurado na regra para cálculo de percentual está preenchido no processo.
2.5.1.5. FASE
• Quando será listada na tela de execução?
Sempre. Mesmo que já tenha sido executada no mês/ano de competência selecionado deverá ser listada.
• O que será analisado na execução da regra?
Serão analisados as alterações de fase (ao entrar e/ou a sair), cuja data do andamento seja no mês/ano de competência selecionado na tela de execução da regra e que ainda não tenham sido listados em uma outra execução desta regra para este mês/ano de competência selecionado.
Se ao executar a regra aparecer a mensagem abaixo, certifique-se que: há andamentos do tipo FASE no mês/ano de competência da execução da regra, se o tipo e o subtipo do andamento são os mesmos selecionados na regra e/ou se o processo que possui o andamento está vinculado à negociação onde a regra foi cadastrada.
2.5.1.6. FIXO (MENSAL OU PARTIDO)
Se o tipo de lançamento for inclusão única: Quando ainda não tiver sido executada. Regra executada uma única vez.
Se o tipo de lançamento for inclusão mensal: Quando ainda não tiver sido executada no mês/ano competência selecionado.
• O que será analisado na execução da regra?
Se o tipo de lançamento for inclusão única: se a regra for listada é porque nunca foi executada, logo só analisa se a regra já foi executada ou não.
Se o tipo de lançamento for inclusão mensal: analisa se naquele mês/ano de competência a regra já foi executada ou não.
2.5.1.7. HORA TRABALHADA (TIME SHEET)
• Quando será listada na tela de execução?
Quando o mês/ano competência selecionado na tela de execução estiver compreendido no período em que a regra irá considerar horas trabalhadas.
Quando ainda não tiver sido executada no mês/ano competência selecionado.
• O que será analisado na execução da regra?
Verifica se possui horas disponíveis para o financeiro com data da hora trabalhada correspondente ao mês/ano competência, ou se possui valor mínimo a ser cobrado.
Se ao executar a regra aparecer a mensagem abaixo, certifique-se que: se a tarefa possui uma negociação associada no seu vínculo, se as horas estão listadas na aba “Disponível para o financeiro” no módulo Time Sheet e/ou se as os participantes das horas possuem um tipo de integrante vinculado a eles.
2.5.1.8. LOTE Novas:
• Quando será listada na tela de execução?
Sempre. Mesmo que já tenha sido executada no mês/ano competência deverá ser listada.
• O que será analisado na execução da regra?
Serão analisadas as pastas com data de cadastro no mês/ano competência que ainda não tenham sido contabilizadas numa execução anterior desta regra neste mês/ano competência.
Ativas:
Quando ainda não tiver sido executada no mês/ano competência selecionado.
• O que será analisado na execução da regra?
Analisa as pastas com status Ativo e Em andamento no momento da execução da regra.
Se ao executar a regra aparecer a mensagem abaixo, certifique-se que: processos ou serviços estejam vinculados à negociação e/ou se há pastas novas cadastradas ou pastas com Status Ativas/em Andamento.
Os dados da Solicitação de Movimento estão configurados na regra, a Unidade de Custeio serão as pastas onde ocorreram os eventos geradores (processos, serviços, “contratos” e na própria negociação) e o devedor do movimento será o destinatário de faturas e cobranças da negociação.
Caso a regra já tenha sido executada no mês/ano de competência selecionado na tela de execução de regras, na última coluna da regra, denominada Já executada? virá preenchida com a informação “Sim”.
Nota: O solicitante da solicitação de lançamento gerada pela execução de uma regra será o usuário que executou a regra.
2.5.2.REGRAS DE PAGAMENTO
A execução de uma Regra de Pagamento consiste em gerar uma Solicitação de Lançamento de Movimento do tipo Gasto ou Receita vinculada a processos, serviços, contratos e negociações onde o evento gerador do movimento (base de cálculo) se encontra.
2.5.2.1. CONDIÇÕES GERAIS PARA LISTAR REGRAS NA TELA DE EXECUÇÃO Não será analisada nem data de vigência, nem situação do contrato ou da negociação. Somente será verificado se a regra foi desabilitada.
2.5.2.2. PERCENTUAL FIXO
• Quando será listada na tela de execução?
Sempre. Mesmo que já tenha sido executada no mês/ano competência deverá ser listada.
• O que será analisado na execução da rega?
Todos os movimentos da base de cálculo que não tiverem sido usados anteriormente na execução da regra. O credor serão as “Pessoas” listadas na Regra de Pagamento.
Notas:
O solicitante da solicitação de lançamento gerada pela execução de uma regra será o usuário que executou a regra;
Em todas as regras o mês/ano de competência da solicitação de lançamento de movimento financeiro gerada pela execução das regras de pagamento será o mês/ano de competência selecionado na tela de execução da regra.
2.6. MOVIMENTOS FINANCEIROS LANÇADOS POR REGRAS JÁ EXECUTADAS
Tanto nas regras de Cobrança como nas regras de Pagamento há uma aba para visualização dos movimentos financeiros gerados na execução das regras.
2.6.1.DESCRIÇÃO E OBSERVAÇÕES DOS MOVIMENTOS FINANCEIROS GERADOS PELAS REGRAS
2.6.1.1. REGRAS DE COBRANÇA
Ato
Descrição: Honorários referentes a Atos praticados.
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de Ato no dia dd/mm/aaaa.
Atos: Peças/Inicial no Proc-000015, Revisão/Inicial no Serv-000025.
Eventual (Avulso)
Descrição: Honorários referentes a prestação de serviços advocatícios.
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de Eventual no dia dd/mm/aaaa.
Parcela 1/xx
Êxito
Descrição: Honorários referentes a Êxitos.
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de Êxito no dia dd/mm/aaaa.
Êxitos: Êxito/Concessão de Liminar no Proc-000025, Êxito/Sentença Favorável no Proc-000025.
Fase
Descrição: Honorários referentes a mudança de Fase.
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de Fase no dia dd/mm/aaaa.
Fases: Saída - Instrução no Proc-000025, Entrada - Execução no Proc-000025.
Fixo (Mensal ou Partido)
Descrição: Honorários referentes a prestação de serviços advocatícios.
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de Valor Fixo no dia dd/mm/aaaa.
Lançamento 1/xx
Horas Trabalhadas (Time Sheet)
Descrição: Honorários referentes a Horas Trabalhadas no mês/ano de competência mm/aaaa.
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de Horas Trabalhadas no dia dd/mm/aaaa.
Aqui poderá ter informações sobre não ter cobrado valor devido limite de valor da regra.
Lote
Novas:
Descrição: Honorários referentes a prestação de serviços advocatícios de novas pastas no mês/ano de competência mm/aaaa.
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de Lote no dia dd/mm/aaaa.
Total de XXX pastas.
Ativas:
Descrição: Honorários referentes a prestação de serviços advocatícios de pastas ativas no mês/ano de competência mm/aaaa.
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de Lote no dia dd/mm/aaaa.
Total de XXX pastas.
2.6.1.2. REGRAS DE PAGAMENTO Descrição: Comissão
Observação: Movimento automático gerado pela execução da regra de pagamento de Percentual Fixo no dia dd/mm/aaaa.
2.6.2.SOLICITAÇÕES DE LANÇAMENTO
Todos os movimentos gerados a partir da execução de regras de negociação serão visualizados na aba Solicitação de Lançamento e somente após ser “Aceito” passará a ser visualizado no Diário, Fluxo de Caixa e Faturamento.
2.7. DESFAZER EXECUÇÃO/DESABILITAR/ALTERAR/EXCLUIR REGRAS
2.7.1.DESFAZER A EXECUÇÃO
Na aba de visualização dos movimentos financeiros gerados pelas regras há, no canto inferior direito da tela, um botão denominado Desfazer, que poderá desfazer a execução da regra selecionada.
Só será possível desfazer a execução de uma regra executada se nenhuma dos movimentos gerados já tiver sido quitado. Se tiver pelo menos 1 movimento quitado não poderá desfazer;
Se algum dos movimentos gerados pela execução tiver sido excluído a execução poderá ser desfeita, pois o movimento excluído não será verificado;
Ao desfazer uma execução, todos os movimentos anteriormente gerados serão excluídos.
2.7.2.DESABILITAR REGRA
Ainda na aba inicial do CP-Pro Mais - Regras de Negociação, onde são visualizadas as regras e seus dados e onde elas podem ser incluídas/alteradas/excluídas, no canto inferior esquerdo da tela, ao lado do botão de execução, há um botão denominado Desabilitar, que permite que uma regra seja desabilitada.
• A qualquer momento uma regra pode ser desabilitada;
• Se já tinha sido executada anteriormente os movimentos gerados em execuções desta regra não sofrerão nenhum impacto;
• Uma regra desabilitada não pode mais ser alterada;
• Uma regra desabilitada não será mais listadana tela de execução de regras;
• Uma regra desabilitada não pode ser reabilitada;
2.7.3.ALTERAR REGRA
Só é possível alterar uma regra se ela ainda não foi executada nenhuma vez, ou se já foi executada e teve todas as execuções desfeitas.
Caso uma regra já executada esteja selecionada e o botão Alterar... seja clicado, a tela de alteração será exibida, entretanto o botão Salvar e Fechar estará desabilitado.
2.7.4.EXCLUIR REGRA
Só é possível excluir uma regra se ela ainda não foi executada nenhuma vez, ou se já foi executada e teve todas as execuções desfeitas.
Caso uma regra já executada esteja selecionada e o botão Excluir... seja clicado, será exibida a seguinte mensagem: