GUIA RÁPIDO - ORIENTAÇÃO ao INTERVENIENTE ( formatos dos documentos digitais e uso do SVA )
GUIA RÁPIDO - ORIENTAÇÃO ao INTERVENIENTE ( formatos dos documentos digitais e uso do SVA )
Para o Atendimento Presencial na apresentação de documentos digitalizados através de Dispositivo Móvel de Armazenamento (Mídia), com READ(SVA), SODEA e REQUERIMENTOS assinados manualmente, quando da solicitação de serviços que são tratados obrigatoriamente através de documentos digitais.
I) A RFB já definiu vários serviços que são tratados obrigatoriamente através de documentos digitais :
Serviços e Documentação para Entrega de Documentação Digital
Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013
xxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/Xxxxxxxxxx/Xxx/0000/xx00000000.xxx
Os arquivos digitais devem estar acompanhados do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA), também disponível no sítio da RFB.
II ) VEDAÇÕES GERAIS NO ATENDIMENTO PRESENCIAL :
A Norma de Execução COAEF nº 1, DE 24/01/2014, que disciplina a recepção de documentos em formato digital, proíbe :
- Recepção de arquivos digitais que forem rejeitados pelo programa antivírus da RFB.
- Recepção de arquivos digitais que não atendam aos requisitos tecnológicos e formais definidos na legislação.
- Recepção de arquivos digitais cujo código de identificação geral (hash) constante do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA) apresentado pelo interessado não seja confirmado pelo READ(SVA) gerado pelo atendente no ato da entrega presencial.
III ) Requisitos tecnológicos e formais dos Documentos Digitais (arquivos digitais) e do Dispositivo Móvel de Armazenamento ( mídia ) para utilização no Sistema e-Processo :
A – CARACTERÍSTICAS DOS DISPOSITIVOS MÓVEIS DE ARMAZENAMENTO
1. Usar CD, DVD ou “Pen Drive” como Dispositivos Móveis de Armazenamento (DMA) para entrega de arquivos digitais.
2. É vedada a divisão do DMA em subpastas que contenham vários serviços de interessados (contribuintes) diferentes.
3. Os arquivos digitais de um serviço não deverão ultrapassar a capacidade do DMA utilizado.
B - CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS DIGITAIS RESOLUÇÃO
1. Os documentos devem ser digitalizados com resolução de imagem de 300dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.
2. Caso a digitalização na resolução acima fique ilegível, a digitalização pode ser feita em escala de cinzas ou colorida, mas em 200 dpi, sempre obedecendo mo tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes). Cuidado : a digitalização em cores ou escala de cinza e em resolução maior do que 300 dpi geram arquivos maiores.
TAMANHO
3. Cada arquivo pode ter o tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes), devendo o arquivo que exceder esse limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários, observada a Nomenclatura de Arquivos por Tipo de Documento abaixo.
- Arquivos com tamanho maior do que 15 megabytes não serão recebidos em hipótese nenhuma, pois geram erros de leitura no Sistema e- Processo.
FORMATO
4. Os arquivos deverão estar no formato PDF, conforme padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), com margens superior e inferior de, no mínimo, 3cm (três centímetros), e margens laterais de, no mínimo, 2,5cm (dois centímetros e cinco milímetros), com resolução de imagem de 300dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.
- Arquivos gerados em versões de PDF anteriores à 1.4 não serão aceitos, pois geram erros de leitura no Sistema e-Processo.
NOMENCLATURA
6. Cada arquivo digital deverá ser nomeado seguindo as orientações de NOMENCLATURA constantes do Anexo Único da IN RFB 1412/2013, disponível na internet no endereço : Nomenclatura de arquivos por tipo de documento xxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxxxxx/Xxx/0000/XxxxxXxxxxXXXXX00000000.xxx
7. É vedada a utilização de caracteres especiais ( ex.: ! @ # $ % ¨ & * ( ) _ + = § { [ ª ] } º < > ? / ), caracteres de acentuação, caracteres de pontuação, "ç", e sinal gráfico “.” (ponto) para compor a nomenclatura do nome do arquivo.
8. O sinal gráfico “.” (ponto) só é permitido quando se apresenta posicionado entre a nomenclatura e a expressão designativa do formato do arquivo PDF. Ex.: “SODEA.pdf”
9. Sempre utilizar o sinal gráfico sublinhado (underline) como padrão para preencher os espaços em branco entre as palavras.. Ex.: “REQUERIMENTO_SERVICO.pdf”
10. Utilizar no máximo 30 (trinta) caracteres por “nome de arquivo”.
Regras Locais da ALF/Xxxxxx para NOMENCLATURA dos arquivos por assunto :
Na ALF/Xxxxxx, para facilitar a entrega, visando a agilidade na formalização do e-dossiê, bem como a análise do requerimento, foram criadas regras locais de NOMENCLATURA dos arquivos digitais, por assunto, que deverão estar contidos no DMA e validados pelo READ(SVA).
→ Os documentos digitais devem ser apresentados em um único arquivo digital para cada BLOCO, de acordo com o Assunto/Serviço.
IV ) Sobre a utilização do Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA) :
→ A assinatura firmada no READ(SVA) equivale à declaração do interessado de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e de que os documentos convertidos para o formato digital correspondem aos documentos sob a sua guarda.
Assim sendo, no caso da matriz dos documentos estar em formato “papel”, antes da digitalização de documento que não seja “original” ou “cópia autenticada”, deverá ser aposta pelo interessado/interveniente, sem sobrepor-se ao texto, a expressão “cópia simples” no documento.
Siga as instruções abaixo para gerar um READ no programa SVA para apresentação na ALF/Xxxxxx:
1. Digitalize toda a documentação, organize e nomeie os arquivos conforme a NOMENCLATURA aprovada.
2. Grave todos os arquivos em uma pasta específica.
3. Para validar os arquivos utilize o programa SVA
3.1 Abra o SVA, vá à opção "Outros Arquivos – Autenticação de Arquivos" e clique em "Avançar".
3.2 Escolha a opção "Adic. Pastas" e adicione a pasta na qual os arquivos estão gravados.
3.3 Clique em "Prosseguir" e, então, em "Recibo de Entrega".
3.4 Em “Informações Complementares”, informe o número do e-Processo ou e-Dossiê ao qual pretenda solicitar a juntada dos documentos. Se não houver e-Processo ou e-Dossiê formado, deixe o campo em branco. Clique em "Ok".
3.5 Na janela seguinte, "Servidor responsável pela autenticação dos Arquivos", clique em "Cancelar".
3.6 Visualize o Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ).
4. Assine o READ com uso de certificado digital ICP-Brasil ou imprima-o e assine-o manualmente. Neste caso, digitalize o READ após assinado.
5. Copie a pasta com os arquivos validados para um dispositivo móvel de armazenamento (DMA) adequado ao tamanho total dos arquivos ( CD, DVD ou “pen drive” ).
6. Copie o arquivo do READ digitalizado para o mesmo dispositivo móvel de armazenamento (caso tenha assinado digitalmente com uso de certificado digital ICP-Brasil ), mantenha este READ fora da pasta na qual se encontram os arquivos validados.
7. Imprima 2 (duas) vias em papel do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ).
8. Apresente o dispositivo móvel de armazenamento junto com as 2 (duas) vias em papel do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ) no setor de atendimento da ALF/Santos.
Importante: Após validados, os arquivos não poderão ser mais modificados, pois isso invalidará o READ e todo o procedimento terá que ser refeito. Para mais informações sobre o uso do SVA consulte o nosso manual “passo-a-passo” local, ou as informações disponíveis no sítio da RFB :
Sistema de Validação de Arquivos (SVA)
xxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx/XxxxxxxxXxxxxxxx/xxxxxxx.xxx
V ) REGRAS DE OURO para agilidade na entrega de documentos digitais na ALF/Xxxxxx :
1) SOBRE AS ASSINATURAS MANUAIS
→ A assinatura manual do Representante Legal (interveniente) no READ(SVA), na SODEA e nos REQUERIMENTOS de serviço deve ser compatível com a que conste da cópia digital do documento original de identidade (com foto) apresentado.
Importante : Não haverá recepção do READ(SVA) se algum documento possuir assinatura manual que não possa ser identificada pelo atendente da RFB como compatível com a que consta no documento de identidade (com foto) apresentado.
→ Um mesmo Representante Legal (interveniente) deve ser o signatário do READ(SVA), da SODEA, bem como do seu respectivo REQUERIMENTO apresentado.
→ Caso no mesmo READ(SVA) e SODEA, houver mais de um Representante Legal requerendo o mesmo serviço, cada REQUERIMENTO deverá ser assinado pelo seu solicitante (despachante).
→ Não serão aceitos REQUERIMENTOS de serviço assinados por um Representante Legal (interveniente) para outro Representante Legal (interveniente), mesmo que constem da mesma Procuração apresentada.
2) SOBRE A APRESENTAÇÃO DOS REQUERIMENTOS
→ Em um e-dossiê poderão ser juntados tantos REQUERIMENTOS POR SERVIÇO forem necessários para o MESMO CONTRIBUINTE :
→ 1 CONTRIBUINTE = 1 DMA = 1 READ(SVA) = 1 SODEA = “n” REQUERIMENTO(S) por serviço = 1 e-dossiê
Ou seja, cada SERVIÇO solicitado para um mesmo CONTRIBUINTE corresponderá a um tipo de formulário de REQUERIMENTO, que será (no caso de apenas um despachante), ou serão ( no caso de mais de um despachante) juntados e a um único Dossiê Digital de Atendimento ( e- dossiê ), originado de um único formulário SODEA ( Solicitação de Abertura de Dossiê Digital de Atendimento ), cujos documentos digitais (arquivos digitais em formato PDF) devem estar necessariamente gravados em um único Dispositivo Móvel de Armazenamento (DMA), e que deverão ser validados pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA) para a geração de um único código de identificação geral (hash) constante do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ).
→ Na ALF/Xxxxxx, no momento da entrega, os arquivos digitais contidos no DMA devem estar acompanhados de 2 (duas) vias em papel do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA).