Contract
5 SERVIÇOS CONTÍNUOS COM DEDICAÇ O EXCLUSIVA DE M O DE OBRA
5.1. Fiscalização Inicial
Cabe ao Gestor de contrato, após a assinatura do contrato:
● Promover reunião inicial, com a participação dos fiscais administrativo e setorial e do preposto da empresa contratada, para proceder a leitura do termo de contrato, a fim de esclarecer sobre a forma de execução dos serviços e demais obrigações contratuais. A reunião deve ser devidamente registrada em ata - modelo 2;
● Emitir ordem de serviço - modelo 3;
● Verificar e exigir o cumprimento da prestação da garantia contratual, se houver previsão em contrato;
● Encaminhar cópia da garantia contratual à Seção de Contabilidade para registro no sistema SIAFI;
● Exigir da contratada, por meio do Fiscal administrativo, a apresentação dos seguintes documentos:
a) relação dos empregados, com nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), verificando se o número de empregados está de acordo com o previsto na proposta contratada;
b) cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS dos empregados admitidos, devidamente assinadas pela contratada e verificar as anotações (data de início do contrato de trabalho; função exercida; remuneração, discriminada em salário-base, adicionais e gratificações);
c) exames médicos admissionais dos empregados que prestarão os serviços;
d) outros documentos exigidos no contrato.
FIQUE ATENTO!!
A ata da reunião inicial, a ordem de serviço emitida e a garantia contratual prestada pela contratada devem ser juntados aos autos principais.
● Examinar:
a) existência ou não de obrigações adicionais constantes na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), com o auxílio do Fiscal administrativo;
b) se a empresa fornece Equipamentos de Proteção Individual – EPI, quando previsto no termo de referência/contrato, com auxílio do Fiscal setorial.
● Autuar processo de pagamento (no sistema eletrônico de processo administrativo – PROAD – e vincular ao processo principal) no início da execução do contrato, em que constarão as cópias dos seguintes documentos:
a) contrato assinado e eventuais termos aditivos/apostilamentos assinados;
b) publicação do extrato do contrato no Diário Oficial da União – DOU;
c) nota de empenho;
d) portaria de designação da fiscalização contratual;
e) garantia contratual e eventuais complementações;
f) ordem de serviço assinada.
FIQUE ATENTO!!
Cabe ao Gestor de contrato emitir ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA quando solicitado por empresas que já tenham contratado com o Tribunal. O gestor deve estar atento à eventual penalidade aplicada à época da contratação, pois tal fato revela a qualidade da contratação e deve constar no mencionado atestado.
Cabe ao Fiscal administrativo:
● Autuar processo de fiscalização (no sistema eletrônico de processo administrativo – PROAD – e vincular aos processos principal e de pagamento) no início da execução do contrato, em que constarão os documentos da fiscalização contratual, previstos no contrato. Para a autuação, devem constar as cópias dos seguintes documentos:
a) contrato assinado e eventuais termos aditivos/apostilamentos assinados;
b) publicação do extrato do contrato no Diário Oficial da União – DOU;
c) nota de empenho;
d) portaria de designação da fiscalização contratual;
e) garantia contratual e eventuais complementações;
f) ata da reunião inicial;
g) ordem de serviço assinada.
5.2. Fiscalização Mensal / Pagamento
Cabe ao Gestor de contrato, mensalmente:
● Emitir e assinar o Termo de Recebimento Definitivo do serviço - modelo 5 -, com base na:
a) análise do termo de recebimento provisório (baseado em lista de verificação), apresentado pelo Fiscal setorial, observando o que dispuser o contrato sobre a qualidade na prestação dos serviços;
b) análise da certidão de conferência documental mensal (com base em lista de verificação), emitida pela fiscalização administrativa, relativa à conferência dos documentos previstos no contrato.
● Receber a nota fiscal/fatura e conferir os dados antes de atestá-las, solicitando que a contratada promova eventuais correções identificadas;
FIQUE ATENTO!!
O Gestor de contrato deverá observar os seguintes elementos da nota fiscal:
- data da emissão;
- dados da contratada e do Tribunal (razão social e CNPJ);
- período de prestação dos serviços;
- descrição dos serviços;
- valor a pagar (valor da nota fiscal).
Ao constatar qualquer irregularidade ou equívoco nas notas fiscais, o gestor deve recusá-las. Esse procedimento deve se dar formalmente.
● Atestar as notas fiscais/faturas correspondentes ao serviço prestado, após recebimento definitivo - modelo 5;
● Encaminhar, mensalmente, o processo de pagamento à unidade competente para pagamento.
O prazo de atestação deve ser condizente com o prazo de pagamento previsto no contrato/termo de referência.
FIQUE ATENTO!!
O Gestor de contrato deverá observar os seguintes elementos da nota fiscal:
- data da emissão;
- dados da contratada e do Tribunal (razão social e CNPJ);
- período de prestação dos serviços;
- descrição dos serviços;
- valor a pagar (valor da nota fiscal).
A cada início do exercício financeiro, o processo de pagamento deve ser encaminhado à SEADM com solicitação de autorização para novo empenho.
Cabe ao Fiscal administrativo as seguintes ações mensais:
● Anotar as ocorrências relacionadas com a documentação contratual, comunicando formalmente ao Gestor de contrato aquelas que dependam de providências, com vistas à regularização das faltas observadas;
● Manter comunicação com o Gestor de contrato para o bom andamento da contratação;
● Consultar a situação da empresa junto ao SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores), antes de cada pagamento. Caso a contratada esteja em situação irregular, deve-se exigir a apresentação de documentação que demonstre a total regularidade da contratada. Fazem parte do SICAF as seguintes informações8:
a) Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais (inclui as contribuições da Previdência/INSS);
b) Certidão Negativa de Tributos Municipais;
c) Certidão Negativa de Tributos Estaduais/Distritais;
d) Certificado de Regularidade do FGTS – CRF; e
e) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT.
8. Sítios eletrônicos para segunda via de certidões:
1) Receita Federal (Certidão da alínea “a"):
2) Caixa Econômica Federal (Certidão da alínea “d"):
xxxxx://xxx.xxxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxxxxxx/Xxx/XxxXxXXxxxxxxxxXxxxxxxx.xxx
3) Tribunal Superior do Trabalho (Certidão da alínea “e”): xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxx
● Emitir Certidão de Conferência Documental, com base em lista de verificação, relativa ao cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, verificada por meio de fiscalização por amostragem - modelo 6;
● Atualizar, mensalmente, as informações relativas aos postos de trabalho terceirizados, para fins de divulgação no site do TRT8, conforme Resolução CNJ n° 102/2009;
● Juntar os documentos da fiscalização contratual no processo de fiscalização.
O Fiscal administrativo deve autuar processo de fiscalização específico para juntada dos documentos relativos à fiscalização administrativa.
O Fiscal administrativo deverá ainda manter, no processo de fiscalização, os dados dos funcionários contratados, tais como:
a) nome completo;
b) CPF;
c) função exercida;
d) respectiva remuneração (salário e eventuais adicionais, gratificações e benefícios recebidos), que deverá estar de acordo com a legislação vigente e com o constante da proposta de preços apresentada na licitação; e
e) programação de férias e demais informações porventura existentes. Cabe ao Fiscal setorial:
● Anotar as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, comunicando formalmente ao gestor de contrato aquelas que dependam de providências, com vistas à regularização das faltas observadas;
● Acompanhar a execução do objeto contratado, verificando a conformidade da prestação dos serviços;
● Acompanhar e controlar, quando for o caso, as entregas e o estoque de materiais de reposição, destinados à execução do objeto contratado, quanto à sua quantidade e qualidade, informando formalmente ao Gestor de contrato a conformidade ou não com o disposto no contrato;
● Realizar o recebimento provisório dos serviços, formalizado por termo, com base em lista de verificação - modelo 4, que informe o fiel cumprimento das obrigações contratuais assumidas, no que pertine à qualidade na execução dos serviços e ao material empregado;
● Enviar ao Gestor de contrato, ao final de cada período mensal, o termo de recebimento provisório;
● Manter comunicação com o Gestor de contrato e com o Fiscal administrativo para o bom andamento da contratação;
● Informar ao Gestor de contrato sobre a quantidade e qualidade do material encaminhado pela contratada, relatando eventual insuficiência de material, observando que a reposição deve ser feita conforme previsão contratual;
● Auxiliar o Gestor de contrato e Fiscal administrativo no controle dos empregados alocados, informando mensalmente os nomes dos funcionários que prestaram serviço no mês em referência, inclusive quando houver demissão, admissão ou férias.
O gestor/fiscal deve registrar qualquer dificuldade ou impossibilidade para o cumprimento de suas obrigações, com identificação dos elementos impeditivos do exercício da atividade, além das providências e sugestões que porventura entender cabíveis.
5.2.1 GEosa e Suspensão do Pagamento
Cabe ao Gestor de contrato:
● Calcular o valor a ser descontado do pagamento da contratada;
● Notificar a contratada dando ciência de eventuais glosas a serem efetuadas na nota fiscal do mês seguinte ao da ocorrência que gerou a necessidade da glosa (demonstrando o cálculo do valor resultante);
● Quando do envio da fatura do mês subsequente à unidade do Tribunal responsável pelo pagamento, indicar os valores glosados, detalhando as cláusulas contratuais que embasaram a medida, bem como demonstrando o cálculo que determinou o valor resultante.
FIQUE ATENTO!!
Ocorrências que podem ensejar glosa na fatura/nota fiscal:
- entrega de material incompleta;
- ausência de prestador de serviço sem reposição;
- não atingimento dos níveis do acordo de serviço.
A ausência de comprovação de quitação de todas as verbas trabalhistas pode ensejar suspensão do pagamento da fatura/nota fiscal ao final do contrato.
5.3. Fiscalização por Amostragem
Cabe ao Fiscal administrativo solicitar da contratada mensalmente, por amostragem, os seguintes documentos:
● Extrato da conta do INSS (contribuição previdenciária) e do FGTS de qualquer empregado, a critério do Tribunal;
● Cópia da folha de pagamento analítica em que conste como tomador o órgão ou entidade Contratante (Tribunal);
● Cópia(s) do(s) contracheque(s) assinado(s) pelo(s) empregado(s) relativo(s) ao mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia(s) de recibo(s) de depósito(s) bancário(s);
● Comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale alimentação, entre outros) a que estiver obrigada por força de lei ou de convenção ou acordo coletivo de trabalho, relativos ao mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado;
● Comprovante de quitação das obrigações trabalhistas em relação à rescisão contratual, caso tenha ocorrido.
● Relatório de Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), composto pelos seguintes documentos:
a) relação dos trabalhadores;
b) resumo do fechamento – tomador de serviços/obra;
c) resumo das informações à Previdência Social;
d) cópia do comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social e a Outras Entidades e Fundos por FPAS;
e) Cópia do Protocolo de Envio de Arquivos – Conectividade Social (GFIP);
f) Cópias das Guias de Recolhimento do FGTS (GRF) e do INSS (GPS) com autenticação mecânica ou acompanhada de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela Internet, que deverá ser coincidente com os valores contidos na documentação indicada.
● Comprovação de realização de exames médicos admissionais, periódicos e demissionais, quando de sua ocorrência;
● Efetiva quitação do 13° salário, que deverá ocorrer até o fim do mês de dezembro de cada ano, em observância à legislação vigente;
● Comprovante de concessão de férias e pagamento do adicional de 1/3 legal devido;
● Comprovante de realização de eventuais treinamentos e reciclagem, exigidos por lei ou pelo contrato;
● Cumprimento de eventuais direitos trabalhistas contidos nos acordos, convenções ou dissídios coletivos de trabalho.
Ao final de um ano, todos os empregados deverão ter seus extratos da conta do INSS e do FGTS avaliados, garantindo assim o “efeito surpresa" e o benefício da expectativa do controle.
Cabe ainda ao Fiscal administrativo, regularmente:
● Examinar a data-base da categoria prevista na CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) para fins de reajustes dos empregados, que devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos;
● Verificar se a empresa observa a legislação relativa à concessão de férias/licenças e se respeita a estabilidade provisória dos empregados (cipeiro, gestante e estabilidade acidentária);
● Verificar o cumprimento, pela contratada, das seguintes obrigações fixadas em contrato:
a) viabilização do acesso de seus empregados, via Internet, por meio de senha própria, aos sistemas da Previdência Social e da Receita do Brasil, com o objetivo de comprovar se as suas contribuições previdenciárias foram recolhidas;
b) oferecimento de todos os meios necessários aos seus empregados para a obtenção de extratos de recolhimentos sempre que solicitado pela fiscalização;
c) viabilização da emissão do cartão cidadão pela Caixa Econômica Federal para todos os empregados;
d) oferecimento a seus empregados de todos os meios necessários para a obtenção de extratos de recolhimento sempre que solicitado pela fiscalização.
O Fiscal administrativo poderá ainda conferir as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados, de forma a comparar com o que foi efetivamente contratado e as disposições legais vigentes (legislação trabalhista e acordos, convenções e dissídios coletivos de trabalho).
FIQUE ATENTO!!
Recomenda-se atenção especial para a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração (importante que esteja corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações) e todas as eventuais alterações dos contratos de trabalho.
5.4. Termo de Recebimento
A segregação de funções nos dois recebimentos é recomendada, por isso o Fiscal setorial/técnico, responsável pelo aceite provisório, não deve fazer parte do recebimento definitivo. Nos casos que, pela simplicidade do objeto a ser contratado, demandarem apenas a figura do gestor de contrato, este poderá realizar os dois recebimentos.
Cabe ao Gestor de contrato:
● Receber definitivamente os serviços - modelo 5 -, após análise do termo de recebimento provisório, emitido e assinado pelo Fiscal setorial, e da certidão (baseada em lista de verificação documental) do Fiscal administrativo.
FIQUE ATENTO!!
Caso o Gestor, na análise da documentação apresentada pelas fiscalizações setorial e administrativa, encontre irregularidades na prestação dos serviços, deverá indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à contratada, por escrito, as respectivas correções. (art. 49, IN n° 5/2017).
O recebimento definitivo pelo Gestor de contrato é ato que concretiza o ateste da execução dos serviços.
Cabe ao Fiscal administrativo:
● Emitir Certidão de Conferência Documental, antes de cada pagamento, com base em lista de verificação, após análise dos documentos encaminhados pela contratada
- modelo 6.
Cabe ao Fiscal setorial:
● Realizar o recebimento provisório dos serviços, com base em lista de verificação mensal - modelo 4, que informe o fiel cumprimento das obrigações contratuais assumidas, no que pertine à qualidade na execução dos serviços e ao material empregado;
● Em caso de identificação de desconformidade, registrar a ocorrência no termo de recebimento emitido.
FIQUE ATENTO!!
A ausência do empregado terceirizado ao trabalho deve ser comunicada de imediato ao Gestor de contrato, para que este possa diligenciar com a contratada a substituição do empregado.
O Fiscal setorial deve enviar ao Gestor de contrato o termo de recebimento provisório a cada mês de prestação de serviço.
5.5. Fiscalização Final
Deve ocorrer ao final da vigência do contrato ou em caso de rescisão contratual. Deve-se exigir que a contratada entregue, até 10 (dez) dias após o último mês de prestação dos serviços (extinção ou rescisão do contrato), cópias autenticadas dos documentos a seguir relacionados:
● Termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados, quando exigível pelo sindicato da categoria;
● Guia de recolhimento da contribuição previdenciária referente ao último mês de prestação de serviços e Guia do recolhimento rescisório do FGTS;
● Extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado;
● Exames médicos demissionais dos empregados dispensados;
● Comprovante do pagamento pela contratada das verbas rescisórias ou da realocação dos empregados em outra atividade de prestação de serviço, sem que ocorra a interrupção do contrato de trabalho.
Os documentos acima relacionados deverão ser analisados pelo Fiscal administrativo, no prazo máximo de 30 (trinta) dias após o recebimento dos documentos.
● O não recolhimento das contribuições previdenciárias e do FGTS e o não cumprimento das obrigações trabalhistas são considerados falhas graves na execução do contrato, podendo resultar na rescisão contratual, sem prejuízo de aplicação de sanção pecuniária e do impedimento para licitar e contratar com a União, nos termos do art. 7° da Lei 10.520/2002.
FIQUE ATENTO!!
1. Em caso de indício de irregularidade no recolhimento das contribuições previdenciárias, a Receita Federal do Brasil deverá ser oficiada;
2. Em caso de indício de irregularidade no recolhimento da contribuição para o FGTS, o Ministério do Trabalho deverá ser oficiado.
5.6. Garantia Contratual
Cabe ao Gestor de contrato:
● Quando do início do contrato, verificar se a contratada apresentou a garantia no prazo de 10 dias úteis da assinatura do contrato;
● Se a garantia contratual não for apresentada no prazo previsto, notificar a contratada a apresentá-la imediatamente, sob pena de aplicação de penalidade;
● Encaminhar cópia da garantia contratual prestada à Seção de Contabilidade para registro no sistema SIAFI;
● Controlar o prazo de vigência da garantia, nos casos de Seguro Garantia e Fiança Bancária;
● Notificar a contratada para apresentar reforço/complementação da garantia quando ocorrer alteração contratual quantitativa/qualitativa ou, ainda, nos casos de prorrogação contratual;
● Executar a garantia contratual para reembolso dos prejuízos sofridos pela Administração, quando for o caso.
Cabe ao Fiscal administrativo:
● Auxiliar o Gestor de contrato na análise e controle dos prazos da garantia contratual.
5.6.1 DevoEução da Garantia ao FinaE do Contrato
O Gestor de contrato deve:
● Certificar-se de que todas as obrigações contratuais foram devidamente cumpridas;
● Certificar-se de que a contratada efetuou o pagamento de eventuais multas aplicadas. Em caso de não comprovação da quitação pela empresa, o Gestor deve encaminhar os autos à Seção de Contabilidade para fins de averiguação do pagamento da multa. Não tendo esta sido paga, a garantia contratual deve ser executada para quitar a multa em questão;
FIQUE ATENTO!!
Sendo o valor da garantia contratual insuficiente para quitar a multa, o Gestor de contrato deve encaminhar os autos à Secretaria Administrativa para fins de inscrição do saldo devedor na Dívida Ativa da União.
● Encaminhar os autos à SEADM para que esta autorize a devolução da garantia à contratada (procedimento a ser realizado pela COLIC por meio de expedição de ofício);
● Posteriormente, os autos devem ser encaminhados à Seção de Contabilidade para que seja dada baixa da garantia no sistema SIAFI;
● Cientificar nos autos que todos os passos anteriores foram realizados e que a liberação da garantia pode ser efetivada.
FIQUE ATENTO!!
Não existindo comprovante de quitação de eventual multa nos autos:
1. O processo deve ser encaminhado à Seção de Contabilidade para fins de verificação do pagamento da multa;
2. Caso a multa não tenha sido paga, deve-se sugerir a amortização da garantia contratual;
3. Sendo a garantia insuficiente para quitar a multa, deve-se encaminhar os autos à Secretaria Administrativa para fins de inscrição na Dívida Ativa da União.
O Gestor de contrato deverá certificar expressa e formalmente, quando do término da vigência do contrato, que não há pendências relativas à fiscalização contratual para liberação da garantia em favor da contratada.
5.7. Conta de Provisão
De acordo com a Resolução do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) n° 169/2013 - alterada pela Resolução CNJ n° 183/2013 -, deverá haver dedução do pagamento do valor mensal devido às empresas contratadas para a prestação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra nas dependências das unidades jurisdicionadas ao CNJ. Os valores deverão ser depositados em conta-depósito vinculada (bloqueada para movimentação), exclusivamente em banco público oficial.
FIQUE ATENTO!!
A dedução no pagamento da contratada é destinada ao depósito de valores provisionados para o pagamento de:
- férias;
- adicional de 1/3 constitucional;
- 13° salário;
- incidência de encargos previdenciários e FGTS sobre as rubricas acima;
- multa do FGTS por dispensa sem justa causa.
O Gestor de contrato deve autuar processo específico para juntada dos documentos relativos à movimentação de conta de provisão.
FIQUE ATENTO!!
Se, após os resgates previstos na Resolução CNJ n° 169/2013, ainda houver saldo na conta-depósito vinculada, o Tribunal somente autorizará a movimentação da referida conta pela contratada após 5 anos da data de encerramento da vigência do contrato administrativo (Art. 14 da Resolução n° 169/2013 e suas alterações).
Para cada liberação de valores, a SeGET juntará aos autos do processo de movimentação de conta de provisão planilha que informe a relação de empregados, os valores individualizados e o valor total liberado, além dos comprovantes de pagamento e o saldo atualizado da conta de provisão, extraídos do sítio eletrônico do Banco do Brasil (banco público oficial).
Assim, cabe ao Gestor de contrato:
● Quando do início do contrato, verificar se a contratada abriu conta vinculada, conforme prazo determinado no contrato;
● Autuar processo específico para movimentação da conta de provisão (no sistema eletrônico de processo administrativo – PROAD – e vincular ao processo principal) no início da execução do contrato, em que constarão as cópias dos seguintes documentos:
a) contrato assinado e eventuais termos aditivos/apostilamentos assinados;
b) publicação do extrato do contrato no Diário Oficial da União – DOU;
c) nota de empenho;
d) portaria de designação da fiscalização contratual;
e) garantia contratual e eventuais complementações;
f) ordem de serviço assinada.
● Encaminhar os autos à Seção de Contabilidade para realização dos cálculos do valor a ser aprovisionado mensalmente;
● Juntar aos autos principais e de pagamento o cálculo realizado pela SCONT;
● Sempre que necessário, notificar a contratada e reportar irregularidade à Diretoria- Geral para apuração;
● Receber da contratada a solicitação de levantamento de valores da conta vinculada e, com auxílio do Fiscal administrativo, verificar se o pedido contém toda a documentação necessária;
● O requerimento da contratada deve estar acompanhado de:
a) Planilha constando:
- valores a serem levantados (resgatados pela contratada);
- dados dos empregados, constando os meses em que laboraram neste Tribunal;
b) Quando se tratar de levantamento dos valores direto para a conta do empregado, deverá ser encaminhada planilha constando:
- nome completo;
- CPF dos empregados;
- dados bancários dos empregados.
c) Comprovação do pagamento das verbas em questão, quando se tratar de pedido de levantamento dos valores para a conta da contratada.
● Solicitar aos Fiscais setoriais confirmação do período em que cada empregado laborou nas dependências deste Tribunal;
● Questionar a contratada quando verificadas inconsistências nas informações repassadas;
● Após juntada das informações aos autos, repassar o pedido à Seção de Contabilidade para cálculo dos valores a serem liberados;
● Auxiliar o Fiscal administrativo no acompanhamento do recebimento dos valores pela contratada e/ou empregados.
Cabe ao Fiscal administrativo:
● Auxiliar o Gestor de contrato na análise dos documentos e informações a serem repassados à Seção de Contabilidade;
● Elaborar ofício de liberação, conforme parecer da Seção de Contabilidade, para assinatura do Ordenador de Despesas;
● Acompanhar o recebimento dos valores pela contratada e/ou pelos empregados, com auxílio do Gestor de contrato;
● A cada liberação de valores, juntar aos autos de movimentação da conta de provisão planilha com os nomes dos empregados, valores individuais e valor total liberado;
● Anexar, aos autos de movimentação da provisão, comprovantes de pagamento e o saldo atualizado da conta de provisão, extraídos do sítio eletrônico do Banco do Brasil.
Cabe ao Fiscal setorial:
● Manter planilha atualizada constando o nome dos empregados e o período em que cada um exerceu suas funções no posto de trabalho respectivo;
● Repassar informações ao Gestor de contrato quando solicitado, como nome e período em que cada empregado laborou nas dependências deste Tribunal;
● Sempre que necessário, auxiliar o Gestor de contrato e o Fiscal administrativo na correção de qualquer inconsistência nas informações repassadas.
5.8. Prorrogação de Contrato
Cabe ao Gestor de contrato:
● Solicitar formalmente, com 6 (seis) meses de antecedência ao termo final do contrato, a manifestação de interesse da contratada quanto à prorrogação contratual;
● Realizar coleta/pesquisa de preços (conforme orientação da Instrução Normativa n° 5, de 27 de junho de 2014, do Ministério do Planejamento, alterada pela Instrução Normativa n° 3, de 20 de abril de 2017), com o auxílio do Fiscal setorial;
● Verificar a regularidade fiscal da contratada, com o auxílio do Fiscal administrativo;
● Justificar a vantajosidade da prorrogação;
● Encaminhar os autos, com a manifestação de prorrogação, à DIGEF/COGIN para elaboração da minuta do termo aditivo;
● Encaminhar os autos à SEADM/COFIN (autorização da despesa e informação sobre impacto orçamentário) e à Assessoria Jurídica (análise jurídica);
● Controlar e exigir a renovação/complementação da garantia contratual.
FIQUE ATENTO!!
O Gestor de contrato deverá encaminhar ofício à empresa contratada, com antecedência mínima de 06 (seis) meses do término do contrato vigente, para manifestação a respeito do seu interesse na continuidade da prestação dos serviços (portaria TRT8/PRESI n° 768/2015).
Cabe ao Fiscal administrativo:
● Auxiliar o Gestor de contrato na análise da regularidade fiscal da contratada;
● Acompanhar o trâmite da prorrogação contratual;
● Elaborar o termo aditivo;
● Coletar a assinatura da contratada;
● Publicar o extrato do termo aditivo no Diário Oficial da União e no site do TRT8;
● Encaminhar cópia do termo aditivo assinado para a Seção de Contabilidade para fins de registro no SIAFI;
● Cadastrar o termo aditivo no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG);
● Acompanhar o cumprimento da renovação/complementação da garantia contratual prestada.
Cabe ao Fiscal setorial:
● Auxiliar o Gestor de contrato na coleta/pesquisa de preços.
5.9. Alteração de Contrato
Cabe ao Gestor de contrato, ao tomar ciência da necessidade de alteração contratual:
● Quando a alteração implicar em acréscimos/supressões ao objeto, encaminhar as respectivas proposta e planilhas complementares, previamente juntada aos autos, à Seção de Contabilidade para exame de conformidade aos limites percentuais de alteração do objeto, estabelecidos pela Lei 8.666/93, bem como para cálculo do novo valor dos depósitos da conta de provisão;
Cabe ao Fiscal administrativo:
● Elaborar minuta do termo aditivo;
● Acompanhar o trâmite da alteração contratual;
● Elaborar o termo aditivo;
● Coletar a assinatura da contratada;
● Publicar extrato do termo aditivo no Diário Oficial da União e no site do TRT8;
● Encaminhar cópia do termo aditivo assinado para a Seção de Contabilidade para fins de registro no SIAFI;
● Acompanhar o cumprimento da renovação/complementação da garantia contratual prestada.
FIQUE ATENTO!!
Acréscimos e supressões devem obrigatoriamente respeitar os limites estabelecidos no §1° do art. 65 da lei 8.666/1993, salvo as supressões realizadas por acordo entre as partes (art. 65, §2°, inciso III).
5.10. Suspensão de Contrato
Cabe ao Gestor de contrato:
● Registrar nos autos a necessidade de suspensão de contrato, quando ocorrer evento que cause a impossibilidade da continuidade do serviço;
● Encaminhar os autos à DIGER/PRESIDÊNCIA, autoridade competente para decidir sobre a suspensão do contrato e a declarar, se for o caso;
● Dar ciência da suspensão à Secretaria Administrativa (SEADM), Coordenadoria de Governança Institucional (COGIN) e Seção de Contabilidade (SCONT);
● Notificar a contratada da efetivação da suspensão do contrato;
● Monitorar a suspensão;
● Notificar a contratada para retorno do serviço, quando cessar evento que impossibilitou a continuidade do serviço;
● Encaminhar os autos à COLIC para confecção do Termo de Apostilamento para a retomada do contrato;
● Acompanhar e fiscalizar o retorno dos serviços.
● Cabe ao Fiscal administrativo:
● Confeccionar o termo de apostilamento.
● Cabe ao Fiscal setorial:
● Comunicar formalmente ao Gestor de contrato evento que cause a impossibilidade da continuidade do serviço.
5.11. Reajuste, Repactuação e Revisão de Contrato
5.11.1 Reajuste
Cabe ao Gestor de contrato:
● Xxxxxxxx e juntar aos autos o documento encaminhado pela contratada com a solicitação de reajuste;
● Verificar se o pedido atende à regra da anualidade;
● Encaminhar os autos à Seção de Contabilidade para cálculo do reajuste e emissão de parecer contábil;
● Encaminhar os autos à SEADM/COFIN (autorização da despesa e informação sobre impacto orçamentário);
● Monitorar a apresentação da complementação da garantia contratual. Cabe ao Fiscal administrativo:
● Elaborar minuta do termo de apostilamento;
● Elaborar o termo de apostilamento;
● Notificar a contratada para ciência do apostilamento e para a necessidade de apresentação de complementação da garantia contratual;
● Publicar o termo de apostilamento no site do TRT8;
● Encaminhar o termo de apostilamento à SCONT para registro no SIAFI.
5.11.2 Repactuação
Cabe ao Gestor de contrato:
● Conferir e juntar aos autos o documento encaminhado pela contratada com a solicitação de repactuação;
● Verificar se o pedido atende à regra da anualidade;
● Encaminhar os autos à Seção de Contabilidade para análise do pedido e emissão de parecer contábil;
● Encaminhar os autos à SEADM/COFIN (autorização da despesa e informação sobre impacto orçamentário);
● Monitorar a apresentação de complementação da garantia contratual. Cabe ao Fiscal administrativo:
● Elaborar minuta do termo de apostilamento;
● Elaborar o termo de apostilamento;
● Notificar a contratada para ciência do apostilamento e para a necessidade de apresentação de complementação da garantia contratual;
● Publicar o termo de apostilamento no site do TRT8;
● Encaminhar o termo de apostilamento à SCONT para registro no SIAFI.
5.11.3 Revisão
Cabe ao Gestor de contrato:
● Conferir se consta no pedido a documentação necessária para a revisão contratual;
● Juntar aos autos a documentação comprobatória da necessidade de revisão;
● Encaminhar os autos à Seção de Contabilidade para análise do pedido e emissão de parecer contábil;
● Encaminhar os autos à SEADM/COFIN (autorização da despesa e informação sobre impacto orçamentário) e à Assessoria Jurídica (análise jurídica);
● Monitorar a apresentação de complementação da garantia contratual. Cabe ao Fiscal administrativo:
● Elaborar minuta do termo aditivo;
● Elaborar o termo aditivo;
● Coletar assinatura da contratada;
● Publicar o extrato do termo aditivo no Diário Oficial da União e no site do TRT8;
● Encaminhar o termo aditivo à Seção de Contabilidade para registro no SIAFI.
5.12. Descumprimento de Contrato
Apesar da decisão acerca da aplicação de penalidade administrativa ser da autoridade superior do Tribunal, o Gestor de contrato, ao relatar o descumprimento contratual, deve agir com ponderação ao sugerir o tipo de sanção a ser aplicada à contratada, considerando sempre o princípio da proporcionalidade.
Cabe ao Gestor de contrato, após ciência de eventual descumprimento contratual:
● Enviar à contratada documento de solicitação de esclarecimento - modelo 7 - acerca da falha identificada, antes de proceder com a notificação propriamente dita;
● Caso o esclarecimento da contratada não seja suficiente para sanar a inconsistência detectada, notificar a contratada para apresentar defesa prévia no prazo de 5 dias úteis - modelo 8;
FIQUE ATENTO!!
A notificação deve informar, resumidamente, a falta apurada, mencionando a possibilidade de rescisão contratual, quando cabível.
● Juntar os documentos enviados à contratada aos autos;
● Elaborar relatório, contendo manifestação conclusiva sobre as implicações, riscos, prejuízos do descumprimento contratual pela contratada, com sugestão da sanção a ser aplicada (advertência, multa, suspensão temporária, declaração de inidoneidade ou impedimento de licitar);
● Autuar e instruir processo específico para apuração dos fatos, contendo os seguintes documentos:
a) contrato assinado e eventuais termos aditivos/apostilamentos assinados;
b) publicação do extrato do contrato no Diário Oficial da União – DOU;
c) nota de empenho;
d) portaria de designação da fiscalização contratual;
e) garantia contratual e eventuais complementações;
f) ata da reunião inicial;
g) ordem de serviço assinada.
● Encaminhar os autos à Diretoria-Geral, para decisão sobre aplicação de penalidade prevista no contrato;
● Tomar ciência da decisão do Tribunal sobre a aplicação de penalidade à contratada.
FIQUE ATENTO!!
O Gestor de contrato deve estar ciente de todas as penalidades aplicadas à contratada, para que esta informação conste em eventual atestado de capacidade técnica, que o Gestor emita a pedido desta mesma contratada.
Nas contratações continuadas de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, o Gestor de contrato deve autuar processo, separado do principal, para apurar infração contratual, devendo estar vinculado aos processos principal e de pagamento (no sistema eletrônico de processo administrativo – PROAD).
O processo de apuração de penalidade contratual pode ser temporariamente arquivado (PROAD). Caso haja nova apuração de descumprimento, o processo já existente poderá ser utilizado. Não há, portanto, necessidade de autuação de um processo para cada penalidade aplicada.
Cabe ao Fiscal administrativo:
● Informar ao Gestor de contrato sobre os descumprimentos contratuais identificados;
● Elaborar a portaria de aplicação de penalidade;
● Publicar a portaria de aplicação de penalidade no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho (DEJT) e no site do TRT8;
● Registrar a penalidade no SICAF;
● Publicar o extrato da penalidade aplicada no Diário Oficial da União (DOU), nos casos de suspensão temporária, declaração de inidoneidade e impedimento de licitar;
A publicação no DOU só é obrigatória quando a penalidade aplicada for SUSPENSÃO, DECLARAÇÃO DE INIDONEIDADE OU IMPEDIMENTO DE LICITAR.
● Notificar a contratada para ciência da penalidade aplicada e para apresentar recurso;
● Juntar eventual recurso apresentado pela contratada ao processo de penalidade, encaminhando os autos para análise da Diretoria-Geral.
Cabe ao Fiscal setorial:
● Informar ao Gestor de contrato sobre os descumprimentos contratuais identificados.
FIQUE ATENTO!!
A lei de licitações não confere efeito suspensivo aos seus recursos, o que significa que não é necessário esperar o julgamento do recurso para promover a glosa dos valores decorrentes da multa.
5.13. Arquivamento de Processos
O Gestor de contrato deve, antes de solicitar o arquivamento dos autos:
● Verificar a existência ou não de pendência de pagamento à contratada;
● Verificar a existência de garantia contratual na modalidade Caução, uma vez que esta deve ser liberada antes do arquivamento do processo;
● Certificar-se de que empresa realizou o pagamento de eventuais multas aplicadas à contratada, conforme disposto no item 5.6 deste Capítulo;
● Verificar se há saldo de empenho. Caso haja, solicitar à SEADM autorização para anulação do saldo;
● Encaminhar os autos à SEADM para que a Seção de Contabilidade proceda à baixa da garantia no sistema SIAFI e devolução à contratada, se houver garantia contratual;
● Preencher e assinar termo de conferência para arquivamento - modelo 9;
● Certificar que os autos podem ser arquivados;
● Encaminhar os autos para arquivamento.
A garantia contratual nas modalidades seguro- garantia e fiança bancária expiram, em regra, ao final da contratação.
5.14. Anexos - Modelos de Documentos de Fiscalização
Modelo 1 - Portaria de Designação de Fiscalização Contratual Modelo 2 - Ata de Reunião Inicial
Modelo 3 - Ordem de Serviço
Modelo 4 - Termo de Recebimento Provisório Modelo 5 - Termo de Recebimento Definitivo e Ateste
Modelo 6 - Certidão de Conferência Documental Mensal Modelo 7 - Solicitação de Esclarecimentos e Providências Modelo 8 - Notificação para Defesa Prévia
Modelo 9 - Termo de Conferência para Arquivamento
MODELO 1
PORTARIA DE DESIGNAÇ O DE FISCALIZAÇ O CONTRATUAL
MODELO 2
MODELO 3 ORDEM DE SERVIÇO
MODELO 4
TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO
MODELO 5
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO E ATESTE
MODELO 6
CERTID O DE CONFERÊNCIA DOCUMENTAL MENSAL
MODELO 7
SOLICITAÇ O DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS
MODELO 8
NOTIFICAÇ O PARA DEFESA PRÉVIA
MODELO 9
TERMO DE CONFERÊNCIA PARA ARQUIVAMENTO