Contract
Assunto: Diretrizes e Procedimentos para Contratação de Fornedores | |
Identificação: Pol.:001/2023/Versão 01 | Uso: Público |
Deliberação: 08/2023 | Emissão em: 08/2023 |
Responsável: Setor de Suprimentos | Revisão até: 08/2025 |
1. OBJETIVO:
Esta Política tem o propósito de estabelecer as diretrizes e as orientações para o relacionamento com fornecedores a serem observadas nas contratações de serviços e bens para o Grupo Sudoeste (“Construtora Sudoeste”, “Sudoeste” ou “empresa”), garantindo-se integridade, transparência e conformidade nas relações, de forma a assegurar a mitigação de riscos operacionais e de imagem.
O Grupo Sudoeste espera que os fornecedores se comprometam com práticas éticas e sustentáveis do negócio, sempre em consonância com as diretrizes e os princípios, além de ser imprescindível atentarem-se aos direitos humanos, às normas trabalhistas e ao combate a corrupção.
2. ABRANGÊNCIA:
A presente Política abrange todas as empresas da Construtora Sudoeste, todos os colaboradores em qualquer nível hierárquico e todos os fornecedores, prestadores de serviços e agentes intermediários que atuam em nome da Construtora Sudoeste.
3. DEFINIÇÕES:
Para os fins da presente Política, os termos aqui descritos devem ser entendidos da seguinte forma:
1 de 7
<.. image(Texto Descrição gerada automaticamente) removed ..>
Emissão em: 08/2023 Setor de Suprimentos Uso: Público
a) NR’s: Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego;
b) ISO: International Organization for Standardization (Organização Internacional para Padronização);
c) OHSAS: Occupational Health and Safety Assessment Services (Serviços de Avaliação de Segurança e Saúde Ocupacional).
4. RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES:
O Grupo Sudoeste preza por uma relação respeitosa, transparente e de parceria com seus fornecedores, bem como por relacionamentos profissionais e éticos, isentos de qualquer tipo de favorecimento indevido.
Esperamos que fornecedor compartilhe dos mesmos princípios éticos e busque continuamente a melhoria ao longo de toda a relação. Muito mais do que provedores de serviços, materiais e/ou equipamentos, o Grupo Sudoeste enxerga seus fornecedores como parceiros para o melhor desenvolvimento de suas atividades de forma sustentável.
O Grupo Sudoeste baseia a escolha de seus fornecedores em critérios técnicos, comerciais, estratégicos, de qualidade, SSMA (Saúde, Segurança e Meio Ambiente) e de sustentabilidade, observando sempre os seus interesses e necessidades.
Os fornecedores atuais do Grupo Sudoeste, bem como aqueles que desejam ser, devem estar atentos aos critérios a serem seguidos, haja vista que serão avaliados ao longo do seu fornecimento, devendo apresentar informações necessárias quando solicitados.
Emissão em: 08/2023 Setor de Suprimentos Uso: Público
5. DIRETRIZES TÉCNICAS:
São diretrizes técnicas que devem ser observadas pelos fornecedores:
(i) Os fornecedores devem conduzir seus negócios de forma consistente com uma competição justa, ética e vigorosa em comprimentos as leis, principalmente a (Lei nº 8.078/90 – Código de Defesa do Consumidor);
(ii) Devem seguir critérios técnicos, baseados da Xxxxx de Xxxxxxxxxx 15.575 (quando aplicável), e nos procedimentos internos da Sudoeste, otimizando a relação custo-benefício;
(iii) Devem proteger os dados pessoais e manter a confidencialidade de todas as informações trocadas;
(iv) Devem evitar qualquer conflito de interesses que possa prejudicar a tomada de decisão objetiva e independente;
(v) Os atuais fornecedores do Grupo Sudoeste, bem como aqueles que desejam ser, devem estar atentos aos critérios a serem seguidos. Também devem estar cientes de que serão avaliados ao longo do seu ciclo de fornecimento/prestação de serviço e deverão fornecer informações necessárias quando solicitadas.
Em caso de descumprimento, de qualquer uma das diretrizes técnicas, os fornecedores serão automaticamente excluídos do grupo de fornecedores do Grupo Sudoeste, até que as diretrizes sejam regularizadas.
Emissão em: 08/2023 Setor de Suprimentos Uso: Público
6. DIRETRIZES ECONÔMICO-FINANCEIRAS:
São diretrizes econômico-financeiras que devem ser observadas pelos fornecedores:
(i) Garantir que todas as condições financeiras propostas sejam respeitadas;
(ii) O pagamento de toda e qualquer aquisição realizada pela Construtora Sudoeste só será efetuado mediante o processo correto de solicitação/requisição, contratos/pedidos e aprovações nas alçadas definidas pelas diretrizes da empresa, observando a dotação orçamentária;
(iii) Todos os pagamentos serão realizados corretamente e pontualmente a todos os fornecedores de materiais e prestadores de serviços, observado o cumprimento e qualidade das entregas contratadas;
(iv) Os pagamentos referentes à prestação de serviços só serão efetuados quando:
(iv.1) A empresa prestadora possuir CNAE adequado para prestar o serviço ofertado;
(iv.2) Para atividades regulamentadas, as empresas devem informar o registro profissional do prestador;
(iv.3) As empresas devem informar a base legal para retenção ou não retenção dos impostos devidos, permitindo assim que o recolhimento deles seja realizado de forma correta.
(v) Prazo para emissão de notas fiscais de serviços (até o dia 25 de cada mês).
Emissão em: 08/2023 Setor de Suprimentos Uso: Público
7. DIRETRIZES SÓCIOAMBIENTAIS:
O Grupo Sudoeste acredita que os fornecedores podem ser mais eficientes e competitivos se desenvolverem práticas mais sustentáveis em seus processos produtivos e práticas de negócio, sendo um diferencial aqueles que possuem certificações internacionais (ISSO e OHSAS) relacionadas ao estabelecimento de prática de gestão.
Além disso, são diretrizes socioambientais que deverão ser observadas pelos fornecedores:
(i) Sendo uma obrigação legal para qualquer estabelecimento ou atividade poluidora ou degradadora do meio ambiente, os fornecedores devem possuir licenciamento ambiental;
(ii) Recomenda-se que os fornecedores façam o uso racional de água, energia e materiais;
(iii) Devem dar preferência aos fornecedores que estão localizados na mesma região, visando reduzir o impacto de emissões dos gases do efeito estufa no meio ambiente;
(iv) Recomenda-se que os fornecedores promovam a redução e o controle de resíduos e efluentes;
(v) Os fornecedores não podem estar envolvidos, em escândalos que envolvem o trabalho forçado e/ou infantil, discriminação e assédio moral e/ou sexual;
(vi) Recomenda-se que os fornecedores incentivem internamente em sua cadeia de fornecimento a contratação de pequenos e médios fornecedores locais para promover o desenvolvimento econômico;
(vii) Recomenda-se aos fornecedores a adoção a um código de conduta ética no
que se refere às relações pessoais e comerciais.
Emissão em: 08/2023 Setor de Suprimentos Uso: Público
A Construtora Sudoeste poderá solicitar informações sobre estes itens para verificação, cabendo aos fornecedores disponibilizá-las prontamente da maneira mais ampla e transparente.
8. DENÚNCIA DE VIOLAÇÕES À POLÍTICA DE RELACIONAMENTO COM OS FORNECEDORES
Todos os incidentes informados de suspeita de violação desta Política de Relacionamento com Fornecedores serão investigados imediatamente e de forma apropriada pelo Comitê de Ética, Compliance e Privacidade do Grupo Sudoeste.
Qualquer dúvida, suspeita ou denúncia de ato de corrupção ou outras situações e condutas que violem a presente Política de Relacionamento com os Fornecedores e demais normas internas do Grupo Sudoeste devem ser imediatamente denunciadas através dos seguintes canais:
CANAL DE DENÚNCIAS DA CONSTRUTORA
(00) 00000-0000
O Comitê de Ética, Compliance e Privacidade do Grupo Sudoeste tomará as medidas necessárias para garantir a total confidencialidade das informações recebidas e um tratamento justo para as pessoas envolvidas em casos de violação desta Política, bem como o direito de defesa de qualquer membro do seu pessoal.
Emissão em: 08/2023 Setor de Suprimentos Uso: Público
Os processos investigatórios para apurar atos lesivos praticados serão sigilosos e apenas terá o envolvimento dos membros do Comitê de Ética, Compliance e Privacidade, com o devido sigilo e respeito ao contraditório.
Se após as investigações ficar constatado que ocorreu uma conduta que viole as regras desta Política, serão aplicadas sanções, sem prejuízo de outras medidas aplicáveis de acordo com a legislação em vigor, sendo elas:
a) Notificação escrita para regularização;
b) Suspensão de nova contratação até a devida regularização;
c) Exclusão do fornecedor do quadro de relações do Grupo Sudoeste;
d) Ação judicial, quando cabível.
As medidas aplicadas serão classificadas conforme a gravidade da infração, eventual reincidência e os danos causados à empresa, inclusive ao comprometimento do ambiente de trabalho e de sua imagem perante clientes, demais fornecedores, a comunidade, dentre outros.
A Construtora Sudoeste garantirá que não haverá qualquer forma de retaliação contra as pessoas que porventura realizem denúncias de boa-fé, queixas de violação desta Política ou a lei anticorrupção.
9. PRAZO
A Política de Relacionamento com Fornecedores entrará em vigor na data de sua publicação e será divulgada internamente e externamente por meio dos veículos de comunicação da Construtora Sudoeste.
Esta Política será revisada periodicamente sempre que se fizer necessário, não excedendo o prazo de 24 (vinte e quatro) meses, contados da data de publicação.
***