Manual de Condutas e Relacionamento comFornecedores Odonto Scan

2024

Prezados Fornecedores,

Objetivando o aprimoramento e a formalização das atividades de fornecimento de produtos e serviços na Odonto Scan, apresentamos nosso Manual de Condutas e Relacionamento com os Fornecedores.

Esse Manual servirá como norteador para o desenvolvimento das atividades, tanto dos fornecedores, quanto dos nossos gestores de contrato, buscando a melhoria contínua e prezando pela ética, legalidade e transparência, além da sustentabilidade das atividades para uma longa e próspera parceria.

Dra. Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx Xxxx. Diretora – Sócia Proprietária.

Sumário

1. INTRODUÇÃO 5

2. DIRETRIZES ORGANIZACIONAIS DA ODONTO SCAN 6

2.5. POLÍTICA DE QUALIDADE 6

2.6. POLÍTICA DE GESTÃO DE FORNECEDORES 7

2.7. RESPONSABILIDADE TÉCNICA E DIRETIVA 7

2.8. OBJETIVOS GERAIS E ALINHAMENTO COM O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 7

3. DIRETRIZES ORGANIZACIONAIS 8

4. SELEÇÃO DE FORNECEDORES G

5. INTERAÇÃO ENTRE ODONTO SCAN E SEUS FORNECEDORES G

6. CADASTRO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES 10

6.1. FORCEDORES CRÍTICOS 10

6.1.2. CADASTRO E QUALIFICAÇÃO INICIAL DOS FORNECEDORES CRÍTICOS 11

6.1 3. CLASSIFICAÇÃO NO PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO INICIAL DO FORNECEDOR CRÍTICO 13

6.1.4. CRITÉRIOS, RESPONSÁVEIS E PERIODICIDADE DAS AVALIAÇÕES DOS FORNECEDORES CRÍTICOS 13

6.1.5. FORNECEDOR DE MATERIAL MÉDICO HOSPITALAR, ODONTOLÓGICO, GRÁFICA E HIGIENIZAÇÃO E LIMPEZA 14

6.1.6. FORNECEDOR DE SERVIÇOS DE EQUIPAMENTO E MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS 14

6.1.7. FORNECEDOR DE SERVIÇOS DE LAUDO 15

6.1.8. FORNECEDORES DE SERVIÇOS DE DESENVOLVIMENTO E MANUTENÇÃO DE SISTEMAS 15

6.1.9. FORNECEDORES DE SERVIÇO DE COLETA E TRANSPORTE DE RESÍDUOS 16

6.1.10. FORNECEDORES DE SERVIÇO DE CONTROLE DE PRAGAS E VETORES 16

6.1.11. FORNECEDORES DE SERVIÇO DE LOGÍSTICA. 17

6.1.12. FORNECEDORES DE SERVIÇO DE HIGIENIZAÇÃO E LIMPEZA 17

6.1.13. FORNECEDORES DE SERVIÇO DE GUARDA DOCUMENTAL 18

6.1.14. FORNECEDORES DE SERVIÇOS DE LOCAÇÃO DE IMPRESSORAS 18

6.1.15. FORNECEDOR DE MODELO DE GESSO 1G

6.1.16. FORNECEDOR CONTABILIDADE 1G

6.1.17. FORNECEDOR DOSÍMETRO 1G

6.2. FAIXA DE PONTUAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DO FORNECEDOR DURANTE AVALIAÇÃO 20

6.3. FORNECEDORES NÃO CRÍTICOS 20

MEDICINA E SEGURANÇA DO TRABALHO 20

7. FEEDBACK PARA O FORNECEDOR 21

8. REQUALIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES CRÍTICOS 21

9. COMUNICAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE FORNECEDOR 21

10. VISITAS AO FORNECEDOR 21

11. VISITAS À ODONTO SCAN 22

12. RECEBIMENTO E CONDIÇÕES DE ENTREGA 22

12.1. RECEBIMENTO DE MATERIAIS ESTOCÁVEIS 22

12.2. RECEBIMENTO DE MATERIAIS NÃO ESTOCÁVEIS 23

12.3. ATENDIMENTOS ÀS SOLICITAÇÕES DE SERVIÇO 25

13. FATURAMENTO, PRAZO E FORMA DE PAGAMENTO 25

14. FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS 26

15. REGRAS DE CONDUTA 27

15.1. REGRAS DE CONDUTA PARA OS FORNECEDORES 27

15.2. REGRAS DE CONDUTA ADOTADAS PELA ODONTO SCAN 28

16. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO 2G

17. PENALIDADES 2G

1. INTRODUÇÃO

Desde 2002, a Odonto Scan oferece soluções de alta tecnologia no setor de diagnóstico odontológico. Hoje, é líder capixaba de mercado no segmento clínicas de radiologia odontológica, oferecendo o que há de mais moderno em equipamentos, instalações e infraestrutura. Fornecendo exames de alta precisão, a Odonto Scan conta com uma equipe altamente qualificada, garantindo rapidez na entrega e excelência no atendimento.

Estamos presentes nos municípios de Vitória, Vila Velha, Serra, Cariacica e Guarapari em breve, estaremos também em outras cidades do Espírito Santo e de outros Estados.

A saúde financeira da Odonto Scan também é um fator que vem se repetindo ao longo de sua existência. Desde sua criação, o índice de endividamentos vencidos com os fornecedores é zero. Isso demonstra o respeito que a Odonto Scan tem por seus parceiros comerciais e um fator que assegura uma relação segura e de confiança.

Este manual tem como objetivo orientar os fornecedores e parceiros em relação a como trabalhar em parceria com a Odonto Scan. Através da Política de Qualificação de Fornecedor, a organização visa estabelecer condições comerciais adequadas e informações necessárias, com o intuito de estreitar as relações com seus fornecedores, pois acredita que disseminar as formas de gerenciamento e relacionamento com este público é uma excelente oportunidade para firmar parcerias.

Neste documento detalharemos todos os processos envolvidos no fornecimento de produtos e serviços como: seleção, cadastro, qualificação, avaliação, auditoria e medição de desempenho do fornecedor, além de orientações quanto aos processos de transporte, entrega e recebimento dos produtos e serviços.

2. DIRETRIZES ORGANIZACIONAIS DA ODONTO SCAN

2.1. Negócio

Soluções em diagnóstico por imagem da face.

2.2. Missão

Prover soluções rápidas, confiáveis e de alta tecnologia em diagnóstico por imagem da face aos cirurgiões dentistas; praticidade e conforto aos nossos clientes internos e externos, e a sustentabilidade da empresa.

2.3. Visão

Ser reconhecido como o melhor centro de diagnóstico por imagem da face no mercado em que atua.

2.4. Valores

• Agilidade;

• Comprometimento;

• Confiança;

• Ética;

• Inovação;

• Qualidade;

• Respeito;

• Sustentabilidade.

2.5. Política de Qualidade

Prestar os melhores serviços de diagnóstico por imagem da face, buscando o crescimento da empresa através do elevado nível de satisfação dos clientes externos e internos, do comprometimento ao atendimento a requisitos, promovendo a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade.

2.6. Política de Gestão de Fornecedores

Apresentar aos fornecedores críticos o fluxo de seleção, cadastro, critérios e periodicidade da qualificação e avaliação, assim como os requisitos que deverão atender, e recomendar a estes, que estendam estes critérios para as empresas por eles contratadas, buscando assim a sustentabilidade da cadeia produtiva.

• Valorizar o relacionamento com os fornecedores, incentivando sua melhoria contínua e o cumprimento das legislações vigentes e das boas práticas ambientais;

• Realizar a qualificação e avaliação dos fornecedores críticos, conforme a periodicidade de cada um, visando o desenvolvimento da qualidade e a garantia da eficácia do abastecimento;

• Comunicar ao fornecedor sobre seu desempenho e se propor a auxiliá-lo no desenvolvimento de ações de promovam seu desenvolvimento;

• Desenvolver os fornecedores que apresentam alguma restrição, de modo a fortalecer a parceria;

• Comunicar a empresa sobre qualquer tipo de relação particular, de caráter habitual, entre fornecedores e colaborador da Xxxxxx Xxxx;

• Repudiar práticas comerciais coercitivas para obter vantagem ou qualquer tipo de assédio (moral, sexual, racial, político e religioso);

• Assegurar que informações confidenciais e estratégicas não sejam divulgadas ou utilizadas para benefício próprio ou de terceiros.

2.7. Responsabilidade Técnica e Diretiva

Dra. Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx Xxxx (Cirurgiã Dentista CRO-ES: 2908 - EPAO: 379); Doutora em Radiologia Odontológica pela São Leopoldo Mandic – Campinas-SP; Especialista em Ortodontia pela EAP-ABO-ES;

Especialista em Radiologia Odontológica – UNICID-SP;Mestre em Saúde Pública – USP-SP; Graduada em Odontologia – UFES-ES.

2.8. Objetivos Gerais e Alinhamento com o Planejamento Estratégico

A Odonto Scan entende que uma boa relação comercial parte da transparência, do crescimento sustentável e do compromisso entre as partes. Por essa razão, em sua Política da Qualidade, a busca pela melhoria contínua não engloba somente seus processos operacionais. O desenvolvimento dosseus fornecedores é um ponto muito importante.

A padronização das normas para os fornecedores de produtos e serviços, assim como a padronização da conduta operacional e comercial e da responsabilidade socioambiental da Odonto

Scan dão suporte a uma relação ética e duradoura, vez que estabelecem diretrizes clarase com objetivos específicos, que são:

• Consideração do interesse institucional em detrimento aos particulares de seus colaboradores e alinhamento das ações com o Planejamento Estratégico da Odonto Scan;

• Cumprimento irrestrito à legislação vigente e aos compromissos firmados entre as partes; Orientação na geração de resultado financeiro conforme expectativa dos sócios proprietários gerados pela prestação de serviços de alta qualidade e eficiência por meio de relações comerciais éticas e benéficas também para os fornecedores;

• Valorização da transparência e da eficácia na aquisição de produtos e serviços;

• Valorização e adoção de práticas de responsabilidade socioambiental;

• Cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e de toda a legislação pertinente firmadas em convenções e acordos coletivos no relacionamento com colaboradores terceiros; Não beneficiamento de produtos e serviços advindos do trabalho escravo, forçado ou involuntário assim como de obra infantil, salvo na condição de aprendiz e desde que o jovem tenhaa partir de 14 anos;

• Coerção de todo tipo de preconceitos e discriminações de qualquer espécie, respeitando todas as diversidades de religião, sexo, orientação sexual, classe social, condição física e cognitiva, garantindo tratamento igualitário para todos os indivíduos;

• Proibição do assédio moral, sexual e de todas as formas de violência física, verbal ou psicológica.

3. DIRETRIZES ORGANIZACIONAIS

As atividades realizadas pelas áreas responsáveis pelas qualificações, avaliações e requalificações dos fornecedores estão em comunhão com as diretrizes do Planejamento Estratégico e Valores da Instituição.

Entendendo que uma boa relação comercial parte da transparência, do crescimento sustentável e do compromisso entre as partes, as áreas responsáveis pela Gestão dos Fornecedores, atendendo à Política da Qualidade e à Política de Gestão de Fornecedores, buscam a melhoria contínua não só dos seus processos, mas também o desenvolvimento dos seus fornecedores.

Como objetivos específicos, a Gestão de Fornecedores visa:

• Estabelecer um relacionamento mais estreito, e de longo prazo, com as empresas selecionadas, aproveitando as sinergias para obter uma cadeia de suprimentos mais eficiente, visando ao crescimento da qualidade tecnológica e de serviços;

• Apoiar de forma permanente e reconhecer os fornecedores com capacidade de se

desenvolver e crescer em busca da melhoria contínua;

• Avaliar a efetividade do fornecedor no desempenho real, cumprimento dos prazos de entrega, garantias de funcionamento e operação dos equipamentos, materiais e serviços fornecidos à Odonto Scan;

• Averiguar o nível de adimplência moral, econômica, capacidade instalada de produção, sistemas de controle de qualidade dos equipamentos, materiais e serviços oferecidos por fornecedor.

• Desenvolvimento de fornecedores, assim como diversificação permanente de novas fontes de fornecimento, que permitam estimular a melhoria contínua da qualidade tecnológica dos insumos e serviços solicitados.

4. SELEÇÃO DE FORNECEDORES

Após o cadastro e atendimento aos requisitos de qualificação, a Odonto Scan solicitará uma proposta comercial ao fornecedor, com objetivo de alcançar:

• Melhor qualidade: adquirir produtos e serviços de qualidade comprovada e altatecnologia, que atendam as especificações solicitadas;

• Menor custo: negociar os menores preços para um mesmo material e/ou serviço;

• Melhor atendimento: buscar junto aos fornecedores atendimento ágil e eficiente,incluindo o “pós-venda” e o cumprimento de prazos de entrega;

• Atendimento ao prazo de entrega: cumprimento do prazo definido na negociação.

Os requisitos acima são de supra importância, considerando que a Gestão de Suprimentos tem como missão “Disponibilizar todos os insumos e serviços para o funcionamento da empresa, na quantidade, qualidade, preço e atendimento requeridos com as melhores condições de mercado”.

5. INTERAÇÃO ENTRE ODONTO SCAN E SEUS FORNECEDORES

A Odonto Xxxx busca interagir com seus fornecedores de forma clara, tendo como foco principal transmitir informações confiáveis e justas. Desta forma, a organização priva que seus fornecedores atendam as legislações e que apresentem condições para desenvolver seus processos com profissionais qualificados, éticos e comprometidos por meio dos seguintes critérios:

• Compreender e atender as especificações do pedido de compra;

• Atender ao prazo de entrega acordado;

• Comunicar a Odonto Scan sobre qualquer eventualidade ocorrida com a ordem de compra;

• Fornecer e manter atualizado os documentos de qualificação de fornecedor;

• Ter agilidade na comunicação com a Odonto Scan;

• Cumprir com os preços combinados e contratados conforme a validade da proposta;

• Emitir a Nota Fiscal com os valores acordados;

• Cumprir as cláusulas contratuais e das negociações.

6. CADASTRO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

O processo de Cadastro dos Fornecedores está centralizado no Estoque, para fornecedores de materiais de consumo e no Financeiro, para fornecedores de equipamentos e serviços.

A Qualificação dos fornecedores somente é realizada para aqueles que fornecem produtos e serviços críticos e é realizada anualmente ou no cadastro de um novo fornecedor.

A criticidade do fornecedor se dá pelo impacto do produto ou serviço fornecido no produto fim da Odonto Scan, ou seja, na produção dos exames realizados. São considerados apenas os fornecedores dos últimos 12 meses.

Periodicamente são realizadas auditorias externas e internas para avaliação do Gerenciamento dos Fornecedores Críticos, momento em que a Gestão do Estoque ou de determinado contrato deve comprovar a qualidade do fornecedor por meio dos documentos de qualificação e caso necessário, visitas técnicas in loco.

Os documentos para o Cadastro e a Qualificação dos fornecedores críticos devem estar com o prazo válido. No caso de apresentação de protocolos, é necessário que a entrega seja realizada à Odonto Scan, tão logo que o registro definitivo seja obtido. É importante frisar que a não apresentação do registro definitivo pode acarretar na Desqualificação do Fornecedor.

Os documentos de Qualificação ficam armazenados no software de gestão da qualidadeutilizado pela Odonto Scan, que controla as datas de vencimento dos documentos dos fornecedorescríticos, sendo possível gerenciá-los e solicitá-los tão logo o prazo de validade esteja se aproximando.

Cada grupo de fornecedor crítico, seja de produto ou serviço, necessita apresentar as documentações conforme descrito no iten 6.1.1.

6.1. Forcedores Críticos

Por meio do software de Gestão da Qualidade, o responsável do setor Financeiro realizará a qualificação inicial dos fornecedores. Já a requalificação, ocorrerá anualmente pelo mesmo setor

responsável pela qualificação inicial.

Atenção: Se necessário, o Financeiro poderá solicitar o auxílio da Qualidade para realização do processo de requalificação dos fornecedores.

6.1.2. Cadastro e Qualificação Inicial dos Fornecedores Críticos

Os fornecedores interessados em se cadastrar na Odonto Scan deverão solicitar a inclusão através do email xxxxxxxxxx0@xxxxxxxxxx.xxx.xx e atender aos seguintes critérios abaixo:

Dosímetro

Contabilidade

Modelo de Gesso

Locação de Impressoras

Guarda Documental.

Serviço de Higienização e Limpeza.

Logística.

Controle de Pragas e Vetores.

Coleta e Transporte de Resíduos.

Software – Desenvolvimento e

Manutenção.

Emissão de Laudo.

Equipamentos de Diagnóstico Odontológico.

Materiais Gráficos.

Materias: Hospitalar, Odontológico, Diagnóstico, Higienização e Limpeza.

FORNECEDORES

Contrato Social e Última Alteração.

CNPJ.

Alvará Sanitário.

Alvará de Localização e Funcionamento.

Alvará Corpo de Bombeiro.

Alvará de Licença Ambiental.

C.R.T.

Certificado de Boas Práticas de Armazenamento Expedido pela VISA.

Certificado de Boas Práticas do Fabricante.

Registro da ANVISA dos Produtos.

Controle de Pragas e Vetores.

Registro no CNES, quando aplicado.

Carta de Representação Emitida pelo Fabricante.

Registro da ANVISA dos Produtos .

Título de Especialização em Diagnóstico Odontológico.

Registro no Conselho de Odontologia e ABO.

Fluxo de Validação dos Backups.

Comprovante de Capacidade dos Técnicos.

Carta de Representação e Exclusividade-Caso seja Representante de Fabricante.

Plano e Comprovação de Treinamento NR 32 e Rotinas de Trabalho.

Comprovante de Vacinação dos Colaboradores.

Comprovação de Entregas de EPI.

Certidões negativas INSS, FGTS, Falência, Tributos (Federal, Municipal e Estadual).

Comprovante da Destinação Final do Resíduo.

Registros dos Produtos no Ministério da Agricultura.

Comprovante de Controle das CNH.

Comprovante de Treinamento de Direção Segura.

Comprovante dos Licenciamentos dos Veículos Utilizados.

Comprovantes de Certificações ou Acreditações –

DIFERENCIAL.

Proibido a reprodução parcial ou total deste documento. Cópias impressas somente serão válidas quando identificadas como “cópia controlada” pela Qualidade ou Direção.

Código OD-ESQ-007

MANUAL DE CONDUTAS E RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES

Folha

12/30

Revisão

Observações:

• ABO: Associação Brasileria de Odontologia;

• ANVISA: Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Órgão Nacional vinculado ao Ministério da Saúde. A ANVISA é um órgão regulador que tem por finalidade fiscalizar a produção e consumo de produtos submetidos a VISA;

• Certidões negativas INSS, FGTS, Falência, Tributos (Federal, Municipal e Estadual): Documentos que comprovam que a empresa não têm dividas físcais e tributárias com as esferas federal, estadual e municipal;

• CNES: Cadastro Nacional de Estabelecimento de Saúde é obrigatórios para que todo e qualquer estabelecimento de saúde possa funcionar em território nacional, devendo preceder aos licenciamentos necessários ao exercício de suas atividades, bem como às suas renovações;

• CNH: Carteira Nacional de Habilitação, documento que atesta a aptidão das pessoas para conduzir um veículo automotor pelas vias terrestres basileiras;

• Comprovantes de Certificações ou Acreditações: Exemplos: ISO, ONA, outros;

• CRT: Certificado de Responsabilidade Técnica, conforme o serviço/ produto oferecido pelo fornecedor;

• EPI: Equipamento de Proteção Individual. A lei do EPI é a norma máxima sobre o uso de Equipamentos de Proteção Individual. O uso deles passou a ser obrigatório com a Lei 6.514/77 e é regulamentado pela Norma Reguladora 6, que versa sobre quais equipamentos são EPIs;

• Fornecedor de Materiais de Higienização e Limpeza: A Odonto Scan somente adquire materiais devidamente registrados no Ministério da Saúde. No caso de fornecimento de produtos isentos de registro no Ministério da Saúde, é necessária uma cópia da documentação de isenção. Todos os produtosdevem possuir FISQP atualizada para envio;

• VISA: Vigilância Sanitária. Órgão regional vinculado às Secretarias Estaduais/ Municipais de Saúde. Sua principal função é promover a proteção da saúde da população.

6.1.3. Classificação no Processo de Qualificação Inicial do Fornecedor Crítico

• Aprovado: pontuação superior a 80%;

• Aprovado com Restrições: pontuação entre 50% e 79%.

• Reprovado: pontuação inferior a 50%.

6.1.4. Critérios, Responsáveis e Periodicidade das Avaliações dos Fornecedores Críticos

A avaliação de fornecedores é feita com base em padrões de qualidade capazes de garantir produtos e serviços com padrão considerado aceitável pela Odonto Scan.

Aplica-se a avaliação em todos os fornecedores críticos a cada entrega e/ou serviço prestado, via software de gestão da qualidade ou Diagsystem.

No processo de avaliação de fornecedores críticos são considerados os aspectos administrativos e técnicos.

A cada serviço prestado ou mensalmente (quando o serviço é contínuo), é realizada a avaliação para apuração da conformidade serviço, conforme acordo realizado entre as partes no fechamento do contrato. Caso sejam identificadas não conformidades, o fornecedor em questão deverá apresentar um plano de ação para melhorias e acompanhamento pelo gestor da área.

No processo de avaliação de fornecedores de serviços críticos são considerados os seguintes aspectos:

6.1.5. Fornecedor de Material Médico Hospitalar, Odontológico, Gráfica e Higienização e Limpeza

Responsável: Estoque; Periodicidade: A cada entrega.

Local do registro da avaliação:DIAGSYSTEM

• Os produtos entregues estão em condições de uso e com embalagem íntegra? Peso: 10;

• As condições do transporte, entregador e motorista estão satisfatórias? Peso 10;

• Foi realizada a entrega total do pedido? Peso 10;

• Os produtos foram entregues no prazo acordado? Peso 10;

• O prazo de validade está acima de 6 meses? Peso 10;

• Os dados da NF e do boleto correspondem aos que foram negociados na Ordem de Compra? Peso 10;

• O lote descrito na NF corresponde ao do produto? Peso 10;

• O fornecedor encaminhou a FISPQ e Registros da ANVISA dos produtos fornecidos? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.6. Fornecedor de Serviços de Equipamento e Manutenção de Equipamentos Responsável: TI (Gestão de Equipamentos) e Gerência (Ar Condicionado). Periodicidade: Por execução do serviço.

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• Os serviços de Assistência Técnica foram executados em conformidade? Peso 10;

• Os serviços de Assistência Técnica foram realizados dentro do prazo proposto? Peso 10;

• A última manutenção preventiva foi realizada com eficácia? Peso 10;

• As peças necessárias estavam disponíveis para a execução do serviço? Peso 10;

• O relatório técnico foi entregue pelo funcionário do Prestador de Serviço no mesmo dia devidamente assinado? Peso 10;

• O funcionário inspecionou o equipamento na presença de um responsável da Odonto Scan objetivando comprovar o perfeito desempenho do referido equipamento? Peso 10;

• O funcionário do Prestador de Serviço estava utilizando Equipamento de Proteção Individual? Peso 10;

• O funcionário do Prestador de Serviço mostrou-se solícito durante o atendimento? Peso 10;

• Os equipamentos utilizados durante a manutenção estavam dentro do prazo de validade? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.7. Fornecedor de Serviços de Laudo

Responsável: Expedição; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• Os laudos foram entregues dentro do prazo? Peso 10;

• Os resultados dos laudos são confiáveis – ausência de retificação de laudo por falha do radiologista? Peso 10;

• As repetições/ complementos dos exames são notificados em tempo hábil? Peso 10;

• Quando da falta ou ausência do radiologista, a contratada providenciou a imediata substituição ou informou com antecedência de, no mínimo 20 dias? Peso 10;

• As urgências são prontamente atendidas? Peso 10;

• O fornecedor foi solícito quando da prestação de assessoria científica? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5;

6.1.8. Fornecedores de Serviços de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas

Responsável: TI, CM e RH; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• O sistema se manteve estável (sem registro de quedas/indisponibilidade/ lentidão) ao longo do mês? Peso 10;

• Os serviços de assistência técnica foram executados em conformidade? Peso 10;

• Os serviços de assistência técnica foram realizados dentro do prazo proposto? Peso 10;

• Os serviços de assistência técnica foram finalizados com eficácia? Peso 10;

• O funcionário do Prestador de Serviço mostrou-se solícito durante o atendimento? Peso 10;

• Informam previamente (24h) sobre a manutenção no sistema? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.9. Fornecedores de Serviço de Coleta e Transporte de Resíduos

Responsável: Estoque; Periodicidade: Por demanda;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• Os documentos foram recolhidos no tempo acordado? Peso 10;

• O funcionário do prestador de serviço mostrou-se solícito durante a coleta dos resíduos? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.10. Fornecedores de Serviço de Controle de Pragas e Vetores

Responsável: Gerência; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• O Prestador de Serviço de Controle de Pragas realizou a visita/serviço conforme programado? Peso 10;

• O Prestador de Serviço preencheu corretamente a ordem de serviço? Peso 10;

• O serviço foi realizado em todos os setores? Peso 10;

• O serviço foi realizado com eficácia? Peso 10;

• O relatório técnico foi entregue pelo funcionário do Prestador de Serviço dentro do prazo e devidamente assinado? Peso 10;

• O relatório técnico consta informação dos produtos utilizados, lote e validade? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.11. Fornecedores de Serviço de Logística.

Responsável: Expedição; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• Os malotes foram retirados da filial no prazo? Peso 10;

• Os malotes foram entregues de forma integras, sem avarias? Peso 10;

• A caixa de transporte é mantida limpa e/ou em boas condições para uso? Peso 10;

• O veículo utilizado para transportar os exames apresenta boas condições? Peso 10;

• Os exames foram retirados na matriz dentro do prazo? Peso 10;

• Os exames foram entregues ao solicitante e na filial dentro do prazo? Peso 10;

• Os protocolos foram devolvidos no prazo? Peso 10;

• Há protocolo pendente? Peso 10;

• O funcionário do prestador de serviço mostrou-se solícito durante o atendimento? Peso 10;

• Os funcionários do prestador de serviço estão utilizando corretamente os EPIS? Peso 10;

• Quando da falta de um executor a contratada providenciou a imediata substituição do mesmo? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.12. Fornecedores de Serviço de Higienização e Limpeza.

Responsável: Gerência; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• Os serviços foram executados dentro do prazo programado no cronograma de atividades? Peso 10;

• As atividades descritas no cronograma de atividades foram executadas em conformidade? Peso 10;

• O prestador de serviço apresentou o recolhimento dos encargos sociais INSS, FGTS e SEFIP? Peso 10;

• Quando da falta de um executor a contratada providenciou a imediata substituição do mesmo? Peso 10;

• Desempenha correta função de monitoramento e orientação dos profissionais no processo higienização? Peso 10;

• Realiza visitas semanais nas filiais? Peso 10;

• O funcionário do prestador de serviço mostrou-se solícito durante a execução das atividades? Peso 10;

• Os funcionários do prestador de serviço estão utilizando corretamente os EPIS? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.13. Fornecedores de Serviço de Guarda Documental.

Responsável: Financeiro; Periodicidade: Por demanda;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• A guarda do acervo documental foi feita em local apropriado, de forma garantir a integridade do documento? Peso 10;

• Os documentos foram recolhidos no tempo acordado? Peso 10;

• Quando requisitado, o resgate dos documentos foi realizado no tempo acordado? Peso 10;

• Os documentos sob aguarda estão íntegros, sem avarias? Peso 10;

• O conteúdo dos documentos, assim como, as informações que o fornecedor teve acesso, como dados bancários, estratégicos, previdenciários, informações de pacientes, ex- funcionários e funcionários foram mantidos em sigilo? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.14. Fornecedores de Serviços de Locação de Impressoras.

Responsável: TI; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• As impressoras se mantiveram estável ao longo do mês? Peso 10;

• Tonner foi enviado dentro do prazo? Peso 10;

• Tonner apresentou problema durante período de uso? Peso 10;

• Quando acionado, os serviços de assistência técnica foram executados em conformidade? Peso 10;

• Os serviços de assistência técnica foram realizados dentro do prazo proposto? Peso 10;

• O funcionário do Prestador de Serviço mostrou-se solícito durante o atendimento? Peso 10;

• Os serviços de assistência técnica foram finalizados com eficácia? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.15. Fornecedor de Modelo de Gesso

Responsável: Expedição; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• Os modelos foram entregues dentro do prazo acordado? Peso 10;

• Os avisos de repetição de modelos são notificados em tempo hábil pelo fornecedor? Peso 10;

• Os modelos foram entregues sem avarias? Peso 10;

• Houve modelo encaminhado para repetição? Peso 10;

• As moldagens foram retiradas dentro do prazo acordado em contrato? Peso 10;

• A entrega dos modelos foi realizada completa? Peso 10;

• Os modelos foram entregues dentro da caixa de modelo e com a identificação correta? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5.

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.16. Fornecedor Contabilidade

Responsável: RH; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• Folha de pagamento/adiantamento emitida no prazo e sem erros? Peso 10;

• Férias emitida no prazo e sem erros? Peso 10;

• Admissão/ Demissão efetuados dentro do prazo e sem erros? Peso 10;

• Impostos enviados com no mínimo 05 dias antes do vencimento? Peso 10;

• Relatório de receita, custo e fluxo de caixa enviados até o dia 10e sem erros? Peso 10;

• O funcionário do prestador de serviço mostrou-se solícito durante o atendimento? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.1.17. Fornecedor Dosímetro Responsável: RH; Periodicidade: Mensal;

Local do registro da avaliação: Effettivo.

• Todos os dosímetros foram encaminhados dentro do prazo e completo? Peso 10;

• Relatórios de coleta da dosagem enviado dentro do prazo, completo e sem erros? Peso 10;

• Encaminhou documentação atualizada em até 48h após solicitação realizada pela Odonto Scan? Peso 5;

• Respondeu ao formulário de NC dentro do prazo proposto? Peso 5.

6.2. Faixa de Pontuação e Classificação do Fornecedor Durante Avaliação

• Aprovado: pontuação superior a 80% ao longo do ano;

• Aprovado com Restrições: pontuação entre 50% e 79%. Nesse caso o fornecedor deverá apresentar plano de ação em até 15 (quinze) dias após o recebimento da carta, descrevendo ações de melhoria para evitar recorrências. Vencido o prazo de retorno, o fornecedor é bloqueadono sistema até que o devido retorno seja enviado para a Odonto Scan.

• Reprovado: pontuação inferior a 50%. Nesse caso o fornecedor deverá apresentar plano de ação em até 15 (quinze) dias após recebimento da carta de Feedback para elaboração de um plano de ação que será avaliado pelo gestor responsável, que, juntamente com a Direção Administrativa Financeira, decidirá pela a manutenção da qualificação ou bloqueio definitivo do fornecedor.

Caso haja reinsidência da ocorrência, caberá a Direção Administrativa Financeira analisar possibilidade da permanência ou não do fornecedor.

6.3. Fornecedores Não Críticos

Os documentos serão geridos pelo Financeiro, não há necessidade de qualificação, requalificação e avaliações.

No caso dos fornecedores não críticos, os documentos são necessários apenas para efetivação do cadastro no Sistema de Gestão da organização, para o gerenciamento do Suprimentos e controle dos contratos de prestação de serviços.

Fornecedor	CNPJ	Contrato Social e Última Alteração	CRT	Treinamento da NR35 caso trabalhe em altura.
Materiais de Copa , Cozinha e Administrativo	x	x
Serviços de Manutenção de Infraestrutura	x	x	x	x
Projeto e Obra.	x	x	x
Medicina e Segurança do Trabalho.	x	x	x

7. FEEDBACK PARA O FORNECEDOR

Além do feedback sinalizado no item 6.3 (Faixa de Pontuação e Classificação do Fornecedor), também serão realizados feedbacks caso o fornecedor de produtos e serviços críticos não atenda ou atenda parcialmente um dos requisitos da avaliação.

8. REQUALIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES CRÍTICOS

A requalificação dos fornecedores será realizada anualmente. Os critérios da requalificação do fornecedor atenderá aos mesmos requisitos apresentados no item 6.1.2 deste manual além de considerar o desempenho dos fornecedores críticos dentro do período avaliado.

A pontuação alcançada durante o processo de requalificação atenderá aos mesmos requisitos do item

6.1.3 deste manual.

9. COMUNICAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE FORNECEDOR

A Odonto Scan compreende que a comunicação é uma excelente ferramenta de gestão e através desta podemos estreitar os laços e sanar questões pertinentes ao fornecimento dos serviços e produtos. Dessa forma, a comunicação com o cliente poderá acontecer em qualquer circunstância.

Sempre que necessário a Odonto Scan ou o fornecedor poderá solicitar reunião para alinhamento dos processos e explicações sobre eventuais duvidas sobre o processo de qualificação, avaliação e requalificação.

Anualmente, a Odonto Scan, através do Financeiro e com apoio da Qualidade, irá emitir uma carta ao fornecedor informando sobre o desempenho alcançado. Conforme o desempenho apresentado, a Odonto Xxxx poderá apresentar ações que propõem a mudança de performance do fornecedor ou solicitar ao mesmo que envie um plano de ação que almeje modificar seu desempenho.

A Odonto Xxxx entende que promover o desenvolvimento do seu fornecedor também é uma de suas responsabilidades. Dessa forma, a empresa visa contribuir com o fornecedor durante a elaboração do plano de ação e acompanhar a evolução das propostas apresentadas até sua finalização por meio de feedback.

10. VISITAS AO FORNECEDOR

As visitas técnicas são de grande utilidade para avaliar se determinado fornecedor possui condições mínimas de oferecer um produto ou serviço de qualidade. É durante a visita técnica que podemos observar se a forma de trabalhar dos fornecedores é realizada com padronização e segurança e observar se atendem a quesitos de responsabilidade social e ambiental, como descarte correto dos

resíduos, utilização de EPIs, condições de trabalho dos colaboradores e outros.

É desejavel que as visitas sejam realizadas anualmente e com data previamente agendada e acordada entre as partes ou quando a Odonto Scan verificar a necessidade da realização.

Os critérios para realização de visitas são:

• Produtos e serviços que impactam na qualidade e segurança do serviço prestado pela Odonto Scan (Ex.: Serviços de laudo, Filmes para diagnóstico, Serviços de laboratório de modelos, ou seja, Fornecedores Críticos).

• Fornecedores estabelecidos na Grande Vitória ou cidades até 200 km de distância.

11. VISITAS À ODONTO SCAN

Os fornecedores poderão solicitar visitas à Odonto Xxxx em qualquer momento deste que solicitada previamente. Posteriormente a Direção Administrativa Financeira irá verificar a possibilidade de atender a solicitação, havendo alguma divergência, a Odonto Scan junto com o fornecedor decidirá uma melhor data para realização da visita.

12. RECEBIMENTO E CONDIÇÕES DE ENTREGA

12.1. Recebimento de materiais estocáveis

São considerados materiais estocáveis aqueles que ficam armazenados no Estoque da Odonto Scan. São eles: Materiais Médico Hospitalares, Materiais de Diagnóstico, Materiais Gráficos, Materiais de Higienização e Limpeza, Materiais de Copa e Cozinha e Materiais Administrativos.

A entrega dos materiais estocáveis deverá ser realizada no endereço Av. Champagnat, n° 501 sala 706

- Ed. Mariner Center – Praia da Costa – Vila Velha – Espírito Santo. As entregas deverão ocorrer conforme programação encaminhada na Ordem de Compra no horário de 08:00h às 12:00h e de 13:30h às 17:00h.

O transporte desses itens deverão cumprir os seguintes requisitos:

• Os veículos devem apresentar-se higienizados, isentos de odores e de resíduos de alimentos emateriais para evitar contaminações dos produtos transportados;

• Qualquer entrega com mais de 20 (vinte) volumes deve ser agendada previamente junto ao Estoque pelo telefone (00) 00000-0000;

• Manusear os volumes com máximo de cuidado, e evitar empilhamento acima do recomendado nas embalagens;

• O fornecedor deverá enviar funcionários em número suficiente para descarga e entrega dasmercadorias;

• Os produtos somente serão recebidos acompanhados de Nota Fiscal;

• A quantidade recebida deve estar em conformidade com a quantidade solicitada na ordem de compra;

• Os produtos faltantes só poderão ser enviados quando autorizados pelo responsável do Estoque e Nota Fiscal;

• Os produtos devem ser entregues de acordo com os prazos estabelecidos;

• Os produtos devem estar em suas embalagens originais, devidamente identificadas, não apresentar sinais de violação, umidade, mancha e inadequação em relação ao conteúdo;

• O número de lote dos produtos recebidos devem ser os mesmos constantes na Nota Fiscal (NF), paraaqueles em que é obrigatória descrição do lote em NF;

• Qualquer descumprimento das condições citadas será feito registro de Não Conformidade pelo Estoquista e tratada pelo fornecedor em até 15 dias.

12.2. Recebimento de materiais não estocáveis

São considerados não estocáveis os seguintes grupos de materiais: Materiais de obras e Equipamentos de Diagnóstico Odontológico.

O local de entrega poderá ser realizado nas filiais e Matriz da Odonto Scan conforme orientação dos responsáveis pelas obras e pelos Equipamentos nos endereços abaixo:

MATRIZ

CNPJ: 05.041.933/0001-40

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA

End.: Xxx Xxxxxxxxx Xxxxx, xx 000, Xxxx. Praia Trade Center, salas 1306, 1307 e 1308, Vitória- ES - CEP:29.056-020.

Filial Vitória

CNPJ: 05.041.933/0002-21

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA

End.: Av. Xxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx, 000 xxxxx 000-000,Xxxxx X, Xx. Century Towers, Santa Lúcia, Vitória -ES - CEP: 29.045-401.

Filial Campo Grande

CNPJ: 05.041.933/0003-02

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA

End.: Xxx Xxxx Xxxxxx Xxxxx, xx 00 - Xxxx 000-000 - Xx. Izaias de Angeli, Campo Grande, Cariacica-ES - CEP: 29.140-490.

Filial Guarapari

CNPJ: 05.041.933/0004-93

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA End.: Xxx Xxxxxx Xxxxx, xx 00 - Xxxx 000 - Xx. Pathernon, Centro, Guarapari-ES – CEP: 29.200-430.

Filial Shopping Praia da Costa

CNPJ: 05.041.933/0005-74

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA

End.: Av. Dr. Xxxxxx Xxxx, xx 000 - Sala 1508 - Centro Empresarial Shopping Praia da Costa, Praia da Costa, Vila Velha-ES - CEP: 29.101-950.

Filial Centro Empresarial Serra

CNPJ: 05.041.933/0006-55

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA End.: Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, 00, Xx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx xx Xxxxx, xxxxx 000 x 000, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxxx-XX - XXX: 00000-000.

Filial Centro Médico Shopping Vitória

CNPJ: 05.041.933/0007-36

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA End.: Av. Xxxxxxx Xxxxx, nº 200 - Ed. Shopping Vitória - Enseada do Suá, Vitória-ES – CEP: 29.050-912.

Filial Champagnat – Vila Velha

CNPJ: 05.041.933/0009-06

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA End.: Av. Champagnat, nº 501 - Sala 707-708 - Ed. Mariner Center, Praia da Costa, Vila Velha-ES - CEP: 29.100-011.

Filial Laranjeiras

CNPJ: 05.041.933/0010-31

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA End.: Av. Central, nº 884 0 Sala 201 - Ed. Três Irmãos, Laranjeiras, Serra-ES –

CEP: 29.165-130.

Filial Shopping Vila Velha

CNPJ: 05.041.933/0011-12

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA

End.: Av. Xxxxxxx das Neves, 2418 - Divino Espírito Santo, Vila Velha-ES - CEP: 29.101-420.

Filial Shopping Moxuara

CNPJ: 05.041.933/0008-17

Razão Social: Odonto Scan Centro de Radiologia e Imagens em Odontologia LTDA End.: Av. Xxxxx Xxxxxx, 5353 - São Francisco - Cidade: Cariacica - UF: ES - CEP: 29140-000.

12.3. Atendimentos às solicitações de Serviço

A empresa deverá se apresentar no endereço da filial ou Matriz acordado com o responsável solicitante do serviço que poderá ser um Coordenador de Unidade, Responsável pela Manutenção dos Equipamentos ou Gerente da Odonto Scan.

O horário de atendimento será de 8:00h às 17:00h em dias comerciais. Atendimentos fora desse horário somente se alinhados com os responsáveis.

13. FATURAMENTO, PRAZO E FORMA DE PAGAMENTO

Para emissão de Notas Fiscais e emissão de boletos, os fornecedores devem seguir as seguintes observações:

• A Nota Fiscal deve conter razão social, data de emissão, nome, endereço, CNPJ, descrição, lote e validade (quando aplicável), valor unitário e total dos produtos, cálculo do imposto, número da Ordem de Compra;

• Não serão aceitas notas fiscais com data anterior à data da ordem de compra;

• O prazo de pagamento deve obedecer à data acordada com o responsável pelo pedido do material ou do serviço;

• O prazo mínimo para pagamento é de 7 (sete) dias contados a partir da data de faturamento da mercadoria/serviço;

• Todas as notas fiscais devem estar acompanhadas do respectivo boleto bancário, mesmo que este já tenha sido enviado via e-mail;

• Para emissão de notas fiscais de materiais deve-se aguardar o recebimento da ordem decompra, conferir valores e descrição, emitir a NF mencionando o nº da ordem de compra e

enviar cópia parao e-mail xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx ;

• Para as Notas de Serviço, deve-se obter primeiramente a aprovação dos serviços executados pela área gestora, conferir valores e descrição e só então emitir a NF aos cuidados do gestor da área solicitante, enviando também a NF via e-mail informado na negociação do serviço;

• Os pagamentos poderão ser realizados via TED, depósito bancário ou PIX;

• A condição de pagamento será acordada em negociação eformalizada por meio do contrato de prestação de serviço, proposta comercial com aceite da Odonto Scan ou ordem de compra;

• Pagamentos de Nota de Serviço são realizadas apenas à pessoa jurídica, portanto deve-se obrigatoriamente informar dados bancários de pessoa jurídica e não física;

• Qualquer pendência de pagamento identificada pelo fornecedor deverá ser comunicada à Odonto Scan por meio do e-mail xxxxxxxxxx0@xxxxxxxxxx.xxx.xx, antes do envio dos títulos a Cartórios de Protesto.

14. FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS

A Odonto Scan tem como premissa que a formalização de contratos de produtos e serviços seguindo critérios determinados, é uma prática que proporciona segurança e confiabilidade, além de viabilizar garantias materiais para a execução do que foi acordado. Os critérios adotados pela Odonto Scan são os seguintes:

• Contratação de serviço ou aquisição de produtos/equipamentos não estocáveis com valores acima de R$ 20.000,00 (vinte mil reais);

• Serviços contínuos realizados ao longo do ano, como por exemplo, serviço de manutenção de aparelhos de ar condicionado;

• Serviços considerados críticos.

O modelo do contrato utilizado deve ser obrigatoriamente validado pela Assessoria Jurídica da Odonto Scan. Qualquer desacordo entre as partes devem ser sanadas e caso ocorra modificação decláusulas, o contrato deve ser submetido novamente à apreciação da Assessoria Jurídica.

Após o contrato ser aprovada pelas partes, a Odonto Scan assina duas ou três vias do contrato e encaminha para o fornecedor assinar. Uma via do contrato assinado deve, obrigatoriamente, ser entregue para o Setor Financeiro da Odonto Scan, que realizará o escaneamento do contrato assinado e anexação no Sistema Operacional.

O gerenciamento do contrato será realizado pelo gerente ou coordenador responsável pela área na Odonto Scan, que verificará o atendimento às cláusulas acordadas.

O fornecedor é integralmente responsável pelos encargos fiscais, trabalhistas, previdenciários, sociais, sindicais e seguros profissionais durante a execução dos serviços prestados em razão do contrato.

15. REGRAS DE CONDUTA

As regras de conduta estabelecem preceitos necessários para embasar comportamentos éticos, estabelecendo parâmetros para um relacionamento salutar e duradouro entre a Odonto Scan e

seus fornecedores. Como premissa básica, essas regras objetivam evitar constrangimentos e ações não condizentes com os princípios e valores da Odonto Scan para o atendimento irrestrito das suas diretrizes.

15.1. Regras de conduta para os Fornecedores

• Não ofertar qualquer vantagem, reembolso, objetos de valor, viagens, dinheiro e presentes a qualquer colaborador da Xxxxxx Xxxx;

• Os brindes a colaboradores da Odonto Scan devem ser limitados ao valor de R$ 50,00 (cinquentareais);

• Não atender a pedidos de compra ou serviço solicitado por colaboradores de outras áreas da Odonto Scan que não sejam o Estoque, o Gestor do contrato/serviço ou os Coordenadores da Odonto Scan;

• Não alterar as condições da Ordem de Compra ou Contrato por solicitação de outra pessoa que não a Direção Administrativo Financeiro ou Gestor do contrato/serviço;

• Respeitar irrestritamente todas as legislações pertinentes ao produto/ serviço fornecido, respeitando todas as normativas e resoluções exigidas;

• Manter os dados cadastrais atualizados e fornecer os documentos cadastrais e de qualificação quando solicitados;

• Somente faturar produtos com a ordem de compra. O número da ordem deverá constar na notafiscal;

• Responder prontamente as solicitações quanto ao follow-up de entrega de materiais e/ou serviços;

• Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as informações pertinentes ao fornecimento e contratos firmados;

• Realizar e encaminhar as devidas tratativas no recebimento de uma Não Conformidade encaminhada pela Odonto Scan, enviando plano de ação nos prazos estabelecidos na notificação;

• Não sair com qualquer tipo de material das dependências da Odonto Scan sem que seja para manutenção e tenha ciência do responsável/gestor do contrato;

• Utilizar o uniforme da empresa contratada ou da transportadora responsável;

• A circulação dos empregados da fornecedora/contratada fica limitada à área de atuação, sendo proibida a presença e circulação por outras áreas, a não ser para acesso aos seus locais de trabalho;

• Preservar a integridade das dependências físicas da Odonto Scan ao realizar as entregas ou serviço e em caso de acidentes, informar imediatamente ao Estoque/Gestor do Contrato;

• As ferramentas e equipamentos utilizados pela empresa prestadora de serviço devem ser adequadas à execução dos serviços e serem transportadas de maneira segura;

• Não é permitido o uso de ferramentas improvisadas, com defeitos, danificadas ou que propicie qualquer condição insegura;

• A guarda de todas as ferramentas/equipamentos utilizados pela fornecedora/prestadora de serviço é responsabilidade da mesma, ficando a Odonto Scan isenta de qualquer intercorrência como furtos, extravios e quebra.

• Não depositar nenhum tipo de material nos corredores ou em áreas comuns de circulação sem autorização.

15.2. Regras de conduta adotadas pela Odonto Scan

• Adotar os princípios da legalidade, impessoalidade e moralidade na aquisição de produtos e contratação de serviços, zelando pela transparência e respeito nas relações com os fornecedores;

• Garantir tratamento equânime para todos os fornecedores, repudiando preconceitos e discriminações de gênero, orientação sexual, etnia, raça e credo;

• Tratar os fornecedores e os potenciais fornecedores como parceiros, zelando pelos interesses comuns e pelos compromissos acordados;

• Avaliar os fornecedores de bens e serviços com base em critérios técnicos e transparentes queprivilegiem o bom desempenho e demonstrem oportunidades de melhoria;

• Repudiar o trabalho infantil e o trabalho em condições degradantes e escravas, não contratando fornecedores e prestadores de serviços que adotem tais práticas;

• Preservar as informações de caráter reservado fornecidas por qualquer um de seus fornecedores e prestadores de serviço;

• Incentivar os fornecedores a utilizarem os recursos naturais de forma sustentável com redução dos impactos ambientais;

• Ter um canal de comunicação aberto com os fornecedores, estando disponível para recebê-los etratar dos interesses em comum;

• Não aceitar qualquer tipo de vantagem, presentes, dinheiro e gratificações oferecidas por fornecedores.

16. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

É vedado a qualquer fornecedor a utilização, divulgação ou publicação de dados confidenciais da Odonto Scan para qualquer finalidade, seja em favorecimento próprio ou de terceiros e em qualquer tipo de publicidade e meios de comunicação sem a autorização formal e escrita da Diretoria Institucional.

São consideradas informações confidenciais para a Odonto Scan aquelas relativas aos dados de pacientes, imagens de exames, laudos de exames, dados de fornecedores e parceiros, planos de atividade e instruções de trabalho, manuais operacionais e instrutivos, treinamentos, dados técnicos e especificações da empresa, projetos e obras, dados econômicos financeiros, dados de cadastro de colaboradores, relatórios gerenciais e operacionais da empresa e contratos de fornecimento de produtos e serviços.

Os fornecedores não são autorizados a realizarem qualquer tipo de declaração ou utilização da marca Odonto Scan, ou qualquer imagem da sua logomarca, estrutura física, de pessoal e de seus clientes nos meios de comunicação, publicações, bem como mídias sociais sem a autorização formale escrita da Diretora Institucional.

Os fornecedores não são autorizados a se apropriarem de qualquer modelo de formulário, etiquetas e artes gráficas da Odonto Scan.

O requerimento para utilização de informações confidenciais da Odonto Scan deve ser realizado à Diretora Administrativa Financeira no e-mail xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx.

17. PENALIDADES

A Odonto Scan trabalha com a política da honestidade e fidelidade, onde zela pelo cumprimento das obrigações e priva pelo atendimento as especificações contidas no pedido de compra e nos contratos, sob pena de aplicação de penalidade quando identificado algum descumprimento.

As penalidades são classificadas como:

• Notificação formal sobre o ocorrido;

• De 06 (seis) meses a 02 (dois) anos de suspensão de participação em cotações e/ou fornecimento;

• Exclusão permanente de fornecedor.

As penalidades serão comunicadas através de e-mail, contato telefônico ou pessoalmente, podendo o fornecedor apresentar pedido de reconsideração no prazo de 05 (cinco) dias úteis, cabendo a Direção

Administrativa Financeira da Odonto Scan decidir pela reconsideração.

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Manual de Condutas e Relacionamento comFornecedores Odonto Scan

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