ANEXO I
ANEXO I
ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR
Assunto: Contratação de empresa especializada para prestação de serviços, sob demanda, de apoio à organização e realização do Encontro de Integração do Comitê da Bacia Hidrográfica do Rio Doce e seus Comitês Afluentes.
Referência: Plano de Aplicação Plurianual da Bacia Hidrográfica do Rio Doce (PAP-Doce) e Plano de Contratações Anuais (PCA) da AGEDOCE.
O Estudo Técnico Preliminar tem por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento da demanda que consta no Plano de Aplicação Plurianual da Bacia Hidrográfica do Rio Doce (PAP-Doce), programa 17, ação 3.1.1 e subação 3.1.1.1
– Promover encontro anual da Xxxxx, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação.
INTRODUÇÃO
Anualmente, é realizado o Encontro de Integração entre os membros dos Comitês de Bacias Hidrográficas inseridos o território hidrográfico do Rio Doce com o objetivo de promover a colaboração e o entendimento entre os diversos atores envolvidos na gestão e preservação da bacia hidrográfica do rio Doce e de seus afluentes.
A bacia hidrográfica do Rio Doce, em sua complexidade e relevância ambiental, tem demandado uma abordagem integrada e colaborativa para enfrentar os desafios que impactam seus recursos hídricos. Nesse contexto, a realização do Encontro de Integração se revela não apenas como uma iniciativa oportuna, mas como uma
1. DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO*
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necessidade para fortalecer o compromisso com a gestão sustentável dos recursos hídricos.
A motivação primordial para a realização deste evento anual reside na urgência de promover uma gestão hídrica que vá além das fronteiras institucionais e setoriais. A bacia do Rio Doce, marcada por sua diversidade ambiental e significativa importância socioeconômica, demanda estratégias colaborativas que envolvam diversos atores, desde órgãos governamentais até a sociedade civil, em uma rede integrada de esforços.
O fortalecimento institucional é um dos pilares fundamentais que sustentam essa justificativa. O Encontro de Integração proporciona uma oportunidade única para que gestores, pesquisadores e demais interessados compartilhem suas experiências, desafios e sucessos na gestão da bacia. Essa troca de conhecimentos não apenas enriquece as práticas existentes, mas também fortalece as instituições envolvidas, capacitando-as a enfrentar os desafios complexos que caracterizam a gestão hídrica.
Além disso, a colaboração interinstitucional é essencial para superar desafios que transcendem limites administrativos e geográficos. O evento proporciona um espaço para a construção de parcerias sólidas entre órgãos governamentais, organizações não governamentais e setor privado. Essas parcerias são cruciais para implementar medidas coordenadas, compartilhar recursos e desenvolver estratégias eficazes para a preservação e recuperação da qualidade da água na bacia.
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A conscientização ambiental e o engajamento da comunidade são metas inseparáveis da realização do encontro. Ao envolver ativamente a comunidade, capacitar agentes participativos na proteção dos recursos hídricos. Esse engajamento contribui para uma gestão mais inclusiva e sensível às necessidades e preocupações locais.
Outro ponto relevante é a oportunidade que o evento oferece para a elaboração de políticas e planos estratégicos. Ao reunir especialistas, gestores públicos e representantes da sociedade civil, o encontro se configura como um espaço privilegiado para discussões fundamentadas e a formulação de políticas públicas que estejam alinhadas com os desafios específicos enfrentados pela bacia do Rio Doce.
Por fim, a realização do Encontro de Integração da Bacia Hidrográfica do Rio Doce é uma expressão clara do compromisso em buscar soluções inovadoras para os desafios hídricos existentes. A convergência de conhecimentos durante o evento não apenas fomenta a inovação, mas também impulsiona a pesquisa aplicada, resultando em avanços significativos na gestão sustentável dos recursos hídricos.
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Contudo, a realização de um evento destas proporções demanda face as diversas disciplinas envolvidas, como estruturação, logística e alimentação dos convidados. A contratação de serviços contribuirá para a criação de espaços e atividades que evidenciem a importância da conservação da bacia, além de assegurar que o encontro transcorra de forma organizada, eficiente e segura para todos os participantes. Por fim, a contratação objetiva realizar um evento bem-organizado e impactante contribuirá para o aprimoramento da imagem institucional das entidades envolvidas, reforçando o comprometimento com a sustentabilidade e a gestão responsável dos recursos hídricos na região.
A Contratação de empresa especializada para prestação de serviços, sob demanda, de apoio à organização e realização do Encontro de Integração do Comitê da Bacia Hidrográfica do Rio Doce e seus Comitês Afluentes está prevista no PCA 2024 da AGEVAP, registrada sob o código 1.3.1.1.1.
2. ALINHAMENTO ENTRE A CONTRATAÇÃO E O PLANEJAMENTO
3. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO
O objeto destina-se para organização do Encontro de Integração, que será realizado no município de Ouro Preto/MG, dentre os dias 17, 18 e 19 de abril, de 2023. A CONTRATADA deverá responsabilizar-se por todo o fornecimento todos os insumos necessários a realização do evento, conforme descritos, mas não se limitando a:
• Recursos humanos;
• Decoração e utensílios;
• Equipamentos;
• Alimentação e bebidas;
• Serviços gráficos.
Destaca-se que as especificações detalhadas serão descritas no respectivo ato convocatório.
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Além disso, para q contratação, a CONTRATADA ser uma empresa idônea; estar em dia com suas responsabilidades fiscais e tributárias, comprovar experiência técnica compatível com o objeto de contratação; executar os serviços em conformidade com as legislações vigentes de saúde e segurança do trabalho, além de possuir ética e responsabilidade social.
O evento descrito será realizado para a participação de 150 pessoas, entre diretoria executiva e conselheiros dos Comitês de Bacia do rio Doce e seus Afluentes, contando com serviços de recepção, organização, fornecimento de estruturas, alimentação, sonorização, impressão de brindes, revistas, dentre outros.
4. ESTIMATIVAS DAS QUANTIDADES PARA A CONTRATAÇÃO*
5 ANÁLISE DE ALTERNATIVAS
Alternativa 1: Contratação única.
Contratar uma única empresa para prestar todos os serviços no evento pode apresentar diversas vantagens, mas também possui desvantagens que devem ser cuidadosamente consideradas. Abaixo estão algumas vantagens e desvantagens desse modelo de contratação:
Vantagens: Simplicidade na coordenação do contrato, sinergia durante a execução dos serviços, negociação dos pacotes de entregas impactando no preço ofertado e ponto focal único.
Desvantagens: Limitação na especialização, oferta de serviços limitada, dependência de um único fornecedor, menor flexibilidade na escolha do serviço e desconexão com o público-alvo.
Alternativa 2: Contratação por Entrega.
Contratar várias empresas para prestar diferentes serviços no evento oferece uma abordagem diversificada, mas também apresenta desafios específicos. Abaixo estão algumas vantagens e desvantagens desse modelo de contratação:
Vantagens: Especialização em cada entrega, competição nos preços, flexibilidade na escolha, inovação e criatividade, garantia no caso de imprevistos, em função da oferta.
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Desvantagens: Coordenação complexa por envolver vários contratos, menor sinergia entre as contratadas, complexidade administrativa, responsabilidade compartilhada, riscos de comunicação e necessidade de um gerenciamento rigoroso.
Análise das alternativas:
A decisão de contratar uma única empresa ou várias empresas para a execução dos serviços para a realização do Encontro de Integração é crucial, especialmente quando o prazo para a contratação impacta na decisão. Ambas as alternativas apresentam vantagens e desvantagens que merecem consideração cuidadosa, levando em conta a complexidade do evento.
Ao optar por contratar uma única empresa, a simplicidade na coordenação se destaca como uma vantagem imediata, proporcionando um ponto de contato central para gerenciar todas as facetas do evento. Em um prazo curto, a rapidez na tomada de decisões e na implementação de planos pode ser crucial, e a centralização pode oferecer uma resposta mais ágil. A sinergia entre serviços também é uma consideração importante, com a possibilidade de uma integração mais eficiente quando gerida por uma única entidade.
No entanto, essa abordagem pode enfrentar limitações de especialização em serviços específicos, o que pode ser um desafio, especialmente, neste evento que demanda expertise variada. Além disso, a falta de oferta e competição de preços pode impactar o orçamento disponível em um prazo curto.
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Por outro lado, a contratação de várias empresas oferece vantagens como a especialização específica de cada fornecedor, a competição de preços e a flexibilidade de escolha. Em situações de prazo curto, a expertise especializada pode ser fundamental para lidar com demandas específicas do evento. A competição entre fornecedores também pode resultar em propostas mais ágeis e em preços mais competitivos, otimizando recursos financeiros em um período limitado.
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No entanto, a coordenação complexa e os possíveis conflitos de interesse entre diferentes empresas são desafios a serem considerados em prazos curtos. A
DESCRIÇÃO | ALTERNATIVA 01 | ALTERNATIVA 02 |
CUSTO | Menor | Maior |
GESTÃO E COORDENAÇÃO | Simplificada | Complexa |
SINERGIA | Maior | Menor |
OFERTA | Menor | Maior |
COMPLEXIDADE ADMINISTRATIVA | Menor | Maior |
ESPECIALIZAÇÃO | Menor | Maior |
Temos como referência, a atualização do valor total gasto no último encontro de integração, realizado em 2022, atualizado conforme índice do IPCA acumulado no período, conforme Dispensas de Seleção de Proposta nº 12, 13 e 14, correspondente a R$ 86.558,39 (oitenta e seis mil quinhentos e cinquenta e oito reais e trinta e nove centavos). Para a realização do Encontro de Integração, o CBH-Doce alocou no PAP-Doce, para o ano de 2024, o valor máximo de R$ 97.500,00 (noventa e sete mil e quinhentos reais).
6. ESTIMATIVA DE VALOR DA CONTRATAÇÃO*
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necessidade de gerenciamento rigoroso e uma administração mais complexa podem demandar recursos adicionais e tempo, fatores críticos em situações de
urgência.
Em conclusão, diante dos requisitos explanados e do cronograma proposto para a realização do Encontro de Integração, que ocorrerá em abril deste ano de 2024, a alternativa que melhor se enquadra nesta proposta é a alternativa 1 – contratação
de uma única empresa para realização do evento.
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Após realização de cotações de preços e adequação do objeto para melhor atendimento do Encontro de Integração, chegou-se a média de R$ 182.609,32 (cento e oitenta e dois mil, seiscentos e nove reais e trinta e dois centavos).
A alternativa escolhida demonstra ser a solução mais viável para atingir o objetivo da contratação. Conforme análise comparativa das opções, concentrar todas as entregas em uma única fornecedora, uma vez que essa deverá fornecer, subcontratar, administrar, gerenciar, fiscalizar todos os insumos necessários para a realização do Encontro de Integração, em quantidade e qualidade.
7. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO
8. JUSTIFICATIVAS PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA CONTRATAÇÃO* | |
Não se aplica, uma vez que a contratação será por prestação de serviços. | |
A solução será parcelada se as respostas às quatro questões abaixo forem positivas: | |
É tecnicamente viável dividir a solução? | Não |
É economicamente viável dividir a solução? | Não |
Há perda de escala ao dividir a solução? | Não |
Há o melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competição ao dividir a solução? | Não |
Diante da necessidade e da vantagem para a AGEDOCE pública da contratação, entende-se que o método mais eficiente é a realização de uma única licitação, julgado por serviço, onde o serviço será adjudicado (concedida, atribuída) a uma única empresa. | |
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ANÁLISE DE RISCOS
A análise de riscos desempenha um papel fundamental em qualquer contratação, independentemente de sua natureza ou escopo. É um processo sistemático e estruturado para identificar, avaliar e gerenciar os riscos potenciais que podem impactar o alcance dos objetivos, o cronograma, o orçamento e a qualidade de uma iniciativa. A importância da análise de riscos pode ser destacada em vários aspectos, como antecipação dos problemas, apoiar na tomada de decisões, subsidiar e melhorar na alocação dos recursos, controlar e gerenciar custos, cronogramas e qualidade, além de aumentar a resiliência do contrato e permitir o aprimoramento contínuo. Em resumo, a análise de riscos é uma ferramenta essencial para a gestão eficaz de projetos e operações. Ela não apenas identifica ameaças potenciais, mas também oferece a base para o desenvolvimento de estratégias robustas de gerenciamento de riscos, contribuindo para o sucesso sustentável de qualquer iniciativa.
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Para a categorização dos riscos envolvendo as ações para a realização do Encontro de Integração, considerou-se uma matriz 3x3, de probabilidade e impacto nas etapas de contratação.
Nº | risco | Consequência | Probabilidade de ocorrência | Impacto | Grau do Risco | Alocação | Ações de prevenção | Ações de contingência |
1 | Questionamento s excessivos na licitação. | Cronograma. | Baixa. | Baixo. | Baixo. | AGEDOCE. | - Definir as regras gerais da contratação de forma clara no Edital e em seus anexos, atentar à legislação vigente no tocante a exigências de marcas, modelos e requisitos excludentes. - Realizar consulta pública para validar o modelo de contratação. | - Republicação do Edital com correção dos itens alvos de impugnação. |
2 | Licitação deserta ou com item/lote deserto. | Cronograma. | Baixa. | Alto. | Médio. | AGEDOCE. | - Encaminhar termo de referência durante a fase de cotação de preços para a maior quantidade de possíveis interessados em participar da licitação. - Distribuir o quantitativo de serviços existentes em lotes que sejam atrativos. | - Republicação do Edital observando requisitos que poderiam ter provocado a desistência de possíveis empresas interessadas. |
3 | Contratada se recusar a assinar o contrato. | Cronograma e Custo. | Baixa. | Baixo. | Baixo. | AGEDOCE. | - Definir punição no edital para empresa adjudicada que não assinar o contrato dentro do prazo estipulado. | - Adjudicar novo fornecedor ou promover nova contratação. |
4 | Incapacidade da empresa vencedora em executar o contrato. | Cronograma Qualidade. | Baixa. | Alto. | Média. | AGEDOCE. | - Sanções e os requisitos de qualidade que sejam condizentes com a importância dos serviços a serem prestados. - Colocar regra no Edital que, em caso de inexecução parcial ou total do contrato, a segunda colocada poderá ser habilitada. - Exigir documentação comprovatória que a licitante já prestou serviços semelhante ao contratado, ao menos 30%. | - Acompanhar com rigor o IMR, mecanismo que define, em bases compreensíveis, tangíveis, objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento. - Gestão/Fiscalização do contrato com aplicação de |
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- Exigir o nível máximo de garantia contratual permitido em lei com vistas a assegurar o compromisso da empresa na prestação adequada dos serviços. | sanções previstas quando ocorrer alguma falha contratual e, em último caso, cancelar contrato e adjudicar novo fornecedor ou promover nova contratação. | |||||||
5 | Falência da empresa vencedora. | Cronograma e Custo. | Baixa. | Baixo. | Baixo. | AGEDOCE. | - Exigir requisitos habilitatórios relativos à qualificação econômica – financeira. | - Adjudicar novo fornecedor ou promover nova contratação. |
6 | Logística. | Cronograma. | Média. | Média. | Média. | Contratada. | - Envolver o gestor do contrato no planejamento logístico dos insumos. - Garantir cadastro de mais de um prestador de serviço. | - Acionar fornecedores cadastrados. |
7 | Alterações tributárias (Mudança de legislação). | Custo. | Baixo. | Baixo. | Baixo. | Compartilhada. | - Não se aplica. | - AGEDOCE: Estudar o impacto da mudança e a possibilidade de aditivo para reequilíbrio econômico. - Contratada: Arcar com as variações os custos até que haja a repactuação entre as partes. |
8 | Inflação (variação de taxas). | Custo. | Baixa. | Médio. | Baixo. | Contratada. | - Não se aplica. | - A contratada deverá arcar com os custos até que seja estudada repactuação dos valores. |
9 | Interrupção do Contrato. | Prazo, custo e qualidade | Baixo | Baixo | Baixo | AGEDOCE | - Acompanhamento diário da execução dos serviços. | - Aplicação do Instrumento de Medição de Resultados (IMR). |
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Análise e avaliação dos riscos:
Dentre os riscos elencados acima, percebe-se que nenhum deles possuem grau de risco alto. O que mais se destacam é a possibilidade de ocorrer uma licitação deserta, sobretudo, em função da oferta, sendo que a alternativa adotada foi contratar uma única empresa para a execução dos serviços.
Além desse, destaca-se, de forma negativa, a incapacidade de execução por parte da CONTRATADA e a logística, considerando que há a possibilidade de o fornecedor contratado não ser do município de Ouro Preto. Por fim, cabe destacar que é necessário o acompanhamento de perto de cada responsável pela resposta ao risco para o todo o processo não seja comprometido.
• Implementação de soluções integradas.
Maior controle sobre o gerenciamento de riscos;
Maior controle sobre o cronograma e o orçamento;
•
•
Otimização na utilização dos insumos;
Redução no tempo de planejamento e execução;
•
•
Integração eficiente dos serviços;
Menor complexidade na gestão e fiscalização do contrato;
•
•
Por meio da alternativa adotada, espera-se que sejam alcançados os seguintes resultados:
• Realização do evento conforme programado;
9. RESULTADOS PRETENDIDOS
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Será nomeado pela Direção-Executiva, por meio de Xxxxx Xxxxxxx, um gestor do contrato, que ficará responsável pelo acompanhamento da execução do objeto, bem como pelo recebimento e avaliação dos produtos elaborados pela contratada.
10. PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PELA AGEDOCE PREVIAMENTE
Não se aplica.
11. CONTRATAÇÕES CORRELATAS OU INTERDEMPENDENTES
Não se aplica.
12. DESCRIÇÃO DE POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E RESPECTIVAS MEDIDAS MITIGADORAS
Conclui-se que a contratação (solução) pretendida possui a melhor viabilidade operacional e orçamentária, se adequando a necessidade identificada na demanda de contratação, além de todos os motivos elencados no desenvolvimento deste Estudo Técnico Preliminar.
13. VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO*
Governador Valadares/MG, 06 de março de 2024.
(assinado eletronicamente)
XXXXXXX XXXXXX XXXXX
Analista Administrativa AGEDOCE
RESPONSÁVEIS PELA ELABORAÇÃO
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(assinado eletronicamente)
XXXX XXXXXXX XXXXXXX
Assessor
AGEDOCE
APROVAÇÃO
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