TERMO DE REFERÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DE AGÊNCIA DE PRODUÇÃO DE EVENTOS (JANTAR BENEFICENTE PLAN 2023)
TERMO DE REFERÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DE AGÊNCIA DE PRODUÇÃO DE EVENTOS (JANTAR BENEFICENTE PLAN 2023)
São Paulo, 10 de fevereiro de 2023
1. IDENTIFICAÇÃO DA CONTRATANTE
IDENTIFICAÇÃO DO CONTRATANTE PLAN INTERNATIONAL BRASIL CNPJ/MF: 02.326.629/0007-47
Endereço: Xxx Xxxxxxx xx 000, Xxxxxxxx Xxxx, Xxx Xxxxx - XX E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx@xxxx-xxxxxxxxxxxxx.xxx
2. OBJETIVO
Contratação de agência de produção de eventos para o jantar beneficente da Plan International Brasil, a ser realizado no mês de outubro de 2023.
3. ANTECEDENTES DA PLAN
A Plan International é uma Organização não governamental, não-religiosa e apartidária que defende os direitos das crianças, adolescentes e jovens, com foco na promoção da igualdade de gênero. Chegamos ao Brasil em 1997 e, nessas duas décadas, desenvolvemos projetos em diversos estados do país, ajudamos nações em situação de emergência e desenvolvemos campanhas para combater todas as formas de violência contra meninas e meninos.
A visão da Plan é de um mundo em que todas as crianças atinjam seu potencial pleno em sociedades que respeitam os direitos e a dignidade das pessoas. A Plan visa alcançar melhorias duradouras na qualidade de vida de crianças e adolescentes dos países em desenvolvimento, através de um processo que une as pessoas em todas as culturas e acrescenta significado e valor às suas vidas:
• Permitindo que as crianças, suas famílias e suas comunidades satisfaçam suas necessidades básicas e aumentem a sua capacidade de participar e beneficiar suas sociedades;
• Construindo relacionamentos para aumentar a compreensão e união entre os povos de diferentes culturas e países;
• Promovendo os direitos e interesses das crianças do mundo.
A Plan trabalha com 4 (quatro) eixos que estruturam suas ações, a saber: aprender, decidir, liderar e progredir.
Entre os valores pilares da Plan International Brasil e seus parceiros e contratados, está:
• Esforço para um impacto duradouro: Nos esforçamos para alcançar um impacto significativo e duradouro nas vidas das crianças e jovens para assegurar a igualdade para as meninas. Desafiamos a ser audazes, valentes, sensíveis, focados e inovadores.
• Abertura e responsabilidade: Xxxxxxx um clima de confiança dentro e fora da organização para ser abertos e abertas, honestos, honestas e transparentes. Tomamos em conta nossas decisões que é nosso impacto sobre as outras e outros, enquanto decidimos o que faremos.
• Trabalhamos bem juntos e juntas: Sabemos trabalhar efetivamente com outros e outras, dentro e fora da organização, incluindo nossos e nossas patrocinadores (as) e doadores (as). Apoiamos ativamente os nossos (as) colegas, ajudando a alcançar suas metas. Nos reunimos para criar e implementar soluções para nossas equipes através da Plan Internacional, com as meninas, meninos, jovens, comunidades e parceiros.
• Somos inclusivos e empoderamos: Respeitar todas as pessoas, valorizar as diferenças e desafiar a desigualdade nos nossos programas e nossos escritórios. Apoiamos as pessoas, meninas e meninos e jovens para aumentar sua confiança e mudar suas vidas. Empoderamos nosso pessoal para dar o melhor e desenvolver todo seu potencial.
4. CONTEXTO
A Plan International Brasil completou 25 anos de atuação no país em 2022, 85 anos no mundo. Nossa atuação pela promoção dos direitos e prevenção de violências contra crianças e adolescentes, especialmente meninas, é realizada por meio de Projetos, atuando diretamente nos 4 Estados que estamos presentes (Maranhão, Piauí, Bahia e São Paulo), em parceria ou de forma online em outros Estados do Brasil, realizando Pesquisas, e buscando influenciar políticas públicas que visem ao pleno atendimento dos direitos.
Apesar de todo o trabalho realizado e divulgado em nossas redes, a captação de recursos local ainda é incipiente e a maior parte dos recursos que recebemos e utilizamos em nossas ações tem origem internacional. A ação aqui proposta tem como objetivo ajudar a divulgar e posicionar a Plan e aumentar o awareness de nossa marca, bem como trazer mais oportunidades de financiamento local, seja de pessoas físicas, seja de empresas ou instituições.
5. SOBRE O EVENTO
O jantar beneficente da Plan International Brasil teve sua primeira edição em 2022, em comemoração aos 25 anos de trabalho da organização no País. O evento, além de angariar mais fundos para projetos, é um momento de encontro e celebração com nossos doadores e apoiadores. Na última edição, tivemos a apresentação da jornalista Xxxxx Xxxxxxx, Girl’s talk com participantes dos projetos e show da Banda Alana, além de sorteios com prêmios cedidos por alguns de nossos parceiros.
6. PROCEDIMENTOS DE SALVAGUARDA E PROTEÇÃO CONTRA ASSÉDIO, ABUSO E EXPLORAÇÃO SEXUAL (PSHEA)
A consultoria contratada assegurará que todas as crianças e jovens que participarem de qualquer parte do processo do serviço a ser contratado terão suas integridades física, psicológica e material garantidas através do princípio de Não Causar Danos (Do not
Harm). Além disso, todos os seus direitos serão resguardados. Qualquer contato direto (presencialmente ou online) realizado pela equipe contratada com crianças, adolescentes, jovens e participantes de projetos deverá ser comunicado por escrito e acordado com a equipe da Plan, que orientará os procedimentos adequados a serem tomados de acordo com a Política Global de Salvaguarda e PSHEA, o que deverá incluir uma avaliação de riscos, um treinamento sobre salvaguarda e PSHEA e outras medidas que se façam necessárias para garantir o melhor interesse das crianças, adolescentes, jovens e participantes de projetos.
Além destas ações, a equipe deverá sempre garantir que crianças, adolescentes, jovens, demais participantes do(s) projeto(s) e quaisquer profissionais que participarem de atividades para a execução do serviço sejam plenamente informadas/os dos objetivos do trabalho, bem como sobre todos os instrumentos que deverão ser coletados (tais como termos de consentimento, autorizações, etc), respeitando a vontade de cada indivíduo (caso não se sintam à vontade para participar ou retirar o consentimento/autorização a qualquer momento) e adequando o momento das atividades com participantes de acordo com as necessidades deles/delas.
7. PERFIL DA CONTRATADA
A empresa contratada para desenvolver os trabalhos do presente Termo de Referência deverá apresentar as seguintes características:
• Experiência comprovada em produção de eventos (apresentar portfolio); com equipe qualificada e dedicada. Experiência com eventos de captação no Terceiro Setor serão considerados um diferencial.
• Experiência e qualificações na execução de ações como a que se refere este termo.
• Visão de custo e benefício de forma a trazer opções que melhor atendam a nossa necessidade e estejam alinhadas à nossa causa.
• Estar locada na cidade de São Paulo
A Plan International Brasil quer contribuir para a superação das desigualdades e incentiva a candidatura de iniciativas de propriedade ou operados por mulheres, sensíveis à questão de gênero e/ou racial.
8. RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA
A empresa contratada será responsável por:
• Planejar o evento;
• Criar toda a comunicação e storytelling do evento;
• Sugerir atrações, formatos e dinâmicas;
• Gerenciar todos os fornecedores, incluindo a seleção, negociação e acompanhamento da execução;
• Acompanhar a montagem e a realização do evento;
• Desenhar cenários, inclusive de custos, para um evento com 150, 200 e 250 pessoas.
A contratada deverá buscar no mercado, negociar com e apresentar fornecedores para todos os serviços necessários à realização do evento.
Os processos de seleção e contratação de fornecedores deverão seguir as regras do Manual de Operações da Plan International Brasil, a ser apresentado para a contratada em reunião específica após o firmamento do contrato. É necessário ainda que a contratada se programe para realizar a apresentação dos fornecedores para a Plan International Brasil em prazo razoável, permitindo à PIB realizar os procedimentos de due diligence e cadastro dos mesmos antes da finalização da contratação.
A escolha final dos fornecedores será realizada pela Plan International Brasil, cabendo a esta também o pagamento dos serviços.
A gestão dos serviços dos fornecedores contratados caberá à Contratada, de forma que todos os serviços estejam em consonância para a realização do evento.
9. PRODUTOS A SEREM ENTREGUES PELA CONTRATADA:
A empresa contratada será responsável por entregar os seguintes produtos:
a. Cronograma de atividades considerando todas as etapas dos serviços até a data do evento, considerando os prazos internos da Plan;
b. Listas de fornecedores por serviço, considerando a seleção e apresentação de todos os fornecedores necessários para a realização do evento, iniciando pelo espaço.
c. Produção, decoração e execução do evento conforme a data combinada
(previsto para a última semana de outubro de 2023)
10. PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS:
O serviço contratado deverá ser executado no período compreendido entre março e outubro de 2023, considerando a previsão de realização do evento na última semana de outubro e os demais marcos temporais:
Atividade | Prazo |
Reunião de briefing e entrega de cronograma de atividades. Desenho de cenários com sugestão de espaços, atrações e dinâmicas | Março/Abril/2023 |
Apresentação, negociação e definição dos fornecedores – local, buffet, decoração, atração musical, gráfica, etc, com o budget completo do evento | Março/Abril 2023 |
Criação de storytelling | Abril 2023 |
Produção de materiais gráficos/brindes | Julho/Agosto/Setembro 2023 |
Montagem e execução do evento | Outubro/2023 |
11. DESEMBOLSOS E FORMA DE PAGAMENTO:
O pagamento pelos serviços seguirá o seguinte cronograma:
• 15% do valor total após assinatura do contrato;
• 35% após apresentação e definição de todos fornecedores necessários – ex: local, buffet, decoração, atração musical, gráfica, etc, com o budget completo do evento;
• 50% do valor total após realização do evento
Todos pagamentos serão realizados mediante emissão de Nota fiscal, sendo realizados no prazo de até 15 dias corridos a contar da sua entrega ao responsável pela validação e verificação dos dados.
O pagamento será realizado mediante o cumprimento das atividades estabelecidas no contrato e em acordo com os trâmites formais da organização. Os pagamentos serão condicionados à aprovação dos pelo corpo técnico da Plan Brasil, como mencionado anteriormente.
12. DO ENVIO DA PROPOSTA E DOCUMENTOS NECESSÁRIOS:
As empresas interessadas em participar da seleção deverão enviar os seguintes documentos:
• Currículo
• Certidão de distribuição cíveis e criminais do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
• Plano de Trabalho e proposta financeira
As empresas interessadas deverão formalizar o interesse em se candidatar, dentro das condições apresentadas no termo de referência, até o dia 01 de março 2023 enviando os documentos citados acima para o endereço de e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx@xxxx-xxxxxxxxxxxxx.xxx assinalando no campo assunto da mensagem com “JANTAR BENEFICENTE PLAN 2023”
13. DO PROCESSO E CRONOGRAMA DE SELEÇÃO:
• Os interessados deverão encaminhar os documentos indicados até a data limite indicada no item 12. Após o prazo limite para apresentação da proposta nenhuma outra será recebido.
• Somente será selecionada empresa regularizada no Banco de Fornecedores da Plan International Brasil. Caso a empresa interessada ainda não esteja regularizada, a equipe responsável da Plan enviará a esta ficha cadastral para preenchimento e assinatura, a ser devolvida no prazo de 24 horas com envio da documentação indicada na ficha, e posterior cadastro no Banco de Fornecedores.
• A empresa detentora do menor preço e melhor proposta terá o prazo de 24h, contado a partir da notificação de sua convocação, para assinar o contrato.
• A convocação para a assinatura do contrato eletrônico será via plataforma on- line. O setor administrativo encaminhará para assinatura, mediante e-mail informado do responsável pela assinatura do contrato e mais uma testemunha a sua escolha.
• A contratação em questão, a priori, seguirá o cronograma disposto abaixo, sendo certo as datas poderão sofrer alterações:
Atividade | Prazo |
Recebimento dos currículos e proposta financeira | 01/03/2023 |
Primeira etapa da seleção | 02 a 07/03/2023 |
Segunda etapa da seleção – Entrevistas online | 08 a 13/03/2023 |
Divulgação do resultado final – apenas para as (os) candidatas(os) Finalistas | 15/03/2023 |
Previsão de assinatura do Contrato | 17/03/2023 |
Previsão de Início do serviço | 20/03/2023 |
Finalização do serviço | 30/10/2023 |
14. DOS PRINCÍPIOS DA ORGANIZAÇÃO E DO SIGILO DAS INFORMAÇÕES
A consultoria a ser contratada se compromete a:
• Abster-se de utilizar, em todas as atividades relacionadas com a execução deste instrumento, mão-de-obra escrava e infantil, nos termos do inciso XXXIII do Art. 7º da Constituição da República, bem como exigir que a referida medida seja adotada nos contratos firmados com os fornecedores de seus insumos, sob pena de rescisão do contrato, obrigando-se ainda, sempre que solicitado pela Plan Brasil a emitir declaração, por escrito, de que cumpre essa disposição;
• Providenciar aos seus funcionários, prepostos e demais pessoas por ela credenciadas, um ambiente seguro de trabalho, bem como ser totalmente contra qualquer forma de abuso físico ou sexual relacionados àqueles;
• Fica estipulado entre as partes que os documentos e informações oriundas deste termo e do contrato a ser firmado, que dizem respeito à intimidade, a vida privada e a honra das famílias e meninas participantes do projeto, não poderão se tornar públicas, em virtude da proteção contida no inciso X do art. 5 da Constituição Federal e no Titulo II, Capitulo II do art. 17 do Estatuto da Criança e do Adolescente (Lei Federal 8.069/90), sob pena de responsabilização civil e criminal.
15. EXCLUSÃO DE RESPONSABILIDADE TRABALHISTA
A consultoria deverá contratar, sob sua exclusiva responsabilidade e se for necessário, todo o pessoal indispensável à execução dos serviços ora contratados, eximindo a Plan International Brasil de qualquer vínculo empregatício, respondendo pelos recolhimentos e demais obrigações decorrentes da legislação trabalhista, previdenciária, fiscal e tributária, e manter rigorosamente em dia os salários, de acordo com os acordos e/ ou dissídios coletivos, inerentes ao seu fornecimento;
16. DA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS
Considerando que a CONTRATANTE, na qualidade de Controladora de dados pessoais, recebe, coleta e processa dados pessoais e dados pessoais sensíveis de seus colaboradores, participantes de projetos, doadores, fornecedores, etc, as partes acordam:
i) A Empresa Contratada, incluindo todos os seus colaboradores, poderão vir a ter acesso a informações e dados pessoais e pessoais sensíveis recebidos ou coletados pela CONTRATANTE. Todas essas informações/dados deverão ser utilizadas apenas para a consecução dos serviços contratados, conforme sua legitimidade, instruções e definições, sendo a CONTRATADA operadora de dados nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei 13.709/2018.
ii) A Empresa Contratada não poderá realizar qualquer tipo de manipulação, entre outras atividades que importem em manuseio não autorizado de dados, sem que haja anuência da CONTRATANTE, arcando com eventuais perdas e danos decorrentes de atividade não autorizada.
iii) A Empresa Contratada deverá garantir que todos os seus empregados, associados, prepostos, terceiros e sua Rede de Prestadores que tenham acesso a toda e qualquer informação/dado mencionada nesta cláusula, cumprirão os termos do contrato e da Política de Proteção de Dados da CONTRATANTE, bem como seguirão todas as instruções da CONTRATANTE no uso dessas informações, sendo vedado o repasse dessas informações para qualquer fim que não a prestação dos serviços contratados, conforme previsão contida na Lei Geral de Proteção de Dados LGPD) Lei nº 13.709/18.
iv) A Empresa Contratada se compromete, ainda, a tomar todas as medidas de segurança, inclusive as de caráter técnico, para proteger o acesso não autorizado, o
uso indevido, situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito das referidas informações/dados.