Questionário ANBIMA de due diligence para contratação de serviços qualificados ao mercado de capitais e corretoras
Questionário ANBIMA de due diligence para contratação de serviços qualificados ao mercado de capitais e corretoras
Contratado:
BTG Pactual Serviços Financeiros S.A. DTVM
Contratante:
Questionário preenchido por:
Compliance – Due Diligence
Data:
Janeiro - 2021
(Todos os campos devem ser preenchidos. Caso algum campo não seja aplicável à sua instituição, este deve ser preenchido com “N/A”).
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Versão: 1/20
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O questionário de due diligence é baseado no Código ANBIMA de Regulação e Melhores Práticas para Administração de Recursos de Terceiros (“Código”). Eles têm o objetivo de auxiliar o administrador fiduciário e, quando aplicável, o gestor de recursos de terceiros, no processo de contratação de prestadores de serviços, sobretudo quando da contratação em nome dos fundos de investimento.
O questionário busca abordar, minimamente, a adoção de práticas consistentes, objetivas e passíveis de verificação que sejam suficientes não só para entender e mensurar os riscos associados à prestação de serviço como também para garantir um padrão aceitável da instituição a ser contratada.
O administrador fiduciário e o gestor de recursos, quando aplicável e observadas suas responsabilidades, podem adicionar outras questões julgadas relevantes na forma de anexo a esses questionários.
Os questionários devem ser utilizados para contratação de (i) custodiante, (ii) escriturador, (iii) controlador do ativo, (iv) controlador do passivo e (v) corretoras de títulos e valores mobiliários (“corretoras”).
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O questionário deve ser respondido por profissional(is) com poderes de representação. Qualquer alteração em relação às respostas enviadas e aos documentos encaminhados após o preenchimento destes questionários devem ser enviadas à instituição que contratou a prestação de serviço em até cinco dias úteis da referida alteração.
2. Informações institucionais 5
5. Compliance e controles internos 8
6. Prevenção à lavagem de dinheiro e anticorrupção 9
9. Anexos ou endereço eletrônico 12
SEÇÃO I – CUSTÓDIA 13
1. Cadastro de clientes 13
2. Backoffice 13
SEÇÃO II – CONTROLADORIA DO ATIVO 17
SEÇÃO III – CONTROLADORIA DO PASSIVO 19
SEÇÃO IV – ESCRITURAÇÃO 20
1. Backoffice 20
ANEXO II – CORRETORAS DE TÍTULOS E VALORES MOBILIÁRIOS 21
1. Informações gerais 21
2. Dados financeiros 21
3. Backoffice 22
4. Research 22
5. Estrutura tecnológica 23
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6. Controles internos e compliance 23
Razão social | |
BTG Pactual Serviços Financeiros S.A. DTVM | |
1.2 | Nome fantasia |
BTG Pactual Serviços Financeiros (“BTG PSF”). | |
1.3 | É instituição financeira ou instituição autorizada a funcionar pelo BC (Banco Central do Brasil)? |
Sim. | |
1.4 | Quais são as autoridades regulatórias em que o prestador de serviço está registrado? |
A BTG Pactual Serviços Financeiros S.A. DTVM, ou simplesmente “BTG PSF”, possui autorização da CVM para prestar serviços de Administrador de Carteira de Valores Mobiliários (ato declaratório número 8695) e serviços de Escrituração de Quotas de Fundos de Investimentos (ato declaratório número 8696). | |
1.5 | É instituição nacional ou estrangeira? |
Nacional. | |
1.6 | Possui filial? Em caso positivo, quantas e onde estão localizadas? |
Sim, a BTG PSF possui filial na Xx. Xxxxxxxxxx Xxxxx Xxxx, 0.000 - 00x Xxxxx, XXX 00000-000 | |
1.7 | Endereço |
Xxxxx xx Xxxxxxxx, 000 – 5º andar, parte, Botafogo – Rio de Janeiro, CEP: 22.250-040 | |
1.8 | CNPJ |
59.281.253/0001-23 | |
1.9 | Data de constituição |
24/06/1998 | |
1.10 | Telefones |
x00 00 0000-0000 | |
1.11 | Website |
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxx/XxxxxXxxxxxxxxx.xxxx/XxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxx | |
1.12 | Nome e cargo do responsável pelo preenchimento do questionário. |
Xxxxx Xxxxxxxxx Compliance Officer | |
1.13 | Telefone para contato |
00 0000-0000 | |
1.14 | E-mail para contato |
Descrever um breve histórico da instituição. | |
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O grupo BTG Pactual foi criado em 1983, no Rio de Janeiro, como uma distribuidora de títulos e valores mobiliários. Em 1989 tornou-se um banco múltiplo, abriu escritório em São Paulo e deu início à sua atuação internacional. Segue a evolução dos principais movimentos estratégicos do grupo: BTG Pactual Serviços Financeiros S.A. DTVM A BTG Pactual Serviços Financeiros S.A. DTVM ou simplesmente “BTG PSF”, controlada 100% pelo Banco BTG Pactual, é a empresa do grupo dedicada exclusivamente à prestação de serviços de administração de recursos financeiros de terceiros. A empresa consolidou seu crescimento neste mercado unindo investimentos em tecnologia com a expertise da sua equipe de funcionários, de alta qualificação técnica e acadêmica. O desenvolvimento de produtos customizados às demandas dos clientes se tornou um fator chave da estratégia da empresa. Rol dos serviços prestados: • Cálculo de cotas e precificação de ativos • Controle de enquadramento e compliance • Processamento de aplicações, resgates e transferências de cotas • Reconciliação de custódia dos ativos • Consultoria jurídica para os fundos • Contabilização de fundos e suporte à equipe de auditoria externa • Informes à órgãos reguladores (CVM / ANBIMA) • Cálculo e pagamento de comissionamento de distribuidores • Relatórios padronizados e customizados (Gestor / Cotistas) • Relatório de Risco Detalhado (Sob Demanda) A BTG Pactual Serviços Financeiros presta serviços de administração fiduciária para gestores, incluindo serviços de administração e controladoria de fundos de investimentos. | |
2.2 | Indicar os principais sócios e sua respectiva participação acionária. |
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2.3 | Informar se os principais sócios detêm participação relevante (mais de 5%) em negócios diversos da prestação de serviço contratada. Em caso positivo: I. informar o percentual detido; e II. a atividade por eles desempenhada. |
O Banco BTG Pactual S/A, único sócio da BTG PSF, possui participação em diversas empresas do Grupo BTG Pactual. | |
2.4 | Informar se os principais executivos exercem atividade de representação em outras empresas em cargos de conselho, diretoria e comissões. Em caso positivo, quais? |
Os principais executivos não exercem atividade de representações em empresas fora do Grupo BTG Pactual. | |
2.5 | Informar se a instituição ou seus sócios/administradores/dirigentes, em relação à atividade contratada, já foram punidos ou respondem por processos na Comissão de Valores Mobiliários (CVM), BC, Bolsa de Valores ou outra autoridade regulatória nos últimos 5 (cinco) anos. Em caso positivo, e se não estiver sob sigilo, informar: I. o número do processo; II. seu status (encerrado/em julgamento/condenação); e III. um breve relato sobre os processos. |
Não. | |
2.6 | Descrever os processos judiciais, administrativos ou arbitrais, que não estejam sob sigilo e que sejam relevantes para a atividade contratada, em que a instituição figure no polo passivo e que sejam relevantes para os seus negóciosindicando: I. principais fatos; e II. valores, bens ou direitos envolvidos. |
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Não temos conhecimento de processos judiciais, administrativos ou arbitragens em que a BTG PSF figure no polo passivo e que sejam relevantes para a atividade contratada e/ou para seus negócios. | |
2.7 | Informar se a instituição é membro de associação de classe. Em caso positivo, qual(is)? |
• Associação Brasileira de Capital de Risco. • Associação de Investidores no Mercado de Capitais. • Sindicato das Empresas Distribuidoras de Títulos e Valores Mobiliários. • Sindicato das Empresas Distribuidoras de Títulos e Valores Mobiliários no Estado do Rio de Janeiro. • Sindicato dos Empregados no Mercado de Capitais. • ANBIMA - Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais. | |
2.8 | Informar se a instituição é aderente ou associada à ANBIMA; se for aderente, indicar os Códigos de Regulação e Melhores Práticas a que aderiu. |
Sim. Aderente aos Códigos de Administração de Recursos de Terceiros; Distribuição de Produtos de Investimento; Código dos Processos da Regulação e Melhores Práticas; Código para Serviços Qualificados ao Mercado de Capitais. Além disso, a BTG PSF é controlada pelo Banco BTG Pactual S/A, que possui adesão aos Códigos: Código ABVCAP/ANBIMA FIP e FIEE Atividades: Distribuição, Gestão e Administração Código de Administração de Recursos de Terceiros Atividades: Gestão e Administração Código de Distribuição de Produtos de investimento Atividades: Distribuição de Produtos de Investimento, Fundos de Investimento e Private Código de Negociação de instrumentos Financeiros Atividades: Negociação de Derivativos de Balcão, Negociação de COE, Cadastro de Operadores, Mesa de Clientes, Mesa Proprietária, Negociação de CCB, Negociação de Debêntures Código de Ética Código dos Processos de Regulação e Melhores Práticas Código de Ofertas Públicas de Distribuição e Aquisição de Val. Mobiliários | |
2.9 | Informar se a instituição é empresa brasileira patrocinada por instituição financeira norte- americana ou participante do FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act). Em ambos os casos, informar o GIIN (Global Intermediary Identification Number) da patrocinadora ou da instituição participante. |
GIIN: GDVZXZ.00005.ME.076 | |
2.10 | Referente ao FATCA, informar, caso aplicável: I. quais os procedimentos para identificação de um “US person”; II. se há acompanhamento/monitoramento de clientes “US person”; e III. forma de reporte das operações. |
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Para contas pré-existentes à data de obrigação do Reporte, verificamos a presença de indícios de US person. Se estes indícios estiverem presentes, o cliente deverá preencher o W-Form adequado e será incluído na lista de reporte a depender da sua classificação. Para novas contas, os modelos das fichas cadastrais foram atualizados para captar a presença de indícios de US Person. Os documentos analisados para cadastros de pessoas físicas incluem a ficha cadastral, documentos pessoais e o self-certification* para abertura de contas CC5, 4373 e 4131. Para contas de titularidade de pessoa jurídica, são analisados o Bylaws, ficha cadastral e self- certification* para contas CC5, 4373 e 4131. *No self-certification o cliente deve expressamente atestar se é US Person. Em caso afirmativo, deverá também apresentar o W-Form apropriado. | |
2.11 | Caso a instituição não seja aderente ao FATCA, fundamentar as razões danão aderência. |
N/A | |
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3. Recursos Humanos
3.1 | Fornecer organograma da instituição indicando o nome dos responsáveis por área. Anexar ao final do documento currículo devidamente assinado contendo dados profissionais que evidenciem a experiência dos profissionais indicados. |
Segue o resumo profissional dos principais executivos da área: Xxx Xxxxxxxx Xxxxx: é associada do Banco BTG Pactual, Head da área de Fund Administration. Iniciou sua carreira no Banco Pactual em 1997 na área administrativa internacional, trabalhou dois anos na corretora do Pactual em Nova York como Compliance e um ano no Prime Brokerage como Sales no UBS Pactual. Formou-se em Engenharia Elétrica de Produção pela PUC-RJ. Xxxxxxx Xxxxxxxxx: é associado do Banco BTG Pactual. Piersanti ingressou no banco em 2007 tendo antes atuado por 4 anos no mercado de telecomunicações. No BTG dedicou-se aos serviços fiduciários prestados para gestores independentes e hoje é responsável pelos serviços de | |
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administração fiduciária da instituição. Piersanti é bacharel em Administração de Empresas pela PUC-RJ. Xxxxxxxx Xxxxx: é Executive Director da área de Fund Administration do BTG Pactual. Ingressou na instituição em 2007, onde se tornou responsável pelas áreas de cálculo de cotas e contabilidade dos fundos de investimento. Xxxxxxxx é graduado em Economia pela UFRJ e pós‐graduado em Controladoria e Finanças pela UFF. Xxxxx Xxxxx: é Executive Director da área de Fund Administration do BTG Pactual. Ingressou na instituição em 2007, dedicando‐se aos international funds, pelos quais é hoje responsável. Xxxxx é graduada em Engenharia de Produção pela UFF. | |
3.2 | Indicar o número total de profissionais da instituição que atuam diretamente na prestação de serviço contratada. |
O BTG Pactual Serviços Financeiros S.A. DTVM conta com aproximadamente 132 profissionais. | |
3.3 | Descrever resumidamente o processo de “conheça seus profissionais” adotado pela instituição. Anexar ao final do questionário documento completo. |
Além da análise feita pelo Departamento de Recursos Humanos e dos documentos exigidos durante o processo de avaliação, os dados de identificação dos candidatos são encaminhados ao time responsável por realizar pesquisas de background check para verificação de processos e/ou notícias negativas relacionadas ao candidato. Além disso, como os colaboradores do Grupo BTG Pactual são registrados em sistema interno, todos os nomes são espelhados continuamente contra as principais listas de sanções e revisados a partir de eventuais notícias relevantes circuladas na mídia. | |
3.4 | Informar se a instituição tem processo de qualificação e treinamento para seus profissionais, detalhando, especificamente, os assuntos elencados abaixo. Em caso positivo, descrever resumidamente os procedimentos adotados e a periodicidade em que são aplicados. Anexar ao final do questionário documento completo. I. Anticorrupção; II. Conteúdo do código de ética; III. Controles internos e compliance; e IV. Prevenção a lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo. |
O programa de capacitação do BTG Pactual abrange as práticas de treinamentos presenciais, treinamentos via plataforma eletrônica, cursos ministrados internamente e cursos/congressos externos. Essas atividades são proporcionadas e exigidas a depender da faixa de especialização a qual se encontra o colaborador, visando sempre capacitá-lo de acordo com seu grau de senioridade. Para todo colaborador é exigida a realização dos Treinamentos de Compliance e de Segurança da Informação, realizados presencialmente ou via plataforma, os quais abordam também as Políticas Globais da Instituição. Esses treinamentos são mandatórios independente da área de atuação ou do grau de senioridade do colaborador. Além disso, todos os colaboradores recém contratados são submetidos ao treinamento de “new hires”, no qual se apresentam os conceitos gerais e formas de atuação das áreas de controle e de negócios do Grupo, uniformizando as bases de conhecimento quanto ao funcionamento e gerência do Grupo. | |
Treinamentos anuais sobre “Mercado Financeiro” também são oferecidos pela Área de RH aos Colaboradores em estágio inicial de carreira, abordando noções básicas de macroeconomia, contabilidade, produtos e serviços oferecidos pela Instituição, dentre demais temas pertinentes. O curso apresenta durabilidade de um ano e, ao final, emite certificado aos alunos que respeitaram o mínimo presencial exigido e atingiram a média previamente estipulada. Além dos treinamentos e cursos aplicados ao Colaborador em estágio inicial de carreira, demais capacitações são oferecidas e/ou exigidas depender da função que exercem ou do cargo que desempenham. Para a definição da capacitação adequada, há quatro categorias que diferem os Colaboradores quanto ao estágio em sua carreira: • Managing Self – trata-se de funcionários em estágio inicial de carreira, responsáveis por administrar as próprias atividades. Não possuem equipe sob gestão. Em geral, são assim considerados os estagiários e analistas. Vale indicar que novos Colaboradores, independente da senioridade, podem ser igualmente incluídos nesse rol para a obtenção de treinamentos de cunho obrigatório; • Managing others – Colaboradores que possuem grau superior de responsabilidade, estão em posição de liderança e administram uma equipe. • Managing Managers – Colaboradores seniores e que administram uma equipe de líderes e possuem elevado grau de responsabilidade. • Functional Managers – Sócios e Associados com posição estratégica para a condução de negócios da Instituição. A partir do grau de responsabilidade da função exercida, treinamentos, cursos, workshops são exigidos com observância nos parâmetros abaixo: • Liderança: capacitação fornecida e exigida a todos os gestores. • Soft Skills: capacitação aplicável aos Colaboradores que precisam incrementar habilidades de relacionamento interpessoal, a exemplo das funções de recrutamento de Colaboradores, contato com clientes, dentre outros. Todos os funcionários do BTG Pactual precisam efetuar obrigatoriamente um treinamento, no mínimo bianual, sobre as políticas e procedimentos do BTG Pactual. | |
3.5 | Em relação à pergunta acima, caso a instituição possua treinamento para controles internos e compliance para seus profissionais, informar se o conteúdo inclui,minimamente: I. Identificação e reporte de transações suspeitas sujeitas às autoridades governamentais; II. Exemplos de diferentes meios de lavagem de dinheiro envolvendo produtos e serviços da Instituição; III. Regras internas de PLDFT e anticorrupção; e IV. Registro de seus treinamentos, frequência e materiaisutilizados. |
Conforme mencionado na questão anterior, os treinamentos para controles internos e compliance, mandatório a todos os colaboradores independente da área de atuação e da senioridade, incluem identificação e reporte de transações suspeitas às autoridades governamentais; exemplos de diferentes meios de lavagem de dinheiro envolvendo produtos e serviços da instituição e as regras e políticas internas de PLDFT e anticorrupção. Além disso, todos os treinamentos, presenciais ou via plataforma, são registrados de forma a identificar os participantes, as datas de realização e o material utilizado. Ainda, o departamento de compliance pode aplicar treinamentos complementares sobre temas específicos que julgar pertinentes à um colaborador ou à um grupo de colaboradores. | |
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4. Estrutura tecnológica
4.1 | Descrever os sistemas utilizados pela instituição para a atividadecontratada. |
A instituição possui área de tecnologia própria. A estratégia do grupo é manter uma área de desenvolvimento de sistemas robusta, responsável por prover, através da otimização e automatização contínua dos processos e fluxos de informação, uma plataforma de sistemas estável de forma a suportar o crescimento das unidades de negócio. Tal objetivo é viabilizado pelo: • Desenvolvimento da arquitetura de tecnologia de informação; • Desenvolvimento e atualização constante dos sistemas propriamente ditos; • Introdução de novos processos através de IT Governance e sistemas. Os Sistemas de Informações do BTG Pactual e demais empresas do grupo devem estar disponíveis para acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana. Para atender a esta premissa, realizamos constantemente investimentos em tecnologia, onde podemos destacar aquisições de novos servidores, armazenagem de dados, estações de trabalho, equipamentos de rede e telecomunicações e investimentos em softwares de sistemas operacionais, bancos de dados, correio eletrônico e sistemas de segurança. A armazenagem de dados é feita através de equipamentos EMC com replicação de dados entre os Sites principais (RJ e SP), permitindo que em caso de sinistro em um, todo o processamento e a disponibilização de informações possa ser feito através do outro (Rio ou SP). A solução de recuperação conta ainda com validações semestrais do parque instalado, incluindo a participação dos usuários finais em “testes de isolamento” onde todos os serviços considerados críticos são restaurados e validados a partir do site “sobrevivente”. | |
4.2 | Descrever a estrutura da área de tecnologia da informação, relatando: I. se a instituição possui área de tecnologia da informação própria. Em caso positivo, encaminhar o organograma, detalhar as atividades atuais e a qualificação profissional do responsável pela área; e II. caso a instituição terceirize essa atividade, descrever: a. o nome do contratado; b. as atividades contratadas; c. a forma de controle e supervisão do contratado; d. o plano de contingência adotado; e e. o processo para assegurar o cumprimento das regras e obrigações estabelecidas em contrato. |
Conforme mencionado na resposta acima o BTG Pactual possui área própria de tecnologia da informação. Segue organograma da área:
Chief of Staff - responsável por Segurança da Informação, Prevenção a Fraudes e Data Analytics. Responsável: Xxxxxxxx Xxxxxxxx;
Security Office – área responsável por Segurança da Informação. Responsável: Xxxxxxx Xxxxxx;
Data Analytics – área responsável pelas frentes de análise de dados. Responsável: Xxxxxxx Xxxxxxx;
Shared Services – área responsável pela governança de TI, administração dos bancos de dados e pelo suporte de parte das aplicações em ambiente produtivo, bem como desenvolvimento de soluções para atacar causa raiz de problemas e incidentes de sistemas de aplicações. Responsável: Fellipe Xxxxxxx;
Governance – área responsável pelos processos de Governança, bem como acompanhamento do portfólio de projetos de IT. Responsável: Xxxxxx Xxxxxxx;
Application Development - área responsável pelo desenvolvimento e suporte aos sistemas do BTG Pactual. Responsáveis por cada time de desenvolvimento:
Finance & Risk: Xxxxx Xxxxxx; WM/AM: Xxxxxxx Xxxx; Digital: Xxxxx Xxxxx;
Equities & Derivatives: Xxxxx Xxxxxx;
FICC: Xxxx Xxxxxxxxx;
Infrastructure – área responsável pela infraestrutura física do ambiente tecnológico BTG Pactual. Responsável: Xxxxxxx Xxxxxxxx;
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4.3 | Descrever os procedimentos de armazenamento do backup de dados e dasinformações. | |||||||
Armazenamento das Informações As informações são armazenadas em Storage EMC Dell de alta capacidade que possuem replica síncrona entre o site Principal na Av Faria Lima e o site de contingência na Equinix SP3 em Santana do Parnaíba. Backup O backup dos servidores de Banco de Dados, Servidor de Arquivos e Servidor de Sistemas é realizado pela solução Veritas Netbackup que possui armazenamento próprio, sendo guardado localmente por 13 dias e duplicado entre o site Principal (Matriz – Av Faria Lima) e o site de contingência (Equinix – SP3), automaticamente após a execução do backup no site principal. O backup mensal é feito em mídias LTO6 que são encaminhadas para armazenamento externo na empresa Iron Mountain com retenção de 05 anos. Mensalmente são realizados testes de restauração das mídias, escolhendo aleatoriamente dados para recuperação. | ||||||||
Ferramenta | Escopo | Frequência | Tipo | Retenção | Mídia | Local Origem | Local Réplica | |
Veritas Net Backup | Bancos de dados, servidores de arquivo e servidor de sistemas | Diário | Diferencial | 13 dias | Servidor | Matriz SP1 | Equinix – SP3 | |
Semanal | Full | |||||||
Mensal | Full | 5 anos | LT06 | Iron Mountain | ||||
Litigation Hold /Microsoft Azure | Correio eletrônico e histórico de conversas de mensageria Skype | Diário | Full | 5 anos | Servidor | Cloud Microsoft | Cloud Microsoft | |
Global Relay | Reuters Messenger e Bloomberg IB) | Diário | Full | 5 anos | Servidor | Cloud Global Relay | Cloud Global Relay | |
4.4 | Informar se a instituição possui filtro de e-mail, firewall e sistemas de antivírus. Em caso positivo, detalhar. | |||||||
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O BTG Pactual possui políticas e procedimentos definidos para proteção de informações. Para proteção de e- mail, são utilizadas no grupo ferramentas de Anti-Spam e DLP (Data Loss Prevention). Em relação à proteção de acesso à internet, são utilizadas soluções de Proxy e Firewall, além de uma ferramenta de IPS (Intrusion Prevention System) para proteção do tráfego de dados na rede do grupo (ex: rede interna, DMZs, etc.). Nas estações de trabalho, temos antivírus, controle de acesso a mídias removíveis, gestão de vulnerabilidades e patch management. | |
4.5 | Descrever os mecanismos adotados pela instituição para assegurar segurança e sigilo das informações. |
A fim de controlar o risco inerente ao manuseio e à detenção de informações ligadas à prática de seus negócios ou a respeito de seus clientes, o BTG Pactual adota uma política de segurança da informação que atribui responsabilidades a cada área, equipe ou colaborador que tenha ou possa ter acesso a esse tipo de informação. Os fundamentos da Política de Segurança da Informação do BTG Pactual são: (1) definição de responsável pela guarda e manutenção da informação; (2) manutenção de informações disponíveis, íntegras e confidenciais, sempre de acordo com sua classificação; (3) segregação de funções e atividades relacionadas a informações consideradas de alto valor (por exemplo, uma operação financeira não deve ser lançada e confirmada pelo mesmo colaborador); (4) adoção dos princípios "need to know" e "need to do", segundo os quais os colaboradores do BTG Pactual apenas têm acesso às informações necessárias para o exercício de suas funções; (5) estabelecimento de medidas de segurança, levando em conta os critérios de eliminação/mitigação de risco, eficiência econômica e limitações legais; (6) monitoramento de Compliance; e (7) verificação do funcionamento dos sistemas relacionados à proteção de informações pelos colaboradores responsáveis pela guarda destas. No âmbito nacional, o BTG Pactual estabeleceu também uma política de classificação de informações, segregadas de acordo o seu nível de confidencialidade em quatro grupos: (1) públicas; (2) uso interno; (3) estritamente confidenciais; e (4) secretas. Gravações de Ligações Telefônicas O BTG Pactual possui política sobre gravações de ligações telefônicas, na qual são definidas as regras para gravação, escuta, retenção e destruição de gravações. Em síntese, as requisições para escuta devem: (1) Ser registradas e monitoradas pelo departamento de Tecnologia da Informação (IT, na sigla em inglês). (2) Ter um propósito claro e relacionado à atividade de negócios do BTG Pactual, caso contrário, devem ser negadas. (3) Ser autorizadas pelo supervisor direto do colaborador e por Compliance, respeitada a ressalva do item (5). (4) Em caso de conferências, ser autorizada também pelo gravador desta. (5) Caso a requisição se referira a gravação da linha do próprio solicitante e de seus subordinados diretos, o IT pode disponibilizar a consulta, sendo apenas necessário a autorização de Compliance e do supervisor direto para a disponibilização física (v.g., arquivo de mídia) da gravação. | |
4.6 | Informar os procedimentos de segurança cibernética adotados pela instituição, se houver. |
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Em relação a segurança cibernética, a estrutura foi criada de forma a minimizar a exposição do grupo às ameaças e aos principais fatores de riscos.
A área está segregada em 07 frentes, conforme segue:
•Cyber Threat Prevetion – responsável pelas medidas proativas e estratégicas para a prevenção contra ameaças cibernéticas
•Threat Intelligence – responsável pela investigação de possíveis ameaças, correlacionando logs
•Projects – responsável pela implementação de novas soluções visando o aprimoramento dos controles do ambiente.
•Governance – gerencia os riscos, governança de terceiros e responde a reguladores
•Vulnerability Management & Awareness – responsável por identificar vulnerabilidades em todo o ambiente do BTG Pactual, endereçando as correções através de planos de ação. Além disso, organiza os treinamentos internos e externos, conscientizando os colaboradores em relação aos principais temas de Segurança da Informação
•SOC/CSIRT – monitora os alarmes de segurança, através de ferramentas e responde aos incidentes
•IDM (Identity Management) – responsável pela permissão e políticas de acesso aos sistemas internos, além da complexidade de senhas, cofre de senhas e implementação do multi-factor authentication.
Para dar suporte a todas estas frentes, diversas ferramentas são utilizadas, como, por exemplo, SIEM, IPS, IDS, antivírus, DLP, etc.
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5. Compliance e controles internos
5.1 | A instituição tem área própria de controles internos e conformidade das regras, políticas e regulação (compliance)? Se sim, anexar resumo do profissional(is) responsável(is) pela(s) área(s). Em caso negativo, contrata terceiros para desempenhar essa(s) atividade(s)? |
Sim, a instituição possui área própria de controles internos e conformidade das regras, políticas e regulação. As profissionais responsáveis pela área são Xxxxxxx Xxxxxxx, Global Chief Compliance Officer do Grupo BTG Pactual, e Xxxxxxx Xxxxxxx, diretora estatutária da BTG Pactual CTVM e Global AML Compliance Officer do Grupo BTG Pactual. Xxxxxxx Xxxxxxx: é diretora estatutária e Global Chief Compliance Officer do Grupo BTG Pactual. Trabalha no nosso escritório de São Paulo. Ingressou no Pactual em 1996 e tornou-se sócia em 2006. Passou sua carreira trabalhando na indústria de fundos de investimentos e tem mais de 16 anos de experiência. Xxxxxxx é bacharel em economia pela UFRJ. | |
5.2 | A instituição utiliza algum sistema para execução das atividades de compliance e controles internos? Descrever. |
O BTG Pactual utiliza sistema de monitoramento contínuo, desenvolvido internamente, de todas operações realizadas pelos clientes. Esse sistema, com base em parâmetros determinados pela equipe de Compliance, emite alertas ao identificar movimentações suspeitas realizadas pelos clientes. Esses alertas são verificados pela equipe de Compliance e, quando necessário, é solicitado | |
ao cliente esclarecimento da origem dos recursos e o racional da operação. Para os casos contendo indícios e suspeitas de operações oriundas de atividades ilegais ou com finalidade de lavagem de dinheiro, são elaborados dossiês contendo as pesquisas e documentos suportes e são levados ao Comitê de Compliance que tem alçada para decisão pelo reporte às autoridades responsáveis. | |
5.3 | A instituição tem Comitê de controles internos e compliance? Em caso positivo, informar: I. periodicidade; II. composição; III. linhas de reporte; IV. principais diretrizes; e V. se as decisões são formalizadas. |
O BTG Pactual possui Comitê de Compliance independente, composto inclusive por membros do Conselho de Administração, tem por objetivo assessorar referido órgão no desempenho de suas atribuições relacionadas à adoção de estratégias, políticas e medidas voltadas à difusão da cultura de Compliance, mitigação de riscos e conformidade com normas aplicáveis ao BTG Pactual. O Comitê, que se reúne mensalmente, é composto por: • Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx – Diretora de Compliance e PLD/FT. • Xxxxxx Xxxxx – Presidente do Conselho de Administração e Diretor de Relações Institucionais e Políticas de Compliance. • Xxxxxxx Xxxxxxxx – Membro independente do Conselho de Administração. • Xxxxxxx Xxxxxxxx – Presidente do Grupo BTG Pactual e membro do Conselho de Administração. • Xxxxx Xxxxx – Diretor Jurídico. Todos os assuntos de Compliance, incluindo de PLD/FT passam a ser discutidos no âmbito do Comitê de Compliance, que se reúne mensalmente e sempre que necessário, possuindo as como atribuições principais: • Formular as estratégias de gestão de Risco de Compliance supervisionando o desenvolvimento e a implementação do programa; • Examinar situações que exponham o Grupo a Riscos de Compliance; • Examinar a proposta de orçamento anual da área de Compliance; • Aprovar o plano anual de trabalho; • Receber e analisar os relatórios trimestrais de Compliance, bem como os emitidos pelos Órgãos Reguladores e Auditorias Interna e Externa; • Aprovar e disseminar as políticas globais de Compliance; • Promover investigações em relação a denúncias envolvendo conselheiros e/ou diretores da Instituição; • Analisar outras matérias relacionadas à área, conforme delegadas pelo Conselho de Administração; e • Posicionar o Conselho de Administração sobre as atividades do Comitê. | |
5.4 | Anexar o código de ética e conduta da instituição e informar se há adesão formal pelos profissionais. |
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Anualmente, os funcionários do BTG Pactual confirmam eletronicamente o entendimento e compromisso em seguir todas as políticas estipuladas pelo Grupo, incluindo o código de ética e conduta. Os novos colaboradores do BTG Pactual recebem, no momento de sua admissão, um kit de Boas Vindas com as principais orientações a serem seguidas. O Código de Princípios de Negócios e Ética está disponível através do link: | |
5.5 | Informar como são tratadas pela instituição as questões que infrinjam o código de ética e conduta. |
Quaisquer atos que venham a infringir as políticas estipuladas pelo Grupo são tratadas individualmente e analisadas pelo Compliance. Após a análise do caso, será decidida a eventual penalidade que será aplicada ao colaborador, podendo ser desde uma carta formal de violação que constará em seu registro profissional, até o desligamento do grupo BTG Pactual. | |
5.6 | Descrever a estrutura da instituição para disponibilização de canal de comunicação por meio do qual funcionários, colaboradores, clientes, usuários, parceiros ou fornecedores possam reportar, sem a necessidade de se identificarem, situações com indícios de ilicitude de qualquer natureza, relacionadas às atividades da instituição (Resolução no 4.567, do BC, e suas alterações posteriores). |
O BTG Pactual possui uma Política de Denúncias (whistleblowing) que fornece um canal seguro e direto (via e-mail ou telefone) para os colaboradores relatarem o conhecimento ou suspeita de qualquer violação de leis, regras ou regulamentos relacionados aos negócios ou atividade interna do BTG Pactual. As comunicações são tratadas de forma confidencial e os colaboradores que denunciarem potenciais questões estarão protegidos de qualquer retaliação, contanto que agindo de boa-fé. | |
5.7 | Descrever as regras de segregação de atividades adotadas pelainstituição. |
O Grupo possui 3 políticas internas relativas ao tema. São elas: Código de Princípios de Negócios e Ética, Manual de Compliance e Política de Barreiras à Informação. Nosso posicionamento através das mesmas é estabelecer barreiras à informação (“Chinese Walls”) a fim de prevenir o uso indevido e a disseminação de informações sensíveis ainda não divulgadas ao mercado (“UPSI” ou “Insider Information”). Tais informações podem apenas ser usadas no propósito para o qual foram geradas/obtidas e apenas serão divulgadas a quem necessite saber (“need-to-know” basis) e sob condições que cumpram totalmente o previsto nas leis e regulamentos aplicáveis. Adicionalmente, todas as áreas que possuem conflitos de interesses em potencial são física e logisticamente segregadas. Todos os funcionários devem anualmente realizar adesão às mencionadas políticas através de portal e-learning e os funcionários das áreas que geram informações sensíveis passam também por um treinamento de Compliance exclusivo. Todas as políticas também estão disponíveis na intranet do BTG Pactual para consulta. | |
5.8 | Descrever resumidamente as regras de investimentos pessoais adotada pela instituição em relação aos seus profissionais. Anexar o processo completo ao final do questionário. |
O BTG Pactual possui Política de Investimentos Pessoais aplicável a todos os funcionários, sócios, diretores, estagiários e terceiros. Toda compra ou venda de valores mobiliários deve ser pré- aprovada por Compliance através de sistema interno e para os funcionários de áreas consideradas sensíveis, o Line Manager também precisa aprovar a solicitação. Alguns tipos de operações são proibidos de serem realizadas por funcionários, como por exemplo vendas a descoberto. Também existem restrições periódicas adicionais por conta de possíveis conflitos de interesse com as atividades do Banco, por exemplo quando o Banco está envolvido em | |
oferta pública, M&A, etc. o Compliance é responsável por determinar se o ativo e/ou emissor deve ficar restrito para investimentos pessoais de acordo com a regulamentação aplicável e melhores práticas. Adicionalmente, em seguimento ao artigo 25 da Instrução CVM nº 505, de 27 de setembro de 2011, os funcionários considerados como vinculados a Corretora somente podem negociar por intermédio da sociedade a que estiverem vinculados porem todos os funcionários, independentemente de serem vinculados a Corretora ou não, devem centralizar seus investimentos no BTG Pactual Todas as posições devem ser mantidas pelos funcionários por no mínimo 90 dias contados da última compra do ativo (“holding period”) e o departamento de Compliance verifica diariamente se todas as operações realizadas pelos funcionários foram feitas de acordo com a Política. | |
5.9 | Informar o nome do diretor responsável pelo compliance e controles internos. |
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx. | |
5.10 | Informar como se dá o reporte para a alta administração das questões envolvendo estrutura, obrigações de controles internos e compliance. |
O reporte à alta administração do BTG Pactual se dá através do Comitê de Compliance, responsável por analisar e discutir os principais temas relacionados a Compliance e Controles Internos envolvendo o Grupo BTG Pactual, como a formulação de estratégias de gestão de Risco de Compliance, a supervisão do desenvolvimento e implementação do Programa de Compliance, analisar eventuais alertas de Risco, discutir possíveis situações que devam ser reportadas às Autoridades competentes, analisar situações que envolvam a governança corporativa do Grupo, entre outros. O Comitê se reunirá mensalmente e sempre que necessário, contando com a presença de: (i) Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx – Diretora de Compliance e PLF/FT; (ii) Xxxxxx Xxxxx – Presidente do Conselho de Administração; (iii) Xxxxxxx Xxxxxxxx – Membro Independente do Conselho de Administração; (iv) Xxxxxxx Xxxxxxxx – CEO do Grupo BTG Pactual; e (v) Xxxxx Xxxxx – Diretor Jurídico do Grupo BTG Pactual. | |
5.11 | Detalhar as regras adotadas pela instituição para recebimento e oferecimento de presentes e entretenimento para os profissionais e clientes. |
Conforme Código de Ética e Conduta e Política de Presentes, Entretenimento e Convites à Eventos do Grupo, presentes recebidos de valor acima de USD 100 e aqueles que são percebidos como premiação ao BTG Pactual por volumes de transações, ou por negócios específicos realizados são entregues a administração para que sejam sorteados entre todos os funcionários, pois estes são reconhecidos como um prêmio a todos do BTG Pactual e não como um prêmio individual. | |
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6. Prevenção à lavagem de dinheiro e anticorrupção
6.1 | Anexar ao final do questionário documento adotado pela instituição para PLDFT devendo conter, no mínimo, as seguintes informações: I. se possui área própria de PLDFT; II. número de profissionais dedicados a esta atividade; III. procedimentos adotados quando da negociação de ativos; e IV. sistema utilizado para acompanhamento emonitoramento. |
A BTG PSF possui área própria de PLDFT, contando atualmente com 22 profissionais dedicados à atividade. A área utiliza o sistema Smarts fornecido pela NASDAQ para realizar o monitoramento de ofertas e um sistema proprietário, chamado AML Compliance, para monitoramento de | |
movimentações e transações suspeitas. | |
6.2 | Quais procedimentos são adotados pela instituição para verificar a origem dos recursos e identificar os beneficiários finais? |
O BTG Pactual aplica a política de KYC para todos os clientes, o que inclui, previamente à sua aceitação como cliente e, continuadamente após seu ingresso, análises dos documentos cadastrais para avaliação do perfil de investimento, atividade econômica, capacidade financeira e origem dos recursos. Após o ingresso, as movimentações financeiras dos clientes são monitoradas pelo sistema de Prevenção à Lavagem de Dinheiro visando que algum indício de transação suspeita seja identificado e investigado. Quando necessário, nosso comitê de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (AML) será o responsável pela tomada de decisão de comunicar o órgão regulador. Todos os casos identificados que contenham indícios e suspeitas de operações oriundas de atividades ilegais ou com finalidade de lavagem de dinheiro são devidamente reportados às autoridades responsáveis, sendo o COAF para o Banco. | |
6.3 | A instituição tem comitê ou organismo que trate de PLDFT? Em caso positivo, informar: I. periodicidade em que é realizado; II. áreas envolvidas e número de participantes; e III. se as decisões são formalizadas. |
O comitê responsável por assuntos de PLDFT é o Comitê de Compliance, mencionado na questão 5.3 do presente questionário. Os assuntos tratados em cada encontro são registrados em documento formal. | |
6.4 | Anexar documento que descreva detalhadamente o processo adotado pela instituição de anticorrupção devendo conter, no mínimo, as seguintes informações: I. se tem área própria para tratar do controle de anticorrupção; e II. número de profissionais dedicados a essa atividade. |
O departamento de Compliance é responsável pelo controle e monitoramento anticorrupção, possuindo aproximadamente 25 profissionais dedicados à essa atividade. O BTG Pactual está compromissado com a honestidade e com a integridade em como ele faz seus negócios. Nenhum colaborador ou parceiro poderá se envolver em qualquer tipo de corrupção em qualquer lugar do mundo. A corrupção inclui, mas não está limitada à propina e ao fornecimento ou recepção de uma vantagem por conduta imprópria. Nenhuma outra política ou negócio da empresa prevalecerá sobre esta regra. Nenhum colaborador ou localidade do BTG Pactual deverá oferecer, prometer, pagar, receber, ou organizar o pagamento de uma propina em qualquer forma, direta ou indireta: • Para obter ou reter negócio para, ou em nome do BTG Pactual; • Para obter, reter ou cumprir com um requerimento legal ou regulamentar, ou para obter qualquer outra vantagem imprópria, em prol dos negócios do BTG Pactual; | |
6.5 | A instituição tem área independente das demais áreas da instituição que avalie as regras de PLDFT e anticorrupção? Em caso positivo, quantos profissionais estão alocados para esta atividade? |
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Todas as atividades desempenhadas pelo grupo BTG Pactual, além de serem acompanhadas pela área de Compliance, também serão analisadas pelo setor de Auditoria Interna, com 15 funcionários. Todas as operações e processos são objetos de revisões periódicas por este setor. A periodicidade das revisões é estabelecida de acordo com o risco de cada processo. | |
6.6 | Referente à responsabilidade pelo PLDFT da instituição, informar: I. O nome do diretor responsável; e II. O nome do responsável pela área de PLDFT indicando o telefone para contato e e-mail corporativo. |
Diretora responsável: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx; | |
6.7 | Para as atividades a serem contratadas, a instituição registrou nos últimos 12 (doze) meses alguma comunicação com indícios de transações suspeitas ao COAF que sejam relevantes para a atividade contratada? Em caso positivo, quantas? |
Nos últimos 12 meses, 55 transações foram comunicadas ao COAF. | |
6.8 | Informar os procedimentos adotados nos casos de identificação de atividades suspeitas. |
O BTG Pactual possui um sistema, desenvolvido internamente, responsável pelo monitoramento de atividades suspeitas. Os alertas emitidos por esse sistema são revisados pela equipe de Compliance. Constada a existência de atividade suspeita, o Comitê de Compliance é o responsável por decidir se o episódio deverá ser comunicado às autoridades responsáveis. | |
6.9 | A instituição tem estrutura para identificação e mitigação de fraudes? |
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Sim. De forma a prevenir e mitigar os riscos de fraude, o grupo BTG Pactual possui suas três linhas de defesa, onde a 1ª é composta pelo time das próprias áreas de negócios e operacionais, a 2ª pela área de Compliance e Controles Internos, e por último, a 3ª linha é composta pelo time de Auditoria Interna. De forma a complementar as linhas de defesa, também contamos com o auxílio de Auditores Externos. Todas as linhas de defesa possuem objetivos, escopo e princípios para seus controles, bem como formas de monitorar o andamento de suas atividades. A efetividade dos mecanismos de prevenção depende do (i) envolvimento e engajamento da Alta Administração, (ii) cultura, valores e política organizacional pautados na ética e boa conduta, (iii) adequada disseminação e canais de comunicação, (iv) consistente sistema de controles internos e gestão de riscos, e por fim, (v) treinamento e adequados incentivos. Os riscos de fraude identificados são atenuados principalmente por meio dos procedimentos de Know Your Client (“KYC”) que permitem conhecer o cliente e garantir que as informações fornecidas por ele, quando não comprováveis, sejam verossimilhantes. Além disso, os procedimentos de prevenção à lavagem de capitais, inclui o monitoramento de todas as operações e destacando aquelas cujo histórico ou valores envolvidos apresentem anomalias. Em complemento, políticas e procedimentos acerca de (i) segurança, classificação e ciclo de vida de dados, (ii) acesso remoto, (iii) proteção conta vírus e malware, (iv) gestão de vulnerabilidade, e (v) registro de logs e monitoramento de segurança, fazem parte dos controles da instituição. | |
6.10 | Para as atividades a serem contratadas, a instituição já foi alguma vez fiscalizada ou inspecionada nas atividades de prevenção e combate à “lavagem” de dinheiro e controles internos por algum órgão regulador e/ou empresa de auditoria contratada? Em caso positivo, informe o órgão regulador e/ou empresa de auditoria que realizou esse trabalho e se ocorreu nos últimos 5 (cinco) anos. |
Além dos processos de auditoria interna já mencionados neste questionário, o grupo BTG Pactual é submetido, anualmente, às auditorias externas realizadas por empresas independentes. Ainda, a BTG PSF é objeto de auditorias periódicas realizadas pela ANBIMA e o BACEN, responsável por conduzir um processo contínuo de auditoria em toda estrutura do Banco BTG Pactual. | |
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7. Gerenciamento de risco
A instituição tem área(s) própria(s) de gerenciamento de riscos? Caso não, contrata terceiros para desempenhar essa atividade? Descreva a experiência do contratado e a forma de supervisão.
7.1
Sim, o BTG Pactual possui áreas próprias para a gestão de riscos. As áreas de riscos estão divididas em seis categorias: 1. Risco de Crédito 2. ESG (Environment, Social and Governance) 3. Risco de Liquidez 4. Risco de Mercado 5. Risco Operacional 6. Risco Reputacional O BTG Pactual também possui um Comitê de Riscos, em linha com as exigências regulatórias, que tem como função assessorar o Conselho de Administração na supervisão a tolerância na tomada de riscos. | |
7.2 | Informar qual sistema de controle de risco é adotado pela instituição. |
As áreas de risco utilizam os seguintes sistemas: • Risco Operacional – Archer GRC • Risco de Mercado – Paris • Risco de Crédito – RAS (Risk Analysis System) | |
7.3 | A instituição tem comitê de gerenciamento de riscos? Em caso positivo, informar: I. periodicidade em que é realizado; II. áreas envolvidas e número de participantes; e III. se as decisões são formalizadas. |
I. O comitê de risco é realizado trimestralmente; II. Participam do comitê: Chief Risk Officer (CRO), Head de Risco Operacional, Head de Risco de Mercado, Head de Risco de Crédito, Head de ESG, Head de Segurança da Informação e Fraude e os Heads de Finance, as discussões são formalizadas em atas. | |
7.4 | Anexar o PCN (plano de continuidade de negócios) adotado pela instituição, devendo informar, no mínimo: I. se é auditado e qual a periodicidade; II. se é validado/testado por área independente; III. local, distância do ambiente principal e avaliação sobre o local; IV. processo para gerenciamento de crise; e V. pessoas de contato/árvore de decisão. |
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I.
II. III. IV.
V.
O PCN foi auditado pela Auditoria Interna no ano de 2017, com base da Resolução 4.557. Além
disso, a Ernest Young, através do relatório ISAE3402, realizado anualmente, testa o tema PCN. Vide resposta acima, a auditoria externa da Xxxxxx Xxxxx xxxxx, através do relatório ISAE3402, o processo de PCN.
O local fica em Santana do Parnaíba a aproximadamente 30km de SP. O Data Center possui os devidos controles ambientais, controle de acesso, monitoramento, networking, etc.
O BTG possui uma estrutura com base no partnership, onde cada sócio participa do dia a dia das áreas, estando bem próximo das atividades. O acionamento do comitê de crise envolve a participação de diferentes sócios, onde cada um possui um fluxo contendo papeis e responsabilidades dependendo do tipo de evento materializado. Além disso, pessoas críticas são mapeadas durante o processo anual de revisão dos documentos de continuidade de negócio.
Vide resposta da questão IV.
8. Jurídico
8.1 | A instituição conta com departamento jurídico próprio? Em caso positivo, informar a composição da área. Em caso negativo, contrata terceiros para essa atividade? Detalhar. |
O Departamento Jurídico se reporta diretamente ao Comitê Executivo do Grupo BTG Pactual. Qualquer dúvida sobre a legislação em vigor, ou relacionada à viabilidade de uma determinada operação/produto, deve ser discutida com estes advogados, em conjunto com Compliance e com a área comercial responsável. Nenhum documento oficial do BTG Pactual é enviado ao mercado sem prévia autorização do Departamento Jurídico. Essa estrutura de análise sobre a viabilidade de novas operações, produtos e materiais de marketing foi definida de forma a maximizar a eficiência do processo de tomada de decisões, estando totalmente integrada às equipes de negócio da BTG PSF. Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx: Diretor Jurídico Global do BTG Pactual. Trabalha no nosso escritório de São Paulo. Xxxxx ingressou no Pactual em 2000 e tornou-se sócio em 2009. Iniciou sua carreira na Eletropaulo, trabalhando também no Grupo Rede e na Agência Nacional de Energia Elétrica - ANEEL, além de ter atuado como Assessor Especial da Secretaria de Energia do Ministério de Minas e Energia no desenvolvimento do Plano de Racionamento de Energia do Governo Federal em 2001. Xxxxx é advogado com especialização de direito empresarial formado pela Faculdade de Direito do Xxxxx Xxx Xxxxxxxxx - Xxxxxxxxxxxx xx Xxx Xxxxx (XXX). | |
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9. Anexos ou endereço eletrônico
9.1 | Documentos societários da instituição, devidamente registrados |
9.2 | Organograma funcional indicando os responsáveis de cada área |
9.3 | Currículo dos profissionais responsáveis pelas áreas indicados noorganograma |
9.4 | Cópia dos últimos 2 (dois) balanços auditados |
9.5 | Código de ética e conduta |
9.6 | Política/manual conheça seus profissionais |
9.7 | Política/manual de treinamento (se aplicável) |
9.8 | Política/manual de controles internos e compliance (dependendo do porte da instituição, as políticas podem estar juntas ou separadas) |
9.9 | Política/manual de segregação de atividades |
9.10 | Política/manual de PLDFT |
9.11 | Política/manual de anticorrupção |
9.12 | Política/manual de segurança da informação |
9.13 | Política/manual de gerenciamento de riscos |
9.14 | PCN |
9.15 | Política/manual de investimentos pessoais |
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São Paulo, 28 de maio de 2020
Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx |
Compliance Officer | Procurador |
00 00 0000-0000 | |
SEÇÃO II – CONTROLADORIA DO ATIVO
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1. Backoffice
1.1 | Qual é o sistema utilizado para realização da controladoria do ativo? | |
O sistema utilizado para controladoria do ativo e de passivo é o SCP (Sistema de Controle de Passivo) desenvolvido internamente. Esse sistema foi desenvolvido em 2001 e vem sendo atualizado ao longo do tempo. O sistema está preparado para processar a carteira de todos os tipos de fundos. O processamento do passivo dos fundos também é acompanhado no sistema, garantindo a integridade dos dados, além do módulo de controle de enquadramento e risco. | ||
1.2 | Anexar ao final deste documento manual de apreçamento utilizado pela instituição. | |
Segue link para acessar o documento: xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx-x-xxxxxxx-xxx- | ||
1.3 | Detalhar como é realizada a troca de informações com o custodiante, se aplicável, descrevendo, no mínimo: I. o formato utilizado para a troca dessas informações; II. se o controlador recebe do custodiante informações de saldo de caixa, posição de custódia e da movimentação dos ativos integrantes da carteira; e III. se o controlador recebe essas informações, como e com qual frequência. | |
O Banco BTG Pactual oferece o serviço de custódia para os fundos administrados/controlados pela BTG Pactual Serviços Financeiros DTVM. No entanto, muitas vezes, o cliente indica os prestadores de serviço de sua preferência e após as aprovações internas, celebramos os contratos necessários com as instituições indicadas. Neste sentido, a BTG Pactual Serviços Financeiros DTVM está preparada para trabalhar com todas as instituições que oferecem os serviços de custódia no Brasil e já possui contratos firmados com os principais players desse segmento. | ||
1.4 | Informar como é realizado o apreçamento dos ativos indicandodetalhadamente: I. as fontes de informação utilizadas; II. as metodologias de cálculo; III. a metodologia e as fontes secundárias de apreçamento a valor justo de ativos ilíquidos e produtos estruturados, tais como os Fundos de Investimento em Participação e Fundos Imobiliários; e IV. a estrutura organizacional do processo decisório. | |
A área responsável por efetuar a avaliação/precificação dos ativos a mercado é a área de Risk Control Office dentro de Fund Administration, utilizando metodologia validada pela área de Risco de Mercado, segundo os princípios estabelecidos no Manual de Marcação a Mercado e utilizando apenas dados divulgados oficialmente pelo mercado. É importante ressaltar que todos os ativos financeiros integrantes das carteiras dos fundos são marcados a mercado, mesmo quando apresentam mercado secundário ilíquido. Nos casos de mercados organizados, são utilizados os preços de fechamento do último dia em que | ||
os ativos foram negociados e seus preços divulgados pela bolsa que apresente o maior volume de negociação dos mesmos. No caso de mercados de balcão, são utilizadas interpolações e extrapolações dos preços divulgados nas bolsas, devidamente validadas pela Área de Risco de Mercado. Deve ser ressaltado que a Área de Risco de Mercado também utiliza apenas dados fornecidos por órgãos oficiais de mercado, como a B3, Anbima, etc., seguindo os modelos definidos na legislação pertinente (BC, CVM, COSIF, etc..). Eventuais discrepâncias nos preços, em função da liquidez dos mercados, são discutidas entre as áreas de Risk Control Office e Risco de Mercado, e quando necessário a discussão é levada para o Comitê de Precificação, sendo o último responsável final pela decisão de precificação. Este procedimento existe para garantir a integridade no cálculo das cotas e verificar distorções nos fechamentos dos mercados que possam impactar a precificação dos ativos. A área de Risco de Mercado e a área de Risk Control Office desenvolveram um sistema de checagem de taxas utilizado na marcação a mercado, no qual todos os dados de mercado são verificados com base nos padrões de comportamento de cada ativo/indexador/vencimento. Este sistema permite que a área de Risk Control Office seja capaz de identificar imediatamente quaisquer distorções, corrigindo-as em seguida com o apoio metodológico da área de Risco de Mercado. Comitê de Precificação Periodicidade: semanal. Participantes: • Xxxxxxx Xxxxxxxxx – Associado da área de Serviços Fiduciários; • Xxxxxx Xxxxxxxx – Head da área de Risk Control; • Xxxx Xxxxxx – Precificação; • Xxxxxxx Xxxxxx – Crédito; • Xxxx Xxxxxxxx – Xxxxx xx Xxxxxxx; • Xxxxxxx Xxxxxx – Risco de Mercado; • Xxxxx Xxxxxxxxx – Compliance; • Convidados eventuais. Principais atribuições: • Acompanhar e validar a precificação dos títulos privados; • Definição de novas metodologias de precificação de todos os tipos de ativos; • Acompanhamento dos questionamentos sobre precificação das gestoras. As deliberações deste comitê são registradas em ata. | |
1.5 | Informar como a instituição realiza o controle dos ativos financeiros da carteira, despesas e encargos sobre eles incidentes. |
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A estrutura da área de processamento tem o objetivo de processar e checar o cálculo da cota dos fundos dos gestores externos. Antes da abertura dos mercados as posições dos fundos são importadas pelo sistema de controle de fundos - SCP do Sistema de Base de Dados, onde são armazenadas todas as informações referentes às operações realizadas pelos fundos. Com base nessas informações se inicia o processo de cálculo das cotas dos fundos. O primeiro passo para o cálculo das cotas é a precificação dos ativos. A área responsável por efetuar a avaliação/precificação dos ativos a mercado é a área de Risk Control Office, segundo os princípios estabelecidos no Manual de Marcação a Mercado e utilizando apenas dados divulgados oficialmente pelo mercado. É importante ressaltar que todos os ativos financeiros integrantes das carteiras dos fundos são marcados a mercado, mesmo quando apresentam mercado secundário ilíquido. O segundo passo para o cálculo das cotas é a conferência das liquidações e custódia dos ativos nos sistemas de Selic, Cetip, Bolsa e B3. Após o cumprimento desta etapa as cotas dos fundos são calculadas nos sistemas de fundos, incluindo provisionamento de taxas e despesas. O valor da cota só é divulgado após uma detalhada análise do relatório de composição da carteira de cada fundo, onde é possível verificar o enquadramento dos fundos às normas legais e à sua política de investimento estabelecida em regulamento. Este relatório é importante para efetuar uma dupla checagem da rentabilidade dos fundos após uma análise detalhada dos ganhos diários de cada um dos ativos em carteira para a liberação do valor da cota. Após este processo o relatório de composição da carteira é enviado para os gestores, após a validação das cotas por estes, a cota é divulgada para o mercado. Importante ressaltar que a BTG Pactual Serviços Financeiros DTVM é certificada pelo Código de Serviços Qualificados ao Mercado de Capitais da Anbima, que define e regulamenta as atividades relacionadas a contabilidade e controladoria de fundos, determinando que as instituições observem um conjunto de exigências mínimas superiores às exigidas pela legislação. Adicionalmente, os controles gerais de tecnologia sobre os sistemas utilizados para o serviço de administração fiduciária da BTG Pactual Serviços Financeiros DTVM também foram auditados pela Ernest & Young para a elaboração do relatório de ISAE 3402. | |
1.6 | Quais são os procedimentos de geração de informações para acontabilidade? |
Ao longo de cada dia, com os dados dos fundos corretamente inseridos, o sistema SCP apura automaticamente taxas e provisões, de acordo com os parâmetros cadastrados, baseando-se no patrimônio líquido do dia anterior. Além disso, o sistema SCP registra todos os lançamentos pertinentes aos fundos de investimento e posteriormente essas informações são importadas para o sistema SAP (módulo Contábil), que por sua vez processa todas as informações relacionadas à contabilidade dos fundos de investimento. | |
1.7 | Informar, caso haja eventuais divergências, como e em qual prazo elas são comunicadas aos administradores fiduciários. |
Caso sejam identificadas divergências por quaisquer prestadores envolvidos no processo de controladoria de um fundo, elas são imediatamente comunicadas aos envolvidos para efetivas tratativas, bem como aos responsáveis, a depender do tipo de apontamento e urgência do tema. | |
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1.8 | Informar como são registradas as provisões aos direitos creditórios, incluindo, se houver, metodologia adotada. |
As provisões são analisadas individualmente e conforme previsto no Manual de Marcação a Mercado desta Administradora, disponível em xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx-x-xxxxxxx- btg-dez-19-vf.pdf | |
1.9 | Qual é a metodologia para registro de provisão de devedores duvidosos, se aplicável? |
A Metodologia para registro de provisão de devedores duvidosos para os fundos de investimento segue a Política desta Administradora e tal qual de acordo com a Política de Marcação a Mercado, disponível em xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx-x-xxxxxxx-xxx-xxx-00-xx.xxx | |
1.10 | Descrever como é realizado o acompanhamento dos procedimentos daauditoria externa. |
O BTG Pactual possui auditoria externa independente, realizada preferencialmente por uma das Big Four. Os colaboradores da E&Y, atual contratada para desempenho da função, são responsáveis pela coordenação, controle e suporte das atividades cobrindo todas as áreas de negócio incluindo produtos e serviços a clientes, sistemas internos e relatórios. É realizada uma revisão sistemática independente para garantir que as atividades planejadas e resultados associados estejam de acordo com as expectativas dos auditores externos. | |
1.11 | Preencha a tabela abaixo com os valores correspondentes aos números da instituição (últimos três anos). |
Ano | Patrimônio sob controladoria do ativo (posição de final de período) |
2020 | 258,897.45 |
2019 | 206,197.10 |
2018 | 145,580.60 |
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SEÇÃO III – CONTROLADORIA DO PASSIVO
1. Cadastro de clientes
1.1 | Informar se a instituição registra formulário de KYC para todos os clientes. Em caso positivo, qual é o procedimento adotado? Detalhar o tratamento adotado para PEPs e INRs. |
Sim, para todos os clientes. A área de Onboarding é responsável por analisar a documentação cadastral do cliente, incluindo documentos societários e formulários internos como ficha cadastral e termo de adesão e efetuar pesquisas de background check no intuito de melhor conhecer o potencial cliente. Após a aprovação e validação de toda a documentação cadastral e das pesquisas, que são efetuadas através dos sistemas Upminer (pesquisa de mídias e processos relevantes), e do sistema WorldCheck (análise de lista restritiva), o time de Onboarding efetua o registro do cliente em sistema interno e abre sua conta. Cabe ressaltar que, em caso de mídia negativa, ou clientes de alto risco, como PEPs, a aprovação do cliente deixa de ser do time de Onbaording, e passa a ser de Compliance e do Business Sponsor da conta. Tratando especificamente de clientes INRs, estes seguem o mesmo fluxo de clientes locais, onde a estrutura acionária precisa ser apresentada e, havendo alerta, a aprovação segue para Compliance e Business Sponsor. | |
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2. Backoffice
2.1 | Qual é o sistema utilizado para controle e validação da quantidade de cotas emitidas e resgatadas? |
Visando garantir a integridade entre passivo e ativo, o sistema utilizado para o controle de passivo é o mesmo utilizado para o cálculo da cota, SCP (Sistema de Controle de Passivo) desenvolvido internamente. | |
2.2 | Como a área fornece ao administrador fiduciário as informações necessárias do passivo de cotistas para o envio de extratos, informes e outros documentos, quando aplicável? |
O departamento de Middle Office é responsável por realizar o envio mensal do extrato para os clientes do BTG Pactual. A aplicação utilizada para formatação da diagramação e geração dos extratos é chamada de CRS. Inicialmente, os dados são exportados da aplicação SCP, responsável por manter todas as | |
informações pertinentes aos fundos de investimentos, carteira dos clientes e suas respectivas quotas, para aplicação CRS. Posteriormente, são gerados lotes de arquivos de extratos, que são encaminhados para a gráfica, empresa terceirizada. | |
2.3 | Detalhe como é realizado o procedimento de troca de informações com a controladoria de ativos (recebimento do valor da cota e informe da quantidade de cotas). |
Após o fechamento de todos os mercados, a equipe de Fund Administration efetua a interface de importação dos dados da base Assets para a aplicação SCP, responsável por manter os ativos que compõem cada fundo. Após a interface, as movimentações de aplicação e resgate do dia são efetivadas no sistema SCP, em que os valores aplicados e resgatados são transformados em quantidade de quotas. Os controles relacionados ao processo de valorização do ativo estão contemplados no processo de valorização do produto, onde avaliamos a importação das informações de preços do mercado financeiro e interfaces entre as aplicações citadas. | |
2.4 | Há controle das posições individualizadas e histórico de movimentação dos cotistas? Descreva-o. |
Sim, toda a posição é controlada e mantida em histórico e posição individualizada registrada. O processo de movimentações começa com o quotista solicitando a efetivação da operação. A movimentação é registrada no sistema Extranet (ou ACI). Através da interface com a aplicação ACI, automaticamente o agendamento da operação solicitada é registrado na aplicação Tesouraria, onde o valor transferido tem que ser igual ao valor agendado. Caso contrário, a aplicação não autoriza o lançamento e o usuário deverá refazer a operação. O sistema ACI também possui interface com o sistema PMS e SCP, onde as políticas de aplicações e resgates estão registradas e podem ser visualizadas. Caso haja algum lançamento que não esteja em conformidade com os regulamentos, a aplicação ACI bloqueia o registro automaticamente. A interface entre estas aplicações é realizada automaticamente, já que diariamente a aplicação SCP puxa as informações dos lançamentos registrados via interface com a aplicação. | |
2.5 | Descrever como é realizado o processo de auditoria externa. |
O BTG Pactual possui auditoria externa independente, realizada preferencialmente por uma das Big Four. Os colaboradores da E&Y, atual contratada para desempenho da função, são responsáveis pela coordenação, controle e suporte das atividades cobrindo todas as áreas de negócio incluindo produtos e serviços a clientes, sistemas internos e relatórios. É realizada uma revisão sistemática independente para garantir que as atividades planejadas e resultados associados estejam de acordo com as expectativas dos auditores externos. | |
2.6 | Preencha a tabela abaixo com os valores correspondentes aos números da Instituição (últimos três anos). |
Ano | Patrimônio sob controladoria do ativo (posição de final deperíodo) |
2020 | 258,897.45 |
2019 | 206,197.10 |
2018 | 145,580.60 |
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SEÇÃO IV – ESCRITURAÇÃO
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1. Backoffice
1.1 | Informar brevemente como se dá o registro e controle eletrônico das informações relativas à propriedade das cotas dos fundos escriturados. |
Utilizamos um sistema informatizado (Pegasus) para realizarmos o registro e controle das | |
informações relativas à propriedade das cotas dos fundos escriturados. Dentro do sistema, os titulares dos valores mobiliários possuem contas individualizadas as quais estão vinculadas aos ativos detidos pelos mesmos. São importados no sistema arquivos diários enviados pela depositária central com a movimentação dos cotistas que são refletidos tempestivamente na posição dos cotistas e consequentemente no livro de registros dos ativos dentro do sistema. Diariamente é realizado um processo de conciliação para validar a quantidade de cotas emitidas que estão custodiadas na depositária central e que estão custodiadas junto ao escriturador. | |
1.2 | Informar o controle adotado pela instituição para identificar os investidores, no caso das cotas de fundos depositados em depositários centrais, a partir das informações fornecidas pelos depositários. |
São enviados diariamente, pela depositária central, arquivos contendo a movimentação dos | |
cotistas. Tais arquivos são importados no sistema e refletidos tempestivamente na posição dos cotistas e consequentemente no livro de registros dos ativos dentro do sistema. Dentro do sistema, os cotistas que estão com cotas custodiadas junto a depositária central são identificados pelo ticker BVMF e os cotistas com cotas custodiadas junto ao escriturador são identificados pelo Ticker ESCRITURAL. Para os cotistas BVMF, o sistema reflete as informações cadastrais enviadas, via arquivo, pela depositária central. Já para os cotistas ESCRITURAL, as informações cadastrais são fornecidas pelo cotista mediante processo de cadastramento/atualização cadastral seguindo os procedimentos de onboarding do BTG Pactual. | |
1.3 | Informar os procedimentos realizados pela instituição para assegurar a conciliação diária das cotas dos fundos com os depositários centrais. |
O sistema possui uma funcionalidade que permite conciliar os arquivos recebidos pela depositária | |
central e validar a quantidade de cotas emitidas que estão custodiadas na depositária central e que estão custodiadas junto ao escriturador. | |
1.4 | Todos os bloqueios, ônus e gravames são especificados com a indicação de suas causas diretas e seu prazo de vigência? Existe algum controle periódico para tal atividade? |
O Sistema permite especificar vários tipos de gravames dentre eles: Alienação Fiduciária, Bloqueio | |
Bacenjud, Bloqueio Judicial e Transferência de Custodia. Além disso, caso apareça algum tipo de gravame que ainda não esteja especificado, o sistema permite criar um novo gravame bem como identificar se o mesmo possui beneficiário. Ao constituir um gravame, as informações mínimas necessárias são o ativo, tipo de bloqueio, investidor cedente, endereço, contato, quantidade disponível e quantidade a ser movimentada pelo gravame e motivo gravame, campo no qual é incluído o texto do que vem no documento origem do gravame. O sistema permite gerenciar o registro de todos os gravames por ativo, data de movimentação, investidor e tipo de gravame. Atualmente as rotinas de constituir/excluir os gravames são realizadas sob demanda, a medida que os mesmos são solicitados. | |
1.5 | Descrever os procedimentos adotados para assegurar a veracidade das ordens judiciais, eventos societários e instruções de depositária central recebidas pelo escriturador. |
As ordens judiciais recebidas são validadas pelo time jurídico, que dá suporte na execução das | |
mesmas. Os bloqueios via Bacenjud são informados/validados pelo time de Documetation & Legal Assistance. Após a verificação das áreas responsáveis os gravames são refletidos no sistema. Com relação aos eventos societários, os mesmos são incluídos no sistema somente após terem sido informados no sistema FundosNet ou deliberado pelos cotistas. Os processos de eventos societários contam com um procedimento de double check no qual um analista realiza o evento no sistema e outro confere. Além disso, os eventos ficam registrados na conta de cada cotista, gerando um histórico de eventos para cada ativo. | |
1.6 | Quais os controles para assegurar a fiscalização posterior das posições mantidas no sistema de escrituração? O controle é realizado de forma manual ou sistemática? Qual a periodicidade? |
São importados no sistema arquivos diários enviados pela depositária central com a | |
movimentação dos cotistas que são refletidos tempestivamente na posição dos cotistas e consequentemente no livro de registros dos ativos dentro do sistema. Diariamente é realizado um processo de conciliação para validar a quantidade de cotas emitidas que estão custodiadas na depositária central e que estão custodiadas junto ao escriturador. Além disso, mensalmente a depositária central envia um arquivo consolidado com a posição dos cotistas para todos os ativos escriturados. Após o recebimento de tal arquivo é realizado uma conciliação mensal com a posição registrada no sistema. Todo o procedimento de conciliação é realizado automaticamente e em base diária quando é recebido o arquivo ESGM e mensal quando é recebido o arquivo ESGG. | |
1.7 | Descrever como é realizado o acompanhamento dos procedimentos da auditoria externa. |
O BTG Pactual possui auditoria externa independente, realizada preferencialmente por uma das | |
Big Four. Os colaboradores da E&Y, atual contratada para desempenho da função, são responsáveis pela coordenação, controle e suporte das atividades cobrindo todas as áreas de | |
ernal Use Only
negócio incluindo produtos e serviços a clientes, sistemas internos e relatórios. É realizada uma revisão sistemática independente para garantir que as atividades planejadas e resultados associados estejam de acordo com as expectativas dos auditores externos. | |||
1.8 | Preencha a tabela abaixo com os valores correspondentes aos números da instituição (últimos três anos). | ||
Ano | Patrimônio sob escrituração (posição de final de período) | ||
2020 | 00.000.000.000,28 | ||
2019 | 00.000.000.000,07 | ||
2018 | 00.000.000.000,63 | ||
ernal Use Only
São Paulo, 14 de janeiro de 2021
Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx |
Global Chief Compliance Officer | Procurador |
x00 00 0000-0000 | |
XXX_xxxxxxxx_xxxxxxxxxxxx_XXX_xxxxxxx0000.xxxx
Documento número #e43537a9-c5e3-4e61-a393-19a397e9f1c8
Assinaturas
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx como procurador
Log
14 jan 2021, 11:16:22 Operador com email xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx na Conta 4ea96d33-f9e9-4377-819d- 97b72a575b9b criou este documento número e43537a9-c5e3-4e61-a393-19a397e9f1c8. Data limite para assinatura do documento: 12 de fevereiro de 2021 (09:43). Finalização automática após a última assinatura: habilitada. Idioma: Português brasileiro.
14 jan 2021, 11:16:51 Operador com email xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx na Conta 4ea96d33-f9e9-4377-819d- 97b72a575b9b adicionou à Lista de Assinatura:
xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx, para assinar, com os pontos de autenticação: email (via token); Nome Completo; CPF; endereço de IP. Dados informados pelo Operador para validação do signatário: nome completo Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx e CPF 000.000.000-00.
14 jan 2021, 11:17:08 Operador com email xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx na Conta 4ea96d33-f9e9-4377-819d- 97b72a575b9b adicionou à Lista de Assinatura:
Xxxxxx.Xxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx, para assinar como procurador, com os pontos de autenticação: email (via token); Nome Completo; CPF; endereço de IP. Dados informados pelo Operador para validação do signatário: nome completo Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx e CPF 000.000.000-00.
14 jan 2021, 11:17:14 Operador com email xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx na Conta 4ea96d33-f9e9-4377-819d- 97b72a575b9b alterou o processo de assinatura. Data limite para assinatura do documento: 12 de fevereiro de 2021 (09:43).
14 jan 2021, 11:25:24 Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx assinou. Pontos de autenticação: email xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx (via token). CPF informado: 000.000.000-00. IP: 177.66.196.254. Componente de assinatura versão 1.92.0 disponibilizado em xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.
14 jan 2021, 11:26:55 Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx assinou como procurador. Pontos de autenticação: email Xxxxxx.Xxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx (via token). CPF informado: 000.000.000-00. IP: 177.66.196.254. Componente de assinatura versão 1.92.0 disponibilizado em xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.
14 jan 2021, 11:26:55 Processo de assinatura finalizado automaticamente. Motivo: finalização automática após a última assinatura habilitada. Processo de assinatura concluído para o documento número e43537a9-c5e3-4e61-a393-19a397e9f1c8.
Hash do documento original (SHA256): d62c5b20a398f48d111795265326072082d70438de22f5f3af6b036b0d96b1aa