Contract
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Título do Documento | FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS E TERMOS ADITIVOS | Emissão: 01/09/2021 | Próxima revisão: 01/09/2023 |
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1. OBJETIVO
Padronizar os procedimentos administrativos relativos à formalização de contratos e
termos aditivos no âmbito do Hospital de Clínicas da Universidade Federal do Triângulo Mineiro (HC-UFTM), administrado pela Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh).
2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO
Unidade de Contratos (UCONTRA) do HC-UFTM.
3. INFORMAÇÕES GERAIS
Os procedimentos para formalização de contratos e termos aditivos no âmbito do HC-UFTM e seus anexos, ficam padronizados neste Procedimento Operacional Padrão (POP).
Os contratos e seus aditamentos deverão ser numerados cronologicamente e seus extratos publicados na imprensa oficial, condição indispensável para sua eficácia.
A celebração de contratos com terceiros na Administração Pública deve ser necessariamente precedida de licitação, ressalvadas as hipóteses de dispensa e de inexigibilidade de licitação. A expedição do termo de contrato para a assinatura somente é realizada após a finalização de todos os procedimentos anteriores à contratação e, se tratando de prorrogação, os mesmos devem ser realizados dentro do prazo de vigência do contrato que será prorrogado.
Toda prorrogação ou alteração contratual deve ser precedida da competente justificativa, contendo a descrição detalhada das razões fáticas que ensejam a modificação do ajuste e da análise jurídica da minuta do termo aditivo ou a demonstração do atendimento dos requisitos para a utilização de parecer referencial, a fim de se resguardar a legalidade dos atos praticados.
Em razão das particularidades de cada contratação, a análise da atividade a ser realizada deve considerar o caso concreto, ou seja, caso a caso, se atentando para a possibilidade da observação de outros requisitos além dos aqui colocados.
4. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS
Recebido o processo para a celebração do contrato deve-se:
• Verificar qual o respaldo da contratação e se consta nos autos o documento de autorização da contratação com o(s) item(ns) e a(s) quantidade(s) a ser(em) contratada(s), a autorização de fornecimento e a respectiva nota de empenho.
• Fazer a verificação do empenho, observando se todos os itens autorizados foram empenhados, para então, realizar o preenchimento do termo de contrato. Utiliza-se a minuta do contrato, anexa do edital que regulou a contratação. Para as contratações através de dispensa ou inexigibilidade de licitação, utiliza-se a minuta aprovada pela assessoria jurídica e que consta no
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respectivo processo.
• Para a celebração de termo aditivo deve-se verificar se o processo administrativo encontra- se instruído com todos os documentos necessários para a celebração do aditivo e com a manifestação favorável da assessoria jurídica ou a demonstração do atendimento dos requisitos para a utilização de parecer referencial. O parecer referencial deve ser juntado ao processo e o termo aditivo deve ser conforme a minuta que integra o parecer.
4.1. Formalização de contratos
Recebido o processo para celebração do termo de contrato, inicialmente, deve-se verificar a existência de nota(s) de empenho para todo(s) o(s) item(ns) constantes no documento de autorização da contratação.
Se houver mais de um contrato por procedimento licitatório deverá abrir no Sistema Eletrônico de Informação (SEI) um processo relacionado ao processo que conduziu a contratação para cada contrato a ser celebrado.
Em seguida, extrair a minuta do contrato do edital específico da contratação no processo SEI ou fazendo o download do edital no portal de compras governamentais, como segue:
• Acessar o site xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/,
• Selecionar a opção Consultas<Compras Governamentais <Licitações<Aviso de licitações<,
• Informar no campo NÚMERO DA LICITAÇÃO o número e o ano do pregão sem a barra (“/”) e no campo Código UASG - Unidade Administrativa de Serviços Gerais (Unidade de Compras) clicar em “SELECIONAR”
• Informar o código da UASG < clicar em “ok”;
• Marque a UASG e clicar em SELECIONAR < clicar em “OK”;
• Clicar sobre “ITENS E DOWNLOAD”<, clicar sobre “DOWNLOAD”<, digitar os caracteres da imagem e clicar em “confirmar”.
Após concluir o download do edital, abrir o arquivo, extrair a minuta do contrato e inserir o documento no processo SEI, aberto para a celebração do contrato, utilizando a opção termo de contrato SEI.
Preencher os dados do termo de contrato, conforme os dados constantes no processo e no documento de autorização da contratação. O número sequencial do contrato será aquele informado para a expedição da nota de xxxxxxx.
Solicitar que a empresa contratada faça o cadastro no SEI e em seguida enviar os dados da empresa contratada (contrato social e documentos pessoal do(s) responsáveis pela assinatura do contrato, procuração, se couber) para o Núcleo Gestor do SEI (xxx@xxxxxx.xxx.xx) e solicitando a liberação da assinatura de usuário externo.
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Disponibilizar o termo de contrato para assinatura do usuário externo. Após a assinatura da empresa contratada, disponibilizar o termo de contrato para as assinaturas do HC- UFTM e das testemunhas.
Fazer a avaliação do risco do contrato por intermédio da Matriz de Classificação de Contrato por Risco de Fraude e Corrupção da Ebserh e solicitar a indicação da equipe de fiscalização do contrato para a área demandante.
Recebida a indicação dos nomes da equipe de fiscalização do contrato, fazer a minuta da portaria de designação e encaminhar para assinatura Superintendência/Gerência Administrativa.
Colhidas todas as assinaturas providenciar a publicação do extrato do contrato no Diário Oficial da União (DOU) inserindo-o no sistema Comprasnet contratos (xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx) com o uso de senha individual.
Extrair a cópia da publicação do contrato acessando o portal da Imprensa Nacional no dia da publicação, endereço eletrônico: xxxxx://xxx.xx.xxx.xx/xxxxxx, informar os termos da pesquisa e selecionar a seção 3. Se a data da publicação do contrato não for a mesma data da realização da consulta, deve ser informada a data da publicação e em seguida deve-se clicar em BUSCAR. Será gerado o resultado da consulta, assim, deverá selecionar e clicar no resultado da publicação desejada e salvar o pdf da versão certificada do DOU. Incluir a publicação no processo SEI aberto para celebrar o contrato e no sistema Comprasnet Contratos.
Encaminhar cópia do contrato assinado, o extrato publicado no DOU e a nota de empenho para a empresa contratada, solicitando o envio imediato da garantia do contrato, se houver.
Encaminhar cópia do contrato para a Unidade de Patrimônio se for contrato de locação ou de aquisição de equipamentos com a cópia da autorização de fornecimento e a nota de empenho.
Providenciar a abertura do processo de fiscalização do contrato e anexar a cópia do contrato assinado, da publicação do contrato no DOU, da portaria de nomeação do fiscal e fazer o oficio (modelo padrão disponível) no SEI, com as orientações sobre o risco, o acompanhamento e a fiscalização do contrato.
Após a finalização desses procedimentos terminar de preencher a planilha com as informações do contrato (data de vigência, data da publicação, nome dos fiscais, etc.) e encaminhar o processo para o Setor de Orçamento e Finanças e para o Setor de Contabilidade para conhecimento e lançamento do contrato no sistema.
Para os contratos com dedicação exclusiva de mão de obra encaminhar o processo para a Unidade de Contabilidade de Custos solicitando a abertura de conta vinculada para a retenção das verbas trabalhistas.
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Se houver garantia contratual, acompanhar a entrega da garantia. Recebida a garantia, fazer a conferência do documento e conferir a sua autenticidade. Juntar o comprovante da garantia com a consulta da sua autenticidade no processo do contrato e encaminhar para o Setor de Contabilidade efetuar o lançamento da garantia no sistema.
Passo a passo para formalização de contratos (pregão eletrônico e adesão a Ata de Registro de Preços - ARP)
1. Verificar/conferir o documento de autorização da contratação com os itens da nota de empenho;
2. Buscar a minuta do contrato no processo SEI que conduziu a contratação ou buscar o edital do pregão no site xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/; para extrair a minuta do contrato;
3. Conferir o número do contrato e preencher a planilha “Controle de Contratos”, com o
número e demais dados do contrato;
4. Abriu o processo SEI para a formalização do contrato fazendo e fazer a certidão de abertura do processo informando a sua finalidade e incluir o processo no acompanhamento especial e/ou bloco interno;
5. Inserir o termo de contrato utilizando como modelo a minuta aprovada para a contratação, preenchendo com os dados do licitante para o qual foi adjudicado o objeto da licitação e conforme o resultado da licitação, sem nenhuma outra alteração no seu texto.
6. Providenciar o acesso para assinatura, via SEI, da contratada, se necessário.
7. Liberar o contrato para assinatura de usuário externo, via SEI.
8. Fazer a avaliação do risco do contrato por intermédio da Matriz de Classificação de Contrato por Risco de Fraude e Corrupção da Ebserh.
9. Solicitar indicação da equipe de fiscalização (gestor, fiscal técnico, requisitante e administrativo) do contrato para a área demandante informando o risco do contrato;
10. Após a assinatura da contratada, providenciar a assinatura da contratante e das testemunhas;
11. Realizar a publicação do contrato no DOU inserindo o contrato no sistema Comprasnet contratos;
12. Buscar a publicação do extrato do contrato no DOU;
13. Providenciar/solicitar a portaria de nomeação da Equipe de fiscalização do contrato;
14. Incluir o arquivo do contrato/da portaria de Equipe de Fiscalização de Contrato - EFC/da garantia no sistema Comprasnet Contratos;
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15. Incluir o pdf com a cópia o contrato assinado, a publicação e a portaria do fiscal na pasta eletrônica da Unidade de Contratos;
16. Encaminhar cópia do contrato, da publicação e da nota de empenho para a contratada; solicitando o envio da garantia contratual, se houver;
17. Fazer a abertura do processo de fiscalização do contrato, juntar os documentos essenciais com o oficio informativo e encaminhar para a equipe de fiscalização do contrato; O processo SEI de fiscalização deverá ser movimentado para o gestor do contrato e enviar o oficio de orientação por e-mail para o gestor e todos os fiscais designados.
18. Encaminhar o processo para o Setor de Contabilidade e Setor de Orçamento e Finanças;
19. Encaminhar o processo para a Unidade de Contabilidade de Custos e solicitar a abertura de conta vinculada, se couber;
20. Terminar de preencher a planilha “Controle de Contratos” do ano corrente e atualizar a planilha de contratos vigentes,
21. Acompanhar a entrega da garantia (receber, conferir, verificar a autenticidade, anexar no processo) e encaminhar para o Setor de Contabilidade efetuar o lançamento.
Passo a passo para formalização de contratos (Dispensa e inexigibilidade de licitação)
1. Verificar/conferir o documento de autorização da contratação com os itens da nota de empenho;
2. Verificar o amparo/registro da dispensa/inexigibilidade no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG) e sua publicação, se couber;
3. Utilizar a minuta do contrato que esta no processo da contratação e o parecer jurídico acerca da minuta do contrato se não se tratar de minuta padrão já aprovada pelo Setor Jurídico (SEJUR);
4. Seguir o passo a passo anterior, a partir do passo 3.
4.2. Formalização de Termos Aditivos
4.2.1. Prorrogação do prazo de vigência do contrato
Recebida a solicitação de prorrogação de prazo de vigência contratual e considerando que um contrato só pode ser prorrogado se estiver vigente no momento da expedição do termo aditivo, deve-se inicialmente consultar o período de vigência do contrato e se está prevista a possibilidade de prorrogação do mesmo. Deve-se acessar o contrato originário e fazer a leitura da cláusula referente a vigência, onde também consta a informação sobre a
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possibilidade de prorrogação do contrato. Se houver aditivo deve-se também fazer a leitura do(s) aditivo(s).
Confirmada a possibilidade de prorrogação do contrato, passa-se a examinar a documentação enviada pela equipe de fiscalização do contrato. Deve constar os seguintes documentos:
a) oficio/carta da CONTRATADA manifestando o interesse na prorrogação do contrato;
b) cópia autenticada do Atestado de Exclusividade da Contratada, vigente, se for o caso;
c) pesquisa de preços com a análise dos preços encontrados conforme dispõe a Norma-SEI nº 2/2019/DAI-EBSERH;
d) relatório de acompanhamento contratual contendo a justificativa da necessidade de prorrogação e da vantajosidade técnica e econômica da prorrogação do contrato além das informações sobre a prestação dos serviços em termos de qualidade, produtividade, cumprimento de prazos, competências, obrigações e sugestões de medidas preventivas e/ou corretivas e eventuais ocorrências;
e) a avaliação do gerenciamento de riscos durante a execução do contrato, citando os eventos relevantes com o Mapa de Risco da Fase Contratual atualizado.
Para a prorrogação dos contratos de locação de imóvel, o processo deverá ser instruído com o laudo de avaliação das condições técnicas do imóvel.
A solicitação de prorrogação deverá ser autorizada pelo Colegiado Executivo do HC- UFTM e pelo Ordenador de Despesas.
Havendo o pedido de reajuste do valor do contrato pela empresa contratada, deve- se anexar a informação acerca do índice a ser aplicado, conforme o índice previsto no contrato e fazer os cálculos. Solicitar ao Setor de Orçamento e Finanças a informação acerca da disponibilidade orçamentária para acobertar as despesas com a prorrogação e com o reajuste. Se o contrato originário foi firmado por inexigibilidade de licitação é necessário juntar o atestado de exclusividade e realizar a consulta de sua autenticidade junto ao órgão que o expediu.
Realizar e juntar no processo a consulta no SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) da empresa contratada para verificação da regularidade fiscal e trabalhista e de registro de impedimento de licitar e contratar. Fazer também a consulta no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas – CEIS; no Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal (CADIN); consulta consolidada de pessoa jurídica no portal do Tribunal de Contas da União - TCU (xxxxx://xxxxxxxxx- xxx.xxxx.xxx.xxx.xx/); consulta da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT (xxxxx://xxxx-xxxxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxxx.xxxxx ) e consulta das partes relacionadas. Não havendo registro de impedimento de licitar e contratar, prosseguir com os procedimentos para a consecução do termo aditivo.
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Realizar a análise de toda a documentação, verificando a possibilidade de prorrogação, a concordância da empresa, a vantajosidade da prorrogação, considerando a manifestação do fiscal e os preços encontrados, e a regularidade fiscal e trabalhista, considerando para tanto, as informações da declaração do SICAF. Se existem ocorrências positivas, deverá ser analisado se estas impedem a prorrogação do contrato, a idoneidade da empresa e a existência de disponibilidade orçamentária. Fazer e incluir no processo o checklist dos documentos necessários para a prorrogação.
Se o resultado da análise for desfavorável, verificar a possibilidade de negociar as pendências com a empresa contratada. Caso não obtenha êxito, ou seja, o caso de impedimento de licitar e contratar, levar o caso às considerações superiores.
Se toda a documentação estiver regular, fazer a minuta do termo aditivo e encaminhar para análise do Setor Jurídico, no prazo máximo de 30 dias antes do vencimento do prazo de vigência do Contrato. Se houver a utilização de parecer jurídico referencial, é necessário juntar ao processo o respectivo parecer referencial e preencher a declaração de conformidade e o checklist que acompanham o parecer. A minuta do termo aditivo deverá ser conforme a minuta que acompanha o parecer, sem nenhuma alteração.
O processo retornando do Setor Jurídico com parecer contrário à prorrogação, comunicar o fato a chefia imediata e encaminhar ofício ao fiscal do contrato informando sobre a impossibilidade de prorrogação.
Se a manifestação do Setor Jurídico for favorável à prorrogação, verificar se há recomendações para regularização, se houver, devem ser providenciadas imediatamente. Após a aprovação da superintendência, preencher a minuta do termo aditivo aprovada pelo Setor Jurídico, ou a minuta que consta no parecer referencial e disponibilizar para assinaturas das partes.
Após a assinatura das partes e das testemunhas, providenciar a sua publicação no DOU mediante o lançamento do termo no sistema Comprasnet Contratos, anexando a cópia da publicação no processo SEI.
Incluir a cópia do termo aditivo assinado e a publicação no DOU no sistema Comprasnet Contratos e na pasta de TERMO ADITIVO do ano corrente da Unidade de Contratos. Encaminhar cópia do termo aditivo assinado e a publicação no DOU para a empresa contratada e solicitar o endosso da garantia, se houver. Encaminhar cópia do termo aditivo assinado e da publicação no DOU para o fiscal do Contrato e para a Unidade de Patrimônio, se o objeto for a locação de imóvel. Encaminhar cópia do termo aditivo para a Unidade de Patrimônio, se o termo aditivo for referente à locação. Após a finalização de todos os procedimentos, encaminhar o processo para o Setor de Contabilidade e Setor de Orçamentos e Finanças. Se for contrato com dedicação exclusiva de mão de obra, encaminhar também para a Unidade de Contabilidade de Custos.
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4.2.2. Demais alterações contratuais
Para os aditamentos de alteração contratual, ressalvados os casos em que é permitida a alteração por simples apostilamento, seguir as instruções, no que couber, do tópico anterior “Prorrogação do prazo de vigência do contrato”.
Para os aditivos de acréscimo ou diminuição de quantitativo, impõe também, a necessidade de solicitação da realização dos cálculos do impacto percentual ao Setor de Orçamento e Finanças e/ou Unidade de Contabilidade de Custos, respeitando o limite de 25% para os acréscimos e a manifestação positiva da empresa contratada para supressões superior a este limite. Para as alterações qualitativas é necessário constar a exposição dos motivos ensejadores da alteração contratual e os demais documentos que atestem a necessidade de alteração, assim como, a aprovação da autoridade competente.
Os procedimentos aqui mencionados não excluem outros procedimentos formais necessários ao aditamento contratual, para tanto deve ser analisado cada caso, individualmente, para verificar a necessidades de outras providências.
Passo a passo formalização de termos aditivos
1. Verificar a regularidade da solicitação quanto à natureza e à legalidade;
2. Verificar se o processo está instruído conforme a natureza do aditivo;
3. Verificar a existência de cláusula contratual que ampare a aditivação e/ou a possibilidade legal de atender à solicitação;
4. Aquiescência do Colegiado Executivo e do ordenador de despesas;
5. Justificativa contendo a descrição detalhada das razões fáticas que ensejam a alteração/prorrogação do contrato;
6. Manifestação positiva da EFC/área demandante;
7. Anuência da contratada, se couber;
8. Verificação da regularidade fiscal da contratada (SICAF e CNDT); consulta das certidões do TCU e partes relacionadas;
9. Verificação da manutenção das condições de habilitação;
10. Pesquisa dos preços praticados no mercado (Painel de preços, Banco de preços, Comprasnet, orçamentos locais) ou justificativa da impossibilidade de sua realização;
11. Demonstração em termos percentuais, em casos de acréscimos e supressão, do impacto do termo aditivo sobre o valor atualizado do contrato originário;
12. Laudo de avaliação das condições técnicas do imóvel nos casos de contratos de locação;
13. Existência de Disponibilidade Orçamentária;
14. Parecer favorável do SEJUR com a aprovação da minuta do termo, ou atendimento das condições do parecer referencial;
15. Fazer o termo aditivo conforme a minuta aprovada para o ajuste;
16. Providenciar as assinaturas do termo aditivo;
17. Preencher a planilha controle de termos aditivos com os dados do contrato;
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18. Atualizar a planilha de contratos vigentes;
19. Realizar a publicação do termo aditivo incluindo o termo no sistema Comprasnet Contratos;
20. Incluir no processo a publicação do extrato do termo aditivo no DOU;
21. Inclui a cópia do termo aditivo assinado e a publicação na pasta eletrônica da Unidade de Contratos;
22. Encaminhar a cópiado termo aditivo e da publicação para o contratado solicitando o reforço/endosso da garantia, se houver;
23. Encaminhar cópia do termo aditivo e da publicação para a equipe de fiscalização do contrato;
24. Encaminhar cópia do termo aditivo para a Unidade de Patrimônio, se o termo aditivo for referente a locação;
25. Encaminhar o processo para o Setor de Contabilidade e Setor de Orçamentos e Finanças.
26. Encaminhar o processo para a unidade de Contabilidade de Custos quando o contrato contemplar dedicação exclusiva de mão de obra.
CHECKLIST PARA EMISSÃO DE TERMO ADITIVO
□ Solicitação de Prorrogação do Contrato do fiscal do contrato ou da área demandante;
□ Autorização do Colegiado Executivo;
□ Autorização do ordenador de despesas;
□ Manifestação do(s) fiscal(is) do contrato com as informações sobre sua execução;
□ Verificação do prazo de vigência e da existência de possibilidade de prorrogação;
□ Manifestação da empresa contratada concordando com a prorrogação;
□ Cálculos referente ao reajuste do valor contratado, se houver;
□ Pesquisa de preços;
□ Demonstração da vantajosidade da prorrogação (execução, preço, qualidade);
□ Demonstração de que a empresa contratada possui patrimônio líquido mínimo de 10% (dez por cento) sobre o valor do contrato. Para contratos que envolvem fornecimento de mão de obra;
□ Informação sobre a disponibilidade/previsão orçamentária;
□ Consulta no SICAF demonstrado a regularidade fiscal da empresa Contratada;
□ Consulta no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas – CEIS;
□ Consulta do CADIN e TCU
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□ Consulta de Partes relacionadas
□ Minuta do termo aditivo; Uso da minuta que consta no Parecer Referencial utilizado
□ Parecer Jurídico favorável a prorrogação; Parecer Referencial
□ Planilha de Controle de termos aditivos preenchida;
□ Termo aditivo disponibilizado para assinatura das partes;
□ Assinatura das testemunhas no termo aditivo;
□ Solicitação de o reforço da garantia contratual, se houver;
□ Verificação da regularidade da garantia/autenticidade, se houver;
□ Inclusão do termo aditivo no sistema Conprasnet Contratos para publicação no DOU;
□ Cópia da publicação do extrato do termo aditivo incluida no processo;
□ Cópia do termo aditivo incluida no sistema Comprasnet Contratos;
□ Envio da cópia do termo aditivo e da cópia da publicação no DOU para a contratada;
□ Solicitado o reforço/endosso da garantia contratual, se houver;
□ Envio da cópia do termo aditivo para a equipe de fiscalização do contrato;
□ Envio de cópia do termo aditivo para a Unidade de Patrimônio, se o termo aditivo for referente a locação;
□ Envio o processo para o Setor de Contabilidade, Setor de Orçamentos e Finanças;
□ Envio do processo para a unidade de contabilidade de Custos se for contrato que contempla dedicação exclusiva de mão de obra.
PARA ALTERAÇÃO CONTRATUAL VERIFICAR TAMBÉM:
□ Justificativa fundamentada da necessidade de alteração;
□ Cálculos do impacto percentual nos casos de acréscimo ou de supressão do objeto do contrato;
□ Manifestação da empresa contratada concordando com o acréscimo ou com a supressão do contrato;
□ Exposição dos motivos que ensejaram a alteração qualitativa, projeto básico e outros documentos que fundamente a alteração.
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5. TERMO DE APOSTILAMENTO
O termo de apostilamento destina-se a registrar os resultados da aplicação das cláusulas e condições inicialmente ajustadas no contrato. E outras palavras, é o registro administrativo de modificações contratuais que não alteram a essência da avença ou que não modifiquem as bases contratuais.
As situações previstas no § 7º do art. 81 da Lei nº 13.303/2016 não caracterizam alteração de cláusulas contratuais e, que por isso mesmo, dispensam a celebração de aditamento podendo ser formalizados por apostila.
Quando há acréscimo ou diminuição quantitativa do objeto (art. 81, I, §1º) por exemplo, estaremos diante de uma situação de alteração de cláusula contratual, visto que a quantidade do objeto será alterada.
Nesse caso, a lei exige a formalização de termo aditivo e o atendimento aos mesmos requisitos fixados para o contrato originário. Já a variação do valor contratual para fazer face ao reajuste de preços previsto no próprio contrato não altera a cláusula contratual referente ao reajuste. Tal variação é apenas o reflexo ou resultado da cláusula de reajuste de preços prevista no próprio instrumento contratual, motivo pelo qual seu registro pode dar-se por simples apostila.
Assim, pelo aditamento são realizadas modificações das condições inicialmente pactuadas, ao passo que, pelo apostilamento, registra-se o resultado ou reflexo da aplicação das cláusulas contratuais.
O termo de apostilamento será precedido da nota técnica relativa ao evento que gerou o apostilamento do contrato.
O apostilamento do contrato deve ser registrado no sistema Comprasnet Contratos e publicado no DOU.
A cópia do termo de apostilamento deve ser encaminhada para a empresa contratada e para a equipe de fiscalização do contrato. Se o contrato possuir cláusula de garantia contratual deve ser solicitado o reforço/endosso da garantia do contrato.
Incluir cópia do termo de apostilamento na pasta eletrônica da Unidade de Contratos. Finalizado o apostilamento do processo deve ser encaminhado para o Setor de
Contabilidade realizar o lançamento no Siafi (Sistema Integrado de Administração Financeira) e para
o Setor de Orçamentos e Finanças.
Passo a passo para a formalização de termo de apostilamento
1. Verificar se a solicitação pode ser realizada por apostilamento;
2. Certificar no processo a data de recebimento da demanda;
3. Fazer a conferência da documentação e solicitar a complementação se necessário;
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4. Juntar no processo a consulta da verificação de autenticidade do documento, se couber;
5. Solicitar a conferência das planilhas de formação de preços e custos, se for o caso;
6. Solicitar a realização dos cálculos do reajuste, se for o caso;
7. Solicitar a manifestação da existência de disponibilidade orçamentária para acobertar as despesa;
8. Fazer a verificação da manutenção das condições de habilitação da empresa contratada, juntando a certidão no processo
9. Elaborar a respectiva nota técnica e submeter a aprovação da gerência administrativa;
10. Solicitar a autorização do ordenador de despesas;
11. Solicitar a autorização do Colegiado executivo;
12. Aprovado o ajuste, fazer o termo de apostilamento e providenciar as assinaturas;
13. Incluir o termo de apostilamento no sistema Comprasnet Contratos e enviar para a publicação no DOU;
14. Incluir a cópia da publicação do termo de apostilamento no processo e no Sistema Comprasnet Contratos;
15. Inclui a cópia do termo de apostilamento na pasta eletrônica da Unidade de Contratos;
16. Encaminhar a cópia do termo de apostilamento para a empresa contratada solicitando o reforço/endosso da garantia, se houver;
17. Encaminhar cópia do termo de apostilamento para a equipe de fiscalização do contrato;
18. Encaminhar o processo para o Setor de Contabilidade e Setor de Orçamentos e Finanças.
19. Encaminhar o processo para a Unidade de Contabilidade de Custos quando o contrato contemplar dedicação exclusiva de mão de obra.
6. TERMO DE RESCISÃO CONTRATUAL
Os casos de rescisão contratual estão disciplinados na Lei nº 13.303/2016 e no Regulamento de Licitação e Contratos da Ebserh, devendo ser formalmente motivados nos autos do processo, assegurado o contraditório e a ampla defesa.
O Regulamento de Licitação e Contratos da Ebserh prevê que a rescisão do contrato se dará: a) de forma unilateral, assegurada a prévia defesa; b) por acordo entre as partes, reduzida a termo no processo, desde que haja conveniência para a Ebserh e para o contratado; e c) por determinação judicial.
Tipo do Documento | PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO | POP.UCONTRA.001 - Página 13/14 | |
Título do Documento | FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS E TERMOS ADITIVOS | Emissão: 01/09/2021 | Próxima revisão: 01/09/2023 |
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Para a rescisão contratual o processo deve ser instruído com a documentação que embasa o pedido de rescisão do contrato e, não sendo rescisão por mútuo acordo, somente poderá ser efetivada após a realização do processo de apuração de irregularidades.
Passo a passo para a formalização do termo de rescisão
1. Justificativa da Administração contendo a descrição detalhada das razões fáticas que ensejam a rescisão contratual;
2. Manifestação da contratada para os casos de rescisão por mútuo acordo;
3. Existência de processo administrativo para apuração de irregularidade onde foi oportunizado à contratada o direito ao contraditório e ampla defesa, com decisão irrecorrível de rescisão do contrato;
4. Solicitar a manifestação do fiscal do contrato acerca de eventuais pendências, se rescisão amigável;
5. Informar ao Setor de Orçamento e Finanças a decisão de rescisão do contrato e solicitar a informação acerca de eventuais pendências financeiras;
6. Elaborar a minuta do termo de rescisão;
7. Providenciar a assinatura do termo de rescisão;
8. Incluir o termo de rescisão no sistema Comprasnet Contratos e enviar para publicação no DOU (por cautela, antes da publicação, verificar junto ao Setor de Orçamento e Finanças se já foram realizados todos os pagamentos/procedimentos para o encerramento do contrato);
9. Incluir a publicação do extrato do termo de rescisão no DOU no processo;
10. Incluir a cópia do termo de rescisão no Sistema Comprasnet Contratos;
11. Colocar a cópia do termo de rescisão assinado e a publicação na pasta eletrônica da Unidade de Contratos;
12. Encaminhar cópia do termo de rescisão e da publicação para a empresa;
13. Encaminhar cópia do termo de rescisão e da publicação para a equipe de fiscalização do contrato;
14. Encaminhar o processo para o Setor de Contabilidade e Setor de Orçamentos e Finanças;
15. Encaminhar o processo para a unidade de Contabilidade de Custos se o contrato rescindido contemplava dedicação exclusiva de mão de obra.
Tipo do Documento | PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO | POP.UCONTRA.001 - Página 14/14 | |
Título do Documento | FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS E TERMOS ADITIVOS | Emissão: 01/09/2021 | Próxima revisão: 01/09/2023 |
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7. REFERÊNCIAS
Lei nº 13.303, de 30 de junho de 2016. Dispõe sobre o estatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
Norma SEI nº 2/2019/2019/DAI-EBSERH, de 13 de setembro de 2019. Dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e serviços em geral, bem como alterações contratuais.
Regulamento de Licitações e Contratos da Ebserh – RLCE (1ª Revisão). Regulamenta as licitações e contratos para aquisição de bens e serviços pela Ebserh, e dá outras providências.
8. HISTÓRICO DE ELABORAÇÃO/REVISÃO
VERSÃO | DATA | DESCRIÇÃO DA AÇÃO/ALTERAÇÃO |
1 | 24/10/2017 | Padronização dos procedimentos relativos a formalização de contratos e termos aditivos no HC-UFTM |
2 | 30/07/2021 | Atualização devido a mudança do sistema utilizado, das rotinas e da legislação. |
Elaboração – versão 1 Xxxxx xx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx, chefe da Unidade de Contratos Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, assistente administrativo da Unidade de Contratos Validação Xxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, chefe do Setor de Administração Registro, análise e revisão Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, assistente administrativo da Unidade de Planejamento Xxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx, chefe da Unidade de Planejamento Aprovação Colegiado Executivo | Data: 26/12/2017 |
Revisão e atualização (elaboração da versão 2) Xxxxx xx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx, chefe da Unidade de Contratos Validação Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx, chefe da Unidade de Administração substituta Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, chefe do Setor de Administração Aprovação Xxxxx xxx Xxxxxx Xxxxxxxx, chefe da Divisão Administrativa Financeira | Data: 01/09/2021 |