POLÍTICA DE FORNECEDORES
POLÍTICA DE FORNECEDORES
2022 | xxxx.xxx.xx
APRESENTAĮÃO
Ancorados no Planejamento Estratégico em curso e no compromisso de combater as desigualdades, o GIFE apresenta esta Política de Fornecedores. Nela, estão estabelecidas as regras que devem pautar a atuação de nossas colaboradoras e colaboradores durante as contratações, enfatizam o nosso comprometimento com a promoção da equidade e de oportunidades e no enfrentamento as diversas formas de discriminação e preconceito, buscando promover a inclusão de todas as pessoas, independentemente de raça, gênero, orientação sexual, identidade de gênero, deficiências e origem nacional ou territorial.
A Política de Fornecedores está alinhada aos princípios éticos e de qualidade previstos no Estatuto Social, na Política de Integridade e no Código de Ética do GIFE.
DISPOSIĮÕES GERAIS
Esta Política de Fornecedores busca definir diretrizes, condutas e critérios a serem observados pela equipe GIFE na contratação e nos pagamentos de serviço. O GIFE é responsável, portanto, por disponibilizar e tornar pública esta política a seus fornecedores, parceiros e colaboradores.
Todo(a) colaborador(a) deverá receber este material de apoio para execução da contratação de fornecedores e também contribuir para sua melhoria.
O GIFE, por meio desta política, se compromete a garantir e manter a diversidade nas contratações de seus fornecedores, com equilíbrio de raça, gênero, orientação sexual, identidade de gênero, deficiências ou nacionalidade.
Sempre que houver a possibilidade de algum tipo de conflito de interesses em determinada contratação ou compra, solicitantes e aprovadores devem informar e envolver o superior imediato antes da contratação.
Casos não cobertos por esta política deverão ser encaminhados para análise da área de Operações e Financeira.
Visando à melhoria contínua, esta política poderá ser revisada a cada dois anos.
A CONTRATAĮÃO
A contratação de fornecedores no GIFE pode se dar a partir de:
i. Termo de referência: amplamente divulgado, deve conter o detalhamento do serviço, os produtos, valores, e as exigências de qualificação e habilitação e equipe técnica envolvida.
ii. Três cotações: via lista fechada ou concorrência, deve conter o detalhamento do serviço, os produtos, e as exigências de qualificação e habilitação e equipe técnica envolvida.
Para dispensa de cotação e Termo de Referência, ver critérios adiante.
CONDUTA
É obrigação do contratante (solicitante da compra):
a. Em caso de concorrência e lista fechada, todos recebam exatamente a mesma solicitação;
b. Ao final do processo, todos os concorrentes devem receber retorno sobre sua finalização, mesmo quando a resposta for a opção por outro concorrente;
c. Os envolvidos direta ou indiretamente no processo de compra ou contratação não podem receber quaisquer vantagens ou benefícios pessoais provenientes de empresas fornecedoras ou participantes de processo de compra ou contratação;
d. A confidencialidade das informações técnicas e comerciais dos processos de compra ou contratação deve ser assegurada, restringindo a divulgação de dados dos proprietários apenas para uso interno;
e. Não é permitida a contratação de fornecedores que tenham parentesco de primeiro grau com funcionários do GIFE ou conselheiros;
f. Não é permitida a contratação de ex-funcionários até seis meses após o término do Contrato de Trabalho, seja como profissional autônomo, seja como pessoa jurídica. Essa medida visa impedir a configuração de relação trabalhista entre as partes;
g. Sempre que possível, privilegiar fornecedores locais, micro e pequenas empresas e empreendimentos da economia solidária, bem como negócios geridos por mulheres, pessoas negras, indígenas, LGBTQIA + e imigrantes, como forma de apoio ao desenvolvimento econômico sustentável destes grupos;
h. Assegurar que os fornecedores e prestadores de serviço não constem no Cadastro de Empregadores Portaria 540, denominada “Lista Suja” do trabalho escravo, nem no Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), da Controladoria-Geral da União. É válido garantir que fornecedores e prestadores de serviço deverão assinar contratos, quando aplicável, com cláusulas específicas contra relações de trabalho escravo, infantil e de outras formas de trabalho degradante sob sua responsabilidade. É desejável a observação dos critérios relacionados ao trabalho decente também na relação das empresas com sua cadeia de valor.
CRITÉRIOS
A definição ou escolha de um (a) fornecedor (a) deve levar em consideração os seguintes fatores:
i. Melhor custo benefício
ii. Prazo de entrega (quando relevante);
ii. Qualidade da proposta (detalhamento e especificações);
iii. Diversidade de raça e gênero na gestão do negócio e na equipe envolvida; com pelo menos 50% de pessoas negras ou indígenas ou LGBTQIA+;
iv. Referências internas e externas.
PROPOSTAS
É desejável que as propostas contenham as informações a seguir:
a. Razão social e/ou CNPJ;
b. Dados para contato (telefone ou e-mail);
c.Descrição, quantidade, valor unitário e total ou valor hora e total das entregas incluídas (quando aplicável);
d. Informações complementares do produto e/ou serviço;
e. Inscrição Estadual e Cadastro de Contribuinte Mobiliário (quando aplicável).
f. Prazo de entrega e forma e prazo de pagamento.
g. Banco, agência e número da conta nominal.
h. Informações sobre perfil da equipe de trabalho do ponto de vista de raça e gênero
DISPENSA DE COTAĮÃO E TERMO DE REFERÊNCIA
O GIFE prioriza os Termos de Referência e Concorrência. A dispensa poderá ser feita nos seguintes casos:
i. Compras e contratações com valores inferiores a R$10.000 (dez mil reais);
ii. Notório saber (pessoa ou instituição reconhecida publicamente como uma das melhores em sua especialidade). Neste caso, é importante um registro formal. A justificativa deverá ser realizada pelo responsável pelo projeto em questão e validada pelo gestor de cada área e encaminhada para conhecimento do Departamento Financeiro;
iii. Para aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca;
iv. Para contratação de profissional de qualquer setor artístico, desde que consagrado pela crítica especializada ou pela opinião pública;
v. Para prestadores de serviços recorrentes não será necessário realizar concorrência a cada contratação ou compra. Nesses casos, cada área é responsável pela elaboração de um novo contrato
a ser renovado a cada 24 meses, com exceção de contratos com prazo pré-definido superior a um ano.
vi. Emergência: em casos de urgência de atendimento; situações que possam ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e que não pôde ser prevista antecipadamente. Nos casos de emergências, será necessário a justificativa detalhada da razão pela qual a situação está sendo caracterizada como tal.
DA CONTRATAĮÃO
É imperativo aos colaboradores envolvidos em processo de compras ou contratação assegurar-se de
que os fornecedores ou prestadores de serviço do GIFE cumpram a legislação, mediante todos os mecanismos de consultas pertinentes. Com relação ao cumprimento das obrigações legais, o GIFE exige dos seus fornecedores as seguintes certidões, sendo que a responsabilidade por verificá-las é da pessoa que está conduzindo o processo de contratação.
1 - Certidão Negativa de Débitos – CND (site da Receita Federal)
2 - Certidão Conjunta de Tributos Federais e Dívida Ativa (site da Receita Federal) 3 - Certidão de Tributos Mobiliários (PMSP)
4 - Certidão de Regularidade FGTS (site da CEF)
5 - Caso seja optante pelo Simples Nacional, encaminhar a opção
Obs.:
Os prestadores de serviços não constituídos legalmente, serão contratados como pessoas físicas e para tanto será elaborado um recibo de profissional autônomo. O incremento de encargos (20% de INSS) deverá ser considerado quando da comparação dos orçamentos apresentados nas propostas recebidas.
O pagamento de profissionais autônomos (RPA) acarreta a incidência de impostos, tanto para o GIFE como para o fornecedor, que terá o valor dos impostos retidos na fonte descontados do pagamento. Além disso, pagamentos frequentes de profissionais autônomos configuram vínculo empregatício. Por essas razões, é imperativo consultar a área financeira para averiguar a possibilidade de fazer o pagamento por meio de RPA e para calcular o custo real do serviço.
Antes de autorizar qualquer contratação de serviços profissionais, a área Financeira deverá validar a organização no Cadastro de Parceiros, bem como emitir a Ordem de Compra (OC). O preenchimento do cadastro deve ser feito eletronicamente pelo próprio fornecedor ou parceiro.
CONTRATOS
É exigida a elaboração de contrato para prestação de serviços, sejam pontuais ou contínuos, exceto nos casos apontados no item Dispensa de Cotação e naqueles em que é suficiente o aceite da proposta comercial, tais como: aluguéis de mobiliário, aluguel de salas de reunião, impressão de materiais, serviços de portador, serviços de translado corporativo, dentre outros.
Todos os contratos, termos de parceria e de associação, acordos de cooperação, editais, etc. devem passar pela área de Operações e Desenvolvimento Institucional e Desenvolvimento Institucional que faz o contato/interface com a consultoria jurídica contratada para assessorar o GIFE.
Elaboração
Ao identificar a necessidade de elaboração de um contrato com um fornecedor/consultor, o colaborad@r do GIFE deve entrar em contato com a área de Operações e Desenvolvimento Institucional, enviando as seguintes informações:
a. Objeto do contrato: razão pela qual aquele contrato está sendo firmado, seja de apoio/doação/patrocínio ou de prestação de serviço. Exemplos: Prestação de serviço de comunicação e disseminação dos dados do Censo GIFE 2016;
b. Documentação completa do contratado: razão social, CPF ou CNPJ e endereço (ver flcha de dados cadastrais).
c. Dados bancários, se o contrato envolver repasse/pagamentos em recursos monetários. Os dados bancários devem ser os mesmos fornecidos em NF, recibo, RPA, contrato ou qualquer documento fiscal válido em território nacional.
d. Indicação de contato de referência das duas partes (nome; e-mail e telefone).
e. Valores, forma e condições de pagamento.
f. Contrapartidas e obrigações de cada parte.
g. Vigência e cronograma.
h. Centro de Custo e Tag da Iniciativa
No caso de contrato de prestação de serviço anexar o Termo de Referência ou a proposta comercial – que deve conter escopo do trabalho e acordos firmados em relação às entregas/produtos.
Contratações de fornecedores com valor igual ou inferior a 8 mil reais, não precisam de contrato, basta o aceite da proposta comercial (ex.: para contratações de coffee break) e o envio das propostas e cotações ao departamento financeiro para arquivo, salvo exceções que deverão ser justificadas e aprovadas pelo gestor direto.
Tramitação e arquivo
Toda a tramitação descrita acima será intermediada pela área de Operações e Desenvolvimento Institucional, até a coleta de assinatura e arquivo das vias físicas ou digitais.
Vigência
Durante o período de vigência do contrato o colaborador(a) responsável do GIFE estará atento aos prazos definidos pelos cronogramas de aprovação/entrega de produtos; prestação de contas e de pagamento ou recebimento.