TERMO DE REFERÊNCIA
TERMO DE REFERÊNCIA
1. DO OBJETO
1.1. Contratação de empresa especializada na prestação de serviços técnicos auxiliares de arquivologia para proteção, preservação, armazenamento de documentos digitais e serviços de tecnologia da informação necessários para implementação da Transformação Digital, com fornecimento de equipamentos, recursos e materiais necessários à execução das atividades, visando atender demanda da Empresa Gestora de Ativos S.A. – Emgea.
1.2. A tabela com os itens de contratação, a descrição dos serviços, unidades de medida, quantitativos, valores unitários, mensais e para execução em 30 meses se encontra no Anexo I desse Termo de Referência.
2. DA DESCRIÇÃO DO OBJETO
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2.1. O objeto da contratação prevê a execução de serviços necessários para garantir o cumprimento das determinações legais e necessidades funcionais e específicas às características dos documentos e informações da Emgea, quais são:
• transferência ordenada para instalações adequadas para a guarda documental;
• triagem inicial dos documentos;
• classificação técnica arquivística dos documentos;
• higienização de documentos;
• organização e acondicionamento de documentos;
• indexação de documentos;
• pesquisa/disponibilização de documentos;
• inserção no processo/dossiê físico e digitalizado na plataforma de preservação digital;
• processamento de documentos para descarte;
• armazenagem de documentos físicos;
• consultoria técnica para atualização de código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos;
• treinamento de servidores e transferência de conhecimento;
• fornecimento da plataforma de preservação digital;
• pacote adicional de 1 gigabyte de documentos digitalizados/mês;
• armazenagem eletrônica de documentos em nuvem;
• operação assistida;
• implantação, parametrização e customização da plataforma de preservação digital;
• serviço técnico de mapeamento de processo e consultoria para atendimento a lgpd;
• serviço de integração e gravação do repositório de arquivos digitais ou nato- digitais em microfilme digital com duplicação e guarda;
• remoção de informações sigilosas de acordo com a lgpd - máscara de dados sensíveis;
• serviço de conversão digital de documentos em papel com mínimo de 300 dpi, em preto e branco, tons de cinza e colorido, ocr, assinatura digital, indexação e repositório arquivístico digital confiável rdc-arq;
• insumo - caixa arquivo de 20kg.
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2.2. A “Transferência ordenada para instalações adequadas para guarda documental” compreende as necessidades operacionais de execução dos serviços técnicos auxiliares devido a dispersão do acervo documental entre os diversos endereços, na localidade do Distrito Federal e os Estados em todo o território brasileiro, em que os documentos se encontram armazenados nos prestadores de serviço da Emgea. Cabe à CONTRATADA a movimentação dos documentos, precedida da elaboração de lista de identificação no sistema informatizado de gerenciamento do acervo da CONTRATADA, integrado à Plataforma de Preservação Digital, a partir de informações constantes na frente e laterais das caixas-arquivo e das informações fornecidas pela Emgea.
2.3. Os documentos serão transferidos às instalações adequadas para a guarda documental da CONTRATADA, garantindo total segurança e integridade física das caixas pertencentes à Emgea, cuidado esse que se iniciará na coleta do acervo nas dependências da Emgea, no transporte, até seu acondicionamento, o qual deverá ser fiscalizado pela unidade de serviços arquivísticos da Emgea a partir do protocolo de controle automatizado registrado no sistema informatizado de gerenciamento do acervo da CONTRATADA.
2.4. A “Classificação técnica arquivística dos documentos” visa agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. Realizada por técnicos treinados na utilização do Código de Classificação de Documentos de Arquivo: atividades meio e fim, a solução atinge os seguintes objetivos nos cenários de tratamento arquivístico:
• estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;
• assegurar que os mesmos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;
• possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto;
• auxiliar na recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade.
2.5. A “Triagem inicial dos documentos” visa o correto dimensionamento dos pagamentos aos serviços efetivamente realizados, tendo em vista que as especificidades de cada acervo poderão requerer um tipo de tratamento, conforme Plano de Trabalho/Logísticos destinado a cada lote. Por exemplo, documentos identificados sem valor arquivístico podem ser destinados diretamente para eliminação, ao passo que acervos identificados como de guarda permanente, deverão receber tratamentos específicos.
2.6. A “Higienização de documentos” é a eliminação de poeira, fungos e insetos e retirada de bailarina, visando a proteção física do acervo documental. É fundamental que todo acervo esteja limpo. A limpeza é imprescindível para aumentar a vida útil da documentação arquivística, especificamente ao tipo de informação que a Emgea utiliza, que nos processos de área-fim necessitam de longos prazos de guarda precaucional.
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2.7. Considera-se “Organização e acondicionamento de documentos” o processo realizado após a execução da classificação técnica arquivística e, se for o caso, da higienização de documentos, os quais os documentos são organizados, separados e acondicionados de acordo com a situação atual relativa aos prazos de guarda (corrente, intermediária e permanente).
2.8. Compreende também a disponibilização de instalações adequadas para a guarda documental, garantindo a total segurança e integridade física das caixas pertencentes à Emgea. Deve-se garantir que os espaços dos depósitos sejam suficientes para custodiar o volume da documentação já existente e para receber o acréscimo de documentos estimados na futura contratação.
2.9. A CONTRATADA deverá possuir instalações distantes de locais que possam representar risco para a segurança ou preservação de documentos, portanto, para a preservação e conservação do acervo. As instalações da CONTRATADA não serão aceitas em áreas propensas a inundações e alagamentos, deslizamento, subsolos úmidos, proximidade com indústrias, usinas químicas, elétricas e nucleares, terminais de tráfego aéreo e terrestre.
2.10. Para avaliação de conformidade da solução, o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ dispõe as publicações técnicas “Manual de recomendações técnicas para construção de Arquivos” e “Recomendações do CONARQ para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo”.
2.11. Com relação ao controle do acervo, busca-se nos cenários de tratamento documental que a CONTRATADA disponha de sistema de gerenciamento de acervo de forma integrada à Plataforma de Preservação Digital por acesso remoto via internet, através de site web com sistema de segurança HyperTextTransferProtocolSecure (HTTPS), continuamente atualizado, e com interface aos usuários no idioma português brasileiro, provendo as funcionalidades mínimas descritas neste Termo de Referência.
2.12. A “Indexação de documentos” refere-se à atividade de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitem maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Identifica-se os metadados de um documento de forma organizada com base no tipo documental e na classificação de documentos para que auxilie de forma efetiva a sua localização.
2.13. Os metadados utilizados para a indexação de documentos devem estar em banco de dados da CONTRATADA com informações relativas aos itens documentais, tais como processos, dossiês, caixas, dentre outros, digitalizados ou não, onde deverá contar no mínimo os seguintes campos obrigatórios:
a) código de classificação;
b) departamento;
c) órgão fundo;
d) módulo, estante e prateleira;
e) número de caixa;
f) grau de sigilo;
g) tipo de documento;
h) número do processo;
i) data limite;
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j) volume ou maço;
k) autor/redator/originador;
l) procedência/interessado
m) título; e
n) assunto;
2.14. A solução de “Serviço de conversão digital de documentos em papel com mínimo de 300 DPI, em preto e branco, tons de cinza e colorido, OCR, assinatura digital, indexação e Repositório Arquivístico Digital Confiável RDC-Arq” deve-se incluir a conversão do suporte físico, tendo como resultado a captura de imagens digitalizadas dos documentos para efeito de conversão e preservação. É requisito para a solução o uso de equipamentos em perfeito estado de funcionamento, de forma a garantir a qualidade das imagens produzidas e dos arquivos digitais os quais deverão atender minimamente características relacionadas neste Termo de Referência.
2.15. O processo de digitalização compreende a preparação dos documentos; a conversão dos documentos; a auditoria; o reprocessamento; a indexação; a garantia de qualidade; e, por fim, a devolução dos documentos. Considera-se o documento “Diretrizes para digitalização de documentos de arquivos nos termos do Decreto nº 10.278/2020” do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ para acompanhamento de futura contratação
nos cenários de tratamento arquivístico.
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Figura 1 - Processo de digitalização (CONARQ, 2021)
2.16. Deve estar previsto, na solução de conversão digital de documentos em papel em diversos formatos, a disponibilização de Repositório Digital Arquivístico Confiável
- RDC-Arq de forma integrada à Plataforma de Preservação Digital capaz de manter autênticos os materiais digitais, de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário conforme diretrizes Diretrizes para implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (Resolução CONARQ nº 43, de 4.9.2015). O RDC-Arq deve ser implementado com a utilização de metodologias e soluções tecnológicas livres voltadas para a gestão de documentos arquivísticos digitalizados e natos-digitais.
2.17. O processo de preservação digital em RDC-Arq inclui a geração de um AIP (Archival Information Package – Pacote de Informação para Arquivamento). O AIP é armazenado em um workflow de object storage onde cada AIP recebe um UUID (Universally Unique Identifier). Metadados que descrevem o AIP são armazenados em banco de dados e permitem a localização precisa de um AIP a qualquer tempo no futuro.
2.18. Inclui-se a hospedagem de VM (Virtual Machines) para operação de RDC-Arq em Nuvem Privada para processamento de dados que demandam preservação para longo prazo, prevista na solução de Armazenagem eletrônica de documentos em nuvem e Pacote Adicional de 1 Gbyte de documentos digitalizados/mês.
2.19. A solução de Pesquisa/disponibilização de documentos para consultas emergenciais e normais visa atender às necessidades das áreas de operacionais e de negócio da Emgea em suas demandas de informação presentes nos documentos armazenados nas instalações da CONTRATADA. As requisições serão feitas no horário comercial, compreendido entre 8h e 18h, de segunda a sexta-feira, em dias úteis.
2.20. Para atendimentos emergenciais o prazo máximo de atendimento pela CONTRATADA será de 04 horas úteis, a partir do pedido efetivado. As solicitações de consulta/manipulação das caixas, em atendimentos normais, terão o prazo máximo de 24 horas úteis, a partir do pedido efetivado no sistema.
2.21. O Processamento de documentos para descarte é a solução que executa todos os procedimentos legais e seguros para descarte de documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo do descarte é evitar o acúmulo desnecessário de documentos em depósitos, minimizando custos com a guarda documental.
2.22. Considerando as determinações do CONARQ sobre Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos relativas às atividades-meio da Administração Pública Federal e a coordenação do processo de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, a CONTRATADA deverá manter separados os documentos que tenham sua guarda justificada, daqueles desprovidos de valor.
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2.23. Um representante da Emgea deverá estar presente nas instalações da CONTRATADA para acompanhar todo o processo de destruição dos documentos, a ser realizado por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
2.24. Para a solução Consultoria técnica para atualização do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade, é previsto que a CONTRATADA realize a análise e estudo do funcionamento das unidade de negócio da Emgea, sua legislação, estrutura, organograma, etc. Deverá ser atualizado o instrumento arquivístico das atividades-fim utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido no exercício de suas funções e atividades, contendo o código e suas respectivas definições e justificativas de origem: regimento, entrevista, organograma ou outros instrumentos de gestão organizacional que justifiquem a criação da classe.
2.25. A cada código de classificação deve ser relacionado um valor de Fase Corrente, que representa o período de elevada frequência de uso dos documentos, podendo ser usados valores de meses, anos ou a descrição de um evento que, se ocorrer, encerre a fase corrente dos documentos da classe. Define-se também um valor de Fase Intermediária, que representa o período de prescrição legal ou precaução que justifique a guarda independente da frequência de uso, podendo ser usados valores de anos ou a descrição de um evento que, se ocorrer, encerre a fase intermediária dos documentos da classe. Por fim, define-se um valor de destinação final, podendo ser eliminação ou guarda Permanente.
2.26. Referente a análise dos instrumentos de gestão arquivística (Código de Classificação e Tabela de Temporalidade - atividades-fim) elaborados pela CONTRATADA, a CPAD será responsável, conforme legislação arquivística, pela análise e submissão do estudo técnico compilado ao Arquivo Nacional para os trâmites de aprovação da versão atualizada.
2.27. Referente ao Treinamento de Colaboradores da Emgea e transferência de conhecimento, trata-se de capacitação para utilização do código e da tabela de
temporalidade de documento, Repositório Digital Arquivístico Confiável - RDC-Arq, Plataforma de Preservação Digital e conhecimento de todos os procedimentos realizados, visando permitir aos colaboradores da Emgea a utilização plena dos produtos dos serviços realizados. Os treinamentos serão compostos por palestras/apresentações, com cargas horárias necessárias que permitam a transmissão do conhecimento necessário à capacitação de colaboradores para a continuidade e manutenção da gestão do acervo documental.
2.28. O conteúdo programático deverá abranger a capacitação de multiplicadores do conhecimento utilizando atividades teóricas e práticas referentes à utilização dos instrumentos arquivísticos elaborados. Todas as despesas com material didático e organização da palestra será de responsabilidade da CONTRATADA.
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2.29. A Plataforma de Preservação Digital é baseada na gestão eletrônica de documentos, com garantia de performance à sistemática de tratamento do acervo documental e sua guarda, de forma eletrônica, assim como, de forma concomitante, disponha dos documentos digitalizados, para que sejam inseridos no cotidiano público e permita a integração com os processos, formulários eletrônicos e RDC-Arq, contendo características que devam atender aos conceitos e critérios de flexibilidade, escalabilidade, disponibilidade, baixo custo operacional e possibilidade de estruturas e funcionalidades especiais de desenvolvimento, permitindo maior amplitude de alcance de resultados para atender à dinamicidade exigida, cabendo o envolvimento integrado do sistema operacional, do software de desenvolvimento, dos bancos de dados e suas estruturas, inclusive as integrações, o suporte, a complexidade, as adaptações necessárias.
2.30. A Armazenagem eletrônica de documentos em nuvem visa dar apoio à Plataforma de Preservação Digital, bem como suas imagens, seus documentos associados e RDC-Arq, que deverão estar hospedados em estrutura própria da CONTRATADA, com alta disponibilidade e monitoramento de segurança.
2.31. O serviço de Operação Assistida consiste na realização de atividades de administração, manutenção, monitoramento e operação da Plataforma de Preservação Digital, em todos os seus ambientes, visando assegurar o seu adequado funcionamento e atendimento a seus usuários.
2.32. São necessários os serviços de Implantação, Parametrização e Customização da Plataforma de Preservação Digital correspondentes a execução de todos os serviços necessários ao pleno funcionamento e utilização da solução pela CONTRATADA compreendendo instalação, configuração e migração de dados. O sistema deve ser parametrizado de acordo com uma análise das necessidades específicas da CONTRATANTE, e posterior adaptação na Solução ofertada.
2.33. A Plataforma incluída na contratação não contemplará 100% da realidade do negócio, uma vez que é desenvolvida de forma generalista, visando atender um maior número de realidades. Portanto, os processos precisarão se adequar em algum ponto para uso dessa solução, justificando a necessidade de se ter à disposição da CONTRATANTE alternativas de serviços referente à customização e à parametrização que poderão ser necessários para a operação da Plataforma, afastando em definitivo a possibilidade de atrasos em cronogramas e/ou riscos de projetos. Dentre as adequações necessárias, há previsão de realizar a customização da Plataforma para importação, sob demanda, de acervos digitais legados do atual Sistema de Gerenciamento de Fluxo Documento - SISDOC
para a Plataforma de Preservação Digital, visando a gestão integrada e preservação digital dos documentos da Emgea.
2.34. Para a implantação de uma política de Digitalização dos Serviços Públicos é necessário que o órgão tenha claramente os seus processos definidos para que possam ser executados com eficiência no negócio ao qual a instituição se dispõe a realizar. O Serviço Técnico de Mapeamento de Processos e Consultoria para atendimento da LGPD visa dar subsídios para a Implantação, Parametrização e Customização da Plataforma de Preservação Digital.
2.35. A modelagem dos processos administrativos e de negócio deverá ser realizada na metodologia BPMN 2.0. Têm por objetivo dar previsibilidade aos trâmites, tarefas e transações realizadas pelos serviços da CONTRATANTE. Além disso, devem colaborar com a identificação do ato de origem dos documentos, apresentando os recursos envolvidos em sua produção, como pessoas, sistemas e normas. Também é fundamental para permitir automação do todo ou de etapas dos processos da Emgea em futura adesão ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
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2.36. Tratando-se do Serviço de integração e gravação do Repositório Digital Arquivístico Confiavel – RDC-Arq em microfilme digital com duplicação e guarda é aplicado aos arquivos resultantes da conversão digital e natos-digitais, transformados em Pacotes AIP (Archival Information Package – Pacote de Informação para Arquivamento) e armazenados no RDC-Arq. Os Pacotes AIP são preservados em formatos abertos e as informações para decodificar os arquivos no futuro são preservadas em microfilme digital juntamente com os arquivos, produzindo um sistema autocontido, capaz de preservar e decodificar as informações preservada a partir das informações contidas no suporte. Todo o workflow (fluxo de trabalho) de preservação de AIP segue as normas de um sistema OAIS (Open Archival Information System), sendo inclusive regulamentado pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.
2.37. Com a garantia de integridade das informações armazenadas em uma mídia não magnética, imune a ataques cibernéticos ou eletromagnéticos, possibilita um backup seguro e de longa durabilidade, com capacidade de reconstruir integralmente o arquivo digital original sem dependência do suporte físico ou tecnologia específica.
2.38. A gravação para microfilme digital permite a redução de espaço e custos com armazenamento físico e a redundância de armazenamento, em mídia não magnética, dos documentos e suas informações.
2.39. É importante que os documentos destinados ao serviço de integração e gravação do Repositório Digital Arquivístico - RDC-Arq em microfilme digital sejam removidas as informações sigilosas de acordo com a Lei Geral de Proteção de Xxxxx Xxxxxxxx (Lei nº 13.709/2018). Os documentos em microfilme digital são os considerados de guarda de preservação permanente, conforme definição da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, das atividades meio e fim. Possuem valor secundário com potencialidade de utilização como prova ou fonte de informação para pesquisa, aos quais serão utilizadas máscaras de dados para que futuramente sejam disponibilizados à sociedade. Os tipos documentais que irão conter máscaras de dados são, por exemplo:
a) de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis, Decretos, Portarias, Resoluções);
b) atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);
c) convênios, ajustes, acordos, termos de cooperação;
d) balanços, livros-razão e livros-diário;
e) atas, resoluções;
f) correspondências relativas à atividade-fim das unidades da Superior Administração;
g) publicações oficiais e/ou coproduções;
h) projetos de edificações públicas e particulares;
i) projetos de infraestrutura e equipamentos urbanos;
j) documentos que firmem jurisprudência jurídica, administrativa ou técnica (pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possuam características inovadoras, não encontradas nos textos legais);
k) documentos relativos à administração de pessoal: planos de salários e benefícios, criação/reestruturação de carreiras;
l) documentos relativos ao patrimônio imobiliário;
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m) documentos que registrem as atividades-fim do órgão: planos, projetos, programas, pesquisas, relatórios anuais;
n) documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais;
o) documentos de divulgação de obras, eventos ou atividades desenvolvidas pelo órgão (convites, folhetos, cartazes).
2.40. Por fim, há previsão de fornecimento de insumo para substituição de caixas danificadas para que sejam substituídas por caixas novas a serem fornecidas pela CONTRATADA.
3. DA JUSTIFICATIVA
3.1. Contexto da documentação Emgea
3.1.1. Constata-se que a situação da maior parte do acervo da Emgea pode ser resumida como uma grande massa documental acumulada. Documentos foram produzidos ao longo dos mais de 20 anos de existência da Emgea sem passar pelas etapas de gestão documental (classificação arquivística, higienização, destinação, eliminação), o que na prática resultou em uma grande pilha de documentos e processos armazenados em condições muitas vezes longe das ideais, guardadas por não haver a possibilidade de eliminá-los legalmente, já que não se contava, à época, com Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Área-Fim da Emgea. Embora a situação varie para cada Gerência da Emgea, em geral a situação dos documentos necessita de melhorias, pois um órgão que "guarda tudo" dificulta a preservação e acesso de documentos que possuem valor permanente, já que recursos financeiros e humanos são consumidos também para guardar documentos que já não possuem valor e poderiam ser descartados.
3.1.2. Dessa forma, considerando os argumentos e o cenário apresentado, identifica-se a necessidade de uma solução para a Gestão Documental, que permita um gasto mais racional nos custos de manutenção do passivo acumulado do acervo de suporte em papel da Emgea e utilização eficiente de recursos públicos na gestão, uso e preservação desse acervo. Demonstra-se necessário realizar um estudo inicial para verificar, dentre as de soluções necessárias, qual cenário de gestão de documentos é a melhor alternativa para resolver este desafio na Emgea.
3.1.3. Apresenta-se, no contexto informacional da Emgea, o desafio de integrar outros sistemas de negócios geradores de documentos natos digitais a uma solução de Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq, visando a preservação digital e segurança da informação dos dados e documentos digitalizados e natos-digitais.
3.1.4. Vincula-se a necessidade da solução ao perfil de negócio da Emgea baseado na integração de áreas finalísticas e prestadoras de serviços vinculadas ao negócio que geram documentos e informações no processo de recuperação de ativos. Trata-se, portando, de informações relevantes e estratégicas que necessitam de preservação a longo prazo para proteção dos ativos da Empresa.
3.1.5. A utilização da informação para geração do conhecimento pelas organizações tornou-se ferramenta indispensável, como recurso significativo, contribuindo para toda a gestão da informação e sua transmissão. Tem-se por objetivo tornar eficaz a utilização dos recursos informacionais em qualquer contexto, com o desenvolvimento organizacional pautado no embasamento de atividades, a exemplo da tomada de decisão.
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3.1.6. Os princípios da confiabilidade, disponibilidade e integridade devem ser premissas básicas para garantir a segurança da informação. Uma integração equilibrada desses três princípios contribui para que as organizações possam atingir seus objetivos, pois, dessa forma os Sistemas da Informação passam a ser mais confiáveis.
3.1.7. Atualmente, a Emgea utiliza o Sistema de Gerenciamento de Fluxo Documento - SISDOC como principal ferramenta para tramitar e armazenar documentos. Necessita-se de ajustes para o armazenamento corrente e intermediário de documentos digitais em Repositório Digital Arquivístico Confiável - RDC-Arq, como estratégia para preservação digital de documentos. Como instituição da Administração Pública Federal (APF), a Emgea precisa zelar pelo estrito cumprimento da legislação referente à gestão documental, além de garantir segurança jurídica das informações sob sua responsabilidade.
3.1.8. Deve-se realizar a gestão arquivística de documentos, ou seja, implementar um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento a guarda permanente - para atender a legislação arquivística. O art. 216, § 2º, da Constituição Federal determina que “Cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. O art. 1º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, estabelece ainda como dever do Poder Público “a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.
3.2. Digitalização
3.2.1. Considera-se que, com o uso da tecnologia da informação, vários processos de trabalho, sejam oriundos das atividades fim ou meio das instituições, estão demandando a substituição paulatina de documentos físicos por representações digitais das informações. No caso da Xxxxx, a substituição gradual do documento físico pelo digital é imprescindível diante dos avanços tecnológicos e das demandas institucionais que visam a gestão integrada das informações.
3.2.2. Além disso, a transformação digital é um fenômeno que ocorre na vida das pessoas, com consequências sobre a maneira como interagem entre si, se comunicam, atendem suas necessidades e consomem. É essa mudança de comportamento que gera oportunidades para criar novos produtos e serviços, atendendo aos anseios dessa nova sociedade que prima por serviços ágeis, de fácil acesso e menos burocráticos. Ela oferece inúmeras vantagens e opções, incluindo gerenciamento de inventário, insights detalhados, interação aprimorada com a sociedade em tempo real, maior produtividade, previsão financeira mais confiável, decisões de gestão mais assertivas e alocação de recursos melhorada.
3.2.3. A tecnologia é fonte de inúmeros recursos relevantes para a gestão, especialmente de órgãos públicos, mas aderir a ela é apenas uma pequena parte desse processo de transição. O uso do ambiente digital deve ser encarado como algo cultural, que está presente em praticamente todos os fluxos de trabalho. Portanto, a transformação digital é a transição de um modelo operacional convencional, extremamente manual e até ineficiente, para ambientes integrados, ágeis e interconectados, que atribuem eficiência e qualidade ao trabalho.
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3.2.4. A proposta de contratação de empresa especializada visa a proteção do acervo documental da instituição com o intuito de implantar e manter uma Plataforma de Preservação Digital que atenda à LGPD, contendo todos os documentos digitalizados em Repositório Digital Arquivístico Confiável - RDC-Arq, a prestação de serviços técnicos auxiliares, no âmbito da gestão arquivística para recuperação, avaliação, classificação, proteção, preservação, armazenamento e digitalização dos documentos e a disponibilidade e o controle do acesso às informações por meio de sistema eletrônico.
3.3. Quantitativos
3.3.1. O quantitativo da contratação (Anexo I) tomou como base o Diagnóstico da Situação Arquivística, levantamento entre as áreas fins que demandam dossiês habitacionais da Caixa Econômica Federal e levantamento de mercado, com unidades de medidas utilizadas em contratações similares.
3.3.2. Há uma considerável quantidade documentos represados nas Bases de Arquivo da CAIXA, em diversas tipologias e fases de guarda, que vêm sendo cotidianamente recebidos pela Emgea e necessitam de tratamento arquivístico, digitalização e solução de preservação digital. Mesmo com a dificuldade de estimar um valor exato, foi realizado o dimensionamento da quantidade de dossiês que irão necessitar de tratamento arquivístico e conversão digital no âmbito da contratação da prestação de serviço de forma continuada e sob demanda a partir da ampliação da média mensal de recebimento de dossiês.
3.3.3. Tais dossiês habitacionais são fundamentais para as negociações de crédito imobiliário pessoa física; operações de crédito pessoa jurídica e física; e a gestão e realização de créditos juntos ao Fundo de Compensações de Variações Salariais - FCVS.
3.3.4. Como suporte metodológico para o dimensionamento da documentação, utilizou-se o trabalho do autor Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxxxxxx “Arquivometria: apresentação de uma métrica básica para a interoperabilidade após a interdisciplinaridade”. Baseado na experiência prática do autor, que possui mais de 10 anos de experiência em projetos de gestão documental, utilizou-se métricas para mensuração
de acervos arquivísticos, sejam eles organizados ou a organizar. Inclui-se o trabalho do Arquivo Nacional “Roteiro para mensuração de documentos textuais”.
3.3.5. A tabela abaixo representa a quantidade estimada de caixas (Padrão 20kg) correspondente aos documentos de titularidade da Emgea:
Área | Caixas de 20kg |
Crédito Imobiliário Pessoa Física - CIPF | 7.167 |
Crédito Imobiliário FCVS | 16.917 |
Crédito Pessoa Jurídica - Privado (Contratos ATIVOS) | 1.100 |
Crédito Pessoa Jurídica - Público (Contratos ATIVOS) | 80 |
Crédito Pessoa Jurídica - Privado (Contratos LIQUIDADOS) | 920 |
Crédito Pessoa Jurídica - Público (Contratos LIQUIDADOS) | 1.500 |
Sede Emgea | 2.335 |
TOTAL | 30.019 |
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3.3.6. Conforme levantamento entre as Superintendências, a expectativa de produção média mensal de tratamento documental é estimada em 299 (duzentos e noventa e nove) metros lineares, devidamente higienizados, classificados e acondicionados no ambiente de armazenamento da CONTRATADA. Dentre o quantitativo estimado, espera-se que se digitalizem, sob demanda, 144.660 (cento e quarenta e quatro mil seiscentos e sessenta) dossiês de crédito imobiliário pessoa física e FCVS para atendimento de demandas judiciais, execução de dívidas, renegociação, entre outras requisições. Incluem-se os documentos necessários para a gestão e realização de créditos junto ao Fundo de Compensações de Variações Salariais - FCVS
3.3.7. A partir do inicio do segundo ano de contratação, estima-se que a Emgea terá todos os contratos habitacionais com cobertura FCVS prioritário para novação totalmente digitalizados. O acesso aos documentos será em ambiente web da Plataforma de Preservação Digital.
3.3.8. Em levantamento amostral da documentação que se encontra armazenada na Emgea, proveniente da Caixa Econômica Federal, a média estimada é correspondente a 500 (quinhentas) páginas por dossiê habitacional.
3.3.9. Considerou-se nos quantativos o espaço de armazenamento em nuvem e seus respectivos pacotes adicionais com faturamento mensal. Conforme a prática de mercado e as tecnologias de compactação de arquivos digitais, a média estimada corresponde a 100 (cem) Kbytes por imagem digitalizada.
3.3.10. Há previsão para a transferência do acervo legado do Sistema de Gerenciamento de Fluxo Documento - SISDOC, com a reserva de aproximadamente 2 Terabytes do espaço de armazemento necessário para o processamento da migração do acervo digital, a serem faturados mensalmente na linha de armazenamento de documentos em nuvem.
3.3.11. Os quantitativos estimados, consolidados com suas respectivas métricas, encontram-se relacionadas no Anexo I - Quantitativos mensais, para 12 meses e 30 meses de contratação.
4. DA CLASSIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS
4.1. Trata-se de serviço comum, de caráter continuado e sem fornecimento de mão de obra de dedicação exclusiva.
4.2. Os serviços referenciados, dadas as suas características, pautadas em especificações usuais de mercado e detentoras de padrão de desempenho e qualidade objetivamente definidos, enquadram-se no conceito de serviços comuns, conforme definido no art. 29 da Lei nº 14.133 de 01 de abril de 2021.
4.3. A prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da CONTRATADA e a Administração da CONTRATANTE, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.
5. DOS REQUISITOS LEGAIS
5.1. Aplicação da Lei nº 13.303/2016, Decreto nº 9.507/2018 e outras legislações aplicáveis.
5.2. Os processos operacionais, equipamentos e produtos utilizados pela CONTRATADA deverão estar em consonância com as melhores práticas de sustentabilidade, contribuindo para a redução do impacto ambiental.
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5.3. A CONTRATADA deverá, preferencialmente, e em conformidade com as normas legais e regulamentares, participar e se engajar nas iniciativas e ações da Emgea, de caráter socioambiental, nas áreas vinculadas ao desenvolvimento sustentável.
6. DOS RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS COM A CONTRATAÇÃO
6.1. A contratação ora pretensa visa alcançar a curto e médio prazo, os seguintes resultados:
• Padronização e interação sistêmica das atividades de arquivo e controle de documentos no âmbito do Emgea;
• Racionalização e modernização dos serviços arquivísticos;
• Agilidade e segurança no acesso e recuperação da informação;
• Redução nos custos de armazenagem da documentação;
• Preservação do patrimônio arquivístico da Emgea;
• Eficácia e agilidade no processo decisório administrativo da Emgea;
• Conscientização da função social dos arquivos como instrumento de apoio ao Estado e ao cidadão, bem como à pesquisa histórica e ao desenvolvimento científico e cultural;
• Controle e diminuição do arquivo físico;
• Ampliação do uso social dos arquivos como testemunho da história e identidade dos organismos do Estado;
• Eficiência, racionalização administrativa e economia de recursos no gerenciamento dos serviços e atividades de arquivo e da informação pública;
• Eliminação criteriosa dos documentos da empresa pública destituídos de valor para guarda permanente;
• Planejamento e controle de recursos humanos, espaço físico e equipamentos;
• Utilização racional de modernas tecnologias na gestão da informação;
• Aumentar a eficiência das atividades administrativas, gerenciais ou de suporte da Emgea através do uso de software com recursos e propriedades que atendam plena e satisfatoriamente as competências das áreas que necessitam trabalhar com gestão de documentos;
• A eliminação ou redução extrema do uso de papel nas rotinas administrativas da Emgea;
• A otimização das rotinas de trabalho, possibilitando o trabalho colaborativo;
• A sistematização dos procedimentos e melhoria da gestão do conhecimento na Emgea;
• Melhoria da transparência com disponibilização em tempo real dos documentos públicos produzidos pela Emgea e do andamento dos processos;
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• Redução dos custos de transação para os clientes da Emgea, mediante a disponibilização de funcionalidades de consulta de processos, dispensando o deslocamento de pessoas ou documentos no território de atuação da Emgea;
• Redução dos riscos operacionais relacionados aos processos físicos, como a perda de documentos e volumes;
• Atender a demanda gerada pela transformação digital da Emgea;
• Obter imagens digitais para acesso e distribuição rápida aos interessados;
• Garantir a recuperação das informações em caso de acidentes e/ou catástrofes com obtenção de mídia amparada pela legislação vigente; e
• Reduzir os espaços físicos disponíveis para o armazenamento dos documentos, com melhor aproveitamento das áreas.
7. DO LOCAL DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
7.1. Para a transferência ordenada de documentos às instalações adequadas para guarda documental da CONTRATADA, o serviço será prestado nos trechos entre a região metropolitana de Brasília e as cidades de Salvador, São Paulo, Goiânia, Curitiba e Belo Horizonte.
7.2. Os demais serviços deverão ser prestados em Brasília/DF.
8. DOS REQUISITOS TÉCNICOS DETALHADOS DOS SERVIÇOS DE ARQUIVOLOGIA E SERVIÇOS DE TI.
8.1. Tendo em vista a quantidade, dispersão, variação dos níveis de tratamento técnico dos documentos que hoje compõem o acervo documental da Emgea, e o contínuo incremento da massa documental, que ainda ocorre em função de documentos físicos que atualmente se encontram nas diversas Bases de Arquivo da Caixa Econômica Federal e são cotidianamente destinados à Emgea, a contratação será realizada pelo prazo de 30 meses, em caráter continuado.
8.1.1. PROJETO EXECUTIVO
8.1.1.1. O projeto executivo a ser apresentado pela CONTRATADA deverá dispor de:
a) Capa, contendo as seguintes informações:
I. Identificação da Licitação;
II. Nome da Empresa;
III. CNPJ;
IV. Endereço completo da Sede da Empresa;
V. Responsáveis Técnicos (incluindo arquivista);
VI. Nome e assinatura do preposto da empresa responsável pela entrega do Projeto Executivo à CONTRATANTE.
VII. Sumário com a indicação da página ou folha em que se encontram as descrições dos tópicos principais requeridos pela CONTRATANTE e constantes nos subitens a seguir.
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b) Equipe de Produção:
I. Relacionar a equipe de produção, nome, RG, CPF, alocada por função/etapa, indicando turnos, se houver;
II. Discriminar recursos próprios ou de terceiros;
III. Sistemática de controle/acompanhamento/documentação do processo:
• Indicar para todas as fases do processo produtivo.
IV. Descrição, diagrama e fluxo do processo:
• para todas as etapas, relatando, inclusive, a logística utilizada;
• plano logístico para transferência do acervo;
• utilizar como referência em relação ao serviço de conversão digital de documentos as “Diretrizes para digitalização de documentos de arquivos nos termos do Decreto nº 10.278/2020” do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
c) Licença de uso, suporte e manutenção;
d) Apresentar plano de manutenção de todos os equipamentos, plano de suporte à softwares utilizados, certificações ou licença de uso, com cópia do contrato/suporte/manutenção por terceiros (se for o caso);
e) Cronograma de realização das atividades com base no calendário do município onde serão realizadas as atividades previstas;
f) Instalação de equipamentos: microcomputador, scanner, servidor e outros;
g) Implantação/disponibilização dos ‘softwares’;
h) Informar o cronograma de execução do serviço de digitalização e produtividade (capacidade) mensal.
i) Plano de Contingência:
I. Demonstrar detalhadamente o plano de contingência para a eventualidade de:
• Sinistros;
• Paralisações/Greves;
II. Racionamento de serviços públicos:
• Para quaisquer outros incidentes ou desastres, de origem interna ou externa, que interrompam as atividades executadas pela CONTRATADA;
III. Prever soluções para problemas relacionados aos quesitos abaixo, de modo a evitar a interrupção das atividades ou minimizando os riscos operacionais decorrentes de desastres ou catástrofes:
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• Segurança Física;
• Segurança da Informação;
• Recursos Humanos;
• Equipamentos ou Hardwares.
j) Modelo de caixas-arquivo de 20kg a serem utilizadas,
k) A empresa CONTRATADA deverá possuir e apresentar, os seguintes elementos consonantes com as boas práticas de mercado em Tecnologia da Informação, os quais serão aprovados pela CONTRATANTE:
• política de backup de dados e informações;
• armazenamento das mídias de backup em local distinto da estrutura de TI;
• política e procedimentos internos de verificação de concessão e de alteração de permissões (relacionada ao desligamento e transferência de funcionários);
• banco de dados para armazenamento das informações;
• estrutura própria de servidores e storages em ambiente apropriado e climatizado, com controle físico de acesso.
8.1.2. ARMAZENAMENTO
8.1.2.1. A CONTRATADA disponibilizará instalações adequadas para a guarda documental, garantindo a total segurança e integridade física das caixas pertencentes à CONTRATANTE, cuidado esse que se iniciará na coleta do acervo nas dependências da CONTRATANTE, no transporte, até seu acondicionamento, o qual deverá ser fiscalizado pela CONTRATANTE a partir do protocolo de controle automatizado registrado no sistema informatizado de gerenciamento do acervo da CONTRATADA.
8.1.2.2. A documentação será acondicionada em caixas/invólucros pela equipe da CONTRATADA alocada nos locais determinados pela CONTRATANTE e será recolhida para
armazenamento externo pela CONTRATADA, passando a integrar o acervo sob sua guarda, que será objeto de cobrança mensal de armazenagem.
8.1.2.3. A CONTRATADA deverá garantir que os espaços dos depósitos sejam suficientes para custodiar o volume da documentação já existente e para receber o acréscimo de documentos estimados no contrato.
8.1.2.4. As instalações deverão estar situadas em local totalmente murado com vias públicas de acesso asfaltadas ou com calçamento a fim de evitar o acúmulo de poeira na área de armazenamento.
8.1.2.5. Em razão da frequência recorrente de consultas ao acervo, a CONTRATADA deverá possuir instalações localizadas na região metropolitana de Brasília, em um raio de até 40 km do edifício sede da CONTRATANTE e sem histórico de alagamentos, a fim de viabilizar a logística de entrega e coleta de documentos no prazo estipulado pela CONTRATANTE, considerando-se que o deslocamento até a sede da CONTRATANTE não deve exceder o prazo previsto para consultas urgentes.
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8.1.2.6. A CONTRATADA deverá possuir instalações distantes de locais que possam representar risco para a segurança ou preservação de documentos, portanto, para a preservação e conservação do acervo, não serão aceitas áreas propensas a inundações e alagamentos, deslizamento, subsolos úmidos, proximidade com indústrias, usinas químicas, elétricas e nucleares, terminais de tráfego aéreo e terrestre.
8.1.2.7. A perda ou destruição parcial ou total do acervo por quaisquer motivos (causas naturais, criminosas etc.) ensejará à CONTRATADA a aplicação de sanções contratuais e legais.
8.1.2.8. Fica vedado à CONTRATADA realizar transferências do acervo para outros locais de armazenamento sem prévia autorização da CONTRATANTE. Caso haja descumprimento, a CONTRATADA estará sujeita à aplicação das sanções contratuais previstas.
8.1.2.9. A qualquer tempo, sem aviso prévio, a CONTRATANTE poderá realizar vistorias às instalações da CONTRATADA para verificação do atendimento dos requisitos dos locais de armazenamento especificados neste Termo de Referência.
8.1.2.10. A CONTRATADA deverá possuir seguro com cobertura contra sinistros, tais como incêndios, raios, explosões, inundações, danos e roubo sobre suas instalações.
8.1.2.11. O local deverá observar ainda as recomendações dispostas nas publicações:
a) MANUAL DE RECOMENDAÇÕES PARA CONSTRUÇÃO DE ARQUIVOS, publicado pelo CONARQ em 2000, para fins de construção, reforma e adequação. RJ,2000. 21p. Disponível em: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx-xx- conteudo/publicacoes/recomendaes_para_a_produo.pdf
b) Recomendações do CONARQ para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo Rio de Janeiro, 2005. 20p. Disponível em: xxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxx_x_xx oduo.pdf
8.1.2.12. O local de armazenamento do acervo da CONTRATADA deverá ser de uso exclusivo para atividades próprias de gestão documental, sendo vedada sua subdivisão e utilização para outras atividades que possam causar riscos à integridade e à segurança do acervo custodiado.
8.1.2.13. As áreas de depósito devem ser totalmente desvinculadas das áreas destinadas ao público e independentes das áreas de trabalho administrativo.
8.1.2.14. O acesso ao local destinado ao armazenamento do acervo documental deverá ser restrito, somente podendo ter acesso ao ambiente de arquivamento pessoas formalmente autorizadas pela CONTRATADA e os representantes autorizados da CONTRATANTE.
8.1.2.15. Os extintores manuais, à base de água, CO2 (dióxido de carbono) ou pó químico seco, devem ser distribuídos pelos depósitos de acordo com as normas vigentes, independentemente da existência de extintores automáticos.
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8.1.2.16. Deverá possuir sistema de controle de temperatura e umidade e, mensalmente, deverá apresentar relatório das variações de umidade e temperatura do ambiente de armazenamento, emitidos pelos correspondentes instrumentos de aferição.
8.1.2.17. As estantes devem ser em aço com resistência proporcional ao peso da documentação arquivada.
8.1.2.18. Todo o mobiliário deve ser metálico, fabricado com chapas de aço carbono fosfatizado, com pintura eletrostática, sem apresentar remendos grosseiros ou cantos pontiagudos que possam danificar os documentos ou ferir pessoas.
8.1.2.19. As prateleiras devem ser metálicas e a altura mínima entre uma caixa e o solo deve ser de, no mínimo, 25 cm, e o espaçamento entre o teto e a estante deve ser de no mínimo 0,50 cm.
8.1.2.20. Por estrutura entende-se todas as laterais e canaletas do mobiliário e prateleiras. Porém, a base das prateleiras e “apoio” para as caixas poderá ser de madeira, desde que possua tratamento preventivo contra insetos e fungos.
8.1.2.21. O empilhamento não deve comprometer a integridade das caixas.
8.1.2.22. O telhado do ambiente de armazenamento deverá estar em perfeitas condições sem apresentar problemas como goteiras ou vazamentos, assim como possuir a devida manutenção das instalações elétricas e hidráulicas, a fim de evitar danos irreparáveis ao acervo transferido.
8.1.2.23. Os depósitos deverão estar em perfeitas condições de uso, inclusive no que diz respeito às instalações hidráulicas, elétricas e de segurança, inclusive contra incêndio.
8.1.2.24. O ambiente deverá estar sempre limpo, organizado e livre de ataques de insetos e roedores, com o devido controle biológico periódico contra fungos e pragas, garantindo que as caixas fiquem acondicionadas em condições adequadas.
8.1.2.25. A CONTRATADA deverá dispor de vigilância patrimonial e operacional, durante 7 (sete) dias por semana, 24 (vinte e quatro) horas, incluindo sistema de monitoramento ininterrupto por câmeras de vigilância, com gravação dos locais onde será armazenado o acervo documental da CONTRATANTE, incluindo ambientes interno e áreas de acesso ao mesmo, com guarda de no mínimo 90 (noventa) dias de gravação.
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8.1.2.26. O pagamento do item de Armazenagem de documentos físicos será por metro linear de caixas arquivo armazenados no ambiente da CONTRATADA. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando a quantidade de metros lineares armazenados.
8.1.3. TRANSFERÊNCIA ORDENADA PARA INSTALAÇÕES ADEQUADAS PARA GUARDA DOCUMENTAL
8.1.3.1. Todo o manejo e a movimentação dos documentos são de responsabilidade da CONTRATADA, a qual deverá empregar todas as medidas que assegurem a integridade física dos mesmos, inclusive dispondo para tal de caminhões fechados e não identificados.
8.1.3.2. A retirada do acervo documental e seu deslocamento para as instalações de processamento e armazenamento deverão seguir os requisitos do Plano de Logística para Transferência do Acervo que deverá ser elaborado pela CONTRATADA e com acompanhamento e validação do CONTRATANTE, obedecendo a ordem de prioridade estabelecida pelos representantes da CONTRATANTE.
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8.1.3.3. Na transferência para as instalações da CONTRATADA, os documentos deverão ser listados e armazenados com a devida identificação das caixas arquivo que deverão estar lacradas para a segurança no transporte, juntamente com uma lista de equivalência a ser elaborada pela CONTRATADA, por meio de sistema web, que indicará a correspondência entre o endereço antigo e o novo endereço, com o mapa de localização/arranjo topográfico das caixas transferidas.
8.1.3.4. A CONTRATADA, por meio de sistema de gerenciamento de acervo, deverá elaborar Listas de Saída de Documentos que serão assinadas digitalmente pelo representante da CONTRATADA e do CONTRATANTE. A lista deverá conter número do protocolo/ordem de serviço, procedência/unidade produtora, assunto e interessado, horário de saída do local onde encontram-se os acervos do CONTRATANTE, chegada às instalações da CONTRATADA, número da caixa, total de caixas e respectivo endereçamento físico no novo acervo. Essa movimentação deverá ser registrada em sistema de gerenciamento de acervo da CONTRATADA, e que será parte da documentação do projeto a ser entregue.
8.1.3.5. Todas as atividades de transferência deverão ser supervisionadas e acompanhadas por representante da CONTRATADA e do CONTRATANTE, de forma a garantir o cumprimento das normas de segurança física ou evitar qualquer tipo de dano ou extravio de documentos.
8.1.3.6. A retirada das caixas dos locais onde estão armazenadas deverá obedecer aos seguintes cuidados:
a) retirada das caixas e transporte até o local de carregamento em carrinhos próprios, com fechamento nos quatro lados;
b) colocação das caixas em paletes com a identificação básica do conteúdo;
c) as caixas, depois de colocadas nos paletes, deverão ser lacradas e transportadas em veículo coberto, evitando danos ao material durante o percurso e o descarregamento.
8.1.3.7. No caso de findado e/ou não renovado o contrato, será de responsabilidade da CONTRATADA o manejo e a movimentação dos documentos, quando de seu retorno às
instalações do CONTRATANTE, devendo ser dispensados os mesmos cuidados técnicos que regem este TR quanto a guarda, transporte e segurança do acervo principal e do acervo de segurança.
8.1.3.8. A qualquer momento, o CONTRATANTE poderá indagar sobre procedimentos de transferências que não atendam aos requisitos definidos neste TR.
8.1.3.9. A transferência dos documentos deverá ser acompanhada de protocolo de controle automatizado, sendo o mesmo obrigatoriamente entregue ao gestor do Contrato para fins de acompanhamento do serviço.
8.1.3.10. Deverão ser registradas no sistema de gestão da CONTRATADA e comunicadas formalmente à CONTRATANTE, no prazo de até 24 (vinte e quatro) horas do recebimento pela CONTRATADA, as ocorrências de falta de documentos ou inconsistências.
8.1.3.11. Deverá ser mantida a ordenação dos documentos que já possuírem classificação e que já passaram pelo tratamento documental, sendo necessária apenas a Convergência de Denominação (de/para) das informações de identificação dos conjuntos documentais e endereçamentos.
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8.1.3.12. Observada a necessidade de troca de caixas-arquivos danificadas, a CONTRATADA deverá comunicar imediatamente à CONTRATANTE.
8.1.3.13. Esse item, de movimentação de documentos, deverá ser cobrado por metro linear e pago pela soma das medições mensais de documentos efetivamente movimentados e pela soma de caixas-arquivos utilizadas para substituição das danificadas.
8.1.3.14. As caixas utilizadas para substituição das danificadas deverão ser confeccionadas no padrão de 20kg, em papel tipo kraft e possuir tampa fixa. As caixas deverão permitir sua montagem sem o emprego de cola, grampos, fitas adesivas ou qualquer outro equipamento.
8.1.4. CLASSIFICAÇÃO TÉCNICA ARQUIVÍSTICA DOS DOCUMENTOS
8.1.4.1. Consiste na atribuição do código de classificação referente ao assunto do documento. Seus objetivos são:
a) estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;
b) assegurar que os mesmos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;
c) possibilitar a avaliação de um grupo de documentos para que sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto; e,
d) auxiliar na recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade;
8.1.4.2. Os trabalhos serão realizados de acordo com o Plano de Classificação de Documentos - PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD de Documentos das Áreas Meio e Fim da CONTRATANTE.
8.1.4.3. A classificação por assuntos objetiva agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.
8.1.4.4. A classificação deverá ser realizada por técnicos treinados para a utilização do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: área meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública e também no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim da Emgea, ambos os instrumentos aprovados pelo Arquivo Nacional. A CONTRATADA deverá realizar as seguintes atividades:
a) leitura do documento para identificação da classe principal e de suas subdivisões;
b) anotação, a lápis, do código correspondente, no canto superior direito do documento;
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c) utilização de folha de papel almaço, sem pauta, para unir os documentos de um mesmo tema ou assunto, formando um dossiê, quando for o caso;
d) no caso de documentos avulsos de guarda intermediária, anotação, obrigatória, na folha de papel almaço (denominado maço), do código e dos títulos das classes e de suas subdivisões, e, também, outros dados que se julgue necessário, como data, especificação do conteúdo etc.; essa anotação deve ser feita a lápis na parte superior da folha, considerada na forma horizontal e deve ser iniciada pela identificação do código e do título da classe;
e) para documentos avulsos de guarda permanente, além da formação de maços, conforme descritos no item anterior, estes também deverão ser acondicionados em jaquetas, de acordo com as orientações do CONARQ.
8.1.4.5. Seja nos maços ou nas jaquetas, a CONTRATADA deverá fazer a anotação de, no mínimo:
a) o código de classificação e a descrição equivalente no Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos;
b) a tipologia documental (opcional);
c) a data-limite (data/ano inicial e data/ano final dos documentos da unidade de arquivamento);
d) Por exemplo:
o código de classificação; Ex.: 033.21 (aquisição de material de consumo);
a temporalidade e a destinação final; Ex.: Aprovação das contas – ApC (fase corrente) + 5 anos (fase intermediária) e “E” (para destinação final como eliminação).
o ano da destinação final. Ex.: 2028 E
8.1.4.6. A classificação servirá de base para a organização, ordenação, arquivamento, cadastramento documental e possível digitalização futura.
8.1.4.7. Com o resultado da Classificação deverá ser feita a preparação dos documentos para cadastro, em sistema de gerenciamento de acervo da CONTRATADA, da Listagem Informatizada de Controle de Documentos, e destinação final que seguirá os seguintes passos:
a) Leitura do documento;
b) Separação dos documentos para cadastro ou eliminação;
c) Xxxxxxxxx, para eliminação, dos documentos que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental objeto da avaliação;
d) Eliminação de cópias que, quando confrontadas com o original, são idênticas entre si, ressaltadas as marcas que definem o documento original, como carimbos, assinaturas, timbres e demais características do original;
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8.1.4.8. A CONTRATADA fará o apoio técnico na aplicação da Xxxxxx Xxxxxx de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativas às atividades-fim da Emgea com as seguintes tarefas:
1. leitura do documento;
2. separação, para eliminação, dos documentos referentes à área meio e fim que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmo valor dos demais, pertencentes ao conjunto documental objeto da avaliação;
3. Eliminação de cópias que, quando confrontadas com o original, são idênticas entre si, ressaltadas as marcas que definem o documento original, como carimbos, assinaturas, timbres e demais características do original;
4. identificação do código de classificação;
5. localização dos prazos de guarda, a partir da classificação do documento;
6. separação, por código, dos documentos com prazo de guarda vencido e com destinação indicada para guarda permanente;
7. separação, por código de classificação, dos documentos com prazo de guarda vigente.
8.1.4.9. O pagamento do item de Classificação técnica arquivística dos documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela administração e efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.
8.1.5. HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
8.1.5.1. A CONTRATANTE estabelecerá os critérios que definirão os documentos a serem higienizados de acordo com a temporalidade estabelecida pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos. Portanto, os documentos com tempo de guarda expirado
ou com tempo de guarda inferior ou igual a 2 (dois) anos não deverão ser higienizados. Tal prazo pode ser reavaliado de acordo com o Plano de Trabalho acordado.
8.1.5.2. A higienização corresponde à retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, tais como: prendedores metálicos (clips), etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos e outros, através de técnicas apropriadas tais como:
a) passar a trincha ou pincel no documento para remover as sujidades superficiais;
b) se houver dejetos de insetos, restos de alimentos ou outras sujidades, remover com instrumento apropriado;
c) a contratada deverá também realizar possíveis trocas de capas, quando em estado muito ruim de conservação, utilizadas em seus processos, transcrevendo- se estritamente as informações constantes na etiqueta anterior, e mantendo a capa antiga, não podendo esta ser descartada;
Na higienização dos documentos deverão ser utilizados:
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a) equipamentos individuais de segurança (jalecos, luvas, máscaras, óculos);
b) mesa higienizadora;
c) pó de borracha;
d) trinchas e pincéis;
e) processo de fumigação (quando necessário).
8.1.5.3. O pagamento do item de Higienização de documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela administração e efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.
8.1.6. ORGANIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS
8.1.6.1. Os documentos deverão ser devidamente acondicionados em caixas- arquivo.
8.1.6.2. Deverão ficar agrupados e ordenados de acordo com a sua classificação, temporalidade e destinação final, reunidos e acondicionados pelas suas datas-limite.
8.1.6.3. Todos os dados oriundos do trabalho de classificação deverão ser lançados no sistema informatizado de gerenciamento do acervo fornecido pela CONTRATADA, ficando disponível para consulta pelo CONTRATANTE imediatamente após o processo de classificação.
8.1.6.4. Deverá ser mantida a ordem e a sequência original de cada documento, independentemente da substituição dos materiais metálicos. Caso seja necessário, acondicioná-los em forma de dossiês com a devida identificação.
8.1.6.5. As caixas-arquivo deverão ser de papelão, produzidas de acordo com as especificações contidas neste Termo de Referência, ou outra de qualidade superior definida no Plano de Trabalho.
8.1.6.6. Deverão ser trocadas somente as caixas que estiverem em estado ruim de conservação.
8.1.6.7. As caixas contendo os documentos pertencentes à CONTRATANTE deverão ser devidamente identificadas pela CONTRATADA, de forma que não se perca o controle sobre a guarda dessa documentação e deverão ficar todas reunidas em um mesmo lugar/espaço, com endereçamento lógico sequencial.
8.1.6.8. A CONTRATADA deverá manter a CONTRATANTE informada sobre a quantidade de documentos tratados, em medida de metros lineares, produzidos quinzenalmente.
8.1.6.9. Mesmo os documentos com prazo de guarda expirado deverão ser devidamente acondicionados e identificados e deverá ser feita uma listagem dessa documentação para auxiliar na feitura das Listagens de Eliminação.
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8.1.6.10. Deverá ser elaborada pela CONTRATADA uma listagem-controle de documentos por caixa em sistema informatizado de gerenciamento do acervo fornecido pela CONTRATADA, ou seja, a CONTRATANTE deverá ter acesso ao conteúdo documental de cada caixa que for produzida.
8.1.6.11. Mediante ordem de prioridade de tratamento estabelecida pela CONTRATANTE, os documentos transferidos dentro das caixas para as instalações da CONTRATADA deverão ser retirados de seus locais de armazenamento e transferidos para a área de processamento que deverá ser montada dentro das instalações da CONTRATADA.
8.1.6.12. A retirada do acervo documental e seu deslocamento para as instalações de processamento deverão seguir os requisitos do Plano de Logística Para Transferência do Acervo que deverá ser elaborado pelas duas partes, obedecendo a ordem de prioridade estabelecida pelos representantes da CONTRATANTE.
8.1.6.13. As caixas estarão identificadas, minimamente, no sistema informatizado de gerenciamento do acervo por: número da caixa, nome do setor e descrição sucinta do conteúdo das caixas.
8.1.6.14. Ao final do processo de organização e acondicionamento de documentos, a CONTRATADA deverá apresentar um relatório contendo o nome dos documentos sob a sua custódia apontando o local de armazenamento e a identificação das caixas onde os documentos estão acondicionados.
8.1.6.15. O pagamento do item de Organização e acondicionamento de documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela CONTRATANTE e efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.
8.1.7. INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS
8.1.7.1. Consiste na digitação de metadados de itens documentais, tais como processos, dossiês, caixas, dentre outros, digitalizados ou não.
8.1.7.2. A CONTRATADA deverá fornecer sistema informatizado de gerenciamento do acervo que permita o planilhamento dos lotes a serem indexados.
8.1.7.3. O sistema deve permitir a digitação dos índices informado pela CONTRATANTE.
8.1.7.4. A CONTRATADA deverá dispor de equipe para executar a indexação nos locais onde encontram-se o acervo ou ainda em local combinado junto à CONTRATANTE.
8.1.7.5. O sistema da CONTRATADA deve emitir relatório informando a quantidade de metadados preenchidos.
8.1.7.6. A forma de contabilizar este item nas faturas a serem pagas pela CONTRATANTE é por unidade documental (registro), sendo que, cada unidade equivale a, no mínino 03 (três) metadados digitados com até 150 caracteres. Caso o índice ultrapasse 150 caracteres, este deve ser contabilizado como uma nova unidade documental para fins de faturamento.
8.1.7.7. Os produtos da indexação serão o banco de dados, inserido no sistema informatizado a ser fornecido pela CONTRATADA, e os espelhos de identificação das caixas, em perfeita consonância com as orientações do CONARQ e aprovado pela equipe técnica da CONTRATANTE.
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8.1.7.8. Os metadados utilizados para a indexação de documentos devem estar em banco de dados do sistema informatizado de gerenciamento de acervo a ser fornecido pela CONTRATADA com informações relativas aos itens documentais, digitalizados ou não, com os seguintes campos:
a) Código de classificação;
b) Departamento;
c) Órgão/Fundo;
d) Módulo, estante e prateleira;
e) Número de caixa;
f) Grau de sigilo;
g) Tipo de documento;
h) Número do processo;
i) Data limite;
j) Volume ou maço;
k) Autor/redator/Originador;
l) Procedência/interessado
m) Título;
n) Assunto; e
o) Destinação final;
8.1.7.9. Cada tipo documental possui seu conjunto de metadados.
8.1.7.10. As exigências constantes desse item seguem o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-Arq Brasil, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos a serem indexados. O objetivo do e-Arq é orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais. Com relação aos
documentos não digitais, o sistema a ser utilizado para indexação dos documentos, apenas apoia o registro dos metadados desses documentos.
8.1.7.11. A CONTRATADA deverá indexar em banco de dados a documentação classificada, com os metadados necessários à recuperação do documento. Sendo assim, além dos campos descritos acima, a CONTRATADA poderá considerar campos adicionais a serem definidos pela Área Técnica da CONTRATANTE, quando necessário, relativos à series documentais específicas.
8.1.7.12. A CONTRATADA deverá desenvolver, atualizar e disponibilizar à CONTRATANTE periodicamente, ou, a qualquer tempo, mediante solicitação, banco de dados com a relação de documentos já indexados de acordo com os critérios definidos pela CONTRATANTE.
8.1.7.13. O pagamento relativo a indexação de documentos será realizado de acordo com a unidade de documentos efetivamente inseridos no banco de dados do SISTEMA INFORMATIZADO DE GERENCIAMENTO DE ACERVO, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.
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8.1.8. PESQUISA/DISPONIBILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTAS EMERGENCIAIS E NORMAIS
8.1.8.1. A CONTRATADA deverá atender às solicitações de consulta/manipulação das caixas no prazo máximo de 24 horas úteis, a partir do pedido efetivado no sistema.
8.1.8.2. Em casos de urgência, o prazo máximo será de 04 horas úteis, a partir do pedido efetivado.
8.1.8.3. As requisições serão feitas no horário comercial, compreendido entre 8h e 18h, de segunda a sexta-feira, em dias úteis.
8.1.8.4. Fica a cargo da CONTRATADA a entrega das caixas solicitadas e também o fornecimento de materiais.
8.1.8.5. As solicitações de entrega de caixas deverão ser formalizadas e endereçadas à CONTRATADA através do sistema informatizado de gerenciamento do acervo homologado pela CONTRATANTE na vistoria de avaliação realizada no processo licitatório.
8.1.8.6. A CONTRATADA deverá manter em seu sistema informatizado o registro de todas as solicitações realizadas, com dados de quantitativo, data, horário e usuário responsável pela ação.
8.1.8.7. Na impossibilidade de atender aos pedidos, nos prazos determinados por este Termo de Referência, fica a CONTRATADA obrigada a justificar oficialmente o fato.
8.1.9. PROCESSAMENTO DE DOCUMENTOS PARA DESCARTE
8.1.9.1. O serviço de eliminação consiste na destruição legal e segura, pela CONTRATADA, dos documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário, conforme Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim da Emgea.
8.1.9.2. O objetivo da eliminação é evitar o acúmulo desnecessário de documentos em depósitos, minimizando custos com a guarda documental.
8.1.9.3. A CONTRATADA deverá apresentar a lista de eliminação, de acordo com as determinações legais, juntamente com o banco de dados com todas as informações legais necessárias ao descarte, bem como todos os termos de eliminação nos parâmetros indicados pela legislação pertinente.
8.1.9.4. Os documentos passíveis de eliminação deverão ser acondicionados em caixas de arquivo sem maiores qualificações, inclusive podendo ser utilizadas caixas já utilizadas, desde que em bom estado, e deverão ser relacionados na Listagem de Eliminação, onde deverá constar informações básicas dos documentos, como ano, série de documentos à qual pertencem, e tipo de documento, de acordo com as orientações do CONARQ.
8.1.9.5. O serviço de eliminação só será considerado concluído para efeitos de faturamento com base no número de metros lineares de documentos eliminados pela CONTRATADA, após aceite da CONTRATANTE em Ordem de Serviço específica.
8.1.9.6. Após a CONTRATANTE realizar todas as atividades e trâmites exigidos pela legislação arquivística brasileira quanto à eliminação de documentos públicos, autorizará a CONTRATADA a realizar a destruição definitiva de documentos passíveis de eliminação.
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8.1.9.7. Caso a CONTRATADA realize a destruição não autorizada de documentos, estará sujeita às sanções contratuais cabíveis.
8.1.9.8. A CONTRATADA deverá realizar a baixa dos itens eliminados no sistema informatizado de gerenciamento do acervo.
8.1.9.9. Um representante da CONTRATANTE deverá ir às instalações da CONTRATADA para acompanhar todo o processo de destruição dos documentos, a ser realizado por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
8.1.9.10. A empresa deverá observar a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 – CONARQ e sua atualizações, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
8.1.9.11. A CONTRATADA deverá entregar certificado de eliminação/destruição segura ao término do processo ao representante da CONTRATANTE, de acordo com as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e à sustentabilidade.
8.1.9.12. O pagamento do item de Processamento de documentos para descarte será por metro linear. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados, juntamente com a listagem de eliminação.
8.1.10. CONSULTORIA TÉCNICA PARA ATUALIZAÇÃO DE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
8.1.10.1. O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é o instrumento, da CONTRATANTE, utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, produzido ou recebido, pelo órgão, no exercício de suas funções e atividades. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas, que visam a agrupar os
documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão produtor, à estrutura organizacional, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.
8.1.10.2. O Arquivo Nacional aprovou, por meio da Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
8.1.10.3. Dessa forma, a classificação dos documentos acumulados pela atividade- meio, da CONTRATANTE, deverá ser feita com base no Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos estabelecido pelo Arquivo Nacional. Os documentos acumulados pelas atividades-fim da CONTRATANTE seguirão o estabelecido no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
8.1.10.4. Quanto a Código de Classificação de Documentos de Arquivo – atividade-fim as etapas para revisão, adequação, atualização e/ou elaboração terão as seguintes etapas:
1. Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu conhecimento dos assuntos da área fim;
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2. Levantamento da documentação existente;
3. Exame da documentação – em profundidade – abrindo os dossiês, anotando os assuntos contidos e as datas-limite;
8.1.10.5. Após a análise e estudo do funcionamento das Unidades Organizacionais, sua legislação, estrutura, organograma, etc., deverá ser elaborado instrumento arquivístico utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido no exercício de suas funções e atividades contendo a definição dos códigos de classificação referenciando à cada função representada por código a respectiva justificativa de origem: regimento, entrevista, organograma ou outros instrumentos de gestão organizacional que justifiquem a criação da classe.
8.1.10.6. A Relação de tipos documentais que costumam ser relacionados à respectiva classe: a cada código classificável deve ser atrelada uma lista de tipos de documentos que costumam ser produzidos ou recebidos em decorrência da função que o código representa.
8.1.10.7. Critérios de gestão da classe: relacionar a cada código de classificação o nível de acesso padrão, o critério de ordenação adequado aos documentos da classe (se alfabético, numérico, cronológico etc.) e referências de normas internas ou externas que subsidiam a atividade representada pelo código;
8.1.10.8. Submeter, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo, o desenvolvimento das classes referentes área a fim no Código de Classificação de Documentos de Arquivo;
8.1.10.9. Os documentos produzidos, organicamente, pelas instituições, no desenvolvimento das suas atividades e funções, possuem um ciclo vital próprio e devem ser controlados para evitar o acúmulo desnecessário de papéis e outros suportes informacionais, que prejudiquem a recuperação rápida das informações. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento técnico utilizado para o controle e acompanhamento do ciclo vital dos documentos.
8.1.10.10. A Tabela de Temporalidade de Documentos estabelecerá o prazo de guarda da documentação, em suas fases de arquivamento, considerando o seu valor fiscal, legal, probatório, informativo e histórico e a responsabilidade desse armazenamento.
8.1.10.11. A cada código de classificação deve ser relacionado um valor de Fase Corrente, que representa o período de elevada frequência de uso dos documentos, podendo ser usados valores de meses, anos ou a descrição de um evento que, se ocorrer, encerre a fase corrente dos documentos da classe.
8.1.10.12. A cada código de classificação deve ser relacionado um valor de Fase Intermediária, que representa o período de prescrição legal ou precaução que justifique a guarda independente da frequência de uso, podendo ser usados valores de anos ou a descrição de um evento que, se ocorrer, encerre a fase intermediária dos documentos da classe. A cada código de classificação deve ser relacionado um valor de Destinação Final, podendo ser Eliminação ou Guarda Permanente. A cada definição deve ser relacionado:
a) Justificativa do prazo corrente (normas, leis, convenções, padrões de outras tabelas vigentes, referências e/ou detalhamentos do risco e precaução adequada ao prazo estabelecido);
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b) Justificativa do prazo intermediário (normas, leis, convenções, padrões de outras tabelas vigentes, referências e/ou detalhamentos do risco e precaução adequada ao prazo estabelecido);
c) Justificativa da Destinação Final (normas, leis, convenções, padrões de outras tabelas vigentes, referências e/ou detalhamentos do risco e precaução adequada à destinação atribuída).
8.1.10.13. O instrumento integral a ser publicado deve trazer:
a) O código de classificação detalhando os casos em que se classificam em cada classe;
b) A descrição do código;
c) A lista de tipos de documento do código;
d) A fase corrente;
e) A fase intermediária;
f) A destinação final;
g) A classificação padrão de acesso;
h) O critério de ordenação;
i) Observações.
8.1.10.14. Devem ser apêndices do instrumento consolidado:
a) Tabela que relaciona normas ou referências de origem de cada código;
b) Tabela de justificativa do prazo corrente de cada código;
c) Tabela de justificativa do prazo intermediário de cada código;
d) Tabela de justificativa da destinação final de cada código;
e) Tabela de justificativa da classificação de acesso padrão;
f) O índice alfabético remissivo, indicando inclusive possíveis sinônimos que remetam ao termo adotado na versão final do instrumento;
8.1.10.15. Os códigos de classificação e seus respectivos valores associados deverão ser preenchidos também em tabela .xls visando a importação automática pelo sistema de gestão de documentos adotado contendo:
a) código;
b) descrição do código;
c) valor corrente;
d) valor intermediário;
e) valor da destinação final;
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Para verificar as assinaturas vá ao site https://emgea.portaldeassinaturas.com.br:443 e utilize o código 9CA3-FE40-0BC3-9775.
f) regra de início da contagem do prazo corrente se baseado em evento;
g) regra de início da contagem do prazo intermediário se baseado em evento;
h) classificação de acesso;
i) se o código é selecionável ou não;
j) se o código é ativo ou não;
k) se há códigos anteriores que foram substituídos.
8.1.10.16. Os pagamentos relativos a este item serão realizados de acordo com as Ordens de Serviço emitidas pela CONTRATANTE, sendo efetuados em parcelas de acordo com as etapas, conforme o quadro abaixo. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório a cada parcela executada informando os serviços efetivamente executados e o produto/ resultado entregue.
Tabela 1 – Descrição das atividades com os respectivos produtos/resultados esperados para pagamento das parcelas de atualização do CCD e TTD Emgea.
Item | Descrição | Produto/ Resultadoesperado | Forma de pagamento |
1 | Atividades de Revisão, adequação e/ou elaboração, sob demanda, do Código de Classificação de Documentos de Arquivo – área fim, com as etapas de Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu conhecimento dos assuntos da área fim; Levantamento da documentação existente; Exame da documentação – em profundidade – abrindo os dossiês, anotando os assuntos contidos e as datas limite; e demais tarefas descrita do item. | 1ª Minuta do Código de Classificação de Documentos de Arquivo estruturado em Classe | 25 % do valor contratado |
Item | Descrição | Produto/ Resultadoesperado | Forma de pagamento |
2 | Atividades de Revisão, adequação e/ou elaboração, sob demanda, do Código de Classificação de Documentos de Arquivo – área fim, com as etapas de Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu conhecimento dos assuntos da área fim; Levantamento da documentação existente; Exame da documentação – em profundidade – abrindo os dossiês, anotando os assuntos con dos e as datas limite; e demais tarefas descrita do item. | Código do Classificação finalizada | 25 % do valor contratado |
3 | Atividades de Revisão, adequação e/ou elaboração, sob demanda, da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo – área fim, com as seguintes etapas: Levantamento de dados relativos às funções e atividades específicas do órgão (atividade-fim); Formatação da Tabela de Temporalidade de Documentos, tendo como base, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e também sugestões de prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação; Entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, e demais tarefas descrita do item. | 1ª Minuta da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo – área fim | 25 % do valor contratado |
4 | Atividades de Revisão, adequação e/ou elaboração, sob demanda, da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo – área fim, com as seguintes etapas: Levantamento de dados relativos às funções e atividades específicas do órgão (atividade-fim); Formatação da Tabela de Temporalidade de Documentos, tendo como base, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e também sugestões de prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação; Entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das a vidades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, e demais tarefas descrita do item. | Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo – área fim finalizada | 25 % do valor contratado |
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8.1.11. TREINAMENTO DE SERVIDORES E TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
8.1.11.1. Treinamento e capacitação para utilização de Repositório Digital Arquivístico Confiável – RDC-Arq, Plataforma de Preservação Digital, do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos e conhecimento de todos os procedimentos realizados para tratamento documental, visando permitir aos colaboradores da CONTRATANTE a utilização plena dos produtos dos serviços realizados.
8.1.11.2. Os treinamentos serão compostos por palestras/apresentações ministradas exclusivamente para os colaboradores da CONTRATANTE, com cargas horárias necessárias que permitam a transmissão do conhecimento necessário à capacitação de colaboradores para a continuidade e manutenção da gestão do acervo documental.
8.1.11.3. A CONTRATADA deverá fornecer aos colaboradores indicados pelo CONTRATANTE treinamento sobre a Plataforma de Preservação Digital relativos às funcionalidades necessárias às operações de pesquisa, transferência de documentos, emissão de relatórios, solicitações de empréstimo documental e atividades necessárias à execução da rotina de gestão documental. O treinamento será ministrado nas dependências da CONTRATANTE, com fornecimento de materiais didáticos necessários no idioma Português.
8.1.11.4. O conteúdo programático deverá abranger a capacitação de multiplicadores do conhecimento utilizando atividades teóricas e práticas. Todas as despesas com material didático e organização da palestra será de responsabilidade da CONTRATADA.
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8.1.11.5. O treinamento também poderá ocorrer simultâneo aos trabalhos de tratamento do acervo, desde que a CONTRATANTE designe um servidor para o acompanhamento e aprendizado.
8.1.11.6. Poderá ser ministrado de forma presencial ou remotamente, com disponibilização para o CONTRATANTE de gravação em sua íntegra. Será de responsabilidade do Contratado toda a infraestrutura para viabilizar e transmitir o treinamento.
8.1.11.7. O treinamento deverá ser realizado utilizando-se solução idêntica à implantada na prestação dos serviços.
8.1.11.8. Dentro das horas previstas para a realização de treinamento, a CONTRATADA deverá ministrar tantos treinamentos quantos forem necessários para a efetiva transmissão do conhecimento. Os treinamentos deverão ser demandados pela CONTRATANTE através de Ordens de Serviço, nas quais deverá constar a finalidade, o tema, as datas prováveis, a quantidade de horas e a quantidade de pessoas que participarão (limitadas a vinte pessoas por treinamento).
8.1.12. SERVIÇO DE CONVERSÃO DIGITAL DE DOCUMENTOS EM PAPEL ATÉ A3, MAPAS E PLANTAS COM MÍNIMO DE 300 DPI, EM PRETO E BRANCO, TONS DE CINZA E COLORIDO, OCR, ASSINATURA DIGITAL, INDEXAÇÃO E REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL RDC-ARQ
8.1.12.1. A contratação será definida de acordo com o acervo e volume a ser digitalizado, conforme demanda do CONTRATANTE, mediante emissão de ordens de serviços, sendo a quantidade do serviço medida pela quantidade de páginas de documentos digitalizados.
8.1.12.2. A CONTRATADA deverá apresentar em até 15 dias após a assinatura do contrato, cronograma de execução dos serviços indicando todas as etapas da execução do objeto e as datas previstas para início e conclusão de cada uma delas.
8.1.12.3. O cronograma de atividades deverá descrever minimamente as seguintes atividades para os serviços de digitalização:
a) Preparação dos documentos para conversão digital;
b) Digitalização e indexação no sistema
c) Treinamento para utilização do RDC-Arq
8.1.12.4. O cronograma deverá ser aprovado previamente pela CONTRATANTE antes do início das atividades.
8.1.12.5. A CONTRATADA ficará responsável pelo dimensionamento dos recursos humanos e materiais necessários à boa execução dos serviços.
8.1.12.6. Para a execução dos serviços, a CONTRATADA deverá fornecer equipamentos em perfeitas condições de uso e mão de obra especializada, além de todos os insumos necessários, sem ônus adicionais ao CONTRATANTE.
8.1.12.7. Os equipamentos para captura das imagens (escâneres) deverão ser selecionados pela CONTRATADA de acordo com o tipo e estado de preservação do documento a ser digitalizado, de forma a garantir a integridade física e a manutenção da longevidade dos documentos originais.
8.1.12.8. Os serviços deverão ser prestados preferencialmente em horário comercial.
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8.1.12.9. Ficará a cargo da CONTRATADA o fornecimento de todo o material necessário para a higienização, limpeza, recuperação e organização dos documentos e pelo fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual (EPI).
8.1.12.10. A CONTRATADA deverá prover toda a segurança no ambiente de trabalho para resguardar a confidencialidade dos documentos digitalizados.
8.1.12.11. Todos os equipamentos utilizados deverão ter dados temporários apagados após o término dos serviços. Não será permitida a utilização, pelos empregados da CONTRATADA, de qualquer tipo de tecnologia ou mídia móvel, de forma a garantir a segurança e evitar cópia de informações.
8.1.12.12. A CONTRATADA deverá disponibilizar os sistemas e integrações necessárias à execução do serviço, observando as orientações do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, especificamente a Resolução CONARQ nº 43, de 4.9.2015, que estabelecem diretrizes para a implementação de repositórios digitais arquivísticos confiáveis - RDC-Arq e a Resolução CONARQ nº 48, de 10 de novembro de 2021, que estabelece diretrizes e orientações quanto aos procedimentos técnicos a serem observados no processo de digitalização de documentos públicos.
8.1.12.13. A autenticação dos representantes digitais, prevista no inciso I, do art. 5º do decreto nº 10.278/2020, para apoiar a equiparação ao documento original para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser feita com o uso de assinaturas digitais qualificadas, ou seja, por meio de certificados emitidos pela ICP-Brasil (Ver. Inciso II, do art. 5º do Decreto 10.278/2020, e inciso III do art. 4º da Lei 14.063, de 14 de setembro de 2020).
8.1.12.14. Conforme definido pela CONTRATANTE na ordem de serviço, na digitalização dos dossiês, cada dossiê digitalizado deverá ser identificado em pasta única com os itens documentais identificados e gerados, separadamente, em arquivos no formato PDF (multi- page) e indexadas individualmente, de acordo com os tipos documentais correspondentes a cada arquivo com numeração sequencial crescente.
8.1.12.15. Na autuação ou chancela das folhas dos dossiês, a CONTRATADA deverá implementar uma sistemática de autuação de todas as folhas integrantes do dossiê, de forma a garantir a integridade e correlação do documento físico com o documento digital.
8.1.12.16. Da mesma forma, a aplicação na imagem digital não pode causar interferência ou prejuízo à leitura das informações constantes no documento a exemplo de sobreposições ou sombreamento.
8.1.12.17. A CONTRATADA incluirá, em todos os dossiês físicos, um termo final de autuação com a contagem do número total de páginas.
8.1.12.18. A versão digital deve conter autuação individualizada com o número da página, de forma que seja possível confirmar a correspondência entre o número de páginas das versões impressa e digital.
8.1.12.19. Poderá ser utilizada, na autuação dos dossiês, a técnica de etiquetação das folhas dos documentos ou a substituição por outra técnica de autuação aprovada pela CONTRATANTE, como por exemplo a realizada por um dispositivo de impressão no próprio scanner (imprinter).
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8.1.12.20. A autuação e etiquetagem dos contratos, deve atender as especificações contidas neste documento, sobretudo para não encobrir, na sua fixação, informações do documento ou dossiê, eliminando – com isso – o risco de prejuízo de perda de informação
8.1.12.21. Caso seja adotada a técnica de etiquetação, deverá ser colada etiqueta em todas as folhas do dossiê, conforme especificado a seguir:
a) O dossiê deve ser etiquetado no vértice superior direito com espaço de 1 (um) centímetro acima e à direita da borda do papel;
b) A etiqueta a ser utilizada deverá seguir o padrão:
• Etiquetas pré-impressas em rolos.
• Tipo: CMC (Carbex Metil Celulose), cor branca, para impressora térmica de código de barra.
• Tamanho: até 38mm x 21mm x 3 carreiras.
8.1.12.22. O código de barras deverá seguir o padrão interleved 2/5.
8.1.12.23. O código de barras deverá representar 11 (onze) caracteres, sendo os 2 (dois) primeiros representando o ano corrente e os 9 (nove) últimos, os caracteres sequenciais.
8.1.12.24. Caso seja adotada a técnica de impressão de informações de controle no documento (imprinter), em tempo de digitalização, não deverá sobrepor campos de texto da imagem.
8.1.12.25. O gerenciamento dos documentos do RDC-Arq deve estar de acordo com o modelo de referência Open Archival Information System – OAIS, que estabelece a formação de pacotes de informação envolvendo os documentos digitais (informação de conteúdo) e seus metadados (informação de representação).
8.1.12.26. São três os tipos de pacotes de informação:
a) Pacote de informação para submissão (submission information package
– SIP) – refere-se à admissão dos documentos digitais e seus metadados associados.
b) Pacote de informação para arquivamento (archival information package
– AIP) – refere-se ao acondicionamento e armazenamento dos documentos digitais e seus metadados associados.
c) Pacote de informação para disseminação (dissemination information DIP) – refere-se ao acesso aos documentos digitais e seus metadados associados.
8.1.12.27. A preservação das informações no RDC-Arq deve utilizar cadastro de informações de índice e metadados que permitam a localização das informações no futuro.
8.1.12.28. O cadastro das informações de índice de pesquisa e metadados deve atender as recomendações para Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC- Arq, conforme Resolução CONARQ nº 43, de 04 de setembro de 2015.
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Para verificar as assinaturas vá ao site https://emgea.portaldeassinaturas.com.br:443 e utilize o código 9CA3-FE40-0BC3-9775.
8.1.12.29. Os metadados devem atender ao modelo OAIS - Open Archival Information System e ao Decreto 10.278/2020.
8.1.12.30. Os dados e metadados devem ser embarcados em um único pacote de preservação permitindo a rápida recomposição do banco de dados e também a recomposição do Repositório Digital em caso de necessidade.
8.1.12.31. O RDC-Arq deve utilizar tecnologias abertas e não proprietárias para todo o sistema de software, hardware e suporte físico de preservação de dados digitais.
8.1.12.32. O sistema de Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC-Arq deve utilizar tecnologias que permitam a preservação incremental de informações;
8.1.12.33. As informações adicionadas para preservação de forma incremental são organizadas de forma que sua recuperação seja integralmente recuperável em formato digital, sem necessidade de nova conversão de sistema analógico para digital.
8.1.12.34. A CONTRATADA deverá fornecer treinamento na utilização do RDC-Arq aos colaboradores indicados pela CONTRATANTE. O treinamento deverá ser fornecido no mínimo a 03 (três) colaboradores da CONTRATANTE, abarcando o conteúdo necessário para a perfeita compreensão e operação da solução.
8.1.12.35. Poderá ser ministrado de forma presencial ou remotamente, com disponibilização para o CONTRATANTE de gravação em sua íntegra. Será de responsabilidade do Contratado toda a infraestrutura para viabilizar e transmitir o treinamento.
8.1.12.36. O treinamento deverá ser realizado utilizando-se solução idêntica à implantada na prestação dos serviços.
8.1.12.37. Métodos e metodologias, prazos e formas deverão ser submetidos à aprovação do CONTRATANTE por meio do cronograma de atividades até 15 dias após a assinatura do contrato.
8.1.12.38. Caso a CONTRATANTE identifique documentos ilegíveis, a CONTRATADA deverá refazer a digitalização sem custos adicionais.
8.1.12.39. A impossibilidade de digitalização de dossiê, constatada no preparo, em razão das condições físicas dos documentos, deverá ser comunicada, item por item, formalmente à contratante no prazo de até 24 (vinte e quatro) horas da identificação da ocorrência e registradas, com o respectivo motivo, no sistema de gestão da CONTRATADA.
8.1.13. TRIAGEM INICIAL DOS DOCUMENTOS
8.1.13.1. Quanto a triagem dos documentos, a primeira tarefa para a identificação do documento será a definição do fundo ao qual ele pertence. Por fundo, entende-se a unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras entidades. Desta forma, cada entidade acumuladora de documentos da Emgea, em atividade ou extinta, deverá compor um fundo documental, visando o encaminhamento correto às próximas etapas do tratamento arquivístico.
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8.1.13.2. Essa etapa visa o correto dimensionamento dos pagamentos aos serviços efetivamente realizados, tendo em vista que as especificidades de cada acervo poderão requerer um tipo de tratamento. Por exemplo, documentos identificados sem valor arquivístico podem ser destinados diretamente para eliminação, ao passo que acervos identificados como de fundos extintos, ou de guarda permanente, deverão receber tratamentos específicos.
8.1.13.3. Por fundo, entende-se: “Conjunto de documentos de qualquer natureza – isto é, independentemente da sua idade, suporte, modo de produção, utilização e conteúdo – reunidos automática e organicamente – acumulados por um processo natural que decorre da própria atividade da instituição, criados e/ou acumulados devido à necessidade de registro e preservação das informações”.
8.1.13.4. Sendo assim, inicialmente, a CONTRATADA fará a triagem dos documentos e emitirá um relatório a cada 30 dias, informando as quantidades de acervo a serem destinadas aos diferentes tipos de tratamento, sendo, basicamente, mas não limitado à:
a) Documentos não arquivísticos;
b) Documentos passivos de eliminação;
c) Documentos já tratados;
d) Documentos a receberem tratamento técnico arquivístico;
e) Documentos pertencentes à fundos documentais de empresas extintas;
f) Documentos deteriorados;
g) Documentos a serem digitalizados e seus respectivos formatos;
h) Caixas danificadas para substuição.
8.1.13.5. Por ser inicial e genérica, a separação dos documentos provenientes da triagem poderá sofrer alteração no momento do tratamento, sendo que tais alterações deverão ser comunicadas e justificadas ao fiscal do contato, para acompanhamento e verificação da compatibilidade dos serviços prestados com os efetivamente cobrados.
8.1.13.6. O pagamento do item de Triagem inicial dos documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela administração e
efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.
8.1.14. INSERÇÃO NO PROCESSO/DOSSIÊ FÍSICO E DIGITALIZADO NA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
8.1.14.1. Durante o processamento técnico nas atividades de gestão de documentos, podem ser identificados pela CONTRATANTE, documentos avulsos que fazem parte de um processo ou dossiê que deverão ser juntados por anexação.
8.1.14.2. Esta juntada se caracteriza pela inclusão de documentos avulsos a processos, desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, sendo que os documentos avulsos anexados passam a compor o processo.
8.1.14.3. A CONTRATANTE entregará à CONTRATADA a documentação para juntada com a identificação do número do processo a ser anexado. A identificação poderá ser anotação, a lápis, do número de processo ou dossiê, no canto superior direito do documento.
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8.1.14.4. Deverão ser realizados os seguintes procedimentos para a juntada de documentos avulsos:
a) reunir os documentos avulsos referente ao mesmo processo a serem anexados;
b) anexar os documentos avulsos nos processos ou dossiês indicados; e
c) numerar as folhas dos documentos avulsos anexados ao processo, quando necessário.
8.1.14.5. Documentos avulsos encadernados, cartazes, brochuras não deverão ser inseridos no processo, mas se constituirão em anexos, devendo este procedimento ser registrado por meio de despacho. Nestes casos, apor etiqueta ou carimbo de identificação, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada.
8.1.14.6. Na anexação de documentos avulsos em tamanho reduzido, observar:
a) se o documento avulso apresenta informação apenas na frente, deverá ser colado em folha de papel branco, tamanho A4;
b) se o documento avulso apresenta informação na frente e no verso, deverá ser colado de maneira a não prejudicar a leitura das informações registradas tanto na frente como no verso; e
c) se houver a possibilidade de fixação de mais de um documento avulso na mesma folha, seguir as orientações previstas nos dois itens acima.
8.1.14.7. Conforme a Ordem de Serviços para inserção digital na Plataforma de Preservação Digital, a CONTRATADA deverá providenciar a digitalização em conforme requisitos estabelecidos no Termo de Referência, com faturamento no item específico aos SERVIÇOS DE CONVERSÃO DIGITAL DE DOCUMENTOS.
8.1.14.8. A CONTRATADA deverá providênciar a inserção do documento digitalizado na Plataforma de Prerservação, conforme especificado pela CONTRATANTE.
8.1.14.9. Ao final do processo de inserção no processo/dossiê físico e digitalizado na plataforma de preservação digital, a CONTRATADA deverá apresentar um relatório
contendo o nome dos documentos sob a sua custódia apontando o local de armazenamento e a identificação das caixas onde os documentos estão acondicionados e o registro de inserção do documento digitalizado na Plataforma de Preservação Digital.
9. EQUIPE
9.1. A CONTRATADA deverá manter, durante todo o período de execução do contrato, equipe de profissionais capacitados para a prestação de serviços de serviços técnicos auxiliares de arquivologia e serviços de tecnologia da informação necessários para implementação da Transformação Digital da Emgea.
10. GESTÃO DO CONHECIMENTO E DA INFORMAÇÃO
10.1. Propriedade intelectual
10.1.1. Todo software e seus componentes desenvolvidos pela CONTRATADA à CONTRATANTE, assim como sua documentação e demais artefatos referentes ao Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq, deverão ser entregues a CONTRATANTE que terá o direito de propriedade irrestrito sobre eles, sendo vedada qualquer comercialização por parte da CONTRATADA.
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10.1.2. O ambiente de desenvolvimento da CONTRATANTE deverá ser replicado em ambiente seguro da CONTRATADA, sendo de sua responsabilidade arcar com todas as despesas de licenciamento e garantias de modo a manter os ambientes identicamente replicados e legalizados.
10.1.3. É de responsabilidade exclusiva da CONTRATADA a aquisição do software de apoio, que ao final do contrato deverão ser revestidos para a CONTRATANTE em formato de licença definitiva, não havendo qualquer responsabilidade reversa a CONTRATANTE concernente à titularidade dos direitos de propriedade, inclusive os direitos autorais e outros direitos de propriedade intelectual sobre os programas.
10.1.4. A utilização de componentes de propriedade da CONTRATADA ou de terceiros na construção dos programas ou quaisquer artefatos relacionados ao presente Termo de Referência, que possam afetar a propriedade do produto, deve ser formal e previamente autorizada pela CONTRATANTE. Caso ocorra, a CONTRATADA deverá fornecer esses componentes sem quaisquer ônus adicionais a CONTRATANTE.
10.1.5. O banco de dados gerado durante a execução do contrato será de propriedade única e exclusiva da CONTRATANTE, devendo ser entregue a ela por ocasião do término do contrato, com suas respectivas especificações detalhadas e necessárias à migração deste banco de dados para qualquer outra aplicação que porventura seja necessária. Deverão ser fornecidas pela CONTRATADA, todas as informações a respeito deste Banco de Dados, que possibilite seu uso em qualquer outra aplicação ou sistema de gestão documental ou similar.
10.2. Transferência do conhecimento
10.2.1. A CONTRATADA deverá se comprometer a habilitar a equipe de técnicos da CONTRATANTE ou outra por ela indicada no uso das soluções desenvolvidas e implantadas, ou produtos fornecidos no escopo do contrato, repassando todo o conhecimento necessário para tal, com vistas a mitigar riscos de descontinuidade de serviços e de dependência técnica pela CONTRATANTE.
10.2.2. A transferência de conhecimento, no uso das soluções desenvolvidas pela CONTRATADA, deverá ser viabilizada, sem ônus adicionais para a CONTRATANTE, em eventos específicos de transferência de conhecimento, na CONTRATANTE, em Brasília (DF), e baseada em documentos técnicos e/ou manuais específicos da solução desenvolvida, entre outros. O cronograma e horários dos eventos deverão ser previamente aprovados pela CONTRATANTE.
10.2.3. A transferência de conhecimento, direcionada aos técnicos indicados pela CONTRATANTE, deverá ser focada na solução adotada, de forma que haja transferência do conhecimento da tecnologia utilizada em todo o processo de desenvolvimento e manutenção da solução de software, incluindo levantamentos, construção, testes e implantação. Ao final da transferência, os técnicos da CONTRATANTE deverão ser capazes de realizar a instalação, a manutenção e a evolução das funcionalidades das soluções de software trabalhadas pela CONTRATADA na vigência do contrato.
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10.2.4. A CONTRATANTE poderá solicitar à CONTRATADA a formatação e realização de workshop para transferência do conhecimento técnico e operacional da solução à equipe técnica da CONTRATANTE. Entre os assuntos, devem-se constar a interação e o manuseio da solução de software e demais aplicativos auxiliares, explanação da documentação criada, detalhes da implementação, modo de armazenamento de dados e integração com outras soluções da CONTRATANTE, e informações que possam capacitá-los a sustentar a tecnologia oferecida.
11. DOS REQUISITOS TÉCNICOS DETALHADOS DOS SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
11.1. PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
11.1.1. A CONTRATADA deverá disponibilizar a Plataforma de Preservação Digital para gestão de documentos físicos e eletrônicos para até uma quantidade máxima de usuários especificada na tabela de serviços e integração ao Repositório Digital Arquivístico Confiavel – RDC-Arq.
11.1.1.1. A Plataforma de Preservação Digital deve compreender licenças de módulos e aplicativos integrados que contemplem todos os requisitos indicados neste documento, além dos softwares necessários à integração de seus componentes entre si e de seus componentes aos componentes de infraestrutura, tais como: API, soluções integradoras, ETL, barramento de serviços ou frameworks de integração.
11.1.2. Tal Solução deve possibilitar a integração a qualquer sistema já utilizado pela CONTRATANTE.
11.1.3. O licenciamento de uso deve permitir o acesso a uma quantidade máxima de 200 (duzentos) usuários com permissão de acesso completo para realizar todas as operações na Plataforma de Preservação Digital.
11.1.4. Os softwares e/ou plataformas digitais deverão estar disponíveis em ambiente web, cujas licenças deverão ser disponibilizadas no modelo de Software como Serviço (SAAS - Software as a Service), em nuvem (cloud) do próprio fornecedor.
11.1.5. A Plataforma de Preservação Digital deverá:
11.1.5.1. Permitir o envio de informações e avisos personalizados aos usuários, em qualquer ponto da aplicação, considerando o conteúdo da informação, o contexto e a identificação do público-alvo da informação.
11.1.5.2. Permitir que o usuário possa consultar todos os serviços já utilizados por ele, como um histórico das informações consultadas.
11.1.5.3. Permitir o registro de todas as interações do usuário com a plataforma, para que seja possível ofertar atendimento a determinadas preferências e necessidades individuais de cada usuário, possibilitando assim a oferta de serviço diferenciado e adaptado para cada usuário.
11.1.5.4. Realizar Integração com outros Portais de Serviços de outras localidades a partir de APIs disponibilizadas pelos próprios sistemas ou desenvolvidas para leitura e gravação de dados de documentos e processos digitais.
11.1.5.5. Autenticação por meio de Login Único.
11.1.5.6. Possuir Integrações REST ou SOAP para Funcionalidades eleitas.
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11.1.5.7. As funcionalidades previstas nesse item deverão adotar medidas de segurança e proteção de dados pessoais desde a fase de concepção (Privacy by Design) conforme disposto no art. 46, caput e §2º da Lei 1.709/2018.
11.1.5.8. A licença deverá permitir que a CONTRATANTE possa realizar customização e desenvolvimento de novas funcionalidades através de webservices fornecido pela fabricante, sem implicar em perda da garantia da CONTRATADA.
11.1.5.9. A CONTRATADA deve fornecer todo o manual de usuário, customizações, informações de suporte, atualizações e informações técnicas durante o período do contrato.
11.1.5.10. A solução integrada deverá atender aos padrões de mercado e padrões legais para a certificação de documentos digitais e assinaturas compatíveis com ICP-Brasil. Esta arquitetura de solução integrada deverá possibilitar de maneira facilitada a integração com sistemas já utilizados pelo CONTRATANTE incluindo, bem como garantindo todos os serviços relacionados e detalhados neste Termo de Referência.
11.1.5.11. A plataforma deve dispor de recursos que garantam o bom funcionamento da sistemática de tratamento do acervo documental e sua guarda, de forma eletrônica e Repositório Digital Arquivístico Confiavel – RDC-Arq, assim como, de forma concomitante, disponha dos documentos digitalizados, para que sejam inseridos no cotidiano público e permita a integração com os processos e formulários eletrônicos, contendo características que devam atender aos conceitos e critérios de flexibilidade, escalabilidade, disponibilidade, baixo custo operacional e possibilidade de estruturas e funcionalidades especiais de desenvolvimento, permitindo maior amplitude de alcance de resultados para atender à dinamicidade exigida, cabendo o envolvimento integrado do sistema operacional, do software de desenvolvimento, dos bancos de dados e suas estruturas, inclusive as integrações, o suporte, a complexidade, as adaptações necessárias.
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Tabela 3 – Tabela de requisitos da plataforma de preservação digital
Item | Descrição |
1.1 | Permite arquitetura de instalação centralizada para o módulo servidor, com acesso web (em se tratando do cliente), de forma transparente ao usuário, mesmo que sejam executados em plataformas de hardware e software diferentes e localizações geográficas distintas, possibilitando o crescimento tanto em poder de processamento quanto em distribuição física. |
1.2 | Possibilita a criação de múltiplos repositórios independentes no mesmo conjunto de equipamentos servidores; |
1.3 | Opera em cluster, para prover alta disponibilidade, de forma transparente aos clientes; |
1.4 | Possui suporte a esquema de balanceamento de carga, de forma transparente aos clientes; |
1.5 | Armazena separadamente os dados de negócio e de configuração do produto, de modo a permitir cópia e restauração independente de cada um deles; |
1.6 | Possui todas as configurações e parametrizações armazenadas de forma independente das configurações do sistema operacional, sendo vedada a exigência de edição manual de registro do Windows e equivalentes. |
1.7 | Permite o envio de e-mails pelo protocolo SMTP para as funcionalidades que oferecerem este recurso; |
1.8 | É capaz de ser instalada e executar em estações de trabalho, rodando em máquina virtual local ou container de aplicações, ainda que com restrição de capacidade, admitindo-se versão específica para desenvolvimento de soluções de TI. |
Item | Segurança e Gestão de Usuários |
1.9 | Provê integração automática com serviços de diretório por meio dos padrões LDAP e com o produto Microsoft Active Directory versão 2008 R2 e superiores, suportando autenticação e obtenção/atualização de dados sobre usuários e grupos; |
1.10 | Oferece um mecanismo de cadastramento de usuários e grupos independentes do serviço de diretório; |
1.11 | Suporta um número ilimitado de usuários dentro de cada grupo, bem como grupos dentro de grupos; |
1.12 | Suporta Single Sign-On por meio do protocolo SAML (Security Assertion Markup Language) versão 1.1 ou OAuth 2.0, inclusive para criação de sessões nas APIs; |
1.13 | É capaz de efetuar registros de auditoria de todas as operações sobre documentos, tipos documentais, pastas, permissões, usuários e das configurações da própria auditoria, contendo no mínimo a data/hora da operação, o usuário que executou, a operação e qual o objeto afetado, mesmo que excluído; |
1.14 | Armazena separadamente os dados de auditoria e os dados de negócio do repositório; |
1.15 | Permite configurar quais informações serão armazenadas em uma determinada trilha de auditoria, habilitar ou desabilitar os registros de cada tipo de operação e determinar o seu nível de detalhe; |
1.16 | Fornece ferramentas de monitoramento, diagnóstico, configuração e administração do produto, para todos os seus módulos/serviços/componentes, facilitando a operação dos seus administradores; |
1.17 | Fornece rotinas automatizadas (jobs, utilitários) de análise e manutenção preventiva do repositório, incluindo verificação de consistência e limpeza da base de dados, que possam ser disparadas sob demanda ou agendadas para execução periódica; |
1.18 | Fornece ferramenta gráfica para consulta ao repositório e navegação por sua estrutura, com funcionalidade para tarefas de suporte e administração; |
1.19 | Fornece API HTTP RESTful, Java ou de linha de comando que permita acionar ações de administração do produto de forma automatizada, incluindo inicialização, parada e consulta ao estado de execução dos seus serviços/componentes; |
1.20 | Fornece interface de comandos ou mecanismo equivalente que permita executar de forma interativa consultas e alterações em metadados dos documentos, inclusive em lote; |
1.21 | Possui mecanismos para extrair estatísticas de uso do repositório, permitindo filtrar, cruzar e agregar dados como tamanho do conteúdo, tipo, data de criação e autor de documentos, formatos e áreas de armazenamento, pelo menos. |
1.22 | Todas as funcionalidades estão disponíveis via APIs, sem exigir a utilização de componentes visuais próprios do produto (formulários, telas, etc.), de modo que se possa executá-las a partir de componentes de software desenvolvidos; |
1.23 | Provê API HTTP RESTful para todas as funcionalidades de manipulação de documentos, pastas e conteúdo; |
1.24 | Suporta o padrão CMIS 1.0 ou superior; |
1.25 | Suporta o protocolo WebDAV para pelo menos navegação na estrutura de pastas mapeadas. |
1.26 | Oferece consulta, por meio de SQL, aos documentos, metadados e outras informações, caso armazenadas em banco de dados relacional; |
1.27 | Possui ambiente para análise de todas as chamadas API, com gráficos e filtros, contendo no mínimo os seguintes dados: usuários; usuários únicos; IP; tempo de resposta; |
1.28 | Possui portal com todas as APIs disponíveis; |
1.29 | É possível configurar limite de uso por chave de API disponibilizada, para controle do uso; |
1.30 | Demonstra que a solução deverá permitir a definição de processo de forma gráfica e amigável ao usuário. Facilidade de desenho através de interface gráfica com “Drag And Drop”, sem codificação; |
1.31 | Demonstra que o módulo de construção consegue gerenciar versões de processos; |
1.32 | Demonstra que a solução permite o design responsivo, adaptável a dispositivos com acesso à internet (desktop, notebook, tablet, smartphone) para a visualização de formulários criados para o fluxo do processo; |
1.33 | Demonstra que a solução permite retornar um processo a uma versão anterior (Rollback para versão anterior), mantendo a versão atual; |
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1.34 | Demonstra que a solução possui os tipos de campo: número inteiro, número decimal ou de ponto flutuante, data, string, lista, lista encadeada, checkbox, groupbox ou lista de checkbox, e campos para informações de utilizadas no backend; |
1.35 | Demonstra que a solução possui interface WYSIWYG para a criação de formulários a serem utilizados na indexação de documentos; |
1.36 | Demonstra que a solução possui um painel para acompanhamento do andamento de solicitações, o qual demonstre o status de cada ocorrência dentro do sistema. |
1.37 | Demonstra possibilidade de os documentos serem compartilhados internamente dentro da organização, bem como para usuários externos de forma segura e auditada; |
1.38 | Implementa o conceito de repositório de documentos digitais, como estrutura lógica independente da sua organização física e suporte tecnológico; |
1.39 | Provê armazenamento, recuperação e gerenciamento de documentos digitais, compostos por metadados/atributos, conteúdos e estruturas de apoio, permitindo acessos múltiplos e simultâneos para leitura, garantindo acessos exclusivos para alteração e não exigindo que o usuário especifique onde armazenar os objetos; |
1.40 | Suporta o controle de versões dos documentos e o controle de concorrência das atualizações, por meio de operações de check-in e check-out, versionando os metadados em conjunto com o conteúdo; |
1.41 | Oferece a organização lógica dos documentos em estrutura hierárquica de pastas, permitindo que um mesmo documento ou versão seja referenciado em mais de uma pasta sem duplicidade de armazenamento; |
1.42 | Suporta a associação de metadados ou grupos de metadados avulsos (adhoc) a documentos ou pastas, de forma complementar aos metadados definidos no respectivo tipo de documento ou pasta; |
1.43 | Suporta a exclusão lógica de documentos e pastas e sua recuperação (recurso de "lixeira"); |
1.44 | Suporta a criação de relacionamentos/associação entre documentos e entre pastas; |
1.45 | Oferece a criação de documentos compostos, ou seja, documentos que sejam a agregação de outros documentos; |
1.46 | Suporta a gestão do ciclo de vida de documentos, incluindo a definição de estados, regras de transição entre eles e definição de respostas aos eventos do ciclo de vida; |
1.47 | Provê a indexação de conteúdo e metadados dos documentos, incluindo todas as suas versões, e oferecer busca textual e estruturada sobre esses índices; |
1.48 | Oferece mecanismos para excluir da indexação metadados, conteúdos de formatos específicos e documentos de determinado tipo; |
1.49 | Suporta a indexação de conteúdo de todos os formatos conforme respectiva indicação no Quadro 1, ao final deste Subanexo, com capacidade de identificar e tratar adequadamente os conjuntos de caracteres codificados em UTF-8, ISO-8859-1; |
1.50 | É capaz de indexar conteúdo dos formatos suportados mesmo quando estiverem dentro de arquivo compactado; |
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1.51 | Permite, na busca de documentos, a especificação de filtros: a. por metadados de qualquer tipo; b. por índice textual (incluindo conteúdo e metadados); c. por pasta (incluindo busca hierárquica); d. por tipo documental (incluindo busca hierárquica); e. por combinações dos anteriores com os operadores lógicos E (AND), OU (OR) e NÃO (NOT); |
1.52 | Oferece, na busca de documentos: a. ordenação dos resultados por relevância; b. ordenação dos resultados por qualquer metadado e o agrupamento no resultado; c. uso dos operadores de comparação = (igual), < (menor que), <= (menor ou igual a), > (maior que), >= (maior ou igual a), <> (diferente) para campos numéricos e de data; d. uso de caracteres curinga, palavras-chave ou partes de palavras com uso de curingas; e. uso de intervalos de data; f. busca no índice textual por sentença exata e por combinação de palavras; |
1.53 | Suporta a reconstrução de índices de forma incremental e total; |
1.54 | Permite a captura de eventos que geram indexação de conteúdo (novo conteúdo, alterado, excluído), para construir integrações com mecanismos de indexação externa; |
1.55 | Possui plugin para assinatura de documentos digitais, que atenda aos padrões PDF (PAdES), CAdES, XMLDSig (NFe), XAdES e CMS; |
1.56 | O plugin Suporta no mínimo o Firefox 50 e Google Chrome (Windows, Mac OS e Linux); |
1.57 | O plugin deve ser instalado sem necessidade de privilégios de administrador, em Chrome no Windows; |
1.58 | A funcionalidade de Assinatura deve estar totalmente integrada, permitindo assinar documentos nato digitais, bem como documentos digitalizados |
1.59 | É possível gerar um manifesto de assinatura, com a geração de um hash, que pode ser validado em url de acesso público no sistema; |
1.60 | Possuir módulo de digitalização de imagens com possibilidade de realizar o tratamento das imagens após a captura, inclusive com processamento das imagens com tecnologia OCR. |
1.61 | Possibilitar a digitalização a partir do navegador com tecnologia HTML 5 com conexão direta do navegador com o drive TWAIN de scanner mapeados nos sistemas. |
1.62 | Possuir ferramentas de pós digitalização como rotação, corte, exclusão e preenchimento manual de bordas em branco. |
1.63 | Possibilitar a visualização de imagens no momento da digitalização. |
1.64 | Suporta o armazenamento de documentos sem conteúdo (somente metadados); |
1.65 | Oferece URL (endereço web) persistente para acesso direto ao conteúdo dos documentos, respeitadas as permissões de acesso; |
1.66 | Suporta a vinculação de diversos conteúdos (original e renditions) a uma mesma versão de documento, permitindo definir um deles como principal; |
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1.67 | É capaz de extrair de cada conteúdo os metadados básicos, como tipo MIME e tamanho em bytes, e armazená-los em metadados do documento; |
1.68 | É capaz de extrair de cada conteúdo os metadados específicos da sua categoria, incluindo título, autor, data de produção e dimensões, quando aplicável, e armazená-los em metadados do documento; |
1.69 | É capaz de converter qualquer formato de conteúdo suportado para os formatos indicados na Tabela 4, deste documento; |
1.70 | Suporta a geração automática de conteúdos adicionais (renditions) de um documento por meio de conversão do seu conteúdo original, disparada por evento configurável ou por comando da API; |
1.71 | Oferece mecanismos para assegurar e verificar a integridade do conteúdo, como utilização de algoritmos de checksum; |
1.72 | Suporta a configuração de diversas áreas de armazenamento de conteúdo (“data stores”) para um mesmo repositório, com suporte a sistemas de arquivos locais e de rede; |
1.73 | Possibilitar o cadastro do PCD e TTD de acordo com as normas do CONARQ. |
1.74 | É possível configurar o PCD e TTD para ser apresentado nas telas configuráveis de indexação/inventário por meio de lista suspensa e com possibilidade de pesquisa do código específico a ser selecionado. |
1.75 | Para os prazos correntes e intermediários da TTD, É possível o preenchimento através de números inteiros, visando a geração de relatórios automatizados pelo sistema. |
1.76 | Possibilitar gerar os relatórios de expurgo em formatos PDF e XLXS. O layout deve ser similar ao sugerido pelo CONARQ. |
1.77 | Possibilitar "mostrar endereço da caixa" ao gerar relatório de expurgo baseado no PCD e TTD. |
1.78 | Possibilitar importar tabela PCD e TTD nos formatos .csv e .xls para cadastrar dados tabela em lote. |
1.79 | Permitir consultar classificação e temporalidade cadastradas no sistema por tipo de relatórios "Documentos classificados, Plano de classificação completo e Plano de classificação parcial". |
1.80 | Permitir consultar o relatório documentos classificados por código/assunto, classificável sim ou não, ativo para uso sim ou não ou busca por conteúdo existente no documento. |
1.81 | Permitir gerenciar os templates existentes no sistema; |
1.82 | Permitir utilizar o template ativo para iniciar processos no sistema. |
Item | Sistema Web para gestão da guarda de documentos e mídias |
2.1 | |
Possui módulos para gestão das caixas e documentos armazenados na empresa de guarda; gestão de usuários; ordens de serviço; pesquisa; visualização dos registros e seus documentos; captura, formulários para indexação; gestão documental; relatórios; atendimento à LGPD; RFID; |
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Possui uma versão Mobile (iOS e Android) | |
Funciona via Web | |
Permite consultas irrestritas ao sistema web contendo o banco de imagens do legado e digitalizado durante toda a execução do contrato, franqueando acesso a todos os usuários indicados pela Contratante | |
Todas as interfaces e todos os elementos das interfaces (botões, textos, alertas, mensagens e todos os demais itens que compõe a interface com o usuário) estão em português brasileiro | |
Opera no conceito de pastas e subpastas para a organização lógica (taxonomia) dos arquivos por tipo de documento, sem limite de níveis; Permitir integrações com outros serviços através e API REST | |
Permite a emissão e controle da impressão de etiquetas para caixas ou documentos, podem a própria Contratante imprimir as suas etiquetas | |
O sistema, nativamente mantém a completa rastreabilidade de toda caixa ou documento registrado no sistema, através de códigos de barras 2D e QR-CODE | |
2.2 | |
Controla, de forma unificada, o acesso dos usuários por meio de login e senha pessoal e intransferível, com possibilidade de definir diferentes níveis e tipos de permissões de acesso, incluindo acesso administrativo para adicionar ou excluir usuários e modificar as permissões de acesso | |
Permite o acesso ao sistema através de autenticação em 2 fatores com o QRCode de segurança, quando ele estiver habilitado | |
Permite o acesso ao sistema através de certificado digital que obedeça aos padrões do ICP-Brasil | |
Permite a criação de usuários apenas com CPF e e-mail válidos | |
Permite bloquear contas de usuários por um período de inatividade com data programada ou por inatividade em X dias corridos | |
Possibilita a criação de grupos de usuários com permissões específicas, além de ser possível definir data para expiração do grupo e dos acessos concedidos através dos mesmos | |
Permite a identificação dos usuários operacionais e clientes, sob intuito de diferenciar os perfis profissionais e de funcionalidades disponíveis para cada usuário. Por exemplo: o usuário cliente não está apto, por regra de sistema, de atender uma Ordem de Serviço | |
2.3 | |
Registra, atualizar e finalizar Ordens de Serviço, bem como acompanhar e alterar o status de atendimento | |
Realiza solicitação de consultas (empréstimos) e devoluções de objetos (caixas e documentos) | |
Realiza solicitação eliminação de caixas e documentos | |
Realiza solicitação alteração de cadastro dos itens implantados |
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Realiza solicitação do fornecimento de materiais para armazenamento (caixas de 20 kg, caixas-arquivo e lacres) | |
Agrupa na mesma Ordem de Serviço as caixas ou documentos por unidade onde eles estão armazenados, para que o atendimento da empresa contratada seja individualizado por unidade | |
Permite o controle de SLA (Service Level Agreement) customizado de acordo com a prioridade e o tipo de solicitação demandada | |
Permite o atendimento via Ordem de Serviço Digital, sendo possível realizar todo o atendimento de maneira digital com notificação via e-mail, realizando assinatura digital e sem a necessidade da impressão da Ordem de Serviço | |
Permite calcular a distância (em quilômetros) entre a unidade de origem e a distância da entrega do objeto para as Ordens de Serviço. Para esta funcionalidade, deve-se utilizar o Google Maps como fonte de cálculo | |
Permite acompanhamento e movimentação do veículo com as caixas ou documentos, desde o momento em que a caixa ou documento é coletado até o momento que ele é descarregado, tanto na coleta quanto nos empréstimos, através de mapa integrado na tela de Ordem de Serviço | |
2.4 | |
Possui um campo de busca que permita a consulta das imagens por um único indexador, na primeira tela da aplicação; | |
Efetua pesquisas ao acervo utilizando-se de filtros por parâmetros diversos e concomitantes (ex.: caixa de 20 kg, caixa-arquivo, processo, anexo, período, usuário etc.), inclusive gerando relatórios a partir dessas informações; | |
Grava as pesquisas de objetos mais utilizadas como pesquisa favorita recuperando todos os filtros pré-definidos pelo usuário; | |
Limita o valor padrão de quantidade de documentos na pesquisa para melhoria de resultado e desempenho; | |
Permite a pesquisa de múltiplos objetos (ex.: caixa de 20 kg, caixa-arquivo, documentos, processos, imagens) em campo de texto livre; | |
Para cada campo de pesquisa, é possível especificar as regras de busca com as seguintes características: contém, igual, diferente e vazio; | |
Permite a pesquisa Full Text através do OCR ou varrendo todos os campos definidos; | |
Permite compartilhar um documento registrado no sistema com usuários internos e externos a partir da pesquisa ou do módulo de solicitações; | |
2.5 | |
Permite a configuração e importação de arquivos em lotes para o sistema, inclusive com a definição de metadados e validação de duplicidades dos arquivos; | |
Garante a integridade e segurança de acesso dos arquivos, imagens e documentos armazenados, permitindo o acesso via interface web, sem exteriorizar no servidor web, os diretórios onde se encontram localizados os arquivos físicos. |
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A configuração da importação é feita através da interface do sistema, sem a necessidade de configuração de arquivos de configuração; | |
Permite a importação de base de dados para o sistema, permitindo gerenciar as importações através da interface para verificação de agendamentos, andamento das importações e logs; | |
Permite a importação de qualquer tipo de extensão de arquivo; | |
Permite a visualização dos tipos de arquivo PDF, TXT, TIF, JPEG, JPG e BPM na interface da solução; | |
2.6 | |
Possui módulo de digitalização de imagens com possibilidade de realizar o tratamento das imagens após a captura, inclusive com processamento das imagens com tecnologia OCR(Óptical Character Recognition); | |
Permite a comunicação com scanners de alta performance por interface TWAIN e ISIS; | |
Possibilita a digitalização a partir do navegador com tecnologia HTML 5 com conexão direta do navegador com o drive TWAIN ou ISIS de scanner mapeados nos sistemas; | |
Permite o reconhecimento, diretamente no Navegador, códigos de barra em qualquer posição da página, estando torto, virado de cabeça para baixo ou em qualquer outra posição, a fim de ser identificado como metadados do documento digitalizado ou marcando folhas de separação de fases ou lotes de processo; | |
Possui o recurso de descarte de páginas “em branco” diretamente na interface do sistema; | |
2.7 | |
Possui módulo específico para criação de formulários que possibilitem a inserção e edição de registros no sistema; | |
Permite utilizar o recurso de “drag and drop” para a construção dos campos do formulário; | |
Permite a definição de qual pasta os registros indexados irão ser salvos; | |
Possibilita a criação de vários formulários de indexação para um único repositório, inclusive com regras de acesso (permissões) diferenciadas; | |
Os formulários de indexação são utilizados para Caixas e Documentos; | |
Mantém os formulários em modo rascunho ou em modo produção; | |
Para a indexação das caixas, é possível visualizar e editar todos os documentos existentes dentro da caixa; | |
Deve permite a configuração de relacionamento entre dois objetos no sistema; | |
Permite que determinado campo no formulário exija a dupla digitação, isto é, o sistema só aceita a informação que for digitada duas vezes corretamente no mesmo campo; | |
2.8 |
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48
Geração automática dos espelhos das caixas (caixas-20kg, caixas-box, caixas de mídias, etc) com a descrição completa de seu conteúdo (espelho padrão do sistema) ou espelho customizado para o formato utilizado pela Contratante; | |
Os espelhos são impressos através da leitura do código de barras da caixa em botão localizado na tela de pesquisa; | |
A impressão dos espelhos é liberada através de permissão específica liberada no módulo de Gestão de Usuários; | |
Possibilita o cadastro do Plano de Classificação Documental (PCD) e da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) de acordo com as normas do CONARQ; | |
É possível configurar o PCD e TTD para ser apresentado nas telas configuráveis de indexação/inventário por meio de lista suspensa e com possibilidade de pesquisa do código específico a ser selecionado; | |
Para os prazos correntes e intermediários da TTD, é possível o preenchimento através de números inteiros, visando a geração de relatórios automatizados pelo sistema; | |
O sistema gera os relatórios de expurgo em formatos PDF e XLXS. O layout deve ser similar ao sugerido pelo CONARQ; | |
O sistema permite "mostrar endereço da caixa" ao gerar relatório de expurgo baseado no PCD e TTD; | |
2.9 | |
O sistema possui relatório que permita controle de documentos com temporalidade vencidos e a vencer com notificação por e-mail de prazo de retenção; | |
O sistema possui relatório que permita controle de empréstimo e devolução de caixas e documentos com prazo vencido e a vencer com notificação de empréstimos por e-mail para o solicitante e o gestor; | |
O sistema possui relatório de caixas e documentos armazenados no sistema, com seus metadados e status; | |
O sistema possui relatório de emissões de Ordens de Serviço; | |
O sistema possui relatório de fornecimento de material e/ou suprimentos; | |
O sistema possui relatório mensal dos serviços prestados para fins de faturamento; | |
O sistema possui relatório com a log completa de movimentação de determinada caixa ou documentos; | |
2.10 | |
Registrar logs de consulta para todo documento que contenha informação de pessoa física; | |
Ocultar informação pessoal dos usuários, permitindo a visualização somente mediante autorização do gestor; | |
2.11 | |
Possui controle de acesso por login e senha; |
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Possui leitura de código de barras das etiquetas 2D e QRCODE, através da câmera de dispositivos móveis ou coletores conectados à dispositivos móveis por meio de bluetooth; | |
Possibilita ver o histórico completo de movimentação da caixa ou documentos lidos através dos dispositivos móveis; | |
Possibilita localizar a qual container (caixa) pertence o item que foi realizada a leitura; | |
Relaciona todos os documentos do container (caixa) bipada; | |
Possibilita atualização e conclusão de ordens de serviço, bem como permitir a inclusão/exclusão de itens na ordem de serviço por meio de leitura de código de barras ou QR Code; | |
Utiliza câmera do smartphone para realizar arquivamento de documento; | |
Permite consultar e encerrar as Ordens de Serviço de forma digital (sem necessidade de impressão) por meio do aplicativo mobile; | |
2.12 | |
O sistema possui nativamente recursos para impressão e gestão das etiquetas RFID; configuração do Portal de RFID; configuração do coletor de RFID; | |
Permite encontrar uma caixa ou documento no local de guarda, através de radiofrequência, com emissão de bip sonoro de proximidade; | |
Possui função de auditoria através de radiofrequência, emitindo relatório de caixas ou documentos não encontrados; | |
Item | Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC- Arq |
3.1 | A preservação das informações utiliza cadastro de informações de índice e metadados que permitam a localização das informações no futuro; |
O cadastro das informações de índice de pesquisa e metadados atende as recomendações para Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC- Arq, conforme Resolução CONARQ nº 43, de 04 de setembro de 2015; | |
Os metadados atendem ao modelo OAIS - Open Archival Information System e ao Decreto 10.278/2020; | |
Os dados e metadados são embarcados em um único pacote de preservação permitindo a rápida recomposição do banco de dados e também a recomposição do Repositório Digital em caso de necessidade; | |
O sistema de preservação utiliza tecnologias abertas e não proprietárias para todo o sistema de software, hardware e suporte físico de preservação de dados digitais; | |
O suporte de preservação de dados digitais utiliza tecnologia fotográfica permitindo a gravação de dados em forma de bitstream em microfilme de 16mm ou 35mm; | |
O suporte de preservação é controlado de acordo com os requisitos para Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC-Arq; | |
O suporte de preservação armazena os pacotes de dados e metadados referentes aos documentos preservados; |
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O sistema de Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC-Arq utiliza tecnologias que permitam a preservação incremental de informações; |
11.1.5.12. O quadro a seguir elenca os formatos de arquivo a serem suportados pela solução com relação a indexação de conteúdo, à visualização e anotações bem como indica os formatos alvo obrigatórios para o mecanismo de conversão de formatos.
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Tabela 4 - Formatos de arquivos a serem suportados na Plataforma de Preservação Digital
Quadro 1 – Formatos de arquivo a serem suportados | ||||
Categoria | Formato | Indexação de conteúdo | Formatos para conversão | Visualização e anotações |
Documento textual e planilha | Texto puro | Sim | XHTML, PDF e PDF/A | Sim |
HTML, XHTML - Hypertext Markup Language | ||||
RTF - RichTextFormat | ||||
PDF, PDF/A - PortableDocument Format | ||||
TIFF - TaggedImage File Format | ||||
Microsoft Office (doc/docx, xls/xlsx, ppt/pptx e derivados) | ||||
ODF - Open DocumentFormat (odt, ods, odp e derivados) | ||||
MSG - Item do Microsoft Outlook | ||||
EML - E-mail MIME | ||||
Dados Estruturados | CSV - Comma-separatedvalues | Sim | N/A | Sim |
XML - ExtensibleMarkupLanguage | ||||
Imagem bitmap | GIF - GraphicsInterchangeFormat | Sim (metadados extraídos) | PNG ou JPG (geração de miniatura) | Sim |
PNG - Portable Network Graphics | ||||
BMP - Bitmap Imagem File | ||||
JPG, JPEG - JPEG Imagem | ||||
Imagem Vetorial | SVG - Scalar Vector Graphics | Sim | N/A | Não |
WMF - Windows Metafile | ||||
Áudio | OGA, OGG - OggAudio | Sim (metadados extraídos) | N/A | Não |
MP3 - MPEG 1 AudioLayer 3 | ||||
WMA - Windows Media Áudio | ||||
WAV | ||||
OGV, OGG - OggVideo | Sim (metadados extraídos) | N/A | Não | |
WMV - Windows Media Video | ||||
MP4 - MPEG-4 Part 14 | ||||
Vídeo | AVI -AudioVideoInterleave | |||
Compactado | ZIP | Sim | N/A | Não |
RAR – RoshalArchive | ||||
GZ - GNU zip |
11.1.6. A plataforma de preservação digital deverá estar integrada através de interfaces sistêmicas com o ambiente de guarda e preservação documental capaz de realizar a indexação, disponibilização de arquivos digitais, gerenciamento e recuperação de informações, com a identificação e localização das caixas de armazenamento e documentos durante todas as etapas do contrato.
11.1.7. A CONTRATADA deverá disponibilizar e manter atualizado(s) o(s) manual(is) da Plataforma em meio digital para a CONTRATANTE.
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11.1.8. A Plataforma deverá estar disponível e ter garantia de funcionamento ininterrupto durante todo o período de vigência do contrato, sem quaisquer ônus adicionais para a CONTRATANTE. No caso de paralisação temporária de acesso via Internet, a CONTRATADA deverá possuir plano de contingência que possibilite a utilização de outros meios de comunicação para envio das solicitações cujos atendimentos se darão dentro dos prazos previstos contratualmente.
11.1.9. A empresa deverá, sem quaisquer ônus adicionais, fornecer serviços de suporte ao sistema, tanto o suporte aos usuários quanto o suporte técnico/gerencial, indicando ao menos um número telefônico e um e-mail para contato do usuário e outro número e e-mail para contato direto com a chefia do setor de informática da CONTRATADA para contatos da equipe técnica da CONTRATANTE.
11.2. SUSTENTAÇÃO TÉCNICA E OPERAÇÃO ASSISTIDA
11.2.1. O serviço de Operação Assistida consiste na realização de atividades de administração, manutenção, monitoramento e operação da solução, em todos os seus ambientes, visando assegurar o seu adequado funcionamento e atendimento a seus usuários.
11.2.2. Durante o período da Operação Assistida, a CONTRATADA deverá prover aos usuários da Plataforma de Preservação Digital suporte funcional e técnico na sua operação, compreendendo as seguintes atividades:
11.2.2.1. Apoiar e suportar a CONTRATANTE na operação da Plataforma de Preservação Digital;
11.2.2.2. Reportar todo e qualquer erro que seja detectado na Plataforma de Preservação Digital pela CONTRATANTE;
11.2.2.3. Complementar o treinamento de capacitação de usuário(s), nos casos em que a CONTRATANTE identificar a necessidade.
11.2.2.4. Sanar dúvidas de utilização;
11.2.2.5. Monitorar o nível de uso do Sistema, para validar a aderência dos usuários e apoiar em qualquer nova parametrização necessária;
11.2.2.6. Monitorar o desempenho do Sistema;
11.2.2.7. Monitorar a disponibilidade do Sistema;
11.2.2.8. Monitorar e acompanhar a abertura e fechamento de chamados no Sistema;
11.2.3. A CONTRATADA fornecerá o serviço de Operação Assistida à Plataforma de Preservação Digital a partir da data de emissão da Autorização de Serviços, o que ocorrerá após o aceite do serviço de implantação da Plataforma de Preservação Digital.
11.2.4. Os Serviços de Operação Assistida serão solicitados à CONTRATADA mediante Ordens de Serviço dimensionadas em UST, limitadas à quantidade especificada na tabela de preços no período do contrato, com compromisso de requisição de no mínimo 20% (vinte porcento) UST no mesmo período.
11.2.5. A execução de atividades de Operação Assistida poderá ser programada para qualquer dia ou horário, podendo incluir até mesmo horário noturno, finais de semana e feriados.
a) Essas atividades poderão ser executadas presencialmente ou através de acesso remoto, conforme a necessidade, possibilidade e conveniência da CONTRATANTE;
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b) Em nenhuma hipótese haverá diferenciação no preço da UST ou quantidade de USTs a ser pagas em função do local ou do horário de prestação dos serviços;
11.3. IMPLANTAÇÃO, PARAMETRIZAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO DA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
11.3.1. A Implantação da Solução corresponde à execução de todos os serviços necessários ao pleno funcionamento e utilização da solução pela CONTRATADA compreendendo, instalação, configuração, migração de dados, gerenciamento de usuários e liberação de acessos.
11.3.2. O sistema deve ser parametrizado de acordo com uma análise das necessidades específicos da CONTRATANTE, e posterior adaptação na Solução ofertada. Envolve a parametrização de Tipos Documentais, Metadados, Usuários, Telas específicas para o negócio, Permissionamento, Departamentos, Módulo de Assinatura eletrônica de Documentos – com validade jurídica, dentre outras possibilidades do sistema.
11.3.3. Há previsão para migração de dados, sob demanda, do acervo digital legado. Trata-se do processo de transferência dos dados do atual SISDOC utilizado pela CONTRATANTE para a base de dados da Plataforma de Preservação Digital a ser ofertada pela CONTRATADA, compreendendo 03 (quatro) etapas distintas:
11.3.3.1. Extração de dados: processo de captura de todos os dados dos bancos de dados e outras fontes do sistema existente;
11.3.3.2. Validação dos dados: processo de limpeza dos dados (detecção e correção de dados incorretos, incompletos, corrompidos ou duplicados), enriquecimento dos dados (compreende a atualização dos dados com novos atributos, complementares aos existentes até então), validação lógica e física dos dados e a adequação dos mesmos ao formato de dados utilizado pela Solução;
11.3.3.3. Carga de Dados: os dados extraídos e validados serão inseridos nas bases de dados da Plataforma de Preservação Digital;
11.3.4. A CONTRATADA terá um prazo de até 30 (trinta) dias para realizar o serviço de Implantação da Plataforma de Preservação Digital, contados a partir da data de emissão da Autorização de Serviços.
11.3.5. A CONTRATADA deverá desenvolver aplicações específicas ou customizações com base nas necessidades dos sistemas da CONTRATANTE, garantindo que a informação e os processos/documentos da CONTRATANTE serão gerenciados de forma integrada e segura.
11.4. ARMAZENAGEM ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS EM NUVEM
11.4.1. A Plataforma de Preservação Digital, bem como suas imagens e seus documentos associados, deverá estar hospedados em estrutura própria da CONTRATADA, com alta disponibilidade e monitoramento de segurança.
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11.4.2. O valor a ser faturado pela CONTRATADA será a somatória do espaço em nuvem utilizado por todos os documentos e seus metadados, incluindo o espaço utilizado pela Plataforma de Preservação Digital, devidamente demonstrados nas medições mensais.
11.4.3. A estrutura de armazenamento eletrônico da CONTRATADA deverá estar hospedada em datacenter seguro, com redundância de comunicações e de alimentação elétrica, dotado de sistemas apropriados de segurança física e de proteção contra sinistros.
11.4.4. O modelo de hosting deve ser flexível e permitir o uso de diversas tecnologias integradas, facilitando a evolução e adaptação do site ao longo do seu ciclo de vida.
11.4.5. Deverá ser utilizado um canal de comunicação entre as partes.
11.4.6. Para o processo de segurança dessas informações deverá ser implantada uma política de segurança proativa e preventiva, bem como rotinas de backup e redundância no caso de pane, evitando a paralisação dos serviços.
11.4.7. A presente permissão de uso não transfere para a CONTRATANTE o título, propriedade, direito em propriedade intelectual, direitos autorais, patentes ou marcas em relação à Plataforma de Preservação Digital.
11.5. SERVIÇO DE INTEGRAÇÃO E GRAVAÇÃO DO REPOSITÓRIO DE ARQUIVOS DIGITALIZADOS OU NATO-DIGITAIS EM MICROFILME DIGITAL COM DUPLICAÇÃO E GUARDA
11.5.1. A contratação será definida de acordo com o acervo e volume a ser gravado em microfilme digital, conforme demanda do CONTRATANTE, mediante emissão de ordens de serviços, sendo a quantidade do serviço medida pela quantidade de páginas de documentos gravados em microfilme digital.
11.5.2. A CONTRATADA deverá apresentar em até 15 dias após a assinatura do contrato, cronograma de execução dos serviços indicando todas as etapas da execução do objeto e as datas previstas para início e conclusão de cada uma delas.
11.5.3. O cronograma deverá ser previamente aprovado pelo CONTRATANTE antes do início das atividades de gravação microfilme digital.
11.5.4. Os serviços de gravação de microfilme digital de documentos consistem na integração dos sistemas de armazenamento dos documentos digitais da CONTRATANTE em Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq para armazenamento em suporte de microfilme híbrido digital e ótico preto e branco.
11.5.5. O suporte de preservação de dados digitais deve utilizar tecnologia fotográfica permitindo a gravação de dados em forma de bitstream em microfilme de 16mm ou 35mm.
11.5.6. O suporte de preservação deve armazenar os pacotes de dados e metadados referentes aos documentos preservados.
11.5.7. Além da preservação de dados em formato de bitstream, o suporte deve também gerar a preservação correspondente em formato ótico, de forma que o suporte de preservação possa ser lido e decodificado por computadores e também que a informação possa ser recuperada através de leitores óticos sem necessidade de decodificação por máquina.
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11.5.8. O suporte fotográfico para preservação deve ser híbrido, permitindo a gravação de linguagem de computador (machine-readable data) e linguagem ótica (human- readable).
11.5.9. A CONTRATADA deverá fornecer solução capaz de indicar o número de referência do rolo em que o arquivo gravado em microfilme digital foi inserido, pesquisar o arquivo e acessar seu conteúdo por meio de software.
11.5.10. As cópias dos dados em formato ótico devem permitir a leitura e recuperação dos dados independentemente da existência de software e hardware de computador, evitando qualquer tipo de dependência tecnológica com fabricantes e fornecedores, e dirimir riscos de perda de informações pela obsolescência tecnológica.
11.5.11. A CONTRATADA deverá contar em seu ambiente operacional com equipamentos e mão de obra necessários à realização de todo ciclo de gravação de microfilme digital, ou seja, a gravação, revelação e duplicação dos microfilmes, visando prover garantias na prestação integral de todo o serviço, em até 180 (cento e oitenta) dias da assinatura do contrato.
11.5.12. Uma página de documento ao ser digitalizada para o formato PDF/A com resolução de 300 dpi, resultará em um arquivo de 100 KB. Considerando que um rolo de microfilme digital tem capacidade para armazenar 120 GB de dados, conclui-se que um rolo tem capacidade para cerca de 1.200.000 arquivos digitalizados.
11.5.13. A gravação de microfilme digital deverá ser feita após ter arquivos suficientes para ocupar no mínimo 25% (vinte e cinco por cento) da capacidade de armazenamento de um rolo de microfilme digital.
11.5.14. Estima-se a necessidade mínima de 300.000 documentos digitalizados destinados a gravação de microfilme digital de forma que a menor quantidade possível de rolos seja revelada.
11.5.15. A CONTRATADA será responsável pela execução dos trabalhos e do acompanhamento da qualidade e dos níveis de serviços alcançados com vistas a efetuar eventuais ajustes e correções.
11.5.16. Para a execução dos serviços a CONTRATADA deverá fornecer equipamentos em perfeitas condições de uso e mão de obra especializada, além de todos os insumos necessários, sem ônus adicionais ao CONTRATANTE.
11.5.17. A CONTRATADA deverá fornecer os meios necessários para que a CONTRATANTE tenha total acesso às informações gravadas em microfilme digital.
11.5.18. A CONTRATADA deverá fornecer treinamento para recuperação de arquivos e consulta aos documentos. O treinamento deverá ser fornecido no mínimo a 03 (três) colaboradores da CONTRATANTE, abarcando o conteúdo necessário para a perfeita compreensão e operação da solução.
11.5.19. Poderá ser ministrado de forma presencial ou remotamente, com disponibilização para o CONTRATANTE de gravação em sua íntegra. Será de responsabilidade do Contratado toda a infraestrutura para viabilizar e transmitir o treinamento.
11.5.20. O treinamento deverá ser realizado utilizando-se solução idêntica à implantada na prestação dos serviços.
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11.5.21. Métodos e metodologias, prazos e formas deverão ser submetidos à aprovação do CONTRATANTE por meio do cronograma de atividades até 15 dias após a assinatura do contrato.
11.6. SERVIÇO TÉCNICO DE MAPEAMENTO DE PROCESSO E CONSULTORIA PARA ATENDIMENTO A LGPD
11.6.1. Modelagem dos processos e coleta de dados para elaboração da Carta Digital de Serviços: documentação de dados relativos a serviços oferecidos ao cidadão e ao público interno administrativo em conformidade com Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, para implantação do processo eletrônico no âmbito da modernização da Gestão de Documentos da Emgea, em plataforma do integrada do Sistema Eletrônico de Informações
- SEI.
11.6.2. A modelagem dos processos administrativos e de negócio deverá ser realizada na metodologia BPMN 2.0. Têm por objetivo dar previsibilidade aos trâmites, tarefas e transações realizadas pelos serviços da CONTRATANTE. Além disso, devem colaborar com a identificação do ato de origem dos documentos, apresentando os recursos envolvidos em sua produção, como pessoas, sistemas e normas. Também é fundamental para permitir automação do todo ou de etapas do processo.
11.6.3. O fluxo do processo AS-IS (situação atual): deve trazer a fluxogramação do processo como ocorre atualmente, através do registro de verbalização, simulação e observação de desempenho do mesmo.
11.6.4. O fluxo do processo TO-BE (situação futura): deve trazer a fluxogramação do processo após validação das propostas, ajustadas à realidade operacional do serviço a ser transformado considerando o emprego das tecnologias implementadas nesse projeto.
11.6.5. A partir do processo TO-BE deverá ser proposto um Procedimento Operacional Padrão, contendo Folha de Rosto, Sumário, Objetivo, Normas de Referência, Unidades Envolvidas, Definições (Glossário), Corpo Descritivo do Procedimento e anexos.
11.6.6. Deverá ser realizada a documentação do processo de cada serviço com base no mapeamento;
11.6.7. Para cada serviço deverá ser identificado os atores envolvidos no processo de entrega do serviço e a dinâmica de relacionamento entre eles, recursos utilizados, parceiros/fornecedores, canais de relacionamento, regras de negócio e controles;
11.6.8. Deverá ser realizado o mapeamento dos dados, mapeamento do fluxo de dados, visando a identificação de seu ciclo de vida para cada serviço em processo de transformação digital devendo conter todas as operações de tratamento de dados, bem como seu fundamento legal e pontos de controle e segurança;
11.6.9. O mapeamento dos dados deverá compreender:
a) A classificação dos dados pessoais conforme a Lei 13.709/2018 (dados pessoais, dados pessoais sensíveis e dados pessoais de criança e adolescente);
b) Os atores envolvidos no tratamento;
c) O tipo de tratamento de dados;
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d) A atividade relacionada ao processo do serviço;
e) A finalidade, necessidade e a justificativa;
f) O fundamento legal para o tratamento;
11.6.10. Também deverá ser identificado quando existir a transferência de dados pessoais para entes públicos ou privados, devendo ser relacionados: a finalidade da transferência e o órgão ou terceiro que irá realizar o tratamento de dados, justificativa, fundamento legal, entre outras informações necessárias para o cumprimento do acesso à informação do cidadão e a adequação à LGPD e a LAI;
11.6.11. Para cada serviço transformado digitalmente deverão ser especificadas as entradas e saídas do processo (como formulários, documentos, certidões, taxas), considerando que as entregas do serviço transformado deverão ocorrer precipuamente por meio eletrônico;
11.6.12. Deverão ser identificados os perfis (Personas) de cidadãos que se relacionam com o ÓRGÃO, suas características, ambições, necessidades e expectativas, os pontos de contato entre cidadão e governo, principais dificuldades e demais aspectos relevantes ao entendimento da jornada do cidadão no consumo dos serviços;
11.6.13. A construção da Carta de Serviços Digital deverá levar em consideração as particularidades de cada serviço, a possibilidade de não interação humana no processo e a diminuição considerável da necessidade de presença física das pessoas e representantes jurídicos durante cada solicitação de serviço.
11.6.14. Tomando como base as áreas de conhecimento do BPM CBOK, os serviços a serem executados foram organizados conforme a tabela abaixo:
Tabela 5 - Serviços a serem executados para mapeamento de processos da Emgea
Áreas de Conhecimento | Serviços |
Planejamento | S0 - Planejamento da Demanda |
Modelagem | S1 - Modelagem da situação atual dos processos (“AS IS”) |
Redesenho | S2 - Análise de melhorias na execução dos processos |
S3 - Desenho da situação futura dos processos, incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos (“TO BE”) | |
S4 - Benchmarking de processos | |
Implantação | S5 - Estruturação do monitoramento de desempenho de processos |
S6 - Gestão de Mudança Organizacional | |
S7 - Elaboração de Plano de Implementação de novo processo |
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11.6.15. Para cada serviço foi definida uma lista de atividades e os produtos a ele associados, conforme abaixo:
Tabela 6 - Lista de atividades e produtos associados para o mapeamento de processos da Emgea
S0 - Planejamento da Demanda | |
ATIVIDADES | PRODUTOS |
1. Realizar reuniões para entendimento preliminar do contexto da demanda; 2. Analisar documentação para entendimento do(s) processo(s), incluindo: requisitos de negócio, leis, normas políticas, manuais internos e atores priorizados; 3. Realizar reuniões para definições da equipe necessária, cronograma, estrutura de governança e reporte, método de coleta e demais entendimentos; 4. Definir escopo da demanda, identificando e detalhando: • os processos a serem trabalhados; • limites (de-até) dos processos; • unidades organizacionais envolvidas. | 1. Plano de trabalho contemplando: ◦ O número de processos (extensão dos processos), plataforma de referência e áreas envolvidas; ◦ Diagnóstico dos processos, incluindo requisitos de negócio, normas aplicáveis e os atores priorizados, assim como estratégia para coleta de informações (questionário, entrevistas, etc.); ◦ Estrutura de governança e reporte. 2. Projeto Executivo contendo processos priorizados, papéis e responsabilidades e o cronograma previsto, com o detalhamento da lista de atividades, recursos necessários, e estimativa de duração e formas de diagnóstico dos processos. |
S1 - Modelagem da situação atual dos processos (“AS IS”) | |
ATIVIDADES | PRODUTOS |
1. Realizar entendimento da situação atual dos processos, incluindo os limites do mesmo e sua localização na arquitetura de processos da organização; | 1. Fluxo do Processo e Visão Executiva da situação atual em notação BPMN detalhando: atividades, descrição das atividades, eventos, interfaces internas e externas, unidade gestora e executoras, |
2. Construir os artefatos: Fluxo do Processo e Visão Executiva em notação BPMN, que representam a situação atual dos processos, seguindo metodologia alinhada com a CONTRATANTE; 3. Realizar reunião para revisão dos artefatos que representam a situação atual dos processos | normativos, legislações, indicadores de processo, sistemas e ferramentas de TI, decisões, papéis e objetivo estratégico; 2. Definição dos papéis, isto é, conjunto de responsabilidades / atribuições associadas à execução de um ou mais processos de negócio. O papel deve possuir uma descrição sucinta, a definição do(s) requisito(s) para exercer, sistemas associados e gestor responsável; |
4. Realizar reunião para homologação dos artefatos que representam a situação atual dos processos; 5. Registrar propostas de melhorias citadas durante as reuniões. | 3. Arquitetura de processos da organização atualizada de forma a contemplar o processo modelado; 4. Documentação de apoio (atas de reunião, apresentações, relatórios, etc); 5. Lista de melhorias citadas durante a modelagem. |
S2 - Análise de melhorias na execução dos processos | |
ATIVIDADES | PRODUTOS |
1. Realizar as seguintes análises conforme descritas no CBOK: análise de interação com clientes, análise de desempenho atual do processo, análise de handoffs, análise de regras de negócio, análise de capacidade, análise de variação, análise de gargalos, análise de controles de processo, análise de sistemas de informação e análise de processos em geral; 2. Identificar oportunidades de melhoria no(s) processo(s); 3. Consolidar relatórios descrevendo os diagnósticos realizados; 4. Realizar homologação da análise qualitativa de melhorias nos processos; 5. Analisar relações de precedência e relevância dentre as melhorias identificadas nas análises realizadas; 6. Apresentar diagnósticos realizados e sugestão de priorização das melhorias. | 1. Relatório e apresentação de análise de processos (incluindo interação com clientes, desempenho atual, regras de negócio, handoffs e controles de processos, capacidade, variação e gargalos) detalhando problemas identificados e soluções propostas; 2. Relatório de priorização de melhorias detalhando para cada melhoria identificada e avaliada os seguintes atributos: impacto, esforço, risco, prazo para implantação e recursos para suportar a implantação; 3. Documentação de apoio (atas de reunião, apresentações, relatórios, etc). |
S3 - Desenho da situação futura dos processos, incorporando os resultados identificados durante a Análise de processos | |
ATIVIDADES | PRODUTOS |
1. Realizar entendimento da natureza da mudança e os principais objetivos a serem atingidos; 2. Desenhar situação futura dos processos, considerando as necessidades de dados gerados ao longo do processo, as regras de negócio, os handoffs, o valor criado para o cliente/sociedade e os indicadores de desempenho; 3. Construir as opções de fluxos da situação futura dos processos; 4. Construir manuais que detalhem o funcionamento da situação futura dos processos; 5. Realizar reunião para revisão dos fluxos e manuais que representam a situação futura dos processos; | 1. Representação das opções da situação futura no Fluxo do Processo e Visão Executiva, em notação EPC, detalhando: atividades, descrição das atividades, eventos, interfaces internas e externas, unidade gestora e executora(s),normativos, legislações, sistemas e ferramentas de TI, decisões, papéis e objetivo estratégico; 2. Manual descritivo das atividades do processo da situação futura detalhando tarefas e regras específicas. Este manual deve incluir regras de negócio e informações adicionais que complementam |
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6. Realizar reunião para homologação dos fluxos que representam a situação futura dos processos; 7. Realizar análise comparativa dos fluxos finais, com foco na avaliação do ganho efetivo, nos resultados dos indicadores de desempenho e no custo das opções (recursos humanos, financeiros e de sistema). | a descrição da situação futura dos processos; 3. Relatório contendo a análise comparativa das opções de fluxos finais (comparação de eficiência, desempenho e custos associados); 4. Documentação de apoio (atas de reunião, apresentações, relatórios, etc). |
S4 - Benchmarking de processos | |
ATIVIDADES | PRODUTOS |
1. Realizar análise de benchmarking em relação a execução do processo em, no mínimo, três instituições de referência; 2. Apresentar análise comparativa entre as melhores práticas de mercado e as práticas adotadas atualmente pela CONTRATANTE, tais como: estrutura organizacional, principais etapas do processo, tempo médio de execução, suporte tecnológico, recursos humanos envolvidos, dentre outros. | 1. Relatório contendo a descrição do processo avaliado, as melhores práticas correspondentes, com identificação das instituições, e quando não for possível identificar a empresa, informar a qual setor, porte e contexto organizacional está inserida; 2. Avaliação qualitativa do processo da CONTRATANTE frente as práticas de mercado identificadas no benchmarking. |
S5 - Estruturação do monitoramento de desempenho de processos | |
ATIVIDADES | PRODUTOS |
1. Identificar os indicadores e controles existentes; 2. Definir novos indicador(es) de desempenho do processo; 3. Construir planilha de indicadores e matriz de coleta de informações. | 1. Planilha de indicadores detalhando a periodicidade de acompanhamento do indicador, a forma de coleta das informações, o responsável pela coleta, a fórmula de cálculo do indicador, o objetivo da mensuração, sua meta e limites de controle. |
S6 - Gestão de Mudança Organizacional | |
ATIVIDADES | PRODUTOS |
1. Identificar as partes interessadas impactadas com as melhorias priorizadas; 2. Identificar riscos associados a mudança organizacional; 3. Avaliar impacto da mudança organizacional; 4. Construir plano de comunicação e estratégia de mudança organizacional para os processos; 5. Apresentar e validar plano de comunicação e estratégia de gestão da mudança organizacional; 6. Identificar necessidade de capacitação dos envolvidos do processo; 7. Elaborar material de treinamento nos formatos educação a distância e presencial. | 1. Plano de comunicação e estratégia de Mudança organizacional dos Processos; 2. Análise de Impacto da mudança organizacional junto às partes interessadas; 3. Plano de capacitação para os envolvidos no processo, incluindo turmas, conteúdo programático, carga horária, objetivo de aprendizagem e cronograma; 4. Material de treinamento nos formatos educação a distância e presencial. |
S7 - Elaboração de plano de implementação de novo processo | |
ATIVIDADES | PRODUTOS |
1. Elaborar versão inicial do plano de implementação permitindo o sequenciamento das ações propostas, considerando critérios de relevância, disponibilidade de tempo, distribuição de carga de trabalho e precedência lógica entre as ações; 2. Revisar plano de implementação, incorporando as contribuições oriundas das reuniões; | 1. Plano de Implementação detalhando: etapas, sub-etapas, responsáveis, prazos e relacionamento com as análises realizadas; 2. Construir matriz de impacto, listando as alterações em processos, sistemas de suporte e recursos humanos necessários a implantação do novo processo; |
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3. Realizar reuniões para homologação do plano de implementação do processo que viabiliza o novo processo definido a partir das análises de processos, sistemas e recursos humanos realizados. | 3. Propor ações para mitigar os impactos identificados com a implementação do novo processo. |
11.6.16. Segue abaixo Catálogo de Serviço inicial que deve ser utilizado como referência para cálculo da medição:
Tabela 7 – Catalogo de USTs para o mapeamento de processos da Emgea
CATÁLOGO DE SERVIÇOS TÉCNICOS DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS E CONSULTORIA PARA ATENDIMENTO DA LGPD | |||
Item | Complexidade | Descrição | Fator de Complexidade |
1 | Baixa | S0 - Planejamento da Demanda | 1 |
2 | Média | S1 - Modelagem da situação atual dos processos (“AS IS”) | 1,5 |
3 | Média | S2 - Análise de melhorias na execução dos processos | 1,5 |
4 | Alta | S3 - Desenho da situação futura dos processos, incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos (“TO BE”) | 2 |
5 | Alta | S4 - Benchmarking de processos | 2 |
6 | Alta | S5 - Estruturação do monitoramento de desempenho de processos | 2 |
7 | Alta | S6 - Gestão de Mudança Organizacional | 2 |
8 | Alta | S7 - Elaboração de Plano de Implementação de novo processo | 2 |
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11.7. REMOÇÃO DE INFORMAÇÕES SIGILOSAS DE ACORDO COM A LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS
11.7.1. A CONTRATADA deverá classificar os dados presentes na documentação destinada à remoção de informações sigilosas entre sensíveis e não sensíveis.
11.7.2. Conforme a avaliação da destinação final presente na Tabela de Temporalidade, os documentos permenentes terão prioridade no processo de remoção de informações sigilosas de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
11.7.3. Serão estabelecidas em comum acordo com a CONTRATADA as regras de autenticação para acesso das informações sigilosas após o processo de mascaramento de dados pessoais.
11.7.4. As técnicas de mascaramento de dados deverão ser propostas pela CONTRATADA e aprovadas pela CONTRATANTE a partir e emissão da Ordem de Serviço.
11.7.5. O algoritmo de mascaramento de dados deve conseguir transformar os dados para não haver a possibilidade da reversão.
11.7.6. As informações devem ser mascaradas para dados realistas, que sejam viáveis em testes.
11.7.7. As técnicas de mascaramento de dados podem ser a criptografia, a substituição, o embaralhamento e a codificação.
11.8. SERVIÇOS MENSAIS DA LICENÇA DA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
11.8.1. Atendimento à CONTRATANTE por telefone (help desk) ou portal internet disponibilizado pela CONTRATADA, das 8h às 18h (horário de Brasília), de segunda a sexta- feira, excluindo-se feriados nacionais para:
11.8.2. Discutir, diagnosticar e solucionar eventuais não conformidades apresentadas pelo Plataforma.
11.8.3. Atualizações e novas versões do software, a fim de:
11.8.3.1. Adaptá-lo às mudanças da legislação havidas, as quais interfiram na sua utilização, observando os prazos legais exigidos; e
11.8.3.2. Introduzir modificações, correções de problemas, melhorias e aperfeiçoamentos técnicos ao software ou acrescer-lhe novos recursos e funcionalidades de forma a garantir seu pleno funcionamento.
11.8.3.3. Tanto as atualizações como as novas versões, a partir de sua instalação serão parte integrante do software e não serão licenciadas separadamente.
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11.8.3.4. Em caso de descontinuidade dos produtos cobertos por esta contratação, a CONTRATADA arcará com as despesas incorridas pela CONTRATANTE para a substituição e reestabelecimento das funcionalidades abrigadas pela Sistema de que trata este Termo de Referência.
11.8.4. A CONTRATADA deverá manter o manual da Plataforma de Preservação Digital, atualizado com as funcionalidades existentes em sua versão.
12. ESPECIFICIDADES DO MODELO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
12.1. Com relação aos serviços implantação, parametrização e customização da plataforma de preservação digital, descritos no subitem 11.3, a unidade de serviço adotada é a UST (Unidade de Serviço Técnico).
12.2. As atividades referentes a estes serviços são valoradas de acordo com o seu nível de complexidade, conforme descrito abaixo:
Tabela 8 - Complexidade das atividades e seus respectivos fatores
SERVIÇOS TÉCNICOS DE IMPLANTAÇÃO, CUSTOMIZAÇÃO E SUSTENTAÇÃO DA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL | |||
Item | Complexidade | Descrição | Fator de Complexidade |
1 | Baixa | Documentação de rotinas técnico- operacionais a fim de atender às demandas de projetos, suporte e sustentação; | 1 |
2 | Baixa | Documentação dos requisitos de negócio e especificações de requerimentos de projetos, suporte e sustentação; | 1 |
3 | Baixa | Acompanhamento e execução de scripts; | 1 |
4 | Baixa | Garantia da qualidade dos entregáveis relacionados às demandas de projetos. | 1 |
5 | Média | Alterações referentes aos layouts de telas, mudança de posição de campos em telas, relatórios ou layout de arquivos, sem que haja alteração em elementos de dados, arquivos referenciados ou informações de controle; | 1,5 |
6 | Média | Contempla também inclusão, alteração ou exclusão de logotipo da empresa, divisão de telas e/ou relatórios, sem que tenha havido mudança na funcionalidade; | 1,5 |
7 | Média | Inclusão, alteração ou exclusão de campos e variáveis em programas e tabelas, sem que tenha havido mudança na funcionalidade; | 1,5 |
8 | Média | Contempla também padronização de nomenclatura de campos e variáveis; | 1,5 |
9 | Média | Atualização ou alteração de layouts de telas, relatórios e consultas, rotinas de carga de dados, inclusão de novo conteúdo fornecido pela CONTRATANTE; | 1,5 |
10 | Média | Contempla a necessidade de alterações de mensagens de retorno ao usuário; | 1,5 |
11 | Média | Contempla a necessidade de adição ou reestruturação de menus de navegação estáticos; Ajuda (help estático); criação, alteração ou exclusão de páginas estáticas; | 1,5 |
12 | Média | Contempla a necessidade de inclusão, alteração ou exclusão de dados hardcoded; | 1,5 |
13 | Média | Contempla a necessidade de alteração dos valores dos parâmetros, sem que a lógica de processamento tenha sido alterada. (Exemplo: ajustar filtro para recuperar dados entre 0 e 50 ao invés de valores entre 10 e 50); | 1,5 |
14 | Média | Migração de conteúdos existentes para a nova solução tecnológica; | 1,5 |
15 | Média | Criação de relatórios, consultas e painéis customizados; | 1,5 |
16 | Média | Levantamento de requisitos e especificações de projetos; | 1,5 |
17 | Média | Serviços de treinamento ou capacitação de usuários que não estejam contemplados no item de Capacitações deste Documento. | 1,5 |
18 | Alta | Planejamento e execução de migrações de dados e versões de produtos; | 2 |
19 | Alta | Parametrização de módulos / funções nas ferramentas, modelagem e implementação de novas tabelas e outras estruturas de dados no banco de dados; | 2 |
20 | Alta | Automação de processos de negócios BPM no ECM; | 2 |
21 | Alta | Desenvolvimento de novas rotinas de cálculo complexas, desenho e ajuste de processos e de serviços, desenvolvimento de serviços para integração de sistemas e painéis; | 2 |
22 | Alta | Atividades relacionadas ao gerenciamento de projeto. | 2 |
23 | Alta | Implantar toda a arquitetura do RDC-ARQ, incluindo os softwares opensource necessários; | 2 |
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12.3. Com relação aos serviços de sustentação técnica e operação assistida descritos no subitem 11.2, a unidade de serviço adotada é a UST (Unidade de Serviço Técnico).
12.3.1. As atividades referentes a estes serviços são valoradas de acordo com o seu nível de complexidade, conforme descrito na Tabela 3:
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Tabela 9 - Complexidade das atividades e seus respectivos fatores
SERVIÇOS TÉCNICOS DE SUSTENTAÇÃO TÉCNICA E OPERAÇÃO ASSISTIDA | |||
Ite m | Complexida de | Descrição | Fator de Complexidade |
1 | Baixa | Esclarecer dúvidas e auxiliar os usuários da solução. | 1 |
2 | Baixa | Diagnosticar e solucionar ou encaminhar para a área responsável casos de indisponibilidade ou funcionamento inadequado de aplicações baseadas na Solução; | 1 |
3 | Baixa | Diagnosticar e solucionar casos de indisponibilidade ou funcionamento inadequado da solução ou de sua infraestrutura, acionando o serviço de Suporte Técnico ou as áreas responsáveis, quando necessário; | 1 |
4 | Baixa | Abrir, acompanhar e encerrar chamados ao Suporte Técnico para apoio na solução de problemas ou solicitações e cobrar correções nos produtos cobertos pela garantia; | 1 |
5 | Média | Executar correções de dados e cargas de dados nos repositórios e bases de dados dos componentes da solução; | 1,5 |
6 | Média | Esclarecer dúvidas e auxiliar as equipes de desenvolvimento de soluções de TI no uso e integração de suas soluções ao produto e seu ambiente | 1,5 |
7 | Alta | Criar, alterar e migrar repositórios e seus sistemas de armazenamento | 2 |
8 | Alta | Apoiar a preparação e configuração de ambientes/repositórios a serem utilizados pelas aplicações baseadas na solução | 2 |
9 | Alta | Configurar ou adaptar a solução para novas configurações de infraestrutura ou de arquitetura de soluções de TI | 2 |
10 | Alta | Administrar produtos/componentes da Solução. | 2 |
11 | Alta | Monitorar os serviços da Solução e sua infraestrutura. | 2 |
12 | Alta | Administrar os servidores onde estão instalados os produtos da Solução. | 2 |
13 | Alta | Testar o funcionamento dos serviços após mudanças na infraestrutura de TI. | 2 |
14 | Alta | Administrar usuários, grupos e perfis de acesso nos repositórios e sua sincronização com serviços de diretório e outros serviços corporativos. | 2 |
15 | Alta | Preparar documentação complementar à do Fabricante descrevendo os procedimentos específicos para o ambiente da CONTRATANTE quando da instalação e configuração dos produtos da Solução. | 2 |
16 | Alta | Automatizar tarefas e otimizar procedimentos visando o aumento da produtividade e prevenção de erros na administração e uso da solução. | 2 |
17 | Alta | Promover otimizações para melhoria do desempenho dos produtos integrantes da Solução. | 2 |
18 | Alta | Apoiar a definição e melhoria de políticas de atualizações, backup/restore, segurança da informação, implantação de solução e outras relacionadas à administração da solução. | 2 |
19 | Alta | Acompanhar evoluções dos componentes do produto e sua infraestrutura e propor sua implantação. | 2 |
13. CRITICIDADE E DO PRAZO NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
13.1. Serviços Técnicos de Sustentação Técnica e Operação Assistida
13.1.1. As demandas registradas em canal específico na internet, conforme disposto no subitem 11.8.1, serão classificadas de acordo com sua severidade e os prazos de atendimento serão controlados a partir de seu registro naquele canal, conforme detalhado na tabela a seguir:
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Tabela 10 - Severidade e prazos dos Serviços Técnicos de Sustentação Técnica e Operação Assistida
Severidade | Descrição | Tempo de Solução Atendimento | Tempo de Solução Manutenção |
Crítica | Função não pode ser usada e causa um impacto crítico nas operações dos usuários finais na execução da tarefa. Não há nenhum paliativo disponível ou está ocorrendo corrupção de dados. | 10 horas (úteis) | 4 dias (úteis) |
Alta | Função pode ser usada com restrições severas. Pode ser necessário uma intervenção manual ou procedimento paliativo. | 20 horas (úteis) | 10 dias (úteis) |
Média | A função pode ser usada com restrições menores. Não é crítica para a realização de tarefas. | 30 horas (úteis) | 30 dias (úteis) |
Baixa | Pouco impacto na execução da tarefa, erros de ortografia, navegação de telas ou outros problemas de visualização. | 40 horas (úteis) | 45 dias (úteis) |
13.1.2. No tempo de solução apresentado não será considerado o período em que o chamado estiver pendente com a CONTRATANTE, aguardando retorno ou aceite da solução;
13.1.3. O tempo de solução poderá variar em função da necessidade de envolvimento de outras áreas da CONTRATADA, além da responsável pelo atendimento;
13.1.4. Entende-se por hora útil, as horas compreendidas no período de atendimento descrito no subitem 11.8.1;
13.1.5. A severidade da demanda será classificada pela CONTRATANTE no momento do seu registro no sistema (canal internet), e poderá ser reclassificada pela equipe técnica da CONTRATADA, após a sua devida análise.
14. SERVIÇOS DE IMPLANTAÇÃO, PARAMETRIZAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO DA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
14.1. A prestação de serviços técnicos especializados será classificada quanto a sua criticidade e os prazos de atendimento serão contados a partir da abertura da ordem de serviço:
14.1.1. Crítico - correções necessárias para a resolução de problemas que comprometam o andamento normal das atividades da empresa e causem impacto crítico nas operações dos usuários finais e na execução de suas tarefas.
14.1.1.1. Prazo para início do atendimento: até 8 horas úteis para atendimento.
14.1.1.2. Entende-se por hora útil, as horas corridas compreendidas no período de 8h às 19h de dias úteis.
14.1.1.3. Todo serviço crítico relacionado aos serviços implantação, parametrização e customização da plataforma serão classificados previamente como a tarefa de média complexidade correspondente à atividade 12.2 da Tabela 1 - Complexidade das atividades e seus respectivos fatores.
14.1.1.3.1. O cálculo do indicador de desconto “Cumprimento dos Prazos Acordados” (Tabela 11) deste tipo de serviço será considerado quando não houver nenhuma solução de contorno apresentada ou concluída no prazo de 24 horas úteis, considerando para este caso as horas úteis compreendidas no período de 8h às 12h e de 14h às 18h.
14.1.2. Não Crítico - são adaptações que não impedem o andamento das atividades da empresa. Neste caso, os serviços serão classificados segundo suas prioridades:
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14.1.2.1. Alta: a função do sistema pode ser operada com restrições severas, sendo necessária uma intervenção manual para retornar ao seu funcionamento normal ou, de outra forma, criar-se um procedimento alternativo de uso de tal modo que não haja descontinuidade no trabalho;
14.1.2.1.1. Prazo para apresentação do Plano de Projeto (subitem 15.4.2): até 5 dias corridos.
14.1.2.2. Média: a função do sistema pode ser operada com restrições, os riscos para a execução do trabalho são controláveis, mas seu retorno à normalidade é requisito essencial para uma boa operação do sistema;
14.1.2.2.1. Prazo para apresentação do Plano de Projeto (subitem 15.4.2): até 10 dias corridos
14.1.2.3. Baixa: a função do sistema pode ser operada com restrições, não apresenta riscos iminentes para a execução do trabalho, mas seu retorno à normalidade é requisito essencial para uma boa operação do sistema.
14.1.2.3.1. Prazo para apresentação do Plano de Projeto (subitem 15.4.2) até 15 dias corridos.
15. SOLICITAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
15.1. Os Serviços de implantação, parametrização e customização da plataforma de preservação digital (subitem 11.3) serão solicitados, autorizados e medidos por intermédio de Ordem de Serviço.
15.2. Entende-se por Ordem de Serviço, o instrumento utilizado para a descrição do serviço solicitado, seu acompanhamento e controle.
15.4. Para registro dos serviços executados, a CONTRATADA utilizará os modelos dos ANEXOS III, IV e V, conforme fluxo de atendimento descrito no item 16.
15.4.2. O Plano de Projeto constante do ANEXO IV será utilizado para descrever, entre outras informações, a estrutura analítica do Projeto, os responsáveis pelas atividades e pelo gerenciamento do Projeto, o cronograma de atividades e suas respectivas complexidades; será utilizado para mensurar o quantitativo de Unidades de Serviço Técnico necessário para a realização de um projeto relacionado aos serviços implantação, parametrização e customização da plataforma de preservação digital (subitem 11.3)
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15.5. Os modelos propostos nos anexos II, III, IV e V poderão ser adequados de acordo com a necessidade de ambas as partes; no caso dos anexos III, IV e V, quando aprovados passarão a ser parte integrante da Ordem de Serviço (ANEXO II).
16. DO FLUXO DE ATENDIMENTO
16.1. O fluxo de atendimento será de acordo com a criticidade da demanda registrada via Ordem de Serviço (subitem 15.3), conforme descrito a seguir:
16.1.1. no caso de serviços classificados como críticos, a contratante deverá utilizar o modelo de termo de aceite, constante do anexo iii, para registrar o atendimento;
16.1.2. no caso de serviços classificados como não críticos, a contratada, após a análise da ordem de serviço emitida pela contratante, apresentará plano de projeto, contendo no mínimo, as informações do anexo iv.
16.1.2.1. Os prazos para apresentação do Plano de Projeto, contados a partir da data de abertura da Ordem de Serviço, serão atribuídos conforme classificação das prioridades relacionadas nos subitens 14.1.2.1, 14.1.2.2 e 14.1.2.3.
16.1.2.2. Os trabalhos, relacionados às atividades previstas na execução do Projeto, serão iniciados pela CONTRATADA, após aprovação do Plano de Projeto pela CONTRATANTE.
16.1.2.3. A CONTRATANTE examinará o Plano de Projeto da Ordem de Serviço, que, em caso de aceitação, passará a fazer parte daquele instrumento. Em caso de recusa, o plano de projeto recusado deverá ser anexado à Ordem de Serviço e a CONTRATADA deverá apresentar novo projeto nos prazos máximos definidos de acordo com a criticidade dos serviços (subitem 14.1.2), para nova análise.
16.1.2.4. Outros documentos poderão ser vinculados ao Plano de Projeto, tais como, documentação adicional em apoio aos prazos propostos e relatório conclusivo sobre as causas, processo de tomada de decisão para escolha da solução, mapeamento dos ativos envolvidos e sugestão de afastamento de risco futuro, em todos os serviços prestados.
16.2.1. Para as manutenções de que trata o subitem 16.2, a CONTRATADA obedecerá aos prazos máximos definidos no subitem 14.1.
17. DO CONTROLE E QUALIDADE DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
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17.1. No caso de não cumprimento ao especificado neste Termo de Referência, poderão ser aplicadas sanções administrativas à CONTRATADA, informadas no contrato assinado entre as partes, conforme art. 82 da Lei 13.303/2016.
17.2. Para fins de cálculo do total de UST necessário para entrega de cada serviço, levar-se-á em consideração as horas necessárias em razão de sua complexidade e das regras definidas.
17.2.1. Para os serviços de implantação, parametrização e customização da plataforma de preservação digital:
17.2.1.1.1. TUS= Total da unidade de Serviço Técnico;
17.2.1.1.2. QTH= Quantidade Total de horas estimadas por atividades de mesma complexidade;
17.2.1.1.3. VFC = Valor do fator de complexidade da UST de acordo com a Tabela 8 - Complexidade das atividades e seus respectivos fatores.
17.2.2. Para os serviços técnicos de sustentação técnica e operação assistida:
17.2.2.1. TUS= QTH*VFC, onde:
17.2.2.1.1. TUS= Total da unidade de Serviço Técnico;
17.2.2.1.2. QTH= Quantidade Total de horas estimadas por atividades de mesma complexidade;
17.2.2.1.3. VFC = Valor do fator de complexidade da UST de acordo com a Tabela 9 - Complexidade das atividades e seus respectivos fatores.
17.3. O valor total das Ordens de Serviço será calculado por meio da seguinte fórmula:
17.3.1. COS=VUS*∑TUS, onde:
17.3.1.1. COS= Custo da ordem de serviço;
17.3.1.2. VUS= Valor da UST padrão;
17.3.1.3. TUS= Total da UST por complexidade, calculado conforme subitens 17.2.1.1. e 17.2.2.1.
17.4. O controle e qualidade dos serviços serão medidos de acordo com os indicadores relacionados a seguir:
Tabela 11 - Indicadores de Glosa
Nome do Indicador | Finalidade | Tolerância aplicação desconto | para do | Faixas de classificação % | Desconto na fatura % | |
1. Cumprimento dos prazos acordados | Medir o prazo realizado (t) em razão do prazo acordado (T) por OS (t/T) | Serviço Crítico – (quando o atendimento ultrapassar 24 horas e nenhum produto for entregue) | 0% | 0,1 a 28,9 | 5 | |
29,0 a 46,9 | 10 | |||||
Serviço Crítico | Não | 10% | 47,0 a 64,9 | 20 | ||
65,0 a 82,9 | 25 | |||||
83,0 a 100 | 30 | |||||
2. Qualidade dos Produtos Entregues | Quantidade de produtos recusados (p) em razão da quantidade de produtos acordados (P) por OS (p/P) | Serviço Crítico | 0% | 0,1 a 28,9 | 5 | |
29,0 a 46,9 | 10 | |||||
Serviço Crítico | Não | 47,0 a 64,9 | 20 | |||
65,0 a 82,9 | 25 | |||||
83,0 a 100 | 30 | |||||
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17.5. Para verificação do percentual correspondente a cada indicador especificado na Tabela 11 - Indicadores de Glosa e sua respectiva faixa de classificação, temos:
17.5.1.1. Serviços Críticos:
17.5.1.1.1. o resultado em porcentagem do cálculo do indicador deve ser maior do que zero (GOS1 > 0);
17.5.1.1.2. considerar T = 8 e t > 8 (tempo em horas) para verificar o cumprimento do tempo de início do atendimento (subitem 14.1.1.1).
17.5.1.1.3. considerar T = 24 e t > 24 (tempo em horas) para verificar o cumprimento do tempo de atendimento do serviço crítico (subitem 14.1.1.3.1)
17.5.1.2. Serviços não Críticos:
17.5.1.2.1. o resultado em porcentagem do cálculo do indicador deve ser maior do que dez (GOS1 > 10);
17.5.1.2.2. T = a e t > a (tempo em dias). Para verificar o cumprimento do tempo de início do atendimento, considerar a igual ao tempo de atendimento por prioridade descrita nos subitens 14.1.2.1.1, 14.1.2.2.1 e 14.1.2.3.1. Para verificar o tempo de atendimento do serviço, considerar a igual ao tempo definido no cronograma do Plano de Projeto.
17.5.2. Qualidade dos produtos entregues: GOS2 = (p/P) * 100.
17.5.2.1. o resultado em porcentagem do cálculo do indicador deve ser maior do que zero (GOS2 > 0);
17.5.2.2. no caso de serviços críticos, a lista de produtos a serem entregues deve ser avaliada no início do atendimento, acordada entre o técnico da CONTRATADA e o representante da CONTRATANTE e registrada no Termo de Aceite que formaliza o atendimento.
17.6. Nas fórmulas dos subitens 17.5.1 e 17.5.2, as variáveis poderão ser convertidas para outras unidades de medida, quando for o caso. Além disso, o resultado de cada indicador deverá corresponder ao percentual de desconto na fatura de acordo com as faixas de classificação, conforme Tabela 11 - Indicadores de Glosa
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17.7. O custo total do percentual das glosas possíveis de serem aplicadas em uma ordem de serviço é calculado pela seguinte fórmula:
17.7.1. GOS = (∑GOS1+∑GOS2) * COS, onde:
17.7.1.1. GOS= Valor do custo total das glosas aplicadas em uma Ordem de Serviço;
17.7.1.2. GOS1 = Percentual do custo calculado para o indicador “Cumprimento dos prazos acordados”;
17.7.1.3. GOS2 = Percentual do custo calculado para o indicador “Qualidade dos produtos entregues”;
17.7.1.4. COS= Custo da ordem de serviço;
17.7.1.5. a apuração dos indicadores de glosa por custo de Ordem de Serviço executada (concluída) será limitada ao máximo de 50% (GOS <= 50).
17.8. O Custo Mensal Faturável é calculado pelo somatório dos custos das Ordens de Serviços executadas (concluídas) e aprovadas pela CONTRATANTE no período, deduzido os valores glosados por Ordem de Serviço, adotando-se, para esse fim, a seguinte fórmula de cálculo:
17.8.1. CMF=∑(COS – GOS), onde:
17.8.1.1. CMF= Valor do custo mensal faturável;
17.8.1.2. COS= Valor do custo da ordem de serviço;
17.8.1.3. GOS= Valor do custo total das glosas aplicadas em uma Ordem de Serviço.
18. DAS OBRIGAÇÕES DA EMGEA
18.1. Acompanhar e fiscalizar a execução do Contrato por intermédio de empregados especialmente designados.
18.2. Permitir acesso dos técnicos da CONTRATADA nas dependências da Emgea, quando necessário, de acordo com normas e procedimentos previamente estabelecidos.
18.3. Prestar informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados pelos técnicos da CONTRATADA, necessários à execução do objeto descrito neste Termo de Referência.
18.4. Efetuar o pagamento das faturas nos prazos e condições pactuados, quando estes estiverem de acordo com o exigido e sem defeitos ou incorreções.
18.5. Impugnar o pagamento de valores relativos a eventuais divergências entre as faturas e os produtos ou serviços entregues pela CONTRATADA, efetuando glosa na fatura, quando for o caso.
18.6. Informar à CONTRATADA os atos que possam interferir direta ou indiretamente na entrega, instalação e configuração dos produtos e na execução dos serviços de garantia de funcionamento e suporte técnico a serem prestados.
18.7. Comunicar formalmente qualquer anormalidade ocorrida na execução do Contrato.
18.8. Aprovar ou rejeitar, no todo ou em parte, os produtos e serviços entregues em desacordo com as obrigações assumidas pela CONTRATADA.
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18.9. Exigir a substituição de qualquer profissional, cujo comportamento ou capacidade sejam julgados impróprios ao desempenho dos serviços a serem executados.
18.10. A Emgea impugnará o pagamento de valores relativos a eventuais divergências entre a fatura e os relatórios da CONTRATADA, ou entre esses e os controles que a Emgea venha a manter, até a completa apuração dos fatos.
18.11. Fornecer à CONTRATADA relação com nome dos colaboradores da Emgea credenciados a efetuar chamadas, acompanhar os serviços e aprovar as Ordens de Serviços.
18.12. Permitir o acesso e prestar informações que possam ser solicitadas pelos técnicos da CONTRATADA, durante a vigência do contrato.
19. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
19.1. Preservar o domínio, não divulgar nem permitir a divulgação, sob qualquer hipótese, das informações a que venha a ter acesso em decorrência dos serviços realizados, sob pena de responsabilidade civil e/ou criminal.
19.2. Fornecer à CONTRATANTE relação com nome da equipe encarregada do atendimento às solicitações, relacionando o nome, endereço, telefones e endereço eletrônico (e-mail) da empresa.
19.3. Respeitar as normas e procedimentos de controle e acesso às dependências da CONTRATANTE, devendo os técnicos apresentar-se identificados por crachá.
19.4. Quando da assinatura do contrato, a CONTRATADA deverá assinar termo de sigilo e responsabilidade a ser fornecido pela CONTRATANTE.
19.5. Prestar todos os esclarecimentos técnicos que lhe forem solicitados pela CONTRATANTE, relacionados com a prestação dos serviços, objeto deste Termo de Referência.
19.6. Utilizar, na execução dos serviços, apenas empregados devidamente especializados e treinados.
19.7. Responsabilizar-se expressamente por qualquer dano causado ao equipamento e a outros bens de propriedade da CONTRATANTE, desde que, comprovadamente tenham ocorrido quando da prestação do serviço, e sejam ocasionados por empregados da CONTRATADA ou prepostos.
19.8. Zelar pela fiel execução deste contrato, utilizando-se de todos os recursos materiais e humanos necessários.
19.9. Designar o responsável pelo acompanhamento da execução das atividades, em especial da regularidade técnica e disciplinar da atuação da equipe técnica alocada, e pelos contatos com o CONTRATANTE.
19.10. Cumprir as disposições legais e regulamentares municipais, estaduais e federais que interfiram na execução dos serviços.
19.11. Manter, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas neste Termo de Referência.
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19.12. Dar ciência imediata e por escrito ao CONTRATANTE de qualquer anormalidade que verificar na execução dos serviços.
19.13. Prestar ao CONTRATANTE, por escrito, os esclarecimentos solicitados e atender prontamente as reclamações sobre seus serviços.
19.14. Responder por quaisquer danos, perdas ou prejuízos causados diretamente ao CONTRATANTE ou a terceiros decorrentes da execução do contrato, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalização do CONTRATANTE em seu acompanhamento;
19.15. Arcar com despesas decorrentes de infrações de qualquer natureza praticadas por seus empregados durante a execução dos serviços, ainda que no recinto da sede do CONTRATANTE;
19.16. Aceitar, nas mesmas condições contratuais, acréscimos ou supressões determinadas pela Contratante, em até 25% (vinte e cinco por cento) do valor do Contrato, na forma do art. 81 § 1º da Lei nº 13.303/2016;
19.17. A CONTRATADA se obriga a adotar condutas de elevados padrões éticos e de integridade, no que concerne à prestação de serviços objeto deste Termo de Referência, observando, para tanto, a legislação vigente e o interesse público, de modo que, neste ato, adere ao Código Ética, Integridade e Conduta da Emgea, disponível no link: https://www.Emgea.gov.br/Home/Page/9d925815-45-16-43a0-af39-dd23adaf46db.
20. DO CONTROLE E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO
20.1. O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços, da alocação dos recursos necessários e dos produtos entregues em conformidade com o esperado e dentro do estabelecido em níveis mínimos de serviço.
20.2. A Emgea reserva-se o direito de acompanhar e fiscalizar a conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários de forma a assegurar o perfeito cumprimento do ajuste, por meio de representante designado para esse fim, com
fundamento na forma do artigo 40, inciso VII da Lei nº 13.303/2016, e no Regulamento de Licitações e Fiscalização de Contratos Administrativos - LG.NOR.008.
20.3. O representante da CONTRATANTE será designado por seus critérios técnicos para o acompanhamento e controle da execução dos serviços e do contrato.
20.4. A fiscalização de que trata o subitem anterior não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA pelos danos causados diretamente à Emgea ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do Contrato, em conformidade com o Regulamento de Licitações e Fiscalização de Contratos Administrativos - LG.NOR 008.03;
20.5. A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base nos critérios previstos neste Termo de Referência, anexos e termos integrantes.
20.6. A apuração dos níveis de serviço não considerará os períodos de indisponibilidades justificadas, que podem decorrer de:
a) períodos de interrupção previamente acordados;
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b) interrupção de serviços públicos essenciais à plena execução das atividades (exemplo: suprimento de energia);
c) motivos de força maior.
20.7. A metodologia de avaliação da qualidade da prestação dos serviços de tecnologia de Informação observará as condições definidas no item 17 deste Termo de Referência.
20.8. O controle de qualidade do serviço de converção digital observará as condições definidas no item 29 deste Termo de Referência.
20.9. A fiscalização do presente instrumento será exercida por representantes da CONTRATANTE, ao qual competirá dirimir as dúvidas que surgirem no curso da prestação dos serviços e de tudo dará ciência à Administração.
20.10. A fiscalização de que trata o subitem 20 não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA pelos danos causados diretamente a CONTRATANTE ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do futuro contrato em conformidade com o art. 76 da Lei nº 13.303, de 2016.
20.11. A fiscalização será compartilhada por representantes das áreas gestoras da plataforma de preservação digital e por representantes da área de tecnologia da CONTRATANTE, cujas responsabilidades comuns estão descritas a seguir:
20.11.1. registrar/gerenciar chamados de suporte técnico utilizando canal internet disponibilizado pela CONTRATADA;
20.11.2. acompanhar as atividades desempenhadas pelos consultores da CONTRATADA durante as visitas técnicas, bem como, avaliar e assinar os documentos, cujas atividades estejam relacionadas aos módulos e aos serviços sob sua gestão;
20.11.3. atestar as notas fiscais faturáveis no mês, verificando os indicadores de glosa no caso dos serviços implantação, parametrização, customização, sustentação técnica e operação assistida da plataforma de preservação digital e dos treinamentos presenciais.
20.12. Além das responsabilidades, quanto à fiscalização deste instrumento, citadas no subitem 20.3, é de responsabilidade exclusiva dos:
20.12.1. representantes das áreas de gestão documental e tecnologia: solicitar serviços implantação, parametrização e customização da plataforma de preservação digital e treinamento presencial, mediante abertura de ordens de serviço, bem como, acompanhar o desenvolvimento de projetos originados pela abertura dessas demandas; verificar se as versões disponíveis em ambiente de produção precisam ser atualizadas por necessidades técnicas ou por descontinuidade dessas versões;
21. EXIGÊNCIAS DE HABILITAÇÃO
21.1. Qualificação Técnica e Operacional
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21.1.1. Para fins de comprovação da capacidade técnica, a licitante deverá comprovar aptidão para o desempenho de atividades pertinentes e compatíveis com o objeto deste Termo de Referência, por meio da apresentação de Atestado(s) de Capacidade Técnica, fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprovando que a empresa licitante desempenhou ou desempenha serviços compatíveis com o objeto desta contratação em território nacional, na forma do art. 58, inciso II, da Lei 13.303 de 30 de junho de 2016.
21.1.2. O Fornecedor deverá apresentar comprovante de aptidão para o desempenho de atividade pertinente e compatível com o objeto da licitação, por meio da apresentação de 1 (um) ou mais atestados, fornecidos por pessoa jurídica, de direito público ou privado, que comprove(m) experiência na prestação do serviço do objeto da contratação, de mesma natureza ou similar, com a utilização de repositórios arquivísticos digitais (RDC-Arq) e gravação do documento/dado digital em microfilme (bits on film).
21.1.3. A licitante disponibilizará, caso solicitado, todas as informações necessárias à comprovação da legitimidade dos atestados apresentados, apresentando, dentre outros documentos, cópia do contrato que deu suporte à contratação, endereço atual da contratante e local em que foram prestados os serviços.
21.1.4. Entende-se por de mesma natureza ou similar ao objeto da contratação o fornecimento de soluções que aportem a preservação digital de documentos com utilização de tecnologias que atendam requisitos legais e de segurança da informação demandados pelo certame assim como o tratamento arquivístico de documentos realizado em escala.
21.1.5. Os atestados deverão ser emitidos em papel timbrado, devendo o(s) documento(s) conter a Razão Social, o CNPJ, o endereço, o responsável pelas informações e respectivo cargo, e-mail e telefone de contato - ou qualquer outra forma de que a CONTRATADA possa valer-se para manter contato com a(s) Atestante(s) - além do nome e assinatura do Representante Legal da Atestante.
21.1.6. Serão aceitos atestados fornecidos em nome da empresa matriz ou da(s) eventual(is) empresa(s) filial(is).
21.1.7. A Emgea poderá realizar diligência na empresa vencedora e na empresa ou órgão que fornecer o atestado de capacidade técnica para averiguar a veracidade das informações prestadas, podendo o(s) envolvido(s) responder administrativa, civil e penalmente pelas informações prestadas. Na diligência poderão ser solicitados
documentos tais como contratos, ordens de serviços, notas fiscais e outros que comprovem os serviços prestados no atestado fornecido.
21.1.8. Apresentação do Atestado de Vistoria devidamente preenchido e assinado por responsável da empresa e por representante da Emgea ou declaração expressa de que o licitante declinou do direito de realizar a vistoria e que conhece todas as condições para a execução do objeto contratado, não podendo alegar qualquer impedimento para a realização dos serviços, conforme modelo constante do ANEXO IX - Minuta de Declaração de Realização de Vistoria.
21.1.9. Fica facultado as proponentes a realização de vistoria prévia dos locais de execução do objeto, para o fornecimento de subsídios com vista à elaboração de suas propostas, devendo tal vistoria ser acompanhada por responsável indicado pela CONTRATANTE.
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21.1.10. A visita de vistoria tem por objetivo dar ao órgão a certeza e a comprovação de que todos os licitantes conhecem integralmente o objeto da licitação e, via de consequência, que suas propostas de preços possam refletir com exatidão a sua plena execução, evitando-se futuras alegações de desconhecimento das características dos bens licitados, resguardando a Entidade de possíveis inexecuções contratuais.
21.1.11. Caso a licitante opte por não realizar a vistoria, deverá apresentar Declaração, conforme modelo constante do ANEXO X - Minuta de Declaração de Opção de Dispensa de Realização de Vistoria juntamente com sua proposta de preços, afirmando estar ciente que não poderá alegar desconhecimento de qualquer detalhe, incompreensão, dúvida ou esclarecimento que possam provocar empecilho ou gerar atrasos nas instalações.
21.1.12. Será admitido o somatório de atestados de capacidade técnica para comprovação das exigências qualitativas e quantitativas presentes neste Termo de Referência e desde que os atestados apresentados se refiram a serviços realizados de forma concomitante, para atendimento de cada subitem citado.
21.1.13. A licitante deverá comprovar as exigências abaixo:
a) Prestação de serviços, em um único contrato com prazo de vigência de
12 (doze) meses, conversão de documentos físicos e microfilmes em digitais para PDF/A com no mínimo 1.000.000 (um milhão) de páginas.
b) Prestação de serviços de organização arquivística, triagem, classificação e higienização de documentos, com aplicação de tabela de temporalidade.
c) Prestação de serviços de processamento de imagens, tais como: digitalização e indexação de imagens, captura, tratamento, visualização, armazenamento, migração de dados, aplicação de OCR.
d) Fornecimento de Plataforma de Preservação Digital e Repositório Digital Arquivístico Confiável - RDC-Arq (serviço de preservação digital em hardware aderente ao modelo OAIS e ao decreto 10.278/20), com no mínimo 500.000 (quinhentas mil) imagens.
e) Administração e guarda de dados digitais em nuvem, com no mínimo
1.000 (mil) Gigabytes mês, durante um período mínimo de 12 meses.
f) Execução de serviços de Operação Assistida, similar aos serviços exigidos neste projeto.
21.2. No caso de consórcio admitir-se-á o somatório de atestados entre as empresas integrantes do consórcio.
21.3. Para composição das qualificações e acervos técnicos exigidos para habilitação previstas do objeto a ser contratado, admite-se a comprovação através de contratos de parceria para execução público privada firmados por empresas públicas, regidas pela Lei 13.303/2016, considerando os termos do art. 28 da referida lei.
21.3.1. A licitante deverá indicar profissionais especializados conforme informado neste Termo de Referência.
21.3.2. A licitante deverá entregar declarações nas quais afirma:
a) Que possui knowhow para o pleno atendimento à prestação dos serviços especificados neste Termo de Referência, bem como que conhece e é capaz de cumprir, no que couber, os normativos correlatos ao objeto, em especial os citados a seguir:
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- Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 - Dispõe sobre a políti ca nacional de arquivos públicos e privados e dá outrasprovidências.
- Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, noinciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Consti tuição Federal Brasileira.
- Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012 - Regulamenta a Lei nº
12.527 (Lei de Acesso à Informação).
- Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
- Lei 13.709/18, de 14 de agosto de 2018 - Dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
21.4. Requisitos de Capacidade Técnico-Profissional
21.4.1. Dada a especialização dos serviços, a CONTRATADA deverá possuir, em seu quadro de pessoal, profissionais especializados com formação superior em:
a) Arquivologia, e/ou Especialização em Gestão de Arquivos, e/ou Especialização em Gestão de Documentos e Informações;
b) Tecnologia da Informação, por exemplo: curso de Tecnologia em Informática (Tecnólogos), Análise e Desenvolvimento de Sistemas, Ciência da Computação, Engenharia de Computação ou outros similares, que deverá comprovar experiência no desenvolvimento de software para gerenciamento eletrônico de documentos
c) Gerente de Projetos - profissional com nível superior na área de Engenharia de Produção ou Profissional com Certificado PMP (Project Management Professional)
21.4.2. A comprovação da formação dos profissionais se dará por meio de diploma fornecido por instituição de ensino superior, reconhecida pelo Ministério da Educação (MEC).
21.4.3. Todos os profissionais deverão comprovar experiência nas atividades que serão desempenhadas por meio de currículo ou atestado de capacidade técnica, que deverá ser enviado juntamente com a documentação de habilitação.
21.4.4. Para a comprovação do vínculo dos profissionais com a licitante, deve-se admitir a apresentação de cópia da carteira de trabalho (CTPS) ou contrato social da licitante, ou contrato de prestação de serviço ou, ainda, de Declaração de Contratação Futura do Profissional, em conformidade com o Acórdão 1447/2015-Plenário.
22. DA PARTICIPAÇÃO MEDIANTE CONSÓRCIO
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22.1. Sem prejuízo das demais condições estabelecidas no Edital e neste Termo de Referência, para participação mediante consórcio deverão ser cumpridas as formalidades e obrigações constantes dos subitens a seguir:
22.1.1. É vedada a participação, de empresa em mais de um consórcio ou em consórcio e isoladamente ao mesmo tempo.
22.2. Apresentação de 10% (dez por cento) de acréscimo sobre o valor exigido para habilitação econômico-financeira, permitindo-se o somatório dos valores entre as empresas integrantes do consórcio.
22.2.1. Deverá ser apresentado, na forma do Edital, instrumento público ou particular de compromisso de constituição do consórcio subscrito pelas consorciadas, que não poderá conter dados relativos à proposta de preços, e que deverá conter, obrigatoriamente:
a) a designação do consórcio, sua composição e seu objeto;
b) proporção de participação de cada consorciada no consórcio;
c) as regras sobre a participação de cada empresa integrante do consórcio para o cumprimento das obrigações, prevendo-se a responsabilidade solidária de todas elas pela integral e adequada execução do contrato e pelos danos eventualmente ocasionados a CONTRATANTE, assim como pelas obrigações de ordem fiscal, trabalhista, previdenciária e administrativa que decorrerem da prestação dos serviços;
d) a indicação da empresa líder do consórcio, que deverá ter amplos e expressos poderes para representá-lo perante a CONTRATANTE, inclusive para dar quitação, responder administrativa e judicialmente, recebendo citações;
e) a obrigação das empresas promoverem, antes da assinatura do contrato, a efetiva constituição e registro do consórcio, nos termos do compromisso assumido, cuja comprovação se fará no prazo de até 05 (cinco) dias úteis, contados da notificação para a assinatura do contrato.
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f) a previsão do prazo de vigência do compromisso, bem como o prazo de duração do consórcio, que não poderá ser inferior ao prazo de vigência contratual acrescido de 6 meses.
22.2.2. Durante a vigência do contrato a ser firmado, o consórcio não poderá ter sua composição e/ou constituição alterada ou modificada, sem a prévia e expressa comunicação e anuência da CONTRATANTE.
22.2.3. A substituição de consorciado deverá ser expressamente autorizada pela CONTRATANTE e condicionada à comprovação de que a nova empresa do consórcio possui, no mínimo, os mesmos quantitativos para efeito de habilitação técnica e os mesmos valores para efeito de qualificação econômico-financeira apresentados pela empresa substituída para fins de habilitação do consórcio no processo licitatório que originou o contrato.
22.2.4. As empresas consorciadas responderão solidariamente pelos atos praticados em consórcio e obrigações por este assumidas, tanto na fase da licitação, quanto na de execução do contrato.
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22.2.5. O faturamento do consórcio deverá ser realizado de forma unificada, pela empresa líder (gerado por apenas um CNPJ), não sendo permitido pelo CONTRATANTE a divisão do faturamento por cada uma das consorciadas.
23. AVALIAÇÃO DA PROPOSTA
23.1. A licitante melhor classificada provisoriamente, após a fase de habilitação, realizará a prova de conceito, para demonstrar o cumprimento dos requisitos técnicos do software apresentado, nos termos do item 11.1 deste TR, que serão declarados como atendidos mediante testes práticos de demonstração do software proposto neste Termo de Referência.
23.2. A prova de conceito será realizada em até 15 dias, após a classificação provisória da licitante na fase de Proposta de Preço, para demonstrar, o cumprimento das funcionalidades das especificações do software, conforme descrito neste Termo de Referência.
23.3. A prova de conceito será realizada mediante a demonstração, de forma remota, do software para a Plataforma de Preservação Digital. Esta POC será gravada/filmada.
23.4. Todos os requisitos deverão ser comprovados necessariamente durante a realização da POC dentro de uma lógica de fluxo de atendimento, não sendo permitida a apresentação de forma pontual (isolada) desvinculada desse fluxo.
23.5. A duração máxima da prova de conceito será de até 3 (três) dias úteis, por licitante.
23.6. Serão de responsabilidade da licitante:
23.6.1. Todos os custos envolvidos para garantia da realização da prova de conceito são de responsabilidade do fornecedor, tais como: estrutura para apresentação, deslocamentos, hospedagens, transporte, etc.
23.6.2. Os ajustes e parametrizações necessários para a realização da prova de conceito, bem como a base de dados.
23.6.3. Todos os componentes necessários para realização dos cenários previstos neste Termo de Referência e que serão objeto da Prova de Conceito.
23.6.4. A disponibilização dos profissionais necessários para a realização da prova de conceito, limitado à quantidade máxima de 3 (três) profissionais, que deverão ser previamente identificados no dia da realização da prova de conceito.
23.7. Durante a demonstração da Prova de Conceito de uma licitante será permitida a presença de no máximo 1 (um) profissional de cada uma das demais licitantes.
23.8. Na fase de prova de conceito, a Emgea poderá, a qualquer momento, solicitar demonstrações e fazer questionamentos às licitantes, sempre relacionados aos requisitos previstos neste Termo de Referência.
23.9. Será aprovada a licitante que tiver demonstrado a maior quantidade de requisitos técnicos apresentados item 11.1 deste TR
23.10. Caso a licitante com melhor classificação na habilitação seja reprovada na prova de conceito, será convidada a licitante seguinte, observada a ordem de classificação, para realizar a prova de conceito, e assim sucessivamente.
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23.11. Com a classificação na prova de conceito, a licitante será declarada vencedora, abrindo-se o prazo para recurso sobre esta declaração e sobre a prova de conceito conforme Regulamento de Licitações e Contratos da Emgea.
24. DA SUBCONTRATAÇÃO
24.1. É vedada a subcontratação.
25. DA VIGÊNCIA DO CONTRATO
25.1. O contrato terá vigência de 30 (trinta) meses a partir da data da sua assinatura, podendo ser prorrogado por meio de Termo Aditivo, até o limite estabelecido na Lei nº 13.303/2016.
26. PRAZOS E ENTREGAS ESPECÍFICAS
Tabela 12 - Prazos e entregas específicas durante a prestação de serviço
ENTREGAS | PRAZO |
Plano de Contigência. | Entrega em 30 (trinta) dias após a assinatura do Contrato. |
Projeto Executivo. | Entrega em 30 (trinta) dias após a assinatura do Contrato. |
Transferência ordenada de documentos armazenados na Emgea. | Iniciar em 30 (dez) dias após a assinatura do contrato. |
Prazo de garantia das imagens digitalizadas. | 24 (vinte e quatro) meses, conforme condições estabelecidas em Termo de Referência. |
Entrega de cronograma de execução de serviço de integração e gravação de repositório de arquivos digitalizados ou natos digitais em microfilme digital e duplicação. | Entrega em 15 (quinze) dias após a assinatura do Contrato. |
Inicio do serviço de integração e gravação de repositório de arquivos digitalizados ou natos digitais em microfilme digital e duplicação. | 180 (cento e oitenta) dias após a assinatura do Contrato. |
Implantação da Plataforma de Preservação Digital. | 30 (trinta) dias, contados a partir da data da Autorização de Serviços. |
Armazenagem eletrônica de documentos em nuvem funcional | Início de forma concomitante a entrega da “Implantação da Plataforma de Preservação Digital” |
Entrega de cronograma de execução do serviço de conversão digital de documentos em papel. | 15 (quinze) dias após a assinatura do Contrato. |
Treinamento de servidores e transferência de conhecimento. | Sob demanda. |
Triagem inicial dos documentos; | Iniciar atendimento em até 10 dias após a entrega |
Classificação técnica arquivística dos documentos; Higienização de documentos; Organização e acondicionamento de documentos; Indexação de documentos; | Sob demanda, após a realização da triagem inicial dos documentos. |
Consultoria técnica para atualização do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade; | Iniciar atendimento em até 10 (dez) dias, contados a partir da data da Autorização de Serviços (sob demanda). |
Inserção no processo/dossiê físico e digitalizado na Plataforma de Preservação Digital; | Inserção em até 10 (dez) dias, contados a partir da data da Autorização de Serviços (sob demanda). |
Serviço técnico de mapeamento de processo e consultoria para atendimento a LGPD. | Iniciar atendimento em até 10 (dez) dias, contados a partir da data da Autorização de Serviços (sob demanda). |
Remoção de informações sigilosas de acordo com a LGPD - Máscara de dados sensíveis | Remoção em até 10 (dez) dias, contados a partir da data da Autorização de Serviços (sob demanda). |
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26.1. Havendo a necessidade de aumento de demandas, sejam quanto a quantidade de transferências, aumento de capacidade de dados, documentos a serem digitalizados entre outras, deve ser considerado o prazo mínimo de 45 (quarenta e cinco) dias para a devida adequação no âmbito da CONTRATADA.
27. TRANSIÇÃO CONTRATUAL
27.1.1. Até 45 (quarenta e cinco) dias antes do prazo previsto para a extinção do Contrato, a CONTRATADA deverá entregar a CONTRATANTE documento detalhado
contendo o Plano de Transição Contratual, com todas as atividades e projetos necessários para esta fase, devendo conter, no mínimo:
27.1.2. Identificação do ambiente de trabalho em que atua a equipe de transição, seus papéis, responsabilidades, nível de conhecimento e qualificações;
27.1.3. Cronograma detalhado do Plano de Transição, identificando as tarefas, os processos, os recursos, marcos de referência, o início, o período de duração e a data prevista para término;
27.1.4. Estruturas e atividades de gerenciamento da transição, as regras propostas de relacionamento da CONTRATADA com a CONTRATANTE e com o futuro prestador;
27.1.5. Plano próprio de gerenciamento de riscos, de contingência, de mitigação e de acompanhamento, todos relativos ao processo de transição.
27.1.6. A falta de transferência de conhecimento caracterizará infração contratual, sujeitando a CONTRATADA às penalidades previstas na legislação vigente e neste Termo de Referência;
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27.1.7. A CONTRATADA deverá participar de todas as reuniões marcadas pela CONTRATANTE relacionadas à transcrição contratual, assim como deverá atender todas as solicitações referentes à execução contratual, tanto no que se refere à parte documental, como no tocante às demais informações julgadas necessárias;
27.1.8. A CONTRATADA será responsável pela transição inicial e final dos serviços, absorvendo as atividades de forma a documentá-las minuciosamente para que os repasses de informações, conhecimentos e procedimentos, ao final do contrato, aconteçam de forma precisa e responsável;
27.1.9. A CONTRATADA compromete-se a fornecer para a CONTRATANTE toda a documentação relativa à comprovação da prestação dos Serviços que esteja em sua posse;
27.1.10. Ao final do contrato ou em caso de rescisão, a CONTRATADA deverá:
27.1.11. Dar plena capacidade a CONTRATANTE para executar os serviços;
27.1.12. Devolver equipamentos e bens de propriedade da CONTRATANTE, incluindo, mas não limitado, aos listados nas cláusulas do contrato e os bens intangíveis, como software, descrição de processos e rotinas de diagnóstico;
27.1.13. Devolver documentação de processos, procedimentos, scripts desenvolvidos com ou para a CONTRATANTE durante a prestação dos serviços;
27.1.14. Participar, em conjunto com a CONTRATANTE, sob sua solicitação, da elaboração do Plano de Transferência do Conhecimento;
27.1.15. Enviar a CONTRATANTE relação de seus profissionais para que sejam revogados seus perfis de acesso, assim como a eliminação de outros recursos fornecidos pela contratante.
27.1.16. A CONTRATADA é obrigada a repassar a CONTRATANTE todo o conhecimento e técnicas utilizados na execução dos serviços.
27.1.17. A CONTRATADA deverá providenciar o repasse dos conhecimentos utilizados no controle de qualidade dos softwares e artefatos entregues a CONTRATADA.
28. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS
28.1. Segurança da Informação
28.1.1. A CONTRATADA deverá contar com equipamentos de segurança em sua rede de dados, de modo a garantir sigilo de toda e qualquer informação a que tiver acesso em função da prestação dos serviços previstos neste Termo de Referência, respondendo administrativa, civil e penalmente por qualquer violação desse preceito.
28.1.2. A CONTRATADA deverá colaborar com procedimentos de investigação ou auditoria, em especial decorrentes do uso indevido das informações disponibilizadas para a execução das atividades.
28.1.3. Para execução das atividades, deverão ser observados os seguintes pontos:
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28.1.4. Controle de Acesso: o acesso às instalações onde serão realizados os serviços deverá ser controlado e permitido somente às pessoas autorizadas. A CONTRATADA deverá prover segurança através da utilização de identificação individual dos atendentes, supervisores e gerentes utilizando a conta que lhe for atribuída, de forma controlada e intransferível, mantendo secreta a sua respectiva senha, de forma a garantir que todas as ações efetuadas sejam de responsabilidade do funcionário da CONTRATADA.
28.1.5. Propriedade e uso das informações: todas as informações geradas e armazenadas serão de propriedade exclusiva da Emgea, não podendo a CONTRATADA, em nenhuma hipótese, as utilizar para qualquer finalidade sem a prévia autorização formal da Emgea. Toda informação originária da prestação dos serviços previstos neste Contrato deverá ser disponibilizada somente pela Emgea e a quem ela determinar, não cabendo divulgação ou mesmo apontamentos, por qualquer meio de anotação, que propiciem exposição de informação alheia e reutilização danosa. A CONTRATADA não poderá utilizar a marca Emgea em atividades mercadológicas e de propaganda e nem mencionar a prestação de serviço objeto do contrato sem a prévia autorização formalizada pela Emgea.
28.1.6. Equipamentos deverão conter, no mínimo, as seguintes funcionalidades de segurança;
a) cada colaborador deve possuir login e senha individuais de acesso à sessão de usuário do sistema operacional, pois todas as ações efetuadas por meio do login serão de responsabilidade do colaborador da CONTRATADA;
b) nos intervalos de descanso, treinamento, lanches e outros, a sessão do usuário deve ser bloqueada;
c) todas as opções de configuração de sistema e aplicações, em especial o navegador, sistema de arquivos e painel de controle devem ser bloqueados ao usuário, sendo permitido acesso apenas ao administrador;
d) proteção dos dados contra acesso indevido.
28.2. Proteção de Dados Pessoais - Tratamento de Dados Pessoais
28.2.1. Para fins deste Contrato, os termos "Dados Pessoais", “Dados Pessoais Sensíveis”, "Tratamento de Dados Pessoais", “Titular de Dados Pessoais”, “Controlador de dados pessoais”, “Operador de dados pessoais” e “Eliminação”, entre outros, serão definidos conforme o significado atribuído pela Lei 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados, doravante “LGPD”) e/ou legislação superveniente que lhe substitua ou altere o teor.
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28.2.2. Será considerada “Autoridade” toda e qualquer autoridade com poderes legais ou estatutários reconhecidos pelo Poder Público capazes de interferir e/ou regular a relação entre as PARTES, a exemplo de, mas não limitado, à Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (“ANPD”).
28.2.3. No contexto da prestação de serviços, a CONTRATADA, realizará o tratamento de dados pessoais em nome da CONTRATANTE, Controladora de dados, de acordo com as disposições do presente Contrato.
28.2.4. A CONTRATADA deverá realizar o tratamento de dados pessoais em estrita conformidade com as instruções da CONTRATANTE, nos termos deste Contrato ou para o cumprimento da legislação aplicável.
28.2.5. A cada uma das partes será conferido o papel de Controladora exclusiva dos dados pessoais referentes ao seu corpo de colaboradores, funcionários e/ou prepostos, sendo que se a outra parte precisar tratá-los, por qualquer motivo, ela o fará na condição de Operadora.
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28.2.6. Os dados pessoais relativos ao Contrato a ser firmado não poderão ser transmitidos ou repassados a terceiros alheios àquele instrumento, exceto para situações de: (i) designação expressa pela parte CONTRATANTE, como Controladora dos Dados, em relação a uma operação de tratamento de dados pessoais, (ii) cumprimento de obrigação legal estipulada por lei ou por Autoridade, ou (iii) necessário ao cumprimento e execução dos serviços por Prestadores de Serviços e/ou Fornecedores.
28.2.7. A CONTRATADA reconhece que os dados pessoais sensíveis estão sujeitos a maior rigor legal, exigindo maior proteção técnica e organizacional.
28.2.8. A CONTRATADA concorda em realizar o tratamento de dados pessoais sensíveis apenas quando estritamente necessário para o cumprimento das disposições contratuais e conforme instruções a serem fornecidas pela CONTRATANTE.
28.2.9. A CONTRATANTE garante que o tratamento dos dados pessoais pela CONTRATADA de acordo com as instruções da CONTRATANTE não implicará violação de qualquer lei ou regulamento, incluindo a LGPD.
28.2.10. A CONTRATADA tratará os dados pessoais somente para executar as suas obrigações descritas no Contrato. Igualmente, a CONTRATADA não coletará, usará, acessará, manterá, modificará, divulgará, transferirá ou, de outra forma, tratará dados pessoais, sem a ciência e autorização da CONTRATANTE.
28.2.11. As cláusulas deste Contrato não isentam a CONTRATADA das obrigações às quais está sujeita em decorrência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ou outra legislação.
28.2.12. As bases legais que fundamentam o tratamento de dados pessoais realizado pelos Agentes de Tratamento serão definidas pela parte que figurar no papel de Controladora, devendo ser lícita, válida e considerar o tipo de dado pessoal em tratamento, se sensível ou não, conforme prescreve a LGPD.
28.2.13. Caso qualquer das partes venha a ser responsabilizada por passivos de dados pessoais decorrentes de ação ou omissão causado pela outra parte, a parte que der causa deverá ressarcir integralmente a outra parte prejudicada, por todas e quaisquer despesas, inclusive honorários advocatícios, custas e despesas judiciais.
28.3. Obrigações da Controladora em relação à Proteção de Dados
28.3.1. São obrigações da CONTRATANTE quando no papel de Controladora:
a) garantir que os dados pessoais compartilhados, transferidos ou de qualquer forma disponibilizados para acesso e utilização por parte da CONTRATADA, conforme as instruções da CONTRATANTE, foram coletados de acordo com o disposto neste Contrato e transferidos e tratados de acordo com as leis de privacidade e proteção de dados aplicáveis no Brasil;
b) compartilhar, transferir ou de qualquer forma disponibilizar dados pessoais tratados de acordo com as leis de privacidade e proteção de dados aplicáveis no Brasil para acesso e utilização por parte da CONTRATADA;
c) fornecer todas as informações/avisos necessários aos titulares de dados pessoais a respeito das características relevantes do tratamento e do seu compartilhamento de seus com a CONTRATADA;
d) cumprir com os direitos dos titulares garantidos pela LGPD;
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e) compartilhar, transferir ou de qualquer outra forma disponibilizar para acesso da CONTRATADA dados pessoais (i) atualizados e exatos; e (ii) pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento;
f) manter programa de segurança de dados, que contemple medidas adequadas do ponto de vista técnico, físico e de governança, que tenha por objetivo proteger os dados pessoais contra incidentes, bem como garantir que essas medidas assegurem nível de segurança condizente com os riscos apresentados pelo tratamento, a natureza dos dados pessoais e as tecnologias de segurança disponíveis e razoavelmente aplicadas no setor de atuação das partes;
g) comunicar à ANPD, conforme os requisitos da LGPD, em caso de incidente; e
h) definir as bases legais que fundamentam o tratamento de dados pessoais realizados pelos Agentes de Tratamento, devendo ser lícita, válida e considerar o tipo pessoal de dado em tratamento, se sensível ou não, conforme prescreve a LGPD.
28.3.2. A CONTRATANTE será individualmente responsável pelo cumprimento de suas obrigações decorrentes da LGPD e de eventuais regulamentações emitidas posteriormente pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados - ANPD.
28.3.3. A CONTRATANTE deverá realizar os atendimentos das requisições realizadas por titulares de dados, acerca dos seus direitos constantes do art. 18 da LGPD, via canal de atendimento próprio, a ser divulgado ao titular de forma clara e precisa, observados os prazos legais estabelecidos para resposta. A CONTRATADA deverá auxiliar a CONTRATANTE fornecendo toda e qualquer informação requisitada necessária para que se possa cumprir com a obrigação de dar resposta ao pedido do titular.
28.3.4. A CONTRATANTE será responsável pelas reclamações, judiciais ou extrajudiciais feitas por titulares de dados pessoais, bem como solicitações, questionamentos, processos administrativos ou penalidades emanados por Autoridade competente, cabendo a CONTRATADA lhe assistir com o fornecimento de toda e qualquer informação necessária para que se cumpra as obrigações fixadas pela LGPD ou por outra
Autoridade, não cabendo à CONTRATADA assumir obrigações as quais não lhe digam respeito, mas tão somente fornecer à CONTRATANTE assistência razoável.
28.4. Obrigações da Operadora em relação à Proteção de Dados
28.4.1. São obrigações da CONTRATADA quando no papel de Operadora:
a) realizar o tratamento dos dados pessoais nos limites e para as finalidades permitidas neste Contrato;
b) não permitir o acesso, compartilhar ou transferir os dados pessoais para terceiros (incluindo subcontratados, agentes autorizados e afiliados) sem a autorização da CONTRATANTE. Autorizada pela CONTRATANTE, cabe à CONTRATADA exigir que tais terceiros se obriguem, por escrito, a garantir a mesma proteção aos dados pessoais estabelecida neste Contrato;
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c) conceder acesso aos dados pessoais que estão sendo tratados em nome do Controlador de dados apenas a pessoas físicas ou jurídicas que prestem serviço para a CONTRATADA e que se comprometam com a confidencialidade das operações e respeitem a legislação a qual estão sujeitas. A CONTRATADA garante que tomará as medidas necessárias e razoáveis, levando em consideração os custos e possíveis consequências, para evitar e prevenir o uso não autorizado, a divulgação, a perda acidental, a destruição ou a danificação dos dados pessoais, incluindo a adoção de medidas técnicas, administrativas e de segurança apropriadas e limitando o acesso e manipulação dos dados pessoais apenas às equipes que necessitem ter conhecimento desses dados para que as obrigações deste contrato sejam cumpridas;
d) instituir e manter um programa abrangente de segurança e governança de dados pessoais. Esse programa deverá estabelecer controles técnicos e administrativos apropriados para garantir a confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade dos Dados Pessoais objeto de tratamento, além de garantir a conformidade com a LGPD e demais normas que versem sobre privacidade e proteção de dados pessoais;
e) manter devidamente atualizados os registros das operações de tratamento de dados pessoais, que conterá a categoria dos dados tratados, os sujeitos envolvidos na atividade e qual a finalidade das diversas atividades de tratamento realizadas. A CONTRATADA deverá assegurar que as informações pessoais tratadas em razão da finalidade celebrada neste instrumento permaneçam corretas e devidamente atualizadas, devendo as informações desatualizadas serem imediatamente corrigidas ou excluídas, ouvida ou cientificada a CONTRATANTE;
f) possuir medidas implementadas para proteger as informações pessoais tratadas e possuir uma Política de Segurança da Informação instituída, a qual deverá determinar medidas técnicas e administrativas capazes de garantir a integridade, disponibilidade, confidencialidade e autenticidade das informações tratadas;
g) autorizar, mediante prévia notificação, a condução de auditorias, às custas da CONTRATANTE, em seus sistemas e/ou procedimentos internos relacionados ao tratamento de dados pessoais decorrentes da execução do contrato principal, observados ainda 15 (quinze) dias úteis de antecedência a partir do recebimento da notificação de auditoria, a qual não poderá interromper as atividades regulares da
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CONTRATADA. Este procedimento poderá ser conduzido pela CONTRATANTE, ou terceiros contratados para essa finalidade. Quando da realização deste procedimento, deverá a CONTRATADA garantir: (i) acesso às instalações e arquivos de informações (físicos ou eletrônicos); e (ii) apoio de seus funcionários para a condução das diligências necessárias, dentro do limite razoável e sem que esse procedimento implique prejuízo às atividades regulares da CONTRATADA. Na hipótese de identificação de inconsistências ou irregularidades quando da condução das auditorias, deverá a CONTRATADA providenciar a imediata remediação, comprovando à CONTRATANTE, as medidas mitigadoras adotadas.
28.4.2. Em caso de incidente de violação de dados pessoais, a CONTRATADA deverá elaborar um plano de resposta por escrito e estruturado.
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28.4.3. O plano de resposta deverá contemplar, no mínimo, notificação à CONTRATANTE, dentro do prazo razoável de 48 (quarenta e oito) horas, por meio de e-mail encaminhado ao gestor do contrato e ao Encarregado de Dados (privacidade@emgea.gov.br), indicando, na medida do que puder ser apurado: (i) data e hora do incidente; (ii) data e hora da ciência pela CONTRATADA; (iii) relação dos tipos de dados afetados pelo incidente; (iv) número de usuários afetados (volumetria do incidente) e, se possível, a relação destes indivíduos; (v) dados de contato do Encarregado pela Proteção de Dados da CONTRATADA ou outra pessoa junto à qual seja possível obter mais informações sobre o ocorrido; e (vi) descrição das possíveis consequências do evento.
28.4.4. Após o consentimento da CONTRATANTE, deverá a CONTRATADA elaborar e implementar um plano de ação que pondere os fatores que contribuíram para o incidente e preveja medidas aptas a garantir a não recorrência do evento.
28.4.5. Para os fins deste Contrato entende-se como incidente uma ocorrência conectada a dados pessoais que: (i) comprometa a confidencialidade, integridade ou disponibilidade de um sistema de informação, (ii) comprometa a confidencialidade, integridade ou disponibilidade da informação que este sistema processa, armazena ou transmite, (iii) constitua uma violação a políticas e procedimentos de segurança ou, se for o caso (iv) constitua uma violação ou ameaça a políticas de uso aceitável definidas pelas partes.
28.4.6. Sempre que necessário, deverá a CONTRATADA auxiliar a CONTRATANTE no atendimento das requisições realizadas por titulares de dados, lhe fornecendo toda e qualquer informação requisitada necessária ao cumprimento da obrigação de resposta e atendimento ao direito do titular, não cabendo à CONTRATADA assumir obrigações as quais não lhe digam respeito.
28.4.7. Após o término da prestação de serviços de tratamento de dados pessoais, a CONTRATADA retornará todos os dados pessoais à CONTRATANTE e excluirá as cópias existentes, a menos que a legislação ou alguma autoridade regulatória autorize ou determine o armazenamento dos dados pessoais.
28.4.8. A CONTRATADA será responsabilizada solidariamente pelos danos que vier a dar causa em razão do descumprimento de obrigações previstas na legislação ou quando não observadas as instruções da CONTRATANTE, na forma da Seção III, do Capítulo VI da LGPD.
28.5. Prazo de Tratamento dos Dados Pessoais
28.5.1. Os dispositivos acerca do tratamento de dados pessoais aplicam-se durante a prestação do serviço envolvendo o referido tratamento, não podendo ser rescindidos, a menos que outros dispositivos sejam acordados entre as partes. Se a prestação do serviço envolvendo o tratamento de dados pessoais for encerrada, os dados pessoais devem ser devolvidos ao CONTRATANTE e excluídos.
29. CONTROLE DE QUALIDADE DOS SERVIÇOS DE CONVERSÃO DIGITAL
29.1. Em caso de anormalidades detectadas pela CONTRATANTE na prestação de serviços, será devolvida toda a remessa, devendo a CONTRATADA efetuar a correção das inconformidades no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados na notificação.
29.2. Referente ao controle de qualidade, a CONTRATADA responsabilizar-se-á pela qualidade das imagens produzidas, o seu correto sequenciamento e a completeza de cada conjunto documental, promovendo as correções necessárias de maneira a manter o diretório de imagens perfeitamente compatível com o documento físico que lhe deu origem.
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29.3. A CONTRATADA deverá, previamente à liberação dos dossiês digitais à CONTRATANTE realizar avaliação de forma a garantir que as imagens dos documentos guardem integridade visual e conserve correspondência com o índice gerado no momento do preparo, garantindo o percentual mínimo de qualidade em 99,7% das imagens disponibilizadas em cada lote.
29.4. Caberá à CONTRATANTE efetuar o controle de qualidade das imagens disponibilizadas na Plataforma de Preservação Digital disponibilizada pela CONTRATADA.
29.5. Na realização do controle de qualidade dos serviços prestados, a CONTRATANTE promoverá a verificação e a validação das imagens, indicando os documentos cuja digitalização deverá ser refeita pela CONTRATADA.
29.6. Na hipótese em que as imagens não sejam aprovadas no controle de qualidade da CONTRATANTE, a redigitalização será efetuada no dossiê como um todo, e não somente nas páginas consideradas inválidas.
29.7. A CONTRATANTE realizará inspeções periódicas de qualidade, por conta própria ou por meio de auditoria. Em caso de anormalidades detectadas pela CONTRATANTE na prestação dos serviços, será devolvida toda a remessa, devendo a CONTRATADA efetuar a correção das inconformidades no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados da notificação.
29.8. Somente serão pagos os serviços efetivamente validados pela CONTRATANTE.
29.9. No controle de qualidade, a CONTRATADA deverá verificar as anormalidades que possam afetar os bancos de dados, índices, imagens e mídias ou repositórios, considerando:
• imagens desfocadas, ilegíveis ou sobrepostas total ou parcialmente;
• resolução na digitalização em níveis inferiores ao contratado;
• preenchimento ou alimentação incorreta de dados dos arquivos ou indexadores;
• páginas de documentos sequenciadas na ordem incorreta;
• a classificação e a separação dos itens documentais do dossiê de maneira
incorreta, bem como a ausência de documentos ou páginas;
• nomeação dos arquivos não correspondente à imagem gravada;
• banco de dados inconsistente ou dados que não guardam correspondência com as imagens contidas nos documentos;
• problemas com a mídia ou repositório utilizado na gravação das imagens ou dados;
• orientação correta da página.
29.10. Caso sejam observadas anormalidades no documento original, a CONTRATADA deve incluir registro na imagem informando o fato, tais como ‘original ilegível’, ‘original apagado’, ‘restante da página em branco’, etc.
29.11. Os itens passíveis de verificação, sem a requisição do dossiê físico são:
a) Autuação;
b) Capa;
c) Classificação;
d) OCR;
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e) Identificação do contrato;
f) Indexação;
g) Unificação de contratos;
h) Orientação de páginas;
i) Paginação;
j) Paginação em branco;
k) Tipificação do dossiê;
29.12. Para cada lote de contratos disponibilizado à CONTRATANTE, a CONTRATADA deverá fornecer o Certificado de Garantia de Serviços de Digitalização, comprovando ter realizado controle de qualidade sobre todas as imagens, indexadores e base de dados tratados na prestação dos serviços.
29.13. Os seguintes itens deverão constar no Certificado de Garantia:
a) nome e CNPJ da empresa CONTRATADA, indicando o item a que se refere a prestação dos serviços, o objeto da contratação e número do processo administrativo da licitação/contratação;
b) nome e CPF do profissional técnico responsável pelo controle de qualidade e nome e CPF do representante da empresa CONTRATADA;
c) número do Lote e relação contendo o número do dossiê, a quantidade de dossiês e imagens digitalizadas;
d) prazo mínimo de garantia para os serviços prestados:
• 24 (vinte e quatro) meses, contados a partir da certificação do lote de contratos digitalizados.
29.14. Quaisquer defeitos constatados na vigência do prazo de garantia deverão ser corrigidos no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados a partir da notificação da CONTRATANTE.
30. CONTROLE E MONITORAMENTO DOS SERVIÇOS
30.1. Para os serviços de pesquisa/disponibilização de documentos para consultas, a CONTRATADA deverá utilizar sistema de gestão próprio.
30.2. Para os demais serviços, a CONTRATADA deve oferecer sistema de gestão próprio que emitirá relatórios sintéticos e analíticos, permitindo filtros e ordenações, de acordo com as exigências e necessidades da CONTRATANTE.
30.3. Os relatórios disponibilizados deverão possibilitar os seguintes recursos:
a) Pesquisa de registro por critérios específicos de campos alfabéticos, alfanuméricos e numéricos, com distinção de números e datas;
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b) Apresentação de relatórios detalhados, com controle de data de entrada, data de saída, data de devolução, disponibilização do arquivo digital, data da validação pela CONTRATADA, data de validação pela CONTRATANTE, recuperação de documentos, outros campos definidos pela CONTRATANTE;
c) Relatórios sintéticos, permitindo filtros e ordenações, de acordo com especificação a ser fornecida pela CONTRATANTE;
d) Acesso protegido por senhas e outros mecanismos de segurança, dando conhecimento à CONTRATANTE dos padrões utilizados;
30.4. Os relatórios citados no item anterior devem possibilitar sua extração sob a forma de arquivo para apropriação em banco de dados, com extensões como .txt, .html, ou outro formato solicitado pela CONTRATANTE.
30.5. Permissão de acesso on-line aos registros dos controles de indexação do acervo CONTRATANTE, relativos aos documentos.
30.6. A CONTRATADA deverá providenciar outros relatórios necessários ao acompanhamento da execução dos serviços pertinentes aos documentos sob demanda da CONTRATANTE.
30.7. A CONTRATANTE poderá solicitar a criação de novos relatórios sem ônus, desde que no escopo das funcionalidades previstas, aderentes às informações consideradas imprescindíveis à gestão dos serviços.
30.8. A CONTRATADA, para acompanhamento das atividades pela CONTRATANTE, deverá disponibilizar relatório, contemplando:
a) Lotes coletados;
b) Controle da recepção e armazenamento dos lotes;
c) Quantitativo de caixas-arquivo armazenadas por unidade de arquivo e data de recepção/armazenamento;
d) Quantitativo de caixas-arquivo conferidas e reorganizadas por unidade remetente;
e) Quantitativo de caixas-arquivo armazenadas por Unidade, espécie, tipologia, data de geração;
f) Relatório de ocorrências detectadas na reorganização das caixas- arquivo/unidade remetente;
g) Relação de movimentos previstos e não recebidos por Unidade e data de geração;
h) Relação de documentos para inserção;
i) Relatório contendo o IMC (Índice de Movimentação de Caixas).
j) Relatório semanal, analítico e consolidado, e relatório mensal consolidado de dossiês com a etapa em que se encontra (Recebido na CONTRATADA, em higienização, em digitalização, digitalizado, validado, em devolução à base de arquivo, e devolvido à base de arquivo), e respectivas datas.
30.9. A CONTRATADA deverá produzir, sem prejuízo de solicitações adicionais sobre o andamento ou cronograma e eventuais correções dos serviços, os seguintes relatórios gerais, com o foco especial na gestão de riscos e compliance das atividades:
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a) Relatório semanal específico sobre as ações de conferência e triagem de dossiês;
b) Relatório semanal sobre o acompanhamento dos serviços executados e que poderá ser integrante do relatório requerido na alínea “a” acima;
c) Relatório sobre devolução de dossiês, sempre que necessário, previamente às restituições;
d) Relatório sobre ocorrências acerca das eventuais indisponibilidades do sistema de gestão;
e) Relatório semanal de controle de digitalização de dossiês;
f) Relatório final.
30.10. Os relatórios semanais poderão ser consolidados em um único documento, desde que contenham as informações ou relatos solicitados pela CONTRATANTE em todos eles.
30.11. Adicionalmente, os controles abaixo, por meio de relatórios, devem ser comprovados pela CONTRATADA à CONTRATANTE, na periodicidade requerida, a realização, face ao cronograma estabelecido:
a) de transporte;
b) de armazenamento;
c) de requisição;
d) de inventário;
e) de devolução do acervo ao fim da vigência contratual.
31. DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS
31.1. Comete infração administrativa nos termos da Lei nº 13.303, de 2016 e do Regulamento Interno de Licitações e Contratos da Emgea a Contratada que:
31.1.1. Ensejar inexecução total ou parcial de qualquer das obrigações assumidas em decorrência da contratação.
31.1.2. Ensejar o retardamento da execução do objeto.
31.1.3. Falhar ou fraudar na execução do contrato.
31.1.4. Comportar-se de modo inidôneo.
31.1.5. Cometer fraude fiscal.
31.1.6. Não mantiver a proposta.
31.2. Pela inexecução total ou parcial do objeto deste contrato, a Administração pode aplicar à CONTRATADA as seguintes sanções:
31.2.1. Advertência por escrito, quando do não cumprimento de quaisquer das obrigações contratuais consideradas faltas leves, assim entendidas aquelas que não acarretam prejuízos significativos para o serviço contratado;
31.2.2. Multa de:
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31.2.2.1. 0,1% (um décimo por cento) até 0,2% (dois décimos por cento) por dia sobre o valor adjudicado em caso de atraso na execução dosserviços, limitada a incidência a 15 (quinze) dias. Após o décimo quinto dia e a critério da Administração, no caso de execução com atraso, poderáocorrer a não-aceitação do objeto, de forma a confi gurar, nessa hipótese, inexecução total da obrigação assumida, sem prejuízo da rescisão unilateralda avença;
31.2.2.2. 0,1% (um décimo por cento) até 10% (dez por cento) sobre o valor adjudicado, em caso de atraso na execução do objeto, por períodosuperior ao previsto no subitem acima, ou de inexecução parcial da obrigação assumida;
31.2.2.3. 0,1% (um décimo por cento) até 15% (quinze por cento) sobre o valor adjudicado, em caso de inexecução total da obrigação assumida;
31.2.2.4. 0,2% a 3,2% por dia sobre o valor mensal do contrato, conforme detalhamento constante das tabelas 1 e 2, abaixo; e
31.2.2.5. 0,07% (sete centésimos por cento) do valor do contrato por dia de atraso na apresentação da garanti a (seja para reforço ou por ocasiãode prorrogação), observado o máximo de 2% (dois por cento). O atraso superior a 25 (vinte e cinco) dias autorizará a Administração CONTRATANTE apromover a rescisão do contrato;
31.2.2.6. as penalidades de multa decorrentes de fatos diversos serão consideradas independentes entre si.
31.2.3. Suspensão de licitar e impedimento de contratar com o órgão, entidade ou unidade administrativa pela qual a Administração Pública opera e atua concretamente, pelo prazo de até dois anos;
31.2.4. Sanção de impedimento de licitar e contratar com órgãos e entidades da União, com o consequente descredenciamento no SICAF pelo prazo de até cinco anos.
31.2.5. Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja
promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a CONTRATADA ressarcir a CONTRATANTE pelos prejuízos causados;
31.3. As sanções previstas nos subitens 31.2.1, 31.2.3, 31.2.4 e 31.2.5 poderão ser aplicadas à CONTRATADA juntamente com as de multa, descontando-a dos pagamentos a serem efetuados.
31.4. Para efeito de aplicação de multas, às infrações são atribuídos graus, de acordo com as tabelas 13 e 14.
Tabela 13 - Percentuais de multas de acordo com as infrações cometidas
GRAU | CORRESPONDÊNCIA |
1 | 0,2% ao dia sobre o valor da medição mensal relativa à Ordem de Serviço |
2 | 0,4% ao dia sobre o valor da medição mensal relativa à Ordem de Serviço |
3 | 0,8% ao dia sobre o valor da medição mensal relativa à Ordem de Serviço |
4 | 1,6% ao dia sobre o valor da medição mensal relativa à Ordem de Serviço |
5 | 3,2% ao dia sobre o valor da medição mensal relativa à Ordem de Serviço |
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Tabela 14 - Infração e grau correspondente
INFRAÇÃO | ||
ITEM | DESCRIÇÃO | GRAU |
1 | Recusar-se a executar serviço determinado pela fiscalização, por serviço e por dia | 02 |
2 | Manter funcionário sem qualificação para executar os serviços contratados, por empregado e por dia | 03 |
3 | Suspender ou interromper, salvo motivo de força maior ou caso fortuito, os serviços contratuais por dia e por unidade de atendimento | 04 |
4 | Deixar de apresentar a documentação necessária para início dos trabalhos | 02 |
5 | Fornecer produtos em descordo com as amostras apresentadas | 05 |
6 | Destruir ou danificar documentos por culpa ou dolo de seus agentes | 05 |
7 | Deixar de cumprir o cronograma pré-estabelecido sem justificativa prévia | 02 |
8 | Não manutenção das condições de habilitação | 03 |
Para os itens a seguir, deixar de: | ||
12 | Cumprir determinação formal ou instrução complementar do órgão fiscalizador, por ocorrência; | 02 |
13 | Substituir empregado que se conduza de modo inconveniente ou não atenda às necessidades doserviço, por funcionário e por dia; | 01 |
14 | Cumprir quaisquer dos itens do Edital e seus Anexos não previstos nesta tabela de multas, após reincidência formalmente notificada pelo órgão fiscalizador, por item e por ocorrência; | 03 |
15 | Indicar e manter durante a execução do contrato os prepostos previstos no edital/contrato; | 01 |
16 | Providenciar treinamento para seus funcionários conforme previsto na relação de obrigações da CONTRATADA | 01 |
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31.5. A aplicação de qualquer das penalidades previstas realizar-se-á em processo administrativo que assegurará o contraditório e a ampla defesa à CONTRATADA,
31.6. Caso a CONTRATANTE determine, a multa deverá ser recolhida no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, a contar da data do recebimento dacomunicação enviada pela autoridade competente.
31.7. A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a gravidade da conduta do infrator, o caráter educativo da pena, bemcomo o dano causado à Administração, observado o princípio da proporcionalidade.
31.8. Ocorrendo qualquer das infrações previstas no contrato, esta, poderá ser identificada diretamente pelo fiscal ou gestor do contrato; pode seridentificada no decorrer das atividades de fiscalização, pelo recebimento de uma denúncia ou reclamação de usuários dos serviços.
31.9. A notícia da infração deve ser reduzida a termo, ou seja, deve ser documentada, preferencialmente, pelo gestor/fiscal ou setor responsável pela execução do objeto. O qual encaminhará para autoridade competente proceder os trâmites necessários a aplicação da penalidade, garantida a ampla defesa.
31.10. O procedimento para registrar a notícia da infração, para aplicação de quaisquer penalidades previstas, será autuado em processo autônomo, para que o processo originário, em que se desenvolveram os atos da licitação ou dispensa, possam ter seu curso normal para demais providências.
32. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS
32.1. MECANISMOS FORMAIS DE COMUNICAÇÃO:
32.1.1. Toda comunicação entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA deverá ser sempre formal como regra, exceto em casos excepcionais que justifiquem outro canal de comunicação;
32.1.2. Forma de Comunicação: A comunicação se dará por meio de ordens de serviço, ofícios, Reunião mediante formalização de Ata, e-mails ou entrega pessoal de documentos mediante aposição de recebido ou outros que possam ficar registrados;
32.1.3. Periodicidade: Sempre que se fizer necessária a comunicação entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA;
32.2. As comunicações que se refiram ao cumprimento ou não das cláusulas contratuais, acordo de nível de serviço e/ou similares, deverão obrigatoriamente ser formalizadas por oficio, não impedindo o tramite de e-mails ou Ata de Reunião para maior celeridade.
32.3. CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
32.3.1. A CONTRATADA deverá comunicar formalmente a intenção da entrega do serviço para fins de vistoria;
32.3.2. Após a conclusão dos serviços a CONTRATADA comunicará formalmente aos fiscais do contrato, esta comunicação poderá ser entregue pessoalmente, por e-mail ou protocolada na CONTRATANTE.
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32.3.3. O recebimento e aceitação do objeto se dará em conformidade com os itens
32.4 e 32.5 deste Termo de Referência, e demais esclarecimentos sobre a forma de recebimento dos serviços encontram-se descritos itens citados.
32.3.4. A emissão da Nota Fiscal/Fatura deve ser precedida do recebimento definitivo dos serviços, nos termos abaixo e conforme descrito no Item 32.4 e 32.5 deste Termo de Referência.
32.3.5. No prazo de até 5 dias corridos do adimplemento da parcela, a CONTRATADA deverá entregar toda a documentação comprobatória do cumprimento da obrigação contratual, comunicado formalmente aos fiscais do contrato a conclusão dos serviços do período, para providenciar o recebimento provisório, conforme descrito no item 32.4 deste Termo de Referência.
32.3.6. No prazo de até 10 (dez) dias corridos a partir do recebimento provisório dos serviços, o Gestor do Contrato deverá providenciar o recebimento definitivo, de acordo com o Item 32.5 deste Termo de Referência, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços, obedecendo, também, as seguintes diretrizes:
32.3.6.1. Realizar a análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela fiscalização e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à CONTRATADA, por escrito, as respectivas correções;
32.3.6.2. Emitir Termo de Recebimento Definitivo dos serviços prestados, com base nos relatórios e documentações apresentadas; e
32.3.6.3. Comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura, a partir da assinatura do TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO, com o valor exato dimensionado pela fiscalização na medição apresentada pelo fiscal na documentação a ser analisada.
32.3.7. O recebimento provisório ou definitivo do objeto não exclui a responsabilidade da CONTRATADA pelos prejuízos resultantes da incorreta execução do
contrato, ou, em qualquer época, das garantias concedidas e das responsabilidades assumidas em contrato e por força das disposições legais em vigor.
32.3.8. Os serviços poderão ser rejeitados, no todo ou em parte, quando em desacordo com as especificações constantes neste Termo de Referência e na proposta, devendo ser corrigidos/refeitos/substituídos no prazo fixado pelo fiscal do contrato, às custas da CONTRATADA, sem prejuízo da aplicação de penalidades.
32.4. RECEBIMENTO PROVISÓRIO PARA ITENS ENTREGUES POR SERVIÇO EXECUTADO
32.4.1. Recebida a comunicação formal de finalização do serviço pela CONTRATANTE, será emitido TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO no prazo de até 05 (cinco) dias, pelo(a) responsável pelo acompanhamento e fiscalização do contrato, para efeito de posterior verificação de sua conformidade com as especificações constantes neste Termo de Referência e na proposta.
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32.4.2. Ocorrendo alguma rejeição do serviço, em todo ou em parte, estes deverão ser corrigidos/refeitos/substituídos no prazo fixado pelo fiscal do contrato, não superior a 30 dias, às custas da CONTRATADA, sem prejuízo da aplicação de penalidades.
32.4.3. Havendo rejeição do(s) serviço(s), o responsável pela fiscalização deverá comunicar por escrito, definindo claramente o(s) serviço(s) a ser(em) corrigidos/refeitos/substituídos.
32.4.4. O responsável pelo acompanhamento e fiscalização dos serviços assinará o TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO.
32.4.5. O TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO será preenchido conforme modelo do Anexo VI, no qual o responsável por seu acompanhamento e fiscalização irá verificar os critérios estabelecidos, e quando for o caso, verificar demais conformidades com as especificações constantes neste Termo de Referência.
32.4.6. O responsável por seu acompanhamento e fiscalização, assinará o TERMO DERECEBIMENTO PROVISÓRIO, juntamente com a CONTRATADA.
32.5. RECEBIMENTO DEFINITIVO PARA ITENS ENTREGUES POR SERVIÇO EXECUTADO
32.5.1. O recebimento definitivo, ato que concretiza e formaliza a conclusão da execução dos serviços, será realizado pelo gestor do contrato.
32.5.2. Neste momento será solicitada a emissão de NOTA FISCAL/FATURA para que seja efetivado o ateste.
32.5.3. Os serviços serão recebidos definitivamente no prazo de até 10 (dez) dias, contados do recebimento provisório, após a verificação da qualidade e quantidade do serviço executado e materiais empregados, com a consequente aceitação mediante TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO- TRD.
32.5.4. Na hipótese de a verificação a que se refere o subitem anterior não ser procedida dentro do prazo fixado, reputar-se-á como realizada, consumando-se o recebimento definitivo no dia do esgotamento do prazo.
32.5.5. O responsável por seu acompanhamento e fiscalização assinará o TERMO DERECEBIMENTO DEFINITIVO juntamente com a CONTRATADA, esta, representada pelo seu preposto ou representante qualificado.
32.5.6. O TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO - TRD será emitido conforme modelo do Anexo VII, por parte do Gestor do contrato, mediante a verificação dos critérios estabelecidos.
32.5.7. O gestor do contrato analisará O TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO, Anexo I, e toda documentação apresentada pela fiscalização e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicará as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à CONTRATADA, por escrito, as respectivas correções.
32.5.8. O responsável por seu acompanhamento e fiscalização, assinará o TERMO DERECEBIMENTO DEFINITIVO juntamente com a CONTRATADA, esta representada pelo seu preposto ou representante qualificado.
32.6. DO PAGAMENTO
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32.6.1. A Emgea efetuará o pagamento mensalmente pelos serviços efetivamente prestados, até o 8º dia útil após o ateste da Nota Fiscal/Fatura pelo Fiscal do Contrato, de acordo com as condições e preços ajustados, acompanhada da documentação complementar necessária, do relatório de serviço com todas as informações exigidas, além das prévias medidas de avaliação da qualidade e da adequação dos serviços prestados, sendo efetuada a retenção de tributos e contribuições sobre o pagamento a ser realizado, conforme determina a Instrução Normativa da RFB nº 1.540, de 06 de janeiro de 2015, publicada no Diário Oficial de 06, de janeiro de 2015.
32.6.2. Os pagamentos serão realizados mensalmente, no mês subsequente ao da prestação dos serviços, mediante apresentação da Nota Fiscal/Fatura, devidamente atestada pelo Fiscal do Contrato.
32.6.3. No caso de eventual atraso de pagamento e, mediante pedido da CONTRATADA, o valor devido será atualizado financeiramente, desde a data a que o mesmo se referia até a data do efetivo pagamento, pelo Índice de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA, mediante aplicação da seguinte fórmula:
32.6.4. AF = [(1 + IPCA/100)N/30 –1] x VP, onde:
32.6.5. AF = atualização financeira; IPCA = percentual atribuído ao Índice de Preços ao Consumidor Amplo, com vigência a partir da data do adimplemento da etapa; N = número de dias entre a data do adimplemento da etapa e a do efetivo pagamento; VP = valor da etapa a ser paga, igual ao principal mais o reajuste.
32.6.6. Para o recolhimento do Imposto Sobre Serviços - ISS deverá ser observada a legislação vigente do Distrito Federal, em razão de ser o local da prestação dos serviços.
32.6.7. O pagamento será creditado em favor da CONTRATADA, em conta bancária indicada na Nota Fiscal/Fatura, devendo para isto, ficar explicitado o nome do banco, agência, localidade e número da conta corrente em que deverá ser efetivado o crédito.
32.6.8. Para atendimento do Ajuste SINIEF n.º 07/05, com nova redação dada pelo Ajuste SINIEF nº 08/10 (Cláusula Décima), é necessário que por ocasião da emissão de suas Notas Fiscais, a partir de 1º de novembro de 2012, a CONTRATADA envie o arquivo digital
denominado XML com as respectivas notas fiscais eletrônicas emitidas para o seguinte endereço eletrônico: gesup@emgea.gov.br.
32.6.9. Os contribuintes que não se enquadrarem no estabelecido pelo Ajuste SINIEF nº 07/05 com nova redação dada pelo Ajuste SINIEF 08/10 (cláusula décima), por ocasião da assinatura do Contrato deverão elaborar e encaminhar, concomitante, declaração à Emgea informando essa condição.
32.6.10. As Notas Fiscais/Faturas deverão ser emitidas pela própria CONTRATADA, obrigatoriamente com o número de inscrição do CNPJ apresentado nos documentos de habilitação e da proposta, não se admitindo Notas Fiscais/Faturas emitidas com outro CNPJ, mesmo aqueles de filiais e da matriz.
32.6.11. No caso de fatura emitida com erro, esta será devolvida ao fornecedor, para as necessárias correções, com as informações que motivaram sua rejeição, recontando-se o prazo para pagamento.
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32.6.12. Nenhum pagamento será realizado pela CONTRATANTE sem que antes seja procedida prévia e necessária consulta ao Sistema de Cadastro de Fornecedores - SICAF, para comprovação de regularidade fiscal da CONTRATADA.
32.6.13. Constatada a situação de irregularidade da CONTRATADA junto ao SICAF, a CONTRATANTE deverá adverti-la por escrito, para que no prazo de 5 (cinco) dias úteis, regularize sua situação ou, no mesmo prazo, apresente sua defesa.
32.6.14. O prazo disposto no subitem anterior poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, a critério da CONTRATANTE.
32.6.15. Na contagem dos prazos estabelecidos neste Instrumento para efeito de pagamento excluir-se-á o dia do início e incluir-se-á o dia do vencimento, só se iniciando e se vencendo os prazos em dia de expediente na CONTRATANTE e considerar-se-ão os dias consecutivos, exceto quando for explicitamente disposto em contrário.
32.6.16. A CONTRATANTE reserva o direito de suspender o pagamento se os serviços prestados estiverem em desacordo com as especificações constantes deste Instrumento.
32.6.17. Caso a CONTRATADA seja optante pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - SIMPLES NACIONAL, deverá apresentar junto com a Nota Fiscal a devida declaração, de acordo com a SRF nº 1.540, de 05 de janeiro de 2015, publicada no Diário Oficial de 06, de janeiro de 2015, a fim de evitar a retenção na fonte dos tributos e contribuições, conforme legislação em vigor.
32.7. GARANTIA CONTRATUAL
32.7.1. A CONTRATADA, deverá apresentar garantia, no prazo de até 30 (trinta) dias após a assinatura do contrato, sob pena de imediata rescisão, na forma do artigo 70 da Lei nº 13.303/2016, com vistas a cobertura de eventuais condenações à Emgea, riscos de perdas resultantes de sua responsabilidade perante a Emgea, em face de ações, erros, omissões ou falhas técnicas ou procedimentais no exercício dos serviços de que trata este Instrumento, seja por dolo ou culpa.
32.7.2. São aceitas garantias expressas no art. 70 da Lei nº 13.303/16:
a) caução em dinheiro;
b) seguro-garantia; e
c) fiança bancária.
32.7.2.1. A garantia a que se refere esse item será de 5% (cinco por cento) do valor do Contrato e terá seu valor atualizado nas mesmas condições nele estabelecidas, sendo apresentada, preferencialmente, na forma da alínea b do item anterior, podendo valer-se a CONTRATADA das formas especificadas das alíneas a e c, sem prejuízos.
32.7.3. A garantia prestada pelo contratado será liberada ou restituída após a execução do contrato, devendo ser atualizada monetariamente na hipótese da alínea b do subitem 37.7.2.
32.7.4. A prestação da garantia, em questão, não desobriga a CONTRATADA em indenizar o prejuízo que ultrapasse seu valor.
32.7.5. A garantia apresentada deverá indicar a Emgea como sua beneficiária.
32.8. DO REAJUSTE
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32.8.1. O preço consignado no contrato será corrigido anualmente, observado o interregno mínimo de um ano, contado a partir da data limite para a apresentação da proposta, pela variação do IPCA - Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo, ou outro índice que o substitua, exclusivamente para as obrigações iniciadas e concluídas após a ocorrência da anualidade.
32.8.2. Nos reajustes subsequentes ao primeiro, o interregno mínimo de um ano será contado a partir dos efeitos financeiros do último reajuste.
32.8.3. Os reajustes a que o contratado fizer jus e que não forem solicitadas durante a vigência do contrato serão objeto de preclusão com a assinatura da prorrogação contratual ou com o encerramento do contrato.
32.9. DA ALTERAÇÃO SUBJETIVA
32.9.1. É admissível a fusão, cisão ou incorporação da CONTRATADA com/em outra pessoa jurídica, desde que sejam observados pela nova pessoa jurídica:
a) todos os requisitos de habilitação exigidos na licitação original;
b) sejam mantidas as demais cláusulas e condições do Contrato;
c) não haja prejuízo à execução do objeto pactuado; e
d) haja a anuência expressa da Emgea à continuidade do Contrato.
32.10. DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
Decreto: | Decreto n° 11.814 de 05.12.2023, que aprovou o Programa de Dispêndios Globais da Emgea para o exercício de 2024 |
Conta Contábil: | 2.205.900.000 - OUTROS SERVIÇOS DE TERCEIROS |
Centro de Resultado: | 1085 - SERVIÇOS DE TERCEIROS - ADMINISTRATIVO |
Item Orçamentário: | 452.06.13 - DESP. PREST. SERV. GUARDA, ARMAZENAMENTO E GESTÃO DOCUMENTAL |
Rubrica: | 03.02.01 - INSTITUCIONAL |
32.11. DA ESTIMATIVA DE CUSTOS
32.11.1. O valor total estimado para esta contratação é de R$ 53.289.901,08 (cinquenta e três milhões duzentos e oitenta e nove mil novecentos e um, oito centavos).
32.11.2. Serão pagos apenas os serviços de fato solicitado pela Emgea e prestados pela CONTRATADA.
Eni Aparecida Oliveira
Superintendente Executiva
Anexo I: Planilha de itens de contratação, a descrição dos serviços, unidades de medida, quantitativos, valores unitários, mensais e para execução em 30 meses
Este documento foi assinado digitalmente por Eni Aparecida De Oliveira.
Para verificar as assinaturas vá ao site https://emgea.portaldeassinaturas.com.br:443 e utilize o código 9CA3-FE40-0BC3-9775.
Anexo II: Ordem de Serviço - Tecnologia da Informação Anexo III: Termo de aceite - Tecnologia da Informação Anexo IV: Plano de Projeto - Tecnologia da Informação
Anexo V: Termo de encerramento - Tecnologia da Informação Anexos VI: Termo de recebimento provisório
Anexo VII: Termo de recebimento definitivo Anexo VIII: Analise de riscos
Anexo IX: Minuta de Declaração de Realização de Vistoria
Anexo X: Minuta de Declaração de Opção de Dispensa de Realização de Vistoria