ASSOCIAÇÃO IMPACT HUB BRASIL

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Guia de Boas Práticas de Compras e Contratação

1. Introdução

Este documento apresenta as políticas institucionais da Associação Impact Hub Brasil para contratação de serviços de terceiros e compras em geral, aplicável tanto para serviços como para produtos (“Compras”). O objetivo desta política é pactuar, orientar e compartilhar com todos os colaboradores, fornecedores e parceiros da Associação Impact Hub Brasil os procedimentos administrativos e financeiros adotados pela instituição, tornando-os transparentes e facilitando o seu cumprimento.

O processo de compras deve obedecer os princípios de transparência, equidade, eficiência e eficácia. As contratações e julgamentos de propostas considerarão, ainda, o atendimento a critérios de responsabilidade social, sustentabilidade e inovação, a garantia dos direitos humanos e cumprimento de obrigações legais.

A observação das políticas de Boas Práticas é fundamental para garantir a transparência e prestação de contas adequadas dos projetos e programas desenvolvidos pela Associação Impact Hub Brasil. A não observância injustificada dos processos aqui descritos acarretará em não liberação de recursos institucionais para pagamento de produtos e serviços contratados.

2. Processo de Compras

A escolha de fornecedores da Associação Impact Hub Brasil é realizada através de concorrência, observando-se as seguintes regras:

2.1 A toda Compra deve corresponder um documento fiscal válido, em nome da Associação Impact Hub Brasil, para fins de prestação de contas.

2.2 Toda Compra deve ser precedida de 03 (três) cotações, exceto nos casos de Dispensa de Cotação (vide item 04, abaixo)

2.3 No caso de solicitação de cotação via e-mail ou comunicação eletrônica, todos os concorrentes devem receber as mesmas especificações técnicas e informações para o envio de proposta, incluindo a ficha cadastral da Associação Impact Hub Brasil.

2.3.1 São autorizadas cotações pela internet, em especial no caso de compra de produtos.

2.3.2 Nas cotações pela internet deve sempre constar informações sobre data de consulta e frete, quando aplicável.

2.4 Sempre que possível, deve-se priorizar fornecedores locais, micro e pequenos empreendedores, empreendimentos da economia solidária, negócios sociais e inclusivos, como forma de apoio ao desenvolvimento econômico local e sustentável.

2.5 Sempre que possível, deve-se priorizar empreendimentos com certificações socioambientais, produtos da agricultura familiar, agroecológicos e/ou orgânicos, Empresas B e similares.

2.6 Os envolvidos direta ou indiretamente no processo de Compras de produtos ou serviços não podem receber quaisquer vantagens ou benefícios pessoais provenientes de fornecedores ou participantes do processo.

2.7 A confidencialidade das informações técnicas e comerciais dos processos de compra ou contratação deve ser assegurada, restringindo a divulgação de dados dos proprietários apenas para uso interno.

3. Critério de seleção de fornecedores

A Associação Impact Hub Brasil seleciona seus fornecedores através de concorrência, obedecendo aos seguintes critérios:

3.1 A Compra de Produtos comuns, ou seja, que não feitos sob medida ou artesanais, segue o critério de menor preço.

3.1.1 Em casos excepcionais em que um fornecedor mais caro seja contratado, deverá ser explicitada justificativa com base nos outros critérios descritos nos itens 2.4 e 2.5, acima (menor impacto ambiental, prazo, qualidade, prestadores de serviço local ou da economia solidária)

3.2 A encomenda de produtos sob medida, artesanais/manufatura, inclusive máquinas e equipamentos, bem como a contratação de serviços, em especial os de natureza predominantemente intelectual, serão selecionados por critérios de técnica e preço, ou, no caso de serviços ou encomendas com alto grau de especialização, apenas o critério de técnica.

3.2.1 No caso de serviços de natureza intelectual e encomendas com alto com grau de especialização, é autorizada a Dispensa de Cotação, nos termos descritos abaixo.

3.2.2 O critério de técnica leva em consideração a experiência comprovada, a capacidade de atendimento dentro dos prazos necessários, o notório conhecimento e grau de especialização do fornecedor.

3.2.3 Toda Compra que considere o critério de técnica (por si só ou em conjunto com critério de preço) deve contar com documentos que comprovem e justifiquem a escolha do fornecedor. Para tanto, são aceitos:

○ Atestados de Capacidade Técnica;

○ Currículo e/ou Portfólio, no caso de prestadores de serviço;

○ Publicações, participação em eventos e seminários acadêmicos e citações em literatura especializada;

○ Outros documentos que atestem o histórico de experiência profissional e especialização do fornecedor.

3.2.4 Além dos critérios descritos acima, toda Compra deve considerar, ainda:

○ As condições de entrega, prazo, frete e incidência de impostos, inclusives relacionados a transporte.

○ As credenciais do fornecedor, histórico de entrega, cumprimento de prazos, atendimento ao consumidor, garantia e assistência técnica (inclusive rede cadastrada de prestadores de serviço de assistência técnica).

3.3 Os fornecedores da Associação Impact Hub Brasil são responsáveis por manter sua regularidade fiscal, contábil, jurídica e trabalhista, devendo, sempre que solicitado, enviar à Associação certidões que comprovem tal regularidade, entre elas:

● Certidão Negativa de Débitos – CND (site da Receita Federal)

● Certidão Conjunta de Tributos Federais e Dívida Ativa (site da Receita Federal)

● Certidão de Tributos Mobiliários

● Certidão de Regularidade FGTS (site da CEF)

3.4 Não é autorizada a contratação de fornecedores ou prestadores de serviço cujo nome conste no Cadastro de Empregadores Portaria 540, de 15 de outubro de 2004, denominada “Lista Suja” do Trabalho Escravo, nem no Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), da Controladoria-Geral da União. Além disso, é desejável a observação dos critérios relacionados ao trabalho decente também na relação das empresas com sua cadeia de valor.

4. Dispensa de Cotação

Não haverá exigência de concorrência com 03 (três) cotações nos casos de Compras:

4.1 Quando o valor total da Compra for inferior a R$ 650,00;

4.2 Quando já houver um contrato guarda-chuva ou recorrente;

(a) Os contratos guarda-chuva, que abarcam a realização de mais de um serviço ou aquisição de mais de um equipamento pelo mesmo fornecedor, tem como objetivo imprimir eficácia e eficiência aos projetos, possibilitando a negociação de preços e prazos, a centralização da comunicação e gestão de um número menor de fornecedores.

(b) O processo para o estabelecimento do contrato guarda-chuva ou recorrente também requer três cotações.

4.3 Por critério de Especialidade, nas seguintes hipóteses:

4.3.1 Para aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca;

4.3.2 Para contratação de profissional ou empresa com notória especialização, ou seja, aqueles cujo conceito no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experiências, publicações, organização, aparelhamento, equipe técnica ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho é essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto do contrato.

4.3.3 Para contratação de profissional de qualquer setor artístico, desde que consagrado pela crítica especializada ou pela opinião pública.

4.3.4 A Especialidade deve ser comprovada através dos documentos descritos no item 3.2.4, acima.

4.4 Em casos de urgência e emergência, nos quais a demora no atendimento da demanda possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho.

4.4.1 Essa hipótese só se aplica em casos nos quais a demanda não poderia ser prevista com antecedência, ou quando as circunstâncias do contrato ou

projeto não permitem que o processo de Compra seja realizado no tempo adequado.

4.4.2 Os casos de urgência e emergência sempre deverão ser devidamente explicados e justificados nos processos de prestação de contas.

4.5 No caso de não existência de 03 fornecedores aptos a atender a demanda no território.