da SEDEC

Manual para Aquisições

Define e orienta sobre os trâmites processuais para a fase preparatória dos processos licitatórios, no âmbito

da SEDEC

SUMÁRIO

SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA MANUAL DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS

Iniciando um processo licitatório 03

Procedimento Interno da Coordenadoria de Aquisições e Contratos 05

Processo na modalidade Compra Direta 09

Dispensa de Licitação 09

Inexigibilidade 14

Adesão a ARP Seplag Participante 19

Adesão a ARP Seplag Carona 22

Requerimento de Termo Aditivo Contratual 27

Requerimento de Termo de Apostilamento para Repactuação 29

SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA COORDENADORIA DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS

Iniciando um processo licitatório

Xxxxx demandante cria e autua como processo, no SIGADOC, documento de comunicação interna, solicitando autorização do(a) Ordenador(a) de despesa para abertura de processo referente à aquisição/licitação/contratação, explanando o interesse público envolvido no caso;

Com a autorização no SIGADOC, passa aos procedimentos no Sistema de Aquisições Governamentais/SIAG - Módulo: “Solicitação de Compras”, elaborando Documento de Formalização de Demanda/DFD, Estudo Técnico Preliminar/ETP (se for o caso - vide exceções no artigo 38 do Decreto Estadual 1.525/2022), Mapa de Risco (se for o caso - vide exceções no artigo 247, §4º do Decreto Estadual 1.525/2022) e Termo de Referência/TR com suporte do setor de Aquisições através de correções e orientações dentro do Sistema;

IMPORTANTE

A utilização de outro modelo ou adaptações devem ser justificadas, pois os modelos do Siag estão em conformidade com os modelos da PGE e suas atualizações.

Notas Explicativas:

“O Estudo Técnico Preliminar-ETP é um documento que integra a fase de planejamento das contratações públicas e tem o objetivo de demonstrar a real necessidade que justifica a contratação ou aquisição, analisar a viabilidade técnica de implementá-la, bem como construir a base para elaborar o Termo de Referência.

O Estudo Técnico aborda a necessidade/problemas a serem atendidas/superados, os benefícios que a contratação deve gerar, os motivos que justificam a contratação e os elementos que caracterizam o objeto da contratação.

A confecção do ETP é regra para todas as contratações. Nas exceções deve ser justificado e com autorização da autoridade competente. (Art.38 Decreto 1.525/2022)

A elaboração do Mapa Comparativo de Preços conforme os Artigos 43 a 50 do Decreto 1.525/2022 e para demais casos, até o artigo

65 devem ser incluídos no SIAG. E para elaboração da Análise Crítica do Mapa Comparativo de Preços deverá ser servidor adverso (que não tenha formalizado o mapa) para assinatura;

Atualiza o TR com a inclusão do valor estimado no Mapa de Preços;

Após, efetuar os lançamentos no SIGADOC com as devidas assinaturas dos elaboradores, superior hierárquico, elaborador do mapa de preços e elaborador da análise crítica, encaminhando para o Ordenador de Despesa para conhecimento e deferimento/autorização da abertura do procedimento;

Ordenador, após autorizar, despacha para o Secretário da Pasta para conhecimento e autorização e devolve para o setor demandante.

Após as autorizações, encaminha o processo para a Secretaria Adjunta de Administração Sistêmica para prosseguimento, tramitando para a Superintendência Administrativa que analisa e

tramita para a Coordenadoria de Aquisições e Contrato;

IMPORTANTE

OBS: No SIGADOC será elaborado um despacho ao Ordenador de Despesa para a aprovação do valor e validação do TR; após que encaminhará ao Secretário da Pasta para autorização.

O(s) documento(s) de aprovação deve conter a palavra AUTORIZAÇÃO para regular transparência do processo.

PROCEDIMENTOS DENTRO DA COORDENADORIA DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS

A Coordenadoria de Aquisições irá realizar os trâmites internos, como:

- Parecer Setorial;

- Verifica se tem Ata de Registro de Preços vigente em que a SEDEC é órgão participante informando no processo a existência ou inexistência;

- Importação no SIAG para o Módulo “Compras”;

- Solicitação de PED/Reserva e Estudo de Impacto Orçamentário;

- Elaboração da Minuta de Xxxxxx;

- Elaboração da Minuta de Contrato;

- Remessa para análise da PGE, se for o caso;

- Remessa para autorização do Conselho de Desenvolvimento Econômico e Social/CONDES, se for o caso.

NOTAS EXPLICATIVAS:

Quando do envio à PGE: O processo é encaminhado à PGE após assinatura de Ofício pelo Secretário da Pasta. Em seu

retorno, se não houver objeções, o procedimento licitatório será continuado para fase externa. Caso houver apontamento por parte da PGE, a Coordenadoria de Aquisições irá retornar o processo, via despacho no SIGADOC, para o setor demandante ou o setor responsável pelas adequações solicitadas.

Quando do envio ao CONDES: No caso de aquisições igual ou acima de R$400.000,00 (quatrocentos mil reais), é necessário o envio ao CONDES para aprovação, e para obras e serviços de engenharia, independente da sua modalidade igual ou acima de R$600.000,00 (seiscentos mil reais). Observando cronograma de reuniões do CONDES publicada em resolução no DOE. Se aprovada fazer juntada do Ofício de envio e súmula, após prosseguir com o processo.

Interessante ressaltar que nas aquisições abaixo dos valores acima citados, o CONDES deve ser informado da aquisição após o empenho ser realizado, através de relatório quinzenal de informações remetidas através do SIGADOC para Secretaria Técnica do CONDES/SEPLAG. O CONDES mantém planilha padrão para envio de tais informações.

Após os procedimentos acima: assinatura do Edital (elaborador, coordenador(a) de aquisições e contratos e Ordenador de Despesa), publicar o aviso do mesmo no Diário Oficial do Estado, Jornal de Grande Circulação e nos casos que envolver recurso federal, no Diário Oficial da União;

NOTAS EXPLICATIVAS:

A íntegra do edital deve constar no site da SEDEC, SIAG e Portal Nacional de Compras Públicas/PNCP.

Período de publicação: 8 (oito) dias úteis antes da abertura da sessão pública nos casos em que o critério de julgamento seja menor preço ou maior desconto de bens OU 10 (dez)

dias úteis no casos de serviços comuns cujo critério de julgamento seja menor preço ou maior desconto.

Demais prazos a serem respeitados entre a data da publicação do edital e da sessão da licitação constante no artigo 55 da Lei 14.133/2021.

Publicado o edital com a data da sessão marcada, despachar para o(a) pregoeiro(a) ou agente de contratação ou comissão especial para o certame, a fim de procedimentos de envio de cargas/informações ao Aplic/TCE/MT (Abertura) e acompanhamento dos pedidos esclarecimento/impugnações, Consulta equipe técnica/Jurídica, se o Pedido de impugnação Aceito – ADEQUAR - Edital ou TR - enviar processo para retificação, se o Pedido de impugnação Recusado – Responder com RECUSA;

Abertura da Sessão de Pregão – resultado da(s) empresa(s) classificada(s);

Se houver formalização de recursos – Analisar-se-á as razões e contrarrazões. Inserir conclusão do pregoeiro e remeter para decisão do titular da pasta;

Inserir ATA da sessão com resultado da classificação;

Adjudicação e a Homologação pelo Secretário da Pasta;

Publicação do resultado e homologação da licitação ou publicação de licitação deserta ou fracassada no Diário Oficial respectivo, site da SEDEC e SIAG-PNCP;

Envio de informações/carga do resultado (homologação) no APLIC/TCE;

Despachar para Coordenadoria de Aquisições e Contratos para providenciar o empenho junto à Superintendência de Finanças, Orçamento e Convênio;

Despachar a gerência de contratos para formalização, assinaturas e publicação do extrato do contrato e em até 03 (três) dias úteis após a publicação do extrato do contrato a publicação de portaria de designação para fiscalização;

Ao concluir a licitação e providenciar todas as formalidades, como publicações e assinatura de contrato, o setor de aquisições irá restituir o processo, via SIGADOC, para o setor demandante emitir ordem de fornecimento/serviço e execução contratual e posterior acompanhamento.

A ordem de fornecimento/serviço será emitida com as assinaturas do gestor do contrato e fiscal do contrato e inseridas no SIGADOC;

Feito esse procedimento, o processo virtual deverá ficar sob a guarda do setor demandante para providências de fiscalização, pagamento, etc., até o momento em que será arquivado.

Procedimento na modalidade de Compra Direta

IMPORTANTE

O processo de contratação direta compreende os casos de Inexigibilidade e de dispensa de licitação.

Dispensa de Licitação

Xxxxx demandante cria e autua como processo, no SIGADOC, documento de comunicação Interna solicitando autorização do(a) Ordenador(a) de despesa para abertura de processo referente à aquisição/contratação, explanando o interesse público envolvido no caso;

NOTAS EXPLICATIVAS:

Caso a dispensa não seja feita através de consulta eletrônica (rodada eletrônica de preços nos moldes do artigo

150 do Decreto Estadual nº. 1.525/2022) o setor demandante deve justificar no Termo de Referência, conforme §1º do mesmo artigo, a inviabilidade, impossibilidade, inexequibilidade ou ineficiência, justificando

a escolha do contratado de acordo com a fundamentação legal da dispensa.

O DFD, ETP, Mapa de Riscos, TR, Mapa Comparativo de Preços devem ser formalizados nos modelos padronizados no Sistema SIAG - Módulo de Solicitação de Compras, no portal de aquisições da Seplag, pelo site xxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxx.xx.xxx.xx/xxxxxx. A utilização de outro modelo ou adaptações devem ser justificadas, pois os modelos do Siag estão em conformidade com os modelos da PGE e suas atualizações.

Atualizar o TR com a inclusão do valor estimado no Mapa de Preços; Após, efetuar os lançamentos no SIGADOC com as devidas assinaturas dos elaboradores, superior hierárquico, elaborador do mapa de preços e elaborador da análise crítica, encaminhando para o Ordenador de Despesa para conhecimento e deferimento/autorização da abertura do procedimento;

Ordenador, após autorizar, despacha para o Secretário da Pasta para conhecimento e autorização e devolve para o setor demandante;

NOTAS EXPLICATIVAS:

No SIGADOC será elaborado um despacho solicitando ao Ordenador de Despesa e Secretário da Pasta a aprovação do valor, validando o TR; o(s) documento(s) de aprovação do Ordenador e Secretário deve conter a palavra AUTORIZAÇÃO para regular transparência do processo.

Após as autorizações, encaminha o processo para a Secretaria Adjunta de Administração Sistêmica para prosseguimento, tramitando para a Superintendência Administrativa que analisa e tramita para a Coordenadoria de Aquisições e Contrato;

PROCEDIMENTOS DENTRO DA COORDENADORIA DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS

A Coordenadoria de Aquisições irá realizar os trâmites internos, como:

- Parecer Setorial;

- Verifica se tem Ata de Registro de Preços vigente em que a SEDEC é órgão participante informando no processo a existência ou inexistência;

- Importação no SIAG para o Módulo “Compras”;

- Solicitação de PED/Reserva e Estudo de Impacto Orçamentário;

- Caso haja rodada eletrônica de preços, elabora aviso de dispensa de licitação, um “mini edital” da consulta eletrônica;

- Caso não haja rodada eletrônica de preços, com a devida justificativa, verifica habilitação do fornecedor justificado;

- Elaboração da Minuta de Contrato ou quando for entrega imediata: Minuta da Ordem de Fornecimento ou Serviços;

- Remessa para análise da PGE, se for o caso ou cumprimento de Orientação Jurídico Normativa com Parecer Referencial da PGE;

- Remessa para autorização do Conselho de Desenvolvimento Econômico e Social/CONDES, se for o caso;

NOTAS EXPLICATIVAS:

Quando do envio à PGE: O processo é encaminhado à PGE após assinatura de Ofício pelo Secretário da Pasta. Em seu retorno, se não houver objeções, o procedimento licitatório será continuado para fase externa. Caso houver apontamento por parte da PGE, a Coordenadoria de Aquisições irá retornar o processo, via despacho no SIGADOC, para o setor demandante ou o setor responsável pelas adequações solicitadas.

Nos casos onde não houver necessidade de encaminhamento para PGE por já existir orientação jurídico normativa com parecer referencial, o setor de aquisições

deverá juntar ao processo: - Orientação Jurídico Normativa publicada; - Parecer Referencial; - Declaração de cumprimento legal assinada pelo Coordenador(a) de Aquisições e Contratos e Ordenador(a) de Despesa; - Check List padronizado pela PGE/MT.

Após os procedimentos acima, caso haja rodada/consulta eletrônica de preços, assinatura do aviso de dispensa de licitação (elaborador, coordenador(a) de aquisições e contratos e Ordenador de Despesa), publicar o aviso no Diário Oficial do Estado;

NOTAS EXPLICATIVAS:

A íntegra do aviso de dispensa deve constar no site da SEDEC, SIAG e Portal Nacional de Compras Públicas/PNCP.

Período de publicação: Mínimo de 03 (três) dias úteis.

Publicado o aviso com a data da consulta marcada, despachar para o(a) agente de contratação para procedimentos de envio de

cargas/informações ao Aplic/TCE/MT (Abertura) e efetuar a consulta analisando o resultado junto a empresa vencedora, verificando o preço e habilitação da mesma;

Inserir ATA da consulta com resultado da classificação;

Publicação do resultado no Diário Oficial respectivo, site da SEDEC e SIAG-PNCP;

Envia o procedimento para Ratificação do Secretário da pasta em relação à dispensa, via SIGADOC, e após, publica a Ratificação no site da SEDEC, no Diário Oficial respectivo e SIAG;

Envio de informações/carga do resultado (homologação) no APLIC/TCE;

Despachar para Coordenadoria de Aquisições e Contratos para providenciar o empenho junto à Superintendência de Finanças, Orçamento e Convênio;

Caso haja a formalização de instrumento contratual despachar a gerência de contratos para formalização, assinaturas e publicação do extrato do contrato e em até 03 (três) dias úteis após a publicação do extrato do contrato a publicação de portaria de designação para fiscalização;

A ordem de fornecimento/serviço será emitida com as assinaturas do gestor do contrato e fiscal do contrato e inseridas no SIGADOC;

Feito esse procedimento, o processo virtual deverá ficar sob a guarda do setor demandante para providências de fiscalização, pagamento, etc., até o momento em que será arquivado.

INEXIGIBILIDADE (Art. 52 Decreto 1.595/2022)

HIPÓTESES DE INEXIGIBILIDADE:

Inviabilidade de Competição – Único Fornecedor (Justificar) rol exemplificativo (Art. 74 Lei 14.133)

I) Exclusividade - (Veda Marca) – Justificar (atestados, certificados ou documentos comprobatórios)

II) Artista Consagrado – Profissional Consagrado (específico) Contrato diretamente com o empresário exclusivo ou com o artista. (Não vale exclusividade para o evento). Notas, Matérias e documentação comprobatória.

III) Credenciamento: Procedimento auxiliar de licitação, não existe competição entre os credenciados.

IV) Aquisição ou locação de Imóvel características/localização e singularidade.

Xxxxx demandante cria e autua como processo, no SIGADOC, documento de comunicação interna solicitando autorização do(a) Ordenador(a) de despesa para abertura de processo referente à aquisição/contratação, explanando o interesse público envolvido no caso;

setor de Aquisições através de correções e orientações dentro do Sistema;

Análise de mercado ou comparativo de valores de mercado.

NOTAS EXPLICATIVAS:

Artigo 52 Decreto 1.525/2022 - Quando não for possível estimar o valor do objeto, a justificativa de preços se dará mediante comprovação dos preços praticados pelo contratado em contratações semelhantes de objetos da mesma natureza, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes, públicos ou privados, contratos, empenhos, extratos contratuais e documentos equivalentes. Emitidos no período de até um ano anterior à data da pesquisa de preços ou por outro meio idôneo devidamente justificado. Se empresa nova, mas o profissional tem know How, cotar objeto semelhante de mesma natureza, para média de preços, devendo constar no processo demonstração de que as especificações técnicas apresentam similaridade com o objeto pretendido.

Após, efetuar os lançamentos no SIGADOC com as devidas assinaturas dos elaboradores, superior hierárquico, elaborador do mapa de preços ou da justificativa do preço e elaborador da análise crítica, encaminhando para o Ordenador de Despesa para conhecimento e deferimento/autorização do procedimento;

Ordenador, após deferir, despachar para o Secretário da Pasta para conhecimento e autorização e devolve para o setor demandante;

NOTAS EXPLICATIVAS:

O(s) documento(s) de aprovação deve conter a palavra AUTORIZAÇÃO para regular transparência do processo.

PROCEDIMENTOS DENTRO DA COORDENADORIA DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS

A Coordenadoria de Aquisições irá realizar os trâmites internos, como:

- Parecer Setorial;

- Verifica se tem Ata de Registro de Preços vigente em que a SEDEC é órgão participante informando no processo a existência ou inexistência;

- Importação no SIAG para o Módulo “Compras”;

- Solicitação de PED/Reserva e Estudo de Impacto Orçamentário;

- Verifica habilitação do fornecedor;

- Elaboração da Minuta de Contrato ou quando for entrega imediata: Minuta da Ordem de Fornecimento ou Serviços;

- Remessa para análise da PGE, se for o caso ou cumprimento de Orientação Jurídico Normativa com Parecer Referencial da PGE;

- Remessa para autorização do Conselho de Desenvolvimento Econômico e Social/CONDES, se for o caso;

NOTAS EXPLICATIVAS:

pelas adequações solicitadas.

Nos casos onde não houver necessidade de encaminhamento para PGE por já existir orientação jurídico normativa com parecer referencial, o setor de aquisições deverá juntar ao processo: - Orientação Jurídico Normativa publicada; - Parecer Referencial; - Declaração de cumprimento legal assinada pelo Coordenador(a) de Aquisições e Contratos e Ordenador(a) de Despesa; - Check List padronizado pela PGE/MT.

Interessante ressaltar que nas aquisições abaixo dos valores SIAG acima citados, o CONDES deve ser informado da aquisição após o empenho ser realizado, através de relatório quinzenal de informações remetidas através do SIGADOC para Secretaria Técnica do CONDES/SEPLAG. O CONDES mantém planilha padrão para envio de tais informações.

Saneados os possíveis apontamentos ou orientações da PGE e do CONDES, providenciar o empenho junto à Superintendência de Finanças, Orçamento e Convênio;

Envio de informações/carga (Abertura) no APLIC/TCE;

Após, enviar o procedimento para Ratificação do Secretário da pasta em relação à inexigibilidade, via SIGADOC, e após, publicar a Ratificação no site da SEDEC, no Diário Oficial respectivo e SIAG-PNCP;

Envio de informações/carga do resultado (Homologação) no APLIC/TCE;

Despachar ao setor demandante para emissão da ordem de fornecimento e execução contratual e posterior acompanhamento;

A ordem de fornecimento/serviço será emitida com as assinaturas do gestor do contrato e fiscal do contrato e inseridas no SIGADOC;

Feito esse procedimento, o processo virtual deverá ficar sob a guarda do setor demandante para providências de fiscalização, pagamento, etc., até o momento em que será arquivado.

Adesão a Ata de Registro de Preço - participante

(Artigo 209 do Decreto 1.525/2022)

Com a autorização em documento no SIGADOC, passa aos procedimentos no Sistema de Aquisições Governamentais/SIAG - Módulo: “Solicitação de Compras”, elaborando Documento de Formalização de Demanda/DFD e Instrumento simplificado conforme modelo constante no anexo único do Decreto e no sistema de Solicitação de Compras SIAG, no portal de aquisições da Seplag, pelo site xxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxx.xx.xxx.xx/xxxxxx. Inclui-se o DFD e o Instrumento simplificado. Após a elaboração deverá ser encaminhado via SIAG - Solicitação de Compras para suporte do setor de Aquisições através de correções e orientações dentro do Sistema;

Após aprovado o DFD e o Instrumento Simplificado, os documentos deverão ser baixados e inseridos no sistema SIGADOC. Os documentos deverão ser inseridos no campo "Documento Interno" e assinados pelo elaborador e superior hierárquico;

No caso de ARP fundamentada na antiga lei de licitações (Lei 8666/93) será necessária cotação de preços nos moldes do artigo 7º do Decreto Estadual nº. 840/2017 para verificação de vantajosidade econômica em aderir a ata, caso a ARP tenha sido publicada há mais de 180 (cento e oitenta) dias;

No caso de ARP fundamentada na nova lei, a cotação de preços não será necessária durante a vigência da ata;

Segue com a captura da publicação da ARP no IOMAT e anexa ao Processo, encaminhando para o Ordenador de Despesa para

conhecimento e deferimento/autorização da abertura do procedimento;

Ordenador, após autorizar, despacha para o Secretário da Pasta para conhecimento e autorização e devolve para o setor demandante;

NOTAS EXPLICATIVAS:

No SIGADOC será elaborado um despacho ao Ordenador de Despesa para a aprovação do valor e validação do TR; após que encaminhará ao Secretário da Pasta para autorização.

O(s) documento(s) de aprovação deve conter a palavra AUTORIZAÇÃO para regular transparência do processo.

PROCEDIMENTOS DENTRO DA COORDENADORIA DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS

- A Coordenadoria de Aquisições e Contratos incluirá o edital que originou o Registro de Preços, homologação do edital, Ata assinada pelo gerenciador e empresa e estoque dos itens da ATA retirados no SIAG;

- Solicitação de PED reserva e parecer orçamentário e financeiro e empenho;

- Efetua os procedimentos de inserção no SIAG - Módulo Compras com as devidas assinaturas no SIAG para criação de processo digital - Processo de Utilização de Ata (anexa Instrumento Simplificado, PED e cria pedido de utilização de ata para remessa) enviando à SEPLAG - tudo dentro do sistema SIAG - Módulo Compras;

- Após autorização da SEPLAG, incluir como documento capturado a

ordem de utilização de ARP autorizada e assinada pela Seplag;

- Anexa os documentos de habilitação da empresa;

- Incluir como documento capturado a Orientação Jurídico Normativa, Parecer Referencial, Declaração de regularidade do processo assinado pelo Coordenador(a) de Aquisições e Contratos e Ordenador(a) de Despesa, Check list padronizado da PGE quando for o caso e, se necessário encaminhar a PGE para Parecer;

- Providenciar o empenho junto à Superintendência de Finanças, Orçamento e Convênio;

-Envio de informações/carga no APLIC/TCE;

- Despachar a gerência de contratos para formalização, assinaturas e publicação do extrato do contrato e em até 03 (três) dias úteis após a publicação do extrato do contrato a publicação de portaria de designação para fiscalização;

- Despachar ao setor demandante para emissão da ordem de fornecimento e execução contratual e posterior acompanhamento;

- Ao concluir a licitação e providenciar todas as formalidades, como publicações e assinatura de contrato, o setor de aquisições irá restituir o processo, via SIGADOC, para o setor demandante emitir ordem de fornecimento/serviço.

A ordem de fornecimento/serviço será emitida com as assinaturas do gestor do contrato e fiscal do contrato e inseridas no SIGADOC;

Feito esse procedimento, o processo virtual deverá ficar sob a guarda do setor demandante para providências de fiscalização, pagamento, etc., até o momento em que será arquivado.

NOTAS EXPLICATIVAS:

Nos casos de Adesão de RP em que a SEDEC é órgão participante não há necessidade de encaminhamento para análise da PGE, por conta de existir Parecer Referencial através de Orientação Jurídico Normativa, salvo a SEDEC

entender necessário por conta de alguma especificidade.

Interessante ressaltar que nas aquisições/contratações de adesão de ata em que a SEDEC é órgão participante não há necessidade de aprovação do CONDES, independente do valor. O CONDES apenas deve ser informado da aquisição após o empenho ser realizado, através de relatório quinzenal de informações remetidas através do SIGADOC para Secretaria Técnica do CONDES/SEPLAG. O CONDES mantém planilha padrão para envio de tais informações.

Adesão à Ata de Registro de Preços - Carona

Xxxxx demandante cria e autua como processo, no SIGADOC, documento de comunicação interna solicitando autorização do(a) Ordenador(a) de despesa para abertura de processo referente à aquisição/licitação/contratação, explanando o interesse público envolvido no caso;

Com a autorização no SIGADOC, passa aos procedimentos no Sistema de Aquisições Governamentais/SIAG - Módulo: “Solicitação de Compras”, elaborando Documento de Formalização de Demanda/DFD, Estudo Técnico Preliminar/ETP (se for o caso - vide exceções no artigo 38 do Decreto Estadual 1.525/2022), Mapa de Risco (se for o caso - vide exceções no artigo 247, §4º do Decreto Estadual 1.525/2022), Mapa de Risco e Termo de Referência/TR com suporte do setor de Aquisições através de correções e orientações;

O setor demandante passa a cotar o preço estimado do objeto, coletando os preços de referência, para elaboração do Mapa Comparativo de Preços conforme os Artigos 43 a 50 do Decreto 1.525/2022 para verificação de vantajosidade em aderir a Ata de

Registro de Preços encontrada. Após despachar para um servidor adverso - que não tenha formalizado o mapa - para elaboração da Análise Crítica do Mapa Comparativo de Preços;

Atualiza o TR com a inclusão do valor registrado na ARP que está vantajosa economicamente para a SEDEC/MT;

Ordenador, após autorizar, despacha para o Secretário da Pasta para conhecimento e autorização e devolve para o setor demandante.

NOTAS EXPLICATIVAS:

No SIGADOC será elaborado um despacho solicitando ao Ordenador de Despesa e Secretário da Pasta a aprovação do valor, validando o TR;

O(s) documento(s) de aprovação do Ordenador e Secretário deve conter a palavra AUTORIZAÇÃO para regular transparência do processo.

PROCEDIMENTOS DENTRO DA COORDENADORIA DE AQUISIÇÕES E CONTRATOS

A Coordenadoria de Aquisições irá realizar os trâmites internos, como:

- Parecer Setorial;

- Verifica se tem Ata de Registro de Preços vigente em que a SEDEC é órgão participante informando no processo a existência ou inexistência;

- Importação no SIAG para o Módulo “Compras”;

- Solicita autorização para a empresa e/ou fornecedor da Ata a fim de adesão, devendo o fornecedor mencionar que a adesão carona não prejudicará os compromissos firmados junto ao gerenciador da ARP em questão;

- Com a autorização da empresa, solicita autorização da adesão carona ao gerenciador da ARP (órgão que formalizou o registro de preços);

- Solicitação de PED/Reserva e Estudo de Impacto Orçamentário;

- Anexa no Processo Edital que originou a ARP, homologação do mesmo, ARP assinada, ARP publicada;

- Verifica os documentos de habilitação da empresa;

- Solicitar à SEPLAG autorização através de Ofício como subscritor o Gabinete da Secretária Adjunta de administração sistêmica para o Gabinete do Secretário Adjunto de Aquisições Governamentais da SEPLAG;

- Elaboração da Minuta de Contrato;

- Remessa para análise da PGE, se for o caso;

- Remessa para autorização do Conselho de Desenvolvimento Econômico e Social/CONDES, se for o caso.

NOTAS EXPLICATIVAS:

Nos casos onde não houver necessidade de encaminhamento para PGE por já existir orientação jurídico normativa com parecer referencial, o setor de aquisições

Saneados os possíveis apontamentos ou orientações da PGE e do CONDES, providenciar o empenho junto à Superintendência de Finanças, Orçamento e Convênio;

Envio de informações/carga de abertura no APLIC/TCE;

Despachar ao setor demandante para emissão da ordem de fornecimento e execução contratual e posterior acompanhamento;

A ordem de fornecimento/serviço será emitida com as assinaturas do gestor do contrato e fiscal do contrato e inseridas no SIGADOC;

Feito esse procedimento, o processo virtual deverá ficar sob a guarda do setor demandante para providências de fiscalização, pagamento, etc., até o momento em que será arquivado.

Requerimento para Termo Aditivo Contratual para prorrogação do prazo de Vigência

IMPORTANTE

Os aditivos de prorrogação de prazo devem ser remetidos pela área requisitante ao setor de contratos com antecedência mínima de 90 (noventa) dias do término da vigência do ajuste.

Conforme Artigo 293 do Decreto 1.525/2022

O Gestor do Contrato deverá autuar Requerimento de prorrogação, documento interno, no SIGADOC, conforme Anexo I.

Concordância da empresa contratada.

Manifestação do Fiscal do Contrato, ou comissão de fiscalização. Autorização do secretário da pasta, autoridade competente.

Juntar ao expediente a cópia do contrato, bem como dos Termos Aditivos e apostilamentos anteriores, quando houver, e seus extratos de publicação, via documento capturado, e autenticá-los.

Inserir como documento interno a pesquisa de preços para elaboração do mapa comparativo, o mapa de preços para comprovação da vantajosidade. A análise crítica deve ser assinada por servidor adverso ao que elaborou o mapa comparativo.

Encaminhará à Superintendência de Administração Sistêmica para remessa à Coordenadoria de Aquisições e Contratos para análise documental.

A Coordenadoria de Aquisições e Contratos tramitará caso esteja apto, para gerência de contratos. Caso falte algum documento, retornará para o setor demandante para adequações.

Se todos documentos inclusos e corretos a gerência de Contratos irá realizar os trâmites internos, que incluem a habilitação jurídica, fiscal e trabalhista.

Despachar, via SIGADOC, para Coordenadoria de Aquisições e Contratos solicitar PED Reserva a Superintendência Financeira.

O processo retornará à Gerência de Contratos para a elaboração da minuta do Termo Aditivo.

Inclusão ao processo da Orientação Jurídico Normativo da PGE (orientação /Parecer Referencial/ Declaração/Check-list) ou encaminhar à PGE - se necessário - após assinatura de Ofício pela Secretaria Adjunta de Administração Sistêmica e o Secretário da Pasta. Em seu retorno, se não houver objeções, o processo prossegue. Caso houver apontamento por parte da PGE, a Coordenadoria de Aquisições e Contratos irá retornar o processo, via despacho no SIGADOC, para o setor demandante ou o setor responsável pelas adequações solicitadas.

Solicitar o empenho à Superintendência Financeira.

Formalização do Termo Aditivo, coleta de assinaturas das partes e publicação no Diário Oficial do Estado -DOE, capturar para o processo no SIGADOC.

A Gerência de Contratos deverá publicar no sítio eletrônico da Secretaria-SEDEC, SIAG-C, FIPLAN, E GEOBRAS/FIPLAN-GFO.

Após finalizado a gerência de contratos tramita o processo ao setor demandante para acompanhamento da execução contratual.

NOTAS EXPLICATIVAS:

Caso o reajuste for solicitado junto com a prorrogação de prazo de vigência do contrato o trâmite do Termo Aditivo será o mesmo, com necessidade somente do Parecer Contábil para o reajustamento. Cumpre ressaltar que a solicitação de reajuste deve vir acompanhada de planilha de cálculo atualizada.

Para prorrogação de Prazo para Contrato de Locação de Imovel, não haverá pesquisa de preços, porém deve se incluir ofício à Secretaria de Infraestrutura e Logística - SINFRA solicitando Avaliação do Imóvel, após receber o Laudo de Avaliação junta-lo ao processo.

Requerimento de Termo de Apostilamento para Repactuação

O Gestor do Contrato deverá autuar Requerimento de Repactuação como documento interno, no SIGADOC, conforme modelo no site da SEDEC.

Solicitação da empresa contratada com demonstração dos custos por meio da apresentação da planilha de custos e formação de preços e cópia do novo Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo da Categoria profissional envolvida na contratação.

Requerimento de Repactuação, assinado digitalmente pelo Gestor do contrato, tendo como consignatário o Superintendente do Setor, o Superintendente de finanças, orçamentos e convênios e o Ordenador de Despesas que atestam a existência do saldo orçamentário e financeiro.

Juntada da cópia do Edital, do Contrato e dos eventuais termos aditivos com respectivos extratos publicados no Diário Oficial do Estado.

Após esse procedimento, o processo deverá ser tramitado para a autorização do secretário da pasta, autoridade competente.

Após, restituir para o demandante, que deverá tramitar, por meio de "Despacho", para a Coordenadoria de Aquisições e Contratos, para análise e despacho a Gerência de Contratos, caso falte algum documento retornará ao setor demandante para adequações.

A Gerência de Contratos analisará e encaminhará o processo à Superintendência de Finanças e Convênios para emissão de parecer contábil.

Após emissão do parecer contábil o processo será enviado à Gerência de Contratos para habilitação jurídica, fiscal e trabalhista.

A Gerência de Contratos encaminhar para a Superintendência de Finanças para PED - reserva de saldo.

Devolução do processo à Gerência de Contratos para formalização do Termo de Apostilamento, colher as assinaturas das partes e testemunhas.

A Gerência de Contratos inserirá o Termo de Apostilamento em sítio eletrônico da secretaria -SEDEC, no SIAG-C e FIPLAN.

O processo será enviado ao setor demandante para o acompanhamento da execução contratual.

Document Metadata

Table of Contents

da SEDEC

Document Metadata