MANUAL DE NORMAS
MANUAL DE NORMAS
CAPÍTULOS:
1. Objetivos
2. Da Estrutura organizacional
3. Dos Associados
4. Das Operações ativas
5. Das Operações passivas
6. Do Capital
7. Das Despesas correntes
8. Da Compra, venda e contratação de serviços.
9. Do Fundo fixo
10. Da Conciliação bancária
11. Do Arquivamento de documentos (arquivo geral)
12. Dos Recursos humanos
13. Da Contratação de convênios
14. Da Contabilidade
15. Da Ouvidoria
CAPÍTULO 1 OBJETIVOS
OBJETIVO:
Descrever os procedimentos e as normas a serem observadas nas diversas atividades desenvolvidas pela Cooperativa. A responsabilidade pela elaboração e manutenção atualizada do presente manual será da gerência da cooperativa.
CONTEÚDO:
As normas serão descritas de acordo com as atividades desenvolvidas pela cooperativa, sendo as mesmas divididas em capítulos, de acordo com o tema a ser descrito e conforme enumerado abaixo:
Capítulo 1: Objetivos
Capítulo 2: Da Estrutura Organizacional Capítulo 3: Dos associados
Capítulo 4: Das Operações Ativas Capítulo 5: Das Operações Passivas Capítulo 6: Do Capital
Capítulo 7: Das Despesas correntes
Capítulo 8: Da Compra, venda e contratação de serviços. Capítulo 9: Do Fundo fixo
Capítulo 10: Da Conciliação bancária
Capítulo 11: Do Arquivamento de documento (arquivo geral) Capítulo 12: Dos Recursos Humanos
Capítulo 13: Da Contratação de convênios
Capítulo 14: Da Contabilidade Capítulo 15: Da Ouvidoria
A numeração obedecerá à ordem descrita acima e a identificação será realizada conforme segue:
MN: 1 / 01 / 19: (1) - Número do capítulo
(01) - Número seqüencial de emissão
(19) – Ano de emissão
FORMA:
Os manuais serão divididos em quatro partes, a saber:
▪ Título: Cada capítulo terá um título, que traduzirá o assunto a ser abordado.
▪ Objetivo: descreverá qual será o propósito e as características atinentes ao assunto a descrito.
▪ Conteúdo: Descreverá o assunto descrito no título.
▪ Assinatura: Os manuais deverão ser assinados pela Diretoria, no intuito de formalizar e aprovar as normas e procedimentos descritos nos diversos capítulos.
O presente manual de normas entrará em vigor a partir desta data. Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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Xxxx xx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx
Diretor-Presidente Diretor-Financeiro
_____________________ Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Diretora-Administrativa
CAPÍTULO 2
DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
OBJETIVO:
Descrever a forma de organização da COOMAR, de acordo com o estabelecido em seu Estatuto Social, no intuito de definir as responsabilidades, o grau de hierarquia existente entre cada órgão da estrutura, be m como, demonstrar o organograma formal da Cooperativa. A responsabilidade na definição da estrutura organizacional da cooperativa será do Conselho de Administração conforme determinado no Estatuto Social da cooperativa.
CONTEÚDO:
CONS. ADMINISTRAÇÃO
Conselho Fiscal
Assembleia Geral
A estrutura organizacional da COOMAR, dividi-se em órgãos estatutários e executivos. Órgãos Estatutário s são aqueles oriundos/descritos no Estatuto Social e de acordo com a legislação vigente , abrange as Assembleias Gerais, o Conselho Fiscal e o Conselho de Administração. Os órgãos executivos são aqueles criados com a responsabilidade de dirigir a Cooperativa, abrangendo a Diretoria Executiva, a Gerência e Área técnica. Há também a diretoria de riscos, gerenciamento de capital, as áreas de ouvidoria e auditoria interna e cooperativa.
DIR. FINANCEIRO
Gerência
DIR. ADMINISTRATIVO
DIR. PRESIDENTE
DIRETORIA DE RISCOS
e GERENCIAMENTO DE CAPITAL
AUDITORIA INTERNA E COOPERATIVA
OUVIDORIA
Área Técnica
De acordo, com o Estatuto Social, são características e responsabilidades dos órgãos Estatutários:
▪ Assembleias Gerais: É o órgão supremo da Cooperativa, tomará toda e qualquer decisão de interesse da sociedade e suas deliberações vinculam a todos, ainda que ausentes ou discordantes. Tem como responsabilidades discutir e aprovar os balanços e as contas do exercício, deliberar sobre a destinação do Fates, eleger os membros para o Conselho de Administração e Conselho Fiscal, votar sobre a destinação das sobras apuradas ou rateio das perdas, deliberar sobre a filiação ou desfiliação a Cooperativa Central de crédito no Estado de Minas Gerais, bem como estabelecer valor dos honorários e cédulas de presença dos membros dos Conselhos de Administração e Fiscal.
▪ Conselho Fiscal: É o órgão de fiscalização da Cooperativa eleito nas Assembleias Gerais, composto por três membros efetivos e três suplentes todos associados, pessoas físicas, ele it os a cada três anos. Tem como responsabilidades:
o Exercer minuciosa fiscalização sobre as operações da Cooperativa, investigando fatos, colhendo informações, examinando livros e documentos;
o Examinar a escrituração dos livros de tesouraria;
o Verificar saldos em conta-corrente e do dinheiro em caixa e denunciar a existência de documentos não escriturados;
o Conferir se os extratos de contas conferem com a escrituração da Cooperativa;
o Verificar se as normas de concessão de empréstimos são as que melhor atendem as necessidades do quadro social, e se estão de acordo com as normas da Cooperativa;
o Verificar se os empréstimos concedidos pelos Diretores, em caráter de emergê ncia, se enquadram dentro das normas estabelecidas;
o Verificar se foram tomadas as providências cabíveis para a liquidação de eventuais débitos dos associados em atraso;
o Verificar se as despesas foram previamente aprovadas pelo Conselho de Administração;
o Verificar o equilíbrio entre as despesas administrativas e as receitas para sua cobertura;
o Examinar o livro de contabilidade geral e os balancetes mensais;
o Verificar se o Conselho de Administração se reúne regularmente;
o Verificar e regular o funcionamento da Cooperativa junto ao Banco Central do Brasil e se existem reclamações ou exigências desse órgão a cumprir;
o Apresentar ao Conselho de Administração relatórios dos exames procedidos;
o Apresentar à Assembléia Geral parecer sobre as operações sociais, tomando por base balanços semestrais;
o Convocar extraordinariamente, em qualquer tempo, a Assembleia Geral se ocorrerem motivos graves e urgentes.
▪ Conselho de Administração: É o órgão que administra a Cooperativa eleito nas Assembleias Gerais e é composto por sete membros, todos associados, pessoas físicas, sendo 5 e fe t ivos e 2 suplentes. O mandato do Conselho de Administração será de três anos, encerrando-se na Assembléia Geral Ordinária do ano em que os mandatos se findarem. Tem como responsabilidades:
o Adquirir. Alienar ou onerar bens imóveis, na forma estabelecida pela Assembléia Geral;
o Deliberar sobre admissão, eliminação e exclusão de associados, bem como, sobre a aplicação de outras penalidades disciplinares regimentalmente previstas;
o Contratar os serviços de auditoria independente;
o Contrair obrigações, transigir, ceder direitos e delegar poderes ao Diretor-presidente ou ao seu substituto legal, em conjunto com outro executivo nomeado nos termos do Regimento Interno;
o Estabelecer as normas de controle das operações, verificando, mensalmente, no mínimo, o estado econômico e financeiro da Cooperativa e o da contabilidade de demonstrativos específicos;
o Formular os planos anuais de trabalho e respectivo orçamento;
o Deliberar, anualmente, sobre o pagamento de juros ao capital, de acordo com a legislação, fixando a taxa;
o Nomear e destituir o Diretor-presidente, Diretor-Administrativo e o Diretor-Financeiro;
o Têm poderes para resolver todos os atos da gestão, inclusive transigir, contrair obrigações, empenhar bens e direit os, bem como,realizar a contratação de operações de
crédito com o Banco Central do Brasil, Banco do Brasil S.A e demais instituições financeiras oficiais ou privadas, destinadas às atividades da Cooperativa;
o Autorizar o Diretor-presidente ou seu substituto legal, em conjunto com outro Diretor, a assinar propostas, orçamentos, contratos de abertura de crédito, cédulas de crédito, menções adicionais, aditivos de retificação de contratos celebrados, elevação dos créditos, reforços, substituição ou remissão de garantias, emitir e endossar cheques, cédulas de créditos, notas promissórias, letras de câmbio e outros títulos de crédito, dar recibos e quitações, bem como, assinar correspondência e outros papéis.
o Contratar executivos, dentro ou fora do quadro social, que não poderão ser parentes entre si, ou dos membros dos Conselhos de Administração de Fiscal, até o 2º grau, e m linha reta ou colateral;
o Deferir as proposições de crédito dos associados, obedecidas às normas gerais fixadas do Regimento Interno ou resolução do Conselho de Administração;
o Delegar poderes aos Diretores Executivos, deixando-lhes atribuições, alçadas e responsabilidades, inclusive para assinatura em conjunto de dois, obedecido o Regulamento Interno da Cooperativa.
▪ Ouvidoria: Descrição capítulo 15.
▪ Auditoria interna e cooperativa: São empresas independentes, contratadas com a finalidade de auditar os processos e as operações desenvolvidas pela cooperativa.
▪ Diretoria de riscos e de gerenciamento de capital: É a estrutura responsável pela identificação, monitoramento, acompanhamento e controle dos riscos de liquidez, operacional, de crédito e de capital.
De acordo, com o Estatuto Social, são características e responsabilidades dos órgãos Executivos:
▪ Diretoria Executiva: É o órgão da Cooperativa, composto por membros escolhidos entre os eleitos para o Conselho de Administração. Exercem cargos executivos de Diretor-presidente, Diretor- administrativo e Diretor-financeiro, tendo como função básica a administração da Cooperativa em seus serviços e operações.
Atribuições dos cargos executivos:
Diretor-Presidente:
o Supervisionar a administração geral e atividades da Cooperativa;
o Convocar e presidir as Assembléias Gerais e as reuniões do Conselho de Administração;
o Representar ativa e passivamente a Cooperativa em juízo ou fora dele;
o Assinar em conjunto com outro Diretor, balanços e balancetes, contratos de abertura de crédito aditivos, menções adicionais, saque, recibos ou ordens, dar quitações, emit ir ou endossar cheques, duplicatas, notas promissórias, letras de câmbio, bem como outros documentos derivados da atividade normal da gestão;
o Aplicar as penalidades que forem deliberadas pelo Conselho de Administração ou Assembléias Gerais.
Diretor-Administrativo:
o Substituir o Diretor-presidente em seus impedimentos;
o Comandar e coordenar todos os serviços administrativos da Cooperativa, relacionados com imóveis, material de escritório, de expediente e com pessoal;
o Responsabilizar-se pelos serviços atinentes ao cadastro e manutenção das contas de depósitos, de conformidade com a Resolução 2.025 do Banco Central do Brasil;
o Formular, em conjunto com o Diretor-Financeiro, os orçamentos anuais para apreciação do Conselho de Administração;
o Assinar, em conjunto com o Diretor-presidente ou outro Diretor, todos os documentos derivados da atividade normal de gestão.
Diretor-Financeiro:
o Substituir o Diretor-Administrativo em seus impedimentos eventuais;
o Coordenar as operações da Cooperativa;
o Deferir, dentro dos limites que forem fixados pelo Conselho de Administração , para a sua alçada, as operações de crédito geral da Cooperativa, conforme dispuser o Regimento Interno;
o Responsabilizar-se pelo treinamento dos operadores de créditos, assistentes e assessores técnicos;
o Fazer cumprir as instruções emanadas das autoridades monetárias, bem como os preceitos legais e normativos atinentes à prática de crédito especializado e sua política;
o Formular, anualmente, em conjunto com o Diretor-administrativo os orçamentos para apreciação do Conselho de Administração;
o Assinar em conjunto com o Diretor-presidente e/ou com o Diretor-administrativo, os documentos derivados da atividade normal de gestão;
o Responsabilizar-se pelos serviços atinentes a área contábil, de conformidade com o Banco Central do Brasil.
▪ Gerência: É o órgão responsável pela administração, controle e operacionalização dos procedimentos administrativos e financeiros da cooperativa, bem como pelo assessoramento à diretoria, conselho de administração e conselho fiscal, em suas diversas demandas. Tem também como responsabilidade, o controle e a supervisão dos Recursos Humanos da cooperativa e o acompanhamento dos serviços terceirizados, notadamente os serviços de contabilidade e de sistemas. Tem como atribuições:
o Administrar o fluxo de caixa da Cooperativa;
o Atender os associados em suas demandas;
o Administrar as operações ativas e passivas, para manter o equilíbrio financeiro da Cooperativa;
o Controlar as contas a pagar e a receber;
o Analisar e aprovar, juntamente com a diretoria, as propostas de empréstimos encaminhadas pelos associados;
o Manter em funcionamento e atualizado o sistema de informática, faccred, gere nciando os módulos de empréstimos, contábil, imobilizado, capital, RDC, cadastro, etc;
o Controlar o cadastro de associados;
o Supervisionar os contratos de convênios realizados com terceiros;
o Administrar e controlar a inadimplência, através de ações de cobrança;
o Supervisionar os trabalhos realizados pela área de apoio;
o Assessorar o Conselho de Administração e Conselho Fiscal;
o Disponibilizar os documentos para contabilidade;
o Realizar pesquisa de mercado e orçamentos, para a aquisição de produtos e serviços necessários para operacionalização da Cooperativa;
o Propor o desenvolvimento de novos produtos e serviços, bem como, acompanhar sua implantação, performance e resultados;
o Acompanhar o trabalho desenvolvido pelas empresas contratadas, notadamente o trabalho da contabilidade e de auditoria;
o Solicitar, mensalmente, através de sistema próprio, o ticket alimentação, conforme contrato assinado com a empresa prestadora de serviç o;
o Supervisionar, orientar e treinar os Recursos Humanos da Cooperativa;
o Conferir a folha de pagamento enviada pela contabilidade, bem como disponibilizar aos colaboradores os benefícios descritos em convenção coletiva.
▪ Área técnica: É o órgão responsável pelo apoio à gerência e pelo controle dos serviços ge rais da cooperativa. Tem como atribuições:
o Atender aos cooperados;
o Substituir o gerente em suas ausências eventuais – férias, licenças, etc;
o Controlar o material de expediente e escritório;
o Preparar a documentação para arquivamento;
o Organizar no arquivo os documentos contábeis, as correspondências, os documentos de órgão oficiais, fichas de matrículas e cadastrais, etc;
o Proceder ao preenchimento de cheques;
o Cadastrar os associados no sistema da cooperativa;
o Cadastrar as propostas de empréstimos no sistema faccred;
o Manter atualizados os dados cadastrais dos associados;
o Executar serviços externos.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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Xxxx xx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx
Diretor-presidente Diretor-Financeiro
______________________ Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Diretora-Administrativa
MANUAL DE NORMAS – MN – 03/01/19 CAPÍTULO 3
DOS ASSOCIADOS
OBJETIVO:
Descrever os procedimentos a serem adotados na admissão, demissão e exclusão de associados, bem como os controles inerentes ao cadastro de associados, de acordo com o descrito no Est atuto Social. A responsabilidade pelo controle cadastral dos cooperados será da gerência.
CONTEÚDO:
Os procedimentos a serem adotados no controle dos associados são os descritos a seguir:
• O número de associados será ilimitado, mas não poderá ser inferior a 20 (vinte) pessoas físicas;
• Todos os funcionários da UBEE, UNBEC, UBEC, da Fundação L’Hermitage e da Cooperativa poderão associar-se a Coomar;
• Podem associar-se, excepcionalmente, as pessoas jurídicas conceituadas como micro e pequenas empresas, que tenham por objetivo as mesmas ou correlatas atividades econômicas das pessoas físicas ou, ainda, aquelas sem fins lucrativos cujos sócios integrem, obrigatoriamente, o quadro de associados da Cooperativa;
• O controle de associados quanto à admissão, demissão, exclusão será realizado pelo sistema de informática da cooperativa, utilizando-se o módulo de cadastro.
• Admissão: Processo pelo qual os colaboradores da UBEE, UNBEC, UBEC da Fundação L’Hermitage e da Cooperativa solicitam sua admissão ao quadro social da cooperativa e envolve os seguintes procedimentos:
o Para associar-se o candidato preencherá a proposta de admissão e a ficha de matrícula, disponibilizadas no site da cooperativa, anexando às mesmas, cópia da carteira de identidade, comprovante de endereço, comprovante de salário, cadastro de inscrição do contribuinte (CPF) e certidão de casamento, se for o caso;
o As propostas de admissão, ao quadro de associados, serão analisadas pelo pessoal da área técnica, que checará se todos os campos estão corretamente preenchidos e os documentos anexados;
o Estando corretas, as informações serão inseridas no sistema de cadastro da cooperativa, digitalizadas e salvas em arquivo próprio. Em seguida, as fichas de matrícula serão encaminhadas a diretoria para a devida assinatura e posterior arquivamento;
o Após sua admissão, o associado adquire todos os direitos perante a cooperativa e assume as obrigações decorrentes da lei e do Estatuto;
o No dia definido pelas empresas Maristas, a área técnica, enviará para o departamento de Recursos Humanos da UBEE , UNBEC, UBEC e Fundação L’Hermitage, a re lação dos novos associados, para que o RH registre, em seu sistema, dando início aos descontos referentes à capitalização mensal;
o Após o processamento da folha de pagamento, o departamento de Recursos Humanos, envia, por meio magnético, os dados relativos aos descontos efetuados, referentes à capitalização e pagamento de parcelas;
o Após o recebimento das informações, a gerência realiza a importação dos dados, enviados, aferindo se os mesmos estão de acordo com os valores devidos das parcelas dos empréstimos e capitalização mensal;
o Estando os valores corretos, o sistema informatizado procederá ao lançamento d os valores nas respectivas contas – parcelas de empréstimos e conta de capital dos cooperados, emitindo em seguida os relatórios;
o Os valores recebidos a título de capitalização serão confrontados com relatório de capital, para posterior contabilização e arquivamento;
o Após a conferência dos dados, será emitido o relatório final de capital e o arquivame nt o em pasta própria.
• Demissão: Processo pelo qual o associado solicita sua demissão do quadro social da Cooperativa e envolve os seguintes procedimentos:
o O pedido de desligamento da cooperativa deverá ser feito pelo próprio associado e o mesmo não poderá ser negado;
o No desligamento da cooperativa, seja ele espontâneo ou por perda de vínculo, o associado assinará impresso próprio, com o demonstrativo de acerto de contas (saldo devedor e saldo de capital);
o Apurando-se saldo devedor, o pagamento/acerto poderá ser feito via folha de pagamento ou no ato, diretamente pelo associado, dependendo do motivo do desligamento;
o Caso o pagamento seja realizado pela empresa, o saldo devedor será informado à fo lha de pagamento, para desconto na rescisão contratual e posterior repasse à Cooperativa;
o Caso o pedido de desligamento não seja acompanhado da perda do vínculo empregatício junto à empresa (demissão espontânea) e o associado não tenha saldo devedor, a Coomar enviará à área de Recursos Humanos, solicitação para paralisação do desconto em folha de pagamento do valor das cotas de capital, entretanto, o montante do capital social, somente será devolvido após a aprovação pela Assembléia Geral do Balanço do exercício que se deu o desligamento, podendo ser parcelada em até 12 (doze) prestações mensais;
o Concretizada a demissão do associado a área técnica deverá proceder os devidos lançamentos no sistema de cadastro da Cooperativa, a fim de manter atualizadas as informações cadastrais;
• Exclusão / Eliminação: Processo pelo qual se dá o desligamento do cooperado do quadro social da Cooperativa por determinação do Conselho de Administração e envolve os seguintes procedimentos:
o O conselho de administração poderá eliminar o associado que exerça atividades consideradas prejudiciais a Cooperativa, pratique atos que desabone o conce ito da cooperativa e falte reiteradamente ao cumprimento das obrigações assumidas com a cooperativa ou causar-lhe prejuízos;
o A eliminação em virtude de infração legal ou estatutária será decidida em reunião do conselho de administração e o que ocasionou de verá constar de termo lavrad o no livro ou ficha de matrícula e assinado pelo diretor-presidente;
o Deverá ser enviada, ao associado, cópia autêntica do termo de eliminação, por processo que comprove as datas de remessas e recebimento, dentro de 30 (trinta) dias contados a partir da data da reunião em que ficou deliberada a eliminação;
o O associado eliminado poderá interpor no prazo de 30 (trinta) dias a contar da dat a do recebimento da cópia do termo de eliminação, recurso com efeito suspensivo, para a primeira assembléia geral que se realizar;
o A exclusão do associado será por dissolução da pessoa jurídica, por incapacidade civil não suprida, por morte do próprio associado ou por perda do vínculo comum que lhe facultou ingressar na cooperativa;
o O associado excluído, caso tenha saldo devedor, deverá negociar sua liquidação, junto à cooperativa;
o A devolução do capital ao associado demitido, eliminado ou excluído, somente será feita após a aprovação pela assembléia geral do balanço do exercício que se deu o desligamento, podendo ser parcelada em até 12 (doze) prestações mensais;
o No caso de associado excluído por perda do vínculo que lhe facultou associar-se, poderá a devolução do capital e o pagamento dos juros abonados, serem feitos no at o, de sde que não haja previsão de perdas no semestre, a juízo do conselho de administração;
o A devolução do capital no caso de exclusão por perda de vínculo será realizada no at o, de acordo com o cronograma de pagamento da cooperativa;
o O pagamento poderá ser realizado através de crédito em conta-corrente ou mediante cheque cruzado e nominal ao beneficiário;
o Após, concretizada a exclusão do associado, a área técnica deverá proceder aos devidos lançamentos no sistema de cadastro, a fim de manter atualizadas as informações cadastrais;
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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Diretor-presidente Diretor-Financeiro
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MANUAL DE NORMAS– MN – 4/01/19 CAPÍTULO 4
DAS OPERAÇÕES ATIVAS
OBJETIVO:
Descrever os procedimentos a serem adotados na contratação das operações ativas. A responsabilidade pela definição das operações ativas será dos membros do conselho de administração.
CONTEÚDO:
As operações ativas da Cooperativa estão representadas pelas diversas linhas de financiamento aprovadas e descritas na política de crédito.
Novas linhas de crédito poderão ser aprovadas pela administração, sendo que as mesmas deverão compor a política de crédito da cooperativa.
As normas e os procedimentos a serem adotadas para a liberação dos empréstimos estão descritas na política de crédito da cooperativa.
REGRAS GERAIS PARA A LIBERAÇÃO DOS EMPRÉSTIMOS:
1. A Coomar irá operar, exclusivamente, com os colaboradores que tenham vínculo empregatício com as mantenedoras UBEE, UNBEC e UBEC, e com os funcionários da cooperativa. A perda do vínculo empregatício determinará a exclusão do cooperado do quadro de associados, não havendo possibilidade de operação com não associados.
2. As operações realizadas, exclusivamente, com cooperados são denominadas “Atos Cooperativos” e serão contabilizados, conforme determinação do Plano de Contas – Cosif. Por outro lado, serão denominados “Atos não Cooperativos”, as aplicações financeiras realizadas pela cooperativa, junto ao mercado financeiro – Bancos Privados – não pertencentes ao sistema cooperativo. Atos não cooperativos deverão ser contabilizados conform e Cosif e terão tratamento tributário conforme legislação vigente.
3. A contratação de empréstimos, junto à cooperativa, deverá ser formalizada através de documento próprio, denominado contrato de mútuo, no modelo padrão determinado pela cooperativa.
4. A todos os cooperados será concedido um limite de crédito, denominado Limite Técnico, correspondente a uma vez e meia (1,5) seu salário bruto, acrescido de seu saldo de capital. Dentro deste limite, o cooperado poderá solicitar as linhas de crédito disponibilizadas pela cooperativa.
5. De acordo com a legislação vigente, nenhum associado poderá solicitar empréstimos com valores iguais ou superiores a 5% (cinco por cento) do total da carteira de empréstimo e nem iguais ou superiores a 10% (dez por cento) do patrimônio de referencia da cooperativa.
6. Tendo o cooperado mais de uma linha de crédito em andamento, o valor a ser liberado considerará: o limite técnico menos o valor utilizado nas demais linhas de crédito ativas.
7. Para a solicitação de empréstimo o associado deverá encaminhar para a cooperativa os seguintes documentos:
7.1. Último contra cheque;
7.2. Comprovante de endereço atualizado;
7.3.Contrato de empréstimo devidamente preenchido e assinado;
8. Para liberação dos recursos, em todas as linhas de financiamento, deverá ser observado:
8.1. Se o cooperado está devidamente cadastrado na cooperativa e se possui no mínimo 3 (trê s) meses de empresa para os colaboradores das empresas UBEE e UNBEC e de 6 (seis) meses de empresa no caso dos colaboradores da UBEC;;
8.2. Se o cooperado está em dia com a capitalização;
8.3. Qual o nível de classificação de risco do cooperado de acordo com a Resolução 2.682/99, do Banco Central do Brasil;
8.4. Se o valor da parcela não ultrapassa o limite da margem consigná vel definido pela legislação, considerando o somatório das parcelas que por ventura estejam sendo pagas.
9. Os empréstimos serão liberados, preferencialmente, através de transferência on-line ou depósito na conta corrente do próprio cooperado, quando da solicitação do empréstimo. Salvo motivo de força maior, os valores poderão ser disponibilizados via cheque, sendo os mesmos nominais e cruzados a favor do cooperado requerente.
10. Os empréstimos deverão ser pagos, mensalmente, através do desconto em folha de pagamento, entretanto, poderá o associado, com recursos próprios, antecipar o pagamento das parcelas, amortizar ou quitar qualquer empréstimo em andamento.
11. O refinanciamento de contratos somente poderá ser solicitado após o pagamento de no mínimo 50% do empréstimo anterior, salvo casos a serem estudados pelo conselho de administração e disponibilidade financeira da cooperativa, sendo necessário:
11.1. Verificar o nível de risco do cooperado; o saldo de capital; frequência de solicitação de refinanciamento caracterizando rolagem da dívida, bem como o histórico de operações;
11.2. Analisar e comprovar a necessidade do refinanciamento em virtude da perda de carga horária e consequente alteração salarial do cooperado;
11.3. Se há necessidade de ajuste no contrato, tendo em vista alteração no limite da margem consignável, redefinida em função de novos eventos em folha de pagamento.
12. A cooperativa receberá os pedidos de empréstimos, efetuará a análise das propostas e, de acordo com a disponibilidade financeira providenciará a liberação.
13. A cooperativa poderá, após análise da situação financeira do cooperado e de seu histórico junto à cooperativa, conceder carência no vencimento da primeira parcela, sem prejuízo dos juros devidos no período.
14. As autorizações de pagamentos, em geral, deverão conter, obrigatoriamente, 2 (duas) assinaturas, sendo: presidente e diretor, diretor e diretor ou substituto autorizado por instrumento de procuração.
15. Em qualquer hipótese, a não recusa do mutuário, até 24 horas da efetivação do correspondente crédito, em sua conta corrente, significará a concordância, por parte do cooperado, quanto ao crédito que lhe foi concedido.
16. A gerência ou seu substituto poderão assinar autorizações de pagamentos somente com delegação de alçada fixada pelo conselho de administração.
17. Para os empréstimos requeridos, junto à cooperativa, não será necessário apresentar avalistas.
18. No caso de desligamento espontâneo ou por perda de vínculo, o cooperado deverá acertar seu débito junto à cooperativa, devendo o eventual débito ser deduzido do valor das suas quotas partes de capital.
19. A readmissão do associado à cooperativa, no caso de demissão espontânea, somente poderá ocorrer a partir de 12 (doze) meses, 1 ano da data do efetivo desligamento. O cooperado deverá aguardar a carência de 12 meses para retornar à cooperativa, não podendo, neste período pleitear qualquer recurso junto à cooperativa.
20. Os membros do conselho de administração e fiscal, bem como os funcionários da cooperativa poderão solicitar empréstimos, junto à cooperativa, de acordo com suas garantias, limites e margens consignáveis, pagáveis em prazos comuns de outros cooperados, com as anotações nas atas de reunião do conselho de administração.
21. Os membros do conselho de administração e fiscal são considerados partes relacionadas e, de acordo, com as normas vigentes, deverão ter seus empréstimos registrados em contas contábeis especificas.
22. A diretoria após análise do mercado e da situação econômica financeira da cooperativa poderá lançar linhas de crédito extras, além das descritas neste documento. As características das linhas extras deverão ser descritas e aprovadas pelos membros da diretoria.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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Diretor-presidente Diretor-Financeiro
______________________ Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Diretora-Administrativa
DAS OPERAÇÕES PASSIVAS
A cooperativa não irá realizar operações passivas (captação de recursos), tendo em vista sua classific ação no nível Segmento S5, pelo Banco Central do Brasil.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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Diretor-presidente Diretor-Financeiro
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DO CAPITAL
OBJETIVO:
Descrever os procedimentos inerentes à administração do capital social da cooperativa, enumerando a formação do capital social, as obrigações dos associados relativas à capitalização e as movimentações da conta de capital. A responsabilidade na administração e definição de todos os eventos envolvendo a conta capital será do conselho de administração em conjunto com a gerência.
CONTEÚDO:
O capital social será formado através da integralização mensal das cotas, descontadas em folha de pagamento, correspondendo a, no mínimo, 2% do salário do associado.
• O capital social é dividido em quotas-partes no valor de R$ 1,00 (hum real) cada uma, é ilimit ado quanto ao máximo e variável conforme o número de associados e o de quotas-partes subscrit as, não podendo ser inferior a R$ 100.000,00 (cem mil reais), devendo ser integralizado e m moe da corrente.
• O associado obriga-se a subscrever e integralizar no ato de sua associação o valor equivalente a no mínimo o percentual de 2% (dois por cento) de sua remuneração mensal.
• O associado obriga-se a subscrever e integralizar, mensalmente, para aumento contínu o de se u capital o valor equivalente a no mínimo o percentual de 2% (dois por cento) de sua remuneração mensal.
• Poderá o associado, a seu critério, no ato de sua associação ou para aumento contínuo de seu capital, subscrever e integralizar, mensalmente, o percentual variável entre 2% (dois por cento) a 5% (cinco por cento) de sua remuneração mensal.
• As regras e os critérios para solicitar a alteração do percentual de subscrição e integralização contínua do capital, serão fixadas em normativo interno aprovado pelo Conselho de Administração.
• As quotas-partes do capital integralizado responderão sempre como garantia das obrigações que o associado assumir com a cooperativa.
• Toda a movimentação das quotas-partes será lançada nas contas correntes do Livro ou Ficha de Matrícula.
• A quota-parte é indivisível e intransferível, não podendo ser negociada nem dada em garantia sua subscrição, realização ou restituição, será sempre escriturada no Livro ou Ficha de Matricula, mediante termo que conterá as assinaturas do Diretor-Presidente da Cooperativa, do ce de nt e e do cessionário.
• O Regimento Interno da Cooperativa fixará a proporcionalidade que deverá existir entre o valor do capital integralizado e os saldos médios dos depósitos, em relação aos empréstimos, levantados pelos associados.
• Os herdeiros dos sócios falecidos terão direito aos valores das quotas-partes do capital e de mais créditos existentes em seu nome, deduzidos os eventuais débitos por ele deixados, antes ou após o balanço de apuração do Resultado de Exercício em que ocorreu o óbito, a juízo do Conselho de Administração, podendo ficar sub-rogados nos direitos sociais do "de cujus", se de acordo com este Estatuto, preencherem as condições estatutárias e quiserem fazer parte da Cooperativa.
• A devolução do capital ao associado demitido, eliminado ou excluído, somente será fe it a após a aprovação, pela Assembleia Geral, do Balanço do exercício que se deu o desligamento, podendo ser parcelada em até 12 (doze) prestações mensais.
• No caso de associado excluído por perda do vínculo que lhe facultou associar-se, poderá a
devolução do Capital e o pagamento dos juros abonados, serem feitos no ato, desde que não haja previsão de perdas no semestre, a juízo do Conselho de Administração.
• O associado, aposentado por tempo de serviço ou por invalidez, poderá solicitar a devolução
parcial do saldo de capital acumulado, no ato da homologação de sua aposentadoria expedida pela previdência social, observando o disposto no Estatuto Social.
• O associado acometido por doença grave, devidamente comprovada através de laudo médico, ou que tenha idade igual ou superior a 65 (sessenta e cinco) anos, poderá solicitar a devolução parcial do saldo de capital acumulado, observando o disposto no Estatuto Social.
• O associado que for afastado do serviço e se encontrar inadimplente junto à cooperativa, poderá solicitar a utilização parcial do saldo de capital acumulado para pagamento das parcelas d o seu contrato, observando o disposto no Estatuto Social.
• Em quaisquer das circunstâncias acima descritas para a retirada do capital, eventual débito do associado será deduzido do valor das suas quotas partes.
• No deferimento do pedido de resgate eventual de quotas de capital, nas formas do previstas acima o Conselho de Administração deverá observar, dentre outros, os seguintes critérios: Cumprimento dos limites mínimos estabelecidos pela regulamentação em vigor para o capital e patrimônio líquido da COOMAR; Manutenção da estabilidade inerente à natureza de capital fixo da COOMAR e preservação do número mínimo de quotas.
• Para todas as transações efetuadas na conta capital, deverá ser emitido o recibo próprio, a primeira via para arquivo e a segunda para entrega ao associado.
• A solicitação de desligamento da cooperativa, assinada, deverá ser arquivada com os documentos contábeis, juntamente, com o recibo bancário de crédito em conta-corrente, se for o caso.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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MANUAL DE NORMAS – MN – 7/01/19 CAPÍTULO 7
DAS DESPESAS CORRENTES
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos para o gerenciamento das despesas correntes da cooperativa. A administração e o acompanhamento das despesas da cooperativa será responsabilidade da gerência.
CONTEÚDO:
As despesas correntes serão administradas e estarão sob a responsabilidade da gerência. As despesas compreendem aquelas necessárias à manutenção e funcionamento da Cooperativa, devendo ser observada as seguintes normas e procedimentos:
• No início do mês, a gerência efetuará o levantamento das despesas previstas e orçadas para o mês enviará para aprovação da diretoria.
• Após aprovação do orçamento das despesas mensais, os pagamentos deverão ser realizados conforme as respectivas datas de vencimento.
• É responsabilidade da gerência, acompanhar e conferir o pagamento das diversas contas, proceder à conciliação financeira, bem como encaminhar os documentos para escrituração contábil.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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MANUAL DE NORMAS – MN – 8/01/19 CAPÍTULO 8
DAS COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos a serem observados quando da compra e da contratação de serviços de terceiros por parte da Cooperativa. A responsabilidade, na definição dos procedimentos referentes às compras, vendas e contratação de serviços, será do conselho de administração em conjunt o com a gerência.
CONTEÚDO:
O orçamento para a compra de produtos e contratação de serviços será responsabilidade da gerência, devendo ser observado as seguintes normas e procedimentos:
• Todas as compras acima de R$ 500,00 (quinhentos reais) deverão ser efetuadas, obrigatoriamente, após ser realizado o orçamento com pelo menos 3 (três) fornecedores.
• Os orçamentos deverão, na medida do possível, ser apresentados de forma escrita, com a documentação emitida pela empresa interessada em fornecer o produto e serviço .
• Os produtos e serviços serão adquiridos tendo como base: melhor preço, melhor qualidade, prazo de entrega e experiência do fornecedor, dentre outros critérios julgados relevantes.
• Para a contratação de serviços de terceiros, será observada também a idoneidade da empresa prestadora do serviço e a experiência dos profissionais que irão desenvolver o serviço a ser contratado.
• A contratação da empresa terceirizada será precedida da assinatura de um contrato entre a cooperativa e a empresa que prestará os serviços, com cláusulas sobre os direitos e de ve re s de ambas as partes, bem como a duração do contrato.
• O pagamento de serviços prestados, somente, será realizado com apresentação da respectiva nota fiscal, ou, em casos excepcionais, via RPA, com a devida retenção ou compensação dos impostos devidos.
• O pagamento de produtos, aos respectivos fornecedores, somente serão realizados após o recebimento da nota fiscal e a devida conferência do produto entregue ou serviço prestado.
• Quando o produto adquirido se tratar de bens que compõem o ativo imobilizado, a gerência deverá enviar nota fiscal de compra a contabilidade para a devida classificação e contabilização .
• A compra de qualquer material ou equipamento em empresa que tenha a participação de funcionários UBEE, UNBEC e UBEC, ou associado da Xxxxxx, deverá ter autorização expressa por parte do conselho de administração da cooperativa.
• Na encomenda para reposição de material de expediente ou publicitário, deverá ser observado se o preço da nova remessa está condizente com o que foi contratado inicialmente , conside rando eventuais reajustes do período.
• O acompanhamento dos serviços contratados será responsabilidade da gerência, bem como a indicação para a renovação dos contratos em andamento.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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MANUAL DE NORMAS – MN – 9/01/19 CAPÍTULO 9
DO FUNDO FIXO
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos a serem observados na administração dos recursos do fundo fixo. A responsabilidade no controle e apuração do valor referente ao fundo fixo será da gerência.
CONTEÚDO:
A cooperativa manterá, em caixa, dinheiro em espécie para o pagamento de pequenas despesas, necessárias para o seu funcionamento. As despesas e os pagamentos com recursos do fundo fixo deverão obedecer as seguintes normas e procedimentos:
• O valor em dinheiro a ser mantido na cooperativa será estipulado pela diretoria executiva.
• A responsabilidade pela movimentação dos recursos do fundo fixo será da gerência.
• Os recibos de pagamentos realizados com recursos do fundo fixo deverão, obrigatoriamente, estar acompanhados dos respectivos comprovantes/notas de compra.
• O saldo do fundo fixo deverá ser conferido pela gerência.
• Os pagamentos efetuados com recursos do fundo fixo deverão ser encaminhados à contabilidade para classificação e lançamento no sistema contábil.
• Os comprovantes do fundo fixo e a folha de rosto do livro caixa, após o fechamento do mês, deverão ser arquivados em conjunto com os demais documentos contábeis.
• O saldo do fundo fixo será recomposto de acordo com a necessidade e obedecendo-se o valor máximo fixado pela diretoria executiva.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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MANUAL DE NORMAS – MN – 10/01/19 CAPÍTULO 10
DA CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos a serem observados para o acompanhamento e controle do movimento bancário da cooperativa. A responsabilidade pela movimentação e conciliação bancária da cooperativa será da gerência.
CONTEÚDO:
A cooperativa manterá conta corrente em banco para suporte de suas operações. Deverão ser observadas as seguintes normas e procedimentos:
• Todos os cheques ou transações on-line realizadas para pagamento de despesas ou liberação de empréstimos ou capital deverão ser assinados por pelo menos 2 (dois) diretores;
• Os cheques deverão ser, obrigatoriamente, emitidos com cópia visadas pelos diretores no momento da assinatura.
• Toda a movimentação deverá ser realizada com os respectivos comprovantes de finalidade.
• Os cheques ou as listagens de liberação on-line deverão encaminhadas para assinatura da diretoria, acompanhados, além da cópia de cheque, se for o caso, da nota fiscal ou do documento comprobatório da despesa que será paga.
• A emissão dos cheques, quando necessário, e a operacionalização para o pagamento das despesas serão responsabilidades da área técnica.
• O cheque, eventualmente, utilizado para liberação de empréstimos deverá ser cruzado e nominal ao beneficiário, para crédito em sua conta corrente.
• Os extratos das contas correntes deverão ser impressos diariamente para acompanhament o dos lançamentos efetivados pelo banco.
• De posse dos extratos, a gerência deverá proceder à conciliação bancária, comparando os valores lançados pelo banco com os documentos e cópias de cheques emitidos pela cooperativa, devendo ser observado os lançamentos efetuados pelo banco referentes às tarifas quando for o caso.
• Os depósitos efetuados pelas empresas UBEE, UNBEC e UBEC, referentes ao repasse pelo pagamento das parcelas de empréstimo e do desconto do capital, bem como o s valores depositados pelos próprios cooperados nas t ransações com a cooperativa, deverão ter suas cópias anexas aos avisos de lançamentos, quando possível.
• Após a conciliação bancária, os extratos, os comprovantes de lançamentos, as cópias de cheques, se for o caso, e os documentos comprobatórios das despesas deverão ser encaminhados à contabilidade para posterior lançamento no sistema de contábil.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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MANUAL DE NORMAS – MN – 11/01/19
CAPÍTULO 11
DO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos a serem observados para o arquivamento dos diversos documentos provenientes dos diversos serviços desenvolvidos pela cooperativa. A responsabilidade pela definição das normas inerentes ao arquivamento da documentação será da gerência.
CONTEÚDO:
Os documentos originados dos serviços prestados pela cooperativa deverão ser arquivados de acordo com sua natureza: documentos legais e documentos administrativos. Entendendo -se como documento legal aquele gerado em função da legislação vige nte, exemplo: Darf, folha de pagamento, contratos de empréstimos, etc, e como documento administrativo as correspondências expedidas e recebidas, orçamentos e etc. No arquivamento, dos documentos, deverão ser observad as as seguintes normas e procedimentos:
• Os documentos, a serem arquivados, deverão ser separados em documentos legais e administrativos.
• Para arquivamento dos documentos deverão ser utilizadas pastas suspensas para cada tipo de documento.
• Os documentos legais serão arquivados em ordem cronológica e serão identificadas através das etiquetas nominativas apostas no alto da pasta suspensa.
• Os documentos legais deverão ser arquivados pelo período determinado pela legislação e de acordo com orientação da contabilidade.
• Para arquivar os documentos administrativos deverá ser observado em qual categoria se enquadra, por exemplo: correspondência emitida, recebida, orçamentos, relatórios etc .
• Os documentos administrativos deverão ser arquivados em pastas individuais, respeitando -se a categoria a qual pertença, sendo identificadas através de etiquetas nominativas apost as no alt o da pasta suspensa.
• Os documentos contábeis, do mês, deverão ser postos em ordem cronológica, grampeados e guardados em pasta comum.
• As pastas utilizadas para a guarda dos documentos contábeis deverão, após terem sido identificadas, ser arquivadas em caixa box.
• A caixa box deverá ser etiquetada, lacrada e arquivada em local próprio;
• Os contratos de empréstimos liberados, mensalmente, deverão ser identificados e arquivados e m caixa box.
• Todos os documentos legais e administrativos após a realização da auditoria deverão ser encaminhados à empresa de guarda de ativos, contratada pela cooperativa.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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MANUAL DE NORMAS – MN – 12/01/19 CAPÍTULO 12
DOS RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos a serem observados na administração dos Recursos Humanos da cooperativa que deverão se pautar pelas normas legais que regem as relações trabalhistas, bem como na busca do bem estar social e econômico-financeiro dos colaboradores. A responsabilidade pela política de Recursos Humanos, bem como as normas atinentes ao quadro de pessoal será do conselho de administração.
CONTEÚDO:
Na administração dos Recursos Humanos da cooperativa deverão ser observadas as seguintes normas e procedimentos:
• A cooperativa contará, em seu quadro funcional, com o número de colaboradores necessários para garantir seu efetivo funcionamento, dentro do padrão de qualidade de atendimento e da manutenção das rotinas operacionais a tempo e a ordem.
• Será admitida a contratação de pessoal terceirizado, para serviços externos, técnicos ou serviços de limpeza, sendo necessária a assinatura do contrato de prestação de serviços com a e mpre sa especializada.
• Os serviços de contabilidade serão exercidos por empre sa terceirizada, devidamente registrada nos órgãos competentes e com o devido contrato de prestação de serviços.
• A supervisão dos trabalhos dos colaboradores e do pessoal terceirizado será de responsabilidade da área gerencial, bem como a distribuição das tarefas a serem realizadas.
• A elaboração da folha de pagamento, bem como o levantamento e definição de todos os encargos incidentes serão realizados pela empresa de contabilidade terceirizada.
• A contabilidade enviará, mensalmente, a folha de pagamento elaborada, juntamente com as guias referentes aos encargos trabalhistas para o devido pagamento.
• O pagamento, dos salários dos colaboradores, será realizado no último dia útil do mês.
• O pagamento será realizado através de crédito efetuado nas respectivas contas correntes.
• As férias dos colaboradores serão definidas em conjunto com a gerência observando-se a data do período aquisitivo e o fluxo de trabalho.
• Será permitido o pagamento do abono pecuniário relativo aos dias de férias, de acordo com a legislação em vigor.
• O pagamento do adiantamento de férias será realizado conforme determina a legislação vigente .
• A substituição do gerente nas situações eventuais como licenças e férias será realizada de acordo com determinação da diretoria.
• A cooperativa, nas relações trabalhistas, irá seguir as determinações da CLT, bem como a convenção coletiva de trabalho do sindicato representante da categoria.
• Os aumentos salariais serão concedidos conforme determina a convenção coletiva.
• Poderá ser concedido aumento salarial, fora da data base, após verificação da situação econômica financeira da Cooperativa e pesquisa salarial de mercado, de acordo com determinação da diretoria.
• Os benefícios concedidos serão aqueles determinados em convenção coletiva, podendo have r a concessão de outros, a critério da diretoria.
• A cooperativa concederá, mensalmente, conforme determina a convenção coletiva, o auxílio refeição através do ticket alimentação.
• Os vales transporte ou produto equivalente serão disponibilizados, mensalmente, de acordo com as informações repassadas pelos colaboradores.
• As faltas justificadas através de atestados médicos serão abonadas conforme determinação legal;
• A realização de hora-extra deverá ter autorização, por escrito, da diretoria.
• A cooperativa, a título de benefício, arcará com 50% do plano de saúde dos colaboradores.
• Dos cursos de treinamento e desenvolvimento para os dirigentes e funcionários:
o A diretoria deverá definir, em conjunto com a gerência, a necessidade de t re iname nto do quadro funcional, bem como membros do conselho de administração e fiscal;
o Deverá ser dada prioridade a cursos voltados ao cooperativismo disponibilizados por entidades do setor – Organizações Cooperativistas;
o A elaboração do cronograma de cursos e treinamentos deverá considerar a disponibilidade de pessoal, bem como o fluxo de trabalho na cooperativa;
o Os cursos e treinamentos poderão ser realizados por instituições independentes / privadas, desde que apresentem capacidade técnica e qualificação para a prestação dos serviços;
o O custo com o treinamento e ou cursos demandados serão de responsabilidade da cooperativa;
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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MANUAL DE NORMAS – MN – 13/01/19
CAPÍTULO 13
DA CONTRATAÇÃO DE CONVÊNIOS
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos a serem observados na contratação e na administração dos convênios firmados pela cooperativa. A responsabilidade pela definição dos critérios na contratação de convênios será do conselho de administração.
CONTEÚDO:
Os convênios firmados, pela cooperativa, deverão obedecer aos critérios de oportunidade , necessidade , preço, qualidade, abrangência, bem como serem realizados para atender às expectativas dos associados e os interesses da cooperativa na prestação do serviço proposto. Para a avaliação dos convênios deverão ser observadas as seguintes normas e procedimentos:
• Os contratos deverão ser firmados com profissionais ou estabelecimentos, comprovadamente, qualificados para a realização dos serviços demandados.
• O profissional interessado em firmar convênio com a cooperativa deverá enviar carta proposta, curriculum vitae e a tabela de preços que se propõe a praticar.
• A gerência, juntamente com a área técnica, analisará as propostas recebidas, bem como a capacidade técnica profissional do candidato ao convênio .
• O papel da cooperativa, em relação aos convênios, será na avaliação, escolha e contratação dos profissionais e dos prestadores de serviços, não se responsabilizando pelo pagamento direto ou indireto dos serviços prestados.
• Após análise, a área técnica emitirá o contrato em duas vias, com as devidas especificações do objeto contratado, deveres e direitos, bem como o preço contratado entre a cooperativa e o conveniado.
• Após emissão, o contrato será enviado para assinatura do profissional conveniado e em seguida deverá ser assinado pelo representante legal da cooperativa.
• O contrato, assinado, deverá ter uma via arquivada, em pasta própria, e a outra entregue ao profissional conveniado.
• A cooperativa será responsável pela divulgação dos convênios firmados, para tanto utilizará sua página na internet ou outros meios que julgar conveniente.
• Os convênios serão revistos anualmente ou quando necessário, para que seja mantida a qualidade dos serviços contratados ou se proceda qualquer alteração contratual.
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DA CONTABILIDADE
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos a serem observados quanto aos serviços executados pela contabilidade. A responsabilidade no acompanhamento dos serviços realizados pela empresa de contabilidade será da gerência.
CONTEÚDO:
O serviço de contabilidade, na cooperativa, será exercido por empresa terceirizada, escolhida no mercado, considerando sua capacidade técnica, reputação e conhecimento prático sobre cooperativismo. Os trabalhos serão desenvolvidos observando-se as seguintes normas e procedimentos:
• A relação de prestação de serviços entre a cooperativa e a contabilidade será regida por contrato formal, assinado entre as partes.
• Dentre os serviços listados no contrato de prestação de se rviços contábeis, destacam-se: quantificação dos documentos, registros, análises de todos os fatos e atos contábeis, confe cção de relatórios (balancetes mensais/balanços semestrais, demonstração de resultado do exercício, demonstração das mutações patrimoniais, demonstração dos fluxos de caixa, declaração de imposto de renda, DIRF, DCTF, CAGED, PIS, INSS, FGTS, contribuição sindical, folha de pagamento mensal, rescisão contratual e registros de funcionários e todas as demais obrigaçõe s acessórias inerentes às cooperativas de crédito.
• Os serviços efetuados pela contabilidade poderão ser realizados, nas dependências da cooperativa ou no escritório contábil.
• A gerência será responsável pelo repasse dos documentos à contabilidade para os devidos lançamentos no sistema contábil.
• A contabilidade procederá aos lançamentos contábeis no sistema próprio da cooperativa, bem como procederá a conciliação bancária mensal.
• O fechamento contábil obedecerá ao prazo determinado pelo Banco Central do Brasil, no que se refere à emissão do balanço/balancete e envio das informações contábeis àquele órgão .
• As divergências, que por ventura ocorram quando do fechamento da contabilidade , deve rão se r comunicadas à gerência para as providências necessárias e devida regularização.
• Os serviços contábeis serão auditados por empresa de auditoria independente, contratada exclusivamente para este fim.
• O envio para o Banco Central do Brasil das informações relativas aos balancetes mensais, balanços semestrais e demais arquivos solicitados por esta autarquia, será de responsabilidade da empresa de contabilidade.
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DA OUVIDORIA
OBJETIVO:
Descrever as normas e os procedimentos básicos do componente organizacional ouvidoria, conforme determinação do Banco Central do Brasil. A responsabilidade por todos os assuntos atinentes ao componente organizacional ouvidoria será do conselho de administração.
CONTEÚDO:
A Ouvidoria Coomar é um componente organizacional criado para atuar como um canal direto de comunicação entre o associado e a cooperativa. Por meio dela, a coomar receberá e analisará reclamações, críticas, dúvidas, elogios ou sugestões de seus associados, não solucionados pelos canais convencionais. O objetivo desse órgão é o de contribuir para a melhoria dos processos e serviços prestados pela cooperativa, e seguirá seguinte disciplinamento:
1. A ouvidoria deverá agir de forma autônoma, imparcial e sigilosa, visando o aperfeiçoamento da relação cooperado x cooperativa.
Das atribuições:
1. Atuar na prevenção de conflitos.
2. Ser um órgão transparente, independente e imparcial em suas análises.
3. Receber, registrar e analisar de maneira adequada as demandas apresentadas pelos associados sejam elas em forma de críticas, sugestões ou reclamações.
4. Manter os reclamantes cientes do andamento das demandas apresentadas e das providências
adotadas.
5. Acompanhar junto à área responsável o atendimento das demandas recebidas.
6. Enviar resposta conclusiva ao reclamante no prazo máximo de trinta dias.
7. Organizar os registros referentes às demandas apresentadas em ordem cronológica, bem como acompanhar as respectivas respostas aos cooperados em seu devido tempo.
8. Enviar os relatórios acerca da atuação da ouvidoria à auditoria interna e aos órgãos estatutários.
9. Manter o devido sigilo sobre os assuntos tratados.
Dos objetivos:
1. Ser o órgão mediador no relacionamento entre a cooperativa e seu público-alvo – cooperados.
2. Tomar ciência e registrar todas as reclamações, sugestões e dúvidas relacionadas com os produtos e serviços oferecidos pela cooperativa.
3. Apresentar, ao órgão responsável, propostas que visem corrigir ou aprimorar os procedimentos e
rotinas internas.
4. Conforme determinação dos órgãos competentes, elaborar relatórios semestrais sobre atuação da ouvidoria.
Da Designação do Ouvidor:
1. O ouvidor deverá possuir curso superior completo, devendo estar apto a exercer a função por meio de exame de certificação.
2. Ter conhecimento sobre a doutrina cooperativista, bem como os regulamentos que regem o
direito do consumidor.
3. O conselho de administração terá poderes para contratar profissional qualificado para o cargo de ouvidor, ou indicar profissional da própria cooperativa.
4. A nomeação ou destituição de funcionários do órgão de ouvidoria ficará a cargo do conse lho de
administração.
5. O prazo de mandato do ouvidor deverá ser fixado pelos membros do conselho de administração, bem como sua prorrogação.
6. O mandato do ouvidor será de um ano, podendo ser prorrogado a critério dos membros do conselho de administração.
7. Em caso de impedimento, ausência ou vacância, o Ouvidor será substituído por outro empregado indicado pela diretoria executiva e aprovado pelo Conselho de Administração.
Das Responsabilidades do Ouvidor:
1. O ouvidor deverá envidar todos os esforços para atender, de maneira eficiente , os obje t ivos da ouvidoria conforme legislação e as regulamentações emanadas pelos órgãos competentes.
2. Terá sua atuação pautada pela ética, responsabilidade em suas ações, profissionalismo e imparcialidade em suas decisões.
3. Deverá manter-se atualizado sobre os assuntos concernentes ao seu cargo, principalmente, questões referentes ao direito do consumidor.
Das Responsabilidades da Cooperativa:
1. A cooperativa deverá informar ao Banco Central do Brasil os nomes do ouvidor e do diretor responsável pela ouvidoria.
2. Deverá criar condições adequadas para o funcionamento da ouvidoria para que a mesma atue de forma transparente, imparcial, independente e com isenção.
3. Deverá assegurar aos membros da ouvidoria acesso a todas as informações e documentos necessários para o atendimento e elaboração das respostas adequadas aos questionamentos recebidos.
4. Deverá assegurar a ampla divulgação da ouvidoria para que o órgão seja de conhecimento de todos os cooperados.
Belo Horizonte, 08 de novembro de 2019.
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