Mensal do Sistema Documental

Contratação de empresa de consultoria para planejamento, implantação,

operacionalização e monitoramento do

Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) segundo os requisitos da norma ABNT NBR ISO 9001:2015 e preparação para certificação.

RESENDE/RJ

OUTUBRO/2018

Produto 7.2 - Relatório de Acompanhamento

Mensal do Sistema Documental

CONTRATO: 20/2017/AGEVAP

OBJETO DO CONTRATO:

Contratação de empresa de consultoria para planejamento, implantação, operacionalização e monitoramento do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) segundo os requisitos da norma ABNT NBR ISO 9001:2015 e preparação para certificação.

CONTRATANTE

Comitê de Integração da Bacia Hidrográfica do Rio Paraíba do Sul – CEIVAP

Rua Xxxx xx Xxxxx Xxxxxx, n° 48 – Loja 1/A, Manejo, Resen xxx.xxxxxx.xxx.xx

Telefone: (00) 0000-0000

DIRETORIA:

Presidente: Xxxxxx Xxxxx

Vice-Presidente: Xxxxxxx Xxxxxxx Cremonese Secretário: Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

e/RJ

Associação Pró-Gestão das Águas da Bacia Hidrográfica do Rio Paraíba do Sul – AGEVAP

Rua Xxxx xx Xxxxx Xxxxxx, n° 48 – Loja 1/A, Manejo, Resen xxx.xxxxxx.xxx.xx

Telefone: (00) 0000-0000

e/RJ

CONSELHO:

Presidente do Conselho de Administração: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Presidente do Conselho Fiscal: Xxxxx Xxxxxxxxxx

DIRETORIA:

Dire or-Presidente: Xxxxx Xxxx xx Xxxxx Xxxxxxx

Dire ora de Contrato de Gestão DIGAI: Xxxxx Xxxxxx xx Xxxxxxxxx Dire ora de Contrato de Gestão DIGEA: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Dire ora Administrativo-Financeira DIRAF: Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Assessoria de Planejamento Estratégico: Vago

EQUIPE TÉCNICA DO PROJETO:

Especialista Administrativo: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Especialista Administrativo: Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx

EXECUÇÃO

KEY CONSULTORIA E TREINAMENTO LTDA - CNPJ: 03.006.106/0001-90

Xxx Xxxxxxx Xxxxxx, xx 0000 – 0x Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxx Xxxxx/XX xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Tele one: (00) 0000-0000

DIRETORIA:

Gestão Integrada e Sustentabilidade: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx de Energia e Sustentabilidade: Xxxxxx Xxxxxxxx Mudanças Climáticas e Finanças Sustentáveis: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx e EaD: Xxxxxxx Xxxx

EQUIPE TÉCNICA DO PROJETO:

Coordenadora do Projeto: Xxxxxxxx Xxxxxxx Consultor Sênior: Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx: Xxxxxxxx Xxxxxx

É permitida a reprodução de dados e de informações contidos nesta publicação, desde que citada à fonte.

ÍNDICE

1. APRESENTAÇÃO 4

2. CARACTERIZAÇÃO DO PRODUTO 6

Requisito da NBR ISO 9001:2015 – 7.5 Informação Documentada 6

3. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS 6

4. CONCLUSÃO 12

5. ANEXOS 12

LISTA DE QUADROS

QUADRO TRELLO 1 11

QUADRO TRELLO 2 11

1. APRESENTAÇÃO

Conforme Contrato Nº 20/2017 estabelecido entre Keyassociados e AGEVAP no dia 05/06/2017, foram iniciadas as atividades de fornecimento de consultoria para

planejamento, implanta ão, operacionalização e monitoramento do Sistema de

Gestão da Qualidade (SGQ) segundo os requisitos da norma 9001:2015 e preparação para CERTIFICAÇÃO.

ABNT NBR ISO

O processo de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade de acordo com o previsto no Termo de Referência correlato ao contrato, foi dividido em 5 (cinco) etapas:

1. Planejamento;

2. Implantação;

3. Operacionalização;

4. Monitoramento;

5. Preparação para Certificação.

Esta iniciativa da Direção da AGEVAP tem como objetivo implementar mecanismos efetivos de gestão dos processos assegurando base de dados para a tomada de decisões. Considerando este aspecto, a escolha do padrão NBR ISO 9001:2015 como referência, possibilita a efetiva implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade adequado e aderente; integrando conceitos fundamentais, princípios, processos e recursos necessários a promoção da Qualidade.

O presente documento tem por objetivo apresentar o Relatório de

Acompanhamento Mensal do Sistema Documental desenvolvido nos meses de Setembro e Outubro 18, conforme previsto no 2º Termo Aditivo de Reprogramação do Contrato Nº 20/2017 firmado na data de 04 de Junho de 2018.

2. CARACTERIZAÇÃO DO PRODUTO

O produto 7.2 – Relató io de Acompanhamento Mensal do Sistema Documental previsto no referido termo aditivo, contempla as atividades desenvolvidas para elaboração de documentação em atendimento ao seguinte requisito normativo:

Requisito da NBR ISO 9001:2015 –7.5 Informação Documentada

Para o desenvolvimento da documentação mencionada neste relatório, foram consideradas além do requerido pela norma, todas as informações documentadas identificadas pela organização como sendo necessárias para o controle e eficácia dos processos.

O levantamento de informações para elaboração da documentação foi realizado

por meio de reuniões e pecíficas para este fim, sendo que todas as informações

contidas nos documentos foram devidamente validadas pelo AGEVAP responsáveis pelos respectivos processos documentadas.

empregados da e/ou atividades

Em paralelo com o desenvolvimento da documentação, foi realizada com o apoio operacional da consultoria a inserção dos documentos no Software Qualyteam – Módulo “Doc” e respectivas cargas das referências cruzadas dos documentos de

modo a mitigar falhas no ato de suas atualizações. Também foi efetuado o

cadastro dos empregados AGEVAP, inserção de seus comprovantes de

competências com respectiva criação de plano de treinamento no Módulo “People”, garantindo desta forma a disponibilização para todos os empregados da AGEVAP.

3. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

Durante os meses de Setembro e Outubro/18 foram desenvolvidas as seguintes atividades:

Data	Horas	Perfil	Atividade Con ultor Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
03/09/2018	8	Consultor Sênior	Revisão matriz ver atilidade PE-0116 e análise crítica com a direção administrativa (e-mail)
04/09/2018	8	Consultor Sênior	Obras e projetos CEF - elaboração IT 00 6.
05/09/2018	8	Consultor Xxxxxx	Xxxxxxxxx ento técnico contratações diretas IT-0032. Revisão rotin TI (IT-0023). Finalização rotina onvênios IT-0035
06/09/2018	8	Consultor Sênior	Edital Chamamento público IT-0036, estudo e revisão it postagens IT- 0031. Efetiv ção revisão instrumentos co tratuais na lista referência cruzadas (DA-0361)
07/09/2018	8	Consultor Sênior	Feriado
10/09/2018	8	Consultor Sênior	Acompanhamento das ações dos SESMT 7.1.4 junto ao setor (para o tools). Análise crítica para entrega e finalização do projeto.
11/09/2018	8	Consultor Sênior	Oficialização da Lista de referências cruzadas DA-0361. Ajustes IT-0047, IT-0048, IT-0049 Priorização dos enfrentamentos.
12/09/2018	8	Consultor Sênior	Análise e ajustes do Manual da Qualidade e plano de comunicação
13/09/2018	8	Consultor Sênior	Análise crítica d andamento do projeto, negocia ão e ajustes do Manual da Qualidade
14/09/2018	8	Consultor Xxxxxx	Xxxxxxx CSG
17/09/2018	8	Consultor Sênior	Carga referencia cruzada. Última revisão e colocação IT-0037 no Qualyteam (acompanhamento contrato com CEF)
18/09/2018	8	Consultor Sênior	Carga referencia cruzadas. Análise e ajustes do Manual da Qualidade
19/09/2018	8	Consultor Sênior	Carga referencia cruzadas. Análise e ajustes do Manual da Qualidade. Prévia do Manual.
20/09/2018	8	Consultor Sênior	Carga referencia cruzadas. Elaboração com área e formatação da IT 0033 e 0034 para validação

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21/09/2018	8	Consultor Sênior	Treinamento I O 9001 2015
24/09/2018	8	Consultor Sênior	Revisão its 0002, 0003, 0004. Orientação CEIVAP para entrada da deliberação nº260/2018 - tratativas e soft are
25/09/2018	8	Consultor Sênior	IT0024 Instrumentos contratuais
26/09/2018	8	Consultor Sênior	Revisão IT-0005. Oficialização do manual da qualidade.
27/09/2018	8	Consultor Xxxxxx	Xxxxxxx CSG
28/09/2018	8	Consultor Sênior	Revisão IT acompanhamento técnico. Análise crítica de entregas e fechamento do projeto.
01/10/2018	8	Consultor Sênior	Revisão dos documentos conforme demanda do Qualyteam, ajustes e carga.
02/10/2018	8	Consultor Sênior	Revisão dos documentos conforme demanda no software, ajustes e carga.
03/10/2018	8	Consultor Sênior	Preparação apresentação final 9001.
04/10/2018	8	Consultor Xxxxxx	Xxxxxx das pendências do software informação documentada e encaminhamentos ao presidente do comitê.
05/10/2018	8	Consultor Sênior	Fechamento do projeto. Relatório de entr ga.

Data	Horas	Perfil	Atividade Consultora Xxxxxxxx Xxxxxx
03/09/2018	8	Consultora Júnior	Adequação e conferência de documentos internos - Planilhas
04/09/2018	8	Consultora Júnior	Adequação de Relatório 7 e 9 conforme solicitação do gestor de contrato.
05/09/2018	8	Consultora Júnior	Adequação do Produto 7 e 7.1 e ane os.
06/09/2018	8	Consultora Júnior	Adequação de Produto 7.1
07/09/2018	8	Consultora Júnior	Feri do.
10/09/2018	8	Consultora Júnior	Conferência de documentos internos - Planilhas
11/09/2018	8	Consultora Júnior	Conferência de documentos internos - Planilhas

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12/09/2018	8	Consultora Júnior	Adequação de documentos.
13/09/2018	8	Consultora Júnior	Adequação de documentos.
14/09/2018	8	Consultora Júnior	Reunião do CSG.
17/09/2018	8	Consultora Júnior	Cadastros no ódulo People.
18/09/2018	8	Consultora Júnior	Cadastros no ódulo People.
19/09/2018	8	Consultora Júnior	Análise, digitaliza ão e inserção de documentos empregados AGEVAP no módulo People.
20/09/2018	8	Consultora Júnior	Análise, digitaliza ão e inserção de documentos empregados AGEVAP no módulo People.
21/09/2018	8	Consultora Júnior	Análise, digitaliza ão e inserção de documentos empregados AGEVAP no módulo People.
24/09/2018	8	Consultora Júnior	Digitalização e Inserção de comprovantes de competências empregados AG VAP no módulo People.
25/09/2018	8	Consultora Júnior	Treinamento Gest res módulos Flag e Buy. Inserção de documentos módulo people.
26/09/2018	8	Consultora Júnior	Inserção de doc mentos módulo people.
27/09/2018	8	Consultora Júnior	Reunião do CSG.
28/09/2018	8	Consultora Júnior	Inserção de doc mentos módulo people.
01/10/2018	8	Consultora Júnior	Inserção de doc mentos módulo People. Conferência de Lista Mestra.
02/10/2018	8	Consultora Júnior	Conferência de Lista Mestra com software e revisões.
03/10/2018	8	Consultora Júnior	Treinamento mó ulo People com gestores. Reunião de encerramento equipe Key com quipe AGEVAP.
04/10/2018	8	Consultora Júnior	Transição de gest o de documentos para CSG.
05/10/2018	8	Consultora Júnior	Transição de gest o de documentos para CSG.

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Data	Horas	Perfil	Atividade Coordenadora Xxxxxxxx Xxxxxxx
02/10/2018	4	Coordenadora	Organização de informações e documentos para encerramento do projeto.
03/10/2018	8	Coordenadora	Acompanhamento de atividades da equipe Keyassociados e reunião com equipe AGEVAP onde foram fornecidas orientações para manutenção do SGQ.
04/10/2018	8	Coordenadora	Acompanhamento de atividades da equipe Keyassociados e finalização do relatório do produto 7.2.
05/10/2018	8	Coordenadora	Acompanhamento de atividades da equipe Keyassociados para ncerramento do projeto e esclarecimento de dúvidas e orientações para equipe AGEVAP.

e

Vale ressaltar que o planejamento e controle de pendências para execução das

atividades no referido período, foi realizado com o apoio do Software Trello

(aplicativo de gerenciamento de projeto), e com o devido acompanhamento do Gestor do Contrato e equipe Key, conforme quadros abaixo.

Quadro Trello1

Quadro Trello2

4. CONCLUSÃO

Os documentos desenvolvidos, com sua rastreabilidade registrada no Qualyteam, que caracterizam o produto em referência, foram estabelecidos seguindo de forma criteriosa as exigências da NBR ISO 9001:2015 e as necessidades específicas da AGEVAP. No período de medição, foram revisados 21 documentos (ANEXO 1), padronizados 3 documentos (ANEXO 2) e elaborados 8 documentos (ANEXO 3), além do suporte nas análises e encaminhamentos da Alta Direção e Auditoria.

Vale ressaltar que todos os documentos mencionados neste produto, foram validados e aprovados pelos respectivos empregados da AGEVAP responsáveis pelas atividades; cabendo a estes garantir a efetiva execução conforme

estabelecido nos referidos documentos, visando manter a Sistema de Gestão da Qualidade AGEVAP.

Recomenda-se que a Alta Direção da AGEVAP em conjunto

conformidade do

com o Comitê do

Sistema de Gestão – CSG promovam ações e direcionem esforços para que os instrumentos e práticas estabelecidos nos documentos referenciados neste relatório sejam devidamente implementados de forma a garantir a efetiva

aderência ao requerido ela NBR ISO 9001:2015.

5. ANEXOS

ANEXO 1 – Relação de Documentos Revisados;

ANEXO 2 – Relação de Documentos Padronizados;

ANEXO 3 – Relação de Novos Documentos;

ANEXO 4 – Apresentação Final para Empregados AGEVAP;

ANEXO 5 – Registro Fotográfico da Apresentação Final AGEVAP.